BEREDSKAPENS HUS PROSJEKTDIREKTIV FOR PROSJEKT BEREDSKAPENS HUS I HAMMERFEST. Beredskapens hus Hammerfest, Sammen for innbyggernes beste

Transkript

1 politi brann sivilforsvaret BEREDSKAPENS HUS ambulanse PROSJEKTDIREKTIV FOR PROSJEKT BEREDSKAPENS HUS I HAMMERFEST Prosjektnavn: Kortnavn: Beredskapens hus Hammerfest, Sammen for innbyggernes beste Beredskapens hus Planlagt startdato: Planlagt sluttdato: Oppdragsgiver : Vestfinnmark Politidistrikt v/politimesteren Hammerfest kommune v/rådmannen Helse Finnmark v/direktøren Forklaring: Prosjektet skal jobbe vurdere mulighetene og jobbe for etablering av ett felles bygg for beredskapsetatene i Hammerfest. Prosjektet har ansvar for samkjøring av etatsinterne prosesser som skal lede mot nytt bygg, men har ikke ansvar for den enkelte etats interne prosess. Prosjektet planlegges over flere faser. Første del vil være å utarbeide dokumenter som skal danne grunnlag for beslutninger om bygging. Slik beslutning må tas i de ulike etaters styrende organer. Basert på de beslutninger som tas blir vil prosjektets videre arbeid og sammensetning blir bestemt. Dokumenthåndtering: Den enkelte etat har ansvar for egen dokumenthåndtering. Som prosjektledelse har Vestfinnmark politidistrikt et overordnet ansvar for felles dokumenter og et samlet prosjektarkiv. Posthåndtering: Post kan sendes den enkelte etat, som så må påse at aktuell post også tilfaller de øvrige prosjektdeltakerne. Offisiell postadresse for prosjektet er: Vestfinnmark politidistrikt Prosjekt: Beredskapens hus Postboks Hammerfest epost: post.vestfinnmark@politiet.no Vestfinnmark politidistrikt Prosjekt: Beredskapens hus Post: Postboks 330, 9615 HAMMERFEST Tlf: Faks: E-post: post.vestfinnmark@politiet.no Org. nr.: Bankgiro:

2 2 Grafisk profil: Det er utarbeidet egen profil for presentasjoner, rapporter og brev som i så stor grad som mulig skal benyttes for prosjektet. Prosjektet gis tillatelse til å benytte den enkelte etats logo i presentasjoner og der det ellers er naturlig. Bakgrunn: Flere større hendelser i den senere tid og evalueringer av disse har vist ett stort behov for bedre samhandling mellom beredskapsetatene. Samhandling kan forbedres på mange nivåer i beredskapsorganisasjonen. Men ikke minst er det viktig på det operative nivået. Gjennom ett daglig samarbeid og en felles møteplass vil etatene og den enkelte ansatte lære hverandre å kjenne og gjennom det vil samhandlingen på skadestedet bli bedre. Beredskapsetatene i Hammerfest har behov for nye lokaler. Prosessene er noenlunde sammenfallende i tid og ved å utnytte denne situasjonen kan man dra på en god og effektiv måte oppnå mye av det som etterspørres i analyser av store hendelser. Politiet er i et bygg fra 1950-tallet. Bygget har vært påbygd og ombygd i flere omganger. Bygget er ikke hensiktsmessig for dagens krav. Det er lite arealeffektivt og har relativ lav energiklasse selv om det er bra i forhold til alderen på bygget. Hammerfest Brann- og redningsetat er i midlertidige lokaler som er lite hensiktsmessige. Ambulansetjenesten har utfordringer knyttet til lokalitetene og lokalisering. Sivilforsvaret har greie kontorlokaler, men leiekontrakten går snart ut og sette i sammenheng med de øvrige etatene er det naturlig å se på en samlokalisering. Sivilforsvaret har ett stort behov for lagerlokaler. I dag er lagret i offentlig tilfluktsrom noe som setter flere begrensinger for bruk. Det vil være svært hensiktsmessig om ett slikt lager også blir en del av beredskapens hus. Organisering: Prosjektet omfatter flere ulike etater. Det er naturlig at alle etatene er representert i prosjektgruppen, men på grunn av ulike størrelse er det ikke like naturlig at alle opptrer som oppdragsgivere og deltar i styringsgruppen. I tillegg til det felles prosjektet, må det etableres etatsinterne prosesser som skal jobbe med den enkelte etats ønsker, behov og krav. Hvordan dette arbeidet organiseres er opp til den enkelte etat. Det forutsettes at prosjektgruppens og arbeidsgruppenes deltakere fristilles tilstrekkelig til å prioritere arbeidsoppgaver innenfor prosjektet.

3 3 Dersom det kommer flere etater inn i prosjektet vil det være naturlig at også disse blir representert i prosjektgruppen. Styringsgruppe: Politimesteren i Vestfinnmark, leder Rådmannen i Hammerfest Klinikksjef Prehospitale tjenester Prosjektleder Prosjektgruppe: Prosjektleder Edvard Rognlid, Vestfinnmark politidistrikt Ivar Greiner, Helse Finnmark Frode Enoksen, Vest-Finnmark Sivilforsvarsdistrikt Kjetil Myrvoll, Hammerfest Brann- og Redning I tillegg kan prosjektgruppen fritt be andre fra etatene delta ved behov Statsbygg v/kristine Wangen deltar i prosjektgruppen ved behov. Referansegruppe: Etatsinterne arbeidsgrupper/prosjekter eller lignende Statsbygg Bedriftshelsetjenester Sammensetning vurderes ved behov Arbeidsgrupper Prosjektgruppen har fullmakt til å etablere etatsinterne eller etatsovergripende arbeidsgrupper utover det hver enkelt etat har etablert. Involvering av ansatte Det forutsettes at krav til involvering av vernetjeneste, fagforeninger og medarbeidere i hovedsak ivaretas internt i den enkelte etat. I noen sammenhenger kan det være naturlig at også samarbeidsprosjektet orienterer og involverer den enkelte etats vernetjeneste og fagforeninger. MANDAT: Prosjektet planlegges over flere faser. Første fase vil være å utarbeide dokumenter som skal danne grunnlag for beslutninger om evt. bygging. Slik beslutning må tas i de ulike etaters styrende organer. Basert på de beslutninger som tas blir vil prosjektets videre arbeid og sammensetning blir vedtatt.

4 4 Mål Målet er å skaffe et nytt bygg for beredskapesetatene i Hammerfest som gir befolkningen i Hammerfest og Kvalsund så gode tjenestetilbud som mulig ut fra reelle økonomiske og andre forutsetninger. For at dette skal bli resultatet så må prosjektet fokusere på følgende: - Fremtidsrettede, funksjonelle og fleksible løsninger for publikumstjenester, samt optimal samling av disse. - Fremtidsrettede, funksjonelle og fleksible løsninger som understøtter kravet til måloppnåelse. - Fremtidsrettede, funksjonelle og fleksible løsninger som understøtter kravet til samhandling mellom beredskapsetater. - Fremtidsrettede, funksjonelle og fleksible løsninger for byggets drift og logistikk. - Fleksibilitet i forhold til senere utvidelser. - Kostnadseffektiv i forhold til leiepris, drift og tjenesteproduksjon. For alle løsninger skal kravet til HMS oppfylles og vektlegges. Effektmål Samfunnet/publikum - Bidra til et sikrere samfunn gjennom bedre samhandling mellom beredskapsetatene. - Bidra til et mer energieffektiv og arealeffektivt bygg miljøgevinster. - Bidra til bedre samarbeid med frivillige organisasjoner tilby møterom / lokaler. - Bidra til bedre fasiliteter for publikum i ekspedisjonslokaler. - Bidra til bedre personvern gjennom skjerming av arrestanter mot publikumsarealer. - Bidra til bedre fasiliteter for arrestanter, helsepersonell og advokater. Beredskapsetatene - Bidra til bedre samhandling mellom beredskapsetatene gjennom en mer organisert og daglig kommunikasjon og samarbeid. - Bidra til bedre kommunikasjon mellom etatene og der gjennom bedre oppgaveløsning. - Bidra til ett større fagmiljø. - Bidra til sambruk av lokaler og der gjennom får mer kostnadseffektiv bruk av lokaler. Ansatte - Bidra til at de ansatte får ett bedre arbeidsmiljø i nye og moderne lokaler som tilfredsstiller dagens krav - Bidra til mer effektiv arbeidsdag gjennom bedre tilrettelegging. - Bidra til en sikrere arbeidsdag gjennom bedre sikring av hvilke arealer publikum og ansatte har tilgang til.

5 5 Resultatmål Prosjektdokumenter - Lage romprogram som ivaretar dagens og fremtidens behov innenfor rimelige grenser - Bidra til utarbeidelse av byggeprogram - Bidra eller skaffe til veie nødvendige dokumenter for arbeidet. Søknad og godkjenning - Bidra til de dokumenter som hver enkelt etat trenger for intern behandling og godkjenning av nye lokaler. Informasjon og samarbeid - Bidra til felles deler av etatsintern informasjon. - Samarbeide med andre aktører som bedriftshelsetjenesten, AMU, vernetjensten, Statsbygg, PDMT og andre der det ikke faller mer naturlig at det tas internt i den enkelte etat. Byggeoppfølging - Prosjektgruppen skal følge opp detaljer rundt byggeprogram og kontakt med byggherre og entreprenører. Annet - Prosjektgruppen skal også vurdere å invitere andre aktuelle samarbeidspartere inn i prosjektet. Ved behov utvides prosjektgruppe og styringsgruppe med nye etater. Etatskultur - Prosjektgruppen skal jobbe for forståelse for tverrfaglige etatskulturer - Prosjektgruppen skal jobbe for samkjøring av etatskulturer Innflytting - Prosjektgruppen skal koordinere flytteprosessen, men hver enkelt etat har ansvar for sin interne flytteprosess, herunder alt rundt bestilling / planlegging av teknisk infrastruktur som ikke er felles. Oppfølging etter innflytting - Prosjektgruppen skal i samarbeid med Statsbygg følge opp bygget etter innflytting og gjennomføre kontroller og påse at nødvendige tiltak for utbedring av feil og mangler blir utført. Aktivitetsplan Initieringsfase Etablering av prosjektet Godkjenning av prosjektdirektiv innen Programfase Behovs og funksjonsanalyse Romprogram innen

6 6 Utarbeidelse av husleietilbud to mnd fra godkjent romprogram Etatsintern vurdering av husleietilbudet o Herunder godkjenninger Siste halvår 2014 Byggeprogram Første halvår 2015 Reguleringer Første halvår 2015 Forprosjektfase Detaljprosjektfase Byggefase Ferdigstillelse Innflytting sommer 2017 Reklamasjonsfase Økonomi Den enkelte etat har ansvar for egne utgifter knyttet til deltakelse i prosjektet som for eksempel lønn, reise og materiell. Prosjekteierne skal stille til rådighet felles midler som skal dekke utgifter som det ikke er naturlig å belaste en enkelt etat. Det kan for eksempel være reiseutgifter i forbindelse med deltakelse på møter hvor en fra prosjektgruppen representere alle, felles arrangementer for etatene, profileringsmateriell m.v. Styringsgruppen beslutter størrelsen på den årlige avsetning. Felles midler administreres av Vestfinnmark politidistrikt, og utbetales til den aktuelle etat etter utstett faktura. Vestfinnmark politidistrikt skal levere regnskap til øvrige etater over bruk av felles midler. Status på bruk av fellesmidler skal være en fast post på møter i styringsgruppen. Ubrukte felles midler overføres neste budsjettår. Dersom det på ett senere tidspunkt vil være aktuelt med frikjøp av prosjektleder skal alle prosjekteierne bidra med midler til å dekke lønnen etter samme norm som for felles midler. Rapportering Prosjektleder rapporterer til styringsgruppen. Godkjenning Prosjektdirektivet er godkjent i styringsgruppemøte den Torbjørn Aas Leif Vidar Olsen Politimester Leder Rådmann Vest- Finnmark Prehospitale tjenester Hammerfest kommune

7 7