2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Transkript

1 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Andre observasjoner Kommunens styringssystem Regelverk Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet

2 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Rissa kommune, Fosen Barneverntjeneste i perioden Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnevernstjenesten etter lov om barneverntjenester 2-3 fjerde ledd. Formålet med Systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: o hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter o tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres o tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. o Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av Iov eller forskrift o Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Fosen barneverntjeneste startet opp som en interkommunal barneverntjeneste Fosen barneverntjeneste består av kommunene Osen, Roan, Bjugn, Ørland, Åfjord, Leksvik og Rissa. Rissa kommune er vertskommune og barnevernleder er direkte underlagt rådmannen i Rissa. Barnevernleder sammen med to fagledere utgjør tjenestens lederteam. Fagledere er leders stedfortreder, og en av faglederne delegeres myndighet ved leders fravær. Fagledere har ansvar for hver sine kommuner, en for Roan, Osen, Bjugn og Ørlandet og en for Rissa, Åfjord og Leksvik. Det er et barnevernskontor i alle 7 kommunene, der de enkelte saksbehandlere har sin arbeidsplass. Osen og Roan kommuner har kontorplass i Åfjord kommune. Faglederne har kontorplass i Ørland og Rissa kommuner. Det har vært et stort arbeid å samkjøre 7 kommunale barneverntjenester til en felles tjeneste. Barneverntjenesten var operativ etter et forprosjekt som varte i 2 måneder. Etablering og organisering samt kulturbygging, har vært sentralt i 3

3 tillegg til den ordinaere saksbehandlingen. Kommunene er ulike i forhold til størrelse, antall innbyggere, problematikk, kultur og utfordringen innen barneverntjenesten. Itillegg til stor avstand mellom kommunene og at saksbehandlere har kontorplasser i kommunene har dette vært en krevende prosess for å få en samlet tjeneste. Visjonen for Fosen barneverntjeneste er: Bedre sammen - med barnet, faget og rettsikkerheten i fokus. Ifølge halvårsrapport fra kommunene fra 1. halvår 2014 har tjenesten ialt 212 barn i hjelpetiltak, derav 24 plassert utenfor hjemmet, jf barnevernloven 4-4, fjerde Iedd. I alt 43 barn er under omsorg. Tjenesten har i alt 28 ansatte. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 8. april Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Formøte 3. juni 2014 i Rissa kommune. Åpningsmøte ble avholdt 14. oktober 2014 i Rissa kommune. Intervjuer 9 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt 4. november Hva tilsynet omfattet Tilsynet omfattet å avdekke hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven. Tilsynet omfattet temaene: - om kommunen sikrer oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet o om kommunen sikrer barnets rett til medvirkning o om kommunen sikrer nødvendig råd og veiledning til fosterforeldrene Tilsynet omfattet barn under 18 år som bor i kommunale fosterhjem. Tilsynet var avgrenset til å gjelde barnets situasjon fra det flyttet inn i fosterhjemmet og så lenge det bor i fosterhjemmet. Arbeidet med flytting eller tilbakeføring til hjemmet og tilsynsførerordningen er ikke en del av tilsynet. 4

4 5.Funn Det ble gitt to merknader 1. Fosen barneverntjeneste bør samordne sin praksis i oppfølgingen av fosterbarn. Merknaden bvqqes på følqende observasioner: Det er ikke en felles praksis i barneverntjenesten for oppfølging av barn i fosterhjem. ne har sin egen praksis og kjente ikke til hvordan andre saksbehandlere (ved andre kontorer) i tjenesten praktiserte oppfølgingen. Bruk av planer i oppfølqinqsarbeidet Det foreligger fosterhjemsavtaler for 10 av 12 gjennomgåtte omsorgsplasseringsaker. Det er ikke en fast praksis at fosterhjemsavtalene blir brukt som et aktivt dokument i planleggingen og gjennomføringen av oppfølgingsbesøk. Det er utarbeidet omsorgsplan for 10 av 12 gjennomgåtte omsorgsplasseringsaker og tiltaksplaner for 7 av 8 saker hvor barnet er plassert frivillig utenfor hjemmet. Omsorgsplaner og tiltaksplaner blir ikke brukt som et aktivt verktøy i oppfølgingen. Det er ikke rutine eller felles praksis for at supplerende planer blir utarbeidet. Tjenesten har ikke føringer eller rutiner for at en plan skal brukes aktivt, er oppdatert og kan fungere som et verktøy for oppfølgingen av barnet. Det er ikke rutine eller felles praksis for vurdering av behovet for individuell plan i sakene. Det er opp til den enkelte saksbehandler å vurdere behovet. Oppfølging av barnet Av barneverntjenestens rapportering for 1. halvår 2014 går det fram at 52 barn i fosterhjem følges opp. Minimumsantall fosterhjemsbesøk er oppfylt for 44 av 52 barn. Iløpet av 2013og 1. halvår 2014 er det gjennomført besøk i fosterhjemmet i tråd med minimumskravet i 18 av de 20 gjennomgåtte sakene. Det kom ikke tydelig fram l hvor stor grad det ble vurdert å besøkefosterhjemmetutover4 gangeri året. Barnets medvirkning Det er en fellesforståelseog en praksisfor å gjennomføresamtalermed barnet ved fosterhjemsbesøk. Ved saksgjennomgang sees at det er 5

5 gjennomført samtaler med 17 av 20 barn. (2 barn er for små). Det mangler retningslinjer/ felles praksis for hva en samtale med barn skal inneholde. Dokumentasjon Det skrives referat eller journalnotat fra fosterhjemsbesøk, samarbeidsmøter og ansvarsgruppemøter, men det er ikke en felles rutine for hvordan og hva som skal dokumenteres. De barnevernsfaglige vurderingene i arbeidet med oppfølging av fosterbarna er i liten grad dokumentert i flere saker. Det er ikke tydelig hva som er vurdert i en del saker. 2. Fosen barneverntjeneste bør styrke sin kontroll og styring av arbeidet med oppfølging av fosterhjem. Merknaden bygges på følgende observasjoner: e med lang erfaring ivaretar og utfører i stor grad de fleste oppfølgingene av barn i fosterhjem. De har sine egne rutiner slik de praktiserte fra tidligere tjeneste. Det sees ikke at utførelsen er i strid med lovkravene. En sjekkliste for å ha oversikt over antall besøk og samværsplan er utarbeidet og brukes. Det er utarbeidet egen prosedyre for oppfølging av fosterhjem, hvor det vises til <<Retningslinjer for fosterhjem» fra BLD, 15. juli De sentrale retningslinjene brukes i liten grad. Det er ikke utarbeidet interne rutiner eller sjekklister som beskriver hva som forventes at oppfølging av fosterbarn skal inneholde. Dette etterspørres av flere saksbehandlere. Det foreligger ingen skriftlig sjekkliste, mal for møtereferat eller annen felles rutine for innholdet i et fosterhjemsbesøk. e har egne rutiner og praksis for hvordan de planlegger og gjennomfører et oppfølgingsbesøk. Fagleder har oppfølging med alle saksbehandlere hver annen uke. Fagleder har gjennomgang av alle saker hvert kvartal og gjennom halvårsrapporteringen. Tjenesten har en fast møtestruktur. Fosterhjemsarbeidet er ikke et fast tema på møtene der alle deltar. Den enkelte saksbehandler har et helhetlig ansvar for de saker de er tildelt og saksbehandler har ansvar for å be om bistand og ta opp spørsmål knyttet til fosterhjemsoppfølging med sin fagleder. Det er lagt mye ansvar på den enkelte saksbehandler. Ledelsen har oversikt over at besøkene gjennomføres, men det er ikke en fast rutine for gjennomgang av innholdet i fosterhjemsbesøket eller for ledelsen å etterspørre hvordan det er gjennomført. Det ble uttrykt behov for en mer systematisk oppfølging av innholdet i det praktiske fosterhjemsarbeidet. 6

6 6. Andre observasjoner ø Det er etablert ansvars - eller samarbeidsgruppe for de fleste fosterbarna, hvor barneverntjenesten deltar. o To av de ansatte gjennomfører utdanning i samtale med barn. o Det gis inntrykk av at fosterforeldre får god oppfølging og støtte av saksbehandlerne. e er tilgjengelig for fosterforeldre og fosterforeldre får tilbud om veiledning og opplæring. o I de aller fleste sakene er det utarbeidet samværsplan mellom barnet og de biologiske foreldre. Det gis et bestemt inntrykk av at oppfølging av samvær blir godt planlagt og ivaretatt. 7. Kommunens styringssystem Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven pålegger kommunen å sikre at de etterlever myndighetskrav, jfr bvl 2-1, 2. ledd. Internkontrollforskriften inneholder spesifikke krav til styring og ledelse. Det er utarbeidet en internkontroll for Fosen barneverntjeneste l desember Det foreligger en handlingsplan for Fosen barneverntjeneste for perioden , datert Handlingsplanen er utarbeidet som et verktøy for å sikre kvaliteten på tjenesteutøvelsen. Barnevernleder har ukentlig møte med rådmannen, hvor rådmannen informeres om situasjonen i barneverntjenesten. Barnevernleder deltar i rådmannens utvidete ledergruppe. Barnevernleder informerer om tjenestens status ved behov til den enkelte kommune. Rådmannen i Rissa orienterer kommunestyret l Rissa. Fagledere har et veiledningsansvar, og skal blant annet ha den totale oversikt over saksmengde, kompetanse, kapasitet og frister i forhold til saker. Det foreligger stillingsbeskrivelser for alle stillinger i tjenesten. Det er en intern prosedyre om møtestruktur. Alle ansatte i Fosen barneverntjeneste møter l Rissa kommune annenhver uke. Ledelsen er samlet hver mandag. Fagledere samler de ansatte fra hver sine kommuner hver 14. dag eller reiser til den enkelte kommune. En sjekkliste for opplæring og informasjon for alle nytilsatte er utarbeidet i ne rapporterer om antall besøk og om samværsplan er utarbeidet i hver sak, på egen sjekkliste. Itillegg brukes saksbehandlersystemet, hvor det blir rapportert kvartalsvis. Dette gir ledelsen mulighet til å få en total oversikt om fosterhjemsbesøk gjennomføres i henhold til det lovpålagte minimumskravet. Det er den enkelte saksbehandler sitt ansvar å sikre at barn i fosterhjem følges opp i tråd med lovens bestemmelser. 7

7 Ledelsen er kjent med at oppfølging av fosterbarn praktiseres ulikt i tjenesten. Det er pr. i dag ikke igangsatt konkrete tiltak for å forbedre tjenesten på dette området. Kapasitetsproblem og en barneverntjeneste som er i utvikling er forklaring på at det ikke er prioritert. Et tiltak i handlingsplanen for 2014 er å utarbeide og evaluere rutiner og felles maler for saksbehandlingen. Det er uttalt at en ønsker en egen faggruppe i fosterhjemsarbeid. Internkontrollen er ikke tilstrekkelig innarbeidet i barneverntjenesten og det kommer fram behov for en mer systematisk oppfølging av innholdet i det praktiske fosterhjemsarbeidet. Vurderinq oq konklusjon: En forholdsvis nyetablert interkommunal tjeneste med 7 kommuner stiller store krav til ledelseog internkontroll. Det å få etablert en felles faglig forståelse, rutiner og praksis er et krevende arbeid som tar tid. Barneverntjenesten er fremdeles i en prosess forå utvikle seg til en felles tjeneste, det er et behov forå samkjøre praksisen i de enkelte kommuner og bruke hverandres kompetanse. Tilsynet ser at tjenestens oppfølging av fosterbarn stort sett gjennomføres i henhold til myndighetskrav, selv om det er ulik praksis i tjenesten. Det er føringer eller felles forståelse for deler av oppfølgingsarbeidet. Dette sees spesielt i oppfølgingen av fosterforeldre, samvær med biologiske foreldre, samarbeid med andre instanser, samtaler med barnet og at lovpålagte oppfølgingsbesøk blir gjennomført. Pr. i dag sees svake punkter i styring og praksis i oppfølging av barn i fosterhjem. Tilsynet ser imidlertid at tjenesten har et klart forbedringspunkt når det gjelder utarbeidelse og bruk av planer, samt dokumentasjon i sakene. For å sikre at det ikke skjer svikt i tjenesteytingen, anbefalesdet å få en felles praksis i oppfølgingenav fosterbarn og et tydelig styringsverktøy som blir tilstrekkelig kjent og brukt av saksbehandlere. 8. Regelverk Lov om barneverntjenester Forskrift om fosterhjem Lov om behandlingsmåter i forvaltningssaker FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester 9. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: o Kopi av dokumenter fra 20 saksmapper for barn i fosterhjem - hvorav 12 er under omsorg og 8 er frivillig plassert Organisasjonskart Delegasjonsbestemmelser og -avtaler Liste over ansatte i barneverntjenesten Stillingsbeskrivelser 8

8 Plan for opplæring av nyansatte Barneverntjenestens internkontroll Prosedyrer for saksbehandling Handlingsplan Vertskommuneavtale Databehandleravtale Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: ø Fosterhjemsavtaler Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: ø Varselbrev om tilsyn, datert ø Dokumentasjon fra kommunen, oversendt etter avtale, datert ø Brev til kommunen om dokumentasjon i 20 konkrete saker, datert Dokumentasjon fra kommunen, oversendt etter avtale Brev til samarbeidskommunene, varsel om tilsynet, datert E-post om plan for tilsynsdager, datert E-poster og telefonkontakt vedrørende den praktiske gjennomføringen av tilsynet 10. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Vigdis Bolås Rådmann Ove Vollan Ordfører Therese Guddingsmo Leder Linda L. Stene Fagleder Bente Berget Fagleder Mona Rønning Sigurd Einlien Hege Towsen HåvardKrokdal Berit Moen Trude B.Ø. Høiseth Student Tonje Kjøsnes Turid Melum Nilsen BenteÃsholm Rådgiver, tilsynsførere Heidi Leth-Olsen 9

9 Nina Innstrand Ann Helen A. Eikenes Trude Valstad May LissBrovold Cecilie Skjervold Mariann Tokstad Sand Siri Hellem Berit Sausjord Tove Horrigmo Cicilie Berg Fra tilsynsmyndigheten deltok: Berit Hågensen, revisjonsleder Marita Ugseth, revisor Oda Reinfjord, revisor Student Anja-Patrice Hansen var observatør 10