Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl. 08:15 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms eller til e-post: Kontrollutvalget avgjør leder Johnny Trandems habilitet i sak 16/2. Vararepresentant for Johnny Trandem innkalles til saken. Andre varamedlemmer møter etter nærmere avtale Johnny Trandem (s) Leder -1-

2 Kontrollutvalget Rygges møte Sakliste PS 16/1 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/2 Revisjonsnotat ang. sak om produksjonstilskudd 9 PS 16/3 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon 2015 Vedlegg unntatt offentlighet Offl 13, jf. Forvl 13 første ledd 18 PS 16/4 Prosjektplan Fakturakontroll 24 PS 16/5 Kommunens håndtering av oppmålingssak 30 PS 16/6 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS 62 PS 16/7 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden PS 16/8 Kontrollutvalgets årsmelding for PS 16/9 Referater og meldinger 97 PS 16/10 Eventuelt

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/137 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 6807/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /1 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Saksopplysninger I møtet bestemte kontrollutvalget rutine for godkjenning av utvalgets protokoller: 1 Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder, forhånds godkjenner protokollen på e-post 2 Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden 3 Protokollen godkjennes formelt i neste møte 4 Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. Vurdering Protokoll fra møtet kan godkjennes -3-

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Rygge Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 10:30 til kl. 12:15 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 15/35-15/41 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Johnny Trandem, leder X Aud Kristin Løken, nestleder x Per Christian Saastad Forfall Frank Skjærbekk Trine Christiansen x Ole Gjølberg x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra ØKUS: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Administrerende direktør Laila Nagelhus, kommuneansvarlig revisor Mina Evenrød, forvaltningsrevisor Lena Longva-Stavem Møtende fra administrasjonen: ingen Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at saken skulle behandles for åpne dører. Sak 15/41 ble flyttet opp på sakskartet og behandletetter sak 15/35. Johnny Trandem, leder. Aud Kristin Løken, nestleder -4-

5 Kontrollutvalget Rygges møte Sakliste PS 15/35 Forvaltningsrevisjonsplan PS 15/36 PS 15/37 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller PS 15/38 Møteplan 1. halvår 2016 PS 15/39 PS 15/40 Ettersendt PS 15/41 Referater og meldinger Eventuelt Nummerert brev nr.1/2015 rådmannens oppfølging PS 15/35 Forvaltningsrevisjonsplan Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : (Legges fram uten innstilling fra sekretariatet. Overordnet analyse lister opp tema som kan være aktuelle (se vedlegg 1). 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan , pkt I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til kommunestyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan , sendes til kommunestyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (jf pkt. 3.1 i planen). 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 400 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til kommunestyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til kommunestyret. 5. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. -5-

6 Kontrollutvalget Rygges behandling : Kontrollutvalget diskuterte forslagene til prosjekt i «Overordnet analyse» og ble enige om hvilke prosjekter som skal prioriteres i perioden Kontrollutvalget satt prosjektet «Fakturaoppfølging «Røde flagg», øverst på prioriteringslisten og presiserte at det er viktig å få med i prosjektet oppfølging av bygging av ny ungdomsskole, både med hensyn til fakturakontroll og ellers om kommunen har kontroll med underleverandører, jf. risiko for skatteunndragelse og «sosial dumping». Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : 1 Fakturaoppfølging «Røde flagg» 2 Refusjoner 3 IKT- Personvern 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan , pkt. 3.1, og beskrives nærmere der. 3. I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til kommunestyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan , sendes til kommunestyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (nærmere beskrivelse: jf. pkt. 3.1 i planen). 1 Fakturaoppfølging «Røde flagg» 2 Refusjoner 3 IKT- Personvern 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 400 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til kommunestyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til kommunestyret. 5. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. -6-

7 PS 15/36 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning Kontrollutvalget Rygges behandling : Det var enighet om at også administrerende direktør leverer uavhengighetserklæring til kontrollutvalget. Ellers ble vedtaket som innstillingen Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning PS 15/37 Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder, forhånds godkjenner protokollen på e-post 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden Protokollen godkjennes formelt i neste møte Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. Kontrollutvalget Rygges behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder, forhånds godkjenner protokollen på e-post 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden Protokollen godkjennes formelt i neste møte Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. PS 15/38 Møteplan 1. halvår 2016 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 1. halvår 2016: 8. februar 25. april (regnskapsmøte) 13. juni Møtestart kl Kontrollutvalget Rygges behandling : Møtestart for møtet 8. februar avtales etter 8. januar og øvrige møter avtales i møtet 8. februar -7-

8 Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 1. halvår 2016: 8. februar 25. april (regnskapsmøte) 13. juni Møtestart for møtet 8. februar avtales etter 8. januar og øvrige møter avtales i møtet 8. februar PS 15/39 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Rygges behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 15/40 Eventuelt Kontrollutvalget Rygges behandling : Aud Kristin Løken drar på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 3-4 februar Per Cristian Saastad vil bli spurt om han kan dra. Hvis ikke han har anledning, spør vi blant vararepresentantene KU-leder informerte om at han har avtalt med ordfører at leder og sekretariat på nyåret gir kommunestyret en innføring i kontrollutvalgets arbeid og rolle. PS 15/41 Revisjonsbrev nr. 1 - Rådmannens oppfølging Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta en etterkontroll om rådmannens gjennomførte tiltak er tilstrekkelige slik at avviket kan lukkes. Kontrollutvalget Rygges behandling : Det ble lagt til i pkt. 2 i vedtaket at revisjonen skal foreta etterkontroll i fm årsoppgjøret. Ellers ble vedtaket som innstillingen Kontrollutvalget Rygges vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta en etterkontroll om rådmannens gjennomførte tiltak er tilstrekkelige slik at avviket kan lukkes. -8-

9 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/131 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 7107/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /2 Revisjonsnotat ang. sak om produksjonstilskudd Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar «sluttnotat Produksjonstilskudd Rygge kommune, til etterretning Kontrollutvalget merker seg at det etter revisjonens vurdering ikke er grunnlag for å hevde at Landbruksforvaltningen i Moss, Rygge, og Råde har behandlet foretaket Ekeby gård gunstigere enn hva regelverket for produksjonstilskudd forutsetter, og at Landbruksforvaltningens unnlatelse av å politianmelde forholdet må anses som forsvarlig og i tråd med gjeldende praksis og forståelse av regelverket på det aktuelle tidspunktet. 2. Saken sendes til kommunestyret til orientering Fredrikstad, Vedlegg Sluttnotat produksjonstilskudd Rygge kommune, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 15/34, «Bekymringsmelding ang. kommunens håndtering av tidligere sak om utbetaling av landbruksstøtte» Saksopplysninger Bekymringsmeldingen hadde følgende innhold: «Vi viser til oppslag i Moss Dagblad den 1/ vedr. feilaktig utbetalt landbruksstøtte i forbindelse med feiltelling av geiter på Ekeby gård. I henhold til straffelovens 371 som omhandler bedrageri skulle dette forholdet vært politianmeldt av Rygge kommune. Ut fra disse fakta undres vi om denne forskjellsbehandlingen av en politiker og oss andre er akseptabel. Vi forventer at kontrollutvalget avklarer disse forholdene grundig Med hilsen «A» og «B»» -9-

10 På grunnlag av fremlagt dokumentasjon fra kontrollutvalgsmedlem Michael Torp, samt rådmannens redegjørelse, fattet utvalget følgende vedtak i tre punkter: 1. Kontrollutvalget tar ordførers og rådmannens redegjørelse for saken til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å utarbeide et notat som vurderer kommunens saksbehandling i denne saken. Notatet behandles i neste møte. 3. Kontrollutvalget anbefaler for nytt utvalg at saken sluttbehandles i kommunestyret Sekretariatet har mottatt notat fra revisjonen, datert Revisjonen redegjør for kommunens saksbehandling og aktuelt regelverk. Basert på hvordan kommunen behandlet saken, sammenlignet med aktuelt regelverk og gjeldende praksis, er det etter revisjonens vurdering ikke grunnlag for å hevde at Landbruksforvaltningen i Moss, Rygge, og Råde har behandlet foretaket Ekeby gård gunstigere enn hva regelverket for produksjonstilskudd forutsetter. Revisjonen skriver i sin konklusjon at «Politianmeldelse ikke har blitt praktisert i slike tilfeller, og anmeldelse har heller ikke blitt fremhevet som en aktuell reaksjonsmåte i rundskriv til forvaltningen eller i veiledninger til foretakene. Landbruksforvaltningen rettet dessuten en henvendelse til overordnede myndigheter med spørsmål om hvordan de skulle håndtere saken, og ble da henvist til et foredrag hvor hel eller delvis avkorting ble presentert som eneste reaksjonsmåte. I dette perspektivet er det revisjonens oppfatning at Landbruksforvaltningens unnlatelse av å politianmelde forholdet må anses som forsvarlig og i tråd med gjeldende praksis og forståelse av regelverket på det aktuelle tidspunktet.» Rådmannen har ingen merknader til notatet. Vurdering Etter å ha lest oppsummeringen av kommunens saksbehandling opp mot aktuelt regelverk, har ikke sekretariatet kommet til annen konklusjon enn revisjonen. Vi anbefaler at kontrollutvalget tar revisors konklusjon til etterretning. I punkt 3 i kontrollutvalgets vedtak fra , anbefaler kontrollutvalget for nytt kontrollutvalg at saken sluttbehandles i kommunestyret. Når revisjonen påpeker forhold som bør følges opp av rådmannen, da er det praksis å sende saken til kommunestyret slik at kommunestyret kan gi rådmannen et oppfølgingsoppdrag (jf. behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporter). Revisjonsnotatet om produksjonstilskudd inneholder ikke anbefalinger. I utgangspunktet finner derfor sekretariatet det naturlig at saken avsluttes i kontrollutvalget, slik tilsvarende undersøkelser har blitt behandlet. Men på den annen side ble denne saken grundig eksponert i media, og den kan ha hatt betydning for kommunens omdømme. Det kan av den grunn være relevant for kommunestyret å motta informasjon om revisjonens konklusjon. -10-

11 Til kontrollutvalget i Rygge kommune Notat vedrørende kommunens håndtering av sak om utbetaling av landbruksstøtte 1. Bakgrunnen for revisjonens oppdrag Kontrollutvalget i Rygge behandlet den 6. oktober 2015, sak 15/34, «Bekymringsmelding ang. kommunens håndtering av tidligere sak om utbetaling av landbruksstøtte» i ekstraordinært kontrollutvalgsmøte. Bekymringsmeldingen mottatt av kontrollutvalgets 1. oktober 2015 hadde følgende innhold: «Vi viser til oppslag i Moss Dagblad den 1/ vedr. feilaktig utbetalt landbruksstøtte i forbindelse med feiltelling av geiter på Ekeby gård. I henhold til straffelovens 371 som omhandler bedrageri skulle dette forholdet vært politianmeldt av Rygge kommune. Ut fra disse fakta undres vi om denne forskjells behandlingen av en politiker og oss andre er akseptabel. Vi forventer at kontrollutvalget avklarer disse forholdene grundig Med hilsen «A» og «B»» Et av utvalgets medlemmer mente at bekymringsmeldingen var alvorlig og at den burde behandles så snart som mulig. Vedkommende skriver blant annet følgende i en epost til leder: «Jeg har også lest dagens avis, og ser at Rygge kommune valgte å ikke anmelde denne saken, til tross for at Landbruksmyndighetene ga beskjed om at slike forhold skal politianmeldes. Jeg har i dag vært i kontakt med Landbruksdepartementet, som fortalte et det er de som fatter vedtak som har ansvar for å anmelde. I dette tilfellet er det Rygge kommune. Om jeg har forstått saken rett, er det bestemmelsene i Straffelovens 371 som skal anvendes i denne type saker, og her ligger det en strafferamme med bot eller fengsel i inntil 2 år. Videre sier Straffelovens 86 at fristen for forlengelse av straffeansvar er 5 år i slike saker. Rygge kommune har altså fått beskjed om å anmelde av overordnede myndigheter, og har hatt mulighet til dette innenfor lovens rammer. Likevel har de latt være å gjøre det som etter mitt skjønn oppfattes som en plikt. -11-

12 Da mener jeg det kan være et betimelig spørsmål som reises i denne bekymringsmeldingen. Hvorfor har man ikke anmeldt? Blakstad er og var folkevalgt i denne perioden. Hva var grunnlaget for kommunens vurderinger, og har Blakstads posisjon som Folkevalgt spilt en rolle i avgjørelsen?» I kontrollutvalgsmøtet informerte rådmannen om den administrative behandlingen av saken. Ordfører opplyste om at saken ikke hadde vært til politisk behandling. På grunnlag av fremlagt dokumentasjon fra kontrollutvalgets eget medlem, samt rådmannens redegjørelse, fattet utvalget følgende vedtak i tre punkter: 1. Kontrollutvalget tar ordførers og rådmannens redegjørelse for saken til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å utarbeide et notat som vurderer kommunens saksbehandling i denne saken. Notatet behandles i neste møte. 3. Kontrollutvalget anbefaler for nytt utvalg at saken sluttbehandles i kommunestyret. Revisjonen ba om en bekreftelse på vår forståelse av oppdraget i epost til sekretariatet 8. oktober Dette ble gitt samme dag. 2. Utførte revisjonshandlinger Notatet er skrevet på grunnlag av analyse av dokumenter mottatt av kommunen, informasjon gitt av nasjonale landbruksmyndigheter til media, samt vurdering av ulike rettskilder. Notat ble oversendt rådmannen i Rygge kommune 16. desember 2015 for uttalelse. Revisjonen mottok tilbakemelding 18. desember om at rådmannen ikke hadde merknader til notatet. 3. Kommunens saksbehandling våren 2012 Sentrale dokumenter i saken Ekeby gård - gnr. 86, Bnr 19 i Rygge kommunen søkte 1. januar 2012 om produksjonstilskudd. Søknaden baserte seg på antall dyr pr Det ble opplyst at gården hadde 202 dyr. Landbruksforvaltningen i Moss, Rygge og Råde kontrollerte opplysningene i søknaden ved stedlig kontroll den 20. januar Kontrollen avdekket et avvik på 78 dyr. Kontrollen viste 122 dyr, med tillegg av to døde dyr etter 1. januar Avviket ble bekreftet av søker i en epost til kommunen 25. januar 2012, hvor det også ble gitt en forklaring på årsaken til avviket. Kommunen sendte forhåndsvarsel om hel eller delvis avkorting av produksjonstilskudd 14. mars I forhåndsvarslet vises det til avholdt kontroll, funn, samt hjemmel for avkorting. Det vises blant annet til følgende sitat: «I Forskrift om produksjonstilskudd 13 heter det at «dersom foretaket uaktsomt eller forsettlig har gitt feil opplysninger i søknaden som ville dannet grunnlag for en urettmessig utbetaling av tilskuddet kan hele eller deler av produksjonstilskuddet som tilfaller foretaket avkortes». I rundskriv 20/2011 fra Statens Landbruksforvaltning (SLF) står det at kravene til aktsomhet hos søkeren som selvstendig næringsdrivende er strenge. Søkeren opptrer uaktsomt når han burde forstått at opplysningene han ga kunne føre til en urettmessig utbetaling. østfold kommunerevisjon iks 2-12-

13 Vi vurderer avviket som alvorlig, og vil med dette varsle at vi vurderer å fatte vedtak om å avkorte deler av produksjonstilskuddet. I medhold av Forvaltningslovens 16 skal det gis anledning til å uttale seg før slikt vedtak fattes.» Søker ga sin uttalelse til forhåndsvarslet 2. mars 2012 innen fristen som var oppstilt av kommunen. Søker viser til at de har et tett samarbeid med en gård i Sør-Afrika, og at søker tidvis er der. Dette var tilfellet på tidspunktet hvor søknaden var blitt innsendt. Søknaden var blitt innsendt av ansvarlig avløser, som hadde oppgitt tallene for oktober og ikke desember i utfyllingen av søknaden. Deretter skriver søker blant annet: «( )Feilen har skjedd som følge av uaktsomhet eller slurv. Det er imidlertid hevet over tvil at feilen IKKE skyldes «grov uaktsomhet». Det var umulig for undertegnede å vite at denne feilen ville lede til urettmessig utbetaling. Jeg var ikke tilstede. Den som sendte inn tallene var ikke klar over den økonomiske verdien av dyretallet. Feilen skyldes dermed uaktsomhet og ikke grov uaktsomhet. Jeg tar selvfølgelig ansvar for feilen og beklager på det sterkeste. Jeg understreker at feilen allerede har fått konsekvenser på Ekeby. Søknad om produksjonstilskudd vil i fremtiden kun sendes inn av undertegnede.» Kommunen fattet etter dette vedtak om avkorting av produksjonstilskudd med kr ,-. Dette ble meddelt søker skriftlig den 29. mars Vedtaket redegjorde for saksbehandlingen så langt, inkludert forhåndsvarslet og søkers uttalelse, samt hvilke økonomiske konsekvenser søknaden kunne fått dersom grunnlaget ikke var blitt kontrollert. Kommunen skriver blant annet: «Kommunens landbruksforvaltning vurderer det store avviket som ble avdekket ved kontrollen som et alvorlig brudd på regelverket. Opplysningene som er gitt vurderes som klart uaktsomt. Søkeren hevder at det er dyretallet fra oktober 2011 som feilaktig er oppgitt, men har ikke dokumentert eller sannsynliggjort en slik nedgang i dyretall fra oktober 2011 til januar Landbruksforvaltningen finner det riktig å foreta en avkorting av deler av berettiget produksjonstilskudd som tilfaller foretaket.» Vedtaket inneholdt opplysninger om klageadgang, men ble ikke påklaget av søker. Kommunens redegjørelse for praksis Som nevnt ovenfor redegjorde rådmannen for kommunens saksbehandling i kontrollutvalgsmøtet. Rådmannen opplyste at saken var blitt behandlet i tråd med gjeldende praksis og de føringer som var gitt fra Fylkesmannen, og at det på det aktuelle tidspunktet ikke var vanlig å politianmelde slike forhold. Vanlig reaksjon var hel eller delvis avkorting i produksjonstilskuddet. Rådmannen bekreftet imidlertid at det i ettertid var blitt gitt strengere føringer om reaksjonsmåte. Det ble for øvrig presisert at det ikke var snakk om for mye utbetalt tilskudd i den konkrete saken, da kommunens vedtak om avkorting ble fattet i god tid før utbetalingstidspunkt. Kommunen beregnet først korrekt størrelse på tilskuddet basert på riktig antall dyr, og foretok deretter en avkorting i tilskuddet med kr ,-. Beløpet gikk deretter til utbetaling. Revisjonen har også mottatt kopi av epost fra Fylkesmannen til landbruksmyndigheten i Rygge kommune, datert 6. oktober 2015, hvor følgende fremgår: østfold kommunerevisjon iks 3-13-

14 «Hei ( ). Jeg husker at du ringte meg i etterkant av en stikkprøvekontroll som landbruksforvaltningen i Moss, Rygge og Råde gjennomførte på Ekeby etter søknad om PT i januar Jeg viste da til aktuelle rundskriv som var gjeldende for den perioden. Fylkesmannen gir kommunen generell informasjon om regelverket for ordningene, men instruerer ikke kommunene om hvordan de skal reagere i enkeltsaker ( )» 4. Aktuelt regelverk tolking og utledning av revisjonskriterier Produksjonstilskudd innvilges med hjemmel i «Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket» 1, gitt med hjemmel i 3 og 18 jordlova 2. Forskriften ble opphevet 1. januar 2015, og erstattet med «Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket». I det følgende tas det utgangspunkt i forskriften som var gjeldende på det aktuelle tidspunktet for saken altså den forskriften som nå er opphevet. Forskriftens 7 hjemler tilskudd til foretak med husdyrhold. 9 oppstiller fremgangsmåte som foretaket skal benytte ved søknad om produksjonstilskudd. Søknadsfristene er 20. august og 20. januar. Denne saken omhandler søknad som ble fremmet i januar I henhold til 11 har foretaket opplysningsplikt, og bestemmelsen gir også landbruksmyndigheten hjemmel for kontroll av opplysninger. Hjemmel for sanksjoner ved feilopplysninger fremgår av 13: «Dersom foretaket uaktsomt eller forsettlig har gitt feil opplysninger i søknaden som har eller ville dannet grunnlag for urettmessig utbetaling av tilskuddet, kan hele eller deler av produksjonstilskuddet som tilfaller foretaket avkortes» Verken jordlova eller produksjonsforskriften oppstiller hjemmel for straffeansvar. Kommunen kan derfor ikke anmelde foretaket for en overtredelse av regelverket som er gjengitt ovenfor. En eventuell anmeldelse må gjøres med grunnlag i straffelovgivningen. I et slikt tilfelle er det først og fremst bestemmelsene om bedrageri som kommer til anvendelse. Statens landbruksforvaltning gir hvert år ut to rundskriv knyttet til produksjonsforskriften. Rundskrivene sendes Fylkesmennene og kommunene i juni/ juli, slik at de kan legges til grunn for søknadsomgangene i august og januar. Formålet med rundskrivene er å sikre enhetlig praksis, og å være til støtte for kommunene i sin saksbehandling. I rundskriv 20/11 «Kommentarer til reglene om produksjonstilskudd i jordbruket og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid søknadsomgangene 20. august 2011 og 20. januar 2012», publisert 11. juli 2011 fremgår følgende knyttet til bestemmelsen om avkorting ved feilopplysninger (s. 33): «( ) Reaksjonen benyttes der søkeren kan bebreides for feilopplysningene. ( ) En søker av tilskudd opptrer «uaktsomt» når han ikke handler som en kyndig og omtenksom person i samme situasjon ville ha gjort. Det vil si at søkeren burde ha forstått at opplysningene han ga kunne føre til at han fikk en urettmessig utbetaling. Kravene til aktsomhet hos søkere av tilskudd vil forøvrig være strenge fordi de er selvstendig næringsdrivende. Som profesjonelle utøvere av sin næring må det forventes at de kjenner regelverket for produksjonstilskudd. I 1 Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket av 22. mars 2002 nr Opphevet 1. januar 2015 ved forskrift av 19. desember 2014 nr Se lovdata.no for nærmere informasjon. 2 Lov om jord av 12. mai 1995 nr. 23. Se lovdata.no for nærmere informasjon. østfold kommunerevisjon iks 4-14-

15 utgangspunktet legges derfor til grunn at en søker av tilskudd ikke vil være i god tro med hensyn til feilopplysninger, og han må selv bevise det motsatte. «Forsett» foreligger når søkeren med hensikt oppgav feil opplysninger. Han var klar over at opplysningene han ga kunne føre til at han fikk en urettmessig utbetaling. Dersom kommunen finner at feilopplysningene er gitt uaktsomt eller forsettlig, kan hele eller deler av tilskuddet som tilfaller foretaket avkortes. Maksimal reaksjon vil være å avkorte hele tilskuddet. Det må foretas en konkret skjønnsmessig helhetsvurdering i hvert enkelt tilfelle, og avkortingens størrelse bør knyttes til skyldgrad.» I rundskriv 21/11 «Produksjonstilskudd i jordbruket og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid saksbehandlingsrutiner ved søknadsomgangene 20. august 2011 og 20. januar 2012», publisert 11. juli 2011 fremgår blant annet følgende under overskriften «Oppfølging av kontroll» (s.38): «Kommunen skal vurdere om det er grunnlag for avkorting av tilskuddet i tilfeller der det er avvik mellom opplysningene søkeren har gitt i søknaden og resultatet av stikkprøvekontrollen, jf. forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 13. Kommunen fastsetter størrelsen på eventuell avkorting. Se rundskriv 20/11.» Som det fremgår av det som er sitert ovenfor, så synes det ikke å være forutsatt i de aktuelle rundskrivene at uaktsomme eller forsettlige feilopplysninger skal danne grunnlag for politianmeldelse. I veiledningshefte fra Statens Landbruksforvaltning for de aktuelle søknadsomgangene, utarbeidet til hjelp for foretakene, fremgår det heller ikke at foretaket kan risikere politianmeldelse ved feilopplysninger i søknaden. Det motsatte følger av rundskrivene som erstatter ovennevnte (disse gjelder for søknadsomgangene 20. august 2012 og 20. januar 2013). I rundskriv 22/12, som erstatter rundskriv 20/11, fremgår det under kapittel 13 (s.35) at: «Feilopplysninger som vil kunne medføre en urettmessig utbetaling av tilskudd kan være straffbart, og forholdet må vurderes anmeldt. Se nærmere omtale av dette i rundskriv 23/12 kapittel 9.5.» I rundskriv 23/12, som erstatter rundskriv 21/11, fremgår det under kapittel 9.5 (s.33): «Dersom foretaket ved feilopplysninger eller lignende har forsøkt å tilegne seg en tilskuddsutbetaling som var urettmessig, eller dersom slik utbetaling faktisk er mottatt, vil det i de fleste tilfeller være snakk om en straffbar handling. Kommunen og Fylkesmannen skal i disse tilfellene vurdere å politianmelde foretaket. Statens landbruksforvaltnings retningslinjer for anmeldelse kan benyttes. Fylkesmennene har mottatt disse, og har også tilgang til dokumentet på Hvis søker for eksempel har gitt feil opplysninger til myndighetene for å få utbetalt tilskudd han ikke har krav på, vil handlingen kunne falle inn under bedrageribestemmelsene i straffeloven (lov 22. mai 1902 nr.10) 270 om simpelt bedrageri, evt. 271 om grovt bedrageri. Lykkes det ikke søker å få utbetalt tilskuddet kan handlingen likevel straffes som forsøk, jf. straffeloven 49. Alternativt kan handlingen falle inn under et annet straffebud. ( ) østfold kommunerevisjon iks 5-15-

16 Vurderingen av om et straffbart forhold skal anmeldes vil ikke nødvendigvis avhenge av beløpets størrelse. Det må i tillegg vurderes hvor grov saken er, herunder om foretaket er sterkt å klandre, og om det dreier seg om et gjentatt forhold mm. ( )» Informasjon om at søker kan risikere politianmeldelse er også tatt inn i veiledningshefte som gjelder søknadsomgangene for august 2012 og januar Ved å se rundskrivene og veiledningsheftene for de ulike søknadsomgangene i sammenheng, fremstår det som klart at landbruksmyndighetene fra og med dette tidspunktet ønsker en endring av praksis. Ulike former for svindel med produksjonstilskudd skal ikke lenger kun møtes med hel eller delvis avkorting, men også politianmeldelse i enkelte tilfeller. En rimelig slutning vil således være at politianmeldelse ikke har vært vanlig frem til dette tidspunktet, men at dette nå er ønskelig. Slutningen bekreftes også av andre forhold. På kommunesamlingen for landbruksforvaltningen i Østfold, arrangert av Fylkesmannen i august 2012, ble politianmeldelse fremhevet som alternativ til avkorting. På kommunesamling for landbruksforvaltningen i Østfold i februar 2013 ble tilsvarende reaksjonsform presentert av Hanne Klægstad, seniorrådgiver i Landbruks- og Matdepartementet. Hun viste også til at det så langt var foretatt to politianmeldelser i tilknytning til produksjonstilskudd. I begge tilfellene var det snakk om svindel av tilskudd i millionklassen. Begge politianmeldelsene ble innlevert i juni i I en artikkel i tilknytning til en av anmeldelsene er Klægstad sitert på at «dette er den først saken som er anmeldt for juks med produksjonstilskudd i Norge.» 3 Revisjonen har også innhentet andre foredrag som er holdt av representanter fra Landbruks- og matdepartementet og Statens landbruksforvaltning, både før og etter januar Disse viser at politianmeldelse ikke har vært noe tema før etter januar 2012 altså fra og med søknadsomgangene for august 2012 og januar Revisjonen sendte en forespørsel til Landbruksdirektoratet, samt Fylkesmannen i Østfold, den 26. oktober I forespørselen ga vi en oppsummering av den aktuelle saken, og stilte blant annet følgende spørsmål: 1. Har man innført en strengere praksis fra og med januar august 2012, eller har politianmeldelse har vært en vanlig sanksjonsmåte fra «tidenes morgen»? 2. Foreligger det statistikk over anmeldte saker knyttet til landbrukstilskudd for perioden ? 3. Hvordan er forholdet mellom helt eller delvis avkorting av produksjonstilskudd og politianmeldelse, sammenholdt med EMKs forbud mot dobbeltstraff? Revisjonen har per dato for oversendelse av dette notatet ikke mottatt svar på vår forespørsel. Samtidig har etterfølgende undersøkelser, jfr. det som er skrevet ovenfor om rundskrivene og ulike foredrag, gitt svar på flere av spørsmålene. Vurderinger og konklusjon Basert på hvordan kommunen behandlet saken, sammenlignet med aktuelt regelverk og gjeldende praksis, er det etter revisjonens vurdering ikke grunnlag for å hevde at 3 Artikkelen ble publisert 18. mars 2013 på Journalen utgis av Høgskolen i Oslo og Akershus og Institutt for journalistikk og mediefag. Saken er også fulgt opp av østfold kommunerevisjon iks 6-16-

17 Landbruksforvaltningen i Moss, Rygge, og Råde har behandlet foretaket Ekeby gård gunstigere enn hva regelverket for produksjonstilskudd forutsetter. Utledningen av revisjonskriterier viser tydelig at nasjonale landbruksmyndigheter har ønsket et paradigmeskifte i reaksjonsmåten fra og med august 2012, men at det før dette tidspunktet ikke har vært vanlig praksis å møte forsøk på svindel med produksjonstilskudd med politianmeldelse. Vanlig praksis har tvert i mot vært å foreta hel eller delvis avkorting av produksjonstilskuddet, som også var den reaksjonsmåten som ble benyttet i foreliggende tilfelle. Det kan naturligvis problematiseres om Landbruksforvaltningen i Moss, Rygge og Råde på eget initiativ burde ha gått til politianmeldelse uavhengig av hva som var vanlig praksis på det aktuelle tidspunktet. Straffelovens bestemmelser om bedrageri, i kombinasjon med at rettsvillfarelse svært sjelden fritar for straffeansvar eller straff, taler for et slikt synspunkt. Samtidig kan det ikke sees bort i fra hva som har vært gjeldende praksis. Politianmeldelse har ikke har blitt praktisert i slike tilfeller, og anmeldelse har heller ikke blitt fremhevet som en aktuell reaksjonsmåte i rundskriv til forvaltningen eller i veiledninger til foretakene. Landbruksforvaltningen rettet dessuten en henvendelse til overordnede myndigheter med spørsmål om hvordan de skulle håndtere saken, og ble da henvist til et foredrag hvor hel eller delvis avkorting ble presentert som eneste reaksjonsmåte. I dette perspektivet er det revisjonens oppfatning at Landbruksforvaltningens unnlatelse av å politianmelde forholdet må anses som forsvarlig og i tråd med gjeldende praksis og forståelse av regelverket på det aktuelle tidspunktet. Rolvsøy, 6. januar 2016 Anders Svarholt (sign.) Seksjonsleder forvaltningsrevisjon Laila Nagelhus (sign.) Adm. direktør østfold kommunerevisjon iks 7-17-

18 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/135 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 13176/2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /3 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon 2015 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2015, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 Rygge kommune, datert (Unntatt off. jfr. Offl. 13, jfr. Fvl. 13, første ledd) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 13/22 Forvaltningsrevisjonsplan Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekt som er gjennomført i Leveansene er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbrukt. Leveransegraden utgjør for Rygge kommune isolert sett 91 % (mindreforbruk på 38 timer), og er noe under gjennomsnittet for kommunerevisjonens øvrige kommuner sett under ett. -18-

19 Samlet for alle kommunene har Østfold kommunerevisjon IKS en leveringsgrad på 107 % av totalt budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon. Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 2015 tas til orientering. -19-

20 Unntatt off. jfr. offl. 13, jfr. fvl. 13, første ledd Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 Rygge kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 31. desember 2015: Rapp Rapp. 1. halvår Prod. 2. halvår Prosjekt totalt Totalt 2015 Estimert maks Eventuelt merforbruk Administrasjon Utskrivningsklare pasienter Overordnet analyse 57, Undersøkelse prod. Tilskudd Sum Merknader: Kolonnen «Rapp. 2014» viser hva som er rapportert i 2014 på prosjekter som ble påbegynt dette året. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Prosjekt totalt» inkluderer alle timer som er levert på prosjektet per , og eventuelt i 2014 der dette er aktuelt. «Totalt 2015» summerer bare timer som er levert i perioden Kolonnen «Estimert maks» angir maksimalt timeantall som ble estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Eventuelt merforbruk» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Merforbruk vises ved negativt tall. Kolonnen er kun relevant for ferdigstilte prosjekter. Merk også at der det ikke er laget ressursanslag for oppdraget, så vil tallet fremstå som merforbruk. Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. østfold kommunerevisjon iks 1-20-

21 Utskrivningsklare pasienter Prosjektplan ble vedtatt av KU 22. april 2015 (PS 15/10). Prosjektplanen ble lagt frem med alternative problemstillinger, som kontrollutvalget ble bedt om ta stilling til. Kontrollutvalget ønsket at revisjonen besvarte samtlige problemstillinger. Rapporten ble behandlet i KU 21. september 2015 (PS 15/25) og Kommunestyret 26. november Oppdraget er avsluttet med et mindreforbruk på 80 timer i forhold til estimert ressursramme. Overordnet analyse Overordnet analyse ble lagt frem for kontrollutvalget 4. desember 2015 (PS 15/35). Slike analyser legges frem for kontrollutvalgene hvert 2. år. Tidligere år har vi stipulert tidsbruken knyttet til analysen til ca. 40 timer i de mellomstore kommunene, og 80 timer i de store. I forbindelse med analysearbeidet i 2013 ble det uttrykt ønske om mer involvering av administrasjonen, samt en mer omfattende analyse som også redegjorde kort for økonomiske og demografiske utviklingstrekk. Dette er imøtekommet i Det har også medført at planlagt tidsbruk har øket noe til 50 timer i de mellomstore kommunene, og 100 timer i de store kommunene. Det har medgått 58 timer til oppdraget. Undersøkelse produksjonstilskudd Oppdraget ble bestilt av kontrollutvalget 6. oktober 2015 i ekstraordinært møte. Revisjonen gjorde oppmerksom på at vi ikke kunne gjennomføre oppdraget før mot slutten av Kontrollutvalget oppstilte ikke noen ressursramme for oppdraget, men revisjonen har av planleggingshensyn stipulert arbeidet til ca. 40 timer. Oppdraget er i sluttfasen, og notat legges frem for kontrollutvalget i første møte våren Det har så langt medgått 24 timer til oppdraget. Total leveranse Gjennom budsjett vedtok Kommunestyret 400 timer til forvaltningsrevisjon i Budsjettet skal i utgangspunktet dekke alle forbrukte timer til administrative- og revisjonsmessige handlinger knyttet til forvaltningsrevisjon. Eventuelle avvik må varsles i forkant. Tabellen nedenfor viser antall leverte timer til forvaltningsrevisjon i samtlige av våre eierkommuner. Kommune Budsjett Produksjon 2015 Leveransegrad 2015 Sarpsborg % Fredrikstad % Moss % Rygge % Råde % Hvaler % Sum % Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 107 %. Det er noe ulikt nivå på leveranser i forhold til budsjett, men dette er som forventet. Det er vanskeligere å treffe budsjett i de mellomstore kommunene, i og med at avsatte timer til forvaltningsrevisjon i stor grad tilsvarer ca. ett prosjekt. Som oftest setter vi i gang neste prosjekt på planen og leverer noen timer det aktuelle året, men dette gjøres ikke ved østfold kommunerevisjon iks 2-21-

22 overgang til ny forvaltningsrevisjonsplan. Da ønsker som oftest ikke kontrollutvalgene å binde opp timer på bekostning av nye temaer for forvaltningsrevisjon. I Rygge har revisjonen har levert 362 timer i 2015, eller 91 % av budsjett. Dette innebærer et mindreforbruk på 38 timer. Andre oppdrag Østfold kommunerevisjon IKS utfører også oppdrag på vegne av våre eierkommuner eller andre kommuner, som bestilles særskilt. Disse kommer i tillegg til ovennevnte produksjon, og utgjør i timer (enkelte av oppdragene ble påbegynt i 2014, og fakturert dette året). Disse oppdragene har omhandlet: Selskapskontroll Halden kommune (ferdigstilt januar 2015). Bestilt av kommunens kontrollutvalg. Plan for selskapskontroll Halden kommune (ferdigstilt desember 2015). Bestilt av kommunens kontrollutvalg. Forvaltningsrevisjon «Utskrivningsklare pasienter» - Halden kommune (ferdigstilt desember 2015). Bestilt av kommunes kontrollutvalg. Overordnet analyse Halden kommune (ferdigstilt desember 2015). Bestilt av kommunens kontrollutvalg. Undersøkelse «ytringsfrihet» - Sarpsborg kommune (ferdigstilt mai 2015). Oppdraget ble bestilt av kommunens forhandlingsutvalg. Undersøkelse av en konkret byggesak Rygge kommune (ferdigstilt mai 2015). Oppdraget ble bestilt av kommunens rådmann. På tampen av 2015 vant vi en kontrakt på rammeavtale på forvaltningsrevisjon i Vestfold. Det ble inngått parallell rammeavtale med Deloitte som medkontrahent. Oppdrag vil bli tildelt på grunnlag av minikonkurranser. Østfold kommunerevisjon hadde laveste pris på leveransen, og vi skåret også svært godt på kompetanse og kapasitet. Det er foreløpig uklart hvor mange oppdrag kontrakten vil generere. Alle oppdrag vi får utover de som er bestemt gjennom budsjett medfører i utgangspunktet positive effekter for eierne våre, da det samlet sett gir lavere revisjonshonorar og/ eller gir oss større spillerom hva gjelder å hente inn ekstern kompetanse ved behov. Andre forhold 2015 har vært et krevende år for seksjon for forvaltningsrevisjon. Flere av oppdragene våre har bestått i omfattende og kompliserte undersøkelser, hvor vi også har møtt mye kritikk fra enkelte av kommuneadministrasjonene. Flere av oppdragene har dessuten blitt viet mye medieoppmerksomhet. Mye av den kritikken som har blitt rettet mot revisjonen har vært uberettiget. Av hensyn til samarbeidet med kundene våre, har vi imidlertid valgt ikke å kommentere slike forhold offentlig. Samtidig er det viktig å lytte til alle former for kritikk, og vurdere den opp mot den praksisen som utøves. Praksisen kan være god i utgangspunktet, men det betyr ikke at den ikke kan bli bedre. Seksjonen har, i samarbeid med en ekstern rådgiver, derfor evaluert flere av de arbeidsprosessene som har blitt gjennomført i Målet har vært å forbedre metodikken og tydeliggjøre vår rolle som kontrollinstans. Det vil bli sendt ut et informasjonsbrev til alle våre kommuner om resultatet av dette arbeidet i løpet av januar Informasjonsbrevet vil redegjøre for sentrale endringer i arbeidsmetodikken, hvor formålet er å skape klare og tydelige rammer for det arbeidet som skal gjøres fremover. østfold kommunerevisjon iks 3-22-

23 Personalmessig har seksjonen stabilisert seg. Vi har tidligere hatt høy turnover i personalgruppen, hovedsakelig som følge av bedre lønnsvilkår i andre offentlige virksomheter. Som eksempel vises det til at vi tidligere har mistet flere dyktige forvaltningsrevisorer til Sarpsborg kommune. Seksjonen har nå et lønnsnivå på linje med våre eierkommuner og viktigste konkurrenter, noe som har endret denne trenden. Seksjonen består nå av fem fast ansatte forvaltningsrevisorer, inkludert leder. Seksjonen er bemannet med god breddekompetanse, herunder samfunnskunnskap, sosiologi, økonomi og jus. Fagområdene, i kombinasjon med god kjennskap til kommunal sektor og offentlig revisjon, utgjør et solid grunnlag for å løse de oppdragene vi får. Eksternt kompetanse leies inn ved behov. Dette ble eksempelvis gjort i forbindelse med en revisjon av barnevernet i Moss kommune. I dette tilfellet samarbeidet vi med fagpersoner fra Høyskolen i Østfold. Det kan også opplyses om at en av våre medarbeidere nylig kom tilbake fra permisjon etter ett år hos Fylkesmannen i Østfold. Der arbeidet vedkommende med tilsyn innenfor helsesektoren, og opparbeidet seg mye kunnskap som vi kan dra nytte av. Vår kompetanse og de oppdragene vi har gjennomført har også gjort oss bemerket utenfor kommunene våre. Som følge av dette får vi ofte forespørsler å holde foredrag på ulike bransjekonferanser og samlinger, samt delta i faggrupper. Av kapasitetshensyn må vi dessverre avslå flertallet av disse henvendelsene, men vi deltar i de tilfellene hvor vi mener det kan gi mereffekt for våre kunder. Som eksempel vises det til at seksjonen er representert i Forvaltningsrevisjonskomiteen i Norges kommunerevisorforbund. Denne komiteen er standardsettende for hvordan forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i Norge. Seksjonen er også representert i en arbeidsgruppe som jobber med revisjonsfaglige problemstillinger, som kan oppstå i forbindelse med kommunesammenslåinger. Vi har også takket ja til å holde et foredrag på kontrollutvalgskonferansen i 2016, hvor vi skal snakke om forholdet mellom revisjonen og kontrollutvalget. Konferansen har ca. 800 påmeldte deltakere, og er en fin anledning til å markedsføre Østfold kommunerevisjon og å presentere samarbeidet vi har med våre kontrollutvalg. Rolvsøy, 25. januar 2016 Laila Nagelhus (sign.) adm. dir. Anders Svarholt (sign.) seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 4-23-

24 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/135 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 9775/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /4 Prosjektplan Fakturakontroll Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Fakturakontroll» godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan «Fakturakontroll», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)! behandles i kommunestyre , (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 15/35, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Det framgår av den nylig vedtatte forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen to problemstillinger: 1. Gjennomføres det tilfredsstillende fakturakontroll i Rygge kommune? 2. Har kommunen tiltak for å sikre tilfredsstillende lønns- og arbeidsvilkår hos leverandør, og hvordan ivaretas disse i praksis? Revisjonen antar at det vil gå med 400 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i junimøtet. Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Planlagt ressursbruk er noe høyere enn et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonen vil gi utdypende opplysninger om ressursbruken i -24-

25 møtet. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Revisjonen skal blant annet foreta en detaljert gjennomgang av fakturaer på generelt nivå med utgangspunkt i analyser av reskontro. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle -25-

26 FAKTURAKONTROLL Rygge kommune Prosjektplan Rolvsøy 19. januar

27 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. I overordnet analyse for Rygge kommune fremkommer det: Fakturaoppfølging «Røde flagg» «I følge næringslivsorganisasjonene Virke og NHO utsettes norske bedrifter for flere tusen fakturasvindelforsøk hvert eneste år. Det er ingen grunn til å tro at tilsvarende ikke gjelder norske kommuner. En del kommuner har også rapportert om slike forsøk, og flere kommuner har også blitt svindlet. Det er forsøkt gjort undersøkelser knyttet til omfang, men det har vært vanskelig å få entydige resultater, blant annet fordi mange ikke anmelder slike forhold, og fordi mange antakelig ikke oppdager at de har blitt svindlet. Typiske eksempler på fakturasvindel er fiktive fakturaer for tjenester man ikke har bestilt eller mottatt. En annen typisk form for svindel, er fakturering for tjenester man har mottatt, men hvor faktureringen er høyere enn avtalte betingelser eller det som er levert. Østfold kommunerevisjon har gjennomført begrensede fakturakontroller i de fleste av våre kommuner, og vi har i nær sagt alle saker avdekket forhold som det har vært grunn til å følge opp videre. Slike undersøkelser har vært knyttet opp til konkrete temaer for revisjon enten investeringsprosjekter eller undersøkelser av kommunenes anskaffelsespraksis. Vi har imidlertid aldri foretatt en detaljert gjennomgang av fakturaer på generelt nivå med utgangspunkt i analyser av reskontro. En slik gjennomgang vil være egnet til å avdekke både rene former for fakturasvindel, men vil også kunne bidra til å avdekke useriøse leverandører eller falske leverandører. Det er ikke noe som tilsier at Rygge kommune er mer utsatt enn andre kommuner for fakturasvindel. Sett i forhold til erfaringer fra andre kommuner og det store antallet fakturaer som blir attestert og anvist hvert eneste år, mener vi imidlertid at sannsynligheten er høy for at slike fakturaer kan forekomme i større eller mindre grad. Videre fremgår det av «Overordnet revisjonsstrategi 2015» at det foreligger få rutinebeskrivelser og mye usikkerhet blant de ansatte i kommunen ved behandling av inngående fakturaer. Dette innebærer at området, etter vår vurdering, er ekstra risikoutsatt. Ulike former for fakturasvindel vil medføre konsekvenser i et brukerperspektiv. Penger som kunne vært brukt til opprettholdelse eller styrking av kommunale tjenester, blir i stedet betalt ut til urettmessige mottakere. Tilsvarende vil det også ha store konsekvenser i et organisasjonsperspektiv, blant annet fordi urettmessige utbetalinger reduserer økonomisk effektivitet. Som eksempel kan det føre til for høye kostnader i investeringsprosjekter. Det vil også medføre konsekvenser i et samfunnsperspektiv, eksempelvis tap av omdømme dersom det blir kjent at kommunen har brukt useriøse leverandører og ikke har avdekket dette gjennom kontrolltiltak. Tema samsvarer med innspill fra kontrollutvalget i møte 21. september 2015 knyttet til kommunens system og praksis for mislighetskontroll og anti- korrupsjonsarbeid i store investeringsprosjekter.» I behandling av saken presiserte kontrollutvalget at det er viktig å inkludere oppfølging av bygging av ny ungdomsskole i prosjektet, både med hensyn til fakturakontroll og ellers om kommunen har kontroll med underleverandører, jf. risiko for skatteunndragelse og «sosial dumping». østfold kommunerevisjon iks 2-27-

28 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Det gis mulighet til å endre problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER 1. Gjennomføres det tilfredsstillende fakturakontroll i Rygge kommune? 2. Har kommunen tiltak for å sikre tilfredsstillende lønns- og arbeidsvilkår hos leverandør, og hvordan ivaretas disse i praksis? Problemstilling 1 vil omfatte en vurdering av attestasjon og anvisningspraksisen generelt i kommunen. Fakturakontroll innebærer å kartlegge hvorvidt faktura stemmer overens med det som er avtalt og levert, samt at nødvendig dokumentasjon er tilstede før faktura godkjennes. Rygge kommune igangsatte bygging av ny ungdomsskole i februar 2015, og skolen er forventet ferdigstilt høsten I henhold til kontrollutvalgets bestilling vil stikkprøvekontrollen i hovedsak knyttes til et utvalg faktura fra hoved og underleverandør(er) som er involvert i dette prosjektet. Når det gjelder problemstilling 2 knyttes denne til kommunens ansvar vedrørende kontroll, og eventuelt gjennomføring av sanksjoner, dersom leverandør/ underleverandør ikke oppfyller kontraktskravene. Kommunens kontrakt med leverandør/underleverandør skal sikre arbeidstageres lønns og arbeidsvilkår og har som mål å forhindre skatteunndragelse og «sosial dumping». «Sosial dumping skjer både ved brudd på HMS-regler, krav om arbeidstid og krav til bostandard og når lønn og andre ytelser er uakseptabelt lave, sammenlignet med det norske arbeidstagere normalt tjener, eller ikke er i tråd med allmenngøringsforskrifter der slike gjelder.» Kilde: anskaffelser.no 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt «foretrukket praksis», er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Bokføringslov med forskrift Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Kommunens innkjøpsreglement Kommunens anvisning -og attestasjon reglement Kommunens rutiner knyttet til bestilling av varer og tjenester Kommunens rutiner for mottak av varer og tjenester østfold kommunerevisjon iks 3-28-

29 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 Gjennomføres det tilfredsstillende fakturakontroll i Rygge kommune? Bokføringslov med forskrift Interne rutiner og retningslinjer Kommunens interne dokumenter og dokumentasjon på gjennomført kontroll Spørreundersøkelse, intervjuer, dokumentanalyse og stikkprøvekontroller Problemstilling 2 Har kommunen tiltak for å sikre tilfredsstillende lønnsog arbeidsvilkår hos leverandør, og hvordan ivaretas disse i praksis? Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Interne rutiner og retningslinjer Kommunens kontrakt med leverandør og underleverandør(er) Kommunens dokumentasjon på kontroller knyttet til det enkelte kontraktsforhold Intervjuer og dokumentanalyse 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Bjørnar Bakker Eriksen og Lena Longva-Stavem - forvaltningsrevisorer Anders Svarholt - oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Februar til mai 2016 Antall timer 400 +/- 10 % timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Rygge kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU Når rapport er sendt til rådmannen Når rapport er sendt til ØKUS østfold kommunerevisjon iks 4-29-

30 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/138 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 6833/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /5 Kommunens håndtering av oppmålingssak Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Jordskifterettens dom i Saknr Solheim, til etterretning, og «lukker» saken. Fredrikstad, Vedlegg Jordskifterettens dom i Saknr Solheim Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 15/14, «Henvendelse til kontrollutvalget - anmodning om granskning fra Georg Støtvig - iverksetting av sak i Formannskapet 084/04, erverv av regulert område» med to vedlegg. Saksopplysninger Kontrollutvalget mottok en anmodning fra Georg Støtvig om å klarlegge «..mulige regelbrudd i forbindelse med iverksetting av Rygge formannskaps vedtak av og den forvaltningsmessige saksbehandling fra vedtaket og fram til dags dato.» Kontrollutvalget behandlet henvendelsen og fattet da følgende vedtak: 1. Saken legges fram for kontrollutvalget til ny vurdering når jordskifteretten har avsagt dom i saken. Vurdering Vi viser til vedlagte dokumentasjon. Rettskraftig dom i sak Solheim, belyser saken. Følgende utdrag fra Støtvigs brev av opplyser evt. hva kontrollutvalget kunne undersøke nærmere: -30-

31 Det er innenfor kontrollutvalgets mandat å vurdere regelbrudd og kommunens forvaltningsmessige håndtering av denne saken, men det er sekretariatets oppfatning at saksforholdene nå er belyst og bedømt i Jordskifterettens dom i sak Solheim. Bruk av kontrollutvalgets knappe ressurser bør vurderes i lys av det. På grunnlag av dette anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar dommen fra Jordskifteretten til orientering og «lukker» saken. -31-

32 -32-

33 -33-

34 -34-

35 -35-

36 -36-

37 -37-

38 -38-

39 -39-

40 -40-

41 -41-

42 -42-

43 -43-

44 -44-

45 -45-

46 -46-

47 -47-

48 -48-

49 -49-

50 -50-

51 -51-

52 -52-

53 -53-

54 -54-

55 -55-

56 -56-

57 -57-

58 -58-

59 -59-

60 -60-

61 -61-

62 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/196 Dokumentnr.: 55 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /6 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg 1. Uavhengighetserklæringer fra administrerende direktør i ØKR IKS Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor og administrerende direktør hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av uavhengighet til kontrollutvalget. I brev til kontrollutvalget i Rygge kommune har administrerende direktør i ØKR IKS, avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS tas til etterretning. -62-

63 -63-

64 -64-

65 -65-

66 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/194 Dokumentnr.: 14 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /7 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden , vedtas med følgende prioritering: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) AS Rygge Tomteselskap 2. Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden med følgende prioritering: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) AS Rygge Tomteselskap 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Fredrikstad, Vedlegg 1. Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden Rygge kommune - eiermelding Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen -66-

67 Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 13, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for selskapskontroll. Kravet til utarbeidelse av plandokumentet, er minimum en gang i valgperioden. Planen som nå legges fram, er basert på en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse, og vil gjelde for perioden Vi viser i sin helhet til vedlegg 1. Kommunestyret skal i henhold til kontrollutvalgsforskriften vedta planen for gjennomføring av selskapskontroll. Gjennom å vedta en plan for gjennomføring av selskapskontroll bestemmer kommunestyret innholdet i og omfanget av selskapskontrollen. Det medfører at kommunestyret får en mer aktiv, bestemmende rolle i selskapskontrollen og knytter kontroll og tilsyn med selskaper nærmere til kommunestyret. Vurdering I vedlagte «Overordnet analyse og plan for selskapskontroll» er følgende vesentlighetskriterier lagt til grunn: - Selskap som er heleide av kommunen - Selskap der kommunen har betydelig eierinteresser; i antall aksjeandeler, og eller stor økonomisk avkastning av aksjekapitalen. - Selskap som gir direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere - Om selskapet tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll Selskaper som tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll, er vurdert på nytt. Vi viser til vedleggene til analysen som viser vesentlighetsvurderingene for hvert selskap. Sekretariatet anbefaler at det gjennomføres eierskapskontroll i de selskapene som ikke tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) AS Rygge Tomteselskap Videre bør planen oversendes til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1 Kommunestyret vedtar Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden med følgende prioritering: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) AS Rygge Tomteselskap 2 Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden -67-

68 Rygge kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS -68-

69 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll Innholdsfortegnelse 1. Innledning Generelt om risiko- og vesentlighet Metode Kommunens eiermelding Kommunens eierinteresser etter 80 i kommuneloven Prioritering av selskaper for planperioden Kontrollretning Rapportering av eierskapskontrollen Delegering til kontrollutvalget Vedlegg Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Krisesenteret i Moss IKS AS Rygge Tomteselskap MOVAR IKS Østfold kommunerevisjon IKS Personalpartner AS (tidligere MASVO AS) Alarmsentral Brann Øst AS Driftsassistansen i Østfold IKS Inspiria AS Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27)

70 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll Innledning I kommunal sektor er det blitt mer og mer vanlig å organisere deler av tjenesteproduksjonen i fristilte selskap, foretak, stiftelser og lignende. Kommunal sektor kan velge å organisere sin virksomhet på flere måter der de mest nærliggende er: Som kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 uten at det er eget rettssubjekt. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 det er eget rettssubjekt. Som interkommunalt selskap. Som aksjeselskap. Selskapsorganisering kan gi styringsmessige utfordringer for kommunestyret som er den øverste beslutningstaker. I tillegg reiser det spørsmål i forhold til tilsyn og kontroll med denne type organisering av virksomheten. Det faktum at en oppgave som tidligere lå innenfor forvaltningen er organisert inn i et utenforliggende selskap, bør ikke i seg selv føre til mindre tilsyn og oppfølging av kontroll- og tilsynsorganet i kommunen. Tvert om, det kan være nødvendig med en økning i oppfølging og koordinering da den ligger utenfor det tradisjonelle forvaltningsorganet. Fra 2005 har kontrollutvalget vært pålagt å utarbeide en plan for selskapskontroll for å føre kontroll med kommunens eierinteresser. Etter 13 første ledd i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner skal det; (..) minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Fra 2013 har det kommet et nytt tillegg i 13, annet ledd som lyder; «Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene.» Videre i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 skal kontrollutvalget; ( ) påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Selskapskontrollen er knyttet til å kontrollere at den som utøver kommunens eierinteresser, utøver denne myndighet på det vis som er fastsatt i det aktuelle lovverket, først og fremst aksjeloven, lov om interkommunale selskaper og for samarbeid etter kommunelovens 27. I kontrollen inngår også en vurdering av om den som utøver eierinteressene, gjør dette i samsvar med kommunens vedtak og forutsetninger for forvaltningen av kommunens eierinteresser. I siste instans er det bystyret som har det overordnede ansvaret for at kommunen har en forsvarlig selskapsforvaltning. Som det fremgår av forskriftens 14 kan selskapskontroll romme ulike former av kontroller, henholdsvis eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap. Det kan også gjennomføres selskapskontroller som 3-70-

71 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll kombinerer elementer fra de to nevnte formene. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll og involverer å kontrollere hvordan kommunen forvalter sine eierskap. Ved gjennomføring av forvaltningsrevisjon av disse selskapene kan en blant annet vurdere selskapets økonomi, ressursbruk, regeletterleving og måloppnåelse ut fra kommunale vedtak og føringer. Overgangen mellom disse to formene for selskapskontroll kan være glidende. I Kontrollutvalgsboken 1 blir dette illustrert med følgende figur. 1 Eierskapskontroll (Obligatorisk) Eksempel I hvilken grad utøver kommunen kontroll med selskapene i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Forvaltningsrevisjon (Frivillig) Eksempel I hvilken grad viser selskapets nøkkeltall en forsvarlig økonomisk drift? Eksempel I hvilken grad etterlever selskapet regelverket for offentlige anskaffelser? Fig. 1 1 Kontrollutvalgsboken, utgitt av Kommunal- og regionaldepartementet

72 Som det fremgår i figur 1. og tabellen under, kan selskapskontroll deles inn i en obligatorisk del og en frivillig del: Obligatorisk eierskapskontroll Kontroll med forvaltningen av kommunen sine eierinteresser i selskapet. Tabell 1 Selskapskontroll Valgfri forvaltningsrevisjon Systematisk vurdering av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkning ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Obligatorisk eierskapskontroll kan bestå av følgende deler: Kontroll med at virksomheten drives innenfor rammene av kommunen sine vedtak og forutsetninger, og i henhold til lover og regler. Vurdering av den enkelte virksomhet sett fra et eierperspektiv, herunder eventuelle krav til egenkapital og avkastning, overordnet regnskapsanalyse og gjennomgang av budsjett. Andre forhold som vedrører eier som rapportering, opplæring, administrativ oppfølging osv. Dersom kommunen har oppnevnt medlemmer til styret i selskapet, kan det også være aktuelt å vurdere hva slags rolle disse har for å sikre at selskapet drives innenfor bystyrets forutsetninger og engasjement i selskapet. Forvaltningsrevisjon er valgfri og således ikke en obligatorisk del av selskapskontrollen. I de tilfeller der det er nødvendig å gjennomføre en forvaltningsrevisjon, er hensikten å gi bystyret relevant informasjon om selskapet. Innsynsrett Innsynsretten til kommunen i selskapene som kommunen har eierskap i er regulert av kommuneloven 80, som omhandler hvilke selskaper kontrollutvalget og kommunens revisor har full innsynsrett i. Det kommer fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrenset til: interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskap kommunen eier alene eller aksjeselskap kommunen eier sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner, heleide datterselskap til overnevnte selskaper. samarbeid etter kommunelovens 27. Det betyr i realiteten at aksjeselskaper som har innslag av private aksjonærer på eiersiden i utgangspunktet ikke er omfattet av selskapskontroll. I så fall må dette avtales særskilt, eventuelt innarbeidet i selskapets vedtekter. 2. Generelt om risiko- og vesentlighet Frem til 2013 har det ikke vært et krav i lovverket om å gjennomføre en overordnet analyse knyttet til plan for selskapskontroll, men Kommunal- og regionaldepartementet har nå vedtatt å inkludere dette kravet i kontrollutvalgsforskriften 13 andre ledd. Departementet skriver i sitt «Høringsnotat om endringer i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunene m.m.)» at: «En overordna analyse kan være tjenlig for å sikre et best mulig grunnlag for å prioritere kva for selskap, selskapsformer eller bransjer som skal kontrolleres Departementet foreslår derfor ei ny andre setning i kontrollutvalgsforskriften 13 andre ledd: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og -72-

73 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene.» Risiko- og vesentlighetsanalyse er et verktøy for å velge ut relevante selskaper og områder for selskapskontroll. Følgende kriterier for vesentlighetsanalysen, som kan være til hjelp når kontrollutvalget skal prioritere hvilke selskaper som skal være gjenstand for selskapskontroll: Selskap som er heleide av kommunen Selskap der kommunen har omfattende eierinteresser i tall på aksjer (flertall) eller stor økonomisk avkastning av aksjekapital Selskap som har et samfunnsmessig ansvar Selskap som har direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere Selskap som leverer virksomhetskritiske tjenester til kommunen I forhold til risiko er det spesielt disse forholdene som bør vurderes: At selskapet ikke driver i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapsmeldingen m.m), At selskapet ikke driver i tråd med selskapets vedtekter (formålsparagrafen), gjeldende lover og regler, og på en økonomisk forsvarlig måte. Økonomisk tapspotensiale for kommunen (kommunal garanti) Etikk og omdømme Tidligere gjennomførte eierskapskontroller resultat av disse. At det tidligere er avdekket risikoforhold i selskapet 2.1 Metode Utarbeidelse av dette plandokumentet ble gjennomført i løpet av november Dokumentanalysen bygger på en gjennomgang av kommunens eierskapsmelding, selskapenes nettsider, selskapenes årsmeldinger, kommunale dokumenter, kommunens nettsider samt Proff.no I tillegg er erfaringer med tidligere eierskapskontroller lagt til grunn i analysearbeidet. For Rygge kommune sin del er det gjennomført 6 eierskapskontroller i perioden Følgende selskap er tidligere behandlet i kontrollutvalget og kommunestyret: MOVAR IKS 2007 MASVO AS Østfold kommunerevisjon IKS 2011 Krisesenteret i Moss IKS 2012 Driftsassistansen i Østfold (DAØ) IKS 2013 Alarmsentralen Brann Øst AS I tillegg er det gjennomført en forvaltningsrevisjon i MOVAR AS i 2013/14 Andre selskaper Rygge kommune har eierinteresser i, og som har blitt kontrollert av andre eierkommuner av selskapet er følgende: Inspiria AS (2013 og 2014) 2.2 Kommunens eiermelding Kommunestyret vedtok den i sak 28/10 Eiermelding. Under innledningen i dokumentet gjengis følgende fastsatte mål ved eiermeldingen: Etablere og sikre rutiner for systematisk politisk og administrativ oppfølging av selskaper eller samarbeidet, slik at kommunen blir en aktiv, forutsigbar og langsiktig eier, og sørger for at selskapet 6-73-

74 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll eller samarbeidet driver i tråd med vedtekter og formål. Gi en kortfattet, samlet oversikt over de viktigste selskapene eller samarbeidsavtalene kommunen er del- /eier av eller deltaker i, samt gi generell informasjon om de ulike selskapsformer og samarbeidsformer. Komme med forslag til overordnede prinsipper for eierstrategi. Følgende prinsipper er presisert og lagt til grunn for godt kommunalt eierskap: 1) Kommunestyret skal gjennomgå og revidere kommunens eierskapsmelding i hver valgperiode. 2) Ved stiftelse av eller deltakelse i det enkelte selskap skal kommunestyret legge vekt på utforming av formålet med selskapets virksomhet sett fra kommunens side. Hensikten med selskapsdannelsen bør være vel definert. Det å etablere et kommunalt hel- eller deleid selskap skal være konkret begrunnet i målsettinger som søkes oppnådd gjennom selskapsdannelsen. 3) Det skal utformes eierstrategi (eiernes forventinger og krav) til det enkelte selskap/samarbeid, herunder vurdere om den valgte selskapsform er tilpasset virksomhetens formål, eierstyringsbehov, markedsmessige forhold og konkurranseregelverket. 4) Valg av kommunens representanter i de ulike selskapsorganer skal legge betydelig vekt på hensynet til selskapets eller samarbeidets behov for kompetanse i organene og eiernes behov for oppfølging av selskapets virksomhet. Som hovedregel skal sentrale politikere i kommunen (ordfører, varaordfører, hovedutvalgsledere) ikke sitte i styret i kommunale selskaper. Dersom ordinære kommunestyremedlemmer oppnevnes, skal man alltid på forhånd vurdere hvilke habilitetskonflikter styrevervet kan medføre. Kommunen bør vurdere behovet for egen opplæring i styrearbeid for sine representanter i AS, IKS og eventuelle andre kommunale selskaper og foretak. 5) Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper skal registrere seg i styrevervregisteret 6) Det bør unngås å oppnevne representanter fra kommunen hvor vedkommende kan komme i konflikt med selskapets- /samarbeidets habilitetsbestemmelser 7) Selskaper kommunen har eierinteresser i skal utarbeide etiske retningslinjer, sørge for at likestillingsaspektet blir ivaretatt og utøve en samfunns- og miljøbevisst drift. 8) Kommunale selskaper eies av innbyggerne. Av den grunn skal det tilstrebes åpenhet og offentlighet i selskaper der kommunen har eierinteresser. 9) Det skal utarbeides rapporteringsrutiner for å sikre at kommunen får all vesentlig informasjon om selskapet. Innenfor rammen av denne eller senere eierskapsmeldinger skal formannskapet på kommunestyrets vegne følge opp og sikre kommunens interesser i eierskapsspørsmål. Et styremedlem og/eller representantskapsmedlem vil også på eget initiativ kunne sørge for å avklare prinsipielle forhold med eieren, representert ved formannskapet. Styrerepresentanter skal ha klare instrukser i forhold til hvordan man rapporterer til kommunen som eier og hvilke saker der man som styremedlem skal kreve ekstraordinær generalforsamling. 10) Kommunestyret skal sikre at selskapene undergis nødvendig tilsyn og kontroll, jfr. kommunelovens kap ) Alt eierskap Rygge kommune har skal klart fremgå av kommunens årsrapport

75 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll Kommunens eierinteresser etter 80 i kommuneloven Som nevnt i kapitel 1 er det kun heleide kommunale/fylkeskommunale aksjeselskaper, interkommunale selskap og kommunelovens 27 samarbeid som er omfattet av selskapskontrollen, jfr. kommunelovens 80. For Rygge kommune er følgende selskap omfattet av selskapskontrollen: Østfold kommunerevisjon IKS Driftsassistansen i Østfold IKS MOVAR IKS Personalpartner AS (tidligere MASVO AS) Krisesenteret i Moss IKS Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Alarmsentralen Brann Øst AS Inspiria AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27 samarbeid) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27 samarbeid) AS Rygge Tomteselskap For Rygge kommunes del er det i vedlegget til planen vist tabeller over selskaper, eierandeler/total aksjekapital, eiersammensetningen og kommunes andel. I tillegg gis en generell informasjon om det enkelte selskap, generell/spesifikk fokusområder fra eiermeldingen og funn for tidligere gjennomført eierskapskontroll. 3.1 Prioritering av selskaper for planperioden I den overordnede analysen og plan for gjennomføring av selskapskontrollen prioriteres selskap ut fra følgende kriterier: - Selskap som er heleide av kommunen - Selskap der kommunen har omfattende eierinteresser i tall på aksjer (flertall) eller stor økonomisk del i forhold til aksjekapital - Selskap som har direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere - Om selskapet tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll Selskaper som tidligere har vært gjenstand for eierskapskontroll, er vurdert på nytt Vi viser til fakta-ark om det enkelte selskap (vedleggene) hvor det er gjort en gjennomgang og vurdering av selskapet om hvilke faktorer som kan påvirke risikoen eller forhold som reduserer risikoen. Nederst i den enkelte tabell gis en kort oppsummering om aktualitet. Det er denne oppsummeringen som er tatt inn i den forenklede tabell 2 (se neste side). På denne måten blir det enklere å forta en prioritering

76 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll Selskap MOVAR IKS Tidligere kontrollert Ja Nei x Lav aktualitet Høy aktualitet Østfold kommunerevisjon IKS x Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Krisesenteret i Moss IKS Personalpartner AS x x x Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Inspiria AS x 2 x Alarmsentralen Brann Øst AS x AS Rygge Tomteselskap x Driftsassistansen i Østfold IKS x Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS ( 27) Tabell 2 x 2 Tidligere kontrollert av Fylkesrevisjonen 9-76-

77 På bakgrunn av vurderingen anbefales det at først og fremst å gjennomføre eierskapskontroll på de selskaper det ikke tidligere er gjennomført kontroll på. Det kan forventes at det gjennomføres to eierskapskontroller per planperiode. Det vil i så fall bety at to av de fire selskap som det ikke tidligere er gjennomført kontroll på vil kunne gjennomføres i planperioden. Valg av selskaper for planperioden : Selskap Prioritering 1 Østfold interkommunale Arkivselskap IKS x Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) x Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) x AS Rygge Tomteselskap x Tabell Kontrollretning Selskapskontrollen skal omfatte obligatorisk eierskapskontroll. Utførelsen skjer i henhold til Veileder for gjennomføring av eierskapskontroll, utarbeidet av Norges Kommunerevisor forbund (NKRF). Innretningen på kontrollen vil bli videreført slik den også framsto i den forrige planperiode, med følgende hovedpunkter: Eiermelding/eierstrategier o Følge opp spesifikke føringer som er gitt for det enkelte selskap, for eksempel avkastningskrav og kvalitetskrav o Oppfølging av rapportering til eier (politiske organer) o Opplæring av styremedlemmer (kompetansefremmede tiltak) o Etikkreglement (eks. tiltak mot sosial dumping og antikorrupsjonsarbeid) og styreinstruks o Retningslinjer for miljøvennlig drift Selskapets vedtekter/selskapsavtalen o Kontrollere generelle og spesielt spesifikke føringer er gitt i vedtektene/selskapsavtalen Selskapets formålsparagraf o Er denne klar og tydelig på selskapets oppgaver Styret følges lovverkets bestemmelser o antall styremøter, o økonomisk rapportering - periodisk o Saker til behandling - riktig organ? Kjønnsfordeling krav Generalforsamling/representantskap lovverkets bestemmelser o Lovpålagte saker (minimum) til behandling Økonomisk analyse/utvikling av selskapet de siste 3 år o Fokus på driftsresultat gjeldssituasjonen - egenkapitalen I tillegg kan det iverksettes forvaltningsrevisjon. Resultatet av eierskapskontrollen kan være avgjørende for om det skal iverksette forvaltningsrevisjon. Ved gjennomføring av forvaltningsrevisjonen skal dette underlegges de eksisterende bestemmelser om gjennomføring av forvaltningsrevisjon (RSK 001 Standard for FR). Det er kommunens valgte revisor/eventuelt andre revisorer som skal gjennomføre denne type revisjon. Ved iverksettelse av forvaltningsrevisjon skal dette innarbeides i plan for forvaltningsrevisjon for perioden. -77-

78 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll Rapportering av eierskapskontrollen I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, er det kontrollutvalget selv som avgjør hvor ofte kontrollutvalget skal rapportere om gjennomført selskapskontroll til kommunestyret. (jf merknader til 15 i forskrift om kontrollutvalg). Generelt vil rapportering fra kontrollutvalget til kommunestyret i Rygge skje gjennom en årlig rapport som kalles Årsrapport for kontrollutvalget. I den årlige rapporten vises kontrollutvalgets aktivitetsnivå, revisjonens rapporteringer, resultater av forvaltnings revisjonsprosjekter og eierskapskontroller. Eierskapskontrollene blir fortløpende rapportert til kommunestyret. 3.4 Delegering til kontrollutvalget Plan for gjennomføring av selskapskontroll skal etter forskrift om kontrollutvalg 13,2 vedtas av kommunestyret. Etter samme forskrift kan kommunestyret delegere til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden

79 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll Vedlegg Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP IKS Eierandel: 2,5 % Nøkkelpunkter Samfunnsmessig formål/ funksjon Østfold interkommunale arkivselskap IKS har som formål å medvirke til at eldre arkiver blir tatt vare på, ordnet, katalogisert og gjort tilgjengelige for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål. Bistå kommunene/fylkeskommunen i arbeidet med å utvikle gode og rasjonelle rutiner for dokumenthåndtering og arkivskapende virksomhet. Drive informasjons- og opplæringsvirksomhet i arkivfaglige spørsmål. IKA Østfold er et interkommunalt selskap, organisert etter Lov om interkommunale selskaper. Selskapets fulle navn er Østfold interkommunale arkivselskap IKS. Selskapet har 17 deleiere. Selskapets finansieres ved årlig eiertilskudd basert på folketallet. Dette eiertilskuddet er med på å dekke daglig drift av selskapet og arkivfaglige tjenester til eierne. Siden oppstarten av selskapet i 2002 har det vært et mål å få etablert et arkivdepot i Østfold. Da det kom nye og strengere regler for oppbevaring av eldre arkiver, var det mest økonomisk gunstig å få til et felles arkivdepot i Østfold. Dette er nå realisert i et nybygg som oppfyller alle kravene som lovverket stiller. 27. november 2014 åpnet det interkommunale arkivet offisielt. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen spesielle føringer til selskapet er nevnt i kommunens eierskapsmelding. Vurdering for planperioden : Det er ikke tidligere gjennomført eierskapskontroll for dette selskapet og vi har lite kjennskap til selskapet. Av den grunn og at kommunen har vært deleier siden 2002 anbefales det å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden Aktualitet: høy

80 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll Krisesenteret i Moss IKS KRISESENTERET I MOSS IKS Eierandel: 26,3 % Nøkkelpunkter Samfunnsmessig formål/ funksjon Svak økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: oppdatere selskapets vedtekter 7. Tidligere (før 2008) var Krisesenteret drevet som en frivillig organisasjon. Hovedkontoret er lokalisert i Moss kommune. Selskapet skal dekke krisesentertilbudene i eierkommunen, og er et hjelpetilbud for kvinner og deres barn som opplever ulike former for vold og mishandling i sin hverdag. I henhold til selskapets hjemmeside tilbyr Krisesenteret blant annet: Døgnåpen telefon (råd, støtte, veiledning) Midlertidig botilbud (sikkert oppholdssted, samtaler, praktisk bistand mm) Dagsamtaler for brukere som ikke har behov for å bo på senteret, både til kvinner og deres barn. Formidler kontakt med øvrig hjelpeapparat (advokat, NAV, lege, osv) Foreldreveiledning til voldsutsatte kvinner med barn Samtaler og oppfølging av brukere etter utflytting Nettverksgrupper med tidligere beboere. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen spesielle føringer til selskapet er nevnt i kommunens eierskapsmelding. Vurdering for planperioden : Gjennomført eierskapskontroll i påpekte forhold er rettet etter kontroll. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar. Det anbefales ikke å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden Aktualitet: lav

81 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll AS Rygge Tomteselskap AS RYGGE TOMTESELSKAP Eierandel: 100 % Nøkkelpunkter Samfunnsmessig formål/ funksjon Akkumulert underskudd på kr AS Rygge Tomteselskap eies 100 % av Rygge kommune. Selskapet ble opprettet langt tilbake i tid. Selskapet har ingen ansatt. En ansatt i kommunens administrasjon (teknisk sektor) fungerer som daglig leder av selskapet og styret består av en person. Arten av selskapets virksomheter fremgår av kommunestyrets vedtak i år 2000 (sak 089/00) der det blant annet fremgår: «AS Rygge Tomteselskap videreføres inntil videre og tillegges et ansvar for oppfølging/salg av restarealer på Årvoll Næringsområde, herunder sekretariatsfunksjon for Årvoll Forum, og for prosessen rundt evt kjøp av festede arealer som kommunen fester ut videre».. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding I kommunestyret 2002 (sak 054/02) ble følgende vedtatt: «AS Rygge Tomteselskap forutsettes inntil videre videreført med begrenset drift» Vurdering for planperioden : AS Rygge Tomteselskap har ingen ansatt, og et styre som består av 1 person. Det gis ingen godtgjørelse hverken til daglig leder eller styret. Selskapet forvalter festeavgifter/innløsning av kommunale tomter samt fremfeste av tomter. Grunnen til ikke å avvikle selskapet og legge det inn i kommunes ordinære regnskap er at kan utløse betydelige store summer for avgifter til staten. I og med at selskapet er videreført med begrenset drift anbefaler vi at selskapet prioriteres nederst av listen. Aktualitet: høy

82 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll MOVAR IKS MOVAR IKS Eierandel: 23 % Nøkkelpunkter Samfunnsmessig formål God økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i 2007 og forvaltningsrevisjon i 2013/2014 I eierskapskontroll ble det gitt følgende anbefalinger: at foretakets virksomhet tydeliggjøres i vedtektene/selskapsavtalens formålsparagraf. at kommunen eventuelt utarbeider en eiermelding slik at eierstrategien for selskapet synliggjøres og at eierens målsetting med selskapet blir klart definert styret i MOVAR IKS gjennomfører egenevaluering av sitt eget arbeid, som beskrevet i styrets instruks punkt 6.. MOVAR IKS er opprettet for å ivareta produksjon av drikkevann, rensing av avløpsvann, innsamling og sluttbehandling av husholdningsavfall samt brannrednings- og feiertjenester i henhold til eierkommunenes behov. Disse virksomhetsområdene avregnes til selvkost. Selskapet kan utnytte ledig kapasitet og kompetanse i en naturlig forlengelse av primærvirksomheten. Slik virksomhet må ikke på noen måte være i konflikt med hovedformålet. MOVAR IKS kan inngå samarbeidsavtaler med andre og/eller inneha eierandeler i andre selskaper dersom dette følger som en naturlig del av virksomheten. All forretningsmessig virksomhet av betydning skal skilles ut og utføres i egne selskaper. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen spesielle føringer til selskapet er nevnt i kommunens eierskapsmelding Vurdering for planperioden : MOVAR IKS et veldrevet selskap. Vedrørende tidligere anbefalte forhold for kommunen har disse anbefalinger blitt fulgt opp. I tillegg til eierskapskontrollen i 2007 er det gjennomført en forvaltningsrevisjon 2013/14. med bakgrunn i disse to kontrollene anbefales ikke å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden Aktualitet: lav

83 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll Østfold kommunerevisjon IKS ØSTFOLD KOMMUNEREVISJON IKS Eierandel: 8 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/funksjon Lovpålagt oppgave God økonomi/egenkapital i selskapet Non profitt selskap Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Det ble ikke gitt anbefalinger til nødvendige tiltak i rapporten: Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt forvaltet, og driften er innen formålsparagrafen. Østfold kommunerevisjon IKS er en interkommunal revisjonsordning som utfører revisjonstjenester for Fredrikstad, Halden, Hvaler, Moss, Rygge, Råde og Sarpsborg kommune. Selskapet reviderer også andre kommunale foretak og bedrifter. Selskapets oppdragsgivere er kontrollutvalgene i syv kommuner, som videre rapporterer til sine kommunestyrer. Østfold kommunerevisjon IKS har 18 fast ansatte med tverrfaglig kompetanse; revisjonsfaglig, økonomisk, juridisk og samfunnsvitenskapelig utdanning, og med bred erfaring fra kommunal revisjon. Østfold kommunerevisjon IKS holder til i det gamle rådhuset på Rolvsøy. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen spesielle føringer til selskapet er nevnt i kommunens eierskapsmelding Vurdering for planperioden : Kommunens eiermelding gir ingen spesielle føring for selskapet. Selskapet er nonprofit drevet. Gjennomført eierskapskontroll i 2011 avdekket ingen mangler og alle kontrollpunkter ble funnet tilfredsstillende. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar. Det anbefales ikke å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden Aktualitet: lav

84 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll Personalpartner AS (tidligere MASVO AS) PERSONALPARTNER AS Eierandel: 25,5 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk funksjon God økonomi/egenkapital i selskapet Gir ikke utbytte / overskudd skal bli i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Det ble ikke gitt spesielle anbefalinger til forbedringer i rapporten Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet, og driften er innen formålsparagrafen. MASVO AS ble registrert i Brønnøysundregisteret den Selskapet har i nyere tid skiftet navn til Personalpartner AS. Grunnlaget for registrering av selskapet som aksjeselskap var avviklingen av den tidligere kalt HVPU. Ansvaret for tiltak og tjenester for mennesker med psykisk utviklingshemmede ble overført fra fylkeskommunen til kommuner. Selskapet eies av kommunene Moss, Rygge, Råde og Våler kommune. Selskapets virksomhet er rettet inn på følgende oppgaver og tjenester: Montering og pakking av forskjellige produkter Vaskeri. Grøntservice (frukt og grønt) Hjelpemidler. Bruktmarked. Kantinedrift Opplæring og arbeidstrening Bedriften får offentlig tilskudd (arbeidsmarkedsetaten) rundt % av de totale driftsinntektene, samt egen inntjening ved salg av produkter som utgjør % av driftsinntektene. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen spesielle føringer til selskapet er nevnt i kommunens eierskapsmelding Vurdering for planperioden : Selskapet har meget god økonomi og etter lov gis det ikke utbytte på overskudd. Gjennomført eierskapskontroll i 2009 avdekket ingen mangler og alle kontrollpunkter ble funnet tilfredsstillende. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar. Det anbefales ikke å gjennomføre eierskapskontroll i planperioden Aktualitet: lav

85 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll Alarmsentral Brann Øst AS ALARMSENTRAL BRANN ØST AS Eierandel: 16,67 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon Lovpålagt oppgave God økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: Mangler etikkreglement Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet, og driften er innen formålsparagrafen. Alarmsentral Brann Øst AS er eid av følgende kommuner: MOVAR IKS (representerer kommunene Moss, Rygge, Råde, Våler og Vestby), Fredrikstad, Sarpsborg, Halden, Marker, Aremark, Eidsberg, Rakkestad, Skiptvet, Spydeberg, Askim, Trøgstad, Ski, Enebakk, Oppegård, Ås og Frogn Selskapet ivaretar kommunens lovpålagte oppgaver etter brann- og eksplosjonsvernloven 16 og dimensjoneringsforskriften 4-5 om plikt til å følge opp nødmeldinger og meldinger om brann- og andre ulykker. Selskapet oppgaver kan deles inn i følgende to virksomheter: 110-Tjenesten Alarmsentral Brann Øst AS betjenes operativt av tjenestemenn og kvinner med lang erfaring og betydelig kompetanse innen brann og redning. Etter å ha mottatt melding om brann eller ulykke er selskapet ansvarlig for varsling av tilstrekkelig innsatsstyrke. Brannalarmovervåkning av næring- og offentlige objekter I samarbeid med de lokale brannvesen tilbyr selskapet overvåkning av brannalarmanlegg fra næring- og offentlige bygg. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Er ikke nevnt i eierskapsmeldingen da selskapet ligger under MOVAR IKS Vurdering for planperioden : Selskapet har god økonomi. Selskapet leverer en lovpålagt oppgave. Gjennomført eierskapskontroll i 2014 avdekket ingen mangler og alle kontrollpunkter ble funnet tilfredsstillende. Helhetsinntrykket av selskapet er at det er profesjonelt driftet og at formål og drift er i samsvar. Vår anbefaling er at det ikke prioriterer eierskapskontroll i denne planperiode. Aktualitet: lav

86 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll Driftsassistansen i Østfold IKS DRIFTSASSISTANSEN I ØSTFOLD IKS Eierandel: 6 % Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon God økonomi/egenkapital i selskapet Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll i Anbefalte forbedringer gitt i rapporten: At representantskapet vurderer selskapets formålsparagraf 3 om denne skal endres slik at den gir klart uttrykk for eierens formål og ambisjoner med selskapet Ved kjøp av revisjonstjeneste bør DaØ IKS legge samme praksis til grunn som sine eiere (kommunene). Representantskapet bør behandle årsbudsjettet som eget sak Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet og selskapet har god økonomi Driftsassistansen i Østfold IKS (DaØ) er et interkommunalt selskap som eies av 18 kommuner i Østfold. DaØ fungerer som et kompetansesenter for kommunene innen VA-området. Selskapet ble opprettet som et interkommunalt samarbeid om avløp i Ordningen ble videreført som interkommunalt selskap (IKS) og stiftet den I henhold til selskapets nettside er formålet med driftsassistansen å bidra til bedre og mer stabil drift av avløpsanleggene. Dette skal blant annet skje gjennom rådgivning og teknisk assistanse. Problemkartlegging med vurdering, anbefaling av løsninger på ulike driftsproblemer og optimaliseringstiltak er viktige arbeidsfelt. En annen viktig funksjon er formidling av faglig informasjon og erfaringer mellom kommunene angående tekniske løsninger og utstyr. Driftsassistansen fungerer også som en faglig støttespiller for kommunene i forbindelse med bygging og rehabilitering av rense- og ledningsanlegg. Selskapet bistår også kommunene med gjennomføring av nye krav fra myndighetene. Gjennom bedre dokumentasjon om anleggenes drift, skal driftsassistansen bidra til bedre beslutningsgrunnlag for kommunene og statlige myndigheter. Kort sagt skal driftsassistansen fungere som et felles kompetanseorgan for kommunene innen transport og behandling av avløpsvann. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding : Ingen spesielle føringer til selskapet er nevnt i kommunens eierskapsmelding Vurdering for planperioden : Selskapet har god økonomi. Nylig gjennomført eierskapskontroll i 2013 og det ble avdekket enkelte mangler. Helhetsinntrykket av selskapet er at den er godt driftet, og driften er innen formålsparagrafen. Vår anbefaling er at det ikke prioriterer eierskapskontroll i denne planperiode. Aktualitet: lav

87 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll Inspiria AS INSPIRIA AS Eierandel: 17 kommuner eier 5 % tilsammen Nøkkelpunkter Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon 3 driftsår Anstrengt økonomi i selskapet, dårlig driftsresultat Negativ egenkapital Vært behov for kapitalinnsprøyting. Østfold Fylkeskommune har gjennomført 2 forvaltningsrevisjonskontroller, siste i oktober i Revisjonen har fremmet ni punkter/tiltak til forbedring INSPIRIA science center AS har valgt en selskapsstruktur der nybygget eies av morselskapet INSPIRIA eiendom AS, mens driften av senteret skjer gjennom datterselskapet INSPIRIA science center AS. INSPIRIA eiendom eier også INSPIRIA utvikling AS, som eier og leier ut kontorseksjonen i bygget. INSPIRIA eiendom AS eies 47,5 % av Sarpsborg kommune, 47,5 % av Østfold fylkeskommune, og 5 % av øvrige Østfoldkommuner. INSPIRIA science center leverer i dag skoleprogrammer til elever og lærere ved grunntrinn og videregående skole i Østfold. I august 2011 åpnet et nytt spektakulært vitensenter i eget nybygg på 6400 m2 ved E6 på Grålum i Sarpsborg. Med det nye senteret utvides dagens skoletilbud til et populærvitenskapelig opplevelsessenter for familie- og turistmarkedet, og en unik møte- og arrangementsarena. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen. Rygge kommune sammen med andre 16 Østfoldkommuner gikk inn med 5 % eierandel etter at eiermeldingen ble vedtatt. Vurdering for planperioden : Nystartet selskap 3 driftsår. Rygge kommune har en liten eierandel. Østfold fylkeskommune har nylig gjennomført forvaltningsrevisjon/eierskapskontroll i 2014, og det ble anbefalt ni punkter til forbedringer for driftssituasjonen. Fylkestinget følger selskapet tett opp. Vår anbefaling er at Rygge kommune ikke prioriterer eierskapskontroll for Inspiria AS i denne planperiode. Aktualitet: lav

88 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT ( 27) Eierandel: 12,5 % Østfold kontrollutvalgssekretariat ble dannet Grunnlaget var at kommuneloven stilte krav til uavhengighet. Tidligere (før 2005) ble Nøkkelpunkter sekretariatsfunksjon ivaretatt av revisjonen. Samfunnsmessig formål/ funksjon Eget juridisk rettssubjekt Tjenesteproduksjon til selvkost ØKUS har 6 eiere (Fredrikstad, Sarpsborg, Moss, Rygge, Råde og Hvaler kommune). I tillegg kjøper Halden kommune sekretariatstjenester fra samarbeidet basert på avtale. Samarbeidet har 2 ansatte og holder til i Hancobygget i Glemmen gata 55 i Fredrikstad. Sekretariats oppgaver er: Saksbehandle saker til kontrollutvalgene Følge opp kontrollutvalgets vedtak Videreformidle bestillinger og følge opp oppdrag Utarbeide planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Bistå kontrollutvalgene ved valg av revisjonsordning Sørge for profesjonell håndtering av kontrollutvalgets arkiver Sørge for praktisk sekretariatsfunksjoner knyttet til møter i utvalgene. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding Ingen vurdering. Vurdering for planperioden : Det var ikke før i 2013 at samarbeid etter kommunelovens 27 ble inntatt i kommunelovens 80 (definerer hvem kontrollen omfatter). Det er ØKUS som gjennomfører eierskapskontroll på vegne av kontrollutvalget. Slik sett må eventuelt ØKR IKS gjennomføre eierskapskontrollen på vegne av kontrollutvalget. Det anbefales at en eierskapskontroll gjennomføres i planperioden. Aktualitet: høy

89 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) ØSTFOLD INTERKOMMUNALE UTVALG MOT AKUTT FORURENSING ( 27) Eierandel: ukjent Nøkkelpunkter Generelt: Samfunnsøkonomisk formål/ funksjon Lovpålagt oppgave Samarbeidet ledes av et sekretariat (Fredrikstad brann- og redningskorps) Rygge kommune har siden 2001 vært deltagende kommune i interkommunalt utvalg mot akutt forurensing i Østfold.( IUA Østfold). IUA Østfold er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. Kommunene har i følge forurensningsloven 43 plikt til å sørge for nødvendig beredskap mot mindre tilfeller av akutt forurensning som kan inntreffe eller medføre skadevirkninger i kommunen. Videre har kommunene plikt til å samarbeide regionalt om beredskap mot akutt forurensning. Slikt samarbeid kalles Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA). Utvalgene er etablert for å ivareta forurensning både fra olje og andre kjemikalier og dekker sjø, land og vassdrag. Utvalget er ansvarlig for driften av beredskapen og vil også lede aksjoner mot akutt forurensning innen regionen. IUA utfører de beredskapsmessige plikter for 18 deltakerkommuner i Østfold. Sekretariatet ligger hos Fredrikstad brann- og redningskorps. Til drift av samarbeidet betaler hver deltakerkommune et driftstilskudd som fastsettes hvert år av representantskapet. Spesifikk vurdering/fokusområder fra eiermelding IUA Østfold ivaretar kommunens lovpålagte oppgaver etter forurensingsloven 43 og 47. Kommunens formål med deltakelsen er av samfunnsmessig karakter. Vurdering for planperioden : Samarbeid etter kommunelovens 27 ble inntatt i kommunelovens 80 (definerer hvem kontrollen omfatter) i Samarbeidet består av 18 kommuner. Det er tidligere ikke vært gjennomført eierskapskontroll av samarbeidet. Det anbefales at en eierskapskontroll gjennomføres i planperioden. Aktualitet: høy

90 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/196 Dokumentnr.: 56 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /8 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget sin årsmelding til behandling i kommunestyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi kommunestyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møte- og informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2015 vedtas. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, tas til orientering. -90-

91 Rygge kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS -91-

92 Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg ble først hjemlet i kommuneloven av 25. september Ved lovendring av 12. desember 2003 ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Figuren under viser at det fra kommunestyret går to styringslinjer. Den ene går fra kommunestyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Påse-ansvaret Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og kontrolloppgaver: Påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon Påse at kommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper mm. Oppfølging av regnskapsrevisjonen Kontrollutvalgets ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultater etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget i møtene informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kommunestyret skal vedta planen. Kommunestyret kan delegere til Kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Kommunestyret skal vedta planen. Kommunestyret kan delegere til Kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, utvalgets sekretariat og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsmelding