Kva er eit kvalitetssystem?

Transkript

1 Kva er eit kvalitetssystem? Hovedprinsippet i eit kvalitetssystem er at produktet eller tenesta skal ha lik prosesskvalitet, altså følgje like standardar og prosedyrar kvar gong.

2 Kva er eit kvalitetssystem? Kvalitetssystemet angir ikkje kvaliteten på sjølve produktet eller tenesta. Det dokumenterer kor vidt faste rutinar er nytta i prosessen for å fremstille produktet eller tenesta, og set standardar for å oppdage og rapportere avvik.

3 Kva er eit kvalitetsstyringssystem (QMS)? Eit QMS er det dokumenterte systemet du innfører for å styre prosessane som påverkar kvalitet. «Kvalitet» er definert som det som møter forventningane og kontinuerleg leverer det du lovar. QMS er eit organisasjonsstyringssystem med fokus på brukar-tilfredshet. Eit QMS styrer plandokumentasjonen og kontrollerer dei daglege prosessane. Det inneheld revisjons-rutinar for å sikre at du gjer det du seier. Det skal sikre samsvar mellom relevante krav og evalueringar for å overvake og måle ytinga, og identifisere og implementere forbetringar i prosessar og system. No matter what industry you are in, who your clients are, or how your business currently operates, an effective quality management system such as Quality Systems Toolbox, can revolutionize the way you do business, your reputation and your profitability.

4 Kvalitetssystem innfører m.a. krav om: Undersøkingar av kundar, marked og leverandørar. Opplæring og planlegging av tilsette sine ansvarsområder. Avvikshandtering: feil skal oppdagast, rettast, dokumenterast og systematiserast. Frå førebyggende tiltak, via evaluering av er det vi gjer bra? til korrigerande tiltak. Interne og eksterne revisjonar: gjer vi det vi har sagt vi skal gjere?. Leiinga si gjennomgang: strategi og mål for verksemda. Kontinuerleg forbetring av prosessar. Effektiv ressursstyring av menneske, utstyr og infrastruktur.

5 Mål for eit elektronisk system: A centralized quality management system that is accessible, maintainable, simple and affordable. The system is highly visible and staff are motivated to participate because of its accessibility. Automated reporting and access to the whole system in one place gives you the tools you need to identify opportunities and implement improvements to your business.

6 Andre prinsipp Engasjement frå leiinga etter eit felles målbilde for organisasjonen. Det føreset aktiv deltaking og forpliktelse hos tilsette -utan unnatak. Beslutningar blir teke basert på faktiske hendingar ikke lenger aksept for lause antakelsar.

7 Døme frå QMS (legemiddelindustri) 1. Organizational Structure 2. Responsibilities 3. Methods 4. Data Management 5. Processes 6. Resources 7. Customer Satisfaction 8. Continuous Improvement 9. Product Quality

8 Prinsipp (frå Wikipedia) Quality management adopts a number of management principles that can be used by top management to guide their organizations towards improved performance. The principles include: Customer focus: Since the organizations depend on their customers, therefore they should understand current and future customer needs, should meet customer requirements and try to exceed the expectations of customers. An organization attains customer focus when all people in the organization know both the internal and external customers and also what customer requirements must be met to ensure that both the internal and external customers are satisfied. Leadership: Leaders of an organization establish unity of purpose and direction of it. They should go for creation and maintenance of such an internal environment, in which people can become fully involved in achieving the organization's quality objective. Involvement of people: People at all levels of an organization are the essence of it. Their complete involvement enables their abilities to be used for the benefit of the organization. Process approach The desired result can be achieved when activities and related resources are managed in an organization as process. System approach to management. An organization's effectiveness and efficiency in achieving its quality objectives are contributed by identifying, understanding and managing all interrelated processes as a system. Continual improvement One of the permanent quality objectives of an organization should be the continual improvement of its overall performance. Factual approach to decision making: Effective decisions are always based on the data analysis and information. Mutually beneficial supplier relationships: Since an organization and its suppliers are interdependent, therefore a mutually beneficial relationship between them increases the ability of both to add value

9 Prinsipp (frå Wikipedia) Brukarfokus Leiing Tilsette si involvering Prosesstilnærming Systemtilnærming til styring Kontinuerleg forbedring Faktabasert beslutnings -taking Gjensidige forsyningsrelasjonar Organisasjonen er avhengig av brukarane, derfor må vi forstå dei noverande og framtidige brukarbehova, og møte brukarkrava og evt overgå deira forventningar. Ein organisasjon oppnår brukarfokus når alle tilsette i organisasjonen kjenner både dei interne og eksterne brukarane, og er bevisst på kva brukar-krav som må bli møtt, slik at dei eksterne brukarane blir tilfreds. Leiarane i organisasjonen blir sameint om hensikten og retninga til organisasjonen. Leiinga bør arbeide for å skape og vedlikehalde eit internt miljø der tilsette blir fullt involvert i å nå kvalitetsmåla til organisasjonen Tilsette på alle nivå i organisasjonen er den viktigaste komponenten. Deira fullstendige deltaking gjer det mogeleg å få nytta dei samla ferdighetane til beste for organisasjonen. Dei ønska resultata kan bli nådd når aktivitetane og relaterte ressursar er styrt som ein prosess i organisasjonen. Effektiviteten og ressursutnyttinga i organisasjonen si måloppnåing kjem ved å identifisere, forstå og styre alle relaterte prosessar som eit system. Eit permanent kvalitetsmål i ein organisasjon bør vere å søke kontinuerleg forbeting av den totale ytelsen og produksjonen Effektive beslutningar blir alltid teke ut frå data-analysar og informasjon. Organisasjon og interne leverandørar er i eit internt avhengighetsforhold. Denne gjensidige relasjonen skal vere slik at den aukar sannsynlegheiten for at alle oppnår ein verdiauke

10 ISO 9001 ISO 9001 is an internationally recognized standard that defines a systematic control of business activities to ensure that the needs and expectations of your customers are being met or exceeded. ISO 9001 er ein internasjonalt akseptert standard som definerer ei systematisk styring av forretnings-aktivitetar for å sikre at behov og forventningar frå brukarane er tilfredstillt eller overgått. This systematic control, also referred to as 'quality assurance' and 'quality management', is achieved through controlling processes in your businesses that affect the quality of the products and services your organization supplies. Denne systematiske kontrollen er også referert til som 'kvalitetssikring' og 'kvalitetsstyring', og blir gjennomført via kontroll-prosessar i verksemda som påverkar kvaliteten i produkta og tenestene som din organisasjon leverer.

11 Kvalitetssystem

12 Felles element i kvalitetssystem Avviksbehandling Risikovurdering - oppfølging Forbedringsforslag Aktivitetar Dokumentasjon (tilgjengeleg og forstått i rett versjon)

13 Kvalitetssystem

14 Kvalitetssystem

15 Kvalitetssystem

16 Internkontroll og kvalitetssikring Systematisk HMS-arbeid (internkontroll) Kvalitetssikring er lovpålagt kan bli kontrollert av tilsynsmyndigheter (både praksis og dokumentasjon) er frivillig kan kontrolleres/godkjennes av eksterne revisorer skal sikre kontinuerlige forbedringer av arbeidsmiljø, ytre miljøbelastninger og sikkerhet (og krever kompetanse på disse feltene) krever medvirkning fra ansatte er ikke ment for sertifisering skal sikre rett kvalitet på prosesser, produkter og tjenester, og er kundeorientert anbefales medvirkning fra ansatte kan være gjenstand for sertifisering (f.eks. ISO-standarder) er en nasjonal ordning kan være internasjonalt anerkjent (f.eks. ISO-standarder)

17 Kva element finn vi i kvalitetssystem? Mål Organisering Kartlegging Handlingsplan Rapportering Avvik handtering forbetring, aktivitetar Bibliotek Opplæring Dokumentkontroll Risikovurdering Revisjon

18 Vegvalg Kjøpe ferdige nye system? Basere seg på å utnytte og tilpasse system vi alt har?

19 Kjøpe ferdige system Fordelar Får betre spesialiserte funskjonar i t.d. dokumentbehandling Kan vere tryggare med «ein leverandør i ryggen» Ulemper Problem med integrasjon Større verktøyportefølge Meir kompleks, meir opplæring Mindre skreddarsydd system

20 Utnytte intranett, ephorte + evt. spesialmodular Fordelar Utnyttar system vi alt har, kan gi auka nytteverdi ved gjenbruk Meir gjenbruk av data, lettare integrasjon med eksisterande system Ulemper Må pårekne tilpassing og spesialutvikling Kan få dårlegare funksjonalitet ved t.d. dokumentstyring Kan vere mogeleg å kombinere med eigen dokumentstyringsmodul

21 Vurdering av eksisterande system Funksjon Dokumentasjonsstyring Leselister for dok System ok ok ok Versjonskontroll ok ok Avvikssystem Avviksoppfølging til lukking Kvalitetslosen Datakvalitet as EQS Extens ok nei ok? ok ok ok ok? ok Statistikk ok ok ok Brukarundersøkingar Risikovudering Bruk av eksisterande verktøy ephorte ephorte skjemamod +eph ephorte i skjemamod Skjemamodulen ok ok ok regneark