Ikke bare et intranett 15. nov Torunn Gjerustad

Transkript

1 Ikke bare et intranett 15. nov Torunn Gjerustad

2 Etater i den sentrale helseforvaltningen KUNNSKAPSLEVERANDØR FAGMYNDIGHET TILSYNSMYNDIGHET

3 Samfunnsoppdrag Folkehelseinstituttets samfunnsoppdrag er å produsere, oppsummere og kommunisere kunnskap for å bidra til godt folkehelsearbeid og gode helse- og omsorgstjenester. På denne måten bidrar Folkehelseinstituttet til bedre helse i Norge og globalt. Camilla Stoltenberg er direktør, vi er 1400 ansatte og holder til i Oslo og Bergen.

4 Organisering 2016 Psykisk og fysisk helse (SIRUS og fellesbibliotek) Direktør og stab Kommunikasjon Instituttstab og administrasjon Smittevern, miljø og helse Helsedata og digitalisering Rettsmedisinske fag Kunnskapssenteret i Folkehelseinstituttet Sekretariatet for Vitenskapskomiteen for mattrygghet

5 Agenda 1. Vi trenger nytt intranett 2. Mange valg 3. Hvordan jobbet vi i prosjektet? 4. Hvordan skal vi jobbe etter lansering? 5. Erfaringer, kanskje noen tips

6 En dødende plattform Siste versjon des Ikke support Innlemmelse av Sirus, VKM og Kunnskapssenteret Viktig å få et felles nytt intranett Nyhetssyken Ser ikke menyen for bare menyer

7 Strategisk forankring ( ) Råd Invitere til åpen diskusjoner i og utenfor instituttet som ledd i utarbeidelse og revisjon av råd. Formidling Videreutvikle kanaler og arenaer for toveiskommunikasjon med målgruppene. Legge til rette for åpne diskusjoner i og utenfor instituttet som ledd i utarbeidelse og revisjon av råd. Organisasjon og ledelse Arbeide samordnet og effektivt, og dele kunnskap og erfaring. Inspirere all medarbeidere for å oppnå høy kvalitet og nyskaping Ha en fleksibel organisasjon som tillater rask respons på nye utfordringer og oppdrag. FHI skal arbeide samordnet og effektivt, og dele kunnskap og erfaring. Videreutvikle intern faglig samhandling og tilrettelegge for kreativitet og innovasjon.

8 Ordsky fra strategien

9

10

11 Behovet for et digitalt knutepunkt PUBLISERING SAMHANDLING Agora det digitale knutepunktet Administrative og tekniske systemer

12 Agenda 1. Vi trenger nytt intranett 2. Mange valg 3. Hvordan jobbet vi i prosjektet? 4. Hvordan skal vi jobbe etter lansering? 5. Erfaringer, kanskje noen tips

13 Konsept for nytt intranett Intranettet er ansattes interne kunnskapsbase og verktøykasse Intranettet bidrar til at ansatte løser sine arbeidsoppgaver effektivt Intranettet spiller en viktig rolle som kulturbygger på Folkehelseinstituttet Intranettet skal bidra til dialog og samhandling

14 Grad av samhandling/ integrering Alternativ 1: Ren CMS/ informasjonskanal Alternativ 2b: CMS, men koble på andre samhandlingsverktøy Alternativ 2a: Et samhandlings- og publiseringsverktøy. Lite integrering, Ren CMS/ publiseringsverktøy (eks: EpiServer) Hybridpunktet Det beste fra to verdener eller det verste? Mye integrering, eks arbeidsrom (eks: SharePoint)

15 Hvorfor SharePoint?

16 SharePoint valg

17 Agenda 1. Vi trenger nytt intranett 2. Mange valg 3. Hvordan jobbet vi i prosjektet? 4. Hvordan skal vi jobbe etter lansering? 5. Erfaringer, kanskje noen tips

18 Prosjektorganisasjon og mandat

19 Hva ønsker vi å oppnå? Samarbeidsplattform og nytt intranett en løsning for brukeren

20 Manuell migrering av innholdet Slette, Beholde, Forbedre og Fornye

21 Veien frem til en temaordliste Veldig viktig, broen mellom intranettet og samarbeidsløsningen Vi hadde egen metadatagruppe i prosjektet Flat liste eller inndelt i nivåer? Fritt frem eller fast? Biblioteket tar ansvaret og eierskapet for lista

22 Agenda 1. Vi trenger nytt intranett 2. Mange valg 3. Hvordan jobbet vi i prosjektet? 4. Hvordan skal vi jobbe etter lansering? 5. Erfaringer, kanskje noen tips

23 Innføringsplan «Prøverom» er klar til utprøving. Manuell migrering av innhold på intranett har startet. Overordnet utrullingsplan besluttet Nytt intranett lanseres og de første brukerne tar i bruk samarbeidsplattform Nye grupper brukere tar gradvis samarbeidsplattformen i bruk Lansering av Pulsen på intranettet Primo mai Medio juni 4. november Våren 2017 Informasjon og opplæring til innholdseiere Informasjon og opplæring til prøvebrukere Migrering av innhold i nytt intranett Utprøving av samarbeidsplattformen Planlegge utrulling av brukergrupper og migrering av dokumenter fra filserver Planlegge og forankre gevinstrealisering Sommerferie Opplæring av brukergrupper/ kartlegging og flytting av dokumenter Oppfølging av brukere og gevinster, og migrering av dokumenter fra filserver Etablering av styrings -og forvaltningsmodell Operasjonalisering av styrings- og forvaltningsmodell Forvaltning og videreutvikling Opplæring av forvaltningsorganisasjon Kommunikasjon om hva, hvorfor og hvordan dvs. løsning, mål og gevinster, utrulling, opplæring og migrering

24 Organisering og fora 1/ Medio 2017 Styringsgruppemøter Eierstyring (program Digital arbeidsplass) Innføringsforum Innføringsprosess for samarbeidsplattformen Opusredaksjonen Koordinering Opus-forum Brukerforvaltning - Intranett Metadataforvaltning Stand up osv. Systemforvaltning = Eksisterende fora = Nye fora Support og infrastruktur (NHN)

25 Utrullingsprosess for samarbeidsplattformen Kartlegging Opplæring Realisering Oppfølging Hvilke arbeidsrom trengs? Hvilke dokumenter skal overføres? Klasseromsundervisning Microlearing (via epost) Selvbetjent e-learning Opprettelse av arbeidsrom Flytting av dokumenter «Etterutdanning» Superbrukerforum Ukas tips IT-support Innføringskoordinatorer Alle brukere Innføringskoordinatorer Innføringskoordinatorer Superbrukere Brukere

26 My Site (tagging) konkurranse og premie for å få fokus på tagging av my site Kinogavekort 6 x 300 kr Kinogavekort til de som er flinke å tagge

27 Førstesiden

28 Dialog og bruker generert innhold

29 FagPrat

30 Arbeidsstøtte

31 Arbeidsrom

32 Godt søk

33 Agenda 1. Vi trenger nytt intranett 2. Mange valg 3. Hvordan jobbet vi i prosjektet? 4. Hvordan skal vi jobbe etter lansering? 5. Erfaringer, kanskje noen tips

34 Suksesskriterier Lanserer først intranettet Backup av det gamle ut året Gradvis innføring av samarbeidsplattformen Lære, justere og modnes Har en styrings og forvaltningsmodell Forankre ut i organisasjonen Fokus på tagging av tema og nøkkelord Lanserer «boblene» i mars 2017

35 Er ikke hugget i stein!

36

37 Takk for oppmerksomheten