Tilbudsmappe Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale på kjøp av trykkeriprodukter for Høgskolen i Buskerud og Vestfold

Transkript

1 Tilbudsmappe Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale på kjøp av trykkeriprodukter for Høgskolen i Buskerud og Vestfold Firma: Selskapsform: Foretaksnummer: Gateadresse: Postadresse: Telefon: Telefaks: E-post: Internettadresse: Kontaktperson: Erklæring fra tilbyder Vi bekrefter at vi har mottatt alle tekstsider og vedlegg som er angitt i innholdsfortegnelsen til Tilbudsmappen og satt oss inn i alle dokumenter. Vi har i denne forespørselen gitt svar på alle krav og spørsmål som er stilt. Denne Tilbudsmappen med utfylte skjemaer og annen informasjon utgjør vår komplette tilbud i konkurransen. Tilbyder vedstår seg tilbudet i 2 måneder etter innleveringsfrist. Vi er innforstått med at alle utgifter og kostnader vi har i forbindelse med å sende forespørsel og deltakelse og å inngi tilbud, er for egen regning og risiko. Dette tilbudet, sammen med Oppdragsgiverens skriftlige aksept av vårt tilbud, vil utgjøre en bindende avtale mellom oss. Underskrift: Dato Stempel og signatur

2 INNHOLD Erklæring fra tilbyder Innledning Kort om anskaffelsen Presentasjon av skolene Anskaffelsens omfang og varighet Kontaktpersoner i anskaffelsesprosessen Fremdriftsplan Gjennomføring av konkurransen Konkurranseregler Spesielle regler for denne konkurransen Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav 1: Betaling av offentlige avgifter Kvalifikasjonskrav 2: Organisatorisk og juridisk stilling Kvalifikasjonskrav 3: Økonomisk evne til å gjennomføre leveransen Kvalifikasjonskrav 4: Kvalitet, bærekraft og etikk Kvalifikasjonskrav 4: Helse, miljø og sikkerhet Kvalifikasjonskrav 5: Gjennomføringsevne Tildelingskriterier Kravspesifikasjon Pris Vedlegg Tilleggsdokumenter Pålagte vedlegg Andre vedlegg fra leverandøren

3 1. Innledning 1.1. Kort om anskaffelsen Høgskolen i Buskerud Vestfold (HBV) skal inngå en rammeavtale på trykkeriprodukter for 4 campus beliggende på Bakkenteigen, Drammen, Kongsberg og Hønefoss. Anskaffelsen omfatter konvolutter, eksamenspapirer, vitnemålspapirer, kurs- og konferansepapirer med mer Presentasjon av skolene Den nye fusjonerte høgskolen har følgende faktaopplysninger: 38 bachelorstudier, 27 ulike masterprogrammer, 2 doktorgradsutdanninger og mange ettårige studier samt etter- og videreutdanninger Ca 9000 studenter (ca 7500 fulltidsekvivalenter). Ca 800 ansatte (faglig ansatte: Ca 460 fulltidsekvivalenter). Fire campuser med hver sin bibliotekavdeling: Bakkenteigen, Drammen, Hønefoss og Kongsberg Fire fakulteter: o Fakultet for helsevitenskap o Fakultet for teknologi og maritime fag o Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap o Handelshøyskolen og fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap Forskningssentra, oppdragsvirksomhet og institutter For mer informasjon om HBV: Anskaffelsens omfang og varighet Det skal inngås en rammeavtale, med en leverandør, på 2 år med mulighet for prolongering i år, totalt 4 år Kontaktpersoner i anskaffelsesprosessen Kontaktpersoner i anskaffelsesprosessen er: Stig S Fjeldsæter Tlf: Mob: E-post: stig.fjeldsater@hbv.no 1.5. Fremdriftsplan Oppdragsgiver har denne fremdriftsplanen for konkurransen: Hendelse Uke/dato Kunngjøring Frist for spørsmål Innleveringsfrist Evaluering Uke Valg av leverandør/kontrakt Uke 1/2015 3

4 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1. Konkurranseregler Det kreves at leverandøren aksepterer de generelle reglene for denne konkurransen. Ved innlevering av tilbud anses nedenstående for akseptert av tilbyderen. Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser FOR (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del III. Endringer og rettelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransedokumentene innen innleveringsfristen, jfr. FOA Dersom oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransedokumentene kunngjøres dette på Doffin/TED. Leverandøren skal ta hensyn til eventuelle endringer i sitt tilbud. Interesserte leverandører er selv ansvarlige for å følge med på Doffin/TED for ny informasjon. Dersom endringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandører å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver forlenge tilbudsfristen. Tilbudsutforming Tilbudene skal følge de oppsatte formalkrav, tilfredsstille minimumskrav og krav til dokumentasjon. Avvik fra disse kravene kan medføre avvisning. Kostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud, levering, forhandlingsmøter og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse på anbudskonkurransen vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. Offentlighet For allmennhetens rett til innsyn i offentlige virksomheter, herunder innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, gjelder lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr 16 (offentleglova), med endringer av 1. januar I henhold til offentleglova 23 tredje ledd, er tilbud og anskaffelsesprotokoll unntatt offentlighet frem til valg av leverandør gjort. 4

5 Innsyn Leverandøren skal levere en utgave av tilbudet som kan benyttes ved begjæring om innsyn. I dette eksemplaret skal leverandøren, hvis aktuelt, sladde det som anses å være forretningsforhold som det av konkurransemessige betydning vil være viktig å hemmeligholde. Ved en begjæring om innsyn er oppdragsgiver forpliktet til å gjøre egne vurderinger av innsynskravet opp i mot lovverket. Taushetsplikt Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. FOA 3-6 og forvaltningslovens 13. Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av én eller flere av oppdragsgivers ansatte. Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til Spesielle regler for denne konkurransen For denne konkurransen gjelder følgende konkurranseregler. Ved innlevering av tilbud anses nedenstående for akseptert av tilbyderen. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyren som er valgt er åpen anbudskonkurranse. Som grunnlag for valg av leverandør vurderes først leverandørenes tilbud slik fremkommet i Tilbudsmappen med tilhørende vedlegg. Tilbudsinnlevering Tilbudet leveres inn i ett -1- eksemplar i lukket konvolutt/pakke. Forsendelser som ikke er lukket/innpakket vil bli avvist. I tillegg skal hele tilbudet (samt alle vedlegg) leveres på minnepenn. Beregn god tid ved forsendelse med post, da for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Forsendelse med post: Høgskolen i Buskerud og Vestfold v/ Innkjøpsrådgiver Stig S Fjeldsæter Postboks Borre Levering ved oppmøte: Høgskolen i Buskerud og Vestfold Campus Vestfold, Informasjonen Raveien Borre Tilbudet må være Høgskolen i Buskerud og Vestfold i hende senest mandag 01. desember 2014, kl. 12:00 Dersom tilbudet leveres direkte til Høgskolen i Buskerud og Vestfold skal representant for høyskolen utstede en kvittering for mottak av tilbudet og gjennom dette bekrefte at tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet merkes: Trykkeriprodukter Spørsmål til konkurransen 5

6 Siste frist for å stille spørsmål er mandag 24. november 2014, kl. 15:00, dvs. at spørsmålene må være oppdragsgiver i hende i løpet av dette tidspunkt. Svarene vil bli anonymisert og likelydende svar vil fortløpende bli kunngjort på Doffin/TED. Alle som har bedt om konkurransegrunnlaget vil bli underrettet om endringer/oppdateringer via Doffin/TED. Språk All muntlig og skriftlig kommunikasjon skal foregå på norsk, svensk og dansk. Oppdeling av tilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av denne konkurransen. 6

7 3. Kvalifikasjonskrav For at leverandører skal bli kvalifisert til å delta videre i konkurransen og ha rett til å få tilbudet evaluert, må nedenstående krav dokumenteres. Noen av kravene er ufravikelige og VIL medføre avvisning dersom de ikke er oppfylt. Resterende krav KAN medføre avvisning, det vil si at mangel på innfrielse av disse kravene som regel medfører avvisning, men det åpnes her for utøving av skjønn fra Oppdragsgivers side Kvalifikasjonskrav 1: Betaling av offentlige avgifter Om kvalifikasjonskravet: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden o skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) der tilbyderen har sitt hovedkonto Det VIL medfører avvisning dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt. Skatteattest Attest/Bekreftelse utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (EU/EØS) på at Tilbyder har oppfylt sine forpliktelser mht betaling av skatter og trygdeavgifter. Ikke eldre enn seks mnd, eventuelle restanser skal være ubetydelige Vedlegg 1 Merverdiavgiftsattest Attest/Bekreftelse utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (EU/EØS) på at Tilbyder har oppfylt sine forpliktelser mht betaling av merverdiavgift. Ikke eldre enn seks mnd, eventuelle restanser skal være ubetydelige Vedlegg Kvalifikasjonskrav 2: Organisatorisk og juridisk stilling Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Det KAN medføre avvisning dersom kvalifikasjonskravet ikke er oppfylt. Firma-attest Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Vedlegg 3 7

8 3.3. Kvalifikasjonskrav 3: Økonomisk evne til å gjennomføre leveransen Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at leverandøren har økonomisk og finansiell evne til å gjennomføre avtalen i hele kontraktsperioden. Det KAN medføre avvisning dersom kvalifikasjonskravet ikke er oppfylt. Fremleggelse av foretakets årsregnskap (siste årsberetning til Brønnøysund registeret, inkl. revisors vurdering) og nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Leverandøren skal ikke være under konkurs eller under gjeldsforhandling Leverandøren skal ha Vedlegg 4 Alternativt kan kredittvurdering som ikke er eldre soliditet, likviditet og enn to måneder fremlegges. finansielle evne til å gjennomføre kontrakten Kvalifikasjonskrav 4: Kvalitet, bærekraft og etikk Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at leverandøren har kvalitetssystemer/rutiner som dokumenterer leverandørens krav til og oppfølging av kvalitet og bærekraft, samt dokumenterer at leverandøren har kontrollrutiner mot underleverandører som sikrer at varer som leveres i avtalen ikke på noe punkt i leveringskjeden strider mot ILO-konvensjonen.. Det KAN medføre avvisning dersom kvalifikasjonskravet ikke er oppfylt. Beskrivelse av kvalitetssystem, rutiner, egenerklæring eller relevant sertifisering. Leverandøren skal ha systemer som sikrer at leverandøren og leverandørens underleverandører har fokus på og systemer for å ivareta kvalitets- og miljøaspekter samt at varer som leveres ikke strider mot ILO-konvensjonen på noe punkt i leveringskjeden. Vedlegg 5 8

9 3.5. Kvalifikasjonskrav 4: Helse, miljø og sikkerhet Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at leverandøren tilfredsstiller kravene til Internkontrollforskriften Det VIL medføre avvisning dersom kvalifikasjonskravet ikke er oppfylt. HMS egenerklæring utfylt Underskrevet av leder og ansatt Vedlegg Kvalifikasjonskrav 5: Gjennomføringsevne Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at leverandøren har nødvendig erfaring og kapasitet til å betjene kontrakter med tilsvarende omfang. Det KAN medføre avvisning dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt. Leverandøren skal lage en oversikt over oppdragsgivere / leveranser av tilsvarende størrelse / omfang. Det kreves at leverandøren har erfaring med leveranser av tilsvarende volum og med oppdragsgivere med tilsvarende krav. Vedlegg Kvalifikasjonskrav 6: Aksept av Generelle kontraktsvilkår Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at leverandøren aksepterer Oppdragsgivers Generelle kontraktsvilkår for tjenestekjøp (Tillegg 1). Ved avvik skal dette dokumenteres og begrunnes. Det KAN medføre avvisning dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt. Tillegg 1 Leverandøren skal akseptere de Tillegg 1 generelle kontraktsvilkårene Tillegg 1 samt Vedlegg 9, utfylt og signert Punkter i de Generelle kontraktsvilkårene for tjenestekjøp som ikke aksepteres av leverandøren skal oppgis, begrunnes og en økonomisk konsekvens for oppdragsgiver skal fastsettes. Vedlegg 8 9

10 4. Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge den tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ved kontraktstildeling. Leverandørenes tilbud vil bli vektet som følger: Tildelingskriterier Karakter: Delvekt: Sum: Totalvekt: Sum: 4.1 Kravspesifikasjon 40 % Teknisk beskrivelse Vareprøver Logistikk og leveringsrutiner Pris 60 % Pris i henhold til vedl Kravspesifikasjon Nr Krav 1 Leverandøren skal lage et vedlegg der all «teknisk» informasjon knyttet til papirdokumentene fremkommer, størrelse, vekt, overflate, utførelse, produksjonsteknikk og lignende. 2 Leverandøren skal legge ved følgende produkter/dokumenter, trykket med den logo og etter de krav som er beskrevet i Prisskjema. Produktnr. 1.2 Produktnr. 1.5 Produktnr. 2.4 Produktnr. 3.6 (et eksempel på tilsvarende arbeider godtas) 3 Leverandøren skal beskrive rutinene fra bestilling til levering, tiden og transportmetoder som nyttes. I tillegg skal leverandøren beskrive hvilke bestillingsrutiner som er hensiktsmessig. Bekreftes og aksepteres av tilbyder: Vedlegg 9 Vedlegg 10 Vedlegg Pris Oppgitte priser skal være eks mva og føres i Prisskjema, vedlegg 10. Det er laget arkfaner for ulike papirprodukter. Totalsummen for hver av arkfanene blir overført til arkfane Diverse trykksaker og summert. Alle henvisninger til et bestemt varemerke/produktmerke er ment som en henvisning til den kvalitet oppdragsgiver ønsker og skal oppfattes som «eller tilsvarende». Fraktkostnader skal føres i egen arkfane, Tilleggskostnader. 10

11 5. Vedlegg 5.1. Tilleggsdokumenter Tillegg 1 Kontraktsvilkår varekjøp HBV Vedlagt Tillegg 2 Designmanualer Vedlagt 5.2. Pålagte vedlegg Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Vedlegg 9 Vedlegg 10 Vedlegg 11 Skatteattest Merverdiavgiftsattest Firmaattest Foretakets årsregnskap Kvalitetssystem HMS-egenerklæring Oversikt over oppdrag Generelle kontraktsvilkår Produktinformasjon Logistikk og leveringsrutiner Prisskjema, vedlagt - skal fylles ut 5.3. Andre vedlegg fra leverandøren Vedlegg 11 Vedlegg 12 Vedlegg 13 Vedlegg 14 Vedlegg 15 Vedlegg 16 Vedlegg 17 11