Bruksavtale. FDVU avtale for eiendom, bygg og anlegg for kommunale bygg i Fauske kommune

Transkript

1 Bruksavtale FDVU avtale for eiendom, bygg og anlegg for kommunale bygg i Fauske kommune Avtale mellom bruker og forvalter basert på NS 3454 og kostnadsdekkende husleie

2 1. INNLEDNING Eiendomsforvalter Bygg- og eiendomsforvaltning Bakgrunnsdokumentasjon Partenes overordnede forpliktelser Avtalens varighet Definisjoner 5 HELHETSPLANLEGGING Vedlikeholdsplan Justeringer Større ombygginger og nybygg 5 3. LEIEAVTALER Fastsettelse FDVU kostnader og fordeling FDVU(forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling) Hva innbefattes Framleie 7 4. DRIFTSAVTALER Renhold Energi Fyringsolje og andre energibærere Renovasjon og avfallshåndtering Vann og avløp 7 5. SLA Renhold Brøyting Park og grøntareal 8 6. SKADER PÅ EIENDOM Forsikring, bygg/anlegg Hærverk Naturskader Andre skader Andre forsikringer 8 7. BRUKERS PLIKTER OG KOSTNADER Hjelpemiddelsentral Kulturarrangement 9 8 LOKALENES BRUK LOKALENES OVERTAKELSE OG INNREDNING FRAFLYTTING FORHOLDET TIL HUSLEIELOVEN HMS Sykdom BETALINGS OG FAKTURERINGSBESTEMMELSER SAMARBEID Informasjonsplikt Reforhandling Møter og fora Tvisthåndtering Motstrid Vedlegg Signaturer 12 DRIFTSMATRISE 13 VEDLIKEHOLD MATRISE 16 Andre forhold 19 Rutiner vedr. ansvar brannvern kommunale bygg 20 FDVU avtale 1

3 Avtalens formål: Fauske Eiendom KF skal være et redskap for gjennomføring av kommunes eiendoms politiske målsetninger og å sikre at kommunen har hensiktsmessige bygg for sin virksomhet og tjenesteyting. Videre å sørge for effektiv ivaretakelse av bygningene og forestå forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling(fdvu). Gjennom rehabilitering av eiendommene, sørge for at eiendomsmassen utvikles i samsvar med kommunens forutsetninger for service nivå og utvikling i kommunen. Det er en forutsetning at kommunale bygg leies av kommunen for kommunale tjenester. Framleie må skje i felles forståelse med eiendomsforetaket Disponering av eiendommer som er redskap i kommunal tjenesteyting skal ivaretas av de aktuelle fagetater i kommunene. Bruksavtalen for eiendom, bygg og anlegg i kommunen fastsetter prinsipper og retningslinjer for samhandel mellom brukere og forvalter, Fauske Eiendom KF Avtalen dekker områdene anskaffelser og avhending av bygg, faste og midlertidige bygg og anlegg som benyttes av kommunen og forvaltning(fdvu) av disse. Tilleggstjenester; annen drift - og serviceoppdrag faktureres. FDVU avtale 2

4 Strukturen i rollene i eiendomsforvaltningen Vi har en tredeling av rollene i eiendomsforvaltningen, eier, bruker og forvalter og ofte er disse aktørene forskjellige instanser(aktører). Men det er eksempler på at en aktør har mer enn en rolle.. Vår inndelingen av rollene er at kommunestyret har eierrollen, en forvalter, KF, tar seg av forvalterrollen og fagetatene tar seg av brukerrollene, skole, helse, sosial etc. Eier Det overordnede ansvar for kommunale bygg vil alltid ligge hos kommunestyret. Dette gjelder ikke bygg som eies av en annen juridisk person. Kommunale foretak, KF, har kommunestyret som juridiske eier. Eieransvaret omfatter økonomisk og rettslig ansvar overfor offentlige myndigheter, lov og forskrifter, kreditorer, låneinstitusjoner etc.. På eieransvaret hviler også ansvaret for brukerne av bygningene Bruker Brukerrollen ivaretas av bygningens bruker, rektorer, enhetsledere, skolesjef, helse og sosialsjef etc. Elever og eldre, men også ansatte, sammen med organisasjoner og lag som bruker bygningene har her også sin rolle. Brukeransvaret ligger i første rekke på rapportering til eier/forvalter om endringer og skader, men også å effektivisere bruken av bygningene, begrense energiforbruk, renhold, avfallshåndtering etc. Forvalter Forvalterrollen går i hovedsak ut på å ivareta eiers interesser og det ansvaret eier har overfor brukere og offentlige myndigheter. Forvalter ivaretar forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av bygningene. Det er heller ikke uvanlig at forvalter innehar en utvidet rolle og også ivaretar en del servicefunksjoner, slike funksjoner blir tilleggs fakturert. FDVU(forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling) Disse kostnader og hva de innebærer, defineres som følger: Forvaltning: Omfatter kostnader i forbindelse med ledelse og administrasjon av eiendommer. Leietakeradministrasjon, arealdisponering, forsikringsavtaler, økonomisk analyse, regnskap, budsjett, nøkkeltallsanalyse, HMS, personalansvar, og andre forhold regulert gjennom lover og forskrifter. Drift: Utførelse av de oppgaver som må gjøres for att bygget skal fungere, både teknisk og økonomisk. Det omfatter løpende drift, planlegging av arbeidsoppgaver, serviceavtaler, generell drift og oppsyn med bygninger og installasjoner. SD(sentral driftskontroll) anlegg, energi, renhold, avfallshåndtering, vakt og sikring. Vedlikehold: Forebyggende, planlagt, periodisk arbeid som utføres jevnlig for å hindre forfall som følge av normal slitasje(maling, boning). Løpende vedlikehold(tilfeldig vedlikehold) omfatter arbeid som ikke er planlagt men som må gjøres for å rette uforutsigbare forhold (hærverk, innbrudd etc.) Opprettholder et fastsatt kvalitetsnivå på bygninger og tekniske installasjoner. Sikre at bygningen som helhet fungerer etter hensikten innenfor en gitt brukstid. Utskiftninger av bygningsdeler og komponenter som har kortere levetid enn bygget, defineres som vedlikehold.(f.eks. vinduer) Utvikling: Utvikle og oppgradere en bygning over tid i forhold til brukere, myndigheter, marked og dagens krav.(f. eks. nytt brannvarslingsanlegg, bedre ventilasjon etc.) Oppussing kan defineres her avhengig av intensjonen. FDVU avtale 3

5 1. Innledning 1.1 Eiendomsforvalter Fauske Eiendom KF, forvalter bygningsmassen etter retningslinjer gitt i denne avtale og underliggende dokumenter. Kommunestyrevedtak om kostnadsdekkende husleie og vedlikeholdstilskudd.(sak 074/12) 1.2 Bygg- og eiendomsforvaltning Avtalen for eiendom, bygg og anlegg i kommunen omfatter alle eide formålsbygg og retningslinjer for forvaltningen skjer etter prinsipper styrt fra Norsk Standard NS 3454 Avtalen dekker områdene anskaffelser og avhending av bygg, faste og midlertidige bygg og anlegg som benyttes av kommunen og drift(fdvu) av disse. Avtalen er basert på kostnadsdekkende husleie, 850 Kr./m 2, for 2013 og NS Avtalen reguleres årlig med 100% i forhold til KPI Tilleggstjenester; brukers drift - og service avtaler, reguleres i egne avtaler eller utføres på bestilling. 1.3 Bakgrunnsdokumentasjon Eiendomsoversikt. Analysert behov basert på generell utvikling og budsjett. Eiendomsforvalter behovsprøving Vedlikeholdsplan 1.4 Partenes overordnede forpliktelser Partene skal gjensidig bidra aktivt til at målsettingen og intensjonen med ny ordningen nåes. Det er et gjensidig mål at begge parter, innenfor denne avtale, skal kunne utøve mest mulig fleksibilitet for å oppnå egne målsettinger og skape gode bygg som igjen skal være en gjensidig trivselsfaktor for alle brukere og være et redskap for gjennomføring av kommunes eiendomspolitikk, sikre hensiktsmessige bygg for sin virksomhet og tjenesteyting og effektivt ivareta forvaltning, drift og vedlikehold. Hver av partene skal således sørge for at avtalen er kjent i de underliggende ledd og fungerer etter hensikten. Eiendomsforvalter skal: Etablere en total kostnadsoversikt eller gårdsregnskap for hvert bygg/eiendom/anlegg. Gi nødvendig kostnadsinnsyn. Gjennomføre enøk tiltak. Gjennomføre andre kostnadsreduserende tiltak. Sørge for nødvendig funksjonalitet. Rapportere. Brukerne skal: Kommunisere prioritet, ambisjon og planer Tidlig å kommunisere planlagt endringer i bruk Benytte «helpdesk» for feilrapportering Rapportere Intern/ekstern utleie utenfor ordinær tid Være brannvernledere på sine bygg, og bruke Facilit i dette arbeidet. FDVU avtale 4

6 1.5 Avtalens varighet Denne avtale gjelder inntil ny avtale foreligger. Fra avtaleinngåelse og ett år fremover kan avtalen justeres dersom begge parter er enige om dette. Bestemmelsene settes i verk fra Definisjoner Leieavtale skal bruke gårdsnavn og gr/br nummer, eller unikt anleggs navn. Helhetsplanlegging 2.1 Vedlikeholdsplan Eiendomsforvalter utarbeider fortløpende en helhetlig vedlikeholdsplan med kostnadsberegninger som aktivt skal brukes i vedlikeholds planlegging i en fireårsperiode. Vedlikeholdsplanen er også et verktøy for budsjettering og vil også gjenspeile seg i gårdsregnskap. 2.2 Justeringer Vedlikeholdsplan skal gjennomgås årlig og justeres i forhold til nye forhold og endringer i bygningsmassen. Vedlikeholdsplanen skal være dynamisk og være ett daglig verktøy for eier og forvalter og bruker. 2.3 Større ombygginger og nybygg Store renoverings prosjekter, større ombygginger og nybygg skal behandles i egne avtaler. Denne omtalte husleien dekker kun FDVU kostnader. 3. Leieavtaler 3.1 Fastsettelse FDVU kostnader og fordeling Nøkkeltall er i utgangspunktet basert på større konsentrerte eiendomsmasser. Fastsettelse av kostnader(fdvu) gjøres i henhold til nøkkeltall og livssykluskostnader. Offentlig brukte nøkkeltall på 1-siffernivå i henhold til NS3454 kontoplan og basert på NS 3457 bygningstype. Bygningstype prises ut fra kategori og gjenspeiler ikke byggets alder, bruksforhold og vedlikeholdsgrad. Dette vil bli hensyntatt i mengde vedlikeholdstrykk. 3.2 FDVU(forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling) Disse kostnader og hva de innebærer, defineres som følger: Forvaltning: Omfatter kostnader i forbindelse med ledelse og administrasjon av eiendommer. Leiertakeradministrasjon, arealdisponering, forsikringsavtaler, økonomisk analyse, regnskap, budsjett, nøkkeltallsanalyse, HMS, personalansvar, og andre forhold regulert gjennom lover og forskrifter. FDVU avtale 5

7 Drift: Utførelse av de oppgaver som må gjøres for att bygget skal fungere, teknisk og økonomisk. Det omfatter løpende drift, planlegging av arbeidsoppgaver, serviceavtaler, generell drift og oppsyn med bygninger og installasjoner. a. Energikostnader b. Ordinært renhold c. Utgifter til drift og tilsyn av bygningenes faste tekniske anlegg d. Driftsutgifter ved utomhusanlegg, herunder snørydding, ytre renhold og skjøtsel av grøntanlegg og takrenner e. Serviceavtaler f. Ansvar brannrelaterte oppgaver (se vedlegg «Drift») g. Utgifter til vann, kloakk, renovasjon og offentlige avgifter h. SD(sentral driftskontroll) anlegg, energi, renhold, avfallshåndtering, vakt og sikring. Vedlikehold: Forebyggende, planlagt, periodisk arbeide som utføres jevnlig for å hindre forfall som følge av normal slitasje(maling, boning). Løpende vedlikehold(tilfeldig vedlikehold) omfatter arbeid som ikke er planlagt men som må gjøres for å rette uforutsigbare forhold (hærverk, innbrudd etc.) a. Vedlikehold skal opprettholde ett fastsatt kvalitetsnivå på bygninger og tekniske installasjoner. b. Sikre at bygningen som helhet fungerer etter hensikten innenfor en gitt brukstid. c. Utskiftninger av bygningsdeler og komponenter som har kortere levetid enn bygget defineres som vedlikehold.(f.eks. vinduer) d. Forvalter har ansvar for ytre vedlikehold, bygningens faste tekniske anlegg, utomhus arealer og eventuelle fellesarealer. e. Forvalter skal også forestå indre vedlikehold av flater og ikke fastmontert utstyr. f. Vedlikeholdsplikten omfatter ikke ombygning eller endring av lokalene. a. Prioritering av indre vedlikehold vil skje ved rullerende planer. Vedlikeholdsnivået skal stå i forhold til bygget generelle standard. Utvikling: Utvikle og oppgradere en bygning over tid i forhold til brukere, myndigheter, marked og dagens krav.(f. eks. nytt brannvarslingsanlegg, bedre ventilasjon etc.) Oppussing kan defineres her avhengig av intensjonen. Vedlegg inneholder en nærmere spesifikasjon av forvalters og brukers ansvar for drift- og vedlikehold. Fordelingsmatrise. FDVU avtale 6

8 3.3 Hva innbefattes Leieprisen omfatter i utgangspunktet ordinære FDVU kostnadsbærere(jfr. 3.2) Vedlegg: Matrise som regulerer ansvar og kostnadsfordelinger Vedlikeholdskostnadene vil kunne variere innen for hvert enkelt bygg fra år til år, dette vil dog utjevnes over en relevant periode. 3.4 Framleie Framleie av formålsbygg, skoler, eldresenter(kafé) etc. påfører ekstra slitasje, drift og vedlikeholdskostnader. Disse kostnader eies av bruker. Ekstra renhold, ekstra vedlikehold faktureres bruker. Egne avtaler for slike forhold må utformes. 4. Driftsavtaler 4.1 Renhold Renholdsavtale skal foreligge mellom eiendomsforvalter og bruker. Avtalen skal inneholde renholdsareal, renhetsnivåer, frekvens og renholdsplan og bruk av INSTA 800 eller liknende. Kostnadsfordeling etter matrise. 4.2 Energi Eiendomsforvalter forestår innkjøp av elkraft etter gjeldene innkjøpsavtaler. Energiøkonomisering vil bli vektlagt og incentiver skal også tilfalle bruker, når byggenes tilstand er på nivå TG Fyringsolje og andre energibærere Eiendomsforvalter har ansvar for kundens tilgang til fyringsolje eller andre energibærere i bygninger med slike anlegg. Dette forhold behandles som kraftlevering. 4.4 Renovasjon og avfallshåndtering Eiendomsforvalter forestår avhending av avfall. Det er brukers plikt å frakte avfall til egnet deponi, samt kildesortere avfallet. Eiendomsforvalter har ansvaret for å etablere avfallshåndtering i h t avfallsplan inkl. etablering av kildesortering. Besparelse som følge av god økonomisk bruk av eiendommene skal også tilfalle bruker, fordeling skal behandles i egen avtale, dette kan gjelde energi, olje og renovasjon, renhold. Slik fordeling kan skje når eiendommene når TG Vann og avløp Eiendomsforvalter har ansvaret for brukerens tilgang til vann og avløp innomhus. Kostnader med årlig tømming og rengjøring av oljeutskillere, septikk - og fettutskillere skal i sin helhet dekkes av bruker. Kostnader knyttet til eget vannanlegg og/eller renseanlegg for vann og avløp dekkes i sin helhet av bruker. Kostnader for åpning av tette avløp som er forårsaket av feil bruk, belastes bruker. FDVU avtale 7

9 5. SLA 5.1 Renhold Renholdsavtale utarbeides separat og i samsvar med brukers ønsker og behov, nøkkeltall og erfaringstall skal legges til grunn for beregningene. Eiendomsforvalter skal utføre regelmessig og periodisk renhold. Renholdsareal, frekvens og kvalitet er definert i egen renholdsplan. Renhold i areal som ikke er i permanent bruk omfattes ikke av denne avtalen. Det samme gjelder ekstra renhold utover det avtalte, eksempelvis som følge av ekstraordinære forhold på arbeidsplassen. Slikt renhold kan utføres av utleier i form av tilleggstjeneste. Tilfeldig søl/lekkasje o.l skal bringes i orden av den som forårsaker dette. Personlig og privat utstyr skal ikke stå på gulvet, men settes i skap eller hyller. Ledninger og datakabler skal henges opp på pult eller direkte på vegg Hold orden på arbeidsplassen, dette letter arbeidet for renholdspersonell og gir et bedre arbeidsmiljø. 5.2 Brøyting Snøbrøyting vil være Eiendomsforvalter anliggende, dette gjelder brøyting fra hovedveier til parkeringsplasser og inngangspartier. 5.3 Park og grøntareal Eiendomsforvalter vil ha ansvaret for plenklipping rundt skolebygg, eldresentre, sykehjem, eldreboliger og administrasjonsbygg. 6. Skader på eiendom 6.1 Forsikring, bygg/anlegg Eiendomsforvalter bærer forsikringer på eiendommen som gjelder brann, innbrudd, vannskade. 6.2 Hærverk Eiendomsforvalter er ikke ansvarlig for skader på eiendommen voldt av andre. Bruker er selv ansvarlig opp til egenandelsgrense, for tiden Skade som følge av framleie dekkes av bruker som igjen kan søke regress hos eventuell 3. part. Eiendomsforvalter og bruker er pliktig til å stille opp og å søke å begrense skadeomfanget og avhjelpe situasjonen. 6.3 Naturskader Naturskade behandles som pkt Andre skader Som pkt Bruker må straks sørge for skadebegrensning og rapportering. 6.5 Andre forsikringer Innbo og andre spesielle forsikringer bæres av bruker FDVU avtale 8

10 7. Brukers plikter og kostnader Bruker har ansvaret for drift, vedlikehold og fornyelse av spesialinnredninger og byggbrukerutstyr som er installert for eller av bruker, herunder svakstrøms nett, data spredenett, telefonsentral, anlegg for avbruddsfri strømforsyning (UPS-anlegg, ikke bygg relaterte), trykkluftanlegg, oksygenanlegg, egne alarmanlegg, kantine/kjøkkenutstyr, avtrekkskap og andre tilhørende anlegg hvis ikke annet er avtalt. Alle forandringsarbeider som bruker får utført skal dokumenteres og tegnes inn på plantegning. Bruker skal sørge for at tegninger og dokumentasjon i slike forhold blir oppdatert. Dette gjelder også tegninger og dokumentasjon når dette berører bygningens tekniske hoved anlegg. Det må lages rutiner som ivaretar dette. Samsvarserklæring blir utferdiget av el-entreprenør for alle el-arbeider. Denne skal oppbevares og være tilgjengelig i hele byggets levetid. 7.5 Hjelpemiddelsentral Henting og utkjøring av hjelpemidler er ikke Eiendomsforvalter ansvar, likeså reparasjoner av disse. Tjenester kan bestilles og faktureres etter markedspriser. 7.6 Kulturarrangement Tjenester og oppdrag i tilknytning til kulturelle arrangementer kan bestilles av rådmann eller virksomhetslederleder. Faktureres etter gjeldende satser. 8 LOKALENES BRUK Det avtalte areal skal brukes til sitt avtalte formål. Eventuelle endringer i bruksområde må godkjennes av forvalter. Bruker plikter i forbindelse med bruken av lokalene å rette seg etter de bestemmelser som gjelder for eiendommen, og for øvrig etter de krav som blir gitt av offentlige myndigheter. 8.1 LOKALENES OVERTAKELSE OG INNREDNING Lokalene overtas i den stand de var i ved besiktigelsen den.., med følgende endringer: For nybygg (Nybygg bestilles av rådmann/kommunalsjef) Lokalene leveres ferdig innredet og i funksjonsdyktig stand i henhold til vedlegg. Spesielle forhold, krav og standarder er beskrevet i vedlegg. Før bygg overtas skal det foretas en overtakelsesbefaring. Fra befaringen skal det føres protokoll som undertegnes av begge parter. Påpekte feil og mangler skal utbygger utbedre uten ugrunnet opphold. Utbygger har ansvaret for at lokalene på tidspunktet for overtakelse er i samsvar med de bestilte krav og gjeldende lover og forskrifter. Eiendomsforvalter skal godkjenne skriftlig eventuelle avvik fra dette. FDVU avtale 9

11 Generelt Ominnredninger, forandringer m.m. vedrørende lokalene er ikke tillatt uten eiendomsforvalters skriftlige samtykke. Eiendomsforvalter kan gjøre samtykket betinget av at installasjonene skal fjernes ved leietidens utløp, eventuelt at eiendomsforvalter skal forestå fjerningen som igjen belaster bruker. Bruker bekoster alle utgifter ved eventuelle ominnredninger av lokalene, og står ansvarlig for alle nødvendige godkjennelser blir innhentet. Plassering og utforming av skilting, montere, informasjonstavler etc. må tilpasses den arkitektoniske ramme og godkjennes av eiendomsforvalter og offentlige myndigheter. 8.2 FRAFLYTTING Ved fraflytting leveres lokalene tilbake ryddig og rengjort. Installasjoner og inventar, fast og løst, som er plassert i lokalene uten samtykke, kan eiendomsforvalter kreve fjernet og lokalene brakt i samme stand som ved overtakelsen. Rettigheter til inventar og installasjoner som ikke er fjernet, tilfaller eiendomsforvalter uten godtgjørelse. Ved fraflytting skal det foretas en felles befaring. Det skal føres protokoll som undertegnes av begge parter. 8.3 FORHOLDET TIL HUSLEIELOVEN Husleieloven gjelder i den utstrekning denne kontrakt ikke regulerer avtaleforholdet. FDVU avtale 10

12 10. HMS Det er et krav at kommunen og Eiendomsforvalter skal utføre alt arbeide slik at sikkerhet og helse til de som er involvert blir ivaretatt på en betryggende måte og at det ytre miljø blir sikret. Dette forplikter alle på alle plan også våre leverandører av tjenester og produkter. Egen HMS håndbok utarbeides Sykdom Ved sykdom settes det inn vikar for renhold etter tre virkedager, det mest nødvendige renhold vil likevel bli utført men da med lavere intensitet. Bruker skal varsles om forholdet. 11. Betalings og faktureringsbestemmelser FDVU kostnaden overføres eiendomsforetaket innen den 10. hver mnd. 12. Samarbeid 12.1 Informasjonsplikt Partene har en gjensidig informasjonsplikt om forhold som kan ha betydning for framtidige justeringer av leieavtalene, herunder endringer som gjelder partenes representanter. Det forutsettes jevnlig dialog mellom partene om bruk og forvaltning av eiendommene. Partene skal sørge for nødvendig informasjon om og forståelse av avtalen på alle nivå i egen organisasjon 12.2 Reforhandling Dersom en av partene kan påvise vesentlige endringer i forutsetningene for avtalen eller ønsker bestemmelser tilpasset til mer kostnadseffektive løsninger kan avtalen reforhandles. Reforhandling skal normalt gjennomføres i løpet av seks 6 måneder fra varsling om dette. Korreksjoner og prisjusteringer kan skje direkte i underliggende avtaleverk. Slike endringer skal avtales innen med virkning for det etterfølgende kalenderår 12.3 Møter og fora Partene oppretter et eget forum som har til formål å hente inn / utveksle erfaringer ifm. rammeavtalen. Forumet skal hovedsakelig fokusere på å identifisere forbedringspotensial knyttet til alle forhold som berører rammeavtalen, slik at partene har best mulig utgangspunkt til å forbedre samarbeidet. Hver av partene skal oppnevne hvilke personer som skal representere dem i forumet. Forumet skal møtes én gang per kvartal. Eiendomsforvalter skal senest to uker før møtene avholdes, sende møteinnkalling med forslag til agenda. Alle møter i regi av forumet skal referatføres av Eiendomsforvalter. Referatet skal oversendes til den annen part senest to uker etter avholdelse av møtet Tvisthåndtering Tvister mellom partene med bakgrunn i denne rammeavtale skal søkes løst av partenes representanter der tvisten har oppstått. Dersom en omforent løsning ikke oppnås, avgjøres tvisten av nærmeste overordnede. FDVU avtale 11

13 12.5 Motstrid Ved eventuell motstrid har dokumentene rang som følger: Avtale Vedleggene oppgitt i avtale Dersom det foreligger motstrid som ikke løses av ovennevnte rangordning, har nyere avtaler rang foran eldre, og spesielle bestemmelser rang foran generelle Vedlegg NS 3454 oversikt FDVU fordelingsmatrise SLA 12.7 Signaturer Denne avtalen gjøres gjeldende fra Fauske Eiendom KF Daglig leder.. Odd Arve Horsdal Fauske kommune Rådmann Even Ediassen FDVU avtale 12

14 ANSVARSFORDELINGEN MELLOM BRUKER OG EIENDOMSFORVALTER I HENHOLD TIL STANDARD BRUKSAVTALE, NS 3454 DRIFTsmatrise Oversikten viser hvordan ansvaret for gjennomføringen av driftsoppgavene og kostnadene for disse tjenestene skal fordeles mellom eiendomsforvalter og bruker. Driftsutgifter: 1. Driftsutgifter er knyttet til driften av bygningen og til de faste tekniske anlegg (brukeravhengige driftsutgifter). I bygg med flere brukere skal disse kostnadene fordeles på de forskjellige brukerne i forhold til disponert areal. DRIFT NS 3454 Ansvar for HMS arbeidet. Oppfølging av intensjonene i intern- kontrollen også vedr. drift og vedl.h. av byggets tekn.funksjoner. SERVICE OG DRIFT Tekniske anlegg: Armaturer, utstyr, panelovner, radiatorer m.m Fyranlegg, oljetanker etc. Gass og trykkluft for drift av byggets tekn. anlegg Gass og trykkluft, alt som skyldes brukerbehov Kjøling som skyldes brukerbehov, edb,kjøle/fryserom(alt untatt komfort) Ventilasjonsaggregater, kjøleanlegg og fileter knyttet til kontordrift Luftbehandlingsutstyr, løst utstyr av brukerhensyn Spesialutstyr/-innredning installert for eller av bruker Brannvern: Brannalarm/nødlys, brannsluknings utstyr Utskifting av batteri/lyspærer i ledelys, etterfylling/sjekking av brannslukningsapparater og holder rømningsveier åpne m. m Brannøvelser avholdes i henhold til forskrifter. Service på utstyr foretas, og at evt. pålegg effektueres. Branndokumentasjon, merking ihht. forskrifter Renhold Regelmessig og periodisk renhold forvalters ansvar og kostnad brukers ansvar og kostnad Tekniske rom Egne såpedispensere m/tilbehør Hovedrengjøring Bioposer Vindusvask Oppskuring/boning Ekstra renhold som følge av ekstra bruk, eks. utleie Såpedispensere, handtørk, sanitærart til toalett /garderober Fasade og tak vask Handarbeidsrom, sløy, skolekjøkken(tilrettelegges for renhold) FDVU avtale 13

15 DRIFT NS 3454 ENERGI Strøm/varme egne lokaler Strøm/varme Fellesarealer/fellesanlegg Lysstoffrør, lyspærer, o.l. egne lokaler Skiftning av lysstoffrør, lyspærer, egne lokaler Lysstoffrør, lyspærer, o.l. fellesarealer/områder Skiftning av lysstoffrør, lyspærer, fellesarealer/områder Skrivebords belysning o.l. Kommunale avgifter Kommunale avgifter (vann, avløp og evt. renovasjon) RENOVASJON Avfall transport fra bruker til hoved container/avfallsrom Renovasjon transport fra hoved container/avfallsanlegg Avfall (kverner, komprimatorer) Elektro-/ Teletekniske anlegg: Heis, alarm og assistanse ved driftsstans Automatiske porter og døråpnere SD-anlegg, drift av bygg Telefonanlegg, alt opplegg og utstyr EDB-anlegg, alt opplegg og utstyr Kursopplegg og utstyr for tyverialarm Adgangskontroll/overvåkning Nøkler og nøkkelkort, utvidelse/ombygging låssystem Audiovisuelt utstyr Personsøkerutstyr, calling anlegg etc. Antenneanlegg for radio og TV Utomhusanlegg: forvalters ansvar og kostnad brukers ansvar og kostnad Spyling og rengjøring, snømåking tak, beslag, renner og nedløp Snøbrøyting, sandstrøing Spyling og rengjøring av kummer/sandfang Kosting/rengjøring av veier og plasser IK ansvar for lekeapparater, oppfresing/etterfylling av sand i fallsoner, ettersyn. Utvendige papirkurver/askebegre anskaff. og tømming Merking av parkeringsplasser o.l. Gressklipping/gartnerarbeider Planter i beholdere/kasser/potter FDVU avtale 14

16 DRIFT NS 3454 forvalters ansvar og kostnad brukers ansvar og kostnad DIVERSE Montering av inventar og utstyr Flytting av inventar og utstyr Flagg og flagging på off. flaggdager Flagg og flagging på andre dager Låsing, sikkerhetsrutiner Posthenting Brus- og kaffeautomater Innvendige planter og grøntanlegg Eiendomsskatt Skilting, navneplater, anvisningstavler Bygningsmessig vakthold, Utfylling av skademelding til forsikringsgiver, kopi til forvalter. FDVU avtale 15

17 VEDLIKEHOLD matrise Oversikten viser hvordan ansvaret for gjennomføringen av vedlikeholdsoppgavene og kostnadene for disse tjenestene skal fordeles mellom forvalter og bruker. I bruksavtalen skilles det mellom to hovedtyper vedlikehold: 1. Ytre og indre bygg- vedlikehold som er forvalters vedlikeholdsplikt. 2. Indre vedlikehold som omfatter brukers vedlikeholdsplikt. Dette inkluderer vedlikehold og utskiftninger av spesialinnredninger og utstyr som er installert for eller av bruker. 3. Brukers ansvar og kostnad: Indre ordinært vedlikehold av brukers innretninger kan foreståes av forvalter. Av oversikten fremgår det hvilke tjenester og ytelser forvalteren dekker gjennom bruksavtalen. VEDLIKEHOLD NS 3454 Forvalters ansvar og kostnad Brukers ansvar og kostnad. Forvalter kan utføre BYGNING Yttervegger, utvendig kledninger og overflater Tak, tekking, beslag, renner og nedløp Bærende konstruksjoner Vinduer, dører etc., synlige overflater ute Vinduer, dører etc., synlige overflater inne Ruter, skader som skyldes brukers forhold/ansvar(hærverk, knusing) Ruter, skader som ikke skyldes brukers forhold./ansvar (punktering, slitasje) Innervegger, innvendige kledninger og overflater Utvendige persienner og markiser Innvendige persienner, rullegardiner, blending Glasspartier, dører m.m. Dørlåser/beslag Ominnredninger Spesialinnretning, brukerutstyr Gulv og overflater Himlinger og overflater Trapper innvendig Trapper utvendig VVS Bunnledninger Ledningsnett Armaturer, tappekraner o.l. ("sluttutstyr") Sentrale varmtvannsberedere Utstyr, herunder servanter, WC, lokale v.v.-beredere Speil Håndkleholdere, såpedispensere o.l. (Toalett) Hydroforanlegg Kloakk- og spillvannspumper FDVU avtale 16

18 VEDLIKEHOLD NS 3454 Varme Fyranlegg, oljetanker etc. Ledningsnett Armaturer, utstyr, radiatorer m.m Gass/trykkluftanlegg Gass og trykkluft for drift av byggets tekn. Anlegg Gass og trykkluft, alt brukerutstyr Kjøleanlegg Kjøling fast. Komforthensyn Kjøling spesiell. brukerutstyr, datarom m.v. Kjøle-/fryserom inkl. teknisk utstyr Ventilasjon Ventilasjonsanlegg, kanaler, ventiler Tilfluktsromutstyr Luftbehandlingsutstyr, løst utstyr av brukerhensyn Annet VVS Dampanlegg av brukerhensyn EL-KRAFTINSTALLASJONER Tavler og kursopplegg Belysningsutstyr, fastmontert allmenn belysning Belysningsutstyr, løs tilleggs belysning Nødlys Varmeovner, fastmonterte panelovner Varmeovner, løse Varmekabler Vannvarmere, lokale Vannvarmere, el-kjeler (sentrale) SVAKSTRØMSANLEGG/TELE Kursopplegg og utstyr for brannalarm Automatiske porter og døråpnere Kursopplegg og utstyr (SD-anlegg) Telefonanlegg, alt opplegg og utstyr EDB-anlegg, alt opplegg og utstyr Kursopplegg og utstyr for tyverialarm Adgangskontroll/overvåkning Nøkler og nøkkelkort Audiovisuelt utstyr Personsøkerutstyr, calling anlegg etc. Antenneanlegg for radio og TV Forvalters ansvar og kostnad Brukers ansvar og kostnad. Forvalter kan utføre FDVU avtale 17

19 VEDLIKEHOLD NS 3454 forvalters ansvar og kostnad Brukers ansvar og kostnad. Forvalter kan utføre DIVERSE TEKNISKE ANLEGG Reservekraft, nødstrøms anlegg Heiser Avfall (kverner, komprimatorer) Støvsuging (sentralanlegg) Rørpostanlegg Transportbånd etc. Løfteramper/innretninger UTOMHUSANLEGG Lekeapparater Veier og plasser inkl. kummer/sandfang Gjerder DIVERSE Spesialinnredning/inventar installert for eller av bruker herunder kantine-/kjøkkenutstyr, avtrekksskap etc. Hærverk og innbrudd skader utvendig på bygg Hærverk og innbrudd, skader innvendig Hærverk og innbrudd, skader på møbler/utstyr Se punkt 6 Skilting, navneplater, anvisningstavler FDVU avtale 18

20 Andre forhold Restavfall forestås av renholder, papir og annet sorteringsavfall ivaretas av bruker. Vaskeri; hva gjør vi med leie av disse maskinene Det er avgjørende at bruk av formålsbygg utenom ordinær drift, flagges eiendomsforvaltningen og kostnadsberegnes. Sommeråpent SFO har ekstra renholdskostnader disse må flagges. DRIFTS- OG VEDLIKEHOLDSUTGIFTER Brøyting, parkrelaterte arbeider og serviceavtaler 1. Det er naturlig at VVA avd. eller eventuelt eksterne aktører utfører brøyting og parkmessige arbeider, men kostnadene må betales av bruker av hvert enkelt bygg/objekt og er en del av FDVU kostnadene. I noen tilfeller må det foretas grenseoppganger av det som gjelder men hovedregel er eiendommens grenser. Det bør ved inngåelse av brøytekontrakter gå frem når på morgenen brøytingen skal være utført og krav til hvordan brøytingen skal skje.(sla) For sandstrøing gjelder tilsvarende regler som for brøyting. Her må en ved kontraktsinngåelse avklare hvor ansvaret ligger dersom noen skader seg fordi det ikke er strødd nok. Snuplasser, gang og sykkelveier m.m. etablert for brukere av skoler/barnehager utenfor eiendomsgrensen er ikke å betrakte som eiendomsforvalters areal. Som hovedregel har annen offentlig forvaltning ansvar for brøyting/vedlikehold av offentlig vei d.v.s. frem til objektets tomtegrense. Her er det nødvendig å avklare lokale forhold ved gjennomgang av bruksavtalen for den enkelte bruker. (Parkeringsplasser etc. utenfor definerte tomtegrenser) 2. Plenklipping og parkrelaterte arbeider utføres i dag av «Park/idrett», de avgrensede forpliktelser (stell og gressklipping)som naturlig hører til eiendomsforvalter kjøpes av denne etat. Nivå på denne tjenesten kan reguleres i SLA. FDVU avtale 19

21 Rutiner vedr. ansvar brannvern kommunale bygg Som definert forvalter av kommunale bygg har Eiendomsforvalter i flg. forskriftene ansvaret for at brannvernet fungerer. ("Lov av 14.juni 2002 nr. 20 (Brann og eksplosjonsvernloven 13"med tilhørende forskrift av 26.juni 2002, Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn, FOBTOT) Av praktiske grunner deles ansvaret mellom forvalter/bruker slik: Forvalter har ansvar for og besørger at bygget er sikret i henhold til gjeldene forskrifter. Ved behov kan forvalter søke om dispensasjon fra nye forskrifter. Brannsikkerheten skal være ivaretatt, utover dette har ikke forskriftene tilbakevirkende kraft. Forvalter sørger for at godkjente brannvarslingssystem er installert, funksjons testet og funnet i orden. Bruker har ansvar for at byggets daglige brannvern fungerer. Det vil si at bruker ivaretar byggets internkontroll også for brannvern. Dette betyr bl. at det utnevnes brannvernleder, som sørger for gjennomføring av brannøvelser og holder rømningsveier m.m. ryddige. Er det ønskelig at branndører skal stå i åpen stilling må nødvendige innretninger for dette bekostes av bruker. Utskifting av batteri/lyspærer i ledelys, sjekking/etterfylling av brannslukningsapparater er forvalters ansvar. Forvalter har etablert en funksjon/person(en vaktmester med ansvar for bygget) som skal bidra til å ivareta forvalters forpliktelser, og være bindeledd mellom forvalter og bruker i spørsmål om brannvern. Vedkommende som skal ivareta dette vil ha følgende primæroppgaver: - sørge for at brannvernpermene oppdateres, og at nødvendig dokumentasjon vedrørende bygg og tekniske anlegg forefinnes. - se til at bruker følger opp intensjonene i internkontrollen med tanke på drift og vedlikehold av byggets brannvern. - følge opp at brannøvelser avholdes i henhold til forskrifter. - følge opp at service på utstyr foretas, og at evt. pålegg effektueres. - være tilstede på brannøvelser dersom det er behov for dette. (vil være avhengig av kapasitet) - være forvalters kontakt mot brannmyndighetene - følge opp serviceavtaler på brannvern, blant annet der bygg tilflyter eller avhendes. Kontaktpersoner hos forvalter er: Forvalter håper med dette å sette fokus på brannvernet og dermed få større forståelse for viktigheten av brannsikkerheten i de enkelte bygg. Konstruktive innspill fra brukerne vedrørende brannvern vil bli nøye vurdert med tanke på en enda bedre brannsikring for ettertiden enn hva vi har i dag. FDVU avtale 20