Til fakultetsstyret HF

Transkript

1 Til fakultetsstyret HF Dato: 17. desember 2013 VEDTAKSSAK Saksnr.: FSHF-sak 4/2014 Journalnr.: 2013/5628 Saksbehandler: Ewelyn Jordal NY FOU-SEKSJON VED FAKULTET FOR HELSEFAG Forslag til vedtak: 1. Fakultetsstyret anbefaler at det opprettes Seksjon for FoU ved Fakultet for helsefag. 2. Seksjon for FOU ledes av en seksjonssjef, som rapporterer til fakultetsdirektør. 3. Stillingsressursene i dag overføres til Seksjon for FoU fra fakultetsdirektørens stab. 4. Endringen trer i kraft fra 1. august Innledning FoU-administrasjonen ved Fakultet for helsefag ivaretas i dag av to seniorrådgivere og en rådgiver som er organisatorisk plassert i stab til fakultetsdirektør. Endringer internt og eksternt (som vi kommer tilbake til under pkt.5) tilsier at dagens organisering av FoU-administrasjonen på fakultetet ikke er den best egnede til å til å oppfylle fakultetets og høgskolen strategiske målsetninger. Det foreslås å endre organiseringen av FoU-administrasjonen ved at det opprettes en Seksjon for FoU, ledet av en seksjonssjef. Vi vil i dette saksframlegget først opplyse om formell saksgang i saken. Nåværende organisering og saksområde for FoU-rådgiverne på fakultetet gjennomgås. Vi belyser deretter det vi mener er utfordringene med den nåværende organiseringen. Det redegjøres også kort for endringer i interne og eksterne forhold som har betydning for organiseringen av forskningsadministrasjon på fakultetet og hvordan en ny seksjonsorganisering kan bidra til å møte utfordringene. Det vil i dette saksframlegget ikke bli tatt opp detaljer i arbeidsdeling internt i den foreslåtte seksjonen. 2. Saksgang Det er i en omorganiseringssak viktig å sikre medbestemmelse for de berørte medarbeiderne. Medarbeiderne i FoU-administrasjonen har vært i løpende dialog med fakultetsdirektør i saken. I arbeidsmøter , og har de gitt verdifulle innspill til forslag til ny organisering. Dekanens ledergruppe ble orientert om forslaget i oktober 2013 og den ble også lagt fram i ledergruppens møte Ledergruppen stiller seg positiv til forslaget. Fakultetsdirektør la

2 også fram en orientering om forslaget i fakultetets FoU-utvalg FoU-utvalget stiller seg bak forslaget om en FoU-seksjon ved fakultetet. Informasjon om at dekan har bedt administrasjonen utrede organiseringen av FoU-rådgivningen, ble lagt fram for IDF-møtet på Fakultet for helsefag som en informasjonssak (se IDF-sak 46/2013 Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene). Saken legges fram for fakultetets IDF-møte som drøftingssak Under forutsetning av at Fakultetsstyret godkjenner forslaget til ny organisering i møtet , sendes saken til Høgskolestyret for vedtak våren Forut for behandling i Høgskolestyret legges saken fram for sentralt IDF-møte som forhandlingssak. Det tas sikte på at en omorganisering kan tre i kraft Nåværende organisering Pt består FoU-administrasjonen ved Fakultet for helsefag av to seniorrådgivere og en rådgiver som er organisatorisk plassert i stab til fakultetsdirektør. Det var ansatt en FoU-rådgiver på hhv Avdeling for sykepleie og Avdeling for helsefag ved HiO. Disse ble ved fusjonen plassert i stab til fakultetsdirektør ved nytt Fakultet for helsefag. I tillegg ble en ny FoU-rådgiver ansatt FoU-administrasjonens hovedoppgaver er å gi god forskningsstøtte til forskerne, støtte ledelsen i utvikling og oppfølging av fakultetets og høgskolens forskningsstrategi og drifte ph.d.-programmene. Forskningsadministrasjon innebærer i store trekk rådgiving til forskere, forskningsstrategisk og politisk planarbeid, utrednings- og analysearbeid, utvikling og oppfølging av juridiske/lovpålagte rutiner (datalagring, forskningsetikk etc.) og driftsoppgaver. Administrasjonen må være aktiv på eksterne arenaer for nasjonale og internasjonale strategier og politiske føringer. Hver medarbeider i FoU-administrasjonen har en selvstendig saksportefølje hver enkelt har ansvar for. Arbeidsoppgavene er i hovedsak fordelt ut fra at medarbeiderne i FoU-administrasjonen er kontaktpersoner ovenfor ulike institutter, noen arbeidsoppgaver er i tillegg fordelt ut fra kompetanseområde. Medarbeiderne har videre et ansvar til å gi koordinator oversikt over arbeidsoppgaver og status. For oversikt over arbeidsoppgaver i FoU-administrasjonen, se vedlegg 1 En seniorrådgiver har en koordinatorrolle i administrasjonen, men uten personal- og budsjettansvar. Hun koordinerer, følger opp, initierer endringer samt kommuniserer med ledelsen på områdene der alle rådgiverne har oppgaver. Koordinator sikrer daglig oppfølging av oppgaver i FoUadministrasjonen og har ansvar for at FoU-administrasjonen har fast ukentlig møte. Koordinator får oppgaver direkte fra dekan, prodekan for forskning og fakultetsdirektør, og har ansvar for jevnlige møter med forskningsdekanen for å sikre at fakultetets samlede FoU-portefølje ivaretas. Noen av møtene er med koordinator og forskningsdekan, noen møter er med forskningsdekan og alle i FoUadministrasjonen, men uten fakultetsdirektør. Koordinator vil kunne koble flere medarbeidere til oppgaven dersom det blir knapphet på tid, eller ved at en eller de andre har ferdigheter og kunnskaper som vil bidra til at oppgavene løses på en god måte, men har ikke personalansvar for de andre rådgiverne. Høgskolen i Oslo og Akershus side 2

3 Fakultetsdirektørens stab for øvrig, består av fire personer som til sammen ivaretar fakultetsstyreoppgaver, IDF, utredninger, høringer, planer og rapporter, kvalitetssikring, kommunikasjonsoppgaver, nettredaksjon mm. 4. Utfordringer med nåværende organisering Utfordringene med nåværende organisering kan deles inn i tre hovedområder: 1) ledelsesforankring, 2) samarbeidsarenaer og 3) organisatorisk struktur. FoU-administrasjon er på et så stort fakultet som HF ikke en naturlig stabsfunksjon, men bør være linjeorganisert. Seksjonsorganisering er et virkemiddel for å oppnå dette. Når det gjelder ledelsesforankring og bruk av koordinatorrolle fører dagens organisering til at FoUadministrasjonen ofte blir utydelig i det administrative samarbeidet ved fakultetet, ettersom administrasjonen ikke har en faglig ledelse som deltar i seksjonssjefsmøter og utvidede lederseminarer. Fakultetsdirektøren, som er den formelle leder av FoU-administrasjonen, har ikke den detaljerte oversikten over feltet forskningsadministrasjon som er nødvendig for å bringe saker videre til de andre seksjonene/ledergruppen. Dette er ikke spesielt for FoU-administrasjon, fakultetsdirektør verken kan eller skal ha en slik detaljert oversikt over arbeidet som utføres i seksjonene for hhv økonomi, HR eller studieadministrasjon. Det er det de respektive seksjonssjefene som skal ha. I tillegg sist må det understrekes at koordinatorrollen er en uklar rolle som ikke har et definert mandat, og heller ikke er en del av organisasjonsstrukturen/linjen. Dagens organisering legger i for liten grad til rette for samarbeid med andre administrative seksjoner/enheter. Manglende samarbeidsarenaer i linjen fører til tunge administrative rutiner og prosesser. God forskningsstøtte mht. forskningsprosjekter og drift av ph.d.-programmene krever godt samarbeid mellom FoU-administrasjon, Seksjon STU (inkludert internasjonalisering) Seksjon for økonomi og Seksjon for HR. Alle de seksjonene har en seksjonssjef som inngår i fakultetsdirektørs ledergruppe, noe FoU-administrasjon ikke har. Samarbeidet med de andre seksjonene på fakultetet må fungere på tvers av linjeorganisasjonen og det er ikke det optimale for en driftssituasjon. Organiseringen gir heller ikke administrativ støtte til prodekan for forskning tilsvarende det prodekan for utdanning har ved seksjonssjef for studieadministrasjon og internasjonalisering. Organisatorisk struktur på FoU-administrasjon på fakultetet speiler ikke organisatorisk struktur på sentralt nivå i institusjonen. Dette er en utfordring når det gjelder samarbeid mot sentralt nivå. Her kan nevnes at i fellesadministrasjonen er det Avdeling for forskning og bibliotek (Inkludert FoU-seksjon) og Avdeling for studier, utdanningskvalitet og internasjonalisering. På fakultetene er det kun Seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering. Når det gjelder utvalgsstruktur, finner vi forskjeller som har betydning for ivaretagelse av administrative støttefunksjoner til utvalgene. Fakultetet har FoU-utvalg, doktorgradsutvalg og studieutvalg, men kun Seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering. 5. Endringer internt og eksternt etter fusjonen Fakultet for helsefag er HiOAs største og har i 2013 fått akkreditert en nytt ph.d.-program. Fakultetet har med det to ph.d.-programmer som skal driftes. Etter fusjonen har fakultetet også innført forskningsgrupper og økt det faglige samarbeidet både med helseforetakene og andre. HiOA har vedtatt universitetsstrategien 2020 som slår fast at høgskolen skal prioritere «forskningsaktiviteter som fører til økt vitenskapelig publisering i tellende kanaler og økt ekstern finansiering, særlig fra NFR og EU». Det er også et prioritert område «å utvikle en solid Høgskolen i Oslo og Akershus side 3

4 forskningsinfrastruktur». Fakultet for helsefag har i sin strategiplan for perioden satt seg som mål å styrke forsknings- og utviklingsaktiviteten på fakultetet. Fakultetet har utfordringer på kompetanseprofilen, og andelen førstestillingskompetansen må øke, det samme gjelder publiseringsaktiviteten og ekstern finansering av prosjekter. Strategiplanen framhever også betydningen av å sikre effektiv forvaltning av FoU-ressursene gjennom profesjonell forskningsledelse og organisering. Nasjonale utviklingstrekk og føringer bidrar også til at forskningsstøtten må styrkes. Styret for Universitets- og høgskolerådet etablerte i juni 2013 NARMA - Norsk nettverk for forskningsadministrasjon. Nettverket sikrer kunnskapsutvikling innen FoU-administrasjon på universiteter og høgskoler i Norge og bidrar til en profesjonalisering av forskningsadministrasjon i UH-sektoren. I NFRs evaluering av norske fagmiljøer innenfor biologi, medisin og helsefag i 2011, ble det også understreket at administrativ støtte til planlegging og skriving av søknader om forskningsstøtte og gjennomføring av prosjekter burde være tilgjengelig for alle forskningsmiljøene. Helseforskningsloven trådte i kraft 1. juli 2009 og regulerer medisinsk og helsefaglig forskning på mennesker, humant biologisk materiale eller helseopplysninger. Loven pålegger forskere og institusjonene mange oppgaver tilknyttet forskningsvirksomheten, herunder protokollføring, internkontroll, behandling i forskningsetiske komiteer, oppbevaring av datamateriale mm. Økende krav til oppgaver i og rundt forskningsprosjekter krever også en økt profesjonalisering innenfor FoUadministrasjon og rådgivning. Horisont 2020 /Horizon 2020 er EUs nye rammeprogram for forskning og innovasjon, med oppstart januar Horisont 2020 fokuserer innsatsen på tre felt, deriblant «forskning for å løse samfunnsutfordringer» der «helse» er en vesentlig del. Mange av forskningsgruppene ved fakultetet har tematikk som er meget relevante for programmet og fakultetet ønsker å satse på søknader om prosjektfinansiering fra rammeprogrammet. En slik ekstra satsing inn mot rammeprogramfinansiering krever også økt innsats på støtte til både skriving av søknader og oppfølging av prosjektene, og utgjør et ansvarsområde som krever spesiell kompetanse, oppfølging og styring. Utviklingen internt og eksternt gjør at FoU-administrasjonen må ivareta en omfattende og variert oppgaveportefølje, som kan kategoriseres her (ikke uttømmende liste): Ph.d.-programmene: o Systematisk tildeling av stipendiatstillinger o Utvikle rutiner til tildeling og tilsetting o Utvikle og forvalte to emneporteføljen til to ph.d.-program o Rutiner for gjennomføring av disputaser Forskningsorganisasjon: o Instituttlederstøtte til å utvikle forskningspolicy på instituttnivå o Forskningsgrupper og ivareta forskningsgruppelederne o Policy og forvaltning strategiske midler HiOA og fakultetet o Eksterne finansieringskilder oversikt og kompetanse Individuell forskningsstøtte: o Bistå forskere (grupper og enkeltforskere) i søknadsskriving o Analysere tilslag o Analyseres avslag Ivareta krav jf helseforskningslovene, hvor institusjonene har et stort ansvar Høgskolen i Oslo og Akershus side 4

5 Søknader til Regionale etiske komiteer og Norsk Samfunnsvitenskapelig Datatjeneste Sikker lagring og korrekt tilgang til forskningsdata FoU-administrasjon har utviklet seg til å utgjøre en egen administrativ profesjon på linje med HR, økonomi og studieadministrasjon, og trenger faglig fellesskap og en leder med FOU-administrativ erfaring og kompetanse, for å kunne drifte og støtte alle oppgavene på en god måte. 6. Forslag til organisering av ny seksjon Økt satsning på forskning og utvikling er viktig for høgskolens overordnede strategiske målsetning i Strategi For å nå de strategiske målene til fakultetet og høgskolen innen FoU, må det finnes et administrativt støtteapparat som legger til rette for dette. Dette gjelder i hovedsak solid forskningsstøtte, men også samarbeid med ledelsen og andre administrative enheter (internt og eksternt). Det foreslås derfor å opprette en egen seksjon for FoU-administrasjon og rådgivning ved Fakultet for helsefag, kalt Seksjon for FoU. Det foreslås at seksjonen skal ledes av en seksjonssjef med personalansvar, og som rapporterer til fakultetsdirektør. En egen seksjon for FoU-administrasjon vil tydeliggjøre FoU som den kjernevirksomheten den er og bidra til å gjøre tjenestene bedre kjent og tilgjengelig overfor brukergruppen, som i hovedsak er fakultetets egne faglige ansatte. Ny organisatorisk struktur vil gi en direkte og tydeligere og bedre samarbeidsarenaer med andre administrative enheter og ledelse ved fakultetet, HiOA sentralt og eksterne UH-institusjoner med tilsvarende organisatorisk struktur. Organiseringen vil bedre matche øvrig organisasjonsstruktur og utvalgsstruktur. Det ble fastsatt i fusjonsvedtaket at hvert fakultet skulle ha seksjon for hhv HR, økonomi og studieadministrasjon. Forslaget her avviker derfor fra den hovedstrukturen som i sin tid ble lagt til grunn for organiseringen av det administrative arbeidet. Det er imidlertid skjedd så mye i og utenfor organisasjonen siden fusjonstidspunktet, at det er tilrådelig å tenke nytt om organiseringen av fakultetets administrasjon. Vi viser bl.a. til at det ved fakultet LUI i tiden etter fusjonen er etablert en egen seksjon for oppdragsvirksomhet (S-sak 28/2012, vedtatt i Høgskolestyret 26. juni 2012). Vi viser også til at det ble etablert ny seksjon for praksisadministrasjon ved Fakultet LUI (S-sak 17/2013, vedtatt i Høgskolestyret 11. juni 2013). Hovedstrukturen ved det fakultetet er således allerede endret etter fusjonstidspunktet. En seksjonssjef vil ha områdeansvar for FoU-administrasjon og rådgivning og vil kunne drive dette området med en spesialkompetanse som fakultetsdirektør ikke forutsettes å kunne ivareta. En egen seksjon vil avlaste fakultetsdirektøren og vil også medføre at enheten i større grad kan trekkes med i fakultetets samlede ledelse. Det forutsettes også at hvis seksjonen får en egen leder, vil det føre til raskere saksbehandling og avgjørelser enn det som er mulig å få til i dag, når det er fakultetsdirektør som er ansvarlig. Seksjonssjef gir tydeligere ansvar, myndighet og samarbeid med øvrige seksjoner om oppgaver i skjæringspunktet mellom seksjonene. Det vil gi bedre håndtering av både drifts- og strategiske oppgaver og vil føre til en profesjonalisering av forskningsadministrasjon for å gi maksimal forskningsstøtte. Dette er oppgaver som en koordinatorrolle ikke kan ivareta. Høgskolen i Oslo og Akershus side 5

6 Det ble i forbindelse med fusjonen foreslått at lederspenn for administrative ledere bør begrenses opp til 20 personer. Det foreslås her en ny leder for en seksjon med per i dag 3 ansatte. Denne lederen skal ha egen saksportefølje, det er ikke kun strategiledelse. Det er imidlertid ikke bare antall medarbeidere som bør ligge til grunn for hvorvidt arbeidet bør organiseres i en egen seksjon. Det er også hensiktsmessig å skille ut visse funksjoner som grunnlag for en slik enhet. I dag har FoUadministrasjonen en koordinator på seniorrådgivernivå som utfører en del av de oppgavene som vil tilfalle en seksjonssjef. Når det gjelder stillingsbeskrivelse for en seksjonssjef, så er det tilsettingsorganet på høgskolen som godkjenner stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav. Det understrekes at det ikke foreslås å innføre et nytt ledernivå, det foreslås å gi FoU-administrasjon en lederfunksjon tilsvarende øvrige administrative funksjoner på fakultetet. Det er imidlertid slik at utlysing av en stilling som seksjonssjef vil bety behov for økte ressurser. Det må derfor understrekes at dette er en lederstilling som vil ha høy grad av egen saksportefølje innenfor seksjonens ansvarsområde. FoU-administrasjon på fakultetet må styrkes med studieadministrativ kompetanse. Det er imidlertid begrunnet i støtte til ph.d. programmene (nytt ph.d. program opprettet høsten 2013) og ikke pga. opprettelse av ny seksjon. Studieadministrativ støtte til ph.d.-programmene er helt nødvendig, uansett organisering. De interne og eksterne utviklingstrekkene som er kort berørt tidligere i saksframlegget, viser et økt behov for spesialisering innenfor juridiske, prosjektøkonomiske, tekniske, forskningsadministrative og forskningsetiske områder. Dette krever økt kompetanse, og bedre utvikling og forvaltning av denne kompetansen. For å ivareta disse økte og økende kravene, vil et eget ansvarsområde innenfor en seksjon bidra til dette og med det, bidra til å nå de overordnede strategiske målene for fakultetet. Det forutsettes at en ny seksjon med eget ansvarsområde vil legge til rette for bedre samarbeid med ledergruppen, andre seksjonssjefer og til FoU sentralt ved HiOA og sikre fakultetet en bedre kontaktflate for å utvikle enklere administrative rutiner. Det forutsettes også at det vil gi bedre kontaktpunkt for ledelse og forskere, og eksterne institusjoner. Egen seksjon med personalansvar innenfor seksjonen kan bidra til gi bedre utnyttelse av ressursene pga. tettere oppfølging og mer robust støtte til drift og utvikling av ph.d.-programmene og støtte til faglig ledelse av programmene. Nina Waaler Kristin Nordseth Vedlegg: 1. Oversikt over arbeidsoppgaver i FoU-administrasjonen i dag For mer informasjon om NARMA: Info om NFR-evalueringen finnes her: skning/ ?lang=no Høgskolen i Oslo og Akershus side 6

7 Vedlegg 1 Oversikt over arbeidsområder innenfor FoU-administrasjon Overordnet Bistå dekanatet i forskningspolitisk-/strategisk planarbeid og forskningsledelse Bistå dekanatet i utrednings- og analysearbeid knyttet til feltet Følge opp fakultetets kontakt med andre fakulteter, finansieringskilder (NFR, EU) samt evt. departementer, direktorat og helseforetak Internt rettet Rådgivning for forskere og instituttledere generelt Kontaktperson/brukerveiledning for Cristin FoU-tid søknader FoU-workshop Rapporter om forskningsaktivitet Eksternt rettet Forskningsformidling, internasjonalisering Forskerutveksling, inkl ph.d.-kandidater Innovasjon/entreprenørskap/kommersialisering/PR Samarbeidsavtaler FoU Utvalg Administrativ støtte til og drifting av FoU-utvalget og Doktorgradsutvalget Medlem av FUS (forskerutdanningssekretariatet) v/hioa Ph.d.programmene Implementering av ph.d. i helsevitenskap: budsjett, promotering, opptaksrutiner mm Administrativ støtte til faglig leder og all oppfølging av ph.d.-kandidater på to programmer Intern finansiering Strategiske midler fra HiOA og HF innen FoU Kommunikasjon med Seksjon for økonomi om rammer og bruk og overføring av midler Utforming av utlysning, justeringer av utlysning i samarbeid med utvalg oa Søknadsskjema, sortere og rangere Innstilling til utvalg, dekan oa Kommunikasjon med søkerne Ekstern finansering Søknader om ekstern finansiering: informasjon om utlysninger, søknadsveiledning/kvalitetssikring, oppstartmøter, kontraktsinngåelse, informasjon og veiledning om rapportering, generell oppfølging av eksternt finansierte prosjekter Strategisk arbeid mot Forskningsrådet og EU (Horisont 2020) Informasjonsarbeid på nett Utvikling av informasjon på nett og publisering/oppfølging av nødvendig informasjon FoU-sider, forskningsgruppene, forskerprofiler, instituttprofilering mm Prosjektdata Oppfølging av krav jf Helseforskningsloven Prosjektportefølje, kontrollrutiner, informasjon til forskere og studenter Høgskolen i Oslo og Akershus side 7

8 Oppfølging av enkeltprosjekter Informasjonssikkerhet og arkivering av prosjektdata Informasjon og prosjektstøtte til forskere og studenter Oversikt over prosjektporteføljen til HF mht Regional etisk komite og Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste Høgskolen i Oslo og Akershus side 8