1. Innledning, prosjektbeskrivelse og forståelse av mandatet

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "1. Innledning, prosjektbeskrivelse og forståelse av mandatet"

Transkript

1

2 Innhold 1. Innledning, prosjektbeskrivelse og forståelse av mandatet Rammer for arbeidet i prosjektet...5 a) UiTs prosjektportefølje...5 b) Reglement for forvaltning av BOA ved statlige universiteter og høyskoler...5 c) Retningslinjer for forvaltning av BOA ved UiT...6 d) Eksisterende systemer Kartlegging av UiTs behov for et prosjektverktøy Prosjektverktøy, dagens systemer og tilgjengelighet a) Hvilke muligheter gir et prosjektverktøy? b) Ivaretakelse av behov innenfor dagens systemer? c) Tilgjengelighet/tilgang til relevante systemer i) Nettsider ii) Økonomidata iii) Relevante prosjektdokumenter Prosjektgruppas anbefaling Vedlegg Eksisterende systemer ved UiT a) Agresso Business World b) Regnskaps- og økonomidata på Web c) Paga/PagaWeb d) Ephorte e) Cristin f) Nettsider g) EUTRO

3 1. Innledning, prosjektbeskrivelse og forståelse av mandatet I november 2011 etablerte Avdeling for økonomi (ØA) et prosjekt for vurdering av innføring av prosjektverktøy ved Universitetet i Tromsø (UiT). Bakgrunnen for prosjektet er flere henvendelser til ØA og Avdeling for forskning og utviklingsarbeid (AFU) fra de største fakultetene vedrørende behovet for et verktøy for styring og oppfølging av eksternt finansiert aktivitet. Henvendelsene omfatter bl.a.: Budsjettering, spesielt muligheten til å registrere budsjett for hele prosjektperioden (kan omfatte flere regnskapsår) i Agresso. Bedre rapporter og rapporteringsmuligheter enn det som er tilgjengelig i Agresso (økonomisystem) i dag. Et mer tilgjengelig og brukervennlig system for prosjektledere som gir bedre oversikt over enkeltprosjekter, store prosjekter og sammensatte prosjekter. Forbedret økonomistyring på prosjekter. Prosjektet ble etablert med en prosjektgruppe bestående av: Arne O. Smalås, instituttleder ved Institutt for kjemi, Fakultet for naturvitenskap og teknologi (NT-fak) Christian Hansen, assisterende fakultetsdirektør, Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi (BFE-fak) Christina Olsen Solberg, økonomirådgiver, Det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak) Elisabeth Johansen, økonomirådgiver, Administrasjonen Patrik Bye, forskningsrådgiver, Administrasjonen Vidar Nyheim, økonomirådgiver, Administrasjonen (prosjektleder) Beslutningsmyndighet/prosjekteier har vært: Eli M. Pedersen, økonomidirektør, Administrasjonen I henhold til prosjektbeskrivelsen skal det svares på følgende spørsmål og utfordringer: Hvilke behov har UiT for et prosjektverktøy, og hvilke behov blir i dag ikke ivaretatt av økonomisystemet eller andre tilsvarende systemer? Hvilke muligheter gir et prosjektverktøy for styring og oppfølging av prosjekter? Tilgjengelighet/brukervennlighet for målgruppen ut over regnskaps- og økonomikonsulenter, for eksempel prosjektledere (ofte vitenskapelige ansatte) og budsjettdisponenter? Muligheter for forbedring av prosesser, rutiner, rapportering og effektivisering for UiTs sentrale økonomiavdeling og fakultetsadministrasjonen som Agresso ikke gir? Målet for innføring av prosjektverktøy er: Forbedring av økonomistyringen av prosjekter. Forbedring av rapportering for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA-området). Økt tilgjengelighet til prosjektøkonomien for prosjektledere og budsjettdisponenter. Forenkling, effektivisering og forbedring av prosesser innenfor håndteringen av BOAområdet. Oppdraget til prosjektgruppa er beskrevet slik: Vurdere om UiT skal anskaffe et prosjektverktøy som et sidesystem som kan integreres mot Agresso, og hvor målet er å forbedre styring og oppfølging av BOA. Gi anbefalinger i innkjøpsprosessen og legge frem innstilling til valg av system på grunnlag av gjennomført anbudsprosess eller andre faglige og innkjøpsfaglige vurderinger. I prosjektbeskrivelsen er det videre gitt en del føringer for prosjektet. Det er et krav at et prosjektverktøy må være tilnærmet fullintegrert med Agresso og at implementeringskostnadene må minimaliseres. Totalkostnadene omfatter anskaffelseskostnader, konsulentbistand fra leverandør, lisenser og øvrige driftskostnader i forbindelse med innføringen. Årlige driftskostnader vil påløpe 3

4 etter innføringsåret. Estimerte anskaffelseskostnader og årlige løpende driftskostnader må fremskaffes. Etter prosjektgruppas vurdering er oppdraget til prosjektet todelt. Første del omfatter en kartlegging av UiTs behov for et verktøy for styring og oppfølging av prosjekter og en vurdering av hvilke behov som kan ivaretas av Agresso eller andre av dagens systemer ved UiT. Økonomistyringsperspektivet er dominerende i prosjektbeskrivelsen, men prosjektgruppa har vurdert det som viktig å kartlegge alle behov knyttet til styring og oppfølging av prosjekter, ikke bare økonomistyringsbehov. Dette er gjort for å få frem de samlede behovene/utfordringene for UiT, og ut fra dette kunne gi forslag til tiltak for å imøtekomme disse behovene med mål om å forbedre styring og oppfølging av prosjekter. Gruppa har videre vurdert hvilke muligheter et prosjektverktøy gir for styring og oppfølging av prosjekter. Tilgjengelighet/brukervennlighet for prosjektledere (ofte vitenskapelige ansatte) og budsjettdisponenter er vurdert samt muligheter til forbedring av prosesser, rutiner, rapportering og effektivisering for UITs sentrale økonomiavdeling og fakultetsadministrasjonene. På bakgrunn av dette vil gruppa legge frem en innstilling på innføring eller ikke innføring av et prosjektverktøy. Gruppa har også valgt å gi forslag om en rekke tiltak for forbedring av styring og oppfølging av prosjekter. Dette vil være tiltak som må følges opp uavhengig av om det anskaffes et nytt prosjektverktøy eller ikke. Andre del av prosjektet omfatter bistand i en eventuell anskaffelse av et prosjektverktøy. Gruppa har i denne omgang ikke gjort noen vurderinger i forhold til dette, og det er heller ikke gjort noen innkjøpsfaglige vurderinger. Prosjektgruppa har hatt 6 møter. Som en del av prosjektet har Unit4 Agresso hatt en presentasjon av Agresso Prosjekt samt at deler av prosjektgruppa har vært på besøk hos Universitetet for miljø og biovitenskap for å se hvordan dette universitetet bruker Agresso Prosjekt. Kartleggingen av behov har hovedsakelig foregått ved Helsefak, BFE-fak og NT-fak. Ved de største instituttene på Helsefak har det vært avholdt møter med administrative ansatte som til daglig jobber med prosjekter og bistår prosjektledere i styring og oppfølging av prosjekter. Det er også utført en behovskartlegging mot instituttlederne, som også har kunnet involvere aktuelle vitenskapelige ansatte. Prosjektet er også presentert på økonomiforum ved Helsefak der deltakerne ble oppfordret til å gi tilbakemelding om behov. Forumet består av kontorsjefer, seksjonsledere, økonomimedarbeidere, controllere og ledelse ved fakultetet. På NT-fak har det vært avholdt møter med instituttlederne for alle instituttene, fakultetsledelsen og leder av økonomiseksjonen. Videre har det vært gjennomført møter med enkelte prosjektledere etter forslag fra instituttlederne. Det har også vært uformelle samtaler med prosjektledere, kontorsjefer og andre budsjettdisponenter. Ved BFE-fak er kartleggingen gjennomført ved møter med utvalgte prosjektlederne. Behovene som fremkom i disse møtene er supplert med behov fra administrativ side. På Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning (HSL-fak) er det gjennomført møter med administrasjonen og utvalgte prosjektledere. Det er også gjennomført et møte med Tromsø museum Universitetsmuseet (TMU). Til de øvrige fakulteter og enheter ble det sendt en e-post med informasjon om prosjektet og behovskartleggingen med oppfordring om å gi tilbakemelding om behov eventuelt avtale møte. Det er mottatt svar fra Det kunstfaglige fakultet og avholdt et møte med Senter for samiske studier. Prosjektet er også presentert i Forum for ekstern finansiering, som omfatter administrativt ansatte på alle nivåer som bistår vitenskapelig ansatte med prosjekter. Disse ansatte dekker saksfelt som økonomi-, personal og forskningsadministrasjon. 1 Agresso Prosjekt er en egen modul til Agresso økonomisystem. 4

5 Etter prosjektgruppas vurdering er alle fakulteter og enheter informert om prosjektet, og disse er gitt mulighet/oppfordret til å gi tilbakemelding om behov knyttet til styring og oppfølging av prosjekter. 2. Rammer for arbeidet i prosjektet Det er mange ulike forhold som gir rammer for arbeidet i prosjektet eller legger føringer for UiTs forvaltning av BOA-området. Eksempler på dette er reglement og retningslinjer fastsatt av Kunnskapsdepartementet eller UiT, UiTs prosjektportefølje og de datasystemer UiT benytter i dag. Nedenfor gis det en kort beskrivelse av de mest aktuelle rammene/føringene for arbeidet i prosjektet. a) UiTs prosjektportefølje UiTs portefølje av BOA-prosjekter består av små og store prosjekter, sammensatte prosjekter (prosjekter med flere del-/underprosjekter) og koordinatorprosjekter (prosjekter med flere eksterne samarbeidspartnere der UiT koordinerer prosjektet overfor oppdragsgiver/finansieringskilden). Ved utgangen av 2011 bestod UiTs prosjektportefølje av ca aktive prosjekter. Disse prosjektene varierer mye i størrelse og kompleksitet. I 2011 hadde UiT ca. 160 prosjekter med inntekter på 1 mill eller mer, herav ca. 20 prosjekter med inntekter på 5 mill eller mer. Videre hadde UiT ca. 600 prosjekter med inntekter under 0,5 mill. Selv om dette kun omfatter inntekter for 2011, og ikke samlede inntekter for hele prosjektperioden, viser dette at UiT har mange relativt små prosjekter. UiTs økonomi består av to integrerte deler; en bevilgningsfinansiert del 3 og en bidrags- og oppdragsfinansiert del 4 (BOA-området). I 2011 hadde UiT samlede inntekter på mill, herav 587 mill 5 i BOA-inntekter. Samlede utgifter på BOA-prosjektene var 717 mill, og differansen mellom inntektene og utgiftene skyldes hovedsakelig UiTs egenfinansiering av BOA-prosjektene. På BOAområdet har UiT mange ulike finansieringskilder/grupper, for eksempel Norges Forskningsråd med 182 mill, statlige etater og institusjoner med 223 mill og EU med 25 mill. Av BOA-inntektene på 587 mill utgjorde oppdragsinntektene 23 mill. Det nevnes også at flere finansieringskilder har særskilte krav til budsjettering og rapportering som avviker noe fra UiTs retningslinjer for forvaltning av BOAområdet. Samlet hadde UiT en avsetning (ubrukte midler) på BOA-prosjekter ved utgangen av 2011 på 160 mill. Behovene for styring og oppfølging av BOA-prosjektene vil variere på bakgrunn av mange faktorer, for eksempel størrelsen og kompleksiteten på prosjektene samt finansieringskilden/oppdragsgivers krav. b) Reglement for forvaltning av BOA ved statlige universiteter og høyskoler Det er Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (rundskriv F-20-07) som ligger til grunn for UiTs forvaltning av BOA-området. Reglementet er fastsatt av Kunnskapsdepartementet, og det trådte i kraft 1. januar Reglementet gir ulike krav og føringer for UiTs prosjekter, og nedenfor omtales de meste sentrale forhold knyttet til økonomi og dokumentasjon. Generelt skal BOA-området underbygge UiTs strategiske prioriteringer. For alle prosjekter skal det utarbeides et periodisert budsjett og regnskap. Budsjettet og regnskapet skal vise alle direkte og indirekte kostnader samt finansieringen av prosjektet, dvs. hva som 2 Prosjekter (bokstav + tall) i Agresso med status N. 3 Finansieres hovedsakelig av bevilgning fra Kunnskapsdepartementet. 4 Finansieres helt eller delvis utenom bevilgning fra Kunnskapsdepartementet. 5 Inntekter på kontoklasse 3 på prosjekter (bokstav + tall) i Agresso. 5

6 finansieres av eksterne finansieringskilder og eventuelt hva UiT må bidra med av egne midler (egenfinansiering). Reglementet angir to hovedtyper prosjekter; bidragsprosjekter og oppdragsprosjekter. I bidragsprosjekter henter UiT støtte fra ulike finansieringskilder uten at det er krav til leveranser (motytelse) i avtalen/kontrakten. Med oppdragsprosjekter forstås prosjekter UiT utfører mot vederlag (betaling) fra ekstern oppdragsgiver der det er krav til leveranser i kontrakten/avtalen. For oppdragsprosjekter skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og UiT skal kunne dokumentere dette. For bidragsprosjekter skal UiT søke å avklare alle direkte og indirekte kostnader som prosjektet fører med seg. UiT kan bidra med egne midler i et bidragsprosjekt dersom prosjektet har slik faglig interesse at det tilsier egenfinansiering. Denne vurderingen skal dokumenteres. Som dokumentasjon knyttet til BOA-området stiller reglementet krav om avtale/kontrakt, budsjett, regnskap og vurdering av faglig interesse ved UiTs egenfinansiering i et bidragsprosjekt. c) Retningslinjer for forvaltning av BOA ved UiT Retningslinjer for forvaltning av BOA-området ved UiT er fastsatt av universitetsdirektøren og gjelder fra 1. september De interne retningslinjene inneholder: Definisjoner. Klassifisering av bidrags- og oppdragsprosjekter. Forvaltning av IPR (intellectual property rights/immaterielle rettigheter). Oppgave- og ansvarsfordeling mellom sentralt og lokalt nivå (fakultet/enhet). Prosjektforvaltning - oppgave- og ansvarsfordeling knyttet til det enkelte prosjekt. Beslutningsmyndighet. Retningslinjene definerer prosjektleder som den personen som skal ivareta den faglige fremdriften og gjennomføringen av prosjektet fra søknadsfasen til avslutning, herunder også oppfølging av økonomiske og administrative forhold. Alle prosjekter skal ha en prosjektleder. Prosjektleder oppnevnes av ledelsen ved fakultetet/enheten, som i siste instans er ansvarlig overfor universitetsledelsen for de oppgaver som skal ivaretas av prosjektleder. Hovedregelen er at fakultetet/enheten har ansvar for forvaltningen av prosjektet fra søknadsfasen til prosjektet er avsluttet. For budsjettering skal det, uavhengig av om finansieringskilden har egne retningslinjer for søknadsutforming og budsjettering, alltid foreligge et budsjett som viser UiTs inntekter og kostnader knyttet til prosjektet. Ansvarlig fakultet/enhet skal sørge for at årlige budsjetter registreres i Agresso og at alle relevante inntekter og utgifter regnskapsføres på prosjektet. Som dokumentasjon knyttet til prosjektet skal søknad om midler (dersom det har vært en søknadsrunde før kontrakt ble inngått), underskrevet kontrakt, kostnadsbudsjett og finansieringsplan (periodisert og for hele prosjektperioden) samt begrunnelse for eventuell egenfinansiering fra UiT foreligge i arkiv og saksbehandlingssystemet. Prosjektrapporter og annen relevant dokumentasjon skal også registreres. d) Eksisterende systemer UiT bruker en rekke systemer som er relevante i forhold til styring og oppfølging av det enkelte prosjekt og en prosjektportefølje. En prosjektportefølje består av mange prosjekter på et institutt, et fakultet eller hele UiT. De mest sentrale systemene er: Agresso Business World økonomisystem Regnskaps- og økonomidata på web økonomirapporter på veven Paga/PagaWeb lønns- og personalsystem 6 Dato for siste endring. 6

7 Ephorte arkiv- og saksbehandlingssystem Cristin forskningsdokumentasjonssystem UiTs nettsider Eutro I vedlegget gis det en kort beskrivelse av de enkelte systemene, herunder også hvordan UiT bruker disse i dag og hvilke muligheter systemene gir. 3. Kartlegging av UiTs behov for et prosjektverktøy I kartleggingen av UiTs behov for styring og oppfølging av BOA-prosjekter er behovene kategorisert slik: Økonomistyringsbehov Prosjektplanleggingsbehov Andre behov Behovene kan være knyttet til styring og oppfølging av det enkelte prosjekt eller en prosjektportefølje. Økonomistyringsbehov knytter seg til kontoplan/økonomimodell, regnskap og budsjett, intern regnskaps- og budsjettoppfølging og økonomirapportering til ekstern finansieringskilde/ oppdragsgiver. Prosjektplanleggingsbehov knytter seg til tidsplanlegging, fremdrift og styring av ressurser. Dette kan for eksempel omfatte behov for inndeling av prosjektet i arbeidspakker, tidsorganisering av arbeidspakker, avhengighetsforhold mellom arbeidspakker og milepæler med varsling. Andre behov omfatter for eksempel tilgang til økonomidata og prosjektdokumenter, deling av prosjektdokumenter og opplæring i reglementer og retningslinjer. Videre kan det også omfatte behov for avklaring av roller og arbeidsdeling mellom prosjektleder (ofte vitenskapelig ansatt) og administrasjonen. Det er en generell tilbakemelding fra fakultetene/enhetene at dagens verktøy og systemer ikke tilfredsstiller alle behov for god og effektiv styring og oppfølging av prosjekter. Det er dermed et klart behov for bedre verktøy eventuelt bedre utnyttelse av allerede tilgjengelige verktøy. Nedenfor beskrives behovene innenfor de ulike kategoriene nærmere. For økonomistyring er følgende behov identifisert: Timeregistrering/styring: o Det er en viss etterspørsel/behov for timeregistrering der det er aktuelt. Generelt vil timeregistrering kunne bidra til bedre oversikt over timeinnsats på prosjektet eller ulike deler av prosjektet samt forenkle regnskapsføring av intern arbeidskraft på prosjektet. Enkelte finansieringskilder krever dokumentasjon av timeinnsats på prosjektet, for eksempel EU, mens andre finansieringskilder ikke har dette kravet. For å ivareta dette behovet kan det for eksempel utarbeides retningslinjer og maler for timeregistrering. Økonomirapporter (intern regnskaps- og budsjettoppfølging): o Det er behov for gode økonomirapporter som er enkle å lese/forstå med oversikt over regnskap, budsjett og avvik. Prosjektleder/vitenskapelig ansatte ønsker i all hovedsak oversikt over hvor mye midler som er disponibelt på prosjektet. Rapporten kan enten vise prosjektets samlede økonomi (alle inntekter og utgifter) eller bare deler av økonomien (kun utgiftene). Økonomirapporten må kunne tas ut for enkeltprosjekter/ delprosjekter og kontraktsprosjekter, jf. UiTs økonomimodell. Videre må det være mulighet til å velge rapporteringsperiode, for eksempel rapport per år eller hele prosjektperioden. Det er behov for en hensiktsmessig gruppering av regnskaps- og budsjettposter på ulike kategorier, for eksempel lønn, drift, utstyr eller etter NFRs 7

8 rapporteringsmal. Grupperingen trenger nødvendigvis ikke følge kontoklassene i kontoplanen. Det kan også utarbeides rapporter per prosjektleder som viser alle prosjektene vedkommende er prosjektleder for og økonomistatus for disse. o Det er også noe behov for å kunne se informasjon om transaksjonene/bilagene i prosjektregnskapet, for eksempel bilagsnummer, beskrivelse, selve fakturaen, hvem som har godkjent fakturaen og navn på lønnsbilag. På prosjekter med mange ansatte er det vanskelig å identifisere hvem lønnskostnadene gjelder dersom navnet knyttet til lønn er skjermet. o Det er behov for gode statusrapporter med oversikt over regnskap, budsjett og avvik for deler av eller hele prosjektporteføljen. En slik rapport må kunne vise aggregert oversikt over for eksempel dekningsbidrag, lønn, drift og egeninnsats, jf. behovet for gruppering av regnskaps- og budsjettposter på ulike kategorier over. Økonomirapporter (ekstern rapportering til finansieringskilde/oppdragsgiver): o UiT har mange ulike finansieringskilder/oppdragsgivere som har særskilte krav til økonomirapporteringen (for eksempel knyttet til gruppering av inntekter og utgifter i ulike kategorier). Det er derfor behov/ønske om rapportmaler for regnskap og budsjett som er tilpasset/egnet for rapportering til de ulike finansieringskildene/oppdragsgiverne, for eksempel Forskningsrådet. Budsjettmaler for søknad/kontrakt og budsjett i Agresso: o Det må utarbeides gode maler for samlet budsjett og periodisert budsjett per år i forbindelse med søknad/tildeling av midler, herunder også for timebaserte prosjekter. Dette gjelder spesielt for prosjekter der UiT ønsker å påta seg koordinatorrollen. o Det er behov for å kunne registrere budsjett for hele prosjektperioden i Agresso (flerårige budsjett). I denne forbindelse må det utarbeides budsjettprinsipper knyttet til flerårige budsjett, bl.a. for hvordan revidering/avregning av budsjettene mellom år skal håndteres. o Som en effektivisering/forenkling av arbeidsprosesser knyttet til budsjettering er det behov for en kobling mellom maler for søknads-/kontraktsbudsjett, internbudsjett 7 og registrering av budsjett i Agresso. I denne forbindelse må det utarbeides budsjettprinsipper for bruk av konto. Bruk av konto for budsjettering må være hensiktsmessig og relevant i forhold til behov i forbindelse med søknads- og internbudsjettering samt behov for økonomistyring/oppfølging av det enkelte prosjekt eller en prosjektportefølje, jf. gruppering av inntekter og utgifter i ulike kategorier i økonomirapportene. Bruk av konto for budsjettering må også tilpasses beslutningsstrukturen for disponering av prosjektmidlene. Prosjektene er hovedsakelig rammestyrte og disponering av midlene er ofte delegert til den enkelte prosjektleder. Bruken av midlene er i liten grad regelmessig eller planlagt i detalj på forhånd. Det er ønskelig med mer bruk av overordnede budsjettkonti for budsjettering og bruk av aktuell inntekts- eller utgiftskonto der dette er relevant og hensiktsmessig. Regnskap: o Det er behov for mer fullstendige prosjektregnskap (regnskapsføring av alle inntekter og utgifter knyttet til prosjektet) og mer/oftere (per tertial/år) korrekt status på prosjektregnskapet (bedre periodisering). Dette som følge av behov for økonomistyring generelt (både per prosjekt, prosjektportefølje og den samlede økonomien 8 ) og i henhold til gjeldende reglement og retningslinjer. o Det er behov for å opprette konti for ulike typer egeninnsats i prosjektene, for eksempel egeninnsats i form av hel eller delvis finansiering av dekningsbidrag, ansatte i 7 Dersom finansieringskilden har egne retningslinjer for budsjettering, må disse følges. Det skal likevel alltid utarbeides et internbudsjett i tråd med UiTs retningslinjer som viser alle inntekter og utgifter ved prosjektet. 8 Den samlede økonomien omfatter både bevilgningen fra Kunnskapsdepartementet og BOA. 8

9 bevilgningsøkonomien som bruker arbeidsinnsats på prosjektet og direkte (krone-)bidrag fra bevilgningsøkonomien. o Mer strømlinjeformede regnskapsrutiner kan gi bedre økonomioversikt på prosjektene i Agresso og Regnskaps- og økonomidata på web. Dette gjelder blant annet regnskapsføring av prosjektsaldo og prosjektavregninger (differanse mellom inntekt og utgift i forbindelse med UiTs regnskapsavleggelse per tertial) samt hvordan disse behandles i økonomirapportene. Prosjektavregninger i forbindelse med regnskapsavleggelse vil gi feil økonomistatus i prosjektet inntil disse er tilbakeført. Videre kan det ta lang tid før prosjektsaldo for nytt år er regnskapsført. Disse forholdene må også ses i sammenheng med behov under økonomirapporter (intern regnskaps- og budsjettoppfølging) der det er behov for å kunne ta ut rapporter for et prosjekt per år og for hele prosjektperioden. Annet - økonomi: o Det kan være behov for etablering av mer faste rutiner for økonomioppfølging på prosjekter, for eksempel utsending av rapporter til faste tidspunkt fra administrasjonen/ledelse til prosjektleder/møter med prosjektleder. For prosjektplanlegging er følgende behov identifisert: I enkelte prosjekt benyttes Microsoft Excel (Excel) eller andre systemer (for eksempel Wikispaces 9 ) for oversikt over prosjektplanlegging og fremdrift, men det kan også være behov for mer formelle systemer enn dette, særlig i store/komplekse prosjekter. Det kan da være behov for tidsplanlegging, fremdriftsoversikt, milepæler, styring av ressurser, varsling av frister for rapportering, oversikt over samarbeidspartnere og finansieringskilder. I forhold til ressursstyring på personalområdet er det et visst behov for bedre oversikt over prosjektmedarbeidernes arbeidsforhold knyttet til prosjektperioden og fremdriften i prosjektet. Dette vil også kunne bidra til bedre planlegging av utlysning av stipendiat og postdoktorstillinger. For andre behov er følgende identifisert: Det er behov for bedre/enklere tilgang til relevante prosjektdokumenter for prosjektledere (for eksempel kontrakter) og mulighet for deling av disse dokumentene/informasjon med andre prosjektdeltakere/samarbeidspartnere. Generelt ønsker ikke prosjektledere/vitenskapelige ansatte seg en formell rolle i Agresso eller Paga knyttet til budsjettdisponerings- eller attestasjonsmyndighet for økonomiske disposisjoner. Tilbakemeldingene er noe delt her, så prosjektlederes rolle og tilgang til disse systemene kan være valgfri ut fra eget ønske/behov. Det kan være noe usikkerhet mellom prosjektleder (ofte vitenskapelig ansatt) og administrasjonen vedrørende roller og ansvar i prosjektet. Prosjektleder har ofte behov for administrativ bistand, for eksempel med regnskap, budsjett og arkivering av dokumenter. Samtidig kan det være ønskelig å involvere prosjektleder mer i de administrative sidene av prosjektet. Det er derfor viktig med en avklaring av roller og arbeidsdeling mellom prosjektleder og administrasjonen. En slik avklaring trenger ikke være lik for hele UiT, men bør være tilpasset det enkelte fakultet/institutt ut fra lokale behov og organisering. Det er behov for kurs og opplæring i reglement, retningslinjer, systemer og verktøy som er relevante for styring og oppfølging av prosjekter, for eksempel Agresso, Excel og Regnskapsog økonomidata på web. Opplæringen kan gjelde både prosjektledere og administrasjonen. Det kan også være behov for opplæring i teorier om prosjektledelse med bl.a. innføring i begreper med mer. 9 Wikispaces er såkalt "sosial programvare" som gjør det mulig for brukerne å samarbeide om, dele, publisere og oppdatere informasjon på internett. 9

10 Det kan være nyttig med en oversikt over aktuelle systemer og verktøy på nett, evt. en blogg eller et forum for deling av erfaringer med prosjektstyring. Det kan også utarbeides en prosjekthåndbok med oversikt over ansvar og oppgaver knyttet til styring og oppfølging av prosjekter. 4. Prosjektverktøy, dagens systemer og tilgjengelighet I dette kapitlet drøftes hvilke muligheter et prosjektverktøy gir for styring og oppfølging av prosjekter, hvilke behov som kan ivaretas innenfor dagens systemer og tilgang til administrative systemer for budsjettdisponenter og prosjektledere. a) Hvilke muligheter gir et prosjektverktøy? Hensikten og hovedutfordringen med prosjektstyring er å oppnå prosjektmålene innenfor prosjektets omfang, kvalitet, tid og budsjett. Videre skal disse målene oppnås med god og effektiv utnyttelse av ressursene (arbeidsinnsats, utstyr m.m.). På prosjektnivået vil et godt prosjektverktøy legge til rette for god planlegging og gjennomføring av prosjektet, bl.a. slik at forpliktelsene i avtalen/kontrakten med finansieringskilden/oppdragsgiveren kan innfris. Verktøyet vil gjøre det mulig å holde oversikt over fremdriften og ressursene i prosjektet samt avdekke avvik slik at det eventuelt kan iverksettes tiltak. Tilsvarende vil verktøyet bidra til å unngå/redusere risikoen for at prosjektet feiler/mislykkes, for eksempel på grunn av dårlig planlegging, for lite ressurser eller manglende styring. På porteføljenivået 10 vil et godt prosjektverktøy legge til rette for å se mange prosjekter i sammenheng, foreta prioriteringer og fordele ressurser og økonomi mellom prosjekter. Samlet vil dette bidra til bedre styring og oppfølging av prosjektporteføljen og den samlede virksomheten/aktiviteten på instituttet, fakultetet eller UiT og således legge til rette for god måloppnåelse i henhold til fastsatte strategier. Prosjektstyring omfatter bl.a. økonomistyring (prosjektrapportering og regnskap) og prosjektplanlegging, og ulike prosjektverktøy kan ivareta den ene eller begge delene i prosjektstyringen. Kompleksiteten og tidsperspektivet i de ulike delene av prosjektstyringen er illustrert i figuren 11 nedenfor. 10 En prosjektportefølje består av mange prosjekter på et institutt, et fakultet eller hele UiT. 11 Kilde: Notat av om prosjektstyringssystemer i UH-sektoren fra Uninett Fas. 10

11 Økonomistyringen i prosjektet baserer seg på realistiske/flerårige budsjett og fullstendige/korrekte regnskap. Det er da mulig å ta ut regnskaps- og budsjettrapporter som viser gjenstående midler og eventuelle avvik i prosjektet. Ved avvik må det vurderes om det skal iverksettes tiltak for å korrigere disse. Et prosjektverktøy som kun ivaretar økonomistyringen vil ikke gi styringsinformasjon knyttet til prosjektplanleggingen, herunder faglig fremdrift og videre tidsplan. Innenfor prosjektplanlegging er fokuset tidsplanlegging og ressursstyring (og ofte også økonomi). Med prosjektplanlegging er det mulig å få oversikt over tilgjengelige ressurser, fremdrift, videre tidsplan og økonomi i prosjektet. Dette gir større muligheter for å håndtere avvik i forhold til prosjektplanen. I prosjektverktøy som ivaretar både prosjektplanlegging og økonomistyring oppnås en viktig kobling mellom økonomi, fremdrift og videre tidsplan. Prosjektplanlegging har høyere kompleksitet og er rettet mer fremover i tid enn økonomistyringen. Som nevnt ovenfor vil et prosjektverktøy legge til rette for god planlegging og gjennomføring av prosjektet, bl.a. slik at forpliktelsene i avtalen/kontrakten med finansieringskilden/oppdragsgiveren kan innfris. God prosjektgjennomføring kan gjøre UiT til en mer attraktiv overfor eksterne finansieringskilder/oppdragsgivere, og at UiT blir en mer attraktiv samarbeidspartner i prosjekter for nasjonale og internasjonale institusjoner. Et godt prosjektverktøy vil være et effektivt hjelpemiddel for bedre/enklere styring og oppfølging av prosjekter. Gode hjelpemidler kan bidra til at vitenskapelige ansatte/forskningsgrupper påtar seg store prosjekter eller mer krevende roller i store prosjekter, for eksempel koordinatorrolle i EUprosjekter. I denne sammenheng vil en annen viktig faktor være organiseringen av prosjektet, bl.a. med avklaring av roller og arbeidsdeling mellom vitenskapelige ansatte og administrasjonen. I et prosjekt vil det være både faglige og administrative oppgaver, og prosjektleder vil som regel ha behov for administrativ bistand. Betydningen av organisering og arbeidsdeling må derfor ikke undervurderes i forhold til god planlegging og gjennomføring av prosjektet. Prosjektplanlegging vil omfatte tidsplanlegging og ressursstyring. En effektiv ressursstyring vil kreve oversikt over de samlede ressursene og forpliktelsene for UiT. UiTs ressurser består av arbeidsinnsatsen til de ansatte, lokaler, utstyr og annen infrastruktur. De ansatte utgjør den viktigste ressursen. Styring og planlegging av arbeidsinnsatsen vil kunne innebære behov for timeregistrering, og dette vil være svært krevende. Av enkelte ansatte kan timeregistrering oppfattes til å stå i et visst motsetningsforhold til akademisk frihet, og det er også en viss motstand mot timeregistrering ved UiT. b) Ivaretakelse av behov innenfor dagens systemer? I vurderingen av hvorvidt det skal anskaffes et nytt prosjektverktøy eller ikke, er det viktig å vurdere hvilke behov som kan ivaretas av de systemene UiT bruker i dag. Dette kan være økonomisystemet eller andre systemer, jf. oversikt over eksisterende systemer ved UiT i kapittel 2 d). Tilsvarende må det vurderes hvilke behov som ikke kan ivaretas av dagens systemer og hvor viktige/kritiske disse behovene er for god styring og oppfølging av prosjekter. UiTs behov innenfor økonomistyring er knyttet til regnskap, budsjett, økonomirapporter (intern og ekstern rapportering) og timeregistrering. Når det gjelder regnskap er behovet knyttet til utarbeiding av fullstendige prosjektregnskap (alle inntekter og utgifter ved prosjektet) og mer/oftere (per tertial/år) korrekt status på prosjektregnskapene. Utfordringen er særlig knyttet til regnskapsføring av intern arbeidskraft, egeninnsats og indirekte kostnader. Her er det mulig å bruke funksjoner som automatposteringer og batch input 12 i Agresso i større omfang enn i dag. For å kunne bruke automatposteringer mer i regnskapsføring av indirekte kostnader, må kanskje beregningsmodellen for indirekte kostnader ved UiT vurderes. I dag beregner UiT indirekte kostnader som et fast beløp 12 Funksjon for å lese en Excel-fil med økonomidata direkte inn i Agresso. Se nærmere omtale av dette i avsnitt om Agresso i vedlegget 11

12 per måneds- eller årsverk med arbeidsinnsats. Et alternativ til dette kan for eksempel være å beregne indirekte kostnader som et prosentpåslag på lønn og sosiale utgifter (personalutgifter). For budsjett er det behov for å kunne registrere budsjett for hele prosjektperioden (flerårige budsjett) i Agresso. I behovskartleggingen fremkom dette som et av de viktigste behovene. I dagens system er dette mulig, men det vil kanskje kreve visse tilpasninger i Agresso. Videre kan maler for søknadsbudsjettering/internbudsjett utarbeides i Excel. En kobling mellom disse budsjettmalene og mal for registrering av budsjett i Agresso vil også kunne forenkle og effektivisere budsjetteringsarbeidet betydelig. For å kunne realisere disse gevinstene må det utarbeides hensiktsmessige budsjettprinsipper knyttet til flerårige budsjett og kontobruk. For intern og ekstern økonomirapportering kan det utarbeides hensiktsmessige maler i Agresso. Så lenge økonomirapportene tar utgangspunkt i regnskapsførte inntekter og utgifter, er Agresso et fleksibelt rapporteringssystem. Ved bruk av relasjoner er det mulig å trekke ut og knytte sammen regnskaps- og økonomidata på flere måter for å dekke ulike behov. Det kan likevel være vanskelig å tilpasse rapportmalene til alle eksterne rapporteringskrav, så noe manuell bearbeiding må antakelig påregnes. Behov for tilgang til økonomidata for prosjektleder og budsjettdisponenter drøftes i eget punkt om tilgjengelighet, se nedenfor. Samlet sett kan bedre utnyttelse av Agresso og utarbeiding av maler i Excel ivareta flesteparten av behovene knyttet til økonomistyring. Dette gjelder både for styring og oppfølging av det enkelte prosjekt og en prosjektportefølje. Unntaket vil gjelde for timeregistrering/styring. Etter prosjektgruppas vurdering kan ikke dette ivaretas direkte i Agresso slik systemet er i dag. En slik timeregistrering knytter seg til regnskapsføring av intern arbeidskraft på prosjektet, ikke for registrering av timer for utbetaling av lønn til den enkelte ansatte, jf. Paga. Innenfor dagens systemer må timeregistreringen løses ved manuelle prosesser, for eksempel ved utarbeiding av timeregistreringsskjema i Excel og deretter regnskapsføring av intern arbeidskraft på prosjektet. Det er en egen modul i Agresso (Agresso Prosjekt) som blant annet kan ivareta timeregistrering direkte i systemet, men UiT har per i dag ikke denne. For å kunne registrere timer direkte i Agresso må den enkelte ansatte knyttet til et prosjekt, herunder vitenskapelige ansatte, ha tilgang til Agresso. Utfordringer med slik tilgang drøftes i eget punkt om tilgjengelighet, se nedenfor. UiTs behov innenfor prosjektplanlegging er knyttet til tidsplanlegging, fremdriftsoversikt, milepæler, ressursstyring, varsling av frister for rapportering m.m. Etter prosjektgruppas vurdering har UiT ikke ett system som kan ivareta disse behovene samlet. For det enkelte prosjekt kan noen behov knyttet til prosjektplanlegging ivaretas av tilgjengelige systemer, for eksempel Excel og Microsoft Outlook (e-postsystem). Disse kan ivareta enkel prosjektplanlegging, oversikt/varsling av frister, oversikt over samarbeidspartnere og finansieringskilder. Videre har UiT lisenser på Microsoft Project. Dette er et omfattende system for prosjektplanlegging, men etter det prosjektgruppa kjenner til er systemet i liten grad i bruk for styring og oppfølging av prosjekter. Det finnes også andre prosjektverktøy på markedet som kan være aktuelle for dette behovet, bl.a. spesialtilpassede verktøy for EU-prosjekter. For prosjektplanlegging på porteføljenivået vil en løsning beskrevet ovenfor ikke dekke UiTs behov. Det vil ikke være mulig å ta ut rapporter for å se flere prosjekter i sammenheng, prioritere mellom prosjekter, fordele ressurser og økonomi mellom prosjekter. UiT vil dermed ikke oppnå en samlet styring av prosjektporteføljen med hensyn til prosjektplanlegging, herunder styring av tilgjengelige ressurser. Effektiv ressursstyring, herunder styring og oppfølging av arbeidsinnsatsen til de ansatte, vil være krevende å gjennomføre i praksis. Helsefak benytter systemet EUTRO for å ivareta og administrere biologisk materiale, data og prosjekter. Systemet er hovedsakelig et forskningsadministrativt verktøy med bl.a. oversikt over prosjekter og forskningsaktivitet ved fakultetet. For nærmere beskrivelse av EUTRO vises det til vedlegget. 12

13 Etter prosjektgruppas vurdering kan EUTRO være et alternativ til database for forskningsaktivitet og prosjekter, men det kan i liten grad ivareta behovene knyttet til styring og oppfølging av det enkelte prosjekt. Etter det prosjektgruppa kjenner til ivaretar ikke systemet behovene knyttet til samlet planlegging på prosjektnivå, og UiT bruker andre systemer for å ivareta økonomistyringen i prosjekter. I kartleggingen ble det også identifisert andre behov relatert til styring og oppfølging av prosjekter. Disse behovene er i liten grad knyttet til et prosjektverktøy, men omfatter for eksempel avklaring av roller i prosjektet samt arbeidsdelingen mellom prosjektleder og administrasjonen. For å ivareta dette kan det bl.a. tilbys kurs og opplæring i reglement, retningslinjer, systemer og verktøy som er relevante for styring og oppfølging av prosjekter. Denne opplæringen kan gjelde både prosjektledere og administrasjonen. Videre kan det utarbeides nettsider med oversikt over aktuelle verktøy og systemer samt en prosjekthåndbok. Behov for tilgang til relevante prosjektdokumenter drøftes i eget punkt om tilgjengelighet, se nedenfor. c) Tilgjengelighet/tilgang til relevante systemer UiT bruker en rekke administrative systemer som er relevante i forhold til styring og oppfølging av det enkelte prosjekt og en prosjektportefølje. Samtidig er mange ansatte, særlig vitenskapelige ansatte, ikke brukere av disse systemene. Dette medfører en del utfordringer i forhold til ansattes tilgang/tilgjengelighet til informasjon om prosjektene, særlig for prosjektledere (ofte vitenskapelige ansatte) og budsjettdisponenter. I behovskartleggingen fremkom følgende behov for tilgang til informasjon knyttet til styring og oppfølging av det enkelte prosjekt eller en prosjektportefølje: Nettsider med relevant og oppdatert informasjon knyttet til BOA-området Økonomidata/rapporter (intern oppfølging og ekstern rapportering) Relevante prosjektdokumenter i) Nettsider Det er behov for nettsider med relevant og oppdatert informasjon om reglementer, retningslinjer, systemer og verktøy (for eksempel maler) for BOA-området. Disse sidene må være tilgjengelig for alle ansatte på UiT. Hvor nettsidene skal publiseres og hvilken avdeling som skal eie disse bør vurderes. I dag har ØA, AFU og flere fakulteter egne nettsider knyttet til BOA-området. Deler av innholdet på nettsidene er overlappende (for eksempel budsjettmaler og skjemaer), mens noe av innholdet er utfyllende (for eksempel der fakultetene har egne retningslinjer for BOA-området). Samlet gir dette mange kilder for informasjon om BOA-området, og dette kan virke noe uoversiktlig. Oppdatering av maler og skjemaer blir også mer krevende enn nødvendig, og risikoen for feil og avvik knyttet til bruk av gamle maler og skjemaer øker. Etter prosjektgruppas vurdering er det behov for bedre samordning av nettsidene på BOA-området ved UiT. Dette kan for eksempel skje gjennom en avklaring av hvilken målgruppe nettsidene skal rette seg mot, for eksempel at nettsidene til ØA og AFU hovedsakelig skal rette seg mot saksbehandlere på fakulteter og enheter, mens fakultetenes nettsider i større grad kan rette seg mot prosjektledere (ofte vitenskapelige ansatte). For det enkelte prosjekt kan det etableres en egen nettside for prosjektet dersom det er ønskelig. Her kan det publiseres aktuell informasjon om prosjektet som vil være tilgjengelig for alle. Publisering av relevante prosjektdokumenter drøftes nedenfor. UiT har planer om innføring av intranett, jf. Handlingsplan for UiT I følge handlingsplanen skal UiT videreutvikle informative nettsider, og utvikle og ta i bruk intranett som grunnlag for å gi ansatte forutsigbar og enkel tilgang til relevant og nyttig informasjon. Dette vil også gi nye muligheter knyttet til egne nettsider for det enkelte prosjekt. 13

14 ii) Økonomidata Både prosjektledere og budsjettdisponenter har behov for tilgang til økonomidata for styring og oppfølging av prosjektene. Dette gjelder både i forbindelse med intern regnskaps- og budsjettoppfølging og ekstern rapportering til finansieringskilden/oppdragsgiver. Prosjektledere og budsjettdisponenter har relativt ulike behov og roller knyttet til prosjektene, og tilgang til økonomidata for disse gruppene behandles derfor hver for seg. (1) Budsjettdisponenter Budsjettdisponentenes behov for tilgang til økonomidata knytter seg til det enkelte prosjekt (tilsvarende behov som en prosjektleder) eller til en prosjektportefølje. Alle økonomiske disposisjoner skal være foretatt av en person med budsjettdisponeringsmyndighet 13 og dokumentert/kontrollert av en attestant 14. Generelt har ledelsen ved fakulteter og enheter budsjettdisponeringsmyndighet. Denne fullmakten kan også være delegert videre internt ved fakultetet og enheten, og da særlig til ledelsen på instituttnivået eller tilsvarende. Budsjettdisponeringsmyndigheten kan utøves i Agresso (rekvisisjoner og inngående fakturaer), Paga (lønn og reiseregninger) og Ephorte (lønnsmeldinger for fast lønn). Etter prosjektgruppas vurdering bør det være et generelt utgangspunkt at økonomidata gjøres tilgjengelig og distribueres i økonomisystemet. Agresso er et fleksibelt system for rapportering. Samtidig vil det være enkelt og lite ressurskrevende å vedlikeholde rapportene i Agresso, og risikoen for feil på rapportene vil være liten. Budsjettdisponenter har som hovedregel tilgang til Agresso, og prosjektgruppa mener derfor at rapporter knyttet til budsjettdisponentenes behov skal være tilgjengelig i Agresso. Alternativt kan budsjettdisponentene få bistand fra regnskaps- og økonomimedarbeidere for uttak av rapporter. Hovedutfordringen vil være å utarbeide gode økonomirapporter i Agresso. Faste rapportmaler i Agresso vil også kunne medføre en mer standardisering av regnskaps- og budsjettoppfølgingen av det enkelte prosjekt eller prosjektporteføljen ved UiT, og dette anses som positivt. (2) Prosjektledere Prosjektleder er den personen som skal ivareta den faglige fremdriften og gjennomføringen av prosjektet fra søknadsfasen til avslutning, herunder også oppfølging av økonomiske og administrative forhold. I denne forbindelse har prosjektleder behov for tilgang til økonomidata for det enkelte prosjekt, herunder prosjekter med flere del-/underprosjekter, eller samlet for de prosjektene vedkommende er prosjektleder for (en begrenset prosjektportefølje). UiT har ca. 650 prosjektledere 15, og mange av disse er vitenskapelig ansatte. Prosjektleder har i liten grad formelle roller (budsjettdisponeringsmyndighet eller attestant) knyttet til økonomiske disposisjoner, og vitenskapelige ansatte er i liten grad brukere av de administrative systemene Agresso og Ephorte. Samlet gir dette en del utfordringer i forhold til prosjektleders tilgang til økonomidata. Tilgangen til økonomidata er viktig for at prosjektleder skal kunne utføre sine oppgaver i prosjektet på en effektiv og hensiktsmessig måte. Det må derfor vurderes om prosjektleder skal gis tilgang til Agresso eller om økonomidata skal/kan distribueres utenfor Agresso. I dag har UiT et system (Regnskaps- og økonomidata på web) for distribusjon av økonomidata utenfor Agresso. Systemet er utviklet av en tidligere ansatt ved UiT, noe som medfører at det er sårbart i forhold til vedlikehold og videreutvikling. For nærmere beskrivelse av Regnskaps- og økonomidata på web vises det til vedlegget. 13 Budsjettdisponeringsmyndighet gjelder ansvaret for at disposisjonen er lovlig, økonomisk forsvarlig og at det er budsjettmessig dekning for den. 14 Attestanten skal bl.a. kontrollere gyldigheten og konteringen av økonomiske disposisjoner. 15 Ansatte registrert som ansvarlige for et prosjekt i Agresso. 14

15 Som nevnt tidligere bør det etter prosjektgruppas vurdering være et generelt utgangspunkt at økonomidata gjøres tilgjengelig og distribueres i økonomisystemet. Utfordringen her er at vitenskapelige ansatte i liten grad er brukere av Agresso, og de er dermed ukjent med dette systemet. Fordelene med å gi alle prosjektledere tilgang til Agresso vil være at økonomidata/rapporter hentes direkte i økonomisystemet. Agresso er et fleksibelt system for rapportering, og det vil være enkelt og lite ressurskrevende å vedlikeholde rapportene i Agresso. Risikoen for feil på rapportene vil også være liten. Den største ulempen med slik obligatorisk tilgang vil være at mange prosjektledere må ta i bruk et nytt system. Selv om Agresso er et relativt brukervennlig system, er det en viss brukerterskel for systemet. Prosjektledere kan ha forholdsvis få prosjekter om gangen, og de vil kanskje bare sporadisk/sjelden bruke Agresso. Det kan dermed bli vanskelig å bli god/fortrolig med systemet. Det vil også være krevende å ivareta administrasjon av tilgang til systemet. I behovskartleggingen kom det også frem at prosjektledere generelt ikke ønsker en formell rolle i Agresso. Prosjektgruppa mener det er svært viktig/avgjørende at UiT legger til rette for økonomistyring gjennom distribusjon av økonomidata til ansatte som ikke har tilgang til Agresso, for eksempel prosjektledere. Dette for at prosjektlederne skal kunne utføre sine oppgaver i prosjektet på en effektiv og hensiktsmessig måte. Ulempene/belastningen med å gi alle prosjektledere obligatorisk tilgang til Agresso vil være for store. Hvorvidt distribusjon av økonomidata skal skje gjennom dagens løsning eller om det skal søkes andre løsninger må avklares. Prosjektledere kan likevel gis tilgang til Agresso ut fra eget ønske/behov, men ikke som en obligatorisk ordning. iii) Relevante prosjektdokumenter Relevante prosjektdokumenter (for eksempel søknad, kontrakt, budsjett og rapport) skal registreres i UiTs arkiv- og saksbehandlingssystem (Ephorte). Dette følger av gjeldende lover og regler for offentlige arkiv og saksbehandling. I Ephorte reguleres også tilgang til saker og dokumenter slik at ansatte har tilgang til saker og dokumenter knyttet til eget arbeidsområde og fakultet/enhet. I tillegg ivaretas skjerming av saker og dokumenter som er unntatt offentlighet, jf. offentlighetsloven. I behovskartleggingen fremkom det at prosjektledere har behov for tilgang til relevante prosjektdokumenter for styring og oppfølging av prosjekter. Tilsvarende behov fremkom ikke for budsjettdisponenter, og dette skyldes nok at disse som hovedregel har tilgang til Ephorte og dermed til prosjektdokumentene. Mange prosjektledere er vitenskapelig ansatte, og disse er i liten grad brukere av Ephorte. Dette medfører en del utfordringer i forhold til prosjektleders tilgang til relevante prosjektdokumenter. Prosjektledere mottar og produserer også dokumenter, og det er viktig at UiT sikrer at disse registreres i Ephorte. Det må derfor vurderes om prosjektledere skal gis tilgang til Ephorte eller om relevante prosjektdokumenter skal/kan distribueres utenfor Ephorte. Denne vurderingen vil være omtrent tilsvarende som vurderingen av prosjektleders tilgang til økonomisystemet. Den største ulempen med obligatorisk tilgang til Ephorte vil være at mange prosjektledere må ta i bruk et nytt system. For å ivareta dette behovet mener prosjektgruppa derfor at det bør vurderes løsninger for tilgang til relevante prosjektdokumenter utenfor Ephorte, for eksempel ved etablering av egen nettside for prosjektet eller hjemmeområde i Windows Explorer. En slik løsning må imidlertid også ivareta skjerming av saker og dokumenter som er unntatt offentlighet, jf. offentlighetsloven. Prosjektledere kan likevel gis tilgang til Ephorte ut fra eget ønske/behov, men ikke som en obligatorisk ordning. 5. Prosjektgruppas anbefaling Det er en generell tilbakemelding fra fakultetene/enhetene at dagens verktøy og systemer ikke tilfredsstiller alle behov for god og effektiv styring og oppfølging av prosjekter. Det er et klart forbedringspotensial i styring og oppfølging av prosjekter ved UiT. 15

16 Hovedkonklusjon i behovskartleggingen er at UiT har betydelige behov og utfordringer knyttet til økonomistyring (budsjett, rapportering og regnskap) på prosjektnivå og porteføljenivå. For prosjektplanlegging er behovene ikke like klare/åpenbare, og dette skyldes bl.a. at prosjektene er uensartede i størrelse og kompleksitet. Prosjektplanlegging er mest aktuelt for de store/komplekse prosjektene. Andre behov knytter seg til opplæring på BOA-området, nettsider m.m. Etter prosjektgruppas vurdering kan flesteparten av behovene innenfor økonomistyring ivaretas gjennom bedre utnyttelse av dagens økonomisystem (Agresso) og andre systemer, for eksempel maler i Excel. Prosjektgruppa anbefaler derfor ikke innføring av et nytt system for prosjektstyring/økonomistyring. Prosjektgruppa har følgende forslag til tiltak knyttet til økonomistyring (i omtrent prioritert rekkefølge): Registrering av budsjett for hele prosjektperioden i Agresso (flerårige budsjett), herunder utarbeiding av budsjettprinsipper for flerårige budsjett og kontobruk. Utarbeiding av økonomirapporter (intern regnskaps- og budsjettoppfølging) for det enkelte prosjekt og porteføljenivå. Prosjektledere må ha tilgang til økonomidata utenfor Agresso (som i dag), og presentasjonen av økonomidata må forbedres/gjøres mer forståelig, jf. punkt over om økonomirapporter. Utarbeiding av maler for søknads-/kontraktsbudsjett, internbudsjett og budsjett i Agresso med en kobling mellom disse. Utarbeiding av bedre prosjektregnskap og ta i bruk automatposteringer og batch input. Utarbeiding av maler og rutiner/retningslinjer for timeregistrering. Utarbeiding av økonomirapporter for rapportering til finansieringskilde/oppdragsgiver. Oppretting av nye konti for egeninnsats. Dette må ses i sammenheng med prosjektet for innføring av kontoplan ved UiT. Utarbeiding av regnskapsrutiner for avregning og overføring av saldo på prosjekter. Utarbeiding av rutiner for økonomioppfølging av BOA-området mot prosjektleder, ledelse og styre på institutt, fakultet og UiT. Prosjektplanlegging er mest aktuelt for de store/komplekse prosjektene, og prosjektgruppa foreslår derfor ikke innføring av et obligatorisk system for prosjektstyring/planlegging. Dette følger bl.a. av at UiT har mange relativt små prosjekter og at prosjektplanlegging er komplekst/krevende. Prosjektgruppa har følgende forslag til tiltak knyttet til prosjektplanlegging på prosjektnivå: UiT tar i bruk ett eller to systemer for prosjektplanlegging på prosjektnivå ved behov (valgfritt), for eksempel Microsoft Project (eksisterende system ved UiT i dag, men lite brukt) eller et skreddersydd verktøy for EU-prosjekter. UiT tilbyr opplæring og brukerstøtte i disse systemene. De andre behovene som fremkom i kartleggingen er i liten grad knyttet til et prosjektverktøy. Prosjektgruppa har følgende forslag til tiltak knyttet til andre behov (i omtrent prioritert rekkefølge): Nettsider med relevant og oppdatert informasjon om BOA-området samt bedre samordning av dagens nettsider ved UiT. Opplæring/kurs innenfor BOA-området vedrørende reglement, retningslinjer, verktøy med mer. Avklaring av roller og arbeidsdelingen mellom prosjektleder og administrasjonen i forhold til behov for administrativ bistand i prosjekter. Tilgang for prosjektledere til prosjektdokumenter utenfor Ephorte 16

17 Etter prosjektgruppas vurdering vil disse forslagene til tiltak legge til rette for god økonomistyring av prosjekter og prosjektporteføljer. Forslagene vil til en viss grad ivareta behov for prosjektplanlegging på prosjektnivå der det er ønskelig/behov. Andre behov ivaretas også. Forslagene er prioritert, og prosjektgruppa mener det er helt avgjørende at forslagene følges opp. Gjennomføring av tiltakene vil legge til rette for en forbedring og effektivisering av prosesser, rutiner og arbeidsoppgaver knyttet til BOA-området. Samtidig vil det også kreve mer arbeidsinnsats for å oppnå god styring og oppfølging av det enkelte prosjekt og prosjektportefølje. Kvaliteten på styringsinformasjonen vil være avhengig av kvaliteten på det som registreres av informasjon om det enkelte prosjekt i systemene, for eksempel at det registreres prosjektbudsjett i Agresso. Systemer og verktøy kan bidra til å forenkle prosesser og arbeidsoppgaver, men arbeidsoppgavene må utføres. På bakgrunn av at prosjektgruppa ikke anbefaler innføring av et nytt prosjektverktøy, har prosjektgruppa ikke estimert anskaffelseskostnader eller årlige driftskostnader for et slikt verktøy. Dette er gjort i forståelse med prosjekteier. Det vil likevel kreve betydelig ressurser, både i form av arbeidsinnsats og budsjett for å få utført tiltakene. Det må for eksempel gjøres tilpasninger i Agresso for å ta i bruk ny funksjonalitet (spesielt flerårige budsjett), og det må gjøres et betydelig arbeid med nye og forbedrede maler i Excel. Videre må distribusjon av økonomidata utenfor Agresso avklares. I mye av dette arbeidet kan det være behov for å kjøpe ekstern bistand. Prosjektgruppa har imidlertid ikke anslått dette behovet nærmere, og dermed heller ikke utgiftene. God og rask gjennomføring av tiltakene vil kreve at det settes av nødvendige ressurser. Samlet kan prosjektgruppas anbefaling ses på som et første trinn i forbedring av prosjektstyringen ved UiT der det tas tak i hovedutfordringene knyttet til økonomistyring. God økonomistyring vil være en forutsetning å oppnå god styring av løpende og planlagt aktivitet ved UiT. For å oppnå god økonomistyring på BOA-området må regnskap og budsjett for det enkelte prosjekt være fullstendig og korrekt. God økonomistyring på BOA-området vil også være en forutsetning for god økonomistyring i bevilgningsøkonomien. Dette siden de to økonomiene er så tett integrert i hverandre. Samlet vil dette kunne gi god økonomistyring for UiTs samlede økonomi, og dermed god planlegging av UiTs virksomhet og aktivitet. Neste trinn i forbedring av prosjektstyringen vil være å ta tak i utfordringene knyttet til prosjektplanlegging. Dette knytter seg til styring av ressurser, tidsplanlegging og fremdrift, og dette vil være en mer omfattende prosess. Det antas også at behov for prosjektplanlegging vil bli mer aktuell/åpenbare når UiT får på plass bedre økonomistyring. For et system for helhetlig prosjektstyring vil det også være viktig å følge med på utvikling av ulike systemer for universitets- og høyskolesektoren, for eksempel utviklingen av prosjektmodulen i Cristin. En annen viktig moment vil være utviklingen av UiTs samarbeid med universitetene i Bergen, Oslo og Trondheim (BOTsamarbeidet). 17

18 6. Vedlegg Eksisterende systemer ved UiT UiT bruker en rekke systemer som er relevante i forhold til styring og oppfølging av det enkelte prosjekt og en prosjektportefølje. De mest sentrale systemene er: Agresso Business World økonomisystem Regnskaps- og økonomidata på web økonomirapporter på veven Paga/PagaWeb lønns- og personalsystem Ephorte arkiv- og saksbehandlingssystem Cristin forskningsinformasjonssystem UiTs nettsider Eutro Nedenfor gis det en kort beskrivelse av de enkelte systemene, herunder også hvordan UiT bruker disse i dag og hvilke muligheter systemene gir. a) Agresso Business World UiT bruker Agresso Business World (versjon 5.5) som økonomisystem. Agresso er et helhetlig system for økonomistyring, og det omfatter bl.a. hovedbok, fakturahåndtering, innkjøpsadministrasjon, ordre/fakturering, kunde-/leverandørreskontro, budsjettering, anleggsverdiregnskap og betalingsformidling. UiT bruker Agresso i to utgaver: Agresso (Office) Smart Client brukes bl.a. for regnskapsføring, fakturering, utstyrsregistrering, spørringer og rapportering. Agresso (web) Self Service er en vevportal som hovedsakelig brukes til å opprette rekvisisjoner og behandle inngående faktura. Den kan også brukes til spørringer og rapportering. Alle økonomiske disposisjoner skal være foretatt av en person med budsjettdisponeringsmyndighet og dokumentert/kontrollert av en attestant. I Agresso web utøves fullmakter knyttet til rekvisisjoner og inngående faktura. Prosjektledere (ofte vitenskapelig ansatte) har som hovedregel ingen formelle roller knyttet til økonomiske disposisjoner, og er i liten grad brukere av Agresso økonomisystem. Tilsvarende gjelder også for lønn og reiseregninger som godkjennes/attesteres i Paga web. I Agresso består økonomimodellen av dimensjoner og relasjoner. Dimensjoner er et konteringsbegrep, som benyttes ved registrering (kontering) av transaksjoner i regnskapet. Dimensjoner kan også brukes ved oppfølging og/eller rapportering. Økonomimodellen består av 8 ulike dimensjoner, nummerert fra 0-7. Relasjoner er et rapporteringsbegrep som brukes i tillegg til dimensjoner. Relasjoner benyttes til å trekke ut og knytte sammen informasjon i et større omfang enn det som er mulig med konteringen. Dermed er det enklere å sette opp spørringer eller rapporter som direkte dekker nødvendige behov uten at ytterligere bearbeiding i f.eks. Excel er nødvendig. UiT har følgende økonomimodell: 18

19 Dimensjoner Relasjoner Eierpro Ansvarlig Note 15 Oppdr.giv Kontokl Kontrpro Serienr Kontog2 Fakultet Protype Utst. Kat Kontog3 Institutt Avdeling Plass Dim 0 Dim 1 Dim 2 Dim 3 Dim 4 Dim 5 Dim 6 Dim 7 Konto Avdeling Pro/tiltak Anlegg Ledig Lønnsnr TT-kode Ledig Bolig Tomter Byggnr Fond-legat Figuren viser hvilke dimensjoner som finnes, og hvilke relasjoner UiT bruker knyttet opp mot den enkelte dimensjon. Alle dimensjoner er angitt med fargen grønn, og alle relasjoner er angitt med blått. Omfanget av relasjoner er fleksibelt. I UiTs økonomimodell er det dimensjon 2 som benyttes for tiltak og prosjekt. Denne dimensjonen benyttes til å skille mellom de ulike delene av UiTs økonomi. Tiltak knyttes til bevilgningsøkonomien, og spesifiseres med en tallkode bestående av 6 siffer. Prosjekt knyttes til bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA), og spesifiseres med bokstav + en tallkode bestående av 5 siffer. Konteringsbegrepet er definert som PRO (prosjekt/tiltak) i Agresso. I Agresso kan følgende informasjon hentes ut for det enkelte prosjekt: Regnskap og budsjett (budsjett til og med inneværende regnskapsår). Prosjektdata som prosjektnavn, prosjektnummer, avdelingskode og prosjektperiode fra-til. Relasjoner som prosjekttype, oppdragsgiver, prosjektansvarlig/leder, eierprosjektnummer, eierprosjektnavn, kontraktsprosjektnummer og kontraktsprosjektnavn. Ephortereferanse. Informasjon om det enkelte prosjekt legger bl.a. føringer for hvilke balanse-, resultat- og avregningskontoer som skal brukes i regnskapsføringen på de ulike prosjekttypene. NFR-prosjekter skal for eksempel bruke konto 2162 Prosjektsaldo NFR (balanse), 3981 Inntekter NFR (resultat) og 8902 Avregning NFR (avregning). Tilsvarende vil også gjelde for andre prosjekttyper. I regnskapsføring er det mulig å lese en Excel-fil med økonomidata direkte inn i Agresso (Agresso batch input formatter). Denne funksjonen kan være svært arbeidsbesparende gjennom en mer effektiv utarbeiding/registrering av regnskapsbilag (unngår først å utarbeide et manuelt bilag som deretter må registreres i Agresso). Funksjonen benyttes i dag for eksempel ved avregning av prosjekter og overføring av prosjektsaldo. Agresso tilbyr også automatposteringer. Da vil for eksempel føring av lønnskostnader automatisk kunne generere en føring av indirekte kostnader. I budsjetteringen er det mulig å registrere budsjett for inneværende regnskaps/budsjettår og for hele prosjektperioden (flerårige budsjett). Per i dag registrerer UiT kun budsjett for inneværende år. I rapporteringen er det mulig å utarbeide og distribuere globale rapportmaler tilpasset UiTs behov. Bruk av relasjoner gjør rapporteringsmulighetene fleksible. For intern regnskaps- og budsjettoppfølging kan det utarbeides standard rapporteringsmaler per prosjekt og standard 19

20 rapporteringsmaler for oppfølging av prosjektporteføljer basert på UiTs behov. Videre kan det for rapportering til ekstern finansieringskilde/oppdragsgiver utarbeides standard rapporteringsmaler som i størst mulig grad tar hensyn til ekstern finansieringskilde/oppdragsgivers krav til rapportering. Samlet kan dette bidra til en standardisering i måten prosjektene følges opp på og dermed en mer ensartet måte å forstå/tolke økonomistatus for prosjektene. Arbeidet med rapportering til ekstern finansieringskilden vil også forenkles. Det kan være vanskelig å tilpasse rapporteringsmalene i Agresso til alle eksterne rapporteringskrav, så noe manuelt arbeid må antakelig påregnes. b) Regnskaps- og økonomidata på web Formålet med Regnskaps- og økonomidata på web (regnskap og budsjett) er å legge til rette for økonomistyring gjennom distribusjon av økonomidata til ansatte som ikke har tilgang til Agresso, for eksempel prosjektledere. Det er utviklet flere rapporter for ulike nivåer, for eksempel per prosjekt og per avdeling. Følgende rapporter er tilgjengelig på UiTs nettsider: Regnskapsdata for prosjekter/tiltak Kontooversikt for avdelinger Budsjettkontroll for avdelinger (regnskapstall pr. måned og budsjett i hele tusen) Det er ITA som tilbyr disse rapportene basert på økonomidata fra Agresso, mens ØA er systemeier. Rapportene inneholder oversikt over regnskap og budsjett, herunder enkelte detaljer om faktura og bilag. Rapportene gjelder per år og per prosjekt. Systemet er utviklet av UiT. c) Paga/PagaWeb UiT bruker Paga som lønns- og personalsystem med PagaWeb som vevportal. Vevportalen har to hovedfunksjoner: En selvbetjeningsmodul som gir ansatte tilgang til egne opplysninger i Paga og mulighet til registrering av ulike blanketter. Et saksbehandlerverktøy for fagpersoner innen lønn og personal. PagaWeb er en portal hvor den ansatte selv kan registrere fravær og ferie, søke permisjon, registrere reiseregning, overtid og timelønn m.m. Ansatte som ikke har tilgang til PagaWeb (i hovedsak ansatte i bistillinger, lærlinger, timelønnede og honorarpersoner) må levere lønnsbilag og reiseregninger på papir. PagaWeb er også en portal som samler alle verktøy som ledere/saksbehandlere behøver for å ansette, administrere, lede, lønne, utvikle og avvikle medarbeidere. I PagaWeb kan lønns- og personalmedarbeidere registrere nyansatte, endring av lønns- og personalopplysninger, fratredelser og fravær på vegne av ansatte. Som nevnt tidligere skal alle økonomiske disposisjoner være foretatt av en person med budsjettdisponeringsmyndighet og dokumentert og kontrollert av en attestant. I PagaWeb utøves fullmakter knyttet til lønn og sosiale utgifter, reiseregninger, timelister, overtid m.m. Prosjektledere (ofte vitenskapelig ansatte) har som hovedregel ingen formelle roller knyttet til økonomiske disposisjoner i Paga. POA er systemeier. d) Ephorte UiT benytter Ephorte som elektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem. I Ephorte utføres saksbehandling, dokumentproduksjon og elektronisk arkivering i henhold til arkivforskriften. Hovedmålgruppa for systemet er ledere, saksbehandlere og arkivarer. Andre som har behov for tilgang til UiTs elektroniske arkiv som en del av sine arbeidsoppgaver kan også få slik tilgang. For prosjekter skal all relevant dokumentasjon være registret i Ephorte. Dette gjelder for eksempel søknad om midler (dersom det har vært en søknadsrunde før kontrakt ble inngått), underskrevet kontrakt, kostnadsbudsjett og finansieringsplan (periodisert og for hele prosjektperioden endelig budsjett) og begrunnelse for eventuell egenfinansiering/delfinansiering fra UiT. Eksempler på andre 20

1. Innledning og om arbeidet med vurdering av prosjektverktøy

1. Innledning og om arbeidet med vurdering av prosjektverktøy Innhold 1. Innledning og om arbeidet med vurdering av prosjektverktøy...3 2. Rammer for arbeidet...4 3. Eksisterende systemer som brukes ved UIT i dag...4 4. Kartlegging av UiTs behov for et prosjektverktøy...5

Detaljer

Økonomiforum 7. februar

Økonomiforum 7. februar Økonomiforum 7. februar Vertskap og planlegging av økonomiforum v/ Ann-Sofie Planlegging Excelkurs v/ Kine Budsjettering BOA v/ arbeidsgruppe - Spesielt fokus på budsjettering av ansatte Åpen runde Budsjettering

Detaljer

Interne retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Høgskolen i Telemark

Interne retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Høgskolen i Telemark Interne retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Høgskolen i Telemark Dato: 04.06.2014 1 1 Innledning Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) er virksomhet som ikke

Detaljer

Retningslinjer for eksternfinansiert virksomhet ved Universitetet i Nordland

Retningslinjer for eksternfinansiert virksomhet ved Universitetet i Nordland Retningslinjer for eksternfinansiert virksomhet ved Universitetet i Nordland Vedtatt av styret for Universitet i Nordland i styremøte 26.02.2013 1. Fastsettelse av virkeområde Retningslinjene gjelder for

Detaljer

FS 07-09 INNFØRING AV NYE RUTINER FOR FORVALTNING AV BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA) VED DET MEDISINSKE FAKULTET

FS 07-09 INNFØRING AV NYE RUTINER FOR FORVALTNING AV BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA) VED DET MEDISINSKE FAKULTET FS 07-09 Til: Fra: Arkivref: Fakultetsstyret Seksjon for forskningstjenester 2009/368 SLI000/ INNFØRING AV NYE RUTINER FOR FORVALTNING AV BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA) VED DET MEDISINSKE

Detaljer

Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer

Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer Innledning A. Fastsettelse av virkeområde Reglementet er fastsatt av Kunnskapsdepartementet med hjemmel i lov

Detaljer

Egeninnsats i bidragsprosjekter

Egeninnsats i bidragsprosjekter Egeninnsats i bidragsprosjekter Hvordan finne aggregerte tall på dette for et institutt, fakultet eller UiB samlet. Eksempler på hvordan tallene kan brukes til analyser, herunder finne inntektsoverhead.

Detaljer

Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA)

Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) 1 Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) Informasjonsmøte SVT-fakultetet Mars 2011 Lars Gunnar Indreiten, Prosessleder Prosjektprosessen Morten Øien, Juridisk seniorrådgiver

Detaljer

Universitetet i Bergen Internrevisjon - erfaringer Samling for økonomidirektører og økonomiledere i UH-sektoren 22.-23. april 2015

Universitetet i Bergen Internrevisjon - erfaringer Samling for økonomidirektører og økonomiledere i UH-sektoren 22.-23. april 2015 Universitetet i Bergen Internrevisjon - erfaringer Samling for økonomidirektører og økonomiledere i UH-sektoren 22.-23. april 2015 Fung. økonomidirektør Kirsti R. Aarøen Universitetet i Bergen 14.450 studenter

Detaljer

2014/5319-SVB 05.06.2014

2014/5319-SVB 05.06.2014 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Universitetsdirektøren Det samfunnsvitenskapelige fakultet Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Det medisinsk-odontologiske fakultet Det humanistiske fakultet

Detaljer

Rutiner for registrering og kvalitetssikring av EU-søknader, - konsortieavtaler og -kontrakter

Rutiner for registrering og kvalitetssikring av EU-søknader, - konsortieavtaler og -kontrakter Forskningsavdelingen 20.1.2010 Rutiner for registrering og kvalitetssikring av EU-søknader, - konsortieavtaler og -kontrakter UMB innfører rutiner for: I) Registrering av søknader til europeiske programmer.

Detaljer

1.3 Gangen i prosjektgodkjenning

1.3 Gangen i prosjektgodkjenning RUTINER 1. PROSJEKTOPPSTART 1.1 Kontrakt Ingen eksternfinansierte prosjekter kan settes i gang eller få prosjektnummer uten at det finnes en signert kontrakt. Kontrakten skal normalt signeres av direktør

Detaljer

Arbeidsdeling mellom institutt og fakultet: personal og økonomi

Arbeidsdeling mellom institutt og fakultet: personal og økonomi Arbeidsdeling mellom institutt og fakultet: personal og økonomi Bakgrunn Interimsstyret har i sak IH 02-09 godkjent plan for arbeidet mot etablering av det nye helsevitenskaplige fakultet. I arbeidet med

Detaljer

Oppfølging av prosjekter en enklere hverdag?

Oppfølging av prosjekter en enklere hverdag? Oppfølging av prosjekter en enklere hverdag? NARMA 27.11.2012 Ny prosjektmodul i Agresso forenkler hverdagen for økonomimedarbeidere og prosjektledere Universitetet i Stavanger (UiS) Anne Marie Brask Eilertsen

Detaljer

Delinstruks for merverdiavgiftsområdet FORSKNINGSTJENESTER

Delinstruks for merverdiavgiftsområdet FORSKNINGSTJENESTER Delinstruks for merverdiavgiftsområdet FORSKNINGSTJENESTER 1. Generelt om regelverket I medhold av merverdiavgiftslovgivningen skal det beregnes utgående merverdiavgift ved av forskningstjenester. Med

Detaljer

Vedlegg A: Liste over leveranser fra økonomifunksjonen

Vedlegg A: Liste over leveranser fra økonomifunksjonen Økonomifunksjonen ved Område I: Økonomistyring av totaløkonomien (basis + prosjekter) Dekan og fakultetsdirektør Instituttleder og kontorsjef eller tilsvarende 1. Fordeling i samsvar med vedtatt fordelingsmodell

Detaljer

PROSJEKTRAPPORTER I AGRESSO WEB

PROSJEKTRAPPORTER I AGRESSO WEB PROSJEKTRAPPORTER I AGRESSO WEB Innholdsfortegnelse PROSJEKTRAPPORTER I AGRESSO WEB... 1 Pålogging Agresso web... 2 1. Økonomioppfølging i Agresso web... 3 2. Prosjektrapportenes plassering i Agresso web...

Detaljer

TDI-/Leiestedsmodellen

TDI-/Leiestedsmodellen TDI-/Leiestedsmodellen Informasjon våren 2014 Utarbeidet av: Anita Vigstad, rådgiver Kari Eidsheim, seniorrådgiver Økonomiavdelingen Innhold 1. BOA-reglementet fra KD 2. Hva skjer i sektoren 3. Hva er

Detaljer

HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: 211 Arkivsaksnr.: 09/549

HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: 211 Arkivsaksnr.: 09/549 HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: 211 Arkivsaksnr.: 09/549 NYTT ØKONOMISYSTEM Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner at Herøy deltar i skissert samarbeid mellom

Detaljer

Oppstartsmøte for eksternfinansierte prosjekter. Vibeke Kyrkjebø Irgan Rådgiver Universitetet i Bergen, Det psykologiske fakultet

Oppstartsmøte for eksternfinansierte prosjekter. Vibeke Kyrkjebø Irgan Rådgiver Universitetet i Bergen, Det psykologiske fakultet Oppstartsmøte for eksternfinansierte prosjekter Vibeke Kyrkjebø Irgan Rådgiver Universitetet i Bergen, Det psykologiske fakultet Oppstartsmøte Organisere oppstart og drift av eksternfinansierte prosjekter

Detaljer

Workshop BOA SUHS-konferansen 2014. Tone Elisabeth Østvedt regnskapsleder HiT

Workshop BOA SUHS-konferansen 2014. Tone Elisabeth Østvedt regnskapsleder HiT Workshop BOA SUHS-konferansen 2014 Tone Elisabeth Østvedt regnskapsleder HiT 15 deltakere på workshop, fra flere universiteter, til den minste høgskolen. Forutsatte at R-07-13 med tilhørende veileder og

Detaljer

Spor 1-A: BOA klassifisering (Agresso)

Spor 1-A: BOA klassifisering (Agresso) Spor 1-A: BOA klassifisering (Agresso) Innhold: Del I Klassifisering av ulike inntekter BOA: Om endringer i reglement for BOA vil/har lettet klassifisering. Presentasjon av hjelpeark for klassifisering

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV INDIREKTE KOSTNADER VED EKSTERNT FINANSIERT VIRKSOMHET

RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV INDIREKTE KOSTNADER VED EKSTERNT FINANSIERT VIRKSOMHET RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV INDIREKTE KOSTNADER VED EKSTERNT FINANSIERT VIRKSOMHET Fastsatt av: Universitetsdirektøren Fastsatt dato: 7. april 2008 Hjemmel: Gjelder fra: 7. april 2008 Arkivreferanse

Detaljer

Vedlagte tabell 1 viser en økonomisk oversikt for 1. tertial 2012 for Fakultet for samfunnsfag.

Vedlagte tabell 1 viser en økonomisk oversikt for 1. tertial 2012 for Fakultet for samfunnsfag. Dato: 17. august 2012 MELDINGSSAK Saksnr.: 23/12 Journalnr.: Saksbehandlere: Baki Vurucu, Svein Amund Skara og Knut Sverre Bjørndalen Røang Til fakultetsstyret REGNSKAPSRAPPORT FOR FØRSTE TERTIAL 2012

Detaljer

Deres ref Vår ref Dato 12/2780-18.09.2013. Endringer i bestemmelser om økonomistyring i staten fra 1. januar 2014

Deres ref Vår ref Dato 12/2780-18.09.2013. Endringer i bestemmelser om økonomistyring i staten fra 1. januar 2014 Samtlige departement Statsministerens kontor Deres ref Vår ref Dato 12/2780-18.09.2013 Endringer i bestemmelser om økonomistyring i staten fra 1. januar 2014 Finansdepartementet har i dag fastsatt endringer

Detaljer

Sak S 10-13. Avlagt årsregnskap for 2012 - Universitetet i Tromsø UNIVERSITETSDIREKTØREN AVDELING FOR ØKONOMI

Sak S 10-13. Avlagt årsregnskap for 2012 - Universitetet i Tromsø UNIVERSITETSDIREKTØREN AVDELING FOR ØKONOMI UNIVERSITETSDIREKTØREN AVDELING FOR ØKONOMI Sak S 10-13 Til: Universitetsstyret Møtedato: 15.02.2013 Arkivref.: 2011/6172 EMP026/133 Avlagt årsregnskap for 2012 - Universitetet i Tromsø I tråd med Kunnskapsdepartementets

Detaljer

Ny organisasjonsmodell for Biomaterial-laboratoriet

Ny organisasjonsmodell for Biomaterial-laboratoriet Utviklingsprosjekt: Ny organisasjonsmodell for Biomaterial-laboratoriet Nasjonalt topplederprogram Kjell Matre Bergen 29.oktober 2014 Bakgrunn og organisatorisk forankring for prosjektet Introduksjon:

Detaljer

HiST, Avdeling for lærer- og tolkeutdanning. AVDELINGSSTYRET 20.10.2009. Regnskap 2. tertial 2009 ALT kommentarer

HiST, Avdeling for lærer- og tolkeutdanning. AVDELINGSSTYRET 20.10.2009. Regnskap 2. tertial 2009 ALT kommentarer Til: AVDELINGSSTYRET Fra: DEKAN Saksframlegg ved: Kristin Johansen Dato: 14.10.09 O 08/09 Regnskap 2. tertial 2009 ALT kommentarer Vedlegg: Regnskap 2. tertial 2009 ALT Innledning Vi viser til orienteringssak

Detaljer

Tertialrapportering RESULTAT (Beløp i NOK 1000) Note 30.04.2006 30.04.2005 2005

Tertialrapportering RESULTAT (Beløp i NOK 1000) Note 30.04.2006 30.04.2005 2005 Tertialrapportering RESULTAT (Beløp i NOK 1000) Note 30.04.2006 30.04.2005 2005 Tilskudd fra UFD, andre departement og statlig etater 1 54 309 53 556 142 429 Tilskudd fra NFR 1 751 602 1 035 Inntekt fra

Detaljer

INTPART - Internasjonale partnerskap for fremragende utdanning og forskning

INTPART - Internasjonale partnerskap for fremragende utdanning og forskning INTPART - Internasjonale partnerskap for fremragende utdanning og forskning Programbeskrivelse 1 MÅL OG MÅLGRUPPER 1.1 Formålet med programmet Formål med programmet er å utvikle verdensledende fagmiljøer

Detaljer

Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet ved Norges musikkhøgskole

Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet ved Norges musikkhøgskole Revidert versjon pr. mai 2012 Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet ved Norges musikkhøgskole 1. Avgrensninger og definisjoner 1.1 Hjemmelsgrunnlag og iverksettelse NMHs retningslinjer

Detaljer

Til styringsgruppen for fusjon

Til styringsgruppen for fusjon Til styringsgruppen for fusjon Dato: 5.4.2013 Arkivref.:2012/6171 SG 17-13: PRINSIPPER OG RUTINER FOR REGNSKAPSAVSLUTNING 2013 Bakgrunn Tildeling av budsjettrammer for 2013 er gitt i eget tildelingsbrev

Detaljer

Til: Fakultetsøkonomene Budsjettering og regnskapsføring av BOA-aktivitet i 2010 Nytt i 2010

Til: Fakultetsøkonomene Budsjettering og regnskapsføring av BOA-aktivitet i 2010 Nytt i 2010 Til: Fakultetsøkonomene Budsjettering og regnskapsføring av BOA-aktivitet i 2010 Nytt i 2010 Lønnskostnader Egenfinansiering Frikjøp Inntektsføring NFR Detaljert om lønnskontering og budsjettering i PA

Detaljer

Mottak av gaver omfattes av Prosedyre for gaver og donasjoner til Oslo universitetssykehus HF.

Mottak av gaver omfattes av Prosedyre for gaver og donasjoner til Oslo universitetssykehus HF. Dokument ID: 64254 Versjon: 0 Status: Godkjent Retningslinje Retningslinje for virksomhet (oppgaver) med særskilt finansiering Dokumentansvarlig: Anne Karlsen OUS Nivå 1 / Økonomi Godkjent av: Morten Reymert

Detaljer

Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen Postboks LYSAKER

Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen Postboks LYSAKER Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen Postboks 578 1327 LYSAKER Deres ref Vår ref Dato 15/2261-16.12.2015 Årsregnskapet 2015 Det vises til Finansdepartementets rundskriv R-08/2015 av 11. november

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET OG SAMARBEID MED ANDRE VIRKSOMHETER

RETNINGSLINJER FOR BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET OG SAMARBEID MED ANDRE VIRKSOMHETER Versjon 22.9.14 Høgskolen i Gjøvik (HiG) RETNINGSLINJER FOR BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET OG SAMARBEID MED ANDRE VIRKSOMHETER Retningslinjene er fastsatt av styret 2.10.2014 Innholdsfortegnelse

Detaljer

Veiledning til SRS 10 Regnskapsføring av inntekter fra bevilgninger

Veiledning til SRS 10 Regnskapsføring av inntekter fra bevilgninger Veiledning til SRS 10 Regnskapsføring av inntekter fra bevilgninger 1 Innledning...1 2 Regnskapsføring av driftsbevilgning gjennom året...1 3 Regnskapsføring av driftsbevilgning ved årsavslutningen...2

Detaljer

SUHS 2010 Agresso brukerforum. Avdelingsdirektør Arne Lunde

SUHS 2010 Agresso brukerforum. Avdelingsdirektør Arne Lunde SUHS 2010 Agresso brukerforum Avdelingsdirektør Arne Lunde Agenda Grunnkontoramme, kontoplanrapporteringsmal: Sterkere styring fra KD? Regnskapsrapportering til KD, rapportmaler Inntektsføring av bevilgninger

Detaljer

Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Høgskolen i Buskerud

Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Høgskolen i Buskerud Retningslinje Opphavsmann Dokumentnummer Betekkning ØKO, Agneta Davidsson Dokumentansvarlig Gyldig fra Gyldig t o m Versjon Senest endret søko, Juel H. Rye 28-08-2009-1.0 20-08-2009 1 (15) Retningslinjer

Detaljer

Til styret VEDTAKSSAK ØKONOMISK STATUS PR 1. TERTIAL 2014. I. FORSLAG TIL VEDTAK Styret tar rapporten for 1.tertial 2014 til orientering.

Til styret VEDTAKSSAK ØKONOMISK STATUS PR 1. TERTIAL 2014. I. FORSLAG TIL VEDTAK Styret tar rapporten for 1.tertial 2014 til orientering. Til styret Dato: 5. juni VEDTAKSSAK Saksnr.: 19/ Journalnr.: /1346 Saksbehandler: Hanne Halvorsen m fler ØKONOMISK STATUS PR 1. TERTIAL I. FORSLAG TIL VEDTAK Styret tar rapporten for til orientering. II.

Detaljer

INNKALLING TIL MØTE I FORSKNINGSSTRATEGISK UTVALG

INNKALLING TIL MØTE I FORSKNINGSSTRATEGISK UTVALG INNKALLING TIL MØTE I FORSKNINGSSTRATEGISK UTVALG Sted: Mandag 9.3.15 klokka 1400-1530. ADM B124 Møterom Hiet Saksliste: Sak 2-15 Overordnet koordinering av SFF-søknader fra UIT. Sak 3-15 Verdensledende

Detaljer

REGLEMENT FOR BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET. for. HØGSKOLEN I OSLO OG AKERSHUS Vedtatt av styret 29. september sak 118/2011

REGLEMENT FOR BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET. for. HØGSKOLEN I OSLO OG AKERSHUS Vedtatt av styret 29. september sak 118/2011 REGLEMENT FOR BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET for HØGSKOLEN I OSLO OG AKERSHUS Vedtatt av styret 29. september sak 118/2011 1 REGLEMENT FOR BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET FOR HØGSKOLEN

Detaljer

Utviklingsprosjekt: Plan for implementering av valgt budsjettløsning ved Sørlandet sykehus. Nasjonalt topplederprogram. Annlaug Øygarden Brekke

Utviklingsprosjekt: Plan for implementering av valgt budsjettløsning ved Sørlandet sykehus. Nasjonalt topplederprogram. Annlaug Øygarden Brekke Utviklingsprosjekt: Plan for implementering av valgt budsjettløsning ved Sørlandet sykehus Nasjonalt topplederprogram Annlaug Øygarden Brekke Kristiansand april 2014 Bakgrunn og organisatorisk forankring

Detaljer

Økonomimelding nr 02/2014 UNIVERSITETET I BERGEN

Økonomimelding nr 02/2014 UNIVERSITETET I BERGEN Økonomimelding nr 02/2014 Regnskapet for 1. tertial 2014 for UNIVERSITETET I BERGEN Regnskapet for 1. tertial 2014 (1.01.-30.04.2014) skal avlegges i mai 2014. For å oppnå et korrekt regnskap er det viktig

Detaljer

Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved Norges musikkhøgskole

Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved Norges musikkhøgskole Revidert versjon pr. september 2014 Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved Norges musikkhøgskole 1. Avgrensninger og definisjoner 1.1 Hjemmelsgrunnlag og iverksettelse NMHs retningslinjer

Detaljer

Rutiner for ansvar og kontroll ifb. bidrags og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA), IME fakultetet, 20. september 2011

Rutiner for ansvar og kontroll ifb. bidrags og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA), IME fakultetet, 20. september 2011 Rutiner fr ansvar g kntrll ifb. bidrags g ppdragsfinansiert aktivitet (BOA), IME fakultetet, 20. september 2011 (gjelder ikke prsjekter finansiert av EU prgrammer) Det vises til Instruks fr øknmifrvaltningen

Detaljer

Fullmaktsstrukturen ved Norges musikkhøgskole

Fullmaktsstrukturen ved Norges musikkhøgskole Fullmaktsstrukturen ved Norges musikkhøgskole 1. INNLEDNING Dette dokumentet omhandler fullmaktsstrukturen ved Norges musikkhøgskole (NMH) og gir en beskrivelse av roller, definisjoner, utøvelse og ansvarsforhold

Detaljer

NOTAT. Fastsette mål- og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet.

NOTAT. Fastsette mål- og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet. NOTAT Til: Møtedato: 13.12.07 Universitetsstyret Arkivref.: 200706432-1 Risikostyring ved Universitetet i Tromsø Bakgrunn Som statlig forvaltningsorgan er Universitetet i Tromsø underlagt Økonomiregelverket

Detaljer

Puls-programmet. Forventninger og minimumskrav til prosjektleder, prosjektansvarlig og gjennomføring av prosjekter. Randi Aarekol Basmadjian

Puls-programmet. Forventninger og minimumskrav til prosjektleder, prosjektansvarlig og gjennomføring av prosjekter. Randi Aarekol Basmadjian Forventninger og minimumskrav til prosjektleder, prosjektansvarlig og gjennomføring av prosjekter Randi Aarekol Basmadjian Det er inngått en avtale mellom prosjektansvarlig bedrift/institusjon og Forskningsrådet

Detaljer

INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES HANDELSHØYSKOLE

INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES HANDELSHØYSKOLE INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES HANDELSHØYSKOLE INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INSTRUKSENS FORHOLD TIL OVERORDNET ØKONOMIREGELVERK 3 2 ANSVARSFORHOLD 3 3 ØKONOMIFORVALTNING 4 4 PLAN OG BUDSJETT 6 5

Detaljer

Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Høgskolen i Buskerud

Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Høgskolen i Buskerud 1 (15) Opphavsmann ØKO, Agneta Davidsson Retningslinje Dokumentnummer Betekkning Dokumentansvarlig Gyldig fra Gyldig t o m Versjon Senest endret søko, Juel H. Rye 28-08-2009-1.0 20-08-2009 Retningslinjer

Detaljer

Introduksjonskurs for økonomicontroller. Delemne 1: Virksomhets- og økonomistyring ved UiO

Introduksjonskurs for økonomicontroller. Delemne 1: Virksomhets- og økonomistyring ved UiO Introduksjonskurs for økonomicontroller Delemne 1: Virksomhets- og økonomistyring ved UiO Formålet Formålet med delemne 1 er å gå gjennom hovedprosessene innen virksomhets- og økonomistyringen for å få

Detaljer

Søknad. Dette skjemaet er til orientering. Søknadsskjemaet blir tilgjengelig i digital form på Norgesuniversitetets hjemmeside i juni.

Søknad. Dette skjemaet er til orientering. Søknadsskjemaet blir tilgjengelig i digital form på Norgesuniversitetets hjemmeside i juni. Søknad Dette skjemaet er til orientering. Søknadsskjemaet blir tilgjengelig i digital form på Norgesuniversitetets hjemmeside i juni. 1. Prosjekttittel Tittelen bør være så kort som mulig, men må samtidig

Detaljer

RAPPORT. Revisjon: Implementering av kvalitetssystemet for medisinsk og helsefaglig forskning

RAPPORT. Revisjon: Implementering av kvalitetssystemet for medisinsk og helsefaglig forskning RAPPORT Revisjon: Implementering av kvalitetssystemet for medisinsk og helsefaglig forskning Distribuert til: Forskningsdirektør Kopi: Universitetsdirektør Gjennomført av: Seniorkonsulent Hilde Tanggaard

Detaljer

BIRD - Administrasjon av forskningsdata (Ref #2219b941)

BIRD - Administrasjon av forskningsdata (Ref #2219b941) BIRD - Administrasjon av forskningsdata (Ref #2219b941) Søknadssum: 1 000 000 Varighet: Toårig Kategori: Innsatsområder Samarbeid og partnerskap Opplysninger om søker Organisasjonsnavn / nr Handelshøyskolen

Detaljer

1. Styret godkjenner foreløpig årsregnskap for 2006. 2. Styret vedtar at resultatet på kr 148 610,60 tilføres virksomhetskapitalen.

1. Styret godkjenner foreløpig årsregnskap for 2006. 2. Styret vedtar at resultatet på kr 148 610,60 tilføres virksomhetskapitalen. Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: 22.02.07 Saksnummer: 06/07 Saksbehandler: Mette Fjulsrud 2006/2177 Journalnummer: FORELØPIG ÅRSREGNSKAP FOR 2006 Saken i korte trekk Høgskolens foreløpige årsregnskap

Detaljer

SAK US 68/10 ORGANISERING AV ANSKAFFELSESPROSESSENE VED UIS

SAK US 68/10 ORGANISERING AV ANSKAFFELSESPROSESSENE VED UIS Styret SAK US 68/10 ORGANISERING AV ANSKAFFELSESPROSESSENE VED UIS Hva saken gjelder: Kunnskapsdepartementet(KD) ber om at styret blir forelagt en rapport fra et dialogmøte i 2010 (vedlagt). KD ber styret

Detaljer

Anskaffelsesreglement

Anskaffelsesreglement Anskaffelsesreglement for Hole kommune Juni 2007 Utarbeidet iht Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Vedtatt i kommunestyret 25 juni 2007 Innhold 1. Generelt om innkjøp... 2 1.1 Formål, virkeområde

Detaljer

Anskaffelse av verktøy for virksomhetsstyring ved Politihøgskolen - BAR

Anskaffelse av verktøy for virksomhetsstyring ved Politihøgskolen - BAR Anskaffelse av verktøy for virksomhetsstyring ved Politihøgskolen - BAR Nøkkeltall for PHS Bakgrunn prosjektet og organisering av prosjektet Nødvendige avklaringer Behovsforespørsel Anskaffelse Erfaringer

Detaljer

UNIVERSITETET I BERGEN Det medisinsk-odontologiske fakultet - Økonomi

UNIVERSITETET I BERGEN Det medisinsk-odontologiske fakultet - Økonomi UNIVERSITETET I BERGEN Det medisinsk-odontologiske fakultet - Økonomi SERVICEAVTALE FOR BIDRAGS - OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA) VED MOF Mål for oppgaven Hva avtalen omfatter Hvem avtalen omfatter

Detaljer

Endringslogg for standard kontoplan for statlige virksomheter

Endringslogg for standard kontoplan for statlige virksomheter Dato Referanse 30. november 2015 Forvaltnings- og analyseavdelingen, seksjon for statlig regnskapsføring Endringslogg for standard kontoplan for statlige virksomheter Innhold Innledning... 2 Følgende endringer

Detaljer

Oppsummering av SFFs styringsmodell

Oppsummering av SFFs styringsmodell Oppsummering av SFFs styringsmodell Et senter styres som et ordinært institutt med underliggende prosjektportefølje Porteføljen av prosjekter skal styres iht minimumsstandarden ved UiO, (jfr EFP-prosjekt)

Detaljer

Instruks om økonomi- og virksomhetsstyring for Vitenskapskomiteen for mattrygghet

Instruks om økonomi- og virksomhetsstyring for Vitenskapskomiteen for mattrygghet Instruks om økonomi- og virksomhetsstyring for Vitenskapskomiteen for mattrygghet Instruksen er fastsatt 9. mai 2014 i henhold til 3 annet ledd i Reglement for økonomistyring i Staten, og trådte i kraft

Detaljer

OPERATIV INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES MILJØ- OG BIOVITENSKAPELIGE UNIVERSITET

OPERATIV INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES MILJØ- OG BIOVITENSKAPELIGE UNIVERSITET OPERATIV INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES MILJØ- OG BIOVITENSKAPELIGE UNIVERSITET 1. januar 2014 Mari Sundli Tveit rektor Operativ instruks for økonomiforvaltningen ved NMBU - gjeldende fra

Detaljer

Systemer i UH-sektoren. 31. Oktober 2012 Tromsø. Alf Hansen Seniorrådgiver

Systemer i UH-sektoren. 31. Oktober 2012 Tromsø. Alf Hansen Seniorrådgiver Systemer i UH-sektoren 31. Oktober 2012 Tromsø Alf Hansen Seniorrådgiver 1. Innledning Agenda 2. Systemer i forhold til viktige prosesser i UH-sektoren: PBO-prosessen (Plan budsjett og oppfølging) BTB

Detaljer

Hovedregler for økonomiforvaltningen ved AHO

Hovedregler for økonomiforvaltningen ved AHO KVALITETSHÅNDBOK Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo 10 Økonomi Hovedregler for økonomiforvaltningen ved AHO Hovedreglene er fastsatt av styret ved Arkitekthøgskolen i Oslo i medhold av pkt. 2.2. i Hovedinstruks

Detaljer

Status og nyheter - KD

Status og nyheter - KD Status og nyheter - KD SUHS-konferansen 2013 Avdelingsdirektør Joar Nybo 2 Kunnskapsdepartementet Tema Kurs hos DBH om økonomirapportering i løpet av høsten Premieøkning Statens pensjonskasse Ny standard

Detaljer

INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES TEKNISK- NATURVITENSKAPELIGE UNIVERSITET (NTNU)

INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES TEKNISK- NATURVITENSKAPELIGE UNIVERSITET (NTNU) INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES TEKNISK- NATURVITENSKAPELIGE UNIVERSITET (NTNU) Instruksen er fastsatt av rektor og gjelder fra 01.03.2006 (Instruksens kap.5.1 er revidert 28.03.2011) Innholdsfortegnelse

Detaljer

Regnskapsprogrammet i praksis

Regnskapsprogrammet i praksis Regnskapsprogrammet i praksis Hva betyr regnskapsprogrammet for dere i det daglige arbeidet? 07.06.2011 Senter for statlig økonomistyring Side 1 Gjennomgang Ny kontoplan Ny økonomimodell Oppsett kontantregnskap

Detaljer

Oslo universitetssykehus HF

Oslo universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 20. juni 2012 Saksbehandler: Vedlegg: Viseadministrerende direktør økonomi og finans Brev 2/2012 fra revisor datert 23. april 2011 SAK 44/2012 REVISORS NUMMERERTE

Detaljer

BUDSJETTFULLMAKTER OG INTERNKONTROLL 2012

BUDSJETTFULLMAKTER OG INTERNKONTROLL 2012 BUDSJETTFULLMAKTER OG INTERNKONTROLL 2012 Fastsatt av høgskoledirektør. Fullmaktene gjelder fra 1.1.2012 1. BUDSJETTSTRUKTUR... 2 2. BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET... 3 3. DELEGERT BUDSJETTANSVAR... 4 4.

Detaljer

Resultatregnskap pr.:30.04.2007

Resultatregnskap pr.:30.04.2007 Side 1 av 8 Resultatregnskap pr.:30.04.2007 Virksomhet: Kunsthøgskolen i Oslo Note 30.04.2007 30.04.2006 31.12.2006 Driftsinntekter Inntekt fra bevilgninger 1 66 306 60 774 187 947 Gebyrer og lisenser

Detaljer

Oslo universitetssykehus HF

Oslo universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato dok.: 29. september 2009 Dato møte: 8. oktober 2009 Saksbehandler: Prosjektdirektør IKT Vedlegg: Status og risikorapportering IKT SAK 138/2009 STATUS IKT I OSLO

Detaljer

INTERN ØKONOMIINSTRUKS FOR HØGSKOLEN I GJØVIK

INTERN ØKONOMIINSTRUKS FOR HØGSKOLEN I GJØVIK INTERN ØKONOMIINSTRUKS FOR - HØGSKOLEN I GJØVIK Vedtatt av høgskolestyret 14.06.2011 NNHOLD 1 INTERN ØKONOMIINSTRUKS... 3 1.1 Hovedregler for økonomiforvaltningen... 3 1.1.1 Innledning... 3 1.1.2 Myndighets-,

Detaljer

Unit4 Investering. "Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons.

Unit4 Investering. Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons. Unit4 Investering "Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons. Ulrik Andreassen Seniorkonsulent i EVRY Fagområde økonomi/rapportering,

Detaljer

Bidrags- og oppdragsaktivitet (BOA)

Bidrags- og oppdragsaktivitet (BOA) Reglement for Bidrags- og oppdragsaktivitet (BOA) ved Kunst- og designhøgskolen i Bergen Vedtatt av kunst- og designhøgskolens styre 19. september 2012 Innholdsfortegnelse 1.1. STYRETS ANSVAR... 3 2. DEFINISJONER...

Detaljer

Mandat. Regionalt program for Velferdsteknologi

Mandat. Regionalt program for Velferdsteknologi Mandat Regionalt program for Velferdsteknologi 2015-2017 Innhold 1 Innledning/bakgrunn 3 2 Nåsituasjon 3 3 Mål og rammer 4 4 Omfang og avgrensning 4 5Organisering 5 6 Ressursbruk 6 7 Beslutningspunkter

Detaljer

Søker. Prosjektansvarlig. Administrativt ansvarlig. Prosjektleder. Side: 1

Søker. Prosjektansvarlig. Administrativt ansvarlig. Prosjektleder. Side: 1 Side: 1 Søker Prosjektansvarlig Institusjon / bedrift UNIVERSITETET I AGDER Fakultet Institutt Avdeling Adresse Postboks 422 Postnummer 4630 Poststed Land E-post til postmottak KRISTIANSAND S Norge postmottak@uia.no

Detaljer

Statlig RegnskapsStandard 10

Statlig RegnskapsStandard 10 Statlig RegnskapsStandard 10 Inntekt fra bevilgninger Innholdsfortegnelse Innledning... 2 Mål... 2 Virkeområde... 2 Definisjoner... 3 Resultatføring av inntekt fra bevilgninger... 4 Inntekt fra bevilgninger...

Detaljer

S Ø K E R V E I L E D I N G O G S Ø K N A D S M A L

S Ø K E R V E I L E D I N G O G S Ø K N A D S M A L S Ø K E R V E I L E D I N G O G S Ø K N A D S M A L Dette dokumentet er ment som informasjon om søknadsprosessen og om hva en prosjektsøknad til Skogbrukets verdiskapingsfond bør inneholde. SØKERBERETTIGEDE

Detaljer

Omtalen omfatter ikke datarapportering til DBH. I. Styrets beretning

Omtalen omfatter ikke datarapportering til DBH. I. Styrets beretning RAPPORTERINGSKRAV FOR ÅRSRAPPORT 2015 FOR PRIVATE HØYSKOLER Private høyskoler skal innen 15. mars 2016 sende inn dokumentet Årsrapport 2015 elektronisk til postmottak@kd.dep.no. Årsrapportene vil bli publisert

Detaljer

Oslo universitetssykehus HF

Oslo universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato dok.: 28. mai 2009 Dato møte: 4. juni 2009 Saksbehandler Administrerende direktør SAK 84/2009 STATUS SAMMENSLÅINGSAKTIVITETER Tidsplan Programmets og prosjektenes

Detaljer

Forskerstøtte. Forskningsseksjon ved Det psykologiske fakultet. colourbox.com

Forskerstøtte. Forskningsseksjon ved Det psykologiske fakultet. colourbox.com Forskerstøtte Forskningsseksjon ved Det psykologiske fakultet colourbox.com Forskningsseksjon som rådgiver Prosjektadministrasjon Kontrakter Søknadsskriving pre-award post-award CV-bygging Prosjektbygging

Detaljer

Registrering av forskningsadministrativ dokumentasjon i ephorte ved Det helsevitenskapelige fakultet, Universitetet i Tromsø

Registrering av forskningsadministrativ dokumentasjon i ephorte ved Det helsevitenskapelige fakultet, Universitetet i Tromsø Registrering av forskningsadministrativ dokumentasjon i ephorte ved Det helsevitenskapelige fakultet, Universitetet i Tromsø 1. Ansvar for dokumentfangst og registrering i ephorte Ansvaret for dokumentfangst

Detaljer

Kapittel 7 Forvaltning av stønadsordninger til privatpersoner

Kapittel 7 Forvaltning av stønadsordninger til privatpersoner Kapittel 7 Forvaltning av stønadsordninger til privatpersoner 7.1 Innledning Kapitlet inneholder bestemmelser om etablering og forvaltning av stønadsordninger til privatpersoner. Formålet med bestemmelsene

Detaljer

Leiestedsorganisering av forskningsinfrastruktur i Universitets- og høyskolesektoren

Leiestedsorganisering av forskningsinfrastruktur i Universitets- og høyskolesektoren 1 Leiestedsorganisering av forskningsinfrastruktur i Universitets- og høyskolesektoren NARMA 21.11.13 Lise T. Sagdahl Leder av arbeidsgruppe for leiestedsmodell Seniorrådgiver Rektor stab NTNU 2 Mandat

Detaljer

ANBEFALT STANDARD. Statlig RegnskapsStandard 10

ANBEFALT STANDARD. Statlig RegnskapsStandard 10 ANBEFALT STANDARD Statlig RegnskapsStandard 10 Inntekt fra bevilgninger Innholdsfortegnelse Innledning... 2 Mål... 2 Virkeområde... 3 Definisjoner... 3 Resultatføring av inntekt fra bevilgninger... 4 Inntekt

Detaljer

Rollebeskrivelser e-handel

Rollebeskrivelser e-handel Rollebeskrivelser e-handel I dette dokumentet beskrives roller tilknyttet e-handelsprosessen. Beskrivelsen av de ulike rollene er retningsgivende, men må tilpasses den enkelte virksomhet. Følgende roller

Detaljer

Samordning av IKT i det offentlige: Utvikling gjennom samarbeid. NOKIOS 2008 Direktør Marianne Andreassen

Samordning av IKT i det offentlige: Utvikling gjennom samarbeid. NOKIOS 2008 Direktør Marianne Andreassen Samordning av IKT i det offentlige: Utvikling gjennom samarbeid Side 1 Senter for statlig økonomistyring Samordning av IKT i det offentlige: Utvikling gjennom samarbeid NOKIOS 2008 Direktør Marianne Andreassen

Detaljer

PROSJEKTPLAN HOVEDPROSJEKT

PROSJEKTPLAN HOVEDPROSJEKT Prosjektnamn: Prosjektansvarlig: Prosjektleder: Start: 010407 Slutt: 311207 Helge Møller, Reisemål Hardanger Fjord AS Venatio AS v/ Tom Nøvik 1. Bakgrunn og hensikt De fleste reiselivsdestinasjonene i

Detaljer

Høringsuttalelse og svar på spørsmål ifm organisering, fakultetsvis lederstøtte og campusbasert støtte

Høringsuttalelse og svar på spørsmål ifm organisering, fakultetsvis lederstøtte og campusbasert støtte Til Prosjektledelsen Administrativ Etablering HiBV Fra Arbeidsgruppe Økonomi ved økonomiseksjonene ved HiBU og HiVe (fork. AG Ø) Høringsuttalelse og svar på spørsmål ifm organisering, fakultetsvis lederstøtte

Detaljer

Møte med NFR 8 mai 2009

Møte med NFR 8 mai 2009 1 Møte med NFR 8 mai 2009 2 Omsetningsutvikling BOA inkl prognose 2009 300 000 250 000 Omsetning (tkr) 200 000 150 000 100 000 50 000 0 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 År Fig.

Detaljer

CRIStin 2.0 Prosjekter og annet. Oslo 5.6.2014

CRIStin 2.0 Prosjekter og annet. Oslo 5.6.2014 CRIStin 2.0 Prosjekter og annet Oslo 5.6.2014 Agenda Hva skal og skal ikke CRIStin være Integrasjon med andre institusjoner Status prosjektkatalogen Planer for videre fremdrift Mål for CRIStin-systemet

Detaljer

Omtalen omfatter ikke datarapportering til DBH, herunder Selskapsdatabasen.

Omtalen omfatter ikke datarapportering til DBH, herunder Selskapsdatabasen. RAPPORTERINGSKRAV FOR ÅRSRAPPORT (2015 2016) Universiteter og høyskoler skal innen 15. mars 2016 sende dokumentet Årsrapport (2015-2016) elektronisk til postmottak@kd.dep.no. Årsrapportene vil bli publisert

Detaljer

Informasjon om bruk av mva-koder ved kjøp av fjernleverbare tjenester fra utlandet, Svalbard og Jan Mayen.

Informasjon om bruk av mva-koder ved kjøp av fjernleverbare tjenester fra utlandet, Svalbard og Jan Mayen. Kundenotat 13/2015 Dato 27.04.2015 Referanse Informasjon om bruk av mva-koder ved kjøp av fjernleverbare tjenester fra utlandet, Svalbard og Jan Mayen. Målgruppe: Ansatte i økonomienheten hos DFØs regnskapskunder.

Detaljer

Eierskap, IKT relasjoner, roller og arbeidsflyt - etablering av master Enterprise HRM - masterdata for personalinformasjon

Eierskap, IKT relasjoner, roller og arbeidsflyt - etablering av master Enterprise HRM - masterdata for personalinformasjon Eierskap, IKT relasjoner, roller og arbeidsflyt - etablering av master Enterprise HRM - masterdata for personalinformasjon Venke Ingeberg Ringstad Fungerende HR sjef Lovisenberg Diakonale Sykehus Bakgrunn

Detaljer

Hvordan sikre landingsplass for prosjektene

Hvordan sikre landingsplass for prosjektene Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Hvordan sikre landingsplass for prosjektene

Detaljer

Konsekvenser for økonomistyringen av innføring av ny kontoplan og periodisert regnskap

Konsekvenser for økonomistyringen av innføring av ny kontoplan og periodisert regnskap Konsekvenser for økonomistyringen av innføring av ny kontoplan og periodisert regnskap Nettverk for virksomhetsstyring - 2011 Atle Birkeland, Fiskeridirektoratet Oppdatert: 13.09.2011 Skal si litt om følgende:

Detaljer

SIKT setter brukerne i sentrum. v/grete Orderud, avdelingsdirektør i Husbanken

SIKT setter brukerne i sentrum. v/grete Orderud, avdelingsdirektør i Husbanken SIKT setter brukerne i sentrum v/grete Orderud, avdelingsdirektør i Husbanken .på nett 2 3 Ø Etablert i 1946 Ø Regjeringens gjennomfører av boligpolitikken. Ø Supplerer markedet for å bidra til at alle

Detaljer