Møteinnkalling. Halden kommune. Utvalg: Hovedutvalg for administrasjon Møtested: Møterom 2, Storgt 7 - Wielgården Dato: Tidspunkt: 17:00

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Hovedutvalg for administrasjon Møtested: Møterom 2, Storgt 7 - Wielgården Dato: Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller til ps@halden.kommune.no. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 2016/22 PS 2016/23 PS 2016/24 PS 2016/25 RS 2016/8 Innhold U.off Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Muntlig orientering om lærlingeordningen i Halden kommune RS 2016/9 Økonomirapport juli /812 RS 2016/10 PS 2016/26 Strategisk kompetanseplan, Kommunalavdeling helse og omsorg, versjon; Sykefraværsstatistikk og rapporter for k.avdelingene pr. 2. kvartal / /2496 Side nr. Jan-Erik Erichsen utvalgsleder 2

3 PS 2016/22 Godkjenning av innkalling PS 2016/23 Godkjenning av saksliste PS 2016/24 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 2016/25 Referatsaker RS 2016/8 Muntlig orientering om lærlingeordningen i Halden kommune 3

4 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Iren Vestskogen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2016/ Kommunestyret 2016/ Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Hovedutvalg for administrasjon 2016/ Hovedutvalg for undervisning og oppvekst 2016/ Utsendte vedlegg 1 Fellesinntekter 2 NAV 3 Sentral/Felles 4 Undervisning og oppvekst 5 Kultur 6 Helse og omsorg 7 Teknisk 8 Oversikt pr.enhet Medsaksbehandlere <Kommunalsjefer Økonomikonsulenter> <Alle kommunalavdelinger Økonomiavdeling> <Tall og tekst til de respektive områder Bistand i økonomiarbeid> Økonomirapport pr.juli Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Pr. juli rapporteres det fremdeles om en skjør balanse og liten tallmessig forbedring siden forrige rapportering. Vi er inne i et krevende år for kommunen hvor vi i henhold til forpliktende plan, skal øke underskuddsinndekning til 20 mill.kr mot 10 mill.kr i Under ferieavviklingen er det alltid usikkerhet knyttet til økte utgifter til innleie, overtid og bruk av vikarer i helse- og omsorgsavdelingen. I tillegg er det utfordringer knyttet til barn som har vært under barneverntjenestens omsorg med omfattende bistandsbehov etter fylte 18 år. 4

5 Rådmannens innstilling: Saksutredning: Bakgrunn 1. Økonomirapporten tas til etterretning. Rådmannen arbeider videre med gjennomføring av tiltak for å sikre balansen i Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: X Økonomiske forhold Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet Betydning for eiendomsforhold IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Kommunestyret vedtok i sak 2015/ 154 budsjett for 2016: «..4. Rådmannen skal påse at rammer og vedtak følges opp og rapporterer månedlig sektorenes økonomi samt fremdrift på innsparinger og andre tiltak til formannskapet og kommunestyret» Rådmannen fremlegger med dette økonomirapporten pr. juli Rapporten viser et tallmessig mindreforbruk på ca. 0,33 mill. kr. Halden kommune har vært igjennom krevende omstillings- og endringsprosesser de siste årene. Et stort fokus på inntektsoptimalisering og på å holde kostnadsnivået nede har ført til driftsbalanse de siste to årene. Vi er inne i nok et krevende år hvor det er svært viktig å bygge videre på det gode grunnlaget vi har opparbeidet oss. Rådmannen har balanse som overordnet mål og forventet resultat for Balanse ved utgangen av året forutsetter et fortsatt stort fokus på systematisk arbeid for å sikre god økonomistyring, sunn økonomi og et handlingsrom for fremtiden. Prognose pr. Prognoseavvik Budsjett Tall i mkr juli pr. juli Fellesinntekter , ,14 2,60 Sentral/ Felles 100,05 102,35-2,30 NAV 57,30 57,14 0,16 Undervisning og oppvekst 610,74 610,94-0,19 Helse og omsorg 586,81 586,59 0,22 Teknisk 67,25 67,44-0,19 Kultur 41,37 41,35 0,02 Totalt 0,00-0,33 0,33 Fellesinntekter Skatteinntektene for 2016 er basert på departementets prognoser for nasjonal skatteinngang, samt Halden kommunes relative andel på 76,9 % av landsgjennomsnittet. Anslag på skatteinntekter for 5

6 kommunene ble i revidert nasjonalbudsjett økt med 700 mill. kr. og skattevekst på årsbasis er da anslått til 6,4 %. Som tidligere nevnt medfører dette en økt skatteinntekt i størrelsesorden 3-3,5 mill. kr. for Halden kommune. Disse er nå innarbeidet i prognosene og er i tråd Revidert nasjonalbudsjett. Tall for første halvår viser en vekst på 8,1 % sammenlignet med fjoråret, blant annet på grunn av at skatteøret i statsbudsjettet ble økt fra 11,35 til 11,80. Veksten så langt i år ligger foreløpig over anslaget i Revidert nasjonalbudsjett, men som presisert tidligere er det for tidlig å si noe sikkert om den samlede skatteinngangen for året, og det må opplyses om at skatteprognosene alltid vil være et stort usikkerhetsmoment. Rammetilskuddsprognosen for 2016 er i tråd med nivået som regjeringen anslo i vedtatt statsbudsjett for Prognosene er justert for reversering av skatteoppkreverreformen hvilket gir en økt prognose på rammetilskudd i forhold til budsjett på omkring 3 mill. kr i kommunens favør. Det er nå fattet vedtak knyttet til tidligere omtalt usikkerhet rundt budsjettert utbytte fra Østfold Energi. Denne reduksjonen, i størrelsesorden på 4,4 mill. kr., er også nå innarbeidet i prognosene. En lav rente resulterer i reduserte renteinntekter fra startlån, dette kompenseres samtidig av lavere renteutgifter på driftskonto. NAV Prognosen for juli viser et mindreforbruk som forrige måned. Det er imidlertid mange usikkerhetsmomenter, blant annet rundt utgifter og inntekter forbundet med bosettingen av flyktninger. Det blir gjort fortløpende vurderinger i prognosearbeidet for å få en god oversikt. Budsjettjusteringer blir gjort underveis. NAV- Halden vil rapportere på denne situasjonen hver måned. Flyktninger bosatt i 2015 er tatt med i beregningen. Det er også tatt hensyn til at NAV skal bosette til sammen 55 personer i 2016 i henhold til kommunestyrevedtak. Det er vanskelig å beregne eksakte inntekter og utgifter ved bosetting i 2016, dette henger sammen med antall personer som blir utsøkt til kommunen. Foreløpig melder UDI om at ankomstene i år har vært rekord lave. Sentraladministrasjon/ fellesfunksjoner Sentraladministrasjon og fellesfunksjoner rapporterer, pr. juli, om et merforbruk på ca. 2,3 mill. kr. Dette skyldes i hovedsak en feilbudsjettering av avskrivinger innenfor VAR-området som resulterer i en lavere kostnadskompensasjon enn budsjettert for kommunen. Helse og omsorg Kommunalavdelingen rapporter om en prognose i balanse. Det vil gjennom hele 2016 være nødvendig med stram kontroll med kostnadsnivå i alle enheter. Tiltak i henhold til budsjett 2016 er innarbeidet, men det knytter seg usikkerhet til enkelte poster som vil kreve særskilt fokus. Blant annet betyr dette at man har fokus på antall årsverk og behovet for vikarbruk ved fravær hos fast ansatte. Målet er å holde kostnadene nede, men samtidig ha klare strategier for å rekruttere og samt å beholde riktig kompetanse for å møte behovene hos brukerne. Undervisning Siden november 2015 har kommunalavdeling for undervisning, oppvekst og kultur en prosess for å tilpasse seg det politiske budsjettvedtaket som ble gjort 17. desember Arbeidet har vært todelt: Innsparinger i skole/sfo og nedleggelse av Tistedal barnehage. Kommunalavdeling, rektorene og de tillitsvalgte har samarbeidet tett vedrørende de økonomiske utfordringene kommunalavdelingen har innenfor skole/sfo. Målet med prosessen har vært tidlig involvering, åpenhet, samarbeid og dialog. Helt fra oppstarten av prosessen ble det knyttet en ekstern organisasjonspsykolog til arbeidet. Prosessen er sluttført og rapport om arbeidet er gitt som egen RS til HUO den Alle skolene i Halden har fått justert sin budsjettramme, forventet grunnskole- og SFO-kutt er dermed 6

7 fordelt. Så langt viser foreløpig prognose en skjør balanse. Rektor må opprettholde kontrollen på økonomi utviklingen og iverksette nødvendige tiltak der det er nødvendig. I forhold til varige SFO kutt kan endringer i vedtekter medføre noe mindre kostnader. Dette arbeidet er ikke sluttført. Prosessen har ikke ført til oppsigelse. Samtlige fast ansatte ved Tistedal barnehage er tilbudt nye stillinger fra august Plasseringer er i både barnehage og skole. 6 lærere har blitt overført til annen enhet etter søknad. 3 ansatte har fått innvilget etterlønn. Kultur Enheten rapporterer om en prognose i balanse. Avvik innenfor utgifter skyldes i hovedsak avregninger i forhold til leieutgifter knyttet til kirkelig administrasjon. Dette kompenseres av høyere inntekter enn budsjettert på Remmen svømmehall og Brygga kultursal. Teknisk Kommunalavdeling teknisk sin prognose for juli tilsier et merforbruk på ca. 0,2 mill. kr. og en liten forbedring siden forrige måned. Det rapporteres om tilnærmet lik balanse innenfor de fleste områder, med i hovedsak to unntak; eiendom og Rokke. Eiendom, isolert sett, presenterer pr. juli et negativt avvik på ca. 4,2. mill. kr. som i all hovedsak er knyttet til vedlikeholds- og driftsutgifter. Avviket dekkes til dels inn av en positiv årsprognose på Rokke avfallsanlegg tilsvarende 3,9 mill. kr. VAR Innenfor VAR-området rapporteres det totalt et negativt avvik på ca. 0,6 mill. kr. Dette er sammensatt av mindreforbruk på 3,7 mill. kr. på avløp som en følge av reduserte utgifter til bortkjøring av slam knyttet til omgjøring og oppdatering av renseanlegget. Mindreforbruk på ca. 0,6 mill. kr. på renovasjon og et negativt avvik på vannområdet tilsvarende 4,9 mill. kr. Sistnevnte i hovedsak som en følge av avregninger i forhold til avlesing av vannmålere og redusert sats for mange av abonnentene som følge av dette. Avviket på området Vann er noe bedre enn ved forrige rapportering som en følge av lavere avskrivninger en budsjettert. 7

8 Brutto lønnsutvikling Tabellen under viser forbruk på fast og variabel lønn under respektive kommunalavdelinger/- områder, og hvordan disse er forbrukt i forhold til periodisert budsjett, samt prognose. Artsgruppe 10 Lønn til fast ansatte, også tillegg som kveld, helg, natt og helligdag. Artsgruppe Variabel lønn som vikarutgifter, ekstrahjelp og overtid. Artsgruppe 70 Fast lønn vedlikehold. (hovedsakelig knyttet til fordelingskapitler) Omr. Artsgr. Artsgrp.navn Akk.regn Budsjett Prognose Sentral/felles inkl.nav Avvik årsprognose 10 Fastlønn Variabel lønn Undervisning og oppvekst 10 Fastlønn Variabel lønn Helse og omsorg 10 Fastlønn Variabel lønn Kultur 10 Fastlønn Variabel lønn Teknisk 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold Halden Kommune 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold Regnskap Budsjett Regnskap i fjor Tabellen over viser bruttolønnsutviklingen antall tusen kroner. Regnskapstall for juli er ca. 6,5 mill. kr lavere enn budsjett og ca. 1,2 mill. kr. lavere enn fjorårets regnskapstall. Samlet sett er vi hittil i år ca. 3,0 mill. kr. under budsjett, mens vi hittil i år har hatt 10,7 mill. kr. mer i lønnsutgifter enn vi hadde på samme tidspunkt i fjor. De økte utgiftene i forhold til fjoråret skyldes i hovedsak lønnsveksten. 8

9 Det må presiseres at periodiseringen ikke er 100 % nøyaktig ettersom den i hovedsak gjøres på et overordnet nivå. I tillegg vil lønnsbelastningen variere fra år til år når helligdager havner i ulike perioder. Økonomirapport HK, eks. VAR og Havn Periode 07/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Fellesinntekter -909, , ,14 2,60 Brutto lønn 716, , ,54-11,74 Refusjoner -34,57-58,13-57,21-0,92 Netto lønn 681, , ,33-12,66 Andre utgifter 417,65 741,56 774,16-32,60 Andre inntekter -243,98-514,70-557,68 42,98 Totalt -53, ,33 0,33 Likviditet Grafen viser saldo på konsernkonto og bruk av trekkrettigheten fra og hittil i år. Trekkrettigheten ble, i begynnelsen av 2015, økt fra 350 mill. kr til 450 mill. kr og denne er videreført i Økningen på 100 mill. kr. tilsvarer ca. en måned med lønnsutbetalinger. Hittil i år har gjennomsnittlig bruk av trekkrettighet vært 153,5 mill. kr, mens gjennomsnitt fra og frem til i dag er ca. 204 mill. kr. Likviditetsoversikten viser en forbedring i juli. Årsaken til den isolerte forbedringen i juli skyldes flere forhold. I forbindelse med løpende investeringer ble det foretatt et låneopptak i tillegg til at vi mottok både rammetilskudd og skatt. Summen av dette gjorde at likviditeten i en kort periode forbedret seg. Det er verdt å presisere at forventingene siste halvår i 2016 er fortsatt negative og at det ikke er vesentlige endringer i driftssituasjonen som tilsier en så vidt sterk forbedring av likviditeten. Finans Halden kommune har per juli 2016 et lånevolum på 1,99 mrd. kr. til eksterne långivere eksklusiv startlån og pensjonsforpliktelser. Andelen av gjeldsportefølje med bundet rente mer enn et år frem i tid utgjør 42,36 %. Gjennomsnittlig rentebindingstid for porteføljen er 4,01 år. Porteføljen har en relativt høy sikringsgrad, noe som innebærer at risikoen for en økt rentekostnad i nærmeste fremtid er mindre sammenlignet med portefølje med lavere sikringsgrad. Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Sett inn navn på den eller de som har dokumentert godkjenning av saken i ephorte eller slett denne linja> 9

10 10

11 Økonomirapport Fellesinntekter Periode 07/16 Regnskap hittil Årsbudsjett Årsprognose Avvik Rammetilskudd Skatt inntekt/formue Skjønnstilskudd Kompensasjonstilskudd Sum statstilskudd Eiendomsskatt "Verk og bruk" Eiendomsskatt "Annen fast eiendom" Sum eiendomsskatt Renter løpende lån Renter formidlingslån Renter driftskonto Andre finanskostnader Avdrag lån Sum finansutgifter Renter bankinnskudd Renter utlån Utbytte fra selskaper Sum finansinntekter Andre inntekter Sum motpost avskrivninger/ andre inntekter Underskuddsinndekning Avsetning til/ bruk av bundne fond Avsetning til/ bruk av disposisjonsfond Sum disposisjoner Sum fellesinntekter

12 NAV 07/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt Det jobbes fremdeles med å få en så eksakt prognose som mulig. Prognosen for juli viser et mindreforbruk som forrige måned. Det er imidlertid mange usikkerhetsmomenter, blant annet rundt utgifter og inntekter forbundet med bosettingen av flyktninger. Det blir gjort fortløpende vurderinger i prognosearbeidet for å få en god oversikt. Budsjettjusteringer blir gjort underveis. NAV- Halden vil rapportere på denne situasjonen hver måned. Flyktninger bosatt i 2015 er tatt med i beregningen. Det er også tatt hensyn til at NAV skal bosette til sammen 55 personer i 2016 i henhold til kommunestyrevedtak. Det er vanskelig å beregne eksakte inntekter og utgifter ved bosetting i 2016, dette henger sammen med antall personer som blir utsøkt til kommunen. Foreløpig melder UDI om at ankomstene i år har vært rekord lave. Bruttolønn Bruttolønn viser et merforbruk og årsak til dette er at både lønn til personer i introduksjonsordningen og kvalifiseringsprogrammet er justert. Dette har sammenheng med hvor mange som blir bosatt. Det blir søkt om tilskudd fra IMDI så snart alt det formelle er i orden. I prognosen er det denne gang justert for flere på introduksjonslønn. Dermed er også prognosen for økonomisk sosialhjelp justert ned. I desember 2015 ble «Prosjekt raskere bosetting» opprettet. Bemanningen ble styrket med 2 programveiledere og 1 prosjektleder. Prognosen for bruttolønn viser et merforbruk, men prosjekt «raskere bosetting» har lønnsutgifter som ikke er avsatt i budsjettet. Avsetning av integreringstilskuddet fra 2015 skal benyttes bl.a til dette formålet. Refusjoner Refusjon av sykepenger viser en økning ifht det budsjetterte, årsak er langtidssykmeldinger på 2 stillinger. Andre utgifter Antall brukere er stabilt og viser en nedgang i juli måned. Dette til tross for at NAV-Halden har tatt imot flere flyktninger. Utgifter til økonomisk sosialhjelp var denne måneden på under 4 mill. 12

13 Kommunale indikatorer i målekortet: Juli 2016 Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Antall som har mottatt økonomisk sosialhjelp. Antall langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp, og med sosialhjelp som hovedinntektskilde. Antall mottakere av økonomisk sosialhjelp under 25 år. Antall mottakere av økonomisk sosialhjelp som hovedinntektskilde med forsørgelsesplikt for barn under 18 år i husholdningen Antall deltakere i kvalifiseringsprogram I våre måltall har vi benyttet anvist perioden for juli remittering som er fra Langtidsmottakere er beregnet i perioden dvs 6 av de siste 12 måneder. Andre inntekter Våre inntekter er refusjon fra trygdeytelser, tilskudd fra IMDI ved bosetting av flyktninger og tilskudd til to prosjekter innenfor barnefattigdomsmidler. I tillegg er NAV-Halden tatt ut til å delta i et prosjekt for lavinntektsfamilier. Det er innvilget til dette prosjektet som starter opp i oktober. Det jobbes kontinuerlig både med tiltak overfor brukere og kontroll/forvaltningsmessige systemer. NAV Halden jobber målrettet med flere ulike grupper og mottakere av økonomisk sosialhjelp. Arbeid Først I samarbeid med Halden Arbeid og Vekst, driftes kommunale tiltaket «Arbeid Først». Tilbudet er først og fremst til unge sosialhjelpsmottagere som tilbys aktivitet fremfor passive ytelser. Tiltaket ble økt med antall brukere og teller nå 22 plasser. Det skal være en rask gjennomstrømning og de utfører kommunale oppgaver og flere av dem kommer ut i ordinært arbeid og eller utdanning. Flere personer som ikke møter, blir varslet om stans i sine sosialhjelpsytelser. Utgifter til dette tiltaket er basert på økonomisk sosialhjelp. Kvalifiseringsprogrammet. Det er nå 33 personer som har fått innvilget et opplegg gjennom kvalifiseringsprogrammet. Noen starter opp med praksis kommunen, men det private næringsliv er også viktige aktører. Etter endt arbeidstrening, er det flere som starter på et utdanningsløp. Mestring gjennom jobben Det er 22 personer i dette oppfølgingstiltaket som NAV mottar tilskuddsmidler til gjennom fylkesmannen i Østfold. 5 personer er i jobb, 7 er på tiltak og 8 på sosialhjelp. 2 har andre ytelser. Ved utgangen av juli måned kan det rapporteres om at 10 personer er ute av dette tiltaket. Det er gledelig å se at ved tett oppfølging skjer det gode resultater. 4 er avsluttet til jobb, 3 har startet studier, 2 er utredet ifht uføretrygd og 1 har flyttet. 13

14 Status bosetting. Det er bosatt 14 personer og NAV-Halden har fremskaffet boliger på det private leiemarkedet. Vi har takket ja til ytterligere 20 personer som skal bosettes så raskt som mulig. Av disse er det en familie som kommer som overføringsflyktninger i uke 41, bestående av 5 personer. I tillegg er det gitt positivt svar til ytterligere to familier som til sammen teller 7 personer. familie på 3 personer, og en annen familie på 4 personer kommer så raskt vi har funnet bolig. De andre som har søkt Halden som bostedskommune er i hovedsak enslig menn. Vi har dialog med IMDI fortløpende for å få bosatt og fullført kvoten på 55 personer innen utgangen Prosjekt «Raskere bosetting» Alle som bosettes og som skal delta i introduksjons programmet kartlegges av programrådgivere. Det er et stort fokus på norskopplæring og arbeid. Målet er at det skal ta maks 2 mnd fra bosetting til de er aktive i sitt program. Det er også kommet 26 personer hittil i år på familiegjenforening. Barna i disse familiene er søkt inn både til barnehage og skole. I samarbeid med Halden kommunale kompetansesenter, er det nå inngått avtale om tre dagers undervisning og to dagers praksis. Tidligere var det slik at det ble utført praksis på halve dager. Det er ikke gunstig ifht å delta i arbeidslivet. Det er etablert språkpraksisplasser både i kommunen og det private næringsliv. Arbeidet må intensiveres høsten

15 Sentraladministrasjon/ fellesfunksjoner Periode 07/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Sentraladministrasjonen og fellesfunksjonene rapporterer et merforbruk på 2,3 mill.kr. Brutto lønn Brutto lønn viser et mindreforbruk på 0,3 mill.kr. Refusjoner Refusjoner viser et mindreforbruk på 0,56 mill. kr. Refusjoner blir på sentral/felles lagt på et ansvar i budsjettet. Sykefraværet har gått noe ned siden fra samme perioden i fjor, fra 4,3% til 3,1%. Det er vanskelig å gi sikre prognoser, og prognostisert nivå beholdes inntil videre. Netto lønn Netto lønn viser et positivt avvik på ca. 0,3 mill. kr. Andre utgifter Prognosen på andre utgifter viser et merforbruk på ca. 3,7 mill. kr. Dette skyldes i hovedsak at er det er prognostisert med kostnader i forbindelse med kommunereformarbeid, oppjustert prognose på forsikringsutgifter og høyere momskompensasjon enn budsjettert, noe som går mot momskompensasjonen under andre inntekter. Andre inntekter Andre inntekter viser en prognose som er 1,1 mill. kr høyere enn budsjettert og er i hovedsak knyttet til fordelte utgifter til kommunalteknikk, momskompensasjon og refusjon fra Fagforbundet for frikjøp etter foreningens vedtekter samt ikke-budsjetterte tilskudd fra NAV til bruk av bedriftshelsetjenester. Feilbudsjettering av avskrivinger innenfor VAR-området resulterer i en lavere kostnadskompensasjon enn budsjettert for kommunen, dette påvirker andre inntekter negativt sett opp mot forrige rapportering. Tiltak Det jobbes med tiltak for å redusere avviket innenfor området Sentraladministrasjon/fellesfunksjoner. 15

16 Undervisning og Oppvekst Periode 07/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt Kommunalavdelingen for undervisning og oppvekst viser til et merforbruk på 0,2 mkr. Barnevernet har utfordringer med økte kostnader på grunn av økt antall plasseringer og meldinger. Innsparingen i skolesektoren har ikke den samme progresjonen som forventet. Både barnevern og skolesektoren vil bli fulgt særskilt opp. Den enkelte enhetsleder har hatt stort fokus på å tilpasse tjenestetilbud i tråd med justert fordeling. Brutto lønn Samlet viser kommunalavdeling et merforbruk på lønn, mye av dette er relatert til økte lønnsutgifter ved HKK i anledning økt andel flyktninger med påfølgende økt rett til undervisning og gjennomføringen av tiltak vedtatt i budsjett Mye av dette må sees i sammenheng med økte inntekter. Skolene generelt skal ha en liten reduksjon i lønnskostnader for høsten, sammenlignet med våren, dette gjennom naturlig avgang og omstillinger som ikke er erstattet. Det kontrolleres nå for etterlønnsavtaler og rett føring. Refusjoner Beregnet refusjon for sykelønn er høyere enn dagens sykefravær. Enhetene jobber for et større nærvær, noe som vil gi mindre sykelønnsrefusjon. Dette er en ønsket utvikling med hensyn til arbeidsmiljø og den enkelte arbeidstaker. Samtidig en utfordring med å avvikle allerede aktiviserte tiltak hurtig nok. Netto lønn Kommunalavdelingen har et merforbruk på netto lønn på 15 mill. Dette må sees i sammenheng med økte inntekter. Andre utgifter Mesteparten av merforbruket er økte kostnader i barnevernet for barn plassert utenfor hjemmet. Andel plasseringer har økt, og i første halvår 2016 hadde barnevernet 5 akuttplasseringer. De melder også økt antall meldinger og om flere saker for fylkesnemnd og tingrett. Andre inntekter 16

17 De økte inntektene opp mot budsjett er økte inntekter til gjesteelever, tilskudd fra IMDI og refusjoner fra BUFDIR. Disse inntektene må sees opp mot andre utgifter kommunen har. Fordelingen av integreringstilskuddet vil bli synliggjort i tertialrapporten Det er også noe økte inntekter til skolene i forbindelse med gjesteelever, som må sees opp i mot økte kostnader på lønn og andre utgifter. Barnehagene melder om mindre inntekt grunnet nedgang i brukerbetaling, dette skyldes at flere foreldre har fått innvilget redusert betaling pga lav inntekt. Sum område Alle skolene i Halden har fått justert sin budsjettramme, forventet grunnskole- og SFO-kutt er realisert. Så langt viser foreløpig prognose at et fåtall av skolene ikke har mestret nedskjæringene. Dette vil fortsatt gis særskilt oppmerksomhet og rektor må iverksette nødvendige tiltak der det er nødvendig. I forhold til varige SFO kutt kan endringer i vedtekter medføre noe mindre kostnader. Dette arbeidet er ikke sluttført. Tiltak for å dekke inn avvik Det er gjennom året lagt opp til en svært restriktiv ressursbruk innen alle enhetene. HKK er gitt særskilt bistand med økonomikontrollen. HKK er i gang med en snuoperasjon nå som innebærer endring av måten å drifte på for å komme i balanse. En sammenkobling av obligatorisk 50 timers samfunnsfag og norskopplæringen kan mulig gi en innsparing på inntil kroner Barneverntjenesten har flere utfordringer, flere barn får ikke lovpålagt oppfølging og utgiftene økes. Forvaltningsrevisjon er iverksatt og det vil i tillegg være behov for en konstruktiv gjennomgang av det totale regnskapet. Videre bør det vurderes om oppgaver relatert til barn plassert i fosterhjem i Halden og hvor Halden kommune har tilsynsansvar blir overført kommunalavdelingen for oppfølging. Dette for å sikre en bedre gjennomføring av lovbestemt oppfølging med påfølgende refusjonskrav til andre kommuner. Prestebakke skole har hatt særdeles store kostnader til den ordinære driften, og de administrative endringer som er gjort fra august 2016 vil på sikt redusere kostnadene. I tillegg vil kommunalavdelingen gjennomgå regnskapene til Hjortsberg og Gimle skole for å se om det er mulig å få til ønsket innsparing. 17

18 Kultur Periode 07/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Enheten rapporterer med et lite mindreforbruk. Brutto lønn: Positivt avvik på om lag 0,3 mkr. Refusjoner: Mer fravær enn budsjettert, enheten jobber aktivt med nærvær. Netto lønn: Samme som bruttolønn. Andre utgifter: Avviket skyldes høye leiekostnader knyttet til kirkeligadministrasjons lokaler og utgifter ifbm brygga kultursal. Videre er driftstøtte til Frivilligsentralen for 2015 utbetalt samtidig med driftstøtten for Dette medfører et negativt avvik på om lag 0,1 mkr. Forøvrig er driftsutgifter knyttet til renhold ved kulturskole og bibliotek høyere enn budsjett og representerer et negativt avvik på om lag 0,2 mkr. Andre inntekter: Høyere inntekter ved Brygga kultursal. Det vil gjennom året være knyttet en viss usikkerhet til inntektene, da med tanke på Brygga Kultursal. Så langt i 2016 rapporter kultursalen om at det til nå er en omsetning på Prognosen for billettinntekter er justert til om lag 6 mkr med bakgrunn i utviklingen av billettsalg. Inntekter ved remmen svømmehall er også noe høyere enn budsjett. Sum område: Enheten går i balanse. Tiltak for å dekke inn avvik: 18

19 Kommunalavdeling Helse og omsorg Periode 07/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Kommunalavdelingen rapporterer en prognose i balanse. Rådmannen understreker at prognosen fortsatt er forbundet med usikkerhet. Dette vil det redegjøres spesifikt og nærmere for under hvert hovedpunkt. Brutto lønn: Bruttolønn viser pr. juli en årsprognose med et avvik på kr -19` for Kommunalavdelingen er en personelltung sektor hvor 90 % av netto ramme utgjør lønnskostnader. Usikre forhold knyttet til brutto lønn: Prognosen er forbundet med betydelig grad av usikkerhet da sektoren har en svært kompleks drift 24 timer i døgnet, 365 dager i året. Hvordan 2016 vil utvikle seg med antall brukere, pleietyngde hos eksisterende og nye brukere, samt øvrige rettighetsfestede tjenester som skal ytes, er forbundet med usikkerhet. Alle nevnte faktorer har innvirkning på behovet for antall hender i drift. Det er i 2016, som i 2015, sterkt fokus på antall årsverk, behovet for å besette stillinger, samt behovet for vikarbruk ved fravær hos fast ansatte. Samtidig må kommunalavdelingen ha klare strategier for å rekruttere og beholde riktig kompetanse for å møte behovene hos brukerne. Ferieavvikling under hovedferien og lønnsoppgjør er nærliggende usikkerhetsposter som vil bli avklart utover høsten. Refusjoner: Kommunalavdelingen prognoserer foreløpig med et avvik på 229`. Det foretas løpende vurderinger i forhold til utviklingen av sykefraværet i kommunen og endringer i refusjoner vil forekomme. Netto lønn: Netto lønn prognoseres på bakgrunn av ovennevnte med et negativt avvik på totalt kr 248`. Andre utgifter: Det prognoseres et merforbruk på kr ` Årsaken til økningen skyldes i det vesentligste følgende forhold: 1) 4,5` vedrører utvidet bemanning rundt enkeltbruker som vil omfattes av statlig refusjonsordning. 2) 3,0` kjøp fra byrå pga. manglende sykepleierdekning. 19

20 3) 2,5` økt bemanning driftsavtale private ved en enkeltbruker. 4) 2,5` kjøp av tjenester/ avlastning til ressurskrevende brukere ut over budsjett. Usikre forhold knyttet til «andre utgifter»: Det vil alltid foreligge en usikkerhet knyttet til ressursinnsats ved endringer i brukere og pasienters helsetilstand, nye tjenester som må iverksettes raskt, samt andre uforutsette hendelser. Kommunen skal være beredt på å ta imot de brukere som til enhver tid har behov for våre tjenester. Dette representerer en vesentlig utfordring i prognosearbeidet helt inn til året er omme. For tiden er det stor utfordringer ved besetting av sykepleiere og dette gir økte bemanningsutgifter fra byrå. I tillegg har det kommet brukere med nytt eller økt bistandsbehov som det har vært nødvendig å kjøpe avlastningstjenester/ andre tjenester fra eksterne leverandører. Andre inntekter: Inntektene viser en merinntekt utover budsjett med kr `. Dette skyldes i det vesentligste følgende forhold: 1) 8,2,` økning ved inntektsoptimalisering rundt statlig refusjonsordning 2) 2,2,` høyere pensjonærenes egenbetaling, basert på ) 3,4` i økt inntekt fra staten relatert til refusjonsordninger. 4) -2,5` Avvist krav fra annen kommune, saken under behandling hos juridisk. Usikre forhold knyttet til «andre inntekter»: Antall brukere med statsfinansiert spesialtiltak vil kunne endre seg gjennom 2016 og vil påvirke inntektsgrunnlaget tilsvarende. Utbetalingen fra Helsedirektoratet for ressurskrevende brukere er bokført i juli og er i tråd med det grunnlaget kommunalavdelingen har utarbeidet. For øvrig arbeider rådmannen kontinuerlig med inntektsoptimaliserende tiltak, samt har fokus på å søke relevante statlige tilskudd. Dette er et arbeid som pågår kontinuerlig og som vil påvirke inntektssiden ytterligere. Endringer vil fortløpende bli tatt med i prognosearbeidet og den månedlige rapporteringen. Nærmere om tiltak for å redusere kostnadsnivået: Det vil gjennom hele 2016 være nødvendig med stram kontroll med kostnadsnivå i alle enheter. Tiltak i henhold til budsjett 2016 er innarbeidet, men det knytter seg usikkerhet til enkelte poster som vil kreve særskilt fokus, jf. det som er skrevet over i forhold til bruttolønn. 20

21 Teknisk 'Periode 07/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt Rammen for 2016 er på 67, 2 mill. kr. Dette medfører en fortsatt stram linje og det vil heller ikke i 2016 være rom for vedlikeholdsarbeid utover det som er pålagt og absolutte strakstiltak. Økonomirapport pr. juli tilsier et merforbruk på ca. 0,2 mill. kr. Det rapporteres om tilsvarende balanse på de fleste områder, med i hovedsak to unntak; eiendom og Rokke. Eiendom, isolert sett, presenterer pr. juli et negativt avvik på ca. 4,2. mill. kr. 3,2 mill. kr. av disse er knyttet til «andre utgifter»/ vedlikehold. Avviket dekkes til dels inn av en positiv årsprognose på Rokke avfallsanlegg tilsvarende 3,9 mill. kr. Miljø- og landbruk leverer et positivt prognoseavik på 0,2 mill. kr. Positivt avvik innenfor bruttolønn pr. juli tilskrives små, positive avvik på bruttolønn ved flere enheter. Brutto lønn Avvik i bruttolønn pr. juli 2016 tilsvarende 1,6 mill. kr. I hovedsak skyldes dette mindre positive avvik ved flere enheter; i hovedsak Rokke, kommunale bryggeplasser, Miljø- og landbruk samt parkeringskontoret. Sektoren totalt viderefører en meget nøktern bemanning i flere avdelinger. To nye enhetsledere har sin oppstart i august Dette er ivaretatt i prognosen. I september tiltrer også ny prosjektleder i Eiendomsavdelingen. Denne stillingen vil belastes pågående og fremtidige investeringsprosjekter for å møte arbeidsmengden på området. Refusjoner Foreløpig et prognoseavvik på ca ,-. Refusjon sykepenger føres som inntekt. Sektoren har som mål å redusere sykefraværet ytterligere. Sykefraværet i teknisk sektor for 1.kvartal 2016 lå på 5,1 % og er 0,2 % bedre enn for samme periode i Endelige tall pr 2. kvartal tilsier et fravær på 6,6 %. Dette er en økning i forhold til 1.kvartal og 0,4 % høyere enn for samme periode i Netto lønn Positiv nettolønnsprognose pr. juli på 2,2 mill. kr. Viser til kommentarer over. 21

22 Andre utgifter Prognose pr. juli tilsvarer et merforbruk i andre utgifter på tilsvarende 7,9 mill. kr. Avviket er i all hovedsak knyttet til eiendomsavdelingen, men også andre avdelinger rapporterer om negative avvik. Utgiftsprognosene for vedlikehold på eiendom er økt utover budsjettets opprinnelige rammer og er en del av sektorens totale prognose pr. juli. Andre utgifter utvalgte områder: «Andre utgifter» Budsjett 2016 Prognose 2016 Avvik Eiendom Veier og gater forv Parkering Brann Drift gater og veier Andre inntekter Prognosen «andre inntekter» pr. juli tilsier et positivt avvik på ca. 5,9 mill. kr. Størst er det positive avviket på Rokke avfallsplass som en følge av stor aktivitet på området. Andre inntekter utvalgte områder; «Andre inntekter» Budsjett 2016 Prognose 2016 Avvik Eiendom Rokke Plan Brann Småbåthavn Parkering Sum område Økonomirapport pr juli tilsier et prognostisert merforbruk tilsvarende 0,2 mill. kr. Viser til kommentarer over vedrørende usikkerhetsmomenter i prognosen. I prognosen er det for høsten lagt inn kostnader utover budsjett for vedlikehold eiendom. Videre er det lagt inn kostnader for utførelse av nødvendige arbeider etter lekeplasskontroll ved skoler og barnehager. Dette er midler det i utgangspunktet ikke er budsjettert med i teknisk sektor Tiltak For sektorens bevilgningsområder ellers opereres det med svært stramme rammer og ingen buffere. Vedlikehold av kommunens bygninger, veier og gater er på et minimum og det er utfordrende å møte de krav og forventninger som stilles både fra kommunens egne enheter og befolkningen ellers. Avvik forsøkes håndtert innenfor sektorens områder. 22

23 VAR 'Periode 07/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt Innenfor VAR-området rapporteres det totalt et negativt avvik på ca. 0,6 mill. kr. Dette er sammensatt av mindreforbruk på 3,7 mill. kr. på avløp som en følge av reduserte utgifter til bortkjøring av slam knyttet til omgjøring og oppdatering av renseanlegget. Mindreforbruk på ca. 0,6 mill. kr. på renovasjon og et negativt avvik på vannområdet tilsvarende 4,9 mill. kr. Sistnevnte i hovedsak som en følge av avregninger i forhold til avlesing av vannmålere og redusert sats for mange av abonnentene som følge av dette. Avviket på området Vann er noe bedre enn ved forrige rapportering som en følge av lavere avskrivninger en budsjettert. Utviklingen i 2016 og fondsutviklingen på området vil legge grunnlag for eventuelle justeringer av gebyrsatser for Oversikt under viser en prognose på fondsutvikling innenfor VAR-området med nåværende prognoser. Fondsutvikling VAR Vann Avløp Renovasjon Saldo Prognose Prognose fond Samlet er det stor aktivitet på både vann og avløp når det gjelder drift. Aktiviteten og fremdriften innenfor investeringsområdene i 2016 vil ha stor påvirkning på kapitalkostnadene, avhengig av hvor store verdier som aktiveres. Renteutviklingen påvirker også området. 23

24 Regnskap pr. Budsjett Prognose Avvik Enhet juli pr. juli Fellesinntekter NAV Rådmannen IT Fellesfunksjoner Økonomi & plan Personal & Organisasjon Sum Sentral/ Felles Kulturadministrasjon Ungdomstilbud Remmen/Kultursal Tilskudd Bibliotek/Kulturskole/Frivilligsentral Sum Kultur & idrett Teknisk Forvaltning Miljø og Landbruk Plan Brann Rokke avfallsanlegg Teknisk Drift Kommunale bryggeplasser Kommunalsjef Teknisk Sum Teknisk Felles grunnskoletjenester Tistedal Skole Berg skole Folkvang skole Gimle skole Hjortsberg skole Låby skole Os skole Prestebakke skole Idd skole Risum skole Rødsberg skole Strupe skole Halden kompetansesenter PPT Barnehagene felles/private Bergknatten barnehage Bjørklund barnehage Karrestad barnehage Stangeløkka barnehage Tistedal barnehage Brekkerød barnehage Isebakke barnehage Familiens hus administrasjon Barneverntjenesten Helsesøstertjenesten Sum Undervisning og oppvekst Helse og omsorg Sykehjem Hjemmebaserte tjenester Basistjenester Koordinerende fellestjenester Sum Helse og omsorg T O T A L T Vann Avløp Renovasjon Feiervesen Havn VAR og Havn

25 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Mette Sörvik Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester 2016/ Hovedutvalg for administrasjon 2016/ Utsendte vedlegg 1. Strategisk kompetanseplan for Kommunalavdeling helse og omsorg, versjon Medsaksbehandlere Veronica Aam Halvard Bø Inger Olsen Heidi Karlsen Merete Tangen Marianne Horgen Linda S Bakstad Sissel B Lund Anita Skagen Gina A Brekke konst. kommunalsjef enhetsleder enhetsleder fag- og kvalitetsrådgiver enhetsleder enhetsleder enhetsleder enhetsleder fagleder spesialkonsulent leder av Kompetanseforum medlem av Kompetanseforum medlem av Kompetanseforum medlem av Kompetanseforum medlem av Kompetanseforum medlem av Kompetanseforum medlem av Kompetanseforum medlem av Kompetanseforum medlem av Kompetanseforum medlem av Kompetanseforum Strategisk kompetanseplan for Kommunalavdeling helse og omsorg, Halden kommune, versjon Sammendrag av saken: Etter mandat fra kommunalsjefen ble det våren 2011 startet arbeid med en strategisk kompetanseplan for Kommunalavdeling helse og omsorg, med forankring i kommunens overordnede planverk og arbeidsgiverpolitikk. Arbeidet ble knyttet opp mot KS sitt nettverk for strategisk kompetanseplanlegging, med nettverkssamlinger i årene Planen ble presentert i HHO i møte Informasjon om planen ble på nytt gitt i HHO-møte (RS 2015/16). Overordnet strategisk kompetanseplan er nå revidert. Vedlagt forslag til rullert plan ble drøftet med arbeidstakerrepresentantene/htv i sektormøte den 4. mai Kommunalavdelingens arbeid for å sørge for riktig og god kompetanse hos ansatte: Kommunalavdeling helse og omsorg har etablert et Kompetanseforum med kommunalsjef som leder og med deltakelse av enhetsledere, ansatte i stab, fag- og kvalitetsrådgiver og fagleder i personalavdelingen. Mandatet handler om å levendegjøre kompetanseplanen ved å utarbeide årlige handlingsplaner, og forankre kommunalavdelingens strategier på overordnet nivå. Kommunalavdelingen viderefører arbeidet i tråd med den strategiske planens målsetninger om planmessig arbeid med kompetanse for å sikre kvalitet og forsvarlighet i tjenestene. 25

26 Faglige utfordringer preger den praktiske hverdagen ute i drift. Stramme økonomiske rammer begrenser handlefriheten også på dette området, men en er likevel opptatt av å arbeide planmessig og strukturert med rekruttering, kompetanseheving og i arbeidet med å beholde kompetent fagpersonell. Enhetene har ulike oppgaver og ansvar som krever ulik kompetanse. Hver enkelt enhet har derfor utarbeidet egen kompetanseplan som gjenspeiler disse kompetansebehovene. Enhetsvise kompetanseplaner med konkrete handlingsplaner er forankret i den overordnede kompetanseplanen og handlingsplan. I handlingsplanen skisseres overordnede strategier med tiltak og bruk av metoder. Ansvarlige er utpekt og tidsrom er estimert. Planen inneholder også en mer detaljert identifisering av innsatsområder i 2016, ut fra analyse av aktuelle problemstillinger. Planen gir en god plattform for kommunalavdelingen å bygge opp kompetansebeholdningen og nyttiggjøre seg kunnskap på en effektiv måte. Delplan med rekrutteringsstrategier for sykepleiere er under utarbeidelse. Rekrutteringsstrategien tar utgangspunkt i den strategiske kompetanseplanen og i samarbeidet med Norsk sykepleieforbund. Vedlagt følger overordnet strategis kompetanseplan til orientering. Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Sett inn navn på den eller de som eventuelt har dokumentert godkjenning av saken i ephorte eller stryk denne linja> 26

27 Strategisk kompetanseplan for Kommunalavdeling helse og omsorg Halden kommune Versjon:

28 Strategisk kompetanseplan Utarbeidet av Prosjekt Strategisk kompetanseplan Helse og omsorg Dato Godkjent av Kommunalsjef Dato Godkjent Hovedutvalget for helse og omsorg Dato Rullert 1.gang Kompetanseforum Dato Rullert 2.gang Dato Rullert 3.gang Dato Rullert 4.gang Dato 28

29 Strategisk kompetanseplan Innhold 1 FORANKRING, VISJONER OG OVERORDNEDE MÅL Forankring Visjoner Overordnede mål SENTRALE OG LOKALE FØRINGER Lovverk Føringer fra sentrale myndigheter Hovedavtalen/hovedtariffavtalen Lokale føringer Demografiske data HVA INNGÅR I BEGREPET KOMPETANSE Definisjon av kompetanse Kompetanse i Kommunalavdeling helse og omsorg i Halden kommune FRAMTIDENS KOMPETANSEBEHOV ANALYSE AV KAPASITET OG KVALITET Kompetansebeholdning SWOT - analyse Kompetansebehov Prioriterte kompetansesatsningsområder STRATEGIER OG TILTAK FOR Å ANSKAFFE, UTVIKLE OG MOBILISERE KOMPETANSE Overordnede strategier Handlingsplan Økonomiske rammebetingelser IMPLEMENTERING OG EVALUERING AV KOMPETANSETILTAKENE Implementering og evaluering VEDLEGG (OPPLÆRINGSPLAN MED MER) LITTERATURLISTE REFERANSER

30 Strategisk kompetanseplan Forord Etter mandat fra kommunalsjefen ble det våren 2011 startet et arbeid med en strategisk kompetanseplan for kommunalavdeling Helse- og omsorg. Planen ble forankret i kommunens overordnede planverk og ble presentert første gang for HHO i møte Planen er rullert i 2016 og ny handlingsplan for perioden et utarbeidet. Kommunalavdelingen viderefører arbeidet i tråd med den strategiske planens målsettinger om planmessig arbeid med kompetanse for å sikre kvalitet og forsvarlighet i tjenestene. Intensjon med planen er å møte utfordringene og legge en fremtidsrettet plan for hvordan rekruttere og beholde kompetanse som samsvarer med nåværende og fremtidige behov. Et viktig tiltak var å etablere Kompetanseforum kommunalsjefens månedlige møte der rådgivere, enhetsledere, personalavdelingens representant med flere legger planer og samordner tiltak. Mandatet handler om å levendegjøre planen ved å utarbeide årlige handlingsplaner og arbeide fortløpende med kompetansehevende og rekrutterende tiltak. Dette krever kontinuerlig ressursinnsats i driften, og hver enhet utarbeider årlige handlingsplaner. Faglige utfordringer preger den praktiske hverdagen ute i drift. Stramme økonomiske rammer begrenser handlefriheten også på dette området, men en er likevel opptatt av å arbeide planmessig og strukturert med kompetanse, - både når det gjelder kompetanseheving av ansatte, samt rekruttere og beholde rett fagpersonell. Kommunens helse- og omsorgstjenester har økende utfordringer når det gjelder demografisk utvikling. Det blir flere eldre, mange med flere diagnoser, flere med komplekse kroniske lidelser og livsstilssykdommer, og flere med sykdom i forhold til psykisk helse- og rus. Samhandlingsreformen (St. meld. 47) og ny kommunereform forutsetter at stadig flere og mer kompliserte oppgaver overføres til kommunen. Halden kommune har en høyere andel ufaglærte i våre tjenester enn landsgjennomsnittet, og det er utfordrende å rekruttere tilstrekkelig høyskoleutdannet personell. Det er stor konkurranse i arbeidsmarkedet, og å rekruttere og beholde nødvendig fagkompetanse er en krevende oppgave. Disse utfordringene er satt på dagsorden, både i strategisk kompetanseplan og i kommunalavdelingens Kompetanseforum. Halden kommunes kommunalavdeling Helse- og omsorg ønsker å være en lærende organisasjon, hvor refleksjon og læring i og over praksis blir vektlagt. Myndiggjorte medarbeidere og gode læringsprosesser som vokser nedenfra i organisasjonen er satsningsområder det ønskes å ha fokus på. Kommunalavdeling Helse- og omsorg ønsker et tett samarbeid med utdanningsinstitusjoner for å fremme fremtidig ønsket kompetanse. Gjennom deltakelse i høgskolens fagråd for bachelor- og masterutdanning, sikres det at det utdannes helse- og sosialarbeidere i tråd med tjenestenes behov for kompetanse. Kommunalavdelingen deltar også i Advisory Board - en arena der kommune, sykehus og høgskole samarbeider om overordnede strategier for å harmonisere høgskolens utdanningstilbud med arbeidslivets behov. Kommunen har representanter som deltar i forskergrupper på HIØ, for å styrke tjenesten og øke kompetansen. Side 4 30

31 Strategisk kompetanseplan Med strategisk kompetanseplan, ny handlingsplan for perioden , arbeid i Kompetanseforum og i andre samarbeidsfora har kommunalavdelingen fullt fokus på kompetanse for å utvikle fremtidens helse- og omsorgstjenester. Side 5 31

32 Strategisk kompetanseplan 1 Forankring, visjoner og overordnede mål 1.1 Forankring Kompetanseplanen er forankret både i Halden kommunes overordnede kompetanseplan og i helse- og omsorgsplanen. Begge har vært behandlet og vedtatt av politisk nivå. Arbeidet med første utgave av planen i 2012 var prosjektorganisert, med deltakelse i KS sitt nettverk for strategisk kompetanseplanlegging. De ansattes organisasjoner deltok inn i prosessen gjennom styringsgruppearbeid. I 2016 er planen rullert etter prosesser i kommunalavdelingens Kompetanseforum. Utarbeidelse av ny handlingsplan tar utgangspunkt i enhetenes handlingsplaner. 1.2 Visjoner Kommunalavdeling helse- og omsorg ønsker å være en lærende organisasjon der refleksjon over praksis og læring på den enkelte arbeidsplass blir vektlagt. En ønsker å legge innhold til begrepet myndiggjorte medarbeidere, og satse på læringsprosesser som vokser nedenfra i organisasjonen. På det kliniske feltet skal målet være kunnskapsbasert praksis det vil si en praksis basert på forskningsbasert kunnskap, erfaringsbasert kunnskap og på pasientens ønsker og behov i en gitt situasjon. En slik satsning krever ressursinnsats og forankring, men vil kunne gi effekter i form av styrket fag og kompetanseutvikling og opplevelse av kvalitet. Videre vil det kunne bidra til å lette rekrutteringen og gi kommunen et godt omdømme som arbeidsgiver. 1.3 Overordnede mål Målet er at Halden kommune har en strategisk plan for kompetansestyring som skal sikre dagens og fremtidens behov, og via dette sørge for kvalitet i tjenestene, effektiv ressursutnyttelse og godt omdømme som en attraktiv arbeidsplass Ledere får nødvendig verktøy for å kartlegge kompetanse, planlegge, tilrettelegge og gjennomføre kompetanseutvikling, og samtidig sikres trygghet i egen rolle gjennom fokus på lederutvikling Side 6 32

33 Strategisk kompetanseplan Ansatte får styrket egen kompetanse i forhold til de oppgaver som skal løses, og opplever å arbeide i en organisasjon med fokus på fag, etikk, refleksjon og læring Brukerne får et kvalitetsmessig godt og trygt tilbud med kvalifisert personell til å utføre tjenestene Side 7 33

34 Strategisk kompetanseplan 2 Sentrale og lokale føringer 2.1 Lovverk Autorisasjonsordningen etter helsepersonellovens 48 første ledd omfatter 29 yrkesgrupper i det norske helsevesenet. Herunder sykepleiere, vernepleiere, helsefagarbeidere, hjelpepleiere og omsorgsarbeidere. For å kunne arbeide i et av disse yrkene må man ha profesjonsgodkjenning (autorisasjon eller lisens). Med autorisasjon følger et selvstendig og personlig ansvar for å utføre arbeidsoppgavene på faglig forsvarlig måte. Alt helsepersonell har et personlig ansvar for å holde seg faglig oppdatert, og til å avstå fra å gi helsehjelp på områder som en ikke behersker eller ikke er kompetent til. I slike tilfelle skal man henvise til en som har den nødvendige kompetansen. Lov om helsepersonell har kun én paragraf som indirekte omhandler kompetanse, nemlig 4 om forsvarlighet hvor det står at helsepersonell skal utføre sitt arbeid i samsvar med de krav til faglig forsvarlighet og omsorgsfull hjelp som kan forventes ut fra helsepersonellets kvalifikasjoner, arbeidets karakter og situasjonen for øvrig. I Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester, med ikrafttredelse 1.januar 2016, omtales kommunenes plikter i forhold til dette. Således heter det i kapittelet om krav til forsvarlighet, pasientsikkerhet og kvalitet i 4-1 Helse- og omsorgstjenester som tilbys eller ytes etter loven her skal være forsvarlige. Kommunen skal tilrettelegge tjenestene slik at:.. c. helse- og omsorgstjenesten og personell som utfører tjenestene blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter og d. tilstrekkelig fagkompetanse sikres i tjenestene. Likeledes heter det i kapittelet som omhandler undervisning, praktisk opplæring, utdanning og forskning i 8-1 Enhver kommune plikter å medvirke til undervisning og praktisk opplæring av helsepersonell, herunder videre- og etterutdanning. Og videre i samme kapittel i 8-2 Kommunen skal sørge for at egne ansatte som utfører tjeneste eller arbeid etter loven her, får påkrevd videre- og etterutdanning. Kommunen skal medvirke til at personell som utfører tjeneste eller arbeid etter loven her i privat virksomhet som har avtale med kommunen, får adgang til nødvendig videre- og etterutdanning. Personell som utfører tjeneste eller arbeid etter loven her, plikter å ta del i Side 8 34

35 Strategisk kompetanseplan videre- og etterutdanning som er nødvendig for å holde faglige kvalifikasjoner ved like. 2.2 Føringer fra sentrale myndigheter Av stortingsmelding nr. 25 ( ) «Mestring, muligheter og mening» fremgår det at regjeringen og KS har inngått avtale om kvalitetsutvikling i de kommunale helse- og omsorgstjenestene. En av strategiene er å styrke den faglige kompetanseutviklingen. Det pekes på at en bevisst kompetansestrategi er en forutsetning for god ressursutnyttelse. Man sier også at styrket fagkompetanse vil gi lavt sykefravær og virke rekrutterende. I handlingsprogrammet «Kompetanseløftet 2015» settes fokus på flere læreplasser til helsefagarbeiderutdanning, utdanningssystemer for å øke andelen høyskoleutdannede samt satsing på videre- og etterutdanning for høyskoleutdannet personell. Regjeringen ønsker også en satsing på lederopplæring, etisk kompetanseheving, undervisningssykehjem og andre kommunale prosjekter for utvikling og kvalitet gjennom fagutvikling og kompetanseheving. Tilsvarende heter det i stortingsmelding nr. 47 ( ) «Samhandlingsformen» at skal reformen lykkes, forutsettes det at det må arbeides med helsepersonellets kompetanse. Å rekruttere og beholde personell er en viktig forutsetning for god kvalitet på tjenestene i kommunenes pleie- og omsorgstjeneste. Det vises til at det bør etableres et tettere samarbeid mellom utdanningsinstitusjonene og arbeidslivet for å gjøre utdanningene for helsepersonell mer relevante i forhold til de samfunnsoppgavene som skal løses. Helsetjenesten har et sentralt ansvar som praksisarena for utdanningene, samtidig som arbeidsplassene også skal stå for den kompetanseutvikling som skjer i det daglige ute i tjenestene. I tillegg øker kravet til formell kompetanse, og læring i det daglige må suppleres med videre- og etterutdanning. Fordeling av helsepersonell innenfor de ulike innsatsområdene blir også viktig, og sentrale myndigheter legger vekt på å legge en strategi som skal øke prestisjen i å arbeide med folkehelse, forebyggende tjenester, tidlig intervensjon og lavterskeltilbud. Fagutvikling på disse områdene blir prioritert. Stortingsmelding nr. 16 ( ) «Nasjonal helse- og omsorgsplan» fokuserer blant annet på følgende punkter som er relevante i denne sammenheng: - Det er behov for økt kompetanse på bruk av teknologi. Det er viktig at den elektroniske samhandlingen via Norsk helsenett påskyndes og at kunnskapen på dette området sikres ved systematisk opplæring av helsepersonell i kommunehelsetjenesten, spesialisthelsetjenesten, hos fastlegene og apotekene. - Planen knytter kvalitet og læringskultur tett sammen, og trekker inn brukermedvirkning og brukertilfredshet som en kvalitetsindikator når det gjelder helsepersonellets praksis og yrkesetikk. - Kompetanseheving gjennom utdanning, forskning og fagutvikling blir vektlagt, og det foreslås kombinerte stillinger, der man er ansatt i høyskole /universitet og kommune. - Kompetansehevingen må innbefatte både formal- og realkompetanse og være tverrfaglig. - Ledelsesutvikling er avgjørende for å kunne gjennomdrive endringene som foreslås i planen. Den forutsetter også lederinitiert strategisk kompetanseplanlegging med gode rekrutteringsstrategier. - Gode praksis- og læreplasser er avgjørende for å forme utdanningene etter den praktiske virkelighet som møter studenter og elever, og til å rekruttere og gi fremtidig Side 9 35

36 Strategisk kompetanseplan helsepersonell lyst til å bli i yrkene. Det må settes fokus på at helsefagarbeidere fullfører utdanningen og satses på voksenopplæring for å skaffe fagbrev til ufaglærte. I stortingsmelding 29 ( ) «Morgendagens omsorg» pekes det på fremtidens behov av kompetanse. I kapittel 3 skriver utrederne/regjeringen: «Framtidas omsorgstjeneste må legge større vekt på aktiv omsorg og opptrening gjennom fysisk, sosial og kulturell aktivitet for å møte nye yngre brukergrupper med behov for personlig assistanse og nye generasjoner eldre. Det vil kreve større faglig bredde med annen kompetansesammensetning og andre faglige tilnærminger og arbeidsmetoder enn i dag». Regjeringen vil styrke kunnskapsgrunnlaget og kompetansen i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. I stortingsmelding 26 ( ) «Fremtidens primærhelsetjeneste nærhet og helhet», omtales de ansatte som en viktig ressurs. De kommunale helse- og omsorgstjenestene er personellintensive tjenester, og tjenestenes kvalitet er avhengig av personellets kvalifikasjoner, kunnskap og holdninger. God kompetanse på riktig nivå og sted og til riktig tid, er en forutsetning for gode, effektive og trygge tjenester. Målet med stortingsmeldingen er å lage en helhetlig helse- og omsorgstjeneste i kommunen. Det er nevnt tre tydelige faktorer som er viktige for å nå målet: Økt kompetanse, bedre ledelse og teamorganisering. I regjeringens plan for omsorgsfeltet «Omsorg 2020», omtales ledelse og utvikling gjennom kunnskap som to viktige hjørnesteiner for å sikre bærekraftige helse og omsorgstjenester i fremtiden. Utvikling av fag, ledelse, ny teknologi og nye organisasjonsformer, bør skje gjennom en syntese av forskningsbasert kunnskap, erfaringsbasert kunnskap og brukerkunnskap såkalt kunnskapsbasert praksis. Regjeringen mener at kunnskapsbasert praksis er en forutsetning for å kunne levere trygge og sikre helse- og omsorgstjenester av god kvalitet. Omsorgstjenester utøves i komplekse organisasjoner som driver døgnkontinuerlig virksomhet hele uka hele året gjennom. Dette stiller høye krav til lederskap, fagkompetanse, tverrfaglig samarbeid og samspill med andre aktører. Omsorgstjenester utøves i komplekse organisasjoner som driver døgnkontinuerlig virksomhet hele uka hele året gjennom. Dette stiller høye krav til lederskap, fagkompetanse, tverrfaglig samarbeid og samspill med andre aktører. Regjeringens plan for rekruttering, kompetanse- og fagutvikling i de kommunale helse- og omsorgstjenestene videreføres i «Kompetanseløftet 2020». Målet er å bidra til en faglig sterk tjeneste og sikre at sektoren har tilstrekkelig og kompetent bemanning. I 2016 er det sterkere fokus på lederutvikling (blant annet Nasjonal lederutdanning for primærhelsetjenesten) og utvidet kommunalt kompetanse- og innovasjonstilskudd som inkluderer psykisk helse og rus. I «Opptrappingsplanen for rusfeltet ( )» pekes på behov for økt kompetanse om rus og avhengighetsproblematikk. Helse og omsorgstjenestene til personer med rusproblemer skal preges av en helhetlig tilnærming og i den sammenheng trengs en styring av den generelle basiskompetansen om rusproblematikk og nødvendig utrednings- diagnostiseringsog behandlingskompetanse. Regjeringen skriver at kompetanse om forebyggende arbeid må styrkes og at tjenester skal ytes tverrfaglig med helthetlig tilnærming til personer med rusproblemer med tilleggsproblematikk. Helse- og omsorgstjenestene utfordres også i forhold til behovet av kompetanse for å møte mennesker med rus- og psykiske problemer med Side 10 36

37 Strategisk kompetanseplan minoritetsbakgrunn, til personer med utviklingshemming eller eldre. En annen gruppe er barn og unge som vokser opp i dysfunksjonelle familier hvor rus og psykiatrisk sykdom leder til omsorgssvikt. God og oppdatert kompetanse blant ansatte i tjenesteapparatet er viktig for å kunne ivareta de oppgaver som skal løses. 2.3 Hovedavtalen/hovedtariffavtalen Betydningen av kompetanse er også hjemlet i sentralt avtaleverk mellom partene i arbeidslivet. Hovedavtalens 6, Del C, og Hovedtariffavtalens pkt. 3.3 presiserer betydningen av kompetanse for den enkelte arbeidstaker, virksomheten og samfunnet. Her understrekes det verdifulle i å stimulere til økt kunnskap og styrke kompetanse hos arbeidstakerne, samt viktigheten i at bedriften legger stor vekt på planmessig opplæring og utvikling av sine arbeidstakere. Behovet for kompetanseheving skal avdekkes gjennom kartlegging av virksomhetens kompetansebeholdning, og bedriften og den enkelte har hver for seg og i fellesskap et ansvar for å ivareta kompetanseutviklingen. Avtaleverket presiserer at i den utstrekning det etter bedriftens syn er nødvendig å heve kunnskapsnivå samt styrke kompetanse for å utføre pålagte arbeidsoppgaver/ arbeidsfunksjoner, skal kostnader i forbindelse med dette dekkes av arbeidsgiver. I tillegg til det overnevnte har det, med bakgrunn i samfunnsutviklingen, kommet en erklæring om anvendelse og utvikling av teknologi i den enkelte bedrift. Med bakgrunn i de krav som vil bli stillet til de ansatte som følge av ny teknologi, anbefales det at partene på det lokale plan finner frem til hensiktsmessige samarbeidsformer med spesiell vekt på spørsmål knyttet til opplæring og utviklingsmuligheter for ansatte. 2.4 Lokale føringer Halden kommune utarbeidet i 2006 en overordnet kompetanseplan. Planen har senere vært revidert. Ny revidert plan gjelder for perioden I henhold til denne, skal hver kommunalavdeling utarbeide egne handlingsplaner på området. Videre framgår det av dokumentet Arbeidsgiverpolitikk i Halden kommune at kommunen ønsker en arbeidsgiverpolitikk som legger særlig vekt på bl.a. å styrke kompetanseutvikling, jf. pkt. 4 Viktige trekk i arbeidsgiverpolitikken. Hovedtariffavtalen fikk i 2008 en ny bestemmelse som vektlegger kompetanse, læring og utvikling som grunnlag for tjenesteutvikling og hvor arbeidsgivers ansvar for å fremme kompetanseutvikling og å kartlegge kompetanse og kompetansegivende oppgaver, er formalisert som en del av generelle lønns- og stillingsbestemmelser, jf. HTA kapittel 3 pkt. 3.2, og nytt pkt Halden kommune gjennomførte kartleggingen innen fristen 1.april 2009, og la til grunn for det videre arbeidet at det skal utarbeides kompetanseplaner for alle avdelinger/team, enheter og kommunalavdelinger. Disse skal være forankret nedenfra. Side 11 37

38 Strategisk kompetanseplan 2.5 Demografiske data Fram mot 2050 vil vi får en betydelig økning i antall eldre, mens andel yrkesaktive i samme periode ikke vil øke nevneverdig. På landsbasis vil: - antall eldre over 67 år fordobles fram til 2050 ( personer i 2016, i 2050) antall - eldre over 80 år kunne øke fra i 2015 til nesten i 2030 og nærmere i 2050 (kilde: ssb.no alternativ MMMM, middels nasjonal vekst). Halden kommune har en noe eldre eldrebefolkning enn landsgjennomsnittet. Befolkningsframskriving for Halden kommune viser at innbyggere over 80 år øker fra 2015 til 2040 med 52 %. (kilde: ssb.no alternativ MMMM, middels nasjonal vekst / kommunehelsa.no) Også når det gjelder sykdomspanorama har det skjedd, og skjer det, endringer innenfor store sykdomsgrupper. Dette har delvis sammenheng med økende alder i befolkningen, delvis med endringer i livsstil. Noen sentrale stikkord i denne sammenheng er økende forekomst av KOLS, diabetes, kreft, psykisk sykdom, rusproblemer og problemer knyttet til fedme. Samtidig medfører samhandlingsreformen en ny oppgavefordeling der kommunene får større ansvar for områder som forebyggende helsetjenester, rehabilitering, palliasjon og kroniske lidelser. Det er opplagt at dette er forhold som vil påvirke kommunenes behov for kompetanse både med hensyn til type kompetanse, omfang og fordeling av denne. Folkehelseprofilen for Halden viser at 20,5 % av befolkningen i 2014 (kommunehelsa.no) hadde grunnskole som høyeste utdannelsesnivå. Dette ligger over landsgjennomsnittet og kan ha betydning for tilgangen på og fordeling av helsepersonell. På den positive siden kan Halden kommune kunne rekruttere helsepersonell fra Sverige. Når det gjelder sammensetning av arbeidsstokken innen Kommunalavdeling helse og omsorg, finner en følgende tall pr. april 2016: - Totalt 1186 ansatte, 1015 kvinner og 171 menn Fulltid og 931 deltid (i deltid ligger det 12 personer med stillingsprosent mellom 96 og 99) - Gjennomsnittsalder: 44,67 (ufaglært: 40,29, fagarbeidere: 46,24 og høyskoleutdannede 45,78) Side 12 38

39 Strategisk kompetanseplan 3 Hva inngår i begrepet kompetanse 3.1 Definisjon av kompetanse De samlede kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger som gjør det mulig å utføre aktuelle funksjoner og oppgaver i tråd med definerte krav og mål (Linda Lai, 2004). Begrepet omfatter både formal- og realkompetanse. 3.2 Kompetanse i Kommunalavdeling helse og omsorg i Halden kommune Alle komponentene i definisjonen ovenfor er viktige når det gjelder arbeidsoppgavene som skal utføres i kommunalavdelingen. Kompetanse i Kommunalavdeling helse- og omsorg er ikke kun faglig kompetanse, men også kompetanse på de områder som er nødvendig for at man skal kunne utføre sine arbeidsoppgaver på en tilfredsstillende måte. Det krever kunnskap i forhold til organisasjonen, samarbeidspartnere, støttefunksjoner som økonomi, IT og personalpolitikk. Side 13 39

40 Strategisk kompetanseplan 4 Framtidens kompetansebehov analyse av kapasitet og kvalitet 4.1 Kompetansebeholdning Å kartlegge den totale kompetansebeholdningen i henhold til definisjonen ovenfor er en utfordrende oppgave. Kommunalavdelingen har pr. dato ikke et kartleggingsverktøy for å sikre detaljert oversikt og en løpende registrering. Formalkompetansen kan vi kartlegge og få oversikt gjennom kommunens personalsystem (Visma), forutsatt at ansatte har registrert sin kompetanse i systemet. Det er vanskeligere å kartlegge de øvrige komponentene annet gjennom medarbeidersamtaler og medarbeiderundersøkelser. Da det er opp til hver enkelt ansatt å registrere sin formalkompetanse og at det av den grunn kan være mangelfullt, må analysene baseres på andre registrerte data i vårt system så som stillingskoder/lønnsgrupper), samt ledernes oppfatning av situasjonen i deres enhet. Når det gjelder utdanningsnivå, var fordelingen blant fast ansatte i kommunalavdelingen pr. april 2016 slik: - høyskoleutdannede 31,38 % (inkl. ledere) - fagutdannede 45,08 % - ufaglærte 23,54 % Vi ser at Halden kommune fortsatt har en høy andel av ufaglærte. Dette er en aktuell utfordring også for de øvrige kommuner i Østfold. Andelen høyskoleutdannede er tilsvarende lav. Det er flere årsaker til denne utviklingen, - rekruttering av personale med rett kompetanse er en av disse. 4.2 SWOT - analyse I forbindelse med utarbeidelse av kompetanseplanen, ble det våren 2011 gjennomført en SWOT - analyse for hver av avdelingens tre enheter, samt koordinerende fellestjenester. SWOT analysen innebærer å identifisere interne styrker og svakheter og eksterne muligheter og trusler i forhold til kompetanse. Resultatene danner bakgrunn for planens prioriterte satsingsområder og strategier. I kjølvannet av SWOT - analysen vil det være behov for å gjennomføre GAP - analyser på enkeltområder for å vurdere oppgaver, kapasitet og behov innenfor de mindre og spesialiserte faggruppene. Kompetanseforum har intensjon om å gjennomføre dette i enhetene i planperioden Side 14 40

41 Strategisk kompetanseplan 4.3 Kompetansebehov Kompetansebehovet er det vi trenger for å nå organisasjonens mål, og omfatter både den kompetansen vi har og den kompetansen vi ikke har/trenger. Kompetansebehovet er knyttet til vår vurdering av hvor godt rustet vi er til å møte utfordringene som ligger foran oss som blant annet vil dreier seg om - endringer i mengde (demografiske forhold) - endringer i sykdomsbildet - endringer i brukernes rettigheter/ønsker - endringer i ansattes rettigheter - endringer i oppgavefordelingen kommuner/stat (samhandlingsreformen og kommunereformen) - tilgang på kvalifisert arbeidskraft/arbeidsmarkedsforhold - økonomiske forutsetninger/rekrutteringsstrategier/ incitamenter/ belønningssystemer Kompetansebehovet kan deles inn i tre områder: - mer kompetanse av det vi har i dag (økning i kapasitet) - ny kompetanse som må rekrutteres - ny kompetanse som kan utvikles/mobiliseres Basert på enhetenes kompetanseplaner pr. 1. januar 2016 og enhetsledernes vurderinger, er det fremkommet behov for en økning i kapasitet og rekruttering på følgende områder: - helsepersonell med videregående opplæring - sykepleiere og spesialsykepleiere (fortrinnsvis innen psykiatri og geriatri) - vernepleiere og vernepleiere med spisskompetanse - fagutviklere, kliniske masterkandidater og personell med forskningskompetanse (avansementstillinger innen fag) - personell med kompetanse innen forebyggende og helsefremmende arbeid (for eksempel ernæring, diabetes, KOLS, fallforebygging, rehabilitering mv.) - spisskompetanse i form av treårige utdannede med spesialisering og langtidsutdannede (for eksempel sykehjemsleger, sykepleiere med utdanning innenfor geriatri, akutt geriatri og avansert klinisk sykepleie, samfunnsvitere) - personell med kompetanse innen alternative terapiformer som aktivisering og musikkterapi, kommunikasjon og eksistensiell veiledning - personell med spesiell medisinteknisk kompetanse På følgende områder er det ønskelig å utvikle/mobilisere egen kompetanse: - tverrfaglig kompetanse der fysioterapeuter, ergoterapeuter og helsepersonell med psykiatrisk kompetanse mobiliseres til å delta på flere områder i kommunalavdelingen - fagutdanning for ufaglærte og eventuelt internopplæring og systematisk oppbygging av kompetanse - renhold med oppgradering av personell til renholdsoperatører med fagbrev - etikkompetanse - lederkompetanse - samhandlingskompetanse - undervisningskompetanse - prosjektledelse - IT kompetanse, innovasjonskompetanse og forskningskompetanse Side 15 41

42 Strategisk kompetanseplan 4.4 Prioriterte kompetansesatsningsområder Ut fra ovenstående, vil kommunalavdeling Helse- og omsorg for planperioden prioritere følgende satsingsområder: Økt andel med relevant fagutdanning, samt økt andel med høyskoleutdanning Økt andel medarbeidere med formalkompetanse er nødvendig for å møte samfunnets krav om økt kompetanse og oppnå en mer effektiv utnyttelse av faglige ressurser. Økt fagkompetanse i tråd med samfunnsutvikling og endringer i sykdomspanorama Samfunnsutviklingen og endringer i sykdomspanorama krever systematisk utvikling av medarbeidernes fagkompetanse. Dette vil bidra til å styrke fagmiljøene slik at vi får rekruttert og beholdt motiverte medarbeidere. Det skisseres i det følgende kort hvilke kompetanseområder det dreier seg om. Boligsosial kompetanseutvikling Halden kommune har deltatt i boligsosialt utviklingsarbeid i perioden Programmet har hatt fokus på å øke kompetansen på det boligsosiale området. Det omfattet kompetanse på forvaltning av økonomiske virkemidler/ boligpolitikk, men også kompetanse på brukermedvirkning, boveiledning og miljøarbeid knyttet til brukergruppene som er vanskeligstilte på boligmarkedet. Planprogrammet ønskes videreført i planperioden Demens Halden kommune har satset på å gjennomføre et bredt kompetanseløft via Demensomsorgens ABC. Et annet satsingsområde er regelverket rundt bruk av tvang (Pasient- og brukerrettighetsloven kap. 4-A), samt alternativer til bruk av tvang (for eksempel studieopplegget Tvang helst ikke). Demenssentrene vil representere kompetansesenter i det videre arbeidet. Lindrende behandling Gjennom vedtatt «Kreftplan for Halden kommune, », er det iverksatt flere tiltak innenfor lindrende omsorg, - både internt i kommunen via faglige nettverk og med ekstern samarbeidspartner (SLB - Senter for lindrende behandling) i sykehuset Østfold. Det er utviklet et lokalt undervisningsopplegg delt i et trinnvis kompetanseopplæringsprogram som gir spisskompetanse rettet mot de som spesifikt arbeider med lindrende behandling. Dette opplegget videreføres og utvikles. Seksjon for lindrende behandling vil representere et kompetansesenter i det videre arbeidet. Rehabilitering Gjennom samhandlingsreformen og nytt lovverk vil rehabilitering være et faglig satsningsområde som også har et viktig forebyggende fokus. Dette vil kreve økt kompetanse og bredere samhandling både internt i kommunene og eksternt (SØ). Helsehusets rehabiliteringsavdeling vil representere et kompetansesenter i det videre arbeidet. Side 16 42

43 Strategisk kompetanseplan Økt samhandlingskompetanse Et stadig mer sammensatt og komplekst helsevesen vil kreve økt samhandling mellom faggrupper, etater og nivåer, samt med frivillige og utdanningsinstitusjoner for å sikre helhetlige pasientforløp og prosesser. Økt kompetanse om forebygging Folkehelsearbeid og forebygging er satsingsområder i samhandlingsreformen noe som vil kreve at det bygges opp kompetanse på disse områdene. Halden kommunes partnerskap med Østfoldhelsa vil underlette kompetansetilførsel på dette området, og Folkehelsekoordinatorfunksjonen vil representere navet i dette arbeidet. IKT/ innovasjon og velferdsteknologi Satsing på IKT innen helse og omsorg skal ha som mål å øke kvaliteten på tjenestene, styre ressurser innenfor personal-/økonomi-/kompetanse, sikre god kommunikasjon og informasjonsutveksling internt og eksternt, samt effektivisere tjenestene. Det krever god kompetanse og utnyttelse av fagsystemene, en sikkerhetspolitikk i tråd med nasjonale krav, oppdatert kunnskap om meldingsutveksling (e- link) og ny teknologi. Velferdsteknologi krever overordnede strategier og kompetanse, og basiskunnskap hos de som arbeider direkte med brukerne. Et viktig satsningsområde er systematisk e-læring som helse- og omsorg er godt i gang med og har positive erfaringer med. Ledelse Det er viktig med leder som har ledelseskompetanse og er trygge på lederrollen. I tillegg skal ledere på alle nivåer legge til rette for kompetanseutvikling hos medarbeiderne slik at det fremmer kvalitet i tjenesten. Etikk Satsing på systematisk etikkarbeid har som hensikt å bidra til å styrke den etiske kompetansen blant ansatte. Kompetanse innen etikk er viktig for å forstå og kunne drøfte komplekse saker der verdispørsmål står sentralt. Klinisk etikk- komite som ble etablert i forrige planperiode er et tverrfaglig sammensatt faglig forum for drøfting av faglig-etiske utfordringer og bidrar med kompetanseheving i tillegg til det etikkveilederne i enhetene sørger for. Kommunalavdelingen velger å satse videre på kompetanseheving innenfor dette viktige fagfelt. Side 17 43

44 Strategisk kompetanseplan 5 Strategier og tiltak for å anskaffe, utvikle og mobilisere kompetanse 5.1 Overordnede strategier For å nå målene for de prioriterte satsingsområdene legges det opp tilfølgende overordnede strategier: - Kartlegging av kompetansebeholdning og kompetansebehov, etterfulgt av GAP-analyser - Utvikle kompetanseplaner på alle nivåer - Fokus på arbeidsplassen som læringsarena - Systematisk etikkrefleksjon ved hjelp av SME-modellen (utviklet av Senter for Medisinsk Etikk). - Personalpolitikk bruk av introduksjonsprogram ved ansettelse bruk av lønnspolitiske virkemidler fokus på kompetanseutvikling for den enkelte medarbeider i tråd med satsingsområdene fokus på karrieremuligheter i organisasjonen mentorordning for ledere - Enhetlig ledelsesprogram - Kompetanseforum for koordinering av kompetansetiltak - Økonomiske forankring av planens tiltak Side 18 44

45 Strategisk kompetanseplan 5.2 Handlingsplan Kompetanseforum Overordnet strategi Overordnede tiltak Ansvarlig År Overordnet strategisk kompetanseplan: Evaluere strategisk overordnet kompetanseplan Kompetanseforum Kompetansestyring Forankre enhetsvise kompetanseplaner i overordnet plan Kvalifisert personell Kvalitet i tjenestene Identifisere kompetansebehov i forhold til vedtatte satsingsområder Effektiv ressursutnyttelse Sikre at det gjennomføres opplæring på strategisk viktige områder Godt omdømme og attraktiv som arbeidsgiver/arbeidsplass Kontakt med og utarbeide avtaler med utdanningsinstitusjonene Samordne opplæringstiltak innen kommunalavdelingen Utarbeide søknader på kompetansemidler fra Fylkesmannen Fordele kompetansemidler etter vedtatte prinsipper for tildeling Økonomisk forankring Utarbeide sentral kursbudsjett for kommunalavdelingen Sørge for innspill til årsbudsjett og økonomiplan i tråd med kostnadskrevende tiltak i kompetanseplaner og i forhold til lønnspolitiske virkemidler 2016 MÅL: Oversikt over kompetansebeholdning og kompetansebehov Overordnet strategi Overordnede tiltak Tiltak på enhetsnivå/avdelingsnivå Metode / verktøy Ansvarlig År Kartlegge Plan for gjennomføring av GAP analyser Gjennomføre GAP analyser GAP analyse Kompetanseforum Kompetansebeholdning etterfulgt av GAP- analyser Sammenstille og analysere resultatene fra enhetene Gjennomføre medarbeidersamtaler i avdelingene Sammenstille og analysere resultatene Bruk av kartleggingsverktøy i Visma mal for medarbeidersamtale Side 19 45

46 Strategisk kompetanseplan MÅL: Øke relevant kompetanse i organisasjonen Overordnet strategi Overordnede tiltak Tiltak på enhetsnivå/avdelingsnivå Metode / verktøy Ansvarlig År Strategisk kompetanse- Sammenstille og analysere enhetsvise Utarbeide avdelingsvise kompetanseplaner Bruk av felles matrise Kompetanseforum plan for kommunalavd. Helse og omsorg kompetanseplaner (med satsingsområder) Utarbeide enhetsvise kompetanseplaner Enhetsledere Områdeledere Revidere overordnet strategisk kompetanseplan Sammenstille og analysere planer Avdelingsledere Ressurspersoner Fokus på arbeidsplassen Som læringsarena Strategi for introduksjonsprogrammer (innhold) Utarbeide introduksjonsprogrammer Bruk av introduksjonsprogram, RiskManager Kompetanseforum Enhetsledere Områdeledere Avdelingsledere Strategi for refleksjonsarbeid Opprette refleksjonsgrupper Arbeid i refleksjonsgrupper Ressurspersoner Opplæringsstrategi Gjennomføre internopplæring Interne kurs, prosjektarbeid, veiledning e-læring, PPS, Veilederen.no, RiskManager, Alert, H-HLR Systematisk opplæring med kursbevis Veilederen.no Samarbeide med forskere, studenter, brukere Systematisk bruk av tilbakemeldinger Oppfølging av Brukerundersøkelser, FOU prosjekter, bachelor- og Pårørende fra forskere, studenter, brukere, pårørende masteroppgaver Tilrettelegging for Klinisk etisk komité Utdanne etikkveiledere Opprette refleksjonsgrupper Enhetsledere systematisk etikkarbeid Avdelingsledere Etikkveiledere Samarbeid med utdanningsinstitusjoner sykehuset Østfold, Veilederen.no Samarbeidsavtaler og hospiteringsavtaler Oppfølging av ansatte Hospitering i samarbeid med Sykehuset Østfold FOU prosjekter, Advisory board, fagråd, råd for tildeling av prosjektmidler, praksisforum ved HIØ og Halden VG skole, Veilederen.no Kompetanseforum Enhetsledere Avdelingsledere Ressurspersoner Side 20 46

47 Strategisk kompetanseplan MÅL: Rekruttere og beholde Overordnet strategi Overordnede tiltak Tiltak på enhetsnivå/avdelingsnivå Metode / verktøy Ansvarlig År Personalpolitikk Utarbeide retningslinjer for systemisk bruk av Innføring av ønsketurnus Utarbeide ønsketurnus i avdelinger Kompetanseforum lønn, avansementstillinger, arbeidstidsordninger Oppfølging og kontroll av lønn og andre incentiver Visma HRM Enhetsledere eller andre incentiver Avdelingsledere Ressurspersoner Personalavdelingen Utarbeide introduksjonsprogrammer Bruk av introduksjonsprogrammer Bruk av introduksjonsprogrammer Kompetanseforum Fadderordning for nyansatte Enhetsledere Personalavdelingen Stipendordninger med bindningstid Oppfølging av ansatte Medarbeidersamtaler Kompetanseforum for grunn- og videreutdanning Søknadsskjema om stipend Enhetsledere Prosedyre: tildeling av kompetansemidler Avdelingsledere Ressurspersoner Personalavdelingen Fagutvikling Oppfølging av ansatte Medarbeidersamtaler, internkurs, Enhetsledere e-læring (PPS, Veilederen.no) Områdeledere Avdelingsledere Ivareta spisskompetanse Oppfølging av ansatte Medarbeidersamtaler. Benytte kompetansen inn i drift, opplæring og fagprosjekter Enhetsledere Områdeledere Avdelingsledere Samarbeid med Samarbeidsavtaler med utdanningsinstitusjoner Tilby praksis- og lærlingplasser gjennom etablerte Praksisforum Kompetanseforum utdanningsinstitusjoner Praksisforum praksisforum Bygge kultur i avdelingen som er positive til Ressurspersoner og sykehuset Østfold studenter og lærlinger. Utpeke veiledere Benytte muligheten for ansatte og delta på kurs Samarbeidsavtaler med Sykehuset Østfold Oppfølging av ansatte Hospitering etter avtale Benytte muligheten for ansatte å delta på kurs og bruke ferdighetssenter Hospiteringsavtale Hospitering i samarbeid med Sykehuset Østfold Rådmannen Kompetanseforum Løpende Side 21 47

48 Strategisk kompetanseplan MÅL: Styrke ledelsesfunksjonen Overordnet strategi Overordnede tiltak Tiltak på enhetsnivå/avdelingsnivå Metode / verktøy Ansvarlig År Personalpolitikk Opplæringsprogram for nye ledere System for overlapping ved skifte av ledere Kurs: fagsystemer, økonomioppfølging, Lederutviklingsprogram HMS/internkontroll, sykefraværsoppfølging RiskManager Mentorordning for nye ledere Mentorer Enhetslederne Områdeledere Avdelingsledere Personalavdelingen Identifisering av innsatsområder 2016 Øke relevant kompetanse i organisasjonen Problemstilling Lav andel høyskolepersonell Stor andel ufaglærte Tiltak Mer kompetanse av det vi har i dag (økning i kapasitet) Metode / verktøy Satse på lederutvikling internt i kommunen Stipendordninger med bindningstid for videreutdanninger Satse på fagutviklingsprosjekter Oppmerksomme og satse på ressurspersoner med spisskompetanse Utvikle samarbeidsavtaler med utdanningsinstitusjoner og SØ Benytte e-læringsprogram Benytte muligheten for å delta på kurs og benytte ferdighetssenteret ved HIØ Incentiver: lønn og arbeidstidsordninger Trainee stillinger Kjøpe utdanningsplasser, høyskole og videregående Etablere kompetansesenter m amb. tjenester og telefonisk veiledning demens, lindrende behandling, rehabilitering og medisinsk behandling Side 22 48

49 Strategisk kompetanseplan Rekruttere og beholde Utfordrende å rekruttere Rekruttere ny kompetanse Fortløpende utlysning av ledige stillinger, med overlappingsperiode mellom "ny og gammel" ansatt Raskere saksbehandlingstid ved ansettelser Utvikle introduksjonsprogrammer Fadderordning Hospiteringsmuligheter Avansementsmuligheter innen fag Utarbeide kurspakker som er godkjent meritterende for klinisk stige Kjøpe utdanningsplasser, høyskole og videregående Tilby praksisplasser for studenter og lærlingplasser for lærlinger Finne gode rekrutteringsarenaer Mister ledere/ sykepleiere / hjelpepleiere / helsefagarb. Satse på fag og kvalitetsutvikling Satse på lederutvikling internt i kommunen Stipendordninger med bindningstid for videreutdanninger Satse på fagutviklingsprosjekter Oppmerksomme og satse på ressurspersoner med spisskompetanse i forhold til deres kompetanse Utvikle samarbeidsavtaler med utdanningsinstitusjoner Utvikle kompetansesamarbeid med HIØ og Sykehuset Østfold Benytte e-læringsprogram Benytte muligheten for å delta på kurs og benytte ferdighetssenteret ved HIØ Unngå enestillinger i avdelingene - utvikle gode fagmiljøer Uønsket deltid Arbeidsgiverstrategi som støtter heltidsvalg/heltidskultur Kartlegge omfang av uønsket deltid Imøtekomme ønske om større stilling Tilby arbeid på tvers i enheten for å legge til rette for større stilling Innføring av ønsketurnus Side 23 49

50 Strategisk kompetanseplan 5.3 Økonomiske rammebetingelser Strategiene krever politisk godkjenning og det må innarbeides midler til kompetanseheving (opplæringsplaner) og kompetanseutvikling, herunder lønnspolitiske virkemidler, i budsjett og økonomiplan. Først da kan kontinuiteten og forutsigbarheten sikres. Økonomi er et ankepunkt for at planens målsettinger skal kunne realiseres. Det betyr også at det kreves en faktisk innsats/ investering for at vi skal kunne hente ut nytteeffekter av satsningen. Side 24 50

51 Strategisk kompetanseplan 6 Implementering og evaluering av kompetansetiltakene 6.1 Implementering og evaluering Forslag til rullert Strategisk kompetanseplan sendes på drøfting til sektor HTV/arbeidstakerorganisasjonene før godkjenning i styringsgruppen (Kompetanseforum). Deretter legges planen frem for Hovedutvalg for helse- og omsorg til informasjon. På grunnlag av den vedtatte planen vil det utarbeides enhetsvise/avdelingsvise opplæringsplaner. Ansvaret for implementeringen her ligger i linjen og skal skje ved at prosedyrene innarbeides i et kompetanseårshjul. Planen evalueres og på grunnlag av evalueringen rulleres hvert annet år. Det bør ved evalueringen legges vekt på - om det er laget enhetsvise/avdelingsvise planer og om disse planene følger føringene og retningslinjene i den strategiske kompetanseplanen - hvilken effekt planen har når det gjelder kvaliteten på tjenestene vurdert gjennom medarbeidersamtaler, medarbeiderundersøkelser og brukerundersøkelser Det utarbeides en detaljert evalueringsprosedyre med målbare kriterier. Side 25 51

52 Strategisk kompetanseplan 7 Vedlegg Mal for medarbeidersamtaler Mandat for kompetanseforum Avtale med Halden videregående skole Avtale med Høgskolen i Østfold, Avdeling for helse- og sosialfag Side 26 52

53 Strategisk kompetanseplan 8 Litteraturliste referanser Lai, Linda (2004): Strategisk kompetansestyring. Bergen: Fagbokforlaget Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester ( nr. 30) Folkehelseloven ( nr. 29) SSB statistikk. Befolkningsframskriving MMMM Folkehelseinstituttets kommunebarometer St. med. Nr. 25, Muligheter mestring og menig St. med. Nr. 47, Samhandlingsreformen St. med. Nr. 16, Nasjonal helse- og omsorgsplan St. meld. Nr. 29, Morgendagens omsorg St. meld. Nr. 26, Fremtidens primærhelsetjeneste nærhet og helhet Prop. 15 S, Opptrappingsplanen for rusfeltet Omsorg 2020 Halden kommune. Arbeidsgiverpolitikk, vedtatt av kommunestyret Halden kommune. Helse- og omsorgsplanen for Halden kommune. Program- og aktivitetsplan. Boligsosialt utviklingsprogram for Halden kommune. Kreftplan for Halden Kommune Hovedavtalen, tariffperiode Hovedtariffavtalen, tariffperioden Kunnskapssenteret, kunnskapsbasertpraksis, Side 27 53

54 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Else Marie Breda Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2016/ Utsendte vedlegg 1 Sykefraværsstatistikk pr. 2. kvartal Rapport for sentral felles pr. 2. kvartal Rapport for NAV pr. 2. kvartal Rapport for undervisning, oppvekst og kultur pr. 2. kvartal Rapport for teknisk pr. 2. kvartal Rapport for helse og omsorg pr. 2. kvartal 2016 Medsaksbehandlere Mette Sørvik Ulf Ellingsen Else-Grethe Mathisen Toril Bjerkeli Astrid Nordstrand Helse og omsorg Teknisk Undervisning, oppvekst og kultur Sentral felles NAV Rapport for helse og omsorg Rapport for teknisk Rapport for undervisning, oppvekst og kultur Rapport for sentral felles Rapport for NAV Sykefraværsstatistikk og rapporter for kommunalavdelingene pr. 2. kvartal 2016 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Saken viser statistikk for hele kommunen, samt pr. kommunalavdeling og NAV. Rapportene gir en analyse og en tiltaksdel for hver kommunalavdeling. Rådmannens innstilling: Sykefraværsstatistikk og rapporter for kommunalavdelingen pr. 2. kvartal 2016 tas til orientering. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Toril Bjerkeli 54

55 Sykefraværsstatistikk pr.juli 2016 endelige tall Halden kommune totalt Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2015 Akkumulert fravær pr. rapportdato Jan. 1,5 % 1,5 % 1,3 % 5,6 % 10,0 % 11,8 % 10,0 % Feb 1,5 % 1,6 % 1,7 % 5,2 % 10,0 % 12,1 % 10,0 % Mar 1,1 % 1,1 % 1,5 % 5,8 % 9,4 % 9,9 % 9,8 % 1.kvartal 1,4 % 1,4 % 1,5 % 5,5 % 9,8 % 11,3 % April 1,1 % 1,3 % 1,6 % 5,6 % 9,6 % 9,2 % 10,0 % Mai 0,8 % 1,2 % 1,1 % 6,3 % 9,5 % 8,7 % 9,9 % Juni 0,6 % 0,9 % 1,6 % 5,3 % 8,5 % 7,9 % 9,7 % 2.kvartal 0,8 % 1,1 % 1,4 % 5,7 % 9,2 % 8,6 % Juli 0,3 % 0,7 % 0,8 % 3,4 % 5,2 % 5,0 % 9,1 % August 6,0 % September 8,1 % 3.kvartal 6,4 % Oktober 9,1 % November 9,4 % Desember 10,1 % 4.kvartal 9,5 % Sentral felles Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2015 Akkumulert fravær pr. rapportdato Jan. 1,0 % 1,9 % 0,9 % 1,0 % 4,8 % 11,1 % 4,8 % Feb 1,1 % 2,3 % 1,7 % 1,5 % 6,6 % 10,1 % 5,8 % Mar 1,1 % 1,0 % 2,9 % 0,2 % 5,2 % 6,8 % 5,4 % 1.kvartal 1,1 % 1,7 % 1,8 % 0,9 % 5,5 % 9,3 % April 1,8 % 0,3 % 3,5 % 2,0 % 7,6 % 6,5 % 6,1 % Mai 1,1 % 0,9 % 1,5 % 3,1 % 6,6 % 5,3 % 6,2 % Juni 0,6 % 0,9 % 1,7 % 3,0 % 6,2 % 5,7 % 6,3 % 2.kvartal 1,2 % 0,7 % 2,2 % 2,7 % 6,8 % 5,8 % Juli 0,3 % 1,0 % 0,5 % 1,3 % 3,2 % 4,3 % 5,9 % August 3,7 % September 4,5 % 3.kvartal 4,2 % Oktober 4,7 % November 5,9 % Desember 5,6 % 4.kvartal 5,4 % Personalavdelingen side 1 av 3 sider

56 Sykefraværsstatistikk pr.juli 2016 endelige tall NAV- kommunal del Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær (Nav - totalt samme inkl.statlig del) periode 2015 Akkumulert fravær pr. rapportdato Jan. 3,1 % 1,7 % 0,0 % 8,7 % 13,6% (5,2 %) 16,5 % 13,6 % Feb 2,0 % 1,9 % 0,0 % 7,5 % 11,3% (8,5 %) 16,4 % 12,5 % Mar 0,0 % 1,8 % 0,0 % 6,8 % 8,7% (8,4 %) 5,3 % 11,1 % 1.kvartal 1,7 % 1,8 % 0,0 % 7,7 % 11,2% (7,4 %) 12,7 % April 1,0 % 0,0 % 2,0 % 6,2 % 9,2% (6,8 %) 6,7 % 11,2 % Mai 0,7 % 0,0 % 0,0 % 6,0 % 6,7% (5,2 %) 5,0 % 10,4 % Juni 1,0 % 0,0 % 1,8 % 3,7 % 6,6% (7,5%) 3,0 % 9,4 % 2.kvartal 0,9 % 0,0 % 1,3 % 5,3 % 7,5 % (6,5%) 4,9 % Juli 0,6 % 1,5 % 0,0 % 2,5 % 4,6% (5,0%) 11,8 % 8,7 % August 10,4 % September 12,7 % 3.kvartal 11,6 % Oktober 14,2 % November 15,5 % Desember 10,5 % 4.kvartal 13,4 % Undervisning, oppvekst og kultur Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2015 Akkumulert fravær pr. rapportdato Jan. 1,4 % 1,5 % 1,2 % 5,9 % 10,0 % 11,8 % 10,0 % Feb 1,2 % 1,3 % 2,1 % 5,2 % 9,8 % 10,9 % 10,0 % Mar 0,9 % 1,2 % 1,0 % 6,1 % 9,2 % 9,5 % 9,8 % 1.kvartal 1,2 % 1,3 % 1,4 % 5,7 % 9,7 % 10,7 % April 1,1 % 1,0 % 1,3 % 5,2 % 8,6 % 8,9 % 9,9 % Mai 0,9 % 1,0 % 0,8 % 5,7 % 8,5 % 7,7 % 9,6 % Juni 0,5 % 0,7 % 1,1 % 4,2 % 6,5 % 6,6 % 9,0 % 2.kvartal 0,8 % 0,9 % 1,1 % 5,0 % 7,9 % 7,7 % Juli 0,0 % 0,1 % 0,4 % 2,0 % 2,7 % 2,8 % 8,2 % August 5,0 % September 6,9 % 3.kvartal 4,9 % Oktober 7,8 % November 8,9 % Desember 9,7 % 4.kvartal 8,8 % Teknisk Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2015 Akkumulert fravær pr. rapportdato Jan. 1,0 % 0,7 % 0,9 % 1,1 % 4,5 % 5,6 % 4,5 % Feb 1,8 % 1,1 % 1,1 % 1,7 % 5,6 % 6,3 % 4,7 % Mar 0,8 % 0,4 % 1,4 % 2,4 % 5,1 % 4,1 % 4,8 % 1.kvartal 1,2 % 0,7 % 1,1 % 1,7 % 5,1 % 5,3 % April 0,5 % 1,4 % 0,9 % 3,7 % 6,5 % 5,3 % 5,5 % Mai 0,5 % 0,5 % 1,1 % 5,4 % 7,4 % 7,1 % 5,8 % Juni 0,6 % 0,5 % 0,2 % 4,7 % 6,0 % 5,7 % 5,9 % 2.kvartal 0,5 % 0,8 % 0,7 % 4,6 % 6,6 % 6,0 % Juli 0,2 % 0,5 % 1,2 % 2,7 % 4,5 % 3,1 % 5,7 % Personalavdelingen side 2 av 3 sider

57 Sykefraværsstatistikk pr.juli 2016 endelige tall August 3,7 % September 4,5 % 3.kvartal 3,8 % Oktober 3,5 % November 3,5 % Desember 3,4 % 4.kvartal 3,5 % Helse og omsorg Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2015 Akkumulert fravær pr. rapportdato Jan. 1,7 % 1,5 % 1,6 % 6,8 % 11,7 % 12,8 % 11,7 % Feb 1,6 % 1,9 % 1,6 % 6,4 % 11,6 % 14,2 % 11,7 % Mar 1,3 % 1,2 % 1,7 % 7,0 % 11,2 % 11,7 % 11,4 % 1.kvartal 1,5 % 1,5 % 1,6 % 6,7 % 11,5 % 12,9 % April 1,1 % 1,7 % 1,7 % 6,9 % 11,4 % 10,6 % 11,6 % Mai 0,8 % 1,6 % 1,2 % 7,6 % 11,2 % 10,6 % 11,6 % Juni 0,7 % 1,3 % 2,2 % 6,9 % 11,1 % 9,7 % 11,5 % 2.kvartal 0,9 % 1,5 % 1,7 % 7,1 % 11,2 % 10,3 % Juli 0,6 % 1,1 % 1,1 % 5,0 % 7,8 % 7,1 % 11,0 % August 7,5 % September 10,5 % 3.kvartal 8,4 % Oktober 11,7 % November 11,7 % Desember 12,4 % 4.kvartal 11,9 % Akkumulert pr dato viser fra til siste dato i den måned rapporten kjøres for: februar mars Personalavdelingen side 3 av 3 sider

58 Rapport sykefravær Halden kommune pr. enhet (Rapport til hovedutvalgene) Navn på enhet: Sentral-felles Rapportperiode: 2.kvartal 16 Leder: Roar Vevelstad Dato: Årsverk: Ca. 85 inkl. hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og omstilling Sykefraværsprosent: Enhet 1-8 dager 1-16 dager dager over 40 dager Totalt 2.kvartal 2016 Tall fra 1. kvartal 2016 Personal og org* 1,3 0 1,0 0 2,3 1,7 Økonomi 1,0 0,1 0,7 3,8 5,6 8,3 IT og postarkiv 0,4 0 1,1 7,7 9,2 3,4 Kommunikasjon og 1,7 3,0 6,1 0 10,9 6,7 service Samfunnsavdelingen ,4 3,4 0 Lærlinger 2,0 0,9 0,7 6,4 10,0 6,5 Rådmannens stab 1, ,0 9,9 3,5 Samlet 2.kvartal 16 1,2 0,7 2,2 2,7 6,8 5,8 * inkl. T.V, HVO Analysedel (Årsak til utvikling positiv / negativ): Fraværet pr. 2.kvartal er 6.8 % mot 5.5 % pr. 1. kvartal. Langtidsfraværet er på 2.7 % (1.0 % pr. 1.kvartal). Fraværet i sentral/felles ligger noe høyere enn vanlig for denne type tjenester (3-5 %). Personal og organisasjon: Personal og organisasjon har et fravær på 2.3 % (1.7 % i 1.kvartal). Fraværet gjelder personalforvaltning, HMS, tillitsvalgtfunksjonen, organisasjon og omstilling. Det er ikke fravær over 39 dager i personal og organisasjon i 2.kvartal. Økonomi: Sykefraværet i økonomi er 5.6 % (8.3 % i 1.kvartal) og gjelder fakturering, lønn regnskap, gebyrkontor og sentralkjøkken. Langtidsfraværet pr. 2.kvartal var 3.8 % (2.6 % i 1.kvartal). Fraværet 1-8 dager holder et lavt nivå. IT/arkiv: IT/arkiv har tidligere vært under økonomi og plan, men ligger f.o.m direkte under rådmannen. Fraværet i 2.kvartal er 9.2% (3.4% i 1.kvartal). Langtidsfraværet på 7.7 % er relatert til én ansatt som nå har sluttet i Halden kommune. Kommunikasjon og service: Kommunikasjon og service består av sentralbord og servicesenter. Fraværet er på 10.9 % (6.7 58

59 % pr. 1.kvartal). Det er ikke fravær over 39 dager. Korttidsfraværet bærer preg av at dette er personell som jobber i front. Fraværet 8-39 dager er relatert til to ansatte. Samfunnsutviklingsavdelingen: Samfunnsavdelingen har tidligere ligget under økonomi og plan, men ligger f.o.m direkte under rådmannen. Fravær i avdelingen i 2.kvartal var på 3.4% (langtidsfravær). Lærlinger: Fraværet er på 10.0 % (6.5 % i 1.kvartal). Langtidsfraværet dager er på 6.4 %. Rådmannens stab: Fraværet i rådmannens stab er 9.9 % (3.5 % i 1.kvartal). 9.0 % av fraværet er langtidsfravær over 40 dager. Fraværet gjelder politisk sekretariat. Tiltaksdel (hvilke tiltak er/vil bli iverksatt): Personal og organisasjon: Alle stillingshjemlene i avdelingen har vært besatt siden medio februar noe som har en positiv betydning mht. arbeidsrelatert fravær. Det jobbes kontinuerlig med mest mulig hensiktsmessig arbeidsfordeling i avdelingen. Fravær dager er relatert til sykdom ifm. svangerskap. Økonomi: Langtidsfraværet gjelder en ansatt ved gebyrkontoret og tre ansatte ved sentralkjøkkenet. Omlegginger i arbeidet har ført til at ansatt ved gebyrkontoret er tilbake i arbeid. To av de ansatte ved sentralkjøkkenet er tilbake i arbeid. Tilrettelegging har ikke medført at den siste langtidssykemeldte er tilbake i arbeid i hele stillingen. Vedkommende følges opp særskilt. Erfaringen viser at det er viktig å ha fokus på arbeidsmiljøet på sentralkjøkkenet for å holde sykefraværet nede. Dette gjelder spesielt det fysiske arbeidsmiljøet. Fraværet på sentralkjøkkenet i 2.kvartal var på 11.9 % mot 17.3 % i 1.kvartal. Arbeidspresset i økonomi og på lønn er generelt høyt. Fraværet i avdelingen har vært fulgt opp i samarbeid med HMS-avdelingen. Kemnerkontoret har ikke fravær i 2.kvartal. Avdelingen har i perioden måttet flytte til midlertidige lokaler pga. vannlekkasje. Dette gjør samarbeidet med andre avdelinger i sentral/felles mer tungvint og medfører økt arbeidsbelastning som følge av hyppige forflytninger ila arbeidsdagen.. IT/arkiv: Når en ser bort fra fraværet knyttet til ansatt som har sluttet i Halden kommune er fraværet i IT/arkiv svært lavt. Kommunikasjon og service: Personalet i servicesenteret jobber i front og er utsatt for mye smitte. Dette gjenspeiler seg i korttidsfraværet 1-16 dager. To ansatte har hatt langtidsfravær bl.a. pga. operasjon og rekonvalesens etter operasjonen. Lærlinger Fraværet har økt fra 1. til 2.kvartal. Det er fire langtidsfravær blant lærlingene. 2 59

60 En av lærlingene med langtidsfravær er nå ferdig med sin læretid. Fraværet for øvrig skyldes operasjon, psykisk sykdom og fysiske utfordringer i arbeidet. Lærlingene følges opp av lærlingeansvarlig og HMS-avdelingen. Oppfølging skjer gjennom individuelle møter på arbeidsplassene. Lærlinger med høyt fravær følges opp særskilt. Rådmannens stab: Det er få ansatte i rådmannens stab. Fraværet dager er relatert til en ansatt. Vedkommende følges opp. 3 60

61 Rapport sykefravær Halden kommune pr. enhet (Rapport til hovedutvalgene) Navn på enhet: NAV Rapportperiode: 2.kvartal 16 LEDER Astrid Nordstrand Dato: Årsverk: På kommunal side er det ansatt 25 årsverk av disse er det 4,1 årsverk som er ansatt i prosjekt «raskere bosetting» og 2 årsverk i prosjekt «mestring gjennom jobben» På statlig side er det ansatt 29,9 årsverk Sykefraværsprosent for den kommunale delen ved NAV Halden: Enhet 1-8 dager 1-16 dager dager over 40 dager Totalt 2.kvartal 2016 Totalt 1.kvartal kvartal 16 1,6 0 1,4 5,5 8,5 11,2 Analysedel (Årsak til utvikling positiv / negativ): Fraværet for den kommunale delen ved NAV Halden er: For april 9,2 % For mai 6,7 % For juni 6,5 % For Hele NAV Kontoret: Samlet fraværet for april er 6,8 % Samlet fraværet for mai er 5,2 % Samlet fraværet for juni er 7,5 % Det er en god nedgang i det samlede fraværet fra forrige kvartal. På de kommunale ansatte beregnes fraværet på mulige dagsverk når ferie er fratrukket, det gjør man ikke på statlig side. NAV Halden bistår Halden kommune med å utprøve personer som har behov for annen type jobb. NAV Halden har også hatt en IA plass med stort hell, denne personen er nå ansatt i et vikariat. Vi har noen alvorlige tilfeller av sykdom som er relatert til langtidssykemeldinger, det trekker opp fraværsstatistikken. Korttidsfraværet ligger på ca 1,1 % Tiltaksdel (hvilke tiltak er/vil bli iverksatt): NAV Halden arbeider godt i forhold til forebygging av sykefravær. NAV Halden har en del strakstiltak (tilrettelegging) som den enkelte kan utføre i en egenmeldingsperiode. Ved langtidssykefravær har leder en god dialog med den sykemeldte. De blir informert om hva som skjer på kontoret, og invitert til å komme på avd.møter eller kontormøter. Det blir sendt blomster fra kontoret ved langtidsfravær eller at noen blir innlagt på sykehus. Lederne skal bruke oppfølgingsplan også i arbeid med forebygging av fravær. Der begge parter underskriver hva de er blitt enig om. 61

62 Etter 4 ukers fravær skal NAV leder eller HR-rådgiver bistå avdelingsleder i samtale med den sykemeldte. Resultatet blir ofte en gradert sykemelding. Lederne ved NAV Halden tilrettelegger så langt det lar seg gjøre, men det er ikke mulig å opprette nye stillinger for de som ikke klarer å utføre jobben sin pga sykdom. Ved NAV Halden er det fremdeles fysisk aktiviteter som Zumba, bordtennis og gå- gruppe. Alle ansatte blir oppfordret til å være delaktig i noen av disse aktivitetene. NAV ansatte har også mulighet for å være med på «Strekk deg for bedre JOBBHELSE» Det er en serie enkle øvelser for skuldre, nakke og øvre del av rygg, som kan hjelpe den ansatte til en bedre arbeidshverdag. Tre ganger i uken mottar man en e-post - mandag, onsdag og fredag med link til en videodemonstrasjon av dagens øvelse. Vi har et godt samarbeid med legene, der vi informerer om muligheter for tilrettelegging for et gitt tidsrom. NAV-leder er av den oppfatning at det bidrar godt til redusert sykefravær at legene i byen er dyktige på å gradere sykmeldingene. Troen på at arbeid og aktivitet er til det beste for alle er fremdeles sterk. 2 62

63 Rapport sykefravær Halden kommune pr. kommunalavdeling (Rapport til hovedutvalgene) Navn: Leder: Årsverk totalt: Kommunalavd. Undervisning, oppvekst og kultur Kommunalsjef U, O, K Else-Grethe Mathisen Rapportperiode: 2.kvartal 2016 Dato: Enhet 1-8 dager 1-16 dager dager over 40 dager Totalt Totalt 1.kvartal 2016 Komm.sjef u./o 0, ,4 4,3 Felles gr.sk.tj. 0,5 0,3 0 1,7 2,4 14,0 Tilr.tilbud SFO 2,2 0,5 3,6 12,0 18,3 24,8 Tilr.tilbud b.h. 1,4 0 1,4 8,7 11,5 19,2 Bergknatten b.h. 1,5 4,0 0 2,2 7,8 7,4 Brekkerød b.h. 0,3 0 2,0 7,8 10,1 20,6 Bjørklund b.h 3,6 1,4 0 9,5 14,5 22,4 Isebakke b.h 0,4 0 2,5 7,1 9,9 8,1 Karrestad b.h. 1,9 0,1 0 5,3 7,4 9,8 Stangeløkka b.h. 0,6 0, ,8 2,4 Tistedal b.h. 1,1 2,2 0 8,7 12,0 17,9 HKK 0,3 1,2 1,8 10,8 14,0 13,9 Gimle skole 0,8 0,1 0,9 2,5 4,3 5,8 Låby skole 1,0 0,9 0,8 12,2 14,9 14,8 Hjortsberg skole 0,9 0,6 1,9 3,5 6,9 10,3 Tistedal skole 1,6 2,1 0,7 3,3 7,7 8,0 Berg skole 0,8 1,2 0,9 5,3 8,2 8,1 Os skole 0,7 0,3 1,1 13,9 16,0 18,3 Idd skole 0,9 1,0 0,3 5,1 7,3 9,9 Folkvang skole 1,3 1,4 0,7 2,4 5,8 5,4 Prestebakke skole 1,2 2,3 1,0 5,7 10,1 14,5 Strupe skole 0,6 0,2 0,1 6,3 7,2 10,6 Rødsberg skole 0,4 0,4 0 3,7 4,5 5,6 Risum skole 0 0,2 0,4 4,8 5,4 5,5 Skole- og miljøs Kultur og idrett 0, ,0 7,5 4,8 FAMILIENS HUS Barnevernet 0,6 0,3 0,5 3,0 4,4 6,2 Helsestasjonstjenesten 0,1 0 1,2 5,0 6,4 3,6 PPT 0,6 0 1,8 0 2,4 0,5 Spes.ped førskole 2,6 0 0,2 7,9 10,7 14,8 Samlet for Familiens 0,4 0,2 0,9 3,0 4,6 4,4 hus Samlet 2.kvartal ,8 0,9 1,1 5,0 7,9 9,8 1 63

64 Analysedel (Årsak til utvikling positiv / negativ): Til tross for økt fokus på budsjettreduksjon i perioden, viser kommunalavdelingen et samlet redusert sykefravær med 1,9 % pr 2.kvartal av enhetene/områdene har mindre fravær enn 1. kvartal og gir tilbakemelding på at fokus på nærværsarbeid og godt arbeidsmiljø er stort. Enheter som viser en noe øking i fraværet er markert med rødt. Langtidsfravær, fravær over 40 dager utgjør største delen av fraværet. Totalt utgjør langtidsfraværet 5.0, en nedgang med 1.5 prosentpoeng siden 1. kvartal Årsak til langtidsfravær er ikke relatert til arbeidsbelastninger/arbeidsmiljøet men til kroniske plager, planlagte operasjoner eller akutt påførte skader. Noe fravær er også relatert til svangerskap. Områdene felles grunnskoletjeneste, spes.pedagogisk grunnskole, tilrettelagt tilbud barnehage og tilrettelagt tilbud SFO har få ansatte og jobber på enkeltoppdrag ute og kan vanskelig sammenlignes med øvrig sykefravær. Alle områdene viser en prosentvis stor nedgang i fraværet. Barnehager 2 av barnehagene, Bergknatten og Isebakke har hatt en liten øking på fravær 2. kvartal. Barnehager er enheter med få ansatte og fravær gir stor prosentvis uttelling. Stangeløkka barnehage jobber systematisk med nærvær og har redusert sykefraværet fra 2,4 til 0,8 og har ingen med registrert langtidsfravær. Barneskoler 2 64