Orientering om arbeidet med implementering av intern husleie ved UMB

Transkript

1 US-SAK NR: 153/2011 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN SAKSANSVARLIG: KJERSTI SØRLIE RIEMER, TERJE HOLSEN SAKSBEHANDLER(E): KJERSTI SØRLIE RIEMER, STEIN VALSØ, INGVAR SELMER-OLSEN, TOR ÅGE DISERØD, TERJE HOLSEN ARKIVSAK NR: 07/1299 Orientering om arbeidet med implementering av intern husleie ved UMB Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg 1. US-vedtak 179/2007 og US-vedtak 202/ Regler for intern husleie ved UMB 3. Internleieavtale mellom UMB ved universitetsdirektøren og Institutt for xxx 4. Ansvarsmatrise internleie Forslag til vedtak: Universitetsstyret tar saken til orientering. Ås, 25. oktober 2011 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO: 3. NOVEMBER 2011

2 2 a) Saksfremlegg Bakgrunn Selvforvaltende universiteter og høgskoler er pålagt å innføre system med intern husleie. Universitetsstyret har tidligere behandlet innføringen av dette gjennom US-sakene 179/2007 og 202/2008. Vedtak for disse sakene følger som vedlegg. Universitetsstyret har tidligere i år bedt om en redegjørelse om arbeidet med implementering av intern husleie ved UMB. Sak 153/2011 er et svar på dette, og legges i denne omgang fram som en orienteringsak. Universitetsstyret inviteres på denne måten til å gi signaler om prioriteringer og veivalg i videre implementering av intern husleie, herunder også om det er forhold man ønsker å bli forelagt som beslutningssak. I US-sak 202/2008 ble det gitt føringer for det videre arbeidet med intern husleie: Budsjettmessig virkning av intern husleie implementeres senest 2011 Det utvikles en oversikt over bygningsmessig infrastruktur som inngår i intern husleie og infrastruktur som skal dekkes av bruker Det etableres et tydelig skilles mellom selve husleien og SLA-delen av avtalene (SLA=ServiceLeveranseAvtale) Det utvikles forslag til et differensiert utleiesystem basert på ulike arealkategorier (kontorer, laboratorier, undervisningsarealer, annet), med basis i reelle kostnader for de ulike funksjonene Det utvikles forslag til en ny, sentral forvaltningsordning for undervisnings- og forskningsarealer Alle arealer underlegges husleie All utleie av arealer skal styres gjennom egne avtaler styrt gjennom den sentrale eierenheten (framleie av arealer gjennom brukerne tillates ikke) Det praktiske arbeidet med implementering av intern husleie har vært styrt av drifts- og serviceavdelingen (DSA). Samtidig med denne prosessen på UMB har også andre universiteter arbeidet med det samme. Man har valgt å avvente implementeringen av intern husleie ved UiO og NTNU siden disse institusjonene har betydelig større ressurser for å forestå metode- og systemutvikling. UMB har således hentet eksempler og rutiner fra UiO og NTNU. Disse er bearbeidet videre for å tilpasses de ønsker ledelsen ved UMB har. På grunn av dette er implementeringstidspunkt forskjøvet med ett år i forhold til Universitetsstyrets beslutning i sak 202/2008. Intern husleie er innført som et generelt prinsipp i offentlig eiendomsforvaltning. Hensikten med dette har vært å: Synliggjøre statlige institusjoners ressursbruk vedrørende disponering av lokaler m.m. Fremme en mer effektiv ressursdisponering ved statens virksomheter. Lokaler og tjenester knyttet til lokalbruk må tilpasses brukerinstitusjonens egen behovsvurdering og prioriteres innenfor faste budsjettrammer. Sikre et økonomisk optimalt vedlikeholdsnivå for statens egne bygninger. Samtidig må det opprettholdes en viss samordning og koordinering av virksomhetenes lokalanskaffelser, blant annet kontroll med at det ikke blir for store avvik i standard. Da Universitetsstyret første gang behandlet intern husleie i 2007 var hovedbegrunnelsene å: 1. Å opprettholde eiendomsverdiene (finansielt og funksjonelt) 2. Bidra til effektiv utnyttelse og rett og tilstrekkelig kvalitet på arealene UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 3. NOVEMBER 2011

3 3 3. Sikre kostnadseffektiv FVDU (Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) Det regelverk og de rutiner som er utviklet ved UMB (vedlegg 3-5) må ses i lys av disse styringssignalene. Opprettelsen av en strategisk eiendomsstab underlagt universitetsdirektøren må også ses i lys av begrunnelsene for innføring av intern husleie. Rollefordeling Figur 1. Roller i eiendomsforvaltning. Eier har det overordnede forvaltningsansvar for bygningsmassen. Rollen ivaretas av universitetsdirektør(ud). Strategisk eiendomsstab støtter UD i arbeidet. Denne skal ha: Ansvaret for å forvalte bygningsmassen i et langsiktig perspektiv. Sikre at arealene til enhver tid utnyttes i tråd med UMBs strategi og overordnede prioriteringer. Forvalter opererer på vegne av eier og har som oppgave å utføre vedlikehold og drifte UMBs bygningsmasse. Rollen ivaretas av Drifts- og serviceavdelingen (DSA) og de enheter som forvalter øvrige servicefunksjoner (deler av FDV), dette er IT-seksjonen, Senter for klimaregulert planteforskning (SKP) og Senter for husdyrforsøk (SHF). Det vil utarbeides egen ansvar og rutinebeskrivelse for DSA og de enheter som forvalter øvrige servicefunksjoner (deler av FDV) Leietaker er den som betaler intern husleie. Ved UMB er leietaker institutt og andre interne enheter. Det er 4 ulike typer leietakere: Institutter, sentere, avdelinger og fristasjoner. UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 3. NOVEMBER 2011

4 4 Konkret om utformingen av UMBs system for intern husleie Det er Universitetsdirektør og instituttledere/enhetsledere signerer husleieavtaler. For øvrig er systemet bygd på følgende premisser: Intern husleie for dagens arealer kompenseres gjennom tilsvarende økning i brukers rammebevilgning, dvs. at innføringen av intern husleie ikke medføre noen økonomisk konsekvens for enhetene i introduksjonsåret. Nullpunkt for dette er arealbruken for hver enkelt bruker per 1. januar Ved reduksjon i arealbruk får bruker beholde den økonomiske gevinsten av dette. Forutsetningen er at arealene kan leies ut til andre (dvs. ikke ligger inneklemt slik at utleie ikke er praktisk mulig). Hvis bruker som følge av ordinær utvidelse av aktiviteten ønsker å utvide arealene, må bruker selv dekke merkostnaden. Arealutvidelser som følge av vedtak i US (for eksempel nye studieprogrammer, forskningsmessige satsinger, osv.) kan, gjennom særskilt vedtak om dette, kompenseres gjennom ekstraordinær rammekompensasjon for inndekking av husleiekostnader. Det etableres tre ulike priskategorier leiearealer o Kontorer og generelle (tørre) undervisningsarealer, inklusiv støttearealer for disse o Laboratorier, verksteder og øvrige spesialarealer o Kjellerarealer og tilsvarende lagerarealer Intern husleie beregnes som en kostnadsbasert husleie (i motsetning til markedsbasert leie), baseres på de samlede bevilgninger til DSA, dvs. rammebevilgningen samt den særskilte bevilgningen til vedlikehold og utvikling, samt bevilgning til strategisk eiendomsstab. Det legges likevel opp til en fortsatt særskilt bevilgning til vedlikehold og utvikling. Hver enkelt bruker vil få tildelt en budsjettkompensasjon tilsvarende sin husleiekostnad for Kostnader til strøm, fjernvarme og vann beregnes særskilt med grunnlag i faktisk målt forbruk (bygningsvis) og ev. prosentandel ihht. enhetens leieandel av bygning Det utvikles en liste over utstyr, inventar, osv. som inngår i husleien annet som ikke er nevnt her, må bekostet av leietaker selv utenom husleien Det etableres serviceleveranseavtaler (SLA) som normerer hva som inngår av tjenester til renhold, vaktmester osv. i husleien ev. ønskede tilleggstjenester ut over dette faktureres særskilt Intern husleie beregnes ut fra brutto kvadratmeter gulvareal, inklusiv forholdsmessig andel av fellesarealer Det skilles ikke kostnadsmessig mellom lokaler av ulik standard innen hver enkelt priskategori Leietaker skal ha innsynsrett i beregningsgrunnlaget for felleskostnadene Indre vedlikehold/ utvikling på leietagers eget initiativ må enhetene selv betale Undervisningsarealer betales etter antall timer de er booket Grunnlag for husleien er: o Regler for intern husleie o Serviceleveranseavtale/ansvarsmatrise o Arealoversikt o Husleieavtale med den enkelte Det etableres et utleiekontor ved DSA som er praktisk ansvarlig for intern leie og ekstern utleie UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 3. NOVEMBER 2011

5 5 Serviceleveransen/ansvarsmatrisen viser en oversikt over hvilke oppgaver som regnes inn i husleien og hvilke som det må betales for i tillegg. Det er tatt utgangspunkt i fasilitetsstyringsprinsippet fra generell eiendomsutvikling og forvaltning, men den er tilpasset den organisasjonen UMB har i dag. Det vises for øvrig til vedleggene til denne saken. Det legges opp til lik pris uavhengig av lokalenes standard (kun skille mellom type lokaler). Bakgrunnen for dette er tredelt. Dels er dette begrunnet i at de enkelte brukere i prinsippet må være forberedt på å flytte (helt eller delvis) innen UMBs eiendomsmasse dersom universitetets samlede behov tilsier dette. Et system med differensiert husleie ihht. lokalenes standard vil vanskeliggjøre dette. Dernest vil et slikt differensiert system gjøre det minst attraktivt å redusere arealbruken for de mest slitte arealene, noe som ikke er ønskelig. Til slutt vil et slikt differensiert system være relativt mer komplisert å administrere med behov for jevnlig gjennomgang og vurdering av standarden på alt utleid areal. Man har av denne grunn valgt å starte opp med et system som ikke inneholder slik differensiering. Det er imidlertid om ønskelig senere mulig å bygge ut systemet for intern husleie med en slik komponent. Virksomhetsrealterte laboratorier og lignende Innen eiendomsforvaltning skilles det normalt mellom byggutstyr og brukerutstyr. Byggutstyr er alt som er nødvendig for at en bygning skal stå mens brukerutstyr er det som den konkrete bruker trenger for sin bruk. Som regel er også brukerutstyr av kortere levetid enn byggutstyr. Når staten bevilger midler over statsbudsjettet til nye bygninger, skilles det mellom byggutstyr og brukerutstyr. Byggebevilgningen gjelder kun byggutstyr. Drift, innkjøp og installeringskostnader for virksomhetsrelatert aktivitet/utstyr (brukerutstyr) som spesiallaboratorier, kjølerom, dampkjeler og lignende som brukes i undervisning og forskning, vil ihht. en slik overordnet vurdering måtte dekkes av den enhet som er hovedbruker. DSA kan bistå med arbeid, men det må inngås egne avtaler og instituttene må betale. NTNU har følgende formulering i sitt regelverk under punktet "Dette dekkes ikke av husleien: "Med brukerutstyr menes i denne sammenheng laboratorieutstyr med tilhørende datautstyr, elektronikk, kjøling, avtrekksskap, trykkluft og annet som følger av den faglige aktiviteten og som ikke er en del av basisutrustningen for driften av rommet. I tillegg er rom som er bygget som kjøle- eller fryserom i sin helhet å betrakte som brukerutstyr"". Ordningen er valgt fordi dette ikke er en naturlig del av felleskostnader og er aktiviteter som i hovedsak knyttes til en enhets produksjon. Bygningsmessige tilpasninger og inventar/utstyr som monteres som følge av produksjonen er ikke en naturlig del av en husleieavtale, men er aktivitet som knytter seg til produksjonen og som derav må dekkes av produsenten. En tilsvarende holdning er lagt til grunn for UMBs husleiesystem. Dersom enkelte enheter har behov for økte bevilgninger pga. ekstraordinære driftskostnader knyttet til laboratorier osv. vil dette ihht. en slik tenking være en ordinær budsjettsak som drøftes i forbindelse med justeringer i GUFS. Framdriftsplan for videre arbeid med intern husleie ved UMB Det planlegges med: Endelig godkjenning av regelverk og ansvarsmatrise vedtas i løpet av Disse skal vedtas i ILT/SLT eller US. Universitetsdirektøren har det siste ordet der det er uenighet. UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 3. NOVEMBER 2011

6 6 Gjennomgang og oppretting av tegninger i LYDIA, samt tester for å sjekke om den nye utleiemodulen i LYDIA virker godt nok - tidsaspekt - oktober og muligens i november. En ny modul gir noe merarbeid i forbindelse med dette. En godkjenning av registrert arealbruk mellom leietaker og utleier og signering av avtaler i løpet av november. Installering av målere av vann og strøm i de ulike bygninger, ferdigstilles høsten brukes som grunnlag for å fordele tildeling i forbindelse med vann og energikostnader. Dette fordeles ut på enhetene i Utarbeidelse av oppdrag for DSA, IT, SKP og SHF gjøres innen utgangen av november Videreutvikling av organisasjonen ved DSA, stillingsbeskrivelser og tilpassing til ansvarsmatrise/serviceleveranseavtale vil foregå høsten 2011 og utover våren Utvikling av vedlikeholdsplaner og rapporteringsformer til ledelse og leietakere utarbeides innen sommeren Målet er at intern husleie skal være en del av budsjett og regnskap fra januar Universitetsdirektørens vurdering Universitetsdirektøren viser til saksframlegget og konstaterer at arbeidet med innføring av intern husleie er noe forsinket ihht. opprinnelig US-vedtak. Prosessen har vært utfordrende både mht. tekniske løsninger og i forhold til avveininger av ulike hensyn opp mot hverandre. Av denne grunn har man derfor bl.a. ønsket å hente erfaringer fra større tilsvarende eiendomsforvaltere som UMB, særlig UiO og NTNU. Universitetsdirektøren vurderer det som hensiktsmessig at man på denne måten har kalibrert rutiner og systemutforming ved UMB med disse. Flere brukere/fagmiljøer vil ha behov for arealutvidelser som følge av aktivitetsøkning. Dette vil føre til økte husleiekostnader for den enkelte bruker. Som det går fram av saksframstillingen vil enten dette finansiere av budsjettenheten selv eller av universitetsstyret. I den grad universitetsstyret vedtar at økt aktivitet skal gi anledning til økte arealer, bør det etter universitetsdirektøren vurdering settes av midler i de kommende budsjetter til husleiekompensasjon til disse miljøene. Universitetsdirektøren vil, i forbindelse med revisjon av budsjettet for 2012 i juni, komme tilbake til dette dersom det skulle være behov for slike kompensasjoner i Det tas sikte på å komme tilbake til Universitetsstyret med en egen sak dersom forutsetningene for den videre prosessen tilsier dette. UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 3. NOVEMBER 2011

7 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO: 3. NOVEMBER

8 Regler for intern husleie ved UMB versjon 8/ Innhold 1. Innledning og hensikt - roller og dokumentstruktur 2. Hvilke arealer omfattes av internhusleieordningen 3. Hva intern husleie dekker 4. Hva intern husleie ikke dekker 5. Bruk av arealene 6. Leie- og driftskostnader 7. Betaling av leie- og driftskostnader 8. Inngåelse av nye leieforhold 9. Framleie 10. Oppsigelse og fraflytting 11. Nødvendige flyttinger 12. Ombygginger 13. Overordnet arealplanlegging, oppgradering og rehabilitering 14. Endringer i regler for internhusleie 15. Dokumenter og referanser 1. Innledning og hensikt - roller og dokumentstruktur UMB har fra innført en ny ordning med intern husleie i henhold til regler gitt i dette dokumentet. US ga sin tilslutning til at alle arealer skulle underlegges husleie og at det skulle utvikles en forvaltningsordning for dette i sak 202/2008. Hensikt Ordningen med intern husleie skal gi insentiv til forbedret arealutnyttelse, samt å redusere UMBs kostnader knyttet til arealer som skal være tilgjengelig for primærvirksomheten. I tillegg skal den gi mulighet til å sikre vedlikehold av eiendomsmassen, og synliggjøre at UMBs eiendommer er verdifulle ressurser. Hovedmålet med innføring av denne ordningen er at den skal bidra til å styrke undervisning og forskning ved UMB. Ordningen med intern husleie skal fremme god forvaltning av bygninger og eiendommer. Dette betyr at arealer og bygninger er tilpasset de funksjoner og formål UMB har, og at lokalene blir brukt effektivt, med hensyn til ulike behov og aktiviteter over tid. Teknisk, funksjonell og økonomisk verdi av bygninger og eiendommer, skal bli ivaretatt gjennom forebyggende vedlikehold og utvikling av eiendommene, når behovene endres. Definering av roller Internleieordningen opererer med følgende roller: Eier har det overordnede forvaltningsansvar for bygningsmassen. Rollen ivaretas av universitetsdirektør(ud). Strategisk eiendomsstab støtter UD i arbeidet. Denne skal ha: - Ansvaret for å forvalte bygningsmassen i et langsiktig perspektiv. - Sikre at arealene til enhver tid utnyttes i tråd med UMBs strategi og overordnede prioriteringer. 1

9 Forvalter opererer på vegne av eier. Rollen ivaretas av Drifts- og serviceavdelingen (DSA), Senter for husdyrforsøk (SHF), Senter for klimaregulert planteforskning (SKP) og ITseksjonen, hver på sitt fagområde. Forvalternes oppdrag beskrives i den enkeltes husleieavtale. Leietaker er den som betaler intern husleie. Ved UMB er leietaker institutt og andre interne enheter. Det er 4 ulike typer leietakere: Institutter, sentere, avdelinger og fristasjoner. Dokumentstruktur Avtaleverket består av følgende dokumenter: Leieavtale Regler Ansvarsmatrise/serviceleveranseavtale (SLA) Instruks for drifts og vedlikeholdspersonale, vil utvikles videre Arealrapport Beregning av leiepriser Bestemmelse for korttids utleie av kantiner/spiserom/andre rom Forslag til tilleggsavtale for oppdrag i forbindelse med virksomhetsrelaterte installasjoner 2. Hvilke arealer omfattes av den interne husleieordningen Intern husleie gjelder for alle enheter ved UMB. Alt areal som leietaker disponerer skal inngå i den interne husleieordningen. Dette gjelder både areal som er eid av UMB og areal som UMB leier av andre. Alle eksterne leieavtaler inngås av eier. Det skal lages årlige arealoversikter over leietakers bruk av UMBs bygninger. Netto-, brutto og leieareal Et leieforholds nettoareal er summen av de enkelte rommenes areal, innvendig målt. Bruttoarealet er nettoarealet pluss leietakerens relative andel av vegger, sjakter, heiser etc. Leiearealet er bruttoarealet pluss leietakerens relative andel av fellesarealene nevnt ovenfor. Det er leiearealene i leiekontraktene som legges til grunn for leieberegningen. Størrelsen på de enkelte roms arealer fremgår av arealrapporten. I det følgende er det gitt noen presiseringer når det gjelder spesielle forhold knyttet til rom- og arealkategorier. Undervisningsrom (gjelder fra 2012) Som undervisningsrom i denne sammenheng regnes auditorier, læresaler med flatt gulv, seminarrom og grupperom som er tilgjengelig for alle ansatte eller studenter ved UMB. Intern husleie for undervisningsarealer beregnes ut fra reservering og betales av den som reserverer. I eksamensperiodene skal egnede undervisningsrom stilles til rådighet som lesesaler. Studieavdelingen betaler intern husleie for lokaler som brukes til eksamen. Masterplasser 2

10 Masterplasser inngår i instituttenes areal etter bestilling. Studieavdelingen administrerer plassene etter bestilling fra instituttene. Studentarbeidsplasser og generelle lese- og dataplasser Som studentarbeidsplasser regnes rene lesesaler, studentarbeidsplasser og alle datasaler som ikke er definert som studentlaboratorier. Datasaler med spesiell maskinvare eller programvare som begrenser adgang for alle studenter klassifiseres som studentlaboratorier. Studentarbeidsplasser for lavere grads studenter inngår ikke i instituttenes leieareal. Disse arealene skal være åpne for alle UMBs studenter og inngår som en del av fellesareal knyttet til undervisningsareal. Tegnesaler Der studentene har behov for tegnesaler for å gjennomføre sine studier skal slike rom inngå i de respektive institutters leieareal, uavhengig av grad eller nivå i studiet. Studentlaboratorier Som studentlaboratorier menes rom som er innredet med særskilt utstyr, og som brukes til praktisk og eksperimentelt arbeid i forbindelse med undervisningen. Studentlaboratorier for alle studenter skal inngå i instituttenes leieareal. Dersom det er brukere på tvers av enheter må dette legges inn som prosentvis fordeling av kostnadene i avtalen. Møterom og spiserom for ansatte Møterom og kombinerte spiserom/møterom som skal være til bruk for de enkelte institutter, faggrupper, driftspersonale og administrative enheter inngår i leietakers areal. Fellesareal trafikkareal og tekniske rom Kostnadene for slike arealer vil bli fordelt på leietakerne i den aktuelle bygningen proporsjonalt med de arealene som inngår i den enkelte leieavtale. Fellesarealer vil i hovedsak omfatte felles trafikkarealer og tekniske rom knyttet til driften av bygningen. Kontorer, forskningslaboratorier og andre spesialrom Kontorarealer dekkes av leietaker. Forvalter står som leietaker for lokaler utleid til eksterne, fristasjoner og lokaler som ikke nyttes per Hva intern husleie dekker Intern husleie dekker følgende: Forvaltning Drift Utvendig vedlikehold Utvendig infrastruktur (vei, vann, avløp og parkering) Parkarealer Innvendige grunninstallasjoner (El.anlegg, ventilasjonsanlegg, vann og avløpsanlegg) Intern husleie skal også dekke: Utvendige og innvendige rehabiliteringer og oppgraderinger etter sentrale prioriteringer (vedlikeholdsplan). 3

11 I tillegg dekker intern husleie UMBs kostnader i forbindelse med eksternt leide arealer der leieforholdet er inngått før Energi- og vann- og avløpskostnader faktureres leietaker i henhold til forbruk. Der det er flere leietakere i samme hus vil det gjøres beregninger for hvordan vann- og energikostnader skal deles mellom dem. Ansvarsmatrisen gir en detaljert oversikt over hva den interne husleien dekker, hvem som har ansvar for de enkelte arbeidsoppgaver og hvordan kostnadene skal dekkes. 4. Hva intern husleie ikke dekker Intern husleie dekker ikke: Ombygginger initiert av leietaker, dette gjelder både planlegging og utførelse av slike endringer. Oppgradering initiert av leietaker (se punkt 12 og 13 nedenfor) Anskaffelse, drift og vedlikehold av møbler og annet brukerutstyr i leiearealet Data- og teleutstyr og utrustning i forbindelse brukerutstyr og kontorer Lås og sikring innenfor bygningenes ytre skall Ødeleggelser på bygninger og fast inventar som følge av feil på eller feil bruk av brukers utstyr. 5. Bruk av arealene Arealene skal benyttes i henhold til den funksjon de er planlagt, bygget og registrert som. Arealene skal ikke benyttes til UMB-ansattes private aktiviteter. Arealene må ikke brukes på en måte som er i strid med lov og forskrifter. Leietaker plikter å følge de ordensregler samt instrukser for tekniske anlegg som til enhver tid gjelder, herunder brannsikring og deltagelse i brannøvelser. 6. Leie- og driftskostnader Leieprisen fastsettes av Universitetsstyret i forbindelse med UMBs budsjettprosess. Forvalternes kostnadsbudsjett og de registrerte arealer ved hver enhet er grunnlaget for beregningen. For å sikre bevissthet rundt energiøkonomisering og miljø skal vann og energikostnadene skilles ut fra leieprisen og kostnadene belastes leietaker i henhold til forbruk. Dette gjelder fra Målinger fra 2012 brukes som inngangsverdi. For eksternt leieforhold inngått av UMB etter vil enheten som har initiert leieforholdet selv måtte dekke alle de reelle kostnadene leieforholdet påfører UMB. Dette gjelder både husleiekostnader og øvrige driftskostnader. 7. Pris og betaling av leie- og driftskostnader 4

12 Det opereres med fire priskategorier på arealer; kontorer, laboratorier, undervisningslokaler og kjeller/lager. Prisene er gjennomsnittspriser og ikke knyttet til bestemte arealer og det skilles ikke på kvaliteten på arealene. Prisforholdet mellom kontor-, laboratorie- og kjeller/lagerarealer er fastsatt generelt og gjenspeiler derfor ikke kostnadene ved ulike type arealer. I utgangspunktet opereres det med en kvadratmeterpris for kontorarealer (faktor 1). Laboratoriearealer multipliseres med en faktor 1,5 og kjeller/lager multipliseres med faktor 0,5. Undervisningsrom multipliseres med en faktor 1,5. Fellesarealer(heiser, toaletter, korridorer) fordeles forholdsvis ut i fra leid areal og dekkes av det enkelte institutt. Arealoversikten per 1. juli legges til grunn for den interne husleien for det kommende året. Betaling skjer ved internfakturering hvert tertial. 8. Inngåelse av nye leieforhold Behov for økt areal fremmes fra leietaker til Eiendomsstab. Eiendomsstab skal sammen med leietaker vurdere om det finnes hensiktsmessige ledige lokaler i UMBs bygningsmasse. Ombygging og/eller omrokering kan vurderes for å dekke nye arealbehov. UMBs enheter skal primært leie arealer i UMBs bygninger til gjeldende priser. Enheter kan ikke selv inngå leieavtaler med eksterne utleiere. Kun i tilfeller der universitetet av viktige strategiske hensyn finner det nødvendig å inngå en ekstern leieavtale for å løse et dokumentert arealbehov eller funksjon, vil ekstrakostnader (utover UMBs interne leiekostnader) ved nye eksterne leieavtaler kunne finansieres av fellesskapet. Forutsetningen er at behovet ikke kan dekkes innenfor UMBs bygningsmasse. Slike saker vil saksbehandles som en del av budsjettprosessen. 9. Framleie Leietaker har ikke anledning til framleie. All utleie skjer via Eiendsomstab. Enhetene kan leie ut spesialrom og installasjoner til forskning i sine lokaler. 10. Oppsigelse og fraflytting En leietaker som ønsker å si opp arealer tar kontakt med Eiendomsstab for en gjennomgang av arealene. Lokaler som vurderes oppsagt bør tilfredsstille følgende krav for at de lettere kan benyttes av andre eller leies ut eksternt: - Lokalene må utgjøre et sammenhengende område. - Lokalene har god tilgjengelighet med mulighet for etablering av egen inngang med låste dører (gjelder der det skal hentes inn eksterne). Når det er akseptert at arealet kan sies opp, dokumenteres dette i et skjema som signeres av begge parter. 5

13 Ved fraflytting skal lokalene leveres i ryddet og rengjort stand og ikke i dårligere stand enn ved overtagelsen, når det tas hensyn til normal slitasje og aldring. Fast inventar, ledninger eller annet som leietaker har plassert i lokalene, må ikke fjernes med mindre leietaker bringer lokalene i samme stand som ved overtagelsen. Leietakers rettigheter til inventar som etter fraflytting ikke blir fjernet, overføres DSA. 11. Nødvendige flyttinger UMB ved universitetsdirektør kan av strategiske årsaker ha behov for en omrokering av enheter i UMBs bygningsmasse som betyr at leietaker må flytte til andre lokaler. Leietaker plikter da å forholde seg til universitetsdirektørens beslutning Noen forhold som ligger utenfor UMBs kontroll kan medføre at enheter må flytte fra eksterne leieforhold. Dette kan skyldes at leieforhold blir sagt opp av utleier, eller at leiekostnadene eller leiebetingelsene for øvrig ikke lenger er akseptable. Hvis den eksterne leiekontrakten for de opprinnelige arealene var inngått før og inngikk i den interne husleieordningen på normal måte før denne dato, skal kostnader ved flytting og reetablering dekkes av fellesskapet. For kontrakter inngått etter enhetens ønsker i henhold til den nye ordningen etter vil enheten selv måtte dekke samtlige omkostninger som ved tilsvarende inngåelse av en helt ny avtale. 12. Ombygginger Ønske om ombygginger behandles etter søknad og etter egne rutiner, se referansen, punkt 15. Rutinen gjelder for alle leietakere og omfatter mindre bygningstekniske ombygginger eller funksjonsendringer av rom inkludert møblering av felles arealer. Alle kostnader ved ombygging, herunder prosjektering og byggeledelse dekkes av søker. Eiendomsstab vurderer søknaden opp mot vedtatte strategier for arealbruk og eiendomsutvikling ved UMB. Søknaden skal også vurderes av DSA når det gjelder teknisk løsning og kostnadsvurdering. Ombygginger skal utføres i regi av DSA. 13. Overordnet arealplanlegging, oppgradering og rehabilitering UMB har i de årlige tildelingsbrevene fra Kunnskapsdepartementet fått pålegg om å gå nøye gjennom arealbehovet og de lokalløsninger som er valgt, med sikte på størst mulig kostnadseffektivitet på dette området. Departementet understreker at institusjoner som selv forvalter sin bygningsmasse, må gjennomføre nødvendig vedlikehold og påkostninger for å opprettholde bygningsmassens bruksverdi. Departementet ønsker videre oversikt over planlagte, større investeringsprosjekter, enten de er forutsatt å tas innenfor rammen eller som satsningsforslag utenfor rammen. UMB skal derfor ha følgende planer som underbygger UMBs mål og strategier: - Campusplan som inneholder større prosjekter (nybygg og rehabilitering). Gjennomføring forutsetter statlige bevilgninger eller gaver. 6

14 - Plan for nødvendig rehabilitering og utvikling. Dette er tiltak som kan realiseres innenfor UMBs ramme, det vil si med husleieinntekter og øremerkede bevilgninger. - Plan for vedlikehold som finansieres av husleieinntekter. For å oppnå en hensiktsmessig utnyttelse av UMBs bygningsmasse kan det være nødvendig med tiltak for å sikre kostnadseffektive lokalløsninger. Flyttinger av enheter og fagmiljø, kan inngå i slike planer. Planene inngår i budsjettprosessen for UMB. I tillegg kommer bygningsmessige tiltak initiert og finansiert helt eller delvis av leietaker. Eiendomsstab i samarbeid med forvalter skal vurdere foreslåtte tiltak opp mot gjeldende planer og ivareta kravet om kostnadseffektivitet. Dette innebærer at Eiendomsstab i samarbeid med forvalter skal sikre at alle investeringer i bygningsmessige endringer skal ha et langsiktig perspektiv og i størst mulig grad øke bygningsmassens kvalitet, funksjonalitet, fleksibilitet og verdi, uavhengig av finansieringskilde. Det forutsettes at leietakerne vurderer om kostnadene ved en slik ombygging står i forhold til resultat for leietakeren og leietakerens øvrige ansvar og oppgaver. Godkjente bygningmessige tiltak som er til nytte for leietaker alene, skal som hovedregel finansieres av leietaker og ikke av fellesskapet. Dette gjelder ikke større rehabiliteringsprosjekter som inngår i planene nevnt ovenfor. Ved felles bygningsprosjekt skal de involverte sammen bli enige om kostnadsfordelingen. 14. Endringer i regler for intern husleie Endringer/revideringer i dette dokumentet skal godkjennes av universitetsdirektør. 15. Dokumenter og referanser Dokumenter: Budsjettdokument, årlig utgave Leiekontrakt Leieavtale Ansvarsmatrise, (SLA) Instruks for drifts og vedlikeholdspersonale/vaktmestere Arealrapport Beregning av leiepriser Bestemmelse for timesutleie/kortidsutleie av møterom/spiserom/andre rom? Forslag til tilleggsavtale for oppdrag i forbindelse med virksomhetsrelaterte installasjoner Søknadsskjema og rutiner for ombygging: Referanser: Rutiner for utlån, bruk og bestilling av undervisningsrom? 7

15 Internleieavtale mellom UMB ved universitetsdirektøren og Institutt for xxx/enhet.. Avtalen forvaltes og driftes av Drifts- og serviceavdelingen 0. Generelt Denne leieavtalen er kortfattet, men inneholder henvisninger til dokumentene nevnt i punkt 1 nedenfor. Disse dokumentene er derfor å betrakte som en del av leieavtalen. 1. Dokumenter til leieavtalen Til denne leieavtalen hører følgende dokumenter: 1. Regler for intern husleie ved UMB 2. Ansvarsmatrise/ SLA 3. Arealrapport 4. Beregning av leiepriser 5. Bestemmelse for utleie av kantiner/spiserom/undervisningsrom? 6. Instruks for drifts og vedlikeholdspersonale/vaktmestere 2. Definering av roller Eier og Utleier: Universitetsdirektør Forvaltning: Driftsavdelingen/DSA? Hva med de andre?? Ref endelig punkt i regler Leietaker: Institutt/enhet

16 2 Intern husleie UMB I dokument 1, Regler for intern husleie ved UMB, punkt 1, er rollene nærmere beskrevet. 3. Leieobjektet Leieobjektet omfatter arealer i henhold til dokument 3, Arealrapport. 4. Leietid Leien gjelder fra og inntil videre. Arealer kan sies opp. Det er en forutsetning at oppsigelsen er i tråd med bestemmelser i dokument 1, Regler for intern husleie ved UMB, punkt Leiesum, betaling Leiesummen fremgår av dokument 4, Beregning av leiepriser. Betaling skjer ved at leietaker blir belastet via internfakturering hvert tertial. 6. Hva leiesummen omfatter Leiesummen dekker UMBs kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling og service slik det fremgår av dokument 2, Ansvarsmatrise. Matrisen viser også hvilke tjenester Eiendom, Drift og IT-seksjonen kan sørge for, men der Leietaker selv må dekke kostnadene. OBS her må vi se om IT - service havner i eller utenfor formuleringen - 7. Overtakelse og bruk Lokalene overtas i den stand de er ved leieforholdets inngåelse, eventuelt i henhold til særskilt kravspesifikasjon eller lignende. Hvordan lokalene skal brukes fremgår av dokument 1, Regler for internleie ved UMB, punkt Vedlikeholdsplikt Drift og serviceavdelingen har ansvar for vedlikeholdet. For unormal slitasje og skader må imidlertid Leietaker være forberedt på å dekke kostnadene, helt eller delvis. 9. Utleiers adgang til lokalene Av sikkerhetsmessige grunner skal DSA i utgangspunktet ha adgang til alle lokaler. Det må derfor ikke installeres låser eller andre sperrer som forhindrer dette. Dersom det av faglige grunner må legges spesielle restriksjoner på denne adgangen må dette på forhånd avtales med DSA. 10. Fraflytting Fraflytting på grunn av oppsigelse, ombygginger eller av andre grunner er omtalt i dokument 1, Regler for intern husleie ved UMB, punktene 10, 11, 12 og 13. Enhetene kan ikke motsette seg vedtak om flytting fattet av eier. 11. Mislighold, tvister Mislighold av leieavtalen, inkludert de tilhørende dokumenter, legges frem for rektor som bestemmer eventuelle tiltak. Tvister skal fortrinnsvis løses med forhandlinger. Dersom dette ikke fører frem skal partene legge dette skriftlig frem for rektor som avgjør tvisten med bindende virkning for partene. 12. Diverse Dersom Leietaker ønsker å få levert tjenester som leiesummen ifølge punkt 6 ikke dekker, skal det inngås særskilt avtale om dette. I en slik avtale kan DSA være avtalepartner på vegne av utleier.

17 Intern husleie UMB 13. Signaturer Dato: Dato: Utleier Leietaker Universitetsdirektør Instituttleder/enhetsleder 3

18 Ansvarsmatrise - internleie juni 2011 Inngår i Inngår ikke i internleien Intern ansvarsfordeling internleien. Ansvar og Ansvar: Drift IT - avd ALLE INNSTALASJONER SOM INITIERES AV LEIETAGER MÅ GÅ GJENNOM EIENDOM/DRIFT ELELR IT Ansvar: kostnad: Eiendom og Drift og SKP Arbeidsoppgave Eiendom og Drift Leietaker Kostnad: Leietaker Eiendom service SHF Merknad FORVALTNING Brannvern Brannvern generelt Organisatoriske tiltak X X Brannvernledelse I henhold til brannforskriftene X X Brannvesenet Kontakt, svar på henvendelser X X Generelle instrukser Revisjon X X Spesielle instrukser Revisjon X Leieavtaler Leieavtaler - innleie Avtalehåndtering X X Leieavtaler - utleie Avtalehåndtering X X Energi Fjernvarme Avtalehåndtering X X Elektrisitet Avtalehåndtering X X Vakt og sikring Bygningens internkontrollsystem Ajourføring X X X Adgangskontroll, alarm Rapportering til Datatilsynet X X X Rapporterer vi til tilsynet?? Evt. fjernes Strategisk eiendomsforvaltning X X Forvaltning av utnytting av eiendomsmasse, flyttinger av enheter og annet X X Arbeid med fusjonen X X DRIFT Brannvern Rømningsveier Egenkontroll X X Branndører Egenkontroll X X Slukkeutstyr Egenkontroll X X Ledelyssystem Egenkontroll X X Brannøvelser Slukking, førstehjelp X X Brannøvelser Evakuering X X Opplæring brannvern UMBs brannansvrlig kan bistå X Bygningsansvarlig (vaktmester, vakt) Bistå brannvesenet ved brannalarm X X Områdeansvarlig Bistand ved evakuering X Brukerkontakt Bistand ved brannvernarbeid X Løpende drift Vaktmestertjenester Service i henhold til stillingsbeskrivelse X X Detaljert isntruks med flere punkter fra SLA må lages Belysningsutstyr i fellesarealer Drift X X Belysningsutstyr, fastmontert allmenn belysning Drift X X Lyspærer og lysrør Utskifting X X Belysningsutstyr, ikke veggfast tilleggsbelysning Drift X Lyspærer, lysrør og sikringer i ikke veggfast tilleggsbelysning Utskifting X Renhold Inventar, gulv, sanitæranlegg Daglig behovsrengjøring X X Vegger og glasspartier/vinduer invendig Periodisk rengjøring X X Håndsåpe, toalettpapir, tørkepapir og avfallsposer Etterfylling og innkjøp X X Frittstående stativ, laboratorier og verksteder Etterfylling og innkjøp X X Såpedispensere o.l. Vedlikehold, etterfylling X X Hovedrengjøring, felles- og studentareal Gjennomføring X X Hovedrengjøring leietakers areal Gjennomføring X Gulv Periodisk overflatebehandling X X Gardiner i fellesarealer Opphenging, nedtaking, rengjøring X X Gardiner i brukers arealer Opphenging, nedtaking X Gardiner i brukers arealer Rengjøring X X Vinduer Utvendig rengjøring hvert 2. år X X Ekstra renhold pga. arrangementer Gjennomføring X X Energi 1

19 Ansvarsmatrise - internleie juni 2011 Inngår i Inngår ikke i internleien Intern ansvarsfordeling internleien. Ansvar og Ansvar: Drift IT - avd ALLE INNSTALASJONER SOM INITIERES AV LEIETAGER MÅ GÅ GJENNOM EIENDOM/DRIFT ELELR IT Ansvar: kostnad: Eiendom og Drift og SKP Arbeidsoppgave Eiendom og Drift Leietaker Kostnad: Leietaker Eiendom service SHF Merknad Fjernvarme Betaling i henhold til forbruk X X Elektrisitet Betaling i henhold til forbruk X X Elektrisitet - merforbruk som skyldes spesielle brukerbehov Betaling X X Energioppfølging Drift av systemer X X Energioppfølging Registrering Energioppfølging Utforming og gjennomføring av tiltak X X Varmeanlegg Drift X X Kjøleanlegg, inneklima Drift X X Kjøling som skyldes brukerbehov, EDB-anlegg, kjøle-/fryserom Drift X Ventilasjonsanlegg med komponenter, kanaler, ventiler etc. Drift X X Luftbehandlingsutstyr, ikke veggfast utstyr - brukerhensyn Drift X Spesialutstyr/-innredning, avtrekksskap installert for eller av bruker Drift X Høyspent Drift og tilsyn X X Reservekraft, nødstrømanlegg Drift X X Lufting av radiatorer Drift X VVS Legionella - pålagte rutiner for å hindre spredning Egenkontroll X X Vann og avløp Sanitæranlegg Drift X X Sentrale varmtvannsberedere Drift X X Utstyr, herunder servanter, WC Drift X X Tette avløp Drift X X X Fylling av sluk, hindre uttørring Drift X Vannforbruk, merforbruk som skyldes spesielle brukerbehov X Avfallshåndtering/renovasjon Papiravfall Tømming X X Papiravfall fra kontorene til mottak Tømming X som i dag Restavfall Tømming X X Lysrør, datautstyr, elektronikk etc. Kildesortering X X Avfall (kverner, komprimatorer) Drift X X Vakt og sikring Tyverialarm, intern adgangskontroll Drift og kursopplegg X X X X Adgangskontroll og skallsikring Drift og utrykning X X X Tyveri- / rom- og jobbe alenealarm, adgangskontroll innvendig (leietakers Anskaffelse X X X Nøkler og nøkkelkort, ansatte og studenter Bestilling og produksjon X X X Nøkler og nøkkelkort, brukerrelatert Bestilling via UMB X X X Faktureres eksterne Innbrudd/innbruddsforsøk Sikring i etterkant X X X Alarm på dagtid Relevant tiltak fra vaktmester X X Alarmutrykning kveld/natt/helg Vakthold X X Innleid hjelp Heisalarm ved driftsstans etter ordinær arbeidstid Assistanse X X Adgangskontroll skallsikring / rømningsdørkontroll Service X X Låssystem Drift X X Vaktrunder Avviksmelding X X Bruk av bygget utenom arbeidstid Varsling X X X Spesielle arrangementer Vakthold X X X Sikring av AV-utstyr X 2

20 Ansvarsmatrise - internleie juni 2011 Inngår i Inngår ikke i internleien Intern ansvarsfordeling internleien. Ansvar og Ansvar: Drift IT - avd ALLE INNSTALASJONER SOM INITIERES AV LEIETAGER MÅ GÅ GJENNOM EIENDOM/DRIFT ELELR IT Ansvar: kostnad: Eiendom og Drift og SKP Arbeidsoppgave Eiendom og Drift Leietaker Kostnad: Leietaker Eiendom service SHF Merknad Utrykning AV-utstyr (hva mener vi her, ta ned eller hjelpe når noe er galt? X OBS hva er dette Jobbe alene-alarm Utrykning X X X Romalarm Utrykning X X X Utendørs Grøntområder Gressklipping / gartnerarbeider X* X * egen rammetildeling Veier, trafikkområder og parkerings plasser Kosting / rengjøring / brøying / strøing X* X * egen rammetildeling Utvendige papirkurver / askebegre Anskaffelse og tømming X* X * egen rammetildeling UMB-park og IPM sin plantesamling Drift X* * egen rammetildeling Infratruktur, vann, kloakk, andre kabler Drift X* X X * egen rammetildeling - må lages en plan for om vi skal eie dette på sikt Diverse Mobile gassflasker for brukere All håndtering X Gass og trykkluft lokalt, tilknyttet faglig virksomhet All håndtering X Automatikk SD-anlegg Drift X X Automatikk SD-anlegg, lokalt anlegg for lab. Drift X Heisalarm Assistanse ved driftsstans X X Speil Vedlikehold X Brannfarlige stoffer Forskriftsmessig oppbevaring X Automatiske porter og døråpnere Drift X X Legionella - pålagte rutiner for å hindre spredning Gjennomføring av tiltak X X Bygningstekniske anlegg Merking X X Skilting, navneplater, anvisningstavler Montering, oppdatering X X Skadedyr Bekjempelse X Hærverk og innbrudd, skader utvendig på bygg Utbedring X X Hærverk og innbrudd, skader innvendig Utbedring X X Flagg og flagging på offentlige flaggdager og andre dager Heising og firing iht. reglement X X VEDLIKEHOLD Bygning Yttervegger, utvendig kledninger og overflater Vedlikehold X X Tak, tekki ng, beslag, renner og nedløp Vedlikehold X X Bærende konstruksjoner Vedlikehold X X Vinduer, dører etc., synlige overflater ute Vedlikehold X X Vinduer, dører etc., synlige overflater inne Vedlikehold X X Innervegger, innvendige kl edninger og overflater Vedlikehold X X Utvendige persienner og marki ser Vedlikehold X X Innvendige persienner, rullegardiner, blending Vedlikehold X X Glasspartier, dører m.m. Vedlikehold X X Standard dørlåser/beslag Vedlikehold X X Gulv og overflater Utbedring, reparasjon X X Himlinger og overflater Vedlikehold X X Fast innredning Vedlikehold X X 3

21 Ansvarsmatrise - internleie juni 2011 Inngår i Inngår ikke i internleien Intern ansvarsfordeling internleien. Ansvar og Ansvar: Drift IT - avd ALLE INNSTALASJONER SOM INITIERES AV LEIETAGER MÅ GÅ GJENNOM EIENDOM/DRIFT ELELR IT Ansvar: kostnad: Eiendom og Drift og SKP Arbeidsoppgave Eiendom og Drift Leietaker Kostnad: Leietaker Eiendom service SHF Merknad Brannvern Brannkort - er det permene eller? Oppdatering X X Branntegninger og rømningsplaner Oppdatering X Brannalarmanlegg Egenkontroll og service X X Røykventilasjon Egenkontroll og service X X Slukkeutstyr Innkjøp, egenkontroll, service X X Energi Tavler og kursopplegg Vedlikehold X X Belysningsutstyr i fellesarealer Vedlikehold X X Belysningsutstyr, fastmontert allmenn belysning Vedlikehold X X Belysningsutstyr, ikke veggfast tilleggsbelysning Vedlikehold X Nødlysanlegg Vedlikehold X X Nødlys Egenkontroll X X Varmeovner, fastmonterte panelovner Ettersyn og vedlikehold X X Varmekabler Ettersyn og vedlikehold X X Vannvarmere, el-kjeler (sentrale) Ettersyn og vedlikehold X X Kursopplegg/tidsur for vannvarmer/kaffetrakter o.l. Ettersyn og vedlikehold X X Reservekraft, nødstrømanlegg Vedlikehold X X Kursopplegg og utstyr for brannalarm Ettersyn og vedlikehold X X Kursopplegg og utstyr koblet til SD-anlegg Ettersyn og vedlikehold X X Kursopplegg og utstyr ikke koblet til SD-anlegg Ettersyn og vedlikehold X X VVS Sanitæranlegg Vedlikehold X X Bunnledninger Vedlikehold X X Ledningsnett Vedlikehold X X Sprinkleranlegg Ettersyn og vedlikehold X X Slukkeanlegg (gass) Ettersyn og vedlikehold X X Armaturer, tappekraner o.l. ("sluttutstyr") Vedlikehold X X Sentrale varmtvannsberedere Vedlikehold X X Utstyr, herunder servanter, WC Vedlikehold X X Nøddusjer, øyedusjer med blandeventiler Vedlikehold X X Varmeanlegg Ettersyn og vedlikehold X X Ledningsnett Vedlikehold X X Armaturer, utstyr, radiatorer m.m Ettersyn og vedlikehold X X Kjøleanlegg, inneklima Ettersyn og vedlikehold X X Kjøling som skyldes brukerbehov, EDB-anlegg, kjøle-/fryserom Ettersyn og vedlikehold X Ventilasjonsanlegg med komponenter, kanaler, ventiler etc. Ettersyn og vedlikehold X X Luftbehandlingsutstyr, ikke veggfast utstyr - brukerhensyn Ettersyn og vedlikehold X Spesialutstyr/-innredning, installert for eller av bruker Ettersyn og vedlikehold X Heiser Ettersyn og vedlikehold X X Faste løfteinnretninger / kraner Ettersyn og vedlikehold X X Trykkluft for drift av byggets tekniske anlegg og brukerutstyr Ettersyn og vedlikehold X X Gassanlegg Ettersyn og vedlikehold X X Spesialinnredn./inventar installert for eller av bruker herunder kantine- /kjøkkenutstyr, oppvaskmaskin, lokale varmtvannsberedere etc. Vedlikehold X X Dampkjeler annet utstyr Vedlikehold X X Avtrekkskap med trykkregulering/punktavsug Vedlikehold X 4

22 Ansvarsmatrise - internleie juni 2011 Inngår i Inngår ikke i internleien Intern ansvarsfordeling internleien. Ansvar og Ansvar: Drift IT - avd ALLE INNSTALASJONER SOM INITIERES AV LEIETAGER MÅ GÅ GJENNOM EIENDOM/DRIFT ELELR IT Ansvar: kostnad: Eiendom og Drift og SKP Arbeidsoppgave Eiendom og Drift Leietaker Kostnad: Leietaker Eiendom service SHF Merknad Vakt og sikring Automatiske porter og døråpnere Vedlikehold X X Tyverialarm, adgangskontroll, skallsikring, kursopplegg og utstyr Vedlikehold X X X Låsplaner Oppdatering X X X Tele, IT etc Automatikk SD-anlegg Vedlikehold X Automatikk SD-anlegg, lokalt anlegg for lab. Vedlikehold X Telefonanlegg, alt opplegg Ettersyn og vedlikehold X EDB-anlegg, alt opplegg Ettersyn og vedlikehold X Audiovisuelt utstyr Vedlikehold X Personsøkerutstyr, callinganlegg etc. Vedlikehold X Antenneanlegg for radio og TV Vedlikehold X Diverse Gassflasker Kontroll X Inneklima - pålagte forbedringer Gjennomføring av tiltak X X Sykkelstativer Ettersyn og vedlikehold X Tilfluktsromutstyr Ettersyn og vedlikehold X Hærverk og innbrudd, skader utvendig Utbedring, reparasjon X X Hærverk og innbrudd, skader innvendig Utbedring, reparasjon X X Skader som skyldes brukers uaktsomhet Utbedring, reparasjon X UTVIKLING Bygning Nybygging, ombygging, ominnredning, sentralt initiert Planlegging X X Nybygging, ombygging, ominnredning, sentralt initiert Prosjektering X X Nybygging, ombygging, ominnredning, initiert av bruker Planlegging X Nybygging, ombygging, ominnredning, initiert av bruker Prosjektering X X Spesialinnredning, brukerutstyr Planlegging, prosjektering X Med bistand fra Drift og eiendom. Offentlige krav og pålegg Universell utforming Gjennomføring av tiltak X X Faste elektriske installasjoner Gjennomføring av tiltak X X Oppgradring Nybygging, ombygging, ominnredning, sentralt initiert Bygningsmessige tiltak X X X Må vel dele opp med planlegging prosjektering her og Nybygging, ombygging, ominnredning, initiert av bruker Bygningsmessige tiltak X X X Diverse Spesialinnredning, brukerutstyr Bygningsmessige tiltak X X Adgangskontroll / alarm/skallsikring Nyanskaffelser X X Adgangskontroll / alarm/leietakers areal Nyanskaffelser X X SERVICE Avfallshåndtering Spesialavfall Håndtering X Makuleringsmaskiner Tømming X Transporttjenester etc. Post Henting og levering X X Porto Betaling X X Inventar og utstyr - sentralt initiert flytteprosjekt Pakking X Inventar og utstyr - sentralt initiert flytteprosjekt Flytting og montering X X Inventar og utstyr - brukerinitiert flytteprosjekt Pakking, flytting og montering X Tele- og datautstyr / kabling Flytting og montering X Tele- og datautstyr / kabling Flytting og montering X Ekstra transporttjenester Henting og bringing X X Tele, IT etc Telefonanlegg, alt opplegg Drift X X? X Gjøres gjennom IT EDB-anlegg, alt opplegg Drift X X? X Gjøres gjennom IT Audiovisuelt utstyr Drift X X? X Gjøres gjennom IT 5

23 Ansvarsmatrise - internleie juni 2011 Inngår i Inngår ikke i internleien Intern ansvarsfordeling internleien. Ansvar og Ansvar: Drift IT - avd ALLE INNSTALASJONER SOM INITIERES AV LEIETAGER MÅ GÅ GJENNOM EIENDOM/DRIFT ELELR IT Ansvar: kostnad: Eiendom og Drift og SKP Arbeidsoppgave Eiendom og Drift Leietaker Kostnad: Leietaker Eiendom service SHF Merknad Personsøkerutstyr, callinganlegg etc. Drift X X? X Gjøres gjennom IT Antenneanlegg for radio og TV Drift X X? X Gjøres gjennom IT Diverse Møblering ute/inne i forbindelse med arrangementer drift X X Låser, møblering og annet i forbindelse med eksamen Drift X X Kritt og utstyr til undervisningrom drift X X Oppfølging av møbleringsplaner undervisningsrom drift X X Oppfølging av AV-utstyr UV rom - sjekk om ikke det ligger i et tidligere punkdrift X X Innvendig grøntanlegg og planter i fellesarealer Stell X X Innvendig grøntanlegg og planter i brukers arealer Stell X Ikke med i dagens system Juletrær i fellesarealer Anskaffelse, fjerning X X Kaffeautomater o.l. Drift X SKP Utleie av forskningsfaciliteter for klimaregulerte plantelaboratorier X X X SHF Utleie av forskningsfaciliteter for husdyrforsøk X X X 6