Konkurransegrunnlag. Saksnummer 13/11489 Etablering av rammeavtaler for kjøp av spesialisthelsetjenester innen somatikk

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Saksnummer 13/11489 Etablering av rammeavtaler for kjøp av spesialisthelsetjenester innen somatikk 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Om oppdragsgiver Om HELFO pasientformidling Oppdragsgivers kontaktperson Konkurransegrunnlagets struktur Om anskaffelsen Konkurranseregler REGELVERK OG KUNNGJØRING ALLMENNHETENS INNSYN I TILBUD OG ANSKAFFELSESPROTOKOLL TILBUDETS UTFORMING TILBUDSINNLEVERING TILBUDSFRIST TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST BEHANDLING AV TILBUD TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET OG ALTERNATIVE TILBUD ENDRING I KONKURRANSEGRUNNLAGET Kvalifikasjonskrav OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV TIL TILBYDER TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Om underleverandører Tildeling av kontrakt Tidsplan

3 1 Om oppdragsgiver Helseøkonomiforvaltningen (HELFO) er en ytre etat under Helsedirektoratet og forvalter årlig ca. 27 milliarder kroner gjennom direkte oppgjør til behandlere og leverandører, samt individuell refusjon av utgifter til bl.a. legemidler, tannhelse og helsetjenester i utlandet. I tillegg har HELFO ansvar for ordningen med fastlegebytte, Europeisk helsetrygdkort, frikort for helsetjenester og pasientformidling når sykehusene bryter behandlingsfristen. HELFO har ca. 600 ansatte fordelt på et hovedkontor i Tønsberg og seks regionkontorer, samt enhet for pasientformidling (i Fredrikstad) og et Servicesenter (i Tønsberg). For mer informasjon, se 2 Om HELFO pasientformidling HELFO pasientformidling (heretter kalt oppdragsgiver) har det faglige ansvaret for denne anskaffelsen. Oppdragsgiver hjelper pasienter med å finne behandlingstilbud ved annet sykehus i Norge eller utlandet når sykehusene bryter behandlingsfristen, jf. pasientrettighetsloven b. Når spesialisthelsetjenesten vurderer henvisninger, settes frister for behandling på grunnlag av en faglig vurdering i hvert enkelt tilfelle. Dersom pasienten blir prioritert med rett til nødvendig helsehjelp, skal pasienten få en frist for når nødvendig helsehjelp senest skal være påbegynt. Bryter sykehuset denne fristen, kan oppdragsgiver kontaktes. Ved henvendelse om fristbrudd tar oppdragsgiver umiddelbart kontakt med sykehuset som har brutt fristen. Sykehuset får kort frist til å finne ny behandlingsdato. Oppstart av behandling skal være innen 10 virkedager. Finner ikke sykehuset behandlingsdato, oversendes dokumentasjon til oppdragsgiver som tar kontakt med aktuelle rammeavtaleleverandører for bestilling av behandling. 3 Oppdragsgivers kontaktperson Alle spørsmål vedrørende anskaffelsen skal rettes til Øystein Lindberg, ved e- post til oystein.lindberg@helfo.no Siste frist for spørsmål knyttet til konkurransen er kl Oppdragsgiver vil publisere svar på alle spørsmål (anonymisert) via DOFFIN 2. Potensielle tilbydere er selv ansvarlig for å holde seg oppdatert om informasjon som publiseres via DOFFIN. 1 Lov av 2. juli 1999 nr Den nasjonale kunngjøringsdatabasen, se 3

4 Tilbyder skal ikke stille spørsmål om konkurransen til andre ansatte hos oppdragsgiver enn til nevnte kontaktperson. 4 Konkurransegrunnlagets struktur Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med følgende bilag: Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 Kontrakt Bilag 3 Tilbudsskjema Bilag 4 Bemanningsskjema Bilag 5 HMS-egenerklæring, se Bilag 6 Egenerklæring vedrørende etiske forhold 3 Bilag 7 Saksbehandlingsrutine Bilag 8 Egenerklæring om aksept av vilkår og angivelse av eventuelle forbehold 5 Om anskaffelsen Oppdragsgiver skal etablere rammeavtaler for kjøp av spesialisthelsetjenester ved fristbrudd innen somatikk. Dersom oppdragsgiver inngår parallelle rammeavtaler, dvs. at det inngås avtale med flere tilbydere om de samme tjenestene, skal fordeling av avrop på rammeavtalene skje iht. den rangering tilbyderne oppnår ved vurdering av tildelingskriteriene jf. punkt 9. Oppdragsgiver kan imidlertid fravike denne rangeringen etter bestemmelsen i rammeavtalens punkt 5 om gjennomføring av avrop. Nærmere beskrivelse av og krav til tjenestene som omfattes er gitt i Bilag 1 Kravspesifikasjon. Avtalene skal gjelde fra til og med , med mulighet til forlengelse i ytterligere 2 år, med ett år av gangen. Til informasjon vil antallet bestillinger av tjenester i kontraktsperioden avhenge av antallet pasienter som henvender seg til oppdragsgiver for å be om subsidiært behandlingstilbud ved fristbrudd. Det er videre slik at det er det regionale helseforetaket i pasientens bostedsregion som er økonomisk ansvarlig for det subsidiære behandlingstilbudet. Oppdragsgiver har fullmakt fra de regionale helseforetakene om at faktura for utført behandling i forbindelse med fristbruddsaker skal sendes direkte til sykehuset hvor fristbruddet har skjedd (fristbruddinstitusjonen). 3 Se forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar Gjelder ved kjøp av tjenester og bygge- og anleggsarbeider som overstiger 1 million eks mva. 4

5 6 Konkurranseregler 6.1 Regelverk og kunngjøring Anskaffelsen er omfattet av lov 4 og forskrift 5 om offentlige anskaffelser (heretter benevnt LOA og FOA). Kjøp av helse- og sosialtjenester er en uprioritert tjeneste, jf. FOA 2-1 (5) jf. vedlegg 6 kategori (25), dvs. at anskaffelsen følger FOA del I og II. Kunngjøring vil bli publisert på DOFFIN. Anskaffelsen vil følge prosedyren åpen anbudskonkurranse. Ved bruk av denne prosedyren er det forhandlingsforbud. Dette innebærer at det ikke er anledning til å endre tilbudene, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Tilbyder må derfor inngi sitt beste tilbud ved tilbudsfristen. 6.2 Allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud er offentlige for allmenheten etter at valg av tilbyder er gjort, jf. offentleglova 6 23 tredje ledd, jf. FOA 3-5. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i nevnte dokumenter, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt, jf. for eksempel forvaltningslovens 13 om drifts- eller forretningsforhold av konkurransemessig betydning. Forhold som kan være taushetsbelagt er produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser og enhetspriser (men vanligvis ikke totalpriser). Tilbyder bes derfor levere et eksemplar av tilbudet i sladdet versjon. Tekst/opplysninger skal ikke være slettet fra dokumentet, men strøket over. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav iht. offentleglova. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen. 4 Lov av 16. juli 1999 nr. 69 med endringer, se 5 Forskrift av 7. april 2006 nr. 402 med endringer, se 6 Lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd 5

6 6.3 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes på norsk. Tilbudsdokumentasjonen skal leveres i ringperm, inndelt med skilleark på følgende måte: 1. Datert og undertegnet tilbudsbrev, inneholdende kontaktopplysninger til leverandør og leverandørens kontaktperson (navn, adresse, telefon og e- postadresse), samt bekreftelse av vedståelsesdato for tilbudet. 2. Svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon (se Bilag 1) 3. Erklæring om aksept av vilkår eller angivelse av eventuelle forbehold (se Bilag 1) 4. Egenerklæring HMS (se Bilag 5) 5. Egenerklæring vedrørende etiske forhold (se Bilag 6) 6. Skatteattest 7. MVA-attest 8. Firmaattest 9. Rating fra offentlige godkjent ratingselskap 10.Liste over de mest relevante leveranser av spesialisthelsetjenester de siste tre år. 11.Beskrivelse rutiner og internkontroll 12.Kopi av innholdsfortegnelse for internkontrollsystemets dokumentasjon. 13.Tilbudsskjema (se Bilag 3) 14.Bemanningsskjema (se Bilag 4) 15.Dokumentasjon system som sikrer oversikt over eventuelle merknader fra offentlige myndigheter. 16.Egenerklæring sykehus godkjent av Helse- og omsorgsdepartementet. 17.En sladdet versjon av det samlede tilbudet, hvor opplysninger av forretnings- og konkurransemessig betydning er fjernet, se punkt Tilbudsinnlevering Tilbudet skal leveres i 2 papireksemplarer og 1 elektronisk eksemplar (USBminnepenn e.l.). Den elektroniske versjonen av tilbudet skal leveres i PDF-format i rekkefølge som angitt over. Den elektroniske versjonen av dokumentene skal inneholde gyldig signatur (scannet). Det er IKKE anledning til å levere tilbud pr. e-post. Tilbudet skal leveres i nøytral og lukket forsendelse, og merkes med: «Tilbud 2013/11489, Somatiske spesialisthelsetjenester» og «Åpnes kun av adressat» Tilbudet skal sendes til følgende adresse: HELFO pasientformidling v/øystein Lindberg Postboks Fredrikstad Tilbudet kan også leveres direkte til HELFO Pasientformidlings resepsjon: HELFO pasientformidling v/øystein Lindberg Nygaardsgaten 49/ Fredrikstad 6

7 Eventuelle kostnader som tilbyder har ved utarbeidelse, levering og oppfølging av svar på HELFOs konkurransegrunnlag, må dekkes av tilbyder selv og vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 6.5 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til kl. 14:00. Det gjøres oppmerksom på at tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen utløpet av tilbudsfristen, dvs. at det ikke er tilstrekkelig at tilbudet er postlagt innen fristens utløp. For sent innleverte tilbud vil bli avvist, jf. FOA (1) a. 6.6 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud til kl. 24:00. Vedståelsesfristen skal bekreftes skriftlig i tilbudsbrevet. 6.7 Behandling av tilbud Oppdragsgiver vil behandle all informasjon fra tilbyder fortrolig. Tilbudet vil ikke bli returnert til tilbyder. 6.8 Tilbud på deler av oppdraget og alternative tilbud Tilbyder kan gi tilbud på hele eller deler av leveringsomfanget. HELFO forbeholder seg retten til å inngå avtaler som dekker hele kapitler eller deler av kapitler, jf. tilbudsmatrise. Tilbyder kan ikke levere alternative tilbud, se FOA 4-1 k. 6.9 Endring i konkurransegrunnlaget Det tas forbehold om endringer, tillegg eller modifikasjoner av konkurransegrunnlaget underveis. Slike eventuelle rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget vil ikke være vesentlige. Endringer, tillegg eller modifikasjoner vil bli meddelt alle leverandører skriftlig senest 5 dager før tilbudsfristens utløp. Opplysningene som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en tilbyder, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. 7 Kvalifikasjonskrav Alle tilbydere må oppfylle kvalifikasjonskrav som beskrevet i punktene 7.1 til 7.4. Dette er ufravikelige minstekrav for deltakelse i konkurransen. Formålet med kvalifikasjonskrav er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå, og hindre at ikke kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, skal tilbyderen avvises jf. FOA Dersom tilbyder ikke kan fremlegge dokumentasjonen som kreves i punktene nedenfor, kan tilbyder kontakte oppdragsgiver for å klarlegge hvorvidt annen 7

8 dokumentasjon kan aksepteres. Slik avklaring må eventuelt skje før tilbudsfristens utløp. 7.1 Obligatoriske og ufravikelige krav til tilbyder Krav: Tilbyderen skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling Tilbyderen skal ha ordnede forhold mht. innbetaling av merverdiavgift Dokumenteres ved: Skatteattest for betalt skatt (skjema RF-1244 utstedt av kemnerkontoret/kommunekasserer), som ikke er eldre enn 6 måneder Attest for betalt merverdiavgift (skjema RF-1244 utstedt av skattekontoret), som ikke er eldre enn 6 måneder Dersom tilbyder ikke er merverdiavgiftspliktig ber vi om en skriftlig bekreftelse på dette fra skattemyndighetene Tilbyderen skal ha et fungerende system for helse, miljø og sikkerhet (HMS) Signert egenerklæring vedrørende HMS, se bilag Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav: Tilbyderen skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke 7 Tilbyderen skal ha et lovlig etablert foretak Dokumenteres ved: Signert egenerklæring vedrørende etiske forhold, se bilag 6 Firmaattest 7.3 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Tilbyder skal ha erfaring med leveranse av relevante spesialisthelsetjenester Dokumenteres ved: Liste over de mest relevante leveranser av spesialisthelsetjenester de siste tre år. Listen skal minst omfatte kundens navn, 7 Se forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar Gjelder ved kjøp av tjenester og bygge- og anleggsarbeider som overstiger 1 million eks mva. 8

9 oversikt over type leveranse, tidsrom og varighet, samt leveransens økonomiske verdi. Tilbyder skal ha et godt innarbeidet internkontrollsystem som omfatter internkontroll i henhold til forskrift om internkontrollsystem i sosial- og helsetjenesten 4 a) til h). Tilbyder skal ha et system som sikrer oversikt over eventuelle merknader fra offentlige myndigheter så som Helsetilsyn og Arbeidstilsyn. Tilbyder skal være et privat sykehus som er godkjent som sykehus av Helseog omsorgsdepartementet. Tilbyder skal redegjøre for sine metoder for kvalitetssikring. Egenerklæring, samt evt. kopi av (kun) innholdsfortegnelse for systemets dokumentasjon. Dokumentasjon for system som sikrer oversikt. Tilbyder skal vedlegge en underskrevet egenerklæring som dokumenterer ovennevnte. 7.4 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Krav: Tilbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget i hele avtaleperioden Dokumenteres ved: Oppdragsgiver vil vurdere tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter: o Kredittvurdering gjennom et anerkjent kredittvurderingsbyrå. o For nystartede selskaper skal det fremlegges årsregnskap inkludert revisors beretning for den tiden selskapet har vært i drift. Tilbyderen må som minimum ha lønnsom drift, positiv kontantstrøm siste år, og ha positiv egenkapital for å bli kvalifisert. Oppdragsgiver vil på bakgrunn av mottatt dokumentasjon foreta en konkret vurdering av leverandørens oppfyllelse av kvalifikasjonskravet. 9

10 8 Om underleverandører Dersom tilbyder planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og hvilken del/hvilke deler av oppdraget underleverandører skal utføre. Det stilles samme krav til underleverandører som til hovedleverandør. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å underkjenne valg av underleverandører. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse skal bæres av leverandøren. 9 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig. Følgende kriterier vil bli vurdert og vektlagt: Kriterium: Vekt: Dokumenteres ved: Kvalitet 70 % Samlet tilbudsdokumentasjon Pris 30 % Prisinformasjon i tilbudet. Tilbyder er ansvarlig for at alle relevante priser fremkommer tydelig i tilbudet. Under kriteriet kvalitet vil i hovedsak følgende bli vektlagt: Tilbyders besvarelse av kravspesifikasjonen Tilbyders utfylling av tilbudsskjema, herunder hvilke kapitler det leveres tilbud på. Tilbyders utfylling av bemanningsskjema, herunder tilbudte spesialister iht. spesialisthelsetjenesteloven og sammensetning av øvrig tilbudt helsepersonell. Følgende vil bli vektlagt som del av kriteriet pris: Oppgitte priser på konsultasjon i tilbudet vil bli vurdert og vektlagt. HELFO forbeholder seg retten til å tildele kontrakt som gjelder kun ett eller flere kapitler, jf. tilbudsskjema. 10 Tidsplan Oppdragsgiver vil gjennomføre anskaffelsesprosessen iht. følgende veiledende tidspunkter: Hendelse: Dato: Kunngjøring av anskaffelse og publisering av konkurransegrunnlag Frist for å stille spørsmål til kl.15:00 konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl.14:00 Tilbudets vedståelsesfrist kl.24:00 Tildeling av kontrakt Uke 35 Kontrakt trer i kraft