KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV MEDIEOVERVÅKNINGSTJENESTER

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV MEDIEOVERVÅKNINGSTJENESTER SAKSNR Konkurranse med forhandling. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Lov 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer sist ved lov av 11. mai 2012 nr. 25 (i kraft 1. juli 2012). Forskrift fastsatt ved kgl. res. av 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. Juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Endret sist ved forskrift 12. juni 2015 nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II (For anskaffelser mellom kr og kr ,- eks. mva, samt for uprioriterte tjenester over kr ,- eks mva.) INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Generelt Om oppdragsgiver Konkurransegrunnlagets struktur Om anskaffelsen Kvalifikasjonskrav Minimumskrav til tilbudet Tildelingskriterier Frister og fremdriftsplan Tilbudet form og innlevering av tilbud Kontaktperson hos oppdragsgiver Behandling av tilbudene... 8 Side 1 av 8

2 1. GENERELT Direktoratet for utviklingssamarbeid (Norad) v/kommunikasjonsavdelingen, heretter kalt Oppdragsgiver, inviterer til konkurranse med forhandling for kjøp av medieovervåkningstjenester. 2. OM OPPDRAGSGIVER Norad er et fagdirektorat under Utenriksdepartementet og har ca. 230 ansatte pr Norad skal bidra til effektiv forvalting av bistandsmidler, sørge for at norsk utviklingssamarbeid kvalitetssikres og evalueres, samt være Norges nytenkende fagmiljø i kampen mot fattigdom i nært samarbeid med nasjonale og internasjonale fagmiljø. Les mer om Norad på 3. KONKURRANSEGRUNNLAGETS STRUKTUR Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: - konkurransegrunnlag (dette dokument) - vedlegg 1: Konsulentkontrakt - vedlegg 2: Egenerklæring om vandel - vedlegg 3: Tilbudsbrev - vedlegg 4: Prisskjema - vedlegg 5: Forpliktelseserklæring fra underleverandør 4. OM ANSKAFFELSEN 4.1 Formål Norad ønsker å inngå en avtale om kjøp av medieovervåkning med det formål å dekke oppdragsgivers behov for tjenesten i avtaleperioden. Oppdraget går ut på å gi Norad en rask, oppdatert og løpende oversikt over aktuelle nyheter i norske mediekilder om Norad, bistand og utvikling som fagfelt og om ansatte i Norad. Norad har ca. 230 ansatte som alle skal ha tilgang til portalen, samt mulighet for å motta e-postutsendelser og SMS. 4.2 Oppdragsbeskrivelse Faste månedlige tjenester Medieovervåkningen skal prises med fast månedlig abonnementsavgift og skal dekke alle kostnader uavhengig av antall artikler som hentes inn. Månedsavgiften skal også dekke medieportal, arkiv, full implementering, opplæring, fri brukerstøtte, samt eventuelle rettighetsavgifter. Det er viktig at medieovervåkeren gjør seg kjent med Norad og Norads saksområder slik at tjenesten får den ønskede kvalitet. Kildetilfang: Norad skal ha oversikt fra følgende typer medier (ikke uttømmende): Norske papir- og nettaviser, tidsskrifter, nyhetsbyråer, etermedier som radio og tv, sosiale medier inkludert blogger, Twitter, Facebook, Instagram og YouTube. Klippene skal inkludere lyd og bildefiler, debatter, debattinnlegg, kronikker og leserbrev. Norad skal også ha tilgang til et fritekstarkiv (papir og web) på tvers av alle mediehus. Tilgang på nettartikler som ligger bak betalingsmurer, fra alle mediehus, skal være inkludert fastprisen. Side 2 av 8

3 Presentasjon: Klippene som plukkes opp av medieovervåkningen, skal leveres fortløpende via en nettbasert portal som er tilgjengelig for Norads ansatte. Det skal være mulighet til å sette opp nyhetsstrømmer (f.eks. RSS) til intranett eller norad.no. Det er behov for at vi skal ha enkle og gode muligheter for å søke på sak/tema, person, dato og medium, og treff skal presenteres i gode og oversiktlige trefflister og klippmapper. Det er behov for at vi selv skal kunne lage enkle og presentable presseklipp-mapper. Tjenesten må kunne levere e-postvarsler og sms-varsler på alle nyhetsområder og til alle ansatte, uten begrensinger eller tillegg i pris. Analyse: Det skal være tilgang på analyseverktøy i portalen. Tilbudet skal inneholde en totaloversikt over alle verktøy som er inkludert i den kvantitative statistikkmodulen som en del av fastprisen. Norad ønsker ikke «skjulte» verktøy, som det senere må betales ekstra for tilgang til. Support: Norad har behov for god kundesupport i kontortiden (8-16) og skal ha én navngitt hovedkontakt med kompetanse/erfaring fra medieovervåkning og søk. Leverandøren skal i sitt tilbud beskrive leverandørens brukerstøtteapparat og tjeneste, inkludert responstid på henvendelser, og kort beskrive kontaktpersonens kompetanse/erfaring fra medieovervåkning og søk. Opplæring: Nødvendig opplæring av alle brukere skal være en del av fastprisen. Opplæringen skal beskrives i tilbudet. Implementering:. Leverandøren skal i sitt tilbud beskrive implementeringsfasen. Norad har behov for fullverdig leveranser senest fra og med 16. mai Kontrakt vil kunne inngås med gyldighet fra Beredskapsavtale: Norad har behov for en beredskapsavtale for bistand til medieovervåkning i krisesituasjoner som oppstår utenom normal kontortid (kl 8 16 på hverdager). Beredskapsavtalen skal inneholde tilgang til en døgnbemannet vakttelefon som en del av fastprisavtalen. Vakttelefonen skal være bemannet av en erfaren konsulent. Vakttelefonen må være døgnåpen og tilgjengelig alle dager i året Tilleggstjenester utenom månedlig fastpris Krisebistand under beredskapsavtalen: Medgått tid til eventuell krisebistand vil faktureres etter timepris gitt i prisskjema. Beredskapsavtalen skal beskrives i tilbudet. Det er ikke mulig å forutsi estimert timeomfang til krisebistand siden det avhenger av om krisesituasjon oppstår. Norad har ikke hatt krisesituasjoner de fire siste år. Kvalitative analyser: Norad skal ha mulighet for å bestille kvalitative analyser (halv- og helårlige) foretatt på bakgrunn av den kontinuerlige overvåking av mediebildet for saker med direkte relevans for Norad. Halv- og helårlige analyser skal kunne leveres innen gitte tidspunkter; henholdsvis innen 1. august og 1. februar. Det skal også være mulig å kjøpe medieanalyser utover dette. Analyser skal ikke inngå som del av tilbudt fastpris, men prises på timebasis i prisskjema. Analyser bestilles etter behov i kontraktens løpetid. Leverandøren skal vedlegg ett eksempel på medieanalyse i sitt tilbud. Estimert omfang er 1-2 analyser pr år. Side 3 av 8

4 Tilbud med demo-portal Beskrivelse: Leverandøren skal beskrive sin tilbudte løsning opp mot oppdragsgivers behov som beskrevet i denne oppdragsbeskrivelsen. Demo: Norad skal ha tilgang på demo-portal ved levering av tilbudet. Demo-portalen skal brukes i evalueringen av tilbudt løsning og skal inneholde disse søkene: Norad, bistand, Jon Lomøy, Eva Bratholm og #EduApp4Syria. Utvalgte e-postadresser og telefonnummer utleveres tilbyder etter tilbudsfrist for å sette opp e-post og sms-varsling i portalen. Kostnader i forbindelse med demo-portal dekkes av tilbyder. 4.3 Tidsplan/omfang for gjennomføring av tjenesten Kontraktens varighet er fra og med dd til og med dd Oppdragsgiver har opsjon på forlengelse av avtalens varighet 2 x 1 år på ellers like vilkår. Maksimal avtaletid, inkludert opsjoner, er fire år. På grunnlag av tidligere års anskaffelser, estimeres totalt omfang, inkludert opsjoner, til å være mellom ,- og ,- kroner eks mva. 4.4 Kontrakt Det skal inngås en avtale om medieovervåkning med én leverandør. Følgende kontraktstype vil bli benyttet: Konsulentkontrakt. Se vedlegg KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg i henhold til nedenstående krav, vil bli meddelt dette. Dersom en leverandør benytter underleverandør(er) i oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, må det legges frem en forpliktende erklæring om at han har den nødvendige råderett over underleverandøren(es) kapasitet. Det skal i så fall legges frem en signert forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) - se vedlegg 5, samt en kort beskrivelse av hvilke ytelser underleverandør skal utføre. Attest for skatt og merverdiavgift Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Skatte- og merverdiavgiftsattest ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og En attest for skatt og merverdiavgift utstedes av skattekontoret der hvor merverdi leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal ikke være eldre enn avgiftsinnbetaling. 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandører som ikke er registreringspliktige i merverdiavgiftsregisteret, skal fremlegge signert egenerklæring som bekrefter dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester for skatt og merverdiavgift fra tilsvarende myndigheter som de norske. Side 4 av 8

5 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Tilbyderen skal vedlegge firmaattest eller registerutskrift lovlig etablert foretak. (enkeltmannsforetak) fra Enhetsregisteret. Leverandøren skal ikke være rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger. Egenerklæring om vandel (vedlegg 2) i utfylt og signert stand. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal være kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 5 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 5 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e- post). Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 6. MINIMUMSKRAV TIL TILBUDET Følgende minimumskrav må oppfylles før tilbudet kan bli vurdert. Dersom krav ikke er oppfylt, vil tilbudet bli avvist. Tilbudet skal dekke hele tjenesteomfanget som beskrevet i oppdragsbeskrivelsen, punkt 4.2. Tilbudet skal inneholde demoportal som beskrevet i punkt 4.2. Norsk skal være hovedarbeidsspråk i gjennomføringen av kontrakten. Side 5 av 8

6 7. TILDELINGSKRITERIER Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering av følgende tildelingskriterier. Under evalueringen av tildelingskriteriene vil score bli gitt på en skala fra 0-10, der 0 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. Vekt i prosent Tildelingskriterier (totalsum er 100 %) Pris Pris vil bli evaluert basert på pris gitt i vedlegg 4 Prisskjema. 30 % Funksjonalitet Deriblant: kildetilfang, søkemuligheter i arkiv, varslingsmuligheter og kvalitet på varslingene. Muligheter for overvåkning og analyser av norske papirmedier, webmedier, sosiale medier, TV og radio. Kvalitet vil bli evaluert basert på det skriftlige tilbudet samt testingen av demoportalen og varslingene. Brukervennlighet Deriblant: oversiktlig og intuitivt design (brukergrensesnitt), enkelt å lage egne klippmapper, enkelt og intuitivt å opprette søk og gjøre analyser, layout på klippmapper, support, opplæring % % Kvalitet vil bli evaluert basert på det skriftlige tilbudet og demo-portal. 8. FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN 8.1 Tilbudsfrist Tilbudene skal være mottatt av Oppdragsgiver innen kl 12: Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i tre måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbud med kortere vedståelsesfrist vil bli avvist. 8.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt/dato Kunngjøring i Doffin Frist for spørsmål 1 uke før tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud kl. 12:00 Evaluering og forhandlinger Uke 9 uke 11 Meddelelse om kontraktstildeling Karensperiode før inngåelse av kontrakt kl Kontraktsinngåelse April/mai 2016 Vedståelsesfrist kl. 12:00 Tidspunktene etter frist for å levere inn tilbud er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer. Side 6 av 8

7 9. TILBUDET FORM OG INNLEVERING AV TILBUD 9.1 Tilbudets form Tilbudet skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal leveres i henhold til den disposisjonen som følger under inndelt i tilsvarende kapitler og i angitt rekkefølge: 1. Signert ilbudsbrev, jfr. vedlegg 3 Tilbudsbrev, skal inneholde: Anskaffelsens navn og saksnummer. Firmaets juridiske navn, adresse og foretaksnummer. Bekreftelse på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Bekreftelse på oppfyllelse av minimumskrav. Bekreftelse av vedståelsesfrist i punkt 8.2. Informasjon om eventuelle forbehold/avvik, jfr. punkt Bekreftelse på at det ikke kan ses potensielle habilitetsproblemer, eller informasjon om forhold som kan skape problemer for vedkommende sin uavhengighet, eller som kan skape interessekonflikt ved gjennomføring av oppdraget. Kontaktperson, e-post, telefon (direkte og sentralbord) og evt. faks. Signatur og dato. 2. Dokumentasjon av oppfylte kvalifikasjonskrav, jfr. punkt Dokumentasjon av oppfylte minimumskrav til tilbudet, jfr. punkt Besvarelse av oppgitte tildelingskriterier, jfr. punkt 7. Det skal leveres to komplette eksemplar i papirversjon, ett merket «original» og ett merket «kopi». I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon på minnepenn inkludert sladdet versjon av tilbudet, se punkt 9.2. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. 9.2 Sladdet versjon av tilbudet Hvis tilbyderen ønsker at informasjon i tilbudet skal unntas offentlighet må det leveres inn en versjon av tilbudet hvor denne informasjonen er sladdet. Slik informasjon kan være forretningshemmeligheter, eller andre opplysninger som kan unntas offentlighet. Oppdragsgiver har plikt, og rett, til å beslutte hvilken informasjon som vil unntas offentlighet. 9.3 Innlevering av tilbud Ved fremmøte leveres tilbudet i resepsjonen 6. etasje, Ruseløkkveien 26, som vil kvittere for mottatt tilbud. Åpningstider: kl Tilbud skal legges i en konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: Marte Lid Norad Kommunikasjonsavdelingen Tilbud Medieovervåkning, saksnr Tilbud kan alternativt sendes til: Marte Lid Norad Kommunikasjonsavdeilngen Postboks 8034 Dep 0030 Oslo Norge Tilbud Medieovervåkning, saksnr Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at tilbudet må være mottatt innen tilbudsfristen i punkt 8.1. Side 7 av 8

8 10. KONTAKTPERSON HOS OPPDRAGSGIVER All kommunikasjon i denne konkurransen skal skje på norsk. Eventuelle spørsmål angående denne tilbudsinvitasjonen kan rettes til Oppdragsgivers kontaktperson, Marte Lid, Kommunikasjonsavdelingen, på e-postadresse marte.lid@norad.no, med kopi til hilde.brottveit@norad.no. 11. BEHANDLING AV TILBUDENE 11.1 Åpning Offentlig åpning vil ikke finne sted. Åpningen foretas av minst 2 personer fra Oppdragsgiver og det forventes at tilbudene vil åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Etter åpning vil Oppdragsgiver evaluere innkomne tilbud Retur av tilbudene Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbud som er mottatt innen tilbudsfristen. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist og returnert Avlysning av konkurransen Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle tilbyderne bli skriftlig informert om dette Forbehold/avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold/avvik mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold/avvik vil bli avvist. Andre forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist Forhandlinger Konkurransen gjennomføres etter konkurranse med forhandlinger. Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Bare de tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Forhandlingene kan bli gjennomført i flere faser for å redusere det antall tilbud det forhandles om. En eventuell første reduksjon av tilbud vil kunne skje før forhandlingene starter. Reduksjonen av antall tilbud skjer på bakgrunn av en vurdering av tildelingskriteriene. Forhandling vil skje i samsvar med alminnelige regler i Forskrift om offentlige anskaffelser, herunder kravene til likebehandling og god forretningsskikk, samt reglene om taushetsplikt. Norad legger tentativt opp til ett forhandlingsmøte hvor tilbyder også presenterer sin demo-portal. Dersom det vurderes som nødvendig, vil det gjennomføres flere forhandlingsrunder Tildeling av kontrakt Beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, «Meddelelse om kontraktstildeling», vil gis skriftlig til samtlige tilbydere. Meddelelsen vil inneholde navnet på den som tildeles kontrakt, en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier, samt opplyse om karensperioden. Bindende kontrakt er inngått når den er signert av begge parter. Side 8 av 8