Invitasjon til konkurransepreget dialog - Kjøp av programvare for elektronisk pasientjournal (EPJ) i tannhelsetjenesten.

Transkript

1 c>2 eia/5-3c2, AKERSHUS FYLKESKOMMUNE Beskrivende dokument Invitasjon til konkurransepreget dialog - Kjøp av programvare for elektronisk pasientjournal (EPJ) i tannhelsetjenesten.

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNBYDELSE TIL KONKURRANSEPREGET DIALOG 3 2. BAKGRUNN OMFANG ELEKTRONISK PASIENTJOURNAL/PASIENTJOURNALSYSTEM KONKURRANSEPREGET DIALOG MER INFORMASJON 6 3. BEHOVET 7 4. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV DIALOGEN/KONKURRANSEN FRIST FOR FORESPØRSEL OM DELTAGELSE INNLEVERING AV FORESPØRSEL DIALOGFASEN BRUK AV UNDERLEVERANDØRER BEHANDLING AV FORESPØRSELER OBLIGATORISKE DOKUMENTASJONSKRAV KVALIFIKASJONSKRAV VALG AV LEVERANDØRER TIL KONKURRANSEPREGET DIALOG FORKASTEDE FORESPØRSELER TILDELINGSKRITERIER AVTALEINNGÅELSE ADMINISTRASJON AV KONKURRANSEN FREMDRIFTSPLAN FOR KONKURRANSEPREGET DIALOG - ELEKTRONISK PASIENTJOURNALSYSTEM EPJ KONTRAKTSBESTEMMELSER 13

3 1. INNBYDELSE TIL KONKURRANSEPREGET DIALOG Akershus fylkeskommune v/ Bygg & Innkjøp, heretter kalt oppdragsgiver, inviterer på vegne av de offentlige tannhelsetjenestene i fylkeskommunene: Vest-Agder, Telemark, Vestfold, Buskerud, Østfold og Akershus, til konkurransepreget dialog i forbindelse med anskaffelse av nytt elektronisk pasientjournal-system (EPJ-system). De offentlige tannhelsetjenestene i følgende fylkeskommuner har opsjon på å tiltre avtalen; Sogn og Fjordane, Finnmark, Møre og Romsdal, Hordaland, Oslo, Rogaland, Oppland, Nordland, Aust-Agder, Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag og Troms. Oslo, 7. mai 2010 C,W0.4,.. Tom Kristian Hansen Direktør Bygg & Innkjøp Akershus fylkeskommune

4 2. BAKGRUNN Den offentlige tannhelsetjeneste i den enkelte fylkeskommune har i dag ulike løsninger for pasientjournalsystem. 2.1 Omfang En felles avtale vil være av betydelig omfang da de offentlige tannhelsetjenestene i de samarbeidende fylkeskommunene har et årlig behandlingsansvar for i overkant av pasienter. Tannhelsetjenestene er åpne for at ulike modeller kan være aktuelle ved inngåelse av kontrakt for EPJ-system. Det er derfor vanskelig eksakt å definere det økonomiske omfanget av avtalen. 2.2 Elektronisk pasientjournal/pasientjournalsystem Med begrepet Elektronisk pasientjournal (EPJ) menes følgende: En elektronisk ført samling eller sammenstilling av nedtegnede/registrerte opplysninger om en pasient i forbindelse med helsehjelp. Med begrepet Elektronisk pasientjournalsystem (EPJ-system) menes følgende: Et behandlingsrettet helseregister med nødvendig funksjonalitet for å registrere, søke fram, presentere, kommunisere, redigere, rette og slette opplysninger i elektroniske pasientjournaler. Behandlingsrettede helseregistre er regulert i Helseregisterloven og definert i denne på følgende måte: "journal- og informasjonssystem eller annet helseregister som har til formål å gi grunnlag for handlinger som har forebyggende, diagnostisk, behandlende, helsebevarende eller rehabiliterende mål i forhold til den enkelte pasient og som utføres av helsepersonell, samt administrasjon av slike handlinger." Et EPJ-system er et helseregister. Pasientjournalen er primært et arbeidsverktøy for helsepersonell og benyttes i tilknytning til alle former for helsehjelp. I journalen dokumenteres alle forhold av betydning slik som observasjoner og vurderinger som er gjort og hvilke tiltak som er satt i verk. Innhold i pasientjournal reguleres av Forskrift om pasientjournal. Pasientjournalen er også et viktig medium for kommunikasjon mellom helsepersonell. Dette gjelder både utveksling av informasjon mellom helsepersonell som er involvert i arbeidet rundt en pasient, og for å overbringe informasjon til de som senere skal yte helsehjelp til pasienten. I tillegg til denne primære bruken, danner også pasientjournalen grunnlag for at pasientene ved innsyn skal kunne få innsikt i egen helsetilstand og innholdet i den helsehjelp som de mottar. Pasientjournalen danner grunnlaget for meldinger som virksomheter i helsevesenet er pålagt å sende til offentlige myndigheter. Ettersom pasientjournalen inneholder dokumentasjon av all helsehjelp som er gitt, blir den også et viktig redskap i kvalitetssikring, forskning og faglig utvikling av tjenesten.

5 De IT-systemer som benyttes for å registrere, bevare og å gi tilgang til opplysninger i elektroniske pasientjournaler, kalles EPJ-system. 2.3 Konkurransepreget dialog Oppdragsgiver har besluttet å benytte konkurranseformen konkurransepreget dialog for denne anskaffelse, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser (F0A) Om konkurransepreget dialog Konkurransepreget dialog vil kunne benyttes der oppdragsgiver har et behov, men ikke er i stand til å definere løsninger. Dialogfasen vil benyttes til å komme frem til løsninger. Konkurransepreget dialog kan brukes for særlig komplekse kontrakter, der oppdragsgiveren mener at bruken av åpen eller begrenset anbudskonkurranse ikke gjør det mulig å tildele kontrakt. Særlig kompleks kontrakt kan foreligge i to tilfeller. Det ene er der hvor oppdragsgiveren objektivt ikke er i stand til å presisere de tekniske vilkår i en kravspesifikasjon, og det andre er når oppdragsgiveren ikke er i stand til å definere de rettslige eller finansielle vilkårene i forbindelse med et prosjekt. Eksempler er komplekse ITkontrakter, risikoplassering av terrorfare eller nye betalingsformer for OPS-kontrakter. Oppdragsgiveren står ikke like fritt som ved konkurranse med forhandlinger Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget for en konkurransepreget dialog vil måtte gi en svært god beskrivelse av oppdragsgiverens behov og ønsker. Det må gjøres mulig for potensielle leverandører å vurdere om de skal delta i dialogen. Det forutsetter at oppdragsgiveren har en klar visjon fra begynnelsen av om hva han trenger. Dialogfasen skal benyttes til å skape løsninger som dekker oppdragsgiverens behov, ikke til å definere dennes behov Prosedyren Konkurransepreget dialog Den konkurransepreget dialogen vil bli gjennomført i flere faser. Det er adgang til å diskutere og forhandle om alle sider ved kontrakten i dialogfasen. Herunder kan det forhandles om tekniske løsninger, økonomiske forhold slik som pris, kostnader, erstatning mv., og kontraktsvilkår slik som ansvarsbegrensning, garantier med mer. Det er dermed også adgang til å velge bort løsninger underveis i dialogen basert på foreløpig prising. Eksempler på temaer i dialogen vil være: Løsningens funksjonalitet (funksjonell og teknisk) Integrasjonsmuligheter Konvertering av eksisterende pasientdata til ny løsning Installasjons- og driftsalternativer Priser/Kostnader og gevinster Opplæring og brukerdokumentasjon Implementering og gjennomføringsplan Prosesser/Rutiner Organisering Drift og vedlikehold Det er løsninger og ikke leverandører som kan reduseres i løpet av dialogen. Dersom en leverandør har flere løsninger, er man dermed ikke ute av konkurransen før alle løsningene er utelukket.

6 2.3.4 Levering av tilbud Etter avslutning av dialogen går man over i en fase hvor det skal leveres inn endelige tilbud. Oppdragsgiveren har mulighet til å velge hvor mange løsninger man ønsker i endelige tilbud. Dette kan føre til at oppdragsgiveren bare velger en løsning. Dette kan være tilfelle der leverandøren som har presentert den beste løsningen, ikke ønsker å dele denne med andre tilbydere. Det foreligger da bare en mulig kandidat for oppdraget. Der oppdragsgiveren har åpnet for ulike løsninger, kan en leverandør levere inn et tilbud for hver av løsningene Valg av leverandor Den leverandøren som er blitt valgt, kan bli bedt om å presisere visse aspekter ved tilbudet eller bekrefte forpliktelser som er gitt i tilbudet. Forutsetningen er at dette ikke medfører en vesentlig endring av tilbudet eller konkurransegrunnlaget, som kan føre til blant annet konkurransevridning eller forskjellsbehandling. Fleksibiliteten i forhold til etterfølgende forhandlinger er mindre enn ved konkurranse ved forhandling. 2.4 Mer informasjon Mer infomasjon om EPJ og ELIN-T finnes blant annet på følgende nettsted:

7 3. BEHOVET Innføring av nytt elektronisk pasientjournalsystem (EPJ) skal effektivisere og øke kvaliteten på det arbeidet som utføres i tilknytning til systemet i dag. Det nye EPJ-systemet må kunne dekke følgende behov: Oppfylle alle krav til avlevering av data. Disse kravene er beskrevet i prosjektet; "Elektronisk informasjonsutveksling i tannhelsetjenesten, ELIN-T", se også punkt 2.4. Gi tilgang til rapporterings- og analyseverktøy for å kunne nyttiggjøre seg alt statistisk materiale i EPJ-systemet. EPJ-systemets funksjonelle virkemåte må være slik at systemet støtter opp om arbeidsprosessene på en effektiv og intuitiv måte. De samarbeidende tannhelsetjenestene skal ha betydelig innflytelse over den videre utviklingen av valgt EPJ-system. Oppfylle alle lovpålagte sikkerhetskrav. Mulige modeller for løsninger som vil kunne ivareta de offentlige tannhelsetjenestene i fylkeskommunenes behov: Leverandør inngår kompaniskap evt. salg av eksisterende programvare til de offentlige tannhelsetjenestene i fylkeskommunene som overtar ansvar for ferdigstillelse og all videre utvikling av programmet, eventuelt gjennom en felles IKT-organisasjon. Leverandør leverer ferdig og nyutviklet programvare for EPJ. All videreutvikling av programmet vil være i regi av de offentlige tannhelsetjenestene i fylkeskommunene eventuelt gjennom en felles IKT-organisasjon. Leverandør som oppfyller både de økonomiske og faglige kravene, gir tilbud på komplett leveranse som også omfatter all videreutvikling av programmet. Det inngås avtale om at det er de offentlige tannhelsetjenestene i fylkeskommunene som skal prioritere/styre all videreutvikling av programmet. Leverandør inngår kompaniskap/samarbeid med annen virksomhet for å styrke kompetansen og/eller den økonomiske plattformen. Driftsfellesskapet gir tilbud på komplett leveranse som også omfatter all videreutvikling av programmet. Det inngås avtale om at det er de offentlige tannhelsetjenestene i fylkeskommunene som skal prioritere/styre all videreutvikling av programmet. Felles web basert ASP løsning der en leverandør inngår partnerskap med Norsk Helsenett og tilbyr tilgang til en driftsløsning på felles servere som tjeneste i Norsk Helsenett. De samarbeidende fylkeskommunene må ha mulighet til å styre videreutvikling Det kan være aktuelt med ulike typer av driftsløsning: Drift i hver enkelt fylkeskommune. Felles driftsløsning for samarbeidende fylkeskommuner.

8 4. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV DIALOGEN/KONKURRANSEN De regler som skal gjelde for gjennomføringen av denne anskaffelsen fremgår av loy og forskrift om offentlige anskaffelser, samt nedenstående supplerende regler. Reglene fastsetter blant annet tilbyders og oppdragsgivers rettigheter og plikter i forbindelse med gjennomføringen av dialogen/konkurransen. Forespørselen skal gis på grunnlag av de dokumenter som er angitt i konkurransegrunnlaget. 4.1 Frist for forespørsel om deltagelse Forespørselen skal leveres innen: kl Innlevering av forespørsel Forespørselen skal leveres i lukket og nøytral forsendelse merket: " konkurransepreget dialog: Elektronisk pasientjournalsystem". Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. Forespørselen skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Forespørselen skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Skilleark 1. Signert forespørselsbrev Skilleark 2. Skatteattest Skilleark 3. MVA - attest Skilleark 4. HMS - egenerklæring Skilleark 5. Firmaattest Skilleark 6. Besvarelse av kvalifikasjonskray; økonomiske og finansielle stilling Skilleark 7. Besvarelse av kvalifikasjonskrav; tekniske kvalifikasjoner Skilleark 8. Skilleark 9. Skilleark 10. Eventuelle egne vedlegg Forespørselen skal leveres i tre eksemplar på papir og ett elektronisk eksemplar på flyttbart medium. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon har papirversjonen forrang. Forespørselen skal være skrevet på norsk. Oppdragets art innebærer at leverandøren må kunne forstå og kunne gjøre seg forstått på norsk. All dokumentasjon skal også være på norsk. 4.3 Dialogfasen Dialogfasen skal foregå på norsk. Dialogfasen vil i utgangspunktet bli gjennomført som separate møter med den enkelte tilbyder. Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å dele informasjon mellom tilbyderne uten særskilt samtykke. Ved den endelige konkurransen vil tilbyderne måtte komme med forslag som de selv har utviklet. 4.4 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører.

9 Forespørselen, og senere tilbudet, skal omtale eventuell bruk av underleverandører, eventuelt hvilke firmaer som samarbeider. Alle krav til leverandøren gjelder også underleverandøren og samtlige samarbeidende selskap. 4.5 Behandling av forespørseler Forespørseler vil ikke bli returnert til tilbyderne. 4.6 Obli atoriske dokumentas'onskrav: Norske leverandører skal fremle e: 1. Skatteattest for merverdiavgift 2. Skatteattest for skatt 3. HMS egenerklæring i samsvar med 'eldende forskrift, se vedlegg 2. Attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd. i forhold til fristen for innlevering av forespørselen. All dokumentasjon skal innleveres sammen med forespørselen. 4.7 Kvalifikasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling dra s ivers kvalifikas'onskrav: Krav 1: Leverandøren skal være registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Dokumentas'on bevis for at de stilte krav er o lt Dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i faglige register, handelsregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Leverandørens økonomiske og fmansielle stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 1: Leverandøren må ha den finansielle og økonomiske kapasitet som leveransen krever. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2008 og 2009, samt revisors revisjonsberetning Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering de nærmeste tre år. Ved vurdering av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv opplysninger fra Dun & Bradstreet via StartBank. For denne leveransen vil en firmarating i D&B på A (kreditverdig), delbedømmelse for økonomien på "Tilfredsstillende" og betalingserfaring på "Akseptabel" kunne være tilstrekkelig. Krav 2: Leverandøren må ikke ha restanser på skatter og avgifter som man ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale med skatte- og avgiftsmyndighetene om. Kopi av eventuell nedbetalingsavtale.

10 Krav 3: Leverandøren må ikke være under gjeldsforhandlinger eller konkurs. Leverandørens tekniske kva"asjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 1: Leverandøren må ha kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som avtalen krever. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt En kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. En beskrivelse av firmaets totalkompetanse. For personell med arbeidsoppgaver knyttet til program utvikling, må det fremgå hva som er personellets både formelle og reelle fagkompetanse. Dokumenteres ved CV. En oversikt over foretakets totale bemanning, gjennomsnittlig arbeidsstyrke og antall medarbeidere gruppert på ulike nivåer i organisasjonsenhetene i løpet av de siste 3 år. Et overslag over forventet utviklingstid og ressursbruk. Liste over den/de viktigste leveranser de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige og/eller private mottaker. Krav 2: Leverandøren må ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Det skal gis en kortfattet beskrivelse (maks 3 A4 sider pr område) av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for planlegging, utvikling, implementering og drift. All dokumentasjon skal innleveres sammen med forespørselen. 4.8 Valg av leverandører til konkurransepreget dialog Oppdragsgiver vil av de mottatte forespørseler om deltakelse i konkurransen, invitere minimum 3 og maksimum 5 leverandører, av de leverandører som best oppfyller kvalifikasjonskravene til å bli med i dialogen. 4.9 Forkastede forespørseler Forkastede forespørseler vil ikke bli returnert til tilbyderen Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Pris % Systemets funksjonalitet % Den endelige vektingen vil bli fastlagt i konkurransegrunnlaget.

11 4.11 Avtalehmgåelse Oppdragsgiver vil inngå avtale med en leverandør hvis det etter tilbudsfasen foreligger et akseptabelt tilbud Administrasjon av konkurransen Akershus fylkeskommune har kunngjort og administrerer konkurransen. Dersom leverandøren finner at det beskrivende dokument eller konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon/veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom leverandøren finner at det beskrivende dokument eller konkurransegrunnlaget inneholder feil, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes "Tilleggsopplysninger - konkurransepreget dialog: Elektronisk pasientjournalsystem", og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Frist for henvendelser om tilleggsopplysninger er senest 1 uke før frist for forespørsel om deltakeles/tilbudsfrist. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Frank-Tore Toresen E-post adresse: toresen@akershus-fk.no Telefon: / Alle henvendelser skal rettes til kontaktperson pr. e-post.

12 5. FREMDRIFTSPLAN FOR KONKURRANSEPREGET DIALOG - ELEKTRONISK PASIENTJOURNALSYSTEM EPJ Dato Aktivitet Besluttet Utlysing av kunngjøring for kvalifisering Besluttet Frist for å sende inn forespørsel om å delta i dialogen Planlagt Invitasjon sendes ut til kvalifiserte og utvalgte leverandører Planlagt Frist innlevering av foreløpig løsningsforslag Planlagt Innlednin dialo Planlagt Avslutning dialog Planlagt Utsendelse av konkurransegrunnlag Planlagt Frist innleverin av tilbud Planlagt Kunn 'ørin av val Planlagt Klagefrist for tildelin av kontrakt Planlagt Inngåelse av kontrakt

13 6. KONTRAKTSBESTEMMELSER Avtaleforholdet vil bli regulert av kontraktsbestemmelser basert på Statens standardavtaler. Hvilke av avtalene som vil bli benyttet for kjøp, tilpasning, drift og vedlikehold vil bli avgjort gjennom den konkurransepregede dialogen.