Styrets årsberetning omhandler perioden fra og med november 2013 til og med oktober 2014.

Transkript

1 1 Årsberetning 2014

2 Styrets årsberetning omhandler perioden fra og med november 2013 til og med oktober Årsmøtet 2013 ble avholdt på Scandic Hotell i Tromsø, 9. november. Under valget på Årsmøtet ble alle Styrets medlemmer gjenvalgt, men det ble foretatt noen endringer i øvrige verv. I sitt første møte etter Årsmøtet gjorde Styret en evaluering av arbeidet i det foregående år samt satte opp følgende arbeidsprogram for 2013/2014: 2 - Planlegge og gjennomføre 6th Arctic H.O.G. Rally Etablere trefforganisasjon og begynne planleggingen av Scandinavian Harley Days Bygge opp et HOG-miljø i Troms-regionen og fa til aktiviteter i området. - Fortsatt fokus pa kjøresikkerhet, samt forsøke a gjennomføre «Rider-Skills»-samlinger. - H.O.G.-hjørnene i Tromsø og Ballangen ma etableres/oppgraderes til a møte forespeilet standard. - Holde fokus pa rekruttering og medlemspleie. Styret har i perioden avholdt 9 styremøter - 8 via Skype/Internett og 1 fysisk møte i Svolvær. Det har i tillegg vært avholdt enkelte ad hoc møter i Styret eller deler av Styret. Trefforganisasjonen for 6th Arctic H.O.G. Rally har avholdt 3 planleggingsmøter via Skype. Trefforganisasjonen for Scandinavian Harley Days 2016 har i perioden avholdt 4 planleggingsmøter via Skype. Det har ifm. Scandinavian Harley Days vært avholdt samarbeidsmøter med Vågan kommune, hotellnæringen og andre samarbeidspartnere i Svolvær 12. desember. Membership Officer Thor Harry Bjørnstad deltok på Director-møtet i Drammen mars. H.O.G. Arctic Chapters hjemmeside og offisiell Facebook-side Vår web-løsning er levert av Aurora Borealis i Svolvær og vår hjemmeside er tilknyttet deres server. Driftsstabiliteten har vært svært god og vi har ikke hatt de driftsproblemene som vi har registrert hos andre norske Chaptere som er tilknyttet hog.no`s serverløsning. Vår avtale med Aurora Borealis innebefatter serverleie og vedlikehold, men vi betaler ekstra for spesiell bistand til drift og utvikling av web-løsningen. Styret ønsker å videreføre web-avtalen med Aurora Borealis da erfaringene med samarbeidet og produktet de leverer er gode. Det har vært høy aktivitet på H.O.G. Arctic Chapters offisielle Facebook-side det siste året og det er liten tvil om at dette er en meget effektiv kommunikasjonskanal. Det foretas også en utstrakt deling av nyheter mellom Dealer og Chapterets Facebook-sider. Activities Officers har nå fått tilgang som administratorer slik at de kan legge ut informasjon om planlagte og gjennomførte aktiviteter. Pr var det registrert 502 «likes» mot 324 på samme tidspunkt i fjor. Arctic HOG Road Blog er linket opp mot hjemmesida. Denne benyttes av medlemmer som er ute på tur. Det har vært lagt ut 8 posts siste året. Webmaster har valgt å avslutte sitt medlemskap i Arctic Chapter og forlater dermed sitt verv i Chapteret. Webmaster har en viktig funksjon i Chapteret og Årsmøtet 2014 må velge en ny person som kan overta dette vervet. Medlemsutvikling og medlemspleie Medlemsrekruttering og medlemspleie har også denne perioden vært et fokusområde for Styret. Hovedhensikten med rekrutteringsfokuset har vært å få tilstrekkelige medlemmer til å muliggjøre jevnlige lokale aktiviteter i forskjellige områder av landsdelen. Målsettingen er likevel ikke å få flest mulig medlemmer for enhver pris. Styret er opptatt av å ta vare på det gode miljøet som eksisterer i Chapteret og at de som blir medlemmer deler det verdigrunnlaget som H.O.G. og Chapteret bygger på. Forventningene til et hva medlemskapet i Chapteret vil innebære kan i enkelte tilfeller være vanskelige å innfri. Det blir lagt ned en betydelig arbeid i

3 drift og utvikling av Chapteret, men dette er basert på frivillig, ubetalt innsats under mottoet Ride and Have Fun!. Styret driver ikke et event-byrå hvor alt blir lagt til rette mot å betale medlemskontingenten. Det er opp til det enkelte medlem hva vi kan få til gjennom sitt bidrag og sin deltakelse. Innmelding i H.O.G. Arctic Chapter skjer fortrinnsvis elektronisk via hjemmesiden. Nye medlemmer får tilsendt et velkomstbrev pr. e-post fra Membership Officer med relevante dokumenter vedlagt (vedtekter etc.). Problemer i forbindelse med fornyelse av internasjonalt medlemskap er stadig en tilbakevendende sak. Strengt tatt er ikke dette Chapterets ansvar, men vi har et krav om å påse at det Internasjonale medlemskapet er gyldig for å være medlem av Arctic Chapter. Årsakene til disse problemene kan være flere; medlemskap utgått med mere enn en måned og man må lage ny profil og melde seg inn på nytt, betalingskort som ikke blir akseptert, data- eller språkproblemer. Membership Officer forsøker å være behjelpelig med dette, men vil helst unngå å bli kjent med betalingskortdetaljer. Styret har derfor laget en tro kopi av det internasjonale Innmeldings-/fornyelsesskjemaet på norsk. Dette kan sende pr. post til H.O.G. Customer Services i Irland og vil forhåpentligvis bidra til å hjelpe de som sliter med innmelding eller fornyelse. Informasjonsbrosjyren for H.O.G. Arctic Chapter er blitt oppdatert. Disse deles ut i forbindelse med arrangementer eller elektronisk via e-post og er også lagt ut i H-D-butikkene i Ballangen og Tromsø. Informasjonsbrosjyren inngår også i overleverings-pakken fra Dealer til kjøpere av nye eller brukte H-D. Abonnementet hos Talkmore for utsendelse av Felles SMS er videreført dette året. Det har blitt utgitt 4 Newsletter inkl. Directors Corner i perioden. Disse distribueres på mail til medlemmene og legges ut på hjemmesida samt settes inn i permer i H.O.G-hjørnet i H-D butikkene i Ballangen og Tromsø. Vi har også i år fått masse skryt for kvaliteten på vårt Newsletter og H.O.G. Manager Bjørn «major`n» Solberg skrev i september følgende i e-post til oss: «Tusen takk for newsletter. Det er ingen i verden som kan det som dere. Fantastisk i n te». Assistant Director/Editor Jeppe har lagt ned ufattelig mye arbeide med Arctic Chapters Newsletter gjennom flere år og har æren for at produktet er av så høy klasse. Informasjon til medlemmene ivaretas også via hjemmesiden, Facebook-siden og gjennom utsendelse av felles-mail. Medlemsoversikt er nå lagt ut på medlemssidene på Chapterets hjemmeside. For at medlemmene skal kunne orientere seg om hvem som er medlem og hvor de befinner seg er det lagt ut en medlemsoversikt på medlemssidene på hjemmesida. Denne vil ikke alltid være ajour da det skjer relativt hyppige endringer gjennom året. Medlemstallet i Arctic Chapter har økt jevnt og trutt de siste årene til tross for en viss andel turn-over. Pr. 31. oktober 2014 hadde 165 personer betalt medlemskontingent i Arctic Chapter, men hele 13 av disse hadde ikke gyldig internasjonalt H.O.G. medlemskap pr. 31. oktober slik at antall personer med gyldig medlemskap var 152. Directormøte Membership Officer Thor Harry Bjørnstad deltok på Directormøte for H.O.G. Norge mars. Av saker som ble behandlet på dette møtet kan nevnes: 3 - Situasjonen omkring nedleggelsen av Chapter South pga. mangel på Sponsoring Dealer i området. - Endringer i HOG organisasjonen og opprettelsen av såkalte Riders Clubs - Nigel Villiers skal flytte til Milwaukee og bli HOG World Manager.

4 - Nye datasystemer for medlemsregistrering vil bli satt i drift. - Ny HOG-logo og retningslinjer for bruk av denne. Den gamle HOG-ørna skal ikke lengere brukes på brev, hjemmesider etc. - Omstrukturering av HD-Nordic, og at Sverige skal gå over til samme Dealer/Importør ordning som Norge. - Det har tidligere vært diskutert hvorvidt man skulle ta inngangsbillett på HOG Rally. Det ble her bekreftet at man har anledning til dette. Major`n ønsker lavere treffavgift og at man heller selger T-skjorter og pins utenom. - National HOG Rally 2013: Oslo hadde 670 deltakere, Chapteret gikk noe i underskudd på dette treffet. - National HOG Rally 2014: Chapter Østfold orienterte om det planlagte treffet. Det blir bla et strengt regime på vest/ryggmerkebruk på treffområdet hvor kun HOG ryggmerker blir akseptert. - Scandinavian Harley Days 2015: Bergen Chapter orienterte om planleggingen så langt og om treffplass Voss. - SHD 2017: Det ble diskutert hvilke Chapter som kan ta på seg dette. Ingen konkrete valg ble gjort, men tre Chapter kom etter hvert på banen som mulige kandidater: Trondheim, Rogaland og South East. Lager og scene i Ballangen Det har blitt utført en kjempedugnad av medlemmer i Ofoten i vår og sommer på scene og materiellcontainer i Ballangen. Kjøleaggregatet i materiellcontaineren er fjernet og tettet for vannlekkasje. Containeren er blitt malt i H-D farger og H-D Nord-Norge har bekostet en flott H.O.G. Arctic Chapter logo som er klistret på fasaden. Det er sveiset konstruksjoner som både kan benyttes som bar-/grilldisk og som hyllesystem i containeren. Plassering av utstyret vårt er systematisert sånn at det er mye lettere å finne frem. Det er laget ny bru opp til scenen og scenen og utemøblene er blitt oljet. Sidene på scenen er også kledd inn med pyntebord. Treffområdet utenfor butikken i Ballangen fremstår nu meget tiltalende. Norwegian National H.O.G. Rally National H.O.G. Rally 2014 ble arrangert i Halden juni i regi av Chapter Østfold. Arrangementet var vel tilrettelagt og været var upåklagelig. Det ble registrert 666 deltakere. Arctic Chapter arrangerte Posse-Ride til Halden og 11 medlemmer var med på denne 3 etappers turen med overnattinger i Mosjøen og på Berkåk. Vårt Chapter var godt representert med ca. 30 medlemmer på treffet. KLICKS Arctic Chapters kilometerkonkurranse KLICKS har hatt en årlig, gjennomsnittlig deltakelse på ca. 30 medlemmer. Styret vil oppfordre flere til å delta på denne uhøytidelige konkurransen da det ikke bare er de som kjører lengst som blir premiert, men også vinnere av gjennomsnittlig kjørelengde. Temakvelder og kjøreferdighetskurs I de senere år er temakvelder om Førstehjelp, Kjøresikkerhet og Kolonnekjøring blitt et fast element i Chapterets Aktivitetsplan. Bevisstgjøring og kompetanseheving for å forbedre ferdigheter, sikkerhet og trivsel i forbindelse med motorsykkelkjøring anser Styret som en prioritert oppgave. I starten av sesongen har det vært arrangert temakvelder flere steder, men med varierende deltakelse. Oppslutningen var god i Salten og i Tromsø. I Lofoten måtte temakvelden kanselleres pga. for få påmeldte. Kjøreferdighetskurs med innleide instruktører ble arrangert i Valnesfjord og på Finnsnes. Tilbakemeldingene på disse kursene var svært gode og Styret ønsker at Kjøreferdighetskurs blir et fast element på den årlige Aktivitetskalenderen. 4

5 Angel Island Rally Activities Officers Elisabeth og Terje arrangerte også i år Chaptertreff i Steigen og 50 medlemmer deltok på et flott tilrettelagt arrangement i helgen august. Været var fantastisk med felleskjøring, besøk pa kystmuseum og trivelige, humørfylte kvelder pa brygga på Røssøya. Norgestreffet 2014 Norgestreffet 2014 ble arrangert i Bodø (Geitvågen) juli i et fantastisk vær. Det var over 1700 deltakere på treffet og antall medlemmer som deltok fra H.O.G. Arctic Chapter var såpass bra at vi faktisk ble kåret til 4. største motorsykkelklubb på treffet. 6th Arctic H.O.G. Rally august arrangerte vi for sjette gang Arctic H.O.G. Rally i Ballangen. Treffet ble lagt opp etter det konseptet som etter hvert har utkrystallisert seg hvor fredag var forbeholdt treffdeltakere, mens det lørdag kveld ble åpnet for det alminnelige publikum. Trefforganisasjonen jobbet jevnt og trutt med planleggingen i månedene før treffet og medlemmer fra Ofoten hadde lagt ned mange dugnadstimer for å kunne tilby deltakerne et treffområde av god standard. Det ble kjørt Posse-Ride fra Tromsø til Ballangen med 12 deltakere. Det ble registrert inn ca. 180 treffdeltakere og ca. 130 publikummere på lørdag, slik at i alt ca. 310 personer var innom arrangementet. Programmet for treffet var innholdsrikt med Bike-show, Ride-Out til Skjomen, auksjon, teknisk seminar, Arctic Games, utlodning, trubadur og konsert med Stormbringer. Kvaliteten på maten som ble servert under treffet var all time high. Været var noe skiftende fredag, men veldig bra på lørdag og søndag. Gjennomføringen av et slikt arrangement fordrer at medlemmene stiller opp og gjør en innsats. For få meldte seg innledningsvis til å ta oppgaver under treffet og dermed var det vanskelig å fylle vaktlisten, men etter direkte telefonhenvendelser til den enkelte løsnet det og ca. 70 medlemmer jobbet under treffet. Der hvor det oppstod forfall til vakter var det noen som meldte seg og steppet inn. Dette er Styret meget godt fornøyd med. Alle medlemmer ble anmodet om bidra i nedrigging og opprydding etter treffet, men kun en håndfull møtte opp. 6th Arctic H.O.G. Rally må betraktes som en suksess og vi skal være stolte over at vi som det eneste Chapteret i Norge arrangerer MC-treff utenom National Rally. Dette gir oss god kompetanse på området. Treffet ga oss et overskudd på ca kr. og det er et svært godt økonomisk resultat. Nordic Harley Days 2016 Grunnet endringer i regioninndelingen i H.O.G og Harley-Davidson er det besluttet å endre fra Scandinavian Harley Days til Nordic Harley Days fra og med Hovedfunksjonene i trefforganisasjonen for Nordic Harley Days 2016 er på plass og består av mange dyktige folk med forskjellige typer kompetanse og erfaringsbakgrunn. Et arrangement av en slik størrelse innebærer et omfattende planleggingsarbeid og dette er i full gang. Et kick-off møte i trefforganisasjonen ble avholdt 9. mars. Det er laget en Fremdriftsplan for treffet som oppdateres fortløpende. 2. juli 2015 er en milepæl da vi på dette tidspunkt planlegger å starte markedsføringen av treffet og åpne bookingsiden. Vi vil samme dato åpne stand på Voss under Scandinavian Harley Days Mye må være på plass når vi kommer til denne milepælen. Chapter-Dealer relasjon Samarbeidet mellom Dealer og Chapteret fungerer meget godt. H.O.G. Arctic Chapter bistod under gjennomføringen av vårens Open House hos Dealer i Ballangen 26. april samt under høstens Open House 13. september. H.O.G. Arctic Chapter arrangerte Bikerfest med nesten 100 deltakere på Ballangen camping ifm. Høstens Open House. Dette ga også et hyggelig overskudd. Arctic Chapters bidrag ifm. Open House i Tromsø har vært begrenset dette året og det henger også sammen med at Open House-konseptet i Tromsø er av et annet format enn i Ballangen. Til HOG-hjørnet i butikkene i Ballangen og Tromsø har vi fått produsert og hengt opp spesiallaget oppslagstavle/hylle samt innrammede bilder. Hensikten er å skape en liten miljø-stasjon hvor man kan ta en prat over en kopp kaffe, kikke i brosjyrer, få informasjon om Chapteret, planlagte 5

6 aktiviteter, etc. Medlemseffekter Chapteret har kjøpt inn medlemseffekter med ny H.O.G. logo (buer, ryggmerker, pins, bike-flag). Medlemmene bestiller medlemseffekter via vår web-shop på medlemssidene på hjemmesida. Varebeholdning og salg av dette administreres av Merchandise Officer. Etter en lengere prosess ble det bestilt inn 175 Chapter T-skjorter og gensere med egenprodusert design. Leveransen hadde en kostnad på kr., men dessverre var denne ikke i henhold til de spesifikasjoner vi hadde gitt og som avtalt med leverandøren. Styret valgte å returnere hele leveransen og vi ble refundert det innbetalte beløpet fullt ut. Eventuell ny bestilling er foreløpig stilt på vent. Økonomi Årsmøtet 2010 vedtok en handlingsregel for styrets økonomiske disposisjoner, hvilket innebærer at styret kan disponere inntil kr pr. år av beholdningen til diverse Chapterrelaterte formål uten å måtte innhente Årsmøtets godkjennelse i hvert enkelt tilfelle. Ekstraordinære tiltak vedtatt av Årsmøtet vil kunne komme i tillegg til denne rammen. Gjennomføring av inntektsbringende aktiviteter som 6th Arctic H.O.G. Rally og Bikerfest samt økning i medlemstallet har medført en ytterligere styrking av økonomien til tross for en del utgiftsposter i løpet av året. Chapterets økonomi må anses som meget god og Styret vektlegger god økonomisk styring. Den økonomiske bufferen vi har opparbeidet er viktig for å kunne arrangere Scandinavian Harley Days Økonomihåndteringen i Arctic Chapter har med årene blitt relativt omfattende og Styret har besluttet å kjøpe inn et regnskapsprogram for å forenkle denne jobben. Grasrotandelen gjennom Norsk Tipping har gitt Chapteret inntekter på kr i perioden. Aktivitetsnivå Det har totalt sett vært et meget høyt aktivitetsnivå i Chapteret dette året. Omfanget og deltakelse på lokale aktiviteter varierer i de forskjellige områdene og Styret anmoder medlemmene om å slutte opp om disse for å beholde og utvikle det lokale aktivitetstilbudet og H.O.G.-miljøet. Medlemmer fra Arctic Chapter har også denne sesongen deltatt på treff i inn- og utland, herunder Harley-Davidson Eurofestival i St.Tropez, Frankrike, European H.O.G. Rally i Biograd, Croatia, Super Rally i Tallinn, Estland, Norgestreffet i Bodø, National H.O.G. Rally i Halden, Motofestival Arctic Riders, Murmansk, Russland. Nedenfor følger rapporter fra Activities Officers og Quartermaster: Årsrapport aktiviteter Ofoten Vi har i vinterhalvåret arrangert kaffemøter på Peppes en gang pr mnd. Her har det vært grei oppslutning. Vi startet med onsdagskjøring tidlig i sesongen, men dette ble lagt på is etter hvert grunnet dårlig oppslutning. Vi har arrangert temakveld om førstehjelp. Det har blitt utført en hel haug med dugnadstimer på utstyret vi har i Ballangen. Her kan nevnes: Maling av container, innkledning av scenen, laging av rampe opp til scenen, 6

7 fjerning av kjøleaggregat samt tetting av containeren, beising av scene og møbler, laging av reoler/bardisker samt rydding i container. Vi har vært delaktige i arangeringen av Open House, vår og høst. Vi har vært delaktige i arrangeringen av 6th HOG Rally. Ut fra dette vil jeg si at regionen har vært særdeles aktiv i Mvh Activities Officers Frode Wiker og Willy Strand. Årsrapport aktiviteter Nord-Salten Også i år arrangerte vi, og det er AO Elisabeth Jespersen og AO Terje Hartgen Jespersen, høsttreff i regionen vår. Det er jo alltid slik at å gjenta en suksess er et lotteri. Angel Island Rally 1 i 2013 var på alle måter vellykket, og de som var til stede fikk oppleve litt av hvert. Angel Island Rally 2, i år, var om mulig enda bedre. Værgudene var med oss natt og dag og bydde på sol hele døgnet. Kultur-turen på Harley-Davidson på lørdagen var mektig, og det var en stor ære å få lede konvoien med flotte sykler gjennom halve kommunen. Det å se en kolonne på mange hundre meter er spesielt og blir lagt merke til. Lyden stopper bevegelsene langs veien, og det fikk meg til å tenke på en episode fra noen år siden: Vi var på tur gjennom Lofoten på den første Harleyen, og den snakket høyt! Folk langs veien hilste og vinket og hadde blide fjes, unntatt en som stod i en stige og malte huset. Han reagerte ikke. Da hørte jeg lakonisk over skulderen: "Hestkuk"! Det var Elisabeths korte sosialantropologiske analyse av den karen. Turen til Nordskot ble en drømmetur i solskinn på perfekte mc-veier. Besøket på Kystmuseet og bevertningen var helt topp, og herfra har jeg fått mange gode tilbakemeldinger på besøket. Det sosiale livet på treffene består av mellommenneskelige relasjoner som må være helt unike. Jeg har mange ganger fundert på hva i all verden det er med disse syklene som får folk til å ta frem godsiden sin, by på seg selv og være generøs inntil det hinsidige. Jeg vet ikke, men sånn er det bare. Jeg har i ettertid også fått gode tilbakemeldinger fra de som bor langs hovedveien inn i Steigen. De er vant med å se motorsyklister med elendig trafikk-kultur og praktisering av grisekjøring. "Mæn dokker, dokker kjæm jo bærre drønnanes sakte ette veien". Dere gjør det lett for oss som blir igjen og som får sånt skussmål. Mandag etter treffet gjorde vi opp status og kunne senke skuldrene: Alle var kommet trygt hjem! I 2015 leverer vi stafettpinnen videre til våre venner i Troms og er spente på å oppleve nye deler av Nord Norge. Mvh Activities Officers Elisabeth og Terje 7

8 Årsrapport aktiviteter Sør-Salten I år har vi hatt stor aktivitet i dette området. Været har sikkert noe å si. I vinter møttes vi siste tirsdag i måneden hos Thor Harry med kaffe og innlagt kursing. Førstehjelp med Alf Leirvik var veldig inspirerende og ble veldig godt mottatt av de som var med, ca 15 stk. Neste treff kom Bille med sitt sikkerhets kurs og etter en liten pause kom Frode med sin kjepphest Kolonnekjøring. De ca 17 frammøtte kjørte hjem sikkert og i formasjon. Frode hadde som vanlig fullt hus i garasjen i siste helga i mars. (ps det var en øl igjen). 10 Mai hadde vi sving kurs på gocart banen i Valnesfjord. Vi leide banen i 4 timer Lørdag fant en proff mc instruktør Leif Egil. Vi som var her hadde et fantastisk utbytte av dette kurset. Vi var ca 20 stk der og neste år satser vi på flere. I tillegg til tirsdagsturene, som i år har hatt stort oppmøte, har det vært organisert dagsturer til Kjærringøy, Sulitjelma og Harrytur til EU (Grensebussen) I Juni når Stig og Frode var i Kroatia, på European HOG Rally, fungerte Vidar Sørensen som Road Captain i Saltenområdet. Fellesturen til National HOG Rally var også vellykket. Året 2014 har vært et flott år for MC kjøring, på en vanlig tirsdagskjøring har vi har hatt 23 sykler på det meste! Mvh Activities Officer Frode Fure og Stig Bosch Årsberetning Quartermaster Det er i 2014 innkjøpt en del plastkasser for lagring av utstyr. Det ble også innkjøpt endel stoler. Dette utgjør ikke de store summene. Millitærteltene er avhendet og pga dette ønsker vi å bruke ca 5000,- til å kjøpe et nytt grilltelt. Dette teltet må være ca 6x4 meter og være brannhemmende. Mvh Quartermaster Frode Wiker Ride and Have Fun! 8