BRUKE ADOBE ACROBAT 9 STANDARD

Transkript

1 BRUKE ADOBE ACROBAT 9 STANDARD

2 Copyright 2009 Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Bruke Adobe Acrobat 9 Standard for Windows If this guide is distributed with software that includes an end user agreement, this guide, as well as the software described in it, is furnished under license and may be used or copied only in accordance with the terms of such license. Except as permitted by any such license, no part of this guide may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, recording, or otherwise, without the prior written permission of Adobe Systems Incorporated. Please note that the content in this guide is protected under copyright law even if it is not distributed with software that includes an end user license agreement. The content of this guide is furnished for informational use only, is subject to change without notice, and should not be construed as a commitment by Adobe Systems Incorporated. Adobe Systems Incorporated assumes no responsibility or liability for any errors or inaccuracies that may appear in the informational content contained in this guide. Please remember that existing artwork or images that you may want to include in your project may be protected under copyright law. The unauthorized incorporation of such material into your new work could be a violation of the rights of the copyright owner. Please be sure to obtain any permission required from the copyright owner. Any references to company names in sample templates or images are for demonstration purposes only and are not intended to refer to any actual organization. Adobe, the Adobe logo, Adobe Garamond, the Adobe PDF logo, Acrobat, Buzzword, Creative Suite, Distiller, Flash, FrameMaker, FreeHand, Illustrator, InDesign, LiveCycle, Photoshop, PostScript, and Reader are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Apple, Macintosh, and Mac OS are trademarks of Apple Inc., registered in the United States and other countries. Microsoft, OpenType, Windows, and Windows Vista are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. UNIX is a registered trademark of The Open Group in the US and other countries. Helvetica and Times are trademarks of Heidelberger Druckmaschinen AG exclusively licensed through Linotype Library GmbH, and may be registered in certain jurisdictions. ITC Zapf Dingbats is a registered trademark of International Typeface Corporation. All other trademarks are the property of their respective owners. This Work is licensed under the Creative Commons Attribution Non-Commercial 3.0 License. To view a copy of this license, visit The Spelling portion of this product is based on Proximity Linguistic Technology. Copyright 1989, 2004 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1990 Merriam-Webster Inc. Copyright 1990 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 2003, 2004 Franklin Electronic Publishers, Inc. Copyright 2003, 2004 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1991 Dr. Lluis de Yzaguirre I Maura. Copyright 1991 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1990 Munksgaard International Publishers Ltd. Copyright 1990 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1990, 1995 Van Dale Lexicografie bv Copyright 1990, 1996 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1990, 2004 IDE a.s. Copyright 1990, 2004 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1992 Hachette / Franklin Electronic Publishers, Inc. Copyright 2004 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1991 Text & Satz Datentechnik Copyright 1991 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 2004 Bertelsmann Lexikon Verlag Copyright 2004 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 2004 MorphoLogic Inc. Copyright 2004 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1990 William Collins Sons & Co. Ltd. Copyright 1990 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. Copyright 1993, 1994, 1995 Russicon Company Ltd. Copyright 1995 All Rights Reserved Proximity Technology A Division of Franklin Electronic Publishers, Inc. Burlington, New Jersey USA. This product contains either BSAFE and/or TIPEM software by RSA Security, Inc. Portions include technology used under license from Autonomy, and are copyrighted. This product includes software developed by the Apache Software Foundation ( Portions Dainippon Ink and Chemicals, Incorporated 1967, Flash CS3 video compression and decompression is powered by On2 TrueMotion video technology On2 Technologies, Inc. All Rights Reserved. This product includes software developed by the OpenSymphony Group ( Speech compression and decompression technology licensed from Nellymoser, Inc. ( Sorenson Spark video compression and decompression technology licensed from Sorenson Media, Inc. MPEG Layer-3 audio coding technology licensed from Fraunhofer IIS and Thomson. Portions copyright Focoltone Colour System. Adobe Systems Incorporated, 345 Park Avenue, San Jose, California 95110, USA. Notice to U.S. Government End Users. The Software and Documentation are Commercial Items, as that term is defined at 48 C.F.R , consisting of Commercial Computer Software and Commercial Computer Software Documentation, as such terms are used in 48 C.F.R or 48 C.F.R , as applicable. Consistent with 48 C.F.R or 48 C.F.R through , as applicable, the Commercial Computer Software and Commercial Computer Software Documentation are being licensed to U.S. Government end users (a) only as Commercial Items and (b) with only those rights as are granted to all other end users pursuant to the terms and conditions herein. Unpublished-rights reserved under the copyright laws of the United States. Adobe agrees to comply with all applicable equal opportunity laws including, if appropriate, the provisions of Executive Order 11246, as amended, Section 402 of the Vietnam Era Veterans Readjustment Assistance Act of 1974 (38 USC 4212), and Section 503 of the Rehabilitation Act of 1973, as amended, and the regulations at 41 CFR Parts 60-1 through 60-60, , and The affirmative action clause and regulations contained in the preceding sentence shall be incorporated by reference.

3 iii Innhold Kapittel 1: Komme i gang Aktivering og registrering Hjelp og støtte Tjenester, nedlastinger og tillegg Nyheter Komme i gang-opplæring Kapittel 2: Arbeidsområde Grunnleggende informasjon om arbeidsområde Tilpasse arbeidsområdet Vise PDF-sider Justere PDF-visninger Rutenett, hjelpelinjer og måleenheter Organizer Vedlikeholde programvaren Ikke-engelske språk Acrobat i Mac OS Kapittel 3: Opprette PDF-filer Oversikt over oppretting av PDF-filer Opprette enkle PDF-filer med Acrobat Bruke Adobe PDF-skriveren Opprette PDF-filer med PDFMaker (Windows) Konvertere websider til PDF Opprette PDF-filer med Acrobat Distiller Adobe PDF-konverteringsinnstillinger Skrifttyper Kapittel 4: Kombinere innhold i PDF-filer Kombinere filer til en PDF-portefølje Andre alternativer for å kombinere filer Legge til sammenbindende sideelementer Omorganisere sider i en PDF-fil Kapittel 5: Lagre og eksportere PDF-filer Lagre PDF-filer Eksportere PDF-filer til andre filformater Bruke PDF-innhold på nytt Kapittel 6: Samarbeid Fildeling og samarbeid i sanntid Klargjøre for en PDF-gjennomgang Starte en gjennomgang Delta i en PDF-gjennomgang

4 Innhold iv Sporing og behandling av PDF-gjennomganger Kommentering Administrere kommentarer Importere og eksportere kommentarer Godkjenningsarbeidsflyter Kapittel 7: Skjemaer Grunnleggende om skjemaer Opprette og distribuere skjemaer Virkemåte for skjemafelt Angi handlingsknapper Publisere interaktive webskjemaer Samle inn og behandle skjemadata Fullføre og sende PDF-skjemaer Kapittel 8: Sikkerhet Åpne sikrede dokumenter Velge en sikkerhetsmetode Sikre dokumenter med passord Sikre dokumenter med sertifikater Sikre dokumenter med Adobe LiveCycle Rights Management ES Angi sikkerhetspolicyer Opprette eller få tak i digitale IDer Fjerne sensitivt innhold Kapittel 9: Digitale signaturer Digitale signaturer Signere PDF-dokumenter Validere signaturer Kapittel 10: Tilgjengelighet, koder og tilpassing av flyt Tilgjengelighetsfunksjoner Kontrollere tilgjengeligheten til PDF-dokumenter Lese PDF-dokumenter med funksjoner for tilgjengelighet og tilpassing av flyt Opprette tilgjengelige PDF-filer Gjøre eksisterende PDF-filer tilgjengelige Kapittel 11: Redigere PDF-filer Sideminiatyrer og bokmerker Koblinger og vedlegg Handlinger og skript Konverterte websider Artikler Redigere tekst og objekter Opprette en presentasjon Dokumentegenskaper og metadata Lag Bruke geospatiale PDF-filer

5 Innhold v Kapittel 12: Søke og indeksere Søke i PDF-filer Opprette PDF-indekser Kapittel 13: Multimedia og 3D-modeller Multimedia i PDF-filer Arbeide interaktivt med 3D-modeller Kapittel 14: Fargehåndtering Forstå fargehåndtering Opprettholde homogene farger Fargehåndtering for importerte bilder Fargehåndtering for dokumenter som skal vises elektronisk Prøvetrykke farger Fargehåndtering for dokumenter som skal skrives ut Arbeide med fargeprofiler Fargeinnstillinger Kapittel 15: Skrive ut Grunnleggende utskriftsoppgaver Andre måter å skrive ut PDF-filer på Skrive ut tilpassede størrelser Avanserte utskriftsinnstillinger Kapittel 16: Hurtigtaster Hurtigtaster Stikkordregister...366

6 1 Kapittel 1: Komme i gang Før du begynner å arbeide med programvaren, bør du ta deg tid til å lese en oversikt over aktivering og de mange ressursene som er tilgjengelige for deg. Du har tilgang til instruksjonsvideoer, plugin-moduler, maler, brukerfellesskap, seminarer, læreprogrammer, RSS-feeder og mye mer. Aktivering og registrering Lisensaktivering (Windows) Under installasjonsprosessen prøver Adobe-programvaren å kontakte Adobe for å fullføre lisensaktiveringsprosessen. Det blir ikke sendt personlige data. Hvis du vil ha mer informasjon om produktaktivering, kan du gå til Adobes webområde på En forhandlerlisens for enkeltbruker støtter to datamaskiner. Du kan for eksempel installere produktet på én stasjonær maskin på arbeid og én bærbar maskin hjemme. Hvis du vil installere programvaren på en tredje datamaskin, må du først deaktivere den på én av de to andre datamaskinene. Velg Hjelp> Deaktiver. Registrering Registrer produktet for å motta gratis installasjonsstøtte, oppdateringsvarsler og andre tjenester. Du registrerer deg ved å følge instruksjonene i dialogboksen for registrering, som vises når du har installert og aktivert programvaren. Hvis du utsetter registreringen, kan du registrer deg når som helst ved å velge Hjelp> Registrering. Adobes produktforbedringsprogram (Windows) Når du har brukt Adobe-programvaren et visst antall ganger, åpnes en dialogboks der du blir spurt om du ønsker å delta i Adobes produktforbedringsprogram. Hvis du velger å delta, vil data om din bruk av Adobe-programvaren bli sendt til Adobe. Ingen personlige opplysninger blir registrert eller sendt. Adobes produktforbedringsprogram samler bare inn informasjon om funksjonene og verktøyene du bruker i programvaren, og hvor ofte du bruker dem. Du kan når som helst velge å delta i programmet og trekke deg fra det: Hvis du ønsker å delta, velger du Hjelp > Alternativer for forbedringsprogram og klikker Ja. Hvis du ikke lenger ønsker å delta, velger du Hjelp > Alternativer for forbedringsprogram og klikker Nei takk.

7 Komme i gang 2 Adobe Customization Wizard Med Adobe Customization Wizard9 kan IT-ansvarlige ta større kontroll over distribusjon av Adobe Acrobat 9 Standard og Adobe Reader i hele foretaket. Med denne veiviseren kan du tilpasse installasjons- og programfunksjoner før implementering. Veiviseren kan lastes ned gratis. Customization Wizard har et grafisk grensesnitt for Windowsinstallasjonsprogrammet for Acrobat og gir IT-administratorer mulighet til å gjøre følgende: Optimalisere installasjonsprogrammets virkemåte gjennom å inkludere stille installasjon, forhåndsserialisering, omstart, flerspråklighet og egendefinerte konfigurasjonsvalg. Tilpasse viktige programinnstillinger deaktivere automatiske oppdateringer, legge til og angi standard jobbalternativer og tilpasse samarbeids- og sikkerhetsinnstillinger. Hindre at brukerne endrer bestemte innstillinger. Filen Viktig eller Les meg Det kan finnes en Viktig-fil eller Les meg-fil på installasjonsdisken for programvaren. Filen inneholder viktig informasjon som du bør lese, for eksempel: Systemkrav Installasjon (inkludert avinstallasjon av programvaren) Aktivering og registrering Kundestøtte Juridiske merknader Hjelp og støtte Hjelp for Adobe-brukere Hjelp for Adobe-brukere er et integrert miljø på adobe.com som gir deg tilgang til innhold som er laget av medlemmene og moderert av Adobe og bransjeeksperter. Kommentarer fra brukere veileder deg til et svar. Hjelp for Adobe-brukere bruker en rekke ressurser, inkludert følgende: Videoer, opplæringsressurser, tips og teknikker, blogger, artikler og eksempler for designere og utviklere. Komplett produkthjelp på Internett. Produkthjelpen oppdateres regelmessig av Adobes dokumentasjonsteam. Alt annet innhold på Adobe.com, inkludert kunnskapsbaseartikler, nedlastinger og oppdateringer, Developer Connection m.m. Bruk søkefeltet for hjelp i produktets Hjelp-grensesnitt for å få direkte tilgang til Hjelp for Adobe-brukere, eller gå til for å få tilgang til siden for hjelp og kundestøtte, en portal til alt innhold i Hjelp for Adobe-brukere for ditt produkt. Områdene som standard søkemotor for Hjelp for Adobe-brukere søker i, er håndplukket og kvalitetskontrollert av Adobe og Adobe Community-eksperter. Adobes eksperter arbeider også for å sikre at de fremste søkeresultatene inneholder en blanding av forskjellige typer innhold, inkludert resultater fra den elektroniske produkthjelpen. Hvis du vil ha mer informasjon om bruk av Hjelp for Adobe-brukere, kan du se

8 Komme i gang 3 Hvis du vil se en video som gir en oversikt over Hjelp for Adobe-brukere, kan du gå til Produkthjelp Adobe bruker en omfattende brukerhåndbok for Acrobat som elektronisk produkthjelp, og håndboken fås også i PDFformat. Emner fra den elektroniske produkthjelpen inngår i resultatene du får når du søker i Hjelp for Adobe-brukere. Hvis du bare vil bruke eller søke i den elektroniske produkthjelpen, klikker du koblingen for produkthjelp øverst til høyre på siden for hjelp og kundestøtte. Husk å velge This Help System Only (Bare dette hjelpesystemet) på Hjelpsiden før du søker. Hjelp-menyen i produktet åpner lokal hjelp, som inneholder et delsett av innholdet i den elektroniske produkthjelpen. Ettersom lokal hjelp ikke er like fullstendig eller oppdatert som den elektroniske produkthjelpen, anbefaler Adobe at du bruker PDF-versjonen av produkthjelpen hvis du vil arbeide frakoblet. Du kan laste ned en PDF-versjon av den fullstendige produkthjelpen fra to steder: Produktets hjelp- og kundestøtteside (øverst til høyre på siden) Webhjelp (øverst i Hjelp-grensesnittet) Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du får tilgang til produkthjelp, kan du se Kundestøtteressurser Besøk webområdet for Adobes kundestøtte på for å lære om gratis og betalte alternativer for teknisk kundestøtte. Tjenester, nedlastinger og tillegg Du kan gjøre produktet ditt bedre ved å integrere en rekke tjenester, plugin-produkter og utvidelser i produktet. Du kan også laste ned eksempler og andre ressurser til hjelp i arbeidet ditt. Tjenester på Internett for Adobe Creative Adobe Creative Suite 4 inneholder nye Internett-funksjoner som tilfører skrivebordet ditt webfunksjonalitet. Bruk funksjonene til å koble til brukermiljøet, samarbeide og få mer ut av dine Adobe-verktøy. Kraftige og kreative tjenester på Internett gjør det mulig å fullføre oppgaver fra fargetilpasning til datakonferanser. Tjenestene integreres sømløst i skrivebordsprogrammene slik at du raskt kan gjøre pågående arbeidsflyter mer effektive. Noen tjenester tilbyr fullstendige eller delvise funksjoner når du er frakoblet også. Besøk Adobe.com for å lære mer om tilgjengelige tjenester. Noen Creative Suite 4-programmer inneholder følgende starttilbud: Kuler -panelet Opprett, del og utforsk fargetemaer på Internett. Adobe ConnectNow Samarbeid med andre over weben, kommuniser og del data og multimedia. Resource Central Få øyeblikkelig tilgang til opplæringsressurser, eksempelfiler og utvidelser for Adobes digitale videoprogrammer.

9 Komme i gang 4 Adobe Exchange Gå til Adobe Exchange på for å laste ned eksempler. Her finner du også tusenvis av plugin-moduler og utvidelser fra tredjeparts utviklere. Plugin-modulene og utvidelsene kan hjelpe deg med å automatisere oppgaver, tilpasse arbeidsflyter, opprette profesjonelle spesialeffekter og mye annet. Nedlastinger fra Adobe Besøk for å finne gratis oppdateringer, prøveversjoner og annen nyttig programvare. Adobe Labs Adobe Labs på gir deg mulighet til å eksperimentere med og teste nye og kommende typer teknologi og produkter fra Adobe. Herfra har du tilgang til ressurser som disse: Forhåndsutgaver av programvare og teknologi Kodeeksempler og beste praksis-løsninger som gjør lærekurven raskere Tidlige versjoner av produktdokumentasjon og teknisk dokumentasjon Fora, wikibasert innhold og andre ressurser som gjør det lettere å samarbeide med meningsfeller. Adobe Labs skaper en programutviklingsprosess som er basert på samarbeid. I dette miljøet blir kundene raskt produktive med nye produkter og ny teknologi. Adobe Labs er også et forum for tidlig tilbakemelding. Adobes utviklingsteam bruker tilbakemeldingen til å lage programvare som oppfyller behovene og forventningene til brukermiljøet. Adobe TV Besøk Adobe TV på for å vise instruksjonsvideoer og videoer som inspirerer. Tillegg Installasjons-CDen inneholder en rekke tillegg som hjelper deg med å få mest mulig ut av programvaren fra Adobe. Enkelte tillegg blir installert på datamaskinen samtidig med programmet, mens andre kan hentes fra CDen. Tilleggene som blir installert sammen med programmet, plasseres i programmappen på datamaskinen. Windows : [oppstartstasjon]\programfiler\adobe\[adobe-program] MacOS : [oppstartstasjon]/programmer/[adobe-program] På installasjons-cden finner du tilleggene i mappen Tilleggsmoduler (Goodies) i språkmappen. Eksempel: /Norsk/Tilleggsmoduler/ Nyheter PDF-opprettelse, -redigering og -søk Samle et stort utvalg innhold i én PDF-portefølje Kombiner dokumenter, tegninger, e-post og regneark i én komprimert PDF-portefølje. Bruk profesjonelt utformede maler som du kan utstyre med logo og beskrivelser som leder mottakerne gjennom innholdet.

10 Komme i gang 5 Konvertere papirdokumenter til PDF Ny OCR-teknologi (Optical Character Recognition optisk tekstgjenkjenning) og støtte for en rekke skannere gjør det enklere å søke i skannede dokumenter, og gjør også at dokumentene ser penere ut. Se Skanne papirdokumenter til PDF på side 60. Konvertere websider til PDF Bedre Web Capture-funksjoner gjør det mulig å konvertere komplette websider eller bare de delene du ønsker, med eller uten innholdsrike og interaktive medier. PDF-versjoner av websider er enkle å skrive ut, arkivere, lage markeringer i og dele. Se Konvertere websider til PDF på side 82. Konverter dokumenter fra nye versjoner av Lotus Notes og AutoCAD Acrobat støtter nå Lotus Notes 8.5. Acrobat Pro og Acrobat Pro Extended støtter nå Autodesk AutoCAD Søke i flere PDF-filer Takket være forbedret funksjonalitet kan du søke gjennom flere PDF-filer i samme mappe, slik at du raskt finner den informasjonen du er ute etter. Samarbeid Bruke Acrobat.com for delte gjennomganger Deltakerne laster ned filen fra Acrobat.com og legger til kommentarer eller data ved hjelp av Acrobat eller Adobe Reader. Når de er ferdige, publiserer de kommentarene på eller sender svarene til Acrobat.com. Når du bruker Acrobat.com for delte gjennomganger, kan du også la leserne åpne og dele PDF-filen i en direkte chatteøkt. Se Starte en gjennomgang på side 140. Samarbeide i online-møter Bruk Adobe ConnectNow, et verktøy for personlig webkonferanse, til å gjennomføre møter i sanntid fra skrivebordet. Deltakere blir med på møtet ved å logge på et webbasert møteområde fra sin egen datamaskin. I et ConnectNow-online-møte kan du dele skrivebordet, bruke direkte chat, dele online-tavler og bruke mange andre samarbeidsfunksjoner. Se Samarbeide i online-møter på side 136. Bruke Acrobat.com til å laste opp og dele store dokumenter Fra Acrobat eller Reader kan du opprette din egen brukerkonto på Acrobat.com. Bruk Acrobat.com til å laste opp og dele de fleste dokumenttyper, og til å dele PDFdokumenter eller skrivebordet ditt i online-møter. Se Dele dokumenter med andre på side 134. Skjemaer Opprette og redigere elektroniske skjemaer på en enkel måte (Windows) Bruk den nye skjemaveiviseren til å konvertere Microsoft Word- og Excel-dokumenter eller skannede ark til PDF-skjemaer. Skjemafelt gjenkjennes automatisk og konverteres til utfyllbare felt. Legg til, rediger og navngi skjemafelt raskt. Bruk Sporing for å se når skjemaer er utfylt, og hvem som har fylt dem ut. Se Opprette et skjema på side 178. Samle inn og eksportere skjemadata Samle enkelt inn brukerdata, og eksporter dataene til et regneark for analyse og rapportering. Se Samle inn og behandle skjemadata på side 206. Spore skjemaer Bruk Sporing for å se når skjemaer er utfylt, og hvem som har fylt dem ut. Se Skjemasporing på side 208. Digitale signaturer Forbedringer i langsiktig signaturvalidering Bygg inn sertifikatkjede, opphevelsesstatus og tidsstempel etter at signaturen er opprettet. Tillat at gyldige, men utløpte tidsstempler brukes. Se Opprette langsiktig signaturvalidering på side 250. Opprett håndskrevne signaturer Legg til en enkelt håndskrevet signatur på en side. Se Signere et PDF-dokument på side 245.

11 Komme i gang 6 Komme i gang-opplæring Opplæringsmaterialet i dette avsnittet forklarer trinnvis hvordan du kommer i gang med Acrobat 9. Du lærer hvordan du oppretter PDF-dokumenter ved hjelp av PDFMaker, deler dokumenter med kolleger for gjennomgang og diskusjon, oppretter interaktive, elektroniske skjemaer, samler dokumenter med forskjellige formater i én enkelt PDFportefølje og signerer dokumenter digitalt på en sikker måte. Hvis du ønsker ytterligere opplæringsmateriale eller videoer om alt du kan gjøre med Acrobat, kan du se følgende webressurser: Utforske nøkkelfunksjoner i Acrobat 9: Hva er Acrobat: Introduksjon til Acrobat 9: Bruke flere programmer i en forretningsarbeidsflyt: Opprette PDF Opprette PDF-filer ved hjelp av Acrobat PDFMaker (Windows) Konverter forretningsdokumenter til Adobe PDF med ett enkelt klikk. Acrobat PDFMaker forenkler prosessen med å konvertere dokumenter til PDF i flere kontorprogrammer, inkludert Microsoft Office-programmer og Lotus Notes. Under installasjonen av Acrobat blir det automatisk lagt til PDFMaker-kontroller i kompatible programmer. 1 Opprett dokumentet. Opprett og fullfør dokumentet i et redigeringsprogram som støtter PDFMaker. Lagre dokumentet. Dokument i et program som konverterer til Adobe PDF 2 Velg PDF-konverteringsinnstillinger. Velg Adobe PDF > Endre konverteringsinnstillinger i redigeringsprogrammet. Hvis du bruker Lotus Notes, velger du Handlinger > Endre Adobe PDF-konverteringsinnstillinger. Hvis du bruker et Microsoft Office 2007-program, klikker du Innstillinger på Acrobat-båndet.

12 Komme i gang 7 I PDFMaker-innstillingene i dialogboksen Acrobat PDFMaker velger du PDF-forhåndsinnstilling på menyen Konverteringsinnstillinger. PDF-forhåndsinnstillingen angir filkomprimering, bildeoppløsning, om skrifter er innebygd og andre PDF-konverteringsinnstillinger. Hvis du skal klargjøre et dokument for profesjonell trykking, bruker du forhåndsinnstillingen Utskrift av høy kvalitet eller Trykkvalitet. Hvis du skal klargjøre et dokument for elektronisk visning, velger du Mindre filstørrelse. Standard-innstillingen er egnet for mange typer kontorbruk og skrivebordsutskrift. Innstillinger for å opprette PDF-filer Når du har valgt konverteringsinnstillinger, blir de brukt hver gang du oppretter en PDF-fil fra samme program, inntil du endrer dem. 3 Velg programinnstillinger. Under Programinnstillinger i dialogboksen velger du om du vil inkludere bokmerker, hypertekstkoblinger, tilgjengelighetsfunksjoner og andre alternativer. Klikk programkategorien (for eksempel kategorien Word) for å få frem alternativer som er spesifikke for programmet du bruker. I Word kan du for eksempel konvertere fotnoter og koblinger. I Visio (støttes i Acrobat 9 Pro Extended og Acrobat 9 Pro) kan du slå sammen lag. Klikk OK for å lukke dialogboksen Acrobat PDFMaker. Programspesifikke innstillinger for å opprette PDF-filer 4 Opprett PDF-filen. Klikk knappen Konverter til Adobe PDF på Acrobat PDFMaker-verktøylinjen. I Microsoft Office 2007 klikker du Opprett PDF-knappen på Acrobat-båndet. Du kan automatisk sende PDF-filen som e-post eller sende den ut for gjennomgang ved hjelp av andre kommandoer på Adobe PDF-menyen.

13 Komme i gang 8 Når du blir bedt om det, skriver du inn et navn og en plassering for PDF-filen. Avhengig av program og innstillinger, kan du også velge andre alternativer når du oppretter PDF-filen. Du kan også konvertere websider til PDF direkte ved hjelp av Internet Explorer. Det gjør du ved å åpne ønsket webside i Internet Explorer og klikke Konverter-knappen på verktøylinjen. Samarbeide Starte en delt gjennomgang I en delt gjennomgang kan alle deltakerne se og svare på kommentarer. Det er en effektiv metode for å la leserne løse uenigheter, oppdage ting som må undersøkes nærmere, og utvikle kreative løsninger under gjennomgangsprossen. Du kan administrere en delt gjennomgang via en nettverksmappe, en WebDAV-mappe, et delt SharePointarbeidsområde eller på Acrobat.com, en ny og sikker webbasert tjeneste. Alt du trenger for å komme i gang, er Acrobat, en PDF-fil og en gratis Adobe-ID. 1 Klargjør PDF-dokumentet. Lagre PDF-filen du vil at deltakerne skal gå gjennom. Hvis du ønsker at spesielle spørsmål eller emner skal diskuteres nærmere, legger du til kommentarer i PDF-filen. 2 Send PDF-filen for delt gjennomgang. Velg Kommentarer > Send til delt gjennomgang. Acrobat åpner veiviseren Send til delt gjennomgang. Du kan dele alle dokumenter som kan endres med kommentarer. Hvis et dokument har sikkerhetsinnstillinger som ikke tillater kommentarer, får du en melding om dette i Acrobat. 3 Velg en metode for å samle inn kommentarer. Velg hvordan du vil publisere PDF-filen og samle inn kommentarer fra leserne. Velg Last ned og spor kommentarer automatisk med Acrobat.com hvis du vil bruke Acrobat.com til delt gjennomgang. Velg Samle inn kommentarer automatisk på min egne interne server hvis du vil bruke en nettverksserver, en WebDAV-server eller et SharePointarbeidsområde.

14 Komme i gang 9 Veiviseren Send til delt gjennomgang leder deg gjennom forskjellige måter å håndtere kommentarer på. Hvis du administrerer PDF-gjennomgangen på din egen server, velger du servertype og skriver inn banen til serveren. Hvis du administrerer PDF-gjennomgangen på Acrobat.com, skriver du inn Adobe-IDen. Hvis du ikke har Adobe-ID, klikker du Opprett Adobe-ID for å opprette en ID fra Acrobat. 4 Inviter lesere. Skriv inn e-postadressene til dem du vil invitere til gjennomgangen, eller velg adressene fra e-postadresseboken. Deretter tilpasser du meldingsteksten for leserne. Angi en tidsfrist for gjennomgangen. Når tidsfristen er utløpt, er ikke kommenteringsverktøyene lenger tilgjengelige på serveren for den delte gjennomgangen. Hvis du bruker Acrobat 9 Pro Extended eller Acrobat 9 Pro, kan Adobe Reader-brukere delta i den delte gjennomgangen.

15 Komme i gang 10 Klargjøre invitasjonen til gjennomgangen 5 Send PDF-filen. Klikk Send for å legge PDF-filen på serveren og sende e-postinvitasjoner til deltakerne som skal delta i gjennomgangen. Acrobat lagrer en kopi av den delte gjennomgangsfilen på samme sted, med tilføyelsen "_review" etter navnet. Når du har startet en delt gjennomgang, kan du lese og svare på kommentarer på den delte gjennomgangsserveren. Du kan også lese alle kommentarene etter at gjennomgangen er avsluttet. Bruk Sporing i Acrobat til å se hvem som har sendt kommentarer, sende e-post med påminnelse til leserne eller endre tidsfristen. Aktivere direkte samarbeid Du kan gå gjennom en PDF-fil i sanntid og online sammen med andre på Acrobat.com. Med funksjonen for direkte samarbeid kan du dele sider med andre slik at alle ser det samme på samme tid. Bruke chattevinduet til å diskutere dokumentet som gjennomgås. Du kan invitere alle med Acrobat 9 eller Reader 9 til å delta i direkte samarbeid. Merk: Funksjonen for direkte samarbeid er ikke tilgjengelig på alle språk. 1 Klargjør dokumentet. Opprett og lagre dokumentet du vil diskutere ved hjelp av direkte samarbeid. Hvis PDF-filen ennå ikke er opprettet, konverterer du dokumentet til PDF ved hjelp av Adobe PDF-skriveren, Acrobat PDFMaker (Windows) eller Opprett PDF-kommandoene i Acrobat. Åpne PDF-filen du vil diskutere, i Acrobat. 2 Start samarbeidet. Velg Fil > Samarbeid > Send og samarbeid direkte. Logg på Acrobat.com hvis du blir bedt om å gjøre dette. Hvis du ikke har Adobe-ID, oppretter du en.

16 Komme i gang 11 Bruk veiviseren Send og samarbeide direkte til å starte en chatteøkt. 3 Inviter deltakere. Skriv inn e-postadressene til dem du vil samarbeide med. Skill adressene med semikolon eller linjeskift. Du kan også legge til e-postadresser fra adresseboken i e-postprogrammet, for eksempel Microsoft Outlook. Klargjøre invitasjonen til samarbeid

17 Komme i gang 12 Rediger emnet og meldingsteksten for å tilpasse e-postinvitasjonen til samarbeidet. Hvis du vil publisere dokumentet på Acrobat.com, velger du Lagre filen på Acrobat.com, og send en kobling til mottakerne. Velg tilgangsnivå for å angi hvem som skal ha tilgang til dokumentet fra Acrobat.com. Hvis du velger Lagre fil på Acrobat.com, sender Acrobat dokumentet til deltakerne som vedlegg. Navigasjonsruten for Samarbeid direkte åpnes i dokumentet. 4 Vent på andre deltakere. Hvis du vil dele sider eller chatte online, må minst én annen person delta sammen med deg. Med Acrobat 9 eller Reader 9 kan deltakerne delta ved å klikke PDF-vedlegget eller klikke URL-adressen i invitasjonen. Når deltakerne har logget på med Adobe-ID og -passord eller deltar som gjester, kan de dobbeltklikke PDF-filen for å åpne den. Se deltakere bli med i økten 5 Del sider. Når minst én annen person deltar sammen med deg i den direkte samarbeidsøkten, kan du synkronisere sidevisningene slik at alle deltakerne ser den samme sidevisningen. Klikk knappen Start sidedeling for å dele sider. Når du vil stoppe sidedelingen, klikker du Stopp sidedeling. 6 Chatt online. Diskusjonen foregår ved at deltakerne skriver inn chattemeldinger i boksen nederst i navigasjonsruten for Samarbeid direkte. Klikk i fargeboksen for å velge en farge for chatteteksten. Du kan lagre chattehistorikken ved å velge Lagre chat på Alternativer-menyen i navigasjonsruten.

18 Komme i gang 13 Send direktemeldinger til deltakerne. Skjemaer Opprette et interaktivt skjema Du kan konvertere et hvilket som helst skjema til et interaktivt skjema som brukerne kan fylle ut og returnere elektronisk. Start med et papirskjema du har skannet, eller et skjemadokument du har opprettet i et program. 1 Opprett PDF-filen. Du kan skanne et papirskjema direkte i Acrobat (velg Fil > Opprett PDF > Fra skanner). Du kan også konvertere et elektronisk dokument til PDF ved hjelp av Acrobat PDFMaker, Adobe PDF-skriveren eller Opprett PDFkommandoene i Acrobat. 2 Bruk skjemaveiviseren til å opprette skjemafelt automatisk. Velg Skjemaer > Start skjemaveiviser. Følg instruksjonene i veiviseren, og klikk OK for å lukke dialogboksen Velkommen til modus for skjemaredigering. Mens veiviseren kjører, analyserer Acrobat dokumentet og oppretter automatisk elektroniske skjemafelt.

19 Komme i gang 14 Veiviseren Opprett eller rediger skjema oppretter skjemafelt automatisk. 3 Evaluer skjemafeltene opprettet av Acrobat. Acrobat viser en liste over de automatisk opprettede skjemafeltene i feltruten. Bla gjennom dokumentet for å se om Acrobat har hoppet over noen felt eller opprettet ekstra felt. Hvis du vil slette et felt, velger du det i feltruten og trykker Delete. Acrobat hoppet over felt for alternativknappene Ja og Nei. 4 Legg til og rediger skjemafelt etter behov. Legg til skjemafelt når du trenger dem. Du kan legge til tekstfelt, avmerkingsbokser, lister, kombinasjonsbokser, alternativknapper, handlingsknapper, digitale signaturfelt og til og med strekkoder i PDF-filen. Velg type skjemafelt fra listen Legg til nytt felt på skjemaverktøylinjen, og klikk deretter der du vil at feltet skal vises. Gir hvert nye felt et unikt og beskrivende navn. Navnet vises ikke i det skjemaet brukerne ser, men det identifiserer feltet når du arbeider med dataene i databaser eller regneark.

20 Komme i gang 15 Klikk Vis alle egenskaper i dialogboksen for feltnavn hvis du vil gjøre andre endringer. Du kan endre feltutseendet, angi at et tekstfelt skal godta flere tekstlinjer, opprette en etikett for brukerne eller angi andre egenskaper. Hvis du vil redigere et felt, må du kontrollere at du er i skjemamodus, og deretter dobbeltklikker du i feltet. (Du bytter til skjemamodus ved å velge Skjemaer > Legg til eller rediger felt.) Hvis du vil forhåndsvise skjemaet, klikker du Forhåndsvisning på skjemaverktøylinjen. Redigere skjemafelt 5 Lagre skjemaet. Pass på at du lagrer skjemaet med alle feltene du har lagt til. Velg Fil > Lagre som for å lagre skjemaet med et annet navn, slik at originaldokumentet forblir intakt. PDF-porteføljer Opprette en PDF-portefølje Sett raskt sammen alle filene for et prosjekt til én enkelt og sammenhengende PDF-portefølje. Filene kan være tekstdokumenter, e-postmeldinger, regneark, CAD-tegninger, PowerPoint-presentasjoner, videoer, PDF-filer osv. Du trenger ikke konvertere komponentdokumentene til PDF, og du kan redigere hver komponent for seg, uten at noe annet i PDF-porteføljen berøres. 1 Opprett PDF-porteføljefilen. Velg Fil > Opprett PDF-portefølje i Acrobat. Verktøylinjen for PDF-porteføljen vises under menylinjen. Acrobat viser verktøylinjen hver gang du åpner en PDF-portefølje. I Acrobat 9 Pro og Acrobat 9 Pro Extended åpnes redigeringsruten for PDF-porteføljen til høyre i vinduet. 2 Legg til filer i PDF-porteføljen. Velg Endre > Legg til filer på verktøylinjen for PDF-porteføljen. Gå til filene du vil inkludere. Velg en fil, og klikk Åpne. Skift-klikk for å legge til flere sammenhengende filer, eller trykk Ctrl for å velge flere filer uansett rekkefølge.

21 Komme i gang 16 Velge filer for en PDF-portefølje Når du legger til en fil i PDF-porteføljen, inkluderes en kopi av originaldokumentet. Hvis dette dokumentet ikke er en PDF-fil, må mottakerne av PDF-porteføljen kanskje installere det opprinnelige programmet for å kunne forhåndsvise dokumentet. Hvis du for eksempel inkluderer en PowerPoint-presentasjon, må den som viser PDFporteføljen, ha Office installert for å kunne se dokumentet. 3 Publiser PDF-porteføljen. Når du har gjort ferdig PDF-porteføljen, kan du dele den med andre via e-post eller på Acrobat.com, en sikker webbasert tjeneste. Du kan brenne porteføljen på en CD eller DVD, eller du kan distribuere den på samme måte som en hvilken som helst PDF-fil. Velg først Fil > Lagre portefølje. På delingsmenyen på verktøylinjen for PDF-porteføljen velger du E-post for å sende porteføljen som e-postvedlegg. Du kan også dele PDF-porteføljen via Acrobat.com, som er spesielt nyttig når porteføljen er for stor for mange e-postservere. Velg Del portefølje på Acrobat.com, og logg deretter på Acrobat.com. Sikkerhet Signere et dokument elektronisk En digital signatur er like unik som din håndskrevne signatur. Acrobat har funksjoner som sørger for at den digitale signaturen er trygg. I motsetning til tradisjonelle signaturer kan digitale signaturer inneholde tilleggsinformasjon, for eksempel datoen og klokkeslettet for signering og årsaken til signering. På samme måte som du utviklet din egen signaturstil tidlig i livet, kan du gi den digitale signaturen et personlig preg. 1 Få en digital ID. Hvis du ikke allerede har en digital ID, kan du opprette en selvsignert digital ID i Acrobat. En selvsignert digital ID inneholder en kryptert, privat nøkkel som brukes til å signere eller dekryptere dokumenter. Den inneholder også en offentlig nøkkel i et sertifikat som brukes til å validere signaturer og kryptere dokumenter. Du oppretter en selvsignert digital ID ved å velge Avansert > Sikkerhetsinnstillinger. Velg Digitale IDer til venstre, og klikk deretter knappen Legg til ID på verktøylinjen. Velg En ny ID jeg ønsker å opprette nå, og fortsett gjennom veiviseren. Skriv inn personlige opplysninger for den digitale IDen, inkludert navnet ditt. Når du sertifiserer eller signerer et dokumentet, vises navnet i Signaturer-panelet og i signaturfeltet. Gi den digitale IDen et navn, og opprett et passord som inneholder minst seks tegn, men ikke skilletegn eller spesialtegn. Klikk Fullfør. Ta sikkerhetskopi av den digitale ID-filen, i tilfelle originalen går tapt eller blir skadet.

22 Komme i gang 17 Personlige opplysninger for den digitale IDen 2 Opprett et utseende for den digitale signaturen. Den digitale signaturen kan være enkel eller kompleks. Den kan se ut som en håndskrevet signatur eller et maskinskrevet navn. Den kan inneholde firmalogo, datoen og klokkeslettet for signering og årsaken til signering. Du kan opprette flere signaturutseender for forskjellige typer bruk. Velg ønsket signatur hver gang du skal signere et dokument. Hvis du vil legge til et bilde i signaturen, skanner du signaturen og lagrer den som en PDF-fil. Hvis du vil opprette et utseende, velger du Rediger > Innstillinger (Windows) eller Acrobat > Innstillinger (Mac OS). Velg Sikkerhet til venstre, og klikk deretter Ny under Digitale signaturer. Gi signaturutseendet en kort og beskrivende tittel som gjør at du kjenner den igjen når skal signere et dokument. Velg alternativer, blant annet om du vil legge til importert grafikk, for eksempel en skannet signatur. Den redigerte signaturen vises i forhåndsvisningsvinduet mens du endrer den. Klikk OK. Bruk Sikkerhetsinnstillinger til å tilpasse visningen av signaturen.

23 Komme i gang 18 Hvis du valgte Årsak, klikker du Avanserte innstillinger, og deretter velger du Vis årsaker ved signering i opprettelsesruten. Hvis du valgte Plassering, velger du Vis plassering og kontaktinformasjon ved signering. 3 Gå nøye gjennom dokumentet. Før du signerer et dokument, fysisk eller elektronisk, må du gjøre deg kjent med hva du signerer, og hvor alle signaturfeltene er. Ettersom dynamisk innhold kan endre utseendet på PDF-filen og villede deg, bør du vise dokumentet i modusen Forhåndsvis dokument før du signerer det. Du bytter til modusen Forhåndsvis dokument ved å åpne dialogboksen Innstillinger og velge Sikkerhet til venstre, og deretter velger du Vis dokumenter i modus for forhåndsvisning av dokumenter ved signering. Se etter signaturfelt på hver side i dokumentet. Dokumentet må kanskje signeres flere steder. Hvert signaturfelt er unikt, og signaturen blir ikke kopiert automatisk fra ett signaturfelt til et annet i dokument. 4 Signer PDF-filen. Du signerer dokumentet ved å klikke i signaturfeltet. Hvis det ikke finnes noe signaturfelt, velger du Signer > Plasser signatur på oppgaveverktøylinjen og tegner et signaturfelt på siden. Hvis du har angitt at Acrobat skal vise dokumenter i modusen Forhåndsvis dokument før signering, informerer en dokumentmeldingslinje om det finnes dynamisk innhold for dokumentet. Når du er ferdig med å gjennomgå dokumentet, klikker du Signer dokument på dokumentmeldingslinjen for å fortsette. Velg et signaturutseende når du signerer et dokument. Velg et utseende i dialogboksen Signer dokument, og legg deretter til nødvendig informasjon, for eksempel hvor dokumentet skal signeres og årsaken til signering. Skriv inn et passord hvis den digitale IDen krever dette. Klikk Signer. Gi dokumentet et nytt navn slik at du kan endre den opprinnelige PDF-filen uten at signaturen blir ugyldig, og klikk Lagre. Når du legger til en digital signatur, bygger Acrobat inn et kryptert meldingssammendrag i PDF-filen. Acrobat bygger også inn detaljer fra sertifikatet, i tillegg til en versjon av dokumentet da det ble signert. 5 Distribuer sertifikatet. For at andre skal kunne verifisere din digitale ID, må de ha det offentlige sertifikatet fra din digitale ID. Du sender sertifikatet ved å velge Avansert > Sikkerhetsinnstillinger og deretter velge Digital IDer til venstre. Utvid listen, velg den digitale IDen du vil dele, og klikk Eksporter. Følg instruksjonene på skjermen for å sende sertifikatet som en FDF-fil via e-post eller lagre det med en annen filtype.