Hedmark Trafikk FKF Styringsdokumenter

Transkript

1 Hedmark Trafikk FKF Styringsdokumenter

2 Innhold Del 1 Del 2 Del 3 Del 4 Del 5 Del 6 Aktuelle lover og forskrifter 3 Utdrag fra Eierskapsmelding for Hedmark Fylkeskommune 2011, vedtatt oktober Del 1. Prinsipper for eierstyring og styringsmuligheter 4 - De ulike samarbeids- og selskapsformene: 3. Fylkeskommunalt foretak 5 Vedtekter for Hedmark Trafikk, vedtatt Styreinstruks for Hedmark Trafikk FKF, vedtatt Instruks for daglig leder i Hedmark Trafikk FKF, vedtatt Fylkesrådets oppdragsbrev 2015 Hedmark Trafikk FKF, vedtatt

3 Del 1 Aktuelle lover og forskrifter LOV : Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). FOR : Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak LOV : Lov om offentlige anskaffelser FOR : Forskrift om offentlige anskaffelser FOR : Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser FOR : Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og posttjenester) LOV : Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) LOV : Lov om private skolar med rett til statstilskot (privatskolelova) LOV : Lov om kontroll med markedsføring og avtalevilkår mv. (markedsføringsloven) LOV : Lov om forbud mot diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne (diskriminerings- og tilgjengelighetsloven) LOV : Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) LOV nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) LOV : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) For full lovtekst se 3

4 Del 2 Utdrag fra Eierskapsmelding for Hedmark fylkeskommune Del 1. Prinsipper for eierstyring og styringsmuligheter Fylkeskommuner og kommuner kan organisere virksomheten på flere forskjellige måter for å ivareta forvaltnings- og forretningsmessige oppgaver. Ved en tradisjonell forvaltning er det en fylkeskommunal/kommunal administrasjon som har ansvaret for den daglige virksomheten på bakgrunn av lovpålagte oppgaver og vedtak fattet i fylkestinget/kommunestyret. Gjennom lovgivning og beslutninger fra det øverste folkevalgte organ kan virksomheten organiseres på andre måter enn gjennom den tradisjonelle forvaltningen. Deler av virksomheten kan organiseres gjennom avtalt samarbeid med andre kommuner/fylkeskommuner eller ved utskilling i selskaper/selskapsdannelse. De aktuelle lovregulerte formene for samarbeid eller selskapsdannelse for en fylkeskommune er: Interfylkeskommunalt samarbeid (IS), vertskommunesamarbeid, interkommunalt selskap (IKS), fylkeskommunalt foretak (FKF), aksjeselskap (AS), selskap med begrenset ansvar (BA) og stiftelser. Hvordan virksomheten organiseres vil få konsekvenser for fylkeskommunen som eier sin mulighet til direkte styring og kontroll. Det er i lovgivningen formalisert hvordan og hvem som kan etablere, styre, ta ansvar for å forvalte og avvikle samarbeid og selskap. Det er viktig at det velges en selskapsform som ivaretar de hensyn og behov som gjelder for den virksomheten som skal organiseres. Dersom selskapet skal løse fylkeskommunale oppgaver eller forvalte viktige fylkeskommunale ressurser, kan det være hensiktsmessig å velge en selskapsform som gir fylkeskommunen som eier en mulighet til å utøve en tilstrekkelig grad av styring og kontroll med virksomheten. Dersom det imidlertid er tale om et selskap som opererer i et marked i konkurranse med private aktører og som sådan har tydelig behov for forretningsmessig frihet i sin drift, kan dette gi grunnlag for andre vurderinger. Da kan det være et behov for sterkere fristilling fra fylkeskommunens politiske og administrative organer.... 4

5 Sentrale rettslige grunnlag for alternativ fylkeskommunal organisering er: lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), lov om interkommunale selskaper, lov om aksjeselskaper (aksjeloven), lov om samvirkeforetak og lov om stiftelser (stiftelsesloven). De ulike samarbeids- og selskapsformene 3. Fylkeskommunalt foretak (FKF) Et fylkeskommunalt foretak er et foretak som utøver en utskilt del av kommunens forvaltning. Foretaket er i all hovedsak fristilt fra fylkeskommunens administrasjon, men er økonomisk og rettslig en del av fylkeskommunen. Foretaksformen benyttes ofte når fylkeskommunen skal ivareta både forretningsmessige og samfunnsmessige hensyn. Rettslig grunnlag Det rettslige grunnlaget for å etablere fylkeskommunale foretak er kommuneloven kapittel 11, samt vedtak fra fylkestinget. Fylkestinget fatter vedtak om opprettelse av selskapet, vedtektenes innhold og eventuelt andre beslutninger som kan påvirke selskapets drift. Oppløsning av foretaket må også vedtas av fylkestinget. Vedtektenes formålsbestemmelse definerer den virksomhet som foretaket skal drive og den ytre rammen for styrets myndighet. Vedtektene eller andre vedtak fattet av fylkestinget kan gi bindende pålegg og restriksjoner for foretaket. Kommunelovens kapittel 11 har ikke begrensninger på hvilke oppgaver fylkeskommunen kan legge inn i et fylkeskommunalt foretak. Foretaket skal registreres i foretaksregisteret. Arbeidsgiveransvaret De ansatte i foretaket er ansatt i fylkeskommunen. Daglig leder i foretaket ivaretar daglig ledelse, og er ansvarlig overfor styret. 5

6 Foretakets organer Foretaket skal ledes av et styre som består av minst 3 medlemmer med alminnelig myndighet til å treffe avgjørelser i foretakets saker. Styret er underlagt fylkestinget. Fylkestinget velger selv foretakets styre (kommuneloven 62 nr. 1). I kommuner/fylkeskommuner med parlamentarisk styreform kan dette delegeres til byråd/fylkesråd (kommuneloven 62 nr. 2). Medlemmer av fylkesråd, administrasjonssjef, medlem av kommuneråd eller daglig leder kan ikke være styremedlemmer. Ansatte i foretaket kan, når flertallet krever det, være en del av styret jf. 65 nr. 3, men det foreligger begrensninger på hvilke saker de skal være med å behandle. Styret har et overordnet ansvar for organiseringen av foretakets virksomhet. Foretaket skal videre ha daglig leder som ansettes av styret. Daglig leder står i et direkte underordnings- og ansvarsforhold til styret. Styret representerer foretaket utad på fylkeskommunens vegne jf. 73 nr. 1, eventuelt daglig leder hvis han/hun er tildelt representasjonsrett av styret. Daglig leder har dessuten stillingsfullmakt til å representere foretaket utad i saker som faller innenfor daglig leders myndighetsområde, jf. 71. Ansvaret for ledelsen gjelder både den forretningsmessige siden av virksomheten og den generelle forvaltningen av de verdier og oppgaver fylkeskommunen gjennom delegasjon har lagt til foretaket. Etter kommunelovens 69 kan vedtektsbestemmelsene begrense styrets myndighet i konkrete saker. Innenfor den begrensningen må fylkestinget fatte beslutninger som skal være bindende for selskapet og fylkeskommunen. Fylkeskommunens økonomiske ansvar og risiko Foretaket er rettslig og økonomisk en del av fylkeskommunen. Foretaket er underlagt fylkestingets budsjettmyndighet. Dette betyr at de fylkeskommunale budsjettene setter rammer for foretakets virksomhet, og styret er bundet av fylkestingets budsjettvedtak. 6

7 Eierstyring, tilsyn og kontroll Fylkeskommunens styrings- og kontrollmuligheter er flere og mer omfattende i fylkeskommunalt foretak enn i aksjeselskaper. Eierstyringen kan blant annet utøves gjennom vedtektene, årsbudsjett, økonomiplan og krav til årsregnskap og årsberetning eller andre beslutninger fattet av fylkestinget. Kontrollutvalget skal behandle årsberetning og årsregnskap fra foretakene før disse behandles av fylkestinget. Kommunelovens bestemmelser om behandling av fylkeskommunens regnskapsmessige overskudd eller underskudd omfatter også foretakene. Fylkeskommunale foretak har en selvstendig stilling i forhold til fylkeskommunens administrasjon, jf. kommunelovens 72. Det innebærer at administrasjonssjefen ikke har instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor daglig leder innenfor styrets myndighetsområde. Før styret treffer vedtak i sak som skal behandles av fylkestinget, skal administrasjonssjefen ha hatt anledning til å uttale seg om saken. Administrasjonssjefens uttalelse skal legges frem for styret ved dets behandling av saken. Administrasjonssjefen kan videre instruere foretakets ledelse om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til fylkestinget har behandlet saken. Administrasjonssjefen har således mulighet for å legge en slik sak fram for fylkestinget, og skal sørge for at saken er forsvarlig utredet. I en parlamentarisk modell er fylkesrådets leder administrasjonssjef, jf. 72 nummer 3. 7

8 Del 3 Vedtekter for Hedmark Trafikk FKF 1 Selskapets navn skal være Hedmark Trafikk FKF (fylkeskommunalt foretak). 2 Selskapets forretningskontor er i Hamar. 3 Hedmark Trafikk er et foretak som skal ha ansvar for overordnet ruteplanlegging og markedsføring av kollektivtilbudet, samt samordning av drift og kjøp av transporttjenester. 4 Foretakets målsettinger skal innenfor foretakets budsjettrammer være i samsvar med de målsettinger og føringer som eier har fastsatt for kollektivtrafikken. 5 Eier angir i retningslinjer for foretaket den nærmere grensedragning mellom hvilke oppgaver av forvaltningsmessig art som skal høre inn under foretakets ansvarsområde. 6 Selskapets styre skal bestå av 5 medlemmer hvorav 4 medlemmer velges av eier og 1 styremedlem av og blant de ansatte. Styremedlemmene velges for to år av gangen. Styreleder og nestleder velges i eget valg. Gjenvalg kan finne sted. Eier skal ved valg av styre praktisere en rullerende valgordning for å bidra til kontinuitet i styret. Styret ansetter administrerende direktør/daglig leder. Styrets møte skal i utgangspunktet være åpne. Unntatt er saker som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 8

9 7 Foretaket tegnes av styrets formann alene, eller av 3 styremedlemmer i fellesskap. Daglig leder har selskapets prokura. Styret kan for øvrig meddele prokura. 8 Eier har hvert år: a) å behandle styrets beretning om virksomheten i det forløpne år. b) fastsettelse av resultatregnskap og balanse, herunder anvendelse av årets overskudd eller dekning av underskudd. c) å beslutte fremlagte budsjett. d) å velge styre. e) å fastsette møtegodtgjørelse til styremedlemmer som er ansatt i selskapet og årsgodtgjørelse til styrets formann og de øvrige styremedlemmer. f) å behandle enhver annen sak som fremmes av eier i henhold til lov om fylkeskommunale foretak eller foretakets vedtekter eller som er forelagt eier og har vært anført i innkallelsen. 9 Hvor intet annet er bestemt i disse vedtekter, kommer reglene i Kommuneloven med endringer om fylkeskommunalt foretak til anvendelse. Det vises til Lov av nr. 5. Vedtatt av Fylkestinget 27. april 2004 Sak: 0037/04 9

10 Del 4 Styreinstruks for Hedmark Trafikk FKF 1. Innledning Styrearbeid i Hedmark Trafikk FKF skal følge denne styreinstruksen. Styret kan i enkeltsaker vedta å fravike fra instruksen. 2. Formål med styrets arbeid Styret er ansvarlig for ledelsen av virksomheten i henhold til lov og vedtekter. Virksomheten skal utføres i samsvar med virksomhetens vedtektsfestede formål, samt retningslinjer, rammebetingelser og pålegg gitt av eier. 3. Møteplan, innkalling med mer Daglig leder skal en gang i året sammen med styreleder sette opp forslag til møteplan og hovedagenda for styremøter i den kommende styreperioden. Det skal avholdes minimum ett møte pr. kvartal. Styrets medlemmer innkalles pr. post/mail og i alminnelighet med en ukes varsel. Innkallingen skal inneholde en dagsorden som angir hvilke saker som skal behandles. Styrets leder skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører inn under styret. Både styrets medlemmer og daglig leder kan kreve at styret behandler bestemte saker. Styremedlemmer som er forhindret fra å delta på styremøtene, skal så snart som mulig varsle styrets leder som eventuelt innkaller vararepresentanter. 4. Saksforberedelse og dokumentasjon Daglig leder er ansvarlig for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker styret skal behandle. Saksdokumentene skal i alminnelighet være styremedlemmene i hende en uke før styremøtene, med mindre særlige grunner foreligger. Saksdokumentene skal inneholde et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag samt administrasjonens forslag til vedtak. Dokumentasjonen skal være så konkret og kortfattet som mulig. 10

11 5. Protokoll Styreleder sørger for at det føres protokoll fra så vel styremøter som styrebehandling uten møter. Den skal minst angi tid og sted, deltakere, behandlingsmåten og styrets vedtak. Styret velger selv hvem som skal fungere som styrets sekretær og protokollfører. Alternativt velger styret selv protokollfører blant styremedlemmene i hvert enkelt møte. Er styrets beslutning ikke enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot. Styremedlem og daglig leder som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning ført i protokollen. Protokollen skal underskrives av alle de styremedlemmer som har deltatt i behandlingen. Styreprotokollen skal sendes til styremedlemmene senest 1 uke etter at styremøte er avholdt. Styremedlemmene har da 1 ukes frist til å komme med merknader til styrereferenten om forhold som kreves endret eller inntatt i protokollen. 6. Behandling i møte Styrets leder eller den styreleder utpeker skal stå for presentasjon av den enkelte styresak. Styret kan treffe beslutning når mer enn halvparten av styremedlemmene er tilstede i møtet eller på annen måte deltar i styrbehandlingen. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandling av saken. Som styrets beslutning gjelder det som flertallet av de møtende har stemt for. De som stemmer for et forslag må likevel utgjøre mer enn en tredjedel av samtlig styremedlemmer for at forslaget skal anses som vedtatt. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. 11

12 7. Styrebehandling utenfor møte Saker som betryggende kan behandles uten møte, kan behandles i telefonkonferanse eller på den måten styrets leder bestemmer i samråd med daglig leder. Saker av vesentlig betydning for selskapet kan ikke behandles utenfor møte, med mindre saklig grunn foreligger. Det tenkes her på saker i følgende kategorier: Fusjon, oppkjøp eller andre vesentlige endringer av selskapets eierstruktur, betydelige investeringer og inngåelse av andre avtaler av stor betydning for selskapet, oppsigelse av daglig leder eller andre sentrale ansatte. 8. Habilitet Et styremedlem/daglig leder må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av et spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående at medlemmet/daglig leder må anses for å ha fremtredende personlige eller økonomiske særinteresser i saken. Det vises for øvrig til forvaltningslovens Taushetsplikt Styremedlemmer, daglig leder, protokollfører og andre som utfører oppdrag for selskapet har taushetsplikt om personopplysninger og/eller informasjon om forhold som det vil være av forretningsmessig betydning å hemmeligholde av hensyn til selskapet eller andre som opplysningen angår. Taushetsplikten gjelder ikke overfor daglig leder og/eller de øvrige styremedlemmene. Styremedlemmene er gjort kjent med at taushetsplikten også gjelder etter at styreverv er avsluttet og at brudd på denne kan medføre erstatningsansvar. Ved fratreden som styremedlem plikter medlemmet å tilbakelevere alt sensitivt materiale som vedkommende har mottatt fra virksomheten. 12

13 10. Daglig leder Daglig leder står for den daglige ledelsen av virksomheten og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Styret har instruksjonsmyndighet overfor daglig leder. Saker av uvanlig art eller vesentlig betydning skal forelegges styret. Hvis dette ikke er mulig og ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for virksomheten, skal styret snarest underrettes om den avgjørelsen daglig leder har tatt. Det er utarbeidet egen instruks for daglig leder. Det skal i den grad det er behov for det, være et nært samarbeid mellom styreleder og daglig leder også mellom styremøtene. Styret og det enkelte styremedlem kan til enhver tid kreve at daglig leder gir styret eller styremedlemmet en nærmere redegjørelse om bestemte saker. 11. Styrets opptreden utad Med mindre styret vedtar noe annet, er det bare styrets leder som skal uttale seg på styrets vegne. Alle eksterne henvendelser skal henvises til styrets leder. Styreleder kan gi daglig leder eller andre fullmakt til å gi informasjon. 12. Egenevaluering Styret skal minimum en gang i året evaluere sitt eget arbeid og foreslå forbedringer. 13

14 13. Saker som skal styrebehandles styrets myndighet Forvaltningen av virksomheten hører under styret. Styret beslutter disposisjoner som etter selskapets forhold er av vesentlig art eller av stor betydning, samt fører tilsyn med at selskapet ledes i overensstemmelse med vedtak fattet av eier og/eller styret, vedtektene og lovgivningen for øvrig. Styret skal: - Påse at virksomheten er forsvarlig organisert. I dette ligger bl.a. tilsetting av daglig leder. - Fastsette mål, planer/strategier og sørge for at selskapets medarbeidere er kjent med disse. - Fastsette retningslinjer for arbeidsdeling, bemyndigelser og instrukser mellom styret og administrasjonen. - Føre tilsyn med administrasjonens forvaltning av selskapets ressurser og dets eventuelle datterselskaper. - Påse at virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. - Foreta oppfølging av budsjetter og lignende, herunder selskapets likviditet, ordrebehandling, vesentlige funksjoner, finansieringsforhold, investeringer og særlige risikoer. - Gjennomgå selskapets perioderegnskaper i løpet av hvert regnskapsår og vurdere avvik fra budsjett, samt behov for budsjettkorreksjoner/korrigerende tiltak. - Sørge for at styrets årsberetning blir skrevet i henhold til gjeldende lovgivning. - Vedta og underskrive selskapets årsregnskap. Vedtatt i styremøte 15. oktober

15 15

16 Del 5 Instruks for daglig leder i Hedmark Trafikk FKF 1. Daglig leders virkeområde Daglig leder står for den daglige ledelsen av selskapets virksomhet. Daglig leder er underlagt styret og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Daglig leder kan ikke i noe tilfelle disponere i strid med vedtatte budsjettrammer og styrevedtak. Daglig leder skal sørge for at virksomhetens regnskap er i samsvar med lov og forskrift, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. Sammen med styret skal daglig leder sørge for en forsvarlig og hensiktsmessig organisering av virksomheten. 2. Rapportering Daglig leder skal minst hver tredje måned gi styret underretning om virksomheten. Denne skal inneholde opplysninger om virksomhetens økonomiske utvikling og forholdet til planene som ligger til grunn for driften. I tiden mellom styremøtene skjer rapportering til styrets leder, i den utstrekning dette er nødvendig. 3. Saksforberedelse Daglig leder er ansvarlig for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker styret skal behandle. Saksdokumentene skal være styremedlemmene i hende en uke før styremøtene, med mindre særlige grunner foreligger. Saksdokumentene skal inneholde et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag samt administrasjonens forslag til vedtak. Dokumentasjonen skal være så konkret og kortfattet som mulig. I saker som krever vedtak fra styret, skal forslag til vedtak fremlegges. 4. Deltakelse i styremøte Daglig leder har plikt og rett til å delta i styrets behandling av saker og til å uttale seg med mindre annet er bestemt av styret i den enkelte sak. 5. Styrebehandling utenfor møte Det vises til styreinstruks. 16

17 6. Habilitet Daglig leder må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av et spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående at daglig leder må anses for å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresser i saken. Det vises for øvrig til forvaltningslovens Opptreden utad Daglig leder kan uttale seg om forhold knyttet til den daglige driften av virksomheten med mindre annet følger av instruks fra styret eller styreleder. 8 Ansvar for interne kontrollrutiner Daglig leder skal sørge for at det etableres tilfredsstillende interne kontrollrutiner. Herunder skal han påse at: - ingen ansatte driver ulovlig virksomhet i arbeidstiden. - virksomheten har de tillatelser som er nødvendige for driften. - det legges grunnlag for et godt og sikkert arbeidsmiljø. - det etableres gode rutiner for kvalitetssikring. 9. Prinsipper for utførelse Daglig leder har selskapets prokura. Daglig leder plikter å sette seg inn i lover, forskrifter og instrukser som er relevant for virksomheten og stillingens ansvarsområde. Daglig leder kan delegere deler av sitt arbeidsområde eller opprette egne funksjoner som ivaretar oppgavene forbundet med disse. En slik delegasjon har ingen innvirkning på ansvaret i forhold til styret. 10. Forhold til øvrige instrukser Dersom det følger mer omfattende plikter/ansvar av ansettelsesavtale, lovgivning eller praksis, skal ikke denne instruks medføre begrensninger i disse. Tilsvarende gjelder for vedtak fattet av eier eller styret. Vedtatt i styremøte 15. oktober

18 Del 6 Fylkesrådets oppdragsbrev Hedmark Trafikk FKF Innledning a. Bakgrunn Fylkestinget vedtok , sak 26/10, at tidligere ramme- og ytelsesavtale mellom Hedmark fylkeskommune og Hedmark Trafikk FKF skal erstattes med oppdragsbrev som inneholder bl.a.: Økonomiske rammer, herunder rabattordninger Leveranser av kollektivtilbud Prioriterte satsingsområder, herunder miljø- og trafikksikkerhetshensyn Rapporteringsrutiner og omfang Møtefrekvens og dialog b. Roller Hedmark fylkeskommune er foretakets eier. Fylkestinget har ansvaret for å fastsette overordnede krav og målsettinger for kollektivtrafikken, stille krav til leveransen og fastsette økonomiske rammer for kollektivtrafikken i Hedmark. Fylkestinget fastsetter årsregnskap med revisjonsberetning og årsberetning. Fylkestinget vedtar også vedtekter og velger styre for foretaket. Fylkestinget vedtar styrets godtgjørelse. Fylkesrådet forestår den løpende kontakten og oppfølging med foretakets ledelse, og skal innkalle og gjennomføre foretaksmøter med foretakets styre og daglige leder. Fylkesrådet skal legge saker, som vedrører foretaket og krever fylkestingsbehandling, fram for Fylkestinget. Fylkesrådet har ikke instruksjons- eller avgjørelsesmyndighet overfor foretakets daglige leder innenfor styrets myndighetsområde, men kan instruere foretakets ledelse om å utsette iverksettelse av saker som skal behandles i Fylkestinget jf. kommuneloven 72. Forvaltning av løyveregimet med hjemmel i yrkestransportloven tilligger fylkeskommunen, delegert til fylkessjefen for samferdsel, kulturminner og plan (løyvemyndighet). Behov for antall og type løyver/konsesjoner og vilkår, avtales i samarbeid mellom løyvemyndighet og løyvehaver med bakgrunn i meldt behov fra Hedmark Trafikk FKF. Hedmark Trafikk FKF har utøverrollen dvs. ansvaret for å organisere den utøvende delen av kollektivtrafikken i Hedmark så som kjøp av transporttjenester, ruteplanlegging, markedsføring/ informasjon, utvikling av kollektivtilbudet, terminaldrift samt planlegging og iverksetting av tiltak. 18

19 Følgende myndighetsområder for tilskuddsberettiget rutetransport etter yrkestransportforskriften delegeres til foretaket: - Fastsettelse og godkjennelse av ruteplan (jf. 28) - Fastsettelse og godkjennelse av takstregulativ eller individuelle takster (jf. 29). Takstendringer som kan oppfattes som urimelige i forhold til gjengs takstnivå i andre fylker, skal godkjennes av fylkestinget. - Fastsettelse og godkjennelse av system for bruk av billettmaskiner, billetter, rabattkort og lignende (Jf. 30) - I samråd med andre myndigheter bestemme at ruter skal bruke rutebilstasjon, bestemte holdeplasser og bestemte gjennomkjøringslinjer (Jf. 32). Hedmark Trafikk FKF har ansvaret for å følge opp de ulike målsettinger som er satt i Regional Samferdselsplan Foretakets tildelte ramme Foretaket er rettslig og økonomisk en del av fylkeskommunen. Foretaket er underlagt fylkestingets budsjettmyndighet. Dette betyr at de fylkeskommunale budsjettene setter rammer for foretakets virksomhet, og styret er bundet av fylkestingets budsjettvedtak. a. Drift Endelig driftstilskudd vil bli vedtatt når Fylkestinget har behandlet fylkeskommunens årsbudsjett for Behov for økt tilskudd for å fremme kollektivtrafikk (som for eksempel bedret tilbud, nytt bussmateriell, universell utformet materiell, senkede billettpriser) fremmes som forslag til fylkestinget i sammenheng med budsjett- og økonomiplanprosessen. Fylkesrådet delegerer disponeringsfullmakten/anvisningsmyndigheten for netto ramme til styret i Hedmark Trafikk FKF. Styret fastsetter foretakets særbudsjett i henhold til Fylkestingets årsbudsjett. 19

20 b. Investeringer Hedmark Trafikk fremmer forslag til investeringer innenfor to hovedområder. Tiltakene skal bidra eller stimulere til å øke andeler kollektivtrafikkreiser i fylket og bygge på prinsippene om universell utforming: I. Infrastruktur som for eksempel holdeplasser, skyssterminaler, bussoppstillingsplasser, holdeplasser og andre tiltak som fremmer kollektivtrafikkens tilgjengelighet og raskere/ sikrere framføring på vei mv. II. Egeninvesteringer som for eksempel billettsystem, transportstyringssystemer, sanntidssystemer og lignende. Investeringer i punkt I fremmes som forslag til fylkestinget i forbindelse med årlig økonomiplanprosess og finansieres av fylkeskommunen. Investeringer i punkt II vedtas av styret i Hedmark Trafikk. Eventuelle låneopptak må vedtas og godkjennes av fylkestinget. Foretakets oppdrag I 3 i vedtekter for Hedmark Trafikk står følgende: «Hedmark Trafikk er et foretak som skal ha ansvar for overordnet ruteplanlegging og markedsføring av kollektivtilbudet, samt samordning av drift og kjøp av transporttjenester». Herunder er Hedmark Trafikk FKF tillagt oppgaver knyttet til videreutvikling av kollektivtrafikktjenester av ordinære personruter, organisering og kjøp av transporttjenester for elever i grunnskole og videregående skole og TT-transport. a. Nærmere om tilbudet Omfang av kollektivtilbudet bør kontinuerlig vurderes og eventuelt endres i henhold til føringer fra regional samferdselsplan Tilpasning av rutetilbudet overfor statlige satsninger som for eksempel NSBs ruteendringer. b. Tilrettelagt transport (TT) for forflytningshemmede Foretaket er den organisasjon som skal administrere ordningen i tråd med TT-forskriften som trådte i kraft 1. januar 2013 i henhold til vedtak i fylkestinget saker 86/11 og 30/12, samt fylkesrådets vedtak i sak 60/12. 20

21 Foretaket skal lede TT-nemnda, og skal i samarbeid med denne utarbeide eventuelle retningslinjer etter behov. Eldrerådet skal også ha anledning til å delta i arbeidet med utfyllende retningslinjer. Sekretariatsfunksjoner skal bestilles hos Kjørekontoret Innlandet AS. Oppgaver med kravspesifikasjon bestilles fra Kjørekontoret Innlandet AS gjennom et bestillingsbrev. c. Miljøkrav og universell utforming Det skal settes miljøkrav mht. bruk av miljøvennlig drivstoff og utslipp etter hvert som fornyelse av avtaler med operatørene gir grunnlag for det. Det skal settes krav til at vognmateriell oppfyller de til enhver tid gjeldende forskrifter/ retningslinjer for universell utforming etter hvert som bussparken fornyes. Hedmark Trafikk FKF skal arbeide aktivt for å utvikle skysstasjoner på sentrale knutepunktsteder i fylket med tanke på universell utforming. d. Felles billettering for kollektivtransport Takstsamarbeid på nasjonalt nivå med andre kollektivtransportaktører og Interoperabilitetstjenester AS, skal videreutvikles slik at samme billettkort kan brukes i hele landet uavhengig av utsteder og transportmiddel. e. Informasjon/markedsføring Videreutvikle universelt utformet sanntidsinformasjon med fokus på knutepunkt. Markedsføring søkes dreid over fra papir til mer miljøvennlige medier. Identifisere ulike målgrupper og gjennomføre markedstiltak som skal fremme kundevekst. Det gjennomføres brukerundersøkelser om kundetilfredshet annethvert år. Neste gang blir i f. Trafikksikkerhet Sørge for god informasjon til våre kunder om at vi har sikkerhetsbelter på bussen. I samarbeid med flere aktører ha fokus på bruk av sikkerhetsbelte i bussene. Hedmark Trafikk skal være representert uten stemmerett i Hedmark Trafikksikkerhetsutvalg. 21

22 g. Skoleskyss Dialog mellom Hedmark Trafikk FKF og Videregående Opplæring for å planlegge skoletransporten for videregående skole skal videreutvikles. Dialog mellom Hedmark Trafikk FKF og kommuner/skoler for å planlegge skoletransporten for grunnskolen. Påvirke skolene til å starte og slutte på de tidspunkter som passer best for en mest mulig effektiv og miljøvennlig avvikling av skoletransporten. Dialog med løyvemyndighet så tidlig som mulig før nytt skoleår når behovet for drosjekapasitet er kjent. h. Anbud Kollektivtransporten i hele fylket skal anbudsutsettes innen 2019, og foretaket skal gjennomføre dette i henhold til anbudsplanen som inngår i tiltaksplanen for i. Prosjekter for utvikling av kollektivtrafikken Knute-KID videreutvikles fra 2014, hvor fokus er på styrking av knutepunkter gjennom justert rutetilbud og informasjonsmateriell på de viktigste knutepunktene. Arbeidet med Mjøsnett videreføres. KID Fjellregionen sees i sammenheng med anbud som startes opp i denne regionen i KID Pasientreiser videreføres under forutsetning av fortsatt statlige tilskudd. j. Øvrige oppdrag Hedmark Trafikk FKF lager grunnlag for fylkestingsmelding om utvikling i rutetilbudet, passasjertall, økonomi, miljøregnskap mv. innen utgangen av august Foretaket skal delta i øvrig samferdselsplanlegging i det omfang som Fylkesrådet finner hensiktsmessig. Eventuelle midler til å dekke egenandel til KID - og BRA-prosjekter (henholdsvis utvikling av kollektivtrafikk i distriktene og midler til universell utforming av kollektivtrafikken), og eventuelle andre prosjekter, innarbeides i foretakets budsjett og økonomiplan. Hedmark Trafikk FKF pålegges å gjennomføre eventuelle Fylkestingsvedtak som fattes innenfor dette oppdragsbrevets gyldighetsperiode. 22

23 Foretaket har ansvar for reetablering og gjennomføring av Kollektivforum, jf. fylkestingssak 26/10 pkt. 4. Måle effekt av ordning med rabatter for unge voksne mellom 20 og 30 år som ble innført 1. juli

24 Føringer Regional planstrategi Samferdselspolitikken skal bidra til vekst og utvikling og løse transportbehovet for befolkning og næringsliv gjennom satsing på veg, kollektivtrafikk og bane, og med fokus på miljø og trafikksikkerhet og universell utforming. Det skal blant annet fokuseres på følgende i inneværende fireårsperiode: Videreutvikling av et effektivt, miljøvennlig og universelt utformet transportsystem med fokus på investeringer i riksveg, fylkesveg og jernbanenettet. Videreutvikle et fremtidsrettet og effektivt kollektivtilbud. Regional samferdselsplan Regional samferdselsplan (RSP) er lagt til grunn for arbeidet med tiltaksplan for Hedmark Trafikk FKF. Målsettinger i RSP er gruppert og synliggjort under temaene tilgjengelighet, bosetting, næringsliv, miljø og trafikksikkerhet. Følgende målsettinger er særlig relevante for foretaket: Trafikkavviklingen og påliteligheten i veg- og kollektivtransport i Hedmark skal bedres. Sikre helhetlig markedsføring av kollektivtilbudet i Hedmark. Hele reisekjeden skal være universelt utformet. Øke kollektiv transportandel i Hedmark der hvor det er konkurranseflate mellom personbil- og kollektivtransport. Klimagassutslipp og lokal luftforurensning som følge av transport skal begrenses. Målene skal tilnærmes gjennom de fire strategiene by-, region og distrikt-, interregional- og transittstrategi. Følgende tiltaksområder er relevante for foretaket: 24

25 Under bystrategi Utvikle effektive kollektivknutepunkter og holdeplasser samt øke den kollektive transportandelens andel av totaltrafikken - Bedre bussens framkommelighet i byene - Utvikle gode og funksjonelle stopp og parkeringsmuligheter for bil og sykkel ved knutepunkter samt tilrettelegge for sykkel på buss - Gjennomføre forsøk med reduserte takster på utvalgte ruter/områder Markedsføre kollektivsystemet inklusive ekspressbusser og jernbane overfor befolkningen Sikre kollektivtransportens arealbehov med tanke på utvikling av terminaler og innfartsparkering Universell utforming av kollektivtrafikken herunder knutepunkt, holdeplasser, fotgjengersoner, transportmateriell og informasjonssystemer Arbeidet med samordnet miljø-, areal- og transportplanlegging skal videreføres Stille krav overfor transportørene om miljøvennlig drift Se på muligheten for innføring av KID-ordning (kollektivtrafikk i distriktene) i større deler av Hedmark Under region og distrikt strategi Etablere direkte forbindelser mellom regionsentra med buss og tog Etablere gode ordninger med bestillingsruter i distriktene Skape sikker og trygg skoleskyss ved å ha sitteplass til alle, sikkerhetsbelter og trygg adkomst til skole/holdeplass Legge til rette for samkjøring og overgang mellom bil og kollektive transportmidler Utvikle ordning for gods på buss 25

26 Under interregional strategi Inngå samarbeidsavtale med staten og tilgrensende fylkeskommuner om felles billetteringssystem Innføre samordnet rutenett i Mjøsregionen Bedre korrespondansen mellom ulike kollektivsystemer Hedmark Trafikk FKF Tiltaksplan Foretaket har utarbeidet en tiltaksplan for perioden som ble vedtatt av fylkestinget i desember Denne skal sikre en sammenhengende og helhetlig planlegging og drift av virksomheten. Oppdragsbrevet for 2015 er i tråd med det andre året av denne planperioden. Målsetninger for 2015 Fylkesrådet fastsetter følgende resultatmål for 2015: Antall ordinære reisende skal økes med minst 3 % i 2015 forhold til Sanntidsinformasjon skal videreføres med minst 5 nye skjermer innen utgangen av året. Minst et nytt anbudsområde skal være utlyst innen 1. juni En andel på 50 % av bussene bør ha betalingsterminal i løpet av Foretaksmøter Det skal avholdes minst 2 foretaksmøter hvert år mellom foretaket og eier. Hele styret innkalles til foretaksmøtet på våren, mens kun styreleder innkalles til foretaksmøtet på høsten. Styremøter Fylkessjefen for samferdsel, kulturminner og plan har anledning til å møte i foretakets styremøter som observatør. 26

27 Rapportering I 2015 skal det rapporteres til Fylkesrådet ved tertialrapporter. Fylkeskommunens mal for tertialrapportering legges til grunn med kommentarer på avvik, årsprognose og tiltak. Rapporteringen skal også vise sammenligning mellom budsjett og regnskap. Hedmark Trafikk FKF skal i mars (årsrapport) rapportere på utkjørte kilometer i busstrafikken, antall passasjerer, trafikkinntekter, oppnådde miljøresultater og kostnader på utførte tjenester. I desember 2015 skal foretaket i samarbeid med samferdsel, kulturminner og plan gjennomføre en evaluering av måloppnåelse og gjennomføring av oppdrag i henhold til dette oppdragsbrevet. Kopi av innkallinger til og protokoller fra styremøter, samt informasjon ved beredskapssituasjoner, skal sendes Fylkesrådet, Fylkesdirektøren og Fylkessjef for SKP ved postmottak@hedmark.org. Med hilsen Per Gunnar Sveen Fylkesrådsleder Vedtatt i fylkesrådet

28 hedmark-trafikk.no Kopi&Grafisk, MjøsAnker AS