Årsmøte i H.O.G. Oslo Chapter # 9383 Org.nr

Transkript

1 Årsmøte i H.O.G. Oslo Chapter # 9383 Org.nr Tid: Tirsdag 26. november 2013 kl Sted: Harley-Davidson Oslo - LazyBoyz - Strømsveien 266 Saksliste: 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Valg av referent 3. Årsberetning Regnskap Medlemskontingent Budsjett Eventuelt innkomne saker 8. Valg Page 1 of 11

2 Årsberetning H.O.G. Oslo Chapter 2013 STYRET Primary officers Director: Roger Johansen Assistant Director: Pål Christoffersen Assistant Director: Jan Erland Hansen Treasurer: Siv Skjøthaug Secretary: Tore A. Hauglie Sponsoring Dealer: Tom Sylling Tilleggsfunksjoner Membership Officer: Thorbjørn Wiborg Head Road Captain: Jan Olav Karlsen Safety Officer: Hans Petter Tåsåsen Activities Officer I: Dag Helge Hogstad Activities Officer II: Jarle Korneliussen Editor: Roger Holm Web master: Bjørn Ove Bækkelund Photographer: Bjørn Markussen Ladies of Harley Officer: Lise Stefansen (fra styremøte 11. juni 2013) 1. HOVEDTREKKENE I STYRETS ARBEID Styret har hatt 19 styremøter siden forrige ordinære årsmøte 27. november Det har i vinter- og vårsesjonen vært avholdt styremøter hver 14. dag for å forberede gjennomføringen av National Rally på Valle Hovin juni. Sammensetningen av styret har vært stabilt gjennom hele styreperioden. Styret ble i juni supplert med en Ladies of Harley Officer. Styret har som mandat å bistå medlemmene med å legge til rette for relevante aktiviteter for å fremme HOG s motto; Ride safe and have fun. Det mener vi er oppfylt gjennom fellesturer hver onsdag og søndag, distansekjøreprogrammet Skullride, samt de alltid like Page 2 of 11

3 vellykkede klassikerne som Bajer-turen samt høstturen som denne gang gikk til Lindesnes. Videre har styret også i år arrangert RC-kurs for medlemmene. Dessverre måtte sikkerhetskurset avlyses som følge av Kong Vinters stramme grep denne våren. En viktig oppgave for Oslo Chapter er å bistå Harley-Davidson Oslo med gjennomføringen av Open House (vår og høst). Foruten å skape en hyggelig sosial ramme rundt grillen, er medlemmene med på å holde orden på parkeringen og demo-kjøringen samt generere inntekter til chapteret gjennom loddsalg og bevertning. Etter at den frivillige innsatsen fra medlemmene på disse arrangementene har vært nokså laber de i de senere år, har styret i år registrert en økende interesse om det frivillige arbeidet. Styrets arbeid i jubileumsåret 2013 har foruten de tradisjonelle arrangementene vært preget av forberedelsene til og minst gjennomføringen av National Rally 2013 på Valle Hovin, se nærmere omtale nedenfor under punkt 7. Økonomien er sunn og det blir redegjort for årsregnskapet og resultatregnskapet for National Rally under årsmøtet. Inntektene er i hovedsak basert på innbetalte medlemskontingenter og salg under Open House (vår og høst). Harley-Davidson Oslo har i beretningsperioden stilt gode møtelokaler til disposisjon for styret. Som nevnt under tidligere årsrapporter er det noe begrenset hvilke aktiviteter som kan tilbys medlemmene innomhus nå som Oslo Chapter ikke lenger har tilgang til egne lokaler/«klubbhus». For 2013 har imidlertid manglende klubblokale til uformelle møter og festligheter ikke vært noen nevneverdig utfordring i og med at forberedelsene til National Rally har krevd all oppmerksom fra styret. Medlemsmøte ble arrangert 26. februar, primært for presentasjon av aktivitetsplanen for MEDLEMSMASSEN Ved utgangen av september 2013 hadde Oslo Chapter 355 medlemmer lokalt. Medlemsmassen består av 62 kvinner og 293 menn. Disse er fordelt på 335 hovedmedlemmer og 20 husstandsmedlemmer. Oslo Chapter har i løpet av perioden fått 27 nye medlemmer og det er 13 medlemmer som har valgt å melde seg ut av Oslo Chapter. Medlemskap i Oslo Chapter krever gyldig internasjonalt medlemskap i HOG og blant vår medlemsmasse er det 17 personer som ikke har registrert dette. Det er dessverre en økning i forhold til forrige år. Det oppfordres til å legge inn automatisk fornyelse av det internasjonale medlemskapet. De berørte medlemmene vil bli gjort oppmerksom på manglende medlemskap før neste års lokale medlemskap sendes ut! Page 3 of 11

4 Medlemmer som ikke har betalt lokal kontingent for 2012 og 2013 er blitt strøket fra medlemsregisteret. Dette dreier seg om totalt 17 medlemmer! Det er mulig for våre medlemmer å betale medlemskap hos NMCU via HOG Oslo noe 14 personer benyttet seg av for AKTIVITETER Mye av aktivitetene i Oslo Chapter er splittet opp innenfor de forskjellige funksjonene i styret. Disse vil derfor bli nærmere omtalt i årsrapportene under de øvrige kapitler. Open House De aktivitetene som Activities har hatt hovedansvar for er først og fremst Open House vår og høst. Activities har ved de siste gjennomføringene valgt å ta ut stasjonsansvarlige for de enkelte aktivitetene/stands under Open House for å dele opp arbeidet. Følgende stasjoner/aktiviteter settes opp under Open House: Demokjøring (både som road captains under kjøringen og betjening av sekretariat/ registrering for de som ønsker å delta i demokjøring). Membership stand Loddsalg Parkering Salg av kaffe og vafler Grillen Det har ved de siste gjennomføringene av Open House vært brukbar deltakelse av frivillige til gjennomføringen. Dette er avgjørende for at arrangementet skal kunne gjennomføres på en god måte. Det er derfor på sin plass å takke alle frivillige som har bidratt under Open House arrangementene i National Rally 2013 I tillegg har selvfølgelig hovedfokus i 2013 vært HOG National Rally siste helgen i juni på Valle Hovin. Activities hadde i den forbindelse ansvaret for: Arenatelt Telt for handlegaten Servering (mat og drikke) på treffområdet Musikk (inne på treffarenaen og inne på hotellet) Aktiviteter utenfor treffområdet (omvisning på Akershus Festning/Slott og båttur i Oslofjorden) I tillegg har også Activities bidratt med elementer under åpningsshowet (Gardens Veterankontingent) og avslutningsshowet (Nedre Romerike Cheerleaders - Tigers). Page 4 of 11

5 4. KJØRING OG SIKKERHET Kjøreprogram Sesongen ble preget av at Oslo Chapter arrangerte National Rally i juni, men til tross for dette er det i 2013 arrangert et omfattende kjøreprogram. Alle turer unntatt én er arrangert etter planen og alle turer unntatt to har vært ledet av godkjent Road Captain. Vi retter en stor takk til alle Road Captains for en kjempeinnsats, og for stor fleksibilitet i bytting av turer. Sesongen startet søndag 24. april med tur Enebakk rundt og ble avsluttet onsdag 25. september med turen til Nesodden. Det har til sammen blitt arrangert: 18 onsdagsturer 12 søndagsturer 2 turer Sandefjord - Strømstad (lørdager) 1 Bajertur (tor søn) 4-dagers Post Ride i forbindelse med National rally. (søn ons) 1 Tur til Lindesnes (tor søn) Deltakelsen på turene har vært relativt god. Bajerturen ble i år arrangert av André Patay, og det var noe mindre deltakelse enn foregående år. Vi antar at dette skyldes at turen kom relativt tett opp til National rally. Deltakere fikk imidlertid en fin tur og besøkte Aros Chapter på deres jubileumsfest. En stor takk til André for å ha påtatt seg oppdraget som turoperatør. På Post Ride var det til sammen 50 deltakere og 37 sykler. Det var deltakere fra flere norske chaptere, samt fra Sverige, Danmark, Finland og Sveits. På «langturen» til Lindesnes i august var det til sammen 20 deltakere. Vi forespurte South East Chapter om de var interessert i å arrangere turen sammen med Oslo, men fikk ingen respons på dette. Turen ble derfor en ren Oslo Chapter tur. Til tross for dette mener vi at opplegget med fellesturer der flere chaptere deltar bør følges opp videre senere sesonger. Road Captain kurs Det ble våren 2013 arrangert Road Captain kurs som bestod av følgende deler Teorikveld Kjøring i kolonne Teori/praksis kveld med trafikkforståelse og blokking Det var ca. 15 deltakere på teorikvelden, og ca. 10 deltakere på praksis (hvorav 8 allerede godkjente RC). Krav til godkjennelse som Road Captain er deltakelse på de to overnevnte kurs, samt deltakelse på sikkerhetskurs samt praktisk prøve under oppsyn av godkjent RC. Det er i 2013 godkjent tre nye Road Captains i Oslo Chapter. Page 5 of 11

6 Chapteret har i dag 31 godkjente Road Captains, hvorav 13 har vært aktive i år. Det må fremdeles legges stor vekt på å utdanne nye RC hvis aktivitetsnivået skal opprettholdes. Skullride 2013 Skullride er en intern kjørekonkurranse, med formål å øke kjøreaktiviteten blant medlemmene og oppfordre til deltakelse på fellesturene. Det var i personer som meldte seg på Skullride konkurransen, dette er 3 mer enn i fjor. Vi retter en stor takk til Lazy Boyz som også i år har stilt opp med meget rause premier på til sammen kr ,-. Premieutdelingen skjer under medlemsmøtet 26. november. Vi anser Skullride for å være et godt tiltak for å øke kjøreaktiviteten og styret ønsker å videreføre dette i Sikkerhet Det planlagte sikkerhetskurset på Gardermoen i april ble dessverre avlyst pga. føreforhold som tilsa at det ikke var forsvarlig å gjennomføre kurset. Safety Officer fant ikke plass i kalenderen til et alternativt tidspunkt midt under forberedelsene til National Rally. Styret opprettet i august 2012 en egen sikkerhetskomité som i beretningsperioden har bestått av: Hans Petter Tåsåsen, Safety Officer Jan Olav Karlsen, Head Road Captain Roger Holm, Editor Sikkerhetskomiteen skal behandle rapporter fra deltakere på fellesturer som opplever uønskede hendelser som har ført eller kunne ha ført til uhell eller ulykker, samt foreslå tiltak som kan gjøre at vi unngår uønskede situasjoner i framtida. Sikkerhetskomiteen vil behandle alle innkomne meldinger innen 3 uker etter at situasjonen oppsto, og foreslå eventuelle tiltak. Hendelsen behandles anonymt. Melder gis tilbakemelding etter at styret har behandlet saken. Det er utarbeidet en informasjonstekst med link til skjema som ligger på Chapteret hjemmeside. Styret har for kjøresesongen 2013 ikke mottatt rapporter om uønskede hendelser. Styret besluttet ved etableringen å gjøre Sikkerhetskomiteen til et tidsbegrenset prosjekt med varighet frem til endt sesong Styret vil i løpet av vinteren evaluere prosjektet. National Rally 2013 ble gjennomført sikkerhetsmessig som planlagt, se punkt 7 nedenfor. Styret vil rette en stor takk til alle frivillige som stilte opp døgnet rundt i arrangementsperioden under ledelse av Safety Officer, spesielt til Stein Westgaard og Tom Iversen for fenomenal hjelp i planleggingen samt gjennomføringen. Page 6 of 11

7 5. MEDLEMSSIDEN OG INFORMASJON Oslo Chapter har tre informasjonskanaler. Websiden, Facebook og informasjonsbrev til alle medlemmene sendt som epost. Alle disse kanalene skal kunne holde alle medlemmene orientert om de aktiviteter og arrangementer som planlegges, eller som billed- og tekstrapport på det som har skjedd. Det ble laget 28 bildealbum fra turer som stor sett ble levert av Photographer Bjørn Markussen, og spedt på med noen fra Svein Ole Haugen og Editor Roger Holm og andre turdeltagere. I gjennomsnitt har det vært to oppslag i uken i den aktive perioden, og av disse hundre ble det laget 30 artikler fra turer og arrangementer, 24 invitasjoner til medlemmene og 16 styrenyheter og Chapter informasjon. Kalenderen på websiden har hatt over 60 ulike aktiviteter på listen, som turer, arrangementer og styremøter. På listen blir de utførte aktiviteter av-publisert slik at de neste alltid ligger på toppen av listen. Det vil si at disse heller ikke finnes på kalenderen i ettertid. Facebookgruppen for Oslo Chapter har vært en suksess, og det er enkelt for medlemmene å hente seg rask informasjon om invitasjoner og hva som skjer. Strategien har vært å legge ut en teaser, dvs. litt infotekst om hva dette gjelder på Facebook, men henge på en lenke til web'en som har mer utdypende informasjon. Hensikten er å få flere folk inn på websiden, som også har en rekke andre ting folk kan lese og følge med på. Medlemstallet på Facebook er over 250, så man når de aller fleste aktive medlemmene på denne måten. Fire styremedlemmer fungerer som moderatorer for Facebook for å akseptere medlemskap og sjekke at det ikke blir liggende kontroversielle tekster som ikke er forenlig med HOGs retningslinjer. I forbindelse med National Rally 2013 har Informasjonsgruppa selv produsert treffbladet, brosjyrer og plakater med programmet til arrangementet. Logoen som ble designet i 2012 ble brukt som bilde til T-skjortene som treffdeltagerne fikk utlevert, og Informasjonsgruppa var behjelpelig med trykkeprosessen som Lazy Boyz sto for. 6. EKSTERN KURSVIRKSOMHET HOT - Milwaukee Oslo Chapter var representert med Roger og Grete Johansen, Jan Erland Hansen og Bjørn Markussen under årets HOT (Harley Officer Training) i Milwaukee, USA. Totalt 1500 deltakere fra alle verdens chaptere deltok. Litt spesielt i år var at både Harley Davidson og H.O.G. feiret hvert sitt jubileum, hhv 110 år og 30 års jubileum. Begge jubileer ble behørig markert og feiret, og dette var vel også grunnen til at HOT i år ble arrangert i hjembyen Milwaukee. Page 7 of 11

8 Alle forelesninger og sesjoner hadde emner som gikk på å skape merverdi og bygge H.O.G. sterkere både innad i organisasjonen og utad mot medlemmene. Temaene var mange, men med de fellestrekk at de handlet om sikkerhet, kommunikasjon og hvordan styret kan nå ut til og engasjere nye og yngre medlemmer. De fleste chaptere hadde lokale opplegg for fellesturer av større og mindre karakter, men her kan vi konstatere at Oslo Chapter overhodet ikke henger etter de større landene når det gjelder fellesaktiviteter. Inntrykket var at Oslo Chapter går utenpå de fleste andre når det gjelder planlegging, organisering og tilslutning. Meget bra! Etter to intense og lange dager satt vi igjen med masse nyttig lærdom og bedre innsikt i grunntanken til H.O.G. samt hvordan vi skal ta med oss denne erfaringen og kompetansen inn i virksomheten til Oslo Chapter. 7. NATIONAL RALLY 2013 Oslo Chapter arrangerte National Rally Treffet fant sted på Valle Hovin i perioden 27. til 30. juni med Post Ride over 4 dager. Oslo Chapter påtok seg for 4 år siden å arrangere National Rally i Oslo. Forberedelsene og planleggingen av arrangementet har satt sitt preg på styrets arbeid det siste året. Ingen i styret hadde erfaring med å arrangere NR. Styret etablerte derfor en egen prosjektorganisasjon og utpekte Assistant Director Jan Erland Hansen som treffkoordinator. Styret hadde valgt Rica Helsfyr Hotell som treffhotellet med gangavstand til Valle Hovin. Det var 2 hoteller til som var booket for treffet, men på grunn av lav forhåndspåmelding ble disse kansellert kostnadsfritt. I og med at treffet krevde mye ressurser og mange frivillige valgte styret i samråd med Activities og «outsource» mesteparten av aktivitetene for å begrense bruken av frivillige under treffet. HOG valgte derfor å benytte Stunt Squad for å tilrettelegge bespisningen/serveringen og Tom Bogstad for å organisere musikken på treffområdet. Styret hadde under ledelse av Treasurer Siv Skjøthaug etablert sekretariatet (innsjekk, salg av bonger mv) inne på treffhotellet. Hotellet kunne by på flotte lokaliteter, god plass og det var fint å ha det inne, særlig under de rådende værforhold som preget treffet til tider (særlig lørdag). Det var rask betjening ved innsjekk med 4 stasjoner, samt et bongsalg inne og ett på treffområdet. Safety Officer Hans Petter Tåsåsen hadde før og under treffet kontakt med alle nødetatene. Det ble gjennomført sikkerhetskurs for alle som skulle være crew under treffet. Sikkerhetsmessig ble treffet gjennomført uten uønskede situasjoner. Styret vil rette en stor takk til alle som stilte opp døgnet rundt i arrangementsperioden under ledelse av Safety Page 8 of 11

9 Officer, og spesiell takk til Stein Westgaard og Tom Iversen for fenomenal hjelp i planleggingen samt gjennomføringen. Bespisningen inne på Valle Hovin foregikk i et innleid sirkustelt med 600 sitteplasser. Stunt Squad sto for mat og drikke under treffet og tilbakemeldingene tydet på at maten var velsmakende. Det ble litt lite mat under Biker buffeten på lørdag og vi kunne ha organisert køene bedre for å unngå at ikke-betalende slapp til ved matbordene. Den amerikanske ambassadøren Barry B. White åpnet treffet på fredagen og åpningsshowet var ved Gardens veterankorps. Åpningen av treffet ble godt mottatt av deltakerne. Det var også mange positive tilbakemeldinger på live musikken inne på Valle Hovin samt på klubbscenen inne på Rica Helsfyr hotell. Spesielt fredag var det svært god stemning begge steder. Det ble arrangert båt tur på Oslofjorden med reker og drikke. Videre ble det arrangert en guidet tur på Akershus Slott og Festing. Under ledelse av Head Road Captain Jan Olav Karlsen på lørdag møtte ca. 40 motorsykler opp til årets Rideout i nokså utrygt vær. Fra starten kl fra Valle Hovin var det oppholdsvær til vi kom til Tyrigrava (på med regndress), men deretter regnet det forholdsvis mye resten av turen. Etter å ha passert Oslofjordtunellen stoppet på Marinaen på Sætre i Hurum til lunsj. Her stilte medlemmer av «Flesk og duppe MC» opp og dirigerte oss trygt inn på parkeringen. Deretter gikk turen videre til Slemmestad og Nesbru, gjennom Operatunellen og retur Valle Hovin. Styret retter en stor takk til Road Captains som stilte opp, og til «Flesk og Duppe MC» fra Hurum som assisterte oss under lunsjen. Det var også planlagt en parade i Oslo sentrum lørdag ettermiddag. Det viste seg imidlertid at politiet ikke ville gi tillatelse til dette. Paraden ble derfor sløyfet. Postride startet fra Valle Hovin søndag kl under ledelse av Head Road Captain. På turen deltok 49 personer og 37 motorsykler, med deltagere fra Chapterene i Oslo, Rogaland, Trondheim, Bergen og South East, samt fra Sverige, Danmark, Finland og Sveits. Været var varierende. Det var opphold og fint vær på søndag og tirsdag, mens mandagen og onsdagen bød på litt regn. Mindre mekaniske problemer med noen motorsykler underveis ble også ordnet med god hjelp av «mekkekyndige» deltakere, slik at alle kom trygt tilbake til Oslo. Økonomisk sett gikk National Rally 2013 med et beskjedent driftsmessig underskudd på kr ,-, se oppstillingen nedenfor. Styrets ambisjon i forkant var å gå i økonomisk balanse. Tatt i betraktning færre betalende deltakere på treffet enn forventet, er styret likevel komfortabel med at inntektene og kostandene likevel ikke gikk helt i balanse. Page 9 of 11

10 Økonomisk oversikt HOG National Rally 2013 Merk at beløpene her er sammenslått / motregnet sammenlignet med regnskapstallene Inntekter Beskrivelse Treff/Rom /Aktiviteter forhåndsbetalt kr ,68 Utleie av telt/standsplasser kr ,00 Sponsor/annonseinntekter kr ,11 Salg under treffet x catering kr ,04 Overskudd catering kr ,00 Sum kr ,83 Kostnader Beskrivelse Utgifter 2012 (film/foldere/rørosstand) kr ,55 Kjøp hotellrom kr ,00 Kjøp av aktiviteter kr ,72 Leie av Valle Hovin kr ,00 Musikk / PA utstyr kr ,00 Leie av telt og utstyr kr ,65 Drift/personell kr ,28 Pins & patcher kr 8 068,00 T-skjorter kr ,00 Andre utgifter kr ,00 Sum kr ,20 Total resultat kr ,37 8. ØKONOMI Oslo Chapter har solid økonomi. Innbetalt medlemskontingent har økt i forhold til tidligere år, og vi har hatt godt overskudd på de to Open House som er arrangert i perioden. National Rally 2013 har ikke hatt nevneverdig betydning for resultatet dette året. Egenkapitalen har økt, og styret vil på bakgrunn av dette foreslå for årsmøtet at det gjøres reduksjoner i kontingentinntektene for neste år, for så vidt gjelder endringer i kriteriene for familiemedlemskap. Page 10 of 11

11 TILBAKE TIL HVERDAGEN DOG IKKE KJEDSOMHETEN! Styret er i gang med å planlegge virksomheten for neste sesong. Det blir under påfølgende medlemsmøte 26. november fremvist noen rammer for programmet som på godt tradisjonelt vis vil romme både kjøring og sosiale aktiviteter. Disse planene er i støpeskjeen, men styret trenger gode ideer og innspill fra medlemmene for å sluttføre et spennende og samlende program. Styret takker for tilliten medlemmene har vist oss i For H.O.G. Oslo Chapter, Primary Officers Roger Johansen, Pål Christoffersen, Jan Erland Hansen, Siv Skjøthaug og Tore A. Hauglie Tom Sylling Page 11 of 11