Infrastrukturer for samhandling

Transkript

1 Infrastrukturer for samhandling Knut H. Rolland Senior Business Consultant, Steria Adjunct Professor NITH knutrolland on twitter

2 Innhold Hva er en informasjonsinfrastruktur og hvorfor er utvikling av II forskjellig frå vanlig systemutvikling? Hva er spesifikt for infrastrukturer for samhandling? Case 1: Global informasjonsinfrastruktur for skipsinnspeksjon Case 2: SharePoint i en stor norsk virksomhet Case 3: Mikroblogging

3 Hva er en informasjonsinfrastruktur?

4 Definisjoner The set of organizational practices, technical infrastructure and social norms that collectively provide for the smooth operation of scientific work at a distance (Edwards et al. 2007, p. 6). A shared, evolving, heterogeneous installed base of IT capabilities developed on open and standardized interfaces (Hanseth and Lyytinen 2008, p. 1). Information infrastructures can, as formative contexts, shape not only the work routines, but also the ways people look at practices, consider them natural and give them their overarching character of (..) necessity. Infrastructure becomes an essential factor shaping the taken-for-grantedness of organizational practices (Ciborra and Hanseth 1998, p ). The technological and human components, networks, systems, and processes that contribute to the functioning of the health information system (Braa et al. 2007, p. 3).

5 Hva er dynamikken i utvikling og bruk av en infrastruktur for samhandling?

6 Oktober 2011: More than 800 million active users More than 50% of our active users log on to Facebook in any given day More than 500 million people have now joined social networking site Facebook, just six years after it started in a Harvard University dorm room. (Sky News, 21. juli 2010)

7 Facebook: en infrastruktur for samhandling Tillater mange ulike bruksmønstre og bruksområder Forsøker å øke relevansen til informasjon ved å få brukeren til å legge igjen mest mulig informasjon om seg selv Avanserte algoritmer for å filtrere nyheter og statusoppdateringer Koblinger mot andre sosiale medier og andre nettsteder

8 As it got more users, they drove more users, giving you the rocketing curve every entrepreneur dreams of. It looks like a service that users loved and shared with their friends, instead of one where traffic is driven by high-profile articles and See how Twitter grew - and find hype out what made it explode (The Technology Blog,The Guardian, 27 August 2010) /aug/27/twitter-growth-interactive

9 Tilgjengelighet og kompabilitet

10 Klassisk systemutvikling Infrastrukturer for samhandling avviker fra klassisk systemutvikling: Ikke et klart behov og løsningsbeskrivelse i forkant Fremstår som improviserte og tar ofte en ny retning etter at de er tatt bruk av tilstrekkelig mange PS IT kontrakter

11 The Filter Bubble What the internet is hiding from you (Eli Pariser, 2011) Hva som filtreres bort er usynlig for den vanlige bruker Google bruker minst 57 ulike parametre for å definere hvordan søkeresultatet ditt blir presentert. Annet eksempel er Facebook newsfeed But the rise of the filter bubble doesn t just affect how we process news. It can also affect how we think (s. 76) Knut H. Rolland

12 Infrastrukturer for samhandling avviker fra tradisjonelle infrastrukturer Tradisjonelle infrastrukturer Eksisterende installert base i form av standarder og funksjonalitet legger sterke føringer for videreutvikling og endringstakten (Eks.: Internett og tilhørende standarder;mobilnett og standarder) shared infrastructure men.. Ekstrem personalisering og informasjon om brukeren (eg. profiler ) som driver bruken og som igjen fører til filter bubbles og økt personalisering Krever omfattende organisatoriske Styringen tiltak og enheter og for organiseringen å virke (Eks.: er mindre eksplisitt W3C) Intalled base i form av teknologier og standarder har mindre påvirkning

13 Hva med infrastrukturer for samhandling i virksomheten?

14 Fem megatrender for intranett Intranettet er inngangsportalen for all informasjon, applikasjoner og tjenester en ansatt i en virksomhet trenger å forholde seg til Intranettet blir mer teamorientert. Intranettet tilbyr i økende grad muligheter for å bygge interne nettverk og finne informasjon om kolleger. Intranettet tilbyr i økende grad muligheter for sanntidskommunikasjon med kolleger Intranettet er i større grad uavhengig av geografisk sted, og kan anvendes hjemmefra og fra mobile enheter Kilde: McConnell, J: Global intranet trends 2011 Knut H. Rolland

15 Sosiale medier internt: en konkurrent til det offisielle intranettet? in some organizations, the intranet may be losing momentum as collaborative and social media features are being implemented and end up competing with the intranet. There is an urgent need in many organizations to define new, global strategies for this expanding online workplace. (McConnell, 2011: p.2) Knut H. Rolland

16 Bruken av sosiale medier internt i virksomheter har noen spesifikke kjennetegn Kilde: McConnell (2010) Knut H. Rolland

17 Case 1 The Maritime Classification Company (MCC) 6000 employees; 300 offices; 100 countries Technical inspections (i.e. audits) on ships conducted by auditors located in local offices The Global-Scale Information System (GSIS) Developed over 6 years (1994 -> 2000), 1 billion Nok Framed as a success by management

18 Metode og data analyse Longitudinal case study ( ) Over 70 in-depth interviews with 51 informants: auditors, local business managers, developers, HQ managers, superusers, local IT support Observation: meetings, audits on ships, use of the GSIS Documents: specifications, evaluations, corporate news articles etc. Analysis and validation Open coding, grounded theory (Straus and Corbin ). But not purely inductive Rigid adherence to purely deductive or purely inductive strategies seems unnecessarily stultifying (Langley 1999: p. 694) Visual mapping strategy (Langley 1999) Feedback meetings, workshops, and reports

19

20 Arkitekturskisse GSIS applications and common Work processes Local office Local office GSIS product model Common databases (SQL server + DOCULIVE) Underlying infrastructure (Win NT, TCP IP) GSIS applications Product model GSIS applications Wide Area Network (WAN) Web-based interface customer

21

22 Metamorphosis I: First use Deliberate change in the design and management of GSIS GSIS v. 1.0 introduced at pilot sites Planning global deployment Emergent change in the design and management of GSIS Deliberate change in auditorsõpractice Digital reporting of surveys Growing repository of digital reports Satisfaction with automation Emergent change in auditorsõ practice Tinkering with templates for the survey report Unanticipated outcomes Different versions of the same survey report

23 I know it s not part of the official procedure but we store all reports electronically anyway. We have developed an automatic document handling system that gives a report an index and stores it in a database. I think most regions use this or similar systems

24 Metamorphosis II: Integrating local practices and legacy systems Unintended dependencies with non-local routines and systems Legacy system at HQ Deliberate change in the design and management of GSIS Implementing GSIS v.1.5 Emergent change in the design and management of GSIS ŌBig bang Õ implementation considered unrealistic Forced to integrate the legacy system as a subsystem Manually updating databases Re-prioritize Resources. Focus on the Software Component Deliberate change in auditorsõpractice Emergent change in auditorsõ practice Unanticipated outcomes Introducing new errors in both systems Re-producing new failure situations and software bugs Local fragmentation of audit information

25 Unintended dependencies with non-local routines and systems Deliberate change in the design and management of GSIS Metamorphosis III: Integrating a corporate-wide infrastructure and strategic initiatives New version of Windows NT New version (2.0) of GSIS to improve reporting Implementation of an accounting system Year 2000 problem with legacy system Emergent change in the design and management of GSIS Hiring more people at HQ More conservative policies for implementing new IS Shutdown of the Legacy System Implementing new version of GSIS (2.1) New ŌMaintenance Tools Õat HQ Deliberate change in auditorsõpractice Emergent change in auditorsõ practice Submitting many reports becomes the norm, not the exception Users saves unfinished reports Unanticipated outcomes A growing amount of work at HQ to integrate reports Breakdown of the central GSIS server Problems with maintaining GSIS database. Interoperability problems with previous GSIS version Back-log becomes critically large

26 This is a huge patchwork there everything is connected to everything. Whenever someone tries to implement something new without looking at the whole picture we ve to dig out the backups after a few days (Project manager)

27 Konklusjoner

28 Pilotutprøving er vesentlig forskjellig fra å lansere en helt ny informasjonsinfrastruktur Installert base av systemer og bruken av disse la sterke føringer på utvikling, innføring og bruk av det nye Desto flere komponenter, systemer og ulike brukermiljøer som blir integrert i samme løsning, desto flere uforutsette effekter Bare vellykket der systemet kunne anvendes på litt ulike måter av de ulike brukermiljøene og der det var muligheter for å kombinere med andre verktøy og systemer

29 Case 2 North Oil, stort internasjonalt olje og gass selskap Må ta større organisatoriske og tekniske grep pga SOX krav, tilgang til nøkkel-kompetanse og mer effektive prosesser I valgte IT avdelingen MS SharePoint som basis plattform for NorthOil Mest mulig standardisert løsning: out-of-the-box strategy Omfattende metadata prosjekt Hepsø, Monteiro og Rolland Ecologies of e- Infrastructures, Journal of AIS, Volume 10, Special Issue, pp , May 2009

30 Eksisterende infrastruktur før SharePoint Tett integrert mail, kalenderfunksjon og prosjektstyringsverktøy som var populært og i utstrakt bruk Mappestrukturer i prosjektdatabaser som muliggjorde kategorisering Vanskelig å dele informasjon med eksterne samarbeidspartnere pga systemteknisk lukkethet Ingen sentral indeksingsfunksjonalitet noe som gjorde gjenfinning vanskelig Skog av fag og domene spesifikke databaser vokste fram slik at en måtte kjenne domenet godt for å vite hvilke databaser man skulle søke i

31 SharePoint: et produkt, ikke en informasjonsinfrastruktur Plattform for å bygge intranett/ekstranett/interne tt løsninger Samhandlingsfunksjonalit et Dokument- og personsøk Dele dokumenter Blogger og wikis Publisering

32 Hvorfor SharePoint? Domino/Notes infrastukturen er for dårlig integrert og det er et spesielt behov for bedre, mer integrerte verktøy, som sikrer god sporbarhet til informasjon, bedre søkefunksjonalitet og forbedrede muligheter for å dele informasjon med eksterne samarbeidspartnere. Vi har valgt MS Sharepoint for å overkomme den fragmenteringen som den gamle infrastrukturen har brakt oss opp i

33 Produksjonsing. arbeidshverdag Ulike IT-systemer i brønnoppfølging og brønntesting Prosty, AdvanInform Feltmodellen (henter inn data fra AdvanInform og Prosty) SharePoint Lotus Notes Diverse Excelark (m Macroer og ActiveX komponenter) brukes til å gjøre mer nyanserte beregninger og gi bedre oversikt (flere tags ) Arbeidsprosesser Mye er strukturert rundt en del viktige møter (POG, morgenmøte, Plattformmøte,) Hyppig koordinering mellom enkeltpersoner og enheter 33

34 Word dokument på filtjener

35 Notes

36 Eksisterende IT-system legger sterke føringer Sjelden et system for å utføre en oppgave Brønntesting og oppfølging involverer bruk av AdvanInform som overfører data til Prosty. Når man så har gjort en del bergninger her overføres disse fra AdvanInform til et Excelark (ligger på G-disk). Her gjør man nye beregninger, for så å legge inn mer nøyaktig verdi for hva en enkelt brønn har produsert innen et tidsintervall tilbake i Prosty. Flere av dagens IT-systemer (Prosty, AdvanInform) som blir brukt til oppfølging, testing og optimalisering av brønnene på satellittene er ikke spesielt tilpasset denne oppgaven. Dette bla fordi Satellittene består av rammer med 4/6 brønner, og man får dermed problemer med å beregne rate for hver enkelt brønn. Dette gjør at det er vanskelig å optimalisere dag-for-dag for stor usikkerhet. 36

37 Fragmentert lagring av informasjonen brukt i produksjonsoptimalisering TeamSites i SharePoint Funker bra til å fordele oppgaver mellom proding En TeamSite for hver brønn Problem: begynner fra scratch hver gang Problem at alt lagres flatt Lager logisk mappestruktur med hjelp av keywords (intervention 1, intervention 2) G-disken er alltid et godt alternativ fordi vi vet at den vil alltid være der Eksempel brønnhistorikk går inn i Notes, fordi der ligger all dokumentasjon samlet Dårlig søkefunksjonalitet Hvis du ikke har vært med på den brønnen fra dag en så vet du ikke hva som ligger der Umulig å søke etter noe du ikke vet ligger der 37

38 Mye artikuleringsarbeid skjer utenfor ITsystemene Det meste av den viktige real-time koordineringen og samhandlingen skjer utenfor IT-systemene Ad hoc møter i korridor. Eks: når Karl kommer fra POG møte Proding SA hyppig koordinering mot hovedfelt; ofte i uformelle fora Tlf til SKR, sokkeling, mail/kontakt med POG Produksjonsing. bruker MSN til å gi mindre beskjeder til sokkeling. 38

39 SP medførte: økt fragmentering av informasjon

40 Må tilpasse SharePoint til i en større kontekst Local line organization and management Discipline specific ITsystems, models and representations Historical and fieldspecific information and info flows Corporate requirements and initiatives Infrastructure Control room practices offshore Photos by Øyvind Hagen / StatoilHydro

41 Case 3 Fremvekst av mikroblogging i konsulentselskapet Steria Først en undergrunnstjeneste tatt i bruk av faggruppen for samhandling som i utgangspunktet er tverrfaglig og har medlemmer fra ulike avdelinger Nå offisiell kanal for deling og diskusjon av fag, nyheter og sosiale arrangementer

42 Konsulent NN Konsulent NN-2 Konsulent NN-3 Knut H. Rolland

43 Hvorfor bruker du Yammer? Knut H. Rolland

44 nyheter blir i økende grad distribuert i sosiale medier Knut H. Rolland

45 Deling uavhengig av formell organisering. Passer godt for kunnskaps-intensiv virksomhet, da man på forhånd ikke kan si hvem man bør dele med/hvem bør kontakte. Informasjonen kommer fra den lokale eksperten ikke abstrahert, tygd og omskrevet av en sentral enhet Tilgjengelig. Trenger kun internettilkobling -> passer godt til geografisk distribuert og mobil virksomhet. Ikke passord, koder etc. : desktop, web, iphone, ipad Lav kompleksitet ikke tett koblet med andre systemer Bygger på eksisterende nettverk (som allerede har sterke relasjoner seg i mellom og dermed høy tillit -> lav barriere for å bidra). Utvide via brobyggere (som har mange sterke relasjoner på tvers i organisasjonen) Knut H. Rolland

46 Konklusjoner

47 Samhandlings infrastrukturer basert på mikrobloggingstjenester, direktemeldinger, profiler og god søkefunksjonalitet er fleksible og enkle løsninger som ikke påvirkes mye av installert base av fagsystemer, databaser og eksisterende intranett. Slike infrastrukturer krever heller ikke omfattende organisering eller teknisk utvikling Men Knut H. Rolland

48 Utfordring #1 Expectation failure De som liker Facebook synes ikke det er likt nok og det som ikke liker Facebook synes det ligner for mye (bruker i en offentlig virksomhet) Knut H. Rolland

49 Utfordring #2: Konkurranse mellom ulike infrastrukturer Her er det få andre enn kommunikasjonsavdelingen som bryr seg om intranettet [Vi] andre følger med på Yammer (Javaprogrammerer) Knut H. Rolland

50 Utfordring #3: Utfordrer maktbalansen Eksempel: Etablering av en wiki for vokabular brukt i en stor offentlig virksomhet Hvert innlegg måte skrives inn av en faglig kvalitetssikrer noe som førte til at wikien ikke ble så ofte oppdatert, og dermed ikke brukt Veldig rigorøse retningslinjer for bruk undergraver alle fordelene Knut H. Rolland