Oslo kommune Byarkivet. Retten til innsyn

Transkript

1 Oslo kommune Byarkivet Retten til innsyn Regler for innsyn i arkivmateriale som er avlevert til Byarkivet Veiledning i behandling av saker om innsyn Eksempler på behandling av saker

2 Forord Innsyn i kommunens arkiver, i samtid og ettertid, er en grunnleggende demokratisk rett. Byarkivet har et faglig ansvar for at alle arkiver som skapes i Oslo kommunes virksomheter, blir behandlet korrekt. Som ledd i dette skal alle virksomheter avlevere sitt bevaringsverdige arkivmateriale til Byarkivet, slik at arkivene både kan sikres for ettertiden og kan gjøres tilgjengelig for publikum. Blant de ca hyllemetre med arkiver (inklusive databaser) som Byarkivet oppbevarer, er store mengder beskyttelsesverdige og taushetsbelagte dokumenter med sensitive opplysinger om enkeltpersoner. Byarkivet opplever en økende pågang av henvendelser om innsyn i slike dokumenter, både for forskning og for dokumentasjon av enkeltpersoners interesser og rettigheter. Ofte vil også kommunens egne forvaltningsmessige og rettslige interesser være berørt. På denne bakgrunnen har Byarkivet foretatt en fornyet gjennomgang av regler for innsyn i kommunens arkiver og av de krav som stilles til dokumentasjon av kommunens saksbehandling og enkeltbeslutninger. Dette dokumentet er først og fremst utarbeidet til bruk for tilsatte i Byarkivet og for andre tilsatte i kommunen som har oppgaver knyttet til dokumentasjon, tilgjengeliggjøring av arkivinformasjon og behandling av saker om innsyn. Byarkivet har uformelt rådført seg med faginstanser i og utenfor kommunen og har mottatt verdifulle innspill. Det presiseres at fremstilling, lovfortolkning og vurderingen av enkeltsaker helt ut er Byarkivets egen og bygger på våre erfaringer. Dette dokumentet erstatter Oslo byarkivs Retten til innsyn, datert Dokumentet vil også senere bli revidert ved behov, både med utgangspunkt i eventuelle endringer i lovverket og i takt med at publikums forespørsler til Byarkivet aktualiserer nye problemstillinger. Bjørn Bering Byarkivar Tore Somdal-Åmodt Seksjonsleder

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1.0 INNLEDNING BAKGRUNN BEGREP OMFANG PRIVATE ARKIVSKAPERE FORUTSETNING FOR INNSYN OM PLIKT TIL Å FØRE JOURNAL OSLO BYARKIV - OSLO KOMMUNE, BYARKIVET BYARKIVETS FORVALTNINGSMESSIGE STILLING BYARKIVETS ROLLE OM BYARKIVETS AKTSOMHET Offentlighet/meroffentlighet LOVBESTEMTE REGLER OM INNSYN FORVALTNINGSLOVEN Forvaltningslovens regler om taushetsplikt Taushetspliktens begrensninger Taushetspliktens begrensninger i tid Hovedregel - partens adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter Partsbegrepet Sakens dokumenter Unntak fra hovedregelen om partsinnsyn: Bruk av fullmektig OFFENTLIGHETSLOVEN Allmennheten har rett til å gjøre seg kjent med forvaltningens saksdokumenter Når er saken/dokumentet offentlig? Unntak fra hovedregelen Dokumenter utarbeidet før lovens ikrafttredelse, 1 juli Unntak i lov eller i medhold av lov Forskrift om offentlighetslovens anvendelse på innsyn i edb-lagret materiale LOV OM BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER (POL) Omfang Hovedregel: Enhver har rett til innsyn i opplysninger om seg selv Unntak fra hovedregelen HELSEPERSONELLOVEN OG PASIENTRETTIGHETSLOVEN Overføring av pasientjournaler til Byarkivet Konsekvens/prosedyre for behandling av saker om innsyn Hva ber man om innsyn i - er en pasientjournal én pasientjournal FORVALTNINGENS EGEN INNSYNSRETT Offentlighetsloven Forvaltningsloven DATATILSYNETS RAMMEKONSESJON TIL OSLO BYARKIV...30

4 5. LOV OM FOREBYGGENDE SIKKERHETSTJENESTE (SIKKERHETSLOVEN) OG BESKYTTELSESINSTRUKSEN GENERELT Omfang/gradering Instruksenes betydning for den kommunale forvaltning Tidsfrister OM MÅTEN INNSYN SKAL GJENNOMFØRES PÅ, BETALING FOR KOPIER BRUK AV TID Ekstra kort frist i Oslo kommune SKRIFTLIGHET BRUK AV KOPI Betaling for kopier FORSKERES TILGANG TIL/INNSYNSRETT I MATERIALE FORVALTNINGSLOVEN Forskeres taushetsplikt LOV OM HELSEPERSONELL Opplysninger om avdøde DATATILSYNETS RAMMEKONSESJON BYARKIVETS PROSEDYRE VED BEHANDLING AV SAKER OM INNSYN BYARKIVETS RUTINER FORHOLDET TIL AVLEVERENDE INSTANS EKSEMPLER PÅ SAKER OM INNSYN BEHANDLET I OSLO BYARKIV PASIENTJOURNAL MELDING OM FØDSLER - FØDSELSTIDSPUNKT BARNEVERNSAK BIDRAGSSAK ADOPSJONSSAKER Adopsjonssaker generelt FOLKETELLINGSMATERIALE OG OSLO FATTIGVESENS KLIENTKORT 1930/ Folketellingsmateriale Oslo fattigvesens klientkort LØNNS- OG PERSONALREGISTER - ARBEIDSFORHOLD INNSYN FOR BARN I BIDRAGSSAK, MED VEDLAGT LEBENSBORN -SAK ARKITEKTTEGNINGER Forholdet til åndsverksloven KLASSELISTER/KARAKTERER/VITNEMÅL - SKOLE ARV OG SKIFTE ETTERORD

5 Side INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Vår demokratiske styreform og hensynet til enkeltindividets rettssikkerhet forutsetter mulighet for kontroll av politiske og administrative avgjørelser. Borgerne skal ha adgang til å gjøre seg kjent med forvaltningens saksbehandling, og ha innsyn i de opplysninger og dokumenter som ligger til grunn for en forvaltningsavgjørelse. Like viktig som allmennhetens tilgang til forvaltningens saksdokumenter er enkeltindividets tilgang til innformasjon om seg selv, og de avgjørelser/vedtak som den enkelte er deltaker i. Systemer og rutiner for saksbehandling og arkiv som gjør forvaltningen i stand til å dokumentere aktiviteter og beslutninger i samtid og ettertid, er en forutsetning for ivaretakelsen av disse hensyn. Overgangen til elektroniske systemer for dokumentbehandling og arkiv representerer nye utfordringer i arbeidet med å ivareta åpenhet, dokumentasjonskrav, rettssikkerhet og personvern. Byarkivet har på denne bakgrunn foretatt en gjennomgang av sentrale lover og regler som gjelder håndtering av henvendelser om innsyn i materiale som er avlevert fra Oslo kommunes virksomheter. Veiledningen vil også være relevant for behandling av saker om innsyn som behandles i kommunens øvrige virksomheter. Byarkivet mottar dessuten regelmessig forespørsler om dokumentasjon som forutsetter arkivundersøkelser både i Byarkivet og i andre kommunale virksomheter. En gjennomgang av Byarkivets praksis viser at vi i hovedsak har to typer henvendelser. Den første skjer via lesesal og omfatter tilgang til offentlig tilgjengelig materiale. Med offentlig tilgjengelig materiale menes her materiale som omfattes av offentlighetslovens bestemmelser eller materiale som Byarkivet uavhengig av denne loven kan gjøre tilgjengelig. Den annen type henvendelser omfatter innsyn i materialet hvor den som ber om innsyn er part i forvaltningssak. Slike henvendelser behandles skriftlig. Det presiseres at veiledningen ikke behandler alle rettsregler og rettslige problemstillinger som vil kunne bli aktuelle i praksis. 1.2 Begrep Begrepet innsyn vil i denne redegjørelsen knytte seg til muligheten til å gjøre seg kjent med saker, dokumenter og personopplysninger som er avlevert til Byarkivet. Saken, dokumentene og personopplysningene hører til arkiv som er avlevert fra Oslo kommunes forvaltning i henhold til Arkivinstruks for Oslo kommune. Byarkivet oppbevarer arkiv og arkivmaterialet fra nåværende og tidligere forvaltningsetater, kommunale sykehus, kommunale bedrifter og sentralforvaltning. Nåværende virksomheter, herunder byrådsavdelinger og bydelsforvaltninger skal som hovedregel avlevere sine papirbaserte arkiv 25 år etter at de er gått ut av administrativ bruk. For informasjon som lagres elektronisk vil det gjelde andre avleveringsregler.

6 Side 2 Begrepet arkiv er i Lov om arkiv av 4 des 1992 nr 126, 2 (arkivloven) definert som dokument som vert til som lekk i ei verksemd. Begrepet dokument var opprinnelig definert som medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring, men denne definisjon er nå endret til ei logisk avgrensa informasjonsmengde som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring. Begrepet arkiv omfatter dermed, i tillegg til de tradisjonelle papirdokumenter, fotografier, film, videoopptak, lydopptak, informasjon på elektroniske media og andre informasjonsbærende gjenstander. I de fleste arkiv er det lagret personopplysninger. Begrepet personopplysninger er definert i Lov om behandling av personopplysninger av 14 april 2000 nr 31(personopplysningsloven): opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Personopplysningsloven berører alle typer behandling av personopplysninger. Personopplysningsloven omfatter dermed arkiv og arkivbehandling. Ikke alle arkivdokumenter som er avlevert til Byarkivet er omfattet av lovbestemte regler om innsyn. Byarkivet kan i slike tilfeller velge om, og eventuelt hvordan materiale kan gjøre tilgjengelig. Krav om innsyn fremmes som hovedregel av; den person opplysningene angår eller dennes fullmektige den opprinnelige arkivskapende virksomhet, eller den som har overtatt virksomheten til denne (gjenbruk) andre offentlige/private virksomheter forskere, både profesjonelle og amatører allmennheten, og/eller representanter for denne: presse og media Dagens henvendelse til Byarkivet om innsyn retter seg naturlig nok mot papirdokumentasjon, men henvendelsene vil om ganske få år omfatte dokumentasjon som utelukkende er lagret i elektronisk form. 1.3 Omfang Denne gjennomgangen knytter seg først og fremst til saker og dokumenter i Oslo byarkiv som berøres av innsynsreglene i medhold av følgende lover: 1. Lov om offentlighet i forvaltningen av 19 juni 1970 nr 69 (offentlighetsloven) 2. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10 febr 1967 (forvaltningsloven) 3. Lov om behandling av personopplysninger 14 april 2000 nr 31 (personopplysningsloven) 4. Lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven) 5. Lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven) Innsynsreglene i helsepersonelloven og pasientrettighetsloven erstatter de tilsvarende bestemmelser i tidligere Lov av 13 juni 1980 nr 42 om leger (legeloven) med tilhørende forskrifter.

7 Side 3 Innsynsreglene får anvendelse på alle typer administrative sakarkiver som er avlevert til Byarkivet, og på en rekke personregistre og andre spesialserier. Særlig nevnes følgende materiale: elevmapper - og databasesystemer som inneholder opplysninger om elever klientmapper fra pedagogisk/psykologisk tjeneste - og databasesystemer som inneholder opplysninger om klienter pasientjournaler og andre arkivserier med helseopplysninger - også databasesystemer barnevernsaker og databasesystemer som benyttes i barnevernet bidragssaker og annet materiale etter Bidragsfogden i Oslo diverse saker etter Oslo helseråd, inkl helserådets adopsjonskontor personalarkiver og databasesystemer med opplysninger om tilsatte i Oslo kommune 1.4 Private arkivskapere Byarkivet oppbevarer arkiver først og fremst fra kommunale arkivskapere, men tar også i mot privatarkiver (enkeltpersoner, foreninger, organisasjoner, stiftelser, bedrifter o.l). Normalt reguleres bruken av privatarkiver i avtale mellom Byarkivet og den enkelte arkivskaper som har avlevert materialet. Det må i tillegg vurderes i hvilken grad forvaltningslovens taushetspliktregler kommer til anvendelse på denne type materiale. Det bemerkes at Lov om arkiv 4 des 1992 (arkivloven) har gitt Riksarkivaren særskilt myndighet i forhold til private arkiv. Riksarkivaren skal blant annet holde oversikt over verneverdige privatarkiv, og kan kreve å få kopiere arkivdokumentene mm. 1.5 Forutsetning for innsyn Innsyn i arkivdokumenter forutsetter følgende: at dokumentasjonen som etterspørres eksisterer at dokumentene kan gjenfinnes, og at disse foreligger i tilgjengelig arkivformat at opplysningene lovlig kan gjøres tilgjengelig for den som krever innsyn Ofte vil en eller flere av disse forutsetninger ikke være til stede. 1.6 Om plikt til å føre journal Oslo kommunes virksomheter har en ubetinget plikt til å føre journal. Dette er nedfelt i Arkivinstruks for Oslo kommune. Journalføringsplikten for offentlige organer er nå også direkte nedfelt i offentlighetsloven 2. Hvilke dokumenter som skal journalføres er gjenstand for en vurdering: I journalen skal en registrere alle dokumenter som regnes som saksdokumenter i henhold til offentlighetsloven 2

8 Side 4 og 3, dersom de gjøres til gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Virksomhetens ledelse bestemmer om organinterne dokumenter også skal journalføres. Journalføring av inn- og utgående korrespondanse er nærmest en forutsetning for å kunne overholde og ivareta de lovbestemte innsynsregler forvaltningen er bundet av. Gjenfinning av saker og dokumenter vil vanskelig kunne gjennomføres uten bruk av systemer som gir oversikt i arkivene OSLO BYARKIV OSLO KOMMUNE, BYARKIVET 2.1. Byarkivets forvaltningsmessige stilling Byarkivet (tidligere Oslo Byarkiv) ble organisert som egen etat ved bystyrevedtak av 29 jan Etaten viderefører bl.a. virksomheten ved det tidligere Kommunearkivet og ved Bydelenes Dokumentasjonssenter. Byarkivets overordnede oppgaver fremgår av vedtekter gitt av bystyret den 29 jan Bystyrets instruksjonsmyndighet overfor forvaltningen følger av kommuneloven. 1 Byarkivet er et forvaltningsorgan, jf forvaltningsloven Byarkivets rolle Etter vedtektene har Byarkivet oppgaver både som depotinstitusjon og som overordnet kommunal arkivmyndighet: Byarkivet er det utøvende fagorgan i arkivspørsmål og er faglig overordnet myndighet for kommunens samlede arkivvirksomhet. Byarkivet skal blant annet gi veiledning og opplæring i arkivdannings- og dokumentbehandling, inspisere og kontrollere at virksomhetenes arkiver holdes og forvaltes i henhold til gjeldende lover og retningslinjer, samt vedlikeholde og videreutvikle Oslo kommunes arkivnøkkel. Kommunalt arkivmateriale skal etter Arkivinstruks for Oslo kommune avleveres til Byarkivet. Byarkivaren har dermed ansvar for å forvalte arkivtilfanget slik at det er tilgjengelig for enkeltpersoner, forvaltning og forskning, i henhold til de enhver tid gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Oslo kommunes virksomheter plikter å avlevere bevaringsverdig kommunalt arkivmateriale til Byarkivet. Dette følger av Arkivinstruks for Oslo kommune, vedtatt i Bystyret Byarkivaren har i henhold til vedtektene ansvaret for at arkivtilfanget forvaltes etter gjeldende retningslinjer og bestemmelser. Dette omfatter det regelverk som til enhver tid er nedfelt i formell lov (eks arkivlov, forvaltningslov, offentlighetslov, personopplysningslov osv) forskrift gitt med hjemmel i lov (eks forskrifter til ovennevnte) 1 Jf Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) av 25 sept

9 Side 5 bystyrevedtak og instrukser som følger av dette, eks Byarkivets vedtekter, samt Arkivinstruks for Oslo kommune. 2.3 Om Byarkivets aktsomhet. Vesentlige deler av Byarkivets arkivmateriale består av sensitive og beskyttelsesverdige arkiver som inneholder opplysninger om enkeltindividers personlige forhold samt den kommunale administrasjon og drift. Forvaltningslovens regler om taushetsplikt gjelder for ansatte i Byarkivet og reglene beskytter opplysninger om enkeltpersoner og forvaltning i det materiale som er avlevert Den enkelte ansatte plikter å tie, samt aktivt å hindre uautorisert tilgang til opplysninger, internt og eksternt. Dette sikres ved å etablere rutiner som påser at ingen ansatte gis tilgang til andre opplysninger enn det de saklig har behov for i sitt arbeide. Rutinene må ikke hindre saklig begrunnet og nødvendig tilgang til opplysninger. Samtidig skal ingen personer gis tilgang til andre opplysninger enn de lovlig skal ha tilgang til, enten tilgangen skjer i medhold av innsynsreglene i personopplysningsloven, forvaltningsloven eller offentlighetsloven. Dette innebærer at mange kilder vil være stengt for innsyn for utenforstående/allmennheten. Å skape gode og oversiktlige arkiver innebærer aktiv deltakelse fra arkivskaper. Kvaliteten på arbeidet er avhengig av bevisst og profesjonell håndtering av materialet. Selv med høy bevissthet fra alle impliserte parter kan man ikke alltid utelukke at taushetsbelagt materiale utilsiktet kan befinne seg i et materiale som normalt ikke skal inneholde slike opplysninger. Følgen kan bli at opplysninger gjøres tilgjengelig for personer som ikke skal ha denne tilgang. Heller ikke alle arkivskapere har merket dokumentene, slik at varsel om sensitivitet klart fremgår, før materialet avleveres Byarkivet. Byarkivet har likevel en selvstendig plikt til å vurdere materialet i forhold til gjeldende regler om taushetsplikt, før dokumentene gjøres tilgjengelig for eksterne brukere. Dette kan innebære at historisk interessant materiale ikke vil bli gjort tilgjengelig før det er gjennomgått, ordnet og systematisert. Brudd på lovbestemte regler om taushetsplikt kan medføre straffansvar, jf straffeloven 121: Den som forsettlig eller grovt uaktsomt krenker taushetsplikt som i henhold til lovbestemmelse eller gyldig instruks følger av hans tjeneste eller arbeid for statlig eller kommunalt organ, straffes med bøter eller med fengsel inntil 6 måneder. Begår han taushetsbrudd i den hensikt å tilvende seg eller andre en uberettiget vinning eller utnytter han i slik hensikt på annen måte opplysninger som er belagt med taushetsplikt, kan fengsel inntil 3 år anvendes. Denne bestemmelse rammer også taushetsbrudd m.m. etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Se mer om taushetspliktens grenser under hovedpunkt 3.

10 Side Offentlighet/meroffentlighet Byarkivet er en serviceinstitusjon i Oslo kommune. Det er grunnleggende å overholde de prinsipper for offentlighet og meroffentlighet som er nedfelt i Lov om offentlighet i forvaltningen av 19 juni 1969, og som følger av i Regler for offentlighet i Oslo kommune, vedtatt av bystyret den , sak 750. Byarkivet skal alltid vurdere om det foreligger plikt til, eller adgang til, å unnta dokumentet fra offentlighet. Når det foreligger adgang til å unnta dokumentet fra offentlighet, må det vurderes om denne adgangen skal benyttes. Publikums (herunder også pressens) rett til innsyn i forvaltningens saksdokumenter reguleres av offentlighetsloven og av kommunens egne regler for offentlighet i Oslo kommune. Loven pålegger forvaltningen å vurdere om et dokument som kan unntas fra offentlighet, likevel helt eller delvis skal gjøres kjent (meroffentlighets-prinsippet). Kommunens reglement har som overordnet målsetting å legge forholdene best mulig til rette for en så stor grad av offentlighet som mulig i den kommunale forvaltning, og pålegger derfor stor grad av meroffentlighet. I Veiledning meroffentlighet i Oslo kommune (à jour pr ) sies det: Så langt det er forsvarlig ut fra hensynet til korrekt saksbehandling, vil Oslo kommune søke å gjøre kjent helt eller delvis, innholdet av forvaltningens saksdokumenter, også der det etter bestemmelser i lov om offentlighet i forvaltningen er adgang til å gjøre unntak fra offentlighet. Oslo kommune vil på denne måte i størst mulig utstrekning utøve meroffentlighet Det kan være tilfeller der arkivskaper aldri har vurdert å unnta dokumentet fra offentlighet, men hvor Byarkivet etter en selvstendig vurdering finner grunnlag for å unnta dokumentet, eksempelvis etter offentlighetsloven 6 første ledd nr. 2 bokstav a eller bokstav c,...av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av statens, kommunens eller vedkommende organs økonomi-, lønns eller personalforvaltning, eller... fordi offentlighet vil motvirke offentlige kontroll- eller reguleringstiltak eller andre nødvendige pålegg eller forbud, eller medføre fare for at de ikke kan gjennomføres. Spørsmål om innsyn etter offentlighetsloven, og vurdering av lovens unntaksbestemmelser, skal avgjøres av det forvaltningsorgan (den virksomhet) som har materialet i sin besittelse. Avgjørelsen av om en unntaksbestemmelsene i loven skal anvendes, vil imidlertid kunne kreve utøvelse av et skjønn basert på spesialkunnskaper som ikke alltid er representert i Byarkivet. Det er derfor ofte nødvendig å konfererer med arkivskaper, eventuelt overordnet byrådsavdeling, om unntaksbestemmelsene i offentlighetsloven skal gjøres gjeldende. 3.0 LOVBESTEMTE REGLER OM INNSYN De viktigste innsynsreglene finnes i forvaltningsloven, offentlighetsloven, helepersonelloven og personopplysningsloven. Lovene retter seg mot ulike persongrupper og har en ulik rekkevidde og omfang. Forvaltningslovens innsynsregler retter seg mot part i forvaltningssak.

11 Side 7 Disse regler gir tilgang til sakens dokumenter og opplysninger, også når saken inneholder (taushetsbelagte) opplysninger om andre personer. Offentlighetsloven retter seg mot allmennhetens innsyn i et bredt utvalg dokumentasjon, uten at innsynsreglene gir tilgang til all informasjon. Personopplysningslovens innsynsregler gir tilgang for en begrenset personrekke (den enkelte registrerte selv) til informasjon om et begrenset felt: opplysninger om seg selv. Helsepersonellovens innsynsregler stiller pasienten og pårørende i fokus. Alle innsynsregler inneholder unntaksbestemmelser som kan innebære at innsynet blir begrenset. Enhver henvendelse om innsyn må vurderes i forhold til hvilke gruppe som reiser krav om innsyn, hvilke regler om taushetsplikt som gjelder og hvilken adgang til innsyn som reglene gir. 3.1 Forvaltningsloven Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for forvaltningsorganer. Som forvaltningsorgan regnes ethvert organ for stat eller kommune. Definisjonen følger av lovens 1. Byarkivet er å regne som et forvaltningsorgan Forvaltningslovens regler om taushetsplikt Forvaltningsloven 13 har følgende ordlyd: Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at utenforstående får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1. noens personlige forhold, eller 2. tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drift og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningene angår Som personlig forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, medmindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal regnes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i første punktum foran og gi opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Taushetsplikten gjelder selv om tjenestemannen ikke har undertegnet en taushetserklæring.

12 Side 8 Den enkelte plikter etter reglene både å tie, og aktivt hindre at dokumenter og opplysninger kommer på avveie. Taushetspliktens innhold er negativt avgrenset. Lovgiver har forklart begrepet noens personlige forhold ved å liste opp hvilke opplysninger som ikke regnes som personlige forhold, og som derved ikke er taushetsbelagt etter forvaltningsloven. Dette er; fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivil stand, yrke, bopel og arbeidssted. Merke at slike opplysninger likevel omfattes av taushetsplikten når disse røper et klientforhold, eller andre forhold som anses som personlige. Eksempel: Opplysninger om navn, adresse og fødselsnummer til elev i grunnskolen regnes ikke som personlig forhold etter forvaltningsloven og omfattes derfor ikke av lovens taushetsplikt. Når eleven er klient, eks ved pedagogisk/psykologisk tjeneste eller i barnevernet, innebærer denne tilknytningen imidlertid et klientforhold. Dette vil føre til at de samme opplysninger - navn, adresse og fødselsnummer, samlet eller hver for seg - likevel omfattes av forvaltningslovens regler om taushetsplikt Taushetspliktens begrensninger Viktige begrensninger i forvaltningslovens taushetspliktregler er nedfelt i 13 a og 13 b. Reglene om taushetsplikt hindrer ikke forvaltningsorganet selv i å bruke opplysningene i behandling av saken, til kontroll, revisjon og utarbeidelse av statistikk mm. Dette gjelder alle ledd i behandlingen, både i under- og overordnede organer. Det samme gjelder til en viss grad også vis a vis andre virksomheter innen kommunen, dersom det er saklig behov for samarbeid og utveksling av opplysninger 2. I forvaltningsloven 13 a er det gitt regler om begrensninger i taushetsplikten når det ikke er behov for beskyttelse. Taushetsplikten er eksempelvis ikke til hinder for at opplysningene gjøres kjent for de som opplysningene direkte gjelder. Opplysninger i en personalmappe kan således gjøres kjent for vedkommende ansatte i Oslo kommune, jf forvaltningsloven 13 a nr. 1 første alternativ. Opplysningene i personalmappen kan videre gjøres kjent for andre, i den utstrekning dette følger av den ansattes samtykke, jf forvaltningsloven 13 a nr. 1 annet alternativ. Forvaltningsloven 13 a nr. 2 angir at taushetspliktreglene ikke er til hinder for å bruke opplysningene når behovet for beskyttelse er ivaretatt ved at opplysningene gis i statistisk form, eller når individualiserende kjennetegn er utelatt på annen måte. Det må her forutsettes at opplysningene ikke direkte kan føres tilbake til enkeltpersoner. 2 Arvid Frihagen Kommentarutgave til forvaltningsloven s. 301.

13 Side 9 Taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 er heller ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, eks når opplysningene er alminnelig kjent, eller alminnelig tilgjengelig andre steder, jf forvaltningsloven 13 a nr 3. Bestemmelsen gir adgang til å bruke opplysningene uten det hinder 13 ellers ville være, om opplysningene ikke var alminnelig kjent. Bestemmelsen skal ikke leses som en plikt for virksomheten til å gi opplysninger. Tilgangen må skje etter en konkret vurdering av behovet for å gi tilgang, og av den skade tilgangen eventuelt kan medføre for den omtalte 3. I forvaltningsloven 13 b har man regler om begrensninger i taushetsplikten ut fra private eller offentlige interesser. Bestemmelsen søker bl.a. å ta hensyn til at det i forvaltningens saksbehandling er behov for en viss utveksling av taushetsbelagt informasjon. Taushetspliktreglene er ikke til hinder for at opplysninger gjøres kjent for sakens parter, eller deres representanter, jf forvaltningsloven 13 b nr 1. Regelen må likevel sees i sammenheng med de muligheter for å gjøre unntak fra partsinnsynet som er nedfelt i forvaltningsloven 18 og 19. Taushetspliktreglene er heller ikke til hinder for at opplysningene gjøre tilgjengelig for virksomhetens arkivmedarbeidere, når det er nødvendig for å ivareta en hensiktsmessig arkivordning, jf forvaltningsloven 13 b nr 3. En sentral bestemmelse om forvaltningsorganers adgang til å utlevere taushetsbelagte opplysninger følger av forvaltningsloven 13 b nr. 5: Taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 er ikke til hinder for: at forvaltningsorganet gir andre forvaltningsorganer opplysninger om en persons forbindelse med organet og om avgjørelser som er truffet og ellers slike opplysninger som det er nødvendig å gi for å fremme avgiverorganets oppgaver etter lov, instruks eller oppnevningsgrunnlag. Bestemmelsen kan eksempelvis gi pedagogisk/psykologisk tjeneste anledning til å gi skolen opplysninger om at en elev er klient ved tjenesten, og opplysninger om hvilke pedagogiske/psykologiske hjelpetiltak som bør/skal iverksettes for eleven i skolesituasjonen Taushetspliktens begrensninger i tid Taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 faller normalt bort etter 60 år, jf forvaltningsloven 13 c siste ledd. Fra hvilket starttidspunkt skal 60 års regelen virke? Forvaltningslovens ordlyd peker i retning av at det er tidspunktet for kunnskapens ervervelse som er utgangspunkt for når tidsfristen skal beregnes ( det han i forbindelse med tjenesten får vite om ). Tilsvarende ordlyd er inntatt i helsepersonelloven 21 (.som de får vite om.). Dette er et håndterlig utgangspunkt når saksbehandlerens/helsepersonellets taushetsplikt skal måles i tid. Saksbehandlerens/helsepersonellets første møte med sak og/eller person etablerer starttidspunktet for taushetspliktens varighet. 3 Arvid Frihagen Kommentar til forvaltningsloven s. 288

14 Side 10 For enkeltdokumenter (i en sak/i en journal) må tidsfristen for taushetspliktens beskyttende virkning regnes fra det tidspunkt dokumentet oppstår/opplysningene blir nedskrevet. Dateringen av dokumentet blir en sentral målefaktor. En sak kan være til behandling i forvaltningen i en årrekke. Er det første eller siste nedtegning i saken som da blir utgangspunktet for taushetspliktens varighet? Gode grunner tilsier at siste bevegelse i saken (nedtegning) er den utslagsgivende. Forskriftene til forvaltningsloven har følgende tilleggsbestemmelser gitt ved Kgl.res av 16 des 1977 del VI; taushetsplikt for personlige opplysninger i barnevernsaker bortfaller etter 80 år Riksarkivaren kan bestemme at taushetsplikten etter forvaltningsloven 13 skal gjelde ut over 60 år for saker som oppbevares i Arkivverket Arkivverket er betegnelsen på statens arkivetat (Riksarkiv/Statsarkiv) og omfatter ikke kommunal arkivinstitusjon. Byarkivet er ikke gitt samme mulighet til å forskyve 60-års grensen. for dokumenter og annet materiale som knytter seg til adopsjonssaker, faller taushetsplikten bort etter 100 år Bestemmelsen her følger av forskrift gitt av Justisdepartementet 8 januar 1980, med hjemmel i forvaltningsloven 13 c tredje ledd første punktum og kgl res. av 16 des 1977 del II nr Hovedregel - partens adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter (partsinnsyn). Hovedbestemmelsen er nedfelt i forvaltningsloven 18 første ledd: En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter for såvidt annet ikke følger av reglene i denne paragraf eller 19. Dette gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken. Bestemmelsen må sees i sammenheng med forvaltningsloven 20 og 21 som angir hvordan innsyn skal gjennomføres, og partens adgang til å klage dersom kravet ikke innvilges. En part har som hovedregel innsyn i sakens dokumenter. Unntakene fra denne hovedregelen er beskrevet under punkt Partsbegrepet Innsyn etter forvaltningsloven 18 gjelder den som er part i saken. Begrepet part er gitt et nærmere innhold i forvaltningsloven 1 første ledd, bokstav e): part, person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. Part vil først og fremst være adressaten for det vedtak som forvaltningsorganet har truffet, f.eks. den som er mottaker av sosial stønad, den som har fått avslag på søknad om bostøtte, eller den

15 Side 11 foresatte som barnevernet eller Fylkesnemnda iverksetter tiltak overfor med hjemmel i Lov om barneverntjenester. Det er intet generelt krav i forvaltningsloven for at man må være myndig for å kunne regnes som part og utøve partsrettigheter. Barn må derfor kunne regnes som part i forvaltningssak (barnevernsak og/eller bidragssak) etter forvaltningsloven 1 første ledd, bokstav e). Byarkivet vil normalt møte barnet i barnevernsak først når saken er avlevert, og når barnet som voksen person ber om innsyn i saken etter forvaltningsloven 18. Det kan være flere parter i en sak, og det er ofte vanskelig umiddelbart å avgjøre hvem som regnes som part i saken. Dette vil særlig gjelde i forhold til de mer perifere personer som er omtalt i saken Sakens dokumenter Part i forvaltningssak har rett til å gjøre seg kjent med innholdet i sakens dokumenter, jf forvaltningsloven 18 første ledd. Begrepet må sees i sammenheng med offentlighetsloven 3 første ledd, se nedenfor punkt Ordlyden i offentlighetsloven 3 første ledd ble endret 15 des 2000 ( i Lov om endringer i offentlighetsloven og enkelt andre lover av 15. des. nr. 98). 3 første ledd nytt annet punktum skal lyde: Som dokument regnes en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremføring eller overføring. Samtidig ble det gjort endring i forvaltningsloven 2 første ledd: Ny bokstav f lyder: f) dokument; en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring eller overføring. Endringen innebærer at rett til innsyn etter forvaltningsloven 18 nå vil omfatte saksdokumenter på andre medier enn papir Unntak fra hovedregelen om partsinnsyn: Det er vid adgang for en part til å gjøre seg kjent med dokumentene i egen sak. En part kan likevel ikke alltid kreve å gjøre seg kjent med alle opplysninger og dokumenter i saken. Unntaksbestemmelsene i loven gir forvaltningsorganet adgang til å gjøre unntak fra hovedregelen om innsyn. Dette betyr ikke at adgangen til å gjøre unntak skal benyttes. Det må alltid vurderes om det foreligger saklig grunn til å gjøre unntak fra hovedregelen. Man skal ikke opptre slik at lovens unntaksbestemmelser blir hovedregelen. Det følger av forvaltningsloven 18 første ledd at unntak fra partsinnsynet kun kan gjøres i den grad dette følger av 18 eller 19. I forvaltningsloven 18 er unntakene beskrevet i annet ledd flg:

16 Side 12 En part har ikke krav på å gjøre seg kjent med dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidd for sin interne saksforberedelse. Han har heller ikke krav på å gjøre seg kjent med dokument for den interne saksforberedelse som er utarbeidd a) av et underordnet organ, b) av særlige rådgivere eller sakkyndige, c) av et departement til bruk i et annet departement. Bestemmelsen i foregående punktum omfatter også dokument som gjelder innhenting av dokument som nevnt under bokstavene a, b eller c. Selv om dokumentet er unntatt etter reglene i annet ledd, har parten rett til å gjøre seg kjent med de deler av det som inneholder faktiske opplysninger eller sammendrag eller annen bearbeidelse av faktum. Dette gjelder likevel ikke faktiske opplysninger uten betydning for avgjørelsen og heller ikke når opplysningene eller bearbeidelsen finnes i et annet dokument som parten har adgang til Bestemmelsene i første og annet ledd gjelder ikke saksframlegg med vedlegg som blir gitt til et kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ. Forvaltningsloven 19 har følgende ordlyd: En part har ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument a) som er av betydning for rikets sikkerhet, forholdet til fremmede stater eller landets forsvar, b) som angår tekniske innretninger, produksjonsmetoder, forretningsmessige analyser og berekninger og forretningshemmeligheter ellers, når de er av en slik art at andre kan utnytte dem i sin egen næringsvirksomhet, eller c) som det av hensyn til hans helse eller hans forhold til personer som står ham nær, må anses utilrådelig at han får kjennskap til; likevel slik at opplysningene på anmodning skal gjøres kjent for en representant for parten når ikke særlige grunner taler mot det. Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han heller ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder a) en annen persons helseforhold, eller b) andre forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre. Kongen kan gi forskrifter som for særskilte saksområder utfyller eller nærmere fastlegger hvordan 18 og 19 skal anvendes. Når tungtveiende grunner taler for det, kan forskriftene også gjøre unntak fra disse paragrafer Bruk av fullmektig Reglene om taushetsplikt er ikke til hinder for at parten lar seg representere ved advokat eller annen fullmektig, også i sak om rett til innsyn. Dette følger av forvaltningsloven 13 b nr 1, jf 12.

17 Side 13 Fullmektigen handler i henhold til fullmakten og dens grenser. Fullmektig som ikke er advokat, skal legge frem skriftlig fullmakt. Dersom forvaltningsorganet etter nøye overveielse finner å måtte nekte parten innsyn i opplysninger av hensyn til hans helse eller hans forhold til personer som står han nær, skal likevel fullmektigen som hovedregel ha tilgang til disse opplysningene, jf forvaltningsloven 19 c. Forvaltningsorganet kan kun avskjære fullmektigens tilgang til opplysningene når særlige forhold taler i mot Offentlighetsloven. Offentlighetsloven er en del av offentlighetsprinsippet i forvaltningen. Offentlighetsprinsippet består av flere elementer hvorav dokumentoffentlighet, møteoffentlighet, partsoffentlighet, regler for folkevalgtes innsynsrett og referatoffentlighet er sentrale. Offentlighetsprinsippet består av flere elementer hvorav dokumentoffentlighet, møteoffentlighet, partsoffentlighet, regler for folkevalgtes innsynsrett og referatoffentlighet er sentrale. Offentlighetsloven regulerer dokumentoffentlighet i forvaltningen. Bestemmelsene retter seg mot allmennhetens rett og adgang til å kreve innsyn i forvaltningens saksdokumenter Allmennheten har rett til å gjøre seg kjent med forvaltningens saksdokumenter. Offentlighetsloven 2 er lovens hovedregel: Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Enhver kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Det samme gjelder journal og lignende register og møtekart til folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner. Forvaltningsorganet skal vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet. Hovedregelen gjelder så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Se nedenfor punkt Hva som er forvaltningens saksdokumenter følger av definisjonen i offentlighetsloven 3, første ledd: Forvaltningens saksdokumenter er dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for et slikt organ. Bestemmelsen har fått et nytt annet ledd (jf Lov om endringer i offentlighetsloven av 15 des 2000 nr 98) som lyder: Som dokument regnes en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring eller overføring.

18 Side 14 Det nye tillegget vil innebære at film, video, lydbånd og kombinasjoner av lyd, tekst og bilde dekkes av dokumentbegrepet og dermed omfattes av innsynsretten. Endringen utvider dermed offentlighetslovens dokumentbegrep. Se nedenfor punkt Som en tommelfingerregel kan sies at til sakens dokumenter regnes alt som virksomheten (forvaltningsorganet) har mottatt fra andre, inkludert de dokumenter virksomheten selv har utferdiget i saken. I utgangspunktet gjelder dette alle opplysninger og dokumenter i saken, også når de inneholder opplysninger om andre personer. Definisjonen omfatter ikke bare saksbehandlingsdokumenter i forbindelse med utarbeidelse av vedtak, men også annet forvaltningsorganet arbeider med: høringsuttalelser, forvaltningsdrift, administrasjon mm. Reglene gir enhver rett til innsyn i forvaltningens saksdokumenter. Alle har rett til, og skal ha mulighet til, å ta kontakt med hvilket som helst offentlig kontor og kreve innsyn i forvaltningens saksdokumenter, uten å måtte legitimere seg og uten å måtte begrunne hvorfor vedkommende vil ha innsyn i saken. Det forutsettes imidlertid at saken er identifisert. Ingen kan kreve innsyn i alle saker forvaltningsorganet har behandlet siste uke, måned mm. Dette fremgår av offentlighetsloven 2 annet ledd første punktum ( en bestemt sak ). Det presiseres at bestemmelser om innsyn i saksdokumenter også gjelder for elektroniske dokumenter, og for dokumenter som er kommet til eller utsendt fra forvaltningsorgan med systemer for elektronisk post, jf punkt Når er saken/dokumentet offentlig? Begrepet forvaltningens saksdokumenter er definert som: dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for et slikt organ. Se offentlighetsloven 3. Tidspunktet for når dokumentet er offentlig blir følgelig når det er utferdiget av kommet inn til eller lagt frem for et forvaltningsorgan. Det er ingen forutsetning for lovens anvendelse at dokumentet er blitt journalført. Et dokument regnes som utferdiget når det er avsendt, eller når saken er ferdig behandlet i forvaltningsorganet Unntak fra hovedregelen Dokumenter utarbeidet før lovens ikrafttredelse, 1 juli Loven får ikke anvendelse på dokumenter som er opprettet eller utferdiget av, eller som er kommet inn til eller lagt frem for et offentlig organ (arkivskaper), før lovens ikrafttredelse. Dette er formelt sett intet unntak fra lovens hovedbestemmelse, men nevnes her av praktiske hensyn.

19 Side 15 Datoen skaper en grense for alderen på de av forvaltningens saksdokumenter man med offentlighetsloven i hånden kan kreve å få innsyn i. Slik begrensning er ikke lagt inn i forvaltningslovens regler om partsinnsyn (se ovenfor), eller i personopplysningslovens innsynsregler (se nedenfor)! Unntak i lov eller i medhold av lov. Offentlighetsloven 5a angir hvilke dokumenter og opplysninger som virksomheten skal unnta fra offentlighet. I 5 og 6 listes opp de dokumenter og dokumenttyper som virksomheten kan unnta fra offentlighet. Unntak for opplysninger som kan lette gjennomføring av straffbare handlinger er inntatt i ny 6 a. Disse bestemmelser representerer de viktigste unntak gitt i lov. Det presiseres at andre unntak kan være gitt i, eller i medhold av andre lover.. 5. Unntak for interne dokumenter Dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse kan unntas fra offentlighet. Det samme gjelder dokument for et organs interne saksforberedelse som er utarbeidet a. av et underordnet organ b. av særlige rådgivere eller sakkyndige c. av et departement til bruk i et annet departement. Unntaket omfatter også dokument som gjelder innhenting av slikt dokument. Det omfatter ikke dokument innhentet som ledd i den alminnelige høringsbehandling av lover, forskrifter eller lignende generelle saker. Bestemmelsene i første og annet ledd gjelder ikke saksframlegg med vedlegg som blir gitt til et kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ. Bestemmelsene gjelder heller ikke innstilling fra folkevalgte organer når vedtak skal treffes av kommunestyre eller fylkesting. Et tidsbegrenset unntak: Dette unntaket er tidsbegrenset! Unntaksbestemmelsen er gitt for å gi forvaltningen mulighet til arbeidsro, før saken er avsluttet. Bestemmelsen kan bare brukes så lenge saken er på det saksforberedende nivå. Etter at saken er avgjort, må unntaket opprettholdes av andre grunner dersom dokumentet fortsatt skal unntas fra offentlighet, se offentlighetsloven 5a, 6 eller 6a.

20 Side 16 5a. Unntak for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet. Dokumentet for øvrig er offentlig, når ikke disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold. Dokument påført lovlig beskyttelsesgrad kan unntas i sin helhet. For Byarkivet vil unntak for opplysninger som omfattes av lovbestemt taushetsplikt være den viktigste bestemmelsen i loven. For slike opplysninger finnes intet valg; opplysningene skal unntas fra innsyn. Merk at det normalt ikke er hele dokumentet som skal unntas fra offentlighet, men kun de taushetsbelagte opplysningene i dokumentet. En særregel følger av lovens 10. Når en henvendelse (begjæring) om dokumentinnsyn er begrenset av lovbestemt taushetsplikt etter offentlighetsloven 5a, og denne taushetsplikten faller bort etter samtykke fra de som har krav på taushet, skal begjæringen etter anmodning forelegges vedkommende til uttalelse. Samtykke fra den registrerte vil normalt løse avgiver fra lovbestemt taushetsplikt, slik at dokumentene kan frigis og utleveres. Dersom vedkommende ikke svarer, skal dette regnes som nektelse av samtykke 6. Unntak på grunn av dokumentets innhold Følgende dokumenter kan unntas fra offentlighet: 1) Dokument som inneholder opplysninger som om de ble kjent, ville kunne skade rikets sikkerhet, landets forsvar eller forholdet til fremmede makter eller internasjonale organisasjoner 2) Dokument hvor unntak er påkrevd a) av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av statens, kommunens eller vedkommende organs økonomi-, lønns- eller personalforvaltning b) av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomiske rammeavtaler med næringslivet c) fordi offentlighet ville motvirke offentlige kontroll- eller reguleringstiltak eller andre nødvendige pålegg eller forbud, eller medføre fare for at de ikke kan gjennomføres 3) Statsrådets protokoller 4) Dokument i sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste. Unntaket gjelder ikke søkerliste. Søkerliste skal settes opp snarest etter søknadsfristens utløp og skal foruten søkernes navn inneholde deres alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune. Opplysninger om søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Det skal fremgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har.

21 Side 17 5) Anmeldelse, rapport og annet dokument om lovovertredelse 6) Besvarelse til eksamen eller lignende prøve samt innlevert utkast til konkurranse e l 7) Dokument utarbeidet av et departement i forbindelse med de årlige statsbudsjetter eller langtidsbudsjetter. 8) Personbilde inntatt i et personregister. Som personregister regnes registre, fortegnelser m.m. der personbilder er lagret systematisk slik at den enkelte personens bilde kan finnes igjen. 9) Dokument som inneholder opplysninger innhentet ved vedvarende eller regelmessig gjentatt personovervåking. Når et saksdokument er unntatt fra offentlighet, kan hele saken unntas fra offentlighet dersom de øvrige saksdokumenter ville gi et åpenbart misvisende bilde av saken og offentlighet kan skade samfunnsmessige eller private interesser. Offentlighetsloven 6 inneholder en lang liste av dokumenttyper som kan unntas fra offentlighet på grunn av innholdet. Denne bestemmelsen må leses i sammenheng med offentlighetsloven 7 som gir sjef for offentlig arkiv myndighet til å avgjøre om dokumenter som går inn under 6, skal være offentlige når det på grunn av den forløpne tid eller av andre årsaker er åpenbart at de hensyn som har begrunnet unntak fra offentlighet, ikke lenger er tilstede. Begrepet offentlig arkiv må forstås slik at dette omfatter både statlige og kommunale arkivinstitusjoner, herunder Byarkivet. Ny 6 a. Opplysninger som ved bruk kan lette gjennomføring av straffbare handlinger Opplysninger hvor unntak er påkrevd fordi offentlighet ville lette gjennomføringen av straffbare handlinger, kan unntas fra offentlighet. Bestemmelsen vil gi anledning til å unnta opplysninger (ikke nødvendigvis hele dokumentet) som eks beskriver sikkerhetstiltak, vaktrutiner, alarmanlegg med mer. Bestemmelsen vil kunne hjemle adgang til å unnta fra offentlighet kart, foto og tegninger av bygninger og anlegg Forskrift om offentlighetslovens anvendelse på dokumenter som ikke er papirbaserte. Justisdepartementet har gitt forskrift om offentlighetslovens anvendelse på EDB-materiale. Forskriftene er fastsatt ved kgl.res. av 19 desember 1986 i medhold av offentlighetsloven av 19 juni 1970 n tredje ledd jf 11 første ledd. Forskriften har gjennomgått endringer, senest i april Forskriften har nå følgende ordlyd: II 1. Når noen har krav på innsyn i et dokument som ikke er papirbasert, skal vedkommende organ gi den nødvendige bistand. Når det er nødvendig skal organet gi en skriftlig eller muntlig forklaring av forkortinger, koder eller liknende som er benyttet i EDB-systemer eller andre lagringsmedier.

22 Side Forvaltningsorganet kan ta betaling for kopi til annet lagringsmedium enn papir. Betalingen kan ikke overstige de faktiske kostnadene organet har hatt til kopiering. Det kan fastsettes standarder for betalingen. Standardsatsene kan ikke overstige de gjennomsnittlige faktiske kostnadene organet har til kopiering til et lagringsmedium. Det kan ikke tas betailing for den tid som går med til å behandle innsynsbegjæringer og kopiere dokumentter. 3. Dersom det begjæres innsyn i et EDB-register som drives av andre enn det organet vedkommende henvender seg til, kan organet henvise vedkommende til å bruke systemet slik det ordinært tilbys i markedet. 4. Blir innsyn nektet i medhold av nr. 3 skal organet gi veiledning om hvor søkeren kan få innsyn Lov om behandling av personopplysninger (pol) Lov om personregistre med mer av 9. juni 1978 nr. 48 (pregl) er nå erstattet av Lov om behandling av personopplysninger (pol) av 14. april 2000 nr. 31. De som har behov for en gjennomgang av personregisterloven vises til første utgave av denne rapporten, datert Det er ingen innskrenkninger i retten til innsyn i den nye lovs bestemmelser. Innsynsretten er imidlertid supplert av en vidtgående informasjonsplikt for arkivskaper til å gi enkeltpersoner informasjon om virksomhetens bruk av personopplysninger Omfang Personregisterlovens personvernbegrep, og dermed også den innsynsrett som er gitt for å sikre den enkeltes personvern, er knyttet til: opprettelse av personregistre og bruk av personopplysninger. Den nye personopplysningsloven fokuserer på behandling av personopplysninger Dette begrepet er upresist og kan oppfattes litt uhåndterlig. Lovgiver har forsøkt å utvide og presisere pregrepene personregistre og personopplysninger. Begrepet behandling av personopplysninger forklares nærmere i pol 2 slik: enhver bruk av personopplysninger, som for eksempel innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter Det er to typer behandling av personopplysninger som loven søker å regulere: Loven gjelder for behandling av personopplysninger 1. som helt eller delvis skjer med elektroniske virkemidler 2. og annen behandling av personopplysninger når disse inngår eller skal inngå i et personregister. Loven omfatter både den behandling av personopplysninger som skjer med elektroniske hjelpemidler og den manuelle behandling av personopplysninger som innebærer opprettelse av et