Strategi, mål og planer

Transkript

1 Strategi, mål og planer Norsk Schapendoesklubb perioden 2008 til 2010 Vedtatt av styret i Norsk Schapendoesklubb, Trer i kraft 1. september 2008.

2 Bakgrunn og hensikt: Styret i Norsk Schapendoesklubb har i etterkant av klubbens Årsmøte, , satt fokus på klubbens organisering og drift for de nærmeste 2 årene. Klubben har siden etableringen i 2002 hatt en jevn og sunn vekst, og har i dag et medlemstall på ca. 130 medlemmer. Styrets hovedhensikt er å legge forholdene til rette for en fortsatt god og sunn utvikling av rasen i et fruktbart, godt miljø for og med hundenes eiere. For å få til det, er det styrets oppgave å definere konstruktive, målbare mål og omsette disse i planer og aktiviteter som bidrar til å nå de målene som er satt. Det er videre en viktig oppgave å legge forholdene til rette for en åpen og konstruktiv kommunikasjon med medlemmer og bidragsytere slik at forslag og meningsytringer kommer fram dit de skal og blir behandlet innenfor rammen av klubbens mål og intensjoner. For å få til dette i en vekstfase er det en viktig oppgave å sørge for tydelige rammer og mål som gjennomføres i en organisasjonsform som på best mulig måte ivaretar informasjonsflyt og kommunikasjonslinjer. Med dette som utgangspunkt har styret gjennomført et styreseminar, der klubbens formål, organisering og planer ble diskutert og målsatt. Resultatet er nedfelt i dette dokumentet, som er ment å være Norsk Schapendoesklubb sitt styringsdokument for de nærmeste to årene. For å holde kontinuitet i prosessen og koordinere erfaringer, vil det bli holdt et nytt styreseminar våren Neste planperiode, med eventuelle endringer som omfatter strategi, mål og planer, vil bli gjennomført våren Nåværende medlemmer av styret som våren 2009 eventuelt ikke lenger er med, vil bli invitert til å delta i evalueringen av inneværende periode. Styrets sammensetning perioden : Leder: Nestleder: Kasserer: Sekretær: Redaktør: Varamedlem: Varamedlem: Revisor: Revisor (vara): Vigdis Ingjer Terje Bredesen Barbro Wear Karianne Uddmo Ask Christin Nordahl Kari Syversen Per Johannessen Anne-Cath. Unelsrød Randi Standahl 2

3 Dokumentet inneholder: 1. Klubbens formål og visjon 2. Klubbens strategi og ambisjonsnivå 3. Organisasjonsstruktur 4. Retningslinjer for komiteene 5. Retningslinjer for medlemmer av komiteer og styret 6. Oppgavefordeling i styret 7. Inhabilitet 8. Beslutninger vs. klubbens drift Klubbens formål og visjon. Formål: Klubbens formål er å fremme utvikling av Schapendoes som rase i tråd med klubbens vedtekter, vedtatt av Årsmøtet. For å få til en god utvikling av rasen, er det en hovedoppgave for styret å fremme et godt, sosialt miljø i klubben, der medlemmene jobber sammen for en felles måloppnåelse. Visjon: For å oppnå de mål og resultater klubben har bestemt, har styret satt fokus på den overordnede målsetting som skal være førende for alt arbeid og alle beslutninger styret gjør for klubben. Viktige og sentrale stikkord knyttet til en overordnet målsetting, er: Balansert utvikling av rasen Godt, sosialt miljø Spre kunnskap Ivareta rasen Gjennomføre oppgaver og oppnå gode resultater gjennom kontaktpersoner Inspirasjonskilde for hundeeiere i landet Skape tillit til styrets arbeid blant medlemmene Lykkelige hundeeiere Summen av mål og ønsker for resultatoppnåelse, gir følgende visjon: Styret i Norsk Schapendoesklubb har som hovedmål, i tråd med klubbens lover, å utvikle rasen i Norge på en sunn og balansert måte i et godt, sosialt miljø. 3

4 2. Klubbens strategi og ambisjonsnivå. Ambisjonsnivå: Styret ønsker å fortsette arbeidet de nærmeste to årene, med samme ambisjonsnivå som i dag. Det innebærer samme aktivitetsnivå både når det gjelder tiltak/aktiviteter og fokusområder. En eventuell utvidelse av planer vil bli vurdert i neste toårsperiode, fra Det er styrets oppfatning at den viktigste utfordringen i inneværende periode, er å etablere hensiktsmessige kommunikasjonslinjer innenfor en forutsigbar ramme og engasjere flere medlemmer til å delta i ulike aktiviteter og verv. Dette er nærmere beskrevet i punkt 3, nedenfor. Aktivitetsnivå: Med utgangspunkt i et uendret ambisjonsnivå, blir klubbens planer for gjennomføring av tiltak i hovedsak de samme som har vært gjennomført de siste par årene. Dette innebærer tre hovedområder: Utstillinger: Aktiviteter: Profilering: Spesialutstilling og avlsbedømmelse (august) Unghunddag Nyttårstreff Grøtbekklia Sporkurs Lydighetskurs Medlemsmøte Gåturer Rasestand, Bjerke i samarbeid med Lørenskog Hundeklubb Hunderusken Hundelivsmessen, Exporama Årshjul: 4

5 Desember Januar Styremøte med komitélederne November Medlemsmøte Rasestand Exporama Februar Oktober Lydighetskurs Hunderusken Mars Årsmøte Hva gjøres når? September Sporkurs April Styremøte med komiteene August Spesialutstilling Avlskåring Mai Aktivitetstur til Grøtbekklia Juniordag mai/juni Juli Juni Rasestand Bjerke 3. Organisasjonsstruktur. En av styrets viktigste oppgaver inneværende toårsperiode, er å legge til rette for en ansvarsog oppgavefordeling som ivaretar gode kommunikasjonslinjer i alle ledd. Etter hvert som medlemstallet i klubben øker og oppgavene blir flere og større, er utfordringen å beholde oversikten og retningen på det vi gjør. Samtidig er det viktig å ha en bevisst holdning til å trekke inn flere medlemmer til ulike oppgaver og verv. Det er viktig av flere årsaker: - Kontinuerlig legge forholdene til rette for et sosialt, godt miljø. - Sørge for erfaringsutveksling og kontinuitet. - Spre oppgavene på flere personer, slik at arbeidsmengden ikke konsentreres rundt noen få. For å få til dette, ønsker styret å organisere arbeidet med og via komiteer. Dette innebærer både å formalisere arbeidet med de komiteene vi allerede har, samt etablere flere komiteer. Første trinn i gjennomføringen av organiseringen er på trappene og innebærer formalisering av 3 komiteer for områdene: Utstilling, Aktiviteter og Profilering. I tillegg kommer Avlsveiledningen, som har en litt annen rolle enn de 3 nevnte komiteene. Skissen nedenfor viser organiseringen slik den er tenkt gjennomført. En viktig forutsetning for å få modellen til å fungere, er styrets kontakt og kommunikasjon med komiteenes ledere og medlemmer. Dette er nærmere beskrevet i punkt 4. 5

6 Styret Avlsveiledningen Anne-Cathrine Vigdis, Randi Web Anne-Cathrine Redaktør Christin Valpeformidler Randi Utstillingskomité Vigdis Ingjer, leder (2 år) Christina Krekling Kjetil Berg Aktivitetskomité Randi Standahl, leder (2 år) Jette Asthøy Profilering Barbro, leder (2 år) Karianne (Tenke markedsføring av klubb/rase. Samarbeide tett med styret, web og redaktør). Etablere kontaktnett (kontaktpersoner) i distriktene som kan bidra til å formidle klubbens budskap. 4. Retningslinjer for komiteene. Det er styret som oppretter komiteer og utnevner komitéledere og -medlemmer, i samsvar med klubbens vedtekter. Videre er det styret som setter rammer for komitéarbeidet. Komitéledere engasjeres for 2 år av gangen. Alle komiteer skal arbeide etter gjeldende retningslinjer. Generelle retningslinjer for Avlsveiledningen og komiteene: Alle komiteer skal ha en leder. Det er lederens ansvar å sørge for at komiteens oppgaver utføres innenfor gjeldende rammer og tidsfrister. Retningslinjer settes opp av styret. Komitéleder innkalles til styremøte hvert år i januar. 6

7 Komiteens leder har ansvaret for at all utgående og inngående korrespondanse går med kopi til samtlige komitémedlemmer og til styret, også innkalling og referater. Saksliste sendes styret innen 1 uke før møter. Referat sendes styret innen 10 dager etter møter. Komiteen har ikke anledning til å sette i gang aktiviteter som medfører utgifter, uten at det på forhånd er klarert med styret. Hele komiteen innkalles til styremøte i april, som er første møte etter Årsmøtet. Komiteene: Avlsveiledningen: Anne-Cath (leder), Randi, Vigdis. Avlsveiledningens ansvars- og arbeidsoppgaver: Sørge for at avlsreglene følges. Forslag om endringer sendes styret til behandling. Søknader om godkjenning av kull. Hannhundliste. Helse registrering av sykdom helseskjema utarbeidelse av eget skjema til oppdrettere resultat av avl (tilfeller av haleknekk, navlebrokk, bittfeil, dødfødte valper, valper som dør i valpekassa, sykdommer). Rådgiving for oppdrettere/hannhundeiere. Avlskåring. Følge retningslinjer for inhabilitet. Oppdrettermøter i samarbeid med styret. Besøke valpekull, hvis mulig. (Utfordring til komiteen; hva ser vi etter hvordan forholde seg til det vi ser, samt hva med besøk hos ikke godkjente kull). Helsehjørnet, Schapendoesposten. Kontakt ift. utenlandske avlsråd og ISF. Budsjett; utgifter refunderes etter avtale. Saksliste sendes ut 1 uke før møter m/hvilke hunder det søkes godkjenning for, referat til styret. Utstillingskomiteen: Vigdis (leder), Christina Krekling, Kjetil Berg, Solveig Zetterstrøm. Utstillingskomiteens ansvars- og arbeidsoppgaver: Spesialutstilling siste lørdag i august Juniordagen midt i juni (lørdag) Invitere dommere, skrivere, ringsekretærer i god tid Klarere utenlandske dommere Bestille utstillingsplass Ta imot påmeldinger lage og trykke katalog 7

8 Bestille kritikkskjemaer + premielister NKK Bestille premier rosetter kontakt sponsor Sende ut PM til utstillerne Utarbeide premieoversikt Ta ansvar for dommere, ringpersonell, hente Gardermoen, bestille hotell, frakt til utstillingsplassen Varsle mattilsynet, sjekke veterinærvakt Plassjef - kontaktperson til riggepersonell (aktivitetskomité) (tegner opp plassering av ringen sekretariatet - osv.) Utstillingsleder ønsker velkommen, åpner utstillingen Sekretariat mat til ringpersonell oppgjørsskjema dommere, ringpersonell utstillingskoffert, parkeringsavgift, salg av kataloger Rapportere utstillingsresultatene hos NKK. Aktivitetskomiteen: Randi (leder), Jette, Hebbe/Gry, Emma. Aktivitetskomiteens ansvars- og arbeidsoppgaver: Praktisk arbeid utstilling; Rigging Kiosk Utlodning Barn+hund Lydighetsprøve Grilling Juniordagen Rigging, kiosk, leker, oppvisninger Grøtbekklia, påmelding, arbeidsfordeling lede arrangementet. Ved arrangering av utstillinger, er aktivitetskomiteen underlagt utstillingskomiteens leder, som har det totale ansvaret. Profileringskomiteen: Barbro (leder), Karianne. Profileringskomiteens ansvars- og arbeidsoppgaver: Messer og stands Planlegge og gjennomføre markedsføring av klubb/rase Samarbeide tett med styre, web og redaktør Etablere kontaktnett (kontaktpersoner) i distriktene som kan bidra til å formidle klubbens budskap Utgifter til profilering. 8

9 Øvrige nøkkelroller: Valpeformidling, ansvars- og arbeidsoppgaver: (Randi) Informasjon om rasen Oppdatert valpekjøperliste Oppdatert valpeliste Knytte kontakt mellom valpekjøpere og oppdrettere Omplassering Budsjett: kr. 500,00 pr år til godtgjøring tlf + porto Inntekter fra formidling av valper og omplassering. Redaktør, ansvars - og arbeidsoppgaver: (Christin) Nyhetsbrev; trykking og utsendelse Styrets kontaktperson til webmaster Hovedansvarlig for redigering og layout til hjemmesidene Budsjett: trykking + porto. Webmaster: (Anne-Cath og NN) Retningslinjer for publisering av stoff til hjemmesiden Hjemmesiden oppdateres som følger: innspill/oppdateringer som kan legges ut direkte: 3-5 dager innspill/oppdateringer som må bearbeides: 10 dager Redaktør er ansvarlig for informasjonstilgangen til hjemmesidene og er webmasters kontaktperson. Budsjett: nettleie. 5. Retningslinjer for medlemmer av komiteer og styret. Kommunikasjonslinjer: Det skal skrives referater etter alle møter, og de skal settes opp i tråd med sakslisten. Alle saker skal refereres med vedtak, navngitt ansvarlig for gjennomføring der det er aktuelt og tidsfrist. Frist for levering av referat er 10 dager etter gjennomført møte. Styrereferatet legges ut på hjemmesiden, og erstattes fortløpende av sist ankomne referat. Vedtak blir liggende som informasjon på hjemmesiden inntil eventuelle endringer finner sted. Styremøtene fastsettes for et halvår av gangen, og datoene legges ut på hjemmesiden. Det informeres også om at alle kan sende inn saker til styremøter innen to uker før møtet skal finne sted. Saker til styret skal besvares innen to uker etter at møtet for den aktuelle sak har funnet sted. All korrespondanse skal sendes med kopi til leder av styret (Vigdis). 9

10 6. Oppgavefordeling i styret: Kontakt utlandet andre klubber ISF: Kontakt til NKK: Budsjett, regnskap, medlemslister: Sekretæroppgaver: Medlemskontakt: Nyhetsbrev, innhold, trykking, utsendelse: Web-kontakt hjemmeside Styreleder (Vigdis) Nestleder (Terje) Kasserer (Barbro) Sekretær (Karianne) Varamedlem (Kari) Redaktør (Christin) 7. Inhabilitet. Inhabilitet inntreffer når et medlem av Avlsveiledningen søker om godkjenning og behandler søknad på eget kull. Tilsvarende gjelder når hunder av eget oppdrett er involvert. I slike tilfeller skal Avlsveiledningen sende sin innstilling til styret, som behandler søknaden. De samme inhabilitetsregler gjelder for medlemmer av styret. 8. Beslutninger vs. klubbens drift Innmeldingsskjema til klubben legges ut på hjemmesidene, og skal også tas inn i klubbens brosjyre. Skjemaet oppdateres. Årbok vil bli laget i forbindelse med et jubileumsår (jubileumskomité). Styret ønsker ikke å gå inn for å utgi årlige Årbøker. Database legges på is. Valpeshow: Det er ikke aktuelt å utvide dagens aktivitetsnivå med valpeshow innenfor nåværende 2-årsperiode, jf. ambisjonsnivå pkt. 2 over. Styret ønsker å fortsette å invitere spesialdommer fra Nederland til klubbens årlige spesialutstilling. Som tidligere nevnt er styret svært opptatt av viktigheten ved av å fordele oppgavene mellom flere personer for å skape et større miljø og mangfold. På denne måten ønsker vi å oppnå bedre kontinuitet i arbeidet, uten at det må innbære at noen få innehar flere roller. En effekt av dette vil forhåpentligvis bli at rekrutteringen til ulike verv øker samtidig som vi blir mindre sårbare ved sykdom eller annet type fravær. KuA/