Dokumentasjon til. FirstClass grunnkurs. ErgoEnet AS

Transkript

1 Dokumentasjon til FirstClass grunnkurs ErgoEnet AS

2 SATS Skole er utviklet og distribueres av ErgoEnet AS. SATS Skole Brukerhåndbok for Windows Versjon 5.5 EHAU/jan 2002 ErgoEnet AS Postboks 4364 Nydalen 0402 OSLO Avdelingskontor: ErgoEnet AS Postboks Lillehammer

3 Innhold Grunnkurs i FirstClass 1 Innleding...1 Del I Innføring i FirstClass -klienten 2 Hvor finner jeg FirstClass-klienten?...2 Hvordan installerer jeg FirstClass-klienten?...2 Skrivebordet...4 Endre Passord...4 Funksjoner på skrivebordet...5 Lage og lese melding...7 Lage og sende e-post...7 Vedlegg i e-post...8 Sende bilde i e-post...8 Sende lyd i e-posten...9 Hyperlink i e-post...9 Lese e-post...9 Sortere i postkassen...9 Lese vedlegg i e-post...10 Svare på en e-post...10 Videresend...11 Sende et brev og be om kvittering...11 Angre at du har sendt en e-post...11 Historie...12 Adressebok...12 Postliste...13 Personadresse...13 Bruke kalenderen...13 Invitasjon...14 Oppgave...14 Kort om andre kalendere...14 Annet nyttig i FirstClass -klienten...14 Endre levetiden på et brev...14 Slå sammen flere brev (arkivering)...15 Angre sletting...15 Linker...15 Søkefunksjon...16 Verktøy knapperad (verktøylinje)...16 Arkivering av egen post...16 Skreddersy systemet slik du ønsker det...17 Fanen Sorterer...17 Fanen Vis...17 Fanen Ikoner...17 Fanen Bakgrunn...17 Brukerinnstillinger...18 Tilpasse verktøylinjene...18 Automatisk svar og videresende brev...19 Brevmaler...19 Hvordan få en melding til å fungere som en knapp?...20 Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Innhold i

4 Avslutte klienten...20 Hurtigtaster Fil-menyen Rediger-menyen Melding-menyen Konferanse-menyen Tilkobling-menyen Vis-menyen Hjelp-menyen Andre funksjoner-menyen Del II Bruke konferanser 24 Konferanser Diskusjonsforum Nyhetstjeneste Filarkiv Hvordan bruke konferanser Legge inn melding i en konferanse Svare på melding i en konferanse Slette meldinger i en konferanse Legge inn fil i en konferanse Sortere i konferansen Søke i konferansen Del III Nettleser 27 Bruke nettleser Ordliste 29 Stikkord 31 ii Innhold Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

5 Grunnkurs i FirstClass Innleding Denne dokumentasjonen, sammen med kurset, vil gjøre deg i stand til å bruke de muligheter som ditt FirstClass system gir. I Del I går vi gjennom hva som er nødvendig for å installere og koble opp klienten. Videre beskriver vi de grunnleggende funksjonene i FirstClass. Del II handler om bruk av konferanser, samt hvilke rettigheter som kan settes i FirstClass. Del III viser deg hvordan du kan nå ditt skrivebord via en nettleser. Dokumentasjonen er skrevet for deltagere på grunnkurset. Jeg håper du får et fint kurs hos oss i ErgoEnet. Kursdokumentasjonen er skrevet av opplæringskonsulent Trond Pedersen. trond.pedersen@ergo.no Oslo, 25. januar 2002 Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Grunnkurs i FirstClass 1

6 Del I Innføring i FirstClass - klienten Hvor finner jeg FirstClass-klienten? Klienten har du enten fått tilsendt på CD eller den er tilgjengelig på lokalt nettverk. Spør din lokale administrator etter FirstClass. Klienten kan også lastes ned fra nettsiden til ErgoEnet: Husk! Programvaren, klienten er gratis. Dette innebærer at du kan legge den inn på så mange maskiner du måtte ønske. For å komme i gang trenger du følgende opplysninger fra din systemansvarlig: serverens navn ditt brukernavn ditt passord. Hvordan installerer jeg FirstClass-klienten? Slik installerer du FirstClass-klienten: 1. Last ned siste versjon av FirstClass-klienten. For Windows heter filen FC5623NO For Mac heter filen FC5623NO.HQX 2. Dobbeltklikk på den filen som du lastet ned til din datamaskin i pkt. 1 og installasjonen starter. 2 Del I Innføring i FirstClass -klienten Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

7 3. Ved å velge Neste eller svare Ja på alle spørsmålene blir programmet installert. 4. Når installasjonen er ferdig kan du starte programmet ved å dobbeltklikke på FirstClass-ikonet på skrivebordet ditt. 5. Første gang du starter FC-klienten får du beskjed om at den ikke er konfigurert. 6. Klikk OK for å bekrefte at du har mottatt beskjeden. 7. I vinduet Serverinnstillinger (se bildet) stiller du inn følgende valg (dette gjør du bare en gang): Koble til via stiller du på TCP/IP. For de fleste står denne slik ved installasjon. Brukernavn: Bør ikke fylles ut Passord: Skal ikke fylles ut I feltet Server skriver du adressen til serveren som du har fått oppgitt av din administrator 8. Klikk på Lagre-knappen. 9. Skriv inn brukernavnet ditt (Bruker ID) og passord. Klikk på Koble til- eller Login-knappen så kommer du inn på ditt eget FirstClassskrivebord. Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Del I Innføring i FirstClass -klienten 3

8 Skrivebordet Gratulerer! Du har nå fått opp ditt skrivebord som kan se ut noe som ligner dette bildet. Skrivebord kaller vi det første bildet som du kommer til etter at du har logget inn i FirstClass. Her har du tilgang til din postkasse, adressebok, kalender og alle konferanser og mapper som du har fått tildelt. Endre Passord Passordet sammen med brukernavnet er din nøkkel til å bruke systemet. Pass like godt på dette som du passer på koden for minibankkortet ditt. Husk at hvis andre logger seg på med ditt brukernavn og passord, så vil de ta din personlige identitet og andre i systemet vil tro at det er du som er inne. Passordet bytter du ved å klikke på rullegardinmenyen Tilkobling og undermenyen Endre passord. 4 Del I Innføring i FirstClass -klienten Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

9 Rullegardinmenyer Endre passord finner du her Du blir først bedt om å skrive inn ditt gamle passord, så ditt nye, og til slutt må du bekrefte ditt nye passord. Serveren sjekker om du har skrevet ditt nye passord på nøyaktig samme måte begge gangene. Hvis det er tilfelle, vil ditt nye passord tre i kraft umiddelbart. Du kan bruke opptil 12 tegn i passordet. Funksjoner på skrivebordet FirstClass - klientens skrivebord har følgende topp: Knapp Beskrivelse Ny melding. Søk i FirstClass Definer rettigheter Slett objekter Lag resymè Din personlige hjemmeside Egne brukerinnstillinger Din personlige adressebok I katalogen finner du alle brukere, dine personlige adresser, og alle konferanser på serveren. Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Del I Innføring i FirstClass -klienten 5

10 Knapp Beskrivelse Hvem er tilkoblet FirstClass? Chat Kalender Ikke i bruk. Avslutt FirstClass -klienten. Alt+Skift+F4 Alle vinduer som åpnes i klienten har rullegardinmeny og knapper (verktøymeny) for de mest brukte funksjonene i det aktuelle vinduet. Knappene er snarveier til de samme funksjonene som finnes i rullegardinmenyene. De fleste funksjonene får du tilgang til enten via de knappene, i en rullegardinmeny eller ved å bruke av hurtigtaster. Se "Hurtigtaster" på side 21. Eksempel: Ny e-post kan du opprette ved å: å trykke på denne knappen eller bruke rullegardinmenyen eller bruke hurtigtastene: Ctrl+N 6 Del I Innføring i FirstClass -klienten Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

11 Lage og lese melding Lage og sende e-post Klikk på (ikonet for ny melding). Du får opp et skjema som ser omtrent slik ut: Emne Til Kopi Angrer du dette valget, sletter du meldingen ved å trykke på Ctrl+D. Alle meldinger som du ikke sletter eller sender, blir lagret i postboksen din som usendt melding. Fyll ut: Hva meldingen handler om. mottaker av meldingen. Her bruker du fullstendig e-postadresse, oppslag i adresseboken eller oppslag i katalogen. Internt på intranettet bruker du bare mottakers navn (Fornavn Etternavn). Husk å trykke Retur-tasten (engelsk: Enter) etter at du har skrevet inn navnet. Skal andre enn hovedadressaten motta en kopi, fyller du ut adressen her på samme måten som i Til-feltet. Ønsker du å sende en melding til flere som ikke skal vite om at andre har mottatt samme melding, bruker du blind kopi. Velg Melding og deretter Vis BCC. Skriv inn navnene på de som skal motta melding i dette feltet. Mottageren vil da bare se sitt navn som mottager. E-postens innhold taster du inn i det store vinduet. E-posten blir sendt i det øyeblikk du klikker på ikonet for poststempel. I FirstClass opereres det med 3 ulike typer e-post adresser. Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Del I Innføring i FirstClass -klienten 7

12 Intranettadresser - Personlige Intranettadresser Fornavn etternavn - Intranettadresser til konferanser Konferansenavn Internettadresser - Internettadresser fornavn.etternavn@home.no - Intranettadresser til konferanser Konferansenavn Broadresser ( adresser mellom FirstClass servere) - Personlige Broadresser Fornavn etternavn bronavn - Broadresser til konferanser Konferansenavn bronavn Vedlegg i e-post Vedlegg er filer som du sender sammen med e-posten. Dette kan være Word-dokumenter eller andre typer filer. Vedlegget kan legges ved på flere måter: Bruk rullgardinmenyen Fil Vedlegg fil Dra-og-slipp: 1. Pek på vedlegget 2. Hold venstre museknappen nede 3. Trekk det over i e-posten 4. Slipp det i den øvre delen av skjemaet. Trykk på og velg det vedlegget du vil sende med e-posten. Sende bilde i e-post Du kan sette bilder rett inn sammen med teksten i en melding. Dette kan du gjøre på flere måter: A) 1. Høyreklikke på bildet 2. Velg Kopier 3. Plassér markøren der du vil ha bildet 4. Høyreklikk 5. Velg Lim inn B) 1. Høyreklikk i tekstfeltet 2. Velg Sett inn fil 3. Finn den filen du ønsker C) Trykk på og velg bildet. Du kan endre bildestørrelsen og bildets kantlinje ved å høyreklikke på bildet og velge Bildeformat. 8 Del I Innføring i FirstClass -klienten Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

13 Sende lyd i e-posten Skal du spille inn lyd, klikker du på. og les inn meldingen. Meldingen blir automatisk avspilt når mottakeren åpner e-posten. Lyd er avhengig av lydkort, mikrofon og høytalere. Vær oppmerksom på at ikke alle du sender e-post til har slikt utstyr på sin maskin. Hyperlink i e-post Hyperlinker er aktive pekere til et eller annet sted på Internett eller i FirstClass. Hvis du besøker et websted som du mener er av interesse for din kollega, så sender du ham et brev med en link i teksten i stedet for å forklare hvordan vedkommende skal «surfe» seg fram til det aktuelle stedet. Linken inneholder den komplette adressen til webstedet. Eksempel på en slik link er: Du kan dra-og-slippe en hyperlink fra Web-en over i en FirstClassmelding eller dokument istedenfor å kopiere og lime inn adressen. Lese e-post E-post til deg kommer i din MailBox som du finner på skrivebordet. Har du e-post i kassen som du ikke har lest, så markeres dette med et rødt flagg. Tom postkasse: Postkasse med brev i: OBS! Skift ALDRI navn på mailboksen. Du åpner MailBox ved å dobbelklikke. Velg så den e-posten du ønsker å lese ved å dobbelklikke på den. Kolonnene i MailBox er: Du kan selv endre rekkefølgen på kolonnene ved å dra dem dit du ønsker. Sortere i postkassen Sorteringsfunksjonen i FirstClass -klienten er meget kraftig. Du kan sortere på: dokumenttype lest/ulest vedlegg emne navn Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Del I Innføring i FirstClass -klienten 9

14 sist endret størrelse trådfunksjon. Trådfunksjon Videre kan du sortere i trådfunksjon. Dette gjør du ved å holde Ctrlknappen nede og for eksempel trykke på emnefeltet. Du får da sortert posten slik at alt som hører til samme emne, er bundet sammen med en tråd. Dette betyr at du kan bla deg i gjennom alle meldinger som har samme emne, uten å åpne og lukke hver melding manuelt. Kolonnene i mailbox: - minus betyr lukket tråd: det er mer i emnet enn du ser - pluss betyr åpen tråd, du ser alt under samme emne Samme fremgangsmåte kan benyttes på navn, da samles alle kommunikasjon med en meldingsmottager under samme tråd, sist endret (alle fra samme dato samles) og størrelse, hvor alle på samme størrelse samles under en tråd. Fjerne trådfunksjon Vil du fjerne en trådfunksjon, holder du Ctrl-knappen nede mens du trykker på eller der du har laget en trådfunksjon. Lese vedlegg i e-post Du kan hente og lese et vedlegg ved å: dobbeltklikke på selve vedlegget: Da åpner vedlegget seg automatisk eller 1. Markere vedlegget 2. Klikke på høyre museknapp 3. Velge Lagre fra den menyen som da dukker opp 4. Fra disken din kan du så åpne vedlegget eller Pek-dra-og-slipp vedlegget der du vil ha det for så å åpne det. Svare på en e-post Du kan besvare et brev på forskjellige måter. Den vanligste måten er å bruke sitatfunksjon: 1. Velg menyen Melding Svar varianter Svar med sitat 2. Tast inn svaret ditt 3. Send brevet. 10 Del I Innføring i FirstClass -klienten Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

15 Ønsker du bare deler av den mottatte meldingen som sitat, markerer du den delen du vil ha sitert. Deretter klikker du på Videresend (svar på e-post). Slik videresender du et brev som du har mottatt, til en annen person: Velge menyen Melding Videresend eller klikk på. Det dukker opp et nytt brevskjema hvor du fyller inn navnet på den personen du skal sende til. Du kan også legge til dine egne merknader til den nye mottakeren. Sende et brev og be om kvittering Du kan be om å få forskjellige tilbakemeldinger (kvitteringer) fra programmet: når brevet er levert til mottageren når brevet er blitt lest av mottageren når brevet er både levert og lest når brevet er på vei til en adressat utenfor systemet. Dette gjør du slik: 1. Klikk på (nytt brev/melding) 2. Adresser brevet og tast inn budskapet ditt i brevdelen. 3. Be om kvittering ved å velge menyen Melding Kvittering. Her kan du for eksempel velge - Kvittering når levert eller - Kvittering når lest. Angre at du har sendt en e-post Hvis du har sendt en melding innenfor intranettet ditt, så kan du angre deg og trekke denne tilbake. Det gjør du ved å klikke på. OBS! Det ikke er mulig å angre en melding som er sendt til andre e-post servere/ut på Internett. På denne måten kan du få brevet tilbake (det forsvinner da fra mottagerens postkasse) og redigere det før du sender det en gang til. Det gjør du slik: 1. Merk det brevet du angrer du har sendt 2. Velge menyen Melding Tilbaketrekk eller Merk brevet og klikk på knappen Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Del I Innføring i FirstClass -klienten 11

16 OBS! Dette virker ikke hvis mottageren allerede har arkivert brevet ditt i en annen mappe, eller du har sendt brevet utenfor ditt system. Mottakeren kan ha lest meldingen før du får trukket den tilbake. Det kan du kontrollere ved bruk av historiefunksjonen. Historie Du kan hele tiden følge med på hva som har skjedd med et brev du har sendt, om det er blitt lest, besvart osv. Gjør slik for å se brevhistorikk: 1. Marker brevet 2. Velger menyen Melding Historie eller Klikker på Historien viser når en melding er laget og når den er sendt. Den viser også når den er dirigert inn eller ut i de tilfeller meldingene går på kryss av intranett. Til slutt viser den når meldingen eventuelt er lest også når den er trukket tilbake. Hele veien ser du navnet på hvem som har forårsaket endringen. Adressebok Adresseboken er din personlige. Det er bare du som har tilgang til din adressebok. Den inneholder de personadresser og postlister som du legger inn. På skrivebordet ditt ligger. Hvis du ikke har dette ikonet på skrivebordet, får du det ved å velge menyen Fil Åpne Adressebok. Du åpner adresseboken ved å dobbeltklikke på ikonet. Du finner også et ikon for adresseboken din på verktøylinjen. Det ser slik ut. 12 Del I Innføring i FirstClass -klienten Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

17 Bruke kalenderen Postliste Hvis det er en eller flere grupper av personer som du ofte sender brev til, kan du forenkle dette ved å lage dine egne postlister. En postliste kan inneholde så mange adresser du ønsker og inneholde både interne adresser og Internett-adresser. Slik lager du en ny postliste: 1. Velg menyen Fil Ny Ny personlig postliste. Du får et skjema. 2. Legger du inn de adressene du ønsker. Det øverste feltet bruker du til å gi selve postlista et navn. Dette navnet vil da være søkbart i katalogen. Du finner også ikonet for postliste på verktøylinjen. Personadresse Adressebokens andre funksjon er å ha sin egen elektroniske kontaktbok. For å legge inn enkeltadresser og eventuell tilleggsinformasjon velger du menyen Fil Ny Ny personlig adresse og fyller ut informasjonen som er relevant. Når du har lagt inn en ny adresse i adresseboken, vil kan du bruke den som katalogoppslag i FirstClass. Den søker da på navnet du har skrevet inn i feltet navn i adresseboken. Du finner også ikonet for adressebok på verktøylinjen. Systemet har innebygget en personlig kalender og muligheter for forskjellige felleskalendere. Den personlige kalenderen har fire visningsalternativer: - som liste - per måned - per uke - per dag Det er to måter å legge inn informasjon i kalenderen på: - som invitasjon - som oppgave Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Del I Innføring i FirstClass -klienten 13

18 Invitasjon En kalenderinvitasjon er i realiteten en avtale som settes inn på det aktuelle tidsrommet som invitasjonen gjelder for. I invitasjonen kan du blant annet legge inn en beskrivelse av avtalen, sted for avtalen, start og slutt for avtalen, varighet, kategori, opptatt/ledig og privat/firma. Til kalenderinvitasjoner kan du invitere andre brukere slik at disse også får avtalen opp i sin kalender. Dette gjør du ved å sette inn navnet på brukeren i feltet for deltagere som skal inviteres. Skal du sende invitasjon til en felleskalender, gjør du dette ved å skrive inn navnet på kalenderen under feltet for ressurser. Oppgave En kalenderoppgave er en arbeidsoppgave som står oppført på kalenderens oppgavelinje i hele perioden fra oppgaven er satt opp til den er markert som utført. Dette blir med andre ord en opplisting av oppgaver som skal gjøres, men som det ikke er satt av bestemte tider for å gjøre. Oppgavene kan ha en beskrivelse, status, ferdig dato, avsluttes dato, prioritet, start, kategori og sensitivitet. Kort om andre kalendere Systemet har flere kalendersystemer innebygget: gruppekalendere og ressurskalendere. Disse kan deles ut til felles bruk på samme måte som en konferanse. Kontakt din Systemansvarlig hvis du og dine kollegaer har bruk for en felles kalender. Annet nyttig i FirstClass -klienten Endre levetiden på et brev Brev vil etter en fastsatt tid (bestemt av administrator) automatisk bli slettet. Har du brev som du ønsker å spare på, gjør du det på følgende måte: 1. Marker det brevet som du ønsker å spare på. 2. Velg menyen Fil Egenskaper eller 1) Merk brevet 2) Klikk høyre museknapp og velge Egenskaper fra menyen. 3. På det skjemaet du får opp endrer du levetiden. 4. Lukk vinduet og lagre. 14 Del I Innføring i FirstClass -klienten Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

19 Slå sammen flere brev (arkivering) Ønsker du å lese flere brev som er del av en tråd eller flere brev som du ønsker å lese som ett dokument, lagre det eller skrive det ut, er nå dette mulig. Gjør slik: 1. Marker de brevene du ønsker å slå sammen 2. Velg menyen Konferanse Slå sammen merkede meldinger. 3. Lagre så dette i en mail eller et dokument. Du finner også ikonet for slå sammen på verktøylinjen. Angre sletting Det hender at du sletter noe og etterpå ønsker å få det tilbake. Gjør slik for å angre en sletting: 1. Velg menyen Vis Vis slettede objekter 2. Velg menyen Fil Gjenopprett eller klikk høyre musetast og velg Gjenopprett 3. Velg Vis Skjul slettede objekter for å skjule de du ikke ønsker å gjenopprette Du kan ikke gjenopprette objekter etter at serveren har hatt en søppeltømming. Dette skjer som regel om natten (kl 03.00). Linker Når du jobber i en nettleser er du sikkert kjent med at du kan ha linker til nettsteder. Du kan gjøre det samme i FirstClass. Men den store fordelen med å lagre linker i FirstClass er at disse linkene er lagret på din server og ikke på din lokale maskin. Dette betyr at du har tilgang til linkene uavhengig av hvilken maskin du bruker og om du er på kontoret eller ute i felten. For å lage en link går du fram på følgende måte: 1. Gå inn i mappen hvor du ønsker å legge en link, gjerne i mappen bookmarks. 2. Åpne din nettleser 3. Marker en hyperlink og dra den til det området du ønsket å legge den i, i den ønskede mappen. (støttes kun av de nye nettleserne som kan gjøre bruk av dra-og-slipp metoden) Hvis du nå klikker på denne linken, vil din nettleser gå direkte til adressen. Du kan ha dine lenker i en egen mappe. Du lager en slik mappe ved å velge menyen Fil Åpne Linker. Dette legges da inn i mappen bookmarks. Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Del I Innføring i FirstClass -klienten 15

20 Søkefunksjon Det er fullt mulig å søke i postkassen eller andre områder på systemet. For å søke gjør du følgende: 1. Plasser deg i det området du ønsker å søke i, f eks din postkasse 2. Velg menyen Rediger Søk. Du får et nytt vindu. 3. Skriver inn søkeord. 4. Velg så hvilke felt du ønsker å foreta et søk i, eventuelt om du ønsker å foreta et søk i selve brev/dokumentdelen. Du kan også søke med mer enn ett ord av gangen for å gjøre søket mer presist. Du kan velge om du ønsker å søke på alle ordene, eller om du ønsker å søke fra en bestemt dato. Du finner også ikonet for søk på verktøylinjen. Verktøy knapperad (verktøylinje) Etter hvert ønsker du kanskje å ha knapper for de forskjellige menyvalgene du velger ofte. For å få fram verktøy-knapperaden velger du menyen Vis Verktøylinjer Vis verktøylinje. Du får nå fram en verktøylinje som du kan bruke istedenfor menyvalgene. Husk at du kan ha en egen verktøylinje for hvert vindu. Du kan skreddersy verktøylinjer ut i fra hvilke arbeidsoppgaver som du pleier å utføre. For å skreddersy din egen verktøylinje velger du menyen Vis Verktøylinjer Tilpass verktøylinje. Du får nå fram et nytt vindu hvor du velger de knappene som du ønsker å ha på din verktøylinje. Ønsker du å legge til linker til din verktøylinje, markerer du linken og slipper den på selve verktøyknapperaden. Arkivering av egen post Etter hvert som du jobber vil postkassen din fylles opp med mange brev og bli uoversiktlig. For å lage det mer oversiktelig kan du sortere posten din i forskjellige mapper inne i din postkasse. Du lager mappe i postkassen slik: 1. Velg menyen Fil Ny Ny mappe. 2. Du har nå fått en ny mappe og du gir den et navn og kanskje et annet grafisk utseende enn det den har. Du finner også ikonet for ny mappe på verktøylinjen. Så fortsetter du slik: 1. Marker mappen 2. Velg Fil Egenskaper eller Klikk høyre museknapp og velg Egenskaper 3. Fyll det navnet som du ønsker i navnefeltet 16 Del I Innføring i FirstClass -klienten Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

21 4. Klikk på ikonet i dette vinduet og du får muligheten til å velge blant alle ikonene som finnes i systemet. Velg det ikonet du ønsker ved å klikke på det. 5. Lukk vinduet og lagre valgene dine. Du kan nå dra de brevene du ønsker over i denne mappen. Skreddersy systemet slik du ønsker det For å kunne skreddersy systemet slik du ønsker er det viktig å kjenne til at det er to separate menyvalg du kan bruke. Vi begynner med å beskrive valget Endre vindusinnstillinger. Dette vinduet får du fram ved å velge menyen Vis Endre vindusinnstillinger. Fanen Sorterer På fanebladet Sorterer kan du velge hvordan du ønsker å se objektene i den mappen du er i, samt hvordan de skal sorteres. Fanen Vis Ønsker du at objektene i den mappen du er i nå, skal vises med en spesiell font, fontstørrelse og farge velger du det på fanebladet Vis. Du kan videre foreta valg for å vise kolonnetitler, radnummer, horisontale og vertikale hjelpelinjer. Fanen Ikoner Ønsker du å låse eller åpne ikoner med et enkeltklikk, velger du fanen Ikoner og klikker i rutene for Lås ikonplassering og/eller Åpne ikoner. Fanen Bakgrunn Skal du legge til et bakgrunnsbilde, klikker du på fanen Bakgrunn og velger det bildet du ønsker fra rullemenyen. Kryss av for om du ønsker å bruke det som bakgrunnsbilde og om du ønsker å flislegge bakgrunnsbilde. Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Del I Innføring i FirstClass -klienten 17

22 Brukerinnstillinger Det andre menyvalget vi skal kikke på heter Brukerinnstillinger. Du finner det som menyvalg under Rediger. Fra de forskjellige kortene i dette menyvalget kan du bestemme tekststørrelse, font og farge på alle brev du sender fra deg. Her velger du også hvor mange angretrinn du kan ha. Videre kan du fastsette hvor stor teksten skal være i de brevene som du mottar. Det er også her du fastsetter hvor lenge din Bruker ID og ditt Passord skal ligge lagret i maskinens hurtigminne, samt at du også her kan velge hva som skal være din standardmappe for å lagre filer. Ønsker du å ha en signaturtekst som skal ligge ved alle dine brev, legger du inn denne teksten i fanen Signatur og krysser av for at signaturen skal legges til automatisk på alle dine brev. Tilpasse verktøylinjene Verktøylinjene som er øverst i hvert enkelt vindu i FirstClass, kan du tilpasse slik at snarvei-ikonene er de som du har mest bruk for. Dette gjøre du via menyvalget Vis Tilpass verktøylinje. Verktøylinjer Verktøylinjen velger ved å bruke teknikken av dra-og-slipp. Åpne det vinduet du ønsker å endre verktøylinjen i. Ta tak i aktuelt ikon i vinduet Tilpass verktøylinjen og trekk det over på verktøylinjen. Uønskede ikoner drar du på samme måten tilbake. 18 Del I Innføring i FirstClass -klienten Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

23 Ikonene står i samme rekkefølge som i rullegardinmenyene. Under Kategorier velger du den rullegardinen du skal ha kommandoen fra. Automatisk svar og videresende brev Hvis du skal være borte fra jobben/kontoret for en periode (fordi du er syk, på ferie eller på seminar) kan det være nyttig å informere de som sender brev til deg, at du er borte og at din post eventuelt vil bli besvart av en annen. Dette gjør du slik: 1. Velg menyen Rediger Brukerinnstillinger. Du får nå opp et nytt vindu. 2. Velg fanen Postregler. 3. Klikk i boksen automatisk svar og fyll ut svarteksten. 4. Klikk knappen Aktiver og knappen OK. Ønsker du at dine brev samtidig blir videresendt til en annen person, går du fram på samme måte og klikker på boksen Videresend min post og legger inn adressen på den personen som du ønsker dine brev sendt til. Brevmaler For å lage en brevmal gjør du følgende: 1. Lag et dokument eller velg et av de skjemaene du har. 2. Legg inn den teksten som du ønsker alltid skal være der. 3. Lukk dette dokumentet uten å adressere det. 4. Klikk på dokumentet med høyre museknapp og velg Egenskaper. 5. Kryss av for at dette er et forhåndsdefinert skjema og at det er beskyttet. Hver gang du nå klikker på dette skjemaet, får du et nytt dokument med den teksten du la inn. Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Del I Innføring i FirstClass -klienten 19

24 Ønsker du å endre på teksten i maldokumentet, gjør du slik: 1. Velg egenskaper for malen 2. Ta av beskyttelsen 3. Lagre dette 4. Åpne malen. 5. Gjør de endringene du ønsker å gjøre og sette på beskyttelsen igjen. Hvordan få en melding til å fungere som en knapp? I prinsippet er en melding et FirstClass-skjema. Dette innebærer at fremgangmåten blir nesten det samme som for brevmaler (se "Brevmaler" på side 19), men med noen viktige forskjeller. 1. Lag en ny melding og adressér den til den adressen du vil sende den til. 2. Sett på tema og lag en tekst i tekstfeltet. 3. Lukk meldingen, uten å sende den. 4. Høyreklikk på meldingen, velg Egenskaper. 5. Kryss av for Malskjema. 6. Lagre. Meldingen er nå lagret som malskjema, og den er automatisk beskyttet. 7. Høyreklikk en gang til og ta av beskyttelsen. Du kan endre på navnet til malen ved å gå til Egenskaper igjen. Du kan også endre ikon på malen ved å gå til Egenskaper og klikke på ikonet. Velg så ikon og lagre. Dra så malen dit du vil at den skal ligge, beskytt den og du har laget en ferdig adressert melding. Avslutte klienten Det er viktig å avslutte klienten (logge ut) når du er ferdig med å bruke FirstClass. Dette for at andre ikke skal ha mulighet til å bruke din pålogging. Den sikreste måten å avslutte klienten på er å trykke på ikonet avslutter du tilkoblingen til serveren.. Da 20 Del I Innføring i FirstClass -klienten Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

25 Hurtigtaster Fil-menyen Innhold i Fil Windows Mac OS Last opp fil Ctrl + T Cmd + T Lukk Ctrl + F4 Cmd + W Slett Ctrl + D Cmd + D Avslutt Alt + Shift + F4 Cmd + Q Åpne adressebok Ctrl + 2 Cmd + 2 Åpne linker Ctrl + 3 Cmd + 3 Åpne kalender Ctrl + 6 Cmd + 6 Åpne skrivebord Ctrl + 0 Cmd + 0 Åpne hjemmeside Ctrl + 4 Cmd + 4 Åpne MailBox Ctrl + 1 Cmd + 1 Åpne resymé Ctrl + 5 Cmd + 5 Åpne valgte Ctrl + O Cmd + O Skriv ut Ctrl + P Cmd + P Egenskaper Alt + Enter Cmd + I Lagre som Ctrl + S Cmd + S Rediger-menyen Innhold i Rediger Windows Mac OS Stavekontroll Ctrl + Shift + L Cmd + Shift + L Farge Svart Farge Blå Farge Brun Farge Grå Farge Grønn Farge Magenta Farge Orange Farge Rød Farge Gul Kopier Ctrl + C Cmd + C Klipp ut Ctrl + X Cmd + X Søk Ctrl + F Cmd + F Option + Cmd + K Option + Cmd + B Option + Cmd + W Option + Cmd + E Option + Cmd + G Option + Cmd + M Option + Cmd + O Option + Cmd + R Option + Cmd + Y Finn neste F3 Cmd + G Størrelse - større Ctrl + Shift + 9 Størrelse - mindre Ctrl + Shift + 8 Tekstformat Ctrl + M Cmd + M Sett inn fil Ctrl + Shift + T Shift + Cmd + T Sett inn skillelinje (horisontal linje) Ctrl + Shift + H Shift + Cmd + H Sett inn sideskift Ctrl + Enter Shift + Return Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Del I Innføring i FirstClass -klienten 21

26 Innhold i Rediger Windows Mac OS Sett inn signatur Ctrl + Shift + S Shift + Cmd + S Lim inn Ctrl + V Cmd + V Lim inn spesielt Ctrl + Shift + V Option + Cmd + V Gjør om Ctrl + Y Cmd + Y Erstatt Ctrl + Shift + F Shift + Cmd + F Merk alt Ctrl + A Cmd + A Stil Fet Ctrl + Shift + B Shift + Cmd + B Stil Kursiv Ctrl + Shift + I Shift + Cmd + I Stil Enkel Ctrl + Shift + P Shift + Cmd + P Stil Sitat Ctrl + Shift + Z Shift + Cmd + Z Stil Understrek Ctrl + Shift + U Shift + Cmd + U Angre Stilendringer Ctrl + Z Cmd + Z Melding-menyen Innhold i Melding Windows Mac OS Videresend Ctrl + Shift + 0 Cmd + Shift + 0 Historie Ctrl + H Cmd + H Ny melding Ctrl + N Cmd + N Svar Ctrl + R Cmd + R Svar med sitat Ctrl + shift + 2 Cmd + shift + 2 Send Ctrl + E Cmd + E Send og lukk Ctrl + Shift + E Cmd + Shift + E Vis/skjul Bcc Ctrl + B Cmd + B Ulest Ctrl + - Cmd + - Konferanse-menyen Innhold i Konferanse Windows Mac OS Godkjenn Ctrl + Shift + A Cmd + Shift + A Katalog Ctrl + L Cmd + L Neste i emnetråd F2 Cmd + / Neste ulest Ctrl + U Cmd + U Rettigheter Ctrl + 3 Cmd + 3 Forrige i emnetråd Shift + F2 Option + Cmd + / Tilkobling-menyen Innhold i Tilkobling Windows Mac OS Koble til / koble fra Ctrl + K Cmd + K 22 Del I Innføring i FirstClass -klienten Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

27 Vis-menyen Innhold i Vis Windows Mac OS Neste vindu Cmd +, Smart Zoom Ctrl + 5 Cmd + 5 Hjelp-menyen Innhold i Hjelp Windows Mac OS Innhold Shift + F1 Andre funksjoner-menyen Innhold i Andre funksjoner Scroll ett vindu av gangen Windows Page Up/Page Down Mac OS Page Up/Page Down Stopp aktivitet Ctrl + Break Cmd +. Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Del I Innføring i FirstClass -klienten 23

28 Del II Bruke konferanser Konferanser En konferanse er en svært avansert mappe, som kan ses på som ulike rom hvor det ligger informasjon/kommunikasjon. Disse er styrt av de rettigheter som systemansvarlig har satt på den enkelte konferanse. Hver konferanse får sin egen interne e-post-adresse basert på det navnet som settes på konferansen. I utgangspunktet har vi tre hovedtyper konferanser: Diskusjonsforum, Nyhetstjeneste og Filarkiv. Diskusjonsforum Her er hensikten at alle skal kunne kommunisere med hverandre innad i en gruppe/klasse. Her blir rettighetene satt slik at noen personer har et særskilt ansvar for redigering, mens resten vil delta i diskusjonen. Er det ønskelig kan for eksempel en annen gruppe/klasse bare få lese innleggene i denne konferansen. Nyhetstjeneste Her vil noen dedikerte personer legge inn informasjon om gruppen som skal ha tilgang til konferansen. Andre får rettighet til å besvare innlegg i konferansen, mens resten bare vil kunne få lese hva som skjer. Filarkiv Her vil en som oftest gi en hovedansvarlig rettighet til å legge inn diverse filer, mens andre brukere bare kan lese innholdet. Dette medfører at leserne ikke kan legge til og slette filer som ligger i arkivet. Rettighetene i ditt system er satt av din systemansvarlig, og spørsmål vedrørende dette kan rettes til vedkommende. 24 Del II Bruke konferanser Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

29 Vi har følgende forhåndsdefinerte rettighetsgrupper i FirstClass: Tilgangsnivå Utilgjengelig Leser Deltaker Godkjenner Moderator Kontrollør Rettigheter Ingen tilgang til området Brukerne kan åpne området og lese informasjonen som ligger der. Brukerne kan sende meldinger til området og hente ut informasjonen som ligger der. Brukerne kan godkjenne informasjonen inne i området slik at det blir tilgjengelig for de andre brukerne, men kan f eks ikke slette informasjon som andre brukere har lagt inn. Brukerne kan slette og redigere både egen og andres informasjon samt opprette nye områder, men ikke slette hovedområder. Brukerne kan endre konfigurasjonen på området, opprette nye underområder osv. Kort sagt har denne eller disse personene full styring med hele området. Hvordan bruke konferanser Skrivebordet ditt er delt inn i personlige og felles områder, og kan se ut som følgende. De personlige områdene er behandlet i del I. Vi skal nå se på fellesområdene og de muligheter som disse gir. Alle fellesområdene du har tilgang til vil være dine personlige kopier av områdene. En konferanse kan ses på som en felles postkasse som er begrenset av rettigheter. Ved å legge en melding inn i en konferanse får alle brukere som har tilgang til denne, meldingen umiddelbart. Samme skjer med filer du velger å legge inn i en konferanse. Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Del II Bruke konferanser 25

30 Legge inn melding i en konferanse Gå inn i den aktuelle konferansen og lag en Ny melding (samme fremgangsmåte som i din personlig postkasse, se "Lage og sende e-post" på side 7 ). Du får opp en ny melding som er ferdig adressert. Skriv din melding og klikk på Send og Lukk. Meldingen er nå tilgjengelig for alle som har tilgang til denne konferansen. Svare på melding i en konferanse Samme fremgangsmåte som i din personlig postkasse (se "Svare på en e- post" på side 10), men vær oppmerksom at hvis du velger Svar avsender kommer svaret i avsenders personlig postkasse og blir ikke tilgjengelig for konferansens deltagere. Slette meldinger i en konferanse De fleste har rettigheter til å slette egne meldinger i en konferanse. Dette gjøres på standard måte, men husk at du har skrevet originalen og at denne da ikke vil være tilgjengelig for noen andre heller. Du kan også trekke tilbake din melding fra konferansen. NB! Du får en kopi av alle meldinger som er lagte inn i de ulike konferansene i din postkasse. Disse kan du slette du uten at det berører noen andre. Legge inn fil i en konferanse Dra-og-slipp-funksjonen fungerer også her. Ta tak i det dokumentet du vil legge inn, dra det inn i konferansen og slipp det. Dette kan være svært hensiktsmessig ved bruk av Word eller andre dokumenttyper til ukeplaner osv. Sortere i konferansen Siden du har en personlig kopi av konferansen kan du sortere konferansen uten at det berører andre brukere. Du har de samme sorteringsfunksjonene som i din personlig postkasse. Se "Du kan selv endre rekkefølgen på kolonnene ved å dra dem dit du ønsker. Sortere i postkassen" på side 9. Du kan også, hvis det ikke allerede er gjort av din systemansvarlig, velge å splitte vinduet i en konferanse. Du kan også opprette mapper for å systematisere innleggene. Søke i konferansen Du kan også bruke søkefunksjonen som er omtalt i dei. Se "Søkefunksjon" på side Del II Bruke konferanser Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

31 Del III Nettleser Bruke nettleser I visse tilfeller er det hensiktsmessig å bruke en nettleser ( Netscape, Explorer, osv) for å nå ditt skrivebord i løsningen. Dette gir den en svært stor grad av frihet. Start nettleseren og gå til din side, eventuelt og logg på med ditt brukernavn og passord. Du får da opp et skrivebord som ligner svært mye på det du har i FirstClass-klienten. Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Del III Nettleser 27

32 28 Del III Nettleser Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

33 Ordliste skrivebord Skrivebord kaller vi det første bildet som du kommer til etter at du har logget inn i FirstClass. hyperlink Hyperlinker er aktive pekere til et eller annet sted på Internett eller i FirstClass. Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Ordliste 29

34 30 Ordliste Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

35 Stikkord A adressebok e-post 12 knapp 5 andre kalendere 14 angre sletting 15 angre e-post 11 arkivere brev 15 egen post 16 avslutt 20 avslutt, knapp 6 B bakgrunn, fane i egenskaper 17 bilde i e-post 8 brev arkivere 15 automatisk svar 19 automatisk videresending 19 endre levetid 14 slå sammen 15 brevmal 19 brukerinnstillinger fane i egenskaper 18 knapp 5 brukernavn 3 C chat, knapp 6 D diskusjonsforum 24 E endre egenskaper til systemet 17 levetid på brev 14 passord 4 verktøylinje 18 e-post adressebok 12 angre 11 historie 12 hyperlink 9 kvittering 11 lage 7 lese 9 med bilde 8 med lyd 9 med vedlegg 8 personadresse 13 postliste 13 sende 7 svare 10 videresende 11 e-visningsalternativer, kalender 13 F fane i egenskaper bakgrunn 17 brukerinnstillinger 18 ikoner 17 sortere 17 vis 17 filarkiv 24 filarkiv, diskusjonsforum 24 fil-menyen, hurtigtaster 21 finn, knapp 5 FirstClass-klienten, hvor finner jeg 2 funksjoner på skrivebordet 5 H historie, e-post 12 hjelp-menyen, hurtigtaster 23 hjemmeside, knapp 5 hurtigtaster fil-menyen 21 hjelp-menyen 23 konferanse-menyen 22 melding-menyen 22 rediger-menyen 21 tilkobling-menyen 22 vis-menyen 23 hvem tilkoblet, knapp 6 hvordan bruke konferanser 25 hyperlink 29 hyperlink i e-post 9 I ikoner, fane i egenskaper 17 installere FirstClass-klienten 2 invitasjon, kalender 14 Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Stikkord 31

36 K kalender andre 14 invitasjon 14 knapp 6 oppgave 14 visningsalternativer 13 katalog, knapp 5 knapp adressebok 5 avslutt 6 brukerinnstillinger 5 chat 6 finn 5 hjemmeside 5 hvem tilkoblet 6 kalender 6 katalog 5 ny melding 5 resumé 5 rettigheter 5 slett 5 som er melding 20 søk 5 knapperad, verktøy 16 konferanse-menyen, hurtigtaster 22 konferanser 24 hvordan bruke 25 legge inn fil 26 legge inn melding 26 slette melding 26 sortere 26 svare på melding 26 søke i 26 konferanser, diskusjonsforum 24 kvittering på e-post 11 L lage brevmal 19 e-post 7 linker 15 laste ned FirstClass-klienten 2 legge inn fil i konferanse 26 melding i konferanse 26 lese e-post 9 levetid, brev 14 linker 15 logge ut 20 lyd i e-post 9 M melding-menyen, hurtigtaster 22 meldingsknapp 20 N nettleser 27 ny melding, knapp 5 nyhetstjenester 24 nyhetstjenester, diskusjonsforum 24 O oppgave, kalender 14 oppheve sletting 15 P passord endre 4 taste inn 3 personadresse, e-post 13 post, arkivere 16 postkasse sortere 9 søkefunksjon 16 trådfunksjon 10 postliste, e-post 13 R rediger-menyen, hurtigtaster 21 resumé, knapp 5 rettigheter, knapp 5 S sende e-post 7 skreddersy systemet 17 skrivebord 29 skrivebordet funksjoner 5 skrivebordet 4 slette angre 15 knapp 5 melding i konferanse 26 slå sammen brev 15 sortere fane i egenskaper 17 i konferanser 26 i postkassen 9 svare automatisk 19 på e-post 10 på melding i konferanse 26 søke i konferanse 26 i postkasse 16 knapp 5 T tilkobling-menyen, hurtigtaster Stikkord Dokumentasjon FirstClass grunnkurs

37 tilpasse verktøylinjer 18 trådfunksjon 10 V vedlegg i e-post 8 verktøylinje 16 verktøylinjer endre 18 tilpasse 18 videresende brev 19 e-post 11 vis, fane i egenskaper 17 vis-menyen, hurtigtaster 23 visningsalternativer, kalender 13 Å åpne e-post 9 Dokumentasjon FirstClass grunnkurs Stikkord 33