Brukermanual. Norbits AS

Transkript

1 Brukermanual Norbits AS

2 I Corrado hjelp Table of Contents Foreword Part I Bruke hjelp Slik søker... du etter et emne i hjelp 5 2 Slik får du... hjelp i en dialogboks 5 3 Slik kopierer... du informasjon fra et emne i Hjelp 5 4 Slik skriver... du ut et emne i Hjelp 6 5 Generelt om... Quick Start i hjelpefilen 6 Part II Installasjon 6 1 Systemkrav Installasjon... av programmet 7 3 Nødvendige... tiltak etter installasjon 7 4 Innlogging Lisensiering Avinstallering Part III QUICK START 10 1 Viktig informasjon... om Quick Start 10 2 Arkivkort... og utvalg 11 3 Overblikk... Corrado 15 4 Utskrifter Klienter i... Corrado 17 6 Grunndata... og innstillinger 19 7 Avtaleboken Oppgavelisten Brev og telefax E-post Salg / prospekt Prosjekt Telefon Ordforklaringer... / definisjoner 33 Part IV Innføring 33 1 Før du tar... i bruk Corrado 33 2 Hovedbildet Generelt... om registrering 35 4 Menylinjen... 36

3 Contents II 5 Knapperaden/Verktøylinjen Statuslinjen Hurtigtaster Hurtigmenyer Part V Grunndata 43 1 Systemrutiner Sikkerhetskopiering Innstillinger Generelt Firmaopplysninger Nummerserier Diverse Logo Telefon Standardtekst på utskrifter Purringer Factoring Betalingsbetingelser Poststeder Kundegrupper Varegrupper Brukere Leveringsbetingelser Dokument kategorier Arkivkort typer Bransjer Periode type Avtale kategori Pot.salg status Lokale innstillinger Generelt Telefon TAPI Scanner Part VI Rapporter 62 1 Rapportgenerator Redigere... standardformularer 68 3 Beslutningsstøtte Part VII Administrator 73 1 Importere... data 73 2 Eksportere... data 77 3 Importere... data fra Uni Micro 82 4 Eksportere... data til Uni Micro 85 5 Eksport til... K-finans 90

4 III Corrado hjelp Part VIII Arkivkort 91 1 Generelt Registrering... av ny kunde 93 3 Registrering... av ny leverandør 95 4 Søke etter... et arkivkort (kunde,leverandør,prospekt) 97 5 Utskrifter... fra arkivkort 98 6 Kontaktpersoner Tilbud/ordre/faktura/bestilling Statisikk Timeregistrering Dokumenter Telefonlogg Oppfølging Prospekt Part IX Telefoni Praktisk... bruk av telefoni 109 Part X Dokumentbehandling Nytt dokument Lage / endre... maler Fletting... av brev Flettefelter Part XI Avtalebok Dagens... gjøremål Oppgaver Avtaleboken Registrere... og endre avtaler Utskrift av... avtaler 126 Part XII Varer Vareregister Utskrifter... fra vareregisteret Varetelling Rabattmatrise Part XIII Tilbud/Ordre/Faktura/Innkjøp TOLFI Generelt Ordreregistrering

5 Contents IV 3 Kontantsalg Abonnementsordre Purringer Innbetalinger Bestillinger Fra tilbud... til faktura Søke etter... Tilbud/Ordre/Faktura/Bestilling Utskrifter... fra TOLFI 152 Part XIV Post og Faks Motta e-post Sende e-post Part XV Prosjekt Prosjekt Part XVI Utvalgsfunksjonen Lage utvalg... av dataene dine 163 Part XVII Bruk av tilleggsutstyr Bruk av... Scanner Bruk av... skrivere 167 Part XVIII Internett Internett Part XIX Brukertips Dagens... brukertips 167 Part XX Systembeskrivelse Filstruktur Index 177

6 5 Corrado hjelp 1 Bruke hjelp 1.1 Slik søker du etter et emne i hjelp 1 Klikk kategorien Innhold for å bla gjennom emnene etter kategori. Klikk kategorien Stikkordregister for å få vist en liste over stikkordene, eller skriv inn ordet du søker etter eller rull gjennom listen. Klikk kategorien Søk etter for å søke etter ord eller uttrykk som finnes i et hjelpeemne. 2 Hvis hjelpefilen ikke har en Innholdskategori, klikker du knappen Innhold for å få vist en liste over tilgjengelige emner. Tips! Hvis du vil ha mer informasjon om hvert element i hver kategori, klikker du øverst i dialogboksen og deretter elementet. 1.2 Slik får du hjelp i en dialogboks Klikk på spørsmålstegnet øverst i dialogboksen, og klikk elementet du vil ha informasjon om. Klikk inne i pop-up-vinduet for å lukke det. Hvis dialogboksen ikke har spørsmålstegn knappen, se etter en Hjelp-knapp, eller trykk F1. Tips! Hvis du vil skrive ut eller kopiere informasjonen i et pop-up-vindu, klikker du med høyre museknapp inne i det, og velger Skriv ut emnet. En annen måte å få hjelp om et element på skjermen på, er å klikke området du vil ha hjelp om, med høyre museknapp og deretter velge Hva er dette? 1.3 Slik kopierer du informasjon fra et emne i Hjelp 1 Velg Kopier under Alternativer eller Rediger-menyen og klikk deretter Kopier. Du kan også klikke med høyre museknapp inne i emnet eller pop-up-vinduet. 2 Plasser markøren der du vil sette inn informasjonen. 3 Velg Lim inn på Rediger-menyen. Tips! Hvis du bare vil kopiere en del av et emne, merker du delen som skal kopieres før du velger kommandoen Kopier.

7 Bruke hjelp Slik skriver du ut et emne i Hjelp Velg Skriv ut emnet under Alternativer, eller klikk Skriv ut emnet. Du kan også klikke med høyre museknapp inne i emne, og deretter klikke Skriv ut emnet. Tips! Du kan skrive ut en gruppe beslektede emner ved å merke en bok i kategorien Innhold og deretter klikke Skriv ut. Hvis du vil skrive ut hjelpen i et pop-up-vindu, klikker du med høyre museknapp inne i popup-vinduet og velger deretter Skriv ut emnet. 1.5 Generelt om Quick Start i hjelpefilen Quick Start er først og fremst rettet mot de elementer som inngår i Corrado salgsmodul, selv om alle funksjonene naturligvis også er en del av Corrado Total. For informasjon om TOLFI-delen (Tilbud, ordre, lager, faktura, innkjøp) i Corrado Total henviser vi derfor til øvrige områder i hjelpefilen som omhandler disse temaene. 2 Installasjon 2.1 Systemkrav Corrado har følgende minimumskrav til maskinvare og operativsystem: Pentium 200 Mhz 100 MB ledig harddisk 64 MB RAM Windows 95 ver b eller nyere NT 4.0 eller nyere Dokumentproduksjon med basis i dokumentmaler baserer seg på bruk av Microsoft Word 97 eller nyere. Ved Novellinstallasjoner må partisjonen som du installerer på støtte lange filnavn. For å legge inn dette benytter du kommandoen "Add name space". Corrado benytter det oppsett av skrivere som er definert under windows, og programmet baserer seg i utgangspunketet på bruk av laser- eller blekkskrivere. Matriseskriver anbefales ikke. Regionale innstillinger i kontrollpanel: Datoformat: dd.mm.åååå Datoskilletegn:. (punktum) Desimaltegn:, (komma)

8 7 Corrado hjelp Corrado benytter MAPI standarden, og programmet baserer seg på at det er Microsoft Exchange eller Outlook som er satt opp som MAPI-server. Som bruker forholder du deg forøvrig kun til grensesnittet i Corrado når du sender og mottar e-post. For å kunne motta telefax direkte i Corrado må faks programvaren være MAPI basert. 2.2 Installasjon av programmet Installasjonsprosedyre: 1. Sett inn CD platen i CD spilleren på maskinen 2. Dobbeltklikk på CD spiller ikonet i "Min datamaskin" 3. Dobbeltklikk på programmet "Setup.exe" 4. Følg instruksjonene på skjermen Spesielt viktig ved nettverksinstallasjon Alle maskiner i nettverket må starte Corrado.exe fra nøyaktig samme bokstav og sti, f.eks. G:\Corrado, ellers vil kun føstemann som logger inn få tilgang til databasen Spesielt viktig ved Peer to Peer nettverk På den maskinen som skal være både server og arbeidsstasjon samtidig må følgende oppsett endres i BDE administrator i kontrollpanelet: Velg Configuration->System->INIT og sett LOCAL SHARE til TRUE Dette gjelder alle operativsystemer (95/98/NT) 2.3 Nødvendige tiltak etter installasjon For at Corrado skal kunne fungere i nettverk (flerbruker) må følgende gjøres: Gå inn i BDE Administratoren i Kontrollpanelet på hver enkelt arbeidsstasjon (PC) og oppdater følgende:

9 Installasjon 8 Disse innstillingene anbefales også selv om du kjører en lokal enbruker! 2.4 Innlogging Corrado startes ved å dobbeltklikke på iconet som ligge på skrivebordet, eller ved å velge Start / Programmer / Corrado / Corrado fra oppgavelinjen i windows. Fra innloggingsbildet bestemmer du hvorvidt du vil logge på en eksisterende klient eller opprette en ny klient.

10 9 Corrado hjelp Innlogging på eksisterende klient er avhengig av at du benytter initialer og passord som er registrert under Innstillinger / brukere. Når du trykker på Logg inn knappen vil oppstartsprosedyren iverksettes, og i mellomtiden vil du få frem et skjermbilde som informerer deg om ulike versons og lisenorbitsata i tillegg til hvor mange bruker som er pålogget. Velger du Ny klient vil du få frem en veiviser som tar deg gjennom oppsettet av Corrado for denne nye klienten. 2.5 Lisensiering Corrado er et lisensiert produkt, og ut fra lisenskoden får man tilgang til de moduler man har kjøpt, og de antall brukere som er meldt inn. Første gang du logger på en klient i Corrado etter installasjonen vil du få opp dette skjermbildet:

11 Installasjon 10 Her må du legge inn de lisensopplysningene som du har fått tildelt på lisensbrevet når du kjøpte programmet. Dersom installasjonen kun gjelder en demoverson kan du bare trykke ok med de foreslåtte verdiene. Lisensopplysningene kan på et hvilket som helst tidspunkt endres inne i programmet under området Fil/Administrator/Lisensopplysninger, noe som vil være aktuelt dersom du oppgraderer fra Corrado salgsstøtte til Corrado Total, eller fra demolisens til ordinær lisens. 2.6 Avinstallering Dersom du ønsker å avinstallere Corrado kjører du prosedyren "Legg til / fjern programmer fra kontrollpanlet på maskinen. Dette vil avinstallere programmet, men ikke din(e) database(r). For å fjerne alt, må du åpne Windows Utforsker og slette den katalogen der programmet ditt var installert inklusive alle underkataloger. 3 QUICK START 3.1 Viktig informasjon om Quick Start Generelt

12 11 Corrado hjelp Programmet Corrado gir deg full oversikt over dine kunder, forretningsforbindelser, venner og bekjente, samt aktiviteter mot disse. Dette programmet samler all informasjon på ett sted, og ved bruk av de mulighetene som ligger i programmet, vil dine daglige arbeidsoppgaver og gjøremål kunne forenkles vesentlig. Ved hjelp av Corrado kan du på en enkel og grei måte ajourholde et komplett kunde og adresseregister, motta og sende brev, sende telefax eller e-post til enkeltpersoner og utvalg, holde styr på dine avtaler og møter, få oversikt over dine telefonsamtaler, administrere prosjekter, samt følge opp dine potensielle kunder som prospekt. I tillegg har du mulighet for direkte tilgang til internett fra alle arkivkort. For at du skal kunne komme raskt i gang med å bruke Corrado har vi i denne Quickstarten konsentrert oss om å informere om de enkleste og mest grunnleggende funksjoner innenfor ovennevnte bruksområder. Har du behov for mer detaljerte forklaringer henviser vi til de ulike emnene som ligger i øvrige deler av denne hjelpefilen. Før du går i gang Før du begynner å bruke Corrado forutsetter vi at du har fulgt retningslinjene for installasjon og ivaretatt nødvendige tiltak etter installasjonen som er beskrevet i emnet om installasjon. Vi anbefaler at du leser gjennom hele Quick Start før du selv begynner å registrere data, slik at du kan danne deg et bilde av programmets funksjonaliteter og virkemåte. Dersom du har opprettet en ny klient i tillegg til Demofirma-klienten som følger med installasjonen, må du spesielt huske på å registere nødvendige grunndata som du finner i Corrado under menyen Fil/innstillinger og Fil/lokale innstillinger. QUICK START inneholder informasjon om følgende emner: Arkivkort og utvalg Overblikk Corrado Utskrifter Klienter i Corrado Grunndata og innstillinger Avtaleboken Oppgavelisten Brev og telefax E-post Salg / prospekt Prosjekt Telefon Ordforklaringer / definisjoner 3.2 Arkivkort og utvalg Utgangspunktet for all informasjon og kommuniksjon i Corrado er arkivkortet og utvalgsfunksjonen.

13 QUICK START 12 Av type kan arkivkortet være en kunde, en leverandør, en samarbeidspartner, en venn eller lignende, og Informasjonen i hovedbildet vises i form av en Arkivkort-liste eller Arkivkortdetaljer. Arkivkort-listen gir deg en ryddig og informativ oversikt over de arkivkortene som du har registrert i databasen, og det er denne listen du velger fra når du for eksempel skal gjøre noe med eller mot en kunde. I Arkivkort-detaljer registrerer du bl.a. navn, adresse, gruppetilhørighet og økonomisk informasjon, samt type- tilhørighet som kunde, leverandør, prospekt, forretningsforbindelse eller venn osv.

14 13 Corrado hjelp Den informasjonen som du finner under fanene Kontakter, Dokumenter, Telefonlogg, Oppfølging og Prospekt gjelder spesifikt for det arkivkortet som er aktivt. Ytterligere detaljer om arkivkortets funksjonaliteter finner du under hjelpefilens tema om Arkivkort Utvalg Ved hjelp av den særdeles nyttige utvalgsfunksjonen som ligger i Corrado, har du mulighet for å velge ut spesiell informasjon innenfor et område som du vil se på eller bruke som grunnlag for videre behandling i systemet. I arkivkortlisten har du vanligvis ulike typer av arkivkort som kunder, leverandører, samarbeidspartnere, venner osv. Hvis du bare ønsker å få en oversikt over alle arkivkort som er av typen kunder, kan du benytte utvalgsfunksjonen for å få til dette. Et eksempel kan være at du ønsker å sende et spesielt tilbud til alle kunder i Oslo. For å velge ut akkurat disse kundene blant alle dine registrerte arkivkort velger du først Utvalg/Lag utvalg fra menylinjen, hvorpå du setter betingelser for hvilke arkivkort utvalgsfunksjonen skal velge ut.

15 QUICK START 14 I dette tilfellet må du velge at feltet Type skal ha feltverdien Kunde, og feltet Poststed skal ha feltverdien Oslo. Etter at utvalget er laget, vil du finne bare disse arkivkortene i hovedbildets arkivkortliste, og når du så aktiverer funksjonen for å sende brev (Nytt dokument) til et utvalg, vil det bli produsert et brev til hver av arkivkortene som er med i dette spesielle utvalget. Informasjon om hvilket av dine forhåndsdefinerte utvalg som til enhver tid er aktivt kan du forøvrig se i overskriften på den enkelte funksjon. Alle utvalg kan lagres, slik at de kan hentes frem igjen senere uten at du er nødt til å lage utvalget på nytt. Hvilke utvalg som er laget kan du lett få oversikt over og tilgang til ved å velge Utvalg på "Outlook-baren" til venstre i hovedbildet på Corrado. Alle arkivkort som tilfredstiller kravene i utvalgene du lager vil automatisk bli med i utvalget. På denne måten slipper du å tenke på dette når du registrerer nye arkivkort. Ytterligere informasjon om hvordan du skal lage et utvalg finner du i hjelpefilen under emnet Lage utvalg av dataene dine.

16 Corrado hjelp Overblikk Corrado Det første skjermvinduet du kommer til når du starter Corrado kalles hovedbildet. Med dette vinduet som utgangspunkt har du tilgang til alle funksjoner og informasjon som ligger i i Corrado på en enkel og oversiktlig måte. 3.4 Utskrifter Utskrifter i Corrado iverksettes generelt ved å klikke på skriver-knappen eller trykker Ctrl+P, hvorpå du får frem et vindu for valg av utskrift. i verktøylinjen

17 QUICK START 16 Dette vinduet vil variere i utforming alt ettersom hvilke funksjon i Corrado som er aktiv når du trykker på skriver-knappen. Eksempelvis vil dette vinduet komme frem når du har hovedbildet (F4) som aktivt skjermbilde: Venstre del av skjermbildet vil alltid vise en liste over tilgjengelige rapporter. I høyre delen legger man inn diverse parameter for den valgte rapporten, noe som selvfølgelig vil variere alt etter hvilken rapport du har valgt. Du kan velge visning av rapporten på skjerm før du skriver den ut, ved å avmerke boksen nederst i venstre hjørne på bildet. Corrado benytter det oppsettet av skrivere som er definert i windows, og alle rapporter vil derfor bli skrevet ut på den skriveren som velges under knappen Velg skriver. Mer informasjon om utskrifter fra de enkelte funksjonene i Corrado finner du under de øvrige emnene i hjelpefilen. Eksempel på utskriftsbildet fra tilbud/ordre/faktura/bestillings bildet (F7):

18 17 Corrado hjelp Her vil Corrado huske for hver enkelt type dokument hvilken skriver og skuff som skal benyttes. Eksempel på utskriftsbilde fra Varekartotek (F5): 3.5 Klienter i Corrado Hva er en klient I Corrado opererer vi med betegnelsen klienter, og som eier av en Corradolisens du kan opprette så mange klienter du vil. En klient er å forstå som den aktuelle databasen som det jobbes på i øyeblikket, og som da

19 QUICK START 18 nødvendigvis inneholder de kundedataene som gjelder for det valgte firmaet. Klienten vil altså være det Corradoprogrammet som er aktivt på skjermen til enhver tid. Sammenligningsvis kan du i et regnskapsprogram føre regnskap på ulike klienter basert på det samme programmet. Navnet på den aktive klienten vil forøvrig alltid stå øverst oppe i venste hjørne i hovedbildet. I dette eksemplet er den aktive klienten (databasen det jobbes på) firmaet Norbits. Hvilke klienter som er opprettet og hvilke som er tilgjengelige, vil du alltid se i innloggingsbildet når du starter Corrado. I eksemplet under er det klienten Demofirma AS som man ønsker å logge inn på, for så å arbeide med i Corrado. Bruk av klienten Demofirma AS Første gang du logger på Corrado vil du i innloggingsbildets liste over klienter se en demodatabase (klient) som heter Demofirma AS. Dette er en forhåndsregistrert database som inneholder en del testdata til demoformål. Ved å logge deg inn på denne klienten kan du se hva slags data som registreres på ulike steder i Corrado, samtidig som du kan prøve deg litt frem på ulike funksjoner før du går i gang med å registrere data på din egen klient. Hvordan lage din egen klient Opprettelse av en ny klient i Corrado iverksettes alltid fra innloggingsbildet som du får frem når du starter Corrado.

20 19 Corrado hjelp Ved å klikke på knappen Ny klient vil det bli startet en veiviser som tar deg gjennom de ulike skjermbildene for registrering av opplysninger på den nye klienten. Når veiviserfunksjonen er avsluttet vil den nyopprettede klienten vises på innloggingsbildet sammen med de andre klientene, hvorpå du da har mulighet til å velge den aktuelle klienten på listen og logge deg inn. Initialer og passord vil da være i henhold til de data som du valgte å benytte når du registrerte opplysninger om dette i veiviseren. 3.6 Grunndata og innstillinger Fra menyvalget Fil/innstillinger aktiverer du følgende skjermbilde. Her må du registrerere alle nødvendige data som vil danne grunnlaget for senere bruk og valgmuligheter innenfor de ulike funksjonene i Corrado. Ønsker du for eksempel å tilordne en kunde til en spesiell kundegruppe ved registering av arkivkort, må du først registrere alle de forskjellige kundegruppene som du vil

21 QUICK START 20 velge fra her under innstillinger. For detaljer om de enkelte innstillingsmulighetene henviser vi til hjelpefilens øvrige emner under innstillinger 3.7 Avtaleboken Øverst til høyre i Corrados hovedbilde finner du Dagens gjøremål som viser en oversikt over hva som er registrert i avtaleboken på valgt dag. Ved å dobbeltklikke i Dagens gjøremål.aktiverer du selve Avtaleboken hvor du får oversikt over møter og avtaler som du oppretter og endrer. Nederst i Avtaleboken ser du forøvrig alle avtaler som ikke er utført, uavhengig av hvilke arkivkort avtalen gjelder for.

22 21 Corrado hjelp Avtaler opprettes i systemet ved markere tidsområdet avtalen gjelder for i vinduet for avtalebok med musen, hvorpå du kommer automatisk inn i vinduet for avtale hvor detaljinformasjon om denne avtalen registreres.

23 QUICK START 22 Ytterligere informasjon om bruk av avtaleboken finner du i hjelpefilens tema Avtalebok. 3.8 Oppgavelisten Oppe til høyre i Corrados hovedbilde, sammen med fanen for dagens gjøremål og samtalelogg finner du også Oppgavelisten.

24 23 Corrado hjelp I oppgavelisten, kan du registrere oppgaver og gjøremål som i utgangspunktet ikke er tidfestede. (Huskeliste) Oppgavelisten fungerer også som "Gule lapper" på en slik måte, at dersom du registrerer en oppgave med en annen brukerkode enn din egen, så vil oppgaven komme opp på den andre brukeren's oppgaveliste, samt melding om dette. Registrering eller endring av en oppgave utføres via et eget skjermbilde som du får frem ved bruk av knappene Ny eller Endre. Fra dette vinduet kan du også overføre oppgaver direkte til avtaleboken på et senere tidspunkt dersom dette er ønskelig. Flere detaljer finner du under hjelpefilens emne Avtalebok - Oppgaver

25 QUICK START Brev og telefax I corrado kan du produsere brev eller grunnlag for telefax på meget anvennelig måte via dokumentbehandlings - funksjonen Nytt dokument. Alle dokumentene lagres forøvrig under dokumentfanen på det enkelte arkivkort som er valgt som referanse. Alle brev som skal produseres baserer seg på bruk av dokumentmaler i form av det maldokumentet som er valgt, (sml. Microsoft Word) og du kan ha så mange dokumentmaler som du ønsker. Se forøvrig under emnet Lage/endre maler for mer informasjon om utarbeidelse av maler. Dokumentbehandlingen har en innebygget flettefunksjon mot Microsoft Word som gjør at brev og dokumenter kan flettes til enkeltpersoner/firma eller til et forhåndsdefinert utvalg fra arkivkortlisten. Se emnet Lage utvalg avdataene dine for nærmere beskrivelse av utvalgsfunksjonen. Nytt dokument kan aktiveres på flere ulike måter fra hovedbildet i Corrado, alt ettersom hva du synes er mest hensiktsmessig for din arbeidsmåte. Ved å bruke tastaturkombinasjonen CTRL+F3 eller Funksjoner / Nytt dokument fra menylinjen aktiverer du skjermbildet for nytt dokument basert på det arkivkortet du står på. Dersom du ønsker å få oversikt over alle eksisterende dokumenter på kunden før du aktiver funksjonen for nytt dokument, velger du aktuell kunde i arkivkortlisten og klikker på fanen Dokumenter. Her peker du på ett fritt valgt dokument, for deretter å velge Nytt dokument fra hurtigmenyen som aktiveres med høyre museklikk.

26 25 Corrado hjelp Når alle data og kriteria er lagt inn trykker du på Lag dokument som så produserer brevet i Microsoft Word hvor det er klart for innholdsmessig teksteditering. NB! Når du fletter brev til alle arkivkort i et utvalg må maldokumentet som benyttes være redigert på forhånd, i det flettefunksjonen produserer et ferdig brev til hver av arkivkortene i utvalget. Dette kan du sammenligne med flettefunksonen i Microsoft Word hvor malen i Corrado vil være hoveddokumentet, og datakilden er Corrados navn og adresseinformasjon fra de arkivkortene som er i utvalget E-post Ved hjelp av Corrados e-postsystem kan du både sende og motta e-post på en enkel måte, og alle e-postsendingere vil bli lagret under dokumentfanen på det enkelte arkivkort som er valgt som referanse. Dersom du i tillegg ønsker å knytte meldingen til et prosjekt har du mulighet for dette fra samme sted. Corrado baserer seg på at det er Microsoft Exchange eller Outlook som er satt opp som e-post-server på maskinen. Som bruker forholder du deg forøvrig kun til grensesnittet i Corrado når du sender og mottar e-post. For å kunne motta telefax direkte i Corrado må Microsoft fax være satt opp som telefaxsoftware. Sende e-post E-post kan sendes til enkeltpersoner/firma eller til et forhåndsdefinert utvalg fra arkivkortlisten. Se forøvrig emnet Lage utvalg avdataene dine for nærmere orientering om utvalgsfunksjonen. For å sende e-post aktiverer du først funksjonen Nytt dokument, hvorpå du velger e-post og legger inn dine aktuelle data og kriteria.

27 QUICK START 26 Nytt dokument kan du hente frem på flere ulike måter fra hovedbildet i Corrado, alt ettersom hva du synes er mest hensiktsmessig for din arbeidsmåte. Du kan bruke tastaturkombinasjonen CTRL+F3, velge Funksjoner / Nytt dokument fra menylinjen eller klikke høyre musetast når du peker på en kontaktperson, for deretter å velge Send e-post. Mer informasjon om e-postsendinger finner du under hjelpemanualens emne Sende e-post. Motta e-post Skjermbildet for innkommet post og telefax aktiverer du ved å trykke på knappen ved å trykke på tastaturknappen F8. eller

28 27 Corrado hjelp I dette bildet leser du og administrerer all innkommet e-post og telefax, og ved å høyreklikke på en e-postmelding kan du velge mellom ulike måter å bearbeide denne meldingen på. Corrado arkiverer i utgangspunktet all innkommet e-post automatisk på gjenkjent arkivkort, men dette kan overstyres ved behov. Se forøvrig under emnet Motta e-post i hjelpefilen for nærmere detaljer 3.11 Salg / prospekt Ved hjelp av Corrados prospektfunksjon ivaretar du alle de behov du måtte ha når det gjelder å følge opp og administrere potensielle salg mot en kunde. Hvilke prospekt som er registrert på kunden til enhver tid finner du under det aktuelle arkivkortets fane for Prospekt:

29 QUICK START 28 I detaljbeskrivelsen, som du forøvrig får frem ved å velge fra hurtigmenyen på høyre musetast, legger du inn spesifikasjoner for hvert enkelt prospekt som du skal jobbe med. For hvert enkelt prospekt som legges inn registeres det automatisk en avtale i avtaleboken i henhold til neste oppfølgingsdato for prospektet, noe som du finner igjen under arkivkortets Oppfølgingsfane. Eventuelle kriteria for påminnelse og andre parametere for avtalen gjør du forøvrig i avtaleboken etter at prospektet er registrert. Dersom du aktiverer knappen fra Prospektfanen, vil du få du frem en funksjon som gir deg full oversikt over alle potensielle salg som du har registrert i Corrado uavhengig av arkivkort.

30 29 Corrado hjelp Eventuelle utskrifter som viser oversikt over potensielle salg aktiveres ved å benytte skriverknappen når du står i hovedbildet. Ytterligere detaljer om prospekthåndtering finner du i hjelpefilens emne Arkivkort - Prospekt 3.12 Prosjekt I corrado har du tilgang til en enkel prosjektmodul hvor du ivaretar informasjon om opprettede prosjekter, samt hvilke aktiviterer som inngår i de ulike prosjektene. Prosjektmodulen aktiveres ved å velge Prosjekter fra Menyvalget Kartotek, eller ved å bruke tastaturkombinasjonen SHIFT+F5. I prosjektlisten for Corrado salgsstøtte får du opp en oversikt over hvilke prosjekter du har opprettet i systemet, samt hvilke aktiviter som er knyttet til det enkelte prosjekt i form av dokumenter, avtaler og telefonsamtaler. De enkelte aktivitetene knytter du forøvrig opp mot et prosjekt når du registrerer avtaler, lager brev, sender e-post eller logger telefonsamtaler.

31 QUICK START 30 Under fanen Prosjekt detaljer registrerer og endrer du informasjon om det enkelte prosjekt, hvor prosjektkoden er den informasjonen som fremkommer som prosjektopplysning når du ser på de enkelte aktivitetene i Corrado. På samme måte som med de andre funksjonene i Corrado kan du lage utvalg og rapporter når prosjektvinduet er aktivert. Se forøvrig under hjelpefilens hovedemne Prosjekt for flere detaljer Telefon Forutsetninger og innstillinger Bruk av telefonimulighetene som ligger i Corrado forutsetter at alle hardware og software komponenter fra telefonleverandøren er implementert, og at alt oppsett som hører til under lokale innstillinger - telefon TAPI er etablert. Hvis du har en ISDN telefon som støtter standard TAPI-funksjonalitet kan alle telefonersamtaler registreres automatisk i Corrado. Dette gjelder både besvarte og ubesvarte telefoner. (kun ubesvarte når du sitter i annen samtale) Forutsetningen for at TAPI-funksjonaliteten skal fungere i Corrado er at telefonleverandørens TAPI-driver inneholder nødvendige instruksjoner som styrer utveksling av denne type informasjon. Som et alternativ til TAPI kan du også benytte ISDN-telefoner fra ASCOM som ivaretar telefoni-funksjonaliteten ved hjelp av telefon-adapter/pc Dialer.

32 31 Corrado hjelp Under innstillinger bestemmer du selv hvilke muligheter som skal være gjeldende for din telefonkommunikasjon. Dette omfatter hvilke samtaler som skal loggføres, på hvilke måte de skal registreres i systemet. Detaljer vedrørende de enkelte innstillingsfunksjonene finner du under hjelpefilens emne Lokale innstillinger - telefon TAPI. Operativ bruk av telefon Når valg av aktuelle innstillinger er foretatt kan du ta i bruk Corrado som ditt personlige kommunikasjonssenter for telefoni. For å aktivere ringe ut - funksjonen trykker du på knappen, bruker hurtigtasten F6, eller velger Ring ut fra menyvalget Telefoni. Alle innfallsvinkler resulterer i skjermbildet med nummertastatur, hvorpå du aktiverer samtalen som på en vanlig telefon.

33 QUICK START 32 Du kan også ringe direkte tilbake på et nummer som er registrert i samtaleloggen ved å dobbeltklikke på ønsket nummer i listen samtalelogg. Enten du ringer ut, eller det kommer inngående samtaler, får du frem et skjermvindu som fungerer som kommunikasjonsport for pågående samtaler.

34 33 Corrado hjelp Når du avslutter samtaler vil du få frem ulike muligheter for logging, alt etter hva du har bestemt av oppsett for telefonifunksjonen under innstillinger. Ytterligere detaljer om bruk av telefon finner du i hjelpefilens emne Praktisk bruk av telefoni Ordforklaringer / definisjoner Arkivkort Arkivkortet er det området i Corrado hvor du registerer navn, adresse, gruppetilhørighet og økonomisk informasjon, samt typetilhørighet som kunde, leverandør, prospekt, forretningsforbindelse eller venn osv. Informasjon om arkivkortet vises i form av en oversiktsliste eller detalj-informasjon. Database En samling med data som er organisert på en slik måte at det er enkelt å hente ut de dataene man ønsker. Klienten Demofirma AS er er eksempel på en database i Corrado. Klient En klient er å forstå som den aktuelle databasen som det jobbes på i øyeblikket, og som da nødvendigvis inneholder de arkivkortdataene som gjelder for det valgte firmaet eller den aktuelle foreningen. Klienten vil altså være den databasen som er aktiv på skjermen til enhver tid. Sammenligningsvis kan du i et regnskapsprogram føre regnskap på ulike klienter basert på det samme programmet. Utvalg Utvalgte data fra en database, hvor alle dataene i utvalget tilfredstiller gitte kriteria. Dette kan for eksempel være at arkivkortlisten skal vise alle arkivkort i en Corrado-klient hvor navnet skal begynne på A. 4 Innføring 4.1 Før du tar i bruk Corrado Kodeverk og generelle innstillinger må være utfylt før du starter registrering i Corrado. En del parameter vil være utfylt ved installasjon, men som kunde må du ta stilling til om standardverdiene passer din organisasjon og ditt bruk av Corrado. Detaljer om dette finner du i hjelpefilen under hovedemnet Grunndata / innstilinger

35 Innføring Hovedbildet Applikasjonsvinduet er hovedbildet i Corrado, og alle hovedaktiviteter i Corrado starter fra et arkivkort. Herfra velger du funksjoner og moduler du vil jobbe med via menylinjen, knapperaden, "Outlook-baren" eller ved å klikke på de enkelte fanene. Du kan også benytte tastaturet for enkelte handlinger ved hjelp av Hurtigtaster, noe som også vises i de enkelte menyene. I hovedbildet her ser du arkivkort listen med både kunder, leverandører og evt. personlige arkivkort samlet. Fra denne listen kan du forøvrig kan lage dine egne utvalg slik at du kun ser enkelte arkivkort i listen.

36 35 Corrado hjelp I Venstre del av bildet finner du "Outlook-baren" som via ulike knapper gir deg direkte tilgang til de ulike hovedfunksjonene i Corrado. Trykker du på knappen Utvalg vil du få opp knapper som gir deg direkte tilgang til alle utvalg som du har laget I høyre del av bildet ser du dagens gjøremål hentet fra avtaleboken. Her kan du forøvrig velge om Avtaleboken, Oppgavelisten eller Samtaleloggenskal vises. I nedre del av bildet finner du en rekke faner som alle gjelder det aktive arkivkortet du har merket i arkivkort listen. Her finner du bl.a. liste over kontaktpersoner, ordre/faktura på en kunde (eller bestillinger for en leverandør) samt faner for timeregistrering, dokumenter, telefonlogg, oppfølging og prospekt for det aktuelle arkivkortet. Husk at du alltid må stå på/merke riktig arkivkort før du gjør endringer i fanekortene. 4.3 Generelt om registrering Registrering i Corrado skjer direkte i de ulike skjermbildene. Det skjermbildet eller den delen av skjermbildet som du jobber i er det som blir oppdatert. Du kan se hvilket skjermbilde som er aktivt på statuspanelet nederst i Corrado:

37 Innføring 36 I eksempelet over er det kontaktpersoner i kundebildet som er aktivt. I enkelte tilfeller er det nødvendig å lagre før du kan fortsette å legge inn data, noe som for eksempel gjelder arkivkort og kontaktpersoner. Du må lagre et nytt arkivkort før du kan begynne å legge inn kontaktpersoner, og du må lagre kontaktpersoner før du kan begynne å legge inn telefonnummer, visittkort osv. Lagre gjør du enten ved å trykke på lagre ikonet på verktøypanelet, eller ved å trykke Ctrl+S. Dersom du flytter til en annen post vil Corrado lagre endringer automatisk eller spørre om du vil lagre endringene. Du kan avbryte endringer ved å tykke på ikonet eller lese posten på nytt ved trykke ikonet. Slette en post gjør du ved å trykke eller trykke Ctrl+D. 4.4 Menylinjen Nedenfor følger en detaljert oversikt over hvilke funksjoner og muligheter som ligger under menylinjen i Corrado: Fil menyen:

38 37 Corrado hjelp Rapporter gir deg tilgang til Rapportgenerator, Beslutningsstøtte og Formular-redigering. Administrator inneholder funksjoner for Import og Eksport, samt funksjon for endring av lisensopplysninger. Rediger menyen: Vis menyen: Fra denne menyen kan du slå på/av elementer i skjermbildet. Hvis du er en nybegynner kan du for eksempel slå av elementer for å vise mindre informasjon i bildet.

39 Innføring Kartotek menyen: Funksjoner menyen: Utvalg menyen: Telefoni menyen: Vindu menyen: 38

40 39 Corrado hjelp Hjelp menyen: Det er forøvrig viktig å være klar over at de fleste funksjoner kan utføres på flere måter: Ved å velge funksjonen fra en meny Ved å klikke på en knapp Ved å taste en tast-kombinasjon på tastaturet (hurtigtaster)

41 Innføring 4.5 Knapperaden/Verktøylinjen Øverst i hovedbildet på Corrado finner du knapperaden. De enkelte knappene har følgende funksjon: Lage en ny post Lagre posten Utskrifter for dette skjermbildet Avbryte endring av posten Les posten på nytt (oppdater / refresh) Slette en post Søke etter en post Bla bakover til forrige post Bla fremover til neste post Arkivkort Vareregister Tilbud, ordre, faktura, innkjøp Avatalebok Post og fax Vise kalkulatoren Hjelp Ring ut Legg på Statuslinjen [[[ENDKEEPN]]] 40

42 Corrado hjelp Statuslinjen Statuslinjen er delt inn i 4 seksjoner. Første seksjon: Når du holder musen over et objekt eller en meny ser du hjelpetekst her Andre seksjon: Knapperaden / verktøylinjen gjelder den tabellen som er aktiv (Dette er forøvrig en informasjonen du kan benytte som referanse ved en evt. henvendelse om programproblemer) Tredje seksjon: Initialer til pålogget bruker Fjerde seksjon: Dato og klokkeslett

43 Innføring 4.7 Hurtigtaster Funksjon Hurtigtast Abonnementsordre F11 Arkivet (hovedbildet) F4 Avslutt Ctrl + Q Avtaleboken F9 Detaljer (arkivkort/varer) F3 Endre Ctrl + E Finn Ctrl + F Forrige post PgUp Første post Ctrl + PgUp Klipp ut Ctrl + X Kontantsalg F12 Kopier Ctrl + C Lagre Ctrl + S Legg på Ctrl + F6 Lukk Ctrl + W Lim inn Ctrl + V Neste post PgDn Ny Ctrl + N Ny Ordre Ctrl + F5 Nytt dokument Ctrl + F3 Nytt notat Ctrl + F2 Postkasse (E-post/fax m.m.) F8 Ring ut F6 Siste post Ctrl + PgDn Slett Ctrl + D Tilbud/ordre/faktura/bestillingF7 Utskrift Ctrl + P Varer F5 Prosjekter Shift + F Område på menylinje Kartotek Kartotek Fil Kartotek Funksjoner Fil Rediger Rediger Rediger Rediger Kartotek Rediger Fil Telefoni Fil Rediger Rediger Fil Funksjoner Funksjoner Funksjoner Kartotek Telefoni Rediger Fil Kartotek Fil Kartotek Kartotek Hurtigmenyer I Corrado kan du stor grad benytte hurtigmenyer som snarvei for raskt og effektivt få tilgang til ulike funksjonaliteter. Hurtigmenyen kan aktiveres på de fleste steder i programmet ved å klikke på høyre museknapp, og eksempelvis vil du få følgende hurtigmeny når du høyreklikker på en ordrelinje under arkivkortets Ordre/faktura-fane:

44 43 Corrado hjelp Et annet eksempel er hurtigmenyen på kontaktpersoner, hvor du blant annet kan velge å sende e-post direkte til vedkommende. 5 Grunndata 5.1 Systemrutiner Sikkerhetskopiering Sikkerhetskopiering av data kan uføres via Utforsker. Det er en regel som sier at du trenger ikke ta backup oftere enn den mengde data du har råd til å miste. For de fleste av oss så holder det å miste en dags arbeid og du bør derfor ta backup hver dag. Siden man ikke alltid oppdager eventuelle problemer som skulle oppstå med databasen, er det i tillegg lurt å rullere et sett med backup-taper, f.eks. en pr. ukedag. Da har man til enhver tid mulighet å gå tilbake en uke for å gjennvinne data. For å ta backup av alle dataene i Corrado tar du backup av data-mappen (med tilhørende undermapper). Data mappen ligger i rot katalogen sammen med Corrado.exe.

45 Grunndata 44 For å ta kopi av en enkelt klientmappe begrenser du backup til å gjelde dataene som ligger under C:Programfiler\f18"klientnavn" Se forøvrig emnet filstruktur 5.2 Innstillinger Generelt Generelle innstillinger/nummerserier må være utfylt før du starter registrering i Corrado. Dette gjøres ved å velge Fil / Innstillinger fra hovedbildet.

46 45 Corrado hjelp En del parameter vil være utfylt ved installasjon, men som kunde må du ta stilling til om standardverdiene passer din organisasjon og ditt bruk av Corrado. I hjelpeområder under Innstillinger vil du finne beskrivelser av de enkelte skjermbilder, og hvilke feltverdier du må ta stilling til før du tar i bruk programmet. Spesielt om datoformat Det er viktig at man benytter "." (punktum) som datoskilletegn i kontrollpanelet på datamaskinens regionale innstillinger. Oppdatering av koder I kodelistene kan du legge til nye verdier, endre og slette etter behov. Forsøk å definere så mange varianter som du trenger før du starter registrering i Corrado. Du kan alltid legge til nye etterhvert som nye behov oppstår, men vær forsiktig med å slette og endre koder/verdier etter at programmet er tatt skikkelig i bruk. Endrer du en kodelinje her, endres også verdien tilsvarende på de enkelte registreringer som allerede er gjort i Corrado. Bla-piler for å hente frem første, forrige, neste og siste post.

47 Grunndata 46 Klikk plusstegnet for å legge til en post, minus for å slette en post, og pilen for å aktivere mulighet for endring av en post. Når du endrer tekst/verdi på en post kan du lagre endringen med et klikk på haken, kansellere endringen ved å klikke krysset, eller oppdatere kodelisten med nye verdier ved å klikke på oppdateringspilen Firmaopplysninger I skjermbildet fyller du inn informasjon om ditt firma. Verdier herfra overføres bl.a. på giroblanketter, standardbrev og andre utskrifter.

48 47 Corrado hjelp Nummerserier Når Corrado installeres settes nummerseriene til forhåndsdefinerte verdier i.h.t. norsk standard. I feltene ser du hvilket nummer neste ledige registrering vil begynne på. NB! Nummerseriene må aldri settes til en lavere verdi, da det kan kollidere med eksisterende data. Før du begunner å bruke systemet definerer og registrerer du hvilke nummerserier du vil benytte. Dersom du allerede har en eksisterende nummerserie i ditt manuelle eller elektroniske system, må du ta stilling til om du ønsker å forsette denne nummerserien, eller starte en ny. Kundenr Alle kunder tildeles fortløpende et kundenr. ved registrering. Kundenummer = Reskontronummer i kundens arkivkort. Leverandørnr Alle leverandører tildeles fortløpende et leverandørnr. ved registrering. Leverandørnummer = Reskontronummer i leverandørens arkivkort. Automatisk kunde og leverandørnummer Kryss av for om du ønsker at leverandørnummer skal tildeles automatisk, eller at brukeren selv skal registrere dette. Ordrenr Velg nummerserie for ordre. Faktura nr Velg nummerserie for faktura. Kontantnota nr: Velg nummerserie for kontantfakturaer. NB! Denne serien må ikke kollidere med fakturanummerserien, da dette vil kunne skape problemer ved import til et regnskapssystem.

49 Grunndata 48 Generell ID nr Som du ser i feltbeskrivelsen kan denne nummerserien ikke endres eller settes tilbake. Nummerserien er til bruk for Corrado Diverse Merk av hvis du vil at Corrado skal melde fra dersom en ordre medfører en overskridelse på kundens kredittgrense ved ordreregistrering. Kredittgrense registreres i kundens arkivkort under fanen Økonomi. Dersom du vil at Corrado skal foreslå bestilling av varer som mangler, avmerker du dette her. Da forteller man systemet at det skal foreslås automatisk bestilling av varer som lagerstyres ved ordreinnlegging dersom lageret er tomt. I Corrado har du mulighet for å endre fakturaer. Dette forutsetter at boksen Skal fakturaer kunne endres er avmerket her under innstillinger. NB! Dersom ordreregistreringsbildet (TOLFI-vinduet) er aktivt når du endrer denne innstillingen, må TOLFI-vinduet lukkes og evt. re-åpnes før denne funksjonaliteten aktiveres. KID-nummer

50 49 Corrado hjelp I den nederste seksjonen under Diverse-fanen må du lage et oppsett av KID-nummeret som du har mulighet for å benytte i forbindelse med fakturering. Velg felttype og bestem verdi eller antall posisjoner for felttypen. For fast verdi benyttes Verdi-feltet. For kundenummer og fakturanummer benyttes feltet for Antall posisjoner. Det enkelte feltoppsett overføres til listen på høyre side ved å trykke ">>". Ved å merke en av feltverdiene i listen for så å trykke "<<" fjerner du det aktuelle valget. I oppsettet ovenfor vil KID-nummeret bestå av totalt 14 posisjoner + kontrollsiffer som genereres automatisk. Selve nummeret vil eksempelvis se slik ut på en faktura hvor kundenummer er og fakturanummer er 15444: Dersom du skal benytte KID-nummer på fakturaer må dette feltet også gjøres tilgjengelig på fakturaformularet. Default for feltet er at det er skjult på utskrifter, og du må derfor benytte funksjonen for redigering av standardformularer for å synliggjøre feltet. Husk å benytte OCR-B som font. Generering av kontrollsiffer baserer seg forøvrig på modulus 10.

51 Grunndata Logo Hvis du ønsker firmaets egen logo på alle utskrifter legges den inn her. Kryss av for at logo skal benyttes på utskrifter. Logoen skaleres automatisk til en passende størrelse. Proporsjonene beholdes. NB! Dersom boksen for bruk av logo er avkrysset og du ikke har valgt en logo ved en forglemmelse, vil utskrifter av rapporter gi feil og feilmelding Telefon Hvis du ønsker å benytte en annen teleleverandør enn Telenor, f.eks.. Telia, kan prefikset (1516) legges inn her. Du slipper da å huske dette for hver gang. Et prefiks defineres for en nummerserie. Se forøvrig mer om telefoni under lokale innstillinger Telefon TAPI og Praktisk bruk av telefoni

52 Corrado hjelp Standardtekst på utskrifter Her skriver du eventuelt inn egen standardtekst som vil komme som bunntekst på h.h.v.. ordrebekreftelser, plukklister, pakksedler og tilbud Purringer

53 Grunndata 52 Her registrerer du standardtekster som benyttes på purreutskrifter som betalingspåminnelse, innkassovarsel og inkassokrav. I tillegg kan du legge inn antall dager som styrer når ovenevnte krav skal sendes ut, samt evt. gebyrer på disse. Mer informajon om purrerutiner finner du under emnet Tilbud/ordre/faktura/bestillingPurringer Factoring Dersom du benytter K-finans som factoringselskap må du registrere tildelt klientnummer og Debitors FCI-nr. Ved eksport av data til K-finans vil disse dataene følge med eksportfilen som kundeidentifikatorer.

54 53 Corrado hjelp Betalingsbetingelser Her kan du endre eller legge til alle de forskjelling betalingsbetingelsene som er aktuelle for ditt firma. Dette er de kategoriene du velger fra når du senere skal definere betalingsbetingelse under økonomi-insformasjon for hvert enkelt arkivkort Poststeder Ved installasjon av Corrado følger poststedsregisteret med. Du kan evt. legge til/endre registeret ved behov. Endringer gjøres enten her via menyen innstillinger, eller ved registrering av et ukjent postnummer i arkivkortene. Du får da beskjed om at postnummer er ukjent, og om nummeret skal legges til i poststedsregisteret Kundegrupper I kodelisten definerer du dine egne kundegrupper etter behov.

55 Grunndata 54 Skriv kun navn på gruppen, ID nr. tildeles automatisk. Kundens gruppetilhørighet basert på denne listen registreres på arkivkortetunder fanen Salg. Kundegrupper kan bl.a. benyttes når du senere skal gjøre utvalg i kundelisten, samt ved rapportering, beslutningsstøtte, statistikk og oppsett for rabattmatriser Varegrupper I kodelisten definerer du egne varegrupper ved å legge inn ID nr, navn på varegruppe, evt. undergruppe og salgskonto i hovedbok. Definerte varegrupper kan i vinduet til venstre ordnes hierarkisk ved bruk av Drag and Drop funksjonalitet på samme måte som når du endrer mappestruktur i windows utforsker. Varegrupper benyttes som grunnlag når du senere skal gjøre utvalg i vareregisteret, samt ved rapportering, beslutningsstøtte, statistikk og oppsett for rabattmatriser. Varens gruppetilhørighet registreres i vareregisteret under varedetaljer.

56 55 Corrado hjelp Brukere Ved installasjon registreres første bruker med initialer, navn og passord. Via bildet Fil / Innstillinger / Brukere legger du inn nye brukere. Alle som skal ha tilgang til Corrado må ligge i brukertabellen. Alle som er opprettet som brukere er også automatisk "selgere" i systemet. En bruker kan ikke slettes hvis den er brukt andre steder i systemet Leveringsbetingelser De leveringsbetingelsene som du legger inn her, velger du fra når du skal opprette en ordre.

57 Grunndata Dokument kategorier I denne listen registrerer du de ulike dokument-kategoriene som du vil ha tilgjengelig når du ønsker å tilordre et dokument til en spesiell kategori. Dette gjelder både ved opprettelse av et Nytt dokument, og ved endring av eksisterende dokumenter som ligger under det enkelte arkivkort. ID nummer tildeles automatisk, og feltet Verdi er avsatt forfremtidig bruk Arkivkort typer I Corrado definerer du selv hvilke kategori et arkivkort skal tilhøre. De ulike kategoriene / typene som du registrerer i denne listen er de kategoriene du vil ha å velge fra når du oppretter eller endrer et arkivkort. Eksempelvis velges kategorien Kunde når du oppretter et nytt arkivkort som skal være en ordinær kunde. NB! Du kan ikke endre arkivkorttypene Kunde og Leverandør, da dette har sammenheng med reskontrosystemet. Et arkivkort som som opprettes med kategorien Kunde eller Leverandør kan ikke endres til en annen kategori på et senere tidspunkt. Dersom du ikke er sikker på om en forbindelse kommer til å være en kunde eller leverandør på registreringstidspunktet anbefaler vi at du tilordner arkivkortet en annen kategori, f.eks. prospekt A, inntil dette er avklart. Arkivkort type kan forøvrig benyttes som kriteria når du eventuelt skal lage et utvalgpå arkivkort.

58 57 Corrado hjelp Bransjer Her registrerer du du ulike bransjer som du vil ha mulighet for å knytte til arkivkort (salgsfane) Bransje kan også benyttes som kriteria når du eventuelt skal lage et utvalgpå arkivkort Periode type En viktig forutsetning for å kunne opprette en abonnementsordre er at du på forhånd definerer de ulike periodetypene som du skal benytte. Ved registrering av abonnementsordre vil hver enkelt ordre vil spesifikt knyttet til den periodetypen som du velger, og som opprettes her under innstillinger. NB! Vær oppmerksom på at du kan ikke endre eller slette en periodetype som det er registrert en abonnementsordre på Avtale kategori

59 Grunndata 58 Under avtalekategori registrerer du ulike typer av avtaler som du eventuelt ønsker å benytte som kategoriseringskriteria når du oppretter avtaler i avtaleboken Pot.salg status Her definerer du ulike status som du ønsker å benytte når du skal regsistere potensielle salg under prospekt-fanen på det aktuelle arkivkort. 5.3 Lokale innstillinger Generelt Fra menyen Fil velger du Lokale innstillinger for å hente opp valg som går på innstillinger av den enkelte arbeidsstasjon/pc. Under fanen Generelt bestemmer du kvalitet ved lagring av JPEG-filer, setter parametere for kasseapparat, samt bestemmer hvorvidt du vil se et brukertips hver gang du logger på Corrado. Innstillinger for kasseapparat

60 59 Corrado hjelp I dette bildet velger du COM-port tilkoblinger for kasseskuff og kassedisplay. I feltet for Signal for åpning av skuff legger du inn ACSII-verdiene for signalet, hvor det mest vanlige er koden som indikerer Bell (plingelyd), retur og linjeskift. Dersom andre koder er aktuelle legger du inn ASCII-verdiene fortløpende i feltet på samme måte som i ovennevnte kode Telefon TAPI Under Fil / Lokale innstillinger / Telefoni (TAPI) legger du inn parametere som styrer telefoni - funksjonaliteten i Corrado. Operativ bruk er beskrevet under emnet Praktisk bruk av telefoni Hvis du har en ISDN telefon som støtter standard TAPI-funksjonalitet kan alle telefonersamtaler registreres automatisk. Dette gjelder både besvarte og ubesvarte telefoner. (kun ubesvarte når du sitter i annen samtale) Forutsetningen for at TAPI-funksjonaliteten skal fungere i Corrado er at telefonleverandørens TAPI-driver inneholder nødvendige instruksjoner som styrer utveksling av denne type informasjon.

61 Grunndata 60 Om metodefeltet: Ingen. Telefoni brukes ikke. Velg denne opsjonen dersom du ikke har noen telefon tilknyttet din PC TAPI Standard Velges dersom du har en telefonienhet som støtter standard TAPI funksjonalitet. ASCOM PC-Dialer Velg denne dersom du skal benytte et telefon-adapter/pc Dialer fra Ascom som støtter Ascom Eurit modell 20, 30 eller 40. Om TAPI innstillinger: Dette er kun relevant dersom du har valgt metodefeltet TAPI Standard. Ved å trykke Velg TAPI enhet kommer du inn i et nytt vindu som viser en liste over alle tilgjengelige TAPI enheter på din PC. Velg den TAPI enheten som du skal benytte som standard. Fra oppsett konfigurerer du driveren for telefoni-enheten. ( dette skjer normalt ved installasjon av driveren) Annet: Prefix De siffer du legger inn her vil bli lagt til telefonnummer som har 6 eller flere siffer. Sett 0 i prefix dersom du f.eks. må slå 0 for å få en bylinje Suffix

62 61 Corrado hjelp Feltet er avsatt for fremtidig bruk Utenlandstelefoner Dersom du legger inn telefonnummer til utlandet med f.eks. +45 eller ()45 vil Corrado automatisk legge til 00 foran telefonnummeret når du ringer ut. Når telefonen ringer så skal Corrado Velg vise vindu om at telefonen ringer for å få opp informasjon om den som ringer når du får en innkommende samtale, kryss av for Gjøre ingenting hvis du ikke ønsker dette. Spør alltid om samtalen skal faktureres Velg dette hvis du ønsker at det skal komme opp en dialogboks for fakturering av inngående eller utgående samtaler etter at de er avsluttet. Dersom du vil at en samtale skal ha en viss lengde før den skal være aktuell som fakturagrunnlag, kan minimumsgrensen for dette settes i feltet under. Ignorer interne samtaler Velg denne opsjonen dersom du ikke vil at interne samtaler skal registreres eller vises med dialogboks i Corrado Logging av samtaler I dette bildet velger du det handlings-alternativet som er aktuelt når det gjelder loggføring av gjenkjente og ikke gjenkjente samtaler. Innstillingene her vil gjelde for alle samtaler inntil du evt. endrer disse.

63 Grunndata Scanner Corrado bruker Windows sin bildebehandling (imaging) som interface mot TWAIN scannere. (Visningsverktøy for innscannede dokumenter). Det er derfor viktig at Imaging er installert. Dersom du ikke har Bildebehandling installert tar du kontakt med din Corrado forhandler, eller følger prosessen som beskrevet i bildet over. Mer informasjon om bruk av scanner i Corrado finner du under emnet Bruk av scanner 6 Rapporter 6.1 Rapportgenerator Rapportgeneratoren finner du i hovedmenyen under fil/rapporter

64 63 Corrado hjelp Ved hjelp av denne kan du utarbeide dine egne rapporter basert på de data som er tilgjengelige i Corrado. Rapporten kan enten lages på enkel form med basis i en valgt databasetabell, eller på en avansert form ved hjelp av SQL-setninger. Dataoppsett Det første du må gjøre er å klikke på data-knappen for å bestemme dataoppsettet, og du får opp dette skjermbildet: Enten du velger Database table eller SQL expression som grunnlag for rapporten (Select data type) må du oppgi stedet hvor dataene skal hentes fra i feltet Select directory or alias. Skriv path'en rett inn eller søk deg frem ved hjelp av søkeknappen Browse, som gir deg

65 Rapporter 64 dette bildet: Med utgangspunkt i at du har valgt Select data type Database table velger du tabellkriteria i feltene Table name og Index, samt eventuelt Filter expression for å begrense rapporten. Ved bruk av Filter expression gjør vi spesielt oppmerksom på følgende: tekstkriteria må settes i enkle anførselstegn ('tekst') tekstargumenter i logiske uttrykk er basert på Ascii-tabellen, slik at tall har en lavere verdi enn en bokstav. Skriver du f.eks. ID<'A' får du bare ID'er som begynner med tallverdier Dersom du velger å benytte index vil dataene i rapporten sorteres iht. det oppgitte datafeltet. Fra ovennevnte eksempeloppsett vil du da få en rapport som benytter data fra varetabellen, sorteres på varenavn og som kun gir varenummer som begynner med en tallverdi. Dersom du har valgt Select data type SQL-expression skriver du inn SQLutvalgssetningene i feltet Enter SQL-expression som utvalgskriteria for rapporten. Utarbeidelse av rapporten Etter at du har bestemt dataoppsettet tar du utgangspunkt i hovedbildet i rapportgeneratoren for å tilordne seksjoner som rapporten skal bestå av, samt tilordner ledetekster og dataverdifelter. Ledetekster (feltbeskrivelser) er faste tekster som sier noe om dataene, f.eks. Varenummer. Dataverdifelter gir verdier fra databasen, i dette tilfellet ID. Hvilke seksjoner som du ønsker at rapporten skal bestå av velger du fra denne menyen:

66 65 Corrado hjelp Felt for ledetekster og dataverdier lages ved hjelp av denne knappen: NB! Opprettede felt kan redigeres ved behov, men de kan kun benyttes innenfor den seksjonen som de er opprettet i. Dersom Database table er utgangspunktet for rapporten, må datafeltverdier hentes fra den tabellen som er satt opp som aktiv datatabell under Report data setup. Ved hjelp av knappen kan du få en forhåndsvisning av rapporten på hvilket som helst tidspunkt i utarbeidelsesprosessen. Eksempelvis gir oppsettet ovenfor følgende rapport (utdrag):

67 Rapporter 66 Hvordan tilordne et felt en ledetekst (feltbeskrivelse) Klikk på knappen for å fortelle at du vil sette inn et felt Klikk i den seksjonen hvor du vil ha feltet og du får et felt med konteksten "none" Klikk på feltet "none" for å aktivere dette Skriv inn ledeteksten i det hvite feltet rett ut for knappen Oppdater feltet ved å trykke på knappen Hvordan tilordne et felt en dataverdi. Klikk på knappen Klikk i den seksjonen hvor du vil ha feltet og du får et felt med konteksten "none" Klikk på feltet "none" for å aktivere dette for å fortelle at du vil sette inn et felt Klikk på knappen og du får frem skjermbildet Expression Builder hvor du definerer verdier til datafelter.

68 67 Corrado hjelp En dataverdi kan enten være en konstant eller en variabel. Dersom du ønsker at dataverdien skal være en konstant skriver du inn uttrykket for konstanten i det hvite feltet under Constant, velger om konstanten skal være i numerisk (Numeric) eller tekstformat (String) fra Drop Down listen, og trykker på OK. etterfulgt av Dersom du ønsker at dataverdien til det aktive feltet skal være en variabel tilordner du verdier og funksjoner ved hjelp av valgmulighetene under Function - Category, Data field Dataset og Field etterfulgt av knappen samt OK for å oppdatere variabelen. Dersom du ønsker å manipulere variabeluttrykket, som forøvrig kan bestå av en eller flere datafeltkombinasjoner, kan du benytte de logiske operandene under Operators. Viktig: Valgt Dataset må være det samme datasettet som ble valg under Table name ved Report data setup. Når du har definert en variabel under Expression builder og kommer tilbake til hovedbildet i rapportgeneratoren må gjøre følgende for å oppdatatere rapporten: Ta for deg feltet og fjern all tekst inkludert punktum foran variabelen.(i dette eksempelet fjerner du

69 Rapporter 68 "Vare.") 6.2 Trykk på knappen for å oppdatere. Trykk på knappen for å få en forhåndsvisning av rapporten. Redigere standardformularer Alle utskrifter fra TOLFI bildet er redigerbare for brukeren. Trykk enten på "Rediger formular" direkte i utskriftsbildet til TOLFI-delen, eller velg fra menylinjen Fil / Rapporter / Rediger formular. Her velger man formulartype, og i listen over tilgjengelige formular vil originalformularet og eventuelle egendefinerte formularer for den valgte dokumenttypen vises. Originalformularet kan ikke slettes eller endres, bare benyttes som utgangspunkt for egendefinerte layouter. Merk formulartype og klikk Rediger formular. Du får da frem redigeringsvinduet hvor du kan endre layout på formularet:

70 69 Corrado hjelp Redigeringsvinduet består av 3 forskjellige redigerbare objektertype: Faste tekster (ledetekster), felt (verdier fra databasen) og seksjoner (topptekst, detaljseksjon og bunntekst). Man kan flytte tekst- og feltobjekt direkte med musen - "dragging", eller man kan dobbeltklikke på objektet å angi plassering nøyaktig i mm. Når man dobbeltklikker på et objekt vil man i tillegg kunne endre andre egenskaper. (se Attributter nedenfor) Høyden på et seksjonsobjekt endres ved å dobbeltklikke på et ledig område innenfor den aktuelle seksjonen, hvorpå du angir aktuelle høydedata. Man kan endre farge, skrifttype, om objektet skal være synlig på utskrift eller ikke, samt innholdet i teksten/feltet. Alle felt og tekster kan i tillegg dupliseres. Etter at et objekt er duplisert, kan dette selvfølgelig endres på samme måte som predefinerte objekt. Detaljseksjonen, som vil inneholde ordrelinjedata, kan høydejusteres slik at man f.eks. kan ha to utskriftslinjer pr. ordrelinje. Passer ikke høyden på toppteksten eller bunnteksten, kan denne endres. Merk at topptekst måles fra toppen av siden og bunntekst fra bunnen av siden. Alle objekter i en seksjon står i forhold til toppen av seksjonen. Hvis man for eksempel øker høyden på bunnteksten med 1 cm, vil alle objekt i denne seksjonen havne 1 cm høyere opp på papiret. Hvis objektene stod korrekt i utgangspunktet betyr det at man må flytte alle objekt 1 cm ned. Husk dette er

71 Rapporter 70 en engangsjobb, og med litt trening gjør man slike endringer på 5 min. Attributter (egenskaper) endres ved ved å dobbeltklikke på objektet, og du får dette skjermbildet: Plassering i mm. Viser plasseringen av objektet i den aktuelle seksjonen av formularet Skrifttype Her kan du endre skrifttypen ved å klikke på Endre skrift Tekst Dersom du har valgt å endre attributtene på en "label", dvs. ledeteksten til et felt, kan du her endre navnet på den aktuelle ledeteksten. Dersom du f.eks. har duplisert en ledetekst for å lage en standard fritekst vil friteksten kunne bestå av inntil 250 tegn. Felt Dersom du har duplisert et felt som du skal endre attributtene på kan du her klikke på pilen og velge hvilke felttype du skal bruke. Dupliser Når du klikker å denne dupliserer (kopierer) du objektet som du har aktivert. Det dupliserte objektet blir liggende oppe i venstre hjørne til seksjonen det ble kopiert fra, og kan kun benyttes innenfor denne seksjonen. Objektet kan bearbeides med attributter på lik linje med originale objekter i formularet. Justering Her kan du velge justering på objektet Synlig objekt

72 71 Corrado hjelp Alle objekter (ledetekster eller felt) kan enten være synlige eller usynlige på utskriften. Dersom du dobbeltklikker på et objekt og velger objektet som synlig (avmerket boks), vil objektet både være synlig på utskriften og på redigeringsformularet. Dersom du velger objektet som usynlig(ikke avmerket boks), vil objektet være usynlig på utskriften og allikevel synlig på redigeringsformularet. Når du er fornøyd med redigeringen trykker du på Lukk -knappen og får spørsmål om lagring og navn. Dersom du har laget et nytt formular basert på originalt formular må du lagre dette formularet med et nytt navn forskjellig fra originalformularet. NB! Navnet kan ikke begynne med tegnet "<". Alle formularer som blir laget her vil bli tilgjengelige når du skal velge utskriftsformular i forbindelse med tilbud, ordre, faktura og bestillingsrutiner. (fra tilbud til faktura) NB! I forbindelse med fakturering skal Faktura (fellesgiro) benyttes. Spesielt om Factoring Ved å benytte mulighetene som ligger inne for duplisering av ledetekster kan man lage et formular som ivaretar factoringproblematikken. Dette gjøres ved å duplisere ledetekster til fritekster, og deretter legge navn, adresse, kundenr. og bankgiro hos factoringselskapet inn som fritekst på det aktuelle sted i formularet. Dersom man har flere factoringselskaper å forholde seg til må man lage et standardformular for hvert selskap. Kopiering av formularer Formularer som utarbeides lagres i databasefilene Formular.DB og Formular.PX, slik at dersom du f.eks. ønsker å kopiere alle dine formularer til en ny klient, erstatter du disse filene i klientens database. Vær oppmerksom på at alle de eksisterende formularene hos den nye klienten vil bli erstattet med de nye formularene. 6.3 Beslutningsstøtte Med denne kraftige datasimuleringsmodulen kan du få ut nøyaktig de tallene du trenger for å ta viktige beslutninger basert på omsetning av varer. Modulen beslutningsstøtte finner du i menyen Fil/Rapporter/Beslutningsstøtte.

73 Rapporter 72 NB! For at all omsetning skal komme med i datagrunnlaget for rapporten må alle kunder være definert innenfor en kundegruppe, alle varer må være definert innenfor en varegruppe, alle fakturaer må ha en selger, og alle fakturalinjer må bestå av varer fra vareregisteret. Rapporten vil vise deg data i forhold til hvilke kriteria som er valgt med hensyn til Fra-Til varenummer, Fra-Til fakturadato og detaljnivå. Dra og slipp for å endre kombinasjon av valgte kollonner. Klikk pluss/minus for å vise/skjule flere kolonner med informasjon. Ved hjelp av hurtigmenyen, som du får frem ved å Høyreklikke på musen når du peker på en av kollonneoverskriftene, kan du velge flere tilgjengelige datavisninger. Klikk fanen Grafisk for å få en grafisk fremstilling av tallene:

74 73 Corrado hjelp Utskrift Klikk på skriver-knappen fra beslutningsstøtte: på verktøylinjen for å aktivere skjermbildet for utskrift av data Her kan du kan velge å skrive ut den grafiske fremstillingen eller selve tallmatrisen, basert på egen tilpasning av utskriftsformatet. 7 Administrator 7.1 Importere data Import av data til Corrado iverksettes ved å velge Fil / Administrator / Import og Eksport /

75 Administrator 74 Importere data. Du får da hjelp av en importveiviser som leder deg gjennom importen trinn for trinn, og du kan når som helst avbryte importen eller gå tilbake til forrige sekvens, dersom du har behov for å gjøre endringer. Dataene importeres fra en vanlig tekstfil (ASCII), og du har mulighet for å velge import av data til arkivkortlisten eller vareregisteret. Importprosedyre: Trinn 1 Trinn 2 Her oppgir du hvilken fil som skal importeres. Benytt evt. Bla gjennom knappen for å finne frem til aktuelle fil. Trinn 3

76 75 Corrado hjelp Her får du spørsmål om det er Arkivkort med kontaktpersoner eller Varer du ønsker å importere. Trinn 4 På dette trinnet bli du bedt om å beskrive tekstfilen. Her kan du velge mellom ulike Dato format, Dato skilletegn, Tid skilletegn, Desimal skilletegn og Tekstkvalifikatorer. Tekstkvalifikator er tegnet som benyttes for å vise at alt mellom to slike tegn blir betraktet som tekst, f eks "dette er tekst" hvor hermetegnet (") er tekstkvalifikator. Vær oppmerksom på at du ikke kan la slik tekst gå over flere linjer. For at Corrado skal kunne skille mellom felt i tekstfilen må du oppgi hvilket Felt skilletegn som benyttes for å skille de ulike feltene. Det siste du må oppgi er om hvorvidt den første linjen i filen er kolonneoverskrifter. Det er en fordel om filen har kolonneoverskrifter da dette vil gjøre det enklere å kople kolonner i tekstfilen mot datafelt i Corrado. Trinn 5 I det neste bildet i import veiviseren gjør du selve koblingene mellom kolonnene i tekstfilen mot datafelt i Corrado:

77 Administrator 76 Velg felt fra Tilgjengelige felt i den midterste listen. Deretter velger du i hvilket felt dette feltet skal knyttes til på listen til venstre, hvor selve koblingen opprettes ved å trykke "<<". Hvis du angrer trykker du ">>". I listen til høyre vises eksempeldata. Ved å trykke på knappen Neste post nederst under denne listen kan du bla nedover i tekstfilen linje for linje for å se hvordan det du skal importere ser ut. NB! Når det gjelder import av data til arkivkortanbefaler vi at du knytter data til alle tilgjengelige importfelter i Corrado bortsett fra Arkivkort ID. Dersom importfilen ikke har alle felter tilgjengelig må du foreta en tilpasning av denne filen hvor du oppretter de nye feltene uten dataverdier. Dersom du skal importere flere filer av denne typen kan det være lurt å lagre oppsettet slik at du slipper å gjøre koplingen mellom felt på nytt. Dette kan du gjøre ved å benytte knappene øverst i bildet. Trykk knappen Lagre oppsett for å lagre, og Hent oppsett for å hente det fram igjen. Trinn 6

78 77 Corrado hjelp Det siste bildet i veiviseren viser hvordan importen forløper når du trykker på knappen Fullfør. Dersom Corrado finner duplikater med hensyn til nøkkel eller navn vil du få spørsmål om du ønsker å opprette et duplikat eller om du ønsker å endre eksisterende post. Trykk knappen Avbryt for å stanse importen. Importveiviseren vil vise hvor mange poster som ble lagt til og hvor mange som ble endret. Tilpassing av importfil Dersom data i importfilen ikke passer overens med feltene i Corrado kan det være nødvendig å gjøre litt forarbeid. Hvis du for eksempel har fornavn og etternavn på kontaktpersoner i separate kolonner kan du slå disse kolonnene sammen. Excel er et egnet verktøy for å gjøre dette. Hvis du har informasjon i tekstfilen som du vil ta vare på for hvert arkivkort men ikke finner et Corrado felt som passer, kan du kople feltet mot Arkivkort Notat. Du vil finne informasjonen igjen på Arkivkort detaljer under Notater. Vær oppmerksom på at hvis du har flere linjer for det samme arkivkortet vil den neste linjen kunne overskrive den forrige. Dette gjelder arkivkortformasjon, ikke kontaktpersoner, slik at den siste forekomsten av et gitt arkivkort i tekstfilen vil gjelde (om du da ikke velger å opprette et nytt for hver forekomst). For eksport av data se emnet Eksportere data. 7.2 Eksportere data Eksport av data fra Corrado iverksettes ved å velge Fil / Administrator / Import og Eksport / Eksportere data. Du får da hjelp av en eksportveiviser som leder deg gjennom eksporten trinn for trinn, og

79 Administrator 78 du kan når som helst avbryte eksporten, eller gå tilbake til forrige sekvens, dersom du har behov for å gjøre endringer. Dataene eksporteres til en vanlig tekstfil (ASCII), og du har mulighet for å velge eksport av data fra arkivkortlisten, vareregisteret, eller faktura. Eventuelle utvalg fra utvalgsmenyen vil begrense dataene som eksporteres. Eksportprosedyre Trinn 1 Benytt disse knappene for å bevege deg mellom de enkelte bildene, eller avbryte eksporten: Trinn 2 Her velger du hvor du vil lagre den eksporterte tekstfilen, enten ved å skrive filbanen rett inn i feltet, eller ved å bla deg gjennom filsystemet ditt. Trinn 3

80 79 Corrado hjelp Her velger du om du skal eksportere data fra arkivkortlisten eller fra vareregisteret. Trinn 4 I dette bildet beskriver du hvordan tekstfilen skal se ut ved å definere desimalskilletegn, tekstkvalifikatorer og felt skilletegn. Tekstkvalifikator er tegnet som benyttes for å vise at alt mellom to slike tegn blir betraktet som tekst, f eks "dette er tekst" hvor hermetegnet (") er tekstkvalifikator. Vær oppmerksom på at du ikke kan la slik tekst gå over flere linjer. Trinn 5 Når du trykker Fullfør eksporteres dataene til den tekstfilen som du opprettet under trinn 2. Ved å trykke på OK for å bekrefte at eksporten er fullført, samt OK for å gå ut av veiviseren, er du ferdig med eksport av data funksjonen.

81 Administrator Felter som eksporteres fra arkivkort: Navn Postnummer og sted Telefon Type Notater (kun info om at det foreligger notater på arkivkortet) Telefax E-post Selger Forventet omsetning (avsatt til fremtidig bruk) Bransje id Antall ansatte Land ID Besøksadresse Generell ID Postnummer Poststed Postadresse Kundegruppe ID Kredittgrense Stopp purring (true/false-info) Betalingsbetingelse ID Fakturagebyr Purregebyr Siste bevegelse (Ikke i bruk) Fakturaformular (true/false-info) Timesats Leveringsadresse 1 Leveringsadresse 2 Leveringsadresse 3 Saldo (ikke aktivert - benyttes internt i Corrado ved kredittsjekking) Levering_poststed (poststed for leveringsadresse) Status (ikke i bruk) Reskontronummer Hjemmeside Vårt kundenummer Selger ID Kategori (type) Hoved_kontakt_ID Felter som eksporteres fra vareregisteret: Varenummer Navn Enhet Pris ut Beholdning Pris inn Varenummer 2 Lagerstyres (true/false-info) Min beholdning 80

82 81 Corrado hjelp Max beholdning Leverandør ID (generell) Reskontro ID Siste bevegelse (ikke i bruk) Antall i ordre Antall i bestilling Forventet inn (avsatt til fremtidig bruk) Mva (true/false-info) Oppgi serienummer (true/false-info) Disponibelt DB-grad Lokasjon Varegruppe ID Pris inkl. mva DB-beløp Utgått (true/false-info) Felter som eksporteres fra faktura: Ordrenummer Kunde ID Fakturanummer Fakturadato Forfallsdato Levert dato Deres referanse Vår referanse Leveringsbetingelser Fakturatype Mva-sats Status Leverandøradresse 1 Leverandøradresse 2 Leverandøradresse 3 Ordredato Sum mva-fritt Sum mva-pliktig Sum mva Sum eks-mva Sum inkl-mva Kronepart Ørepart Statustekst Sum DB Purreflagg (purrestatus) Siste rentedato (avsatt til fremtidig bruk) Siste purredato Betalt beløp Betalt dato Kundenavn Bruker ID DB grad

83 Administrator 82 Reskontro ID KID-nummer BeløpSS (kontrollsiffer for fakturabeløp ved bruk av KID-nummer) Prosjekt ID 7.3 Importere data fra Uni Micro Generelt I Corrado har du egen mulighet for å importere kunde - og leverandørdata fra Uni Micro Økonomi. Vær oppmerksom på at importen fra Uni Micro skal kun gjennomføres en gang slik at kunde og leverandørbasen blir identiske i begge systemer. Når du har tatt i bruk Corrado som kundeoppfølgingssystem, med eller uten bruk av TOLFIfunksjonalitet, oppdaterer du alltid Uni Micro ved eksportfunksjonaliteten som ligger I Corrado. Etter første gangs import betyr dette i praksis at alle nye kunder og leverandører registreres i Corrado og eksporteres til Uni Micro. Corrado blir altså hovedbasen for oppdatering av forbindelser. Før du importerer må du ta hensyn til følgende punkter: Reskontronummer for kunder og leverandører må endres under Innstillinger/nummerserier i Corrado slik at nummerseriene stemmer overens. I Corrado er kundegrupper under innstillinger definert som et ID-nr + et navn på kundegruppen, mens i Uni Micro er dette kategorifeltet kun er et nummer. For å ta vare på denne kategorinformasjonen må du lage kundegrupper i Corrado som samsvarer med kategoriene som eksisterer i Uni Micro basen. Dersom du for eksempel har en kategori i Uni Micro som heter "15" må du lage en kundegruppe i Corrado som får ID-nr.15 og tilordne denne et kundegruppenavn iht. hvilke gruppetype tallet "15" representerer. Importprosedyre Trinn 1 Velg Importere data fra Uni Micro fra menyvalget Fil / Administrator / Import og eksport, og

84 83 Corrado hjelp du får frem følgende skjermbilde: Les informasjonen og trykk Neste for å gå videre. Trinn 2 Her henviser du til den filen som inneholder dataene som skal importeres fra Uni Micro. Vanligvis er dette mdb-filen som ligger under datakatalogen der hvor du har installert Uni Micro. Benytt eventuelt knappen Bla gjennom for å finne frem filen. Trykk deretter Neste. Trinn 3

85 Administrator Fra dette bildet trykker du Fullfør for å iversette importen, hvorpå du får en ststusinformasjon om at prosessen er i gang. Når importen er ferdig får du frem følgende melding: Trykk OK, og importen er fullført. Etter importen anbefaler vi at du restarter Corrado, slik at alle tabeller blir sikret riktig oppdatering. Feltoversikt ved import Kundefelt i Corrado Gruppe E-post Notater Reskontro Navn Besøksadresse Postadresse Postnr Sted Telefon Faks Kontakter Kundefelt (debitor) i Uni Micro Kategori adresse OBS + Kommentarer Kontonr Kontonavn Adresse (linje 2) Adresse (linje 1) Postnr Poststed Telefon Fax Kontakt 84

86 85 Corrado hjelp Leverandørfelt i Corrado Gruppe E-post Notater Reskontro Navn Besøksadresse Postadresse Postnr Sted Telefon Faks Kontakter 7.4 Leverandørfelt (kreditor) i Uni Micro Kategori Kommentarer Kontonr Navn Adresse (linje 2) Adresse (linje 1) Postnr Poststed Telefon Telefax Kontaktpersoner Eksportere data til Uni Micro Generelt om eksportfunksjonen Funksjonen for eksport av data til Uni Micro ligger under Fil/Administrator/import og eksport/eksportere data til Uni Micro. Ved eksport av data fra Corrado til Uni Micro lages det for hver eksport en fil (default:

87 Administrator 86 Corrado.asc) som inneholder dataene som er eksportert. Navnet og plasseringen på denne filen kan selvfølgelig endres dersom dette er ønskelig. Etter hver eksport skal denne filen importeres til Uni Micro slik at regnskapet blir oppdatert. Filen legger seg forøvrig under mappen UniMicro/Wnr/Data ved en standardinstallasjon: Innholdet i denne filen endres for hver gang det kjøres en eksport, slik at når du skal importere gjeldende data til Uni Micro henviser du til denne filen. Før du eksporterer må du ta hensyn til følgende punkter: Reskontronummer for kunder(debitorer) og leverandører(kreditorer) må endres i Uni Micro systeminnstillinger slik at nummerseriene stemmer overens med de som er satt opp i Corrado. Oppsettet for Standard regnskapskontoer i Corrado må evt. redigeres slik at kontoene stemmer overens med kontoplanen i Uni Micro.

88 87 Corrado hjelp I Corrado er kundegrupper under innstillinger definert som et ID-nr + et navn på kundegruppen, mens i Uni Micro er dette kategorifeltet kun er et nummer. Dersom du ønsker å ta vare på denne kundegruppe-informasjonen må du lage kundegrupper i Uni Micro som samsvarer med kategoriene som eksisterer i Corrado databasen. Dersom du for eksempel har en kundegruppe i Corrado som heter 9 - Næringsliv, må du lage en Kategori i Uni Micro som får kategorinummer 9. Hva som skal eksporteres bestemmer du ved å krysse av for de ulike valgmulighetene som finnes i Corrados eksportbilde med hensyn til kunder, leverandører, fakturaer og innbetalinger. Første gangen du tar i bruk Uni Micro som regnskapssystem velger du eksport av data iht. følgende oppsett: Kunder: Leverandører: Fakturaer: Innbetalinger: Alle Alle Alle nye Alle nye

89 Administrator 88 Alle nye indikerer alle data som ikke er eksportert tidligere. Når det gjelder eksport av fakturadata vil fakturaer som er eksportert endre status til "Eksportert" på listen over Ordre/faktura på gjeldende arkivkort. VIKTIG: Vær oppmerksom på at importen til Uni Micro ikke tar hensyn til hva som er importert tidligere. Etter at du har eksportert data første gang bør du derfor benytte valgene Alle nye, slik at ikke de samme dataene blir eksportert/importert på nytt. Forklaring til de enkelte valgmulighetene for eksport av data Eksportbildet består av fire separate seksjoner; Kunder. Leverandører, Fakturaer og Innbetalinger. Når du eksporterer (lager en eksportfil) velger du selv hvilke data som skal eksporteres ved å aktivere eller deaktivere de ulike avkrysnings-boksene. Dersom du for eksempel ønsker å eksportere bare Kunder og Leverandører tar du bort krysset som aktiverer seksjonene for Fakturaer og Innbetalinger. Alle: Eksporterer alle kunder/leverandører enten de er eksportert tidligere eller ikke. Nye/endrede: Eksporterer alle nye kunder/leverandører, samt endringer på kunder/leverandører som ikke er eksportert tidligere.

90 89 Corrado hjelp Alle nye: Eksporterer alle nye fakturaer/innbetalinger som ikke er eksportert tidligere. Alle nye i datointervall: Eksporterer alle nye fakturaer/innbetalinger som ikke er eksportert tidligere innenfor datoområde som velges. Alle i datointervall: Eksporterer alle fakturaer/innbetalinger innenfor datoområde som velges, enten de er eksportert tidligere eller ikke. Alle i fakturanummerintervall: Eksporterer alle fakturaer innenfor valgte fakturanummer, enten de er eksportert tidligere eller ikke. Note: Eksport av fakturadata inkluderer også data fra kontantfakturaer. Data som eksporteres Kunder: Reskontronummer Navn Postadresse Besøksadresse Postnummer Poststed Betalingsbetingelser Kundegruppe Telefon Leverandører Reskontronummer Navn Postadresse Besøksadresse Postnummer Poststed Kundegruppe Telefon Fakturaer Fakturanummer Reskontronummer Fakturabeløp Sum Mva Sum DB Navn Postadresse Besøksadresse Postnummer Poststed Deres ref Innbetalingsdato Fakturadato Forfallsdato Varenummer Antall levert Innbetalinger Fakturanummer Betalt dato Reskontronummer Momskode Innbetalingstekst Betalt beløp brukerinitialer

91 Administrator 90 Utpris eks. mva Rabatt i kroner Salgskonto i regnskapet mva. kode (Ja=0, Nei=1) Beskrivelse 7.5 Eksport til K-finans For de som benytter K-finans som factoringselskap kan fakturadata eksporteres til en fil, som igjen kan sendes til K-finans for videre oppfølging. Filen, som heter faktura, vil du finne igjen rett under rot-katalogen (C:) etter hver eksport, og den vil oppdateres innholdsmessig med nye data for hver gang du kjører eksportrutinen. Forutsetningen for å kunne eksportere riktige data er at du først, under Fil / innstilinger / factoring, registrerer de nødvendige klientdata overfor K-finans. Når dette er i orden kan du eksportere en fakturafil på hvilket som helst tidspunkt fra menyvalget Fil / administrator / Import og eksport / Eksport til K-finans, hvor du får frem dette skjermbildet: Her bestemmer du hvilke kriteria som skal ligge til grunn for de fakturadata som skal eksporteres., hvorpå du trykker Ok.

92 91 Corrado hjelp NB! Pass på at alle brukere har lukket skjermbildet for ordreregistrering og skjermbildet for innstillinger før du kjører denne rutinen. 8 Arkivkort 8.1 Generelt Arkivkortet er hovedbildet i Corrado. Det er her du legger inn alle dine forretningsforbindelser, - både kunder, leverandører, prospekter og andre. Du definerer selv hvilke kategorier dine forbindelser tilhører. NB! Det er meget viktig å velge riktig kategori når man oppretter et nytt arkivkort, fordi det er da man bestemmer om det skal være kunde, leverandør eller en annen type av arkivkort. Du kan for eksempel endre en prospekt til kunde eller leverandør senere, men du kan aldri endre en kunde eller leverandør tilbake til en annen arkivkorttype. Arkivkortliste og arkivkort detaljer Trykk F3 for å veksle mellom arkivkort-liste og arkivkort-detaljer. Arkivkort-listen gir deg en ryddig og informativ oversikt over de arkivkortene som du har registrert i databasen, og det er denne listen du velger fra når du for eksempel skal gjøre noe med eller mot en kunde. I denne listen flytter du enkelt mellom de ulike kundene/leverandørene ved hjelp av piltastene eller musen, og du har mulighet for å endre rekkefølgen på kolonnene ved å peke på tittelen (eks. Telefon) og dra denne til en ny posisjon. Du kan også endre bredden på kolonnene ved å peke og dra i kolonnestreken. Stjerner i feltet Notat indikerer at det er registrert tekst i notatfeltet på arkivkortet under Arkivkort detaljer. Den informasjonen som du finner under fanene Kontakter, Dokumenter, Telefonlogg, Oppfølging og Prospekt gjelder spesifikt for det arkivkortet som er aktivt.

93 Arkivkort 92 Ved hjelp av den særdeles nyttige utvalgsfunksjonen som ligger i Corrado, har du mulighet for å velge ut spesielle arkivkort som du vil se på eller bruke som grunnlag for videre behandling i systemet. I arkivkortlisten har du vanligvis ulike typer av arkivkort som kunder, leverandører, samarbeidspartnere, venner osv. Hvis du bare ønsker å få en oversikt over alle arkivkort som er av typen kunder, kan du benytte utvalgsfunksjonen for å få til dette. Mer om dette under emnet Lage utvalg av dataene dine. I Arkivkort-detaljer registrerer du bl.a. navn, adresse, gruppetilhørighet og økonomisk informasjon, samt type- tilhørighet som kunde, leverandør, prospekt, forretningsforbindelse eller venn osv. I detaljkortet beveger du deg mellom feltene ved hjelp av musen, Tab/Shift-Tab, eller piltastene på tastaturet. Slette arkivkort

94 93 Corrado hjelp Dersom du ønsker å slette et arkivkort henter du frem aktuelle arkivkort og trykker på iconet med kryss som du finner på verktøylinjen. NB! Et arkivkort som er tilknyttet en handling som ordre, avtale, dokument osv, kan ikke slettes. 8.2 Registrering av ny kunde Ny kunde Klikk på knappen Lag en ny post på verktøylinjen når du skal registrere ny kunde. Du kan også trykke CTRL + N på tastaturet eller pek et sted i arkivkort listen, klikk høyre museknapp og velg Nytt arkivkort fra menyen. Navn I arkivkortets første fane fyller du inn kundens navne- og adresseopplysninger. Husk å velge kategori Kunde fra listen. Reskontronummer fylles inn automatisk dersom du har valgt dette under innstillinger. Salg Informasjon under denne fanen kan være nyttig å registrere med tanke på senere rapportering og salgsstatistikk. Her velger du selgers navn fra listen over brukere, hvilke kundegruppe og bransje kunden tilhører, samt antall ansatte og forventet omsetning.

95 Arkivkort 94 Økonomi Fyll inn de økonomiske parametre som gjelder kunden. Timesats benyttes f. eks. hvis kunden skal faktureres en fast timesats for telefonstøtte o.l Her har du også mulighet for å legge inn alternative leveringsadresser. Notater I tekstområdet kan du skrive inn notater vedrørende kunden. Informasjon som legges inn her kan også benyttes som utvalgskriteria når du skal lage utvalg. Eksempelvis kan du lage et utvalg basert på ordet julekort, som vil gi deg en liste over alle arkivkort som har dette ordet skrevet i notatfeltet.

96 95 Corrado hjelp Grupper Her kan du lage en oversikt over hvilke grupper som kunden er medlem av, og ved hjelp av denne har du også mulighet for å lage utvalg på flere gruppesammensetninger. Utvalg på grupper velger kun ut arkivkort hvor gruppefanen inneholder minst en av utvalgskriteriene (gruppene) i utvalget. 8.3 Registrering av ny leverandør Leverandører registreres på samme måte som kunder (se kunde). Når du velger leverandør i kategori-feltet tilpasser noen av feltene seg til leverandørinformasjon.

97 Arkivkort 96 Fanene for Navn og adresseinformasjon og notater er lik for kunder og leverandører. Salg Under denne fanen kan du registrere ditt kundenr., evt. din kreditt-grense og betalingsbetingelser hos leverandøren. Videre kan du registrere den gruppen som leverandøren tilhører, hvor gruppe i systemet er det samme som kundegruppe. Økonomi Innholdet på denne fanen er lik for kunder og leverandører, men for leverandører vil innlagte data i utgangspunktet kun være til informasjonsformål Notater I tekstområdet kan du skrive inn notater vedrørende leverandøren. Informasjon som legges inn her kan også benyttes som utvalgskriteria når du skal lage utvalg. Eksempelvis kan du lage et utvalg basert på ordet julekort, som vil gi deg en liste over alle arkivkort som har dette ordet skrevet i notatfeltet.

98 97 Corrado hjelp Grupper Her kan du lage en oversikt over hvilke grupper som leverandøren er medlem av, og ved hjelp av denne har du også mulighet for å lage utvalg på flere gruppesammensetninger. 8.4 Søke etter et arkivkort (kunde,leverandør,prospekt) Når du står i arkivkortlisten kan du søke deg frem til ønsket arkivkort på flere måter. Klikk på et hvilket som helst arkivkort og skriv inn dine søkekriteria. Etterhvert som du skriver inn data vil markøren flytter seg til det arkivkort som ligger nærmest opp til den informasjonen som du har lagt inn. Trykker du CTRL + F eller B på tastaturet, eventuelt menyvalget Finn fra Rediger menyen får du frem et gult søkefelt øverst i arkivkortlisten hvor du på samme kan legge inn dine søkekriteria.

99 Arkivkort 98 Dersom du trykker på kikkerten i menyens knapperad og velger Finn med flere muligheter aktiveres dette bildet: Her kan du søke etter arkivkort ved å legge inn kombinasjonskriteria for firma, adresse, postnummer, poststed, telefon, telefax og kontaktperson. Når du dobbeltklikker på en post, eller velger knappen Gå til kommer du direkte til dette arkivkortet i arkivkortlisten. 8.5 Utskrifter fra arkivkort Når arkivkorteter aktivt og du klikker på skriver-knappen (eller trykker CTRL + P) aktiverer du skjermbildet for utskrift av rapporter fra arkivkort.

100 99 Corrado hjelp Venstre del av skjermbildet viser en liste over tilgjengelige rapporter. I høyre delen legger man inn diverse paramenter for den valgte rapporten, og disse vil selvfølgelig variere alt etter hvilken rapport du har valgt. I utvalgsdelen nederst til høyre i skjermbildet definerer man hvilke arkivkort som som skal være med. Her kan man velge det arkivkortet man stod på da man valgte utskrift, eller hele det utvalget som er aktivt. Hvis ingen utvalg er definert, vil alle arkivkort være med i rapporten. Se avsnittet om utvalg for definering av utvalg. Man kan sette kryss i rubrikken Vis på skjerm først hvis man ønsker en forhåndsvisning av rapporten før utskrift. Corrado benytter det oppsettet av skrivere som er definert i windows. Alle rapporter fra arkivkortet vil derfor bli skrevet ut på den skriveren som velges under knappen Velg skriver. 8.6 Kontaktpersoner Her registrerer du navn på og øvrige opplysninger om kontaktpersoner i det aktuelle arkivkortet (firma) du har merket ovenfor i hovedbildet.

101 Arkivkort 100 Rekkefølgen av kolonnene kan endres ved å trekke en tittel over en annen. I tillegg kan bredden på kolonnene justeres ved å klikke på linjen mellom kollonnene med musen og dra til ønsket posisjon. Du kan legge inn så mange telefonnummer, e-post adresser og hjemmesider som du ønsker på hver person, dog ikke like nummer på to typer. Høyre museklikk i navnedelen Gir deg mulighet til å registrere ny, endre eller slette kontaktperson. I tillegg kan du scanne visittkort, gå til hjemmeside eller sende E-post direkte. i telefondelen Gir deg mulighet til å registrere ny, endre eller slette telefonnr. I tillegg kan du manuelt registrere samtale du har hatt eller du kan ringe direkte ut til valgt telefonnummer. Skanne bilde, og visittkort Bilde av kontaktpersonen kan importeres, og du kan også scanne inn visittkort. Corrado støtter kravet til å lagre informasjonen i nye formater, og bilder av personer kan enten scannes direkte eller åpnes som en fil. Bildene lagres i JPEG format som er svært plassbesparende. Hvis du har en TWAIN-kompatibel skanner (de fleste er det), kan den benyttes direkte i Corrado. Dette forenkler skanneprosessen vesentlig.

102 101 Corrado hjelp Når du klikker knappen Scan henter du opp innskanningsbildet som også benyttes ved innskanning av dokumenter. Info Under denne fanen kan du legge inn fødselsnummer og notater på kontaktpersonen 8.7 Tilbud/ordre/faktura/bestilling Hvis det aktive arkivkortet er en kunde vil man her få en komplett oversikt over alle tilbud, ordrer og fakturaer som er registrert på kunden. Står man på en leverandør, så vil alle bestillinger mot denne vises. Fanen vil da hete bestillinger. I feltene over kan man legge inn utvalgskriteria for å begrense listen slik at gjennfinning blir enklere. Du kan avgrense utvalget ved å velge i det første hvite feltet (Alle) og definere hvilke typer ordre / bestillingdu ønsker å se i listen. Du kan også skrive eksakte verdier i feltene, for å hente frem en bestemt ordre på kunden eller bestilling på leverandøren. Ønsker du å endre likhetstegnet til større/mindre enn, klikker du på = slik at dette endrer seg til > eller <. Ved å høyreklikke i listen får man valget mellom å lage en ny registrering, åpne den man står på, registrere innbetaling på den man står på eller vise detaljer på registreringen i form av ordrelinjer eller bestillingslinjer. Dersom du høyreklikker når du peker på en fritt valg ordrelinje (uavhengig av status) kan du få frem et nytt skjermbilde som viser ordrelinjene på den ordren du har valgt. Høyreklikker du på en ordreline i dette nye skjermbildet får du i steden frem et filterpanel som muliggjør ytterligere detaljinformasjon om varer og ordre.

103 Arkivkort 102 Ved å klikke på pilen kan du i filterpanelet velge to forskjellige vinklinger på informasjonen som du får frem. Når pilen peker nedover viser filterpanelet de enkelte ordrelinjer på valgt ordre. Når pilen peker oppover viser filterpanelet hvilke ordre en vare tilhører. Som vist i eksemplet over har du mulighet for å legge inn utvalgskriteria i varenummerfeltet eller beskrivelsesfeltet for å finne frem til ordre som en bestemt vare er tilordnet. NB! Husk å fjerne dette utvalgskriteriet før filterpanelet lukkes, da dette innvirker på hva som vises under ordre / faktura. 8.8 Statisikk Fanen statistikk viser omsetning eller dekningsbidrag pr. måned og år. Grafen kan skrives ut eller eksporteres til fil ved å klikke høyre museknapp. 8.9 Timeregistrering Registrering av medgått tid er viktig for mange som selger tid. I modulen timeregistrering

104 103 Corrado hjelp tilfredsstiller du myndighetenes krav til underbilag på timefakturaer. For å registrere timer velger du først aktuell kunde i arkivkortlisten, for så å aktivere fanen Timer. Her peker du på ett fritt valgt felt, for deretter å velge Ny timeregistrering fra hurtigmenyen som aktiveres med høyre museklikk. Feltet Utført av og dato fylles ut automatisk med innlogget bruker og dagens dato, noe som selvfølgelig kan endres. Øvrige felter som fra-til klokkeslett, prosjekt, beskrivelse, km.kjørt, diett og mva fyllet ut etter behov. I feltet øverst til venstre velger du hvilke timeregistreringer du vil se: alle, ufakturerte eller fakturerte Timeliste skriver du ut med et klikk på knappen Skriv timeliste. Lag ordre overfører timene til en ordre som kan redigeres før faktura skrives ut. Timene som er overført vil endre status til fakturerte. Modulen er integrert med TAPI telefoni hvis du har en ISDN telefon som støtter TAPI eller ASCOM Eurit sin PC-Dialer. Dersom du i innstillinger har valgt at samtaler skal faktureres, vil faktureringsgrunnlaget legges som en post under timeregistrering på det aktuelle arkivkortet Dokumenter Under fanen dokumenter får du oversikt over utgående og innkommende brev, telefaks og elektronisk post.

105 Arkivkort 104 Ved å benytte utvalgsfeltene kan du filtrere på hvilke dokumenter du ønsker å se i skjermbildet til enhver tid. I feltet til høyre som filtrerer på dato, kan du i tillegg dobbelklikke på operatoren til venstre for feltet slik at du filtrerer på de logiske verdiene større enn (>), er lik (=) eller mindre enn (<). For alle dokumenter har du mulighet for å endre dokument type, kategori, bruker, prosjekt, beskrivelse og dato. Dette gjør du ved å klikke i et valgt felt for så å velge en annen verdi fra drop-down listen, bortsett fra beskrivelsen som endres ved å klikke i feltet hvorpå du skriver inn nye data. Egenskaper for et dokument kan endres ved å velge Egenskaper fra hurtigmenyen på høyre musetast. Alle egenskaper som endres vil gjenspeiles i dokumentlisten.når du ser på det enkelte dokument, hvor

106 105 Corrado hjelp Dokument ID og Filnavn er navnet på den filen som representerer dette dokumentet i mappen Dokumenter som du finner i Windows Utforsker under det området som Corrado ble installert. Klikk på knappen Scan for å skanne inn et papirdokument. Dette kan f. eks. være inngående fakturaer, tilbud, generelle brev etc. Klikk hent for å arkivere et eksisterende dokument på et aktivt arkivkort. Her kan du åpne et eksisterende dokument, og få Corrado til å arkivere en kopi eller flytte dokumentet til det aktive arkivkortet. Før du arkiverer har du mulighet for å legge inn en beskrivelse, kategori (dokumenttype) og prosjekttilknytning på dokumentet. Bruker initialer tildeles automatisk iht. innlogget bruker. Funksjonen kan benyttes på alle dokumenter og filtyper (word, excel, powerpoint, bmpfiler, jpeg-filer, zip-filer o.s.v). Ved hjelp av Drag and Drop funksjonen kan du peke på et dokument holde museknappen nede, og dra vedlegget til ønsket sted eller funksjon på skrivebordet. Dokumenter vil være synlig når du har krysset av for forhåndsvisning. Du kan få forhåndsvisning av alle kjente dokumenttyper, som f. eks. Microsoft Fax. Corrado benytter OLE2. Når du høyreklikker i dokumentlisten, kan du velge å lage et nytt dokument, åpne, slett dokument, skriv ut eller send pr. e-post. Disse funksjonene kan også utføres ved å benytte knapperaden øverst i skjermbilde.

107 Arkivkort 106 Se emnet Dokumentbehandling for mer informasjon 8.11 Telefonlogg Denne fanen har størst verdi hvis brukeren har ISDN telefon. Da vil alle samtaler kunne bli registrert automatisk, både besvarte og ubesvarte. (Se Telefon TAPI under lokale innstillinger) Kommentarer til hver samtale kan du skrive i feltet til høyre. De hvite feltene over registreringslinjene kan du bruke til å filtrere samtalene dine. Alle samtaler logges med initialene til den som er logget inn i Corrado. Dette kan du også se under Samtaleloggen som aktiveres i hovedbildet ved å velge Vis samtalelogg fra hurtigmenyen på dagens gjøremål For å registrere en telefonsamtale manuelt høyreklikker du med musen når du peker på et område innenfor Telefonloggpanelet.

108 107 Corrado hjelp Du fyller da inn data vedrørende den aktuelle telefonsamtalen, evt. med prosjekttilknytning, og oppdaterer ved å trykke på knappen Registrer. Den registrerte samtalen vil du finne igjen under Telefonloggen. Telefoni I menyvalget Telefoni finner du også valgene Ring ut (F6) og Legg på (CTRL + F6). Menyen er kun synlig hvis arbeidsstasjonen er satt opp med telefoni under menyen Lokale innstillinger Her kan du også aktivere valget Vis samtalelogg. Avtaleboken i hovedbildet blir da erstattet av en oversikt over registrerte samtaler. Operativ bruk av telefon i Corrado er beskrevet under emnet Praktisk bruk av telefoni 8.12 Oppfølging Oppfølgingsfanen er tett integrert med avtaleboken. Under denne fanen ser du avtaler registrert på det aktive arkivkortet Du kan skrive kommentarer til hver oppfølging i feltet til høyre. Med høyre museklikk henter du frem menyen hvor du enkelt kan merke avtalen som utført, endre avtalen, eller lage nye avtaler i avtaleboken Prospekt Ved hjelp av Corrados prospektfunksjon ivaretar du alle de behov du måtte ha når det gjelder å følge opp og administrere potensielle salg mot en kunde. Hvilke prospekt som er registrert på kunden til enhver tid finner du under det aktuelle arkivkortets fane for Prospekt: I detaljbeskrivelsen, som du får frem ved å velge fra hurtigmenyen på høyre musetast,

109 Arkivkort 108 legger du inn spesifikasjoner for hvert enkelt prospekt som du skal jobbe med. For hvert enkelt prospekt som legges inn registeres det automatisk en avtale i avtaleboken i henhold til neste oppfølgingsdato for prospektet, noe som du finner igjen under arkivkortets Oppfølgingsfane. Eventuelle kriteria for påminnelse og andre parametere for avtalen gjør du forøvrig i avtaleboken etter at prospektet er registrert. Dersom du aktiverer knappen fra Prospektfanen, vil du få du frem en funksjon som gir deg full oversikt over alle potensielle salg som du har registrert i Corrado uavhengig av arkivkort.

110 109 Corrado hjelp Denne modulen fungerer i prinsippet på samme måte som Beslutningsstøtte, slik at du kan velge forskjellige kriteria for å få frem den informasjonen som du ønsker. Benytt knappen Kalkuler for å aktivere funksjonen etter at kriteriene er lagt inn. Eventuelle utskrifter som viser oversikt over potensielle salg aktiveres ved å benytte skriverknappen når du står i hovedbildet. 9 Telefoni 9.1 Praktisk bruk av telefoni Bruk av telefonimulighetene som ligger i Corrado forutsetter at alle hardware og software komponenter fra telefonleverandøren er implementert, og at alt oppsett som hører til under lokale innstillinger - telefon TAPI er etablert. For å aktivere ringe ut - funksjonen trykker du på knappen eller velger Ring ut fra menyvalget Telefoni., bruker hurtigtasten F6, Du kan også ringe direkte tilbake på et nummer som er registrert i samtaleloggen ved å dobbeltklikke på ønsket nummer i listen. Samtaleloggen aktiveres forøvrig ved å velge fanen Samtalelogg som du finner oppe til høyre i Corrados hovedbilde

111 Telefoni 110 Enten du ringer ut eller ringer direkte tilbake får du opp dette skjermbildet: Inputfeltet vil vise det første nummeret i listen over registrerte telefonnummer på det arkivkortet du sto på når du valgte Ring ut, eller det telefonnummeret du valgte ved ringe direkte tilbake funksjonen. Dette kan du selvfølgelig overstyre ved å skrive inn et annet nummer ved hjelp av tastaturet eller nummerknappene. Ved valg av ring ut-funksjonen vil Pil ned gir deg en liste over det aktive arkivkortets tilgjengelige telefonnummer, hvorpå du kan velge det som er aktuelt å benytte til den utgående samtalen. CLR-knappen benyttes for å evt. å fjerne ett og ett nummer i inputfeltet. Når du ringer ut, eller det kommer inngående samtaler, er bildet telefonsamtale kommunikasjonsporten hvor du administrerer pågående telefonsamtaler. Posisjonen til dette samtalevinduet kan endres etter behov tilsvarende ordinær windowsfunksjonalitet, og plasseringen i skjermbildet vil huskes neste gang en samtale opprettes.

112 111 Corrado hjelp Statusfeltet gi deg deg informasjon om pågående samtaler, hvor den aktive samtalen er merket med >>>, mens øvrige samtaler får status som ringer inn, ringer ut og hold alt etter situasjonen. For å svare på en innkommet samtale dobbeltklikker du på samtalen, eller trykker på knappen Svare, hvorpå samtalen blir aktiv. Dersom du aktiverer en annen samtale som kommer inn mens du står i den første, vil den første automatisk settes på hold. Du kan også sette en samtale på hold direkte ved å dobbeltklikke på den aktive samtalen. Samtidig som du står i en samtale kan du velge andre funksjoner som å søke i arkivet, registrere oppfølging av avtaler, se i avtaleboken eller legge inn notater vedrørende samtalen. Knappen Avslutt og svar benytter du når du ønsker å avslutte en pågående samtale, for så å svare på den nye. Knappen Avslutt avslutter den aktive samtalen. Du kan alternativt også avslutte samtaler ved å trykke på knappen CTRL+F6, eller velger Legg på fra menyvalget Telefoni., bruke hurtigtasten Dersom du ønsker det kan aktiv samtale knyttes mot et prosjekt. Alle samtaler logges i henhold til de valg som du har gjort under lokale innstillinger som vist i bildet nedenfor:

113 Telefoni 112 Dersom du har valgt at telefonsamtaler skal logges under Arkivkort som velges, vil du når samtalen avsluttes få opp dette bildet for å spesifisere ditt valg: Dersom du under lokale innstillinger har valgt Spør alltid om samtalen skal faktureres vil du få opp dette bildet:

114 113 Corrado hjelp Her definerer du faktureringsgrunnlaget for en kunde, samtidig som du kan knytte samtalen opp mot et prosjekt. Når du har registrert aktuelle data og trykket OK vil du finne igjen fakturagrunnlaget for den samtalen som skal faktureres under timeregisteringkortet på kunden som skal belastes. Dersom du ikke ønsker at samtalen skal faktureres, aktiverer du knappen Ikke faktureres og trykker OK. 10 Dokumentbehandling 10.1 Nytt dokument Nytt dokument kan aktiveres på flere ulike måter fra hovedbildet i Corrado, alt ettersom hva du synes er mest hensiktsmessig for din arbeidsmåte. Ved å bruke tastaturkombinasjonen CTRL+F3 eller velge Funksjoner / Nytt dokument fra menylinjen aktiverer du skjermbildet for nytt dokument, hvorpå registrering av grunndata for nytt dokument iverksettes. Et annet alternativ er først å velge aktuell kunde i arkivkortlisten, for deretter å velge Funksjoner / Nytt dokument fra menylinjen. Dersom du ønsker å få oversikt over alle eksisterende dokumenter på kunden før du aktiver funksjonen for nytt dokument, velger du aktuell kunde i arkivkortlisten og klikker på fanen

115 Dokumentbehandling 114 Dokumenter. Her peker du på ett fritt valgt dokument, for deretter å velge Nytt dokument fra hurtigmenyen som aktiveres med høyre museklikk. Alle innfallsvinkler til ordreregistrering resulterer i at funksjonsbildet for Nytt dokument kommer frem: Når du lager et brev eller en telefax baserer dokumentet seg på den malen du velger under Mal dokument. Velger du E-post som dokument type henter du frem Mail vinduet med funksjoner for å hente inn adresser fra adresseboken i Mail systemet du benytter. Du kan benytte alle maler/ dokumenttyper som er tilordnet et program på din maskin, som f.eks excel, powerpoint, bmp-filer o.s.v. Fletting av dokumenter kan du imidlertid kun gjøre med Microsoft Word 95 / 97. Du kan ha flere maler å velge mellom på listen, og du kan evt. velge forhåndsvisning for å se innholdet i den enkelte mal. (Se evt. emnet "Lage/endre maler.) Du kan velge om du skal sende dokumentet til det aktive arkivkortetdu står på eller det utvalget du arbeider med basert på kontakter eller selve arkivkortet. Eksempelvis kan du sende tilbud til alle i Drammen med over 40 ansatte, eller brev til alle kontakter i utvalget med stilling innkjøpssjef.(se også emnet om fletting av brev) Legg inn en beskrivelse av dokumentet og velg kategori og evt. prosjekttilknytning. Dersom du vil at dokumentoverskriften skal ha samme ordlyd som beskrivelsen av dokumentet trykker du tabulator når du har skrevet inn beskrivelsen og teksten kopieres. Det du legger inn som beskrivelse finner du igjen under beskrivelsesfeltet på arkivkortets

116 115 Corrado hjelp dokumentliste, og dokumentoverskriften blir overskriften på det dokumentet du lager. Klikk Lag dokument for å gå over i tekstbehandling og skrive dokumentet ferdig. Egenskaper på et lagret dokument kan forøvrig endres på et senere tidspunkt dersom dette er ønskelig. Dette gjør du ved å aktivere skjermbildet for Egenskaper fra hurtigmenyen når du velger et dokument fra dokumentfanen. Spesielt om lagring av dokumenter. Alle dokumenter som produseres vil normalt bli lagret på det arkivkortet som du sender dokumentet til. I utgangspunktet skal du derfor ikke aktivere knappen Aktivt arkivkort for ordinær dokumentproduksjon. En spesialløsning er imidlertid når du ønsker å sende et dokument på vegne av noen, hvor du ønsker at dokumentet skal lagres på det arkivkortet du står på i arkivkortlisten, uavhengig av hvilke mottaker du velger i feltet Dokumentet skal til. I slike tilfeller sørger du for å stå på det aktuelle arkivkortet som du ønsker at dokumentet skal lagres på, velger en av fremgangsmåtene for Nytt dokument, endrer mottaker av dokumentet til ønsket arkivkort og aktiverer knappen for Aktivt arkivkort Lage / endre maler Når du lager nye maler baserer du disse på en allerede eksisterende mal. Du kan benytte alle maler / dokumenttyper som er tilordnet et program på din maskin, som f.eks excel, powerpoint, bmp-filer o.s.v. Velg malen, og klikk Forhåndsvis mal. Deretter peker du på den forhåndsviste malen og klikker med høyre museknapp. Velg Rediger, og du henter opp malen hvor du kan gjøre endringer. Velg Fil / Lagre som, skriv et navn på malen og gå ut av programmet som malen ble hentet opp i.

117 Dokumentbehandling 116 Listen over dokumentmaler vil bli oppdatert når du går ut av skjermbildet og inn igjen. Malene ligger lagret i katalogen Malerunder klientkatalogen. Malfunksjonaliteten gjør at du også kan tilpasse andre maler som allerede benytter og integrere disse i Corrado uten å lage hele malen pånytt. Corrado sin interne tekstbehandler har ikke funksjoner for håndtering av maler Fletting av brev Fletting av brev kan kun gjøres med Microsoft Word dokumenter. Lag først et utvalg i hovedbildet. Gå til fanen Dokumenter (vilkårlig hvilket arkivkortdu står på arkivkortet er med i utvalget). Velg Nytt dokument, fra hurtigmenyen på høyre museklikk. (evt. trykk hurtigtasten Ctrl + F3 i steden for ovennevnte prosedyre) Legg inn en beskrivelse av dokumentet og en overskrift i dokumentet, velg evt. også kategori. Merk av for at dokumentet skal til utvalget. Klikk Lag dokument dokumentet produseres i én fil med ett brev til hver kunde/forbindelse. Viktig: Dokumentet som flettes til flere forbindelser baserer seg på det mal-dokumentet som er valgt og du kan kun flette med Microsoft Word dokumenter. Dersom du f.eks. skal sende et nytt innformasjonsbrev til et utvalg må dette brevet først lages som en ny mal for så å flette dokumentet til alle arkivkort i utvalget. Sagt på en annen måte: Når du fletter brev til alle arkivkort i et utvalg må maldokumentet som benyttes være redigert på forhånd, da flettefunksjonen produserer et ferdig brev til hver av arkivkortene i utvalget. Dette kan du sammenligne med flettefunksonen i Microsoft Word hvor malen i Corrado vil være hoveddokumentet og datakilden er Corrados navn og adresseinformasjon fra arkivkortene som er i utvalget. Fremgangsmåten for å lage en mal er forøvrig beskrevet under emnet "lage/endre maler".

118 117 Corrado hjelp Slette dokument som er flettet til flere forbindelser. Husk å slette dokumentlinjen på HVER forbindelse som har fått brevet. I tillegg må du slette den virkelige filen hvor dokumentet ligger dette gjøres ett sted (C."år""fil") Husk det er en fil som mange registreringslinjer peker på Flettefelter Nedenfor følger en oversikt som viser hvilke flettefelter som er tilgjengelige fra Corrado ved mal-produksjon i Word med henvisning til feltet hvor dataene hentes fra, samt et eksempel på resultatet av flettingen. Tilgjengelige flettefelt fra Hvor hentes data Resultateksempel Firma id Arkivkort reskontronr navn navn Nettopp Norge AS besøksadresse ftsgt. 10 besøksadresse Vær postadresse tboks 5141 postadresse Pos postnummer 3 postnummer 150 poststed poststed MOSS telefon telefon telefax telefax e-post e- post hjemmeside w.nno.no Eget bbjr@nno.no hjemmeside navn ww Klient navn Norwegian Software Design AS besøksadresse besøksadresse Vær

119 Dokumentbehandling 118 ftsgaten 10 postadresse ftsgaten 10 postadresse Vær postnummer 1 postnummer 151 poststed poststed MOSS telefon telefon telefax telefax e-post post ejant@norbits.no foretaksnummer foretaksnummer bankgiro 971 bankgiro postgiro postgiro Bruker bruker id innlogget JTJ navn innlogget bruker Jan Torkild Johannessen Kontakt navn Kontakter Per Chr. Olsen stilling navn stilling Salgssjef født fødselsdato Overskrift overskrift info overskrift Vedr. Corrado Nyttdokument dokument

120 119 Corrado hjelp 11 Avtalebok 11.1 Dagens gjøremål I Corrados hovedbilde består seksjonen øverst i høyre hjørne av en oversikt over dagens gjøremål. (Visningen kan forøvrig endres til samtalelogg ved å velge Vis samtalelogg fra hurtigmenyen som aktiveres med høyre museklikk) Her vil du til enhver tid se en oversikt over de avtaler som du har lagt inn i avtaleboken gjeldende for den dagen du har valgt i kalenderdelen, hvor Klikk på I dag aktiverer dagens dato. Dette vinduet gir kun informasjon om avtaler. Selve avtaleregistreringen skjer i avtaleboken som eventuelt kan aktiveres fra dette skjermvinduet ved å dobbeltklikke i selve vinduet. Avtaleboken åpnes da automatisk til den dagen som er valgt her i dagens gjøremål Oppgaver Oppe til høyre i Corrados hovedbilde, sammen med fanen for dagens gjøremål og samtalelogg finner du Oppgavelisten.

121 Avtalebok 120 I oppgavelisten, som forøvrig kan vises på forskjellige måter, kan du registrere oppgaver og gjøremål som i utgangspunktet ikke er tidfestede. (Huskeliste) Ved hjelp av hurtigmenyen på høyre musetast får du tilgang til de ulike valg som har med oppgavelisten å gjøre. I tillegg til huskeliste fungerer Oppgavelisten også som "Gule lapper" på en slik måte, at dersom du registrerer en oppgave med en annen brukerkode enn din egen, så vil oppgaven komme opp på den andre brukeren's oppgaveliste. Registrering eller endring av en oppgave utføres via et eget skjermbilde som du får frem ved bruk av knappene Ny eller Endre. Fra dette vinduet kan du også overføre oppgaver

122 121 Corrado hjelp direkte til avtaleboken på et senere tidspunkt dersom dette er ønskelig Avtaleboken Avtaleboken kan du hente opp på flere måter: Trykk F9 eller velg Kartotek / Avtalebok i menylinjen, dobbeltklikk i avtalefeltet i øvre høyre del av hovedbildet, klikk på iconet ved siden av dagens gjøremål, eller velg ny / endre avtale fra hurtigmenyen når du har aktivert oppfølging av avtaler.

123 Avtalebok 122 I avtaleboken kan du raskt se oversikt for dag, uke, måned og år ved å klikke på knappene på toppen. Når du ser månedsoversikten kan du også dobbeltklikke på ønsket dato for å registrere avtaler og gjøremål direkte på den datoen. I kalenderdelen på høyre side kan du merke et datoområde med musen for å velge hvor mange dager avtaleboken skal vise i vinduet til venstre. Maksimum antall dager som kan vises er satt til 10. Her kan du også klikke med høyre musetast for å velge å gå til dagen i dag dersom du står på en annen dato. Til høyre under kalenderdelen finner du et felt hvor du velger å se avtaleboken til en annen bruker. Dersom du har tilgang til en annen bruker kan du registrere avtaler på vegne av denne bruker hvorpå han vil få en melding om at det er lagt inn en avtale på seg. Klikk på knappen Innstillinger for bl.a. å endre arbeidstid og tidsintervaller.

124 123 Corrado hjelp Ikke utførte avtaler En oversikt over Ikke utførte avtaler vises i nedre delen av skjermbildet, og denne listen inneholder alle avtaler på innlogget bruker som ikke er utført uavhengig av arkivkort. (Dette i motsetning til Oppfølgingsfanen i hovedbildet som viser status på avtaler for det enkelte arkivkort.) Dersom du har valt å se avtaleboken for en annen bruker vil listen inneholde Ikke utførte avtaler gjeldende for denne brukeren. Ved å markere og høyreklikke på en Ikke utført avtale kan du velge å sette en avtale som utført uten å gå veien om skjermbildet for endring av avtaler. Dersom du ønsker å gjøre dette for flere Ikke utførte avtaler i en operasjon markerer du aktuelle avtaler ved hjelp av SHIFT+museklikk. Dobbeltklikk på en avtale i denne listen aktiverer avtaleboken på den dagen som denne avtalen gjelder for Registrere og endre avtaler Avtaler registreres ved markere tidsområdet avtalen gjelder for i vinduet for avtalebok med musen. Du kommer da automatisk inn i vinduet for avtale (se nedenfor) hvor detaljinformasjon om denne avtalen registreres. Når du registrerer en avtale i avtaleboken knyttes avtalen automatisk til aktuelt arkivkort Du kan også knytte avtalen til et annet firma, eller en annen kontaktperson. Under oppfølgingsfanen vil du til enhver tid finne en liste over avtalene som ikke er notert som utført i avtaleboken.

125 Avtalebok 124 Dato og tidsrom foreslås automatisk ut i fra markert tidsområde. Dette kan enkelt endres ved å klikke på knappene markert med tre prikker, for så å velge nytt tidsrom. I tillegg til ordinær hvem, hva og hvor-informasjon, kan avtalen knyttes til forhåndsdefinert avtalekategori og prosjekt. Avtale parametere Påminnelse Corrado varsler med alarm (informasjonsvindu) før avtalen iht. valgt tid for melding (minutter før...) Privat betyr at andre brukere ikke kan se innholdet i dine private avtaler, i det avtaletekst og lokasjon er skjult. Foreløpig betyr at avtalen markeres som foreløpig, - ikke fastlagt, med farge forskjellig fra prioritetsfargene Prioritet avtalen vises med prioritetsfarge i avtaleboken og i dagens gjøremål. Inviter andre deltakere

126 125 Corrado hjelp Når du lager en avtale/møte har du mulighet for registrere denne avtalen på andre brukere som er registrert i systemet, ved å krysse av for de personene som skal inviteres til møtet under fanen Inviter andre deltakere. Hver av de personene som er avkrysset vil da automatisk få denne avtalen registrert i sin avtalebok med de parametere som du velger. Endre avtaler En avtale kan endres på to måter. Dersom du dobbeltklikker på den markerte vertikale linjen til venstre på en avtale i avtaleboken aktiverer du skjermbildet Avtale hvor du kan endre eller legge til detaljinformasjon om denne avtalen. Når du klikker på en bestemt avtale i avtaleboken og deretter holder musepekeren over en av de markerte horisontale linjene på toppen eller bunnen av avtalen aktiveres et symbol bestående av to horisontale linjer med pil opp og pil ned. Ved deretter å klikke og holde muspekeren nede på topplinjen kan du benytte Drag & Drop funksjonalitet for å flytte avtalen med musen, enten innenfor samme dag eller til en annen dag som er aktiv i skjermbildet. Dersom du gjør det samme på bunnlinjen av avtalen kan du strekke avtalen i tid. Slette avtaler En avtale kan enten slettes ved å trykke på knappen Slette når du har skjermbildet Avtale aktivert, eller ved å klikke på en avtale i avtaleboken for så å trykke på krysset i menylinjen.

127 Avtalebok Utskrift av avtaler Ved å trykke på skriver-knappen når du står i avtalebokens dags- eller månedsoversikt har du mulighet for å lage en utskrift av avtalene dine. Corrado benytter det oppsettet av skrivere som er definert i windows. 12 Varer 12.1 Vareregister Hent opp vareregisteret ved å trykke F5 eller gå til menyen Kartotek / Vare. Ved hjelp av funksjonstasten F3 veksler du mellom varelisten og varedetaljer. Ny vare Klikk på knappen Lag en ny post på verktøylinjen når du skal registrere ny vare. Du kan også trykke CTRL + N på tastaturet, eller peke et sted i varelisten, klikke høyre museknapp og velg Nytt arkivkort fra menyen. Varedetaljer Fyll inn varenummer, navn, enhet, prisinformasjon, leverandør og varegruppe.

128 127 Corrado hjelp Lagerstyring Corrado kan håndtere lagerstyring på vareregisteret dersom man ønsker dette. Parameter for lagerstyring finner man i innstillinger under diverse og her i vareregisteret. I kryssboksen "Skal lagerstyres" angir man om varen skal lagerstyres. Hvis denne merkes av, må man tilordne en leverandør til denne varen. Man kan selvfølgelig overstyre dette i bestillingstidspunktet dersom man ønsker varen fra en annen leverandør. Feltene viser total lagerbeholdning, antall i ordre, antall i bestilling, samt disponibelt antall. NB! Ved registrering av ny vare kan beholdningsfeltet oppdateres direkte uten at du bør gå veien om varetellingsfunksjonen. Dersom du krysser av i boksen for Serienummer på en vare, har du mulighet for å oppgi serienummer på denne varen når du setter inn antall i levertfeltet på en ordre. Du får da opp denne inputboksen: I de øvrige feltene vedr. lagerstyring legger man inn min / maks-antall på lager, samt evt. lokasjon. Feltet forventet inn er avsatt til fremtidig bruk. Bilde I fanen nede til venstre kan du scanne inn et bilde av varen. Statistikk Fanen i midten gir deg statistikk på omsetning, dekningsbidrag og antall. Undervarer Klikk på fanen til høyre for å registrere undervarer av denne varen, dvs, varer denne varen består av. Undervarer må også registreres i Corrado som en ordinær vare før du kan lage strukturer med varer/undervarer. Når du i en ordre velger en vare som består av flere undervarer, legges også undervarene inn som egne ordrelinjer i ordren. Vareliste I varelisten kan du velge varen du vil se detaljer på. Du kan søke på varenavn ved å klikke CTRL + F når du står i varelisten for å aktivere søkefeltet. Søkefunksjonen virker på samme måte som i arkivkortet. Slette varer Dersom du ønsker å slette en vare henter du frem aktuelle vare og trykker på iconet med kryss som du finner på verktøylinjen.

129 Varer 128 NB! En vare som har blitt benyttet i en ordre kan ikke slettes. Utvalg Ved hjelp av den særdeles nyttige utvalgsfunksjonen som ligger i Corrado, har du mulighet for å velge ut spesiell informasjon innenfor et område som du vil se på eller bruke som grunnlag for videre behandling i systemet. I varelisten har du vanligvis ulike typer av varer som igjen har ulike spesifikasjoner. Hvis du for eksempel bare ønsker å få en oversikt over alle varer som er av en spesiell type, eller som tilhører en spesiell varegruppe, kan du benytte utvalgsfunksjonen for å få til dette. Se under emnet Lage utvalg av dataene dine for nærmere detaljer om hvordan du definerer et utvalg Utskrifter fra vareregisteret Ved å trykke på knappen for utskrift vareregisteret, får du opp dette bildet: (evt. hurtigtastene Ctrl + P) når du står i Her kan du velge utskrift i form av artikkelliste, etiketter, telleliste, lagerverdiliste, prisliste eller bestillingsforslag med mulighet for filtrering av de data som du ønsker skal være med på rapporten. Du kan velge visning av rapporten på skjerm før du skriver den ut ved å avmerke boksen nederst i venstre hjørne på bildet. Corrado benytter det oppsettet av skrivere som er definert i windows. Alle rapporter fra artikkelregisteret vil derfor bli skrevet ut på den skriveren som velges under knappen Velg skriver.

130 Corrado hjelp Varetelling Denne lagerstyringsfunksjonen henter du frem ved å velge Kartotek/Varetelling fra menylinjen. Justering av beholdninger på eksisterende varer kan kun gjøres via varetellingsbildet, og man kan velge om man vil telle enkeltvarer eller hele varelageret. NB! Ved registrering av ny vare kan beholdningsfeltet oppdateres direkte i vareregisteret uten at du bør gå via varetellingsfunksjonen. Når du velger varetelling vil forrige varetelling stå som default i registeringsbildet. For å lage en ny varetelling må du derfor trykke på knappen Lage en ny post hurtigtastene CTRL+N. eller bruke Alle varetellinger, komplette eller ikke, blir lagret slik at man for eksempel kan gå tilbake til en tidligere varetelling og oppdatere lageret fra denne. Etter hver oppdatering (varetelling til beholdning) skrives det automatisk ut en varetellingslogg til default printer som viser justeringen som er gjort på lageret Rabattmatrise Velg Kartotek / Rabattmatrise fra menylinjen for å få frem funksjonalitet for oppsett av rabatter basert på varegrupper sett i forhold til kundegrupper.

131 Varer 130 Prosentsatsene som legges inn her vil komme frem under feltet % på en ordrelinje når du registrerer en ordre, hvorpå den kan overstyres ved behov. NB! Dersom du legger inn et minustegn foran rabattsatsen resulterer dette i påslag i steden for rabatt. 13 Tilbud/Ordre/Faktura/Innkjøp TOLFI 13.1 Generelt TOLFI står for Tilbud, Ordre, Lager, Faktura og Innkjøp. Ordre- og bestillingsfunksjonen i Corrado er basert på et status/nivå-system, hvor den enkelte ordre / bestilling endrer status iht. hvilket nivå i systemet den befinner seg. (TOLFIsystemet) De ulike statusene en ordre kan ha er: Tilbud, Ordre ( Kontantordre, Abonnementsordre), Restordre, Effektuert, Fakturert, Jornalført og Eksportert, hvorav restordre blir å betrakte som en ny ordre.som blir opprettet som følge av mangelfull levering på en ordinær ordre. De ulike statusene en bestilling kan ha er: Registrert, Skrevet ut/sendt, Delvis mottatt og Fullt mottatt. Du kan sammenligne de ulike nivåene med brevkurver hvor hver ordrestatus har sin brevkurv. Eksempelvis vil en ordinær ordre ligge i statuskurven Tilbud inntil du velger å flytte den til statuskurven Ordre. For å flytte en ordre fra en status til en annen benytter du statusknappen, hvor teksten under viser hvilke status den aktive ordren har til enhver tid. Statusoversikt for ordinær ordre: Statusoversikt for kontantordre:

132 131 Corrado hjelp Statusoversikt for abonementsordre: Statusoversikt for bestillinger: 13.2 Ordreregistrering Ordreregistrering (TOLFI) kan aktiveres på flere ulike måter fra hovedbildet i Corrado, alt ettersom hva du synes er mest hensiktsmessig for din arbeidsmåte. Ved å trykke på F7-tasten på tastaturet eller klikke på knappen for Tilbud/faktura/ordre/innkjøp når du står på en kunde i arkivkortlisten, aktiverer du ordrebildet inneholdende sist registrerte ordre. Registrering av ny ordre iverksettes deretter ved å trykke på knappen Lage en ny post som ligger i knapperaden. Et annet alternativ er å velge aktuell kunde i arkivkortlisten, for deretter å velge Ny ordre fra funksjonsmenyen. Dersom du ønsker å få oversikt over alle eksisterende ordre på kunden før du aktiver registrering av ny ordre velger du aktuell kunde i arkivkortlisten og klikker på fanen Ordre/Faktura:

133 Tilbud/Ordre/Faktura/Innkjøp TOLFI 132 Her peker du på en fritt valgt ordrelinje, for deretter å velge Nytt tilbud / ordre fra hurtigmenyen som aktiveres med høyre museklikk. Alle innfallsvinkler til ordreregistrering resulterer i at funksjonsbildet for ordreregistrering kommer frem (TOLFI-vinduet): I dette bildet lager du tilbud eller ordre og klargjør det for utskrift og/eller fakturering. Her kan du først produsere et tilbudfor senere å hente det tilbake igjen, lage en ordre og effektuere det samme tilbudet. Du kan manipulere ordredata, men stadig se det reelle resultatet av det kunden skal betale. Du kan gjøre om en ordre til et kontantsalg ved klikke på den aktuelle fanen. Prosedyren blir da som beskrevet under emnet kontantsalg.

134 133 Corrado hjelp Dersom du har aktivert funksjonen Melding hvis over kreditt under innstillinger/diverse, og samtidig lagt inn en kredittgrense på en kunde, vil du få opp denne meldingen når du endrer status fra tilbud til ordre dersom kunden har overskredet kredittgrensen: Meldingen har kun informasjonsverdi og påvirker ikke ordreregistreringen generelt, men inntil kredittgrensen for kunden er endret eller innstillingene er deaktivert, vil meldingen komme frem hver gang du forsøker å lage en ny ordre på denne kunden. Fakturaadresse Kundeopplysninger og leveringsadresser hentes fra arkivkortet, men kan overstyres ved behov. Deres ref. Velg kundens kontaktperson for dette tilbudet/denne ordren, eller skriv en fritekst. Vår ref. Skriv evt. kommentarer eller annen type referanse. Prosjekt Alle order kan knyttes opp mot et prosjekt som du har definert på forhånd. Velge varer til en ordre Når du aktiverer en ny varelinje i feltene Varenr. eller Beskrivelse, dukker pilen for DropDown-listen opp. Klikk på denne for å hente opp varelisten, og velg deretter aktuell vare for ordrelinjen ved hjelp av musen. (Benytt evt. hurtigtast ALT+PIL NED) En vare kan også legges til en ordrelinje ved hjelp av varenummer 2. Du skriver da bare inn varenummer 2 i steden for Varenummer i feltet Varenr på ordrelinjen, og feltet oppdaterer seg med Varenummer 1 og beskrivelse når du går videre for å legge inn bestilt- og levertdata Varenummer 2 kan forøvrig defineres som et felt ved redigering av formularer slik at det om ønskelig kan bli med på utskrifter i forbindelse med ordrebehandling. Tabulator besnyttes i steden for Enter-tasten for å bevege seg fra felt til felt i ordrelinjen. Aktiver ny linje ved hjelp av PIL OPP / PIL NED, eller pek på varelinjen, klikk høyre

135 Tilbud/Ordre/Faktura/Innkjøp TOLFI 134 museklikk og velg Sett inn ny linje eller Legg til ny linje. Dobbeltklikk i i feltbeskrivelsen for ordrelinjene gir deg et nytt vindu hvor du kan søke etter en vare basert på varegruppe, varenummer eller navn. Fra dette bildet kan du benytte drag and drop fumksjonaliteten ved å klikke på en og en vare med musen, for så å dra varen over i ordrelinjen. Fra hurtigmenyen (høyre museklikk) kan du opprette ny vare eller åpne aktuell vare i vareregisteret. Husk også at vareregisteret kan hentes frem med hurtigtasten F5. Når en vare består av flere delvarer, og dette er registrert i Vareregisteret, vil alle delvarer dukke opp i ordren når du taster inn et varenummer som består av delvarer. Dersom du i detaljspesifikasjonen for en vare har bestemt at en vare skal ha et serienummer, vil du få opp en inputboks for registering av dette nummeret når du setter inn levert antall i ordrelinjen. Dette kan redigeres ved å velge oppgi serienummer fra hurtigmenyen på høyre musetast. (se beskrivelse av hurtigmeny nedenfor) Serienummer kan forøvrig defineres som et felt ved redigering av formularer slik at det om ønskelig kan bli med på utskrifter i forbindelse med ordrebehandling. Kreditnota lager du ved å legge inn et minustegn foran antall bestilt og levert. Kreditnotaen får neste ledige nummer i fakturanummerserien. Feltbeskrivelser ordre Ordrenr.

136 135 Corrado hjelp Tildeles automatisk Ordredato Registreres automatisk, kan overstyres ved å klikke på søkeknappen. Leveringsdato Angi dato for levering Fakturanr Tildeles automatisk ved utskrift av faktura Fakturadato Registreres automatisk ved utskrift av faktura, men kan også overstyres. Forfallsdato Registreres automatisk ved fakturering ut i fra kundens forfallsdager, men kan som fakturadato også overstyres. Lev. betingelser Velg type leveringsbetingelse fra listen Selger Velg selger fra listen Siste pris Siste pris ut til den aktuelle kunden. Siste antall Siste antall ut til den aktuelle kunden. Lagerbeholdning Etterhvert som varelinjer registreres vil du fortløpende se informasjon om lagerbeholdning pr. aktuell vare. merk deg at tilbud ikke påvirker lager, først når tilbud omgjøres til ordre vises dette i feltet i ordre. Hurtigmeny Ved hjelp av hurtigmenyen, som aktiveres ved å høyreklikke på musen når du peker på feltbeskrivelsen for ordrelinjene, kan du raskt få tilgang til ulike funksjonaliteter vedrørende ordreregistering.

137 Tilbud/Ordre/Faktura/Innkjøp TOLFI 136 Fra denne menyen kan du velge å sette inn en ny ordrelinje, legge til en ordrelinje, eller slette gjeldende ordrelinje som du står på. Her kan du også velge å markere alle ordrelinjene som levert. I forhold til varer kan du søke etter en vare når du peker i feltet for varenummer, opprette en ny vare, eller åpne den varen du har markert i ordrelinjen. Ikke vis varer som er utgått fjerner varer fra listen over tilgjengelige varer, når du skal velge varer til en ordre. Dette forutsetter at du har avmerket de aktuelle varene som utgått i vareregisteret. Ved å velge skjul kostpris fra listen vil ikke kostprisen vises på varelinjene i ordreregisteringsbildet. Dersom du har en vare som skal ha serienummer, har du mulighet for å endre serienummer på denne varen også når ordrelinjen er registrert. Dette forutsetter imidlertid, at du i varedetaljer på denne varen, har avmerket boksen for serienummer. KID-nummer Dersom du skal benytte KID-nummer på fakturaer må dette feltet gjøres tilgjengelig på fakturaformularet. Default for feltet er at det er skjult på utskrifter, og du må derfor benytte funksjonen for redigering av standardformularer for å synliggjøre feltet. Oppbygging av KID-nummeret som skal benyttes gjør du fra menyvalget Fil / innstillinger / diverse:

138 Corrado hjelp Kontantsalg Kontantsalg / Kassefunksjonalitet fungerer prinsippielt på samme måte som en vanlig ordre. Dersom du ønsker å omgjøre et kontantsalg til en vanlig ordre på kontantsalgstidspunktet

139 Tilbud/Ordre/Faktura/Innkjøp TOLFI 138 klikker du på fanen Gjør om til vanlig ordre, og i motsatt fall hvor du ønsker en endring fra ordre til kontantsalg velger du fanen Gjør om til kontantsalg. Status må imidlertid være ordre / kontantordre for å bytte mellom vanlig ordre og kontantsalg. Kontantsalg / Kassefunksjonalitet kan aktiveres direkte ved å velge Kartotek / kontantsalg fra menylinjen (F12),eller indirekte ved å åpne en ordre fra ordre / faktura-oversikten som du deretter gjør om til et kontantsalg. Ved direkte valg av kontantsalg får du opp dette skjermbildet: Her ekspederer du salget som en kontantordre ved å registrere data som om det var en vanlig levert ordre, for deretter å velge utskrift for å få en kvittering. Defaultverdien for kontantsalget er satt til Kontantkunde, men dette kan overstyres til det aktuelle kundearkivkort ved behov.

140 139 Corrado hjelp Kommunikasjon med kassaapparat Dersom du har tilkoblet et kassaapparat via en av com-portene har du mulighet for automatisk åpning av kasseskuff, samt visning av ordrelinjer i kassedisplayet når du aktiverer utskrift av kvittering. Du har også mulighet for å lese inn varer til ordreregistreringsbildet ved hjelp av en strekkodeleser. Under Fil / lokale innstillinger setter du opp parametere som styrer denne funksjonaliteten. Kassaoppgjør Oppgjørsformen for kontantsalget kan defineres i ulike kombinasjoner iht. valgmulighetene ovenfor, og alle betalingsformer vil gjenspeiles på kassaoppgjørslisten som du velger under utskrift av rapporter fra arkivkort.

141 Tilbud/Ordre/Faktura/Innkjøp TOLFI Abonnementsordre Abonnementsordre fungerer i prinsippet som en ordinær ordreregistrering bortsett fra at innfallsvinkelen og registreringsbildet er noe forskjellig. Statusmessig kan abonnementsfakturering fremstilles slik: Når du iverksetter fakturering av en abonnementsordre kopierer du i realiteten dataene fra abonnementsordren til en ny ordre som ved utskrift først får status effektuert, deretter fakturert, på lik linje med ordinære ordre. (Dette kan evt. sammenlignes med bruk av en mal i word, hvor abonnementsordren er malen som kan brukes om og om igjen og som selvfølgelig innholdsmessig kan endres) Etter faktureringen vil den opprinnelige abonnementsordren fremdeles ligge i ordreoversikten som en abonnementsordre, slik at du skal ha muligheten for å kjøre en ny abonnementsfaktura

142 141 Corrado hjelp basert på denne malen, uten å måtte registerer en ny abonnementsordre for hver gang. Sagt på en annen måte genereres det en ny faktura for hver abonnementsordre, og denne ordren blir liggende igjen for repiterende fakturering. En viktig forutsetning for å kunne opprette en abonnementsordre er at du på forhånd definerer de ulike periodetypene og varetypene som du skal benytte. NB! Vær oppmerksom på at du kan ikke endre en periodetype som det er registrert en abonnementsordre på. Eksempel på Periodetyper som opprettes under Fil / innstillinger: Registrering av abonnementsordre En ny abonnementsordre aktiveres ved å velge Abonnementsordre fra Kartotek i menylinjen, eller ved å trykke på tastaturknappen F11. Du kommer da direkte inn i følgende skjermbilde:

143 Tilbud/Ordre/Faktura/Innkjøp TOLFI 142 Her registrerer du abonnementsordren med mottakeropplysninger og ordrelinjer som om det skulle vært en ordinær ordreregistrering, eventuelt også med prosjekttilknytning. Startdato er den dato som abonnementet skal gjelde fra, og blir å sammenligne med ordredato. Dersom denne datoen f.eks er satt til og du kjører abonnementsfakturering vil denne abonnementsordren ikke bli effektuert. Stoppdato er den dato som abonnementet skal gjelde til. Dersom denne ikke fylles ut vil abonnementet bli fakturert fortløpende inntil abonnementsordren får en stoppdato, eller at ordren slettes i systemet. I feltet Periodetype tilordner du den aktive ordren en spesifikk periodetype, og feltet må fylles ut for at denne ordren skal kunne bli en abonnementsordre. Etter at du har registrert abonnementsordren vil ordren legge seg som en abonnementsordre under fanen ordre/faktura som grunnlag for senere abonnementsfakturering.

144 143 Corrado hjelp Fakturering av abonnementsordre Fakturering av abonnementsordre iverksettes ved ved at du dobbeltklikker på en fritt valgt abonnementsordre under et av arkivkortenes ordre/faktura-fane slik at du får opp skjermbildet for abonnementsordre. Dette skjermbildet kan forøvrig også aktiveres ved hjelp av tastaturknappen F11, eller fra Kartotek i menylinjen. Klikk på skriver-knappen Abonnementsutskrift: i verktøylinjen for å få frem skjermbildet for Med basis i at alle abonnementsordre ble tilknyttet en periodetype under registreringen, velger du i dette skjermbildet hvilke ordre du vil sette til status effektuert. I dette tilfellet vil alle ordre som er tilknyttet periodetype kvartalsvis faktura settes til status effektuert. Eventuell prosjekttilknytning vil opprettholdes som på abonnementsordren. Ved å trykke OK, vil du få beskjed om hvor mange ordre av denne typen som vil bli opprettet (satt som effektuert). Svarer du Yes på ovennevnte spørsmål får du følgende informajon:

145 Tilbud/Ordre/Faktura/Innkjøp TOLFI 144 Trykk OK og avslutt både abonnementsutskrift og skjermbildet for abonnementsordre. Under arkivkortets ordre/fakture-fane vil du nå se at det er opprettet en effektuert ordre som er basert på den abonnementsordren som var utgangspunktet for operasjonen. Selve faktureringen iverksettes nå på samme måte som ved fakturering av en ordinær effektuert ordre, ved at du aktiverer TOLFI-vinduet (F7) og trykker på skriver-knappen hvorpå du velger utskrift av faktura - alle med status effektuert Purringer Purringer iverksettes fra utskriftsbildet i TOLFI, som aktiveres ved å klikke på skriverknappen i verktøylinjen når har aktivert skjermbildet for ordreregistrering (F7).,

146 145 Corrado hjelp Utskrift av purringer kan rettes mot kunden du står på i arkivkortlisten eller mot alle som skal purres. Purringer, som har forfallsdato på fakturaer som utgangspunkt, vil bli skrevet ut i henhold til de parametre som er registrert under Innstillinger/purringer: Når aktuelle purringer er skrevet ut, vil du få en forespørsel om purringene kan flagges om til neste status ved neste purring.

147 Tilbud/Ordre/Faktura/Innkjøp TOLFI 146 Svarer du bekreftende på dette, vil f.eks. gjeldende betalingspåminnelser få status som inkassovarsel ved neste purring. Svarer du benektende på dette, vil de samme purringene bli med som betalingspåminnelse også neste gang du purrer. Skjematisk kan statussystemet med omflagging fremstilles slik: 13.6 Innbetalinger Fra arkivkortets fane for Ordre/fakturakan du registrere innbetalinger og delinnbetalinger på de enkelte fakturerte ordre. Innbetalingsfunksjonen får du frem ved å høyreklikke på en fritt valgt faktura (evt. med journalført / eksportert status) og velge innbetalinger fra hurtigmenyen.

148 147 Corrado hjelp I skjermbildet for Innbetalinger velger du innbetalingsdato, tekstkommentar på innbetalingen og innbetalt beløp, for deretter å oppdatere med knappen Oppdater og lukk. Etter oppdateringen vil du under Ordre/faktura fanen se at status på fakturaen er oppdatert iht. dine registreringer Bestillinger Bestillinger registreres og fungerer i prinsipp på samme måte som ved ordreregistrering, bortsett fra at bestillingen tar utgangspunkt i en leverandør. Registrering av bestillinger kan aktiveres på flere ulike måter fra hovedbildet i Corrado, alt ettersom hva du synes er mest hensiktsmessig for din arbeidsmåte. Ved å trykke på F7-tasten på tastaturet eller klikke på knappen for Tilbud/faktura/ordre/innkjøp når du står på en leverandør i arkivkortlisten, aktiverer du bestillingsbildet inneholdende sist registrerte bestilling.. Registrering av ny bestilling iverksettes deretter ved å trykke på knappen Lage en ny post som ligger i knapperaden. Et annet alternativ er å velge aktuell leverandør i arkivkortlisten, for deretter å velge Ny ordre fra funksjonsmenyen. Dersom du ønsker å få oversikt over alle eksisterende bestillinger på leverandøren før du aktiver registrering av ny bestilling velger du aktuell leverandør i arkivkortlisten og klikker på fanen Bestillinger.

149 Tilbud/Ordre/Faktura/Innkjøp TOLFI 148 Her peker du på en fritt valgt ordrelinje, for deretter å velge Ny bestilling fra hurtigmenyen som aktiveres med høyre museklikk. Alle innfallsvinkler til registrering av bestillinger resulterer i at funksjonsbildet for registrering av bestilling kommer frem: Registering av varer som skal bestilles utføres på samme måte som under emnet Velge varer til en ordre under emnet ordreregistrering, og bestillingen kan knyttes opp mot et prosjekt dersom dette er ønskelig. Status på bestillingen vil være 1 = registrert inntil du skriver ut bestillingsordren via

150 149 Corrado hjelp skriverknappen eller CTRL+P. Når bestillingsordren er skrevet ut får bestillingen automatisk status 2 = skrevet ut / sendt. Når varene ankommer må du åpne bestillingen igjen og registrere leveringsdato. Videre må du registrere antall levert pr. bestillingslinje. Dersom alle linjer er levert, klikker du med høyre museknapp og velger Sett alle linjer som levert. Dersom ikke alle linjene er levert, eller det er manko på en eller flere av bestillingslinjene, får bestillingen status 3 = delvis mottatt. Dersom alle linjene er full levert settes status 4 = Fullt mottatt. Du kan på hvilket som helst tidspunkt endre status på en bestillingsordre. Dette utføres ved å åpne aktuelle bestilling og forandre dataene i levertfeltet på en eller flere ordrelinjer. Status vil oppdateres når du trykker på lagre-knappen på verktøylinjen Fra tilbud til faktura Fra tilbud til ordre Alle nye ordre har status 1 = Tilbud inntil det omgjøres til en ordre. Klikk Knappen Tilbud -> Ordre for å endre status. Svarer du Ja på spørsmålet om du vil lage en ordre. Endres til status 2 = Ordre. Effektuer ordren Når varene er plukket, og ordren er klargjort med riktig leveringsdato, leveringsbetingelser etc, kan du klikke på knappen effektuer ordre: Ordren får status 4 = Effektuert Evt. avvik mellom antall bestilt og antall levert fanges opp, og du har mulighet til å overføre antall ikke-levert til en rest-ordre med status 3 = Restordre. Når en ordre er effektuert endres knappen til de-effektuer det betyr at du kan klikke og sette status tilbake til Effektuert. Dette har bl.a. praktisk betydning dersom du ikke ønsker at denne ordren skal kjøres ut ved neste fakturering.

151 Tilbud/Ordre/Faktura/Innkjøp TOLFI 150 Fakturere en ordre Når du fakturerer, det vil si skriver ut en effektuert ordre, blir ordren overført til status 5 = Fakturert Fakturajournal Når det skrives ut fakturajournal, settes status til 6. Fakturajournalen tar med alle som har status 5 = Fakturert. Eksportert Det er kun fakturaer hvor data er eksportert ved hjelp av funksjonen Eksportere data til Uni Micro som vil få status 7 = Eksportert. Fakturaer hvor data er eksportert ved hjelp av funksjonen Eksportere data beholder status fakturert eller journalført. De-fakturere I Corrado har du mulighet for å endre fakturaer før de journalføres. Dette forutsetter at boksen Skal fakturaer kunne endres er avmerket under innstillinger / diverse. NB! Dersom ordreregistreringsbildet (TOLFI-vinduet) er aktivt når du endrer denne innstillingen, må TOLFI-vinduet lukkes og evt. re-åpnes før denne funksjonaliteten aktiveres. Ved de-fakturering settes status tilbake til ordre. Opprinnellig fakturanummer og dato beholdes som default-verdi, men dette kan endres etter ønske. Flytskjema:

152 Corrado hjelp Søke etter Tilbud/Ordre/Faktura/Bestilling Ved hjelp av søkefunksjonen som ligger i Corrados TOLFI-system (Tilbud/ordre/lager/faktura/innkjøp) kan du lett finne frem til tidligere registrerte tilbud, ordre, fakturaer og bestillinger (TOLFI-registreringer). Søkebildet aktiveres på følgende måte: Fra hovedbildet i Corrado aktiverer du først TOLFI-vinduet, enten ved å trykke F7, klikke på knappen i Knapperaden/verktøylinjen, eller velge Tilbud, ordre, faktura, bestilling fra Kartotekmenyen. Deretter benytter du tastaturkombinasjonen CTRL+F, eller trykker på knappen Søke etter

153 Tilbud/Ordre/Faktura/Innkjøp TOLFI en post 152 på verktøylinjen. Du vil da få frem dette søkebildet: I de hvite feltene kan du legge inn dine kriteria for søket, hvorpå du umiddelbart får frem en liste over ordre eller bestillinger som tilfredstiller ditt utvalg, samt ordrelinjene som disse består av. Ved å dobbeltklikke, eller trykke på OK når du velger en av ordrene på listen, vil søkebildet lukkes og denne utvalgte ordren hentes opp i TOLFI-vinduet (funksjonsbildet for ordreregistrering) Utskrifter fra TOLFI Utskrifter fra TOLFI-funksjonen iverksettes ved å klikke på skriver-knappen verktøylinjen når har aktivert skjermbildet for ordreregistrering (F7). i

154 153 Corrado hjelp Her velger man dokumenttype, gjør eventuelle utvalg, velger antall eksemplarer, eventuelt forhåndsvisning og velger formular-type. Alle dokumenttyper fra dette utskriftsbilde er redigerbare for brukeren. Se emnet om redigering av standardformularer Ordrebekreftelse Ordrebekreftelse kan kun skrives ut for den aktive ordren. Plukkliste Dersom lageret trenger plukkliste for å pakke ordren velger du utskrift av plukkliste. Plukkliste kan kun skrives ut for aktuell ordre. Når varene er plukket, registreres riktig antall på den fysiske plukklisten OG i selve ordren hvor antall levert registreres. Fraktbrev Det foreligger ikke et eget menyvalg for fraktbrev. Dersom denne type utskrift er ønskelig tar du utgangspunkt i et plukklisteformular og redigerer dette til ønsket layout under formularredigering. For utskrift velger du utskrift av plukkliste, og velger det opprettede fraktbrevet som formulartype i steden for plukklisteformularet. Pakkseddel Dersom kunden skal motta en pakkseddel sammen med varene, velger du også dette fra utskriftsbildet. Faktura / abonnementsfaktura Ved utskrift av faktura kan du velge mellom Den som vises på skjermen, Alle med status effektuert, eller Tidligere utskrevne med valg av fra-til fakturanummer. Fakturajournal

155 Tilbud/Ordre/Faktura/Innkjøp TOLFI 154 Fakturajournalen skrives ut fra menyen Rapporter fra arkivkort, som aktiveres ved å klikke på skrivericonet når du står på et arkivkort. Fakturajournalen viser og summerer avgiftspliktig og avgiftsfritt salg fordelt på de ulike salgskontoer som er definert i varegruppetabellen. Bestillingsordre En bestillingsordre kan kun skrives ut for den aktive bestillingsordren. Purringer Utskrift av purringer kan rettes mot kunden du står på i arkivkortlisten eller mot alle som skal purres. Valg av skriver Corrado benytter det oppsettet av skrivere som er definert i windows. Alle rapporter fra TOLFI vil derfor bli skrevet ut på den skriveren som velges under knappen Velg skriver. De enkelte dokumentene fra denne rapporten kan forøvrig tilordnes ulike skrivere som er tilgjengelige, hvorpå dette oppsettet vil være gjeldende inntil det endres. Hver arbeidsstasjon kan ha sitt eget oppsett. 14 Post og Faks 14.1 Motta e-post Klikk ikonet eller trykk på funksjonstasten F8 for å åpne bildet Innkommet post og faks Dette vinduet gir deg all informasjon om innkommet post og fax som du igjen kan viderebehandle. Liste meldinger Meldinger kan sorteres etter Emne, avsender, dato eller tid ved å klikke på den aktuelle

156 155 Corrado hjelp overskriften i listen. I feltet Utvalg kan du kan velge å se ikke leste, leste eller alle meldinger, samt at du kan velge Faks og/eller Post (E-post). Les ny post For å oppdatere listen med all ny post klikker du knappen Les ny post. Innhold i meldingen Innholdet i merket melding vises i skjermbildets nedre del hvor du også kan velge å vise eventuelle vedlegg. Ved å klikke på de enkelte fanene kan du velge å se hvilke adresser meldingen er til, hvem som evt. har fått kopi og evt. vedlegg som følger med meldingen. Nederst i bildet på statuslinjen ser du navnet og adressen på avsender, dato for når den aktuelle meldingen er mottatt, samt lest-status. Arkivere på arkivkort All innkommet post kan arkiveres på et arkivkort, og I feltet ytterst til høyre på meldingen velger du det aktuelle arkivkortet. Dersom meldingen er sendt fra en adresse som du ikke har registrert under et eksisterende arkivkort fra før, kan du først velge det aktuelle arkivkortet fra listen, deretter aktivere hurtigmenyen på høyre musetast og velge eksisterende person eller ny kontaktperson som meldingen skal arkiveres på. Dersom det kommer en melding fra et ukjent firma, og du ønsker å arkivere meldingen på et nytt arkivkort, må du først opprette det nye arkivkortet for deretter å gå tilbake til post og fax og følge ovennevnte prosedyre. Mappelisten Fra den samme hurtigmenyen som nevnt over kan du velge å vise eller skjule mappelisten, som forøvrig er skjult når du åpner post og fax-vinduet. Ved hjelp av Drag and Drop funksjonalitet kan du flytte e-post mellom e-postlisten og mappene, noen som du gjør ved å klikke på en e-postmelding for deretter å dra den med musen til en valgt mappe. Denne e-postmeldingen vil da dukke opp på e-postlisten når du åpner aktuelle mappe. NB! Redigering av mappelisten må utføres via exchange eller outlook. Vedlegg Du åpner et vedlegg ved å høyreklikke på vedlegget og velge åpne.

157 Post og Faks 156 Vedlegg lagres som standard sammen med meldingen. Når du har avsluttet innkommet post og faks, og svart ja på spørsmålet om gjenkjent post skal arkiveres på kontakten og markeres som lest, kan du finne igjen vedlegget ved å markere aktuelle melding under dokumenter på gjeldende arkivkort, og deretter velge vedlegg fra hurtigmenyen på høyre musetast. Dersom du i tillegg vil lagre vedlegget på et annet område, høyreklikker du på vedlegget og velger lagre. Ved hjelp av Drag and Drop funksjonen kan du peke på et vedlegg holde museknappen nede, og dra vedlegget til ønsket sted eller funksjon på skrivebordet. Avslutte lesing av e-post og arkivere post Når du har lest posten, og denne er tilordnet et gjenkjent arkivkort: kan du klikke du knappen Avslutt og du får opp denne meldingen Ja Hvis du velger Ja arkiveres posten på valgt arkivkort, og markeres som lest. Nei Hvis du velger Nei, blir meldingen liggende under kategorien ulest, og arkiveres ikke på arkivkortet. For at meldingen senere skal bli arkivert på arkivkortet, MÅ meldingen manuelt merkes som Ulest (via hurtigmenyen på høyre musetast). Deretter må du velge knappen Tilbake på nytt - og svare Ja på spørsmålet om arkivering. Svare direkte på en innkommet melding Via hurtigmenyen på høyre museknapp kan du svare direkte på meldingen ved å velge Send svar Slette melding Via hurtigmenyen på høyre museknapp kan du slette meldingen ved å velge Slett. Markere melding som lest/ulest Via hurtigmenyen på høyre museknapp kan du markere meldingen som lest eller ulest for å

158 157 Corrado hjelp flytte meldingen over til listen over leste eller uleste meldinger Sende e-post Corrado benytter MAPI standarden, og programmet baserer seg på at det er Microsoft Exchange eller Outlook som er satt opp som MAPI-server. Som bruker forholder du deg forøvrig kun til grensesnittet i Corrado når du sender mail. For å sende E-post til en kontaktperson basert på aktivt arkivkort, merker du en kontaktperson, Klikker høyre museknapp og velg Send e-post. Du kommer da inn i bildet Nytt dokumenthvor knappen E-post automatisk er merket. Sende e-post kan også aktiveres fra hovedbildet ved å velge Nytt dokument fra funksjoner på menylinjen (evt. Ctrl + F3) uavhengig om du har valgt en kontaktperson på forhånd. Du velger da "e-post" og skriver inn en ny e-post adresse i feltet Til, evt. benytter den som er valgt fra selve arkivkortet du stod på.

159 Post og Faks 158 Beskrivelse Her kan du legge inn en beskrivelse av E-post meldingen. Dette blir emne på meldingen som mottakeren får. Dokumentoverskrift Kun aktuell for dokumenttype brev og fax Kategorier Kategoriene er definert i Innstillinger under fanen Dokument typer. Kategorien vises i Arkivkortet under fanen Dokumenter, og indikerer hvilken type dokument / e-post som er sendt. Prosjekt Alle e-postmeldinger kan knyttes opp mot et prosjekt som du har definert på forhånd. Til Trykk på fanen til, velg knappen til og skriv inn adressen til mottaker Med knappene flytter du informasjon vedr. til, kopi til og vedlegg frem og tilbake mellom vinduene. Dersom du f.eks. ønsker å fjerne en adresse på listen i høyre vindu merker du denne og trykker på pilen som peker mot venstre.

160 159 Corrado hjelp Kopi til Trykk på fanen kopi til, og du kan enten skrive inn adressen direkte i feltet, eller du kan klikke på knappen kopi til og du kommer inn i adresseboken til exchange hvor du kan velge andre mottakere uavhengig av Corrado. Fra hurtigmenyen som du aktiverer ved å høyreklikke på Kopi til - knappen, kan du velge blant andre e-post adresser på gjeldende arkivkort: Vedlegg Trykk på fanen Vedlegg og klikk deretter på knappen Vedlegg dersom du skal sende en eller flere filer som vedlegg til din e-post. Vedlegg som sendes blir lagret sammen med eposten på gjeldende arkivkort. Fra vedlegg har du også muligheten for å lage og sende en talebeskjed (voic ). Forutsetningen er at du har installert lydkort og microfon på din PC. Lydfilen opprettes ved hjelp av knappen Talebeskjed vedlegg, hvorpå du får opp dette bildet: du når du skal sende et Filen som opprettes (Wav-fil) legger seg etter innspilling automatisk som et vedlegg til epostsendingen, og filen lagres sammen med e-posten på det aktuelle arkivkortet som eposten er rettet mot. Meldingstekst I feltet skriver du meldingsteksten før du klikker knappen Send e-post. Dokumentet skal til Her kan du velge hvem du skal sende e-posten til. Det første alternativet sender mailen direkte til det aktive arkivkortet. Det andre alternativet sender mailen til alle kontakterpersoner i et forhåndsdefinert utvalg

161 Post og Faks 160 med valgt stillingsbetegnelse (f.eks. Daglig leder). Skriver du f.eks. bare bokstaven S i feltet vil det bli sendt en e-postmelding til alle kontakter i utvalget som har bokstaven S som en del av stillingsbetegnelsen (Selger, konsulent osv) Det tredje alternativet sender mailen til et forhåndsdefinert utvalg på arkivkort Autosignatur Du kan legge til forhåndsdefinert signatur på utgående e-post ved å legge signaturfiler av typen RTF under katalogen autosignatur. <Klientnavn><Initialer>. Tilgang på filene får du ved å høyreklikke med musen i feltet hvor du skriver selve e-post meldingen. 15 Prosjekt 15.1 Prosjekt Generelt Prosjektmodulen i Corrado aktiveres ved å velge Prosjekter fra Menyvalget Kartotek, eller ved å bruke tastaturkombinasjonen SHIFT+F5.

162 161 Corrado hjelp I prosjektlisten får du opp en oversikt over hvilke prosjekter du har opprettet i systemet, samt hvilke aktiviter som er knyttet til det enkelte prosjekt i form av ordrer, dokumenter, timeregistreringer, avtaler og telefonsamtaler. De enkelte aktivitetene knytter du forøvrig opp mot et prosjekt når du registrer aktiviteten under den enkelte modul. Eksempelvis har du et eget inpup-felt når du oppretter en avtale hvor du kan velge hvilke prosjekt denne avtalen skal knyttes til. Under fanen Prosjekt detaljer registrerer og endrer du informasjon om det enkelte prosjekt, hvor prosjektkoden er den informasjonen som fremkommer som prosjektopplysning når du ser på de enkelte aktivitetene i Corrado. Ved å aktivere funksjonen for Utvalg når prosjektvinduet er åpent, kan du lage utvalg som velger ut de prosjektene du ønsker å se i prosjektlisten, noe som er særlig nyttig når du har mange prosjekter å holde styr på.

163 Prosjekt 162 Se forøvrig emnet "Lage utvalg av dataene dine" for orientering om bruk av utvalgsfunksjonen i Corado. Når prosjektvinduet er åpent kan du også velge å skrive ut en rapport som viser alle aktivitetsdetaljer for det prosjektet som du har valgt i prosjektlisten. Prosjektrapporten kan forhåndsvises på skjerm ved å aktivere avmerkings-boksen for "Vis på skjerm først".

164 163 Corrado hjelp 16 Utvalgsfunksjonen 16.1 Lage utvalg av dataene dine I mange tilfeller ønsker du å lage utvalg av dataene dine. Dette gjør du ved å benytte de mulighetene som finnes under menyvalget Utvalg. Utvalgsfunksjonen er et effektivt søkeverktøy som du kan benytte til å finne frem arkivkort, varer, ordre eller prosjekt som tilfredstiller en eller flere gitte spesifikasjoner. Dette utvalget kan du enten benytte som grunnlag for utsendelser, rapporter og dokumentproduksjon, eller du kan benytte utvalget som en ren informasjonskilde. Eksempel på utvalg kan være alle leverandører med kredittgrense mindre enn , alle varer som koster mer enn 5000, eller kunder med postnummer Ved hjelp av utvalg fra arkivkortlisten kan du lage brev eller sende og fax til akkurat dette utvalget. Utvalg defineres for arkivkort når du står i arkivkortlisten, for varer når du står i vareregistreringsbildet, for tilbud, ordre, faktura og bestillinger når du står i ordreregisteringsbildet., og for prosjekt når du har prosjektvinduet oppe. I tillegg har du mulighet for å lage utvalg på flere gruppesammensetninger for Arkivkort basert på hvilke grupper du har definert under fanen Grupper på hvert enkelt arkivkort. Utvalg på grupper velger kun ut arkivkort hvor gruppefanen inneholder minst en av utvalgskriteriene (gruppene) i utvalget. Lag utvalg retter seg altså mot den gruppen som er definert under arkivkortets salgsfane, mens Utvalg på grupper retter seg mot grupper som er definert under arkivkortets grupperfane. Informasjon om hvilket av dine forhåndsdefinerte utvalg som til enhver tid er aktivt kan du se i overskriften på den aktuelle funksjon, hvor følgende eksempel viser at det er kunder som er det aktive utvalget på Arkivkort: Alle utvalg kan lagres, slik at de kan hentes frem igjen senere, uten at du er nødt til å lage utvalget på nytt.

165 Utvalgsfunksjonen 164 Hvilke utvalg som er laget kan du lett få oversikt over og tilgang til ved å velge Utvalg på "Outlook-baren" til venstre i hovedbildet på Corrado. Ved å trykke på knappen for et aktuellt utvalget åpnes dette utvalget direkte. Alle arkivkort som tilfredstiller kravene i utvalgene du lager vil automatisk bli med i utvalget. På denne måten slipper du å tenke på dette når du registrerer nye arkivkort. Lage utvalg Utvalg lages ved å velge Utvalg fra menylinjen og deretter velge Lag utvalg. Du får da opp bildet Utvalg hvor du legger inn dine utvalgskriteria. Feltene som er tilgjengelige vil variere i henhold til hvilke område du lager et uvalg fra, slik at når du lager et utvalg basert på arkivkort vil du ha andre felter enn når du lager utvalg basert på varer og ordre. Velg først felt, deretter angir du hva feltverdien skal være lik. Skal du bruke flere felter som utvalgskriteria gjør du det samme flere ganger med forskjellig

166 165 Corrado hjelp felter og feltverdier før du trykker OK. Du kan også velge etter intervall, som gir deg mulighet til å søke fra- til verdi. Dersom du lager et utvalg basert på stikkord fra arkivkortets notatfelt er det særdeles viktig at du avmerker søke type som Delvis samsvar hvor som helst. Vis sammendrag gir deg oversikt over søke-kriteriene på en oversiktlig måte. Når du klikker OK blir søket er iverksatt, og tilbake i gjeldende liste vil du nå kun se de postene som tilfredstiller de valgte utvalgskriteria. Når du lager utvalg på felter som har avkrysningsboks som feltverdi i arkiv- eller vareregisteret (f.eks. mva, utgått, stopp purringer), må du skrive true eller false for å fortelle systemet at avkrysningsboksen har verdien avkrysset eller ikke avkrysset. Lagre utvalg Du kan lagre utvalg for senere bruk, dvs. at du slipper å legge inn utvalget hver gang du har behov for det. Gå til menyen Utvalg / Lagre utvalg. Skriv et navn på utvalget og klikk OK. Tilbakestill For å stille utvalget tilbake må du inn i menyen utvalg / Vis alle. Da henter du frem igjen alle tilgjengelige poster i listen. Hente et lagret utvalg Gå til menyen Utvalg / Åpne utvalg. Du får da opp en liste over dine lagrede utvalg, hvorpå du velger fra listen og trykker OK. Et annet alternativ er å velge Utvalg på "Outlook-baren" til venstre i hovedbildet på Corrado. Du vil da få frem knapper som gir direkte tilgang til de utvalgene som du har laget. Kopiere utvalg mellom brukere Hver innlogget bruker har sine egne utvalg som lagres på filområdet Corrado/data/klient/brukere/brukernavn/utvalg/utvalg.txt. Denne tekstfilen inneholder alle de utvalgene som brukeren til enhver tid har lagret, og filen kan kopieres mellom ulike brukere. Vær imidlertid oppmerksom på at dersom du kopierer utvalgsfilen til en annen bruker vil denne filen erstatte den utvalgsfilen som evt. ligger der fra før. Telle antall i utvalg Ved å velge Tell antall i utvalg fra menyen vil du få frem en informasjonsboks som sier deg hvor mange poster det aktive utvalget består av.

167 Bruk av tilleggsutstyr 17 Bruk av tilleggsutstyr 17.1 Bruk av Scanner 166 Når man skal scanne inn et dokument eller et bilde i Corrado vil man få opp følgende skjermbilde: Her oppgir du de kriteria som du vil skal ligge til grunn for det dokumentet som du vil scanne inn. Når boksen "Vis oppsett først" er avmerket (default) betyr dette at innstillinger gjøres via scannersoftwaren som aktiveres ved trykk på knappen "Scan". Bruk av scanner forutsetter at du har en TWAIN kompatibel scanner og at Bildebehandling (imaging) er installert på din PC. Se også emnet Scanner under Lokale innstillinger

168 Corrado hjelp Bruk av skrivere Corrado benytter det oppsett av skrivere som er definert under windows kontrollpanel, og programmet baserer seg i utgangspunketet på bruk av laser- eller blekkskrivere. Matriseskriver anbefales ikke. Alle rapporter som har mulighet for valg av skriver fra et utskriftsskjermbilde vil bli skrevet ut på den skriveren som velges med knappen Velg skriver. Rapporter som ikke har denne muligheten vil bli skrevet ut på den skriveren som er satt opp som standard skriver i windows. 18 Internett 18.1 Internett For at våre kunder og forhandlere skal få tilgang til siste informasjon fra Norbits på en enkel og rask måte, satser vi på utstrakt bruk internett som informasjonskanal. På våre hjemmesider med adresse: vil du til enhver tid finne det du trenger for være oppdatert om vårt firma, programutvikling og supporttjenester. Her vil vi eksempelvis med jevne mellomrom legge ut filer for program - oppdateringer (patcher), samt andre nyttige filer som har relasjon til Corrado, for fri nedlasting. Dersom du har tilgang til internett anbefaler vi at du tar en tur innom her av og til for å sikre deg siste nytt fra Norbits. 19 Brukertips 19.1 Dagens brukertips Dersom du under Lokale innstillinger / Generelt krysser av for Vis brukertips ved oppstart, vil du hver gang du logger på Corrado få et nyttig brukertips som omhandler ulike funksjonaliteter ved systemet. Denne funksjonen kan du også slå av og på fra menyen Vis.

169 Brukertips Alle brukertipsene er gjengitt nedenfor. 1. Hurtigtast lage en ny post Bruk hurtigtasten CTRL+N for å lage en ny post. Stikkord i hjelpefil: Opprette 2. Hurtigtast lage nytt dokument Bruk hurtigtasten CTRL+F3 for å lage et nytt dokument. Stikkord for emne i hjelpefil: Nytt dokument 3. Hurtigtast lage ny ordre Bruk hurtigtasten CTRL+F5 for å lage en ny ordre. Stikkord for emne i hjelpefil: Lage, ny ordre 4. Hurtigtast søke etter arkivkort Bruk hurtigtasten CTRL+F for å søke etter et arkivkort når du står i arkivkortlisten. Stikkord for emne i hjelpefil: Søke etter, arkivkort 5. Hurtigtast - hovedbildet Bruk hurtigtasten F4 for å komme til hovedbildet i Corrado. 168

170 169 Corrado hjelp Stikkord for emne i hjelpefil: Innføring, hovedbildet i Corrado 6. Hurtig hjelp med hjelpefilen Står du fast? Du kommer inn i hjelpefilen ved å klikke på boka med spørsmålstegnet i verktøylinjen eller ved å velge hjelp fra menylinjen. Stikkord for emne i hjelpefil: Hjelp 7. Hurtigtast - varesøk Bruk hurtigtasten CTRL+F for å søke etter en vare når du står i vareregisteret. Stikkord for emne i hjelpefil: Vareregister, varer 8. Hurtigtast - ordrebehandling Bruk hurtigtasten F7 for å komme direkte inn i skjermbildet for Tilbud, ordre, fakturering og bestilling. Stikkord for emne i hjelpefil: Registrere, ordre 9. Hurtigtast - vareregister Bruk hurtigtasten F5 for å komme direkte inn i vareregisteret. Stikkord for emne i hjelpefil: Vareregister 10. Hurtigtast - lagre Bruk hurtigtastene CTRL+S for å lagre en post. Stikkord for emne i hjelpefil: Lagre 11. Hurtigtast - avtalebok Bruk hurtigtasten F9 for å komme direkte inn i avtaleboken. Stikkord for emne i hjelpefil: Avtalebok 12. Hurtigtast post og fax Bruk hurtigtasten F8 for å komme direkte inn i postkassen for e-post og fax. Stikkord for emne i hjelpefil: Post og fax 13. Hurtigtast vare og arkivkortdetaljer Bruk hurtigtasten F3 for å se på vare- eller arkivkortdetaljer. Stikkord for emne i hjelpefil: Varer, detaljer og Arkivkort, detaljer 14. Hurtigtast lage utskrift Bruk hurtigtastene CTRL+P for å lage en utskrift. Stikkord for emne i hjelpefil: Utskrifter 15.

171 Brukertips 170 Hurtigtaster klippe ut og lime inn tekst Merk en tekst og bruk hurtigtastene CTRL+C for å kopiere teksten, CTRL+X for å klippe ut teksten og CTRL+V for å lime inn teksten. Stikkord for emne i hjelpefil: Hurtigtaster 16. Hurtigtast avslutte Corrado Bruk hurtigtastene CTRL+Q for å avslutte Corrado. Stikkord for emne i hjelpefil: Hurtigtaster 18. Hurtigtast lukke aktivt vindu Bruk hurtigtastene CTRL+W for å lukke det aktive skjermvinduet. Stikkord for emne i hjelpefil: Hurtigtaster 19. Hurtigtast søke etter tilbud/ordre/faktura/bestilling Bruk hurtigtastene CTRL+F for å søke etter et tilbud, en ordre, en faktura eller en bestilling når du står i ordreregistreringsbildet. Stikkord for emne i hjelpefil: Hurtigtaster 20. Hurtigtast slette en post Bruk hurtigtastene CTRL+D for å slette en post. Stikkord for emne i hjelpefil: Hurtigtaster 21. Hurtigtaster flytte markøren hurtig i en liste Bruk hurtigtasten PgUp får å se på forrige post, PgDn for å se neste post, CTRL+PgUp for å se på første post og CTRL+PgDn for å se på siste post. Stikkord for emne i hjelpefil: Hurtigtaster 22. Hurtigtast telefoni Dersom du har implementert telefoni (TAPI) kan du bruke hurtigtastene F6 for å ringe ut, og CTRL+F6 for å legge på. Stikkord for emne i hjelpefil: Tapi 23. Hurtigtast - kontantsalg Bruk hurtigtasten F12 for å registrere et kontantsalg. Stikkord for emne i hjelpefil: Kontantsalg 24. Hurtigmeny direkte tilgang til arkiv, vare og ordre Klikk med høyre musetast når du peker på det tomme området ved siden av hjelpefil-iconet, og du får frem en meny med valgmuligheter for direkte tilgang til arkivkortlisten, vareregisteret eller ordreregistreringsbildet.

172 171 Corrado hjelp 25. Hurtigmeny - arkivkortbehandling Klikk med høyre musetast når du står i arkivkortlisten, og du får frem en meny med valgmuligheter for å lage nytt arkivkort, vise detaljer eller gå direkte til arkivkortets hjemmeside på Internett. Stikkord for emne i hjelpefil: Arkivkort 26. Hurtigmeny telefonlogg / tidslinje for avtaler Klikk med høyre musetast når du står i Dagens gjøremål, og du får frem en meny med valgmuligheter er for å vise samtalelogg, eller vise tidslinje når dagens gjøremål er det aktive vinduet. Stikkord for emne i hjelpefil: Telefonlogg Stikkord for emne i hjelpefil: Avtale eller Avtalebok 27. Effektiviser ved bruk av hurtigtaster Husk at du kan benytte hurtigtaster for å få raskere tilgang til de ulike tjenestene i Corrado, og derved effektivisere din arbeidsdag. Stikkord for emne i hjelpefil: Hurtigtaster 28. Hurtigmeny bearbeiding av kontaktinformasjon Klikk med høyre musetast når du har markert en kontaktperson, og du får frem en meny med valgmuligheter for å lage ny kontakt, endre kontakt, slette kontakt, scanne visittkort, gå til hjemmeside på Internett eller sende E-post. Stikkord for emne i hjelpefil: Telefonlogg: Kontaktpersoner Stikkord for emne i hjelpefil: Skanner Stikkord for emne i hjelpefil: Sende, 29. Hurtigmeny redigere telefonlisten for kontaktpersoner Klikk med høyre musetast i feltet for kontaktpersoners telefonnummer og postdata, og du får frem en meny med valgmuligheter for å lage nye, endre og slette opplysninger. Menyen gir deg også valgmulighet for å registrere en telefonsamtale manuelt. Stikkord for emne i hjelpefil: Kontaktpersoner 30. Hurtigmeny redigering av bilde og visittkort Klikk med høyre musetast i feltet for kontaktpersoners bilde og visittkort, og du får mulighet for å tilpasse bildet eller visittkortet til vinduet. Stikkord for emne i hjelpefil: Kontaktpersoner 31. Hurtigmeny - ordrebehandling Klikk med høyre musetast når du har valgt en post under fanen "Ordre/Faktura" eller "bestilling", og du får frem en meny med valgmuligheter for å lage nytt tilbud/ordre eller ny bestilling, slette ordre/faktura, samt åpne tilbudet eller bestillingen. Menyen gir deg også valgmulighet for å vise ordrelinjer.

173 Brukertips 172 Stikkord for emne i hjelpefil: Oversikt 32. Hurtigmeny timeregistrering og timelister Klikk med høyre musetast når du har valgt en post under fanen timeregistrering, og du får frem en meny med valgmuligheter for å lage ny, endre eller slette en timeregistrering. Menyen gir deg også valgmulighet for å skrive timeliste og lage ordre av timelisten Stikkord for emne i hjelpefil: Timeregistrering 33. Hurtigmeny - dokumentbehandling Klikk med høyre musetast når du har valgt en post under fanen dokumenter, og du får frem en meny med valgmuligheter for å lage nytt, åpne, slette, skrive ut et dokument eller sende et dokument pr. e-post. Stikkord for emne i hjelpefil: Dokumenter 34. Hurtigmeny manuell registrering av telefonsamtale Klikk med høyre musetast når du har valgt en post under fanen telefonlogg, og du får mulighet for manuell registrering av samtale. Stikkord for emne i hjelpefil: Telefonlogg 35. Hurtigmeny oppfølging av avtaler Klikk med høyre musetast når du har valgt en post under fanen oppfølging, og du får frem en meny med valgmuligheter for å lage ny eller endre avtale, samt sette en avtale som utført. Stikkord for emne i hjelpefil: Oppfølging 36. Hurtig tilgang til avtaleboken Dobbeltklikk på dagens gjøremål for å komme direkte inn i avtaleboken Stikkord for emne i hjelpefil: Avtalebok 37. Hurtigmeny grafisk utskrift av statistikk Klikk med høyre musetast når du har valgt en post under fanen statistikk, og du får frem en meny med valgmuligheter for å skrive ut eller eksportere grafen til en fil. Stikkord for emne i hjelpefil: Statistikk 38. Hurtigmeny merke avtale som utført Klikk med høyre musetast når du står i avtaleboken og peker på listen over ikke utførte avtaler, og du får mulighet for å sette avtalen som utført. Stikkord for emne i hjelpefil: Avtalebok 39. Hurtigmeny - varedetaljer Klikk med høyre musetast når du står i varelisten, og du får frem en meny med valgmuligheter for å registrere ny vare eller vise detaljer om aktuell vare.

174 173 Corrado hjelp Stikkord for emne i hjelpefil: Statistikk 40. Hurtigtast veksle mellom aktive vinduer Bruk hurtigtastene CTRL+F6 for å flytte deg mellom aktive vinduer som avtalebok, vareregister, hovedbilde, post/fax og ordreregistrering. 41. Hurtigmeny - postbearbeiding Klikk med høyre musetast når du står på i vindu for innkommet post og fax, og du får frem en meny med valgmuligheter for å markere posten som ulest, slette posten, sende svar eller arkivere e-post adresse på en kontaktperson. Stikkord for emne i hjelpefil: Post og fax 42. Direkte tilgang til ordreregistrering Dobbeltklikk på en ordrelinje under ordre/faktura-fanen eller bestillingsfanen, og du kommer direkte inn i ordreregistreringsbildet. Stikkord for emne i hjelpefil: Ordre 43. Hurtigmeny ordre- og vareredigering Klikk på høyre musetast når du står på varenummerfeltet for en ordrelinje, og du får frem en meny med valgmulighet for å sette in en ny linje, legge til en linje, slette gjeldende linje eller sette alle linjer som levert. I tillegg kan du velge å søke etter en vare, opprette en ny vare, åpne en vare, valg om å ikke vise varer som er utgått eller valg om å skjule kostprisen. Stikkord for emne i hjelpefil: Ordre 44. Utnytt rabattmatrisens muligheter Dersom du ønsker påslag isteden for rabatt på en vare innenfor en bestemt kundegruppe eller varegruppe kan du legge inn negativt fortegn på prosentsatsen i rabattmatrisen. Stikkord for emne i hjelpefil: Rabattmatrise 45. Bli kjent med menyene på høyre musetast Prøv menyen på høyre musetast når du skal iverksette en funksjon i Corrado isteden for å benytte valgene på menylinjen og verktøylinje. En kombinasjon av hurtigtaster og høyre musetast vil hjelpe deg til effektiv bruk av Corrado. 46. Søke etter registrerte tilbud/ordre/faktura Klikk på kikkert-knappen i verktøylinjen når du står i ordreregistreringsbildet, og du får frem et skjermbilde hvor du kan søke etter tidligere registrerte tilbud, ordre, fakturaer eller bestillinger. Stikkord for emne i hjelpefil: Ordre 47. Redigere formularer Klikk på skriver-knappen på verktøylinjen når du står i ordreregistreringsbildet, og du får

175 Brukertips 174 blant annet tilgang til å redigere formularer. Stikkord for emne i hjelpefil: Formularer 48. Beslutningsstøtte et effektivt verktøy Bruk datasimuleringsmodulen under Fil / rapporter / beslutningsstøtte som grunnlag for viktige beslutninger. Her får du for eksempel raskt oversikt over hvilke varer som selger bra, omsetning pr. selger, hvilke kunder som kjøper mest osv. Bruk menyen på høyre musetast for å variere beslutningskriteriene. Stikkord for emne i hjelpefil: Beslutningsstøtte 49. Kreditnota Benytt minustegn foran antallet i bestilt og levertfeltet når du skal lage en kreditnota. Stikkord for emne i hjelpefil: Kreditnota 50. Skreddersy formularer Dobbeltklikk på et felt (objekt) når du redigerer et formular, og du får frem en boks hvor du kan endre egenskapene (attributtene) til feltet eller erstatte det valgte feltet med et annet på listen. Du kan også flytte/kopiere feltene dit du vil på formularet innenfor samme seksjon. Stikkord for emne i hjelpefil: Formularer 51. Benytt avtalebokens faner for uke, måned og år for å få periodiserte oversikter over dine avtaler. Dobbeltklikk på en valgt dag i måneds- eller årsoversikten, og du kommer direkte til gjeldende dag i avtaleboken. Stikkord for emne i hjelpefil: Avtalebok 52. Send likelydende brev til flere mottakere ved først å lage en dokumentmal som inneholder gjeldende informasjon, deretter lage et utvalg som informasjonen skal til, og så lage et nytt dokument som skal til alle arkivkort i utvalget Stikkord for emne i hjelpefil: Fletting av brev 53. Søk raskt etter et arkivkort ved først å klikke i arkivkortlisten for så å skrive arkivkortets navn. Skriver du f.eks. "n" vil arkivkortlisten vise alle arkivkort som begynner med "n" Stikkord for emne i hjelpefil: Søke etter 54. Effektiviser ved hjelp av utvalg Ved å benytte deg av utvalgsfunksjonaliteten vil du raskt kunne få tilgang til egendefinerte arkivkort- eller varegrupperinger, som igjen kan benyttes som grunnlag for utsendelse av flettedokumenter. Stikkord for emne i hjelpefil: Utvalg 55. Factoring Dersom du benytter factoring kan du enkelt lage et fakturaformular som inneholder

176 175 Corrado hjelp nødvendige datafelt som tilfredsstiller dette behovet. Rediger malen for originalt fakturaformular (fellesgiro) til ønsket utseende og lagre dette som f.eks. "Factoringfaktura". Velg dette formularet når du skal fakturere. Stikkord for emne i hjelpefil: Factoring 56. Rabattmatrise Bruk rabattmatrisen for å forhåndsdefinere rabatter på ulike kundegrupper sett i forhold til ulike varegrupper. Rabattsatsen hentes opp automatisk når du registerer en ordrelinje. Tips: Negativt fortegn på rabattsatsen i matrisen gir påslag i ordrelinjen. Stikkord for emne i hjelpefil: Rabattmatrise 20 Systembeskrivelse 20.1 Filstruktur Corrado lagrer sine data og dokumenter i en fast filstruktur på disken. Det er viktig at du forstår oppbyggingen av denne strukturen, slik at du vet hva du skal ta backup av, hvor malene skal plasseres osv. Nedenfor har du en enkel forklaring på hva enkelt mappe inneholder. I rot-katalogen ligger programfilen Corrado.exe, CorradoDBTool.exe og hjelpefilene. I Data katalogen finner du èn katalog for hver at klientene, samt en fil som heter Pdoxusrs.net. Denne filen holder styr på alle brukere som er innlogget mot databasen og hvilke poster som er låst. <Klientnavn><Initialer> Hver bruker som er registrert i Bruker databasen har en egen privat katalog som benyttes til