Styringsdokument Versjon 2

Transkript

1 Idéfase OUS - Campus Oslo Versjon 2

2 Versjon: Versjonen gjelder: Godkjent: Dato: 2.0 Generell oppdatering For implementering Styringsgruppen Prosjektnr: Saksnr.: 2012/18359 Saksbeh.: GSt Kontroll: NH Dato: Dokumenttittel: Idéfase OUS - Campus Oslo. Oslo universitetssykehus HF Side 1 av 30

3 Innholdsfortegnelse 1 Formål med styringsdokumentet Om dokumentet Idéfase OUS - Campus Oslo Overordnede rammer Bakgrunn, hensikt og hovedkonsept Hovedalternativer Tidligere vedtak Prosjektmål og prosjektutløsende behov Suksessfaktorer Suksesskriterier Kritiske rammebetingelser og prosjektavgrensning Grensesnitt Organisering, rolle- og ansvarsdeling Organisasjonsstruktur Prosjekteier Styringsgruppen Arbeidsutvalg (ABU) Prosjektgruppen Plan for gjennomføring Strategisk forankring Prosess og metode Kapasitet, areal og økonomi Fysiske løsninger Virksomhetsplanlegging og brukermedvirkning Kommunikasjonsstrategi Samhandling Strategi for å nå målene Krav til leveransen Alternativanalyse - prioritering og valg av løsninger Evalueringskriterier ved valg av løsninger Prosjektstyringsbasis Styrende dokumenter Prosjektomfang mandatet Prosjektplan Oslo universitetssykehus HF Side 2 av 30

4 7.4 Prosjektstruktur Hovedtidsplan Budsjett Endringsstyring Kvalitetssikring Styring av usikkerhet Møtestruktur Rapportering Dokumenthåndtering og prosjektadministrative rutiner Vedlegg Utdypning av effektmålene for prosjektet Evalueringskriterier Usikkerhetshåndtering Oslo universitetssykehus HF Side 3 av 30

5 1 Formål med styringsdokumentet Foreliggende styringsdokument fastlegger rammevilkårene for idéfaseutredning av nytt Oslo universitetssykehus. et er tilpasset at prosjektet befinner seg i idéfase. Det beskriver hva denne delen av tidligfaseplanleggingen omfatter, mål for arbeidet, hvordan styringsstrukturen er bygget opp, hvilke aktører som inngår i prosjektet, hvilket ansvar og fullmakter som er tillagt de ulike aktørene samt krav til leveranser. Videre redegjøres for strategier for at prosjektet skal oppnå målene. Prosjekteier er Oslo universitetssykehus HF ved administrerende direktør. 2 Om dokumentet et skal godkjennes av styringsgruppen for idéfasearbeidet. Dokumentet skal oppfattes som en kontrakt mellom styringsgruppen og prosjektdirektør. I versjon 2 av dokumentet er det foretatt en generell oppdatering, herunder en bearbeiding av prosjektets mål (avsnitt 4.4), opplegg for alternativanalyse og evaluering (avsnitt 6.9 og 6.10), oppdatert organisasjonskart (avsnitt 5.1), justert delprosjektbeskrivelse (avsnitt 5.5), et nytt avsnitt om prosjektplan (7.5) samt en nærmere beskrivelse av usikkerhetshåndtering. 3 Idéfase OUS - Campus Oslo Prosjektet skal benevnes Idéfase OUS - Campus Oslo. Idéfase OUS er idéfase for utvikling av nytt Oslo universitetssykehus. Campus Oslo inngår i mandatet for idéfasen og defineres som en mulighetsstudie. Mandatet for prosjektet omfatter i tillegg til et sykehusutviklingsprosjekt også et samarbeidsprosjekt mellom Oslo universitetssykehus, Universitet i Oslo og Oslo kommune for felles satsing på pasientbehandling, forskning, utdanning, byutvikling og næringsutvikling. OUS sitt sykehusutviklingsprosjekt er utgangspunkt for dette samarbeidet, sammen med Universitetets satsing på livsvitenskap og Oslo sitt behov for ny storbylegevakt samt ønske om byutvikling og næringsutvikling. Helse Sør-Øst og Oslo kommune inngår videre i samarbeidet for å planlegge oppgavefordeling, dels også sammen med private aktører. Campus-området omfatter hele det geografiske området Ullevål - Blindern Gaustad. I tillegg vil områder som eies av Oslo universitetssykehus utenfor dette området og som eventuelt fristilles, også kunne gi muligheter for ny og spennende byutvikling for Oslo kommune. De scenarioer og alternativer som skal utredes i Idéfase OUS Campus Oslo, vil i tillegg kunne gi ulike muligheter for utvikling - ikke bare for selve sykehuset, men også i forhold til nærhet og samhandling mellom UiO og OUS. I dette kan det ligge muligheter for å videreutvikle og utnytte nye potensielle synergier mellom sykehus og universitet innen både forskning og undervisning. Idéfasen er primært en idéfase for sykehusutbygging og prosjektet skal derfor fokusere på dette, men det mulighetsrom som oppstår i de ulike alternativer som legges frem knyttet til universitet og byutvikling, vil også kunne være av vesentlig betydning og skal derfor belyses. Beslutninger som fattes på grunnlag av denne utredningen, skal danne retning for videre planlegging av nytt Oslo universitetssykehus og samtidig danne grunnlag for hvilken geografisk plassering Campus Oslo etter hvert vil få og hva dette kan omfatte. Virksomhetsalternativer skal avklares og arbeidet skal ende opp med en anbefaling om de mulige prinsipielle løsningsalternativer som skal videreføres for neste fase. Oslo universitetssykehus HF Side 4 av 30

6 4 Overordnede rammer 4.1 Bakgrunn, hensikt og hovedkonsept Del 1 Drift, arealbruk og plassering (Idéfase OUS) Oslo universitetssykehus HF består av de tidligere helseforetakene Aker, Rikshospitalet- Radiumhospitalet og Ullevål og driver sin virksomhet på over 40 adresser. Sykehuset leverer spesialisthelsetjenester og ivaretar både lands-, regions-, og lokalsykehusfunksjoner. OUS er landets største sykehus med over ansatte og har et årlig driftsbudsjett på ca 18 milliarder kroner. OUS står også for størstedelen av medisinsk forskning og utdanning av helsepersonell i Norge. Oslo universitetssykehus ønsker over tid å konsentrere sin virksomhet på færre lokalisasjoner. En flytting og sammenslåing av likartede aktiviteter ved sykehusene innen Oslo universitetssykehus er nødvendig for å oppnå bedre effektivitet og kvalitet i pasientbehandlingen samt legge grunnlag for en sunn økonomisk drift. Idéfasen skal derfor belyse om det er mulig å samle hele Oslo Universitetssykehus på én felles lokalisasjon, eller om det er nødvendig eller ønskelig å benytte to områder langs Gaustad-Blindern-Ullevål-aksen. Idéfasen skal også vurdere alternativ utforming, sammensetning og organisering av Oslo universitetssykehus, inkludert en eventuell endring av virksomheten basert på sykehusets overordnede strategi. Dette kan åpne for et mer kompakt, spesialisert sykehus med mindre arealbehov, men med større behov for å arbeide i nettverk med andre deler av helsetjenesten. Del 2 Byutvikling og samfunnsutvikling (Campus Oslo) Av mandatet fremgår det at man ved siden av sykehuset primære behov, også skal utrede løsninger og mulighetsrom som oppføring av et nytt sykehus innebærer, relatert til både Oslo kommune, Universitetet i Oslo og andre relevante aktører som f.eks høyskolene. Dette for å synliggjøre potensial for verdiskaping som foreligger innen pasientbehandling, utdanning, forskning, byutvikling og næringsskaping ved å la sykehus og universitet vokse seg sammen. Videre skal potensial som ligger i å utvikle frigjorte arealer i Oslo og andre steder samtidig tas med i utredningen. 4.2 Hovedalternativer Prosjektgruppen for idéfasen skal med basis i prosjektets mandat og prosjektets hensikt, identifisere og utrede flere alternative løsninger for samlokalisering av sykehuset. Det skal tenkes bredt for å sikre at flere alternative utviklingsveier for OUS utredes og vurderes. Styret for OUS har likevel bedt om spesielt å vurdere konsekvensene av følgende hovedalternativer: Nullalternativet: Ingenting endres. Man satser på å opprettholde dagens virksomhet i dagens bygg til en lavest mulig kostnad. Nullalternativet skal fremstilles sammenlignbart med de øvrige alternativene når det gjelder planhorisont og konsekvenser for investeringer og drift. Scenario 1A full samlokalisering i området Gaustad-Blindern: All virksomhet flyttes til området som i dag huser Rikshospitalet, Gaustad sykehus og Universitet i Oslos lokaler ved Ring 3. Dette alternativet forutsetter at Ring 3 legges i tunnel ved Gaustad, og at det bygges nytt i området rundt. Scenario 1B full samlokalisering på Ullevål sykehus: All virksomhet flyttes til Ullevål sykehus. Siden mange av bygningene på Ullevål er fredet, kreves da et samarbeid med vernemyndigheter for å utvikle området på den mest hensiktmessige måten. Oslo universitetssykehus HF Side 5 av 30

7 Scenario 2 delt lokalisering mellom Ullevål og Rikshospitalet/Gaustad: Sykehusets enheter og funksjoner fordeles mellom Ullevål og Rikshospitalet/Gaustad. For utbygging på Ullevål gjelder samme forutsetninger som i scenario 1b, og for Gaustad-området gjelder samme som i scenario 1a. I senario 1A vil det være mulig å etablere et begrenset alternativ som kun benytter arealer på oversiden av Ringveien, men full utnyttelse av området krever at Ringveien legges i tunnel. Her vil det være aktuelt å se på ulike varianter. I senario 1A, 1B og 2 skal det også synliggjøres nødvendig investeringsbehov i eksisterende bygningsmasse frem til nye bygg i disse scenarioene kan tas i bruk. Ved siden av å legge grunnlag for en utviklingsretning for sykehusets virksomhet og bygningsmasse, inkluderer utredningen også arealene for Storbylegevakten. Som en del av virksomhetsavklaringer, inngår det også å se på mulig oppgavefordelinger mellom Oslo universitetssykehus, Oslo kommune og private aktører. Hvilke funksjoner som kan overføres til andre skal kartlegges og defineres etter faglig utredning og i henhold til sykehusets overordnede strategi. Arbeidet skal koordineres med sykehusledelsen og parallell prosess for funksjonsfordeling og kapasitetsbehov i hovedstadsområdet. Sykehusets muligheter til valg av løsninger for drift, arealbehov og lokalisering avhenger av involvering, samarbeid og avklaringer med flere aktører. Behovet for avklaringer med andre, avhenger blant annet av lokalisering og hvilket alternativ man utreder. Planleggingen skal avstemmes med Universitetet i Oslo sine vedtatte planer for nytt livsvitenskapsbygg i Forskningsparken på Gaustad. Planleggingen skal også ta hensyn til andre store samfunnsprosjekter i Oslo som kan være aktuelle. 4.3 Tidligere vedtak Følgende vedtak er sentrale for sykehusets tidligfaseplanlegging: Styret for Oslo universitetssykehus HF vedtok i styremøte , sak 18/2012, at videre arbeid med utvikling av bygningsmassen i Oslo universitetssykehus skulle ta utgangspunkt i Arealutviklingsplan Videre ble det besluttet at fag- og virksomhetsstrategi for Oslo universitetssykehus skulle utgjøre det faglige grunnlaget for planleggingsarbeidet i idéfasen. Styret for Oslo universitetssykehus HF vedtok i styremøte , sak 85/2012, igangsettelse av samlet idéfase for videre utvikling av sykehusets drift, areal og plassering. Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret vedtar oppstart av samlet idéfase for somatikk, psykisk helse og avhengighet i Oslo universitetssykehus. 2. Styret ber om å bli holdt løpende orientert. Styret for Oslo universitetssykehus HF vedtok i styremøte , sak 84/2012, strategi for Oslo universitetssykehus Styret i Helse Sørøst RHF ga i sitt møte den , sak 020/2013, sin tilslutning til at idéfasearbeidet igangsettes. Det ble presisert at realisering vil kreve en trinnvis prosess som må tilpasses økonomiske rammebetingelser. Styrets enstemmige vedtak: 1. Det er etter styrets oppfatning i den fremlagte utviklingsplanen lagt et godt grunnlag for videreføring av arbeidet med utviklingen av Oslo universitetssykehus HF, herunder en videre utvikling av bygningsmassen. Styret gir sin tilslutning til at arbeidet videreføres i tråd med det som er skissert. Oslo universitetssykehus HF Side 6 av 30

8 2. Styret vil påpeke at det fremlagte mandatet for idéfase beskriver en utvikling som er svært omfattende, med et innhold som omfatter byutvikling, utvikling relatert til Universitetet i Oslo og omfattende samferdselsrelaterte problemstillinger. Både planens omfang og tidshorisont er av en slik art at den må kunne sies å ligge på grensen av det som normalt vil være omfattet av en ordinær idéfase. Styret legger til grunn at realisering og videre utvikling av Oslo universitetssykehus HF uansett vil kreve en trinnvis prosess med flere enkeltprosjekter som må planlegges innenfor en helhetlig ramme og retning. Det forutsettes at idéfasemandater for enkeltprosjekter som foreslås på basis av dette arbeidet forelegges Helse Sør-Øst RHF før videre arbeid med slike prosjekter igangsettes, og at prosjektene tilpasses de økonomiske rammebetingelser. 3. Styret ber Oslo universitetssykehus HF i sitt videre arbeid nøye vurdere hvordan utviklingsplan og idéfasearbeidet skal avstemmes i forhold til arbeidet med enkeltprosjekter, slik at det sikres et godt fundament for den videre utvikling av helseforetaket. 4. Styret forutsetter at det iverksettes nødvendige tiltak ved Oslo universitetssykehus HF for å oppfylle bygningsmessige lovkrav og for å opprettholde en forsvarlig drift inntil den endelige utbyggingen er fullført. 4.4 Prosjektmål og prosjektutløsende behov Prosjektmålene omfatter samfunnsmål, effektmål og resultatmål. Samfunnsmål er et uttrykk for den nytte eller verdiskaping som et investeringstiltak skal føre til for samfunnet, og det skal vise eiers intensjon og ambisjon med tiltaket. Samfunnsmålet skal reflektere det prosjektutløsende behovet som er angitt nedenfor. Effektmål er et uttrykk for den direkte effekten av tiltaket, for eksempel den virkning/effekt tiltaket skal føre til for brukerne. Effektmålene skal være avledet av samfunnsmålet. Resultatmål angir de konkrete indikatorer/måltall og egenskaper som skal være oppnådd ved realiseringen av prosjektet. Prosjektmålene kan sammenfattes slik det fremgår nedenfor. Samfunnsmål og effektmål vil i hovedsak først kunne oppfylles når prosjektet er realisert. Resultatmålene er definert å gjelde for idéfasen. Det prosjektutløsende behovet for prosjektet er definert som følger: Behov for forbedring av sykehusets bygningsmasse Behov for realisering av sykehusets virksomhetsstrategi Behov for økt kapasitet Samfunnsmålet for OUS Prosjektet skal basere seg på de føringer som følger av nasjonale verdier, Helse Sør-Øst sin utvikling av helsetjenester i et langsiktig perspektiv og Oslo universitetssykehus sin strategi. I Helse Sør-Øst gjelder følgende visjoner og verdier for den fremtidige helsetjenesten: Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger, uavhengig av alder, bosted, kjønn, økonomi og etnisitet. Oslo universitetssykehus sin visjon er: sammen med pasientene utvikler vi morgendagens behandling, og vår kultur skal være: åpen, lærende og helhetstenkende. Vårt felles verdigrunnlag er de nasjonale verdiene for helsetjenesten uttrykt i begrepene: kvalitet, trygghet og respekt. Oslo universitetssykehus HF Side 7 av 30

9 Våre felles verdier: For oss betyr dette: Samfunnsmålet for nytt OUS er: I samsvar med samfunnsoppdraget å skape et helhetlig, fremtidsrettet og driftseffektivt sykehus for Oslo, for regionen og for landet forøvrig innen pasientbehandling, forskning, utdanning og innovasjon. Inkludert i dette ligger å utvikle Campus Oslo sammen med Universitetet i Oslo, Oslo kommune, næringsliv og andre aktører i et samfunnsøkonomisk perspektiv og som et internasjonalt senter for livsvitenskap. Effektmål OUS Det er definert en rekke effektmål for OUS i tidsperspektivet frem mot Målene er inndelt i henhold til de prosjektutløsende behovene, henholdsvis: Kapasitetsbehov og forbedring av sykehusets bygningsmasse Virksomhetsstrategien Effektmålene for realisering av virksomhetsstrategien er videre underinndelt iht. i sykehusets strategidokument. I tillegg er det definert effektmål med utgangspunkt i behov for byutvikling og innovasjon. Effektmål med utgangspunkt i kapasitetsbehov og forbedring av sykehusets bygningsmasse: Tilfredsstiller kapasitetsbehov samt funksjonelle og tekniske krav Robust og tilpasningsdyktig bygningsmasse Lukking av myndighetspålegg Samling og effektivisering av bygningsmassen, både klinisk og teknisk drift Korte transportavstander for pasienter, ansatte og varer Avhending av overflødig bygningsmasse og areal, samt gevinstrealisering av eiendomsverdier Bærekraftige og klimavennlige løsninger Bygninger og utemiljø som støtter opp om pasienters og ansattes helse og trivsel Et kollektivtilbud med god tilgjengelighet og tilstrekkelig kapasitet Et økonomisk bærekraftig sykehus Effektmål med utgangspunkt i virksomhetsstrategien: Oslo universitetssykehus HF Side 8 av 30

10 Et sykehus som tar utgangspunkt i pasientens perspektiv Nasjonalt ledende innen spesialisert diagnostikk og behandling Lokalsykehustilbud av høy kvalitet Likeverdige helsetjenester for Oslos befolkning Tett samarbeid med andre i spesialist- og primærhelsetjenesten som gir en hensiktsmessig fordeling av oppgaver, forutsigbar og godt koordinert utredning og behandling Standardiserte og velfungerende pasientforløp Helhetlig tilbud til pasienter med sammensatte behov og flere diagnoser Ledende innen traumatologi og akuttbehandling Godt tilbud til syke barn Arbeidsmiljø preget av åpenhet og respekt Et helsefremmende, godt og sikkert arbeidsmiljø Et fremragende universitetssykehus, en lærende og skapende organisasjon Ledende akademisk senter innen forskning, utdanning og innovasjon i nært samarbeid med universitet og høgskoler Forskning, utdanning og innovasjon er tett integrert i forskningsnære klinikker Utdanningen utgjør en tydelig del av sykehusets profil En god samarbeidspartner og engasjert samfunnsaktør Velfungerende nye drifts- og samarbeidsformer med andre deler av spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten God oppgavefordeling innenfor regionen generelt og Oslo sykehusområde spesielt Realisere samhandlingsreformen Effektmål med utgangspunkt i behov for byutvikling og innovasjon God utnyttelse av sykehusets randsone Høy alternativ nytte av tomter som avhendes Gode vei- og infrastrukturløsninger Oppnåelse av effektmålene er i utgangspunktet ikke kontrollerbart. Det skal imidlertid utarbeides indikatorer som gir grunnlag for å vurdere graden av måloppnåelse. Se for øvrig avsnitt 6.9 mht. sammenhengen mellom effektmål og kriterier som vil benyttes for evaluering av løsningsalternativer. Resultatmål OUS Resultatmålene for idéfasen som gjelder for nytt OUS er som følger: En idéfaserapport som redegjør for en bred og god utredningsprosess, godt forankret i organisasjonen, og som oppsummerer med en klar og entydig anbefaling hvilke prinsipielle løsningsvalg for virksomhet og bygg som skal videreføres til konseptfase, og med forslag til mandat for dette arbeidet. Rapporten skal være et beslutningsgrunnlag for valg av sykehusets lokalisering og den virksomhetsmessige utviklingsretning. Rapporten skal dokumentere et kvalitativt godt analysearbeid for fremskriving av sykehusets kapasitetsbehov for planhorisonten, for driftskostnader, investeringskostnader og lønnsomhet. Analysene skal være supplert med sensitivitetsanalyser for å sikre et mest mulig robust beslutningsgrunnlag. Rapporten skal vise trinnvise utbyggingsetapper med et investeringsbehov som ligger innenfor sykehuset bæreevne og finansieringsmuligheter. I rapporten skal det også synliggjøres det investeringsbehov som blir nødvendig fram til realisering av nytt sykehus. Oslo universitetssykehus HF Side 9 av 30

11 Synliggjøre organisering av et fremtidig sykehustilbud som legger til rette for morgendagens pasientbehandling, forskning og utdanning. Gi grunnlag for lokalisering av Storbylegevakt og videreføring av kommunens planer. Synliggjøre løsninger som er godt avstemte med Universitetet i Oslo og arbeidet for realisering av deres Livsvitenskapsbygg. Belyse mulighet for synergier mellom OUS, UiO og Oslo kommune. Beskrive potensielle utviklingsmuligheter og verdier for OUS sitt tomteareal og bygningsmasse som ikke skal brukes til sykehusformål. Idéfasen gjennomført innen avsatt tids- og budsjettramme. Resultatmål for Idéfase OUS - Campus Oslo Resultatmålene for idéfasen som gjelder for Campus Oslo er som følger: Synliggjøre potensial og muligheter av endrede rammebetingelser som Campus Oslo kan gi for forskning, utdanning og satsing på livsvitenskap, byutvikling, næringsutvikling og innovasjon ved et tettere samarbeide mellom Universitetet i Oslo, Oslo kommune og Oslo universitetssykehus. Bidra til at Oslo videreutvikles som kunnskapsby. 4.5 Suksessfaktorer Viktige suksessfaktorer for et vellykket prosjekt er: at rammebetingelser er avklarte og entydige tydelig organisering, rolle- og ansvarsplassering og med nødvendig mandat for å kunne løse oppgaven at prosjektdeltagerne har felles målforståelse og at disse er godt forankret i organisasjonen godt definerte og planlagte prosesser tilstrekkelig fremdrift og leveranser av virksomhetsavklaringer som innebærer at de bygningsmessige løsningene som idéfasearbeidet skal utvikle er tilstrekkelig godt forankret og de gode fremtidsrettede løsningene god samhandling mellom virksomhetsplanlegging og bygningsmessig planlegging god kompetanse i alle ledd et overbevisende godt idésøk og analysearbeid som resulterer i robuste, fremtidsrettede og helhetlige løsninger realistiske planer og budsjettramme god kommunikasjon og samhandling, både internt i prosjektet og mot eksterne aktører et styringsopplegg og kvalitetssystem som er tilpasset oppgaven 4.6 Suksesskriterier Når idéfasen er ferdig skal situasjonen være som følger: Idéfasen er gjennomført i henhold til tidligfaseveileder for sykehusprosjekter. Idéfasen er godt forankret i de berørte fagmiljøer i organisasjonen, i driftsorganisasjonen og hos øvrige interessenter. Resultatet av idéfasen gir grunnlag for beslutning om igangsetting av konseptfase. Idéfasen har synliggjort det potensial for samhandling og synergi mellom OUS, UiO og Oslo kommune som ligger i et Campus Oslo og konsekvensene av dette. Oslo universitetssykehus HF Side 10 av 30

12 Idéfasen er i overensstemmelse med føringer fra Helse Sør-Øst om forestående investeringer Forslag til alternativer skal ha økonomisk bæreevne og beskrevne finansieringsløsninger. 4.7 Kritiske rammebetingelser og prosjektavgrensning Investeringsprosjekter som omfattes av idéfasen skal være strategisk forankret, hvilket innebærer at de alternativer som foreslås skal fremme de mål og strategier som gjelder på nasjonalt, regionalt og foretaksnivå. Idéfasealternativene skal være vurdert opp mot og innpasset innenfor helhetlige, faglige og økonomiske rammer. Alternativene skal oppfylle kravene til økonomisk bæreevne, og ved tidspunkt for realisering av utbyggingsetapper/enkeltprosjekter gjelder det generelle kravet at disse skal kunne innpasses og prioriteres tidsmessig i forhold til andre investeringsprosjekter i regionen. Dersom krav til lønnsomhet av en investeringsportefølje viser seg å ville kreve en fortløpende, suksessiv gjennomføring av investeringene og/eller bli et krav for å kunne oppnå lønnsomhet av investeringsporteføljen, skal dette belyses. Alternative modeller for finansiering skal utredes. For å unngå unødvendig ressursbruk knyttet til løsninger som ikke er «liv laga» skal det gjennomføres innledende grovanalyser for å sjekke ut at det er realisme i de alternativer som analyseres med hensyn til økonomisk og finansiell bæreevne. Virksomhetsavklaringer skal i vesentlig grad skje gjennom et samarbeid med linjen, herunder klinikkledelse og organisasjonen forøvrig. Fremdrift av virksomhetsavklaringer som grunnlag for å etablere virksomhetsmodeller, vil være en kritisk rammebetingelse for de fysiske løsningsalternativer som skal utvikles. Alternativer skal være basert på godt identifiserte behov og kvalitetssikret dimensjoneringsgrunnlag blant annet forankret hos Helse Sør-Øst etter en helhetlig planlegging for området og regionen. Alternativene skal være avgrenset i forhold til andre planer, herunder må investeringstiltak avstemmes i forhold til vedlikeholdstiltakene ved OUS. 4.8 Grensesnitt Idéfasealternativene vil få grensesnitt til løpende vedlikeholdstiltak. Omfanget av vedlikeholdstiltak, eventuelt nyinvestering som kan vise seg nødvendig for å kunne opprettholde en forsvarlig drift, vil avhenge av fremdriften til tidligfasearbeidet og planer som besluttes som resultat dette. Store, tunge investeringstiltak kan bli nødvendig før tidligfasearbeidet og vesentlige beslutninger er gjennomført og utbyggingsvedtak er fattet. Dette kan vise seg å endre på forutsetninger om prosjektets omfang, endre forutsetninger med tanke på lønnsomhet av alternativer og derigjennom legge føringer for mulig utviklingsretning for sykehuset. Det påhviler derfor de involverte aktører et stort ansvar i å balansere disse to hovedhensynene på en mest mulig optimal måte. Idéfasearbeidet skal omfatte arealer for Storbylegevakt og understøtte Universitetets planer for nytt livsvitenskapsbygg som er vedtatt. Idéfasealternativer vil omfatte store arbeider relatert til tomte- og kommuneplanspørsmål, og prosjektgruppen må samarbeide tett med berørte instanser og aktører. Dette inkluderer også veimyndigheter, luftfartsmyndigheter og Ruter. Parallelt med delprosjekt Virksomhetsløsninger pågår en utredning i regi av Helse Sør- Øst som skal gi ledelsen i Helse Sør-Øst råd om forbedringer i tjenestetilbudet til pasienter og befolkning i hovedstadsområdet, ved å utrede premisser for sentrale aktivitets- og kapasitetsspørsmål i både kort- og langsiktig perspektiv. Prosessen har kortere tidsperspektiv enn idéfasearbeidet og kommer ikke i direkte konflikt med delprosjekt virksomhetsløsninger. En gjensidig informasjonsutvikling mellom prosjektene vil imidlertid være av viktig betydning. Oslo universitetssykehus HF Side 11 av 30

13 5 Organisering, rolle- og ansvarsdeling 5.1 Organisasjonsstruktur Styret for Oslo universitetssykehus HF har i forbindelse med sak 85/2012 besluttet å etablere en egen prosjektorganisasjon for å gjennomføre idéfase for nytt Oslo universitetssykehus og Campus Oslo. Samlet idéfase for et nytt Oslo universitetssykehus og et felles Campus Oslo er omfattende. Det er derfor valgt en prosjektorganisering for idéfasen med en sammensetning og et styringsopplegg som både skal sikre ivaretakelse av strategiske virksomhetsaspekter, god funksjonalitet i løsningsvalg og effektiv gjennomføring av planprosessen. Prosjektet er organisert på følgende måte: 5.2 Prosjekteier Prosjekteier er Oslo universitetssykehus HF v/administrerende direktør. Styret i OUS skal holdes løpende orientert om idéfasearbeidet. 5.3 Styringsgruppen Det er opprettet egen styringsgruppe for prosjektet. Prosjektets innhold er omfattende og med et mandat som går ut over det som normalt inngår i en idéfaseutredning. Styringsgruppen for prosjektet er derfor bredt sammensatt hvor deltagere også utenfor OUS sin organisasjon er invitert med. Følgende deltagere inngår i styringsgruppen: Oslo universitetssykehus HF Side 12 av 30

14 Bjørn Erikstein Adm. dir. OUS HF (leder) OUS Cathrine M. Lofthus Viseadm. dir. medisin, helsefag og utvikling OUS Morten Reymert Viseadm. dir. økonomi, juridisk og IKT OUS Geir Teigstad Direktør Oslo sykehusservice OUS Erlend Bremertun Smeland Direktør forskning, innovasjon og utdanning OUS Svein Erik Urstrømmen NSF OUS Aasmund Bredeli DNLF OUS Bjørn Wøllstad Knudsen Fagforbundet OUS Per Oddvar Synnes Hovedvernombud OUS Tove Nakken Leder brukerutvalget Brukerutvalget Atle Brynestad Konserndirektør HSØ Per Erik Syvertsen Eiendomsdirektør UiO Frode Vartdal Dekanus medisinsk fakultet UiO Bjørg Månum Andersson Kommunaldirektør for eldre og sosiale tjenester Oslo kommune Geir Aga Kommunaldirektør for byutvikling Oslo kommune Styringsgruppen er ansvarlig for at det utarbeides en idéfaserapport med basis i prosjektets mandat. Gjennom styringsgruppens brede sammensetning er det et mål at idéfasen sammen med sykehusutviklingen skal synliggjøre det potensiale som strekker seg ut over etableringen av nytt sykehus. Dette innebærer muligheter til å utvikle løsninger som er gode for hele Oslo kommunes helsetjeneste, muligheter for at Oslo kan utvikle seg som en kunnskapsby gjennom samarbeid med Universitetet i Oslo og muligheter innen generell byutvikling. Beslutninger om faglig retning for sykehusets utvikling skal også treffes i styringsgruppen etter innstilling utarbeidet i prosjektet, forankret i sykehusets organisasjoner og ledermøte, og forberedt gjennom arbeidsutvalgsbehandling. Eksterne deltagere fra Oslo kommune og Universitetet i Oslo er invitert med i styringsgruppen for å sikre en retning på arbeidet som ivaretar ulike interesser. Oslo kommune har dobbel representasjon i styringsgruppen slik at aspekter knyttet både til helse- og sosiale tjenester og byutvikling skal bli godt ivaretatt. Også UiO har to representanter slik at både universitetet som samarbeidspart i virksomhetsspørsmål og som «fysisk nabo», blir ivaretatt. Helse Sør-Øst deltar med basis i sitt overordnede ansvar for å sikre helsetjenestene for regionen og sitt sørge-for-ansvar. I tillegg deltar Helse Sør-Øst som eier og med sin kompetanse innen prosjektarbeidet. Styringsgruppen skal ha møter én gang per måned eller ved behov. Styringsgruppen v/administrerende direktør rapporterer til foretaksstyret og det regionale helseforetaket på ordinær måte som for den øvrige virksomheten. 5.4 Arbeidsutvalg (ABU) Det er opprettet et arbeidsutvalg som skal sørge for at idéfasearbeidet får de avklaringer og beslutninger som er nødvendige av hensyn til innhold og fremdrift av sykehusplanleggingen. Arbeidsutvalget er bindeledd inn mot Oslo universitetssykehus sin organisasjon inklusive ledermøtet. Arbeidsutvalget skal ha fullmakt til å kunne ta beslutninger og gjøre avklaringer utenom styringsgruppemøtene i type saker som kun har betydning for Oslo universitetssykehus sin utviklingsretning. Arbeidsutvalget legger frem saker knyttet til spørsmål og beslutninger av betydning for virksomheten, i linjen og ledermøtet ved Oslo universitetssykehus slik at forankring sikres. Beslutninger i ABU loggføres og legges frem i styringsgruppemøtet for orientering, eventuelt for godkjenning. Oslo universitetssykehus HF Side 13 av 30

15 ABU vil videre bistå prosjektdirektør i å kvalitetssikre og gi innspill til saker som skal fremlegges i styringsgruppen. Arbeidsutvalget består av disse medlemmene fra OUS: Bjørn Erikstein Cathrine M. Lofthus Morten Reymert Geir Teigstad Erlend Bremertun Smeland Aasmund Bredeli Adm. dir. OUS HF (leder) Viseadm. dir. for medisin, helsefag og utvikling Viseadm. dir. økonomi, juridisk og IKT Direktør Oslo sykehusservice Direktør forskning, innovasjon og utdanning DNLF 5.5 Prosjektgruppen Prosjektdirektør (prosjektleder) Prosjektdirektør har det samlede ansvaret for at idéfasearbeidet gjennomføres i henhold til de mål, rammer og styringsopplegg som fremgår av dette styringsdokumentet. Prosjektdirektør rapporterer til styringsgruppen for prosjektet og personalmessig til viseadministrerende direktør for medisin, helsefag og utvikling. Virksomhetsløsninger Det skal gjennomføres virksomhetsavklaringer som grunnlag for videre utvikling av sykehuset. Slike prosesser vil bli gjennomført som del av idéfasearbeidet, med prosesser godt forankret i linjen. Arbeidet i prosjektet skal ledes av en delprosjektleder og prosjektet skal følge disse prosessene tett og sørge for nødvendig planlegging, avklaringer, koordinering og leveranser til prosjektet som ledd i å få fastlagt de virksomhetsmessige løsninger som skal legges til grunn for idéfasearbeidet. Arbeidet vil ha behov for deltagelse fra Helse Sør-Øst, Oslo kommune og Universitetet i Oslo. Videre vil det pågå arbeid opp mot andre aktører som Oslo universitetssykehus samarbeider med eller har grensesnitt til. Helse Sør-Øst skal delta innenfor flere virksomhetsområder for å sikre at planer forankres i en regional kontekst. Opplegget for involvering og forankring vil organiseres på følgende måte: a. Faglig rådgivningsgruppe Sammensetning og bruk av en faglig rådgivningsgruppe med bred representasjon fra klinikker, stab og sentrale samarbeidspartnere som Oslo kommune, UiO, Helse Sør-Øst og samarbeidende sykehus, skal sikre prosjektet nødvendig faglig forankring. Representanter til medvirkningsgruppene og rådgivningsgruppen oppnevnes av de respektive klinikker og staber. I tillegg vil ledermøtet holdes fortløpende informert om utviklingen i virksomhetsavklaringene slik at muligheter for innspill og føringer sikres. I tillegg til dette vil delprosjekt virksomhetsløsninger invitere arbeidstakerorganisasjonene, vernetjenesten og brukerutvalget til å oppnevne representanter til medvirkningsgruppene. Det vil også bli arrangert temamøter for å belyse relevante problemstillinger. b. Dialoggruppe Administrerende direktør vil holde vernetjeneste og foretakstillitsvalgte informert om utviklingen i idéfaseprosjektet i forbindelse med de faste dialogmøtene ved OUS. c. Referansegrupper Klinikkledergruppen, N3-ledermøtet, dialogmøtet, forskningsutvalget, utdanningsutvalget, innovasjonsutvalget, direktørmøtet, samarbeidsorganet og brukerutvalget er alle å regne for referansegrupper for delprosjektet. Analyse og fysiske løsninger (byggløsninger) Arbeidet i disse to delprosjektene vil bygge på virksomhetsløsninger som fremkommer i idéfasearbeidet, og det skal gjennomføres et betydelig idésøk og utredningsarbeid. Oslo universitetssykehus HF Side 14 av 30

16 Delprosjektet vil inneholde mange delutredninger og aktivitetsområder og skal organiseres for å ivareta dette. Kapasitet, arealbruk og sammenhenger er viktige parametre. Følgende hovedområder vil inngå i dette delprosjektet: Analyse og dimensjonering. Fysiske løsninger med basis i arkitektfaglig og teknisk ekspertise, inkludert løsninger for infrastruktur. Tomt- og kommuneplanspørsmål. Foruten arkitekter, tekniske rådgivere og spesialrådgiver, er det også behov for bistand og samarbeid med blant annet Helse Sør-Øst, Universitetet i Oslo, Oslo kommune, Statens vegvesen og Ruter. Helse Sør-Øst må delta i planleggingen innenfor flere fagområder som eksempel bygg og eiendom, IKT og økonomi/finans. Videre skal planleggingen gjennomføres med tett koordinering opp mot Oslo universitetssykehus sine forvaltnings- og driftsoppgaver, herunder avstemming mot tiltak ved Oslo universitetssykehus som er nødvendige å gjennomføres på kort og mellomlang sikt av hensyn til drift, brannkrav og arbeidsmiljø mv. I delprosjektet skal det inngå ressurser med bred erfaring i kostnadsanalyser og investeringsanalyse, herunder analyse av driftskostnader og lønnsomhet. Prosjektet skal også utføres samfunnsøkonomiske analyser. I tillegg skal prosjektet omfatte ressurser med kompetanse på verdiutvikling og verdianalyse av arealer som fristilles. Byutvikling og innovasjon Utviklingen av nytt Oslo universitetssykehus kan innebære endringer både i utbredelse, arealbehov, endring av tjenesteform med mer. Dette vil åpne for en rekke muligheter for nye samarbeidsformer mellom de berørte aktørene i første rekke Oslo kommune, Universitetet i Oslo og Oslo universitetssykehus, men også med private aktører, andre deler av helsevesen, andre utdanningsaktører mv. Eventuelle nybygg vil også kunne åpne for samlokalisering mellom virksomheter som i dag ikke har geografiske, men kun faglige grenseflater. Områder som fraflyttes vil gi muligheter for utvikling av arealer og bygg, både i Oslo kommune, men også andre steder. Det blir viktig for prosjektet at de potensielle verdier dette kan representere synliggjøres. Det kan derfor oppstå muligheter for byutvikling, næringsutvikling og nye samarbeidsformer og finansieringsløsninger. Felles for dette er at det åpner for innovasjon og utvikling langs mange akser, og byutvikling og innovasjon skal legge til rette for at man fortløpende identifiserer og bringer frem de mulighetene som åpner seg i prosessen. Det betyr dialog med aktuelle interessenter med tanke på å legge til rette for verdiøkning utover det et nytt sykehus representerer alene. Utover samarbeid med involverte aktører og interessenter, vil det være aktuelt for prosjektet å knytte til seg spesialkompetanse for å bistå i å synliggjøre potensielle verdier og muligheter. Prosjektstøtte Denne funksjonen skal være en støtte for prosjektdirektør og de andre områdene i prosjektet, med hovedoppgave å bidra til rådgivning og god struktur, koordinering på tvers av delområder, samt kostnads- og fremdriftsstyring. Herunder inngår å etablere og vedlikeholde en god prosjektstyringsbasis som blant skal omfatte etablering av prosjektnedbrytningsstruktur, fremdriftsplaner, kostnads- og ressursplaner og budsjetter samt system for kvalitetssikring med tilhørende risikovurderinger. Funksjonen skal videre ivareta nødvendige prosjektadministrative oppgaver inkludert bl.a. dokumentkontroll og arkivering. Oslo universitetssykehus HF Side 15 av 30

17 Informasjon og ekstern samhandling Prosjektet skal drive et åpent og godt informasjonsarbeid rettet mot flere målgrupper, både internt og eksternt. Videre vil planleggingen berører svært mange aktører hvor det er viktig at prosjektet legger til rette for god kommunikasjon og samhandling. Det opprettes derfor en egen funksjon i prosjektet for å ivareta disse oppgavene. Ekstern kvalitetssikring Det vil bli inngått avtale med uavhengig leverandør som skal gjennomføre kvalitetssikring av prosjektarbeidet inkludert organisering, styringsopplegg, metodebruk og leveranser, herunder skal idéfasens løsningsalternativer sjekkes ut mot overordnet strategi, mål, rammer og retningslinjer for idéfasearbeidet. Det skal gjennomføres en kvalitetssikring i tråd med de krav som stilles ved avslutning av konseptfase (KSK Kvalitetssikring av konseptvalg), men tilpasset at dette er idéfase. Hovedformålet med kvalitetssikringen er at de valg som skal gjøres i løpet av og på grunnlag av idéfasen, skal skje på basis av kvalitetssikret beslutningsunderlag. Kvalitetssikringen skal som hovedregel omfatte foreliggende dokumentasjon, men prosjektet vil også vurdere å få gjennomført alternative tilleggsutredninger av f.eks. dimensjoneringsgrunnlag. En del av kvalitetssikringen vil bestå i å få gjennomført usikkerhetsog risikoanalyser. 6 Plan for gjennomføring 6.1 Strategisk forankring Det er utarbeidet en overordnet strategi for foretaket som forutsettes lagt til grunn for idéfasearbeidet. Strategien er overordnet og skal konkretiseres videre gjennom handlingsplaner, men er konkret nok til å gi retning for videre arbeid både med hensyn til sykehusutvikling og arealutvikling. Parallelt med idéfasen, skal det gjøres sentrale virksomhetsmessige avklaringer for å konkretisere den overordnede strategien. Virksomhetsavklaringer og veivalg skal baseres på beslutningsprosesser som er forankret i linjen og hos aktørene utenfor sykehuset, slik at de løsningsalternativene som idéfasen kommer frem til gir tilstrekkelig grunnlag til å kunne beslutte oppstart av neste fase, uten å måtte utrede prinsippløsninger på nytt. 6.2 Prosess og metode Idéfasearbeidet skal gjennomføres i henhold til Helse- og omsorgsdepartementets tidligfaseveileder for sykehusplanlegging utgitt i desember Den inngår i Helse Sør-Øst sin styringsmodell for aktiviteter og beslutninger som skal gjennomføres forut for realisering av investeringsprosjekter over 750 mill. kroner. De regionale helseforetakene har et helhetlig ansvar for investeringer og drift av sykehusene, men krav om å sikre at investeringstiltak kan gjennomføres innenfor foretakets økonomiske bæreevne ligger på det enkelte foretak. Tidligfaseveilederen definerer konkrete mål, krav og retningslinjer som skal gjelde for et Idéfasearbeid. I tidligfasen inngår fire beslutningspunkter i veien frem til behandling og beslutning av eventuell utbygging (beslutningspunkt B4). Idéfasen er igangsatt på grunnlag av beslutningspunkt B1 som baseres på utviklingsplan (Arealutvikling 2025) og strategiske føringer (Strategi ). Målet for idéfasen er samsvarende med prosjektmålene for nytt Oslo universitetssykehus og Campus Oslo. Tidligfaseprosessen består av følgende hovedelementer: Oslo universitetssykehus HF Side 16 av 30

18 Hovedelementene innenfor idéfasen fremgår av figuren nedenfor: For idéfase OUS og Campus Oslo omfatter hovedelementene blant annet følgende: Gjennomgå Arealutviklingsplan 2025 og underlag for denne samt foretakets strategidokument. Gjennomføre oppdateringer og suppleringer av nåsituasjon og datagrunnlag. Etablere et sett evalueringskriterier som skal være grunnlag for evaluering og valg av hvilke idéfasealternativer som skal videreføres. Behovsvurderinger og beregninger av dimensjoneringsgrunnlag skal vektlegges spesielt. Avgrense investeringstiltak fra andre tiltak som vil bli gjennomført som del av nødvendige vedlikeholdstiltak for den løpende drift. Gjennomføre innledende grovanalyser for å vurdere hvilke idéfasealternativer som er realistiske. Utarbeide virksomhetsmodeller med basis i virksomhetsavklaringer og utarbeide fysiske byggløsninger på grunnlag av virksomhetsmodellene. Dels vil virksomhetsalternativer også kunne måtte tilpasses fysiske begrensninger gitt av de mulige byggløsningene. Gjennomføre idésøk som viser bredden i mulige, alternative løsninger. Konkludere med hvilke idéfasealternativer som skal videreføres til konseptfase. Hovedscenariene og hovedalternativer fremgår av kapittel 4.2 Hovedalternativer. Oslo universitetssykehus HF Side 17 av 30

19 6.3 Kapasitet, areal og økonomi Oppgavene som skal gjennomføres innenfor denne idéfasen er mangeartede, omfattende og bredt sammensatt. Det skal gjennomføres flere delutredninger som skal legges til grunn for valg og anbefaling av hvilke idéfasealternativer som videreføres i neste fase. Det er en målsetning at idéfasen skal kunne vise til et overbevisende godt idésøk- og analysearbeid som resulterer i robuste, fremtidsrettede og helhetlige løsninger. Blant annet skal det gjennomføres delutredninger som følger: Behovsanalyse Interessent- og aktøranalyse Transportanalyse Økonomiske analyser Samfunnsøkonomiske analyser Risiko- og følsomhetsanalyser Alternativanalyser Finansieringsløsninger 6.4 Fysiske løsninger Idéfaserapporten skal utarbeide overordnede hovedgrep for fysisk løsning av de aktuelle virksomhetsløsninger, basert på de areal- og kapasitetsbehov som knytter seg til virksomhetsløsningene. Herunder skal avklares lokalisering av de forskjellige funksjoner som skal inngå i den fremtidige virksomhet. Dette inkluderer bl.a. følgende aktiviteter og problemstillinger: Utredning av tomt- og reguleringsforhold Egnethets- og mulighetsanalyser Analysere konsekvenser av bygging under drift Etappevis utbygging Synliggjøring av fremdrift og gjennomføring 6.5 Virksomhetsplanlegging og brukermedvirkning Det skal gjennomføres virksomhetsplanlegging som skal resultere i avklaringer og leveranser til idéfasearbeidet, og som gir grunnlag for å definere innhold og omfang av virksomhetsalternativer. Virksomhetsalternativene legges så til grunn for dimensjonering og analyse og utarbeiding av fysiske løsningsalternativer (byggløsninger). Arbeidet med de fysiske løsningene vil i noen grad kunne gi føringer tilbake til virksomhetsalternativene. Det tas utgangspunkt i foreliggende dimensjoneringsgrunnlag i Arealutviklingsplan 2025 samt i Strategi Underlaget skal oppdateres for nå-situasjonen og eventuelt korrigeres for oppdaterte, gjeldende nøkler. Deretter skal dimensjoneringsgrunnlaget struktureres i henhold til avklaringer og strukturendringer som følger av virksomhetsplanleggingen. Arbeidet skal gjennomføres med medvirkergrupper og involvering og resultatene forankres i linjen. 6.6 Kommunikasjonsstrategi Prosjektet skal som grunnleggende prinsipp drive en åpen, koordinert og etterrettelig kommunikasjon rettet mot virksomheten internt og mot aktuelle målgrupper eksternt. Kommunikasjonen skal videre være tilgjengelig å bidra til at idefase-prosjektet og dets innhold er synlig og forståelig samt inneha god informasjonsverdi. Oslo universitetssykehus HF Side 18 av 30

20 Prosjektet sine kommunikasjonsutfordringer vil utvikle seg over tid. For å sikre god dialog, medvirkning og positivt eierskap blant de mange interessentene, skal god og tydelig informasjon til enhver tid fremmes aktivt der det er naturlig. Det skal utarbeides en egen kommunikasjonsstrategi som definerer: kommunikasjonsmål for idéfasen interessentkart målgrupper beskrivelse av fasens kommunikasjonsutfordringer kommunikasjonsstrategiske grep for å løse disse kommunikasjonskanaler konkret handlingsplan. I idéfasen vil en hovedoppgave være å forklare innholdet og formålet med prosessen og tidligfaseplanleggingen. Universitet i Oslo, Oslo kommune og Helse Sør-Øst deltar i samarbeidet gjennom mulighetsstudien Campus Oslo, og det legges opp til å utarbeide en felles overordnet kommunikasjonsstrategi for nytt Oslo universitetssykehus og Campus Oslo. Den enkelte samarbeidspartners kommunikasjonsstrategi for Campus Oslo, som inkluderer kommunikasjon overfor de målgrupper som i hovedsak er den enkelte aktørs alene (medarbeidere, eiere eller andre) skal legge denne til grunn. 6.7 Samhandling Planleggingen av nytt sykehus berører svært mange aktører, og prosjektet skal legge til rette for god samhandling med så vel interne som eksterne grupper. God kommunikasjon og samhandling er en forutsetning for at OUS, Oslo kommune og Universitetet i Oslo skal finne løsninger som gir maksimal verdi for brukere og samfunn. Håndteringen av eksterne aktører og interessenter omfatter en rekke organisasjoner, grupperinger og virksomheter og det skal utarbeides egen plan for hvordan disse informeres og involveres. Det er en uttrykt intensjon at prosessen skal være åpen og legge til rette for reell mulighet for innspill fra alle involverte. 6.8 Strategi for å nå målene Samlet idéfase for et nytt Oslo universitetssykehus og et felles Campus Oslo er omfattende. Oppgaven innebærer tre sentrale hovedutfordringer: 1. Behovet for nytt sykehus er koblet tett opp mot de betydelige utfordringer OUS har i dag med en spredt bygningsmasse og hvor store deler er i svært dårlig forfatning med påtvingende behov for store investeringer de kommende år. Det er behov for en rask og effektiv prosess for å begrense investeringer i bygningsmasse som ikke skal brukes videre. Behovet for å få valgt retning på den videre utviklingen og å komme i gang med bygningsmessige tiltak er påtvingende. Tap av tid kan innebære betydelig sløsing med offentlige midler og videre redusere valgfrihet med tanke på utviklingsretning. 2. Det skal gjennomføres tildels omfattende virksomhetsavklaringer som grunnlag for å utvikle løsningsalternativer. 3. Prosjektet skal synliggjøre muligheter som kan trigge og igangsette spennende og omfattende prosesser knyttet til andre områder, til dels eid av andre aktører, som det vil ta tid å avklare. Dette mulighetsrommet vil ha vesentlig innflytelse på deler av sykehusets idéfase, ikke minst de finansielle muligheter. Organiseringen av prosjektet er valgt for å sikre ivaretakelse av både de strategiske virksomhetsaspekter, god funksjonalitet i løsningsvalg, forankring av løsninger i linjen og effektiv gjennomføring av planprosessen. Oslo kommune, Universitetet i Oslo og Helse Sør-Øst er invitert med i prosjektet for å sikre retning og for å ivareta ulike interesser. Oslo universitetssykehus HF Side 19 av 30

21 I innledende fase av prosjektet vil det fra prosjektledelsens side jobbes for å utvikle godt definerte tidsplaner og en beslutningsprosess som skal sikre fremdrift og progresjon i valg av utviklingsretning så langt dette er mulig innenfor gjeldende styringsmodell. Planlegging av utbyggingsetapper vil søkes innrettet slik at valg av utviklingsretning er mulig tross behov for å igangsette eventuelle lengre prosesser for deler av en utbygging. 6.9 Krav til leveransen Krav til idéfaserapporten er at den oppsummerer med en anbefaling av hvilke prinsipielle løsningsvalg for OUS sin virksomhet og bygg som skal videreføres til konseptfase, dette basert på definerte behov og godt analyserte og begrunnede beslutninger. Rapporten skal foreslå mandat for konseptfase. De foreslåtte alternativer skal være liv laga (jfr. kravene i veilederen). Dette innebærer å oppfylle følgende krav: Relevant: Gjennomførbart: Levedyktig: Oppfyller de overordnede målene som gjelder for helseforetaket. Kan gjennomføres innenfor helseforetakets finansielle handlingsrom. At foretaket økonomiske bæreevne kan opprettholdes gjennom prosjektets levetid. Et generelt krav er at alternativene skal være robuste og tilpasningsdyktige for å kunne ta opp fremtidige endringer og utvidelser innenfor planhorisonten. Videre gjelder følgende krav: Rapporten skal gi grunnlag for lokalisering av Storbylegevakt og videreføring av kommunens planer. Rapporten skal synliggjøre løsninger som er godt samstemt med Universitetet i Oslo og som ikke bidrar til å forsinke realisering av deres Livsvitenskapsbygg. Mulige synergier mellom OUS, UiO og Oslo kommune skal være synliggjort. Beskrivelse av de potensielle utviklingsmuligheter og verdier som knytter seg til OUS sitt tomteareal og bygningsmasse som ikke brukes i selve sykehusprosjektet Alternativanalyse - prioritering og valg av løsninger Det skal gjennomføres sammenligning og analyse av løsningsalternativer med basis i definerte evalueringskriterier. Analysene skal evaluere alternativene og gi grunnlag for valg og anbefalinger av hvilke alternativer som skal videreføres. Følsomhetsanalyse skal også inngå i analysearbeidet. Som beskrevet i kapittel 4.4 foreligger det tre prosjektutløsende behov som bakgrunn for igangsetting av idéfaseutredningen: Behov for forbedring av sykehusets bygningsmasse Behov for realisering av sykehusets virksomhetsstrategi Behov for økt kapasitet Med dette som utgangspunkt blir det gjennomført en prosess for evaluering av ulike løsningsalternativer og for å komme fram til en anbefaling om hvilke alternativer som bør videreutvikles i neste fase. Hovedelementene i evalueringsprosessen kan illustreres slik: Oslo universitetssykehus HF Side 20 av 30

22 Med bakgrunn i de prosjektutløsende behovene er det utarbeidet mål for ønsket fremtidig løsning. Disse målene definerer hvilke effekter som ønskes oppnådd gjennom realisering av prosjektet. Effektmålene relaterer både til sykehusets virksomhet, bygningsutvikling samt byutvikling og innovasjon. Et sett av kriterier er utarbeidet for å vurdere ivaretakelsen av disse effektmålene. Kriteriene vil i tillegg omfatte enkelte samfunnsøkonomiske aspekter som ikke inngår i de målene som er definert. I tillegg til de kriteriene som springer ut fra effektmålene og andre samfunnsøkonomiske aspekter, er det definert et sett kriterier relatert til prosjektets egenskaper og gjennomføring. Dette omfatter økonomi, gjennomførbarhet og risiko. Alternativanalysene er i hovedsak lagt opp slik: Først en vurdering av og anbefaling om alternative virksomhetsløsninger, som grunnlag for fysiske mulighetsstudier. Deretter en grov vurdering av fysiske mulighetsstudier for å få fram en prioritering av hvilke løsningsmuligheter som skal vurderes nærmere. Endelig en grundigere evaluering av prioriterte, fysiske løsninger for å få fram en anbefaling om de foretrukne løsninger for videre bearbeiding i neste fase Evalueringskriterier ved valg av løsninger Ved vurdering og valg av løsninger skal det benyttes evalueringskriterier som reflekterer prosjektets mål. I vedlegg 8.2 framgår de kriterier som blir benyttet i prosjektarbeidet. I evalueringsarbeidet vil det bli benyttet «poeng» og vekting av kriterier for å få fram samlet «score» for hvert enkelt alternativ. Hensikten er å få fram en kvantifisert sammenligning mellom alternativene, som sammen med en kvalitativ vurdering skal gi grunnlag for anbefalingen om alternativ for videre bearbeiding. Oslo universitetssykehus HF Side 21 av 30