Fellessamling Kontrollutvalg 26. sept Arbeidet med kommunens internkontroll et innblikk

Transkript

1 Fellessamling Kontrollutvalg 26. sept 2016 Arbeidet med kommunens internkontroll et innblikk

2 Det Norske hus er bygget på tillitt

3 Hva er internkontroll?

4 Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) Internkontroll: Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen

5 Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) Internkontroll: Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

6 Kommuneloven 23.Administrasjonssjefens oppgaver og myndighet. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.

7 Det finnes ikke ett svar på hva som er betryggende kontroll hver rådmann/ kommune må gjøre seg opp en formening - hva er godt nok for oss.

8 Internkontroll er Systematisk arbeid Litt sakte arbeid Tilnærmet usynlig arbeid

9

10 Kommune styresak Ferdig Påbegynt Ikke startet 01/16 X 02/16 X 03/16 X osv

11 L over, forskrifter og overordnede instrukser 1. Skaff deg oversikt over lover og forskrifter, instrukser

12 Over 130 lover Over 5000 Paragrafer

13

14

15 Rett lov på rett sted! Delegeringsreglementet = en instruks Rådmannens internkontroll + delegeringsreglementet = Sivilombudsmannen får færre saker pga saksbehandlingfeil

16

17 Rådmannens egenkontroll/rutine Deadline levering til rådmann Korrektur periode Ordf-Rådm sekreteriatet Papirene går ut F-skap K- styret 23/1 25/1-26/1 27/1 27/1 3. feb Fondstyret og adm utvalg også 17. feb 19/2 22/2-23/2 23/2 24/2 2. mars 1/4 4/4-5/4 6/4 6/4 13. april

18 For Rådmann er det ingen forskjell på internkontroll / oversikt over rutiner på arbeidsmiljøet i kloakkanlegget, prosedyrer for kloring i basseng og oppfølging av barn som pårørende. Man må være genuint interessert i kommunen som forvalter av et samfunnsmandat

19

20

21 Rådmannens overordna internkontroll - ØKONOMI - ANSKAFFELSER - DATA/TELE/SIKKERHET - PERSONALE/HR - SIVILT BEREDSKAP - MEDISINERING

22 Hvor kan det gå galt; ØKONOMI - Finansreglement - Økonomireglement Signaturprøver Sikkerhet i faktura-kjeden fra bestiller til betaler Beredskapsplan

23 ØKONOMI Habilitet og Økonomi

24 En helt vanlig familie i Grane/slektstreff sept 2016

25 Navn Part i saken: Lønn, regning/ge byr barnehage, SFO, lege, kommunale avgifter? Slektskap i kommuneorganisasjonen Berøres av Økonomisk transaksj? Slektskap i firma vi handler med/ betaler til. Styremedlem i firma el org vi handler med/ betaler til. Medeier i aktuelt firma vi handler med/betal er til. Andre særegne forhold og særlig nært vennskap Tone Larsen Nei Svært liten sannsynlighet Anita Mellingen Nei Tove Brennhaug søskenbarn Entrep firma Tommy og Roger Nilsen Ja, RKK, Opplæringskontoret Nei Nei Nei Nei Kan forekomme Ex.mann og datter ansatt i Vefsn kommune Stort nettverk generelt Rigmor Tverå Ja Nei Ja Kasserer i Aspneset Vest velforening Nei Bror- folkevalgt

26

27 Kan ikke se at det blir feil at du har senere hjemreise enn når kurset slutter. Arbeidsgiver dekker reiseutgifter i forbindelse med kurs tur/returbillett. Hvis billetten koster mer ved senere avreise, kan eventuelt mellomlegg betales av egen lomme. Det må forklares på reiseregningen, årsaken til avviket. I denne besvarelsen har vi ikke sett på om kommunen har eget reglement ang. reiser. KomRev Trøndelag IKS

28

29 Signaturliste Etiske retningslinjer Jeg signerer på at jeg har fått utlevert og skal sette meg inn i Grane kommunes etiske retningslinjer. Navn Stilling Dato 15. oktober 2015

30 OFFENTLIG ANSKAFFELSE - Innkjøpsprosessen ƒ- Anbudsprosessen ƒ- Korrupsjon og misligheter ƒ- Kontraktsoppfølging ƒ- Lojalitet til inngåtte avtaler

31 Hvor kan det gå galt; MEDISINERING - Plassering av oppgave - Beskrivelse av rutine - Opplæring - Signering på kjennskap til reglene

32 Hvor kan det gå galt; DATA OG TELESIKKERHET - Sensitiv informasjon ƒ- IKT-leveranseevne, f.eks «oppetid» ƒ- IKT-systemportefølje, lisenser ƒ- Tilgjengelighetsstyring, passord, tilgang, avgang Beredskapsplan ved langvarig bortfall av strøm og tele.

33 Hvor kan det gå galt; PERSONALE - Rekrutteringsprosess ƒ- Kompetanseutvikling ƒ- HMS - Varsling, mobbing - Oppsigelse / veilede noen ut

34 Hvor kan det gå galt; BERDSKAPSPLANLEGGING / SIVILBESKYTTELSE - Overordna og avdelingsvise beredskapsplaner - krisehåndbok (med navn og nummer) - Hendelsesanalyse (hva er det værste som kan skje hos oss - Beredskapsplan med tiltaksdel for forebygging og når det smeller - Øvelser

35 VERKTØY CIM KVALITETSLOSEN WEBSAK SERVER

36 KVALITETSLOSEN Virksomheten Grane kommune er underlagt mange ulike lover og forskrifter, og mange av disse har egne bestemmelser om internkontroll som f.eks: kommuneloven, arbeidsmiljøloven, informansjonssikkerhetsloven, helse- og omsorgsloven osv. Vår virksomhet har i dag et internkontrollsystem som er i papirutgave og ikke ajourført på lenge. Det er viktig å få til et system som fungerer og vil være likt over hele kommunen og som enkelt kan revideres og evt. legges inn nye rutiner og beskrivelser.

37

38

39 Deadline- møte og saksbehandlerkalender OFFENTLIGHET FULL ÅPENHET Offentlig journal!!!

40