Brukererfaring fra Østfold Energi

Transkript

1 EBL temadag Styringssystemer for kvalitet, HMS og miljø Brukererfaring fra Østfold Energi 5. mars 2008 Terje Aas Østfold Energi

2 Østfold Energi, nøkkeltall Østfold Energi (ØE) er en energiprodusent med utviklingsambisjoner. Hovedmålet er å øke aksjonærenes verdier samtidig som bedriftens betydning i samfunnet ivaretas. Selskapet har egne vannkraftverk i Indre Sogn og i Østfold, er medeier i vindkraftparken Mehuken i Sogn og Fjordane og eier to energigjenvinningsanlegg i Østfold. ØE eies av Østfold fylkeskommune og 13 av fylkets 18 kommuner.

3 Østfold Energi, vannkraft ØE eier og driver kraftstasjoner i Sogn og Fjordane og Østfold. Selskapet produserer årlig omlag 1640 GWh. Vårt største vannkraftverk, Borgund Kraftverk, står for 80 prosent av egenproduksjonen. Øvrige produksjonssteder er Nyset-Steggje Kraftverk, Brekke kraftstasjon, Ørje kraftstasjon

4 Østfold Energi, varme Varme - Energigjenvinning fra avfall ØE eier to energigjenvinningsanlegg i Østfold. et som ligger inne på Borregaards industriområde i Sarpsborg. Anlegget ble åpnet i mars 2003 og har en årlig kapasitet på tonn restavfall pr. år som omdannes til 175 GWh varmeenergi. og et mindre forbrenningsanlegg på industrifeltet i Rakkestad sentrum. Anlegget, som sto ferdig i 2005, har kapasitet til å omdanne tonn avfall til 25 GWh varmeenergi.

5 Østfold Energi, vind ØE er engasjert på flere områder innenfor vind, og har ambisjon om å øke engasjementet ytterligere innen vindkraft. Siden 2001 har ØE vært medeier i vindkraftparken på Mehuken i Sogn og Fjordane. Et selskap Østfold Energi og Vardar eier sammen. I mars 2006 stiftet Østfold Energi vindkraftselskapet Zephyr sammen med Vardar og danske DONG Energy (tidligere ENERGI E2).

6 Innledning/agenda Oppbygging av vårt HMS-system Type system (Intranett, håndbøker, prosessmodeller, programvare) Organisering - Valg av ulike løsninger Rapportering av Uønskede hendelser (RUH) Bakgrunn, historikk Hvorfor registrere avvik eller uønskede hendelser, og hvorfor ny løsning for dette? Hva ble vektlagt ved valget? Integrasjon, enkel registrering fra WEB Oppfølging Risikostyring Bakgrunn for nytt system Oppfølging Dokumentstyring HMS og kvalitet Virksomhetskritisk dokumentasjon og styrende dokumenter Prosess frem til valg av løsning Våre planer videre

7 Oppbygging av vårt HMS/QA-system Historisk i form av håndbøker i papirform. HMS håndbøker, personalhåndok etc. Ble etter hvert lagt inn og bygd videre i vårt intranett (2000), Visma central Dette er etter hvert utvidet med bruk av prosessmodeller og rutinebeskrivelser. Vi benytter bla.: Standard Microsoft programvare (MS Visio,Word og Excel IFS til dokumentstyring (revisjonskontroll, tilgangstyring etc.) Fellesområder på filservere Kontroller og annet HMS arbeid dokumenteres stort sett ved arbeidsordre/runder i IFS

8 Applikasjonsbruker WEB-bruker SharePoint ERP-system - Økonomi/regnskap/faktura Vedlikehold- og lagerstyring Arbeidsordre (AO) Planlagte HMS tiltak/ kontroller (AO) RUH Risikostyring

9 Eksempel fra vårt styringssystem for HMS

10

11 Risiko register Hendelser/avvik 1.1 Kartlegge usikkerhet Foreslått risiko Mulige risikoer Risikokategorier Kunnskap og erfaring Linjeleder og/eller Risikoforum 1.2 Systematisere risikoer 1.3 Etablere eierskap Beskrevet risiko Beskrevet risiko med eiere Linjeleder og/eller Risikoforum Linjeleder 1.4 Dokumentere risiko Risiko og eiere dokumenteres Beskrivelse av risiko og ansvar Risikoeier

12 Oppbygging av IK-Dokumentasjon Dette er videre beskrevet i kryssreferansetabeller

13 Dokumentasjon av gjennomført IFS vedlikehold kontroll/hms-arbeid Arbeideordre, rundearbeidsordre Oversikt over serviceavtaler og lovpålagt vedlikehold Vedlikeholdsplaner/tiltak (hendelses- og kalenderstyrt) Handlingsplaner og sjekklister i ulike portaler

14

15 System for rapportering av uønskede hendelser (RUH)

16 Definisjoner Hva er en uønsket hendelse? Uønsket hendelse: samlebegrep for alle uønskede hendelser samt tilløp til slike; herunder avvik. (ISO 9000:2000 Avvik er en mangel på oppfyllelse av et krav) Eksempler på uønskede hendelser: Feil eller skader som har ført til eller kunne ha ført til personskader, miljøskader eller store økonomiske tap. Brudd på interne og eksterne bestemmelser. Feil eller mangler som det er fare for kan skape alvorlige/farlige situasjoner dersom de forekommer på nytt.

17 Hvorfor en ny avviksløsning? Østfold Energi hadde en løsning for registrering av uønskede hendelser som vi ønsket å erstatte med et nytt system. Dessuten ønsket vi å sette ytterligere fokus på HMS og registrering/kartlegging av uønskede hendeleser/avvik. En kravspesifikasjon ble utarbeidet av intern arbeidsgruppe Operasjonelle krav Funksjoner, kategoriseringer, grupperinger Grunndata Sårbarhet, trusselvurderinger (usikkerhet) Roller og integrasjoner m/andre system Krav til leveransen Kvalitetssystem og testmetode

18

19 Generell flyt for avviksprosess Uønsket hendelse oppstår Innmelding via WEB Løpende oppføling av saksbehandling og status for Mine avvik på WEB Mail og oppdatert Mail og oppdatert portalbilde Vurdere hendelsen Avvik? Ja Mail og oppdatert portalbilde ved endring av saksbehandler Nei OK? Ja Avslutte avvik Lukking av avvik Organisere Mail og oppdatert portalbilde ved endring av saksbehandler Mail og oppdatert portalbilde ved endring av saksbehandler Gjennomf./ sluttføre tiltak Granske Planlegge tiltak Nei Opprette AO? Ja AO-generert Oppfølging / lukking av AO

20

21 Valg av løsning Kravspesifikasjon WEB-basert, Enkelt brukergrensesnitt for ALLE Flere løsninger på markedet ble vurdert Valget stod mellom ferdige løsninger og utvikling av en løsning med basis i vårt ERP-system (IFS) Det ble besluttet å gå videre med IFS Support Center modul med Avviksløsning for HMS.

22 Hvorfor IFS/ hvilke fordeler gav dette for oss? Integrasjon med andre verktøy i IFSfamilien Arbeidsordre (Vedlikehold) Dokumenter (IFS Dokadm) Bildefiler, rapporter etc. Kunde- og leverandørregistre Supportsenter (Kan også fungere som driftslogg) Kjent brukergrensesnitt

23 Noen eksempler på hvordan dette er løst

24 Avvikssystemet i ØE på intranett

25 Registrere Uønsket Hendelse

26 Saksbehandle

27 Saker til behandling Oversikter i WEB-portal Fargekoder i i portletter: Rød Rød :: Planlagt ferdigdato passert passert Gul Gul :: 7 dager dager eller eller mindre mindre til til planlagt ferdigdato Grønn Grønn :: Mer Mer enn enn 7 dager dager til til planlagt ferdigdato Ingen Ingen :: Saken Saken er er avsluttet eller eller avvist avvist

28 Månedlig rapportering

29 Oppfølging og rapportering Videre planer

30

31 Erfaringer så langt, utvikling etc. Vi mener vi nå har en god løsning for avviksregistrering og behandling som er enkel i bruk og som gir oss verdifull støtte i det videre HMS- og kvalitetsarbeidet. Utvikling er utfordrene og krever mye ressurser, vi ønsker primært å bruke standard løsninger. God og tett oppfølging fra leverandør er avgjørende for et godt resultat

32 Videre planer Ta i bruk analyseverktøy som er implementert i IFS Bruke dette verktøyet også til enklere søk og drilldown funksjoner i forbindelse med RUH.

33 System for risikohåndtering og risikostyring

34 Hvorfor fokus på risiko? Bedre kontroll og oversikt over usikkerheter og farer som kan føre til tap for vår virksomhet Etterpåklok på forhånd Nødvendig informasjon og underlag for vårt beredskapsarbeid Enklere og bedre dokumentasjon i forhold til myndigheter og forsikringsselskap Myndighetskrav NVE, DSB, AML etc.

35

36 Hvordan startet arbeidet opp Nye oppdaterte ROS- analysene ble gjennomført av en intern gruppe i selskapet sammen med konsulent fra DNV AS. Innledningsvis ble metode, grunnlag for analysearbeidet og akseptkriterier fastsatt. Vårt eksisterende system for registrering av slike forhold hadde mangler og vi besluttet å kjøpe inn EasyRisk fra Veritas i forbindelse med dette arbeidet. Vi gjennomførte først en overordnet ROS. Formålet var å gi en grov oversikt over risikobildet i selskapet. Deretter supplerer vi denne med ROS på objekt. Det enkelte anlegg, dvs kraftstasjon, driftssentral, koblingsanlegg, mv. ble gjennomgått mer detaljert i forhold til den kritikalitet vi fant i grovanalysen.

37 Grunnleggende forhold som måtte på plass Formål og avgrensning av analysearbeidet (overordnet ROS). Hvilke risikomål skulle vi definere? Hva skulle vi ha fokus på når vi analyserte? (Risikomål) Liv og helse Ytre miljø Økonomi/forretning Produkt/leveranse Sannsynlighetsklasser Konsekvensklasser

38

39 Prosessen i grove trekk Risiko register Hendelser/avvik 1.1 Kartlegge usikkerhet Foreslått risiko Mulige risikoer Risikokategorier Kunnskap og erfaring Linjeleder og/eller Risikoforum 1.2 Systematisere risikoer 1.3 Etablere eierskap Beskrevet risiko Beskrevet risiko med eiere Linjeleder og/eller Risikoforum Linjeleder 1.4 Dokumentere risiko Risiko og eiere dokumenteres Beskrivelse av risiko og ansvar Risikoeier

40 Våre erfaringer med ROS og risikostyring så langt Det viktigste er å få plassert ansvaret for risiko og risikostyring på de ulike nivåer i organisasjonen Risikokoordinator eller HMS-leder skal være en pådriver og kontroller, men kan ikke ha dette ansvaret alene Bygg et enkelt system for ROS og risikostyring som er levende og som er enkelt å følge opp og holde à jour. Dersom det ikke er et levende system som er implementert i organisasjonen er det lett for at det dør ut Tungvinte løsninger og metodikk blir sjelden benyttet når du virkelig har behov for det. Det har vist seg å være nyttig å ha et dataverktøy for selve risikostyringen og den videre oppfølging.

41 Ansvarsforhold Risikostyring Risikokoordinator Kvalitetssjef Adm.dir Risikoeier for hele selskapet Risikoforum Divisjons-leder Avdelingsleder Risikoeier for sin avdeling Risikoeier sin divisjon Avdelingsleder Risikoeier for sin avdeling Avdelingsleder Risikoeier for sin avdeling Seksjon Risikoeiere Seksjon Avdeling Risikoeiere Seksjon Risikoeiere Seksjon Risikoeiere

42 Status for vår risikostyring Det tar tid å få implementert risikostyring og risikotenkning i en virksomhet Ingen jobb haster så mye at den ikke kan gjøres sikkert Derfor er det viktig å få frem og deretter begynne å rapportere tilstanden i ulike risikobilder Dette skaper engasjement og interesse for arbeidet Videre er det viktig å se dette sammen med rapporteringen av uønskede hendelser

43 Erfaringer med løsningen EasyRisk benyttes av flere bransjer og flere i vår bransje Vi opplever løsningen som svært fleksibel, og vi ser at vi kan benytte samme verktøy og metodikk på flere områder i selskapet DNV har vært flinke til å følge opp og det har vært arrangert flere brukerseminarer

44 Sorterings- eller utvalgskriterier Det er en stor fordel å kunne sortere de ulike risiki i forhold til ulike kriterier

45 Eskalering av risiko

46 Statistikk

47 Dokumentstyring

48 Bakgrunn for prosjektet Østfold Energi (ØE) har over lengre tid arbeidet med å vurdere dokumenthåndtering og samhandling for organisasjonen. Motivasjonen for dette arbeidet er ønsket om å oppnå en enklere og mer effektiv gjennomføring av daglige arbeidsoppgaver samt å sikre bevaring av nødvendig forretningsinformasjon, virksomhetskritisk dokumentasjon og styrende dokumenter

49 Dagens verden.. Microsoft Office Filutforsker Internett Microsoft Outlook Intranett

50 Dagens arb.metode: Kopi til egen H-katalog Pr epost til arkiv Pr epost til kollega

51 Strategi for Dok.håndtering Godkjent kravspek, Start av anskaffelsesprosess Kontrakt Detaljspek. SAT. Prod.start, opplæring Innsalg + prosjektsøknad, beslutte prosjektstart Kartlegge behov i hele org. Utforme Kravspek Kartlegge marked Innkjøpsprossess Workshops, detaljspesifikasjon, rutineutvikling Konfig av løsning Aksept Fase 1, 6mnd etter prodstart

52 Strategidokument Etter en gjennomgang og kartlegging av brukerbehov, startet arbeidet med å få på plass en strategi for dokumenthåntering. Strategi skulle gjelde for en fire års periode ( ) og inneholdt bla: Våre sentrale utfordringer i perioden Mål og hovedstrategier for perioden Funksjonelle strategier og krav IKT-tekniske strategier og krav Prioriteringer av ulike systemer Innføringsstrategi og overordnet plan

53 Hvorfor elektronisk dokumenthåndtering er viktig for Østfold Energi Elektronisk dokumenthåndtering skal bidra til å sikre at alt arkivverdig materiale i virksomheten blir tilstrekkelig ivaretatt, og skal bla: Tilfredsstille virksomhetens behov for å ivareta informasjon og dokumenter Bedre oversikt, enklere og bedre gjenfinning Bedre rutiner for lagring av e-post og dokumenter Rollestyrt tilgang og bedre skjerming av sensitiv informasjon.

54 Målbilde

55 Spesifisering av våre krav og behov En kravspesifikasjon ble utarbeidet i løpet av første halvår 2007 Organisering av dokumenter og informasjon Viktigste bruksområder/arbeidsflater Grunnleggende funksjonelle krav Administrative og tekniske krav Krav til integrasjon med andre systemer Krav til Leverings- og Implementeringsplan Kontraktskrav og prising av tilbudet Beslutning om videreføring i møte med styringsgruppen

56 Tilbudsprosessen Etter et styringsgruppemøtet i juni-07 ble et utvalg av leverandører varslet om videre tidsplan i prosjektet, vi satt da igjen med tre leverandører Kravspesifikasjon ble sendt ut 8. august Svarfrist opprinnelig 9. september, ble senere utsatt til 8. oktober

57 Hovedkriterier for valg av ny løsning Krav til tilbudsbesvarelse følges. Funksjonelt og enkelt brukergrensesnitt God kunnskap om arkivfaget og erfaring fra tilsvarende prosjekter Produktet må følge ØEITs standard for applikasjonsplattform Oppnåelse i forhold til Kravspesifikasjon Pris Integrasjon Solid firma både økonomisk og med henhold til bemanning i Norge.

58 Hvem? Corporate 360

59 Corporate 360 gir oss Alle dokumenter lagret et sted strukturert etter bedriftens behov Kontroll på maler og dokumentversjoner Full tilgjengelighet for alle med adgangsrettigheter Logg over hvem som har endret dokumentene Godkjenning og kommentering gjennom enkel arbeidsflyt Lav brukerterskel ved bruk av MS Outlook og MS Office Tilbyr prosesstyring og -automatisering Inkluderer arkiv basert på anerkjente standarder (bl.a. Noark og MOREQ)

60 Strukturering av informasjon Kunder Ansatte Partnere Leverandører Kontakter Prosjekter- og hierarkier Prosjektdokumentasjon Prosjektrom Søknader Henvendelser avvik. Saker Saker Dokumenter Alle entiteter kan relateres til hverandre Prosjekter Aktiviteter Arkiver og dokument profiler Entity EntityX Modellen kan utvides, eks objekter fra IFS Logging av Møter Hendelser Kalender Samtaler

61 Våre planer videre Vi håper og tror at vårt samarbeid med Software Innovation vil løfte og sikre bruken av dokumentstyring i selskapet, samt at dette gir en enklere plattform for våre styrende dokumenter. Videre at løsningen medvirker til økt kunnskapsforvaltning og intern effektivisering Når løsningen kommer på plass ønsker vi å se videre på en erstatning av dagens intranettløsninger og andre måter å presentere vårt HMS/QA system

62 Takk for oppmerksomheten!