Påmelding til Røros 06

Transkript

1 Påmelding til Røros 06 Påmelding til landsleiren vil i år bli via internett. Påmeldingssystemet er koblet til medlemsdatabasen, og gruppene går gjennom medlemsdatabasen for å utføre påmeldingen. De grupper som ikke kan eller vil benytte internett til påmelding må selv be om å få tilsendt påmeldingsskjema på papir. Ta kontakt med prosjektkoordinator Mari Hørstad på tlf De grupper som ikke ennå har tilgang til medlemsdatabasen kan sende en epost til medlemsdatabasen@kfuk-kfum-speiderne.no med gruppens navn, hvem som skal ha tilgang (vanligvis gruppeleder) og hvor brukernavn og passord skal sendes (e-post). Påmeldingsfrist Påmeldingsfristen er satt til 1. april Vi henstiller til alle grupper om å overholde fristen. Påmeldingen er forenklet sammenlignet med tidligere leirer, dels ved at det ikke er noen forhåndspåmelding og dels ved at vi tar utgangspunkt i medlemsdatabasen, slik at man slipper en masse registreringsarbeide. Vi håper gruppene vil sette pris på denne forenklingen. Det er viktig å overholde påmeldingsfristen for å sikre fortsatt god planlegging og for at forberedelsene fram mot leiren skal gå som planlagt. Det er også viktig å overholde fristen for å sikre at gruppen din får et gruppeområde som står i forhold til antall deltakere, at dere får de raiene dere ønsker, at dere blir plassert sammen med de naboene dere ønsker osv. Avmelding og refusjon Leirkontingent forfaller til betaling samtidig med påmeldingsfristen 1. april. Eventuelle etterpåmeldinger må betales omgående. Eventuelt utestående må gjøres opp ved ankomst. Påmeldte deltakere som trekker seg etter 2. april, men før 1. juli får tilbakebetalt 50 % av leirkontingenten. Tilbakebetalingen vil skje innen 45 dager etter leiren. Deltakere som trekker seg etter 1. juli og som ikke får dekket leirkontingenten gjennom egen reise/avbestillingsforsikring, kan søke gjennom sin gruppe (pr epost eller brev) om refusjon av leirkontingenten. Disse sendes så snart som mulig til prosjektkoordinator Mari Hørstad (mari@kfuk-kfum-speiderne.no) og vil bli behandlet samlet etter leiren. Detaljert forklaring Når påmeldingen åpner (ca 1. mars) vil en ny knapp bli aktivert i medlemsdatabasen. Når man klikker på denne knappen vil man første gang få spørsmål om hvem som skal være reiseleder. Med reiseleder menes her den person i gruppen som vil være ansvarshavende under leiren og som vil få vil få videre informasjon om leiren. I de fleste tilfeller vil det være gruppeleder eller troppsleder som er reiseleder, men det kan godt være en annen leder, assistent eller voksen (over 18 år) Det kan også være en voksen (for eksempel en foresatt) som ikke er medlem, men vedkommende må da registreres med navn, adresse og andre nødvendige data. Etter at reiseleder er valgt vil man komme til en oversikt over gruppens medlemmer (sortert på alder). Etter at reiseleder er valgt vil man komme til en oversikt over gruppens medlemmer (sortert på alder).

2 Reiseleder vil da allerede stå avkrysset. Man kan nå krysse av for de medlemmer som skal være med. Det er 5 kategorier å velge mellom. Betingelsene framgå av tabellen nedenfor: Deltakertype Kontingent Betingelser Deltaker 1500,- Deltaker med deltakende søsken 1200,- Ledere Må ha søsken som er vanlige deltaker (ikke leder, stab eller maur) Må kunne påta seg oppgaver under leiren (ledere som kun er med noen få dager betaler kr 110 pr dag) Stab Ha oppgaver i leirorganisasjonen Maur 0,- Minimum to perioder på maurleir* 750,- Hvis maur kun en periode før eller etter leiren *Maurleiren er delt i 3 perioder: periodene før, under og etter leiren. Det sjette avkrysningsfeltet (Angre/avmeld) brukes hvis man ved en feiltakelse har krysset av for et navn som likevel ikke skal delta eller senere avmelder en person. Det er mulig å melde på ikke-medlemmer (gjester) f.eks. søsken til et medlem eller speidere fra en utenlandsk vennskapsgruppe.(vær oppmerksom på at gjester ikke er dekket av forbundets forsikringsordninger. De må derfor selv ha nødvendige forsikringer) Det er også mulig å melde på speidere fra andre KM-speidergrupper i kretsen hvor gruppen ikke reiser selv (f.eks. pga ledermangel) Se Avsnittet om gjester og nabo-medlemmer lengre nede. Når man er ferdig med påmeldingen i denne omgang, klikker man på knappen Gå videre og kommer deretter til liste over påmeldte.

3 Ved senere innlogging i påmeldingssystemet vil man komme direkte til denne liste. Listen er sortert på deltakertyper. Listen består av 8 kolonner: Deltakere I første kolonne vil det ut for hvert navn være et ikon som man kan klikke på for å redigere detaljer om deltakeren (se nedenfor) I andre kolonne står deltakerens navn Tredje kolonne er i de fleste tilfeller tom, men her vil det stå gjest hvis deltakeren ikke er medlem i gruppen. Pris I fjerde kolonne står kontingenten som deltakeren må betale.(for maur vil det stå kr. 0 hvis deltakeren er påmeldt maurleir i minst to uker, ellers vil det stå kr 750,-) Diett Helse Handikapp Bo og spisested Redigere detaljer I kolonne 5, 6 og 7 vil det stå et kryss hvis det er registrert en merknad om henholdsvis diett, helse eller handikapp (dette registreres i skjemaet man får opp når man klikker på ikonet foran navnet) I siste kolonne vil det stå hvor deltakeren vil bo og spise under leiren. I de fleste tilfeller vil det være gruppen. Ved å klikke på symbolet i første kolonnen kan man på dagsbasis indikere hvor en deltaker bor og spiser eller ikke er tilstede. I de fleste tilfeller er det ikke nødvendig å gjøre noe Dette er mest aktuelt for ledere, stab og maur. (se nærmere forklaring under) Ved å trykke på symbolet foran navnet på en deltaker kommer man inn på følgende skjema, hvor man i øverste halvdel kan registrere informasjon som man mener leirstaben har behov for å vite om. Dette kan f.eks være at deltakeren trenger spesiell diett (f.eks glutenfri produkter), har et handikap man må tilrettelegge for (f.eks. rullestol eller er døv) eller har spesielle allergier (f.eks. hypersensitiv til vepsestikk).

4 Fyll ut bare det som leirestaben har behov for å vite. Ting som bare ledere i gruppen har behov for å vite (f.eks at lille Ole bruker visse medisiner) trenger man altså ikke registrere. I andre halvdel av detaljsiden kan man registrere avvik fra det normale når det gjelder tilstedeværelse, bosted og spisested. For de fleste deltakere er det ikke nødvendig å gjøre noen endringer, men det kan være aktuelt for f.eks maur og stab. Eksempel: Erik Eriksen har cøliaki og må derfor ha glutenfrie produkter. Det registreres i feltet Har behov for spesialdiett Erik er påmeldt som maur, men han skal bare være maur i uken før leiren, skal være vanlig deltaker under leiren og ikke tilstede etter leiren. For leiruken endrer man deltakelse til leirdeltaker og Bosted og Spisested til i gruppen Man vil se at det er to knapper som heter Lagre Det er det samme hvilken man bruker. Etter å ha lagret eksemplet over vil deltakerlisten se slik ut: Erik står nå oppført som Maur 1 uke og kontingenten er endret til kr 750. Det står også en stjerne etter Bo og spisestedet, noe som indikerer at det er gjort endringer fra det normale. Likeledes står det et kryss i kolonnen Diett for å indikere at det er registrert en merknad om diett.

5 Om maur og påmelding av maur Alle som ønsker å jobbe som maur må registrere seg på Hvis mauren har gjort dette før gruppen starter sin påmelding, vil man kunne se det på deltakerlisten. Hvis mauren ikke har registrert seg før gruppen gjør det må hun/han likevel gjøre det, da vi trenger litt flere opplysninger om maurene. Gjester og Nabo-medlemmer For påmelding av gjester og medlemmer fra nabogrupper bruker man en av knappene nederst på påmeldingssiden: Hvis man skal påmelde speidere fra en annen gruppe i kretsen må man velge hvilken gruppe: Deretter får man opp liste over alle medlemmer i den valgte gruppe (tilsvarende som for egen gruppe) og kan krysse av for de som skal delta. For gjester får man opp følgende skjermbilde : Gruppen Med knappen Gruppen kommer man til følgende skjermbilde hvor man kan endre reiseleder, registrere forventet ankomsttid og avreisetid (dette behøves ikke gjøres før senere) og bestille raier. I merknadsfeltet kan man f.eks. registrere om man ønsker å bo i nærheten av en bestemt gruppe (for eksempel en utenlandsk vennskapsgruppe):

6 Økonomi Med knappen Økonomi kommer man til en oversikt over hvor mye gruppen skal betale i leiravgift og raier. Gruppene må selv uoppfordret sende inn kontingent til konto Når innbetalingen er registrert vil den vises på økonomioversikten.

7 Familiecamp og barn under speideralder Det er ingen påmelding til Familiecampen, men det vil bli mulig å reservere plass (Følg med på Familiecampen vil bli drevet som en 2 stjernes campingplass. Det vil bli mulig å leie strømuttak for de som har behov for dette. Priser: 130,-/døgn for bobil eller campingvogn 110,-/døgn for telt / gapahuk 30,-/døgn for tilgang til strøm. Døgnprisen er per enhet, det vil si at man betaler det samme enten man er 1 eller 5 i telt/campingsvogn osv. Barn under speideralder som bor sammen med gruppen (dette gjelder først og fremst barn av ledere) betaler kr 25 pr døgn (kr. 375 for hele leiren). Disse meldes på som vanlige deltakere, men merknad gjøres på detaljsiden. De har imidlertid ingen programtilbud.