Høgskolen i Telemark Styret

Transkript

1 Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: Saksnummer: Journalnummer: S-sak 72/05 05/ Saksbehandler: Mette Fjulsrud Tone E. Østvedt ØKONOMIRAPPORT FOR 2. TERTIAL 2005 Bakgrunn Jeg legger med dette frem økonomirapport for 2. tertial Høgskolen i Telemark følger et modifisert regnskapsprinsipp i sin regnskapsføring. Dette innebærer at høgskolens internregnskap også vil være høgskolens offisielle regnskap. Investeringer utgiftsføres i sin helhet i anskaffelsesåret. Det er med andre ord ikke tillatt å periodisere kapitalvarer/investeringer over økonomisk levetid (avskrivninger). Resultatvirkningen av oppdragsvirksomheten fremkommer først i regnskapet ved avslutning av prosjekt og bare ved realisering av gevinst/tap. Nedenfor følger rammer for driftsenhetene og særskilte tiltak m.v. pr (1000 kr): Driftsenheter Ramme 2005 Avdeling for allmennvitenskapelige fag (AF) Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning (EFL) Avdeling for helse- og sosialfag (HS) Avdeling for teknologiske fag (TF) Biblioteket (BiB) Driftstjenesten (DR) Fellesadministrasjonen (FA) IT-tjenesten (IT) Fellestiltak, strategiske satsingstiltak og øremerkede midler Ikke fordelte midler * SUM (inkl overførte midler fra 2004) * De ikke fordelte midlene på kr består av reserveposten. Av dette er kr avsatt til tap på skade, jfr S-sak 08/05 og avregning SPK med kr I rammen ligger overførte midler fra 2004 med kr Vurdering Avdeling for allmennvitenskapelige fag AF rapporterer om et forventet mindreforbruk på 8,7 mill. kroner for Dette er en økning på 0,3 mill. kroner sammenlignet med prognosen etter 1. tertial. Av dette er 7,7 mill. kroner bundet opp i tiltak. Avdelingen har følgende kommentarer: Prognosen for året viser et forventa underforbruk som er kr høyere enn prognosen pr , dvs. 8,7 mill. Imidlertid er 7,7 mill bundet opp i diverse tiltak som skal gjennomføres kommende år.

2 Avdelingen har i budsjettet satt av midler til blant annet strategisk satsing. Disse midlene er i budsjettet ført som en periodisering (inntektsreduksjon). Ser vi bort fra dette er forventa inntekter omtrent som budsjettert. Investeringsmidlene er i prognosen redusert pga at bygging av Golfanlegget er utsatt i påvente av konsulentløsninger (pilotprosjekt). Arbeidet blir gjennomført våren Netto kostnader for arbeidskraft har økt. Grunnen er økte timelærer- og sensorkostnader samt lønnsutgifter til en prosjektstilling. Den økonomiske situasjonen ved avdelingen er tilfredstillende. En stor del av underforbruket er imidlertid bundet opp i tiltak som i hovedsak er retta mot strategisk plan. Avdelingen har et disponibelt mindreforbruk på ca 1 mill. Denne relativt lille reserven skyldes tilbakeføring av midler etter overføring av egenkapital til fellesnivået. Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning EFL rapporterer om et forventet mindreforbruk på 7,3 mill. kroner for Dette er en økning på 2,7 mill. kroner sammenlignet med prognosen etter 1. tertial. Av dette er 4,5 mill. kroner bundet opp i tiltak. Avdelingen har følgende kommentarer: Ordinær drift. Rapporten viser det fordelte budsjett for 2005, som netto er på kr Budsjettet for 2. tertial var på netto kr mot et regnskap på kr dvs. at EFL har et mindreforbruk i samme periode på kr Driftsinntekter Samlede inntekter ordinær drift viser pr små avvik fra budsjett. Oppdragsinntektene for 2. tertial er kr lavere enn budsjettert. Dette skyldes at kursinntektene for våren 05 har vært lavere enn budsjettert. Kursinntektene for høsten forventes å øke slik at oppdragsinntektene vil gå i balanse. Det er avsatt midler på konto 3587 i budsjettet, til sammen kr Dette er midler som avsettes til forventet utgifter på ulike tiltak i Midlene går inn i avdelingens forventede mindreforbruk for Driftskostnader Investeringer og vedlikehold. Mindreforbruket pr er på kr Avdelingen regner med at alle midlene blir brukt i Netto kostnader for arbeidskraft. Mindreforbruket i perioden skyldes i hovedsak at det ikke er tilsatt i stillinger som ligger inne i budsjettet samt redusert overtid. Andre driftskostnader. Mindreforbruket på andre driftskostnader i perioden er på kr i forhold til budsjett. Dette skyldes i hovedsak mindreforbruk på undervisningsmateriell, undervisningstjenester, trykningsutgifter, annonsering/markedsføring, reiser og kurs. Avdelingen har holdt tilbake/ikke fordelt kr på konto Disse midlene skal ikke brukes til økning av de ordinære driftsutgiftene men de bør benyttes til ekstraordinære tiltak over et lengre tidsperspektiv. S-sak 72/05 2

3 Ekstert finansiert virksomhet Prosjektene blir løpende avregnet mot beholdningskonti og gir ingen innvirkning på regnskapsresultatet. Prognose for 2005 Prognosen for året pr. 2. tertial viser et forventet mindreforbruk i 2005 på kr Av dette mindreforbruket stipulerer avdelingen at ca kr er bundet opp i ulike tiltak. Avdeling for helse- og sosialfag HS rapporterer om et forventet mindreforbruk på 4,1 mill. kroner. Dette er en økning på 1,1 mill. kroner sammenlignet med prognosen etter 1. tertial. Mindreforbruket er i sin helhet bundet opp i tiltak. Avdelingen har følgende kommentarer: Ordinær drift: Regnskapet pr viser et netto forbruk på kr mot budsjett pr på kr Avviket skyldes i stor grad vakante stillinger hvor det bare delvis er tilsatt vikar, periodisering av lønnskostnader samt innkjøp av undervisningsmateriell, innkjøp av undervisningstjenester og mindre reisevirksomhet (klasse 5 og 6). Avdelingens totale ramme pr er på netto kr Utarbeidet prognose pr tilsier et forventet underforbruk ved årets slutt på kr I tillegg venter avdelingen tildelinger på tilsammen kr ,- høsten 2005 (for studiepermisjon V. Wiese og A. Gundersen), slik at reelt forventet underforbruk pr er kr Eksternt finansiert virksomhet: Det er viktig å merke seg at avdelingenes driftsresultat ikke kan sammenlignes med tidligere års resultat etter at det ble innført nye retningslinjer for regnskapsføring av eksternt finansiert virksomhet. (Det er beregnet overføring av kr totalt fra eksternt finansiert virksomhet og inn i avdelingens driftsresultat i 2005) Følgende prosjekter vil bli avsluttet høsten 2005: Til egenkapital Til driftsbudsjett HS AIO-utdanningene (94030) Etterutdanningskurs helsesøstre Tolke-/tolkelærerutdanning Utveksling av sosialpedagoger, estimert Avdelingen vil overføre omlag kr i egenkapital til institusjonen ved årets slutt, mot tilsvarende refusjon av driftsmidler. Det vil i tillegg bli overført ca kr ,- i indirekte kostnader til Fellestjenestene fra og ved avslutning av disse prosjektene. Forøvrig ligger prognose for prosjektene pr lik budsjett for året da avdelingens AKO-stilling har stått ubemannet fra januar og fram til Generelt: Underforbruket skyldes i stor grad at aktivitetene knyttet til strategiske midler (kr avsatt i avdelingen + kr i øremerket tildeling) ikke utløser høyere stillingsramme, slik at dette arbeidet knyttet opp til strategisk plan går i stor grad på bekostning av andre aktiviteter i avdelingen. Det er videre avsatt kr av prosjektmidlene for å sikre avdelingens AKO-stilling framover. S-sak 72/05 3

4 Deler av midlene vil etter all sannsynlighet bli omdisponert av dekan høsten Det er en utfordring for avdelingen å investere midlene i stillinger slik at omfanget av forskning og eksternt finansiert virksomhet kan vokse i årene framover. Avdeling for teknologiske fag TF rapporterer om et forventet mindreforbruk på 4 mill. kroner. Dette er en økning på 0,2 mill. kroner sammenlignet med prognosen etter 1. tertial. Mindreforbruket er i sin helhet bundet opp i tiltak. Avdelingen har følgende kommentar: Driftsinntekter Avvik i regnskap gjelder hovedsakelig bevilgning fra NFR hvor midler overføres i 3. tertial Driftskostnader Netto kostnader for arbeidskraft: Mindreforbruk gjelder først og fremst øremerkede midler over rekrutteringstipendprogrammet som må avsettes. Prognostisert mindreforbruk er større enn ved forrige rapport. Andre driftskostnader: Mindreforbruket gjelder tildelinger til stort utstyr og skyldes at det er hensiktsmessig for avdelingen å fordele midler til å bygge opp forskningsrigger i 2-årsperioder. EFV Det er lavere EFV-aktivitet enn budsjettert. Avdelingen har 10 bidragsprosjekter, hvorav 2 er finansiert av NFR. 5 av disse vil bli avsluttet i I tillegg har avdelingen ett lite prosjekt i kategori 5 (oppdragsundervisning) og ett lite prosjekt i kategori 9 (oppdragsforskning). Avdelingens økonomiske situasjon TFs prognose pr er et mindreforbruk på 4 mil. kroner. Mindreforbruket er bundet opp i følgende aktiviteter; midler til stort utstyr (kr ), midler over rekrutteringsstipendprogrammet (kr ) og stategimidler (kr ). Biblioteket Biblioteket rapporterer om et forventet mindreforbruk på kr Midlene er bundet opp i tiltaket Åpne institusjonelle arkiv. Dette er samme prognose som etter 1. tertial. Biblioteket har følgende kommentarer: Det er ventet at årsprognosen viser en drift i balanse. I samband med at styret i HIT i revidert budsjett har bevilget midler også til tiltaket "Åpne institusjonelle arkiv" vil deler av dette tilskuddet bli benyttet til lønnsmidler for prosjektmedarbeider i 2005 og deler i Kr skal benyttes i 2006 og dette er i regnskapsrapporten avsatt i note 1 under 358 "Periodisering NFR" og dermed framkommer dette i resultatregnskapets prognose som et mindreforbruk. Dette er imidlertid en avsetning til bruk i Noteark 1 Driftsinntekter Samlede driftsinntekter for 2. tertial er stipulert til kr mot et resultat på kr Fakturering av leverte bibliotektjenester til forskningstiftelsene hadde noen feil for 2004 og dette vil i løpet av kort tid bli rettet i form av kredittfaktura for 2004 samt ny faktura med riktig grunnlag for Disse midlene vil først komme som inntekt etter 2. tertial Inntekt 309 justeres fra kr til kr og inntekt 3791 justeres fra kr ti lkr Noteark 2 Eksternt finansiert virksomhet Ingen aktivitet. Noteark 3 Netto kostnader for arbeidskraft er for 2. tertial stipulert til kr mot et resultat på S-sak 72/05 4

5 kr som gir et mindreforbruk på kr Det er i biblioteket en rekke permisjoner og vikariater av varierende lengde. En gjennomgang viser at det er forventet at lønnsbudsjettet på årsbasis vil gå i balanse. Per første tertial ble det avsatt på konto 5692 kr til forventet øket kostnad i samband med eventuelle lønnsreguleringer for 2. avtaleår. Disse er nå ompostert til konto Noteark 4 Andre driftskostnader Kostnader for 2. tertial er stipulert til kr mot et resultat på kr Dette gir et mindreforbruk på kr Det forventes at dette ved årsavslutning vil være i balanse. Noteark 5 Det er avsatt midler til innkjøp av stoler Porsgrunn på kr Driftstjenesten Driftstjenesten rapporterer om et forventet mindreforbruk på 2,3 mill. kroner. Dette er en økning på 0,8 mill. kroner sammenlignet med prognosen etter 1. tertial. Av dette utgjør tiltak knyttet til investeringsmidler kr Driftstjenesten har følgende kommentarer: Totalresultat Regnskapet pr viser et mindreforbruk på kr Avviket skyldes hovedsaklig kontoklasse 4 og 6/7. Endel større ombyggingsarbeider pågår og vil bli ferdigstilte før årsskiftet. Prognosen for året som helhet viser et mindreforbruk på kr Den største posten er investeringsmidler med et mindreforbruk på kr Kommentarer til de enkelte regnskapsklassene Klasse 3 - Driftsinntekter Driftsinntekter viser så langt et positivt avvik på kr Kopisentrenes inntekter i denne klassen ligger kr over budsjett. Alt i alt venter vi at samlede driftsinntekter ved årsslutt blir kr over budsjett. Klasse 4 Investeringer og vedlikehold Hittil i år er det brukt kr mindre enn budsjettert. Vi forventer et mindreforbruk på kr ved årsslutt. Det viser seg at det som regel er midler som må overføres til neste år fordi prosjekter enten ikke er realisert eller forsinket, slik vil det nok også bli i år. Klasse 5 Netto kostnader for arbeidskraft Lønn viser et merforbruk på kr Avviket skyldes hovedsaklig engasjement av sommerhjelp til klargjøring av L-fløya til ombygging, kostnad kr Det er prognostisert et merforbruk på kr ved årsslutt. Klasse 6 og 7 Andre driftskostnader Rapporten viser et mindreforbruk på kr så langt samlet for klasse 6 og 7. Det er et lavt forbruk på flere kontoklasser, bl.a kostnader relatert til lokaler, reparasjoner og vedlikehold, kontorrekvisita og porto. Vi forventer at effekten av flere nye rammeavtaler bidrar til lavere kostnader enn budsjettert. Husleie er i år budsjettert strammere enn tidligere og vi forventer ingen vesentlige avvik fra budsjettet i denne klassen. Ved årsslutt forventer vi et samlet mindreforbruk på kr Klasse 9 Interne transaksjoner Totalt er resultatet i klassen pr tertial 2 kr under budsjett. Inntektene er i hovedsak salg av S-sak 72/05 5

6 kopitjenester til avdelingene, som ligger kr under budsjett. Motposter til dette er en ompostering av lønn på kr og inntekter p.g.a. indirekte kostnader på kr Estimat for nettoresultat for interne transaksjoner ved årsslutt er kr lavere enn budsjett. Fellesadministrasjonen FA rapporterer om et forventet mindreforbruk på kr Dette er en økning på kr sammenlignet med prognosen etter 1. tertial. Av dette er kr bundet til RENATE, et tiltak som har som målsetting å rekruttere flere studenter til realfagsområdet. Fellesadministrasjonen har følgende kommentarer: Ordinær drift Rapporten viser det fordelte budsjettet for 2005, som netto er på kr Budsjettet for 2. tertial var på netto kr mot et regnskap på dvs. at FA har hatt et mindreforbruk i samme periode på kr Mindreforbruk lønn i perioden skyldes redusert overtid, vakanser samt refusjoner vedrørende sykdom med til sammen kr Mindreforbruk på andre driftskostnader i perioden er på kr i forhold til budsjett. Dette skyldes i hovedsak mindreforbruk på reiser og kurs, mindreforbruk kopiering, ikke benyttede indirekte kostnader overført fra 2004, og indirekte kostnader fra avdelingene i 2. tertial. Prognosen for året er pr beregnet til kr , dvs. et forventet mindreforbruk på kr Mindreforbruket skyldes følgende forhold: Driftsinntekter Det er forventet en merinntekt i 2005 på kr Av dette gjelder kr eksternt finansiert virksomhet. Merinntekten i ordinær drift skyldes i hovedsak refusjon lønn fra NHO. Posten har sammenheng med lønnsutgifter omtalt under driftskostnader. Driftskostnader Lønnspostene i rapporten viser et antatt mindreforbruk på kr på ordinær drift. Postene må imidlertid sees i sammenheng med interne lønnsposter i klasse 9. Korrigert for interne refusjoner og lønnsrefusjon fra NHO har FA et antatt mindreforbruk på kr i Dette skyldes vakanser og merinntekter sykelønn. Andre driftskostnader viser et antatt mindreforbruk på kr Dette skyldes mindreutgifter kopiering samt korrigeringer vedrørende lønn omtalt ovenfor. Eksternt finansiert virksomhet (EFV) Det største prosjektet innen eksternt finansiert virksomhet i FA er Næringsrettet høgskolesatsing med en kostnadsramme på kr i Prosjektene er finansiert av Norges forskningsråd. To av tre prosjekter avsluttes i FA har for øvrig tre bidragsprosjekter. Dette gjelder midler fra Senter for internasjonalisering av høyere utdanning (SiU), og består i hovedsak av utvekslingsstipend for lærere og elever ved høgskolen. Ingen av prosjektene i FA kan gi egenkapital ved avslutning. Prosjektene blir løpende avregnet mot beholdningskonti, og har ikke innvirkning på mer- /mindreforbruk i året. Vurdering av den økonomiske situasjonen FA har et antatt mindreforbruk på kr på lønnspostene som skyldes vakanser og refusjon sykelønn. Driftsutgiftene forventes å bli kr lavere enn budsjettert. Dette skyldes mindre reiseaktivitet enn budsjettert, ubrukte reisemidler fra RENATE og reduserte kopieringsutgifter. S-sak 72/05 6

7 IT-tjenesten IT rapporterer om et forventet mindreforbruk på kr for Dette er en økning på kr sammenlignet med prognosen etter 1. tertial. Mindreforbruket er i sin helhet bundet opp i tiltak. ITtjenesten har følgende kommentarer: Ordinær drift Økonomien er under kontroll, og det forventes at IT-tjenesten vil få et lite overskudd ved årets slutt. Klasse 4 Investeringer Post 46: For mange av de planlagte tiltakene er framdriften avhengig av eksterne leverandører. I år er UNINETT den dominerende leverandøren i forbindelse med oppgradering av sambandene mellom studiestedene til Gigabit kapasitet. Gigabit-utbyggingen er forsinket p.g.a. forsinket leveranse fra BaneTele. UNINETT har anslått levering i slutten av september, og vi forventer å bli fakturert for i 3. tertial. Post 47: Posten omfatter investeringsmidler til tiltak som er blitt forsinket p.g.a. forhold utenfor vår kontroll og p.g.a. manglende personalressurser til å komme i gang med tiltakene. Dette gjelder: Servere m.m. i forbindelse med overgang til nytt saksbehandlersystem kr Dublisert tilgang til lagringssystem SAN, leveranse ikke godkjent kr Av årets budsjett på klasse 4, kr , forventer jeg at tiltak for ca kr vil måtte utsettes til 2006 p.g.a. uforutsette forsinkelser og nødvendige prioriteringer av arbeidsoppgaver. Klasse 6, 7 og 8 Post 69: Underforbruket på Porto, telefon mv. skyldes at vi ikke har mottatt faktura på linjeleie Bø- Porsgrunn og på vedlikehold av telefonsentralene. Prognose Dersom det ikke dukker opp større uforutsette utgifter i 3. kvartal, forventer jeg at IT-tjenesten vil ha et mindreforbruk på kr ved utgangen av Øremerkede tiltak, utviklingstiltak og fellesdrift Prognosen for 2. tertial 2005 for tiltakene viser totalt et forventet mindreforbruk på kr Av dette er kr midler til utbyggingsfond, som ikke vil bli benyttet før i Innføring av nytt felles lønns- og personalsystem for høgskolesektoren, der det er avsatt kr , er blitt ytterligere forsinket og forventes ikke startet opp før i Til sammen utgjør disse to tiltakene kr som vil bli søkt overført til I tillegg viser prognosen mindreforbruk for doktorgradsutdanning TF og AF på til sammen kr , internasjonalisering på kr , disposisjonsbeløp rektor/direktør på kr og innsparing på kvalitetssikringssystem på kr Oversikt over de enkelte tiltakene følger vedlagt. Oppsummering Prognoser for budsjettåret 2005 framgår av tabellen nedenfor, og viser et forventet mindreforbruk samlet for høgskolen på kr Til sammenlikning kan nevnes at faktisk mindreforbruk for 2004 ble på kr Disponibelt mindreforbruk, eksklusiv reservepost på kr , er forventet å bli kr Hovedårsaken til det forventede mindreforbruket er utsettelse av planlagte omstillings- og utviklingstiltak samt strategiske satsingstiltak. Hovedutfordringen synes å være mangel på personalressurser. Det er vanskelig å få frigjort personale til å gjennomføre vedtatte tiltak innenfor eksisterende bemanning. Begrensninger knyttet til stillinger vanskeliggjør iverksettelse av tiltak. Forutsatt at høgskolen får bevilget et tilfredsstillende budsjett for 2006, vil jeg vurdere å foreslå for styret at stillingsrammen utvides i forbindelse med budsjettfordelingen. S-sak 72/05 7

8 En mindre del av mindreforbruket skyldes vakanser, lavere reise- og kursvirksomhet samt lavere forbruk på diverse innkjøp som følge av rammeavtaler, og stram styring../. Som vedlegg 1 følger til orientering høgskolens tertialrapport av til Utdannings- og forskningsdepartementet. Av denne fremgår det at høgskolen hadde en egenkapital pr på kr Etter 1. tertial ble denne redusert med kr til kr Dette skyldes tilskudd til innsamlingsaksjonen etter flodbølgekatastrofen i Sørøst-Asia. En feilklassifisering av et prosjekt medførte at overskuddet fra eksternt finansiert virksomhet ble redusert med kr Egenkapitalen pr er derfor kr Av dette er kr bundet. (Alle tall i tusen) Per Bundet Disponibelt Budsjettansvar Påløpt Budsjett Avvik Budsjett Prognose Differanse mindreforbruk mindreforbruk Avdelinger: Avdeling for allmennvitenskapelige fag Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutd Avdeling for helse- og sosialfag Avdeling for teknologiske fag Sum avdelinger Fellestjenester, tiltak: Biblioteket Driftstjenesten IT-tjenesten Fellesadministrasjonen Strategiske tiltak, fellestiltak, øremerkede midler Ufordelt HiT* Sum fellestjenester Sum Høgskolen i Telemark *De ikke fordelte midlene på kr består av reserveposten. Tilråding Jeg tilrår at styret gjør følgende vedtak: Styret tar økonomirapporten for 2. tertial 2005 til etterretning. Nils Røttingen høgskoledirektør Vedlegg 1: Vedlegg 2: Utrykte vedlegg: Økonomirapport for 2. tertial 2005 til UFD Økonomirapport for 2. tertial 2005 samlet for driftsenhetene Økonomirapporter for 2. tertial 2005 fra driftsenhetene S-sak 72/05 8