MØTEPROTOKOLL. Sakliste: Saknr. Sak: Merknad:

Transkript

1 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, og deres sekretariat MØTEPROTOKOLL Tid: 18. august 2015, kl Sted: Oslo NKRFs møterom Deltakere fra styret: Per Rune Vereide, Benedikte Vonen, Kirsten Emilie Aasen, Hilde Vatnar Selnes, Jostein Støylen og Roald Breistein Forfall: - Andre som møtte: Bjørn Bråthen fra sekretariatet (ikke til stede i SS 57, 58 og 60/15) Møteleder: Per Rune Vereide Sakliste: Saknr. Sak: Merknad: SS 50/15 Godkjenning av innkalling og saksliste SS 51/15 Godkjenning av protokoll fra styremøte SS 52/15 Arbeidsform SS 53/15 Evaluering av fagkonferansen 2015 SS 54/15 Ny nettsideløsning samt bruk av sosiale medier SS 55/15 Folkevalgtopplæring invitasjon fra NKRF om samarbeid SS 56/15 Sekretærkonferansen 2016 tid og sted SS 57/15 Juridisk rådgivning samarbeidsavtale m/oddvar Overå SS 58/15 Framtidig sekretariatsløsning SS 59/15 Referatsaker RS 17/15 Ny utgave av Kontrollutvalgsboka - referansegruppe SS 60/15 Eventuelt Sekretariat: FKT Postboks 1417 Vika 0115 Oslo fkt@fkt.no Telefon Bank: Org. nr

2 SS 50/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det var ikke merknader til sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. SS 51/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL, STYREMØTE Ingen merknader til protokoll fra styremøte 24. juni Protokoll fra styremøte 24. juni 2015 ble godkjent. SS 52/15 ARBEIDSFORM Styret drøftet ulike arbeidsformer samt dialogen mellom styret og sekretariatet. Styret vil avholde fysiske møter som tidligere, men vil også ved behov vurdere bruk av telefonmøter som supplement. SS 53/15 EVALUERING AV FAGKONFERANSEN 2015 Styret tar evalueringen til orientering. Innspillene til neste års fagkonferanse tas med i den videre planleggingen av programmet. Sekretariatet gikk gjennom resultatene av evalueringen, som både mht. faglig og sosialt utbytte og når det gjaldt den arrangementstekniske gjennomføringen viste gode resultater totalt sett. Innspillene til neste års fagkonferanse ble notert, og styret signaliserte at programmet i 2016 må ha hovedfokus på nye kontrollutvalgsmedlemmer. Arbeidet med programmet vil starte på neste møte. 2

3 Styret tar evalueringen til orientering. Innspillene til neste års fagkonferanse tas med i den videre planleggingen av programmet. SS 54/15 NY NETTSIDELØSNING SAMT BRUK AV SOSIALE MEDIER Sekretariatet orienterte om sine undersøkelser etter forrige styremøte. Styret drøftet formål og ambisjonsnivå for ny nettside, som må ha følgende innhold/funksjonalitet: Informasjon om FKT Generelt kontaktskjema og et eget skjema for innmelding av nye medlemmer Nyheter Fagtemaer og nyttige lenker Konferansesider med påmeldingsmuligheter Lukkede sider med særskilt medlemsinformasjon Ny løsning bør ha responsivt design, og publiseringsverktøyet bør være fleksibelt og enkelt å bruke for sekretariatet. FKT vil ikke gå til anskaffelse av et eget medieovervåkingssystem som kilde for å publisere relevante presseklipp på nettsiden. Det vil heller ikke bli tilrettelagt for å integrere nyhetsstrømmen fra nkrf.no på fkt.no. Sekretariatet vil innhente et nytt tilbud fra dagens leverandør med utgangspunkt i et skifte av publiseringsverktøy. Videre vil det bli hentet inn et tilbud fra en annen leverandør om en ny løsning. Sekretariatet vil fortløpende publisere relevante fagnyheter og presseklipp på nettsiden, samt legge ut utvalgte twittermeldinger basert på disse. Styret ber sekretariatet legge fram en ny sak med forslag til løsning på neste møte. Ved behov vil det bli gjort nødvendige avklaringer med styret underveis. SS 55/15 FOLKEVALGTOPPLÆRING INVITASJON FRA NKRF OM SAMARBEID Sekretariatet orienterte om innholdet i invitasjonen fra NKRF. Roald Breistein vil oppdatere innholdet i et brev til kommunene/fylkeskommunene med råd og innspill før valg av nye kontrollutvalg for perioden FKT sendte et tilsvarende brev 2. september

4 Styret takker ja til NKRFs invitasjon om samarbeid, som innebærer at FKT og NKRF sender et fellesbrev til kommunene/fylkeskommunene med råd og innspill i forkant av valget av nye kontrollutvalg. Videre vil det bli utarbeidet en felles «opplæringspakke» rettet mot kommunestyrer/fylkesting og kontrollutvalg basert på NKRFs tilsvarende opplegg fra 2011, og som vil bli fritt tilgjengelig for bruk etter eget ønske av begge organisasjonenes medlemmer. SS 56/15 SEKRETÆRKONFERANSEN 2016 TID OG STED Forslag til vedtak om valg av tid og sted for sekretærkonferansen 2016 vil bli fremmet på møtet. Sekretariatet orienterte om tilbud fra aktuelle kurssteder i Oslo sentrum i uke 11/2016. Styret valgte å legge Sekretærkonferansen 2016 til Thon Hotel Opera tirsdag 15. mars SS 57/15 JURIDISK RÅDGIVNING SAMARBEIDSAVTALE M/ODDVAR OVERÅ Det fremmes ikke forslag til vedtak i saken. Styret drøftet videre avtale med Oddvar Overå. Styret ønsker i utgangspunktet å formalisere en ny avtale. Leder får i oppdrag å ta kontakt med Overå for å høre hva han kan tenke seg. Leder tar kontakt med Oddvar Overå for å avklare mulighetene for avtale med FKT om juridisk rådgivning. SS 58/15 FRAMTIDIG SEKRETARIATSLØSNING Det fremmes ikke forslag til vedtak i saken. Styret drøfta videre strategi for arbeidet. På styremøte i oktober bør det bestemmes en framdriftsplan for arbeidet. Saken blir drøftet videre på neste møte. 4

5 Det ble ikke fattet vedtak i saken. SS 59/15 REFERATSAKER RS 17/15 Ny utgave av kontrollutvalgsboka referansegruppe Roald Breistein informerte om arbeidet i referansegruppa så langt. Styret tok informasjonen til orientering. SS 60/15 EVENTUELT Det var ingen saker under eventuelt. 31. august 2015 Per Rune Vereide styreleder Bjørn Bråthen (for sekretariatet) 5