Rapport forvaltningsrevisjon Dokumenthåndtering og saksbehandling Midtre Gauldal kommune

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Rapport forvaltningsrevisjon Dokumenthåndtering og saksbehandling Midtre Gauldal kommune"

Transkript

1 Rapport forvaltningsrevisjon Dokumenthåndtering og saksbehandling Midtre Gauldal kommune År 2006

2 Innholdsfortegnelse side 1 SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET HØRING PROBLEMSTILLING, REVISJONSKRITERIER OG METODE PROBLEMSTILLING METODE GJENNOMFØRING AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET REVISORS FUNN OG VURDERINGER KOMMUNENS REGISTRERINGSSYSTEM OG ARKIVORDNING REGISTRERING AV INNKOMNE SAKER RESTANSEOPPFØLGING REVISORS KONKLUSJON KILDER Orkanger, 27. januar 2006 Inger Johanne Flønes Oppdragsansvarlig revisor Revisjon Midt-Norge IKS Side 2 av 2

3 1 SAMMENDRAG Dette prosjektet er en kartlegging av hvordan utvalgte områder innen kommunens 3 sektorer samt rådmannens stab håndterer dokumenter og saksbehandling. I dette ligger også at revisor har sett på arkivering og praktisering av arkivloven. Revisor har foretatt informasjonsinnhenting fra et utvalg ansatte ved rådmannens stab, lønn- og personalavdelingen, helsesenteret, sosialavdelingen, kultur- og opplæringskontoret samt avdeling for landbruk, næring og teknikk. Dette er personer som har kontorstøttefunksjoner og/eller er saksbehandlere/ledere. Revisor har også sett på arkivjournaler og restanselister. Rapporten konkluderer med at revisor påviser positive forhold ved dokumenthåndteringen og saksbehandlingen, samt områder hvor det er forbedringspotensiale. Det er tre forhold som kan forbedres: Det ene er en oppdatert arkivplan, det andre er forvaltningens bruk av foreløpig svar/og eventuelt forsinkelsesmelding, og det tredje er at restanselistene inneholder restanser som burde vært avskrevet. Kommunens ledelse er oppmerksom på svakhetene i dokumenthåndteringen og i forbindelse med overgang til oppgradert saksbehandlingssystem og prosjektarbeid med målsetting å utarbeide arkivplan samt etablere sentralt elektronisk arkiv fra og med , vil områdene i dokumenthåndteringen bli ivaretatt. Det er imidlertid nødvendig med tilstrekkelig opplæring. De forbedringspotensialer som undersøkelsen har påvist bør hensyntas i prosjektarbeidet. Når det gjelder saksbehandlingsregler/bruken av foreløpig svar og/eller forsinkelsesmelding bør kommunens ansatte i enkelte sektorer forbedre sine rutiner på dette området. 2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Kontrollutvalget har i møte i sak 14/05 vedtatt prosjekt i forvaltningsrevisjon. Revisjonen har i samsvar med kontrollutvalgets bestilling undersøkt nærmere om hvordan kommunen håndterer dokumenter og saksbehandling. Kontrollutvalget ønsket at prosjektet skal omfatte de 3 sektorene samt rådmannens stab, og at en også bør se på arkivering og praktisering av arkivloven. Utgangspunktet for saksbehandlingen er at saker skal forberedes og avgjøres i forvaltningen uten ugrunnet opphold. Dette følger av forvaltningsloven10. februar a første ledd samt alminnelige prinsipper for forsvarlig saksbehandling. Den tid som går med til å ferdigbehandle en sak, vil avhenge av flere forhold, bl.a. sakens omfang og art, samt arbeidsbelastningen og de ressurser som står til disposisjon i vedkommende forvaltningsorgan. Arkivloven av nr. 126, 1 og 6 slår fast at offentlige organer plikter å ha et arkiv, og at arkivet er innrettet slik at dokumenter er sikret som informasjonskilder både for samtid og ettertid. For øvrig er detaljbestemmelsene hjemlet i forskrifter til arkivloven. Offentlighetsloven stiller krav om at det skal føres journal i henhold til bestemmelsene i arkivloven. 2.2 Høring Foreløpig rapport ble sendt på høring til rådmannen den Rådmannens svar foreligger i brev av Kommunen finner at revisors konklusjon er sammenfallende med Revisjon Midt-Norge IKS Side 3 av 3

4 kommunens egen oppfatning av fungerende områder og forbedringspotensiale. Kommunen ønsker også å tilkjennegi at rapporten gir dem et godt grunnlag for videre arbeid med dokumenthåndtering og saksbehandling. 3 PROBLEMSTILLING, REVISJONSKRITERIER OG METODE 3.1 Problemstilling På bakgrunn av opplysningene framkommet i kapittel 2.1 har vi valgt å undersøke følgende problemstilling: Hvordan ivaretas krav til dokumenthåndtering og saksbehandling? Revisjonskriterier Vi har sett på hva arkivloven og forvaltningsloven stiller som krav på området, samt kommuneinterne retningslinjer og om ansatte har tilstrekkelig kunnskap om registreringssystemet. De gjeldende revisjonskriteriene blir presentert innledningsvis i pkt. 5.1,5.2 og 5.3. Problemstillingen belyses ved hjelp av følgende revisjonskriterier: Kommunens registreringssystem og arkivordning, registrering av innkomne saker og restanseoppfølging. 3.2 Metode For å svare på problemstillingen har revisor foretatt informasjonsinnhenting fra et utvalg ansatte ved rådmannens stab, lønn- og personalavdelingen, helsesenteret, sosialavdelingen, kultur- og opplæringskontoret samt avdeling for landbruk, næring og teknikk. Dette er personer som har kontorstøttefunksjoner og/eller er saksbehandlere/ledere. Informasjonen er verifisert av de utvalgte ansatte. Revisor har innhentet restanselister fra alle avdelinger ovenfor med unntak av helsesenteret. Restanselister er kjørt ut fra saksbehandlersystemet Forum Winsak. Helsesenteret benytter ikke Forum Winsak, men fagprogrammet Gerica. Revisor har fra de reviderte enheter innhentet offisiell postlister som viser inngående saker i kommunen registrert i Forum Winsak i tidsrommet 1. september til 1. oktober Helsesenteret har egen papirjournal som er innhentet for det samme tidsrommet. 3.3 Gjennomføring Oppdragsansvarlig revisor for prosjektet er Inger Johanne Flønes 3.4 Avgrensninger av prosjektet Prosjektet er utarbeidet høsten Undersøkelsen har vært rettet mot formelle forhold og rutiner i selve saksgangen og dokumentflyten, og ikke mot faglige vurderinger i saksbehandlingen. Dette gjenspeiles også at det er bestemmelser i forvaltningsloven som det har vært interessant å se oppfølgingen av ikke særlovene som omfatter de respektive sektorers faglige arbeid. Revisor har sett på restanselistene, men har ikke gått inn i sakene for vurdere faktisk saksbehandlingstid. Revisjon Midt-Norge IKS Side 4 av 4

5 4 REVISORS FUNN OG VURDERINGER 4.1 Kommunens registreringssystem og arkivordning Revisjonskriterier Arkivloven av nr. 126, 1 og 6 slår fast at offentlige organer plikter å ha et arkiv, og at arkivet er innrettet slik at dokumenter er sikret som informasjonskilder både for samtid og ettertid. For øvrig er detaljbestemmelsene hjemlet i forskrifter til arkivloven. Offentlighetsloven stiller forøvrig krav om at det skal føres journal i henhold til bestemmelsene i arkivloven. Forskriften om arkiv legger under henvisning til kommunelovens 23 det praktiske og reelle ansvar for arkivområdet til administrasjonssjefen. Videre skal arbeidet som hovedregel utføres av en egen enhet (en arkivtjeneste), felles for hele forvaltningsorganet, under ledelse av en arkivansvarlig. Forskriften legger videre føringer på at dagligarkivet (det aktive arkivet) skal være sentralisert så langt dette er praktisk mulig. Forskriftens bestemmelser om bl.a. journal og behandling av post og saksdokument legger føringer på dokumenthåndteringen (Forskriften av nr. 1193, 1-1, 2-1 til 2-4 samt 2-6 ff og 3-1 ff.) Det finnes for øvrig en rekke spesialbestemmelser som regulerer offentlig saksbehandling og krav til arkivering av dokumenter. Eksempler på slike er personregisterloven, pliktavleveringsloven, kulturminneloven og plan- og bygningsloven. Vi velger imidlertid ikke å gå nærmere inn på disse lovene her Revisors funn Generelt Rådmannens stab gir tilbakemelding om at Midtre Gauldal kommune benytter Forum Winsak som registreringssystem og saksbehandlingssystem. Noen hovedområder i kommunen har egne fagprogrammer som Gerica (Helsesenteret), Humanus og Familia (sosialkontoret). Det er opplyst at Forum Winsak ble tatt i bruk i Det ble da gjennomført omfattende opplæring av saksbehandlere. Det viser seg likevel at kunnskapen ikke er god nok. Et eksempel på det er avskriving av ferdige saker. Internopplæringen foregår i hovedsak innen de ulike sektorene. Rådmannens stab opplyser at kommunen ikke har fellesarkiv og arkivene er spredt utover på avdelingene. Ingen av avdelingene har en oppdatert arkivplan å støtte seg til. I forbindelse med overgang til oppgradert saksbehandlingssystem er det nå iverksatt prosjektarbeid med målsetting å utarbeide arkivplan samt etablere sentralt elektronisk arkiv fra og med Kommunen er medlem av Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS som også har depotansvaret. Dora blir lagringsplass for gamle arkiv. En person er kontaktperson for kommunen utad vedrørende arkiv. Videre har en på hver avdeling på rådhuset en arkivansvarlig som samarbeider i en kontorstøttegruppe. Helsesenteret Saksbehandlingsrutiner for institusjonsopphold og ved tildeling av praktisk bistand i hjemmet har vært på plass i mange år, men det er først i 2005 at saksbehandling via Gerica ble Revisjon Midt-Norge IKS Side 5 av 5

6 tatt i bruk. Gerica er ustabilt og helsesenteret venter på at nødvendig maskinvare skal installeres. Den delen av Gerica som inneholder vedtak og saksbehandling er tatt i bruk. Saksbehandlere som bruker Gerica er leder hjemmesykepleien, leder hjemmetjenesten/hjemmebaserte tjenester og leder helsesenteret. Forum Winsak benyttes ikke. Sektorsjef Helse og omsorg får papirversjon dersom saker som behandles i Gerica skal behandles politisk. Det bygges opp et arkiv sammen med hjemmebaserte tjenester og 3 institusjoner. Det arbeides med å løse dette praktisk. Kommunen har ikke budbringertjeneste og en mulig løsning er at hjemmetjenesten tar med posten. Målet er å ha en journal pr. pasient. Alle pasientjournaler skal arkiveres. Hovedjournalen skal ligge i arkivet. Deljournal er arbeidsjournal. Det er et arbeidsarkiv ute på avdelingene. Ved fjerning av journal skal blindjournal settes inn. Helsesenteret har avtale med Dora om at dødsarkiv skal lagres der. Arbeidet med dette ble påbegynt i sommer. Rådmannskontoret Rådmannskontoret har et eget arkiv, dagligarkiv og mellomarkiv på avdelingen og fjernarkiv i kjelleren. Arkivarbeidet foregår delvis ved dugnadsarbeid ved at en etter hver valgperiode foretar en opprydning og overføring av saker mellom de ulike arkivene. Lønns- og personalkontoret Lønns- og personalavdelingen har eget personalarkiv. Personalleder har gjennomført nødvendig opprydningsarbeid i arkivet. Det har også blitt satt lås på arkivskap. Kultur- og opplæringskontoret (KO) Det er fremdeles to farger på saksmappene fra tiden før omorganiseringen. Det opprettes fysisk mappe i arkivet. Den legges i arkivet når den er ferdigbehandlet. Arkivet er oversiktlig og de opplyser at de har gode arkivrutiner. Landbruk-næring og teknikk (LNT) LNT har to arkiv på avdelingen, ett for teknisk og ett for landbruk. Dette henger sammen med den tidligere organiseringen. Merkantil avdeling har ansvaret for arkivet. Det brukes tid på å lete opp mapper. At det er flere brukere av arkivet er et problem. Forum Winsak kan fange opp hvor saken er men det brukes for dårlig.. Saksbehandlerne har dårlig kunnskap om FW. Sosialavdelingen Sosialavdelingen har egne adskilte arkiv for h.h.v barnevern og sosialtjeneste. Saker som registreres i FW har eget arkiv adskilt fra disse to Revisors vurdering Det er innledningsvis beskrevet at arkivloven med forskrifter stiller krav til hvordan arkivet er organisert. Kommunen har iverksatt arbeidet med å tilrettelegge for felles arkiv. En ny arkivplan vil bli et viktig dokument i kommunens nye arkivordning, og kommunen vil dermed overholde arkivlovens bestemmelser på dette området. Sosialkontoret og helsesenteret har egne arkivordninger og egne saksbehandlingssystem, herunder registreringssystem. Revisor har ikke etterspurt fra kommunen om det nye arkivsystemet medfører endringer i disse sektorene. Revisjon Midt-Norge IKS Side 6 av 6

7 Arkivplanen skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over de systemene som blir benyttet i journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument. De nye registreringsrutiner vil medføre endrede rutiner og registreringssystemet skal oppgraderes. Dette er et omfattende arbeid og opplæring blir viktig. Revisor berører dette senere i rapporten. Gerica er ikke ferdig installert på helsesenteret. Fra skal det rapporteres i IPLOS som er et nytt pasientregister. Gerica skal håndtere dette slik at det er viktig at nødvendig maskinvare er installert. 4.2 Registrering av innkomne saker Revisjonskriterier Krav til journal og elektroniske arkivsystem er omtalt i forskrift om offentlig arkiv kap II del B. Et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokument i de sakene organet oppretter. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokument som etter offentlighetsloven 2 og 3 må regnes som saksdokument for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som informasjon. Journaler skal føres elektronisk eller på papir. Dersom journalen inngår i et elektronisk arkiv- eller saksbehandlingssystem, skal en på en enkel måte kunne hente ut og gjøre tilgjengelig de journalopplysningene som allmennheten har krav på å få innsyn i. ( 2-6) Det er ovenfor nevnt at arkivplanen skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over de systemene som blir benyttet til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument. Det er også nevnt viktigheten av at arkivplanen er ajourført. Innføring i journalen skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjøres uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, eller som ellers kan unntas fra offentlig innsyn etter 5 eller 6 i offentlighetsloven. Ved registrering av dokument skal en føre inn følgende: a) journalføringsdato b) saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journaler) c) sender og/eller mottaker d) opplysninger om sak, innhold eller emne, d) dokumentets dato I tillegg skal journalen inneholde arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons-eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte. ( 2-7, 1. og 2. ledd) Ved journalføring på papir må en se til at journalen inneholder de opplysningene som kreves, jf. 2-7 første og andre ledd. Statlige organ bør nytte en av statens fellesblanketter. ( 2-8) Kommunen har fastsatt interne krav for saksbehandlingen. Kommunestyret vedtok som sak 4/95 Mål og retningslinjer for saksbehandlingen i Midtre Gauldal kommune. Dokumentet skal bl.a ivareta registreringen i journalsystemet, operative målsetninger som svarfrist på saker, rutiner for foreløpig svar, saksbehandlers ansvar mht oppfølging osv. Revisjon Midt-Norge IKS Side 7 av 7

8 Utgangspunktet for saksbehandlingen er at saker skal forberedes og avgjøres i forvaltningen uten ugrunnet opphold. Dette følger av forvaltningsloven10. februar a første ledd samt alminnelige prinsipper for forsvarlig saksbehandling. Den tid som går med til å ferdigbehandle en sak, vil avhenge av flere forhold, bl.a. sakens omfang og art, samt arbeidsbelastningen og de ressurser som står til disposisjon i vedkommende forvaltningsorgan. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det snarest mulig gis underretning om dette med angivelse av grunnen, og så vidt mulig også meddeles når svar kan ventes, jf. forvaltningsloven 11 a annet ledd. I saker som gjelder enkeltvedtak er det satt en uttrykkelig tidsfrist for å sende foreløpig svar. Foreløpig svar skal sendes dersom «en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt», jf. 11 a tredje ledd. Svikt i forvaltningsorganets rutiner for registrering av innkomne saker og/eller for restanseoppfølging, fører lett til «ugrunnet opphold» i saksbehandlingstiden, jf. forvaltningsloven 11 a første ledd. I forvaltningsloven 11 b er Kongen gitt hjemmel til å vedta forskrift som fastsetter frister for forvaltningens behandling av saker om enkeltvedtak samt forskrift med nærmere regler om beregning av fristene. I forskrift 8. september 2000 nr. 899 om beregning av saksbehandlingsfrister er det gitt regler om hvordan svarfristene skal beregnes. Det er foreløpig ikke, med hjemmel i forvaltningsloven 11 b, gitt forskrift om frister for forvaltningens saksbehandling. Det ble i 2003 innført tidsfrister i byggesaksbehandlingen på flere områder enn tidligere. Det fremgår av kommunens interne krav for saksbehandlingen i pkt 3.0 til 3.2: Innbyggerne/andre skal i saker som administrasjonen har fullmakt til å løse/avgjøre - ha svar normalt senest innen to uker. Unntatt er saker som av forvaltningsmessige grunner f.eks er underlagt høringsfrister m.m. Alle inngående saker som ikke kan løses innen to uker skal avkvitteres med foreløpig svar i forvaltningssak eller tilsvarende. Innbyggerne/andre skal i saker som krever politisk behandling i ett ledd ha svar senest innen to måneder. Unntatt er saker som er underlagt høringsfrister m.m Revisors funn Helsesenteret Helsesenteret er under oppbygging på det meste når det gjelder postrutiner. Tidligere var det pleie- og omsorgsleder som fordelte posten. Mottak av post, registrering av post og behandling av post er sammen med hjemmebaserte tjenester. Søknader om plasser på sykehjemmet og i institusjon kommer til leder ved helsesenteret da hun er inntaksleder. Posten sendes til merkantil ansatt i hjemmebaserte tjenester som ordner søknadene i mapper. Leder får søknadene tilbake i mapper. Posten registreres manuelt i papirbasert journal. Det er ifølge leder ikke elektronisk registrering av post i Gerica. Slike saker registreres ikke i Forum Winsak. Det benyttes ikke egne standardblanketter ved den papirbaserte postregistreringen. Det har vært ønskelig med et elektronisk registreringssystem i slike saker for å bedre rutinene for mottak av post. Revisjon Midt-Norge IKS Side 8 av 8

9 Saksbehandlingen foregår både etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven. Det er ca en ukes saksbehandlingstid på søknader om sykehjemsplasser. I sommer ble det sendt ut noen foreløpige svar om forventet avgjørelse av søknaden. Dette pga ferieavviklingen. Det ligger ikke maler inne i Gerica. Leder har derfor laget egne maler som henviser til forvaltningslovens bestemmelser på området. Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag har i tilsynsrapport datert påpekt at vedtak i hjemmesykepleien er mangelfull. Bare nye brukere av hjemmesykepleie får vedtak. Hjemmesykepleien er i gang med å ajourføre vedtaksarkivet sitt. Revisor har innhentet postlister for inngående post i perioden 1.sept.-1.okt Disse er ført manuelt. Det er ikke benyttet standardskjema/blankett. Leder opplyser at de er i støpeskjeen for alle merkantile rutiner, dette gjelder også rutiner for registrering av inngående post. De er klar over at de har igjen mye før systemet er oppe og går, men at de har så vidt begynt. Skjema for postregistreringen har rubrikk for dato/år, registreringsnr, fra hvem, hva saken gjelder og saksbehandler. Det fremgår ikke om saken er unntatt offentlighet. Rådmannskontoret I utgangspunktet postregistrerer servicetorget for rådmannskontoret og delvis lønns- og personalkontoret. Enkelte saker blir og registrert av den enkelte saksbehandler, f.eks saksforhold som kommer over mailsystemet. Kommunen har i reglement for Mål og retningslinjer for saksbehandlingen i Midtre Gauldal kommune vedtatt 1995 beskrevet bl.a operative målsettinger om svarfrist på saker (2 uker hvor administrasjonen har fullmakt til å fatte beslutning), rutiner for foreløpig svar, saksbehandlers ansvar mht. saksoppfølging osv. Ifølge dem selv klarer de ikke å oppfylle disse målsettingene til enhver tid. Når det gjelder bruken av foreløpig svar og forsinkelsesmelding så er det lite brukt selv om noen saksbehandlere gjør det. Revisor har innhentet postlister for inngående post i perioden 1.sept.-1.okt Disse er skrevet ut fra Forum Winsak Lønns- og personalkontoret Det er opplyst at fra 1. mars 2005 ble sakene som tilhører avdelingen postregistrert og registrert i Forum Winsak av Servicetorget. Sakene stemples i lønns- og personalavdelingen. E-post registreres og behandles på samme måte. Saksbehandlingen er knyttet til søknader om jobb, permisjon og svangerskapspermisjon. Avdelingen avgjør permisjonssøknader som ikke er delegert til enhetene. Myndighet til å avgjøre permisjon er nedfelt i permisjonsreglementet. Det er ikke mye saksbehandling på lønnsområdet. Registrerer bilag som kommer inn. Ved jobbsøknader blir søknadsliste utarbeid etter at søknadsfristen er gått ut. Det kjøres ut søkerliste fra Forum Winsak. Det opprettes saksmappe på hver ledig stilling som får et Id.nr. Leder har innført ny rutine ved at det sendes ut foreløpig svar til søkerne og angir forventet saksbehandlingstid. Det blir ganske mange saker i løpet av året. I medio oktober er det ferdigbehandlet vel 50 saker og det er ca 20 under behandling. Revisjon Midt-Norge IKS Side 9 av 9

10 Innkalling til intervju skjer som regel skriftlig. Ved enighet med tillitsvalgte skrives ansettelsesbrev som sendes ut med svarfrist. Saken er ikke ferdigbehandlet før vedkommende har takket ja til jobben. Alle søkere får svar på søknaden. Leder ser på rutinene for saksbehandlingen ved svangerskapspermisjonene. Rutinene er nedfelt i HTA. Alle permisjonssøknader får svar. Det er opplyst at avdelingen ikke kjører offisiell postliste, bare søkerlister. Kultur- og opplæringskontoret (KO) Posten stemples på kontoret og føres inn i Forum Winsak. Leder ser igjennom posten og fordeler den til 4 saksbehandlere. De fleste sakene behandles administrativt. Delegerte saker saksbehandles som hovedregel innen 3 uker og det sendes derfor ikke ut foreløpig svar. Det ligger imidlertid standardformular for foreløpig svar i Forum Winsak. Saker som skal til politisk behandling avgjøres i hovedutvalget 1 gang pr. mnd. Det sendes ikke foreløpig svar da saken behandles og svar utstedes (i verste fall) ca 1 mnd etter at den er innkommet. Revisor har innhentet postlister for inngående post i perioden 1.sept.-1.okt Disse er skrevet ut fra Forum Winsak. Landbruk-næring og teknikk (LNT) Det er opplyst fra kontorleder at posten hentes hver dag. Den åpnes og stemples inn. Det opprettes postmappe som alle kan se igjennom. Senest dagen etter skal posten være registrert i Forum Winsak. Ved denne postregistreringen settes det på saksbehandler og posten fordeles på hver enkelt. Når saksbehandler har skrevet saken sendes den ut av merkantilt personale. For teknisk og landbruk er postføringene adskilt. Det opplyses at saksbehandlerne er blitt flinkere til å bruke foreløpig svar ved utsendelse, men at de fremdeles er generelt for dårlig til dette. Saksbehandlingen ved byggesaker er slik at saksbehandler ser igjennom dokumentene for å se om alle dokumenter er på plass. Dersom dokumentene er i saken kjøres ut regning som grunnlag for faktura. Søker får samtidig ei foreløpig melding om at saken blir behandlet når regningen er betalt. Byggesaker og fradelingssaker går vanligvis greit mht. forhåndsmelding. Reguleringssaker skal opp i LNT-utvalget. Dette er en prosess hvor søkeren er i muntlig dialog med saksbehandler. Søkeren blir orientert muntlig om saksbehandlingstid. Ved enkeltsaker som f.eks søknad om skogsvei, veihumper og trafikkmelding skal saksbehandler sende ut foreløpig melding. Sakene følges opp av den enkelte saksbehandler. På enkelte saksområder er det lang saksbehandlingstid. I de fleste tilfeller er publikum klar over at det er lang saksbehandlingstid. Det er ikke rutine for at det sendes ut nye foreløpige svar om ny saksbehandlingstid. Revisor har innhentet postlister for inngående post i perioden 1.sept.-1.okt Disse er skrevet ut fra Forum Winsak. Sosialavdelingen Revisjon Midt-Norge IKS Side 10 av 10

11 Det er opplyst at posten sorteres ved servicekontoret. Merkantilt ansatt henter posten samme dag og åpner den. Den registreres og fordeles samme dag til saksbehandlerne. Hvem som skal påføres som saksbehandler gjør merkantilt ansatt etter egen kunnskap om sak og saksbehandlere. Det etterlyses bedre rutiner vedrørende dette da det av og til er usikkert hvem som skal påføres som riktig saksbehandler. Som nevnt ovenfor så registreres posten i 3 forskjellige saksbehandlingssystem. Ifølge dem selv er det viktig at posten blir journalført. Det hender at det kommer inn post som ikke blir journalført. Årsaken til dette er at posten av enkelte på avdelingen tas ut av postmappa før den journalføres. Dette er en rutinesvikt som ikke skal forekomme da journalføringen og registreringen av inn og utgående dokumenter ikke blir fullstendig. Det kjøres postlister fra programmene hver dag. Alle utgående brev tas det kopi av hver dag slik at alle brev finnes i ekspedisjonen, men brev som ikke er registrert og opprettet i FW blir ikke registrert. Det er opplyst at det er et generelt inntrykk at reduseringen av kontorlederstillingen har ført til dårligere merkantile rutiner. Alle innkomne saker etter sosialtjenesteloven fordeles hver mandag. Alle innkomne saker etter barneverntjenesteloven fordeles hver tirsdag eller oftere. Sosialleder godkjenner og leser sakene. Brukerne av avdelingens tjenester etter sosialtjenesteloven og barnevernloven blir informert om når saken avgjøres. I sosiale saker er det heller et spørsmål om de er for raske i saksbehandlingen ved at vedtak treffes for hurtig. Kommunikasjonen og informasjonen til brukerne foregår mye muntlig på sosialkontoret. Barnevernssaker har sine frister etter barnevernloven som må følges. Det er helt klare frister og rutiner. Fagprogrammet Familia varsler fra mht frister. Saksbehandlingen etter sosialtjenesteloven foregår hovedsakelig etter kap. 5 Økonomisk stønad. Sakens art tilsier en kort saksbehandlingstid. Kommunen har klientutvalg for sosiale saker. Sosialleder bruker Forum Winsak svært lite. Saker som skal avgjøres politisk skriver hun teksten på og oversender hovedutvalgssekretær for innlegging i Forum Winsak. Saker ved avdelingen som registreres i Forum Winsak er boligfinansieringsordninger (søknad om startlån, boligtilskudd til etablering og boligtilskudd til utbedring/vedlikehold/tilpassing,). Transporttjenester for funksjonshemmede: effektuerer vedtak om reiserett og avslag etter innstilling/vedtak i godkjenningsnemnda. Tiltak for funksjonshemmede: Innvilgelse av parkeringstillatelse for forflytning av funksjonshemmede samt ledsagerbevis. Telefonstøtte. Boligformidling: Opprettelse av leieforhold (vedtak om utleie av leilighet etter at hjemmetjenesten har fattet vedtak omtildeling i hht. lov/forskrift. Saksbehandlingen av tildelingsvedtaket gjøres i Gerica. Det samme forholdet gjelder for trygghetsalarmer. Saksbehandler for de ovennevnte saker i Forum Winsak benytter foreløpig svar når søknaden er mottatt. Dette gjelder selv om det er 14 dagers saksbehandlingstid. Oppgir forventet saksbehandlingstid. Denne kan variere på de forskjellige saksområdene. Revisor har innhentet postlister for inngående post i perioden 1.sept.-1.okt Disse er skrevet ut fra Forum Winsak. Revisjon Midt-Norge IKS Side 11 av 11

12 4.2.3 Revisors vurdering Ut fra funnene ovenfor mener revisor at kommunens journalføring i hovedsak er i samsvar med forskrift om offentlig arkiv. Et unntak er helsesenteret. Revisor anbefaler at dersom det i fremtiden skal benyttes papirbaserte journaler, må statens standardblanketter eller lignende benyttes. Disse ivaretar kravene til journalføring på en bedre måte enn i dag. I forhold til mottak av posten og fordelingen av denne, har kommunen rutiner for dette. Hvorvidt dette blir endret i det nye arkivsystemet gjenstår å se. Opplysningene i de postlister som er innhentet fra Forum Winsak er etter revisors vurdering i samsvar med forskriften om offentlige arkiv 2-7. Hva som er arkivverdige dokumenter av e-post som kommer inn til forvaltningen må avgjøres på vanlig måte, dvs at det etter form eller innhold må regnes som et saksdokument for organet. Arkivverdig e-post skal behandles som ordinær post. Det samme gjelder telefakser, jf. forskriften 3-2. Kommunen har i sine interne retningslinjer for saksbehandlingen stilt krav til at svar skal foreligge innen to uker (ordinære saker) eventuelt at det skal sendes ut foreløpig svar samme dag som saken mottas, hvis ikke 2 ukers fristen nås. Kommunen stiller her langt på vei strengere krav enn forvaltningsloven. Etter loven 11a, 3.ledd er det i saker som er enkeltvedtak ikke nødvendig å sende ut foreløpig svar dersom henvendelsen kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Mange av de avgjørelser som kommunen avgjør i sakene nevnt ovenfor vil være enkeltvedtak. Funnene beskrevet ovenfor viser at kommunen har ulik praksis mht å benytte foreløpig svar. Enkelte sender ut med en gang uansett saksbehandlingtid, andre gjør det ikke selv om de burde ha gjort det. Ifølge dem selv klarer de ikke å oppfylle de interne målsettingene til enhver tid. Når det gjelder bruken av foreløpig svar så er det lite brukt selv om noen saksbehandlere gjør det. Slik det er vist ovenfor er det flere områder hvor det ikke er, eller sjelden er behov for å sende ut foreløpig svar da saksbehandlingstiden er relativ hurtig. Det er adgang til å ha strengere krav enn forvaltningsloven på dette området, men dersom det viser seg at ansatte ikke oppfyller interne målsettinger på området, kan det være spørsmål om hensikten med å ha strengere regler enn forvaltningsloven. 4.3 Restanseoppfølging Revisjonskriterier Av forskrift om arkiv 3-7, 2.ledd fremgår at det til fastsatt tid skal tas ut restanseliste. Krav til avskriving og arkivlegging fremkommer i 3-8: Når behandlingen er avsluttet og svarbrev er ekspedert, skal alle dokumentene i saken tilbake til arkivtjenesten, og det inngående brevet skal avskrives i journalen. I forhold til saksbehandlingsrutiner har sivilombudsmannen gjort undersøkelser på området og erfaringen er at forvaltningens praksis med å sende foreløpig svar, og eventuelt forsinkelsesmelding dersom tidligere angitte svarfrister ikke kan overholdes, i mange tilfeller er utilfredsstillende. Svikt i forvaltningsorganets rutiner for registrering av innkomne saker og/eller for restanseoppfølging. fører lett til «ugrunnet opphold» i saksbehandlingstiden, jf. forvaltningsloven 11 a første ledd. Revisjon Midt-Norge IKS Side 12 av 12

13 Når en sak trekker uforholdsmessig lenge ut, oppleves det også som en trussel mot den enkeltes rettssikkerhet. Det gjelder spesielt hvis forvaltningen ikke orienterer om forventet saksbehandlingstid og eventuelle forsinkelser i fremdriften, jf. forvaltningsloven 11 a annet ledd. Gode rutiner for å sikre forsvarlig fremdrift og orientering om saksbehandlingstid er av stor betydning for tilliten til forvaltningens saksbehandling generelt. Det er derfor viktig at forvaltningen er oppmerksom på at sviktende eller manglende rutiner for oppfølging av at innkomne saker behandles i «tur og orden», kan ha uheldige virkninger for tillitsforholdet mellom forvaltningen og borgerne langt ut over den enkelte sak. Forvaltningsorganenes ledelse og administrasjon må derfor ta sitt ansvar alvorlig også når det gjelder å påse at organet har saksbehandlingsrutiner som sikrer at behandlingstiden og orienteringen om denne i den enkelte sak er i samsvar med forvaltningslovens regler og kravene til god forvaltningsskikk. Der hvor forholdet mellom sakstypene, tilgjengelige ressurser og arbeidsmengde gjør det nødvendig å differensiere og prioritere saksområder og/eller sakstyper, er det også viktig med en løpende vurdering av om den til enhver tid gjeldende prioritering er i overensstemmelse med de alminnelige prinsipper for forsvarlig saksbehandling Revisors funn Rådmannskontoret Det er opplyst fra rådmannskontoret at Forum Winsak fungerer i forhold til restanselister på følgende måte, og som er felles for all registrering: Inngående dokument blir registrert, og kommer automatisk på restanselisten. Dokumentet kan avskrives (besvares) for eksempel med et utgående skriv. Det inngående dokumentet blir da slettet fra restanselisten. Hvis en saksmappe avsluttes blir alle inngående skriv, som ligger på mappa, slettet fra restanselista. Restanselister sendes saksbehandlerne ca 1 gang pr år. I tillegg kan saksbehandlerne når som helst bruke saksbehandlingssystemet for å få en oversikt over egne restanser. Saksbehandlere, som ønsker det, har fått tilgang til å avslutte saker selv. Øvrige returnerer listene/mappene til arkivansvarlige slik at saker kan avsluttes. Da saksbehandlingssystemet ble tatt i bruk, var de ikke kjent med viktigheten av å avslutte saker. Dette medfører at saker som egentlig er ferdige, fremdeles kan stå på restanselistene. Oppryddingsarbeid har pågått en tid, men fremdeles gjenstår et ganske stort arbeid. Rådmannskontoret gir tilbakemelding om status i følgende områder: Økonomikontoret Har prioritert dette arbeidet i senere tid og har få restanser. IT-kontoret Bruker ikke saksbehandlingssystemet. Lønns- og personalkontoret Viser til revisors funn på området beskrevet nedenfor. Flyktningekontoret Har eget program, men Forum WinSak brukes også. Få restanser Revisjon Midt-Norge IKS Side 13 av 13

14 Revisor har innhentet restanseliste fra rådmannskontoret. Denne omfatter også lønn- og personalavdelingen. Restanselisten omfatter perioden 1997 til august 2005 og er på 32 sider. Lønns- og personalkontoret Det opplyses at det er egen modul for ansettelsessaker i Forum Winsak. Leder avslutter sakene i Forum Winsak. I modulen for ansettelsessaker får en opp et ID-nr på hver enkelt. En får opp for mange gamle søknader dersom ID-nr ikke avsluttes. Dette er problematisk og derfor rydder leder i ID-numrene. Ved registrering i Forum Winsak får hver ledig stilling et Id.nr. På de ansatte opprettes det ei mappe på hver enkelt. Det er disse mappene som ligger under behandling. Disse kommer på restanseliste, men er grei å se for navnet på personen står på mappa. Avdelingen får ikke utnyttet restanselistene i Forum Winsak når mappene over ansatte vises i restanselisten. Kultur- og opplæringskontoret (KO) Det er opplyst at merkantilt ansatt kjører ut 2 restanselister for henholdsvis skole og kultur. Denne blir levert til den enkelte saksbehandler som så kontrollerer om det er ubesvarte brev. Saksbehandler merker av slike saker. Merkantilt ansatt går over arkivet. Først da blir sakene avsluttet i Forum Winsak og sakene avskrives for den enkelte saksbehandler. Restanselisten er det ryddet i slik at den skal være reell. Feilregistrering ved innregistrering kan allikevel føre til at det står saker på restanselista som ikke skal stå der. Dette kan eksempelvis være saker som ikke krever svar eller behandling. Revisor har innhentet adskilte restanselister. På kulturområdet er den eldste restansen i fra januar 2005 og restanselista omfatter 6 saker. På skoleområdet er den eldste restansen i fra februar og lista omfatter 19 saker. Det er opplyst at flere av sakene på lista trolig er ferdigbehandlet men at saksbehandler ikke har rukket å sett igjennom siste restanseliste. Landbruk-næring og teknikk (LNT) Det er opplyst at saksbehandler skal avskrive saken når den er ferdig men dette gjøres sjelden. Ved kjøring av restanselistene i Forum Winsak står både teknisk og landbruk med urealistiske restanselister. Dette skyldes at saksbehandlerne og kontorstøttegruppen ikke hadde nok kunnskap om FW da dette ble innført slik at gamle saker ikke er avskrevet. Sakene er imidlertid avsluttet. Merkantil bruker å gå igjennom restanselistene og rydder opp. Merkantilt ansatte kjører ofte ut restanselistene. Listene leveres til saksbehandlerne som påfører om sakene kan avskrives, eventuelt at de avskriver selv. Det opplyses at LNT er à jour på saker i byggesak og fradeling. Revisor har for LNT innhentet utskrift fra restanseliste for perioden 1997 til august Utskriften omfatter 39 sider. I den samme perioden omfatter restanselista for LNF 10 sider. Sosialavdelingen Det er opplyst at sosialleder godkjenner og leser sakene etter barnevern og sosialtjenesteloven, samt setter sakene som avgjort i systemet (økonomiske saker). Bare leder kan gjøre dette pga utbetalingen. Saksbehandler som benytter Forum Winsak avslutter saken i systemet ved at mappen avsluttes og brev til parten utsendes. Revisjon Midt-Norge IKS Side 14 av 14

15 Det er ikke system i Forum Winsak for å følge opp saker. Saksbehandler som revisor har intervjuet opplyser å ha eget system i hodet mht oppfølging. Forfallsliste benyttes ikke. Det er ikke mye støy på telefonen mht overskridelse av saksbehandlingstid. I forhold til restanselister hadde merkantilt ansatt en runde med opprydding i Forum Winsak våren Restanselisten er ikke reell for saksbehandler som har ansvaret for saker nevnt ovenfor. Saker som en tidligere hadde ansvaret for er overflyttet til Gerica. Disse saker burde vært avsluttet i Forum Winsak. Det ble ved innføringen av Forum Winsak gitt for dårlig/lite opplæring. Dette medfører at saker fremdeles står som ikke avsluttet. Fagprogrammet Familia har eget system for rapportoppfølging. Oppfølging av saker ivaretas gjennom dette. Fagprogrammet Humanus har ikke rapportoppfølging. Det er opp til saksbehandler på saken å følge opp sine saker. Det er gjennomgang av sakene på kontormøtet hver mandag. Revisor har innhentet restanseliste for avdelingen som går fra 1997 og frem til august Utskriften omfatter hele 14 sider av saker. Disse kommer på restanselisten når de ikke er avskrevet i Forum Winsak. Helsesenteret Revisor har ikke innhentet restanseliste for helsesenteret da de ikke benytter Forum Winsak i saksbehandlingen Revisors vurdering Som det er vist i revisjonskriteriene stiller forvaltningsloven krav til saksbehandlingstid. Ny foreløpig melding må sendes ut der forvaltningen ser at tidligere oppgitt saksbehandlingstid ikke kan overholdes. Restanselister kan være et hjelpemiddel for saksbehandleren for å sende ut forsinkelsesmelding. Revisor kan i hovedsak ikke nyttigjøre seg av restanselistene som er utskrevet på flere områder i Forum Winsak. Ved oppstart av prosjektet var det intensjon å måle saksbehandlingstid ut fra restanselisten. Det er flere årsaker til at restanselisten ikke er reell. Det er vist til omorganisering og manglende kunnskap som årsaker. Innen Kultur- og opplæringskontoret er restanselisten imidlertid reell. Fagprogrammet Familia har eget system for rapportoppfølging. Oppfølging av saker ivaretas gjennom dette. Fagprogrammet Humanus har ikke rapportoppfølging. Det er opp til saksbehandler på saken å følge opp sine saker. Det er gjennomgang av sakene på kontormøtet hver mandag. Som det påpekes fra flere hold så vil forholdene i Forum Winsak bedres gjennom det nye saksbehandlingssystemet, men det kreves en bevisstgjøring og opplæring av ansatte i dette systemet. 5 REVISORS KONKLUSJON Denne undersøkelsen er en kartlegging av hvordan utvalgte områder innen kommunens 3 sektorer samt rådmannens stab håndterer dokumenter og saksbehandling. I dette ligger også at revisor har sett på arkivering og praktisering av arkivloven. Revisor har gjennom rapportens funn påvist positive forhold ved dokumenthåndteringen og saksbehandlingen samt områder hvor det er forbedringspotensiale. Revisor vil her trekke fram tre forhold som kan forbedres: Det ene er en oppdatert arkivplan, det andre er forvalt- Revisjon Midt-Norge IKS Side 15 av 15

16 ningens bruk av foreløpig svar/og eventuelt forsinkelsesmelding, og det tredje er at restanselistene inneholder restanser som burde vært avskrevet. Kommunens ledelse er oppmerksom på svakhetene i dokumenthåndteringen og i forbindelse med overgang til oppgradert saksbehandlingssystem og prosjektarbeid med målsetting å utarbeide arkivplan samt etablere sentralt elektronisk arkiv fra og med , vil områdene i dokumenthåndteringen bli ivaretatt. Det er imidlertid nødvendig med tilstrekkelig opplæring. De forbedringspotensialer som undersøkelsen har påvist bør hensyntas i prosjektarbeidet. Når det gjelder saksbehandlingsregler/bruken av foreløpig svar og/eller forsinkelsesmelding bør kommunens ansatte i enkelte sektorer forbedre sine rutiner på dette området. 6 KILDER Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10. februar 1967 Lov om offentlighet i forvaltningen (offentlighetsloven) av 19. juni nr Lov om arkiv av 04. desember 1992 (arkivloven) Forskrift om offentlige arkiv av 11. desember 1998 nr Sør-Trøndelag fylkeskommune, fylkesrevisjonen forvaltningsrevisjonsrapport. Dokumenthåndtering og saksbehandling i STFK. Revisjon Midt-Norge IKS Side 16 av 16

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for

Detaljer

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner

Detaljer

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler

Detaljer

El-tilsyns. tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven. DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008

El-tilsyns. tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven. DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008 El-tilsyns tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008 Cecilie Magnussen Enhet for elektriske produkter Et trygt og robust samfunn der alle tar ansvar

Detaljer

1. SAMMENDRAG 2 2. INNLEDNING 3 3. FORMÅL 3 4. FAKTADEL 3 5. REVISORS VURDERING 5 6. REVISORS KONKLUSJONER 7 7. REVISORS ANBEFALINGER 8 8.

1. SAMMENDRAG 2 2. INNLEDNING 3 3. FORMÅL 3 4. FAKTADEL 3 5. REVISORS VURDERING 5 6. REVISORS KONKLUSJONER 7 7. REVISORS ANBEFALINGER 8 8. Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG 2 1.1 MÅLSETTING FOR PROSJEKTET 2 1.2 REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER 2 1.3 REVISORS ANBEFALINGER 2 2. INNLEDNING 3 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET 3 2.2 HJEMMEL

Detaljer

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare

Detaljer

Dokumenthåndtering og saksbehandling

Dokumenthåndtering og saksbehandling Dokumenthåndtering og saksbehandling Skaun kommune Oktober 2006 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Skaun kommunes kontrollutvalg i perioden juniseptember 2006. Undersøkelsen

Detaljer

Saksbehandling og opplæring. Namsskogan kommune

Saksbehandling og opplæring. Namsskogan kommune Saksbehandling og opplæring Namsskogan kommune Forvaltningsrevisjon nr 1740-1/2011 Forvaltningsrevisjonsrapporter fra KomRev Trøndelag IKS i 2011 Omstillingsmidler forvaltning og bruk Steinkjerbygg AS.

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

Overholdelse av forvaltningslovens 11 a om foreløpig svar

Overholdelse av forvaltningslovens 11 a om foreløpig svar Innlandet Revisjon IKS Rapport nr 2-2008 Revisjonsrapport fra prosjekt Overholdelse av forvaltningslovens 11 a om foreløpig svar Journalføring og kvalitetssikring For kontrollutvalget i Gjøvik kommune

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

REVISJONSRAPPORT: SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS

REVISJONSRAPPORT: SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS Arkivsaksnr.: 12/2366-2 Arkivnr.: Saksbehandler: Rådgiver politikk og samfunn, Anne Grønvold REVISJONSRAPPORT: SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS Hjemmel: Kommuneloven Kontrollutvalgets

Detaljer

Håndtering av innsynsbegjæringer

Håndtering av innsynsbegjæringer Håndtering av innsynsbegjæringer Kommunearkivkonferansen 03.05.2016 v/ Solveig A Torp Arkivleder /jurist Forsvarets arkivtjeneste 04.05.2016 1 «Et troverdig dokumentert Forsvar» Offentlig organ må utøve

Detaljer

Fylkesmannen i Østfold

Fylkesmannen i Østfold Fylkesmannen i Østfold Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester ved NAV Halden Virksomhetens adresse: Storgata 8, 1771 Halden Tidsrom for tilsynet: 23.6.14 18.9.14 Kontaktperson i virksomheten: Ullriche

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I GRONG KOMMUNE

REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I GRONG KOMMUNE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I GRONG KOMMUNE «Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner», fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15.06.2004 med hjemmel i lov av 25.9.92 nr. 107

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJON REGELETTERLEVELSE. Arkiv- og journalarbeidet, dokumentinnsyn og saksbehandling. FLATANGER KOMMUNE

FORVALTNINGSREVISJON REGELETTERLEVELSE. Arkiv- og journalarbeidet, dokumentinnsyn og saksbehandling. FLATANGER KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJON REGELETTERLEVELSE Arkiv- og journalarbeidet, dokumentinnsyn og saksbehandling. FLATANGER KOMMUNE Juli 24.08.2015 2015 FORORD KomRev Trøndelag IKS har gjennomført denne forvaltningsrevisjonen

Detaljer

Dokumenthåndtering og saksbehandling

Dokumenthåndtering og saksbehandling Dokumenthåndtering og saksbehandling Malvik kommune November 2006 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Malvik kommunes kontrollutvalg i perioden september-november 2006. Undersøkelsen

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3.

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Hva skal registreres og arkiveres?... 5 4. Saks- og journalpostbegrepet...

Detaljer

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune Fagområde: Administrasjon Dok. type: Rutine Dok. nr.: BKDOK-2005-00432.01 Rev. dato: 24.06.02 Gyldig til: 31.12.2012 Side 1 av 5 Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune 1. Innledning

Detaljer

SAKSBEHANDLINGSRUTINER

SAKSBEHANDLINGSRUTINER FORVALTNINGSREVISJON SAKSBEHANDLINGSRUTINER NAMDALSEID KOMMUNE 2013 FORORD Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført av KomRev Trøndelag IKS på oppdrag fra kontrollutvalget i Namdalseid kommune i perioden

Detaljer

ENDELIG TILSYNSRAPPORT

ENDELIG TILSYNSRAPPORT ENDELIG TILSYNSRAPPORT Forvaltningskompetanse avgjørelser om særskilt tilrettelegging Buskerud fylkeskommune Kongsberg videregående skole 1 Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 2. Om tilsynet med Buskerud

Detaljer

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune Frokostsamling 6. juni 2008 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter Arkivterminologi Litt repetisjon

Detaljer

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. FLATANGER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 18.02.2015 Møtetid: Kl. 10.00 Møtested: Møterom II, Flatanger Rådhus De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall,

Detaljer

Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 12.06.09 Paul Stenstuen 014/09 418-1721-5.5 Kommunestyret

Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 12.06.09 Paul Stenstuen 014/09 418-1721-5.5 Kommunestyret VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAKSPROTOKOLL SAK 014/09 VERDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT FOR 2008 - fornyet behandling samt oppfølging av sak nr. 012 Orientering om brudd på kommunens finansstrategi

Detaljer

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING 1999/revidert 2007 og 2012 Innhold 1. GENERELT... 3 1.1 Generelle krav... 3 1.2 Organisering / ansvar / målsetting... 3 1.3 Rutinebeskrivelsen...

Detaljer

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet De regionale helseforetakene Alle kommunene Alle fylkeskommunene Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Forholdet mellom lovbestemt

Detaljer

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Postboks 54, 8138 Inndyr 06.06.2011 11/360 416 5.1 Medlemmer i Meløy kommunes kontrollutvalg INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 14. juni 2011 kl. 09.00 Møtested: Møterom Bolga, rådhuset, Ørnes

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Møtedato/tid: 05.03.2015 kl. 09:30 12:25 Møtested: Møtende medlemmer: Rådhuset, Formannskapssalen Guri Kosberg Høen, nestleder Ann Karin Haugen

Detaljer

AUST-AGDER FYLKESREVISJON - for demokratisk innsyn og kontroll - Spillemidler 2008 En undersøkelse om hvorvidt regelverk rundt utbetaling er fulgt.

AUST-AGDER FYLKESREVISJON - for demokratisk innsyn og kontroll - Spillemidler 2008 En undersøkelse om hvorvidt regelverk rundt utbetaling er fulgt. AUST-AGDER FYLKESREVISJON - for demokratisk innsyn og kontroll - Spillemidler 2008 En undersøkelse om hvorvidt regelverk rundt utbetaling er fulgt. Forvaltningsrevisjonsrapport oktober 2009 1. INNLEDNING

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune. Ekstraordinært møte

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune. Ekstraordinært møte Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Ekstraordinært møte Arkivsak: 11/100-3 Møtedato/tid: 21.03.2011, kl. 12:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Deltagere: Geir Rostad (leder) Eldbjørg

Detaljer

Oppdragsbrev - delegering av tilskuddsforvaltning og oppfølging av forvalter

Oppdragsbrev - delegering av tilskuddsforvaltning og oppfølging av forvalter V3.0-26.03.2014 St Olavs hospital HF 7030 TRONDHEIM Deres ref.: Vår ref.: 08/2033-130 Saksbehandler: Jon Nysted Dato: 11.04.2014 Oppdragsbrev - delegering av tilskuddsforvaltning og oppfølging av forvalter

Detaljer

JOURNALFØRING AV POST

JOURNALFØRING AV POST JOURNALFØRING AV POST OG OPPFØLGING AV HENVENDELSER Gausdal kommune Innlandet Revisjon IKS Rapport 10-2014 2015-185/RG FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet Journalføring

Detaljer

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og

Detaljer

Holtålen kommune. Dag Knudsen Paul Ådne Svendsen Liv Grete Heksem (Sak 01/12-07/12) Ole Roger Gundersen Ole Anders Holden. Varamedlem: Marit Stene

Holtålen kommune. Dag Knudsen Paul Ådne Svendsen Liv Grete Heksem (Sak 01/12-07/12) Ole Roger Gundersen Ole Anders Holden. Varamedlem: Marit Stene Holtålen kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget ---------------------------------------------------------------------------------------------- Møtested: Møterom på Fjellstyrekontoret Møtedato: Torsdag

Detaljer

Reglement for kontrollutvalg

Reglement for kontrollutvalg Reglement for kontrollutvalg Kontrollutvalget forestår på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret og rapporterer til kommunestyret

Detaljer

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Torsdag 19. mai 2011 Møtetid: Kl. 10.00 Møtested: Namsos Samfunnshus, Hudiksvall De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall,

Detaljer

ANSETTELSESREGLEMENT

ANSETTELSESREGLEMENT ANSETTELSESREGLEMENT DEANU GIELDA - TANA KOMMUNE VEDTATT I KOMMUNESTYRET 11.06.2015 PERSONALAVDELINGEN / DEANU GIELDA - TANA KOMMUNE 1 Formål a) Målet med enhver tilsetting er å få tilsatt den søkeren

Detaljer

Innsynsbestemmelser og taushetsplikt

Innsynsbestemmelser og taushetsplikt Innsynsbestemmelser og taushetsplikt Arkivmedarbeiderkurs 26.-27. januar 2010 June Wahl, IKA Kongsberg Lovverk Offentleglova Forvaltningsloven Personopplysningsloven Helsepersonelloven og pasientrettighetsloven

Detaljer

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Fylkesmannen i Oslo og Akershus Fylkesmannen i Oslo og Akershus Rapport fra oppfølgingstilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen - økonomisk sosialhjelp ved Vestby kommune Virksomhetens adresse: Postboks 144, 1540

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Besvar eller avskriv brev/notat Versjon/dato for revisjon: 01.10.2014

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Besvar eller avskriv brev/notat Versjon/dato for revisjon: 01.10.2014 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Besvar eller avskriv brev/notat Versjon/dato for revisjon: 01.10.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 01.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret

Detaljer

Saker til behandling i kontrollutvalgets møte. torsdag 03. mai 2007 kl 16.30. Møtet holdes i Kontrollutvalgets sekretariat Fr. Selmers vei 2.

Saker til behandling i kontrollutvalgets møte. torsdag 03. mai 2007 kl 16.30. Møtet holdes i Kontrollutvalgets sekretariat Fr. Selmers vei 2. Saker til behandling i kontrollutvalgets møte torsdag 03. mai 2007 kl 16.30 Møtet holdes i Kontrollutvalgets sekretariat Fr. Selmers vei 2 Kart I Sak Side 49/07 Rapport 6/2007 Økonomisk forvaltning av

Detaljer

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING

Detaljer

Møteinnkalling ORKDAL KOMMUNE

Møteinnkalling ORKDAL KOMMUNE ORKDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Orkdal kommune Møtedato/tid : Torsdag 8. februar 2007 kl 13.00. Møtested/lokaler : Formannskapssalen Deltagere fra KU : Karen Unni

Detaljer

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:

Detaljer

Stillinger: 3 Saksbehandling av søknad- tilsetting

Stillinger: 3 Saksbehandling av søknad- tilsetting 1 [Godkjent av] [Revideres av] Stillinger: 3 Saksbehandling av søknad- tilsetting Formål og omfang Sikre korrekt tilsettingsprosess ved interne og eksterne utlyste stillinger 1. Tilsettingsmyndighet Kommunestyret

Detaljer

BDO AS. Prosjektplan. Forvaltningsrevisjon Hjemmetjenesten i Sandefjord kommune. Side 0 av 7

BDO AS. Prosjektplan. Forvaltningsrevisjon Hjemmetjenesten i Sandefjord kommune. Side 0 av 7 Prosjektplan Forvaltningsrevisjon Hjemmetjenesten i Sandefjord kommune Side 0 av 7 1. Formål og avgrensning Sandefjord distriktsrevisjon har engasjert BDO AS (BDO) til å gjøre en forvaltningsrevisjon av

Detaljer

TILSETTINGSRUTINER MERÅKER KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJON N R. 1711-1 /2007. Behandlet i kontrollutvalget i sak xx/07

TILSETTINGSRUTINER MERÅKER KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJON N R. 1711-1 /2007. Behandlet i kontrollutvalget i sak xx/07 TILSETTINGSRUTINER MERÅKER KOMMUNE N R. 1711-1 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak xx/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 BAKGRUNNEN FOR PROSJEKTET... 4 2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER...

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune Korrigert 23.03.13

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune Korrigert 23.03.13 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune Korrigert 23.03.13 /tid: 14.02.2013 kl. 17:00 18:55 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Formannskapssalen, rådhuset Per Walseth,

Detaljer

GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET

GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEINNKALLING Kontrollutvalget innkalles med dette til møte: Møtedato: Onsdag 04.12.2013 Tid: Kl. 12.00 Møtested: Grimstad Rådhus, møterom Hamsun 3. etg. Eventuelt

Detaljer

Innkalling til felles kontrollutvalgsmøte i Hallingdal

Innkalling til felles kontrollutvalgsmøte i Hallingdal Innkalling til felles kontrollutvalgsmøte i Hallingdal Til kontrollutvalgene i Hallingdal Fellesmøte 2/2013 På vegne av utvalgslederne innkalles det med dette til felles kontrollutvalgsmøte i Hallingdal

Detaljer

Møteinnkalling - kontrollutvalget

Møteinnkalling - kontrollutvalget SELBU KOMMUNE Møteinnkalling - kontrollutvalget Utvalg/styre/råd Møtedato/tid Møtested/lokaler Deltagere fra KU : Møte i kontrollutvalget Selbu kommune : Mandag 30. april 2007, kl. 17.00. Merk tidspunkt!

Detaljer

Sakskostnader etter forvaltningsloven 36 behandlingen i UNE

Sakskostnader etter forvaltningsloven 36 behandlingen i UNE Rutinebeskrivelse En rutinebeskrivelse (RB) sikrer god og effektiv saksflyt ved å gi detaljerte rutiner om den konkrete fremgangsmåten ved behandlingen og avgjørelsen av UNEs saker. En RB godkjennes og

Detaljer

Praksis i IPLOS Fredrikstad kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport

Praksis i IPLOS Fredrikstad kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport Praksis i IPLOS Fredrikstad kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 23. november 2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling og avgrensing...

Detaljer

Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Foreløpig rapport forvaltningsrevisjon Saksbehandling i hjemmetjenesten og Orkdal Helsetun Orkdal kommune År 2002

Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Foreløpig rapport forvaltningsrevisjon Saksbehandling i hjemmetjenesten og Orkdal Helsetun Orkdal kommune År 2002 Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Foreløpig rapport forvaltningsrevisjon Saksbehandling i hjemmetjenesten og Orkdal Helsetun Orkdal kommune År 2002 Innholdsfortegnelse side 1 SAMMENDRAG 3 1.1 FORMÅL 3 1.2

Detaljer

Stillingsbeskrivelse for nasjonalpark-/verneområdeforvalter

Stillingsbeskrivelse for nasjonalpark-/verneområdeforvalter Stillingsbeskrivelse for nasjonalpark-/verneområdeforvalter Denne stillingsbeskrivelsen gjelder for nasjonalpark-/verneområdeforvaltere i utvalgte verneområder som forvaltes av et statlig politisk sammensatt

Detaljer

Dokumentbehandling og arkiv

Dokumentbehandling og arkiv Follo distriktsrevisjon Forvaltningsrevisjonsrapport Dokumentbehandling og arkiv Enebakk kommune 30. desember 2011 RAPPORT 5/11 FOLLO DISTRIKTSREVISJON Side 2 ENEBAKK KOMMUNE Forord Forvaltningsrevisjon

Detaljer

Deanu gielda Tana kommune REGLEMENT KONTROLLUTVALGET

Deanu gielda Tana kommune REGLEMENT KONTROLLUTVALGET Deanu gielda Tana kommune REGLEMENT KONTROLLUTVALGET REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET 1. KONTROLLUTVALGETS FORMÅL Kontrollutvalget er opprettet med hjemmel i kommunelovens 60, nr 9. Kontrollutvalget forestår

Detaljer

INNSYN I OPPLYSNINGER OM LISTA FLYPARK AS FORSVARSDEPARTEMENTET

INNSYN I OPPLYSNINGER OM LISTA FLYPARK AS FORSVARSDEPARTEMENTET Sak: 2006/1616 INNSYN I OPPLYSNINGER OM LISTA FLYPARK AS FORSVARSDEPARTEMENTET Saken gjelder innsyn i tre dokumenter knyttet til Forsvarsdepartementets gjennomgang av regnskapene til Lista Flypark AS.

Detaljer

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 - HØYLANDET KOMMUNE - 2008 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon...

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/12 MØTEBOK Møtedato: 23.01.2012 kl. 09.00 10.00 Sted: Rådhuset, kommunestyresalen

Detaljer

Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune

Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune Saksframlegg Arkivnr. 216 Saksnr. 2007/1562-5 Utvalg Utvalgssak Møtedato Kontrollutvalget Kommunestyret Saksbehandler: Eva J Bekkavik Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune Vedlegg 1 Forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

"Iverksettingog oppfølgingav politiskevedtak" Risørkommune

Iverksettingog oppfølgingav politiskevedtak Risørkommune Arendal Revisjonsdistrikt IKS Arendal-Birkenes-Froland-Gjerstad-Grimstad-Lillesand-Risør-Tvedestrand-Vegarshei-Åmli "Iverksettingog oppfølgingav politiskevedtak" Risørkommune Forvaltningsrevisjonjanuar

Detaljer

Kontrollutvalget i Unjárgga gielda/nesseby kommune

Kontrollutvalget i Unjárgga gielda/nesseby kommune Kontrollutvalget i Unjárgga gielda/nesseby kommune Kontrollutvalgan IS Kontrollutvalgets faste medlemmer Kopi: Kontrollutvalgets varamedlemmer Ordfører Rådmann Finnmark kommunerevisjon IKS MØTEINNKALLING

Detaljer

LILLESAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

LILLESAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET LILLESAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSPLAN FOR 2011 LILLESAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET FOR 2011 1. Bakgrunn Lillesand kontrollutvalg legger med dette frem en egen årsplan for

Detaljer

ANSETTELSESREGLEMENT

ANSETTELSESREGLEMENT ANSETTELSESREGLEMENT GENERELT Målet med reglementet er å få ansatt den søkeren som totalt sett er best kvalifisert for stillingen og sikre en god og ensartet håndtering av alle ansettelser. Det vises til

Detaljer

MØTEINNKALLING. Utval for tekniske saker og næring

MØTEINNKALLING. Utval for tekniske saker og næring HÅ KOMMUNE Møtestad: Hå rådhus Møtedato: 18.01.2005 Tid: Kl. 09.00 MØTEINNKALLING Utval for tekniske saker og næring Eventuelt forfall må meldast til telefon 51793114/51793012. Vararepresentantar får eiga

Detaljer

1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 9.mars 2010 Møtetid: Kl. 10.00 Møtested: Røyrvik kommune, Akvariet De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall,

Detaljer

Styreinstruks for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS vedtatt av styret 26.8.2009

Styreinstruks for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS vedtatt av styret 26.8.2009 2009/78-033 26.08.2009 Styreinstruks for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS vedtatt av styret 26.8.2009 1. FORMÅL Formålet med denne styreinstruks er å gi regler om arbeidsform og saksbehandling for

Detaljer

Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalget i Levanger 240406 Åse Brenden 010/06

Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalget i Levanger 240406 Åse Brenden 010/06 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 010/06 LEVANGER KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2005 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalget i Levanger 240406 Åse Brenden 010/06 Det ble lagt

Detaljer

LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING. Dato: Mandag 11. mai 2009 Tid: Kl 13.30 (Annet tidspunkt enn før!) Sted: Kommunestyresalen

LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING. Dato: Mandag 11. mai 2009 Tid: Kl 13.30 (Annet tidspunkt enn før!) Sted: Kommunestyresalen LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Mandag 11. mai 2009 Tid: Kl 13.30 (Annet tidspunkt enn før!) Sted: Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Møtedato/tid: 03.12.2012 kl. 10:00 13:40 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Rådhuset, kommunestyresalen Oddvar M. Lian, leder

Detaljer

NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING. DATO: 12. mars 2013 TID: Kl. 09.00 STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen

NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING. DATO: 12. mars 2013 TID: Kl. 09.00 STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 12. mars 2013 TID: Kl. 09.00 STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall,

Detaljer

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEUTSKRIFT

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEUTSKRIFT HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02 /2012 21. mars 2012 Arkivkode 4/1 02 Journalnr. 2012/12024-8 MØTEUTSKRIFT Til stede: Kontrollutvalget: Jon Erik Hansen, leder Solbjørg Olsen, nestleder Anne

Detaljer

1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 27. januar 2009 Møtetid: Kl. 11.00 ( Merk tiden! ) Møtested: Røyrvik kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet.

Detaljer

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012.

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. 09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. - 1 - Innledning. Hemne kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og media. Åpenhet

Detaljer

GRIMSTAD KOMMUNE ÅRSPLAN FOR 2014 KONTROLLUTVALGET GRIMSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

GRIMSTAD KOMMUNE ÅRSPLAN FOR 2014 KONTROLLUTVALGET GRIMSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET GRIMSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSPLAN FOR 2014 GRIMSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET FOR 2014 1. Bakgrunn Grimstad kontrollutvalg legger med dette frem en egen årsplan for

Detaljer

LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Mandag 14. februar 2011 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, møterom 1065

LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Mandag 14. februar 2011 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, møterom 1065 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Mandag 14. februar 2011 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, møterom 1065 Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall,

Detaljer

Kontrollutvalget i Karasjok kommune Kárášjoga gielda dárkkistanlávdegoddi. Møte nr. 2/2015 19 Mai 2015 MØTEUTSKRIFT

Kontrollutvalget i Karasjok kommune Kárášjoga gielda dárkkistanlávdegoddi. Møte nr. 2/2015 19 Mai 2015 MØTEUTSKRIFT Kontrollutvalget i Karasjok kommune Kárášjoga gielda dárkkistanlávdegoddi Møte nr. 2/2015 19 Mai 2015 Arkivkode 4/1 04 Journalnr. 2015/14041-1 MØTEUTSKRIFT Til stede: Kontrollutvalget: Andre: Forfall:

Detaljer

MANUAL FOR FULLFØRT SAKSBEHANDLING HEMNE KOMMUNE

MANUAL FOR FULLFØRT SAKSBEHANDLING HEMNE KOMMUNE 10/397-10 057 MANUAL FOR FULLFØRT SAKSBEHANDLING HEMNE KOMMUNE Definisjon: Fullført saksbehandling på ett nivå innebærer at saken er fullstendig belyst før behandlingen i det første politiske organ. Saksfremlegg

Detaljer

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Postboks 54, 8138 Inndyr 21.03.2012 12/158 416 5.1 Medlemmer i Meløy kommunes kontrollutvalg INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Onsdag 28. mars 2012 kl. 09.00 Møtested: Møterom Bolga, 2. etg, rådhuset,

Detaljer

(Kriminelle forhold må klager anmelde til politiet. Bare domstolene kan ilegge erstatninger.)

(Kriminelle forhold må klager anmelde til politiet. Bare domstolene kan ilegge erstatninger.) NGFs behandling av klager 1. Generelt 1.1 Hvordan klage Dersom en klient av en gestaltterapeut som er medlem av NGF mener gestaltterapeuten har brutt NGFs etiske prinsipper eller vedtekter, kan klienten

Detaljer

: Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor

: Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor FRØYA KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato/tid : Torsdag 19. oktober 2006 kl 09.00 Møtested/lokaler : Kommunehuset på Sistranda Kommunestyresalen.

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

Møteinnkalling KLÆBU KOMMUNE. Sakliste:

Møteinnkalling KLÆBU KOMMUNE. Sakliste: Møteinnkalling KLÆBU KOMMUNE Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Klæbu kommune Møtedato/tid : Tirsdag 13. juni 2006 kl 16.00 Møtested/lokaler : Klæbu rådhus, møterom 241 Deltagere : Jomar Aftret,

Detaljer

SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE

SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE Styre/råd/utvalg: Formannskapet Møtested: Herredshuset Møtedato: 16.03.2010 Tid: 17.00 Saker til behandling: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 10/28 09/855 SAKSPROTOKOLL: FRØVOLLSETEROMRÅDET-

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

K O N T R O L L U T V A L G E T I V E S T B Y K O M M U N E

K O N T R O L L U T V A L G E T I V E S T B Y K O M M U N E Til medlemmene av kontrollutvalget Jnr. 42/09 M Ø T E I N N K A L L I N G Tid: 4. mars 2009 kl 18:00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen NB! Møtet holdes for åpne dører. Publikum bes ta kontakt på tlf. 92

Detaljer

1. FORMÅL Formålet med denne styreinstruks er å gi regler om arbeidsform og saksbehandling for styret i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (IKA).

1. FORMÅL Formålet med denne styreinstruks er å gi regler om arbeidsform og saksbehandling for styret i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (IKA). Instruks for styret til Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS 1. FORMÅL Formålet med denne styreinstruks er å gi regler om arbeidsform og saksbehandling for styret i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (IKA).

Detaljer

Nes kommune Møteprotokoll Kontrollutvalget

Nes kommune Møteprotokoll Kontrollutvalget Møtetid: Mandag 11.november kl.09.00-11.30 Møtested: Møterom teknisk, 2.etg i kommunehuset på Nes Behandlet saker: 15/2013 18/2013 Innkalling til: Funksjon: Navn: Forfall: Møtt for: Leder Eli Jorde Tilghman

Detaljer

Råd og veiledningsplikten innebærer at NAV kontoret må ha en telefontjeneste som er tilgjengelig for tjenestemottakere som trenger kontakt.

Råd og veiledningsplikten innebærer at NAV kontoret må ha en telefontjeneste som er tilgjengelig for tjenestemottakere som trenger kontakt. NAV kontorene i Aust-Agder sin tilgjengelighet på telefon En undersøkelse av tilgjengelighet i praksis Sammendrag: Fylkesmannen i Aust-Agder får flere henvendelser fra brukere som opplyser at de ikke oppnår

Detaljer

PROTOKOLL FRA MØTET 24.05.2012 KONTROLLUTVALGET I NESNA KOMMUNE

PROTOKOLL FRA MØTET 24.05.2012 KONTROLLUTVALGET I NESNA KOMMUNE Side 1 av 8 Tid: 24.05.2012 KL 0900 1430. Sted: Nesna rådhus, kommunestyresalen Tilstede: Einar Gullesen (leder) Gunnhild Forsland (nestleder) Gretha Bye (medlem) Øyvind Fagervik (medlem) Myrtle Visnes

Detaljer

Interne rutinebeskrivelser - Forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper ved NTNU

Interne rutinebeskrivelser - Forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper ved NTNU Interne rutinebeskrivelser - Forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper ved NTNU 1. Reglement og retningslinjer NTNUs interne rutinebeskrivelser for forvaltning av statens eierinteresser i

Detaljer

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen

Detaljer

VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget

VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Fredag 6. februar 2009 Tid: Kl 09:00 Sted: Møterom 3. Etg. Herredshuset MERK TID OG STED! De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015

Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015 Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015 Hvaler kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat Innhold: 1. Innledning... 2 2. Om den overordnede analysen... 3 2.1 Kravene i forskriften ( 10)... 3 2.2 Informasjonsgrunnlag

Detaljer

MØTEINNKALLING. Kontrollutvalget har møte i Rådmannskontorets møterom. 29.01.2008 kl 19.00

MØTEINNKALLING. Kontrollutvalget har møte i Rådmannskontorets møterom. 29.01.2008 kl 19.00 ÅS KOMMUNE MØTEINNKALLING Kontrollutvalget har møte i Rådmannskontorets møterom 29.01.2008 kl 19.00 Møtet er lukket for publikum i alle saker Saksliste: 1/08 08/189 ORIENTERING OM FINANSFORVALTNINGEN I

Detaljer