Til seksjonseierne i Birkelunden Boligsameie(bærum)

Transkript

1 1 Birkelunden Boligsameie(bærum) Til seksjonseierne i Birkelunden Boligsameie(bærum) Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Birkelunden Boligsameie(bærum) Innkalling til ordinært sameiermøte 2014 Ordinært sameiermøte i Birkelunden Boligsameie(bærum) avholdes torsdag 20. mars 2014 kl i Marihøna Barnehage, Åsesvei 75, 1336 Sandvika. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. ORIENTERING OM GARASJESAKEN. 5. GODTGJØRELSE TIL STYRET 6. INNKOMNE FORSLAG A) Forlag om styremedlemmer kan delta i lønnet arbeid i sameiet. Forslag fra styret. B) Mandat til nytt styre om å utpeke lønnet garasjekommite. Forslag fra styret C) Mandat for nytt styre og garasjekomite til å velge leverandør i forhold til garasjesaken. Forslag fra styret. Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 7. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 1 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år Oslo, Styret i Birkelunden Boligsameie(bærum) Rune Akselsen /s/ Marianne Estevenin /s/ Trond Rondan /s/

3 3 Birkelunden Boligsameie(bærum) ÅRSBERETNING FOR 2013 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder Rune Akselsen Åses Vei 63 Styremedlem Marianne Estevenin Åses Vei 71 Styremedlem Trond Rondan Åses Vei 65 Varamedlem Ahmad Majidzadeh Åses Vei 73 Varamedlem Robert Støvind Åses Vei 65 Valgkomiteen Tore Johansen Åses Vei 63 Anders Bjørnestad Åses Vei 63 Styrets medlemmer består i dag av 1 kvinne og 2 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 48 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel 907 Landet forøvrig i Bærum kommune. Adresse: Åses vei : Gårds- og bruksnummer : 46/11 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er PWC.

4 4 Birkelunden Boligsameie(bærum) Styrets arbeid Styret (valgt mars -13) har avholdt 9 styremøter og 1 ekstraordinært sameie møte. I tillegg har e-post vært benyttet meget aktivt ifbm styrets arbeid både med konkrete saker og små oppgaver. Det har i løpet av perioden blitt delt ut 14 rundskriv i postkasser, oppslagstavler samt lagt ut på hjemmesiden forløpende. Det er behandlet 21 saker og 6 saker overføres neste styret. Det er i tillegg lagd et oppsett (excelark) på planlagte vedlikeholdsarbeider, jfr vedtak på forrige årsmøte. Se for øvrig årsplan lagt ut på hjemmesiden vår. Det er utført 2 vernerunder i løpet av denne perioden, og avvik behandlet med tiltak. Styret har bestått av 3 styremedlemmer og 2 varamedlemmer. Varamedlemmer har deltatt aktivt i styrets arbeid, og har hatt faste arbeidsoppgaver. De største sakene i denne styreperioden: Garasjesaken. Det er arbeidet jevnt med å få rapporten ferdig til ekstraordinært sameie møte, og etter negativt resultat ved avstemming dette møte, ble det arbeidet med anbudsgrunnlag. Saken er nå i en fase hvor den skal utføres i praksis, og det er lagt opp til at den avsluttes i år. Ny E-16. Utbyggingen av E-16 er utsatt med minst 1 år. Dette har medført at tiltak som skal utføres hos oss også er utsatt. Dog er det avklart etter møter og støymålinger at følgende tiltak skal utføres: Utskifting av vinduer og terassedører til berørte leiligheter vendt mot E-16. Hvem som får skiftet ut og når er helst og holdent styrt av SVV. Se for øvrig rapport på hjemmesiden vår. Oppføring av støyskjerm rundt nedre lekeplass. Støyskjermen kommer på plass i løpet av sommeren. Se tegninger fra SVV på vår hjemmeside, under E16 mappen i menyen. Reparasjon av pipebeslag og utbedring av utluftsrør på loftene. Det er foretatt reparasjoner av samtlige pipebeslag på husene og forlenging av utluftsrørene (til overvannet/kloakk) til pipene over tak. Det var Olander som utførte disse reparasjonene, og til langt under budsjetterte priser. Budsjetterte vedlikeholdsarbeider i 2014: Avfalls plassen og utbedring av denne Div utbedringer av garasjen. Dugnader i 2013: De ordinære dugnadene ble gjennomført 4-5 mai og september Antall oppmøtte: 4.mai: 33 husstander 5.mai: 31 husstander 14.september: 26 husstander 15.september: 23 husstander Det var en intensjon om å heve satsen på innkrevd forhåndsbetaling til 500,- pr dugnadsdag pga dårlige oppmøter, men iom oppmøte var stort på begge dugnadene, er dette nå avblåst. Snøbrøyting/strøing: Skovli ble kontrahert snøbrøyting/strøing for Dette har ikke vært optimalt i år, med mange skader på gjerder, lyktestolper osv. Det er foretatt en befaring og dokumentert skader, og Skovli har tatt dette meget alvorlig, og lovet å rette opp i skadene til våren. Dette vil bli fulgt opp.

5 5 Birkelunden Boligsameie(bærum) Green Team: Avtalen med Green Team er utrolig viktig for sameie, og det utføres et særdeles godt arbeid av noen ildsjeler i sameiet. Imidlertid må alle bidra med både strøing ved inngangspartiene, måking av inngangspartiene tømming av takrenner innvendig osv. Vi har en avtale om brøyting/strøing, men har valgt en avtale som medfører at vi ikke har 1.ste prioritet ved måking/strøing, dette av økonomiske grunner. Dette betyr at strøing/måking kan drøye noen ganger, og da må alle bidra med å avhjelpe inntil Skovli ankommer. Hjemmesiden: Hjemmesiden vår blir mer og mer brukt av styret, og alt av oppslag, info, rapporter osv blir lagt ut her(i tillegg til oppslagstavler og postkasser). Det oppfordres sterkt til å følge med aktivt på denne siden : Julegrantenning: Julegrantenning ble i år tent uten arrangement. Det var ingen som stilte seg frivillig til å organisere dette, så det oppfordres til å tilbakeføre dette ved å stille opp neste advent.

6 6 Birkelunden Boligsameie(bærum) KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2013 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2013 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2013 var til sammen kr ,- Kostnader Driftskostnadene i 2013 var på kr ,- mot budsjettert ,-. Vesentlig avvik i forhold til budsjett skyldes i hovedsak: Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Hovedårsaken til avviket var at de ble brukt mindre penger i forbindelse med garasjeanlegget enn det var budsjettert for Resultat Årets resultat på kr ,- foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapital er sameiets tilgjengelige midler, og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Sameiets arbeidskapital pr er kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

7 7 Birkelunden Boligsameie(bærum) KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2014 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr ,- til større vedlikehold som omfatter rehabilitering av garasjeanlegget. Kommunale avgifter i Bærum kommune Vann- og avløpsavgiften og feieavgiften øker med 10 %, mens renovasjonsavgiften øker med 4,5% i forhold til Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2014 har økt med kr 3 741,-. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 1,0 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på sameiets skadehistorikk. Lån Sameiet har ingen lån. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto: 0,35 % for alle innskudd Sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr ,35 % for innskudd fra kr til kr ,40 % for innskudd over kr Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på 10% økning av felleskostnadene fra I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Birkelunden Boligsameie(bærum) Rune Akselsen /s/ Marianne Estevenin /s/ Trond Rondan /s/

8 Til sameiermøtet i Birkelunden Boligsameie Revisors beretning Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Birkelunden Boligsameie, som viser et overskudd på kr Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2013, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og forretningsførers ansvar for årsregnskapet Styret og forretningsfører er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og forretningsfører finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for sameiets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av sameiets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Birkelunden Boligsameie per 31. desember 2013, og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. PricewaterhouseCoopers AS, Postboks 748 Sentrum, NO-0106 Oslo T: 02316, org. no.: MVA, Statsautoriserte revisorer, medlemmer av Den norske Revisorforening og autorisert regnskapsførerselskap

9 Revisors beretning Birkelunden Boligsameie, side 2 Andre forhold Budsjettallene som fremkommer i årsregnskapet er ikke revidert. Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetningen om fortsatt drift og forslaget til anvendelse av overskuddet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag ISAE 3000 Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon, mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Oslo, 28. februar 2014 PricewaterhouseCoopers AS Anders Grini /s/ Statsautorisert revisor (2)

10 10 Birkelunden Boligsameie(bærum) BIRKELUNDEN BOLIGSAMEIE(BÆRUM) RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

11 11 Birkelunden Boligsameie(bærum) BIRKELUNDEN BOLIGSAMEIE(BÆRUM) BALANSE EIENDELER Note ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS-banken/OBOS Innestående i bank Sparekonto i OBOS-banken/OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Skyldig til offentlige myndigheter Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, , STYRET FOR BIRKELUNDEN BOLIGSAMEIE(BÆRUM) RUNE AKSELSEN /s/ MARIANNE ESTEVENIN /s/ TROND RONDAN /s/

12 Birkelunden Boligsameie(bærum) NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Annen lønn, ikke feriepenger Påløpne feriepenger -948 Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt under 0,75 årsverk i selskapet gjennom året. Selskapet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon.

13 13 Birkelunden Boligsameie(bærum) NOTE: 4 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2012/2013, og er på kr I tillegg har styret fått dekket middag for kr 5476 jf. note 9. NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 6 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold garasjeanlegg Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 8 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Feieavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER

14 14 Birkelunden Boligsameie(bærum) NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Container Skadedyrarbeid/soppkontroll Driftsmateriell Lyspærer og sikringer -970 Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Trykksaker Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader -38 Telefon/bredbånd -923 Porto Drivstoff biler, maskiner osv Vedlikehold biler/maskiner osv Bilgodtgjørelse -877 Bank- og kortgebyr -577 Velferdskostnader -230 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken/OBOS 577 Renter av sparekonto i OBOS-banken/OBOS Renter av konto i DNB 14 Renter av for sent innbetalte felleskostnader SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 11 KORTSIKTIGE FORDRINGER Forskuddsbetalt OBOS Skadeforsikring gjelder t.o.m SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER NOTE: 12 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER NOTE: 13 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger -948 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -948

15 15 Birkelunden Boligsameie(bærum) INNKOMNE FORSLAG A) Fremmet av Styret: Styremedlemmer kan delta i lønnet arbeid som ikke kun dekkes av styregodtgjørelse. Iom det kan oppstå situasjoner der medlemmer av styret er ønsket å delta i lønnet arbeid basert på fastsatte timesatser og innlevering av timelister, vil det pr definisjon oppstå interesse konflikter/inhabilitet. Styret ønsker derfor å fremme et forslag slik at styremedlemmer KAN delta i ulike lønnede arbeider/komiteer som ikke omfattes av styregodtgjørelsen. Det settes følgende forutsetninger: Lønnet arbeid begrenses oppad til kr ,- Arbeidet må være godkjent av styret eller årsmøte Timesatser settes til lik som vedtatte satser for Green Team. B) Fremmet av styret : Mandat til nytt styre om å utpeke lønnet garasje komite som skal fungere som byggherrens representant. Garasjesaken er nå i en fase hvor Birkelunden Boligsameie skal innta rollen som byggherre. Dette vil medføre mye arbeid og kompetanse som vanlig styrearbeid ikke er myntet på. Styret vil derfor fremme et forslag om at neste styre kan utpeke/danne en arbeidene komite som ivaretar sameiet interesser i denne saken. Sammensetning og avlønning av denne komiteen vil styret vedta basert på forslag på medlemmer og estimater på avlønning. C) Fremmet av styret : Mandat til nytt styre og garasje komite å velge ut det antatt beste tilbud mottatt på garasje-saken. Inkludert i dette mandatet er å oppta et lån som dekker utgiftene til garasjesaken. Det fremmes forslag fra sittende styret om at nytt styret og garasje komite skal få mandat fra årsmøte om å velge ut det antatt beste tilbudet på garasjesaken. Hvis forslag om lønnet garasje komite ikke blir vedtatt, fremmes alternativt at både nytt og sittende styre sammen velger ut det antatt beste tilbudet. Inkl i mandatet er å oppta et lån som dekker utgiftene til garasjesaken.

16 16 Birkelunden Boligsameie(bærum) Orientering om sameiets drift. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i OBOS Skadeforsikring AS med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Telefoni og bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon, se Kabel-TV Canal Digital er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål knyttet til dette kan du ringe Canal Digital på telefon eller besøke deres nettside Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har fremforhandlet en kraftavtale med LOS på vegne av boligselskapene forvaltet av OBOS. Sameiet er tilsluttet avtalen med kraftleveranse til borettslagets fellesanlegg.

17 17 Birkelunden Boligsameie(bærum) Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Større vedlikehold og rehabilitering 2013 Reparasjon av innvendige og utvendige takrenner, 2013 Utbedring av samtlige «utluftsrør» på loftene 2013 Oppsett av nytt gjerde vav nr Reparasjon av samtlige beslag rundt pipene 2013 Montering av stiger og brannslukningsapparater i samtlige atrier 2012 Beising av samtlige hus 2012 Kontrakt med firma om kontroll og vedlikehold av lekeplassene Montering av plater i garasjetaket som midlertidig løsning i påvente av konklusjon ifbm garasjesaken For tidligere utførte vedlikeholds- og rehabiliteringsoppgaver henvises det til fullstendig oversikt på hjemmesidene: Fremtidig vedlikehold UTVENDIG VEDLIKEHOLD Foreløpig tidsplan Bytte/fjerne sklie lille lekeplass dugnad 2014 Sjekke alle steinmurer på feltet 2015 Oppgradering av avfalsplassen INNVENDIG VEDLIKEHOLD Bytte ventilatorsystem etter garsjesak Varmtvanns beberedere

18 Plan for vedlikehold Intervall Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des UTVENDIG VEDLIKEHOLD Maling/Beising av hus Hver 7 år Sjekk taksten Hver dugnad x x x x Sjekk tekrenner Hver dugnad x x x x Belysning Høst dugnad x Pipebeslag 1 gang i året UTEOMRÅDER Kontroll lekeplasser Hver år Maling av gjerder og kanter Hver 7 år Rensing/ Spyling av avløp og kommer Hver 3 år Sjekk av bommer 1 gang i året feie gangveier og parkering1 gang i året x x GARASJEANLEGG Kjøreport Hver dugnad Kontroll Brannslukkere. Hver dugnad x x x Feie og rengjøre 1 gang i året

19 5227 Birkelunden B/S VEDTEKTER FOR BIRKELUNDEN BOLIGSAMEIE ÅSESVEI SANDVIKA VEDTATT PÅ SAMEIERMØTET DEN mai 1999 tilpasset i henhold til lov om eierseksjoner av 23 mai 1997 Endret etter vedtak på ordinært sameiermøte , , , og Sameiets navn er Birkelunden Boligsameie. Sameiet består av 48 boligseksjoner og 1 garasjeseksjon, med G. nr. 046, B. nr. 11 i Bærum kommune, i henhold til oppdelingsbegjæring tinglyst i Asker og Bærum herredsrett Hver seksjon eier 1/48 ideell andel av garasjeseksjonen. Formålet med dannelsen av sameiet er å: - Ivareta driften av sameiet. - Administrere bruk og vedlikehold av fellesanlegg og fellesareal. - Ivareta andre saker av felles interesse. Innehaveren av den enkelte seksjon overtar sin seksjon i henhold til sameiebrøken, som bygger på bruksenhetens arealer. Den enkelte sameier har full rettslig råderett over sin seksjon, herunder rett til salg og pantsettelse Ideelle andeler i garasjeseksjonen (seksjon 49), kan ikke omsettes alene (kun sammen med boligseksjon). Ideell andel kan ikke fremleies til personer som ikke eier en boligseksjon i Birkelunden Boligsameie. Fremleie til annen seksjonseier skal meddeles styret. Innehaveren av den enkelte seksjon er ansvarlig for at ubetalt andel av fellesutgifter og eventuelt andre utgifter som sameiet har fastsatt blir betalt. Til sikkerhet for de forpliktelser som følger av vedtektene og mulige andre forhold, har sameiet panterett for kr ,- - kroner tyvetusen - i hver leilighet/seksjon. x:\04 oef\05 vedtekter\gjeldende vedtekter i word\5227 vedtekter.doc Side 1 av 5

20 5227 Birkelunden B/S Panteretten skal ha prioritet etter den første tinglyste ervervssum, senere etter 90% av verditakst avholdt av godkjent takstman. Panteretten skal ikke ha opptrinnsrett. 5 Sameiets øverste myndighet er sameiermøtet. Styret skal på forhånd varsle sameierne om dato for sameiemøtet og om siste frist for innlevering av saker som skal behandles. Styret innkaller skriftlig til det ordinære sameiermøtet (årsmøtet). Møtet avholdes hvert år innen utgangen av april måned. Det varsles med minst 8 og høyst 20 dager, herunder forslag som skal behandles på møtet. Med innkallingen skal også følge styrets årsberetning med revidert regnskap. Forslag som en sameier ønsker behandlet på sameiermøtet, skal sendes inn skriftlig til styret senest 21 dager før møtet. For at forslag som nevnt i 9 tredje og fjerde ledd, skal kunne behandles på møtet, må hovedinnholdet i forslaget være beskrevet i møteinnkallingen. Ekstraordinært sameiermøte holdes når styret ellers finner det nødvendig eller når minst 1/10 av sameierne skriftlig krever det, og samtidig oppgir saker de ønsker behandlet. 6 Styret innkaller skriftlig til ekstraordinært sameiermøte med minst 3 og høyst 20 dagers varsel. Innkallingen skal angi tid og sted for møtet og de saker som skal behandles. 7 I sameiermøtet har sameierne stemmerett med én stemme for hver seksjon de eier. Foruten eieren har ett husstandsmedlem møte- og talerett. Sameierne har rett til å møte ved fullmektig som må være myndig. Fullmektigen skal legge frem skriftlig og datert fullmakt. Fullmakten anses å gjelde på førstkommende sameiermøte med mindre det fremgår at noe annet er ment. Fullmakten kan når som helst kalles tilbake. På ordinært sameiermøte skal behandles : 1. Årsberetning fra styret Godkjenning av årsregnskapet med revisors beretning. 3. Arbeidsplan for styret for neste periode. 4. Andre saker som er med i innkallingen. 5. Valg av styret med vararepresentanter. Sameiermøtet ledes av styrets leder. Hvis lederen ikke er til stede, velges det en møteleder blant de tilstedeværende sameierne. 9 x:\04 oef\05 vedtekter\gjeldende vedtekter i word\5227 vedtekter.doc Side 2 av 5

21 5227 Birkelunden B/S Det skal under møtelederens ansvar føres protokoll over alle saker som behandles og alle vedtak som treffes på sameiermøtet. Protokollen skal leses opp før møtets avslutning og underskrives av møtelederen, 2 protokollvitner og protokollfører, valgt på sameiermøtet. Protokollen skal holdes tilgjengelig for sameierne. Alle beslutninger treffes med alminnelige flertall i forhold til de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmer til vedtak om: 1. Nyanskaffelser samt forbedringer og utbedringer som etter forholdene i sameiet eller utgiftenes størrelse må anses som vesentlige. 2. Endring av vedtektene. 3. Salg eller bortfeste av mindre deler av eiendommen når vedtaket ikke i nevneverdig grad endrer utnyttingen av den enkelte bruksenhet, eller fører til nevneverdig ulempe for den enkelte sameier. 4. Husordensreglene skal vedtas på sameiermøtet med 2/3 flertall, og er å regne som ett supplerings dokument til sameiets vedtekter. Vedtak om salg eller bortfeste av hele eller vesentlige deler av eiendommen krever enstemmighet blant alle sameierne. 10 Ingen kan som sameier eller fullmektig delta i noen avstemming på sameiermøtet om rettshandel ovenfor seg selv eller om eget ansvar. Heller ikke kan noen delta i avstemning om rettshandel ovenfor tredjemann eller om tredjemanns ansvar, dersom vedkommende har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken. 11 Til å forestå driften av eiendommens fellesanliggender, velger sameierene på sameiermøtet et styre på tre medlemmer med to varamedlemmer. Styrets leder velges særskilt. Antall styremedlemmer kan for en periode økes. Dette etter en vurdering av arbeidsmengden som ventes i forestående periode. Det skal hvert år velges et styremedlem med tjenestetid i 2 år. Tjenestetiden opphører ved avslutningen av det ordinære sameiermøtet i det år tjenestetiden utløper. Maksimalt sammenhengende tjenestetid for et styremedlem er fem år. Før vedkommende er valgbar på ny, må det gå minst ett år. Styret skal føre protokoll over sine forhandlinger. Protokollen underskrives av to av de fremmøtte styrerepresentanter. Styremøte ledes av styrets leder, eventuelt i dennes fravær, av valgt møteleder. Styret skal 60 dager før ordinært årsmøte utpeke en valgkomitè. Komitèen skal bestå av 2 sameiere, hvorav 1 fra sittende styre. Denne komitèen skal legge frem et forslag for årsmøtet, om neste periodes styresammensetning. Årsmøtet er ikke bundet til å følge forslaget. x:\04 oef\05 vedtekter\gjeldende vedtekter i word\5227 vedtekter.doc Side 3 av 5

22 5227 Birkelunden B/S 12 Styret ansetter, sier opp og avsetter forretningsfører og andre funksjonærer, gir instruks for dem, fastsetter lønn og fører tilsyn med at de oppfyller sine forpliktelser. Vedtak treffes med alminnelig flertall. I fellesanliggender representerer styret sameierne og forplikter dem med underskrift av styrets leder og ett medlem i fellesskap. Det innkalles til styremøte av styrets leder etter behov eller når minst 2 styremedlemmer forlanger det. 13 Styremedlem eller forretningsfører må ikke delta i behandling eller avgjørelser av noen spørsmål som vedkommende har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i. 14 Styret skal sørge for ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel. Regnskapet skal revideres av revisor, valgt på sameiermøtet. 15 Beboerne plikter å følge de husordensregler som til enhver tid er fastsatt, og er innforstått med at brudd på disse anses som brudd på sameiernes forpliktelser. 16 Sameiets utgifter skal fordeles på sameierne etter størrelsen på sameiebrøken. Styret fastsetter à kontobeløp som innbetales forskuddsvis hver måned av den enkelte sameier. Unnlatelse av å betale de utliknete andeler av sameiets forpliktelser etter påkrav anses som vesentlig mislighold som gir rett til å pålegge vedkommende, med 6 måneders skriftlig varsel, å flytte og å selge seksjonen. 17 Vedlikehold av egen seksjon samt andre rom som hører inn under seksjonen, påhviler fullt ut for egen regning den enkelte sameier. Ved gjennomføring av vedlikehold og oppgradering av boligen utover opprinnelig standard har seksjonseier ansvar for at arbeidene som gjennomføres er tilpasset den x:\04 oef\05 vedtekter\gjeldende vedtekter i word\5227 vedtekter.doc Side 4 av 5

23 5227 Birkelunden B/S bygningsmessige konstruksjonen og felles installasjoner, blant annet i forhold til tilkobling til felles røropplegg, elektrisk anlegg, gulvenes bæreevne m.v. Seksjonseier bærer alt ansvar for skade som måtte oppstå som følge av slike arbeider på egen eller andres seksjon. Ved gjennomføring av vedlikehold og oppgraderinger som kan ha konsekvenser for andre seksjonseiere, skal det benyttes fagkyndig arbeidskraft. For vann- og avløpsledninger regnes fra og med forgreningspunktet inn til seksjonen, og for elektriske ledninger regnes fra og med seksjonens sikringsboks. Døren til den enkelte seksjon og seksjonens vinduer, vedlikeholdes av den enkelte seksjonseier. Øvrig vedlikehold av eiendom med bygninger, fellesarealer, anlegg og utstyr er sameiets ansvar. 18 Utskifting av vinduer og dører, oppsetting av markiser og utvendige persienner, skilt, parabol- TV- og radioantenner, endringer av fasade og fasadekledning, oppføring av boder, plattinger og levegger, endringer av utvendige farger etc. skal skje etter en samlet plan for hele feltet og etter forutgående godkjenning av styret. Tilbygg, påbygg, fasadeendring, oppføring av bod og andre bygningsmessige arbeider som er søknadspliktige hos bygningsmyndighetene, må godkjennes av styret før byggemelding kan sendes. Hvis det søkes om endringer som har vesentlig betydning for de øvrige sameierne, skal styret forelegge spørsmålet for sameiermøtet til avgjørelse. Arbeidene kan ikke påbegynnes før tillatelse er innhentet hos bygningsmyndighetene etg. i blokkene har alene bruksrett til et område, angitt som skravert felt, på områdekart for eiendommen til Birkelunden Boligsameie. 20 Sameiet vil ved skader som dekkes av sameiets husforsikring, betale egenandel når skader er over egenandelsbeløp. Når forsikringsskadeskaden er under egenandelssum vil sameiet dekke skadebeløp. 21 For øvrig kommer lov av 23 mai 1997 nr. 31 om eierseksjoner, med senere endringer, til anvendelse. 22 Styret skal arrangere to faste dugnader i året, vår og høst. Sameierene vil ved deltakelse, få en refusjon på opptil kr. 500,- per dugnad. For å få denne refusjonen må den enkelte sameier i sameiet utføre 4 timers arbeid per dugnadsdag. Beløpet deles i to like store deler som utgjør kr. 250,- per dag. x:\04 oef\05 vedtekter\gjeldende vedtekter i word\5227 vedtekter.doc Side 5 av 5

24 5227 Birkelunden B/S HUSORDENSREGLER FOR BIRKELUNDEN BOLIGSAMEIE Vedtatt på sameiermøtet 10 / Sist endret på sameiermøte 1. april 2009 Sist endret på sameiermøte 14. mars FORMÅL Ordensreglene har til hensikt å skape gode forhold innen eiendommen og mellom naboer, samt å verne om eiendommen, anlegg og fellesutstyr. 2. GENERELLE RETNINGSLINJER 2.1 Generelt gjelder lov om eierseksjoner (Eierseksjonsloven)av 23 mai 1997 nr. 31 (i kraft 1. januar 1998) 2.2 Ved brudd på disse bestemmelser kan styret kreve at forholdene tilbakeføres til det opprinnelige på seksjonseierens bekostning. 2.3 Beboerne er ansvarlige for at husordensreglene overholdes av husstanden og de som gis adgang til leiligheten. Meldinger fra styret til beboerne er å betrakte som midlertidige husordensregler som endelig må vedtas på førstkommende årsmøte. 3. BRUKSREGLER 3.1 Leiligheten må bare brukes til beboelse. Det er forbudt å bruke leiligheten til verksted eller annen usedvanlig virksomhet som kan sjenere naboer eller utsette eiendommen for skade eller fare. Enhver plikter forøvrig å påse at leiligheten brukes slik at det ikke oppstår ulemper eller ubehag for andre beboere. 3.2 Det må tas tilbørlig hensyn til det alminnelige behov for hvile og søvn. Mellom kl og kl har alle krav på nattero. I dette tidsrommet må det utvises særlig aktsomhet ved bruk av TV, radio, musikkanlegg o.l Banking, boring, snekring o.l. er ikke tillatt etter På søndager er dette tillatt mellom og 18.00, men det er ikke tillatt på andre helligdager og høytidsdager. Musikk og sang utøvelse er lov mellom og eller etter avtale med naboer. x:\04 oef\03 husordensregler\gjeldene husordensregler i word\5227 husordensregler.doc Side 1 av 4

25 5227 Birkelunden B/S 3.4 Børsting, banking og risting av tepper, sengetøy, matter o.l. må ikke foregå fra vinduer eller veranda. Vinduer og veranda rengjøres etter at beboer nedenunder er varslet om dette. 3.5 Alle rom må holdes oppvarmet på en slik måte at vann og avløp ikke fryser. 3.6 Grilling på veranda er bare tillatt med elektrisk- eller gassgrill. Kullgriller på bakkeplan bør plasseres slik at nabo over blir minst mulig sjenert av røyk fra grillen. 4. AVFALL 4.1 Alt avfall (søppel) skal pakkes godt inn før det kastes i avfallscontainere v/garasjeanlegget. Dette er av hygieniske hensyn meget viktig. Midlertidig oppbevaring av avfall på felles areal, som atrium, gang osv. er ikke tillat. 4.2 Kast ikke mat ut til fuglene. Dette er uhygienisk og kan trekke rotter og mus til eiendommen. 5. UTVENDIGE BYGNINGSMESSIGE FORHOLD 5.1 Styrets godkjennelse må innhentes for alle forandringer som har innvirkning på bebyggelsens fasader og uteområder, som f.eks. maling, radioantenner og paraboler, markiser, utvendige persienner, skilt, innglassing, levegger, plattinger, boder eller andre utvendige faste innretninger. Der arbeidene er søknadspliktige hos bygningsmyndighetene må tillatelse fra bygningsmyndighetene innhetes før igangsetting av arbeidene. 5.2 Blomsterkasser kan henges opp enten på inner- eller yttersiden av verandarekkverket. Det må ikke brukes blomsterkasser som lekker eller er sprukket/skadet av frost o.l. slik at de kan utgjøre en fare/ulempe for de som ferdes nedenfor. På verandaveggene kan vegg-netting eller spesielle arrangementer for klatreplanter eller hengeplanter settes opp. 6. INNVENDIGE BYGNINGSMESSIGE FORHOLD 6.1 De som ønsker å skaffe seg andre gulvbelegg har plikt til å sørge for at lydforholdene overfor naboer ikke blir dårligere enn de var opprinnelig. Parkettgulv og annet hardt belegg i leiligheten må legges forskriftsmessig for å hindre støy. 7. FELLESAREAL 7.1 x:\04 oef\03 husordensregler\gjeldene husordensregler i word\5227 husordensregler.doc Side 2 av 4

26 5227 Birkelunden B/S Beboerne oppfordres til å verne om fellesarealene, spesielt gjelder dette beplantninger. Alle må medvirke til at området holdes ryddig og pent. 7.2 Kjøreveiene ender ved garasjene og parkeringsplassene. All privat bil- og motorsykkelkjøring skal stoppe her. På gangveiene innenfor boligområdet er det kun tillatt kjøring for bevegelseshemmede, syketransport og møbeltransport. Parkering på angitte HC plasser inne på området er kun tillatt for legitimerte bevegelseshemmede. Overtredelse medfører bort tauing for eiers regning og risiko. Sameiets parkeringsplasser på garasjetakene skal kun benyttes av sameiets beboere og deres besøkende. Parkeringsplassene skal ikke benyttes til oppbevaring av kjøretøyer som ikke er i regelmessig bruk. For midlertidig behov, kan det skriftlig søkes styret om dispensasjon. Urettmessig hensatte kjøretøy og gjenstander vil bli fjernet for seksjonseiers regning og risiko. Sameiet skal til enhver tid være tilknyttet ett borttauingsfirma. Ved brudd på overnevnte parkeringsvedtekt ( 7.2 første og andre avsnitt) kan borttauingsfirma fjerne kjøretøyet uten noen forvarsel. Ved behov kan styret til enhver tid kreve biler fjernet fra parkeringsarealene. Eiere skal varsles om dette per brev minst fire uker i forveien. 7.3 Foreldre bør se til at barna fortrinnsvis holder seg til lekeplass hvor de kan utfolde sine aktiviteter. Foreldrene er ansvarlig for eventuelle skader barna påfører eiendommen. Foreldrene må således gjøre rent etter barna hvis de griser til gjerder, dører, vinduer, vegger, ganger, trapper o.s.v. 7.4 Oppbevaring av sko, sportsutstyr, barnevogner, sykler, akebrett og lignende i atriet er ikke tillatt da rømningsveier skal holdes fri. Barnevogner og gåstoler kan parkeres midlertidig under trappen. Det er forbutt å bruke stearinlys, telys, fakler og lignende i atriet av hensyn til brannsikkerhet. Eventuelle vinduer i bod mot atriet skal holdes lukket av hensyn til brannsikkerhet. 7.5 Det er ikke tillatt å plassere avfall, kasser, møbler og andre gjenstander i garasjen eller i gangen i bodarealet. Biler skal parkeres i sin helhet innenfor tildelt parkeringsareal 8. DYREHOLD 8.1 Dyr som er til ulempe for andre beboere må ikke holdes i leilighetene. Lufting av hund og katt skal skje under kontroll og utenom atrium og fellesarealene. Ekskrementer må fjernes. x:\04 oef\03 husordensregler\gjeldene husordensregler i word\5227 husordensregler.doc Side 3 av 4

27 5227 Birkelunden B/S 9. POSTKASSER 9.1 Postkassene skal ikke påføres noen form for klistermarker eller skilt av noen slag. Det er kun tillatt å endre navnelappen i vinduet av postkassen. 9.2 Beboer må selv dekke kostnader bestilling av nye nøkler/sylinder medfører ved tap av nøkler. 10. KONTAKT MED STYRET 10.1 Styret er tilgjengelig mellom kl.9 og kl.17. Styret kan kontaktes utenom denne kjernetiden via sms eller e-post. Styret vil selvsagt alltid være tilgjengelig ved nødssituasjoner. 11. KLAGER 11.1 Henvendelser til styret om brudd på husordensreglene må skje skriftlig x:\04 oef\03 husordensregler\gjeldene husordensregler i word\5227 husordensregler.doc Side 4 av 4