HÅNDBOK FOR KIRKENES IDRETTSFORENING

Transkript

1 HÅNDBOK FOR KIRKENES IDRETTSFORENING Stiftet 8.februar 1908

2 2 INNHOLD SIDE Endringer av bestemmelser 3 KIFs lover 4 Mal for årsberetninger 12 Valgkomité 13 Vedtekter for æresmedlemskomité 14 Retningslinjer for hovedstyret og gruppestyrene 15 Arbeidsrutiner for foreningen 17 Arbeidsrutiner for gruppene 18 Kontingent 19 Retningslinjer for husstyret 20 Retningslinjer for KIF-huset 21 Instruks utleie klubbrommet 22 Leie av klubbrommet 23 Retningslinjer for barneidrett 24 Retningslinjer for foreldrekontakt og trener aldersbestemte lag 27 Retningslinjer for reiser med aldersbestemte lag 28 Retningslinjer for dugnader 29 Rutiner ved konflikter 30 Rutiner for treningssøknader 31 Retningslinjer fordeling av Bingo-Kulturmidler-aktivitetsmidler 32 Opplegg for Bingo 33 Retningslinjer for KIFs internett hjemmesider 34 Forsikringer i KIF bud for god sportsånd 37 KIF-sangen 38 REVIDERT:

3 3 ENDRING AV BESTEMMELSER LOVENE FRA OVERORDNET MYNDIGHET OG LOVER VEDTATT AV KIF LIGGER FAST INNTIL DE BLIR FORANDRET AV DE SAMME MYNDIGHETER. VEDTEKTER OG RETNINGSLINJER VIL TIL ENHVER TID VÆRE FORANDERLIG UT FRA KLUBBENS UTVIKLING OG MEDLEMMENES ØNSKE. FORANDRING AV DISSE SKJER ETTER SKRIFTLIGE FORSLAG FRA MEDLEMMENE GJENNOM ORGANISASJONEN FREM TIL ÅRSMØTEVEDTAK. 3

4 4 Generelt om basis-lovnormen: Idrettslag skal ha lover som er i samsvar med lovnorm vedtatt av Idrettsstyret. Det enkelte idrettslags lov skal være godkjent av Idrettsstyret, jf. NIFs lov 10-5 og NIFs lov og basis-lovnormen skal legges til grunn i alt lovarbeid i idrettslagene. I tilfelle lag som er medlem av NIF har lovbestemmelser som er i motstrid med NIFs lov, vil lagets lov være tilsvarende ugyldig. Dette er en ufravikelig basis-lovnorm som inneholder minimum av hva alle idrettslag må ha i sin lov. Ved endring av loven kan idrettslagene legge til det de ønsker og som anses nødvendig for idrettslaget, så lenge tilleggene ikke strider mot NIFs lov og bestemmelser, eller mot denne basis-lovnormen. Spesielt vil dette gjelde regler om den interne organisering av idrettslaget i grupper og avdelinger, og om disse skal være representert i hovedstyret, jfr. lovnormens 12 pkt. 9 og 16. Nye idrettslag må ved innmelding i NIF bruke lovnormen som sin lov, men kan etter at laget er tatt opp i NIF å endre loven, jf. NIFs lov 1-6 (merk at også disse endringene skal godkjennes av NIF) BASIS-LOVNORM FOR IDRETTSLAG (BOKMÅL) (Vedtatt av Idrettsstyret ) Lov for Kirkenes Idrettsforening, stiftet 2.februar Vedtatt den med senere endringer senest av. Godkjent av Idrettsstyret den 8.mai Formål Idrettslagets formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) 1. Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. KIF har også som formål å drive allsidig barneidrett i henhold til bestemmelsene. 2 Organisasjon Idrettslaget er medlem av NIF gjennom Finnmark idrettskrets. Idrettslaget er medlem av de(t) særforbund som lagets årsmøte bestemmer. Idrettslaget hører hjemme i Sør-Varanger kommune, og er medlem av Sør-Varanger idrettsråd 2. 1 Navnet trer i kraft fra Idrettslag kan bare være medlem av ett idrettsråd. Hvis et idrettslags naturlige område strekker seg over mer enn en kommune, avgjør lagets årsmøte ved lovvedtak hvilket idrettsråd det tilhører. 4

5 5 Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer 3. Reglene i NIFs lov kapittel 1, 2, 10 11, 12, 13 og 14 gjelder idrettslaget uavhengig av hva som måtte stå i idrettslagets egen lov. 3 Medlemmer Alle som aksepterer idrettslagets og overordnede idrettsmyndigheters lover og bestemmelser kan bli tatt opp som medlem 4. Forøvrig plikter ethvert medlem å overholde NIFs, dets organisasjonsledds, samt idrettslagets lover og bestemmelser. En søker kan ikke tas opp som medlem uten at økonomiske forpliktelser til andre organisasjonsledd i NIF er gjort opp. Medlemskap i laget er først gyldig og regnes fra den dag første kontingent er betalt. Alle idrettslag plikter å føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med retningslinjer gitt av Idrettsstyret 5. 4 Medlemskontingent og avgifter Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet og betales forskuddsvis. Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltakelse i lagets aktivitetstilbud. 5 Stemmerett og valgbarhet For å ha stemmerett må man være fylt 15 år, og hatt gyldig medlemskap i minst 1 måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene, jf. NIFs lov 2-5. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt, jf. NIFs lov 2-9. Alle medlemmer som har stemmerett er valgbare til tillitsverv i laget, og som representant til ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. Tillitsvalgt kan imidlertid ikke samtidig være arbeidstaker i laget. Spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i laget kan derimot velges som representant til ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. Medlemmer som skylder kontingent har ikke stemmerett, er ikke valgbar og kan ikke være representant til ting eller møte i overordnet organisasjonsledd. Medlem som skylder kontingent for mer enn ett år, kan av styret strykes som medlem i idrettslaget 6. Hvis medlemmet, ved forfall skylder 2 års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved 3 Personlige medlemmer betyr at idrettslaget ikke har anledning til å operere med andre typer medlemskap, som for eksempel familiemedlemskap og firmamedlemskap. Enten er man personlig medlem eller så er man ikke medlem. At det innføres familiekontingent er å anse som en rabattordning, og har ikke noe med selve medlemskapet å gjøre. 4 Når det står «kan bli tatt opp som medlem» innebærer dette at ingen har krav på å bli medlem. Lovutvalget har uttalt at på bakgrunn av bestemmelsens tilblivelse, har et idrettslag rett til å avslå en opptakssøknad i helt spesielle tilfeller. I tilfelle tvist avgjør idrettskretsen om søkeren kan tas opp. Kretsens avgjørelse kan påklages for Idrettsstyret innen 14 dager etter at rekommandert melding er sendt berørte parter. 5 Bestemmelsen trer først i kraft når Idrettsstyret bestemmer det. 5

6 strykning fra idrettslagets side. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. 6 6 Tillitsvalgtes godtgjørelse For refusjon av utgifter og godtgjørelse til idrettslagets tillitsvalgte gjelder: Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter, inkludert tapt arbeidsfortjeneste, som påføres vedkommende i utførelsen av vervet. Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjøring for sitt arbeid. Utgifter til tapt arbeidsfortjeneste og til godtgjøring skal fremgå av budsjett og regnskap. 7 Kjønnsfordeling Ved valg/oppnevning av representanter til årsmøte/ting, samt medlemmer til styre, råd og utvalg mv. i NIF og NIFs organisasjonsledd skal det velges kandidater/representanter fra begge kjønn. Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at det skal være minst to representanter fra hvert kjønn i styre, råd og utvalg mv. med mer enn 3 medlemmer. I styre, råd og utvalg mv. som består av 2 eller 3 medlemmer skal begge kjønn være representert. Varamedlemmer teller ikke med ved beregningen av kjønnsfordelingen. Idrettsstyret 7 kan når det foreligger særlige forhold gjøre unntak fra denne bestemmelsen. 8 Inhabilitet 8 Tillitsvalgte, oppnevnte representanter og ansatte er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse: a) når vedkommende selv er part i saken b) når vedkommende er i slekt eller svogerskap med en part i oppstigende eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken c) når vedkommende er gift med eller er forlovet eller samboer med en part d) når vedkommende er leder for eller har ledende stilling i eller er medlem av styret i et selskap som er part i saken Likeså er tillitsvalgte, oppnevnte representanter og ansatte inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet, blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende selv eller noen som vedkommende har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av noen part. Inhabilitetsspørsmålet avgjøres av det aktuelle organ 9. 6 Skyldig kontingent må forstås å være manglende innbetaling i forhold til den betalingsfrist som styret har satt ved utsending av kontingentkrav. Skyldig kontingent for mer enn ett år må forstås slik at det kan foretas strykning etter ordinært årsmøte og når det er vedtatt kontingent for nytt driftsår. Lagene oppfordres til å innarbeide gode rutiner i forhold til strykning 7 Myndighet er delegert, jf. Delegasjonsreglement. 8 Teksten i denne kan erstattes med: «For inhabilitet gjelder NIFs lov 2-7.» 9 Inhabilitetsreglene gjelder ikke på årsmøtet. 6

7 7 Inhabilitetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at den tillitsvalgte eller ansattes tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke vedkommendes standpunkt og at idrettslige interesser ikke tilsier at vedkommende bør vike sete. Er en overordnet inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av direkte underordnet i samme organisasjonsledd. Med part menes i denne bestemmelsen tillitsvalgte, oppnevnte representanter og ansatte som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. 9 Straffesaker For alle straffesaker gjelder NIFs lov kapittel 11 og 12 (NIFs straffebestemmelser). 10 Årsmøtet Idrettslagets øverste organ er årsmøtet som holdes hvert år i februar måned. Årsmøtet innkalles av styret med minst en måneds varsel 10, direkte til medlemmene og/eller ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag må være tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet. Alle idrettslagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede, eventuelt vedta at årsmøtet kun er åpent for medlemmer. Lovlig innkalt årsmøte er vedtaksført dersom det møter et antall medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav om minimumsdeltakelse. På årsmøtet kan ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppført på utsendt/kunngjort sakliste. Andre saker kan behandles når 2/3 av de stemmeberettigede på årsmøtet vedtar det, ved godkjenning av saklisten. 11 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av valgt(e) dirigent(er). Dirigenten(e) behøver ikke å være medlem av idrettslaget. 10 Minimumsfrist i forhold til NIFs lov

8 12 Årsmøtets oppgaver 8 Årsmøtet skal 11 : 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent(er), sekretær(er) 12 samt 2 representanter til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand Behandle innkomne forslag og saker. 7. Fastsette medlemskontingent. 8. Vedta idrettslagets budsjett 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan Foreta følgende valg: a) Leder og nestleder b) kasserer, sekretær, 2 styremedlemmer og 1 varamedlem. c) Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jf. 12 pkt. 9. d) 2 revisorer 15 e) Representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet. f) Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte. Leder velges for 1 år, de øvrige for 2 år. Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer til styret velges samlet. Deretter velges varamedlemmene samlet, og ved skriftlig valg avgjøres rekkefølgen i forhold til stemmetall. Valgene skjer etter bestemmelsene i NIFs lov Arbeidstaker innen et organisasjonsledd er ikke valgbar til verv i eget eller overordnede organisasjonsledd. En arbeidstaker i et allianseidrettslag eller lag organisert av allianseidrettslaget er ikke valgbar til verv i allianseidrettslag eller i lag organisert av samme allianseidrettslag. Tillitsvalgt som får relevant ansettelse i perioden plikter å fratre tillitsvervet. Idrettsstyret 16 kan gi dispensasjon. Person som selv har samarbeidsavtale med organisasjonsledd, eller er styremedlem, ansatt i ledende stilling eller er aksjonær med vesentlig innflytelse i en juridisk person som organisasjonsleddet samarbeider med, er ikke valgbar til verv innen organisasjonsleddet. Begrensningen gjelder dog ikke for styremedlem oppnevnt av organisasjonsledd. Tillitsvalgt 11 Dersom saklisten ikke fullføres, kan det innkalles til fortsettende årsmøte. Slik innkalling skjer på tilsvarende måte som for ordinært årsmøte, men eventuelt med kortere frist godkjent av årsmøtet. Fortsettende årsmøte kan bare behandle saker som var med i godkjent sakliste for årsmøtet. 12 Sekretæren(e) behøver ikke å være medlem i idrettslaget. 13 Regnskap og budsjett for idrettslag som er organisert med grupper/avdelinger, skal omfatte henholdsvis regnskapene og budsjettene for disse, og skal følge oppsettet i Idrettens kontoplan. Dette følger av at grupper/avdelinger i et idrettslag aldri kan være egne juridiske og økonomiske selvstendige enheter, da laget ellers ikke lenger ville vært ett idrettslag. Henviser for øvrig til 16 i lagets lov. 14 Organisasjonsplanen skal regulere idrettslagets interne organisering. Minimumsinnholdet i en organisasjonsplan er oversikt over tillitsvalgte i tillegg til styret og de andre lovfestede tillitsverv. 15 Idrettslag med årlig omsetning på mer enn kr ,- plikter å ha engasjert revisor, jf. NIFs lov Idrettslag som kommer inn under denne bestemmelsen må ta inn nytt punkt 10 i 12: «Engasjere statsautorisert/registrert revisor til å revidere idrettslagets regnskap.» og med tilsvarende forskyvning av neste punkt. Videre må 12 (nytt) pkt 11 litra d) endres til: «Kontrollkomité på 2 medlemmer med 2 varamedlemmer.» 16 Myndighet er delegert, jf. Delegasjonsreglement. 8

9 9 som får en slik samarbeidsavtale, styreverv, ansettelse eller eierandel i juridisk person, plikter å fratre tillitsvervet. Idrettsstyret kan gi dispensasjon. 13 Stemmegivning på årsmøtet Med mindre annet er lovfestet skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav om det. Hvis det skal være skriftlige valg, kan bare foreslåtte kandidater føres opp på stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller ikke inneholder det antall det skal stemmes over, teller ikke, og stemmene anses som ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. For å være gyldig må valg være gjennomført i henhold til NIFs lov 2-4 og 2-5. Når det ved valg skal velges flere ved en avstemming, må alle, for å anses valgt, ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av varamedlemmer. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidater, og etter denne avstemmingen anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 14 Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget innkalles av idrettslagets styre med minst 14 dagers varsel etter: a) Vedtak på årsmøte i idrettslaget. b) Vedtak i styret i idrettslaget. c) Skriftlig krav fra 1/3 av idrettslagets medlemmer. d) Krav etter vedtak i overordna organisasjonsledd: NIF eller idrettskrets. Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget skal bare behandle de saker som er angitt i vedtaket eller i kravet om innkalling av årsmøtet. Saksliste og nødvendige saksdokumenter skal følge innkallingen. 15 Idrettslagets styre Idrettslaget ledes og forpliktes av styret, som er idrettslagets høyeste myndighet 17 mellom årsmøtene. 17 Denne høyeste myndighet kan ikke, verken helt eller delvis, delegeres til andre organer/personer innen laget (det kan således ikke lovfestes at et «representantskap» eller lignende skal kunne overprøve styrets vedtak) 9

10 10 Styret skal 18 : 1. Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. 2. Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøte/ting eller av overordnet organisasjonsledd. Styret skal videre på se at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen, og har en forsvarlig økonomistyring Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse. 4. Representere idrettslaget utad. Styret skal holde møte når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 16 Grupper/avdelinger/komiteer Idrettslaget skal ha valgkomité som velges på fritt grunnlag på årsmøtet i idrettslaget, etter innstilling fra styret, og har som oppdrag å legge frem innstilling på kandidater til alle øvrige tillitsverv som skal velges på årsmøtet. Laget kan organiseres med grupper og/eller avdelinger. Lagets årsmøte bestemmer opprettelse av grupper/avdelinger, og hvordan disse skal organiseres og ledes. Dette vedtas i forbindelse med årlig behandling av idrettslagets organisasjonsplan, jf. 12 pkt. 9. For grupper/avdelingers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og grupper/avdelinger kan ikke inngå avtaler eller representere idrettslaget utad uten styrets godkjennelse Lovendring Lovendring kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte i idrettslaget etter å ha vært oppført på saklisten, og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Lovendringer må godkjennes av Idrettsstyret 21, og trer ikke i kraft før de er godkjent. Idrettsstyret kan i forbindelse med godkjenning av underliggende organisasjonsledds lover, redigere disse slik at de ikke kommer i motstrid med bestemmelsene i NIFs lov. 18 kan ikke endres. Lovendringer gjort av Idrettstinget, som har konsekvenser for idrettslaget, trer i kraft umiddelbart. 18 Dette er et minimum av hvilke oppgaver som skal tillegges styret. Det er ikke noe i veien for at det kan bestemmes at styret skal ha andre oppgaver i tillegg. 19 Se NIFs lov Dette innebærer bl.a. at det bare er idrettslagets styre (hovedstyre der laget har grupper/avdelinger med egne styrer) som kan foreta ansettelser, inngå sponsoravtaler, evt. andre avtaler som binder idrettslaget rent juridisk/økonomisk. 21 Jf. NIFs lov Myndighet er delegert, jf. Delegasjonsreglement. 10

11 11 18 Oppløsning 22 Oppløsning av idrettslaget kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. Sammenslutning med andre lag anses ikke som oppløsning av laget 23. Vedtak om sammenslutning og nødvendige lovendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om lovendring, jf. 17. I tilfelle oppløsning eller annet opphør av laget tilfaller lagets eiendeler NIF eller formål godkjent av Idrettsstyret 24. Ved konkurs anses organisasjonsleddet som oppløst og mister således sitt medlemskap i NIF. Ved konkurs gjelder reglene i konkursloven og dekningsloven. 22 Jf. NIFs lov Ved sammenslåing skal eldste stiftelsesdato og klubbnummer for dette idrettslaget benyttes. 24 Myndighet er delegert, jf. Delegasjonsreglement. 11

12 12 MAL FOR ÅRSBERETNINGER HOVEDSTYRET Saker som skal være med i hovedstyrets beretning: Æresmedlemmer Eiendeler Medlemstall Styremøter Oversikt over fremmøte Engasjement Representasjon Gaver/oppmerksomhet Regnskap Sluttord Handlingsplan/ budsjett for neste år. I årsberetningen er det viktig å gi honnør/ros til de som fortjener det, noe man også kan gjøre på årsmøtet. Det skrives egen beretning for KIF-huset, samt eget regnskap med budsjett. GRUPPENE Gruppestyrene beskriver den aktiviteten som har foregått i sesongen både sportslig og økonomisk. I året som har gått tar en med både negative og positive saker. Det bør fremkomme i årsberetningen: Hva gikk bra Hva gikk mindre bra Konklusjon Tips til neste års gruppestyre. Når det gjelder regnskap, har gruppestyrene ansvar for de enkelte lag. Lagledere/trenere skriver beretning for de enkelte lag. Her er det viktig at statistikker kommer med. For seniorlag er det viktig at antall spilte kamper kommer med i statistikken. Dette har historisk viktig betydning. Det er også viktig å få med om personer har tatt kurs/utdanning, som f.eks. trener, lagleder, aktivitetsleder osv. Ta med i beretningen dersom man ønsker å gi honnør/ros til de som fortjener det, noe man også kan gjøre på årsmøtet. Se i håndboken om gruppestyrer. Alle regnskap i KIF blir revidert av den revisor som til en hver tid er valgt. Se i håndboken årsmøtets oppgaver. 12

13 13 VALGKOMITE Det skal velges 3 personer i valgkomiteen og 1 varamann. Den velges på hvert årsmøte. Medlemmene bør representere et tverrsnitt av foreningen. Til årsmøtene skal valgkomiteen ha kandidater til følgende: Hovedstyret Leder til gruppestyrene Æresmedlemskomité Revisorer I valgkomiteens arbeid blir de som allerede sitter i hovedstyret og gruppene først forespurt om gjenvalg, slik at dette er avklart. Det betyr ikke at valgkomiteen må ta hensyn til dette, da den er helt suveren til å foreslå de kandidater de måtte ønske. Det er viktig at valgkomiteen begynner sitt arbeid i god tid før årsmøtet, minst 6 måneder. Leder til hovedstyret og leder til gruppestyrene velges for 1 år av gangen. Valg til de øvrige i hovedstyret er 2 år. Foruten leder, velger gruppestyrene selv sekretær, kasserer og 1 styremedlem. Æresmedlemskomité og revisor velges for 2 år. 13

14 14 VEDTEKTER FOR ÆRESMEDLEMSKOMITE 1. 3 av komiteens medlemmer velges for 2 år av gangen. Lederen i Kirkenes I.F. som er det fjerde medlem, velges hvert år av årsmøtet. 2. Komiteen skal behandle innkomne forslag på æresmedlemmer i Kirkenes I.F. 3. Komiteen fremmer sin innstilling for hovedstyret. Komiteens innstilling faller med en motstemme fra hovedstyret. 4. I æresmedlemskomiteen inngår: 2 æresmedlemmer av Kirkenes I.F, et kvinnelig KIF-medlem og den av årsmøtets valgte leder. 5. Hovedstyrets valgte sekretær er æresmedlemskomiteens sekretær. 6. Eldste æresmedlem er alltid æresmedlemskomiteens leder. Forutsetningen er at lederen skal bo i Sør-Varanger. 7. I den grad det er mulig, bør det sittende styret til enhver tid legge stor vekt på den innstilling æresmedlemskomiteen kommer frem til, uten at det bør låses i noe fast mønster. 8. Som æresmedlem i Kirkenes Idrettsforening kan komiteen utnevne medlemmer som har gjort en bemerkelsesverdig innsats for foreningen, dette gjelder innen administrasjon og eller på det sportslige plan. Tildeling av æresmedlemskap bør foregå ved en festlig anledning som årsfester, jubileum osv. Æresmedlemmer har fri adgang til alle KIFs arrangement. Vedtatt på årsmøte

15 15 RETNINGSLINJER FOR HOVEDSTYRET OG GRUPPESTYRENE HOVEDSTYRET 1. Lederen har den daglige ledelsen av foreningen og skal anvise alle utbetalinger. Lederen skal lede styrets forhandlinger og lagets møter, hvis ikke annet er fastsatt. Han/hun skal passe på at valg, adresseforandringer og lignende som har interesse for særkretser og forbund blir meldt. Lederen skal i samarbeid med kasserer og revisor sende inn oppgaver over foreningens medlemmer pr.1.januar til overordnede instanser. 2. Nestleder fungerer som leder under dennes fravær. 3. Sekretæren skal føre protokoll over alle styremøter, medlemsmøter og årsmøter, hvis det ikke velges egen sekretær til årsmøtet. Han/hun skal i samarbeid med foreningens leder føre korrespondanse og også ha fullt ansvar for foreningens arkiv. 4. Hovedstyret skal ved kasserer føre nødvendig kontroll med foreningens økonomi i h.h.t. gjeldende instrukser og bestemmelser, samt ha full oversikt over medlemsfortegnelsen. Foreningens likvide midler settes i bank og kan ikke disponeres uten fungerende leders og kassererens attestasjon. Underkasserere kan velges i gruppestyrer hvis det er behov for det. 5. De valgte revisorer skal gjennomgå regnskap, kontrollere kasse og bankkonti. Enhver revisjon og kassakontroll skal føres i revisjonsprotokollen med de merknader som er nødvendig. 6. Hovedstyret oppnevner etter behov nødvendige komiteer, utvalg og personer for spesialoppgaver og utarbeider instruks for disse. Gruppestyrene utnevner materialforvaltere til sine respektive grupper. 7. Hovedstyret skal iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. 8. Hovedstyret skal representere foreningen utad. 15

16 16 GRUPPESTYRER 1. Har foreningens årsmøte fattet vedtak om å opprette grupper, ledes hver gruppe av et styre på minst 4 medlemmer; leder, sekretær, kasserer og et styremedlem. Gruppens leder er medlem av foreningens styre. Ved forfall plikter et annet medlem av gruppestyret å møte. 2. Gruppestyrene er økonomisk underlagt foreningens hovedstyre, som i hvert enkelt tilfelle bestemmer hva gruppestyrene kan forplikte foreningen. Gruppestyrene kan derfor ikke inngå avtaler eller representere foreningen utad uten hovedstyrets godkjennelse. Dette innebærer bl.a. at ansettelser/oppsigelser og sponsorkontrakter skal godkjennes av hovedstyret før de er gyldige (jfr. NIFs lov 13-2). Det bør informeres til hovedstyret om representanter til særkretsting og ledermøter. 3. Gruppestyrene skal behandle alle faglige saker som gjelder gruppens idrettsgren. Det skal gjøres fremlegg overfor styret om idrettsarrangementer og hvem som skal stå som teknisk arrangør. I idrettstekniske saker, som bare vedrører gruppen, handler gruppen selvstendig. Gruppestyrene skal sørge for å få medlemmene til stevner og hvis ikke annet blir bestemt fungere som uttagningskomité og sende rapport om dette til hovedstyret. Det skal sørges for at lover, disiplin, oppførsel og lignende overholdes og plikter å rapportere skriftlig ved overtredelser til hovedstyret. Gruppestyrene legger frem årsberetninger til årsmøtene. 16

17 17 ARBEIDSRUTINER FOR FORENINGEN. 1. Gruppestyrene er underlagt hovedstyret i Kirkenes I.F. 2. Gruppestyrene er ansvarlig for all aktivitet på det sportslige plan og det økonomiske, samt ansvar for alle ledere, trenere og foreldrekontakter som er på de forskjellige lagsnivå. 3. Ledere og trenere SKAL ta opp saker med gruppestyrene som omhandler økonomi, seriespill og turneringer. 4. Ved påmeldinger til turneringer kan ingen leder eller trener melde på sitt lag direkte til arrangør. Lag som ønsker å dra på turnering SKAL til en hver tid godkjennes av gruppestyret. 5. Etter at gruppestyret har bestemt hvilke lag og turneringer man skal dra på, så SKAL gruppestyret legge dette frem for styret for endelig godkjenning, noe som også gjelder all økonomi som utgjør denne aktiviteten. 6. Viser til 15 gruppestyrer i KIF,s lover, der gruppestyrers økonomiske forpliktelser hefter hele foreningen, samt til retningslinjer for hovedstyret og gruppestyrene. Vedtatt i styremøte 11.sept

18 18 ARBEIDSRUTINER FOR GRUPPENE. For at det skal være lettere å overta som tillitsvalgt i gruppene, kan arbeidsrutiner som beskriver dette gjøre det enklere å overta. 1. På årsmøtene skal leder for gruppene i KIF velges. Resten av gruppen konstituerer seg selv med nestleder, sekretær og kasserer. 2. Til årsmøtene skal gruppene ha klart beretning, regnskap, samt budsjett for neste sesong. 3. Gruppene må sette seg inn i KIFs lover, slik at en ikke er i tvil om gruppens økonomiske ansvar, som er underlagt hovedstyret. 4. På styremøtene i KIF deltar leder for gruppene, eller den som blir bemyndiget til å møte. Lederne orienterer om drift og økonomi i styremøtene. Møtene skjer ved innkalling. 5. På det sportslige plan driver gruppene selvstendig. Her må en bl.a. passe på at frister for påmeldinger til forskjellige terminlister blir overholdt. Gruppene er ansvarlige for å organisere reiser til bestemte arrangement. 6. Er gruppene i tvil om organisering, drift eller økonomi tas dette opp med hovedstyret. 18

19 19 KONTINGENT Hovedstyret presiserer at det er viktig at alle som er medlemmer i vår forening må betale sin kontingent. Her er en presisering av medlemskap i Kirkenes IF: Medlemskap i Kirkenes I.F. er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt (lov Kirkenes IF 3). Medlemmer som står skyldig kontingent for mer enn 1 år, har ikke stemmerett eller andre rettigheter og kan av styret (hovedstyret) strykes som medlem av foreningen. Strykes et medlem, kan det ikke taes opp igjen før skriftlig søknad foreligger og skyldig kontingent er betalt (lov Kirkenes IF 5). Det må understrekes, at ingen kan delta i aktive idretter før kontingenten er betalt. Disse bestemmelser er i henhold til Kirkenes I.F. og Norges Idrettsforbunds lover. Hovedstyret i KIF ønsker å ha ordnede forhold til både aktive og passive medlemmer og ber derfor om forståelse for at vi ber alle om betale sin kontingent. KONTINGENTEN ER EN VIKTIG INNTEKT FOR HELE FORENINGEN. 19

20 20 RETNINGSLINJER FOR HUSSTYRET. 1. HUSSTYRET SKAL BESTÅ AV LEDER OG 2 MEDLEMMER 2. HUSSTYRETS LEDER ER DIREKTE UNDERLAGT LEDER I KIF 3. VED BEHOV INFORMERER/RAPPORTERER HUSSTYRET TIL HOVEDSTYRET 4. HUSSTYRET SKAL HA ANSVARET FOR FØLGENDE I KIF-HUSET: PÅSE AT KLUBBROM, LAGERROM, KONTOR OG TOALETTER BLIR RENHOLDT, HOLDT RYDDIG OG VEDLIKEHOLDT IVARETA ALT AV INVENTAR I KIF-HUSET SKAL SAMMEN MED LEIETAKERE SØRGE FOR AT LEIEKONTRAKTEN BLIR FULGT OPP FORETA VEDLIKEHOLD OG REPARASJONER, DER HUSSTYRET HAR MULIGHETER FOR DET BRUKE FAGFOLK NÅR DET ER NØDVENDIG 5. NÅR MEDLEMMENE / GRUPPENE SKAL BRUKE ELLER LÅNE UTSTYR FRA KIF-HUSET, SKAL DETTE AVKLARES MED HUSSTYRET 6. HUSSTYRET ER ANSVARLIG FOR ALL UTLEIE I KIF-HUSET 7. SØRGE FOR AT UTEAREAL BLIR IVARETATT/VEDLIKEHOLDT PÅ NØDVENDIG MÅTE. 8. GRUPPENES UTSTYR AVKLARES MED HUSSTYRET 9. HUSSTYRET ER ANSVARLIG FOR ALT INNKJØP AV VASKEMIDLER, PAPIRARTIKLER OSV. 10. HUSSTYRET ER ANSVARLIG FOR ØKONOMI/ BUDSJETT SOM GJELDER KIF-HUSET. HUSSTYRETS LEDER DISPONERER KIF-HUSETS KONTO 11. HUSSTYRET VED LEDER ER ANSVARLIG FOR Å FØLGE OPP INDEKSREGULERING FOR LEIE OG BRUK AV STRØM 20

21 21 RETNINGSLINJER FOR KIF - HUSET NØKLER. Hovedstyret har ansvaret for utlevering av nye nøkler. Nøkler som blir delt ut til tillitsvalgte må kvittere for disse i en egen bok. Dersom nøkler blir mistet, må den enkelte umiddelbart gi beskjed om dette. Husk at den som har fått utlevert nøkler, er også ansvarlige for disse. BRUK ELLER LÅN AV UTSTYR FRA KIF-HUSET. Før bruk eller lån blir iverksatt, skal gruppeledere i KIF først avklare dette med leder i husstyret. 1. Det er ikke tillatt å ta utstyr fra KIF-huset uten godkjennelse. 2. Den gruppe som ønsker å bruke eller låne utstyr fra KIF-huset, må få dette godkjent av sin gruppeleder. 3. Når dette er godkjent må den enkelte kvittere i en egen kvitteringsbok. Denne kvitteringsboken skal til en hver tid ligge i KIF-huset. 4. De enkelte gruppeledere har ansvar for det utstyr som blir tatt ut av KIF-huset. 5. Utstyr som blir ødelagt eller forsvinner må den enkelte gruppe erstatte. Det vil være til det beste for alle i KIF-familien at disse retningslinjer blir overholdt, da dette vil spare oss for unødvendige økonomiske utgifter. 21

22 22 INSTRUKS FOR UTLEIE AV KLUBBROMMET 1. FØR UTLEIE GÅR LEIER SAMMEN MED ANSVARLIG UTLEIER OG SER AT ALT ER I ORDEN. 2. ETTER BRUK SKAL KOPPER, GLASS OG ANNET SOM ER I BRUK SETTES I MASKINEN Å VASKES. 3. DET SKAL RYDDES, VASKE GULV OG AVFALL/SØPPEL SKAL BÆRES UT I SØPPELDUNKEN. 4. DERSOM SKADE SKJER PÅ INVENTAR ELLER UTSTYR MÅ LEIER BETALE DETTE. 5. NØKLER BLIR LEVERT TIL ANSVARLIG LEIER OG MÅ LEVERES TILBAKE SNAREST ETTER BRUK. UTLEIER : LEIER : 22

23 23 EKSTERN UTLEIE AV KLUBBROMMET PRISER: Pr. 17/ Leie inntil 5 timer : kr. 350,- Leie over 5 timer : kr. 500,- Leie for en helg : kr. 1200,- ( fredag søndag ) Bruk av utstyr (kopper, glass, tallerken osv.) er inkludert i prisen. Prisene ovenfor blir uforandret og gjelder til noe annet blir bestemt. Prisene bestemmes til enhver tid av styret. 23

24 RETNINGSLINJER TIL BESTEMMELSER OM BARNEIDRETT. VEDTATT PÅ IDRETTSTINGET I a) Foreningen skal tilrettelegge idrettsopplæring etter Bestemmelser om barneidrett som et samarbeid mellom lagets særidretter, evt. i samarbeid med andre idrettslag. b) Skal skolere/utdanne instruktører/trenere til idrettsopplæring. c) Skal gi barn og ungdom et meningsfylt aktivitetstilbud. 2. I idrettslag som organiserer flere idretter, skal hovedstyret ha ansvaret for Idrettsopplæringen. For førskolebarn og barn i 1.2.og 3. klasse i grunnskolen, skal idrettsopplæringen organiseres i en egen barneidrettsgruppe. Gruppestyret oppnevnes av hovedstyret og gruppestyrets leder forutsettes å være medlem av hovedstyret. DETTE ER ET FORKORTET UTDRAG AV VEDTAK GJORT PÅ IDRETTSTINGET I EN ÅPEN OG INKLUDERENDE IDRETT IDRETTENS BARNERETTIGHETER OG BESTEMMELSER OM BARNEIDRETT 1. EN ÅPEN OG INKLUDERENDE IDRETT Idrettslaget er den viktigste sosiale møteplass for barn og deres foresatte. Idrettslaget skal ha rom for alle, uansett talent og ambisjoner og skal skape gode og positive opplevelser som sikrer livslang interesse for idrett og fysisk aktivitet. EN ÅPEN OG INKLUDERENDE IDRETT er valgt som hovedutfordring for idrettspolitikken i tingperioden 2007 til Ved en slik fokusering ønsker norsk idrett å: Gi flere barn, ungdom og voksne et bedre tilbud Prioritere grupper som ikke finner seg godt nok til rette i idrettslagene Vise respekt for menneskeverdet og sikre like muligheter for vekst og utvikling Øke det frivillige engasjement og den lokale verdiskapning IDRETTENS BARNERETTIGHETER OG UTVIKLINGSPLAN FOR BARNEIDRETTEN Idrettstinget 2007 vedtok Idrettens barnerettigheter. Dette er et nytt virkemiddel for å styrke barneidretten og som understreker den rett barna har i idretten i forhold til trygghet, vennskap og trivsel, mestring, påvirkning, valgfrihet og konkurranser. I tillegg til rettighetene videreføres det en felles utviklingsplan for barneidretten for å sikre barna størst mulig variasjon og muligheter for stor bevegelseserfaring. NIF oppfordrer organisasjonsleddene til å gjennomgå rettighetene grundig og definere hva de betyr for den utøvende praksisen i hver enkel idrett og i idrettslagene. 24

25 Det er helt avgjørende at rettighetene og bestemmelsene ses i en sammenheng. Begrunnelsene for og en utdyping av bestemmelsene vil dere i stor grad finne i Idrettsrettighetene for barn IDRETTENS BARNERETTIGHETER M/UTVIKLINGSPLAN Behandlet på Idrettstinget mai Vedtatte endringer innarbeidet og godkjent av Idrettsstyret 28.august Barneidrett er idrettsaktiviteter for barn til og med det året de fyller 12 år. Idrettens barnerettigheter gjelder for alle barn, uten forskjellsbehandling og uten hensyn til barnet og dets foreldres kjønn, etnisk bakgrunn, livssyn, seksuelle orientering, vekt, fysisk utvikling og funksjonshemning. 1. TRYGGHET Barn har rett til å delta i et trygt treningsmiljø, fritt for utilbørlig press eller utnyttelse. Skader skal forebygges. Barn under 6 år skal ha med seg en voksen på aktivitetene. 2. VENNSKAP OG TRIVSEL Barn har rett til å delta i trenings og konkurranseaktiviteter der det er lagt til rette for de skal utvikle vennskap og solidaritet. Trivsel gir grobunn for læring og læring grobunn for trivsel. 3. PÅ BARNAS PREMISSER Barn har rett til å delta i trenings og konkurranseaktiviteter som er tilpasset deres alder, fysiske utvikling og modningsnivå. 4. MESTRING Barn har rett til å oppleve mestring og lære mange ulike ferdigheter. De skal også ha muligheter for variasjon, øving og samspill med andre. 5. PÅVIRKNING Barn har rett til å si sin mening og bli hørt. De skal ha mulighet til å være med på planlegging og gjennomføring av egen idrettsaktivitet sammen med trenere og foresatte. 6. FRIHET TIL Å VELGE Barn har rett til å velge hvilken idrett, eller hvor mange idretter de vil delta i og bestemmer selv hvor mye de vil trene. 7. KONKURRANSER FOR ALLE Barn har rett til å velge om de vil delta i konkurranse eller ikke og ha like muligheter til å delta. Barn som melder overgang fra en klubb innen samme idrett skal ha full rett til å delta i konkurranser for en ny klubb straks overgangen er registrert. UTVIKLINGSPLAN: Alle som driver barneidrett bør følge en felles utviklingsplan for å sikre barna størst mulig variasjon og muligheter for stor bevegelseserfaring. Innholdet i de enkelte særforbundenes utdanningsplaner og trenernes praksis bør følge denne planen: 25

26 26 OPP TIL 6 ÅRS ALDER Lek og varierte aktiviteter som skal stimulere barnas utvikling og de grunnleggende bevegelsene ÅR Gode muligheter til å utforske og øve på ulike fysiske aktiviteter eller idrettsøvelser med forskjellige bevegelsesmønstre, slik at de får bred bevegelseserfaring. Dette gir et godt grunnlag for senere bevegelseslæring. Dette kan gjøres innfor en eller flere idretter, men hver idrett har ansvaret for å gjøre tilbudet sitt variert og tilpasset barnas utviklingsnivå ÅR Varierte aktiviteter og høyt aktivitetsnivå som sikrer gode basisferdigheter. Fordypning i en eller noen få idretter kan sikre et godt teknikkgrunnlag for senere utvikling innen idrettsgrenen. BESTEMMELSER OM BARNEIDRETT 1. Med barneidrett menes idrettsaktiviteter for barn til og med året de fyller 12 år. 2. For konkurranse i barneidretten gjelder følgende: a) Barn kan delta i lokale konkurranser og idrettsarrangement fra de fyller 6 år og først og fremst i egen klubb. b) Det kan benyttes resultatlister, tabeller og rangeringer i konkurranser for barn fra det året de fyller 11 år, dersom dette er formålstjenlig. c) Barn kan delta i regionale konkurranser og idrettsarrangementer fra det året de fyller 11 år. d) Barn kan fra det året de fyller 11 år delta i åpne (*) idrettsarrangement i Norge, Norden og Nordkalotten (**). e) Barn fra nordiske land og Nordkalotten kan fra det året de fyller 11 år delta på konkurranser og i idrettsarrangementer i Norge. f) Alle barn skal få premie i et idrettsarrangement dersom premiering skjer. g) Barn til og med det året det fyller 12 år kan delta i mesterskap NM, EM og VM. h) Særidrettslag som organiserer barneidrett skal oppnevne et styremedlem ansvarlig for barneidretten (***). * Åpne idrettsarrangement: Ikke krav til kvalifisering. ** Nordkalotten omfatter Sverige, Finland og Norge. Punktet omfatter også samarbeid innenfor Barentsregionen (Russland). *** Vedtaket gjelder kun særidrettslag, men det anbefales at også fleridrettslag gjør dette. 26

27 27 RETNINGSLINJER FOR FORELDREKONTAKT OPPGAVER: Foreldrekontakt er underlagt den enkelte gruppes leder Skal være lagets kontakt mot foreldre Er leder for foreldregruppen som skal administrere ulike oppgaver som dugnad, loddsalg og skaffe penger til utstyr og turneringer Ansvarlig for å sette opp kjørelister for seriekamper, samt følge opp disse Finne en som er ansvarlig samt andre reiseledere for reiser til kamper og turneringer Organisere hjemmekamper betaling av dommer og linjemenn Arrangere avslutningsfest etter sesongen Viser for øvrig til reiser med aldersbestemte lag RETNINGSLINJER FOR TRENER ALDERSBESTEMTE LAG FOTBALL - HÅNDBALL OPPGAVER: Trener er underlagt den enkelte gruppes leder Skal ha god kontakt med foreldregruppe Trener SKAL avklare med foreldregruppe/gruppestyre som omhandler økonomi, seriespill og turneringer Trener kan ikke på egenhånd påmelde lag til serie eller turneringer uten at dette er godkjent av gruppestyret/hovedstyret Påse at spillere er spilleberettiget ( lisens, leggskinn etc.) Ha et treningsopplegg som er tilpasset det enkelte lag Trener skal følge de regler og bestemmelser som er gitt av gruppestyret Som trener for aldersbestemte lag i KIF er man også leder. Det er spesielt to viktige hovedoppgaver som er knyttet til trenerrollen: 1. TRENEREN SKAL VÆRE OPPDRAGER 2. TRENEREN SKAL UTVIKLE DE UNGES FERDIGHETER Nedenfor følger en stikkordsliste over faktorer som foreningen forventer at treneren vil etterleve: Man må like å jobbe med barn og ungdom Være positiv! Ros er bedre enn ris Oppmuntre, motivere og veilede spillere som gjør sitt beste for å lykkes Ha godt humør Få frem gleden ved å spille, avdramatisere resultatene. La alle få spille, spesielt i klassene miniputter/jenter og lillegutter/jenter. Møt presis og forberedt til trening Vær bestemt og rettferdig Være et forbilde. Treneren bør være påpasselig i forhold til røyking, snusing og alkohol knyttet til trenerrollen. Være et godt eksempel og bruke sunn fornuft, eksemplets makt er stort. En viss faglig kompetanse er ønskelig enten som spiller eller via trenerutdannelse 27

28 28 RETNINGSLINJER FOR REISER MED ALDERSBESTEMTE LAG Ved reiser med aldersbestemte lag (håndball/fotball) er det nødvendig med stor oppmerksomhet og sikkerhet, slik at Kirkenes I.F. (KIF) ikke kan klandres for ikke å ha ivaretatt et slikt ansvar. Det er derfor viktig at foreldre stiller opp ved slike reiser for å avlaste trenere som har ansvaret gjennom en hel sesong. For at det ikke skal oppstå unødvendige situasjoner eller hvilket ansvar man har ved slike reiser, skal følgende retningslinjer følges: 1. Foruten trener, bør det være 2 voksne reiseledere pr.lag. ( menn med gutter kvinner med jenter) 2. Før avreise skal det informeres skriftlig til foreldre om følgende: Reisen tur/retur Boforhold der laget skal bo Bespisning Utstyr Hvem er de ansvarlige på reisen 3. Det er viktig at det blir gitt klare beskjeder til barna om holdninger, oppførsel og disiplin. 4. På bostedet, for eks. skoler, skal reiseleder ved ankomst alltid påse i hvilken stand klasserommet er og ved avreise påse at rommet er i samme stand. Dette gjøres sammen med vaktmester eller arrangør. 5. Skader/hærverk dekkes av spiller eller dennes foresatte, som har forvoldt skaden/hærverket 6. Ved kamper er det viktig at trenere/lagledere opptrer på en respektfull måte for laget og publikum. Det er unødvendig med ufine rop og banning. VIS GOD OPPFØRSEL. 7. Dersom det oppstår situasjoner som kan ende med disiplinære forføyninger, så skal dette straks ordnes opp internt i KIF. En sak i media er helt unødvendig. 8. HUSK, DU REISER SOM REPRESENTANT FOR KIRKENES I.F. SPESIELT ANSVAR: Dersom deltagere/unger må bli igjen på innkvarteringstedet/skole p.g.a. sykdom eller annet, SKAL det alltid være en foreldre/ansvarlig tilstede. Retningslinjene er vedtatt i styremøte 23.nov

29 29 RETNINGSLINJER FOR DUGNADER. Alle dugnadsinntekter skal prinsipielt tilfalle fellesskapet, dvs. den avdeling i KIF som laget tilhører. Ved ønske om dugnad fra et særskilt lag, kan søknad om dette rettes til avdelingens styre som har fullmakt til å innvilge en slik søknad. Dugnadsinntekter som ikke er brukt i inneværende sesong, tilfaller avdelingen ved sesongens slutt. Unntaksvis, ved større arrangementer, kan inntektene øremerkes det aktuelle laget utover inneværende sesong. 29

30 30 RUTINER VED KONFLIKTER Dersom det oppstår interne konflikter ved reiser, kamper, turneringer, etc. skal følgende rutiner følges: Man forsøker å løse konflikten så snart som mulig og helst på stedet. Dersom dette IKKE er mulig - skal konflikten løses i gruppestyret som laget hører innunder. Blir saken heller ikke løst i gruppestyret, vil konflikten måtte behandles i hovedstyret. Det er VIKTIG at man holder problemene internt i foreningen og at færrest mulig mennesker blir involvert. De problemene som har oppstått skal behandles på en god og demokratisk måte. Det vil si at alle parter som er berørt av saken må få komme med sine meninger. Den det gjelder foreldre lagkamerater trener og andre som er viktig for å få en god løsning skal få sagt sitt. Det er viktig at alle voksne som er involvert viser god etikk og moral, samt er klar over at man behandler barn med forskjellig utgangspunkt og bakgrunn. I all tale må en derfor opptre med varsomhet. All irettesetting eller straff må derfor nøye overveies i samråd med flere av de som er med laget. Dette gjelder både foreldre trener lagkamerater. Den/de det gjelder må på alle måter bli hørt og få lagt frem sin sak på en grundig måte. Dersom et gruppestyre har til behandling en sak av en viss størrelse/alvorlighetsgrad bør leder i KIFs hovedstyre holdes informert om saken. Saker som blir tatt opp i styremøtene skal normalt ikke utenfor styrerommet. Spesielt sensitive og viktige saker skal holdes internt i styret. 30

31 31 RUTINER FOR TRENINGSSØKNADER Utlysning av treningstider med tidsfrister for innsending sendes Kirkenes IF: Boks 247, 9915 Kirkenes, eller mail til den som er leder i foreningen. Utlysning sendes gruppene i KIF som arbeidsoppgave om å sette opp gruppenes egne behov innen tidsfrist. Det avholdes planleggingsmøte hvor alle gruppene, samt medlem av arbeidsutvalget er tilstede. Gjerne leder i KIF. Det settes opp plan for søknad som sendes av KIF lederen innen tidsfristen. Eventuelle koordineringsmøter holdes med tildeler. Tildelte timer kommer tilbake til klubben som forslag. Forslaget behandles internt i Kif som tildeling i klubben. Planen er vanligvis forandret ut fra søknaden. Gruppene fordeler så timene seg imellom innen klubben. KIF melder tilbake til tildeler forandringer av tildelte timer. Denne planen gjelder som KIFs timer i det tildelte tidsrommet. NB: Det kan også da skje at KIF sier fra seg timer på grunn av tildelt tidspunkt, tildelt underlag eller tildelt tidsrom. NB: MERK AT TILDELING AV TIMER TIL KIF ER KIF-SAK OG IKKE FORSKJELLIGE GRUPPER I KIF SIN SAK. 31

32 32 RETNINGSLINJER FORDELING AV BINGO KULTURMIDLER AKTIVITETSMIDLER BINGO: Følgende fordeling: sum spilleomsetning - sum premier = sum spilleinntekter - sum alle utgifter = Resultat Før fordeling tilgruppene, skal hovedstyret ha 10 %, altså av resultatet. Så skal nettosummen deles på antall ganger man har fått tildelt (f.eks. 15 ). Det som blir igjen fordeles mellom gruppene ut fra antall ganger man har arrangert Bingo. Eks. nettosum kr ,- : 15 = 4000,-. Ansvar 4 kvelder x 4000,- = ,-. KULTURMIDLER: Kulturmidler fordeles med 20 % til hovedstyret og 10 % til kurs og utdanning etter søknad. Resten fordeles ut fra årets aktivitet. Vedtatt i styremøte 15/1-06 AKTIVITETSMIDLER: Aktivitetsmidler fordeles ut fra årets aktiviteter for aldersbestemte lag. O-gruppa skal ha en del av disse midler. Vedtatt i styremøte 15/1-06 Kulturmidler og lokale aktivitetsmidler (LAM) behandles i Sør-Varanger Idrettsråd, hvor det blir gitt en innstilling. Her må en følge med søknadsfrister. 32

33 33 OPPLEGG FOR BINGO NÅR KIF FÅR TILDELT BINGO, MÅ DET I GOD TID FØR START SENDES SØKNAD OM TILLATELSE FRA POLITIET. (EGET SKJEMA) 6 PERSONER I KOMITE. DISSE SKAL SELGE BINGO, TILLEGG, OLGA, MØLLE OG JACKPOTT. 2 VOKSNE PERSONER SELGER BINGO. 1 PERSON MÅ ROPE OPP TALLENE. 1 PERSON ANSV. FOR Å TELLE OPP PENGER ETTER BINGOSLUTT. (Bør være 2 som teller) DET SELGES IKKE KAFFE OG VAFLER, DA DET ER LOV Å RØYKE. DERSOM MAN IKKE FÅR ET KIF-MEDLEM TIL Å ROPE OPP TALL, KAN MAN FÅ EN ANNEN SOM BLIR BETALT. HER ER DET VIKTIG AT KIF- MEDLEMMER PÅTAR SEG JOBBEN. NÅR PENGER ER TELT OPP VED BINGOSLUTT, SKAL DISSE LEGGES I NATTSAFEPOSE MED BELØP SOM ER ANGITT PÅ EN VEDLAGT BANKGIRO. POSEN SKAL HVER SPILLEKVELD BRINGES TIL NATTSAFE I BANKEN. BANKEN TILDELER KODE FOR ÅPNING AV NATTSAFE. PENGENE SETTES INN PÅ EGEN BINGOKONTO. DET BENYTTES SAMME KODE FRA GRUPPE TIL GRUPPE. ALT UTSTYR SKAL LIGGE I ET LAGERROM PÅ SAMFUNDSHUSET. ALT UTSTYR TIL BINGOSPILL FÅR MAN KJØPT AV VAKTMESTER. KJØP BLIR FØRT PÅ ET EGET SKJEMA. NØKKEL FÅR MAN AV VAKTMESTER. GRUPPA SOM STARTER BINGO MÅ ORDNE KR ,- I VEKSLEPENGER. HVER SPILLEKVELD MÅ KR ,- TELLES OPP TIL VEKSLEPENGER, SAMT AT KR 1000,- TIL JACKPOTT SOM LEGGES I EN KONVOLUTT. RESTEN SKAL I BANKEN. EN BINGOMAPPE MED ALT AV SKJEMAER SKAL LIGGE PÅ LAGERROMMET ALLE SPILLEKVELDER. DEN GRUPPA SOM SPILLER SIST MÅ TA VARE PÅ MAPPA. I MAPPA VIL FØLGENDE SKJEMAER LIGGE: BINGOSPILL, KVITTERINGSLISTER, SALGSOVERSIKT OG PREMIELISTER. DET ER EN FORDEL AT DEN SOM SKAL OVERTA, ER Å SER HVORDAN BINGOEN FOREGÅR. 33

34 34 Retningslinjer for KIFs internett hjemmesider: 1. Formålet med hjemmesidene er at de skal være en informasjonskilde om KIF til medlemmer og andre interesserte. 2. Avtale med Web-ansvarlig gjøres av KIFs styre. Det skrives en tidsbegrenset avtale mellom partene om funksjon som web-ansvarlig. 3. KIFs styre har ansvaret for hjemmesidenes innhold. 4. Web-ansvarlig foretar fortløpende oppdatering av sidene når han/hun får informasjon fra godkjente tillitsvalgte innen klubben. Med godkjente tillitsvalgte forstås i denne sammenheng tillitsvalgte som står på en styregodkjent liste, som skal være kvalitetskontrollører for innholdet på hjemmesidene. 5. Til støtte for web-ansvarlig kan styret oppnevne et nettredaksjonsråd bestående av web-ansvarlig samt enkelte tillitsvalgte innen klubben. 6. Hjemmesiden kan ha annonser. Inntekter av annonser disponeres av styret. 34

35 35 FORSIKRINGER I KIF FOTBALL: Alle spillere, frem til og med det året de fyller 12 år, er forsikret i IF gjennom Norges Idrettsforbund. Fra det året spilleren fyller 13 år skal han/hun forsikres gjennom Sportscover Europe LTD, enten lagforsikring eller individuell lisens. Sportscover Europe LTD forestår selv skadeoppgjør på spillerlisens og lagforsikring ved AON Griegs lokaler på lysaker rett utenfor Oslo. Ved skader som oppstår i sesongen, skal skademelding sendes AON Grieg AS, NFFs lisensforsikring, Boks 14, 1324 Lysaker. Forsikringsordningen har et eget telefonnr. som skal brukes ved alle henvendelser om vilkår og skader til Sportscover Europe LTD. TLF.NR. ER Hvert år blir forsikringspremier foretatt av Norges Fotballforbund med følgende premier: Individuell lisens Lagsforsikring 11 er lag, 7 er lag (kvinner/menn og Old boys/girls Spesielle aktiviteter fotballskoler og alternative spilleformer. For lagsforsikring år gjelder følgende: Spillere som er registrert av klubben på spillerregistreringen med lagsforsikring faller automatisk innenfor NFF forsikringsordning Registrering for lagforsikring er viktig, fordi når skade oppstår på spiller, blir registrering sjekket i NFFs database. For den skadede blir oppgjøret også enklere. Ved skade må det skrives skademelding straks (eget skjema NFF), som sendes så snart som mulig. Priser på lisenser og premier kan hentes på: KO Passord: cvj770 Individuell lisens må betales med KID-nummer. Klubben må huske å registrere (på spilleregistreringen ) alle nye 12 åringer som tilhører egen klubb, samt klubbens egne spillere som ikke har vært aktive siste sesong. SPILLERE SOM IKKE ER REGISTRERT ER HELLER IKKE SPILLEBERETTIGET. Klubbene er oppfordret til å sørge for at E-post adresser legges inn på alle spillere som har dette. Spillere som legges inn med E-post vil fortløpende få tilsendt sin personlige profil online. Vilkår og ytelser er lagt ut på NFFs hjemmeside under NFF/MEDLEMSSERVICE/LISENS OG FORSIKRING 35