Arkivkode: Fakultetsstyresak: 81 Saksnr.: 2011/12600-RIGE Møte: 10. november 2011

Transkript

1 UNIVERSITETET I BERGEN Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Arkivkode: Fakultetsstyresak: 81 Saksnr.: 2011/12600-RIGE Møte: 10. november 2011 FORSLAG TIL IMPLEMENTERING AV INTERHUSLEIEMODELL FOR DET MATEMATISK-NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Etter pålegg fra Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet ble internhusleie innført som system ved Universitetet i Bergen i Ordningen er senere videreutviklet, og i 2006 ble det innført en prisstruktur med mulighet for differensiering av pris etter bygningenes standard. Intensjonen med internhusleie er å bidra til økt bevissthet om arealkostnader og til motivasjon for bedre arealutnyttelse. Siden ordningen ble innført har fakultetene fått husleietilskudd. Tilskuddet har imidlertid ikke fullt ut dekket husleiekostnadene. Differansen mellom husleieutgiftene og husleietilskuddet ved fakultetet har til dels blitt dekket av dekningsbidrag fra eksternt finansierte prosjekter (BOA), - av en andel fakultetet har belastet alle eksternt finansierte årsverk. Husleieinntekten fra BOA har imidlertid ikke vært tilstrekkelig til å dekke opp differansen mellom tilskuddet og utgiftene til husleie. De siste årene har det vært en negativ differanse, som fakultetet har dekket (i størrelsesorden 4-6 millioner pr år). Den siste justeringen av internhusleiemodellen ved UiB ble vedtatt i 2010 av universitetsstyret, og innført fra og med juli Modellen har så langt ikke blitt videreført til instituttene ved vårt fakultet. For instituttene ved fakultetet har husleieutgifter i hele perioden fra 2000 vært et «nullsumspill», der det enkelte institutt har fått tilført et husleietilskudd og blitt belastet en husleieutgift som har gått mot hverandre. I det følgende gis det noe mer bakgrunnsinformasjon og detaljer om UiBs internhusleiemodell, før det presenteres et forslag om å videreføre husleiemodellen fra fakultetet til instituttene. Bakgrunn Våren 2008 leverte Inntektsutvalget (Risautvalget) en innstilling «Finansiering og inntektsfordeling innstilling fra inntektsfordelingsutvalget», som drøftet helheten i universitetets inntektsmodell. Utvalget kom blant annet med forslag om prinsipper for en revidert modell for internhusleie ved UiB. I høringsuttalelsene til innstillingen ble det uttrykt ønske om at husleieordningen burde revideres, og en revisjon ble uttrykt som ønskelig da innstillingen ble behandlet av Universitetsstyret i oktober 2008 (sak 87/08 1 ). Som ledd i oppfølgingen, oppnevnte Universitetsdirektøren en prosjektgruppe som fikk i oppdrag å foreslå en ny ordning for internhusleie ved UiB i mars Prosjektgruppen, ledet av økonomidirektør Kjell Bernstrøm, leverte sitt forslag «Bedre arealutnyttelse ved UiB forslag om innføring av ny ordning for internhusleie» mai 2009 (vedlagt). 1

2 2 For å få en grundig vurdering av forslaget, ble det nedsatt et høringsutvalg (arbeidsgruppe) med representanter fra fakultetene, Bergen Museum og Universitetsbiblioteket, hvor fakultetet var representert ved fakultetsdirektør Bjørn Åge Tømmerås. Høringsutvalget vurderte forslagene i Inntektsutvalgets innstilling og prosjektgruppens forslag til ny husleieordning, og leverte sin innstilling «Forslag om innføring av ny ordning for internhusleie ved UiB innstilling fra en arbeidsgruppe» oktober 2009 (vedlagt). I februar 2010 vedtok Universitetsstyret å innføre ny ordning for internhusleie ved Universitetet i Bergen, i tråd med forslaget fra prosjektgruppen (sak 8/10 2 ), og i april 2010 ble «Retningslinjer for internhusleie ved UiB 3» vedtatt. Ny ordning for internhusleie ble innført ved UiB med virkning fra juli Hovedtrekkene i prosjektgruppens forslag om innføring av ny ordning for internhusleie I sitt arbeid vurderte prosjektgruppen daværende internhusleieordning, og pekte på en del svakheter med denne: 1) det er i liten grad oppnådd en arealeffekt fordi insentiver eller premiering av økt arealeffektivitet ikke er tatt i bruk, 2) det er ikke gjennomført prisdifferensiering etter byggenes arealstandard og 3) enhetene oppfatter husleiekostnaden i liten grad påvirkbar. Prosjektgruppens forslag til nytt internhusleiesystem hadde som hensikt at bruk av arealer skulle inngå i miljøenes prioriteringsdiskusjoner på linje med bruk av midler til lønn, drift og utstyr. Forslaget til ny modell inkluderte insentiver for å bidra til bedre informasjon om arealkostnader, økt arealeffektivitet og til at arealbeslutninger ved fakultetene bygges på klare og reelle prioriteringer. Prosjektgruppen gikk inn for en mer aktiv modell for internhusleie og bedre arealutnyttelse enn hva som hadde vært praktisert ved UiB frem til da. Hovedtrekkene i forslaget fra prosjektgruppen omfattet fem tema som kommenteres i det følgende: 1. Kostnadskategorier for grunnleie En underliggende premiss for utarbeidelsen av kostnadskategorier er ønsket om at husleien skal differensieres ut fra en vurdering av bygningsmassens egnethet. Kostnadskategoriene vil differensiere bygningene og ta utgangspunkt i bruttoarealet. Det er utarbeidet forslag til kostnadskategorier med utgangspunkt i kategorier som er brukt innenfor arealforvaltning og utleie ellers i samfunnet. Alle bygninger kategoriseres med prisnivå 1 1,5 2 2,5 3. Prisnivå 1 gir lavest leie, 3 høyest (totalt 5 nivåer). For å fastsette kostnadsnivå vurderes bygningene etter 3 kriterier: Vedlikeholdsstatus - omfang av løpende vedlikehold for å opprettholde et ønskelig driftsnivå. Arealeffektivitet - andel fellesareal av bruttoareal

3 3 Teknisk standard - vurdering av standard på bygning utvendig og innvendig, VVS, elektrisk anlegg, tele- og automatisering, andre konstruksjoner og utendørs arealer. Alle bygningene kan kategoriseres med prisnivå fra 1 3 på hver av de tre kriteriene som summeres til et gjennomsnitt for hver bygning som vist i figuren under. Figur 1 System for å kategorisere bygningene etter kostnadsnivå Omfang av løpende vedlikehold for å opprettholde et ønskelig driftsnivå Vedlikeholdsstatus 1-3 Prosentvis andel av fellesareal av bruttoareal Arealeffektivitet 1-3 KATEGORI 1-3 Standard på bygninger utvendig og innvendig, VVS, elektrisk anlegg, tele- og automatisering, andre konstruksjoner og arealer utvendig Teknisk standard 1-3 Oversikt over priskategorisering av universitetets bygninger er vedlagt. 2. Leieavtaler Prosjektgruppen har laget utkast til leieavtaler mellom EIA og alle enhetene som beskriver utleiers og leietakers rettigheter og plikter, og det må etableres et arealmessig nullpunkt for alle enheter. Det foreslås en ordning med oppsigelsesfrist på 6 måneder, der arealer som sies opp må være på minimum 100 kvm. Det foreslås videre at arealer som sies opp må være samlet og egnet for utleie mot andre enheter. Dersom frigitt areal ikke kommer opp i denne størrelsen vil fremleie være et alternativ. For at modellen skal virke stimulerende, foreslås det at det gis reduksjon i husleie etter oppsigelsesfristen. Gevinsten ved arealeffektivisering foreslås å skulle være grunnenhetens. 3. Fremleie Utgangspunktet er at leieavtaler mellom UiB og eksterne partnere skjer ved at EIA er forhandler og utleiepart. Adgang til fremleie kan likevel brukes for å sikre effektiv utnyttelse av bygningene. Fremleie skjer normalt til andre UiB-enheter eller til nære samarbeidspartnere. Prosjektgruppen foreslår en ordning hvor enheten som ønsker å fremleie, søker EIA om dette. Hvis søknaden godkjennes, vil institutt eller fakultet få inntektene knyttet til leieforholdet. Dersom avtalepart er en annen juridisk enhet enn UiB, kreves det en samarbeidsavtale mellom enheten som ønsker å fremleie og samarbeidspartneren som ønsker å være leietaker. EIA bør ellers ha fullmakt til å vurdere om avtalen er av slik omfang at UiB bør inngå en egen leieavtale med leietaker. I forslaget er det ikke mulig å drive fremleie på kommersiell basis. 4. Drifts- og felleskostnader I tillegg til grunnleie påløper drifts- og felleskostnader. Forslag til modell for beregning av drifts- og felleskostnader tar utgangspunkt i Norsk Standard NS3454 Livssykluskostnader bygg. Drifts- og felleskostnadene vil bli beregnet som gjennomsnittlig kostnad pr. kvm basert på relevante kostnader i EIAs arealforvaltning. Regulering av kostnadene vil skje årlig i budsjettsaken. Drifts- og felleskostnadene vil være skatter og avgifter, forsikringer,

4 4 administrasjon, løpende driftskostnader, renhold, vann- og avløpskostnader, avfallshåndtering, vaktordning og sikring, samt utendørs drift og vedlikehold. 5. Energiøkonomisering Vanligvis inngår energikostnader i drifts- og felleskostnader, men prosjektgruppen foreslår at disse kostnadene løftes ut og synliggjøres for hver bygning. På denne måten vil leietaker bli kjent med sine energikostnader og kan mer direkte bidra til reduksjon av energiforbruket. Dette gir muligheter for at den enkelte enhet kan gjøre tiltak for å spare energi. Energikostnadene ved byggene som UiB disponerer er elektrisitet, olje, fjernvarme levert fra BKK og fjernvarme fra UiBs eget sjøvannsanlegg. Det er intensjonen at dette tiltaket vil bidra til å gjøre universitetet mer energiøkonomiserende. Retningslinjer for dagens internhusleiemodell ved UiB Det ble lagt vekt på at retningslinjene for internhusleie som Universitetsstyret vedtok i april 2010 skulle være enkle. Retningslinjene har fem punkter: om leieavtalene, om oppsigelse av arealer, om fremleie, om drifts- og felleskostnader, det er også et eget punkt i retningslinjene som skal sikre studentene hensiktsmessige arealer til organisasjonsaktiviteter og sosialt samvær. Retningslinjene er vedlagt. Informasjon om internhusleieordningen finnes på en egen eksternwebside 4 i regi av EIA. Her finnes areal- og byggoversikter og retningslinjene som er vedtatt av universitetsstyret. I tillegg finnes det elektroniske skjema for melding om endret arealbruk, søknad om oppsigelse av arealer og søknad om fremleie. Fakultetets husleiekostnader etter innføring av dagens internhusleiemodell Prisen pr kvm for de ulike komponentene i modellen var ved innføringen av modellen i juli 2010 som vist i tabellen nedenfor. Pris pr. kvm fastsettes årlig av universitetsstyret i vedtak om budsjett for UiB. Tabell 1 Årlig pris pr kvadratmeter for de ulike komponentene og kostnadskategoriene pr , i kr Grunnleie Drift Felleskostnader pr kvm Totalsum Energi Kategori Pris pr kvm Spredning Pris pr kvm Pris pr kvm Pris pr kvm Pris pr kvm 1,0 355,91-20 % 81,55 252,80 169,44 859,70 1,5 400,40-10 % 81,55 252,80 169,44 904,19 2,0 444, ,55 252,80 169,44 948,68 2,5 489, % 81,55 252,80 169,44 993,17 3,0 533, % 81,55 252,80 169, ,66 For grunnleien er prisen pr kvm beregnet etter byggenes priskategorisering, mens drifts- og felleskostnader er beregnet som gjennomsnitt pr. kvm. Det beregnes 50 % rabatt på grunnleien for studentarealer ved fakultetene. Energikostnaden ble ved innføring fordelt pr. kvm med den budsjetterte energikostnaden. Fra 2011 blir avvik mellom forutsatt kwh-pris i budsjettet og reell pris avregnet mot leietakerne. Fra 2012 legges det opp til at også faktisk mengde kwh-forbruk avregnes mot leietakerne. I 2010 ble undervisningsarealer overført fra fakultetene til Eiendomsavdelingen. Undervisningsrom er priset med gjennomsnittskostnad pr. kvm med et påslag på kr 17,20 til tilsyn og administrasjon. Pris pr. kvm blir da kr 976,35. Inntil videre er det forutsatt at fakultetene leier tilbake alle undervisningsarealer de overførte til Eiendomsavdelingen. 4

5 5 Ved innføring av modellen hadde fakultetet et bruttoareal på kvm. Dette ble satt som fakultetets arealmessige nullpunkt. I tillegg ble det forutsatt at MN-fakultetet leier tilbake undervisningsarealer på kvm. Husleiekostnadene for MN-fakultetet var ved innføring av modellen på totalt kr , jf. tabell under og vedlagte detaljoversikt. Tabell 2 Husleiekostnader for fakultetet i 2010 Husleiekomponent Husleie Grunnleie Driftsutgifter Fellesutgifter Energiutgifter Leie for undervisningsrom Sum husleie for 2010: Det ble for budsjettåret 2010 omfordelt midler til fakultetene etter de arealmessige nullpunkt, slik at fakultetet kom budsjettmessig likt ut som vi ville gjort uten endring i husleiemodellen. Modellen innebærer at fra og med 2011 får arealendringer økonomisk effekt for fakultetene. Husleietilskuddet har med dagens modell falt bort som begrep og inngår som en del av fakultetets grunnbudsjett. Fremtidige endringer i internhusleieprisen vil måtte dekkes av prisog lønnskompensasjonen eller aktivitetsendringer i budsjettet. Arealendringer skal være skriftlig avtalt og skal i utgangspunktet belastes eller godskrives leietaker. Husleietilskuddet dekker som nevnt ikke hele husleiekostnaden. For å dekke de reelle husleiekostnadene har fakultetene fått anledning til å planlegge med husleieinntekter fra prosjekter med eksternt finansiert personell. Internhusleien økte i perioden noe mer enn husleiekompensasjonen til fakultetene. Dette har gitt en svak innstrammingseffekt ved at fakultetene i 2008 finansierte et noe større areal over egeninntekter enn i For MN-fakultetet utgjorde dette ved innføring ca. 17 millioner kroner. Dette er delvis dekket fra husleieinntekter fra BOA til fakultetet og fra SFFene CIPR og Bjerknessenteret (ca. 11 millioner kroner), mens det resterende er dekket fra fakultetets grunnramme. Dagens husleiesystem ved MN-fakultetet I dagens husleiesystem blir fakultetets internhusleie synliggjort på instituttnivå. Instituttene får imidlertid husleietilskudd som tilsvarer den husleie de må betale, og dagens modell er derfor et «nullsumspill» for instituttene, der insentivene som ligger til grunn for internhusleie i staten således ikke er videreført fra fakultetet til instituttene. Tabellen under viser hvordan bruttoarealer og husleiekostnadene fordeler seg innad på fakultetet i 2011.

6 6 Tabell 3 Bruttoareal og husleie fordelt på institutter og avdelinger i 2011 Institutt Bruttoareal Husleie 2011 MN-felles Matematisk institutt Institutt for informatikk Institutt for fysikk og teknologi Kjemisk institutt Molekylærbiologisk institutt Geofysisk institutt Institutt for geovitenskap Institutt for biologi Sum Fakultetets fellesareal er areal som ikke er særskilt allokert til enkelte institutter. Disse inkluderer blant annet arealer til Elektronmikroskopisk felleslaboratorium, Skolelaboratorium i realfag, fakultetsadministrasjon, lesesalsplasser for bachelorstudenter, undervisningsrom og arealer til SFFene CIPR, Bjerknessenteret og Senter for geobiologi. Dagens modell synliggjør instituttenes arealdisponeringer og husleiekostnader i instituttenes budsjetter, men den gir få insentiver til arealeffektivisering. Forslag om å videreføre husleiemodellen ut til instituttene For at insentiver og mekanismer i universitetets internhusleiemodell skal ha størst mulig effekt, bør UiBs ordning for internhusleie videreføres til instituttnivå slik fakultetsdirektøren ser det. Fakultetsdirektøren foreslår at UiBs modell videreføres til instituttene, og at internhusleien beregnes på grunnlag av bruttoarealet som det enkelte institutt disponerer. Komponentene i husleiekostnadene blir da: Grunnleie, som varierer med priskategorisering av byggene ut fra byggenes egnethet Driftskostnader, som renhold, avfall, vakthold etc. Felleskostnader, som skatter og avgifter, administrasjon etc. Energi Ved innføring foreslås det å sette et arealmessig nullpunkt med de arealer instituttene disponerer i dag. Det foreslås videre at ny modell ikke skal medføre budsjettmessige konsekvenser ved innføring, dvs. at hvert institutt kommer likt ut som det ville gjort uten endring i husleiemodellen det året modellen innføres. For Matematisk institutt må det for eksempel settes nullpunkt etter at de er innflyttet i Realfagbygget. Husleietilskuddet vil avvikles som begrep og inngå som en del av instituttenes grunnbudsjetter. Ved innføring av ny modell vil husleieinntekter fra BOA godskrives instituttene, ikke fakultetet slik som i dag. Deler av fakultetets husleiekostnader dekkes fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. Ved innføring foreslås det derfor at instituttene og enhetene får overført inntekter tilsvarende husleiekostnadene, med fratrekk fra gjennomsnittlig husleieinntekter fra BOA fra perioden (som i nåværende modell blir godskrevet fakultetet), som vist i tabellen under. BOA-årsverkene som danner grunnlag for husleieinntekter inkluderer kun de personer som har sin arbeidsplass i UiBs lokaler. Personer som har kontorplass andre steder, samt

7 7 personer som er på utveksling med en varighet på minst 6 måneder er det ikke trukket husleie for. Husleieinntekter fra BOA som danner grunnlag for inntektstrekk på instituttenes grunnramme er et forsiktig anslag, og de fleste instituttene vil trolig få høyere husleieinntekter fra BOA. Tabell 4 Gjennomsnittlige BOA årsverk som har dannet grunnlag for husleieinntekter Institutt Gjennomsnitt årsverk 2008 Gjennomsnitt årsverk 2009 Gjennomsnitt årsverk 2010 Dersom instituttene øker antall BOA-ansatte uten samtidig å øke arealmassen, vil instituttene kunne få økte inntekter, og motsatt vil reduksjon i antall BOA-ansatte uten reduksjon i arealmassen medføre reduserte inntekter. Som nevnt utgjorde differansen mellom husleieutgifter og husleietilskudd ca. 17 millioner kroner for fakultetet totalt sett ved innføring av ny modell i Differansen som ikke blir dekket av husleieinntekter fra BOA foreslås ikke videreført til instituttene ved innføring, og vil måtte dekkes av fakultetet. En realendring i husleiekostnadene vil kunne skje på følgende måter: Gjennomsnitt årsverk Gjennomsnittlig husleieinntekter fra BOA** MN-felles* 7,8 6,9 6,0 6, Matematisk institutt 13,9 11,0 13,0 12, Institutt for informatikk 25,2 27,5 28,7 27, Institutt for fysikk og teknologi 33,8 45,1 42,5 40, Kjemisk institutt 14,8 9,0 10,3 11, Molekylærbiologisk institutt 11,7 11,7 11,6 11, Geofysisk institutt 5,7 7,9 13,2 8, Institutt for geovitenskap 29,8 32,0 29,2 30, Institutt for biologi 38,1 41,9 48,4 42, Sum 180,8 193,0 202,7 192, * MN-felles inkluderer i hovedsak BOA knyttet til Skolelaboratoriet og stipendiater som er finansiert via Sarssenteret ** Omregnet til 2011 kroner 1. Ved at det er forskjell mellom generell lønns- og priskompensasjon og prisøkning knyttet til internhusleie og/eller energi. 2. Ved at instituttet etter avtale øker eller reduserer arealene eller standarden, og dermed får en særlig kostnadsøkning eller reduksjon. 3. Ved at instituttet etter avtale har særlig økning eller reduksjon av arealer eller standard, fordi de har påtatt seg å dekke større forpliktelser enn de kan dekke innenfor eksisterende arealer, f.eks. bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet eller egenandeler til større satsninger. 4. Ved at fakultetsstyret gir en spesiell rammeendring for instituttet knyttet til en arealendring. Mens punkt 1 og 2 styres av modellen som belaster eller godskriver husleie etter bestemte kriterier, vil punkt 3 og 4 være gjenstand for strategiske vurderinger. Dersom fakultetet skulle vedta en satsning som også har arealkostnader, kan det vurderes å tilføre budsjettmidler til de instituttene som får arealøkning som kompensasjon for økt internhusleie. Selv om husleieordningen blir videreført til instituttene, er det fortsatt fakultetet som skal være avtalepart med Eiendomsavdelingen. Det innebærer at alle arealendringer ved instituttene må gjennomføres via fakultetet, inkludert fremleie og oppsigelser av arealer. Budsjettmessige endringer av arealendringer skal tilfalle instituttene, dersom fakultetsstyret ikke vedtar annet. Det vises ellers til UiBs rutiner for internhusleieordningen.

8 8 Ordningen foreslås innført med virkning fra januar 2012, som et «nullsumspill» for instituttene i 2012, med effekt på instituttenes budsjetter fra Fakultetsdirektørens kommentar Fakultetets arealer utgjør er viktige rammebetingelser for forskning, undervisning og formidling. For å ivareta fakultetets grunnoppgaver på en best mulig måte kreves det egnede og tilstrekkelige arealer. Veloverveide beslutninger knyttet til arealbruk og fornying og vedlikehold, er avgjørende for at fakultetet skal være best mulig i stand til å utføre hovedoppgavene. Ressursforvaltning og kostnadskontroll er viktig på alle nivå i organisasjonen, og intensjonen bak husleieordningen er at den skal bidra til å synliggjøre verdiene i bygningsmassen og å tydeliggjøre beslutninger om arealbruk og kostnader. Stor bevissthet om kostnader og utnyttelse av arealer er nødvendig for gode rammebetingelser for forskning, undervisning og formidling ved fakultetet. Dette anses spesielt viktig ettersom arealkostandene ved UiB har vist en betydelig økning de siste årene og vi må forvente en fortsatt økning. Slik fakultetsdirektøren ser det er videreføring av UiBs husleiemodell fra fakultetet til instituttene er viktig ledd i oppfølging av fakultetets strategiplan, der ett av virkemidlene er at fakultetet vil «Utvikle planer for å optimalisere arealutnyttelse og husleiekostnader ved fakultetet». Ved å implementere internhusleiemodellen videre til instituttene, vil fagmiljøene i større grad kunne se arealbruk i forhold til øvrig ressursbruk og påvirke husleieutgiftene. Forslag til vedtak 1. Universitetet i Bergens vedtatte internhusleiesystem implementeres på instituttnivå med virkning fra Innføring av ordningen og beregning av husleie skal ikke gi budsjettmessig omfordeling mellom instituttene i innføringsåret. 3. november 2011 Bjørn Åge Tømmerås fakultetsdirektør Vedlegg: 1. Rapport fra prosjektgruppe: «Bedre arealutnyttelse ved UiB forslag om innføring av ny ordning for internhusleie» 2. Rapport fra høringsgruppe: «Forslag om innføring av ny ordning for internhusleie ved UiB innstilling fra en arbeidsgruppe» 3. Avtale om internhusleie mellom Eiendomsavdelingen og Det matematisknaturvitenskapelige fakultet 4. Retningslinjer for internhusleie ved Universitetet i Bergen 5. Priskategorisering for alle universitetets bygg 6. Husleieberegning pr komponent for fakultetet i 2010 Vedlegg 1 6: