RUTINE 1 ARKIVBEGRENSNING / FORDELING AV POST ephorte-sak 2009/305 Versjon 7 Dato: November 2012

Transkript

1 Høgskolen i Telemark RUTINE 1 ARKIVBEGRENSNING / FORDELING AV POST ephorte-sak 2009/305 Versjon 7 Dato: November 2012 Utarbeidet av Jorunn Pedersen Innhold 1 Arkivbegrensning (lovverk) 2 Videresending fra postmottak@hit.no / arkivseksjonen 1 Arkivbegrensning Arkivbegrensning betyr å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, og som ofte har en tidsbegrenset interesse. Slike dokumenter kan oppbevares i bibliotek, rundskrivmapper, egne kurspermer eller lignende, eller slettes/makuleres/kastes. Dokumenter som ikke blir vurdert som arkivverdige, men som kan ha administrativ interesse for en begrenset periode, kan skannes inn i relevante mapper, og gjøres tilgjenglige for de som har interesse av innholdet. Eksempler på slike dokumenter kan være invitasjon til kurs, overføring av ferie, enkelte rundskriv, rutinedokumenter og lignende. Arkivforskriften 3-19 beskriver materiale som skal skilles ut ved arkivbegrensning: Arkivavgrensing Arkivavgrensing bør gjennomførast i samband med postbehandling eller arkivlegging. Dersom dette ikkje er skjedd, skal det gjerast ved bortsetjing eller seinast ved avlevering til arkivdepot. Materiale som blir skilt ut ved arkivavgrensing, kan oppbevarast separat utanfor arkivet, slettast eller kastast. Følgjande typar av materiale skal skiljast ut ved arkivavgrensing: 1. Trykksaker, rundskriv, anna mangfalda og allment tilgjengeleg materiale og blankettar som ikkje er utfylte. Frå dette er det følgjande unntak: a) det organet som har utferda slikt materiale, skal arkivere eitt eksemplar og dei nødvendige forarbeida, b) dokument som fører til saksbehandling, eller som er nødvendige vedlegg til ei sak, skal arkiverast. 2. Konsept, utkast, kladdar og kladdenotat, ekstra kopiar, interne meldingar o.l. som ikkje har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon. Frå dette er det følgjande unntak: a) konsept som har noteringar og påteikningar som er nødvendige for å forstå saka og den samanhengen ho står i, skal arkiverast, b) kopi av utgåande dokument skal arkiverast, c) andre kopiar m.v. som er nødvendige vedlegg til ei sak, skal arkiverast. 3. Tekstbehandlingsfiler o.l., bortsett frå det som eventuelt inngår i elektronisk sakarkiv, jf Sakspapir som medlemene av offentlege utval mottek, med mindre dokumenta må reknast som saksdokument for det organet medlemen representerer. 5. Anna materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.

2 Oversikt pr. november 2012 Videresending av henvendelser om: 1. EFL NKS-studier 2. TF Opptak på Y-veien 3. AF Gateway 4. AF Henvendelser til instituttene 5. Henvendelser vedr. utenlandske studenter 6. Fronter kontaktpersoner 7. Flyttemeldinger studenter 8. Støttetjenester HiT 9. Eksamen kontaktpersoner 10. Praksisadministrasjon kontaktpersoner 11. E-post Postlister HiT 12. Hovedtillitsvalgte HiT 13. Post fra UDI - oppholdstillatelser 14. Post vedr. Folkeuniversitetet 15. Styreprotokoller fra andre høgskoler 16. Opptak oversikt over kontaktpersoner 17. Behandling av henvendelser fra studenter 18. Døgnsafe melding fra banken 19. Sykemeldinger, fagforeningstrekk, skattekort og lignende - tilsatte

3 1 NKS-studier Mon, 04 Apr :09: Fra: Else Kasin Haugen Til: Alle henvendelser som nevner NKS kan dere videresende til meg. Alle "gamle fag" står nok ikke i oversikten fra Trond, så da er det ikke så godt å vite, men NKS er stikkordet. Hilsen Else 2 Opptak på TF og Y-veien Se følgende melding fra Anne Blichfeldt : Alt som har med opptak å gjøre skal enten til Gro Wærstad eller meg. Gro har y-veien og jeg har resten. 3 Gateway / karakterutskrifter Gateway ved Avdeling AF Sendes Kristin Midtbø. 4 Henvendelser til institutteneved Fakultet AF Idretts- og friluftslivsfag Natur- og miljøvernfag Kultur- og humanistiske fag Økonomi og informatikk Helle Friis Knutzen Anette Norheim Fredly Eline Flesjø Bergit Grivi/Marit Skogli 5 Henvendelser vedr. utenlandske studenter AF: Lisa Hjelmeland Anette Staaland 6 Fronter kontaktpersoner Se adressen: Avdeling/Enhet e-post Allmennvitenskaplige fag (AF, Gateway College) Ralph.Stalberg@hit.no Estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning (EFL) Siri.Horvei@hit.no Mona.Ottesen@hit.no Helse- og sosialfag (HS) Bjarne.Narum@hit.no Teknologiske fag (TF) Olav.Dehli@hit.no Fellesadministrasjonen (FA) Hans.J.Berntsen@hit.no En henvendelse kan også sendes til fronter.hjelp@hit.no 7 Flyttemeldinger studenter E-post fra Hans Jacob Berntsen: Forslag til returmelding til studenter som melder adresseendring via postmottak: Studenter ved Høgskolen i Telemark er selv ansvarlig for å oppdatere sin hjemstedsadresse og semesteradresse. Dette gjør du ved å logge deg inn på Studentweb. Under menyvalget adresse, kan du oppdatere adresser, telefonnummer og privat epostadresse. Adresse studentweb:

4 8 Støttetjenester HiT Se adressen: Biblioteket Bø Biblioteket Notodden Biblioteket Porsgrunn Biblioteket Rauland Kopisenteret Bø Kopisenteret Notodden Kopisenteret Porsgrunn IT-vakta Porsgrunn/Bø/Notodden Ekspedisjonen Notodden Ekspedisjonen Bø Ekspedisjonen Porsgrunn Sentralbordet Akademika Porsgrunn Akademika Notodden 9 Eksamen kontaktpersoner avdelingene Se adressen: 10 Praksisadministrasjons - kontaktpersoner Se adressene:

5 11 E-post postlister HiT Meld. Fra IT-sjef : Informasjon om kulturelle eller miljøskapende tiltak bør avgrenses til relevante e-postlister (ikke send informasjon til hele høgskolen om lokale tilbud på et studiested). Unngå å sende e-post med vedlegg til e-postlister (hvis mulig). Reklame for kommersiell virksomhet skal ikke distribueres via høgskolens e-postlister. 12 Hovedtillitsvalgte HiT Se adressen: 13 Post mottatt fra UDI oppholdstillatelser Melding fra Trine Ellefsen: 1. Brev mottatt fra UDI legges direkte til opptakskontoret (uten å registreres). 2. Opptakskontoret påfører avdeling og returnerer dokumentet til arkivet. 3. Arkivet registrerer brevet og påfører Trine Ellefsen som saksbehandler. 4. Trine Ellefsen påfører nødvendige kopimottakere 14 Post vedr. Folkeuniversitetet Meld. Fra Else Kasin Haugen: Kontaktperson er 15 Styreprotokoller fra andre høgskoler Videresendes til høgskolens ledelse+ informasjonstjenesten + forkontor 16 Opptak - kontaktpersoner Kontaktpersoner for ulike studier og opptak - hvem svarer på hva? Se egen oversikt pr sendt til arkivtilsatte fra opptakskontoret. Opptakskontoret Fax: Mari H. Hegna 5085 Trond Kvasjord 5302 Mette Venheim 5303

6 17 Behandling av henvendelser fra studenter Hvor skal henvendelser fra studenter - mottatt på postmottak@hit.no - videresendes? Hva skal registreres 17.1 Videresending til (FS-hjelp@hit.no eller) Hans Jacob Berntsen Utdanningsplaner Feil i planen Spørsmål vedr. planen Mangler fag i planen Oppført med feil fag/studium Problemer med å fordele emnene Finner ikke emnebeskrivelser Navneendring /adresseendring i Studentweb (ikke Flytteportalen) Studentweb - registrering Studentkort Betaling Manglende kvittering for semesteravgiften Endringer i Studentweb Studentkort Får ikke endret semesteradresse Spørsmål vedr. Registrering Aktivering av konto Feil med studentnummer + personnummer Mangler studentnummer Mangler karakterer Manglende tilgang (ikke bare passord) Har mottatt studentkort uten bilde Ber om å få sjekket registrering + betaling Har ikke fått krav om avgift Har ikke mottatt e-post om registreringen (sendes også til passord@hit.no) Ønsker betalingsinfo Feil KID-nummer Lånekasse Fra: Hans Jacob Berntsen Sendt: 1. oktober :52 Til: Anne Cathrine Rieber-Mohn Emne: SV: manglende semesterkvittering De som mangler kvittering kan videresendes til Marit Wiik. Andre henvendelser kan sendes til meg (ikke til fs-hjelp). Hans Jacob Berntsen 17.2 Videresendes til fronter.hjelp@hit.no Tilgang Fronter Har ikke tilgang på fagene (hvis mangler passord send til passord@hit.no) Spørsmål om bruk av Fronter, vis til siden: eller videresend til oppgitt kontaktperson

7 17.3 Retur til avsender Adresseendring/flyttemeldinger Retur fra arkivet med flg. melding: Studenter ved Høgskolen i Telemark er selv ansvarlig for å oppdatere sin hjemstedsadresse og semesteradresse. Dette gjør du ved å logge deg inn på Studentweb. Under menyvalget adresse, kan du oppdatere adresser, telefonnummer og privat epostadresse. Adresse studentweb: Videresendes opptak@hit.no eller admissions@hit.no opptak@hit.no Venter på svar vedr. restetorget Ettersender søknadspapirer Ønsker å bli oppført på venteliste Mangler opptaksbrev (har fått stud.nr.) Spm om ledig studieplass Ber om tilbakemelding vedr. søknad Forespørsel om kurs (som arkivet ikke kan finne tilbud om) admissions@hit.no Spm fra utenlandske studenter om Utdanning Studier Søknadsskjemaer 17.5 Videresendes til SiTel sitel.adm@sitel.no Spm. vedr. boforhold / studentleiligheter 17.6 Registreres i ephorte med tilbakemelding til avsender om at henvendelsen er registrert og info om saksnummer Eksamen Søknad om utsatt innlevering (sak på fakultetet) Søknad om ekstra hjelpemidler/tid (sak på fakultetet) Klage på vedtak Klage på formelle feil ved eksamen Begrunnelse eksamenskarakter Klager på eksamenskarakter (sak på fakultetet) Vitnemål Søknad om nytt vitnemål (sak på fakultetet) Bachelor Studiet Vurdering/søknad om bachelor Søknad om permisjon Søknad om godkjenning av tidligere fag/utdanning Søknad om utvidet studietid Søknad om fritak fra fag Søknad om fritak fra samling Søknad om bytte av veileder Søknad om fri pga ferie Klage på undervisning

8 18 Døgnsafe Melding fra banken Sendes til 19 Sykemeldinger, skattekort, fagforeningstrekk og lignende for tilsatte Sykemeldinger leveres/sendes til personalansvarlig (skal ikke registreres i ephorte). Skattekort, fagforeningstrekk og lignende leveres til økonomiseksjonen.