IST Skoleadministrasjon Brukermanual for Valg Sist endret:

Transkript

1 IST Skoleadministrasjon Brukermanual for Valg Sist endret:

2 Innhold IST Skoleadministrasjon... 3 Opprette valgsituasjon... 4 Offentliggjort tilbud... 7 Tildele valgene... 8 Elev skal besvare et valgtilbud

3 IST Skoleadministrasjon Effektiv styring av skoledriften Den nye skybaserte tjenesten IST Skoleadministrasjon er markedets mest moderne og komplette system for administrasjon av skole. Som en del av en helhetlig skybasert løsning for skole, skapes mulighet for styring, planlegging og administrasjon av skoledriften på alle nivå. Systemet er meget brukervennlig og veileder brukeren gjennom de skoleadministrative prosessene. IST Skoleadministrasjon er rollestyrt og ulike deler kan gjøres tilgjengelig for saksbehandlere, lærere, elever, foresatte og ledelse. IST Skoleadministrasjon driftes av IST og er tilgjengelig hvor som helst og når som helst via din nettleser. IST Skoleadministrasjon: Har et brukergrensesnitt som gjør løsningen enkel å lære og enkel å finne frem i Har tilrettelagt for effektiv arbeidsflyt og automatiserer oppgaver der det er naturlig Har gjort integrasjoner med andre IT-systemer enkelt og støtter elektroniske myndighetsrapporteringer Er en rollestyrt løsning som støtter de prosesser som er knyttet til den enkeltes arbeidsoppgaver Med det nye og forbedrede brukergrensesnittet og en rekke tidsbesparende egenskaper, er vi trygge på at IST Skoleadministrasjon vil gi utmerket støtte til skoleadministratorer på alle nivåer i årene som kommer. 3

4 Opprette valgsituasjon Lokaladministrator oppretter en valgsituasjon ved å gå til Valg - Administrere valg - Legg til (+) Klikk på knappen med tre prikker (merket blått i skjermdump ovenfor), og legg inn det navnet du ønsker å gi valgsituasjonen. Klikk Ok. Du kommer tilbake til vinduet Valgtilbud. Om ønskelig legger du inn: Beskrivelse (vises for eleven i oversiktsbildet for alle valgsituasjoner eleven er involvert i) Informasjon (vises for eleven på det valgtilbudet eleven har åpnet) Merknad (vises for lokaladministrator i oversiktsbildet Valgtilbud). Det er kun felt merket med stjerne som er obligatorisk. Feltforklaring regler (merket med rødt i skjermdump ovenfor) Startdato og sluttdato: Velg datoer for det tidsrommet valget skal være tilgjengelig for elevene. Trenger godkjenning: Hvis hake her vil det genereres et dokument som kan underskrives. Trenger godkjenning av foresatte: Hvis hake her vil det fra elevpåloggingen kunne skrives ut et dokument som kan underskrives av foresatte (senere vil det lages funksjon for elektronisk signatur av foresatte inne i løsningen). Førstevalg: Angir hvor mange elementer eleven skal velge Alternativt valg: Angir hvor mange alternativer eleven må legge inn 4

5 Gå videre til neste registreringsvindu ved å klikke på tallet eller pilen oppe til høyre. I dette vinduet skal du angi hvem som skal svare på denne valgsituasjonen. Klikk på Legg til (+), og velg enten Elev, Klasse eller Årstrinn (Vi velger årstrinn i dette eksempel): Velg Skoleår oppe til høyre, sett hake ved årstrinn, klikk Legg til: Du ser nå hvilken målgruppe du har valgt og kan gå videre til vindu 3 hvor du skal bestemme hva elevene kan velge mellom. Klikk Legg til (+), du kan hente fag fra «Enhetens fag- og timefordeling» (brukes ved valgfag/tilvalgsfag/språkfag, ellers velger du Fritekst) I vinduet Kilde velger du skoleår, og markerer for ønsket Samlefag (i eksempelet: Valgfag, 9. trinn). Klikk «Gjøre utvalg» 5

6 Alle valgfagene som tilbys neste år på 9. trinn dukker opp i vinduet. Velg alle og klikk Lagre: På forsiden vises nå valgsituasjonen under «Valgtilbud»: Nytt fag Hvis et nytt fag legges til i skolens fag- og timefordeling blir det tilgjengelig i valgmodulen og lista over fagtilbud kan oppdateres. Når et valgtilbud er opprettet og det er lag til et nytt fag i etterkant, vises det nye faget som «Ikke lagret». Når det lagres blir det lagt til og samtidig tilgjengelig for elever. Fag som slettes fra fag- og timefordelingen vil ikke være tilgjengelig i Tildele valg og eksport. Det er fortsatt tilgjengelig i prosessen for å editere et opprettet valgtilbud. Ny elev / Elev slutter Hvis det begynner en ny elev etter valgtilbudet ble lagt ut er det mulig å legge til en enkeltelev i et valg. Elever som kan velges er de som ikke har sluttdato og som er i aktuell målgruppe (trinn/klasse). Elever som slutter i løpet av valgprosessen slettes fra Tildele valgene, fra alle tellinger og unntas fra eksport fra Valg til IST Skoleadministrasjon. (Elev som ikke lenger er aktiv men allerede har valgt vil være tilgjengelig i Offentliggjort tilbud når det settes filter på Sluttdato=Ja). 6

7 Offentliggjort tilbud Om du markerer valgtilbudet og velger «Offentliggjort tilbud» vil du se hva elevene har valgt etter hvert som de svarer: Dersom du jobber med et «internt» valg der lokaladministrator gjør hele jobben (for eksempel hos kunder som tar i bruk valgmodulen før elevene har tatt i bruk elevpålogging), kan du legge inn elevenes valg direkte her. 7

8 Tildele valgene Her har du mulighet til å gjøre ulike prioriteringer i forhold til enkeltelever (merk elev og klikk endreblyant) for å justere antall elever i de ulike gruppene. Hvis gruppestørrelsen er for liten kan elever ligge under «Uplassert». Hvis ønskelig kan du justere gruppestørrelsen. Merk gruppa og klikk endreblyant. Skriv inn maksimumsstørrelse og Lagre Elever som hadde dette som førstevalg men som lå under «Uplassert», vil nå automatisk kobles til dette valget. Merk at alle elever må være plassert før dere kan Aktivere valgene. Når du er tilfreds trykker du på Aktivere. Det medfører at elevene blir tildelt faget. Dersom det bare finnes en undervisningsgruppe i faget i IST Skoleadministrasjon, vil elevene også få gruppemedlemskap automatisk. Hvis det finnes flere undervisningsgrupper i faget må du plassere elevene i ønsket gruppe. I brukermanual for lokaladministrator er det en beskrivelse av hvordan du kan fordele elever ved mer enn en gruppe per fag per klasse. 8

9 Elev skal besvare et valgtilbud Eleven har et eget menypunkt som heter Valg: Ved å klikke på Valg vil eleven se alle valgsituasjonene de er involvert i. Det står i teksten hvor mange valg eleven skal ta. Det kan f.eks. være ett første valg og ett alternativ. Man må velge noe på alle alternativene, og kan ikke velge samme fag flere ganger: Valgtilbud som er tildelt er stengt for endring. Eleven må ta kontakt med lærer/skolens lokaladministrator for eventuelle endringer. Det er mulig å endre valg i valgtilbud som er åpne: Fjern valgt alternativ Flytte opp valgt alternativ til førstevalg Endre, se mulige alternativer Husk å trykke på «Sende» øverst til høyre på skjermen! 9