HÅNDBOK FOR FORELDREGRUPPA Det du trenger å vite når du deltar under produksjonen av Dansekarusellen Kulturskolen, Tromsø kommune

Transkript

1 HÅNDBOK FOR FORELDREGRUPPA Det du trenger å vite når du deltar under produksjonen av Dansekarusellen Kulturskolen, Tromsø kommune

2 Innhold 1. Foreldregruppas oppgaver i forkant av forestillingene side 2 2. Foreldregruppas oppgaver under forestillingene side 3 3. Mal for trafikkpolitilister med instrukser side 4 4. Mal arbeidsfordeling under forestillingene, vaktplan side 6 Side 1

3 Denne håndboken skal være et hjelpemiddel til foreldregruppa i forhold til de oppgavene gruppa har under dansekarusellen. Foreldregruppa bør bestå av fem eller seks personer. Leder og kontaktperson for foreldregruppa er produksjonskoordinator Dans på kulturskolen. Vedkomne innkaller til møter og er møteleder. Arbeidsoppgavene til foreldregruppa skal fordels jevnt på alle medlemmene i gruppa, dette bør gjøres allerede på første møte. Foreldregruppas oppgaver i forkant av forestilling Skaffe sponsorer til programmet. Eventuelt å ordne med sponsede t-skjorter til elevene. Hva Hvordan Hvorfor Skaffe sponsede premier og fruktkurver til lotteriet. En fruktkurv og ca. fire gaver til hver forestilling- om det er mulig. Medieplan. Bladet ITromsø, Nordlys, NRK Troms, osv. Prosjektkoordinator sørger for sponsorbrev med nødvendig informasjon. Foreldregruppa kontakter bedrifter og videresender sponsorbrevet. Det er lurt å benytte seg av eventuelle kontakter i næringslivet. Sponsoravtaler som inngås videreformidles til prosjektkoordinator. Kontakt ulike bedrifter og butikker med henvendelse om de ønsker å gi gaver til lotteriet. Giveren nevnes i programmet og får navnet på bedriften opplest under lotteriet. Foreldregruppa lager en medieplan over hvilke medier som skal kontaktes i forkant av forestilling og hvem som skal inviteres til premieren. Kulturskolens lærere utformer et skriv som forteller hva som er essensen i årets forestilling. Sponsorinntektene betaler i første omgang for program, plakat og blomster. Overstiger inntjeningen utgiftene går restene av pengene til andre utgifter ved produksjonen. Lotteriet er en lang tradisjon under dansekarusellen. Lotteriinntektene inngår i produksjonsbudsjettet. Kulturskolen ønsker mediedekning av sine produksjoner for å vise byens befolkning hva elever og lærere på kulturskolen jobber med. Side 2

4 Ordne med blomster- roser til elevene til premieren. Buketter til lærerne. iblomst på Stakkevollveien (vi har brukt dem de siste årene pga. god pris). Fordi det er hyggelig Skaffe konferansierer til forestillingene. Konferansieren skal ønske velkommen, introdusere forestillingen og stå for loddtrekningen. Konferansieren kan være tidligere elever, personer som er synlige i bybildet og lignende. En eller to personer. Foreldregruppas oppgaver under forestillingene Under forestillingene fordeler foreldregruppa vakter seg imellom. Det bør være to til tre personer tilstede under hver forestilling. På premieren må det være minimum fire representanter fra foreldregruppa. Holde trafikkpolitimøte. Hva Hvordan Hvorfor I forkant av forestillingene blir det avholdt et trafikkpolitimøte der de som stiller som trafikkpoliti kan få den informasjonen de trenger. Møtet inneholder også en omvisning i kulturhuset med informasjon om hvilke instruksjoner trafikkpolitiet skal gi elevene. Møtet gir rom for at foreldrene får silt de spørsmålene de behøver svar på. Det gir også de foreldrene som ikke har deltatt som trafikkpoliti før den nødvendige kunnskapen de trenger for å gjøre en god jobb. Kulturskolene er avhengige av sitt trafikkpoliti for å kunne gjennomføre en forestilling med det store antallet elever og de dimensjoner som Dansekarusellen er, smertefritt. Side 3

5 Ta tiden på forestillingen under generalprøven, å lage en skriftlig oversikt på hvor lang tid hver scene tar fra start til slutt. Lærerne på kulturskolen lager en skriftlig oversikt (ei grovskisse) over forestillingens gang- scene for scene og nevner de ulike gruppene som er med i scenene. Benytt en stoperklokke og ta nøyaktig tid på hver scene, start til slutt. Denne oversikten skal henge i garderobene og utenfor scenen og forteller trafikkpoliti og elever når de skal være på scenen på scenen. Program- og loddsalg under forestilling. Lærerne velger ut hvilke grupper som skal gjøre denne jobben. Foreldregruppa ordner salgsposer med vekslepenger og lodd/program. Leverer ut til elevene, samler inn og teller over pengene. Elevene skal ha beskjed om hvor de skal selge: - I trappen - Galleriet - I salen Det skal ikke selges ved hovedinngangen, vi ønsker å la publikum få komme ordentlig inn før de blir spurt om å kjøpe program. Det skal være et sett med poser til programsalget og et til loddsalget. Alle med hundre kroner i veksel. Etter forestillingen klargjør foreldregruppa posene for neste forestilling. Side 4

6 Mal for trafikkpolitilister med instrukser Sammen med listen over trafikkpoliti skal det være en klasseliste med navn og telefonnummer på elev og foresatte. Det er lærerens oppgave å påse at denne listen er fullstendig og riktig. TRAFIKKPOLITI: Navnet på forestillingen Gruppe: Lærer: Foresatte til eleven som er satt opp har vakt på det oppsatte tidspunkt. Trafikkpolitiet har ansvaret for hele gruppen under forestillingene. Hvis vakta ikke skulle passe kan dere bytte dere imellom, men si fra til meg om bytter så jeg får en oppdatert liste Dette er forslag til hvem som skal være trafikkpoliti under hvilke forestillinger. Det er mulig å sende mail til lærerne med ønske om dag før listene sendes ut. De som er med i foreldregruppen, har ikke denne oppgaven. Dette må gjøres: Gjør elevene klare før de skal på scenen- følge med på tiden på forestillingsoversikten. Sørg for at alle kostymer, hår og sminke er perfekt. Hjelp hverandre. Påse at alle har gått på do og at ingen har tyggegummi i munnen. Ingen elever skal spise eller drikke mens de er i kostymet. Sørg for minimalt med sukkerholdig drikke og mat under forestillinger. Påse at elevene er stille når de går i gangene bak scenen og spesielt når de oppholder seg i scenens stillesoner. Dette arbeidet kan være vanskelig for pappa, på grunn av at jentene skifter i felles garderober sammen med mange andre jenter. Jeg foreslår at pappa melder seg til andre oppgaver i familien eller bak scenen. Dato Forestillingstart Oppmøte trafikkpoliti Generalprøve Premiere Forestilling Forestilling Forestilling Oppmøte elever Elevens navn Side 5

7 Garderobeoversikt på kulturhuset: Lillescenen Verkstedet Garderober v. scenen Garderober v. scenen 1. etasje 2. etasje Navn på grupper. Navn på grupper. Navn på grupper. Navn på grupper. EKSEMPEL PÅ VAKTPLAN FORELDREGRUPPA DANSEKARUSELLEN Når dere setter denne planen så må dere se an hvem som skal se hvilken forestilling når. Skriv inn hvem som gjør hva slik at alle har oversikt over hva som gjøres- da unngår vi at ting ikke blir gjort eller at det blir gjort dobbelt opp. DATO HVEM TIDSROM MERKNAD Mandag Alle Trafikkpolitimøte kl. Tirsdag Alle Trafikkpolitimøte kl. Onsdag stykker (en tar tiden på forestillingen) Generalprøve Torsdag stykker Premiere Forestilling starter Fredag stykker Forestilling starter Lørdag forestilling Lørdag forestilling 2 stykker Forestilling starter stykker Forestilling starter Side 6