Timeføring i ISY Prosjekt Økonomi. ISYdagene 2016 Trond Schjander-Opsahl

Transkript

1 Timeføring i ISY Prosjekt Økonomi ISYdagene 2016 Trond Schjander-Opsahl 1

2 ISY Time Nytt produkt i ISY-familien Timeføringsmodul som tilpasses den enkelte organisasjons behov ift: Interne prosesser Integrasjon mot annet ISY-produkt, f eks ISY Prosjekt Økonomi Integrasjon mot økonomisystem Eventuelt andre integrasjoner 2

3 Funksjonalitet Direkte tilgang via intranett Føring av personlige timer mot prosjektaktiviteter Elektronisk attestering av timelister Elektronisk godkjenning av timelister Rapporter Overføring av godkjente timelister til økonomisystem 3

4 ISY Time - Responsive webapplikasjon 4

5 Eksempel brukergrensesnitt Versjon Informasjon om pålogget bruker Status for valgt uke 10 siste aktiviteter Lagrede favoritter Arkfaner (Min timeliste aktiv) Flagg for ikke ferdigstilte uker Valgt uke Valg av prosjekter/aktiviteter for timeføring Legge til linje Slett linje Kopier for nyinnlegging Lagre som favoritt Legg til kommentarer 5

6 Eksempel prinsippskisse integrasjon ISY Time - ISY Prosjekt Økonomi - Økonomisystem ISY Time Brukere Prosjekter/Aktiviteter Fordelings nøkkel kontostreng + Godkjente timer pr Bruker/Avdeling/ Prosjekt/Aktivitet + Timesatser pr stillingstype ISY Prosjekt Økonomi Kostnader pr Prosjekt/Aktivitet/Kontostreng Økonomisystem 6

7 Oversikt prosess og funksjonalitet ISY Time Registrering av timesatser med gyldigshetsdato pr stillingstype direkte i db (utføres av NoIS) ISY ISY Time Time Attestasjon Brukerinformasjon Stillingstype Avdeling Registrering av kontostrengdimensjoner for motpost pr avdeling(enhet) direkte i db. (utføres av NoIS) Bruker registrerer timer på aktiviteter Prosjekter/ Aktiviteter (disposisjoner) for timeføring Utfør.enhet pr prosjekt Bruker ferdigstiller timeliste for uke Bruker justerer timeliste Kon troll PL Godkjenning Nei Ja Rapporter: Prosjektrapport for uttrekk av timeføring og kostnad pr prosjekt for gitt tidsperiode (fra dato - til dato) Tilgjengelig for alle brukere Kontrollrapporter EPOS-eksport (3 stk) Kun tilgjengelige for godkjennere Nei Rapporter Ja Timer klar for eksport Timer pr Person/ Prosjekt/ Aktivitet (disposisjon) Timesatser pr stillingstype Kontostreng pr disposisjon Eksport genereres via en knapp på godkjenningsfanen i ISY Time. Datautvalg: Godkjente timeregistreringer som ikke tidligere er eksportert. Kun timeregistreringer på fakturerbare aktiviteter (ikke eller ) Timer på prosjekter som har utførende enhet lik avdeling/enhet for den (godkjenneren) som initierer eksporten. Dersom person tilhørende annen avd/enhet har godkjente timer på prosjekter tilhørende enheten eksporten genereres for, vil disse inkluderes i eksporten. Det genereres samtidig en "motpost" til summen av timekostnadene pr prosjekt som en inntekt for den enhet eksporten kjøres for. ISY PØ Overføring av data til ISY Time kun på fast oppsatte tidspunkter. Registrering av brukere med rolle Stillingstype pr bruker Avdeling pr bruker ISY PØ Registrering av utførende enhet pr prosjekt Disposisjoner markeres for timeføring Timesats pr stillingstype koblet mot stillingstype pr bruker i ISY Time på tidspunktet for eksport. Tar hensyn til gyldighetsdato for timesatser ift dato timer er ført på. Kontostrengverdier pr disposisjon på tidspunktet for eksport. (Prosjekt/Aktivitet/Kontostreng/Fordeling) Eksport til Epos 7

8 Stillingstype og avdeling(enhet) pr bruker

9 Tilordne spesielle roller - Attestant og/eller Godkjenner 10

10 Overføring av brukere til ISY Time 11

11 Overføring av brukerdata fra ISY PØ til ISY Time Oppdateringen av brukerdata (og prosjekter/aktiviteter) fra ISY PØ database til ISY Time database foretas på fastsatte tidspunkter hvert døgn: 10:00 14:00 02:00 Oppdateringen av brukerdata vil være tilgjengelig i ISY Time applikasjon/brukergrensesnitt maksimalt 4 timer etter at de er overført fra ISY PØ (iht tidene over). Eksempel 1: Dersom det legges til en ny bruker i ISY PØ kl 09:45 vil den bli overført fra ISY PØ database til ISY Time database kl 10:00. Senest kl 14:00 vil brukeren være tilgjengelig i ISY Time applikasjonen. (Det er tilfeldig at dette tidspunktet (14:00) er sammenfallende med neste overføring av data fra ISY PØ database til ISY Time database.) Eksempel 2: Dersom det registreres en ny bruker i ISY PØ kl 10:05 vil den bli overført fra ISY PØ (database) til ISY Time (database) kl 14:00. Senest kl 18:00 vil brukeren være tilgjengelig i ISY Time applikasjonen. 12

12 Prosess - Timeregistrering Registrering av timesatser med gyldigshetsdato pr stillingstype direkte i db (utføres av NoIS) Registrering av kontostrengdimensjoner for motpost pr avdeling(enhet) direkte i db. (utføres av NoIS) Rapporter ISY Time ISY ISY Time Time Attestasjon Brukerinformasjon Stillingstype Avdeling Bruker registrerer timer på aktiviteter Prosjekter/ Aktiviteter (disposisjoner) for timeføring Utfør.enhet pr prosjekt Bruker ferdigstiller timeliste for uke Bruker justerer timeliste Kon troll PL Godkjenning Nei Ja Nei Ja Timer klar for eksport Timer pr Person/ Prosjekt/ Aktivitet (disposisjon) Timesatser pr stillingstype Kontostreng pr disposisjon ISY PØ Registrering av brukere med rolle ISY PØ Registrering av utførende enhet pr prosjekt Disposisjoner markeres for timeføring Eksport til Epos Stillingstype pr bruker Avdeling pr bruker 14

13 ISY Prosjekt Økonomi - Prosjekter og disposisjoner (aktiviteter) for timeføring

14 16

15 17

16 18

17 19

18 20

19 21

20 22

21 23

22 24

23 25

24 26

25 Prosess - Attestasjon Registrering av timesatser med gyldigshetsdato pr stillingstype direkte i db (utføres av NoIS) Registrering av kontostrengdimensjoner for motpost pr avdeling(enhet) direkte i db. (utføres av NoIS) Rapporter ISY Time ISY ISY Time Time Attestasjon Brukerinformasjon Stillingstype Avdeling Bruker registrerer timer på aktiviteter Prosjekter/ Aktiviteter (disposisjoner) for timeføring Utfør.enhet pr prosjekt Bruker ferdigstiller timeliste for uke Bruker justerer timeliste Kon troll PL Godkjenning Nei Ja Nei Ja Timer klar for eksport Timer pr Person/ Prosjekt/ Aktivitet (disposisjon) Timesatser pr stillingstype Kontostreng pr disposisjon ISY PØ Registrering av brukere med rolle ISY PØ Registrering av utførende enhet pr prosjekt Disposisjoner markeres for timeføring Eksport til Epos Stillingstype pr bruker Avdeling pr bruker 27

26 31

27 32

28 33

29 34

30 Prosess Godkjenning og eksport Registrering av timesatser med gyldigshetsdato pr stillingstype direkte i db (utføres av NoIS) Registrering av kontostrengdimensjoner for motpost pr avdeling(enhet) direkte i db. (utføres av NoIS) Rapporter ISY Time ISY ISY Time Time Attestasjon Brukerinformasjon Stillingstype Avdeling Bruker registrerer timer på aktiviteter Prosjekter/ Aktiviteter (disposisjoner) for timeføring Utfør.enhet pr prosjekt Bruker ferdigstiller timeliste for uke Bruker justerer timeliste Kon troll PL Godkjenning Nei Ja Nei Ja Timer klar for eksport Timer pr Person/ Prosjekt/ Aktivitet (disposisjon) Timesatser pr stillingstype Kontostreng pr disposisjon ISY PØ Registrering av brukere med rolle ISY PØ Registrering av utførende enhet pr prosjekt Disposisjoner markeres for timeføring Eksport til Epos Stillingstype pr bruker Avdeling pr bruker 35

31 Prosess for godkjenning og eksport 1. Godkjenne timelister 2. Kjør alle tre EPOS kontrollrapporter og kontrollere data 3. Rett opp eventuelle feil inntil rapportene viser feilfritt resultat 4. Lagre de tre kontrollrapportene for det endelig datagrunnlag før kjøring av eksport 5. Trykk eksport-knapp 6. Ved eventuelle feilmeldinger eller at funksjonalitet ikke oppleves som forventet: Ta skjermbilde og send til og 7. Kjør EPOS kontrollrapport (nr 2) på nytt og kontroller at denne er tom. (Den skal være tom med mindre en annen godkjenner fra egen avdeling har godkjent timeliste(r) i mellomtiden). 38

32 Utførende enhet i ISY PØ

33 41

34 45

35 46

36 Om eksportfunksjonaliteten Avhengig av datamengden vil det kunne ta flere minutter å generere eksportdata og overføre disse til EPOS. Når eksporten er utført får man tilbakemelding på vellykket eksport. For eksporten gjelder prinsippet om "alt eller ingenting". Ved en enkel mangel i datagrunnlaget vil ingen data bli eksportert til EPOS. Dersom eksporten ikke blir gjennomført, f.eks pga mangler i datagrunnlaget, vil det bli gitt en feilmelding. Når eksporten har blitt initiert i ISY Time vil funksjonaliteten med genereringen av eksporten bli effektuert uavhengig av hva som oppstår på maskinen/klienten hvor eksporten ble initiert. Dvs: Man har ikke mulighet til å avbryte eksportfunksjonen når den først er initiert. Dersom "kontakten" med eksportfunksjonaliteten i ISY Time brytes (ved at man velger annen funksjonalitet i ISY Time, lukker ISY Time, mister kontakt med nettverk eller slår av maskinen), vil eksportfunksjonen allikevel bli effektuert. Dersom datagrunnlaget er komplett vil eksporten bli generert og data overført til EPOS. Eksporten vil på vanlig måte bli avbrutt og ingen data overføres til EPOS dersom det skulle være mangler i datagrunnlaget. Uavhengig av utfallet av eksporten (ref de to foregående punktene) vil man ikke få tilbakemelding på hvorvidt eksporten ble gjennomført eller avbrutt. Ved å kjøre EPOS kontrollrapporter vil man kunne se hvorvidt data har blitt eksportert. 47

37 48

38 49

39 50

40 51

41 52

42 Tidspunkt for generering av rapport og data for prosjektet rapporten er generert for. Oppsummering pr aktivitet (disposisjon) basert på ditt filtervalg for timeføringsstauser og eksportstatus. Fradato og Tildato valgt ved generering av rapporten. Timeføringsstatuser som rapportdataene er filtrert på. Utvalg av statuser settes via filtreringsfunksjonen i rapporten. I utgangspunktet er alle timeføringsstatuser inkludert. Detaljerte timeføringsdata basert på ditt filtervalg med summer pr grupperingsnivå og underliggende detaljer. Gjeldene rate basert på datoen timene er ført og personens stillingstype ved tidspunktet for kjøring av denne rapporten. Rapportdata kan også filtreres på eksportstatus. I Utgangspunktet er både Eksportert og Ikke eksportert inkludert. Dersom Eksportert inkluderes fremkommer 53 det som en merknad på aktuelle timeføringslinjer. 53

43 For timer som er eksportert til EPOS fremkommer referanse til Fakturanr i ISY Prosjekt Økonomi for aktuell eksport i denne kolonnen. (Det er kun godkjente timer som kan eksporteres til EPOS.) Godkjente timer som er eksportert til EPOS. Godkjente timer som ikke er eksportert til EPOS. Gjeldene rate basert på datoen timene er ført og personens stillingstype ved tidspunktet for kjøring av denne rapporten. Dersom en person har endret stillingstype i perioden mellom eksporten er kjørt og denne rapporten genereres, vil raten og kostnaden i denne rapporten avvike fra det beløpet som er eksportert. 55

44 Spørsmål?