Saksbehandler Vår dato Vår referanse Deres referanse Torleif Lind, tlf FA - C66, TI - &13/ 16/ /1984-

Transkript

1 Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Saksbehandler Vår dato Vår referanse Deres referanse Torleif Lind, tlf &13/ 16/ /1984- Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Høringsuttalelse - ny forskrift om offentlig arkiv Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS (IKA Kongsberg) avgir følgende høringsuttalelse til «Forslag til ny forskrift om Offentlege arkiv» Uttalelsen gis på vegne av IKA Kongsberg og følgende kommuner: Flesberg kommune Gol kommune Hol kommune Kongsberg kommune Nes kommune Ringerike kommune Ål kommune Holmestrand kommune Larvik kommune Re kommune Sandefjord kommune (sammenslått) Tjøme kommune Bamble kommune Drangedal kommune Hjartdal kommune Kviteseid kommune Nome kommune Sauherad kommune Siljan kommune Tinn kommune Vinje kommune (Vinje kommune sender i tillegg en egen uttalelse) Telemark fylkeskommune Flå kommune Hemsedal kommune Hole kommune Modum kommune Nore og Uvdal kommune Rollag kommune Hof kommune Horten kommune Nøtterøy kommune Sande kommune Svelvik kommune Tønsberg kommune Bø kommune Fyresdal kommune Kragerø kommune Nissedal kommune Porsgrunn kommune Seljord kommune Skien kommune Tokke kommune Buskerud fylkeskommune Adresse E-Postadresse Telefon Bankkonto IKA Kongsberg postmottak@ikakongsberg.no Frogs vei KONGSBERG Foretaksregisteret MVA

2 Vår dato Vår referanse 2 av 10 I det følgende vil «IKA Kongsberg» bety både Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS og de ovenfor nevnte 43 kommuner. GENERELLE KOMMENTARER IKA Kongsberg stiller seg positive til en modernisering av «Forskrift om offentlege arkiv», og mener både endringer i forskriftens struktur og endringer i enkelte av bestemmelsene er til det bedre. Samtidig mener IKA Kongsberg at det er foreslått en del endringer som vil kunne få store og til dels alvorlige konsekvenser både for arkivdanningen i offentlige organer og for arkivdepotinstitusjonenes mulighet til å ivareta sine oppgaver. Det er også på sin plass å bemerke at moderniserings- og forenklingsønsket som departementet uttrykker i all hovedsak synes å komme til uttrykk først og fremst i lavere detaljeringsgrad og dermed fristilling av arkivskapers metoder for å danne arkiv. Detaljeringen er i stor grad fjernet, og erstattet med en understreking av ansvaret for å forvalte arkiv slik at det kan fungere som informasjonskilder for samtiden og ettertiden. Ettersom arkiv i dag dannes i komplekse prosesser og i elektroniske systemer som er ulike både i oppbygging og kvalitet, vil en slik fristilling kunne skape store utfordringer knyttet til bevaring av arkivmateriale over tid. I bestemmelsene om statlige virksomheters plikter i forhold til arkivdanning, ordning, pakking og avlevering av arkiver til Arkivverket, har forenklingslysten avtatt og detaljeringsgraden er om lag like stor som i eksisterende forskrift. IKA Kongsberg stiller seg også undrende til at problemstillingene rundt arkivplikt for private som utfører offentlige oppgaver ikke er behandlet i forskriftsforslaget. Mangelen på en slik arkivplikt rettet mot private, eller alternativt mangelen på pålegg på offentlige organ om å kreve at private følger arkivlovverket, har og vil fortsette å ha store konsekvenser for hva vi klarer å ta vare på av viktig dokumentasjon. Særlig alvorlig er dette for enkeltpersoner/innbyggere som står i stor fare for å tape vesentlig rettighetsdokumentasjon. KOMMENTARER TIL DE ENKELTE BESTEMMELSENE 1 IKA Kongsberg har ingen kommentarer knyttet til bestemmelsen i 1, men mener det her er naturlig å kommentere bortfallet av 2-1 og 2-4. IKA Kongsberg mener departementet redegjør dårlig for hvorfor 2-1 og 2-4 første ledd bør utgå. I kommunal sektor har nettopp føringen i eksisterende forskrift om en sentralisert arkivtjeneste under ledelse av en egen arkivansvarlig, vært en viktig faktor i profesjonaliseringen av arkivfaget i kommunen. IKA Kongsberg mener videre den teknologiske utviklingen som har funnet sted siden 1999 tilsier at sentralisering og profesjonalisering av arkivfunksjonen ikke bare er mulig, men også nødvendig for å sikre verdifull dokumentasjon. Med bortfall av bestemmelsene i 2-1 og 2-4 første ledd, mener IKA Kongsberg at det kan være en reell fare for fragmentering av det operative arkivansvaret i kommunene. IKA Kongsberg mener derfor at føringene om en felles, sentral arkivtjeneste under ledelse av en arkivansvarlig burde vært presisert ytterligere i forskriften heller enn at de skulle fjernes.

3 Vår dato Vår referanse 3 av 10 2 IKA Kongsberg mener det er en god løsning å ta inn en paragraf med definisjoner også i forskriften, og de fleste definisjonene i bestemmelsen er uproblematiske. IKA Kongsberg reagerer imidlertid sterkt på definisjonen i pkt. h. «Arkivdepot» som defineres som «institusjon eller anna organisatorisk eining som har lokale for bevaring av eldre arkivmateriale». Dette er en definisjon av begrepet som kun dekker en liten del av begrepets betydning. Et arkivdepot er ikke et lager for arkivmateriale, men en faglig institusjon eller enhet, som i tillegg til å oppbevare arkivmateriale og så forvalter dette materialet på ulike måter. Vi snakker her om registrering, katalogisering, tilgjengeliggjøring, betjening, behandling av innsynsforespørsler, formidling osv. Definisjonen av arkivdepot som departementet gir i 2, rimer da heller ikke med beskrivelsene av arkivdepotets oppgaver senere i forskriften for eksempel i 24, 28 og IKA Kongsberg mener at innføringen av begrepet «Internkontroll for arkiv» er en god løsning. IKA Kongsberg mener videre at listen over innhold i internkontrollen er god, og at den i stor grad sammenfaller med innholdet i gode kommunale arkivplaner. Utformingen av 3 følger for så vidt ikke opp departementets intensjon om mindre detaljering av bestemmelsene, men IKA Kongsberg mener dette er til det beste, ettersom detaljering av krav knyttet til arkivfaget ofte vil være nødvendig for effektiv og sikker ivaretakelse av verdifull dokumentasjon. 4 Ingen kommentarer til denne bestemmelsen 5 IKA Kongsberg mener endringen fra «Arkivnøkkel» til «Klassifikasjon» er en god endring sett i lys av ønsket om å modernisere språket i forskriften. 6 Det fremstår noe uklart hva departementet mener med setningen «Originaldokument kan overførast til eit nytt lagringsmedium og bevarast i det nye lagringsmediet». Dersom man her mener at dokumenter organet mottar på papir, kan skannes inn til et elektronisk system for saksbehandling, og at det er den elektroniske versjonen av dokumentet som siden utgjør arkivversjonen, er dette en videreføring av dagens praksis som IKA Kongsberg selvfølgelig slutter seg til. I så tilfelle burde det imidlertid vært presisert at det er denne tolkningen som ligger til grunn for bestemmelsen. Dersom departementet med denne ordlyden mener å åpne for at arkiv som er skapt på papir, på et senere tidspunkt kan overføres til andre medier for bevaring, er dette etter IKA Kongsbergs mening ganske dramatisk. Det vil oppstå store faglige utfordringer ved en slik praksis for eksempel knyttet til arkivenes kontekstuelle informasjon, og det vil ikke være tilstrekkelig å gi en generell bestemmelse om ivaretakelse av holdbarhet og mulighet til å bruke materialet. Det er heller ikke tilstrekkelig å gi Riksarkivaren mulighet til å gi utfyllende bestemmelser om lagringsmedium. Dersom bestemmelsen skal stå med den foreslåtte ordlyden, mener IKA Kongsberg at offentlige organ må søke om tillatelse i hvert enkelt tilfelle, og at Riksarkivaren må gis myndighet til å avgjøre slike søknader.

4 Vår dato Vår referanse 4 av 10 7 IKA Kongsberg mener forslaget til ny 7 er en god forenkling av eksisterende forskrifts krav til arkivlokaler. Forenklingen krever imidlertid at Riksarkivaren gir utfyllende bestemmelser. 8 IKA Kongsberg mener det vil være en fordel å ta inn de generelle kravene i 7 første ledd også i 8. Ut over det mener IKA Kongsberg også her at forslaget er en god forenkling av eksisterende forskrifts krav. Også her krever forenklingen at Riksarkivaren til utfyllende bestemmelser. 9 IKA Kongsberg mener begrepet «innsyn» er noe upresist, og ønsker at det her skilles mellom innsyn etter offentlighetsloven og partsinnsyn etter forvaltningsloven. Når det gjelder ordinært innsyn etter offentlighetsloven mener IKA Kongsberg generelt at det er viktig å dokumentere mengden innsynssaker i offentlig forvaltning. IKA Kongsberg mener det kunne være lurt å formulere at organet bør føre statistikk over innsynssakene organet behandler. Når det gjelder innsyn etter forvaltningslovens bestemmelser om partsinnsyn, mener IKA Kongsberg at dette bør omfattes av journalføringsplikten. 10 IKA Kongsberg har ingen kommentarer til denne bestemmelsen. 11 Et strengere krav til etterfølgelse av NOARK-standarden er viktig, men IKA Kongsberg mener denne bestemmelsen har en uheldig begrensning mot NOARK-systemer. I offentlig forvaltning finnes en rekke elektroniske systemer som genererer arkivverdig informasjon uten at de har en journalfunksjon, og at de således ikke faller inn under kravene i NOARK-standarden. Kravene fra eksisterende forskrift om at systemer skal være «fullgodt dokumenterte» har så vidt vi kan se falt bort, og ny 11 ser ut til å måtte tolkes slik at alle elektroniske systemer som genererer arkivverdig dokumentasjon i forvaltningen må være NOARK-systemer. 12 IKA Kongsberg mener forslaget til ny 12 strukturelt er en forbedring av eksisterende forskrift. IKA Kongsberg mener likevel at forslaget har enkelte mangler eller uteglemmelser. For det første bør det videreføres i forskriften at organets sentrale e-postmottak skal åpnes av arkivtjenesten. Det er en kjensgjerning at e-postkorrespondanse er en av de største «dokumentasjonstyvene» i offentlig forvaltning, og IKA Kongsberg frykter at dette blir et økende problem dersom de sentrale e-postmottakene ikke lenger skal være en del av arkivtjenestenes ansvarsområde. For det andre mener IKA Kongsberg at bestemmelsen om restansekontroll bør videreføres. Restansekontrollen er en viktig funksjon for arkivtjenestens og arkivansvarliges mulighet til å

5 Vår dato Vår referanse 5 av 10 sørge for at det elektroniske arkivet benyttes på en korrekt og effektiv måte, i tillegg til ledelsens mulighet til å kontrollere saksbehandlingen. For det tredje mener IKA Kongsberg at bestemmelsen om avskriving må videreføres i den nye forskriften. Avskriving og restansekontroll hører tett sammen, og er nødvendige faktorer for å sikre det elektroniske arkivet Generelt mener IKA Kongsberg at den nye forskriften bommer på forenklingsoppgaven når det gjelder bestemmelsene i som framstår unødig detaljerte. IKA Kongsberg mener disse bestemmelsene med fordel kunne flyttes til Riksarkivarens forskrift. Spesielt til 13 mener IKA Kongsberg at det fint at det videreføres en åpning for at enkelte deler av arkivet kan følge særskilte prinsipper for periodisering, men mener det er uheldig at muligheten for å holde arkivdeler utenfor periodisering er en bestemmelse som burde vært tatt bort. Eksempelet som benyttes «Personalmapper» - er et lite heldig eksempel som i stor grad er hentet fra en papirbasert virkelighet. Flere og flere kommuner strukturerer de elektroniske objektarkivene sine etter andre prinsipper enn «mapper», og således er periodisering av et personalarkiv uproblematisk og dermed også uegnet som eksempel. Spesielt til 18 bør det klargjøres hva som menes med «elektronisk kopi av databasen», ettersom dette ikke er det samme som et arkivuttrekk som det siktes til i bestemmelsens andre ledd. Videre kan bestemmelsens tredje ledd om «eit anna opplegg som på fullgod måte ivaretek omsynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon» virke enten som en selvmotsigelse mot bestemmelsen i 11, eller som en unødig risikofaktor knyttet til bevaring av verdifull elektronisk dokumentasjon 19 IKA Kongsberg mener også denne bestemmelsen er unødig detaljert, og som i denne formen kunne flyttes til Riksarkivarens forskrift. IKA Kongsberg mener at bestemmelsen tydeligere kunne understreket betydningen av arkivverdighet, og mener spesielt bestemmelsens pkt c. åpner for utilsiktet dokumentasjonstap. 20 Selv om Riksarkivarens forskrift har tatt opp i seg de nye bevaringsreglene, mener IKA Kongsberg det er fornuftig å ha en bevaringsbestemmelse i «Forskrift om offentlege arkiv». IKA Kongsberg mener imidlertid at det er svært bekymringsfullt at bestemmelsen har fjernet nesten alt innholdet fra eksisterende forskrifts IKA Kongsberg mener at 20, sett sammen med de eksisterende bevaringsreglene og den foreslåtte 21 i ny forskrift, utgjør en stor risiko for at framtidens arkivbrukere får et svært begrenset informasjonstilbud i et fattig arkiv. IKA Kongsberg mener det er kritikkverdig at iveren etter å forenkle forskriften i så stor grad skal gå på bekostning av den dokumentasjonsarven vi etterlater til framtidens historikere, forskere og allmennhet. 21 Ut over kommentarene gitt til 20, mener IKA Kongsberg at siste ledd i 21 bør fjernes. Det er utarbeidet bevaringsregler for kommunal sektor. Dette regelverket sier noe om hva som skal bevares, og forutsetter at kommunene selv bestemmer merbevaring. Det fremstår derfor

6 Vår dato Vår referanse 6 av 10 svært underlig at 21 siste ledd sier at Riksarkivaren skal utarbeide generelle kassasjonsregler for kommuner for fylkeskommuner. 22 I forslag til ny forskrift er det åpnet opp for lagring av digitalt skapt arkivmateriale utenfor Norges grenser. I arkivmiljøet har det vært mange diskusjoner rundt dette, hovedsakelig rettet mot det som bare har vært kalt «skylagring». Diskusjonen har i så måte vært lite nyansert, og delvis basert på misforståelser av sky-teknologien, og at denne utelukkende er knyttet til serverkapasitet i utlandet. Hvis intensjonen med dette forslaget er å åpne opp for bruk av skylagring i norsk arkivarbeid, er det viktig å innse at skylagring ikke er ensbetydende med lagring i utlandet. Teknologien er mulig å bruke, og brukes, også innenfor dagens lovverk med skylagringen geografisk lokalisert i Norge. Vi vil derfor stille spørsmålet; hvorfor skal det åpnes for lagring i utlandet? Hvem tjener på det? Vil dette blir enklere, billigere og bedre for forvaltningen? Noen av utfordringene med skylagring i utlandet knytter seg til prosessen rundt avlevering av arkivmateriale for langtidsbevaring fra de elektroniske systemene. Å trekke dataene ut av opprinnelsessystemet er den gjeldende og anbefalte metoden for å kunne ha tilgang til dataene fremover i tid. Denne avleveringsprosessen viser seg å være dyr, tidkrevende og i noen tilfeller umulig. Arkivskaper stoler på at denne prosessen blir ivaretatt av leverandørene, og ved at systemene er Noark-godkjent. Men når tiden er inne for å deponere, viser det seg vanskeligere og dyrere enn beregnet. Man har også bevist at data går tapt i denne prosessen. 1 Systemer med arkivverdige data uten Noark-godkjenning, har enda større problemer med å trekke informasjonen ut på et langtidslagringsformat. Kunnskapen rundt denne prosessen og muligheten til å prioritere avlevering er lav, derfor må virksomheter bruke store summer på å leie inn konsulenter, noe små virksomheter sjelden har økonomi til. Dette fører til ad-hoc-arbeid hos de få som har kunnskapen til å redde arkivene lokalt. Denne typen arkivredning vil bli betydelig vanskeligere hvis arkivet ligger i en proprietær skyløsning hos en tredjepartsleverandør i utlandet. Skalering En av fordelene med skylagring ifølge «Nasjonal strategi for bruk av skytjenester» er uavgrenset kapasitet på databehandling og lagring. Denne fleksibiliteten er ikke entydig knytte til skylagring i utlandet. Det som eventuelt må tas med i betraktningen er måten man lagrer arkivmateriale i de standard skyløsningene som foreligger. Skalering og fleksibilitet oppnås ved å lagre dataene der det til enhver tid er plass i ulike datasentre, som kan ligge på adskilte geografiske lokasjoner og i flere land. Dette betyr at man ikke kan vite hvilke data som blir lagret hvor. Fra et arkivfaglig perspektiv er dette problematisk med tanke på eksempelvis proveniensprinsippet, som tilsier at arkiv ikke skal skilles og ligge lagret sammen med andre arkiv. Økonomi 1

7 Vår dato Vår referanse 7 av 10 Ofte kan man lese om problemene rundt IT-arkitektur i virksomheter. 2 I offentlige virksomheter er det et hav av systemer, men bølgen av data strømmer sjeldent inn i arkivsystemet, vi får kanskje inn noen dråper. Derfor må vi innse at arkivsystemet ikke alene er virksomhetens arkiv. Kunnskapen rundt denne problematikken har begynt å bygge seg opp og åpning for en ny lagringsmetode som skaper enda større avstand mellom oss og dataene, vil være problematisk. En av fordelene med skylagring slik det står i «Nasjonal strategi for bruk av skytjenester» er økonomi. Men dette gjelder i utgangspunktet bare kunder som ønsker standardløsninger, ikke for kunder som vil at skytjenesten skal gå inn i en kompleks arkitektur med integrasjoner mot et utall systemer. Komplisert arkitektur og integrasjoner er noen av de store utfordringene hos arkivskapere i dag, både i statlig og kommunal sektor. IT-arkitektur må stå i sentrum i årene fremover for å få til en god informasjonsflyt og dokumentfangst i offentlige organer. Standardløsningen vil sannsynligvis ikke være god nok, og det er derfor stor tvil knyttet til om skylagring vil være hensiktsmessig rent økonomisk. Trygghet 22 sier at: «Organet skal behalde tilgang til, kontroll med og eigedomsrett til sitt eige arkivmateriale.» Skylagring handler om tilgang til informasjon igjennom et brukergrensesnitt, når som helst og hvor som helst. Kontroll og eiendomsrett har vi kun på informasjon lagret og sikret under Norsk lov og jurisdiksjon. Tilgangsrett til data som er lagret i skyen, har vært mye diskutert de siste årene, og avtalen mellom USA og EU/EØS for utveksling av personsensitive data ble i 2015 kjent ugyldig. 3 Avtalen som avløste denne er nesten lik, og er ikke testet i rettssystemet. Reell kontroll og eiendomsrett til sine data, kan ikke oppnås ved skylagring i utlandet. Jurisdiksjonen i landet serverne står i vil påvirke, samt hvilket land selskapet som håndterer dataene er registrert i. De avtalene som finnes er ikke nok til å sikre eierskap og kontroll på data som lagres hos tredjepart på servere i utlandet. Når det åpnes opp for lagring i utlandet betyr dette at leverandører vil flytte sine databaser til utlandet. For eksempel har Visma egne datasentraler i Norge, som fungerer som skylagring. Visma er leverandør av systemer for sektorer som barnevern, NAV og skole. Ved at denne forskriften endres er Visma åpne for å lagre i utlandet. 4 Ved å lagre arkiver i en skyløsning, er avtalene inngått med databehandlerne og leverandørene eneste sikkerhet for personvernet. Vernet mot misbruk er svakt, 5 og avtaler som er inngått har vist seg å ikke gi det vernet som var lovet. 6 Spørsmålet blir hvilken lov som gjelder i ulike senarioer, eksempelvis: hvis man velger Microsoft som nettskyleverandør, med

8 Vår dato Vår referanse 8 av 10 datasenter i Irland; hvilken lov gjelder da? Norsk lov? Amerikansk lov? Irsk lov? Microsoft er et amerikansk selskap, kan amerikanske myndigheter kreve å få utlevert opplysninger lagret i deres løsninger, uten at eier av data har krav på å få informasjon om dette? 7 Trygghet rundt personvern kan løses med kryptering. Men hvis vi i dag allerede har vanskeligheter med å få tilgang til våre egne data, hva vil skje når dataene i tillegg må krypteres på proprietær måte? Vil leverandøren ha ansvaret for krypteringsnøklene? Vil vi ende opp med krypterte arkiv uten nøklene for å åpne dem? Nettskyen er i en barndomsfase, vi har behov for at barnesykdommene går over og vi trenger å sitte igjen med flere svar enn spørsmål. Store datasentre har gjennomgående stor sikkerhet, og stor kompetanse på fysisk og teknisk sikring av data i skyen. Men dette sikrer ikke nødvendigvis dataene bedre enn om virksomheter i Norge bygger opp dette selv. 8 Store datasentre kan i seg selv være mål for innbrudd, og tilgangskontrollen kan ikke etterprøves på en god nok måte. 9 IKA Kongsberg mener at dersom denne paragrafen blir en del av arkivforskriften må det flere reguleringer til for å sikre arkivmaterialet for langtidsbevaring. Formuleringen «behalde tilgang til, kontroll med og eigedomsrett til» er ikke nok til å sikre reell kontroll og eierskap til norsk arkivmateriale. 23 IKA Kongsberg har ingen kommentarer til denne bestemmelsen, utover at begrepet «arkivnøkkel» er fjernet fra resten av forskriften, og at man for å være konsistent kanskje kunne erstattet begrepet med «klassifikasjonssystem» eller lignende. 24 IKA Kongsberg mener denne bestemmelsen inneholder en av de mest dramatiske endringene fra den eksisterende forskriften, og undres over om dette er et gjennomtenkt forslag fra departementets side. Endringen gjelder den foreslåtte bestemmelsen om at «Kommunar og fylkeskommunar skal ha ordningar for arkivdepot for arkiva sine» - der eksisterende forskrift i 5-1 sier at «Kommunar og fylkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Som eit minimum skal slike ordningar innebere at det løpande ansvaret for eldre og avslutta arkiv blir plassert ein stad, at ein har til rådvelde nødvendige lokale for å oppbevare arkiva, jf. kap. IV, og at ein etablerer rutinar som ivaretek dei spesifiserte krava til arkivdepot i kapitlet her. Kommunar og fylkeskommunar kan overføre depotoppgåver til ei interkommunal depotordning» IKA Kongsberg mener at dersom departementets forslag til definisjon av «arkivdepot» i forslagets 2 legges til grunn, vil dette kunne få dramatiske konsekvenser for arkiv fra kommunal sektor som ikke er underlagt avleveringsplikt til Arkivverket. IKA Kongsberg antar at dette ikke har vært departementets intensjon, en antakelse som underbygges blant annet av bestemmelsene i 24 siste ledd, 28 og 32 som sier noe om arkivdepotets oppgaver

9 Vår dato Vår referanse 9 av 10 Dersom vi går ut fra at begrepet «arkivdepot» i tillegg til lokaler også innebærer forvaltningsoppgaver knyttet til selve arkivmaterialet, er formuleringen i forslagets 24 like dramatisk. Formuleringen åpner da for å privatisere forvaltningen av vesentlige deler av nasjonens felles hukommelse og dokumentarv. Dette er så langt vi kan se en praksis som ikke finner sin like i noen annen nasjon det er naturlig å se til. IKA Kongsberg mener at en presisering av «at avlevering av kommunale og fylkeskommunale arkiv til arkivdepot ikkje inneber noka overføring av arkivansvar eller råderett over arkiva til arkivdepotet på same måte som ved avlevering frå statlege organ til Arkivverket. Ansvar og råderett må framleis liggje hos høvesvis kommunen eller fylkeskommunen» ikke er en tilstrekkelig sikring mot den risikoen unikt arkivmateriale vil kunne utsettes for dersom denne bestemmelsen blir stående. IKA Kongsberg mener at bestemmelsen i eksisterende forskrift 5-1 burde vært videreført og strammet inn, slik at det tydelig gikk fram at forvaltning av offentlig arkivmateriale skal utføres av det offentlige organet selv, eller en institusjon eller enhet som det offentlige organet alene eller i samarbeid med andre offentlige organer kontrollerer som eier. 25 IKA Kongsberg har ingen kommentarer til denne bestemmelsen, utover at regelen om avleveringstidspunkt på år er en regel egnet for papirarkiv, og således ikke spesielt fremtidsrettet. 26 IKA Kongsberg har ingen kommentarer til denne bestemmelsen. 27 IKA Kongsberg har ingen kommentarer til denne bestemmelsen. 28 IKA Kongsberg har ingen kommentarer til denne bestemmelsen 29 IKA Kongsberg har ingen kommentarer til denne bestemmelsen, utover at heller ikke denne bestemmelsen bidrar til en forenkling av forskriften. Bestemmelsen kunne kanskje med fordel vært flyttet til Riksarkivarens forskrift. 30 IKA Kongsberg har ingen kommentarer til denne bestemmelsen da den åpenbart kun gjelder statlig arkivmateriale. 31 Ettersom det er presisert tidligere i forskriften at ansvaret og eiendomsretten til det kommunale arkivmaterialet blir liggende i det offentlige organet også etter avlevering til kommunalt arkivdepot, anser IKA Kongsberg bestemmelsen i 31 som en bestemmelse spesielt tiltenkt Arkivverket. Dersom bestemmelsen om «i særskilde tilfelle», som man må tolke som en innstramming i forhold til eksisterende forskrift, også skal gjelde for interkommunale

10 10 Vår dato Vår referanse 10 av arkivdepot, vil det i stor grad gå ut over kommunenes råderett over arkivene samt være både ineffektivt og kostnadsdrivende for de interkommunale depotene. 32 IKA Kongsberg mener denne bestemmelsen inneholder en potensielt problematisk formulering. «I rimeleg mon» åpner for en skjønnsmessig vurdering som kan være vanskelig for arkivdepotene, og som i verste fall kan føre til at innbyggerne får ulik behandling avhengig av hvilket arkivdepot som oppbevarer de arkivene man er ute etter opplysninger fra. IKA Kongsberg hadde derfor gjerne sett at bestemmelsen ble konkretisert. 33 IKA Kongsberg har ingen kommentarer til denne bestemmelsen Med vennlig hilsen Wenche Risdal Lund Daglig leder Torleif Lind Fagleder Dette dokumentet er ekspedert uten underskrift