Tilsyn med Risør kommune - beredskapsplaner og forebyggende beredskap rapport

Transkript

1 Stab Risør kommune Postboks RISØR Deres ref. Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Dato 2016/ Tilsyn med Risør kommune - beredskapsplaner og forebyggende beredskap rapport Vedlagt ligger Fylkesmannens endelige til rapport etter tilsyn med Risør kommune 25. januar Vi takker for et åpent og konstruktivt samarbeid før, under og etter tilsynet. Med hilsen Dag Auby Hagen Ass. fylkesberedskapssjef (e.f) Brevet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Saksbehandler: Dag Auby Hagen, tlf: Kopi til: Jan Gunnar Bjørtvedt Yngve Årøy Hallvard Kile Olav Ramse Bygland Postadresse: Postboks 788 Stoa, 4809 ARENDAL, Telefon: Besøksadresse Arendal: Ragnvald Blakstadsv. 1, 4838 Arendal Besøksadresse Kristiansand: Tordenskjoldsgate 65, 4614 Kristiansand E-post: fmavpost@fylkesmannen.no Nettside: Org.nr NO

2 Bakgrunn for tilsynet Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, Sivilbeskyttelsesloven 14 og 15 samt forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10. Tilsynet tok for seg Risør kommunes generelle arbeid innen samfunnssikkerhet med fokus på risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS), beredskapsplaner, forebyggende samfunnssikkerhet og sikkerhet ved store arrangementer. Generelt Risør kommune ble gjort kjent med tilsynet i god tid før gjennomføringen. Det er gjennomført et formøte med kommuneledelsen om rammer og forventninger. Kommunen er ved flere anledninger orientert om kravene i ny forskrift og muligheten til å delta på tilsyn, beredskapsdager og øvelser i omliggende kommuner. Dette for å tilby en god læringsarena som forberedelse før tilsyn og derigjennom gi mulighet til forbedring av eget samfunnssikkerhetsarbeid. Hovedinntrykk Arbeidet med samfunnssikkerhet har god ledelsesforankring. Det er god forståelse for krav i lov og forskrift. Kommunalsjef for plan, teknisk og støttefunksjoner er nærmeste overordnede for beredskapskoordinator. Rett før tilsynet var det skifte av beredskapskoordinator. Både ny og avtroppende beredskapskoordinator var med på tilsynet. I så måte var tilsynet et fint overlappingstidspunkt. Vi registrer både god faglig forståelse og godt engasjement hos alle. Kravene til helhetlig og systematisk samfunnssikkerhetsarbeid ble skjerpet ved ny lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt (Sivilbeskyttelsesloven 14. og 15) med tilhørende forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt. Nye veiledere for hvordan arbeidet bør gjøres ble utviklet og gjort alminnelig kjent i Fokuset på samfunnssikkerhetsarbeidet i Risør er øket de siste årene. Det kommer frem under tilsynet at det er vanskelig å sette av nok ressurser. Samtidig er det forståelse for at funksjonen som beredskapskoordinator er viktig. Videre at kommunen kan spare tid og ressurser på å bekle en slik stilling med en person med relevant kompetanse, god helhetsoversikt og høy motivasjon for å bringe beredskapsarbeidet til riktig kvalitet på en rask, koordinert og effektiv måte. De som skal samarbeide med beredskapskoordinator antyder behovet for økt satsing. Spesielt i forbindelse med tilsynet og etterfølgende prosess. Ledelsen er tydelig på hvordan beredskapsarbeidet er delegert ut i resten av organisasjonen og hvordan dette forutsetningsvis skal følges opp gjennom det nyetablerte og delvis utviklede internkontrollrutiner i QM+. Rutinene skal sikre kvalitet og at beredskapsarbeidet blir en del av det helhetlige og kontinuerlige arbeidet i kommunen. Det gjenstår noe arbeid før dette blir et godt styringsverktøy. Side 2 av 10

3 Resultater fra tilsynet Det vises til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap sin «Veileder til forskrift om kommunal beredskapsplikt av februar 2012» for ytterligere forståelse av lov og forskriftskrav. Det vises også til «Veileder til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i kommunen av oktober Det er ikke gitt avvik kun merknader. Rapporten ble forelagt og gjennomgått med kommunen Kommunen er enig i rapportens innhold og skal etter avtale rapportere på oppfølging av merknadene innen Definisjoner Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt i sivilbeskyttelsesloven og/eller i forskrift til kommunal beredskapsplikt. Merknad: Funn det er grunn til å påpeke for å sikre forbedring i oppfølging av bestemmelsene beredskapsplikten. Følgende merknader ble avdekket under tilsynet: Merknad nr Formål Forskriften skal sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter kommunen som myndighet innenfor sitt geografiske område, som virksomhet og som pådriver overfor andre aktører. Merknaden: Kommunen sier selv at de må bli mer aktive som pådriver for andre aktører. De vil i første omgang invitere bredt til deltakelse ved prosesser som risiko- og sårbarhetsanalyser, øvelser og møter i beredskapsrådet. Arbeidet starter allerede denne våren i forbindelse med planlagte aktiviteter sammen med Fylkesmannen. Merknad nr Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse Kommunen skal gjennomføre en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, herunder kartlegge, systematisere og vurdere sannsynligheten for uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen og hvordan disse kan påvirke kommunen. Den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal forankres i kommunestyret. Analysen skal som et minimum omfatte: a) eksisterende og fremtidige risiko- og sårbarhetsfaktorer i kommunen. b) risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen. Side 3 av 10

4 c) hvordan ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre. d) særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur. e) kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse og evnen til å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet. f) behovet for befolkningsvarsling og evakuering. Kommunen skal påse at relevante offentlige og private aktører inviteres med i arbeidet med utarbeidelse av risiko- og sårbarhetsanalysen. Der det avdekkes behov for videre detaljanalyser skal kommunen foreta ytterligere analyser eller oppfordre andre relevante aktører til å gjennomføre disse. Kommunen skal stimulere relevante aktører til å iverksette forebyggende og skadebegrensende tiltak. Merknaden: Kommunen har en helhetlig ROS som vedlegg til kommuneplanene og en ROS analyse om effekten av klimaendringer. Begge ROS analysene er revidert innenfor forskriftens tidskrav. Det er etter Risør kommunes revisjonen av ROS kommet en ny veileder for helhetlig ROS med en bedre angivelse av systematikk, involvering og beskrivelse av hvordan funn og tiltak bør følges opp på en systematisk måte. Vi ser under vårt tilsyn at dette veiledningsmateriale vil kunne styrke en fremtidig revisjon av ROS i Risør. Kommunen bør ved neste revisjon: Involvere bredere. Koordinere det kommunale ROS arbeidet med ROS arbeidet som skal gjennomføres innen ØABV Gå dypere inn i fremtidige utfordringer relatert til samfunnskritisk infrastruktur. Analysere behovet for befolkningsvarsel og evakuering. Analysere risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen. Utarbeide konkrete oppfølgingsplaner for tiltak avdekket i ROS Fylkesmannen har oppfordret Risør kommune til å se mere på helhetlig ROS innenfor et samarbeid i Østregionen da dette vil være en fremtidsrettet og helhetlig tilnærming for å påvirke til at samfunnskritisk infrastruktur og ressurser plasseres fornuftig. Samtidig er kommunene i Øst regionen oppfordret til å trekke lærdom av interkommunalt ROS- og beredskapssamarbeid i Setedalen. Fylkesmannen har oppfordret alle kommunene i Øst-regionen om å se på aktuelle prosjekter som kan styrke samfunnssikkerhetsarbeidet på en helhetlig og god måte. Dere bør søke om prosjektmidler ved den årlige tildelingen av skjønnsmidler og se om det kan avsettes midler til slikt arbeid i respektive kommuner. Merknad nr. 3 Forskriftenes krav 4 om: Side 4 av 10

5 Beredskapsplan Kommunen skal være forberedt på å håndtere uønskede hendelser, og skal med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen utarbeide en overordnet beredskapsplan. Kommunens overordnede beredskapsplan skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen. Den skal også være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner. Regelverkshenvisning Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) 15 jfr. forskrift om kommunal beredskapsplikt 4 Merknaden: Planen bør gjennomarbeides og harmoniseres med øvrig planverk i kommunen. Planen må gjøres mer operativ og alminnelig kjent for relevante parter. Se også 1 om involvering og harmonisering med aktuelle parter innen kommunen som geografisk område. Fylkesmannens beredskapsstab har sagt seg villig til en konkret gjennomgang av beredskapsplan for å synliggjøre forbedringspotensialet. Merknad nr Samarbeid mellom kommuner Der det er hensiktsmessig bør det etableres samarbeid mellom kommuner om lokale og regionale løsninger av forebyggende og beredskapsmessige oppgaver, med sikte på best mulig utnyttelse av de samlede ressurser. Hver kommune skal ha en egen beredskapsplan og helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i henhold til forskriften. Merknaden: Risør kommune har selv tatt del i et beredskapsmessig samarbeid i Øst-regionen. Tilsynet avdekket at dette kan være nyttig og rasjonelt. Samarbeidet bør derfor tas tak i med god ledelsesforankring. Gjerne samtidig med at Fylkesmannen kjører tilsyn og beredskapsaktiviteter i nabokommunene i Viser for øvrig til at det er mulighet til søke om skjønnsmidler for slike prosjekter uten at vi på forhånd kan forskuttere en positiv avgjørelse. Merknad nr. 5 Forskriftenes krav 9 om dokumentasjon: Kommunen skal kunne dokumentere skriftlig at forskriftens krav er oppfylt. Dokumentasjon foreligger, men er ikke ferdig systematisert og innarbeidet i internkontrollsystemet QM+. Merknaden: Risør kommune har lagt frem dokumentasjon for sitt arbeid med samfunnssikkerhet. Det er en prosess på gang for å få riktig oppløsning og utvikle QM+ til å bli et godt styringsverktøy for beredskapsarbeidet i kommunen. Dette vil i henhold til kommunen selv kreve ressurser og tid. Samtidig er man ikke sikker på om sluttresultatet blir optimalt. Erfaringsvis er internkontrollverktøyet svært viktig for å styrke ledelsens innsyn i kvalitet og fremdrift hva angår beredskapsarbeidet. Det er også en god støtte for beredskapskoordinators pådriverarbeid. Samtidig etterlyser de som skal utføre og oppdatere beredskapsarbeidet en god og forutsigbar styring. Side 5 av 10

6 Kommuneledelsen oppfordres under tilsynet til å vurdere flere løsninger herunder løsninger som kan styrke forståelsen på hva som må til for at QM+ skal dekke behovet på en effektiv og god måte. Fylkesmannen viser til at Lillesand kommune har jobbet lenge med QM+ også relater til internkontroll i forhold til beredskap. Samtidig er det lurt å skaffe seg innsyn i internkontrollsystem for beredskap i Setesdalen (Egil Mølland i Iveland kommune). Der vil man finne en god oppløsning på et manuelt internkontrollsystem og få innsyn i erfaringer med dette. Merknad nr. 6 Under tilsynet og i den videre oppfølgingen av kommunen er det lagt opp til økt fokus og kvalitetssikring av sikkerhet ved store arrangementer. Kommunen skal etter avtale avklare interne ansvarsrutiner, forventninger til arrangører, tydeliggjøre dette på hjemmesiden og herigjennom skape prosesser hvor sikkerhet ved store arrangementer settes enda mer i system. Kommunen er oppfordret til å ta kontakt med kommuner i Aust-Agder som har kommet lengre i dette arbeidet. Tilbakemelding på rapport Rapportutkast ble oversendt kommuneledelsen for kommentarer innen Kommunen har gitt sin tilslutning på rapporten. Oppfølgingsplan skal være Fylkesmannen i hende senest Eventuelle spørsmål kan rettes til tilsynsleder/ass.fylkesberedskapssjef Dag Auby Hagen, fmavdah@fylkesmannen.no, eller Vedlegg 1 - Dokumenter som ble oversendt innen og grunnlaget for tilsynet: Side 6 av 10

7 Nr. Tema / moment etterspurt ref. Fylkesmannens varsel om tilsyn Dokument tittel Kommentar 1 Kommunens organisasjon organisering av beredskapsarbeidet og ansvarsdeling 1 Kommunens organisasjon organisering av beredskapsarbeidet og ansvarsdeling Hjemmeside, "Vakttelefoner og beredskap" Hjemmeside, "Organisasjon" Beredskapsarbeidet følger kommunens organisasjonslinjer, organisasjonskart/ -presentasjon på hjemmesidene Dokument dato Ajour pr Kriseorganisasjon Fremgår av "Kriseledelsesplan" 3 Kommunens risiko- og Vedlegg til kommuneplan. sårbarhetsanalyse den "Vedlegg 3: Helhetlig ROSanalyse overordna for Risør Kommune" 4 Oversikt over kommunens planhierarki relatert til beredskap 4 Oversikt over kommunens planhierarki relatert til beredskap 4 Oversikt over kommunens planhierarki relatert til beredskap 4 Oversikt over kommunens planhierarki relatert til beredskap Vedlegget er ikke datert, men kommuneplanen i sin helhet er vedtatt Inngår i "Kriseledelsesplan" Inngår i "Kommuneplan " Inngår i "Smittevernplan 2007" Inngår i "Smittevernplan 2016" Til vedtak uke 2/2016 n/a n/a 5 Kompetanseplan/opplæringspl an relatert til beredskap "Rutine for introduksjon av nyansatte" Dette er intern rutine Kompetanseplan/opplæringspl an relatert til beredskap 5 Kompetanseplan/opplæringspl an relatert til beredskap "Strategisk kompetanseplan, en utredning" Inngår i "Kriseledelsesplan" De enkelte tiltakskort beskriver IK og opplæring i et eget avsnitt Kriseledelsesplan "Kriseledelsesplan for Risør kommune 2015" 7 Kommuneplanen "Kommuneplan " Arealplanen "Kommuneplanens arealdel" 9 Handlingsprogrammet "Handlingsprogram og Økonomiplan " 10 Planstrategi "Planstrategi " Risiko- og sårbarhetsanalyse iht til loven om helsemessig og sosial beredskap 12 Overordna risiko- og sårbarhetsanalyse for kommunale skoler, barnehager, store arrangementer og risikobasert industri. 13 Private skoler tilskrives og involveres av kommunen ros analyser og planverk Nr "Helse- og sosialenheten BEREDSKAPSPLAN" kapittel 2.1 Er omhandlet i Helhetlig ROS analyse, vedlegg til kommuneplan. "Vedlegg 3: Helhetlig ROS-analyse for Risør Kommune" N/A Det er ingen private skoler i Risør n/a Tema / moment etterspurt ref. Fylkesmannens varsel om tilsyn Dokument tittel Kommentar Dokument dato Ajour pr Side 7 av 10

8 14 Private barnehager - tilskrives og involveres av kommunen ros analyser og planverk "Aksjonsplan" (Lekeslottet) Dokumente t har ingen datering, men påført utskrevet Private barnehager - tilskrives og involveres av kommunen ros analyser og planverk "Handlingsplan for krisesituasjoner i Tjenna Barnehage" Dokumente t har ingen datering Private barnehager - tilskrives og involveres av kommunen ros analyser og planverk 15 Spesifikke risiko- og sårbarhetsanalyse for store arrangementer og hendelser på offentlig sted "HMS HEFTE FRYDENBORG BARNEHAGE AS" sammen med "PERSONALREGLEMENT PR. 2011" Trebåtfestival beredskapsplan er en del av "Kriseledelsesplan" Beredskapsplanen for Trebåt festivalen blir brukt som utgangspunkt for utarbeidelse av tilsv. planer fra andre arr. Dokumente t har ingen datering Plan for helsemessig- og sosial beredskap "Helse- og sosialenheten BEREDSKAPSPLAN" Plan for helsemessig- og sosial beredskap 16 Plan for helsemessig- og sosial beredskap 16 Plan for helsemessig- og sosial beredskap 17 Organisering av legevakttjenesten 18 Beredskapsplan for vannforsyning "Smittevernplan 2016" Til vedtak uke 2/2016 n/a "Smittevernplan 2007" "Risør Kommune - Pandemiplan" "Legevakten i Arendal" (tjenestebeskrivel se på Risør kommune hjemmeside) "Internkontrollsystem for vannverksdrift - For å oppfylle næringsmiddel lovgivningen, Generell del" ester-aa/helse/helsetjenester/legevakt/ Beredskapsplan for vannforsyning 18 Beredskapsplan for vannforsyning "Internkontrollsystem for vannverksdrift - For å oppfylle næringsmiddel lovgivningen, Driftshåndbok og beredskapsplan" "Tiltakskort for alvorlig svikt i drikkevannsforsyningen" Beredskapsplan er kapittel 8 i håndboken Nr Tema / moment etterspurt ref. Fylkesmannens varsel om tilsyn Dokument tittel Kommentar Dokument dato Ajour pr Side 8 av 10

9 19 Beredskapsplaner på skole og i barnehager Ingen vedtatte dokumenter tilgjengelig. Kriseledelsesplan og tilhørende tiltakskort er dermed neste nivå. Beredskapsplan for Risør barneskole er i dag delvis godkjent av rektor kollegiet. Planen skal utarbeides i Risør kommunes planmal og hver skole skal ha sin plan ferdig innen 1. februar. Tiltakskortene skal også gjøres lokale for hvert tjenestested. Alle kommunale barnehager og grunnskoler samt Voksenopplæringen bruker «Kriseportalen» gjennom firmaet Personalomsorg. Dette er Web basert. Dette skal fases ut når vi har utarbeidet et system internt som er tilfredsstillende. n/a n/a 20 Eventuelle planer for risikofylt industri Ingen vedtatte dokumenter tilgjengelig 21 Organisasjonstablå, ansvar og oppgaver samt gjennomføringsplaner for store arrangementer Trebåtfestival dokument er del av "Kriseledelsesplan" 22 Atomberedskapsplanen Omhandlet i "Vedlegg 3: Helhetlig ROS-analyse for Risør Kommune" 22 Atomberedskapsplanen Tiltakskort i "Kriseledelsesplan" 23 Internkontrollrutiner for de QM+ respektive beredskapsplaner og dokumenter 1 Kommunens organisasjon organisering av beredskapsarbeidet og ansvarsdeling 1 Kommunens organisasjon organisering av beredskapsarbeidet og ansvarsdeling 3 Kommunens risiko- og sårbarhetsanalyse den overordna 23 Internkontrollrutiner for de respektive beredskapsplaner og dokumenter 23 Internkontrollrutiner for de respektive beredskapsplaner og dokumenter 23 Internkontrollrutiner for de respektive beredskapsplaner og dokumenter Ettersendt i egen ekspedisjon Infoside QM+ underkapittel "Rutiner, prosedyrer og håndbøker" Infoside QM+ underkapittel "Tiltakskort, ROS og beredskap" "ROS-analyse om effekten av klimaendringer" "Rutine for intern systemrevisjon" "Ansvar HMS/IK arbeid" "Styringsgrunnlag Hjemmel for kommunens kvalitetssystem" IK rutiner er beskrevet i de fleste av de enkelte dokumentene Skjermdump av QM Skjermdump av QM IK rutiner er også beskrevet i de fleste av de enkelte dokumentene Dokumentet mangler dato og dokumenthode Dokumentet mangler dato og dokumenthode n/a n/a Side 9 av 10

10 Vedlegg 2 Deltakere Navn Funksjon Åpning av tilsyn Intervju Sluttmøte Trond Aslaksen Rådmann X X X Per Kr Lunden Ordfører X X X Odd Arne Børset Påtroppende beredskapskoordinator X X X Kay Henning Holum Avtroppende beredskapskoordinator X X X Nils Martin Andersen Kommunalsjef Plan, Teknisk, Kultur og Støttefunksjoner/ Informasjonsleder X X X Heidi Rødven Enhetsleder plan X X X Sigrid Hellerdal Garthe Samfunnsplanlegger X X X Jorunn Bøe Enhetsleder kultur X X X Sys Nysted Leder EPS X X X Hans Tomter Leder psykososialt kriseteam X X X Kari Anne Røysland Beredskapsansvarlig Trebåtfestivalen X X Inger Bømark Lunde Kommunalsjef barnehage, skole og voksenopplæring Jon Frydenborg Enhetsleder eiendom og tekniske tjenester X X X X Aase Hobbesland Kommunalsjef Helse og omsorg X X Dag Auby Hagen Revisjonsleder X X X Jan Gunnar Bjørtvedt Revisor X X X Olav Ramse Bygland Revisor X X X Vedlegg 3 - Planlagte beredskapsaktiviteter før, under og etter tilsynet i Risør kl Formøte med presentasjon av ny forskrift, rammer for tilsynet og påfølgende aktiviteter.gjennomført Seneste frist for oversendelse av dokumenter før tilsynet kl Tilsyn/systemrevisjon Sted: Risør kommunehus/stemmen/kantine Kurs i presse og informasjon kl Sted: Risør kommunehus/ Stemmen/kantine Beredskapsdag i kommunen Sted: Risør rådhus programforslag ligger vedlagt til omarbeiding og utsending fra kommunen Øvelse hendelse på offentlig sted i Risør kl Sted: Risør kommunehus/ Stemmen/kantine/iht planverk/eps på møterom Evalueringsinnspill sendes beredskapskoordinator Odd Arne Børset odd.arne.borset@risor.kommune.no kl Rapport etter øvelsen basert på fast mal. Gjennomgang av rapport etter øvelsen. Ansvar utarbeidelse av rapport og gjennomføring av kommunens del av møtet er Risør kommune ved beredskapskoordinator Odd Arne Børset. Sted: Risør kommunehus. Eget program utarbeides i samarbeid med Risør kommune. Ansvar: FM AV ved beredskapsrådgiver Jan G. Bjørtvedt fmavjgb@fylkesmannen.no Side 10 av 10