Prosed yre for håndtering av saker om uønsket/pl agsom seksuell oppmerksomhet ved Diakonhjemmet Høgskol e

Transkript

1 Prosed yre for håndtering av saker om uønsket/pl agsom seksuell oppmerksomhet ved Diakonhjemmet Høgskol e Dato: Innhold 1 Prosedyre for håndtering av saker om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet Hensikt Ansvar for prosedyren Om fang Definisjoner Personvern/taushetsplikt Hve m kan det varsles til Kontaktgruppe for studenter Retningslinjer for kontaktgruppens arbeid Retningslinjer for ansatte ved høgskolen som oppdager eller får bekymringsmelding eller melding om saker Hvem har ansvar for håndterin g av saken Linjeansvar Retningslinjer for rapportering og informasjon Saksbehandlingsregler ved anklage om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet

2 1 Prosedyre for håndtering av saker om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet 1.1 Hensikt Hensikten med prosedyren er: Gi veiledning til ansatte og studenter i hvordan de skal gå frem i saker om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet Sikre at høgskolen håndterer saker om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet på en akseptert og forsvarlig måte Gi informasjon om hvordan høgsko len håndterer saker om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet 1.2 Ansvar for prosedyren Høgskolens rektor har det overordnede ansvar og myndighet for rutinen og å tilrettelegge forholdene for varsling/anklage om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet og oppføl ging av kritikkverdige forhold. 1.3 Omfang Prosedyren gjelder for alle ansatte og studenter ved Diakonhjemmet Høgskole. 1.4 Definisjoner Tiltaksplanen og prosedyren bruker begrepet seksuell oppmerksomhet, men er avgrensetil å handle om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet. Det er den fornærmede som definerer dette som uønsket. Uønsket seksuell oppmerksomhet kan opptre verbalt, ikke verbalt og/eller fysisk. Likestillingsloven forbyr seksuell trakassering. Likestillings - og diskrimineringsombudet sier bla følgende på sin hjemmeside: Seksuell oppmerksomhet blir trakassering når: den er uønsket den er plagsom den fortsetter etter at mottakeren har sagt fra den har negative konse kvenser av fysisk, psykisk eller arbeidsmessig karakter Andre forhold som spiller inn: hvor grov handlingen har vært tid og sted for handlingen om handlingen har pågått over tid avhengighetsforhold og maktforskjeller mellom trakasserer og den som blir trakassert Eksempler på oppførsel som kan være seksuell trakassering: unødvendig berøring og plukking nærgående kommentarer om kropp, klær eller privatliv seksuelle framstøt, forslag og hentydninger visning av pornografiske bilder, plystring og kropp sbevegelser som har seksuelle undertoner 2

3 Uønsket seksuell oppmerksomhet kan forekomme mellom ansatte, mellom studenter og ansatte, eller mellom studenter. Problemet skal ta s på alvor uansett hvilken kategori som rammes. Det er viktig å være klar over at den uønskede seksuelle oppmerksomheten kan foregå både på arbeidsstedet og utenfor arbeidsstedet, i tjenesteforhold og utenfor tjenesteforhold. Den uønskede seksuelle oppmerksomheten vil omfattes av denne planen dersom den påvirker arbeidsforholdet/studief orholdet og/eller er relatert til arbeidsforholdet/studieforholdet. 1.5 Personvern/taushetsplikt Saksbehandlingen må håndteres strengt konfidensielt. Den fornærmede bør fremme skriftlig klage, særlig dersom det er en alvorlig sak. Det kan bli ulike fremgang småter avhengig av om det dreier seg om ansatte eller studenter. Personvernet kommer uansett med i saken, og ledelsen må ta stilling til hvor mye innsyn de involverte skal ha. I personalsaker gjelder taushetsplikt, og det vil ofte være slik at de som har m eldt sakene ikke får innsyn i den videre saksgang. Uansett sakens karakter må ledelsen sørge for at all saksbehandling på dette nivået og videre foregår skriftlig. Dette er særdeles viktig dersom saken skulle utvikle seg til en alvorlig disiplinærsak. Sa ken må derfor inneholde skriftlig dokumentasjon på de alvorlige hendelsene, møtereferater og nedtegnelser av eventuelle forklaringer fra vitner. Eventuelle tilrettevisninger eller advarsler mot en ansatt må fremføres skriftlig. 1.6 Hvem kan det varsles til De rsom det er svært vanskelig å ta opp forholdet direkte eller at dette ikke har gitt resultater, kan den fornærmede gå videre med saken på følgende alternative måter: Den fornærmede er: STUDENT ANSATT Alternative måter å ta opp saken på: Ta opp saken med en lærer ved høgskolen Ta opp saken med en studieleder for utdanningen Ta opp saken med instituttleder for utdanningen Ta kontakt med en i kontaktgruppen som høgskolen har (jf. pkt ) Ta opp saken med rektor Ta opp saken m ed nærmeste overordnede Ta opp saken med tillitsvalgt Ta opp saken med verneombud Ta opp saken med personalsjef Ta opp saken med rektor Kontaktgruppe for studenter Studenter kan oppleve at det er vanskelig å melde fra om uønsket/plagsom seksuell oppmerk somhet. Det er viktig at studenter har et sted å henvende seg til. Her kan vedkommende få hjelp til å finne ut om det er grunn til å gå videre med saken. Et slikt sted vil også kunne bidra til å synliggjøre problemet. Studenter som utsettes for uønsket/pl agsom seksuell oppmerksomhet kan henvende seg til en person i kontaktgruppen som er opprettet for det formål: Studiested: OSLO ROGALAND Kontaktgruppen består av følgende personer: Studentdiakon Studentprest Studiesjef Prorektor Studentprest Kontors jef Prorektor Haugesund, assisterende 3

4 studieleder Studenter ved et studiested kan også henvende seg til kontaktpersoner på det andre studiested Retningslinjer for kontaktgruppens arbeid Medlemmer i kontaktgruppen omtales i prosedyren som kontaktperso n. Kontaktpersonene skal gi støtte, veiledning og hjelp til studenter som har vært utsatt for uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet. Kontaktpersonen er en del av høgskolens mottakerapparat for dem som ønsker å snakke ut om denne typen problemer med en nøytral person utenfor studiemiljøet. Studenter skal kunne henvende seg til disse personene enkeltvis og være sikre på å bli møtt med kunnskap og forståelse innenfor en konfidensiell ramme. 1) Kontaktpersonen skal lytte til og veilede vedkommende i forhold t il det problemet hun/han presenterer. 2) Kontaktpersonen gir veiledning i forhold til å fremme klage ove rfor den aktuelle linjeledelsen/ instituttleder eller den anklagede. Den fornærmede avgjør selv om en klage skal fremmes og/eller om saken skal anmeldes. D et anbefales at det innhentes juridisk kompetanse /veiledning dersom saken vurderes anmeldt. 3) Kontaktpersonen kan bistå den fornærmede i møter angående saken. 4) Kontaktpersonen regi strerer henvendelsene. H envendelser skal rapporteres til personalsjef. (jf. p unkt ). Rapportering til personalsjef skal skje anonymisert, med mindre annet er avtalt med den fornærmede. 5) Kontaktpersonen kan henvise den fornærmede videre til andre hjelpeinstanser. 6) Kontaktpersoner uten profesjonell t aushetsplikt skal undertegne et taushetsløfte. 7) Kontaktgruppen møtes minst 1 gang i semesteret på hvert studiested. Leder for møtet og ansvarlig for innkalling er prorektor Retningslinjer for ansatte ved høgskolen som oppdager eller få r bekymringsmeldin g eller melding om saker Ansatte som oppdager trakassering, diskriminering og feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, har i følge arbeidsmiljøloven plikt til å si fra til arbeidsgiver eller verneombudet. Ordinær tjenestevei følges. Gje lder meldingen nærmeste leder, kan ansatte gå til dennes leder igjen. Studenter som opplever uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet og som ønsker å varsle høgskolen om dette, tar vanligvis kontakt med en person som studenten har tillit til. Lærere eller andre ansatte som blir kontaktet av en student skal : 1. Informere studenten om hvem som sitter i høgskolens kontaktgruppe som kan veilede studenten videre. 2. I nformere om at det er avdelingens dekan som håndterer slik saker og at studenten kan ta kontakt med dekan. Studenten velger selv om vedkommende ønsker å gå videre med saken. 3. Lærere eller andre ansatte som blir kontaktet av en student, skal orientere dekan ved avdelingen om saken. Fornærmede skal få være anonym inntil vedkommende (eventuelt) har valgt å fremme sak. For at høgskolen skal kunne gripe tak i saken, er det viktig at det gis mest mulig fakta. 4

5 1.7 Hvem har ansvar for håndtering av saken Linjeansvar Leder for avdeling/enhet har et særskilt ansvar for å håndtere og løse slike saker. Slike saker bør håndteres lokalt eller på det nivå som er mest naturlig ut i fra sakens karakter. Det kan være behov for å løfte saken til et høyere nivå spesielt i de tilfeller der: Utøveren av den uønskede atferden og lederen er en og samme person. Dersom det er sterke lojalitetsbånd/nært samarbeid mellom ledelsen for den aktuelle enheten og den som utøver den uønskede atferden. Dersom den lokale linjeledelsen vegrer seg for å gjøre noe med saken eller ikke tar klagen alvorlig Retningslinjer for rapportering og inform asjon Hensikten med vidererapportering til rektor er at rektor skal ha et grunnlag for å påse at høgskolens etiske retningslinjer og prosedyrer blir fulgt for å sikre og ivareta at det er gode rutiner og at forholdene for varsling om uønsket/plagsom seksue ll oppmerksomhet er tilrettelagt. Vidererapportering av anonymiserte henvendelser Kontaktpersonen (medlem i kontaktgruppen) skal rapportere registrerte henvendelser til personalsjef. Rapportering til personalsjef skal skje anonymisert, med mindre annet er avtalt med den fornærmede. (Jf pkt 2.6.2, 4)) Henvendelser som blir rapportert til personalsjef rapporteres av personalsjef videre til rektor, skriftlig og anonymisert. Fornærmede skal få være anonym inntil vedkommende (eventuelt) har valgt å fremme sak. Informasjon og v idererapportering av saker som er fremmet Linjeledelse/dekan som har mottatt henvendelser og/eller klage skal informere personalsjef om saken. Personalsjef skal rapportere skriftlig til rektor om saker hvor fornærmede har valgt å fremme k lage. Identitet skal ikke avsløres dersom dette ikke er nødvendig. 2 Saksbehandlingsregler ved anklage om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet 1) Anklage om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet kan fremmes skriftlig eller muntlig til leder. Vedkommende b ør rådes til å fremme skriftlig klage, særlig dersom klager har en alvorlig sak. 2) Lederen skal ta alle anklager om uønsket/plagsom seksuell oppmerksomhet alvorlig. Lederen skal sørge for forsvarlig behandling av saken i tråd med prosedyre og saksbehandlin gsregler. Leder skal sørge for at saken blir tilstrekkelig belyst og dokumentert. 3) Lederen skal kontakte personalsjef umiddelbart for gjennomgang av håndtering av saken. Dersom det fremmes alvorlige saker, skal ha leder personalsjef med seg på møter. 4) Lede ren innkaller partene til hvert sitt møte hvor de får anledning til å uttale seg. Begge parter skal ha mulighet til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller annen støtteperson. 5

6 5) Det må tas hensyn til rettssikkerhet og personvern for den som blir anklaget, h erunder retten til å bli gjort kjent med påstander rettet mot en selv, samt mulighet til å imøtegå disse. Lederen skal så snart som mulig ta opp saken med den som anklages for uønsket seksuell oppmerksomhet. Målet med denne samtalen er å kartlegge om han e ller hun er kl ar over at atferden oppfattes som uønsket og ubehagelig. Det må også være et mål å klargjøre hvordan den påklagde opplever situasjonen. Det er viktig å bli enige om noen fakta i saken, og det må være et klart mål å løse problemet på så lavt n ivå som mulig, det er viktig å gjøre den påklagede oppmerksom på at det er den fornærmedes rett å definere hva vedkommende finner krenkende. Mindre alvorlige saker kan løses på dette nivået ved at den som har utøvd den uønskede atferden beklager i nærvær a v lederen, og at partene får gjort opp saken. 6) Den påklagede skal ikke bare være villig til å inngå forlik, den påklagede må også endre atferd. Dersom den påklagede ikke er villig til å inngå forlik, må han eller hun gjøres oppmerksom på at lederen vil vu rdere å gå videre med saken og eventuelt innkalle til et formelt møte. Den påklagede vil da få anledning til å ta med seg en tillitsvalgt eller annen støtteperson. 7) Lederen skal innkalle partene til et formelt felles møte hvor de får anledning til å uttale seg, begge partene skal ha mulighet til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller en annen støtteperson. Den fornærmede har ikke plikt til å møte dersom hun eller han mener det blir for vanskelig. Den fornærmede bør likevel være representert ved tillitsvalg t eller støtteperson. 8) Tiltak/sanksjoner må stå i et adekvat forhold til det som har skjedd. For eksempel ved mindre alvorlige saker mellom veileder - student/stipendiat, kan leder ved den aktuelle enheten vedta at veileder fratrer bestemte deler av undervi sning eller sensurering. Enheten kan for eksempel sørge for at studenten får ny veileder osv. 9) Den fornærmede skal alltid få skriftlig tilbakemelding innen rimelig tid om hvordan saken ble behandlet, og hva som har blitt utfallet. Dersom det ikke kan gis s lik informasjon av for eksempel personvernhensyn, skal den fornærmede få beskjed om at saken er håndtert. 10) Innsamling, lagring og bearbeiding av personopplysninger følger kravene i personopplysningsloven. Disse regler verner både den som blir anklaget og d en fornærmede. 6