Konkurransegrunnlag. Anskaffelse av rammeavtale for planlegging, gjennomføring og analyse av kvantitative og kvalitative undersøkelser

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III Anskaffelse av rammeavtale for planlegging, gjennomføring og analyse av kvantitative og kvalitative undersøkelser ref: Kunngjort i DOFFIN- basen uke 51 Tilbudsfrist Side 1 av 12

2 2 av 12 INNHOLD 1 GENERELL BESKRIVELSE Presentasjon av Oppdragsgiver... 3 Oppdragsgivers kontaktperson er: Anskaffelsens formål Deltilbud Verdi/volum Avtaleperiode Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER Vektingsmodell Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Tilbudsfrist Tildeling av kontrakter og begrunnelse Vedlegg... 12

3 3 av 12 1 GENERELL BESKRIVELSE (DiBK) inviterer samtlige leverandører til å delta i konkurranse om bistand til planlegging, gjennomføring og analyse av kvantitative og kvalitative undersøkelser innen våre ansvarsområder. 1.1 Presentasjon av Oppdragsgiver (DiBK) er den sentrale myndighet for det bygningstekniske regelverket. Direktoratet er tilsynsmyndighet for produkter som brukes i byggverk og vurderer om foretak er kvalifisert for sentral godkjenning. DiBK er også kompetansesenter for landets kommuner og rådgiver for Kommunal- og moderniseringsdepartementet. kan hjelpe med følgende typer spørsmål: gjeldende tolkninger av plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter (TEK10 og SAK10) generelle spørsmål om markedstilsyn med byggevarer og om produktinformasjon generelle spørsmål om Nireg - det nasjonale registeret for løfteinnretninger ordningen med sentral godkjenning bruk av ByggSøk For mer informasjon om DiBK, se Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e- post Ragnhild Olin Amdam Postboks 8742 Youngstorget, 0028 OSLO ragnhild.olin.amdam@dibk.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e- post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål DiBK ønsker å innhente kompetanse til å planlegge, gjennomføre og analysere ulike typer kvalitative og kvantitative undersøkelser. Dette inkluderer kartlegginger, brukerundersøkelser og sammenstilling av data som kan brukes til måling og styring. Oppdragsgiver ønsker derfor å inngå en rammeavtale med tre leverandører, i form av parallelle rammeavtaler, såfremt det kommer inn tilstrekkelig kvalifiserte tilbud. Tilbyder står fritt til å inngå avtaler med underleverandører og samarbeidspartnere. Rammeavtalen er ikke forpliktende for Oppdragsgiveren. Dette betyr at Oppdragsgiver har rett til å anskaffe tilsvarende tjenester også utenfor rammeavtalen ved behov.

4 4 av 12 Avtaleperioden løper to år fra kontraktsignering med mulighet for inntil 1+ 1 års forlengelse. Tilbudte konsulenter må kunne bruke norsk som arbeidsspråk. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av kontraktsområdene. 1.4 Verdi/volum Kostnadsanslaget for en 4 års periode settes til NOK eks. mva. Årlige kostnad er estimert til 2 millioner for 2015, og rundt 1,5 millioner for hvert påfølgende år. Alle beløp oppgitt i denne anskaffelsen er oppgitt eks. mva. Det gjøres oppmerksom på at antatte verdier og volumer ikke er bindende for Oppdragsgiver, og bare er ment som rettledende informasjon. 1.5 Avtaleperiode Avtaleperioden er 2 år pluss opsjon. Oppdragsgiver har ensidig opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med år, slik at total mulig avtaleperiode maksimalt blir 4 år. En eventuell forlengelse av avtalen må utløses innen avtalens utløp. 1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Oppdragsavtalen (vedlegg 1) De bilag som angitt i tabellen nedenfor (vedlegg 2) Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei): Ja Nei Bilag 1: Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Bilag 8: Tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalene

5 5 av Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN- databasen og i TED- basen Se Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Uke Spørsmålsfrist , kl 12:00 Frist for å levere tilbud , kl 12:00 Tilbudsåpning , kl 13:30 Meddelelse om valg av leverandør Klagefrist Kontraktsinngåelse Tilbudets vedståelsesfrist , kl 12:00 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Del I og III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e- post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13.

6 2.3 Forbehold og avvik Anskaffelse rammeavtale for undersøkelser 6 av 12 Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til 1. april 2015 klokken 12: Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse brukerundersøkelser, ref saksnummer:, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e- post.

7 7 av 12 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift Attest for skatt og betalt merverdiavgift kan bestilles elektronisk via Altinn. Se: og- tjenester/etater/skatteetaten/attestbestilling/ Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS- egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere.

8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 8 av 12 Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets omtrentlige verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e- post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsressurser i løpet av siste 3 år. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kompetanse som skal benyttes til å løse oppgaven (med referanseprosjekter) 50 % Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene ut fra kompetanse og erfaring hos tilbudte konsulenter. Det er kun konkret tilbudt personell det skal fremlegges dokumentasjon på og som vil bli vurdert under dette kriteriet. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse dokumenteres gjennom CVene til tilbudt personell med tilknyttede referanseprosjekter. Det kan maksimalt leveres inn ti CVer. Det vil bli lagt vekt på erfaring og erfaring knyttet til: - Planlegging og koordinering av undersøkelser, inklusive samordning mot andre undersøkelser, og gjenbruk av eksisterende data/ undersøkelser - Utforming, gjennomføring og analyse av kvantitative undersøkelser - Utforming, gjennomføring og analyse av

9 9 av 12 Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav - kvalititave undersøkelser Gjennomføring og analysere hvor ulike kvalitative og kvantitative metoder kombineres Konsulentene må kunne benytte norsk som arbeidsspråk og være kjent med offentlig virksomhet. Oppdragsforståelse 30 % Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene ut fra leverandørens besvarelse av de ulike punktene i oppdragsgivers kravspesifikasjon. Følgende elementer vil særlig bli vurdert: Hvordan tilbudet besvarer de sentrale elementene i konkurransegrunlaget og i hvilken grad beskrivelsen er egnet for å nå målsetningen med arbeidet, jf. beskrivelsen i bilag 1 til kontrakt. Hvordan Leverandør vil sikre en effektiv prosjektgjennomføring, effektiv prosjektledelse og god dialog med Oppdragsgiver fra startfase til sluttprodukt er overlevert. Pris 20 % Utfylt prisskjema med timespris for de ulike konsulentkategoriene, samt fastpris for spørreundersøkelse og fokusgrupper. 4.1 Vektingsmodell Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Kompetanse (med referanseprosjekt) 50% (score 0-10) TK 2 Oppdragsforståelse 30% (score 0-10) TK 3 Pris 20% (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0.

10 10 av 12 Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Postadresse: Postboks 8742 Youngstorget, 0028 OSLO Besøksadresse: Mariboesgate 13, Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: " Tilbud: Rammeavtale for undersøkelser, saksnr. () v/ Ragnhild Olin Amdam - Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd- rom eller minnepenn i 2 versjoner: - En fullstendig versjon - En sladdet versjon for offentliggjøring Tilbudet kan alternativt sendes inn til følgende e- postadresse: anskaffelser@dibk.no Overskriften på e- posten skal da være: Tilbud: Rammeavtale for undersøkelser - sak

11 11 av Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med utgangspunkt i denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Attest for skatt og merverdiavgift HMS- egenerklæring. Firmaattest Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år CVer og referanseprosjekter Oppdragsforståelse I bilag skal følgende utfylles: o Krav til leveransen (bilag 2) o Utfylt nøkkelpersonell (bilag 4, punkt 1.6), o Timepris og fastpris (bilag 5 punkt 6.1) o Hvis relevant: Bruk av tredjepart (bilag 4 punkt 1.7) 5.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 28. januar 2015 kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 5.4 Tildeling av kontrakter og begrunnelse Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakter med og begrunnelse for valgene.

12 12 av 12 6 Vedlegg Vedlegg 1: Oppdragsavtalen (SSA- O) Vedlegg 2: Bilag Vedlegg 3: HMS - egenerklæringsskjema Vedlegg 4: Evalueringsskjema for anskaffelsen