OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK MELØY KOMMUNE

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK MELØY KOMMUNE"

Transkript

1 OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK MELØY KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Februar 2010

2 FORORD Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave i henhold til kommunelovens 77 nr 4. Formålet med forvaltningsrevisjon er å utføre systematiske undersøkelser av den kommunale tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, herunder se etter muligheter til forbedringer, eventuelt påpeke svakheter og mangler. Oppfølging av kommunestyrets vedtak er et høyt prioritert område i kommunens plan for forvaltningsrevisjon Prosjektet er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget i, jf. vedtak av 25. juni Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen. Ansvarlig for gjennomføring av prosjektet har vært forvaltningsrevisor Unni Edvardsen. Vi vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Takk også til Meløy kommunestyres representanter som svarte på spørreundersøkelsen. Bodø, Svein Erik Moholt ansvarlig forvaltningsrevisor Salten kommunerevisjon IKS 2

3 Innhold: 0. SAMMENDRAG FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER FORMÅL PROBLEMSTILLINGER AVGRENSNINGER METODE OG GJENNOMFØRING REVISJONSKRITERIER FAKTA OG VURDERINGER Har administrasjonen rutiner for oppfølging av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging og iverksettelse Revisjonskriterier Fakta Vurdering Blir vedtakene iverksatt i et utvalg kommunestyresaker? Revisjonskriterier Fakta Vurdering Gis det tilbakemelding til kommunestyret om status for iverksettelse? Rutiner for rapportering om iverksettelse av vedtak Revisjonskriterier Fakta Vurdering Er kommunens rutiner for saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og forslag til vedtak lett forståelige, klare og tydelige? Revisjonskriterier Fakta Vurdering KONKLUSJON ANBEFALING REFERANSER RÅDMANNENS KOMMENTAR Vedlegg 1 Rådmannens kommentar Vedlegg 2 Et utvalg vedtak fra med status for iverksettelse Vedlegg 3 Eksempel på rapportering om status for iverksettelse Salten kommunerevisjon IKS 3

4 0. SAMMENDRAG Formålet med prosjektet har vært å vurdere i hvilken grad administrasjonen i Meløy kommune følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse. Kommunerevisjonen skulle også vurdere om rutinene for saksutredning til politisk behandling er forsvarlig. Datagrunnlaget for undersøkelsen omfatter intervju med rådmann, kommunalsjef drift, plan- og utviklingssjef, leder fellessekretariatet, og ordfører. I tillegg er det sett på et utvalg kommunestyresaker og dokumenter, og det har vært gjennomført en spørreundersøkelse blant kommunestyrerepresentantene. Vi har ikke vurdert den faglige siden ved den enkelte sak eller kontrollert om lover og regler er fulgt i forhold til sakene i seg selv. Følgende problemstillinger er benyttet i vår undersøkelse: 1. Har administrasjonen rutiner for oppfølging av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging og iverksettelse. 2. Blir vedtakene iverksatt i et utvalg kommunestyresaker? 3. Gis det tilbakemelding til kommunestyret om status for iverksettelse? Systemer for rapportering om iverksettelse av vedtak. 4. Er administrasjonens rutiner for saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og innstillinger til vedtak ryddige, klare og tydelige? mangler skriftlige rutiner for oppfølging av kommunestyrevedtak. Undersøkelsen tyder på at administrasjonen har ulike rutiner for oppfølging for ulike typer vedtak. Vedtak hvor administrasjonens innstilling blir vedtatt som den er, følger prinsippet om fullført saksbehandling og blir i store trekk fulgt opp. Vedtak av mer ad hoc-preget karakter foreslått av folkevalgte under den politiske behandlingen (tilleggspunkter i ordinære vedtak, oversendelsesforslag) er det ingen rutiner for oppfølging av. Disse løper en risiko for å bli avglemt, noe også gjennomgangen av utvalget av vedtak viste. Den tredje typen vedtak, verbalforslag som blir vedtatt ifm budsjettbehandlingen, blir fulgt opp systematisk av rådmannen, noe som sikrer iverksettelse. Bortsett fra for verbalforslag, mangler kommunen rutiner for systematisk kontroll med at vedtakene blir iverksatt. Dette er et brudd på revisjonskriteriet om at rådmannen skal påse at politiske vedtak blir iverksatt. Administrasjonen har ingen samlet oversikt over status for iverksettelse av kommunestyrevedtak. Manglende restanseliste vanskeliggjør systematisk oppfølging og kontroll. Kommunerevisjonen mener at mangelen på et helhetlig system hvor samtlige kommunestyrevedtak inngår medfører en risiko for at noen vedtak ikke blir iverksatt eller forsinket uten begrunnet opphold. Gjennomgangen av et utvalg kommunestyrevedtak fra 2006 og 2007 viste at størsteparten av vedtakene er blitt iverksatt med unntak av oversendelsesforslag hvor bare ett av fire var blitt iverksatt. Salten kommunerevisjon IKS 4

5 Kommunen mangler rutiner for systematisk tilbakemelding til kommunestyret vedr. iverksettelse av politiske vedtak. Dette bryter med revisjonskriteriets krav om at det skal utføres en systematisk årsevaluering av kommunestyrets vedtak, og at årsmeldingen skal ha med et sammendrag av kommunens årsevalueringer. Kommunestyrerepresentantene uttrykte i spørreundersøkelsen et entydig ønske om innføring av et system for rapportering om status for iverksettelse av kommunestyrevedtak. Kommunen har ingen skriftlige rutiner for saksforberedelse, men en uttalt rutine om at saker sendes tjenestevei før politisk behandling. Imidlertid viser det seg at praksis varierer. Kvalitetssikringsmekanismen som ligger i at hvert ledd går god for saken, synes ikke tilstrekkelig implementert. For øvrig synes administrasjonen i store trekk å ha tilfredsstillende rutiner for å sikre forsvarlig saksforberedelse. 1 At nærmere 40 prosent av kommunestyrerepresentantene gir uttrykk for at de i varierende grad er tilfreds med saksutredningen vitner om at det finnes et forbedringspotensiale når det gjelder aspekter ved saksforberedelsen, spesielt ift fakta og utredning av konsekvenser og alternativer. Det synes å være et visst forbedringspotensiale når det gjelder å få en mer ensartet praksis for arkivering av saksrelaterte eposter og statuskoderegistreringer i ESA. Innstillinger til vedtak framstår generelt som ryddige og oversiktelige, selv om over 60 prosent av kommunestyrerepresentantene ga uttrykk for at de av og til synes at innstillingene er uklare. Saksframleggene mangler opplysninger om møtedato, politisk sak nr og møteforum. Rådmannen har satt i verk tiltak for å sikre at politiske vedtak blir iverksatt, og det er positivt at både kommunestyrepresentanter og administrativ ledelse under rådmannsnivå gir uttrykk for at oppfølging, saksforberedelse og informasjon er blitt bedre med ny rådmann. Men ytterligere tiltak synes nødvendig for at rådmannen skal kunne sies å ha kontroll med at kommunestyrevedtak blir gjennomført. Tiltak bør også settes i verk for å styrke kvalitetssikringen av saksforberedelse/-framlegg og for å sikre systematisk rapportering til kommunestyret om status for iverksettelse av kommunestyretvedtak. 1 Denne observasjonen er kun basrt på intervjumaterialet, ikke på gjennomgang av saker. For å si noe mer utfyllende om saksforberedelse trengs yttereligere data. Salten kommunerevisjon IKS 5

6 1. INNLEDNING Dette prosjektet berører forholdet mellom de folkevalgte og administrasjonen. Kommunestyret er kommunens øverste myndighet. I følge reglement for Meløy kommunestyre ( 1, 3. avsnitt) skal kommunestyret se til at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover, reglement og kommunestyrets vedtak. I dette prosjektet har kontrollutvalget ønsket å se nærmere på administrasjonens etterlevelse av kommunestyrets myndighet. Antall saker som styre behandler årlig har vært stigende de siste årene, fra 83 i 2005 til 137 i De siste tre årene er 362 saker blitt behandlet. For at de folkevalgte skal ha tillit til administrasjonen og for at innbyggere skal ha tillit til kommunen er det viktig at vedtakene blir gjennomført etter intensjonen og at dette også blir formidlet til både politikere og innbyggere. Meløy fikk ny rådmann i juli Denne rapporten baserer seg hovedsakelig på situasjonen i dag, men innimellom ses dagens ordninger i forhold til tidligere praksis. 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER 2.1 FORMÅL Formålet med undersøkelsen er å vurdere i hvilken grad administrasjonen i følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse, og om forutgående saksbehandling er forsvarlig. 2.2 PROBLEMSTILLINGER For å undersøke om administrasjonen i Meløy følger opp kommunestyrets vedtak og om saksforberedelse og informasjon om iverksettelse er tilfredsstillende, er følgende problemstillinger utledet: 1. Har administrasjonen rutiner for oppfølging av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging og iverksettelse. 2. Blir vedtakene iverksatt i et utvalg kommunestyresaker? 3. Gis det tilbakemelding til kommunestyret om status for iverksettelse? Systemer for rapportering om iverksettelse av vedtak. 4. Er administrasjonens rutiner for saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og innstillinger til vedtak ryddige, klare og tydelige? Salten kommunerevisjon IKS 6

7 2.3 AVGRENSNINGER Kommunerevisjonen har sett på rutiner for saksforberedelse og iverksettelse av vedtak, samt på iverksettelse av et utvalg kommunestyrevedtak. Vi har ikke vurdert den faglige siden ved den enkelte sak eller kontrollert om lover og regler er fulgt i forhold til saken i seg selv. I samsvar med bestillingen fra Kontrollutvalget har revisjonen valgt å fokusere mest på oppfølging av kommunestyrevedtak. Problemstilling 4 som omhandler saksutredning begrenser seg til en kartlegging av rutiner. En vurdering av faktiske saksframlegg ville blitt for omfattende til å inngå i dette prosjektet. 3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Data er samlet inn gjennom intervju, dokumentanalyse og spørreundersøkelse. Informasjonen er verifisert av intervjuobjektene. Revisor har også innhentet tilbakemelding fra administrasjonen vedrørende status for iverksettelse av et utvalg kommunestyrevedtak. Intervjuer Intervjuer har blitt gjennomført med rådmann Jørgen Kampli, plan- og utviklingssjef Dagfinn Stavdal, kommunalsjef drift Stein Gaute Endal og leder av fellessekretariatet (politisk sekretær) Minda Barvik Bergli. Fra politisk hold har vi snakket med ordfører Arild Kjerpeseth. Intervjuene ble gjennomført oktober-november Spørreundersøkelse For å få et inntrykk av i hvilken grad de folkevalgte er fornøyd med saksutredning, vedtaksoppfølging og administrasjonens tilbakemelding vedrørende status for gjennomføring av vedtakene, ble det gjennomført en spørreundersøkelse blant de 27 faste representantene i styre (nov-des. 2008). Spørreskjemaet inneholdt 8 avkrysningsspørsmål med linjer for kommentarer/utdypning. 24 av 27 representanter svarte på undersøkelsen (12 hver fra posisjon og opposisjon), noe som tilsvarer en svarprosent på ca. 90. Utvalg kommunestyrevedtak I tillegg til å kartlegge rutiner for iverksettelse og rapportering, ønsket vi å sjekke faktisk iverksettelse av noen kommunestyrevedtak. For å være sikker på at vedtakene var blitt iverksatt/iverksettelse var påbegynt valgte vi å gå tilbake til 2006 og Utvalget omfatter til sammen 12 saker. Vi ba om tilbakemelding fra rådmannen på status for iverksettelse, og om årsak hvis vedtak ikke var blitt iverksatt. I tillegg ba vi om status for iverksettelse av fire oversendelsesforslag som ble vedtatt i tilknytning til de 12 sakene. 2 Prosjektet ble påbegynt senhøstes I påvente av svar på spørsmål vedr. vedtaksgjennomføring våren 2009, ble arbeidet med rapporten satt i bero, og først gjenopptatt desember Salten kommunerevisjon IKS 7

8 Kommuneloven forutsetter at alle kommunestyrevedtak iverksettes av rådmannen. Kravet til iverksettelse er altså absolutt. Følgelig skal det ikke ha noen betydning hvilke saker man velger ut. Imidlertid er det mange saker som ikke egner seg til å se på oppfølgingen av, for eksempel regnskap, søknader om fritak fra politiske verv, referat- og bevillingssaker. Vi har derfor tatt et skjønnsmessig utvalg av saker. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som forvaltningsrevisjonsobjektet vurderes i forhold til. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. De kan hentes fra lovverk, politiske vedtak og føringer, administrative retningslinjer, anerkjent teori på området og andre sammenlignbare virksomheters løsninger. Kriteriene holdes opp mot faktagrunnlaget, og danner basis for de analyser og vurderinger som foretas og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet som revisjonskriterier: - Kommuneloven - Ot.prp. nr. 42 ( ) Om lov om kommuner og fylkeskommuner - Et utvalg kommunestyrevedtak - Kommunale retningslinjer - Kommunalrettslig litteratur Revisjonskriteriene vil bli utdypet for hver av problemstillingene. Grunnleggende revisjonskriterium for hele rapporten er kommunelovens 23 nr. 2 som sier at det er rådmannen som er ansvarlig for saksutredning og iverksettelse av vedtak. Salten kommunerevisjon IKS 8

9 5. FAKTA OG VURDERINGER 5.1 Har administrasjonen rutiner for oppfølging av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging og iverksettelse. Kommunerevisjonen har undersøkt om administrasjonen har oversikt over status for iverksettelse av politiske vedtak og i hvilken grad de har rutiner/system for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak. Definisjon rutine Med rutine menes her etablerte normative, standardiserte prosedyrer eller handlinger som følges fast. En rutine er ofte nedfelt skriftlig, men kan også være etablert praksis. Den skal ikke være personavhengig. Det skal med andre ord ikke være slik at hvorvidt et vedtak blir iverksatt avhenger av hvem som er saksbehandler/kommunalsjef Revisjonskriterier - Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt (Kommuneloven 23 annet ledd). - Rådmannen i Meløy er som kommunens øverste administrative leder, ansvarlig for å påse at. vedtak blir iverksatt (Delegasjonsreglementet for, 2.1 siste avsnitt). - I følge lederavtalene utgjør rådmann og kommunalsjefene et lederfellesskap som skal sikre at kommunen utvikler seg i samsvar med de politiske målsetningene og vedtak. - I følge lederavtalene har både rådmannen, kommunalsjef drift og PU-sjefen resultatansvar gjennom å oppfylle de mål som er satt for økonomistyring ved å følge opp planer og politiske vedtak overfor enhetene. - Allment etablerte ledelsesprinsipper sier at en virksomhetsleder har ansvar for å etablere rutiner og systemer som sikrer at organisasjonen når de mål som er satt Fakta 3 praktiserer prinsippet om fullført saksbehandling. Dette er en arbeidsform der saksbehandlingen utføres på lavest mulige nivå i organisasjonen. Saksutredende saksbehandler står også for iverksettelsen når vedtak er fattet. 4 Når protokoll er godkjent, sender de, i følge leder for fellessekretariatet, en epost til saksbehandlerne om at protokoll er ferdigstilt og at saksbehandler kan sende ut melding om vedtak, alternativt påbegynne gjennomføringen. Den enkelte enhetsleder/kommunalsjef får ikke særskilt melding om vedtaket. Nå påhviler oppgaven med iverksettelse saksbehandler, 3 Faktabeskrivelsen baserer seg hovedsakelig på intervjudata. 4 En fyldigere beskrivelse av prinsippet om fullført saksbehandling finnes i del 5.4. Salten kommunerevisjon IKS 9

10 men leder - og i siste instans rådmannen - er ansvarlig for at vedtakene faktisk blir iverksatt etter intensjonen. Verken rådmann, kommunalsjef drift eller plan- og utviklingssjefen har noen oversikt over status for iverksettelse av kommunestyrevedtak, verken samlet for hele kommunen eller for enkelte avdelinger. Både rådmann og kommunalsjef drift gir uttrykk for at de ikke har kontroll med at vedtakene blir iverksatt, men at de fleste vedtakene blir det. Rådmannen uttrykker det slik: Når det gjelder sakene bare siden jeg begynte, så vet jeg faktisk ikke om alt er gjennomført. I det øyeblikk fellesadministrasjonen har gitt beskjed (om godkjent protokoll), så ligger det hos saksbehandler, som er den som skal gjøre det siste grepet. Men vi har ikke hatt et godt nok kontrollsystem som har fanget opp de som ikke har gjort det. Når det gjelder budsjettvedtak har rådmannen selv en tett oppfølging, og han gir uttrykk for at han føler seg tryggere på at disse blir iverksatt, i den forstand at de følger med og sjekker at vedtakene blir iverksatt. Budsjettvedtaket er omfattende og består av nærmere 50 punkter. Rådmannen forteller at punktene fordeles på de ulike lederne. I juni har de en statusgjennomgang i ledergruppa for å se hva som er blitt gjort. Hvis tiltak ikke er blitt gjennomført, blir det stilt spørsmål om årsak og hvordan det skal gjøres. Organisatorisk består av en driftsorganisasjon med om lag 600 ansatte som ledes av en kommunalsjef, samt stabs-/støtteavdelinger til rådmannen. Plan- og utviklingsavdelingen er en stabsavdeling med om lag 10 stillingshjemler og ledes av en planog utviklingssjef. Plan- og utviklingssjefen sier at det er såpass oversiktelig på hans avdeling at han har oversikt over saker som skal følges opp. Hvis det er noen saker som er forsinket, så vet han hva det dreier seg om. Saksframlegg med innstillinger skal godkjennes av PUsjefen som rådmann innenfor plan- og utviklingssektoren. Rådmannen gir uttrykk for at han føler seg trygg på at vedtak som involverer plan- og utviklingsavdelingen blir iverksatt, og sier at hvis de har hull i systemet, så er det på driftssiden. Enhetene er lokalisert rundt om i kommunen, og det er umulig for kommunalsjefen å ha kontroll med alt. Kommunalsjefen uttaler at selv om de har mange saker i løpet av et år, så får han kjennskap til det hvis det er ting som ikke skjer. Vi følger jo med på tingene og er interessert i at vedtakene blir iverksatt. Han gir samtidig uttrykk for at han ville følt seg mer komfortabel hvis de hadde hatt et system for kontroll med at vedtakene blir gjennomført. I følge leder for arkiv er det i EDB Sak og Arkiv en egen funksjon for vedtaksoppfølging med muligheter til å ta ut rapporter som viser om et gitt utvalgs vedtak er merket av for iverksatt (med dato) eller ikke. Rapporten kan tas ut samlet pr utvalg, pr org.enhet, på dato etc. Rapporten kommer som en Word-fil, noe som gir muligheter for søk og viderebehandling. Arkivleder understreker at både restanselister og vedtaksoppfølging fordrer at saksbehandlerne setter korrekte statuskoder i EDB Sak og Arkiv for at rapportene skal gi et riktig bilde. Imidlertid er denne muligheten ennå ikke tatt i bruk av kommunen. Salten kommunerevisjon IKS 10

11 De ulike avdelinger/seksjoner/enheter har arbeidsprogram som inneholder en oversikt over oppgaver og tiltak som skal gjennomføres det kommende året. Arbeidsprogrammet er administrasjonens forslag til ressursbruk basert på politiske vedtak, delplaner, årsbudsjett og økonomiplan. Arbeidsprogrammene skal være klar innen utgangen av året, og behandles i utvalgene innen 15. januar. Etter politisk behandling oversendes arbeidsprogrammene til PU-avdelingen som samler disse i et felles dokument for kommunen. 5 Arbeidsprogrammene har kolonner for prosjekt/tiltak, tidspunkt, saksbehandler. I tillegg skal det i følge de nye retningslinjene være en kort beskrivelse av tiltaket som skal være politikernes krav til tiltaket, for eksempel at tiltaket skal være gjennomført innen en viss dato. 6 Denne beskrivelsen/krav skal evalueres på slutten av året. Arbeidsprogrammet for 2010 er pr.dd. ennå ikke klart. Det er derfor for tidlig å se om politikernes krav er kommet med. I følge ordføreren blir arbeidsprogrammet av politikerne sett på som et internt dokument for administrasjonen. Rådmannen innførte leder- og resultatavtaler i Han har inngått avtaler med kommunalsjef, plan- og utviklingssjef, personalsjef og økonomisjefen. Lederavtalen blir ikke rullert hvert år, men danner et slags fundament for resultatavtalen som revideres hvert år. Hverken kommunal- eller PU-sjef har med noe om vedtaksoppfølging i resultatavtalen, og de gir uttrykk for at leder-/resultatavtalen ikke er av relevans ift. vedtaksoppfølging. Kommunalsjef og PU-sjef møter i de respektive politiske utvalg samt i alle saker hvor de blir tilkalt for å redegjøre for noe i formannskap eller kommunestyre. Strategisk ledergruppe møtes hver mandag. I følge plan- og utviklingssjefen hender det at man da drøfter enkeltsaker, men som oftest kjøres egne møter for dette. Strategisk ledergruppe består av rådmann, plan- og utviklingssjef og kommunalsjef drift. I tillegg møter økonomi- og personalsjefen ved behov. Etter kommunestyremøter går rådmannen gjennom vedtakene. Han formidler da evt. føringer for gjennomføringen og gir beskjed om evt. oversendelsesforslag. Av og til hender det at det oppstår problemer som gjør det vanskelig å gjennomføre vedtaket. Det kan være flere årsaker til dette. Et vedtak kan være uklart. Uklare vedtak gir administrasjonen mer handlingsrom, men rådmannen søker i utgangspunktet å unngå uklarheter i vedtak ved at han søker å få klarlagt hva politikerne mener i kommunestyremøtet. I tilfeller der politikerne har heftet på et punkt i vedtaket, har det også hendt at ordfører er blitt kontaktet. Hvis ordfører ikke kan svare, tar rådmannen kontakt med de som fremmet forslaget. Saker hvor politisk organ har fattet et vedtak som går på tvers av innstillingen fra administrasjonen, kan framstå som vanskeligere å iverksette. Administrasjonen kan være uenig i det som er vedtatt og dermed synes å mangle vilje til å iverksette. Rådmannen nevner et eksempel, en sak om lærlingesystemet våren 2008, som han måtte mase litt om for å få iverksatt. Rådmannens policy er imidlertid klar. Han forteller at han gjentatte ganger 5 Kilde: plansystem: Retningslinjer for planlegging i, vedtatt av Meløy kommunestyre i sak 28/09. 6 Denne bestemmelsen synes å være ny. Arbeidsprogrammene t.o.m hadde ikke med slik beskrivelse. Salten kommunerevisjon IKS 11

12 har påpekt overfor saksbehandlere at vedtaket er rett selv om det i saksbehandlers øyne er feil, mao. alle vedtak skal iverksettes selv om administrasjonen ikke liker det. Rådmannen har satt i verk tiltak for å øke kontrollen. De har nettopp innført en ordning i formannskapet med liste over vedtak for oppfølging med kolonner for ansvarlig saksbehandler og avkrysning når vedtaket er gjennomført. Etter hvert vil vedtakene som er iverksatt bli fjernet slik at listen vil fungere som en slags restanseliste. I første omgang testes denne manuelle ordningen ut i formannskapet som får listen utdelt på møte. Målet i følge rådmannen er å ha tilsvarende lister for alle politiske utvalg, slik at de folkevalgte får vite det når vedtakene de har fattet blir satt ut i livet. Rådmannen vurderer også mulighetene for å innføre en ordning med restanselister over politiske vedtak i saksbehandlingssystemet Vurdering I følge revisjonskriteriene har rådmannen det endelige ansvaret for å påse at politiske vedtak blir iverksatt. Det tilligger rådmannen å ha en løpende dialog med kommunens øvrige administrative toppledelse og å sørge for at det blir etablert rutiner og systemer for å sikre at vedtak blir iverksatt. Faktabeskrivelsen viser at rådmannen har en løpende dialog med kommunalsjef drift og plan- og utviklingssjefen, samt økonomi- og personalsjef. Dette i form av ukentlige møter i strategisk ledergruppe, samt sporadisk ved behov for kontakt. At rådmannen går gjennom vedtakene etter kommunestyremøter og formidler evt. føringer fra politikerne bidrar til å sikre iverksettelse etter intensjonen med vedtaket. Arbeidsprogrammene inneholder en oversikt over tiltak og oppgaver som enhetene skal jobbe med i budsjettåret. Det samlede arbeidsprogrammet for kommunen er oversiktelig og lett å finne fram i. Imidlertid inneholder det ingen oversikt over eller referanser til kommunestyrevedtak. Revisjonen anser det som positivt at man i de nye reviderte retningslinjene for planlegging har med at det skal være en beskrivelse som er politikernes krav til tiltaket, og at denne skal evalueres. Revisjonens oppfatning er at det hadde vært hensiktsmessig med en referanse som viser tiltakets opprinnelse, for eksempel kommunestyrevedtaksnr. Slik det har vært hittil er arbeidsprogrammet blitt ansett som administrasjonsinternt; det behandles/evalueres ikke i kommunestyret, og har begrenset funksjon ift. systematisk oppfølging av vedtak. Rådmannen har innført et system med liste over politiske vedtak i formannskapet. Denne synes i første rekke å fungere som et slags rapporteringsmedium til politisk nivå. I og med at den nettopp er innført, og det kun til formannskapet, er det for tidlig å si noe om den også kan fungere internt i administrasjonen for å sikre gjennomføring av kommunestyrevedtak. Revisjonen anser det som positivt at rådmannen vurderer å innføre tilsvarende type tiltak i kommunestyret, og at man vurderer muligheten for å innføre en rutine med utkjøring av rapporter over iverksettelsesstatus for politiske vedtak i saksbehandlingssystemet. Intervjuene tyder på at det er ulik oppfølging av ulike typer vedtak: 1) Ordinære vedtak der saken er utredet av administrasjonen, og hvor administrasjonens innstilling til vedtak blir vedtatt; 2) budsjettvedtak; og 3) andre typer vedtak av mer ad hoc-preget karakter, Salten kommunerevisjon IKS 12

13 herunder oversendelsesforslag og tilleggspunkter i ordinære vedtak føyd til av politikerne. Ordinære vedtak synes stort sett å bli fulgt opp saken er utredet av administrasjonen og saksbehandler får melding om ferdig protokoll og skal iverksette, men det er ingen systematisk oppfølging for å sikre at vedtak blir satt ut i livet, verken fra kommunalsjef- eller rådmannsnivå. Budsjettvedtak framstår som den eneste typen kommunestyrevedtak som følges systematisk opp av rådmannen. Ad hoc pregede vedtak som oversendelsesforslag framstår som den typen vedtak som har størst risiko for ikke å bli iverksatt. Prinsippet om fullført saksbehandling kommer ikke alltid til anvendelse i og med at slike vedtak ikke er blitt utredet av administrasjonen (mangler ofte saksbehandler). For å kunne opptre lojalt i forhold til beslutninger i det politiske systemet, må lederne kjenne til beslutningene. Med unntak av budsjettvedtakene har verken kommunalsjefene eller rådmannen oversikt over vedtakene som kan brukes som grunnlag for oppfølging, verken samlet eller avdelingsvis. Når kommunalsjef/enhetsleder heller ikke mottar (kopi av) melding om vedtak kreves det ekstra årvåkenhet å få med seg eventuelle tillegg/endringer i vedtakene i forhold til innstillingen. Kommunalsjefene stoler på at saksbehandlerne gjennomfører vedtakene. PU-sjefen som leder en liten avdeling har lettere for å ha oversikt over og kontroll med vedtaksgjennomføringen enn kommunalsjef drift som leder en mye større, spredt og mangslungen organisasjon. Uansett er det åpenbart lett å miste oversikten når man har mange vedtak over tid (og i tillegg spørsmål, forslag, etc som også skal følges opp). Forholdene beskrevet ovenfor viser at kommunen har mangelfulle rutiner for systematisk oppfølging av politiske vedtak. Kommunen har heller ingen oversikt over kommunestyrevedtak med status for iverksettelse, noe som vanskeliggjør kontroll. Kommunerevisjonen mener at disse forholdene medfører en risiko for at enkelte vedtak ikke blir iverksatt. For en leder, å skulle huske alle vedtakene er en vanskelig oppgave. Dessuten er en ordning som er så personavhengig et veldig sårbart system. Salten kommunerevisjon IKS 13

14 5.2 Blir vedtakene iverksatt i et utvalg kommunestyresaker? Kommunerevisjonen har undersøkt om et utvalg kommunestyrevedtak fra 2006 og 2007 er blitt iverksatt. Vi ba om status for iverksettelse fra den enkelte enhet, og om årsak hvis vedtaket ikke var blitt iverksatt. I tillegg ba vi om status for iverksettelse av fire oversendelsesforslag som ble vedtatt i forbindelse med behandlingen av de utvalgte sakene Revisjonskriterier Kriteriene fra gjelder også for denne problemstillingen. I tillegg danner utvalget av kommunestyrevedtak i seg selv kriterier som administrasjonen vurderes i forhold til Fakta Utvalget av vedtak Tabell 2 viser utvalget av kommunestyrevedtak, ordnet kronologisk. Status framgår av kolonne fire. Denne tabellen bygger på redegjørelser fra administrasjonen. Fullstendige vedtak og tilbakemeldinger er samlet i vedlegg 2. Salten kommunerevisjon IKS 14

15 Tabell 2 Status for iverksettelse av et utvalg kommunestyrevedtak fra 2006 og 2007 (se vedlegg 2 for fullstendige vedtak og tilbakemeldinger om status) PS nr. Saken gjelder Sektor/ Status Kommentar avd. 11/06 Fiskerinæringsrettleder: - Avtale m MNU om stillingen - Evaluering innen juli 2008 Rådmannen Iverksatt Evalueringen halvannet år forsinket 14/06 Etablering aktivitetssenter: - Etablering av aktivitetssenter for psykisk helse i søndre Meløy - Utlysning ny stilling som leder av senteret, kjøp av minibuss med mer 23/06 Budsjettregulering: Punktene 3) Opprettelse av stillinger PLO 6) Kr til prosjekt 9) Kr til investeringer lysløyper Plan- og utviklingsavd. (utredning); Enhet helse (iverksettelse) Omsorg Omsorg Kultur 12/07 Handlingsplan for omsorgstjenesten : flere punkter (se vedlegg 2) Iverksatt Iverksatt Iverksatt Iverksatt Iverksatt Delvis iverksatt 48/06 Opprusting/asfaltering kommunale veier Kommunalteknisk 65/06 Seniorpolitisk plan: Lønn- og - Redusert arbeidstid v/62,63 og 64 år personal - Planen evalueres etter 2 år 87/06 Neverdal skole liten flerbrukshall: Eiendom - Ny hall (480 m2) + ombygging av eksisterende gymsal Omsorgsseksjonen 19/07 Ny brannbil Ørnes Kommunalteknisk Iverksatt - Ny brannbil kjøpes inn (max 2,6 mill). 36/07 Opprettelse av 3 nye stillingshjemler ved Undervisning Iverksatt barnehagene 56/07 Overformynderiet organisering av Rådmannen Iverksatt kontorhjelp - Opprettelse av 40% stilling som sekretær 72/07 Erverv av grunn i Glomen Eiendom Ikke iverksatt 85/07 Prosjekt bofellesskap Mosvold: - Bygge ut Mosvold 2 og 3 til 37 mill. Eiendom Iverksatt Mange av punktene er iverksatt, men noen er forsinket /ikke iverksatt som følge av manglende/utilstrekkelig finansiering og/el. tilgang på kvalifisert arbeidskraft. Signert kjøpekontrakt mottatt sep. 07, men oppmåling ikke gj.ført; skjøte ikke utstedt. De utvalgte sakene varierer når det gjelder kompleksitet og omfang. Noen er enkle, for eksempel erverv av grunn eller brannbil. Andre dreier seg om prosesser som går over tid og inkluderer mange aktiviteter. Salten kommunerevisjon IKS 15

16 Som det framgår av tabell 2 er størsteparten av vedtakene i utvalget blitt iverksatt. 10 av 12 vedtak er gjennomført, ett er delvis iverksatt og ett er ikke blitt iverksatt. Oversendelsesforslag I tilknytning til de tolv sakene ovenfor, ble det vedtatt fire oversendelsesforslag fra politikerne som vi har sett nærmere på iverksettelsen av. 7 Vi ser at ordlyden i forslagene muligens skiller seg noe fra ordinære vedtak noe bør eller skal gjøres av administrasjonen. 1) Kr bevilges til opprettelse av 30% stilling som klubbarbeider i sørbygda (i tilknytning til sak 23/06). Stillingen har vært utlyst, men det har ikke meldt seg søkere slik at stillingen i dag er ubesatt. Kommunen har hatt et samarbeid med Enga IL der kommunen har dekket utgifter til klubbarbeider. 2) Bokollektiver med heldøgns tjeneste bør betjenes av tilsynslegene (i tilknytning til sak 12/07). Ikke iverksatt. 3) Vaktmester skal ikke utføre tjenester som kan utføres av andre (i tilknytning til sak 12/07). Ikke iverksatt. 4) Det bør settes ned en gruppe som tar for seg brann- og redningssituasjonen i Meløy (i tilknytning til sak 19/07). Iverksatt. Ett av fire forslag er iverksatt som vedtatt. De resterende tre er ikke iverksatt, men for nr. 1 er det funnet en annen løsning. De folkevalgtes vurdering av vedtaksgjennomføringen Vi spurte kommunestyrets medlemmer om deres vurdering av om vedtakene blir fulgt godt nok opp av administrasjonen. Det var fem svaralternativer: ja, i stor -, varierende -, liten grad, og nei prosent av respondentene ga uttrykk for at de i stor grad er tilfreds med administrasjonens vedtaksoppfølging mens 42 prosent er det i varierende grad, jf. tabell 1 under. Tabell 1: Synes du at kommunestyrets vedtak blir fulgt godt nok opp av administrasjonen? Antall Andel 9 Ja/I stor grad 11 46% I varierende grad 10 42% I liten grad/nei 2 8% 7 Når det gjelder hva slags status ad hoc-pregende vedtak som oversendelses- og verbalforslag har, har Oddvar Overå (medforfatter til Kommuneloven med kommentarer ) uttalt at disse er å betrakte som vedtak, jf. kommuneloven 6, med samme krav til iverksettelse som ordinære politiske vedtak. 8 I tillegg var det et svaralternativ for de som mente at man ikke hadde grunnlag for å uttale seg. Det var kommunevalg i 2008 slik at noen av representantene var ferske med liten erfaring fra kommunestyret. 9 Andel ubesvart/feil: 4 %. Salten kommunerevisjon IKS 16

17 På spørsmål om representantene har opplevd at kommunestyrets vedtak ikke er blitt iverksatt, svarte vel 60 prosent noen ganger mens ca. 30 prosent svarte sjelden. 10 Det ble kommentert at noen saker er blitt iverksatt først etter purring, at det er blitt bedre med ny rådmann, og at det er dyktige folk i administrasjonen, men at systemet lider av for tette skott og uenighet mellom en del etater. En representant ga uttrykk for at kommunestyret i for liten grad setter tidsrammer og foretar prioritering av saker/prosjekter. 11 Om bakgrunnen for manglende vedtaksgjennomføring, pekte kommunestyrerepresentantene på manglende kapasitet (personalressurser); manglende finansiering; sendrektighet i administrasjonen; uenighet med/i administrasjonen ift vedtak; manglende prioritet; forglemmelse; og manglende fokus på saken etter vedtaket. Ordføreren bemerket følgende: Vi politikere har en kort hukommelse vi ser mer framover enn tilbake. Når vi gjør et vedtak, så er vi så sikker på at det blir iverksatt at fokuset er på det som skal komme i morgen Vurdering Gjennomgangen av utvalgte saker viser at kommunestyrets vedtak i stor grad følges opp av administrasjonen. At et vedtak bare delvis er iverksatt forklares av administrasjonen med utilstrekkelig finansiering og at det har vært vanskelig å rekruttere kvalifisert arbeidskraft. Når det gjelder oversendelsesforslagene, så er ett av fire gjennomført, og for et annet har man funnet en annen løsning. Gjennomgangen bekrefter dermed funnene i del 5.1 om mangelfulle rutiner for oppfølging av ad hoc pregede bestillinger fra politikerne. Det synes å være betydelig større risiko for at disse ikke blir fulgt opp enn vedtak i saker hvor administrasjonens innstilling blir vedtatt (nærmest) uten endringer. Formen eller ordlyden i enkelte oversendelsesforslag kan være så vag at det skaper uklarhet om hva som menes, og øke risikoen for at vedtaket bare blir liggende. Vedtaket om hvilke tjenester vaktmester ikke skal utføre framstår som vanskelig å skulle iverksette. Kort oppsummert kan det fastslås at de aller fleste vedtakene i utvalget er blitt iverksatt. Men det forekommer avvik mellom det som kreves i følge revisjonskriteriene og det vi har observert. Rådmannen har ikke påsett at alle vedtakene er blitt iverksatt, slik det kreves i kommuneloven 23 nr. 2. Når det gjelder vedtak som evt. viser seg vanskelig/umulig å gjennomføre, er det opp til administrasjonen å melde fra om dette og evt. be om tilleggsbevilgning hvis det er utilstrekkelige midler som gjennomføringen strander på. Kommunestyrerepresentantenes vurdering av vedtaksoppfølgingen (slik den kom fram i spørreundersøkelsen) - at under halvparten av respondentene i stor grad finner vedtaksoppfølgingen tilfredsstillende - peker i samme retning som vår vurdering av 10 En repr. hadde svart mange ganger, en missing. Blant vedtakene som kommunestyremedlemmer nevnte i undersøkelsen ikke var blitt iverksatt var døralarmer til Ørnes sykehjem som måtte etterlyses til tross for at penger var bevilget; flytting av uteseksjonen til Neverdal; og driftstilskudd fysioterapeut søndre Meløy. 11 Andre kommentarer fra kst-representantene var bl.a. at Plan og byggekomitéen (politikere representert) ikke synes å fungere med bakgrunn i at administrasjonen lar være å bruke den; og at saker som omhandler Ørnes til tider har en tendens til å bli prioritert av administrasjonen. Salten kommunerevisjon IKS 17

18 rutinene. At politikerne, i følge ordføreren, har en kort hukommelse når det gjelder vedtak, understreker behovet for gode oppfølgings- og kontrollrutiner i administrasjonen. 5.3 Gis det tilbakemelding til kommunestyret om status for iverksettelse? Rutiner for rapportering om iverksettelse av vedtak. Kommunerevisjonen har undersøkt hva slags rutiner kommunen har for rapportering til kommunestyret om status for iverksettelse av kommunestyrets vedtak, og i hvilken grad disse fyller behovet for rapportering om gjennomføring av politiske vedtak Revisjonskriterier I følge kommuneplansystemet for Meløy, sist revidert i k-sak nr. 28/09, skal det gjennomføres en systematisk årsevaluering av arbeidsprogram og politiske vedtak. Det skal komme fram hvordan avvik skal følges opp, og det skal utgis en årsmelding med fokus på kommunens årsevalueringer og avvik. Årsmeldingen behandles i kommunestyret. I følge lederavtalene skal rådmannen sammen med kommunalsjefene sikre best mulig informasjon og dialog innad i kommunen, så vel som utad overfor kommunens innbyggere og overfor det politiske nivå. I følge lederavtalen for rådmannen skal han sikre den løpende rapporteringen og beslutningsgrunnlaget til alle politiske utvalg, herunder aktivitets- og økonomirapportering og oppfølging. I følge lederavtalen for rådmannen skal han melde fra til formannskap/kommunestyre ved avvik i forhold til fastsatte mål., så snart som mulig når dette er kjent. Fastsatte mål må her forstås å også omfatte politiske vedtak. Kommunestyret har gjennom sitt tilsynsansvar, jf. kommuneloven 76, en plikt til å skaffe seg informasjon om hvorvidt virksomheten når de mål som er satt, og å gripe inn ved avvik. For å sikre løpende kontroll med at kommunestyrets vedtak blir gjennomført kan det være behov for å etablere meldingsrutiner eller lignende Fakta De systematiske rapporteringene til kommunestyret som faktisk finner sted er knyttet til økonomistyringen. I følge kommunens økonomireglement skal rådmannen legge fram en økonomimelding til politisk behandling i formannskap og kommunestyre i juni. Økonomimeldingen skal i følge reglementet omfatte en oversikt over kommunens utfordringer i kommende planperiode, statistiske og demografiske data, behov for økte bevilgninger til 12 Overå og Bernt (2006): Kommuneloven med kommentarer. Oslo: Kommuneforlaget. Salten kommunerevisjon IKS 18

19 drift/investering, samt en vurdering av den økonomiske situasjonen i budsjettåret og i planperioden. Økonomigrunnlaget som inngår i meldingen som danner grunnlag for budsjettreguleringen i juni er pr. 1. kvartal. Dette fokuserer på avvik i forhold til økonomi, tjenesteproduksjon og lovverk, samt sykefravær. Avvik når det gjelder investeringsprosjekter inngår ikke i rapporteringen til kommunestyret. Ordføreren gir uttrykk for at det gjerne kunne vært rapportert om utviklinga i utbyggingsprosjekter - om de er på etterskudd og evt. overskridelser. Kommunalsjef drift gir uttrykk for at rapportene til kommunestyret burde omfattet hele organisasjonen, ikke bare det som omhandler drift. Avdelingene/enhetene rapporterer hvert kvartal, men det er kun rapporten pr. 1. kvartal som videreformidles til kommunestyret (ifm budsjettreguleringen). Det er kvartalsvise rapporteringer til PU- og driftsutvalget. Kommunalsjef drift forteller at rapportering vedr. investeringsprosjekter nå er en del av rapporteringa til driftsutvalget. Stabsavdelingene økonomi- og personalavd. rapporterer ikke. Ordføreren forteller at de sliter litt internt med å få inn de kvartalsvise økonomirapportene. Fordi kommunen har hatt god økonomi i en årrekke har det utviklet seg en kultur i Meløy om at det er ikke så farlig, det ordner seg på slutten av året. Etter hvert som det strammes til i kommuneøkonomien er man fra politisk hold tydelig på at de skal ha tilbakemelding til politiske utvalg og kommunestyre. Imidlertid synes den gamle kulturen å sitte i, for mange enheter synes ikke å overholde tidsfristen, og med manglende rapportering fra enhetene, blir det mangelfull rapportering til kommunestyret. Andre former for rapportering til kommunestyret er gjennom årsregnskap og årsmelding. Årsmeldingen for 2008 har med en tabell som viser antall møter i politiske utvalg/kommunestyre og antall saker behandlet. Deretter beskrives noen vedtaksgjennomføringer og større politiske saker som kommunestyret har behandlet i rapporteringsåret. Men verken årsmeldingen eller noen annen rapport inneholder noen systematisk evaluering av kommunestyrets vedtak, ei heller noen beskrivelse av hvordan evt. avvik skal følges opp. Kommunalsjef drift og PU-sjefen rapporterer til politisk organ (hovedsakelig politisk utvalg og formannskap) i enkeltsaker dersom det oppstår problemer med gjennomføring av vedtak. Dessuten rapporterer de muntlig til utvalg ved spørsmål/behov. PU-sjefen sier at det kan hende at rutinene burde vært bedre når det gjelder tilbakemelding til kommunestyret. Når det gjelder arbeidsprogrammene (beskrevet i del 4.1), så finner det sted en årsevaluering av disse i utvalgene. Arbeidsprogrammene inngår i et helhetlig arbeidsprogram for hele kommunen, men dette behandles ikke i kommunestyret. Ordføren gir uttrykk for at arbeidsprogrammet anses som et internt dokument for administrasjonen som politikerne ikke leser. Kommunen er, i følge ordføreren, begynt å arrangere et økonomiseminar senhøstes hvert år der kommunestyret, strategisk ledergruppe og etatsledere møtes. Her får politikerne informasjon om hvordan kommunen ligger an ift budsjettet og går gjennom det nye Salten kommunerevisjon IKS 19

20 budsjett og hva som ligger der av utfordringer. Videre representerer økonomiseminaret en mulighet for politikerne til å få den detaljinformasjon de måtte ønske, direkte fra enhetsleder, som på sin side får signaler direkte fra politikerne. Politisk ledergruppe møtes 5-10 ganger i året. Denne består av representanter fra posisjonspartiene (Ap, Sp, SV) samt Venstre som støttet dem slik at de fikk flertall. 13 Her informerer man hverandere og diskuterer saker som kommer og evt. punkter som det kan bli uenighet om. Hvis det er noe de lurer på, spør de rådmannen hva status er og han kommer og orienterer. Generelt gir ordføreren uttrykk for at han synes at politikerne og administrasjonen er tydelige på at de har ulike roller samtidig som de har et godt samspill. Kommunestyrerepresentantenes oppfatning: Resultater fra spørreundersøkelsen I spørreundersøkelsen ble det spurt om representantene synes at informasjon om gjennomføring av kommunestyrevedtak er tilfredsstillende. Vel halvparten av respondentene (14 representanter) ga uttrykk for at informasjonen ikke er tilfredsstillende. Det nevnes at det er viktig å få tilbakemelding om ting som er iverksatt, om ting som ikke kan iverksettes og hvorfor, samt eventuelle tilleggsvedtak som må gjøres hvis vedtaket skal kunne gjennomføres. Om lag 80 prosent av de som svarte på undersøkelsen svarte ja på spørsmålet om de ønsker å bli bedre informert. Representantene ble spurt om hvordan de mener at administrasjonen best kan/bør orientere kommunestyret om iverksettelse. Her er noen av forslagene. Orientering i kommunestyre Representantene kan sende mail om hva de ønsker å bli orientert om, påfølgende info i kommunestyremøte En oversikt med status i arbeid etc, samt årsak hvis ikke iverksatt; bør være min. hvert halvår Sende en notis til representantene Viktig med begrunnelse ved manglende gjennomføring Rapport en gang i kvartalet; Halvårsrapporter Som referatsak Liste over kst-vedtak, som den som er innført i formannskapet Vurdering De rutiner som finnes for rapportering til kommunestyret omfatter økonomirapport pr. 1. kvartal, årsregnskap og årsmelding. Noen kommunestyrevedtak fanges opp i kvartalsrapport og årsmelding, men kvartalsrapporten er mer et redskap for økonomistyring, og årsmeldingen har ikke med noen systematisk gjennomgang av vedtak fattet i det aktuelle året. Dette representerer dermed et avvik ift revisjonskriteriet som tilsier at det skal gjøres 13 Det er ordfører og varaordfører, leder av planutvalget, leder av driftsutvalget, og leder av administrasjonsutvalget. Salten kommunerevisjon IKS 20

21 en systematisk årsevaluering av kommunestyrets vedtak som skal inngå i årsmeldingen som behandles i kommunestyret. Kommunalsjef drift og PU-sjefen synes i stor grad å sikre informasjon og dialog gjennom kvartalsvise rapporteringer til de respektive politiske utvalg. Rådmannen kan ikke i samme grad sies å sikre den løpende rapporteringen til kommunestyret. Det synes spesielt å være for dårlig rapportering når det gjelder utbyggings-/investeringsprosjekter. At vel halvparten av kommunestyrerepresentantene ga uttrykk for at de synes informasjon om status for iverksettelse er for dårlig, støtter revisjonens vurdering. 5.4 Er kommunens rutiner for saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og forslag til vedtak lett forståelige, klare og tydelige? Saksutredninger utgjør et viktig grunnlag for kommunestyrets vedtak. Hvis saksframstillingen ikke er god, kan beslutninger bli fattet på svakt/sviktende grunnlag. Kommunerevisjonen har undersøkt hvilke rutiner administrasjonen har for saksutredning Revisjonskriterier Tidligere var ansvaret for at en sak var forsvarlig forberedt tillagt ordføreren, i dag er det rådmannens ansvar. Dette framgår av lovverk og reglementer. - Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt (Kommuneloven 23 nr. 2) Det er tale om et helhetlig sjefsansvar for forsvarlig saksforberedelse og administrasjon. Alle saker som legges fram for folkevalgte organer av administrasjonen, legges fram av administrasjonssjefen eller på hans eller hennes vegne (Ot.prp. nr. 42, : 277). - Rådmannen sørger for at de saker som legges fram for kommunestyret er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov, reglementer og andre bindende instrukser gir (Reglement for kommunestyret 2, 1. setning). - Rådmannen i Meløy er som kommunens øverste administrative leder, ansvarlig for å påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet (Delegasjonsreglementet for, 2.1 siste avsnitt). - Resultatavtalene for rådmannen og kommunalsjefene, punkt nr. 4: De skal kvalitetssikre utredninger og saker som legges frem til politiske behandling. 14 Innebygd i rådmannens oppgaver om å sørge for forsvarlig saksforberedelse og iverksetting av vedtak, ligger det også at han/hun har både rett og plikt til å påpeke eventuelle rettslige feil og mangler ved avgjørelser i de folkevalgte organer (Overå og Bernt, 2006: 156). Salten kommunerevisjon IKS 21

22 - I følge rådmannes forpliktelser overfor kommunalsjefene skissert i lederavtalen skal han ivareta kommunens helhetlige behov og sørge for et helhetsperspektiv når saker og meldinger går til politisk behandling. - Kommunalrettslig litteratur: Ansvaret for å påse at sakene er forsvarlig utredet, innebærer ikke noen form for utsettende veto fra administrasjonssjefens side om han/hun mener det ikke har vært tid eller ressurser til å gjennomføre en skikkelig saksutredning..administrasjonssjefen eller den som legger saken fram på hans eller hennes vegne har plikt til å gjøre oppmerksom på eventuelle svakheter og ufullstendigheter i saksforelegget, slik at de folkevalgte kan ta hensyn til dette Fakta Rådmannen har delegert det praktiske ansvaret for saksforberedelse til underordnede. Kommunen praktiserer (som nevnt i del 5.1) fullført saksbehandling. Prinsippet om fullført saksbehandling innebærer at en sak/oppgave behandles og en løsning (forslag til vedtak) presenteres i så fullført form at det kun står igjen for folkevalgte organer å godkjenne/vedta (evt. endre/forkaste) forslaget. Saksbehandlingen utføres på lavest mulige nivå i organisasjonen og gjøres ferdig der. Ansvarlig saksbehandler har rett og plikt til å hente inn informasjon fra alle ledd og trekke konklusjoner på et totalt samordnet grunnlag. Til tross for at ingen av de intervjuede kan huske om prinsippet om fullført saksbehandling formelt er blitt vedtatt av kommunen, så bekrefter samtlige at det praktiseres. Det framkommer i intervjuer at kommunen ikke har noen skriftlige rutiner for saksforberedelse til kommunestyret (eller andre politiske organer) annet enn en mal for saksframstilling. Den ligger i saksbehandlingssystemet og gir saksframlegget en klar struktur som politikerne kjenner seg igjen i. 16 Øverst er det oppgitt hvem som er saksbehandler samt arkiv- og arkivsaksnr, men skjemaet mangler både møtedato, behandlende utvalg og politisk sak nr. Punktene som er med i saksframstillingen er: Innstilling (Oversikt over evt. vedlegg) Bakgrunn Saksutredning Vurdering Rådmannens innstilling (forslag til vedtak) er plassert fremst i saksframstillingen. 17 Den er vanligvis satt opp punktvis og nummerert. 65 prosent av respondentene i spørreundersøkelsen ga uttrykk for at de synes vedtaksinnstillinger av og til er uklare (61%) eller ofte uklar (4%). Størsteparten av vedtakene i utvalget hadde ikke med tidfesting for gjennomføring. 15 Overå og Bernt (2006: 170): Kommuneloven med kommentarer. Kommuneforlaget. 16 bruker saksbehandlingssystemet Edb Sak og arkiv (ESA). 17 Det var nåværende rådmann som i 2008 flyttet innstillingen fra slutten til begynnelsen av saksframlegget. Salten kommunerevisjon IKS 22

23 Når det gjelder utredning av konsekvenser, mener rådmannen at denne er bra nok når det gjelder investeringskostnader og framtidige driftsutgifter. Når det gjelder andre type konsekvenser, spesielt ift. miljø, er han ikke like sikker på om disse utredes godt nok. På spørsmål om kommunen har ressurser nok til å utrede saker på en forsvarlig måte, svarer PU-sjefen at de normalt har kompetanse til å utrede de sakene de får, men han er usikker på om de har ressurser nok ift. folk: har til tider større aktivitet enn det er tilgjengelige ressurser for å utføre disse oppgaver som kommer fra politisk nivå. Hvorvidt bemanningen strekker til er delvis konjunkturavhengig utviklinga i Glomfjord har over flere år bidratt til et stort arbeidspress. Det har hendt at saker er blitt sendt tilbake eller er blitt trukket fra et kommunestyremøte fordi de ikke har vært godt nok utredet. For eksempel i kommunestyret, , var det en sak om drift av Meløy turistkontor. En politiker stilte spørsmål ift regelverket for offentlige anskaffelser. Rådmannen kunne ikke svare på dette, og trakk saken for å avklare forholdet før politisk behandling av saken. Rådmannen gir uttrykk for at man i i liten grad utreder alternative vedtaksmuligheter, men selv i saker hvor dette gjøres fremmer rådmannen bare én innstilling. Ved at alternativer belyses i utredningen, legger man til rette slik at det ikke blir saksbehandling i de politiske fora. Dermed er det ferdig utredet slik at politikerne kjenner konsekvensene hvis de går for slik løsning. Rådmannen forteller at det er stor forskjell på saksbehandlerne: Det er de du ikke trenger å tenke på, som lager gode og fyldige saksframstillinger. Og så har vi to ytterkanter de som skriver veldig mye, nesten for mye, og andre som skriver for lite Men stort sett lager saksbehandlerne gode utredninger. Leder for fellessekretariatet sier at saksframstillingen må være sammenhengende og gi en bred forståelse. Det må være slik at når de (politikerne) sitter hjemme og leser, så må de ha forstått det rett. Imidlertid er hennes inntrykk at politikerne ikke ønsker så store utredninger; de vil heller tilkalle saksbehandler (i møtet) for å gi utdypende informasjon. Det har tidligere vært kutyme i Meløy at politikere har henvendt seg direkte til saksbehandler, og nærmest bedt denne komme på talerstolen. Rådmannen sier at han har søkt å repolitisere kommunestyret ved å ha færrest mulig saksbehandlere fra administrasjonen til stede, og heller selv svare på spørsmål, evt. la annen leder besvare spørsmål. I følge kommunal- og PU-sjef er det bare et lite antall saksbehandlere ved hver enhet/avd som forbereder saker for politisk behandling. Disse får mye erfaring med saksutredninger, noe som bidrar til å øke deres kompetanse på området. I komplekse saker bruker PU-sjefen personer på overordna nivå til å lese gjennom. 18 Det kan være alt fra skrivefeil til prinsipper. 18 Overordna nivå består av en kommuneplanlegger (miljøvernleder) og en rådgiver (tidligere helse- og sosialsjef). Salten kommunerevisjon IKS 23

24 Kommunal- og PU-sjef understreker at kvalitetssikringen er deres ansvar, og at de skriver under på alle sakene. På plan- og utvikling drøftes sakene mellom saksbehandlere og leder i egne fora. Det hender at leder sender saker tilbake til saksbehandler fordi de ikke er godt nok utredet/framstilt. Kommunalsjefen har bedt saksbehandlerne om ikke å ferdigstille saken i systemet, slik at han kan gå inn og rette opp evt. småting skrivefeil, etc. Saksframlegg som skal behandles i kommunestyret skal i følge kommunalsjefene sendes tjenestevei, det vil si fra saksbehandler til nærmeste leder, deretter til kommunalsjef/pusjef/ personalsjef. Kommunestyresaker diskuteres vanligvis med rådmannen, og evt. med økonomisjefen, underveis. Det varierer fra sak til sak om og på hvilket tidspunkt kommunalog PU-sjef involverer rådmannen. Rådmannen understreker at fagfolkene må få lov å ha sin mening og sier han er redd for å overkjøre saksbehandler på fagfelter han selv ikke har greie på. Unntaksvis hender det at kommunalsjef og/eller rådmannen er uenig i innstillinga. Da benyttes rådmannens kommentar, ei ny innstilling som går på tvers av forslaget i utredningen. 19 Kommunalsjefen og PU-sjefen har ulik praksis når det gjelder oversendelse av ferdig sak til sekretariatet for politisk behandling. Kommunalsjefen har innført en ordning med omslag rundt saksdokumentene med info om når den skal behandles og rubrikker for ledernes signatur når de har godkjent saken. Meningen er at først når kommunalsjefen har godkjent saken, skal fellessekretariatet sette den på sakskartet. Men i følge kommunalsjefen er det fortsatt slik at enkelte saksbehandlere tar den direkte til fellessekretariatet slik praksis synes å ha vært tidligere. 20 Plan- og utviklingsavdelingen har, til tross for at det er en liten avdeling, mange tunge politiske saker, for eksempel plansaker/kommuneplan. Når en sak er ferdig utredet av saksbehandler, og gjennomdrøftet med, og godkjent av PU-sjefen, endrer saksbehandler statuskode i saksbehandlingssystemet fra R- (konsept) til F-(ferdig-) modus. Da overtar fellessekretariatet saken for oppføring i saksliste og utsendelse av saksframlegget til politikerne. I følge leder for sekretariatet henter hun selv opp sakene som skal opp på kommunestyre-møter og lager selv original. Saksframlegget som saksbehandler kommer med brukes ikke til noe annet enn for å sjekke at det stemmer med det vi kjører ut fra ESA. Hun gir videre uttrykk for at saksframlegget ikke er underskrevet, verken av rådmannen eller andre. At saksdokumenter blir journalført på rett måte bidrar til en forsvarlig saksforberedelse, og letter innsyn og dokumentasjon. Mange sender epost direkte til saksbehandler i stedet for til kommunens sentrale postmottak. Det er derfor viktig at kommunen har rutiner for arkivering av epost som inngår i saksutredningen. Pr.dd. er det opp til den enkelte 19 For eksempel ønsket brannmesteren at kommunen burde øke bemanningen med ei stilling på Ørnes. Imidlertid var det ikke krav i forskriften om dette, så rådmannen forbeholdt seg retten til å si nei. Da lot rådmannen saksbehandleren beholde utredninga som sa at de ville opprette ei ny stilling, men så føyde han til rådmannens kommentar om at dette var en økning ut over kravet i forskriften og at de av økonomiske grunner ikke ville gå inn for slik stillingsopprettelse. Til slutt kom innstillinga om ikke å opprette ny stilling. 20 Før dagens kommunalsjef og rådmann tiltrådte var det slik at saksbehandler selv ferdigstilte saken og la/sendte den direkte til fellessekretariatet uten godkjenning fra verken kommunalsjef eller rådmann. Hvis saksbehandler ferdigstiller saken før kommunalsjefen har lest gjennom den, kan denne ikke foreta rettinger uten at arkivet gjenåpner saken. Salten kommunerevisjon IKS 24

25 saksbehandler å vurdere om eposten er av betydning/relevans for saken og så sende den til post og arkiv. Det er uklart om det er gitt noen instruks til saksbehandlerne om at eposter av betydning for saker skal arkiveres i saken. PU-sjefen fortalte at kommunen har anskaffet en modul i arkivsystemet (Arikiv Plug-in) for at man lettere skal kunne ta inn epost i saksbehandlingssystemet, men at den ennå ikke er tatt i bruk. Når det gjelder bruk av statuskoder, ble det gitt uttrykk for at rutinene for bruk av statuskoder er mangelfulle, noe som bl.a. gir seg utslag i manglende oppdatering av koder etter hvert som sakens status endres. De folkevalgtes vurdering av administrasjonens saksforberedelse I spørreundersøkelsen ble kommunestyrerepresentantene spurt om de synes at saker som behandles i kommunestyret er tilfredsstillende utredet. Det var fem svarkategorier (ja, i stor grad, i varierende grad, i liten grad og nei). Resultatene følger i tabell 3. Vel 60 prosent av respondentene synes saker som kommer til kommunestyret er tilfredsstillende utredet. Representanter fra kommunestyrets posisjonspartier synes noe mer fornøyd med utredningene enn de fra opposisjonen. 21 Tabell 3: Synes du at saker som behandles i kommunestyret er tilfredsstillende utredet? Antall Andel Ja 2 8,3% I stor grad 13 54,2% I varierende grad 9 37,5% Total % Som begrunnelse for at de mente at noen saksutredninger er utilfredsstillende, svarte respondentene at dette var knyttet til fakta (88 prosent), belysning av konsekvenser (63%) og alternativer (67%). Mange av kommentarene i undersøkelsen gjenspeilte dette. 22 En representant påpekte at man bruker tid på spørsmål i kommunestyremøter pga. mangelfull utredning Vurdering Revisjonskriteriene slår ettertrykkelig fast at det er rådmannen som er ansvarlig for saksforberedelse og som skal påse at saker som behandles i kommunestyret er forsvarlig utredet. Faktabeskrivelsen viser at rådmannen i Meløy, som var ny i 2007, har repolitisert 21 Det var tre flere representanter fra opposisjonen som i varierende grad var fornøyd med utredningene.. 22 Noen kommentarer: Saker er blitt sendt tilbake pga. for dårlig utredning; Får bare framlagt at sånn er det; får ikke belyst andre løsningsalternativer og konsekvenser; I saken om kloakkrenseanlegg var det kun blitt utredet ett alternativ; I saken om rammetimetall i skolen forstod ikke politikerne framstillingen som førte til et dårlig vedtak. Salten kommunerevisjon IKS 25

26 kommunestyret ved å fjerne praksisen med at saksbehandlerne er til stede på kommunestyremøter, noe som innebærer større fokus på og ansvarliggjøring av rådmannen. Dette vurderer revisjonen som positivt, både mht at ansvaret klargjøres og for å unngå at kommunestyremøter brukes til saksbehandling. Samtidig kan en annen mulig konsekvens av at saksbehandler ikke er til stede for å gi utdypende informasjon, være at det stilles enda høyere krav til at saksframstillingen er fullstendig og utvetydig. Kravet om kvalitetssikring av utredninger og saker som skal til politisk behandling omfatter både rådmann og kommunal- og PU-sjef. En form for kvalitetssikring er det når saksframstillingen sendes tjenestevei fra saksbehandler til leder, og videre til kommunalsjef og til sist rådmannen, og at hvert av disse nivåene leser gjennom/godkjenner saken, før den blir sendt til politisk behandling. Imidlertid er revisjonens inntrykk at praksis for oversendelse av saker til politisk behandling i Meløy varierer og derfor ikke kan sies å være entydig i samsvar med en slik modell. Av faktabeskrivelsen framgår at PU-sjefen ferdigstiller saken i saksbehandlingsprogrammet mens kommunalsjefen har en ordning med omslag og signatur. Imidlertid synes dette siste ikke å ha noen funksjon all den tid fellessekretariatet kjører ut saker til kommunestyremøter uten hensyn til om de er underskrevet av leder. I tillegg skjer det at enkelte saksbehandlere på drift sender saker direkte til sekretariatet i stedet for tjenestevei. 23 Dette er etter revisjonens oppfatning oppsiktsvekkende. Rådmannen blir konsultert i saker som skal behandles i kommunestyret, men det er ingen rutine for at rådmannen leser gjennom alle ferdige saksframlegg før de går til fellessekretariatet, og han skriver ikke under personlig. Revisjonen mener at Meløy kommune med nevnte praksis har mangelfulle rutiner for kvalitetssikring av saksframlegg. Når det gjelder selve utredningen, gir rådmannen uttrykk for at det kan være svakheter knyttet til noen typer konsekvenser, spesielt ift. miljø. I den grad dette i enkelte saker forhindrer et helhetsperspektiv og går ut over en forsvarlig utredning, vil det også representere et avvik fra revisjonskriteriene. 24 Når det gjelder arkivering av epost som inngår i saksutredningen, vurderer revisjonen det som positivt at kommunen har kjøpt inn en modul for at man lettere skal kunne ta inn epost i saksbehandlingssystemet. For å sikre ens praksis og at saksrelevante eposter faktisk blir lagret i saken, synes det å være behov for opplæring slik at modulen blir tatt i bruk. Videre synes det å være behov for opplæring i bruk av statuskoder, og innskjerping av rutinene for dette. Mangelfull/feil statuskodemerking kan gå ut over mulighetene til å bruke saksbehandlingssystemet bl.a. ifm. saksforberedelse og oppfølging av politiske vedtak. Når det gjelder manglende angivelse av møtedato og politisk saksnr. i saksframlegget, mener revisjonen dette er en svakhet som gjør saksframlegget ufullstendig. Ikke ift. politisk behandling i det møtet som saken er på agendaen til, men når saken senere søkes opp av 23 At dette skjer, kan muligens ses i sammenheng med den sterke/frie stillingen som den enkelte saksbehandler, i følge informantene, har hatt under tidligere rådmann, ift. å kjøre sakene selv. 24 Denne undersøkelsen omfatter kun en kartlegging av rutinene for saksforberedelse. Det har ikke vært rom for å se nærmere på utredningene i konkrete saker. Salten kommunerevisjon IKS 26

27 politikere/innbyggerne, så får man opp saksframlegget, men det står ikke noe om hvor og når det er blitt behandlet. 6. KONKLUSJON Formålet med undersøkelsen har vært å vurdere i hvilken grad administrasjonen i Meløy kommune følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse, og om forutgående saksbehandling er forsvarlig. På bakgrunn av undersøkelsen som presentert i denne rapporten, oppsummerer kommunerevisjonen funnene som følger: Problemstilling 1 og 2: Har administrasjonen rutiner for oppfølging av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging og iverksettelse. Blir vedtak i kommunestyret iverksatt? har ikke skriftlige rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak. Prinsippet om fullført saksbehandling sikrer at saksbehandler får protokoll med vedtak i saker som administrasjonen har utredet. Leder har imidlertid ingen systematisk oppfølging for å sjekke at vedtakene faktisk blir iverksatt. Kommunerevisjonen mener dette medfører en risiko for at enkelte vedtak eller deler av vedtak ikke blir iverksatt eller forsinket uten begrunnet opphold. Det foreligger ingen oversikt over status for iverksettelse av politiske vedtak. Manglende restanseliste vanskeliggjør systematisk oppfølging og kontroll. Gjennomgangen av et utvalg kommunestyrevedtak fra 2006 og 2007 viste at nesten alle vedtakene er blitt iverksatt. Ett av tolv vedtak var ikke blitt iverksatt, uten at revisjonen har fått noen begrunnelse for dette. Ett var bare delvis iverksatt, begrunnet i manglende tilgang på kompetent arbeidskraft og utilstrekkelig bevilgning. Kun ett av fire oversendelsesforslag var iverksatt. Undersøkelsen tyder på at det er forskjell i oppfølging mellom 1) vedtak hvor administrasjonens innstilling blir vedtatt som den er; 2) vedtak av mer ad hoc-preget karakter foreslått av folkevalgte under den politiske behandlingen (tilleggspunkter i ordinære vedtak, oversendelsesforslag); og 3) verbalforslag som blir vedtatt ifm budsjettbehandlingen. Sistnevnte blir fulgt opp systematisk av rådmannen, noe som sikrer iverksettelse. Førstnevnte følger prinsippet om fullført saksbehandling og blir i store trekk fulgt opp, mens kategori 2 vedtak løper en større risiko for å bli avglemt. Rådmannen har satt i verk tiltak for å få vurdert muligheten for å innføre en rutine med utkjøring av elektroniske restanselister over kommunestyrevedtak, og har tatt i bruk en manuell liste over vedtak i formannskapet. Hvis et eller begge disse tiltakene lar seg gjennomføre ift kommunestyrevedtak, vil det være et viktig og nødvendig bidrag for å sikre iverksettelse og oversikt. Salten kommunerevisjon IKS 27

28 En kritisk suksessfaktor for at elektroniske restanselister skal være et hensiktsmessig verktøy for rådmannen, er at administrasjonen har gode rutiner for statuskodemerking. Revisjonens inntrykk basert på intervjuene er at det skorter litt for at dette kan sies å være på plass. Problemstilling 3: Gis det tilbakemelding til kommunestyret om status for iverksettelse? Systemer for rapportering om iverksettelse av vedtak. Kommunen mangler rutiner for systematisk tilbakemelding til kommunestyret vedr. iverksettelse av politiske vedtak. De rapporteringsrutiner som finnes har andre primære formål og fanger bare delvis opp kommunestyrevedtak. Kommunestyrerepresentantene (80 prosent) uttrykte et entydig ønske om å bli informert om status for iverksettelse av politiske vedtak. Problemstilling 4: Er administrasjonens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og innstillinger ryddige, klare og tydelige? Kommunen har ingen skriftlige rutiner for saksforberedelse, men en uttalt rutine om at saker sendes tjenestevei før politisk behandling. Imidlertid viser det seg at praksis varierer. Kvalitetssikringsmekanismen som ligger i at hvert ledd går god for saken, synes ikke tilstrekkelig implementert. For øvrig synes administrasjonen i store trekk å ha tilfredsstillende rutiner for å sikre forsvarlig saksforberedelse. 25 At nærmere 40 prosent av kommunestyrerepresentantene gir uttrykk for at de i varierende grad er tilfreds med saksutredningen vitner om at det finnes et forbedringspotensiale når det gjelder aspekter ved saksforberedelsen, spesielt ift fakta og utredning av konsekvenser og alternativer. Det synes å være et visst forbedringspotensiale når det gjelder å få en mer ensartet praksis for journalføring av saksrelaterte eposter og statuskoderegistreringer i ESA. Innstillinger til vedtak framstår generelt som ryddige og oversiktelige, selv om over 60 prosent av kommunestyrerepresentantene ga uttrykk for at de av og til synes at innstillingene er uklare. 25 Denne observasjonen er kun basrt på intervjumaterialet, ikke på gjennomgang av saker. For å si noe mer utfyllende om saksforberedelse trengs yttereligere data. Salten kommunerevisjon IKS 28

29 7. ANBEFALING Revisjonens anbefaling er følgende: - Administrasjonen bør etablere et system som gir oversikt over kommunestyrevedtak (restanser) og som sikrer at vedtak blir iverksatt. - Administrasjonen bør etablere rutiner for rapportering til kommunestyret vedr. iverksettelse av vedtak. - Administrasjonen bør innskjerpe rutinene ift. kvalitetssikring ved saksforberedelse, slik at alle saker som skal behandles av kommunestyret er godkjent av både kommunesjefnivå og rådmann. - Administrasjonen bør vurdere å etablere/synliggjøre rutiner for arkivering av saksrelaterte eposter og å ha opplæring i rett bruk av statuskoderegistrering. Det siste blir spesielt viktig hvis kommunenen tar i bruk et system med elektronisk restanseliste for politiske vedtak. 8. REFERANSER Referansene omfatter dokumenter som det er referert til i rapporten. De utgjør ikke en fullstendig liste over dokumentasjon og litteratur som er gjennomgått i forbindelse med prosjektet. LOV nr. 107: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Ot.prp. nr. 42 ( ) Om lov om kommuner og fylkeskommuner Overå, O., og J. F. Bernt (2006): Kommuneloven med kommentarer. Oslo: Kommuneforlaget. 9. RÅDMANNENS KOMMENTAR Rådmannens kommentar til rapporten inngår som vedlegg 1. Ift. problemstillingen om administrasjonens saksforberedelse er forsvarlig, kommenterer rådmannen at Alle saker gjennomgås av kommunalsjef, plan-utviklingssjef, personalsjef og rådmann før behandling i de respektive styrer og utvalg. Dette samsvarer ikke med det som framkommer i undersøkelsen. Denne viste at kommunalsjef og plan- og utviklingssjef har ulike rutiner for oversendelse av saker til fellessekretariat, at enkelte saker sendes direkte fra saksbehandler og at det ikke er noen form for kontroll med om saken er godkjent av leder/ rådmann. At det ikke er etablert en felles rutine for at sakene sendes tjenestevei, (for kommunestyresaker i siste intans til rådmannen,) svekker kvalitetssikringen av saksframstillingene. Slik vi ser det endrer ikke rådmannens kommentarer rapportens vurderinger og konklusjon. Salten kommunerevisjon IKS 29

30 Vedlegg 1 Rådmannens kommentar Ang. pkt 6 Konklusjon Har administrasjonen rutiner for oppfølging av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging og iverksettelse. Blir vedtak i kommunestyret iverksatt? Hovedinntrykket er at vedtak blir iverksatt. Når det gjelder sak 72/07 kjenner kommunestyret til problemer med manglende gjennomføring oppmåling. Dette er det tatt grep i forhold til og tjenesten er omorganisert fra Det betyr at lederne og den enkelte saksbehandler følger opp de saker som de har behandlet til politisk behandling. Utfordringen ligger i oppfølging oversendelsesforslag. Når det gjelder oversendelsesforslagene 1 og 2 er kommunestyret orientert om disse. Gis det tilbakemelding til kommunestyret om status for iverksettelse? Systemer for rapportering om iverksettelse av vedtak. Den største utfordringen ligger i god og systematisk tilbakemelding til kommunestyret. Ut fra dagens system må dette gjøres manuelt, men vi undersøker nå om en ved hjelp av saksbehandlingssystemet kan gjøre dette enklere. Kommunestyret må utover dette vurdere og diskutere hvordan tilbakemelding best kan skje. Skal det gjøres kvartalsvis halvårig årsrapport Er administrasjonens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillingen og innstillinger ryddige, klare og tydelige? Fast mal for saksutredningen foreligger i selve saksbehandlingssystemet, men det er ikke en beskrevet rutine. Alle saker gjennomgås av kommunalsjef, plan-utviklingssjef, personalsjef og rådmann før behandling i de respektive styrer og utvalg. Journalføring av saksrelaterte eposter og statuskoderegistrering bør forbedres. Anbefalinger Revisjonens anbefalinger tas til etterretning og skal iverksettes med ytterligere innspill fra kommunestyrets behandling. Rådmannen takker Salten Kommunerevisjon for en godt gjennomført revisjon. Kontakten har foregått på en meget god måte og det er gjennom rapporten gitt nyttige innspill til forbedringspunkter slik at politikken får den informasjon som de har behov for. Salten kommunerevisjon IKS 30

31 Vedlegg 2 Et utvalg kommunestyrevedtak fra med status for iverksettelse Sortert kronologisk PS nr. Saken gjelder Sektor/avd. 11/06 Stilling som fiskerinæringsrettleder Rådmannen 14/06 Etablering av aktivitetssenter for psykisk helse Plan- og utviklingsavd. (utredning); Enhet helse (iverksettelse) 23/06 Budsjettregulering: Punktene 3) Opprettelse av stillinger PLO 6) Kr til prosjekt 9) Kr til investeringer lysløyper Omsorg Omsorg Kultur 48/06 Opprusting/asfaltering kommunale veier Kommunal-teknisk 65/06 Seniorpolitisk plan Lønn- og personal 87/06 Neverdal skole liten flerbrukshall Eiendom 12/07 Handlingsplan for omsorgstjenesten Omsorgsseksjonen 19/07 Ny brannbil Ørnes Kommunalteknisk 36/07 Opprettelse av 3 nye stillingshjemler ved barnehagene Undervisning 56/07 Overformynderiet organisering av kontorhjelp Rådmannen 72/07 Erverv av grunn i Glomen Eiendom 85/07 Prosjekt bofellesskap Mosvold Eiendom Salten kommunerevisjon IKS 31

32 PS 11/06 Stilling som fiskerinæringsrettleder VEDTAK: 1. viser til vedtak i KST-sak 77/05, vedr. overstående saksutredning og økonomiske forutsetninger. 2. inngår avtale med MNU om fiskerinæringsrettlederstillingen. 3. For å utføre disse oppgavene tilføres MNU kr for 2006, kr for 2007 og kr for Resten av utgiftene dekkes av MNU selv, eller ved at betalbare oppdrag bidrar til å dekke deler av utgiftene ved engasjementet. 4. Fiskerinæringsrettlederen skal være s fagperson på sjøarealer, havbruk/oppdrett, havner, fiskeri og marine sektor. 5. Avtalen med MNU gjøres gjeldende for 3 år. Evaluering gjøres innen juli Evalueringen skal gjøres opp mot de skisserte arbeidsoppgaver og valgte målsettinger mv. 6. Utgiftene dekkes ved at budsjettrammene for 2006 i sentraladministrasjonen reduseres med kr og kto økes tilsvarende. 7. Det etableres en referansegruppe for stillingen som skal fungere som en ressursgruppe. Gruppen skal bestå av: Eva Ulriksen, Einar Helge Meløysund og Ole Christian Nordvik. Avtale med MNU ble gjort for perioden Ved budsjettbehandlingen B-09 ble tiltaket videreført frem til for evaluering og endelig avgjørelse. Imidlertid ble ikke saken lagt fram til politisk behandling før i november 2009 (formannskapet ). Når det gjelder pkt. vedr. evaluering, uttaler kommunalsjefen i tilbakemeldingen at han ikke kan se at det er foretatt noen evaluering. I saksframlegget til formannskapet står det imidlertid at kommunen mottok en uttalelse fra Meløy næringsutvikling ifm evalueringsspørsmålet og utarbeidelse av budsjettforslag for Skrivet fra MNU står oppført som vedlegg i saken, men ligger ikke på nettet. Revisors kommentar: Vedtaket er i store trekk iverksatt, men det er usikkert i hvilken grad pkt. 5 om evaluering er blitt gjennomført. Salten kommunerevisjon IKS 32

33 PS 14/06 Etablering aktivitetssenter for psykisk helse i søndre Meløy VEDTAK: 1. Kommunestyret viser til vedtak i KST sak nr. 29/05, sak nr. 67/05 og oversendelsesforslag fra KST-møte , om etablering av aktivitetssenter i søndre Meløy, samt vedlagte dokumenter. 2. Kommunestyret vedtar etablering av ett aktivitetssenter for psykisk helse i søndre Meløy, lokalisert til Halsa Sentrum Eiendom a/s (tidligere lokaler for NB/deler av posten). 3. Halsa sentrum eiendom a/s gjennomfører ombygging og utbedring av lokalene i nært samarbeid med kommunens oppnevnte prosjektgruppe og forhandlingsutvalg, i løpet av mars-juni Kommunestyret forutsetter at lokalene godkjennes av arbeidstilsynet og kommunale bygningsmyndigheter. 4. Halsa sentrum eiendom a/s og kommunens forhandlingsutvalg utarbeider endelig husleiekontrakt, med en husleie på kr 780 pr. m2. 5. Kommunestyret ber administrasjonen foreta snarlig utlysning av ny 100% stilling som daglig leder av aktivitetssenteret, samt kjøp av minibuss og etablering av transportordning for funksjonshemmede for psykisk helse Tiltakene finansieres ved bruk av øremerket statstilskudd og psykiatrifondet. 6. Kommunestyret forutsetter oppstart av aktivitetstilbudet for brukerne innen 1. juli Ad. 1). OK. Ad. 2). Aktivitetssenter for psykisk helse i søndre Meløy er etablert i 2006, lokalisert til Halsa Sentrum Eiendom a/s, i tidligere lokaler for Nordlandsbanken og deler av Posten, i hht. vedtak. Ad. 3). Halsa Sentrum Eiendom a/s har gjennomført ombygging og utbedring av lokalene i nært samarbeid med kommunens oppnevnte prosjektgruppe og forhandlingsutvalg, i hht. vedtak. Halsa Sentrum Eiendom a/s har ansvar for at lokalene godkjennes av Arbeidstilsynet og kommunale bygningsmyndigheter. Ad. 4). Halsa Sentrum Eiendom a/s og kommunens forhandlingsutvalg har utarbeidet endelig husleiekontrakt, med en husleie på kr. 780,- pr. m2 i 2006, i hht. vedtak. Ad. 5). Utlysning av ny 100% stilling som daglig leder av aktivitetssenteret ble ikke gjennomført i hht. kommunestyrets vedtak. Lønns- og personalsjefen fremmet forslag om omgjøring av stillingen til miljøterapeut, i saksframlegg til administrasjonsutvalget. Etter behandling i administrasjonsutvalget ble stillingen utlyst som 100% miljøterapeut. Hjørdis Arntzen Grindås ble ansatt i stillingen. Kjøp av minibuss og etablering av transportordning for funksjonshemmede i søndre Meløy Salten kommunerevisjon IKS 33

34 er gjennomført i hht. vedtaket, samt kommunestyrets vedtak i opptrappingsplanen for psykisk helse Tiltakene er finansiert ved bruk av øremerket statstilskudd og psykiatrifondet, som forutsatt i vedtaket. Ad, 6). Kommunestyret forutsatte oppstart av aktivitetstilbudet for brukerne innen 1. juli Aktivitetssenteret "Corner" ble ikke åpnet før september / oktober 2006, pga. forsinkelser med ombygging og utbedring av lokalene, og utlysning av stillingen som miljøterapeut. 23/06 Budsjettregulering VEDTAK: Pkt. 3: Kommunestyret vedtar følgende stillingsendringer: Opprettelse av stillinger: - 50% midlertidig stilling som helsesekretær p.t. Engavågen legekontor - 125% stilling hjelpepleier omsorg p.t. Ørneshaugen -100% stilling miljøterapeut Mosvold bofellesskap Pkt. 6: Kr til prosjekt gjennomgang av omsorg. Finansieres ved bruk av disposisjonsfond. Pkt. 9: Kommunestyret ber om at det innarbeides et beløp på kr i budsjett for kommende år til investeringer i utstyr og drift av lysløyper. Pkt. 3: Tilsettinger foretatt. Pkt. 6: Midlene gått til innleie av Ressurssenteret for omstilling i kommunene, som har foretatt en gjennomgang av omsorgstjenesten. Rapporter mottatt og behandlet i kommunen. Pkt. 9: Beløpet er lagt inn i budsjettene fra Salten kommunerevisjon IKS 34

35 48/06 Opprusting/asfaltering kommunale veier VEDTAK: Vedtaket er blitt fulgt opp med prioriteringer i driftsutvalget og utført av kommunalteknisk enhet. Salten kommunerevisjon IKS 35

36 65/06 Seniorpolitisk plan VEDTAK: 1. Det vises til Seniorpolitisk plan versjon sept 06 og til uttalelse fra arbeidstakerorganisasjonene. 2. Kommunestyret vedtar Seniorpolitisk plan versjon sept 06 som Meløy kommunes seniorpolitiske plan. Redusert arbeidstid endres til 10% ved 62 år 15% ved 63 år 20% ved 64 år Arbeidsoppgavene reduseres tilsvarende. Økonomiske virkemidler og ekstra ferie justeres tilsvarende. 3. Kommunestyret ber om at prioriterte tiltak jf. planens side 12 ivaretas i kommunens budsjett- og planarbeid. 4. Setningen Dette gjelder ikke for lærere på side 12 i planen under ferie, tas ut. 5. Setning i plan side 13: planen skal evalueres etter behov, endres til Planen skal evalueres etter 2 år. Seniorpolitisk plan ble iverksatt For 2008 ble det inngått 40 senioravtaler. Evaluering skulle foretas etter to år. Det ble derfor på ledersamling gitt melding til ledere at det ikke skulle skrives avtale i 2009 lenger enn ut året. Saken ble behandlet i kommunestyret Her ble det vedtatt at planen skulle videreføres med noen justeringer ift. tiltak. 87/06 Neverdal skole liten flerbrukshall VEDTAK: - Ny hall (480 m2) + ombygging av eksisterende gymsal - Kostnadsramme ca. 7 mill hvorav ca 4,5 mill finansieres ved låneopptak - Tildeling av spillemidler går til nedbetaling av lån Hallen ble åpnet 14. nov Salten kommunerevisjon IKS 36

37 12/07 Handlingsplan for omsorgstjenesten VEDTAK: Salten kommunerevisjon IKS 37

38 Tilbakemelding fra rådmannen: Pkt. 3 Kommunestyret gir sin tilslutning til at øremerkede tilskudd ut over budsjettert beløp til ressurskrevende brukere i fremtiden settes på eget fond, som kan benyttes til finansiering / regulering av lovpålagte tiltak. Sviktende tilskudd ihht. budsjettert beløp skal også dekkes av fondet. - Gjennomført - fondet er på ca. 2 mill i Pkt. 4: Opprettelse av nye stillinger. 3 stillinger ifht. Ressurskrevende brukere opprettet og iverksatt. Pkt. 5. Øvrige tiltak i handlingsplan pleie-og omsorgstjenester tas opp til egen behandling i første budsjettregulering våren Nattpatrulje nord fullfinansiert fra ikke iverksatt pga. for svak søkning. - Branntilsyn GBO sprinkling er p.t ute på anbud. - Pålegg om ekstra nattevakt er ikke iverksatt, men ligger i tiltaket nattpatrulje nord. - Rekruttering og opplæringstiltak delvis oppfulgt gjennom tilskudd fra Fylkesmannen og egne midler på kr avsatt i budsjett (stipendordning) - Rådgiver/IT/Økonomimedarbeider 50% ny stillingsressurs omsorgskontoret er ikke iverksatt pga. manglende budsjettrammer. Pkt 6. Branntilsyn pålegg Glomfjord bo og behandlingssenter. - Direktevarsling 110 sentralen er gjennomført. - Sprinkling er finansiert, sendt på anbud og forventes gjennomført Nattevakt er finansiert, men få søkere gir utfordringer i forhold til oppstart, forventer at det skal være startet opp Arbeid med heldøgns tjenester er igangsatt, men ikke iverksatt pga. manglende søkning. Pågår fortsatt gjennom ny utlysning. Forventer oppstart ca Nedbygging av sykehjem og aldershjemsplasser er i forbindelse med sak om Ørneshaugen vedtatt ikke skal iverksettes før alternativ løsning er på plass. - Sammenslåing av turnus og arbeidssted for større stillingsbrøker pågår kontinuerlig. - Etterutdanning og kompetanseheving, her er der ikke tilstrekkelige midler på den enkelte enheters budsjett. - Ørneshaugen er utredet ifht. videre drift, mars Kommunestyret ber om en verdidebatt med utgangspunkt i brukernes behov, tjenestens målsettinger og utøvelse av omsorgstjenestene. Samtidig vurderes organisering av tjenestene: o Verdidebatt er ikke gjennomført o Organisasjonsvurdering pågår med frist o Ink. Organisering av omsorg og psykiatri. Salten kommunerevisjon IKS 38

39 - Antall lærlinger økes til 12 i omsorg. Dette er iverksatt, gjennom inntak av 6 i 2008 og ytterligere 6 i Her er det imidlertid utfordringer i forhold til budsjett lønn. Overskridelse på fastlønn og tillegg lærlinger i 2008 på ca Totalt vil 12 lærlinger koste ca. 1,8 mill. inkl. tillegg årlig. Der er noe besparelse på vikar og overtid, men det dekker ikke alt. REVISORS OPPSUMMERING: De fleste av punktene i vedtaket er gjennomført, men noen er det ikke. Manglende iverksettelse begrunnes med manglende/utilstrekkelige bevilgninger og manglende/for liten tilgang på kvalifisert personale. Ikke iverksatt pga. manglende/utilstrekkelig finansiering: 1) Rådgiver/IT/Økonomimedarbeider i 50% stilling omsorgskontoret 2) Rekrutterings- og opplæringstiltak delvis iverksatt 3) Etterutdanning og kompetanseheving (ikke tilstrekkelige midler på den enkelte enhets budsjett) Ikke iverksatt pga. manglende/utilstrekkelig tilgang på kvalifisert personale: 1) Nattpatrulje nord 2) Nattevakt Glomfjord 3) Arbeid med heldøgns omsorg (ny utlysning) For øvrig ikke iverksatt: 1) Verdidebatt ikke gjennomført Salten kommunerevisjon IKS 39

40 19/07 Ny brannbil Ørnes VEDTAK: 1. Kommunestyret viser til saksframlegg og utredning. 2. Kommunestyret vedtar at ny brannbil kan kjøpes innenfor en kostnadsramme på kr Brannsjefen får fullmakt til å hente inn anbud og deretter gå til anskaffelse av egnet bil. 4. Innkjøpene finansieres ved opptak av lån kr Ved evt. overskudd på regnskap for 2006 som ikke skal tilbakeføres driften, finansieres innkjøpet med bruk av overskudd Oversendelsesforslag: Det bør settes ned en gruppe som tar for seg brann- og redningssituasjonen. Dette bør tas med: - ROS-analyse av - Antall stasjoner/depo - Antall mannskap - Utstyr samt biler - Bistandsavtaler - Investeringsplaner - Røykdykkertjeneste. Plassering. Ny brannbil ble bestilt og levert kommunen i september /07 Opprettelse av 3 nye stillingshjemler ved barnehagene VEDTAK: 1. Det vises til saksutredning vedr. opprettelse av 3 nye stillingshjemler ved barnehagene i. 2. styre vedtar at det opprettes to 100% stillinger for fagarbeidere og en 100% stilling for assistent ved barnehagene i Meløy kommune. Alle stillingene er besatt. Begge fagarbeiderstillingene er besatt av personer med fagbrev. Salten kommunerevisjon IKS 40

41 56/07 Overformynderiet organisering av kontorhjelp VEDTAK: 1. Det vises til vergemålslovens bestemmelser om overformynderiet og til orientering gitt i saksframlegget. 2. Kommunestyret oppretter 40 % stilling som sekretær for overformynderiet. Stillingen organiseres administrativt under stabsenhet for service og informasjon. Stillingen dekkes innenfor fastsatt ramme for området. 3. Kommunestyret oppnevner egen gruppe med mandat å legge fram forslag til vederlag for overformyndere slik: Gruppen bes vurdere særskilt omfang av oppgave/ansvar for den forretningsførende overformynder og den annen overformynder. Pkt 2: Nytt valg av overformynder ble vedtatt i Kommunestyret i møte , under sak nr. 116/07. Det ble med virkning fra inngått avtale med Gudveig Haugland om utvidelse fra 30 til 40 %stilling) Pkt 3 forutsettes fulgt opp av politisk nivå/ sekretariat da dette er godtgjørelse til folkevalgte. 72/07 Erverv av grunn i Glomen VEDTAK: 1. Det vises til skriv dat fra Statkraft med tilbud om kjøp av areal til en pris på kr 100 pr m2. 2. styre vedtar kjøp av det aktuelle areal med den prisen som er forlangt. 3. Finansieringen skjer ved bruk av tomte- og boligfondet. Budsjettkto Signert kjøpekontrakt oversendt fra Statkraft Skjøte er ikke utstedt pga at oppmåling ikke er gjennomført. Vedtaket ikke gjennomført. Salten kommunerevisjon IKS 41

42 85/07 Prosjekt bofellesskap Mosvold VEDTAK: Prosjektet er ferdigstilt med innflytting i begynnelsen av mai Salten kommunerevisjon IKS 42

1. SAMMENDRAG 2 2. INNLEDNING 3 3. FORMÅL 3 4. FAKTADEL 3 5. REVISORS VURDERING 5 6. REVISORS KONKLUSJONER 7 7. REVISORS ANBEFALINGER 8 8.

1. SAMMENDRAG 2 2. INNLEDNING 3 3. FORMÅL 3 4. FAKTADEL 3 5. REVISORS VURDERING 5 6. REVISORS KONKLUSJONER 7 7. REVISORS ANBEFALINGER 8 8. Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG 2 1.1 MÅLSETTING FOR PROSJEKTET 2 1.2 REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER 2 1.3 REVISORS ANBEFALINGER 2 2. INNLEDNING 3 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET 3 2.2 HJEMMEL

Detaljer

OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK STEIGEN KOMMUNE

OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK STEIGEN KOMMUNE OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK STEIGEN KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT November 2010 FORORD Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave i henhold til kommunelovens 77 nr 4. Formålet med forvaltningsrevisjon

Detaljer

"Iverksettingog oppfølgingav politiskevedtak" Risørkommune

Iverksettingog oppfølgingav politiskevedtak Risørkommune Arendal Revisjonsdistrikt IKS Arendal-Birkenes-Froland-Gjerstad-Grimstad-Lillesand-Risør-Tvedestrand-Vegarshei-Åmli "Iverksettingog oppfølgingav politiskevedtak" Risørkommune Forvaltningsrevisjonjanuar

Detaljer

Revidert plan for forvaltningsrevisjon

Revidert plan for forvaltningsrevisjon Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 Årsmelding 2017 Midtre Kontrollutvalget Gauldal kommune i Melhus kommune Vedtatt av kommunestyret 13.12.2018 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven

Detaljer

Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark

Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark Møtested: Aremark kommune, møterom Kommunestyresal Tidspunkt: 18.06.2019 kl. 09.00 Eventuelle forfall meldes til kontrollutvalgssekretariatet ved Anita Rovedal,

Detaljer

KONTROLLUTVALGET I ULLENSAKER KOMMUNE. Emse Lote, nestleder Dag Bakke (til og med sak 16/2014) Knut Fjell Halldis Helleberg

KONTROLLUTVALGET I ULLENSAKER KOMMUNE. Emse Lote, nestleder Dag Bakke (til og med sak 16/2014) Knut Fjell Halldis Helleberg Møtebok Tid Tirsdag 13. mai 2014, kl. 10.00 Sted Ullensaker rådhus, formannskapssalen Tilstede Tron Erik Hovind, leder medlemmer Emse Lote, nestleder Dag Bakke (til og med sak 16/2014) Knut Fjell Halldis

Detaljer

I N N S T I L L I N G

I N N S T I L L I N G Kontrollutvalget i Karasjok kommune Kárášjoga gielda dárkkistanlávdegoddi Møte nr. 1/2016 11. mai 2016 Arkivkode 4/1 04 Journalnr. 2016/14047-5 I N N S T I L L I N G S a k 5 / 2 0 16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT

Detaljer

I N N S T I L L I N G

I N N S T I L L I N G Kontrollutvalget i Karasjok kommune Kárášjoga gielda dárkkistanlávdegoddi Møte nr. 1/2016 11. mai 2016 Arkivkode 4/1 04 Journalnr. 2016/14047-3 I N N S T I L L I N G S a k 4 / 2 0 16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT

Detaljer

Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8.

Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Torsdag 18. februar 2010 TID: Kl. 09:00 STED: Frosta rådhus - Kommunestyresalen NB! MERK TID OG STED Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet.

Detaljer

OPPFØLGING AV BYSTYRETS VEDTAK BODØ KOMMUNE

OPPFØLGING AV BYSTYRETS VEDTAK BODØ KOMMUNE OPPFØLGING AV BYSTYRETS VEDTAK BODØ KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Mars 2009 Salten kommunerevisjon IKS 2 Innhold: 0. SAMMENDRAG... 4 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER... 6 2.1 Formål...

Detaljer

Saksframlegg. Ark.: 210 Lnr.: 2115/15 Arkivsaksnr.: 15/477-1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "JOURNALFØRING AV POST OG OPPFØLGING AV HENVENDELSER"

Saksframlegg. Ark.: 210 Lnr.: 2115/15 Arkivsaksnr.: 15/477-1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN JOURNALFØRING AV POST OG OPPFØLGING AV HENVENDELSER Saksframlegg Ark.: 210 Lnr.: 2115/15 Arkivsaksnr.: 15/477-1 Saksbehandler: Kari Louise Hovland FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "JOURNALFØRING AV POST OG OPPFØLGING AV HENVENDELSER" Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

Oppfølging av kommunestyrevedtak. Forvaltningsrevisjon - Lardal kommune 2014 ::

Oppfølging av kommunestyrevedtak. Forvaltningsrevisjon - Lardal kommune 2014 :: Oppfølging av kommunestyrevedtak Forvaltningsrevisjon - Lardal kommune 2014 :: 701 009 Innhold Sammendrag... ii 1 Innledning... 1 1.1 Kontrollutvalgets bestilling...1 1.2 Bakgrunn...1 1.3 Problemstillinger

Detaljer

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PLANPERIODE 2017-2020 KVALSUND KOMMUNE INNHOLD 1. FORMÅLET MED FORVALTNINGSREVISJON... 1 2. SENTRALE BESTEMMELSER OM FORVALTNINGSREVISJON... 1 3. PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON

Detaljer

Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker

Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker Møtested: Marker kommune, Møterom 2 Tidspunkt: 28.09.2017 kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 908 55 384, e-post anirov@fredrikstad.kommune.no

Detaljer

Reglement for saksbehandling av politiske saker

Reglement for saksbehandling av politiske saker Reglement for saksbehandling av politiske saker Kommunestyrets vedtak 17. juni 2014 1. Formål Reglementet skal ivareta kvalitetssikring, inneha tilstrekkelig involvering og påse god saksflyt i saksbehandlingen

Detaljer

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Postboks 54, 8138 Inndyr 21.03.2012 12/158 416 5.1 Medlemmer i Meløy kommunes kontrollutvalg INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Onsdag 28. mars 2012 kl. 09.00 Møtested: Møterom Bolga, 2. etg, rådhuset,

Detaljer

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONN Selbu kommune. Vedtatt i kommunestyrets møte , sak 68/14.

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONN Selbu kommune. Vedtatt i kommunestyrets møte , sak 68/14. PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONN 2015-2016 Selbu kommune Vedtatt i kommunestyrets møte 17.11.2014, sak 68/14. 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse

Detaljer

OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK SALTDAL KOMMUNE

OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK SALTDAL KOMMUNE OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK SALTDAL KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT November 2010 FORORD Forvaltningsrevisjon er en pålagt oppgave i henhold til kommunelovens 77 nr 4. Formålet med forvaltningsrevisjon

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015

Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015 Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015 Hvaler kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat Innhold: 1. Innledning... 2 2. Om den overordnede analysen... 3 2.1 Kravene i forskriften ( 10)... 3 2.2 Informasjonsgrunnlag

Detaljer

Deanu gielda - Tana kommune Arkiv: 216 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Frode Gundersen

Deanu gielda - Tana kommune Arkiv: 216 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Frode Gundersen Deanu gielda - Tana kommune Arkiv: 216 Arkivsaksnr: 2016/2806-0 Saksbehandler: Frode Gundersen Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 15.12.2016 Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 Vedlegg

Detaljer

Ny mal for saksframlegg til politisk behandling

Ny mal for saksframlegg til politisk behandling Ny mal for saksframlegg til politisk behandling Opplæring 28. januar 2013 1 Utgangspunkt Rådmannens Lean-prosjekt vedr. saker til politisk behandling. Kommunestyrets vedtak i møte 16. februar, sak 23/12,

Detaljer

RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon

RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Forslag til revidert 06.10.10 RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Innhold Avsnitt Innledning 1-5 Krav til revisor 6-9 Bestilling 10-11 Revisjonsdialogen 12-17 Prosjektplan 18-19 Problemstilling(er)

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT TILSETTINGSRUTINER I GILDESKÅL KOMMUNE

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT TILSETTINGSRUTINER I GILDESKÅL KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT TILSETTINGSRUTINER I GILDESKÅL KOMMUNE November 2006 FORORD Kontrollutvalget i Gildeskål kommune har bedt Salten kommunerevisjon IKS gjennomgå tilsettingsrutinene i kommunen.

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring NAV

Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring NAV Politisk sekretariat Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 12.03.2015 19594/2015 2015/456 033 Saksnummer Utvalg Møtedato Bystyret 26.03.2015 Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE. Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik

FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE. Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 12/10 Kommunestyret 25.03.2010 3/10 Kontrollutvalget

Detaljer

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PLANPERIODE 2017 2020 SØR-VARANGER KOMMUNE INNHOLD 1. FORMÅLET MED FORVALTNINGSREVISJON... 1 2. SENTRALE BESTEMMELSER OM FORVALTNINGSREVISJON... 1 3. PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON

Detaljer

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Orkdal kommune. Vedtatt i kommunestyret i sak 79/14 den

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Orkdal kommune. Vedtatt i kommunestyret i sak 79/14 den PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2015-2016 Orkdal kommune Vedtatt i kommunestyret i sak 79/14 den 17.12.14. 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse

Detaljer

NES KONTROLLUTVALG. Årsmelding Kontrollutvalget i Nes har for valgperioden følgende sammensetning:

NES KONTROLLUTVALG. Årsmelding Kontrollutvalget i Nes har for valgperioden følgende sammensetning: NES KONTROLLUTVALG Årsmelding 2018 1. INNLEDNING Kontrollutvalget skal iht. kommunelovens 77 føre løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en

Detaljer

LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Mandag 14. november 2011 Tid: Kl. 14:30 Sted: Levanger rådhus, formannskapssalen

LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Mandag 14. november 2011 Tid: Kl. 14:30 Sted: Levanger rådhus, formannskapssalen LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Mandag 14. november 2011 Tid: Kl. 14:30 Sted: Levanger rådhus, formannskapssalen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig

Detaljer

Reglement tilsyn og kontroll

Reglement tilsyn og kontroll EVENES KOMMUNE Reglement tilsyn og kontroll 1: Rådmannens rolle og plassering i kommuneorganisasjonen 1.1 Rådmannen er øverste leder for hele kommuneorganisasjonen og ansatt av kommunestyret. Rådmannen

Detaljer

Sist redigert 01.12.2009 1. Behandlet Oppfølging Ferdig. Brev rådmann. Lagt inn i årsplanen for oppfølging

Sist redigert 01.12.2009 1. Behandlet Oppfølging Ferdig. Brev rådmann. Lagt inn i årsplanen for oppfølging 16.2.09 1/09 Referater og orienteringer. 1. Kontrollutvalget sender brev til rådmannen med ønske om tilbakemelding i forhold til Fylkesmannens tilsyn med grunnskoleopplæringen, slik som beskrevet under

Detaljer

AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 02/14 Dato: 27.03.14 kl. 13.00 15.30 Sted: Kommunehuset, kommunestyresalen Tilstede: Bodil Stensrud, leder Anne Reidun Pytten, nestleder Jens Ågedal,

Detaljer

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PLANPERIODE 2017 2020 VADSØ KOMMUNE INNHOLD 1. FORMÅLET MED FORVALTNINGSREVISJON... 1 2. SENTRALE BESTEMMELSER OM FORVALTNINGSREVISJON... 1 3. PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON

Detaljer

REGLEMENT. for KONTROLLUTVALGET. Vedtatt med hjemmel i kommuneloven 10 og 77. Sist endret av Ullensaker Herredstyre i sak 76/11.

REGLEMENT. for KONTROLLUTVALGET. Vedtatt med hjemmel i kommuneloven 10 og 77. Sist endret av Ullensaker Herredstyre i sak 76/11. REGLEMENT for KONTROLLUTVALGET Vedtatt med hjemmel i kommuneloven 10 og 77. Sist endret av Ullensaker Herredstyre 05.09.11 i sak 76/11. INNHOLD: 1. VIRKEOMRÅDE...2 2. FORMÅL...2 3. VALG...2 4. KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

KONTROLLUTVALGET I AURE KOMMUNE

KONTROLLUTVALGET I AURE KOMMUNE I AURE KOMMUNE Aure, 22. Oktober 2008 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTE NR.: 5/08 TID: Tirsdag 04.11.08 Kl. 09.30 STED: kommunehuset MØTEINNKALLING SAKSLISTE : UTV. SAKSNR. TITTEL 32/08 GODKJENNING

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2017

Kontrollutvalgets årsplan for 2017 Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2017 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 21. november 2016, Sak 30/16 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no

Detaljer

Rapport forvaltningsrevisjon Vedtakskontroll Klæbu kommune

Rapport forvaltningsrevisjon Vedtakskontroll Klæbu kommune Rapport forvaltningsrevisjon Vedtakskontroll Klæbu kommune År 2004 Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG... 3 1.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...3 1.2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER...3 1.3 REVISORS

Detaljer

Saken utsettes til neste møte. Møte forvaltningsrevisjon. sak 18/09 7/09 Informasjon fra enhetene teknisk forvaltning.

Saken utsettes til neste møte. Møte forvaltningsrevisjon. sak 18/09 7/09 Informasjon fra enhetene teknisk forvaltning. 12.2.09 1/09 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringene til etterretning. 2/09 Samtale med ordføreren. Samtalen utsettes til neste møte. 3/09 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget

Detaljer

Årsplan Kontrollutvalget i Eidsvoll kommune

Årsplan Kontrollutvalget i Eidsvoll kommune Kontrollutvalgets utarbeider hvert år en årsplan. Planen angir hovedmålene for kontrollutvalgets arbeid, og inneholder en strategi for hvordan utvalget ønsker å ivareta oppgavene sine. Planen inneholder

Detaljer

Kontrollutvalget i Gratangen kommune

Kontrollutvalget i Gratangen kommune Kontrollutvalget i Gratangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 26. januar 2017, kl. 10.00, Kommunehuset, formannskapssalen. Sakskart Sak 01/17 Godkjenning av innkalling til møte den 26.

Detaljer

KONTROLLUTVALGET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN FOR TYSFJORD KOMMUNE

KONTROLLUTVALGET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN FOR TYSFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN 2016 2019 FOR TYSFJORD KOMMUNE TYSFJORD KOMMUNE Innholdsfortegnelse Plan for forvaltningsrevisjon for Tysfjord kommune for perioden 2016 2019...

Detaljer

Verdal kommune Kontrollutvalget

Verdal kommune Kontrollutvalget Verdal kommune Kontrollutvalget Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL... 3

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2016

Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 06. november 2015, Sak 34/15 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring NAV

Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring NAV Politisk sekretariat Særutskrift Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 12.03.2015 19594/2015 2015/456 033 Saksnummer Utvalg Møtedato 15/25 Bystyret 26.03.2015 Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring

Detaljer

SALTEN KONTROLLUTVALGSSERVICE Vår dato: Jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr /

SALTEN KONTROLLUTVALGSSERVICE Vår dato: Jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr / SALTEN KONTROLLUTVALGSSERVICE Vår dato: Jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr 06.12.2012 12/757 416 5.4 PROTOKOLL MELØY KONTROLLUTVALG Møtedato: Torsdag 6. desember 2012 kl. 09.00 12.30 Møtested: Møterom Bolga,

Detaljer

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Jan-Hugo Sørensen Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 15/443

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Jan-Hugo Sørensen Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 15/443 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Jan-Hugo Sørensen Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 15/443 ORGANISASJONSSTRUKTUR Rådmannens innstilling: ::: Sett inn innstillingen under denne linja 1. Ny administrativ organisering

Detaljer

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Postboks 54, 8138 Inndyr 06.04.2011 11/203 416 5.1 Medlemmer i Meløy kommunes kontrollutvalg INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Torsdag 14. april 2011 kl. 09.00 Møtested: Møterom Støtt, rådhuset, Ørnes

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2010

Kontrollutvalgets årsplan for 2010 Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2010 Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET...3 1.1

Detaljer

Arkivkode: 4/1 03 Journalnr.: 2017/13028

Arkivkode: 4/1 03 Journalnr.: 2017/13028 Arkivkode: 4/1 03 Journalnr.: 2017/13028 KONTROLLUTVALGET I HASVIK KOMMUNE ÅRSMELDING 2016 1. UTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalget har i perioden hatt følgende sammensetning: Leder: Carina Prytz- Wallmann

Detaljer

KU og forvaltningsrevisjon

KU og forvaltningsrevisjon KU og forvaltningsrevisjon 1 Kontrollutvalgets tilsynsoppgaver 1. Påse at kommunens regnskaper blir revidert = regnskapsrevisjon 2. Påse at det utføres forvaltningsrevisjon 3. Påse at kommunen fører kontroll

Detaljer

Rapport forvaltningsrevisjon Vedtakskontroll Melhus kommune

Rapport forvaltningsrevisjon Vedtakskontroll Melhus kommune Rapport forvaltningsrevisjon Vedtakskontroll Melhus kommune År 2005 Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG... 3 1.1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...3 1.2. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER...3 1.3. REVISORS

Detaljer

Arkivkode: 4/1 04 Journalnr.: 2018/

Arkivkode: 4/1 04 Journalnr.: 2018/ Arkivkode: 4/1 04 Journalnr.: 2018/14052-6 KONTROLLUTVALGET I KARASJOK KOMMUNE ÅRSMELDING 2017 1. UTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalget har i 2017 hatt følgende sammensetning: Leder: Anne-Marit Eira

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2015

Kontrollutvalgets årsplan for 2015 Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2015 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 25. november 2014, Sak 27/14 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2011

Kontrollutvalgets årsplan for 2011 Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2011 Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET... 3

Detaljer

MØTEINNKALLING Kontrollutvalget i Rendalen kommune

MØTEINNKALLING Kontrollutvalget i Rendalen kommune MØTEINNKALLING i Rendalen kommune Møtested: Bergset Aktivitetssenter, BAS, 2. etasje Møtedato: Torsdag, 12. mai 2016 Tid: Kl. 08.00 Saknr. 10/2016 21/2016 Sakliste Sak nr.: Innhold 10/2016 Godkjenning

Detaljer

OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK GILDESKÅL KOMMUNE

OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK GILDESKÅL KOMMUNE OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK GILDESKÅL KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT November 2009 FORORD Forvaltningsrevisjon er en pålagt oppgave i henhold til kommunelovens 77 nr 4. Formålet med forvaltningsrevisjon

Detaljer

Saksframlegg. Vedlegg: Organisasjonsstrategi, Grunnlag for medarbeidskap og lederskap - Sammen kan vi mer! Delegasjonsreglement, politisk nivå

Saksframlegg. Vedlegg: Organisasjonsstrategi, Grunnlag for medarbeidskap og lederskap - Sammen kan vi mer! Delegasjonsreglement, politisk nivå Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 083/14 Kommunestyret PS 11.12.2014 004/14 Administrasjonsutvalget PS 26.11.2014 055/14 Tjenesteutvalget PS 25.11.2014 029/14 Eldrerådet PS 24.11.2014

Detaljer

PROSJEKTPLAN Forvaltningsrevisjonsprosjekt Mindreforbruk ved de videregående skolene

PROSJEKTPLAN Forvaltningsrevisjonsprosjekt Mindreforbruk ved de videregående skolene 2015 PROSJEKTPLAN Forvaltningsrevisjonsprosjekt Mindreforbruk ved de videregående skolene Vest-Agder Fylkesrevisjon INNHOLD 1. INNLEDNING... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Formålet med prosjektet... 5 1.3 Avgrensing

Detaljer

Tor-Arne Lie Jensen (leder) Tore Kampen (nestleder) Jon Arild Hoelsengen Steinar Dalbakk Anita Heier

Tor-Arne Lie Jensen (leder) Tore Kampen (nestleder) Jon Arild Hoelsengen Steinar Dalbakk Anita Heier Møtebok Sted: Vektergården, møterom 2 etg. Tid: Tirsdag 5.5.2015, kl. 14:00 20:15. Tilstede medlemmer Tilstede varamedlemmer Forfall Andre Tor-Arne Lie Jensen (leder) Tore Kampen (nestleder) Jon Arild

Detaljer

Tønsberg kommune. Forvaltningsrevisjon

Tønsberg kommune. Forvaltningsrevisjon Tønsberg kommune Forvaltningsrevisjon Forvaltning av eksisterende bygningsmasse styring og kontroll med vedlikehold og investeringer April 2009 Kontrollutvalget i Tønsberg kommune Rapport: Forvaltning

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsplan i perioden 2014-2015

Forvaltningsrevisjonsplan i perioden 2014-2015 Forvaltningsrevisjonsplan i perioden 2014-2015 Rygge kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat Innhold: 1. Innledning... 2 2. Om den overordnede analysen... 3 2.1 Kravene i forskriften ( 10)... 3 2.2

Detaljer

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 - LEKA KOMMUNE - 2008 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon...

Detaljer

Saksframlegg. Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET"

Saksframlegg. Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET Saksframlegg Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 Saksbehandler: Kari Louise Hovland FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET" Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

STRATEGI FOR TRØGSTAD KONTROLLUTVALG

STRATEGI FOR TRØGSTAD KONTROLLUTVALG STRATEGI FOR TRØGSTAD KONTROLLUTVALG For valgperioden 2015-2019 Kontrollutvalgets medlemmer: Borger Larsen (Leder), Ole Marius Grønlien (Nestleder), Mina Skjennem, Stian Myhre Eriksen og Anne Grethe Ness.

Detaljer

Saksbehandling bestilling av FR og gjennomgang av rapporter

Saksbehandling bestilling av FR og gjennomgang av rapporter Saksbehandling bestilling av FR og gjennomgang av rapporter Oslo 3. desember 2013 Bestilling av FR gjennomgang av rapporter Sekretariatets saksbehandling innebærer: 1. involvering i overordnet analyse

Detaljer

KONTROLLUTVALGET I GJERDRUM KOMMUNE

KONTROLLUTVALGET I GJERDRUM KOMMUNE Møtebok Tid Onsdag 21. mai 2014, kl. 09.00 Sted Gjerdrum herredshus, møterom kantine Tilstede Thor Werner Togstad, leder medlemmer Hanne Huser, nestleder Ingrid Kristiansen Jon K. Ødegaard Svein Kogstad

Detaljer

Kontrollutvalget i Salangen

Kontrollutvalget i Salangen Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Møterommet på kommunehuset 30.11.2016 Fra sak: Til sak: 20/2016 28/2016 Fra kl.: Til kl.: 10:00 14:25 Følgende medlemmer møtte: Svein Ivar Strømseth

Detaljer

Forskrift om kontrollutvalget / utfyllende reglement

Forskrift om kontrollutvalget / utfyllende reglement Forskrift om kontrollutvalget / utfyllende reglement Vedtatt av kommunestyret i møte??.??.2017 [Dato] FORSKRIFT OM KONTROLLUTVALGET - UTFYLLENDE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Kap. 1. Virkeområde 1.Virkeområde

Detaljer

Forsidefoto: Stock Exchange

Forsidefoto: Stock Exchange Forsidefoto: Stock Exchange Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument

Detaljer

MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Fredag 17. desember 2010 Tid: Kl. 10:00 Sted: Møterom Fjergen

MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Fredag 17. desember 2010 Tid: Kl. 10:00 Sted: Møterom Fjergen MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Fredag 17. desember 2010 Tid: Kl. 10:00 Sted: Møterom Fjergen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er

Detaljer

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/14 Dato: 11.02.14 kl. 16.00 17.30 Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Arild Tharaldsen, nestleder Jon Harald Rømteland, medlem Edita Schultz,

Detaljer

Arendal Kultur- og rådhus, Komitérom 252 Barbu Arkivsak: 19/ Jan Willy Jensen, sak 53/19 (vara for Per-Jakob Haakstad)

Arendal Kultur- og rådhus, Komitérom 252 Barbu Arkivsak: 19/ Jan Willy Jensen, sak 53/19 (vara for Per-Jakob Haakstad) Møteprotokoll Arendal kontrollutvalg Dato: 09.10.2019 kl. 9:00 12:15 Sted: Arendal Kultur- og rådhus, Komitérom 252 Barbu Arkivsak: 19/00043 Til stede: Møtende varamedlemmer: Per-Jakob Haakstad (leder),

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT SAKSUTREDNINGER GJORT AV KOMMUNEN, OPPFØLGING AV VEDTAK OG TILBAKEMELDING TIL POLITISK ORGAN RE KOMMUNE

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT SAKSUTREDNINGER GJORT AV KOMMUNEN, OPPFØLGING AV VEDTAK OG TILBAKEMELDING TIL POLITISK ORGAN RE KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT SAKSUTREDNINGER GJORT AV KOMMUNEN, OPPFØLGING AV VEDTAK OG TILBAKEMELDING TIL POLITISK ORGAN RE KOMMUNE 2013 UTARBEIDET AV www.vestfoldevisjon.no INNHOLDSFORTEGNELSE: 0. SAMMENDRAG...

Detaljer

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEUTSKRIFT

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEUTSKRIFT HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 3/2012 30. mai 2012 Arkivkode 4/1 02 Journalnr. 2012/12026-23 MØTEUTSKRIFT Til stede: Kontrollutvalget: Forfall ikke meldt: Jon Erik Hansen, leder Solbjørg

Detaljer

Kontrollutvalget i Bardu kommune

Kontrollutvalget i Bardu kommune Kontrollutvalget i Bardu kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 21. november 2016, kl. 11.00, Kommunehuset Setermoen, lille møtesal. Sakskart Sak 20/16 Godkjenning av protokoll fra møte den

Detaljer

KONTROLLUTVALGET I KRISTIANSUND KOMMUNE

KONTROLLUTVALGET I KRISTIANSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET I KRISTIANSUND KOMMUNE Kristiansund, 16.01.2014 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTEINNKALLING MØTE NR.: 1/14 TID: 24.01.2014, kl. 1000 STED: Formannskapssalen, Kristiansund rådhus SAKSLISTE:

Detaljer

Retningslinjer for kontrollutvalgenes arbeid

Retningslinjer for kontrollutvalgenes arbeid Retningslinjer for kontrollutvalgenes arbeid Etter drøfting i fellesmøtet i Hallingdal 05.09.2018 1 Bakgrunn og formål Dokumentet beskriver retningslinjer for samarbeid mellom kontrollutvalg, sekretariat

Detaljer

BÆRUM KOMMUNE KOMMUNEREVISJONEN

BÆRUM KOMMUNE KOMMUNEREVISJONEN 1 BÆRUM KOMMUNE KOMMUNEREVISJONEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 03.11.2010 N-011.7 10/15718 10/190460 Saksbehandler: Morten Mjølsnes Behandlingsutvalg Møtedato Saksnr. Kontrollutvalget

Detaljer

Forfall meldes til utvalgets sekretær på epost: eller mobil:

Forfall meldes til utvalgets sekretær på epost: eller mobil: Møteinnkalling Vegårshei kontrollutvalg Dato: 24.11.2016 kl. 9:00 Møtested: Vegårshei kommunehus Arkivsak: 15/09714 Arkivkode: 033 Forfall meldes til utvalgets sekretær på epost: benedikte.vonen@temark.no

Detaljer

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Oppegård kommune

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Oppegård kommune PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2017 2020 Oppegård kommune Vedtatt av kommunestyret 28. november 2016 1 Plan for forvaltningsrevisjon i Oppegård kommune 2017-2020 Bakgrunn Kommunelovens 77 bestemmer at kontrollutvalget

Detaljer

Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2012. Stokke kommune

Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2012. Stokke kommune Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2012 Stokke kommune 1 Innhold 1 INNLEDNING... 3 1.0 INNLEDNING... 3 1.1 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON... 3 1.3 OVERORDNET RISIKO- OG VESENTLIGHETSVURDERING... 4 1.4 METODE

Detaljer

Kontrollutvalget i Bardu kommune

Kontrollutvalget i Bardu kommune Kontrollutvalget i Bardu kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 7. mai 2018, kl. 12:30, møterommet på Veksthuset Setermoen. Sakskart Sak 15/18 Protokoll fra møte den 17. april 2018 Sak 16/18

Detaljer

Levanger kommune Kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsplan for 2010

Levanger kommune Kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsplan for 2010 Levanger kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2010 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL... 3 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR... 3 2 KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

Rådgiver Kjell Nordengen (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf , ev.

Rådgiver Kjell Nordengen (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf , ev. KONTROLLUTVALGET I GJERDRUM KOMMUNE Kontrollutvalgets medlemmer Thor Werner Togstad, leder Hanne Huser, nestleder Ingrid Kristiansen Jon K. Ødegaard Svein Kogstad Kopi av innkallingen sendes: Revisjon

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2018

Kontrollutvalgets årsplan for 2018 Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2018 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 13. november 2017, Sak 49/17 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no

Detaljer

Kontrollutvalget i Loppa kommune I N N S T I L L I N G

Kontrollutvalget i Loppa kommune I N N S T I L L I N G Kontrollutvalget i Loppa kommune Møte nr. 4/2018 15. mars 2018 Arkivkode 4/1 07 Journalnr. 2018/17070-5 I N N S T I L L I N G S a k 4 / 2 0 1 8 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - SAMHANDLINGSREFORMEN Saksbehandler:

Detaljer

MANUAL FOR FULLFØRT SAKSBEHANDLING HEMNE KOMMUNE

MANUAL FOR FULLFØRT SAKSBEHANDLING HEMNE KOMMUNE 10/397-10 057 MANUAL FOR FULLFØRT SAKSBEHANDLING HEMNE KOMMUNE Definisjon: Fullført saksbehandling på ett nivå innebærer at saken er fullstendig belyst før behandlingen i det første politiske organ. Saksfremlegg

Detaljer

SAK 025/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2017

SAK 025/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2017 INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAKSPROTOKOLL SAK 025/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2017 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 21.11.16 Paul Stenstuen 025/16

Detaljer

FORSKRIFT OM KONTROLLUTVALGET - UTFYLLENDE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET

FORSKRIFT OM KONTROLLUTVALGET - UTFYLLENDE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET FORSKRIFT OM KONTROLLUTVALGET - UTFYLLENDE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Kap. 1. Virkeområde 1.Virkeområde Lov og forskrift omfatter kommunens og fylkeskommunens kontrollutvalg, og gjelder utvalgets ansvar

Detaljer

Gratulerer med vervet som medlem av kommunestyret/fylkestinget!

Gratulerer med vervet som medlem av kommunestyret/fylkestinget! Gratulerer med vervet som medlem av kommunestyret/fylkestinget! De neste fire årene vil gi deg en unik mulighet til å påvirke det som skjer i din kommune. 1 Velgerne har gitt deg sin tillit, og med det

Detaljer

Økonomireglement for Sortland kommune

Økonomireglement for Sortland kommune Økonomireglement for Sortland kommune Vedtatt av kommunestyret i møte 02.05.02 sak 15/02 Endret av kommunestyret i møte 16.12.04 sak 48/04 Endret av kommunestyret i møte 24.09.09 sak 28/09 Endret av kommunestyret

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2016

Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Levanger kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 06. november 2015, Sak 030/15 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no

Detaljer

Deres ref Vår ref Dato /HEB

Deres ref Vår ref Dato /HEB Gáldu -Kompetansesenteret for urfolks rettigheter Bredbuktnesveien 50 9520 KAUTOKEINO Deres ref Vår ref Dato 200805013-/HEB 28.01.2009 Tildelingsbrev - statsbudsjettet 2009 1. Innledning Gáldu - Kompetansesenteret

Detaljer

Utsira kommune. Plan for forvaltningsrevisjon Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS

Utsira kommune. Plan for forvaltningsrevisjon Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS Utsira kommune Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS INNHOLDSLISTE 1. Innledning 3 1.1 Framgangsmåte 3 2. Områder for

Detaljer

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 - NAMSSKOGAN KOMMUNE - 2008 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon...

Detaljer

Saksframlegg. Ark.: 216 A24 Lnr.: 8726/16 Arkivsaksnr.: 16/1634-1

Saksframlegg. Ark.: 216 A24 Lnr.: 8726/16 Arkivsaksnr.: 16/1634-1 Saksframlegg Ark.: 216 A24 Lnr.: 8726/16 Arkivsaksnr.: 16/1634-1 Saksbehandler: Øivind Nyhus FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "TIDLIG INNSATS" Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Tidlig innsats» utarbeidet

Detaljer

Kontrollutvalgets faste medlemmer, ordfører og revisor

Kontrollutvalgets faste medlemmer, ordfører og revisor Kontrollutvalget i Deanu Gielda/ Tana kommune Kontrollutvalgets faste medlemmer, ordfører og revisor Kopi til: Kontrollutvalgets varamedlemmer. Rådmannen MØTEINNKALLING Det innkalles til møte i kontrollutvalget.

Detaljer

SAK 036/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2017

SAK 036/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2017 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAKSPROTOKOLL SAK 036/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2017 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 15.11.16 Paul Stenstuen 036/16 417-1719-5.5

Detaljer

KONTROLLUTVALGET I AURE KOMMUNE

KONTROLLUTVALGET I AURE KOMMUNE I AURE KOMMUNE Aure, 4. februar 2008 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTE NR.: 1/08 TID: 20.02.08 Kl. 09.30 STED: Kommunehuset MØTEINNKALLING SAKSLISTE : UTV. SAKSNR. TITTEL 01/08 GODKJENNING AV PROTOKOLL

Detaljer

Saker til behandling i kontrollutvalgets møte. torsdag 03. mai 2007 kl 16.30. Møtet holdes i Kontrollutvalgets sekretariat Fr. Selmers vei 2.

Saker til behandling i kontrollutvalgets møte. torsdag 03. mai 2007 kl 16.30. Møtet holdes i Kontrollutvalgets sekretariat Fr. Selmers vei 2. Saker til behandling i kontrollutvalgets møte torsdag 03. mai 2007 kl 16.30 Møtet holdes i Kontrollutvalgets sekretariat Fr. Selmers vei 2 Kart I Sak Side 49/07 Rapport 6/2007 Økonomisk forvaltning av

Detaljer