EDB ErgoGroup. KDRS samling 20 november Ole Desalu Vold Løsningsansvarlig ephorte Product Managment ECM

Transkript

1 EDB ErgoGroup KDRS samling 20 november 2011 Ole Desalu Vold Løsningsansvarlig ephorte Product Managment ECM

2 kompetente kolleger! Antall ansatte Norway 5134 Sweden 2347 Finland 50 Danmark 100 Kont. Europa 80 Ukraina 950 India 1000 Sweden 27 % Danmark 1 % Ukraina 11 % Kont. Europa 1 % Norway 59 % 100 kontorer i Norden 12,4 MRD NOK Børsnoter på Oslo Børs Finland 1 % Største aksjonærer; Posten (40%), Telenor 27,5%, Folketrygdfondet (4,7%), Odin (2%), Orkla (1,9%)

3 IT tjenester Norden Sterk posisjon i Norden Nr. 1 i Norge med 32% markedsandel Nr. 4 i Sverige med 7 % markedsandel Vekstpotensial i Sverige gjennom komplementært tjenestetilbud Sterk kombinert tjenesteportefølje mot store bedrifter og SMB Company Market share 1 IBM 13.3 % 2 EDB ErgoGroup 7.9 % 3 Tieto 7.1 % 4 Logica 6.8 % 5 HP 5.4 % 6 CSC 3.2 % 7 Accenture 3.1 % 8 Fujitsu 2.8 % 9 Capgemini 2.2 % 10 KMD 2.2 % Kilde: IDC august 2010

4 Business Unit: Enterprise Content Management (ECM) Business Unit ECM Torgeir Strypet 4200 ECM Sales Geir Olav Aas 4210 ECM Product Management Espen Sjøvoll 4240 ECM Public Services Hanne Mette Janson 4241 ECM Application Management Gry-Helen Haraldsen 4242 ECM Private Services Knut Magnus Aasli 4243 ECM Collaboration Services Odd-Henrik Hansen 4290 ECM Customer Service Bjørg Sørensen 4249

5 Vi gir trygghet for framtiden Offentlig sektor er svært viktig for EDB ErgoGroup Over 500 kunder gir store muligheter til investeringer Sak/Arkiv er kjernevirksomhet for dere og for oss Både ephorte og ESA videreføres som produkter! Eksisterende utviklingsplaner følges Vedlikehold og brukerstøtte videreføres Helt nye portal-løsninger i tett samspill med Sak/arkiv

6 Fusjonen gir nye muligheter Raskere tilgang på ny funksjonalitet ved at vi gjenbruker det beste på tvers av applikasjonene (ephorte og ESA) Samlet kan vi dekke flere kunders behov Informasjonsforvaltning og informasjonsstyring (ECM) er et satsingsområde for EDB ErgoGroup, og vi ønsker å bidra til at våre kunder utvikler seg på hele dette området. Vi kombinerer det beste fra to verdener!

7 Divisjon ECM - strategi Anerkjent som ledende ECM-miljø for offentlig sektor og store private kunder Klar vekststrategi Levere markedets ledende produktportefølje Tett samarbeide med de store internasjonale SW-aktørene Flere leveransemodeller Beholde og tiltrekke oss de beste talentene Mer fokus på management consulting (ECM-rådgivning) Bli best på kundeservice (av våre hovedkonkurrenter)

8 Utfordringer og hva vi jobber med Nye teknologiske muligheter Eksempel: Brooklyn Space Program The Digitization of Human Culture Social media, IM, news, chat, , entertainment ECM I EDB ErgoGroup ephorte5 Sikkerhetsarkiv Avlevering / deponering Langtidslagring

9

10

11

13 To Systems of Record Add Systems of Engagement Focus Governance Core Elements Value Performance Standard Systems of Record Transactions Command & Control Facts, Dates, Commitments Single Source of the Truth Accuracy & Completeness Systems of Engagement Interactions Collaboration Insights, Ideas, Nuances Open Forum for Discovery & Dialog Immediacy & Accessibility October 2010 Company presentation

14 Content Management Systems of Record Systems of Engagement Content Authored Communal Primary Record Type Searchability Usability Accessibility Retention Policy Focus October 2010 Company presentation Documents (Text, Graphics) Easy User gets trained on system, follow-on support Regulated & Contained Permanent Security (Protect Assets) Enterprise Content Management Recordings (Image, Audio, Video) Hard User knows system from consumer experience Ad hoc & Open Transient Privacy (Protect Users) Social Business Systems

15 Implications for IT Organizations Systems of Record Command & Control Transaction-oriented Data-centric User learns system Security is a key issue Systems of Engagement Collaborative Interaction-oriented User-centric System learns user Privacy is a key issue October 2010 Company presentation

16 Sosial medier «Sosial media is people having conversations online.»

17 Blogg Chat RSS Twitter Wikipedia Sosiale nettverk Diskusjon Forum Podcasts Video & foto delings sider Wikis m.m. October 2010 Company presentation 17

18 Sosial medier utgjør en fundamental endring i måten vi kommuniserer på Arkivforskriften pålegger alle forvaltningsorgan å journalføre inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven må regnes som saksdokument for organet, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Dette gjelder også meldinger eller tilbakemeldinger gitt i et sosialt medium som for eksempel Facebook; også de anonyme meldingene. Financial Industry Regulatory Authority, USA Every firm that intends to communicate, or permit its associated persons to communicate through social media sites must first ensure that it can retain records of those communications.

19 Social Media Revolution:

20

21

22 (VG Nett) «Gi meg samer, isbjørner og moskuser i MGP, skrev varaordfører Rita Ormbostad (H) etter Stellas seier. Det har satt sinnene i kok»

23

25 Livssyklushåndtering i informasjonsforvaltning Fangste Transformere Produsere Verdiøke Samhandle ECM Arkivere Søk Indeksere Avlevere Publisere

26 Viktige Enterprise Content Management momenter: Mål: En løsning som legger til rette for at all informasjon/ dokumentasjon kommer effektivt inn i fellesskapet. Løsning som er uavhengig av filformat og/eller kommunikasjonskanal. En løsning som gjør det enkelt og ryddig å gjenfinne dokumentasjonen og som fremmer gjenbruk for de som skal ha tilgang til den. Forutsetninger for suksess: At behovene løsningen skal dekke er godt analysert. At tilpasninger og implementering involverer brukerne og ledelsen. Løsningen må være så brukervennlig som mulig, og den må dekke nødvendige funksjonalitetskrav og kunne integreres med andre kontorapplikasjoner, samt kunne dekke fremtidig vekst og uforutsette behov.

27 Viktige Enterprise Content Management momenter: Noen sentrale målbare ECM kriteria: Compliance støtte, Sikkerhet, Brukervennlighet, Integrasjoner, Søk, Langtidslagring, Applikasjonsforvaltning, Kost/nytte-analyse. Symptomer og mulighet til forbedringer? Lagring av e-post med vedlegg Bruk av feil dokumentasjon Mye tid brukt på søk Mangelfull dokumentasjon Brudd på lovkrav.

28 Sentrale temaer innen ECM: Overholdelse lover og regler Samhandling BPM og arbeidsflyt Klassifisering og indeksering Dokumentstyring/arkiv Saksbehandling e-post forvaltning Portaler Lyd/bilde/tale chat Datalagring/langtidslagring Innholdsintegrasjon Søk og gjenfinning Sikkerhet Scanning og bildehåndtering

29 Hvorfor ECM? Mengden av informasjon som lagres dobles hvert år 80% av en virksomhets informasjon er ustrukturert og 90% av denne er ikke underlagt formell håndtering 10-15% av arbeidstiden går med til å lete etter informasjon 30-40% av tiden går med til å skape, søke, hente, omskrive og organisere dokumenter Mye av informasjonen er gått ut på dato Antall kommunikasjonskanaler øker bratt Krav til oppfyllelse av Lover og forskrifter Krav til Datasikkerhet Krav til oppfyllelse av ekommune 2012 og enorgeplanen Kilde: Association for Information and Image Management (AIIM) og Gartner Group

30 Enterprise Content Management Strategier, teknologier og verktøy for å: Fangste flytte innhold (i enhver form) inn på et oppbevaringssted for bruk/gjenbruk eller avliving Forvalte flytte innholdet rundtom i virksomheten for å drive prosesser eller brukes i prosesser og applikasjoner Lagre legge innholdet på en logisk plass for enkel adgang Bevare lang-tids arkivering og lager Levere bringe til rett mottaker på rett medium dokumenter og innhold relatert til virksomhetens prosesser Kilde: Association for Information and Image Management (AIIM) og Gartner Group

31 - Hovedelementer i vår ECM-satsing Dokumentstyring Portaler og samhandling Forprosjekt, prosessoptimalisering, gevinstrealisering, arkivfaglig rådgivning Innholdsforvaltning, dokumentløsninger, samhandling Produkt- og tjenesteportefølje for store, private virksomheter Saksbehandling sak- og arkivløsninger Virksomhetsplattform og samhandlingsløsninger ECM Business consulting ECM Application management ECM Privat sektor

32 Løsningen Samhandlingsrom for kunder/partnere, saksbehandlere, ledere og øvrige ansatte Intranett arbeidsflate Samhandlingsappikasjoner og kommunikasjonsløsninger Ekstranett Internett Virksomhetssøk Fagapplikasjoner Portalrammeverk esp ephorteweb eoutlook Partnere Publikumstjenester eis Lyd, bilde, tale sms Chat Fax Filstrukturer epost Fysisk post Noark 5 kjerne Web Content Informasjonslager Historisk lager

33 Hvorfor fokus på standardprodukt? For å spare penger Utviklings- og vedlikeholdskostnad spres på mange For å spare frustrasjoner Leverandøren har utviklet det ferdig Garantert vedlikehold Leverandøren utvikler nye versjoner og sørger for oppdateringer

34 Hva ellers er viktig? Hovedfokus? Sørge for: En løsning som er nyttig for de fleste En løsning som tilfører saksbehandler verdi En løsning som er så enkel og oversiktlig at den faktisk blir tatt i bruk

36 ephorte 5 Frittstående kjerne ephorte5 Kjerne er et fristilt produkt, infrastruktur innen data fangst (skanning, epost, skjema), digitalisering, arkivering, gjenfinning (søk), utveksling (EDU) og avlevering. Arkivkjerne som sikrer tilgang til dokumenter og saksinfo Hele datamodellen tilgjengelig for integrasjon gjennom ephorte Integration Services eis Mulighet til å trekke ut data fra løsningene

37 Rapportering Styring Saksbehandling Politikerportal Selvbetjening og innsyn Digitalisering Internt Eksternt Publisering Produsere tjenester Samhandling Bruke tjenester Avlevering Fagsystemintegrasjon Integrasjon Full Noark 5 Elektronisk DataUtveksling

38

39 Hva betyr dette? Mulighet for frittstående Noark 5 kjerne på fagsystem Mulighet for flere Noark arkiv, og ikke integrasjon mot en kjerne Standardisert og vedlikeholdt grensesnitt for integrasjon Fokus på utvikling av rolle tilpassede saksbehandlerløsninger Håndholdte enheter Mobil Ipad Tablet Apps

40 Årets viktigste lansering! ephorte klokken 11

42 Sikkerhetsarkiv i ephorte Behov Brukeropplevelse Hva må sikres Kun fillager i sikker sone

43 Sikkerhetsarkiv i ephorte Behov De fleste kunder har i dag sensitiv informasjon som skal ligge i et NOARK system, her ephorte. Dette løses med at kundene har en installasjon i Intern sone og en i Sikker sone. Det er ønskelig at data fra begge arkiv skal kunne nås fra en og samme plass i systemet men samtidig skal sensitive dokumenter (eks. dokumenter i elevmapper) være beskyttet mot uautorisert tilgang.

44 Sikkerhetsarkiv i ephorte Brukeropplevelse Dokument med sensitive opplysninger merkes med egenskapen sensitiv. Metadata skjermes på normal måte Når brukere med rettigheter til å se journalposten søker etter denne, vil journalposten framkomme i søket og brukeren kan se alle innlagte metadata.

45 Sikkerhetsarkiv i ephorte Brukeropplevelse Når brukeren klikker på lenken for å åpne dokumentet kommer det opp et påloggingsvindu. Brukeren autentiserer seg og dokumentet vises i et eget vindu. Det fins ingen mulighet for å lagre dokumentet lokalt, heller ikke skrive det ut eller kopiere skjermbildet. Dokumentet er ikke hentet opp til brukerens arbeidsstasjon, så det lagres ingen lokal kopi av dokumentet.

46 Intern sone Sikker sone ephorte database ephorte Webserver Fillager Ekstra autentisering for tilgang til filer i sikker sone Fillager Kun fillager i sikker sone Brannmur

47 Utfordringer og hva vi jobber med Nye teknologiske muligheter Eksempel: Brooklyn Space Program mpel: Brooklyn Space Program The Digitization of Human Culture Social media, IM, news, chat, , entertainment ECM I EDB ErgoGroup ephorte5 Avlevering / deponering Langtidslagring

48 Avlevering hva vi jobber etter Vi skal oppfylle kravene til NOARK-5 arkivuttrekk Vi skal konvertere filer til de format som er godkjente som arkivformat Vi skal tilby en arkivkjerne som kan behandle og motta registeringer og dokumenter (filer) fra andre systemer Vil til en hver tid forholde oss til gjeldende lovverk

49 Egen brukerstyrt avleveringsmodul Arkiv som skal avleveres Arkivdeler som skal avleveres Database som data skal hentes fra Brukernavn og passord for pålogging Hva en skal avlevere full pakke, tekstdokumenter (filer), avlevering, logg eller oppdatering av sjekksum Loggnivå for kjøring av avleveringsfunksjonen Eksportmappe hvor data skal legges

50 Gjennomført uttrekk Utført Noark 5 uttrekk for en kommune Noark 5 uttrekk fra Noark 4 database Uttrekk er i Noark 5, versjon 2.0 format. Ett arkiv og en arkivdel Saksmapper: 8452 Journalposter: Uttrekket inneholder ikke dokumentfiler

51 Gjennomført uttrekk Uttrekket ble godkjent av Riksarkivet Avvik som forventet Validering til Riksarkivet setter krav til at felt som er nye i NOARK-5/ ikke finnes i NOARK-4 systemer skal finnes i uttrekket eks Opprettet dato og opprettet av Dette er godkjent av Riksarkivet Ser stor økning i kunder som ønsker å gjøre uttrekk, spesielt kommuner

52 Utfordringer og hva vi jobber med Nye teknologiske muligheter Eksempel: Brooklyn Space Program The Digitization of Human Culture Social media, IM, news, chat, , entertainment ECM I EDB ErgoGroup ephorte5 Avlevering / deponering Langtidslagring

53 Forprosjekt langtidslagring Målgruppe For pålagt langtidslagring av dokumenter etter at de har gått ut av ordinær bruk Bevaringen av dokumenter og opplysninger er knyttet til lovpålagte krav Løsning for forsvarlig lagring og utlevering av dokumenter som ikke lenger gjenstand for saksbehandling eller aktiv bruk. Løsningen vil håndtere: Oppbevaring av originaluttrekk i teknologiuavhengig form. Enkel utlevering og fremfinning av brukskopier Sørge for at denne lagringen skjer i henhold til lovpålagte forsvarlighetskrav jf for eksempel arkivlov og bokføringslovgivning Erstatte papirbasert lagring

54 Forprosjekt langtidslagring Det vil bli utviklet forskrifter og standarder for langtidsarkivering av Regnskapsdata. Dette er planlagt for høsten 2012, men det må påregnes forsinkelser. Det er åpnet for elektronisk lagring og denne adgangen ventes utvidet Det skal etableres regler og standarder for hvilke data som skal deponeres hvordan disse skal lagres og sikres hvordan disse skal kunne framsøkes/identifiseres hvordan de skal ekstraheres fra depot hvordan de skal kunne reproduseres

55 Forprosjekt langtidslagring Kundene er svært opptatt av at de må ha løsninger som setter dem i stand til å oppfylle 10årsplikten for oppbevaring av regnskapsinformasjon med underlag Idag løser de fleste 10årsoppbevaringsplikten ved at data beholdes tilgjengelig i systemene uten migrering til fjerndatalager eller andre tyngre tilgjengelige datalager. Når systemer fases ut og nye inn, sørger man for at systemene er tilgjengelig i +10år etter utfasing - alene eller sammen med løsningsleverandøren.

56 Forprosjekt langtidslagring Offentlige kunder: sterkt preget av regelstyring og krav. Reglene ikke klare Private kunder: sterkt preget av pragmatisme og kost. Påstår de klarer å håndtere dette selv. Er avhengig av regelendringer som kommer neste høst Ønsker at nøkkelressurser bruker energi på større og mer strategiske prosjekter