MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling

Transkript

1 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Møtedato: Tirsdag 10. november 2015 Møtetid: Kl. 10:00 Folkevalgtopplæring Kl. 14:30 Behandling av saker STED: STOKKAN UNGDOMSKOLE, STJØRDAL NB! MERK STED Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 025/15 Referatsaker 026/15 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart 027/15 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll - oppstart 028/15 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for /15 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /15 Selskapskontroll FIDES AS Steinkjer, Bjørn Madslangrud/s/ leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 025/15 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 025/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referater Nr Fra/Til Tittel på dokumentet 1 Meråker kommune Valg til kontrollutvalg Ikke vedlagt 2 Stjørdalens blad Oppslaget den Dette er helt uakseptabelt Ikke vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 026/15 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OPPSTART Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 026/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert underveis. 2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollutvalget til behandling i løpet av første halvår Kontrollutvalget inviterer ordføreren og rådmannen til en dialog om forvaltningsrevisjon i forbindelse med dette. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Plan for forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Kommuneloven. Saksopplysninger Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Kontrollutvalget skal sørge for at det blir utarbeide en plan for gjennomføring. For inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet og godkjent av kommunestyret innen Det vises her bl.a. til kontrollutvalgsforskriftens 9: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.

4 Kommunen deltar i et interkommunalt samarbeid i Værnesregionen. Departementet gir i Ot. Prp om endringer i kommuneloven bl.a. uttrykk for følgende under kapittel 5.8 kontroll og revisjon: Kontrollutvalet i vertskommunen vil ha ansvar for å føre det løpande tilsynet med måten vertskommunen utfører dei oppgåvene på som kommunen har fått frå andre kommunar. Kontrollutvala i dei andre kommunane vil ikkje ha ansvar for å føre tilsyn med den interne drifta i vertskommunen. Men ettersom eit vertskommunesamarbeid kan innebere overføring av oppgåver og avgjerdsmakt til ein annan kommune, kan det reisast spørsmål om ikkje kontrollutvala i dei kommunane som deltek i samarbeidet, bør få eit ansvar for å føre tilsyn med måten vertskommunen handterer slike saker på. Særleg gjeld dette der det er tale om avgjerder i vertskommunen som får direkte verknad for innbyggjarane i ein annan kommune. Rett nok vil avgjerdene og den faktiske verksemda skje i vertskommunen, men det vil vere kvar enkelt kommune som til slutt er ansvarleg for at innbyggjarane der også i slike saker mellom anna får dei ytingane dei har krav på etter lova. Departementet kom på denne bakgrunnen til at kontrollutvala i dei ulike kommunane bør ha krav på informasjon om avgjerder og verksemd i vertskommunen som rettar seg mot innbyggjarane i den aktuelle samarbeidskommunen eller mot sjølve kommunen. På grunnlag av ein slik informasjonsrett vil kvar enkelt kommune mellom anna på grunnlag av vurderingane i kontrollutvalet for det første kunne vurdere om vertskommunesamarbeidet skjer innanfor ramma av det som er avtalt. Dernest vil det også gi høve til å vurdere løpande om vertskommunesamarbeidet er eigna til å realisere dei målsetjingane kommunestyret har. Dette kan gi grunnlag for å vurdere endringar i avtalen eller i rutinar som er knytte til vertskommunesamarbeidet, med sikte på forbetringar. Departementet fant det ikke hensiktsmessig å lovfeste en generell rett for kontrollutvalgene i samarbeidskommunene til å føre tilsyn med den interne driften i vertskommunen, og departementet ga videre uttrykk for at: Kontrollutvalet i vertskommunen vil ha ansvar for å føre løpande tilsyn med verksemda i (verts)kommunen etter dei vanlege reglane. At delar av verksemda dreier seg om saker der myndigheita er delegert frå andre kommunar, bør ikkje endre på dette. Dette samarbeidet har etter hvert utviklet seg til å bli en relativt omfattende interkommunal samarbeidsordning. De deltakende kommuner har for øvrig valgt å organisere deler av samarbeidet som vertskommune med politisk nemd (med delegert myndighet). Kontrollutvalgene i Værnes regionen har over tid samarbeidet om kontroll og tilsyn. Vurdering Forvaltningsrevisjon har et todelt formål. Forvaltningsrevisjon skal på den ene side påse at forvaltningen skjer iht. gitte regler og vedtak (de ytre rammer for forvaltningen). På den annen side skal forvaltningsrevisjon bidra til at kommunen både blir flinkere, og utnytter de betrodde midler mer effektivt innenfor forvaltningens frie handlingsrom. 2

5 Norske kommuner utøver myndighet på mange områder som har avgjørende betydning for innbyggerne. Kommunen skal ivareta både samfunnets og den/de enkeltes interesser. Hvordan kommunen fyller denne rollen, og i hvilken grad kommunen sørger for å gi innbyggerne likebehandling og rettssikkerhet kan være et interessant tema. Norske kommuner disponerer en betydelig del av samfunnets ressurser. I hvilken grad kommunen har sørget for en effektiv og målrettet utnyttelse av de ressursene den er blitt betrodd er et eksempel på et annet interessant tema. En har ikke ressurser til å besvare alle tenkelige spørsmål. Planen skal derfor baseres på overordnet analyse av kommunens virksomhet. Det enkelte prosjekt skal velges ut fra risiko og vesentlighetsvurderinger. For å sikre et bredest mulig beslutningsgrunnlag, foreslås det at ordføreren og rådmannen blir invitert til en dialog med kontrollutvalget i forbindelse med behandlingen av kontrollutvalgets planforslag. Det understrekes imidlertid at forvaltningsrevisjon ikke kan sees som en del av rådmannens egen oppfølging, eller komme til erstatning for denne. Forvaltningsrevisjon (og selskapskontroll) skal begge ha elementer av både kontroll og læring. Kommunen har valgt selskapsformen for deler av sin virksomhet og tjenesteproduksjon. Planverkene for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll bør derfor sees i sammenheng. Planarbeidet vil være en lang prosess. På det nåværende tidspunkt er det derfor viktig at kontrollutvalget treffer vedtak om å igangsette planarbeidet. Det legges opp til at kontrollutvalget vil holdt orientert underveis i plan arbeidet. Dersom kontrollutvalget ønsker at revisor skal belyse eventuelle konkrete temaer og problemstillinger i forbindelse med analysearbeidet, vil en anbefale at kontrollutvalget gir så klare avgrensninger som mulig. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 3

6 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 027/15 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL OPPSTART Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 027/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse plan for selskapskontroll. Overordnet analyse plan for selskapskontroll bør sees i sammenheng med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert underveis. 3. Forslaget til plan for selskapskontroll skal legges fram for kontrollutvalget til behandling i løpet av 1. halvår Kontrollutvalget inviterer ordføreren og rådmannen til en dialog mht. selskapskontroll og eierstyring. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Plan for selskapskontroll Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Kommuneloven. Saksopplysninger Kontrollutvalgsforskriftens sier følgende om selskapskontroll: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Paragrafen ble endret den 6 des og endringen ble ikraftsatt fra 1 jan Endringen innebærer at nå er et krav om at det skal gjennomføres en overordnet analyse av kommunens eierskap i forbindelse med utarbeidelse av plan for selskapskontroll. For inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet innen 31. desember 2016.

7 14.Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Kommunen har typisk flere roller i forhold til de selskapene kommunen har eierskap i. For det første har kommunen eierrollen. I mange tilfeller skal selskapene levere tjenester til kommunen selv eller direkte til innbyggerne. I slike tilfeller har kommunen også kjøperrollen. I tillegg vil kommunen ofte ha rollen som offentlig myndighet og tilsynsmyndighet. Det finnes også eksempler på at kommunen har delegert offentlig myndighet til selskap den har eierskap i. Det er derfor nødvendig med en klar forståelse for avgrensningen mellom de ulike rollene og hva som er et hensiktsmessig samspill mellom disse. Det er også nødvendig med en klar forståelse for kommunalt eierskap som virkemiddel, med de begrensninger og muligheter ulike eierskapsformer gir mht. eierstyring. Både ordførers og rådmannens synspunkter vil således være av interesse for kontrollutvalget. Selskapskontroll(og forvaltningsrevisjon) skal ha elementer av både kontroll og læring. Kommunen har valgt selskapsformen for deler av sin virksomhet og tjenesteproduksjon. Planverkene for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon bør derfor ses i sammenheng. Vurdering Saken legges nå frem for kontrollutvalget med forslag om at revisor starter arbeidet med den overordnede analysen og utarbeidelse av plan for selskapskontroll. Det er viktig at dette arbeidet kommer i gang så snart som mulig. Forslaget til plan for selskapskontroll skal legges frem for til behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår Kommunestyret vedtar så planen etter innstilling fra kontrollutvalget. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

8 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 028/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 028/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2016 for sin virksomhet i Kontrollutvalget ber rådmannen merke seg kontrollutvalgets møtedatoer og ønskede orienteringer fra administrasjonen. 3. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg Forslag til Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2016 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2016 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Det legges opp til 5 møter i Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året. Det synes både hensiktsmessig og kostnadseffektivt at orienteringer fra administrasjonen i vertskommunen primært gis til kontrollutvalget i vertskommunen. Det legges derfor opp til et tett samarbeid med kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene i Værnes regionen. Vurdering Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å foreta eventuelle nødvendige omprioriteringer. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men bør sendes kommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem for diskusjon i møte. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

9 Meråker kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 10. november 2015, Sak 28/15 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web:

10 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING KONTROLLUTVALGET KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL KONTROLLUTVALGETS ANSVAR OG ARBEIDSOMRÅDE KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET MØTER I KONTROLLUTVALGET REGNSKAPSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL ANDRE OPPGAVER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER OPPFØLGING AV SAKER BEFARING/BESØK ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET HENVENDELSER FRA PUBLIKUM OPPFØLGING MED REVISORS ARBEID RAPPORTERING KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I VEDLEGG KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 2 AV 7

11 INNLEDNING Kommunestyret skal etter kommuneloven påse at kommunens virksomhet skjer innen for rammene av lovverket og egne vedtak. Kommunestyret kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kan omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret har også ansvaret for at de kommunale regnskaper blir revidert på betryggende måte. For å gjennomføre disse kontrolloppgavene skal kommunestyret velge et kontrollutvalg. Jfr. kommunelovens (koml.) 76 og 77. Den delen av den kommunale egenkontrollen som utøves av kontrollutvalget må ikke forveksles med kommunens internkontroll. Kommunens internkontroll er rådmannens ansvar. 1 KONTROLLUTVALGET Kommunestyret valgte kontrollutvalg i møte den Kontrollutvalget består av 3 faste medlemmer og 6 varamedlemmer for perioden Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Funksjon Navn Bjørn Madslangrud Leder Morten Aursand Maria Weronica Økdal Nestleder Helene Skår John Magnar Høiseth Medlem Bård Bjørklund Medlem Lene Høiseth Medlem Heidi Ringen Sandslett John Magnar Høiseth er fast medlem av kommunestyret. Bjørn Madslangrud er varamedlem til kommunestyret. 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL Kontrollutvalgets arbeid er regulert av: Kommunelovens (koml.) 76 til 80 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kommunestyret kan i tillegg til de lovpålagte oppgaver og prosedyrer fastsette eget reglement for kontrollutvalget som vil kunne gi nærmere regler for kontrollutvalget. 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR OG ARBEIDSOMRÅDE Kontrollutvalget er valgt for å ivareta kommunestyrets kontroll- og tilsynsansvar. Med unntak for kommunestyret selv, skal kontrollutvalget føre tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen - inklusive de øvrige folkevalgte organer. Kontrollutvalgets arbeidsområde er derfor altomfattende. En viktig del av kontrollutvalgets ansvar vil være å påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon), og at det blir ført kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 3 AV 7

12 Kontrollutvalget skal videre påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger knyttet til hvorvidt norsk lov og politiske vedtak etterleves, samt systematiske vurderinger av forvaltningens effektivitet, produktivitet og måloppnåelse (forvaltningsrevisjon). I tillegg skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (selskapskontroll). Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer fattet i samsvar med delegert myndighet. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 2.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Møtene i kontrollutvalget er åpne. Møtene vil være lukket i saker/orienteringer der lov- og regelverk hjemler taushetsplikt og lukket dør. Kommunens ordfører og kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Det legges opp til 5 møter i 2016 se vedlegg 2.2 REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av loven og god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget skal følge opp eventuelle merknader og påpekninger fra revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunestyret vedrørende kommunens årsregnskap og årsmelding før formannskapet avgir sin innstilling. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i Koml. 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kommunestyret den den , sak 68/12. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Planarbeidet ble vedtatt igangsatt den , sak 26/15. Det tas sikte på at planen er ferdig behandlet av kontrollutvalget i løpet av første halvår SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i Koml. 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Gjeldende plan ble behandlet av kontrollutvalget i møte den og vedtatt av kommunestyret den , sak 67/12. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 4 AV 7

13 Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Planarbeidet ble vedtatt igangsatt den , sak 27/15. Det tas sikte på at planen er ferdig behandlet av kontrollutvalget i løpet av første halvår ANDRE OPPGAVER Kontrollutvalget kan til enhver tid ta opp saker som ligger innenfor dets ansvars- og kompetanseområde GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER På oppdrag fra kontrollutvalget gjennomgår revisor jevnlig møteprotokoller fra bl.a. kommunestyret og formannskapet med fokus på saker av vesentlig økonomisk betydning. Hensikten med gjennomgangen er å påse at vedtakene fattes i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Med mindre revisor har merknader kontrollutvalget bør følge opp videre, tas denne rapporteringen som et ledd i revisors ordinære statusrapportering OPPFØLGING AV SAKER Det ligger bl.a. til kontrollutvalget å føre tilsyn med at vedtak blir fulgt opp. Rådmannens statusrapport mht. kommunestyre vedtak ansees derfor som en viktig sak. Kontrollutvalget vil i forbindelse med årsrapporteringen gå gjennom oppfølgingen av saker BEFARING/BESØK For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten er det viktig at kontrollutvalget har ressurser og anledning til å besøke ulike avdelinger av kommunens virksomhet ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jf. koml Dersom det er ønskelig av hensyn til behov for saksopplysninger, kan kontrollutvalget også innkalle administrasjonssjefen i forbindelse med behandling av saker i møtene. Administrativ ledelse bør normalt være til stedet ved kontrollutvalgets møte når regnskap og årsberetning for foregående år skal behandles. Det legges videre opp til et orienteringsprogram fra administrasjonen, slik at kontrollutvalget holdes oppdatert om viktige saker i kommunen BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på bestillinger fra kommunestyret mht. saker og prosjekter kommunestyret ønsker at kontrollutvalget skal følge spesielt opp. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 5 AV 7

14 2.5.6 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollutvalget kan ta i mot henvendelser fra publikum, men kontrollutvalget er imidlertid ikke et klageorgan og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken form og grad henvendelser fra publikum skal følges opp OPPFØLGING MED REVISORS ARBEID Kontrollutvalget er pålagt å holde seg orientert om revisors arbeid, og skal bl.a. påse revisjonsarbeidet utføres i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Denne oppgaven blir ivaretatt med jevnlige orienteringer fra revisor. I tillegg har sekretariatet faste møter med revisjonen hvor bl.a. revisjonsarbeidet blir gjennomgått. Sekretariatet har iht. avtale rett til innsyn i revisjonens arbeidspapirer. Referat fra disse møtene legges frem for kontrollutvalget RAPPORTERING Kontrollutvalget rapporterer årlig til kommunestyret om sin virksomhet. Rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller rapporteres vanligvis fortløpende ANNET Det er viktig at kontrollutvalget er gitt ressurser til å kunne holde seg oppdatert på sine arbeidsområder og med det kunne delta på kurs og konferanser som arrangeres både lokalt og nasjonalt. 3 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2016 Kontrollutvalget har utarbeidet forslag til samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet, jf. sak 19/15. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. 4 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2016 Se vedlegget med kontrollutvalgets møteplan. Denne gir en oversikt over behandling av faste saker. Kontrollutvalget forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller av andre årsake KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 6 AV 7

15 5 VEDLEGG KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN 2016 Temaer til behandling mar 04.mai 15.jun 21.sep 23.nov Referatsaker X X X X X Orientering fra sekretær Status revisjonsarbeidet, orientering fra revisjonen X X Orientering fra revisor, kommunale regnskapsprinsipper og revisjon X Kontrollutvalgets årsrapport 2015 X Økonomi X X Planlagte orienteringer fra administrasjonen Omsorg, status og prioriteringer Oppvekst, status og prioriteringer X X Skatteoppkreverfunksjonen Rådmannens tilbake rapportering til kommunestyret vedrørende status for kommunestyre vedtak X Uttalelse til årsregnskap/årsmelding 2015 X Forvaltningsrevisjon X X Selskapskontroll X Revisjonsstrategi mv. X Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2017 X Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet X X Besøk ved utvalgt enhet Oppfølging av tidligere saker Andre orienteringer fra administrasjonen Andre saker X

16 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 029/15 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 029/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2015 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering mv, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold hos revisor vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

17 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 030/15 SELSKAPSKONTROLL FIDES AS Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 030/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar rapporten til etterretning, og ber om at det blir fremlagt sak om rullering av eierskapsmeldingen så raskt som mulig. Vedlegg Rapporten «Selskapskontroll FIDES AS», KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 9/15 Plan for selskapskontroll Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet bestilling av selskapskontroll vedrørende FIDES AS den , sak 9/15. Revisor forslag til problemstillinger var: «Eierskapskontroll Utøver Meråker kommune eierskapet i FIDES AS i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring? Herunder: Eierskapsmelding og folkevalgtopplæring Formål med eierskapet, vedtekter og selskapets strategi Hvordan evaluerer eieren selskapets måloppnåelse? Sammensetning og funksjon til eierorgan Forvaltningsrevisjon/beskrivende del Hvilken rolle og oppgaver har de forskjellige aktørene? Hvordan samarbeider de forskjellige aktørene? Hvordan betales/finansieres tjenestene FIDES leverer?»

18 Kontrollutvalget traff slikt vedtak i saken: 1. «Kontrollutvalget omprioriterer listen for selskapskontroll ved at prosjekt vedrørende FIDES AS gis 1. prioritet. Øvrige prosjekter rykker tilsvarende ned. 2. Kontrollutvalget godkjenner det fremlagte forslag til prosjektplan og ber revisor iverksette prosjektet.» Revisors har ferdigstilt prosjektet og har overlevert sin rapport etter gjennomført selskapskontroll, se vedlegg. Det vises til denne i sin helhet. Revisor opplyser i fotnote nr. 4 at den opprinnelige problemstillingen i bestillingen var: «Utøver Meråker kommune eierskapet i FIDES AS i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring? Vi har ikke funnet kommunestyrevedtak som gir føringer (utover normene/ksanbefalingene, se kap. 2.1) for hvordan kommunen skal utøve sitt eierskap i FIDES AS.» Revisor sier følgende i sin konklusjon: «Revisors gjennomgang viser at Meråker kommune i all hovedsak utøver eierskapet i FIDES AS i samsvar med etablerte normer for god eierstyring. Konklusjonen er basert på at kommunen har gjennomført folkevalgtopplæring med eierstyring som tema, de har utarbeidet ei eierskapsmelding, de har oppnevnt formannskapet som eierrepresentanter i heleide selskaper og ordføreren i de resterende og selskapet driver sin virksomhet innenfor de rammene som eier har satt. Det er positivt at kommunen har utarbeidet ei eierskapsmelding, som ble vedtatt i kommunestyret. Den beskriver eierstyring (eierpolitikk) på en god måte, men bør videreutvikles når det gjelder kommunens eierstrategier. Den bør kunne svar på hva selskapene driver med og hvorfor Meråker kommune har valgt å være eier. Kommunen er både eier og kunde av FIDES AS, og i en slik situasjon er det viktig å ha tydelig rolleforståelse. For informasjonsflytens og dialogens skyld, kunne det kanskje også vært nyttig med en årsrapport fra selskapet som beskriver utvikling i tjenestetilbudet, antall deltakere og gjennomføring med mer.» Vurdering Revisor gir uttrykk for at en ikke har funnet kommunestyrevedtak som gir føringer for utøvelsen av eierskapet i FIDES AS, og at problemstillingen knyttet til dette av den grunn er tatt ut fra rapporten. Da en ikke har funnet holdepunkter for at eierskapet eventuelt skulle vært utøvd i strid med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, burde dette kommet klart fram i rapporten. Rapporten berører imidlertid fler av de spørsmål kontrollutvalget ønsket belyst. Bl.a fremkommer opplysninger som tyder på at kommunen som kjøper og selskapet som leverandør kunne være tjent med at kommunestyret som (med)eier tar (fornyet) stilling til hva kommunestyret ønsker å oppnå med eierskapet. 2

19 En anbefaler på denne bakgrunn at rapporten blir videresendt til kommunestyret. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 3

20 SELSKAPSKONTROLL FIDES AS MERÅKER KOMMUNE NOVEMBER 2015

21 FORORD KomRev Trøndelag IKS har gjennomført denne selskapskontrollen på oppdrag fra kontrollutvalget i Meråker kommune. Prosjektet er gjennomført i perioden mai til november Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr 5. Formålet med selskapskontrollen framgår av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Av dette følger at selskapskontrollen skal omhandle eierskapskontroll. Gjennom eierskapskontrollen kontrolleres hvordan kommunen forvalter sin eierinteresse. Selve aktiviteten i selskapet kan kontrolleres gjennom en forvaltningsrevisjon, dersom kommunen bestemmer det. 1 Revisor har vurdert egen uavhengighet overfor Meråker kommune, jfr. kommuneloven 79. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Revisjonsteamet har bestått av prosjektleder Vegard Wist, prosjektmedarbeider Marte Bjørnelv og kvalitetssikrer Unni Romstad. Vi takker alle som har bidratt med informasjon i prosjektet. En oversikt over tidligere gjennomførte prosjekter fra KomRev Trøndelag IKS finner du på vår hjemmeside Steinkjer, Unni Romstad (sign) Oppdragsansvarlig revisor Vegard Wist Prosjektleder 1 Forvaltningsrevisjon innebærer å gjøre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Fides AS Meråker kommune 1

22 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Innledning Bestilling Problemstillinger og metode Om selskapet Kommunens eierskap Revisjonskriterier Eierskapsmodell Eierstrategi Eierstyring Vurdering Konklusjon Oppgaver, samarbeid og prising Høring Vedlegg 1: Vedtekter Fides AS Vedlegg 2: Avtale mellom Fides AS og Meråker kommune Vedlegg 3: Høringssvar fra Fides AS Fides AS Meråker kommune 2

23 1. INNLEDNING 1.1 Bestilling I henhold til kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 2 Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll. 3 Det er en avgrenset kontroll av forvaltningen av kommunens eierinteresser, herunder en kontroll av om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med de gjeldende forutsetninger og anbefalinger. Det kan også gjennomføres forvaltningsrevisjon som del av en selskapskontroll, hvor man går inn i selskapet og vurderer for eksempel kvaliteten på tjenestene selskapet leverer eller selskapets måloppnåelse. Kontrollutvalget vedtok i sak 009/15 at KomRev Trøndelag IKS skulle igangsette selskapskontroll i Fides AS, som skulle bestå av en eierskapskontroll samt en undersøkelse av rollefordeling, samarbeid og prising av tjenestene mellom kommunen og Fides AS. En lignende undersøkelse er gjennomført i Stjørdal kommune, som eier Fides AS sammen med Meråker. I bestillingen ble kontrollutvalget og revisor enige om at revisor kunne foreta en vurdering underveis av om denne siste delen burde/kunne utformes som en forvaltningsrevisjon eller et beskrivende kapittel. På grunn av mangel på revisjonskriterier mener vi at kapittelet om rollefordeling, samarbeid og prising egner seg best for et beskrivende kapittel. 1.2 Problemstillinger og metode Følgende problemstilling er besvart i eierskapskontrollen: Utøver Meråker kommune eierskapet i Fides AS i samsvar med etablerte normer for god eierstyring? 4 2 Selskapskontroll er nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6 ( 13-15). 3 Jf. forskrift om kontrollutvalg 14 første ledd. 4 Den opprinnelige problemstillingen var: «Utøver Meråker kommune eierskapet i Fides AS i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring?» Vi har ikke funnet kommunestyrevedtak som gir føringer (utover normene/ks-anbefalingene, se kap. 2.1) for hvordan kommunen skal utøve sitt eierskap i Fides AS. Fides AS Meråker kommune 3

24 I tillegg undersøkes følgende spørsmål: Hvilken rolle og oppgaver har de forskjellige aktørene? Hvordan samarbeider de forskjellige aktørene? Hvordan prises tjenestene Fides AS leverer? Rapporten bygger på data innhentet gjennom dokumentanalyse (se kildehenvisninger) og intervjuer. Vi har intervjuet kommunens eierrepresentant (ordføreren), daglig leder og administrasjonsleder i Fides AS, samt sektorsjef helse, pleie og omsorg i Meråker kommune. Informasjon fra intervju er verifisert av informantene for å rette opp eventuelle feil og misforståelser. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang i denne selskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å svare på de problemstillingene kontrollutvalget har vedtatt. 1.3 Om selskapet Fides AS er et kommunalt heleid aksjeselskap. Stjørdal kommune eier 85,41 % av aksjene og Meråker kommune eier 14,59 %. Fides AS er en attføringsbedrift/tiltaksbedrift. Selskapet har som formål å være tiltaksarrangør av arbeidsmarkedstiltak, samt utvikle tilbud innen samfunnets behov for arbeids-, velferds- og inkluderingstjenester, og utvikle arbeidskraft for næringslivet. Selskapet (som da ble kalt Stjørdal Industri Asvo AS) ble stiftet 1. desember Det skjedde gjennom en fusjon av de arbeids- og aktivitetstilbudene som allerede fantes i Stjørdal og Meråker kommune. Stjørdal Industri AS og Stjørdal arbeidssamvirke AS (med Stjørdal og Meråker kommune som eiere, avdelinger i begge kommunene) ble innfusjonert, samt at ansatte og utstyr ved de kommunale enhetene Fossliåsen dagsenter og KAT (kommunal arbeidstreningsbedrift) ble overført til selskapet. Selskapet skiftet navn til Fides AS i Fides AS Meråker kommune 4

25 2. KOMMUNENS EIERSKAP 2.1 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er de krav og forventninger som virksomheten vurderes opp mot. I dette prosjektet vurderes kommunens eierstyring opp mot kriterier hentet fra normer 5 for god eierstyring og selskapsledelse. KS anbefalinger Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte o Kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger o Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av sine selskaper gjennom utarbeidelse av ei eierskapsmelding. Eierskapsmeldinga bør gjennomgås og eventuelt revideres årlig i kommunestyret. Eierskapsmeldinga bør inneholde strategier og formål for det enkelte selskap. Utarbeidelse av selskapsstrategi og vedtekter o Selskapets virksomhet skal tydeliggjøres i vedtektene. Innenfor rammen av vedtektene bør selskapet ha klare mål og strategier for sin virksomhet. Sammensetning og funksjon til eierorgan o For aksjeselskap anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som eierrepresentanter i generalforsamling. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets flertallsbeslutning. 2.2 Eierskapsmodell I aksjeselskap er det generalforsamlingen som utøver den øverste myndighet i selskapet. Ordføreren møter på vegne av kommunen i generalforsamlinga i Fides AS (se kap 2.4). I generalforsamlingen skal ordføreren avgi sin stemme i samsvar med eventuelle vedtak fattet i kommunestyret (bundet mandat). Valget av aksjeselskap som selskapsform har noen følger for den politiske styringen og kontrollen over selskapet. Styringen av Fides AS er underlagt aksjelovgivningen, og må følge linjen i de riktige selskapsorganene. Det vil si at prosessen for å avklare og iverksette kommunens syn i vesentlige saker som angår Fides AS, vil være følgende: 5 KS anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper Fides AS Meråker kommune 5

26 1. Kommunestyret drøfter saker og fatter vedtak på vegne av Meråker kommune (med alminnelig/simpelt flertall av avgitte stemmer). (Ofte på bakgrunn av en saksutredning fra rådmannen.) 2. Eierrepresentanten (ordføreren) representerer kommunestyrets flertallssyn i generalforsamlingen for Fides AS. 3. Generalforsamlinga i Fides AS har for eksempel myndighet til å vedta vedtekter, myndighet til å velge styremedlemmer og føre tilsyn med styret. Generalforsamlinga utøver den øverste myndighet i selskapet, og har en generell instruksjonsmyndighet overfor styret. 4. Styret i Fides AS har ansvaret for forvaltningen av selskapet, og fører tilsyn med den daglige ledelsen. 5. Daglig leder står for den daglige ledelse av selskapets virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Se figur under. Dette medfører blant annet at kommuneadministrasjonen ikke på noen måte kan instruere selskapet. Det kan heller ikke kommunestyret for den del, men de har muligheten til å gå veien om sin eierrepresentant og generalforsamlingen. I utgangspunktet følger informasjonsflyten som går den motsatte veien også de samme linjene og selskapsorganene. Det er imidlertid ikke noe i veien for at selskapet, dvs. styreleder eller daglig leder, kan informere kommunestyret direkte hvis kommunestyret ønsker det. Fides AS Meråker kommune 6

27 Kilde: Kommunalt eierskap, Vibeke Resch-Knudsen 2.3 Eierstrategi Vi kan skille mellom eierstrategi som er forventninger fra eierne til selskapets forvaltning av tjenesteområdet (hvorfor eie), og eierstyring som handler om hvordan kommunen selv forvalter og styrer sine selskaper (hvordan eie). I eierskapsmeldinga omtaler Meråker kommune også dette skillet, men kaller det sistnevnte for eierskapspolitikk. Innholdet i begrepene er ellers det samme. Kommunens eierskap i Fides AS er nevnt i eierskapsmeldinga fra Her blir den daværende eierandelen (11 %) og andel av aksjekapital (kr ) omtalt. Dagens formålsbestemmelse ( 3 i vedtektene) i Fides AS lyder: «Selskapet har som formål å være tiltaksarrangør av arbeidsmarkedstiltak, samt utvikle tilbud innen samfunnets behov for arbeids-, velferds- og inkluderingstjenester, og utvikle arbeidskraft for næringslivet. Fides AS Meråker kommune 7

28 I tillegg skal selskapet erverve og eie fast eiendom med det formål å skaffe lokaler som selskapets virksomhet skal drives fra og drive utleie av fast eiendom i den grad deler av selskapets eiendom ikke nyttes til egen drift. Selskapet kan eie aksjer eller andeler i selskaper med tilsvarende virksomhet. Verdier som skapes i selskapet, skal disponeres i tråd med formålet og kan ikke utbetales som utbytte til aksjonærene.» Fides AS har også et strategidokument som er mer utdypende enn vedtektene når det gjelder selskapets strategiske vurderinger. Dokumentet er kortfattet og inneholder blant annet selskapets verdigrunnlag og en punktvis angivelse av strategiske målsettinger og tiltak. Gjeldende dokument ble vedtatt på styremøte , og skal ifølge daglig leder opp til revisjon på senhøsten Fides AS ble etablert i 2009 gjennom en fusjon av tidligere Stjørdal Industri AS og Stjørdal arbeidssamvirke AS. Da Stjørdal arbeidssamvirke AS ble etablert, var det med både Stjørdal og Meråker kommune som medeiere og med avdelinger i begge kommunene. Vedtektene åpner for at selskapet kan leie ut lokaler som de eier, men som de for øyeblikket ikke har bruk for selv. Vedtektene åpner også for at Fides AS kan eie bedrifter i samme bransje. Daglig leder mener at Fides AS bør drive sin virksomhet over et større geografisk område. Grunnen til dette er at virksomheten er mer anbudsutsatt nå enn tidligere, og NAV ønsker bedrifter med et større geografisk nedslagsområde. For å henge med i konkurransen, er daglig leder av den oppfatning at Fides AS over tid bør ekspandere ytterligere geografisk. Det er styret som avgjør eventuelle oppkjøp. Fides AS gjennomførte et oppkjøp av Innherred Produkter AS i Selskapet ble kontaktet av Nord-Trøndelag fylkeskommune som ønsket å selge seg ut. Styreleder og daglig leder orienterte eier, ved ordfører, i forkant av beslutningen om å kjøpe Innherred Produkter AS. De fikk aksept for oppkjøpet. Oppkjøpet av Innherred Produkter er innenfor selskapets vedtekter, og ordføreren sier at så lenge det er innenfor selskapets forretningsområde så stoler han på styrets vurderinger på dette punktet. Ordfører sier at eieren vurderer selskapets måloppnåelse gjennom å se på resultatene både når det gjelder tjenestene som leveres og økonomi. Kommunen er tilfreds med det Fides leverer, og ifølge ordfører leverer selskapet som forventet. Meråker har ønsket seg en utvidelse av avdelingen i kommunen (7 VTA plasser pr i dag), men har Fides AS Meråker kommune 8

29 foreløpig ikke fått dette. Se mer om sektor helse, pleie og omsorgs vurderinger i kapittel 3 (samarbeid). Ifølge selskapet selv er de en foregangsbedrift på mange områder innen attføringsbransjen, og selskapet har et godt omdømme. 2.4 Eierstyring Det er kommunestyret gjennom flertallsvedtak som formelt definerer kommunens eiervilje overfor selskaper. Beslutninger som angår vesentlige sider av kommunens eierskap i Fides AS må derfor vedtas innenfor organer i kommunen, i henhold til kommunelovens beslutningsregler. Deretter må kommunens vilje iverksettes gjennom rollen som aksjonær i selskapet i henhold til aksjelovens regler (se kapittel 2.2). Kommunen har ifølge ordføreren gjennomført folkevalgtopplæring med eierstyring som tema. Etter valget i 2011 var opplæringen basert på et standard opplegg fra KS, presentert av tidligere fylkesrådsleder Alf Daniel Moen. Ordføreren sier det var opplæring på overordnet nivå (uten bruk av eksempelcase). Meråker kommune har eierskapsmelding fra 2012, vedtatt i sak 87/12. Det er vedtatt i eierskapsmeldinga at den skal revideres hver valgperiode. Eierskapsmeldinga beskriver først hva ei eiermelding bør inneholde, og litt om hvorfor det er fordelaktig å ha ei eiermelding. Deretter drøftes noen generelle prinsipper for godt kommunalt eierskap, med KS-anbefalingene (som vi benytter som kilde til revisjonskriterier) som en viktig del. I eierskapsmeldingas kapittel 3 beskrives de ulike selskapsformene, og hvilke muligheter og begrensninger de medfører for eierne. Kapittel 4 gir en oversikt over hvilke selskaper Meråker kommune har eierandeler i. I kapittel 5 listes opp hvilke prinsipper og retningslinjer kommunen skal styre etter i utøvelsen av sitt eierskap, i eiermeldinga kalt eierskapspolitikk (=eierstyring). Det siste kapitlet beskriver mulige framgangsmåter for å komme fram til eierstrategier. I starten av eierskapsmeldinga blir det påpekt at dette er kommunens første versjonen, og at senere versjoner må videreutvikles særlig med tanke på eierstrategier for Meråker kommunes eierskap i forskjellige selskaper, altså begrunnelser av hvorfor kommunen eier de forskjellige selskapene. I samme sak som kommunestyret behandlet eierskapsmeldinga, vedtok de også at alle aksjeselskapene skulle gjennomgås og vurderes innen utgangen av 1. kvartal Det har ikke blitt gjort, og ordfører sier det skyldes manglende ressurser til å følge opp vedtaket. Ordføreren forteller at normalt har ikke kommunestyret mange saker angående eierskap opp til behandling. Unntaket er eierskapet i Meråker alpinsenter (80 %) der det har vært mange diskusjoner i både formannskap og kommunestyre. Fides AS Meråker kommune 9

30 For Meråker kommunes vedkommende har kommunestyret gjennom eierskapsmeldinga punkt 5.4.a bestemt at formannskapet (normalt) skal være generalforsamling i selskap hvor kommunen er eneaksjonær, og i øvrige selskaper hvor kommunen har eierinteresser er det ordføreren som (normalt) representerer kommunen på generalforsamlingene. Ordføreren sier i intervju at det er han som møter på generalforsamling i stort sett alle selskaper kommunen eier. Meråker kommune er eneeier i kun ett selskap, Meråker næringspark AS. Vedtektene til Fides AS sier at styret skal bestå av fra 5 til 7 medlemmer. Styret består i dag av 7 medlemmer; 5 valgt av generalforsamlingen og 2 ansatterepresentanter. Vedtektene ble revidert på generalforsamlingen i En endring her var at eier ikke lenger velger vararepresentanter til styret. De ansatte velger fortsatt vararepresentanter. Fides AS utarbeider årlig den pliktige årsberetningen, men selskapet har ikke utarbeidet årsmelding/-rapport siden Med årsmelding forstår vi en mer utfyllende rapport som sier litt mer enn årsberetningen om selskapets drift og utvikling i løpet av det siste året. Slike årsmeldinger er ikke en lovpålagt oppgave. Grunnen til at selskapet ikke skriver årsmeldinger er ifølge daglig leder at dette ikke er lovpålagt, og at det heller ikke har blitt etterspurt. Oppgaven har dermed ikke blitt prioritert. Ledelsen i selskapet sier at de ikke har noe å utsette på Meråker kommune som eier. 2.5 Vurdering Når kommuner velger å skille ut virksomhet i selvstendige rettssubjekter, innebærer det at den politiske styringslinjen endrer karakter. Den tradisjonelle forvaltningsstyringen erstattes av eierstyring. Opplæring og informasjon Det er viktig at de til enhver tid sittende kommunestyremedlemmene får innsikt i de roller de innehar som både folkevalgt og aksjonær. De folkevalgte må ha bevissthet om roller, styringslinjer og ansvarsfordeling. Kommunen har gjennomført opplæring i eierskap og selskapsledelse som del av folkevalgtopplæringen. Også nå i etterkant av valget høsten 2015 bør det gjennomføres folkevalgtopplæring der eierstyring er et tema. Eierskapsmelding Ei eierskapsmelding skal uttrykke hvordan kommunen ønsker å fremstå som eier, og være et politisk og juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskapene kommunen eier. Den bør gi en enkel oversikt over alle selskapene der kommunen har en eierandel (hva eier vi?). Den bør synliggjøre viktig informasjon om selskapene, som selskapets virksomhet, kommunens eierstrategier for selskapet (hvorfor eier vi selskapet?), Fides AS Meråker kommune 10

31 kommunens eierandel, medeiere o.l. I tillegg til å gi en oversikt over kommunens samlede selskapsportefølje, bør eierskapsmeldinga gi informasjon omkring eierskap i de mest aktuelle selskapsformene, ikke bare AS. Det vil gi de folkevalgte en mulighet til å sette seg inn i styringsmulighetene (hvordan opptre som eier?) som ligger i de ulike eierrollene. 6 Meråker kommune har ei eierskapsmelding som ble vedtatt i kommunestyret i oktober Den er veldig god når det gjelder å skape bevissthet om betydningen av godt eierskap, og å informere om de ulike selskapsformene. Foreløpig mangler eiermeldinga eierstrategier, både generelt for Meråker kommunes eierskap og for eierskapet i hvert enkelt selskap. Den har heller ikke beskrivelse av virksomheten i selskapene der kommunen er eier eller medeier. Kun omtale av eierandel andel av og aksjekapital. Etter revisors vurdering er det ei god eiermelding, forutsatt at kommunens eierstrategier videreutvikles i de kommende versjonene. Det ble også vedtatt av kommunestyret, men ikke gjennomført. Eierskapsmeldinga bør kunne svare på hva de forskjellige selskapene driver med, og hvorfor Meråker kommune har gått inn på eiersiden av selskapet. Eierorgan Når en kommune er aksjonær i et selskap, er det i utgangspunktet kommunestyret som er (med-)eieren. Retten til å representere kommunen/eieren på generalforsamling kan imidlertid delegeres videre, til for eksempel ordfører. KS anbefaler at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som sin(-e) eierrepresentant(-er) i eierorganet. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets flertallsbeslutning. I Meråker er ordføreren oppnevnt som kommunens eierrepresentant på generalforsamlinger i aksjeselskaper, med mindre kommunen er eneeier, da utgjør formannskapet generalforsamlingen. Dette er i tråd med KS-anbefalingen. Selskapsstrategi Ifølge KS-anbefalingene er en grunnleggende forutsetning for strategisk drift av selskapet, en klar og presis eierstrategi hvor eiers forventninger til selskapet formuleres. Eierne har formulert mål for Fides AS virksomhet i vedtektene, og selskapet har også utarbeidet et strategidokument som er mer utdypende enn vedtektene når det gjelder blant annet selskapets verdigrunnlag og strategiske målsettinger og tiltak. Fides AS virksomhet har etter revisors vurdering vært innenfor de rammene og målene eierne har satt i vedtektene. 6 Kommunalt eierskap s. 163, Fides AS Meråker kommune 11