Mamut Academy. Grunnkurs Lønn

Transkript

1 Mamut Academy Grunnkurs Lønn

2 Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Kurssenter : Mamut Academy Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf , Faks: Internett: E-post: academy@mamut.no Support : Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: support@mamut.no Salg: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: sales@mamut.no KGL Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrert varemerke av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. Mamut Academy Innhold ii

3 Innhold Mamut Academy Grunnkurs Lønn Innhold i i iii Innledning 5 Kursets mål... 5 Komme i gang... 5 Skrivebord 6 Mitt Skrivebord... 6 Mamut Information Desk... 6 Mamut Supportsenter... 7 Innstillinger 8 Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) Systemkontoer Oppgave Oppgave Personalregister 14 Personal Kontaktinformasjon Personalia Fravær Kompetanse Notater Lønn Lønn Skattetrekk Aa-status Andre trekk Ferie Firmabil Fagforening Provision Historikk Aktivitet Dokument Prosjekt Oppgave Oppgave Oppgave Lønnsarter 25 Mamut Academy Innhold iii

4 Innstillinger for lønnsarter Oppgave Oppgave Lønnsregistrering 30 Standardlønn Historikk Avregning av lønn Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Lønnsreversering pederlønnsremittering Aktiver lønnsremittering på de ansatte Veiviser for generering av lønnsremitteringsfiler Lønns- og Trekkoppgave 40 Skjemaer til lønns- og trekkoppgave Veiviseren for Lønns- og trekkoppgaver Tilleggskoder på lønns-og trekkoppgave Mamut Teamwork 43 Fasit 44 Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Mamut Academy Innhold iv

5 Innledning Kursets mål Etter endt kurs skal du kunne benytte Mamut Business Software til de vanligste funksjoner og kjenne til innstillinger for modulene gjennomgått i dette kurset. Komme i gang For å få maksimalt utbytte av kurset, anbefaler vi at du raskest mulig tar i bruk det du har lært. Vi anbefaler å benytte en testdatabase til dette arbeidet, hvor du kan gjøre de tilpasningene du vil få bruk for i ditt firma, og deretter teste ut hvordan dette fungerer i praksis. Du kan installere testdatabase fra Fil/Databaseverktøy/Installere Eksempeldatabase. I eksempeldatabasen kan du teste ulike versjoner og tilleggsprodukter. Du kan også gå igjennom oppgavene som følger med kursdokumentasjonen på nytt, og bruke kursdokumentasjonen som oppslagsverk i begynnelsen. En annen løsning vil være for de av dere som har benyttet Mamut Business Software i en periode og lage en kopi av deres egen database slik at dere kan øve med egne kunder og produkter. Det kan gjøres på denne måten: Fil/Ny firmadatabase. Du kan nå velge om du ønsker å basere den nye firmadatabasen på en allerede eksisterende database. Kopiere informasjon fra en eksisterende firmadatabase. Da kan du i neste vindu huke av den informasjonen du ønsker å kopiere over til din nye database. Når du har kommet i gang kan du også bruke hjelp-funksjonen i programmet (F1), i tillegg til vår artikkeldatabase på internett: Artikkeldatabasen kan du også nå ved å gå på Fokusmenyen og valget Mamut Supportsenter til slutt velger du Finn svaret på ditt spørsmål. Mamut Academy 5

6 Skrivebord Mitt Skrivebord Her vil du kunne tilpasse skrivebordet etter dine egne ønsker, slik at dette i tillegg til å inneholde snarveier til de mest brukte funksjoner også kan fungere som Kalender, Aktivitetsliste, Salg osv. Informasjonen som presenteres hentes da fra den informasjonen som er lagt inn i systemet. Mamut Information Desk Mamut Information Desk (MID) er en kostnadsfri ekstratjeneste til deg som bruker et system fra Mamut. Gjennom MID formidles det brukertips, driftsmeldinger, nyheter som angår din virksomhet og annen nyttig informasjon som kan effektivisere din virksomhet og måten du arbeider på. Mamut Academy 6

7 Mamut Supportsenter Det finnes forskjellige måter å finne frem til svar dersom man lurer på noe i Mamut, eller dersom en feil oppstår. Det viktigste, og et veldig effektivt verktøy, er Mamuts kunnskapsbase. Kunnskapsbasen inneholder flere tusen artikler om alt man måtte lure på i Mamut Business Software. Det er veldig stor sannsynlighet for at man finner svaret på akkurat det man lurer på her. Man finner frem til kunnskapsbasen under valget Mamut Supportsenter og Søk. Kunnskapsbasen er selvfølgelig også tilgjenglig på Mamuts internettsider Alle bør gjøre seg kjent med og prøve ut kunnskapsbasen. I søkefeltet taster man inn et søkeord for det man lurer på; f.eks. Faktura. Det vil nå komme opp en rekke artikler som handler om søkeordet. Klikker man på en av artiklene vil informasjonen komme opp i et nytt vindu. Det lønner seg å prøve med forskjellige søkeord, dersom man ikke er fornøyd med resultatet. Dersom man ikke finner frem til svaret i artikkelsøket er det mulig å sende inn en henvendelse til support. Dette kan også gjøres herfra. Dersom en slik henvendelse skal registreres klikk på knappen Ny henvendelse til Mamut Supportsenter. Et nytt vindu vil åpne seg hvor henvendelsen og relevant informasjon kan registreres. Henvendelsen blir nå sendt direkte til Mamuts supportavdeling. Etter at du har sendt henvendelsen vil du få et saksnummer, og du vil hele tiden kunne se fremgangen i saken. Svaret på henvendelsen vil du også få opp i dette vinduet ved å klikke på linjen med det aktuelle saksnummeret. Det går selvfølgelig også an å sende en e-post til support@mamut.com. Fordelen med å sende henvendelsen via Mamut Information Desk er at du til enhver tid har oversikt over alle saker du har sendt til support og kan bruke det som et lite arkiv. Dersom hverken artikkelsøket eller innsending av henvendelsen er en mulighet for deg, så kan man selvfølgelig også ringe til supportavdelingen på Tlf eller sende en faks til Mamut Academy 7

8 Innstillinger Før du begynner å føre lønn og registrere ansatte kan det være en fordel å sjekke om innstillingene til lønnsmodulen er slik du ønsker å ha dem. Gå inn på Innstillinger/Regnskap/Modulinnstillinger/Lønn. Her justerer du Feriepengesatsen etter eventuelle endringer i tariff eller etter lokale forhandlinger. Legg også opp Alternativ feriepengesats, dersom enkelte av dine ansatte har særordninger. Denne settes individuelt i Personalregisteret via knappen Ferie på fanekortet Lønn. For virksomheter som faller under regelen om 2000,- kr. som Grense for oppgavepliktig lønn velges Høy sats i denne nedtrekkslisten. Her setter du også innstillinger for om du skal benytte vanlige satser eller overgangssatser for arbeidsgiveravgift (AGA), eller evt. unntak. Nye regler for AGA 2007: Fra 1. januar 2007 har regjeringen vedtatt delvis gjeninnføring av regionalt differensiert arbeidsgiveravgift. Gjeninnføringen innebærer at man går tilbake til den soneinndeling som ble benyttet i 2003, men med 2 ekstra soner. Satsene vil være de samme som i 2003, med unntak av Bodø og Tromsø som vil bli plassert i en ny sone (4a) med en sats på 7,9%. Noen kommuner som tidligere tilhørte sone 2, vil bli flyttet over til sone 1a der de kun vil få redusert AGA innenfor grensen for fribeløp. Nytt er også at det er virksomhetens lokalisering og ikke den ansattes folkeregistrerte bostedskommune som vil være avgjørende for hvilken sone som skal legges til grunn for beregning av arbeidsgiveravgift. Fra 1. januar 2007 vil det være kontorkommunens sone som skal benyttes for samtlige ansatte. Det er gjort enkelte unntak for disse reglene, og dette kan gjelde for bedrifter som driver såkalt ambulerende virksomhet. Mamut Academy 8

9 Ordningen med redusert aga for arbeidstakere over 62 år vil også bortfalle med virkning fra 1. januar Under fanen Innstillinger for meldinger til Aa-registeret kan du sette opp følgende innstillinger: Standard bedriftsnummer er stort sett det samme som organisasjonsnummer. Dersom du har f.eks. en avdeling i Oslo og en i Bergen vil de ha samme organisasjonsnummer men kan ha forskjellige bedriftsnummer. Bedriftens Aa-status må du sette til Ny Registrert for å kunne sende meldinger til Aa-registeret. Statusen vil automatisk endres til Registrert etter at du har rapportert Aa-meldinger via programmet. Hvis bedriften derimot benytter et annet system for håndtering av Aameldinger, settes bedriftens Aa-status til Ikke registrert. Valget Bedriften benytter annet system for håndtering av Aameldinger betyr at du ikke bruker Mamuts elektroniske register til Trygdekontoret. Dersom du ønsker å bruke Mamuts registering til Trygdekontoret kan du velge mellom internett eller å levere dette pr. fil. Mamut Academy 9

10 Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) Stortinget har vedtatt å innføre obligatorisk tjenestepensjon fra Dette skal være en pensjonsordning som skal komme i tillegg til den ordinære fra Folketrygden, for å sikre en bedre pensjonsutbetaling. Ordningen trådte i kraft , men en overgangsordning åpner for at man kan avvente helt til med å ha en avtale på plass. Selve avsetningen skal likevel være på grunnlag av lønn fra og med Tanken er at både arbeidsgiver og arbeidstaker sammen skal kunne bidra til å gi en bedre pensjonsutbetaling når den tid kommer. Hvem omfattes av ordningen? Alle bedrifter som har minimum to ansatte, som begge har en arbeidstid og lønn som utgjør 75% eller mer av full stilling, omfattes av ordningen. Bedrifter som har ansatte som har 20% stilling eller mer, slik at de til sammen utgjør minst to årsverk, kommer også innunder denne ordningen. Selvstendig næringsdrivende har også anledning til å opprette en slik ordning, men er ikke pålagt dette. Som ansatt er kravet at man minimum har en 20% stilling, og har fylt 20 år. I tillegg må man ha tjent over 1G før avsetningen kan starte. G= Folketrygdens grunnbeløp. Grunnbeløpet reguleres årlig, og de aktuelle satsene finnes på Krav til avsetning Foretak som kommer innunder disse kravene, er pålagt å avsette minimum 2% av lønn mellom 1 og 12 G i pensjonsfond. Det er åpnet for at man kan avsette opptil 5% av lønn mellom 1 og 6 G, og opptil 8 % av lønn mellom 6 og 12 G. Arbeidstaker kan også bidra med en andel av dette, men ansattes andel skal aldri utgjøre mer enn halvparten av totalen, og arbeidsgivers og arbeidstakers andel skal til sammen ikke overstige maksimumssatsene. Ordningen skal være felles for alle ansatte i firmaet. Innstillinger i Mamut Mamut Academy 10

11 Slik setter du innstillinger for hvilken ordning som skal benyttes: 1. Velg Vis/Innstillinger/Regnskap. 2. Velg fanekortet Modulinnstillinger. 3. Klikk på knappen Lønn og velg fanekortet Tjenestepensjon. 4. Merk av for Innskuddsbasert ordning dersom det er ordningen firmaet skal benytte og endre prosentsatsene dersom det er behov for det. Dersom din virksomhet skal benytte Ytelsesbasert ordning merker du av for dette. Forsikringsselskapet avregner da beløpene som deretter skal betales inn etter avtale. Kalkulasjonene foretas da ikke i Mamut. Den innskuddsbaserte ordningen går ut på at arbeidsgiver setter inn en viss prosent av lønnen til den enkeltes pensjonskonto hvert år. Utbetalingen du får fra 67 år avhenger da av innskuddene og avkastningen på disse. Den ytelsesbaserte ordningen går ut på at bedriften garanterer en viss prosentsats av sluttlønn, og betaler mellomlegget mellom Folketrygdens utbetalinger og den ansattes prosentgaranti. Merk! Endrer du tjenestepensjonsordning vil du få spørsmål om du ønsker å inkludere alle ansatte i valgt pensjonsordning. Ved å bekrefte dette vil alle ansatte bli oppdatert i forhold til firmaets ordning (for manuell innstilling på en og en ansatt, se nedenfor). Navn på pensjonstilbyder/kundenr. og Kontaktperson/Kontaktpersonens e-post: Feltene skal benyttes til xml-fil som kan genereres fra veiviseren for rapporten Tjenestepensjon, oversikt Slik setter du innstillinger på Personalkortet: 1. Velg Vis/Lønn/Personalregister. 2. Velg fanekortet Lønn. 3. Klikk på knappen Lønn. 4. Merk av for Skal inkluderes i tjenestepensjonsordning. 5. Gjenta for alle ansatte som oppfyller kravene til tjenestepensjon. Praktisk håndtering i Mamut I Mamut anbefaler vi at du kjører beregning av avsetningen av OTP via lønnsmodulen. Årsaken til dette er at det forenkler håndteringen av arbeidsgiveravgiften, både i forhold til fordeling i løpet av året, og på de korrekte sonene. Det blir da også lett for den ansatte å holde oversikt over hvilke summer som avsettes på hver lønn. Det skal svares arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av avsetningen samt av risikopremien, men ingen av delene er skattepliktige, ei heller ansattes andel. Du kan selv bestemme hvilke lønnsarter som skal bidra til pensjonsgrunnlaget, men minimum er selvsagt det som i følge lovens bokstav Mamut Academy 11

12 defineres som ordinære lønnsytelser. Du kan også velge å inkludere øvrige ytelser, dette kan styres av den enkelte bedrift, etter avtale med de ansatte. For å sette at en lønnsart skal inngå i pensjonsgrunnlaget, går du inn på lønnsarten, og merker av for Pensjonsgrunnlag. Lønnsarter I Mamut er det opprettet to lønnsarter; lønnsart 615 Tjenestepensjon, firmaets andel og lønnsart 616 Tjenestepensjon, ansattes andel. Disse skal ha følgende innstillinger: 615 Tjenestepensjon, firmaets andel Arbeidsgiveravgift Skal slåes sammen på lønnsslipp Felt for pris 616 Tjenestepensjon, ansattes andel Trekkgrunnlag Brutto lønn Innberetningspliktig Utbetalt lønn Beløpet skal være negativt Skal slåes sammen på lønnsslipp Felt for pris Det skal også være knytning mot lønns- og trekkode 312 Premie til pensjonsordninger. Lønnsart 615 Tjenestepensjon, firmaets andel bør kjøres på hver enkelt ansatt den måneden du mottar regning fra din pensjonstilbyder. Lønnsart 616 Tjenestepensjon, ansattes andel bør være med på hver enkelt lønnskjøring. I tillegg kan det være formålstjenelig å opprette en tredje lønnsart, for risikopremie mv, som det også skal svares arbeidsgiveravgift av. Denne lønnsarten skal ha tilsvarende innstillinger som lønnsart 615, men for din egen del kan det være greit å skille ut dette i en egen lønnsart. Hvordan dette skal behandles regnskapsmessig, avhenger av din avtale med din pensjonstilbyder (ofte forsikringsselskap). Hvis du ønsker det, kan du ta all den regnskapsmessige behandlingen manuelt, etter hvert som du får faktura fra pensjonstilbyderen. Da må du huske å IKKE benytte noen kontoer på lønnsartene for tjenestepensjon, slik at det ikke blir noen dobbeltføringer. Mamut Academy 12

13 Rapporten Tjenestepensjon, oversikt KUN VEILEDENDE: Rapporten gir oversikt over faktisk lønnsutbetalig på ansatte som er inkludert i pensjonsordningen, og antatt avsetning til pensjonsfond. Rapporten finner du i rapportmodulen og brukes kun til avstemming i forhold til innbetalinger til pensjonsfondet. Systemkontoer Under Innstillinger/Regnskap/Regnskapsinnstillinger/Systemkontoer kan du se kontoer som benyttes ved automatisk postering fra Lønnsavregning. Det er mulig å gjøre endringer her, men det burde i utgangspunktet ikke være nødvendig. Legg også merke til at det er andre kontogrupper enn lønn som kanskje er verdt å bli kjent med. Oppgave 1 Gå inn og endre standard feriepengesats til 10,2% og alternativ feriepengesats til 12,0 %. (Sjekk deretter i personalregisteret på en ansatt at det er ny feriepengesats som kommer opp) Oppgave 2 Legg inn 4,00 % under innstillinger for Obligatorisk Tjenestepensjon. Dette skal legges inn på arbeidsgivers andel, både for lønn mellom 1 og 6 G, og for lønn mellom 6 og 12 G. Mamut Academy 13

14 Personalregister Et lønnsprogram skal automatisere rutinene rundt lønnskjøringen og må derfor også ta vare på all informasjon som må være enkel å finne frem til. Lønnsmodulen inneholder et slikt register med nødvendige opplysninger om dine ansatte: Personalregisteret. I Personalregisteret lagres alle opplysninger om dine ansatte som er nødvendige for lønnskjøring. Informasjonen som lagres her hentes ut andre steder i programmet, f.eks. i forbindelse med lønn eller når man skal registrere en person som referanse i ulike sammenhenger. Hver ansatt har sitt eget ansattkort. Kortet består av to deler hvor av den øvre delen består av generell informasjon om den ansatte, mens det i den nedre delen kan legges inn utfyllende informasjon i de ulike fanekort. Gå på Vis/Lønn/Personalregister eller bruk snarveiknappen i menylinjen for å åpne personalregisteret. Klikk Ny når du skal registrere en ny ansatt. Fyll ut de ulike feltene i øvre del av kortet. Tips! Dersom du skal bruke Mamuts elektroniske Aa-registering så kan du høyreklikke på stilling for å legge inn STYRK-koden til den bestemte stillingen. STYRK-koder finner man på Du kan også nå dette bildet ved å velge Innstillinger/Firmadatabase/ Standardregister. Klikk på Sett inn bilde for å legge inn et bilde av den ansatte. Klikk videre på Finn bilde i vinduet som da åpnes, for å bla deg frem til riktig bilde (må være lagret lokalt på din maskin). Mamut Academy 14

15 Marker om den ansatte er Kundebehandler eller Inaktiv i avhukningsboksene til høyre. Bare de som er merket Kundebehandler kommer opp som alternativ for referanse i ordre- og kontaktkortet. Inaktiv brukes for å stenge for videre føring av lønn, bl.a. når en ansatt slutter eller har ulønnet permisjon. Ansatte som har vært inaktive ut året de har sluttet + 1 år kan slettes. Personal På fanekortet Personal finner du knappene Kontaktinformasjon, Personalia, Fravær, Kompetanse og Notater. Under hver av disse knappene kan du registrere ytterligere informasjon om hver enkelt ansatt. Kontaktinformasjon Under knappen Kontaktinformasjon er all informasjon om adresser, telefonnumre og e-postadresser for den ansatte samlet. Du kan merke av for hvilket telefonnummer som skal være standardnummer til den ansatte. Dette nummeret vil vises i øverste del av ansattkortet sammen med e- postadressen. Du kan legge inn tre postadresser på den ansatte. Ved å klikke på knappen Adresse vil et nytt vindu vises der du kan legge inn adressen. Her legges korrekt informasjon inn, for deretter å klikke OK. Dersom den ansatte har flere postadresser, velger du Ferieadresse eller Prosjektadresse i pilknappen under knappen Adresse. Du kan da legge inn alternative adresser for den ansatte. For hver adresse som registreres er det mulig å angi Tidsperioden adressen skal gjelde. Personalia Under knappen Personalia kan du registrere den ansattes fødselsdato og personnummer. Informasjonen som registreres vil også vises i fanekortet Lønn og under knappen Skattetrekk. Dersom den ansatte er Selvstendig næringsdrivende kan du merke av for dette og deretter registrere Organisasjonsnummeret for den næringsdrivende. Organisasjonsnummeret må være registrert for å kunne registrere og utbetale korrekt lønn til selvstendig næringsdrivende. Ved å klikke på søkeknappen til høyre for Bankkonto får du opp vinduet Kontoinformasjon hvor du kan registrere informasjon om den ansattes bankkonto. Øvrig informasjon som kan registreres om hver ansatt er Sivilstand og navn og relasjon til Pårørende. Informasjon om pårørende kan være nyttig å ha lett tilgjengelig ved nødsfall. Under Egendefinerte felter kan du selv definere hvilke typer øvriginformasjon du vil kunne registrere. Eksempler kan være nasjonalitet, jubileum eller www-adresse dersom den ansatte har sin egen hjemmeside. Mamut Academy 15

16 Fravær Funksjonaliteten Fravær hjelper deg å holde oversikt over dine ansattes fravær og årsaker til dette, samt imøtekomme kravet om fraværsrapportering fra myndighetene. I følge Folketrygdloven plikter arbeidsgiveren å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Formålet med sykefraværsstatistikken er å sette søkelyset på sykefraværet på arbeidsplassen. Det er fastsatt en egen Forskrift om statistikk over sykefravær som bl.a. regulerer hvem som omfattes av registreringen og hvilke opplysninger som skal registreres. Arbeidstilsynet og trygdekontoret kan kreve statistikken fremlagt. Arbeidsgiver som ikke fører slik statistikk kan ilegges tvangsmulkt. Fraværet registrerer du fortløpende på hver enkelt ansatt fordelt på fraværstyper som passer til ditt firmas behov. Fraværstyper opprettes i Standardregisteret som du finner ved å velge Vis/Innstillinger/Firma/Standardregister, eller ved å høyreklikke i nedtrekkslisten for fraværstype ved fraværsregistrering og velge Endre i Standardregister. I tillegg til å registrere nye tilfeller av fravær kan du redigere og gjøre endringer i fravær som allerede er registrert. Du kan også slette fravær dersom det skulle være aktuelt. For å få best mulig oversikt i fraværsregisteret kan du sette utvalg og kun se fravær for inneværende år eller de siste 12 månedene. Du kan også sortere innholdet i registeret ved å klikke på kolonneoverskriften du ønsker å sortere etter. På høyreklikk i registeret vil du kunne se en forhåndsvisning av innholdet i vinduet, skrive ut eller eksportere dataene til Excel. Øverst i ansattkortet kan du under knappen Innstillinger registrere den ansattes standard arbeidstid, lunsjtid og antall arbeidstimer per dag. Som standard vil det ved fraværsregistrering bli tatt utgangspunkt i hele arbeidsdager, men dersom du stort sett skal registrere fravær som gjelder timer kan du merke av for at fraværet skal registreres i timer. Ønsker du å skrive ut en fraværsoversikt kan du klikke på knappen Skriv ut. I utvalgsvinduet som åpnes kan du sette utvalg på ansatt, periode eller fra dato til dato. Hvordan registrere fravær 1. Klikk Ny i vinduet Fravær. Mamut Academy 16

17 2. Velg aktuell Fraværstype i nedtrekkslisten for dette. 3. Velg Fravær fra dato og Fravær til dato ved hjelp av nedtrekkslistene for dato. Evt. timer dersom du har valgt å registrere fravær i timer. 4. Antall dager oppdateres automatisk ut fra datoene du setter. Dersom du skal føre halve dager setter du korrekte datoer og overstyrer feltet Antall dager. 5. Bruk feltet Notat dersom du ønsker å registrere årsaken til fraværet. 6. Velg passende Fraværstatus. 7. Klikk OK. Kompetanse I kompetanseregisteret kan du registrere informasjon om kvalifikasjoner og kompetanse på hver enkelt av dine ansatte. Eksempler på informasjon som kan registreres kan være utdanning, sertifiseringer, språkkunnskaper, arbeidserfaringer m.m. Registeret kan også brukes til registrering av kurstilbud og tilbud om videreutdanning til den ansatte og oppfølgingen av dette. Mamut Academy 17

18 I Standardregisteret kan du opprette kompetansetyper og statuser som passer til dine behov. Standardregisteret finner du ved å velge Vis/Innstillinger/Firma/Standardregister eller ved å høyreklikke i nedtrekkslistene for Type og Status ved kompetanseregistrering, og velge Endre i Standardregister. Slik registrerer du informasjon om kompetanse eller tilbud om kurs/utdanning: 1. Klikk på knappen Ny. 2. Endre dato dersom du ønsker å overstyre dagens dato. 3. Velg aktuell Type kompetanse i nedtrekkslisten for dette. 4. Skriv inn Emne. 5. Skriv inn Notater. 6. Klikk Tilknytt... eller Importere dokument dersom du ønsker å linke til et dokument. 7. Velg aktuell Status i nedtrekkslisten for dette. 8. Sett Dato avsluttet dersom registreringen er ferdigbehandlet eller evt. dato for når f.eks. utdanningen ble avsluttet. 9. Klikk OK. Notater Under knappen Notater kan du registrere så mange notater om den ansatte som du ønsker. Nye notater opprettes ved å klikke på Ny. Ønsker du å opprette egne notattyper kan du høyreklikke i nedtrekkslisten for notattype og velge Endre i Standardregister. Eksempler på alternative notattyper kan være Medarbeidersamtale eller Verv. Ved markering av et notat vil notatteksten vises i feltet under listen. Mamut Academy 18

19 Lønn På fanekortet Lønn registreres et spekter av opplysninger knyttet til hver enkelt ansatt: Lønn, Skattetrekk, Andre trekk, Ferie, Firmabil, Fagforening og Provisjon. Du kan også se en oversikt over den ansattes Lønnshistorikk og Aa-status. Alle temaene er representert med en egen knapp, og nye vinduer vil åpnes når disse blir aktivert. Lønn Under knappen Lønn kan du registrere betingelser knyttet til den ansattes lønn. Du kan bl.a. velge Lønnsperiodisering, Utbetalingsmåte, Bankkonto og hvilket medium den ansatte skal motta sin lønnsslipp på. Feltene Tidligere utbetalt forskudd og For mye utbetalt lønn blir oppdatert automatisk ved bruk av lønnsartene 90/95 og 930. Du må merke av dersom den ansatte skal inkluderes i Tjenestepensjonsordning. Dersom du har registrert en e-postadresse på den ansatte kan du velge at Medium lønnsslipp skal være E-post. Den ansatte vil da motta lønnsslippen på e-post. For å kunne rapportere korrekt til Aa-registeret er det viktig at informasjon om arbeidstid også fylles ut. Er den ansatte over 62 år kan du registrere prosentsatsen arbeidsgiveravgiften skal reduseres med. Under Satser kan du registrere lønnssatser for den ansatte med avgrensning på dato. Funksjonaliteten gir deg mulighet til å holde oversikt over lønnsutviklingen over tid, og også å registrere informasjon om ny lønn som skal være gjeldende fra en bestemt dato frem i tid. Skattetrekk Under knappen Skattetrekk registrerer du den ansattes fødselsdato og personnummer samt informasjon om skattekommune, skattetabell og øvrig skattekortsinformasjon. I nedtrekkslisten øverst kan du velge hvilket år du ønsker å se/registrere skattekortsinformasjonen for. Det betyr at du kan se på tidligere års skattetabeller og satser. Du kan også registrere informasjon for neste år før du er ferdig med å føre lønn for inneværende år med årets satser. Mamut Academy 19

20 Du kan også registrere informasjon om Ansettelsestid, eventuelle Påleggstrekk og Egne trekk her. Aa-status Dersom du har satt ditt program opp til å sende informasjon og personalendringer til Aa-registeret i forbindelse med lønnskjøring, vil du kunne se status og endringer som er innrapportert på den ansatte. Andre trekk Klikk på knappen Andre trekk hvis det er aktuelt å legge inn faste, månedlige trekkbeløp på den ansatte. Merk! Lønnsartene for Diverse trekk er ikke satt opp med faste kostnads- og balansekonti. Dette må du selv sette opp i forhold til hva trekket skal brukes til, slik at de rette posteringene blir foretatt i regnskapet. Ferie Under knappen Ferie registrerer du informasjon om antall feriedager og feriepenger. I feltet Feriedager i året legger du inn antallet dager den ansatte har rett til. Har den ansatte ikke tatt ut all ferie i fjor kan du registrere antall overførte feriedager i feltet Sparte feriedager. Brukte feriedager og Gjenværende feriedager vil bli oppdatert automatisk dersom du registrerer feriedager i fraværsregisteret. Skal du rekalkulere feriepengegrunnlaget for fjoråret slik at du får riktig feriepengegrunnlag kan du klikke på søkeknappen Rekalkuler feriepengene fra fjoråret. Du får spørsmål om hvilket Opptjeningsår kalkuleringen skal gjelde for og om kalkuleringen skal gjelde den aktuelle ansatte eller alle ansatte. Totalt feriepenger til utbetaling og Feriepenger tilgode vil bli beregnet automatisk ut ifra angitt feriepengesats ved rekalkulering av feriepengene fra fjoråret eller årsavslutning av fjoråret. Dette forutsetter naturligvis at du har lønnshistorikk fra fjoråret på den ansatte. Hvis dette ikke er tilfellet kan du legge inn beløpene manuelt. Feltet Utbetalte feriepenger vil bli oppdatert når du kjører ferielønn og benytter lønnsart 765 Feriepenger u/skattetrekk. Feriepengesatsen som vises vil være den du har satt som standard i Regnskapsinnstillinger, men du kan overstyre og velge en alternativ sats dersom det er aktuelt. Arbeidstakere som fyller 60 år innen 1. september i ferieåret har rett på en ekstra uke ferie og dermed 2,3 prosentpoeng ekstra feriepenger. Merk av dersom den ansatte Oppfyller kravet til 2,3 prosentpoeng ekstra feriepenger. Du må også sette innstilling for om de ekstra feriepengene skal være Av full lønn eller Opp til 6G (G står for Grunnbeløpet i Folketrygden). Mamut Academy 20

21 Firmabil Klikk på Firmabil for å registrere opplysninger om ansattes firmabil. Det kan registreres to firmabiler på hver ansatt, noe som kommer til nytte hvis man bytter firmabil i løpet av et år. Antall km kjørt i arbeidet pr.år fyller du ut i feltet Yrkeskm. Informasjon om Listepris kan skaffes hos Skattedirektoratet. Fagforening Fyll ut nødvendig informasjon under Fagforening hvis den ansatte er organisert i en slik forening. Dersom kontigenten trekkes av den ansattes lønn fyller du ut dette i feltet for Trekkprosent eller Trekkbeløp. Marker hvilken tilknytning den ansatte har til LO/NHO i nedtrekkslisten under LO/NHO. I feltet NHO-kode skriver du inn den firesifrede koden som forteller hvilken arbeidsgruppe den ansatte tilhører. Provision Klikk på Provisjon-knappen hvis du vil foreta provisjonsberegning for den ansatte. Feltene aktiveres kun hvis avhukningsboksen Mottar provisjon er markert. Marker først om du vil beregne provisjon for Alle eller om du vil Velge ansatt. Fyll så ut de andre feltene slik du ønsker. Klikk på Overføre til Lønn for å få opplysningene med i den ansattes lønnsregistrering. Historikk Klikk på Historikk for å se en oversikt over den ansattes lønnshistorikk. Sett markøren på en linje og klikk på knappen Detaljer for å se detaljer om lønnsposten. Mamut Academy 21

22 Aktivitet Dersom den ansatte er knyttet opp mot spesielle aktiviteter i bedriften, registreres opplysninger om dette her. Aktiviteter som er registrert på denne personen andre steder i systemet blir også registrert her. Klikk Ny når du vil registrere en ny Aktivitet. Du får da opp et blankt skjema hvor du fyller ut detaljer om aktiviteten. Klikk OK når du har fylt ut det du trenger, og aktiviteten vil føres opp i listen. Du kan redigere og slette aktiviteter ved hjelp av knappene Rediger og Slett. Marker den aktuelle linjen før du klikker på knappene. Vær oppmerksom på at det kun er aktivitetstyper som er merket av som personalaktivitet i aktivitetstyperegisteret som vil vises i listen i Personalregisteret. Eksempler på personalaktiviteter du kan opprette er personalmøte og medarbeidersamtale. Mamut Academy 22

23 Dokument På fanekortet Dokument kan du opprette dokumenter som har med den ansatte å gjøre. Det kan være ansettelsesavtale, arbeidsreglement etc. Dokumenter du oppretter via personalkortet vil automatisk være av typen Ansatt, men dette kan overstyres dersom det er ønskelig å opprette andre typer dokumenter via personalregisteret. Klikk Ny når du vil registrere et nytt dokument. Det åpnes da et vindu hvor du fyller ut detaljer om dokumentet. Klikk så på knappen Opprett dokument for å opprette dokumentet du har registrert informasjon om. Klikk eventuelt på Flett dokument for å lage et flettedokument. Da åpnes to vinduer hvor du foretar utvalg mht. til hvilke kontakter som skal knyttes til dokumentet. Skriv inn ønsket kombinasjon av kriterier og klikk OK. Prosjekt Under Prosjekt registreres alle prosjekter den ansatte er involvert i. Avsluttede prosjekter vil også vises i vinduet. Klikk Ny når du vil registrere et nytt prosjekt. Da åpnes vinduet Prosjektliste. Her markerer du prosjektet den ansatte skal knyttes til og klikker OK. NB! Dersom ingen prosjekter er registrert fra før, kommer meldingen Ingen prosjekter registrert når du klikker på Ny-knappen. For å komme til prosjektregisteret må du da velge Vis/Prosjekt/Nytt prosjekt. Mamut Academy 23

24 Oppgave 3 Det er ansatt en ny medarbeider i bedriften. Montørformann Sebastian Larsen skal arbeide på Serviceavdelingen. Ansattdato er xx og han har personnummer Bankkontonummeret til Sebastian er , og adressen hans er Eiksveien 54, 1359 Eiksmarka. Telefonnummer er , skattekommune er Bærum, skatteprosent er 46%, og månedslønn er ,-. Grunnlønn for overtid er 190,- Sebastian Larsen har også fått en firmabil som må registreres. Følgende opplysninger på firmabil må registreres: * Listepris: ,- * Yrkeskm: * Fra dato xx til dato xx (Antall mnd 10) * Biltype: Mercedes Benz og årsmodell: 2006 * Registreringsnummer: ST Under Bidragstrekk skal det legges inn 3.000,- Opprett Sebastian i personalregisteret, med alle opplysninger. Oppgave 4 Enda en ny medarbeider blir ansatt i bedriften. Dette er Signe Jacobsen, hun er knyttet til Administrasjonsavdelingen og skal jobbe som Bookingkoordinator. Signe starter xx. Hennes personnummer er , og bankkontonummeret er Adressen er Kirkeveien 172A, 0361 Oslo, med skattekommune Oslo, og telefonnummer Signe har skattetabell 7101, månedslønn er ,- og grunnlønn overtid er 110,-. Legg også inn påleggstrekk på ,- med trekk på 2.000,- i måneden. Oppgave 5 Registrer 2 dager sykdom på Peder Ås. Han bruker egenmelding på dette, og er borte 8. og 9. mai 200x. Mamut Academy 24

25 Lønnsarter Alle typer lønn som utbetales via programmet er definert som lønnsarter. Det gjelder både time- og månedslønn, skattetrekk og feriepenger for å nevne eksempler. Lønnsartregisteret inneholder en rekke forhåndsdefinerte lønnsarter. I registeret kan du opprette nye lønnsarter og redigere eksisterende dersom du har behov for det. Ved å klikke Dupliser kan du opprette en ny lønnsart med utgangspunkt i innstillingene til en eksisterende. Det kan være hensiktsmessig dersom det bare er små avvik i innstillingene på den nye lønnsarten. Du kan skrive ut en liste over alle lønnsarter og innstillinger for disse ved å klikke på Skriv ut. Lønnsartene finner du ved å velge Vis/Lønn/Lønnsarter. Innstillinger for lønnsarter Lønnsartnr: Hver lønnsart må ha hvert sitt unike nummer. Nummeret benyttes ved lønnsregistrering og er kun et internt nummer. Beskrivelse: Skriv inn en beskrivelse av hva lønnsarten gjelder, f.eks. Timelønn, Månedslønn, Fri ulykkesforsikring etc. Teksten vil vises på lønnsslippen. Kode på lønns- og trekkoppgave: Skriv inn korrekt trekkode for lønnsarten eller klikk søkeknappen for å velge rett kode i listen. Lønnsarten må også merkes av for Innberetningspliktig. Kontonummer for føring i hovedbok: Velg kostnadskonto og balansekonto fra kontoplanen som skal benyttes ved bokføring av lønn ført med denne lønnsarten. Mamut Academy 25

26 Ordinær ytelse/tilleggsytelse: Du kan merke av for om lønnsarten er Ordinær ytelse eller en Tilleggsytelse. Tilleggsytelser behandles i visse tilfeller annerledes enn ordinære ytelser, det kan derfor være nyttig å skille på type ytelse. Eksempler på tilfeller der dette kan være aktuelt er differensiert aga og ved halv skatt. Trekkgrunnlag: Merkes av om beløpet inngår i grunnlaget for forskuddstrekk. Pensjonsgrunnlag: Styrer om lønnsarten inngår i pensjonsgrunnlaget. Sykepengegrunnlag: Merkes av om beløpet inngår i sykepengegrunnlaget. Avgiftspliktig tilskudd og premier til pensjonsgrunnlag: Benyttes i spesialtilfeller der arb.giv. andel av AGA pliktige tilskudd og premier til pensjonsordninger skal innrapporteres. Hvis dette feltet er merket av, vil beløpet fra lønnsarten legges til som en egen linje i RF-1025 årsoppgave for Skatt og AGA. Arbeidsgiveravgift: Bestemmer om beløpet skal inngå i grunnlaget for AGA. Systemet beregner da AGA på beløpet, som avsettes på systemkonto for AGA. Brutto lønn: Styrer om beløpet skal inngå i begrepet bruttolønn. Ved registrering av lønn på lønnsarter som er merket av for bruttolønn blir det summert en verdi som kan benyttes i formelfeltet. Formelen Mndlonn summerer alle lønnsarter som er merket med bruttolønn. Innberetningspliktig: Merkes det av her blir føringer på lønnsarten rapportert inn på lønns- og trekkoppgaven (du må i tillegg ha lagt inn korrekt trekkode i kode feltet). Feriegrunnlag: Dersom dette feltet er merket av vil systemet beregne feriepenger og avsette dette korrekt på systemkontoene. Er lønnsarten også merket for AGA vil det i tillegg beregnes AGA på feriepengene, som avsettes på respektive systemkontoer. Utbetalt lønn: Styrer om lønnsarten er en utbetaling eller ikke. Mamut Academy 26

27 Feltene Avvikende trekkgrunnlag og Avvikende AGA grunnlag ble kun benyttet i første halvår Felt for antall: Gjør det mulig å legge inn en verdi på lønnsarten i kolonnen "antall" ved registrering av lønn. Felt for pris: Gjør det mulig å legge inn en verdi på lønnsarten i kolonnen "apris" ved registrering av lønn. Beløpet skal være negativt: Kjører en sjekk på om beløpet som blir lagt inn ved lønnsregistrering er negativt eller ikke. Dersom man legger inn et positivt beløp vil man få beskjed om at beløpet skal være negativt. Skal slåes sammen på lønnsslipp: Gjør at like lønnsarter summeres opp på lønnsslippene. Antall er antall kilometer: Skal bare merkes av på lønnsarter for kilometergodtgjørelse. Antallkontroll: Kan være til nytte dersom du har behov for å bestemme satsen ut ifra hvor mange km som kjøres. For eksempel kan en sats gjelde til og med 9000 km og en annen for det overskytende. Fører du flere kilometer på lønnsarten enn det som er angitt i feltet vil du få en melding. Rutinenummer: En rutine utfører faste handlinger i systemet. Det er kun i unntakstilfeller at det vil være nødvendig å legge inn rutinenummer på egenopprettede lønnsarter. Oversikt over rutinenummer og hva rutinen gjør: 1 Trekk av påleggstrekk A 2 Trekk av eget ønsket skattetrekk 3 Utbetaling av feriepenger 4 Skattetrekk, prosenttrekk 5 Skattetrekk, tabelltrekk 6 Utbetaling/tilbakeføring av forskudd 8 Trekk av bidragstrekk 9 Diverse trekk 1 10 Diverse trekk 2 11 Trekk av påleggstrekk B 12 Diverse trekk 3 13 Avg. pliktig tilskudd og premier til pensjonsordninger Formel - Lønnsgrunnlag: Formelfeltet angir hvor i personalregisteret beløpet til denne lønnsarten skal hentes fra. Ved føring av månedslønn på en ansatt styrer formelen "g_emp.r_month" at "Felt for pris" skal hentes fra månedslønnen som er ført på den ansatte. Feltene Formel - Trekkgrunnlag og Formel - AGA grunnlag er ikke lenger i bruk. Nedenfor de viktigste ferdigdefinerte referanser: Referanse Verdi i personalkortet mndlonn Bruttolønn på den valgte perioden g_empex.r_hour Standard timelønn g_empex.r_hourlate*1.4 Overtid 40% timelønn g_empex.r_hourlate*1.5 Overtid 50% timelønn g_empex.r_hourlate*2 Overtid 100% timelønn g_empex.r_month Månedslønn g_empex.r_14days 14-dagers lønn g_empex.tax_amount Bidragstrekk g_empex.tax1_amount Eget skattetrekk 1 g_empex.tax2_amount Eget skattetrekk 2 g_empex.vac_mrest Feriepenger m/skattetrekk aretsferie Årets feriepenger inkludert aktivlønning Mamut Academy 27

28 g_empex.r_advance Fast forskudd g_empex.r_payedadvance Tidligere utbetalt forskudd firmcar/g_empex.car1_months Beregnet fordel av firmabil paatrka Påleggstrekk A paatrkb Påleggstrekk B divtrk1 Diverse trekk 1 divtrk2 Diverse trekk 2 divtrk3 Diverse trekk 3 g_empex.lab_percent Fagforening Trekkprosent g_empex.lab_amount Fagforening Fast trekkbeløp garates(1,2) Arbeidsgiveravgift sone 1 garates(2,2) Arbeidsgiveravgift sone 2 garates(3,2) Arbeidsgiveravgift sone 3 garates(4,2) Arbeidsgiveravgift sone 4 garates(5,2) Arbeidsgiveravgift sone 5 garates(6,2) Feriepenger garates(7,2) Feriepenger pensjonister garates(8,2) Merverdiavgift garates(9,2) Investeringsavgift garates(10,2) Grunnbeløp garates(11,2) Fagforening garates(12,2) Bilgodtgjørelse egen bil, km garates(13,2) Bilgodtgjørelse egen bil, over 9000 km garates(14,2) Bilgodt hjem-arbeid garates(15,2) Bil.gjørelse e. bil(tj.menn arb.sted i T garates(16,2) Tillegg kjøring på skogs- og anleggsveg garates(17,2) Tillegg frakt av utstyr/materiell garates(18,2) Tillegg for hver passasjer garates(19,2) Egen motorsykkkel over 100 ccm garates(20,2) Egen moped/sykkel (o tom 50 ccm) garates(21,2) Andre skyssmidler ink. lett motorsykkel garates(22,2) Egen større båt (fom 26 fot elller 50 H garates(23,2) Egen mindre båt (Under 26 fot elller 50 garates(24,2) Egen snøscooter garates(25,2) Andre skyssmidler til vanns garates(26,2) Tillegg for passasjer ved andreskyssmiddel garates(27,2) Kostgodtgjørelse Reiser 0-6 timer garates(28,2) Kostgodtgjørelse Reiser 6-12 t u/kvittering garates(29,2) Kostgodtgjørelse Reiser 6-12 t m/kvittering garates(30,2) Kostgodtgjørelse Reiser over 12 t m/kvittering garates(31,2) Kostgodtgjørelse Reiser over 12 t m/kvittering garates(32,2) Nattillegg u/kvittering garates(33,2) Nattillegg m/kvittering garates(34,2) Administrativ forpleining innland garates(35,2) Egen Bil Utlandet (fra Norske grensen) garates(36,2) Soveplass i billett, Nattillegg garates(37,2) Administrativ forpleining Utlandet garates(38,2) Arbeidsgiveravgift, kakseskatt garates(39,2) Merverdiavgift grunnlag garates(12,2) Bilgodtgjørelse, trekkfri Mamut Academy 28

29 garates(18,2) garates(12,2) garates(28,2) garates(30,2) garates(30,2) Passasjertillegg Bilgodtgjørelse, trekkpliktig Diett 6-12 timer Diett 12 t. uten overnatting Diett m/overnatting utland Oppgave 6 Vi skal nå opprette en ny lønnsart for timelønn, nummer 11, som det ikke skal beregnes feriepenger på, og som man ønsker skal bli kostnadsført på en egen kostnadskonto i regnskapet. Først må vi opprette en ny konto i regnskapet. Gå inn i menyen Vis/Regnskap/Kontoplan. Velg Ny-knappen og opprett så konto: 5021 Timelønn uten feriepenger. Opprett så den nye lønnsarten i lønnsartregisteret. Den skal være lik lønnsart for timelønn, bortsett fra at det ikke skal beregnes feriepenger ved bruk av denne lønnsarten. Oppgave 7 Nå skal du benytte deg av formelfeltet i lønnsartregisteret. Dette feltet gir deg store muligheter til å skreddersy dine lønnsarter. I lønnsartregisteret finnes det i dag 3 lønnsarter som beregner overtid: L.art.nr Beskrivelse 100 Overtid 40% timelønn 110 Overtid 50% timelønn 120 Overtid 100% timelønn Du skal nå opprette lønnsart 115 Overtid 60% timelønn. Gå inn i menyen Vis/Lønn/Lønnsarter. Marker f.eks. lønnsart 110, og klikk deretter på Dupliser-knappen og opprett den nye lønnsarten. Legg merke til det formelfeltet hvor man skal gange med 1.6. Legg også merke til at det brukes punktum og ikke komma på tallet. Mamut Academy 29

30 Lønnsregistrering Hovedvinduet i lønnsregistrering består av et lønnsregistreringskort for hver enkelt ansatt. Her registreres lønns- og trekklinjer på fanekortet Lønn. Du kan bla deg frem blant dine ansatte ved hjelp av piltastene eller listeknappen øverst til venstre. Nederst til høyre i vinduet oppdateres hele tiden oversikt over sum til avregning, utbetaling, trekkgrunnlag og antall km hittil i år. Vinduet består også av fanekortene Standardlønn og Historikk. Ved å klikke Vis ansattkort åpnes ansattkortet til aktuell ansatt. Klikk på Ny for å sette inn en lønns- eller trekklinje, eller klikk [+] på det numeriske tastaturet. Skriv Lønnsartnr. direkte inn i kolonnen, eller velg en lønnsart ved å klikke på knappen for Velg lønnsart over vinduet. Merk! Gjenta denne prosedyren for samtlige ansatte. Marker Halv skatt for å halvere skattetrekket til den ansatte. Da ser du at skattetrekket automatisk oppdateres i oversikten nederst til høyre på kortet. Marker Overstyr skattetrekk og klikk på Beregn skatt for å endre skattetrekket til den ansatte. Du kan da redigere summen i A-pris-kolonnen slik du vil. Merk! Skattelinjen du har overstyrt må være slettet før du evt. kan fjerne markeringen for Overstyr skattetrekk. Klikk Lønnsavregning starter veiviseren Lønnskjøring. når du har registrert alle data. Da Mamut Academy 30

31 Standardlønn På fanekortet Standardlønn kan du opprette så mange forhåndsdefinerte standardlønninger du trenger, f. eks. julelønn, timelønn etc. Dette gjør lønnsregistreringen enklere og du slipper å registrere samme data flere ganger. I øvre del av vinduet opprettes/redigeres standardlønningene, mens nedre del viser standardlønn beregnet på opplysninger i det aktuelle ansattkortet. Klikk på knappen med tre prikker for å opprette flere standardlønninger. Da åpnes vinduet Opprett ny standardlønn. Her skriver du inn navnet på den nye lønnen før du klikker på knappen Ny. Du kan også klikke på Døp om for å endre navnet på en standardlønn du har opprettet tidligere. Sørg for at ønsket standardlønn er markert i nedtrekkslisten før du begynner å spesifisere innholdet i lønnen. Historikk Fanekortet Historikk viser deg alle lønninger den ansatte tidligere har fått. Husk at det vises historikk av det regnskapsåret som er satt som Aktivt regnskapsår under Innstillinger/Regnskap. Du kan ikke foreta deg noe aktivt i vinduet, kun sjekke hva som har blitt ført tidligere. Ved å markere en linje og klikke på knappen Detaljer av valgt linje. kan du se detaljene Mamut Academy 31

32 Avregning av lønn En lønnskjøring vil behandle alle lønns- og trekklinjer etter de innstillingene som er satt for hver lønnsart. Selve lønnskjøringen ledes av en veiviser bestående av seks trinn. Denne veiviseren gjør at du hele veien kan kontrollere og tilpasse informasjonen. I venstre kant vil du hele tiden kunne følge med på hvilket trinn du er på. Hvis programmet oppdager feil underveis, for eksempel at det ikke er registrert skattetabell eller -prosent på en ansatt, vil du få melding om dette. Klikk på knappen for Lønnsavregning i verktøylinjen i Lønnsregistrering, eller velg Vis/Lønn/Avregning fra menyen. Da åpnes første trinn i veiviseren for Lønnskjøring. Marker om det skal beregnes lønn for Alle eller en enkelt Avdeling, samt om du skal kjøre lønn på en spesifikk Lønnsperiodisering. Markerer du valgene Avdeling eller Lønnsperiodisering, velger du ønsket alternativ i nedtrekkslistene ved siden av. Sørg for at de ansatte du vil kjøre lønn for er plassert i feltet Valgt. Bruk knappene i midten til å flytte navnene. Klikk på Neste for å gå til neste trinn i veiviseren. De øvrige trinnene i veiviseren er nokså selvforklarende. Det finnes informasjon om hva som skal gjøres i hvert vindu, og du kan bevege deg mellom trinnene med knappene Forrige og Neste. Mamut Academy 32

33 Her er noen kommentarer til hvert trinn: Periodisering: Her velger du hvilken Periode, År og Dato det skal kjøres lønn på, både mht. Lønn (Lønnshistorikk) og Regnskap (Hovedbok). Du velger også om du vil skrive ut til Skjerm eller Skriver. Utskriften kommer når du klikker på Neste. Merk! For å komme videre i lønnsavregningen må du velge utskrift til Skriver. Overføring til regnskap: I dette vinduet merker du av for om du godkjenner lønnsjournal og konteringsbilag etter å ha sett over utskriften. Du kan gå rett til utbetaling uten å overføre til regnskap hvis du merker av for dette. Da må du føre lønnsbilag manuelt i bilagsregistrering. Hvis du ikke merker av for dette og klikker Neste, vil dataene overføres til regnskapet. Du kan også forhåndsvise lønnslippene. Når du lukker forhåndsvinduet kommer du tilbake til dette bildet. Merk! Etter overføring til regnskapet vil du ikke kunne gå tilbake i lønnskjøringen. Mamut Academy 33

34 Utskrift av lønnsslipper: Her registrerer du hvor mange utskrifter du vil ha av hver lønnsslipp. Du kan velge å skrive ut lønnsslippene til ulike medier (mail eller skriver). Du kan også sortere lønnslippene for utskrift. Utbetaling: Her velger du om det skal skrives ut utbetalingsliste eller åpne lønnsremitteringsmodulen som forøvrig gjennomgåes på neste kapittel. Fullført: Når du kommer hit er lønnskjøringen fullført og du får en statusoversikt over det som er gjort. Mamut Academy 34

35 Oppgave 8 Registrer lønn for april på Sebastian Larsen og Signe Jacobsen. Kopier inn standardlønn for begge, og registrer deretter følgende lønnslinjer i tillegg: For Sebastian: * 14 timer overtid 50%. * Eget trekk 1, på 1.000,- For Signe: * 8 timer overtid 100% * 518 km kjøring med egen bil Gå til lønnsavregning og kjør lønn for Sebastian og Signe. Lønningsdato xx. Husk kontroll av lønnsdata etter utkjøring av lønnsjournal. Godkjenn og overfør til regnskap. Kontroller de historiske data som er oppdatert på Sebastian og Signe. Oppgave 9 Gå deretter inn i menyen Vis/Lønn/Lønnsregistrering. Registrer følgende lønnslinjer i periode 5: Peder Ås: Lønnsart 11 A-Pris: 85 Antall: 10 Kari Holm: Lønnsart 10 A-pris: 155 Antall: 8 Trykk på knappen Lønnsavregning. Sett utlønningsdato og bilagsdato til XX. Godkjenn alle rapportene og overfør til regnskapet. Du vil nå ha følgende rapporter: Lønnsjournal Oversikt over lønnsutbetalinger fordelt på lønnsarter Lønnsslipp Konteringsbilag Oversikt over lønnsutbetalinger Bankliste Oversikt over lønnsutbetalinger Total lønnsutbetaling Sjekk følgende: Det skal ikke ha blitt beregnet feriepenger på Peder Ås Lønnskostnaden skal være fordelt på konto 5010 Faste Lønninger og 5021 Timelønn inkl feriep. Ble det riktig? Mamut Academy 35

36 Oppgave 10 I juli måned får Kari Holm et forskudd på 5.000,- Kjør en egen lønn på dette forskuddet, for periode 7 og med dato xx. Kjør deretter en vanlig lønnskjøring for juli med dato xx. Her må du huske å ta hensyn til tidligere utbetalt forskudd, og bruke lønnsart for dette. TIPS! Søk i artikkelbasen etter artikkel om Forskudd for å finne fremgangsmåte på dette. Oppgave 11 Skriv ut rapportene terminoppgave og avstemming for terminoppgave for periode 5. Stemmer disse overens med lønnskjøringen som ble kjørt i oppgave 9? Oppgave 12 Skriv ut rapportene terminoppgave og avstemming for terminoppgave for periode 5. Stemmer disse overens med lønnskjøringen som ble kjørt i oppgave 9? Lønnsreversering I Mamut kan du enkelt korrigere en lønn som er ført via lønnsmodulen ved å benytte en egen reverseringsfunksjon. Fremgangsmåten forutsetter at lønnen er overført til regnskapet. Dersom lønnen ikke er overført til regnskapet, må du korrigere lønnen manuelt. Slik går du frem: 1. Velg Vis, pek til Lønn og klikk Lønnsregistrering. 2. Velg den ansatte du ønsker å kjøre korrigeringslønn på. 3. Velg fanekortet Historikk. 4. Marken lønnen du ønsker å korrigere. 5. Klikk Slett. Du vil nå få spørsmål om du ønsker å skrive ut lønnsjournal og konteringsbilag for denne lønnen. Svar Ja på denne. 6. Velg om du vil overføre korrigeringen til Hovedbok. Dersom du svarer Nei på dette, må du selv gå inn i regnskapet å gjøre korrigeringer. I historikken vil det nå ligge en ny linje med tittelen Reversering. Lønningen er nå reversert både i lønnshistorikken på den ansatte og i Hovedbok dersom du har valgt å overføre korrigeringen til Hovedbok. Mamut Academy 36

37 pederlønnsremittering Ved Lønnsremittering utbetales lønn direkte over bank ved at du genererer Lønnsremitteringsfiler. Dette gjør at du kan utbetale lønn på en raskere, rimeligere og mer effektiv måte enn om du skulle foreta utbetalingene manuelt. Funksjonen forutsetter at remittering er aktivert gjennom Regnskapsinnstillinger. I tillegg må du ha satt utbetalingsmåte Til remittering på de ansatte i personalregisteret. Aktiver lønnsremittering på de ansatte Velg Vis/Lønn/Personalregister. Klikk på knappen Lønn under fanekortet Lønn. Velg Remittering i nedtrekkslisten for Utbetalingsmåte. Klikk OK. Klikk Ja dersom du ønsker å oppdatere alle ansatte med denne innstillingen. Klikk så OK igjen. Mamut Academy 37

38 Veiviser for generering av lønnsremitteringsfiler Start veiviseren på en av følgende måter: - Velg Åpne lønnsremitteringsmodulen når du kommer til steget for Utbetaling i lønnskjøringen. - Velg Vis/Lønn/Lønnsremittering etter at du har kjørt lønnen. I begge tilfeller startes samme veiviser. - Velg remitteringsformat. Standard remitteringstype vil automatisk velges ut fra regnskapsinnstillingene dine. Du kan endre remitteringsinnstillingene ved hjelp av knappen med tre prikker. - Klikk Neste. Velg hvilke ansatte som skal lønnsremitteres. Ansatte som har utbetalingsmåte Remittering vil vises i listen under status Skal sendes. - Velg korrekt År. - Velg korrekt Lønnskjøring. - Fjern markeringen i kolonnen Betal dersom det er ansatte du ikke skal betale nå, men som skal utbetales senere. Dersom det er poster som aldri skal utbetales klikker du Rediger og velger Skal ikke sendes. Posten flyttes til statusen Skal ikke sendes. - Sett korrekt utbetalingsdato i feltet Utbetales. - Klikk Neste. Du vil nå få opp rapporten Skal sendes. Klikk Print report for å skrive ut rapporten. Klikk Close Preview for å lukke forhåndsvisningen. Du vil nå komme inn i vinduet for opplysninger om remitteringsfilen. Denne henter ut informasjon som du har lagt inn i Regnskapsinnstillinger. Klikk Neste, remitteringsfilen har nå blitt generert. Les inn filen for å kontrollere. Klikk Fullfør for å avslutte og godkjenne lønnsremitteringen. Mamut Academy 38

39 Neste gang du går inn i lønnsremittering vil du finne igjen disse postene under statusen Er sendt. Mamut Academy 39

40 Lønns- og Trekkoppgave Opplysningene i lønns- og trekkoppgavene blir lagt til grunn ved ligningen av skatteyter. Særlig vil dette gjelde skatteytere som leverer forenklet selvangivelse. Det er derfor meget viktig at arbeidsgiver foretar riktig lønnsinnberetning. Det er også støtte for utskrift av lønns- og trekkoppgave på maskinlesbart medium (f.eks. diskett) i Mamut Business Software. Skjemaer til lønns- og trekkoppgave Gjennom veiviseren som er beskrevet nedenfor vil følgende rapporter kunne skrives ut: Lønns- og trekkoppgave (RF-1015) Årsoppgave for arbeidsgiveravgift/følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver (RF-1025) Endringsoppgave Legg merke til at du kan skrive ut disse rapportene så mange ganger du ønsker uten å godkjenne dem. På den måten kan du gjøre de tilpasninger som er nødvendige før du skriver ut det endelige eksemplaret, som sendes til myndighetene. Veiviseren for Lønns- og trekkoppgaver Veiviseren starter du i det du velger å skrive ut lønns-og trekkoppgaven fra rapportmodulen. Gå på Vis/Lønn/Rapporter, velg Lønns-og trekkoppgave og klikk på Skriv ut. Veileder 1:6 I det første vinduet kan du velge mellom utskrift av Lønns- og trekkoppgave, Årsoppgave for arbeidsgiveravgift, eller Endringsoppgave. Utskrift av endringsoppgaver blir først aktuelt hvis du har skrevet ut oppgavene tidligere og godkjent dem. Hvis du velger å skrive ut Lønnsog trekkoppgave eller Endringsoppgave og klikker Neste, vil veileder 2:6 vises. Dersom du velger å skrive ut Årsoppgave vil du komme rett til veileder 5:6. Mamut Academy 40

41 Veileder 2:6 Velg om utskriften skal gjelde for alle ansatte eller kun for en. Det kan variere fra skriver til skriver hvor godt utskriften treffer på skjemaet. Du bør derfor starte med utskrift av en ansatt for å sjekke om du må tilpasse rapporten. Dersom du trenger å redigere rapporten for å få den til å treffe riktig på skjemaet kan du se denne artikkelen. Du har også mulighet til å velge å gå rett til produksjon av maskinlesbar oppgave, uten å få noen rapporter på papir. Klikk Neste for utskrift av Lønns- og trekkoppgaver. Veileder 3:6 I veileder 3 får du spørsmål om du ønsker å produsere maskinlesbar oppgave. Du har følgende alternativer: - Velg punkt 1 om du ønsker å lagre på diskett - Velg punkt 2 for å lagre på alternativt lagringsmedium for oversendelse av filer på e-post eller liknende - Velg punkt 3 for ikke å produsere maskinlesbar oppgave Klikk Neste. Du får nå en bekreftelse på at filen er generert, og at den er OK (ev. hvilken informasjon som mangler). Klikk Avbryt for å rette opp eventuelle feil, eller Neste for å gå videre. Veileder 4:6 Du får nå spørsmål om å godkjenne oppgavene. Om du godkjenner, men gjør endringer i ettertid, kan du velge om du vil skrive ut en ny Lønns- og trekkoppgave som inneholder både de opprinnelige tallene samt endringene, eller om du vil skrive ut en endringsoppgave som bare inneholder endringene du har gjort. Hvis du gjør endringer etter å ha sendt inn Lønns- og trekkoppgavene må du sende inn endringsoppgaven. Klikk Neste. Veileder 5:6 Det er nå klart for utskrift av Årsoppgave for arbeidsgiveravgift Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver (RF-1025). Denne rapporten består av to sider. Den første siden inneholder sammendrag av alle lønns- og trekkoppgavene. Du kan også velge å ikke skrive ut RF- 1025, da dette ikke er nødvendig hvis oppgavene er levert på diskett. Klikk Fortsett for utskrift av valgte rapporter. Veileder 6:6 Du er nå ferdig med årets Lønns- og trekkoppgaver. Klikk Fullfør for å lukke veiviseren. Hvis du ønsker å skrive ut endringsoppgaver kan du starte veiviseren på nytt og velge Endringsoppgave i veileder 1:6. Mamut Academy 41

42 Tilleggskoder på lønns-og trekkoppgave Valget for å legge inn tilleggsfelter for lønns-og trekkoppgaver finner du ved å velge Vis/Lønn/Tilleggskoder for lønns- og trekkoppgave i hovedvinduet i Mamut Business Software. Du får da opp et nytt vindu med en liste som viser lønns- og trekkodene den ansatte skal innrapportere det aktuelle året. (Korrekt ansatt og aktuelt år velges i nedtrekkslistene). Samtlige koder som krever tilleggsinformasjon og som er registrert på den ansatte vil vises i feltet under nedtrekkslistene. - Marker koden du vil se tilhørende lønnslinjer for. Du vil nå se at lønnslinjene som tilhører koden du markerte i feltet til venstre, vises i det store feltet midt i bildet. - Legg linjene i grupper (1-6) ved hjelp av nedtrekkslister i kolonnen Gruppe. Når du klikker på fanekortene (1-6), ser du hvordan utrapporteringen på lønns- og trekkoppgaven blir. - Ved markering av ett av fanekortene (1-6), vil det komme til syne et tilleggsfelt til høyre i vinduet. Her kan den påkrevde tilleggsinformasjonen for de respektive kodene legges inn manuelt. Mamut Academy 42

43 Mamut Teamwork Mamut tilbyr kostnadsfri tjeneste ved navn Mamut Teamwork til alle virksomheter og privatpersoner. En av mulighetene her er Online Backup. Online Tjenesten er en Internettbasert, sanntid backup og lagringstjeneste. Mamut Teamwork er enkel å bruke og den krypterte sikkerhetskopieringen foretas kontinuerlig mens brukeren er tilknyttet Internett. Mamut Teamwork jobber automatisk i bakgrunnen og sikkerhetskopierer dine filer i det øyeblikket de opprettes eller endres. Dataene krypteres på din PC og overføres sikkert til server hvor dataene oppbevares kryptert. Dataene krypteres med dine private krypteringsnøkkel som kun du har tilgang til. Du laster ned Mamut Teamwork og velger hvilke mapper du ønsker å sikre. Det er det hele. Tilgangen til dine data sikres gjennom din e-postadresse og det passordet du selv bestemmer, samt din personlige krypteringsnøkkel. Dermed har du en sikker løsning for dine viktigste data. Mamut Teamwork krever at din maskin kjører på Microsoft Windows operativsystem. Det anbefales at du kjører på Windows 2000 eller Windows XP. Dersom du har en PC som er eldre enn 18 måneder må du laste ned Microsoft.NET Framework. Mamut Online Backup krever også Internet Explorer. Det kreves minimum ADSL, fastlinje eller kabelmodem for effektiv utnyttelse av Mamut Teamwork. For ytterligere informasjon se Mamut Academy 43

44 Fasit Tips: Alle oppgavene kan også løses i eksempeldatabasen som følger med programmet. Installeres fra Fil/Databaseverktøy/Eksempeldatabase. Oppgave 1 Standard feriepengesats endres ved å velge Vis/Innstillinger/Regnskap, deretter fanekortet Regnskapsinnstillinger og så knappen for Lønn. Oppgave 2 Prosentsats for Obligatorisk Tjenestepensjon kan endres ved å velge Vis/Innstillinger/Regnskap, deretter fanekortet Regnskapsinnstillinger, knappen for Lønn, og til slutt fanekortet Tjenestepensjon. Oppgave 3 Sebastian Larsen legges inn i Personalregisteret ved å velge Vis/Lønn/Personalregister. Klikk deretter på Ny-knappen for å få opp et nytt ansattkort, og legg inn utfyllende opplysninger om den nyansatte under de forskjellige fanekortene og knappene. Oppgave 4 Signe Jacobsen legges inn i Personalregisteret ved å velge Vis/Lønn/Personalregister. Klikk deretter på Ny-knappen for å få opp et nytt ansattkort, og legg inn utfyllende opplysninger om den nyansatte under de forskjellige fanekortene og knappene. Oppgave 5 Sykdom kan registreres ved å gå inn på ansattkortet til den aktuelle ansatte, velge fanekortet Personal, og deretter knappen for Fravær. Klikk på Ny-knappen og man vil få muligheten til å registrere fraværstype og dato etc. i bildet som kommer opp. Oppgave 6 Vi skal her opprette en ny lønnsart nummer 11 som det ikke skal beregnes feriepenger på, og som man ønsker skal bli kostnadsført på en egen kostnadskonto i regnskapet. Gå inn på Vis/Regnskap/Kontoplan og opprett ny konto først. Gå deretter inn på Vis/Lønn/Lønnsarter og dupliser lønnsart 10 til 11 og bygg den opp slik: Mamut Academy 44

45 Oppgave 7 Den nye lønnsarten skal se slik ut: Mamut Academy 45