Hvorfor feiler IT-prosjekter. Harald Os Seniorrådgiver, Skatteetaten

Transkript

1 Hvorfor feiler IT-prosjekter Harald Os Seniorrådgiver, Skatteetaten

2 Harald Os Siviløkonom Har arbeidet i spenningfeltet mellom organisasjoner, personer og informasjonssytemer siden 1992 De første årene som konsulent Siden 2009 ansatt i Skatteetaten Vekt på forretningsmessig analyse og overføring av forretningsbehov til kravspesifikasjoner Hvordan skal vi drive virksomheten i årene som kommer? Skatteetaten tittel på presentasjonen

3 Oppvarmingsoppgave Du sitter alene i tårnet på en liten flyplass. Det er helt stille, og det begynner å bli natt. Plutselig får du en samtale på øret. Det er en som er ute og flyr solo for første gang. Han er ute og flyr i mørket, og har mistet orienteringen helt. Han begynner å bli desperat, og roper at du må hjelpe ham å finne ut hvor han er. Hvordan skal du finne ham? Skatteetaten tittel på presentasjonen

4 Agenda Mandat og målforskyvning Gevinstrealisering som attpåklatt: ansvarspulverisering Planen inneholder leveranse av programvare, ikke realiserte gevinster Hva begynner et prosjekt med, og hva slutter det med Begynner med et uttrykt behov Økonomisk kalkyle jeg er økonom, så jeg kjnner veriden av disse kalkylene En del av kalkylen er å sette opp hvilke gevinster prosjektet skal gi Elelr: begynner vi med en ønsket løsning, og ser oss om etter et problem som passer? Slutter med leveranse av programvare Vi vet hvordan vi vil ha det, ikke hvorfor Manglende forståelse av oppgaven Manglende forståelse for rettsreglene Faser, faseoverganger og overleveringer hviskeleken Oppstart og avslutning V-modellen Kompleksitet Avhengigheter Sammenheng med eksisterende systemer og eksisterende tenking «Adding more manpower to an already slow project makes it even slower» Irrasjonelle mennesker presset til å gi en rasjonell leveranse Vi prøver å automatisere noe som ikke kan automatiseres??? En vei ut av uføret KISS Har vi folkene som kan gjøre det enkelt nok? 2x2-matrise Dijkstra: Kristiske suksessfaktorer er å unngå kritiske feilfaktorer Skatteetaten tittel på presentasjonen

5 Agenda Prosjekter Mandatet Gjennomføring Kravspesifikasjon Testing Kompleksitet Skatteetaten tittel på presentasjonen

6 Skatteetaten tittel på presentasjonen

7 Poor Project Planning and Direction Insufficient Communication Ineffective Management Failure to Align With Constituents and Stakeholders Ineffective Involvement of Executive Management Lack of Soft Skills or the Ability to Adapt Poor or Missing Methodology and Tools Skatteetaten tittel på presentasjonen

8 Hva mener vi med å feile At noen prosjekter feiler er helt tydelig, de legges ned før de har levert noe Andre typer feil som omtales er Overskridelse på tid Overskridelse på kostnader Manglende funksjonalitet Men hva med om leveransen fra prosjektet er på tid, kost og omfang, men organisasjonen likevel ikke oppnår det som var utgangspunktet for prosjektet? Skatteetaten tittel på presentasjonen

9 Edsger Dijkstra Den viktigste kritiske suksessfaktoren for et prosjekt er å unngå kritiske feil-faktorer Skatteetaten tittel på presentasjonen

10 Mandat og målforskyvning De største og viktigste feilene for prosjektet, og de med størst effekt, er nedfelt i mandatet Skatteetaten tittel på presentasjonen

11 Mandat og målforskyvning Alle prosjekter starter ut fra et opplevd behov En favoritt fra egen erfaring: Økonomisjefen som konkluderer: Økonomistyringen er for dårlig i denne bedriften, vi trenger et nytt økonomisystem Nå ja, Hva om årsaken til maglende styring er helt andre enn økonomisystemet? Skatteetaten tittel på presentasjonen

12 Mandat og målforskyvning Det første som skjer i et prosjekt er at mandatet skrives Ofte mye arbeid, med finpussing av formuleringer Nøye beskrivelse av hva som skal leveres og når Men hva er det som beskrives som leveranser? Behovsdekning? I IT-prosjekter er det som regel leveranse av programvare som beskrives som leveransen Jeg har ennå til gode å se en prosjektplan der behovsdekning/ det å hente ut gevinster er det sentrale, og leveranse av programvare er et av flere hjelpemidler for å nå målet Skatteetaten tittel på presentasjonen

13 SOFUS - Hovedfaser med hovedmilepæler Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Planlegging Arkitektur Bygge løsning Produksjonssette (iå 2017) Avslutning HMP 0 Prosjektstyringsdokument godkjent Gjennomført Planlagt HMP 1 Løsningsarkitektur godkjent HMP 2 Opprette mantall 2017 HMP 3 Saksbehandling mantall 2017 HMP 4 Årsrutine forskudd 2017 HMP 5 Forskudd, varsel om endring 2017 HMP 6 Min Skatteoversikt (Skattekalkulator) 2017 HMP 7 Saksbehandling forskudd 2017 HMP 8 Skatteoppgjør 2017 HMP 9 Konto til konto 2017 HMP 10 Fordelingstall 2017 Presentasjon av SOFUS prosjektet - SIST fagforum HMP 11 Gml løsning sanert HMP 12 Prosjekt avsluttet

14 Testing: V-modellen Alt som ikke testen er feil Se i figuren og finn to feil... Skatteetaten tittel på presentasjonen

15 Kravspesifikasjon Eksamen etter e-opplæring: «Det kreves 80% riktig for å bestå eksamen» De fleste av oss leser 80% eller mer, men utvikleren programmerte "=80%". Det var ingen hjelp i å ha alt rett. Det er ikke så lett å svare rett på 80% av 19 spørsmål (=15,8) Det finnes bare en ting som er værre en en utvikler som forandrer kravspesifikasjonen... Enhver overlevering (som en kravspeisifkasjon er) er som hviskeleken Troen på at krav kan nedfelles i en spesifikasjon er overdreven Kunnskapen til krav sitter i hodet til de som skrev Kunnskapen utvikler seg etter hvert som kravspesifikasjonen skrives Troen på at noen andre kan lese og forstå den er like overdreven V-modellen: hva om krav beskriver noe som helst annet enn dekning av behov? Skatteetaten tittel på presentasjonen

16 Kravspesifikasjon: nedbryting av arbeid Krav til kravspesifikasjon Uttømmende Entydig Forståelig Beskrive en (ukjent) fremtid Si nok, uten å si for mye Skille tydelig på hva som skal implementeres, og hva som ikke skal implementeres John G. Roberts, Chief Justice, Supreme Court of the United States If it is not important to give a statement on a given subject, it is important not to give a statement on the subject Kjell Aukrust Hvem skriver kravspesifikasjoner De som kan det vi skal forlate Skatteetaten tittel på presentasjonen

17 KISS Tenk 80/20 regelen: 80% av funksjonaliteten kan dekkes med 20% av innsatsen Anvendes en gang til på de gjenstående 20% av funksjonalitet: 20%*80%=16% dekkes med 20% av innsatsen Da er 80%+16% dekket av 40% av innsatsen Er de siste 4% av funksjonalitet verdt 60% av innsatsen? Enkelhet forutsetter NEI til - lite nyttige funksjoner - spesifikke funksjoner der generelle kan dekke behovet

18 KISS Økning i kompleksitet utover i prosjekt: Påstand: kompleksiteten øker eksponensielt utover i et prosjekt: kompleksiteten kvadreres for hver fase: 2 x Ugangspunkt etter konseptfasen: Total kompleksitet = 4, herav 1 unødvendig. Konsept Analyse Design Bygg Total Unødvendig 1 Nødvendig

19 Forenkling Gjøre det som er nødvendig og heller ikke mer Gjøre likt det som er likt og håndtere de forskjellene som må håndteres Mønstergjenkjenning Generalisering Unngå unødvendig kompleksitet «Vi skal gjøre det så enkelt som mulig,... men heller ikke enklere»

20 Mønstergjenkjenning

21 Monstergjenkjenning

22 Mønstergjenkjenning Beregning av gjenstående krav: K1600.TOTBEL = Opprettet krav K1600.DK_BEL = D eller K K16TRANS.D_K = D summeres K16TRANS.BELOP til en debetsum1 Hvis K16TRANS.LEV = 05 og K16TRANS.D_K = D summeres K16TRANS.BELOP til en debetsum2 Deretter tas debetsum1 debetsum2 = debetsum3 K16TRANS.D_K = K summeres K16TRANS.BELOP til en kreditsum. Debetsum3 kreditsum = Innbetalt krav Opprettetkrav innbetalt krav = Gjenstående krav Alternativ Gjenstående krav = sum(hvis D_K = D og lev <> 05: beløp, ellers beløp)

23 Avhengigheter Avhengigheter er en stor kilde til kompleksitet I IT-systemer I lover Manglende dokumentasjon av avhengigheter gir stor usikkerhet ved endring Skatteetaten tittel på presentasjonen

24 Unngå unødvendig kompleksitet Dele kompleksiteten i to: Nødvendig (iboende) Unødvendig (selvpåført) Skatteetaten tittel på presentasjonen

25 eksplosjon 10/27/ Kost Series1 Series Kompleksitet Hrair-punktet 25

26 Kompleksitet: hvorfor er forenkling så vanskelig Vi tar ikke den mentalt krevende jobben det er gjøre det enkelt Status: Hva gir status i en organisasjon Å beherske noe som er komplisert Å beherske noe som er enkelt Har vi vår stolthet i det vi kan eller i de vi kan lære? Skatteetaten tittel på presentasjonen

27 Brukerne Hvordan komme ut av uføret Virksomheten Sier Har bruk for OK Hensikter Prioritering Relevante definisjoner/ begreper Oversikt Forenkling Har ikke bruk for Utfordring Løsninger Gamle framgangsmåter Detaljer Kjepphester Red herrings Særtilfeller Vikarierende argumenter Sier ikke Problem Stilltiende forutsetninger Selvfølgeligheter Det vi tar for gitt Ikke uttalte forventninger Skikkelig problem Skjulte agendaer Not Invented Here

28 Svar på oppvarmingsoppgaven Mandat: å finne ut hvor piloten er Unødig kompleksitet: å finne piloten Nødvendig: å vite hva vi skal oppnå, i prioritert orden 1 Å få piloten ned på bakken, med minst mulig tap av liv og eiendom 1.1 Å få piloten ned på bakken med helsa i behold 1.2 Å sikre at ingen på bakken blir skadet 2 med minst mulig tap eiendom 2.1 Å lande flyet trygt 2.2 Å sikre at landingen ikke medfører at annen eiendom skades Det vi trenger å vite er hvor lenge han kan fly. Dersom han har bensin nok til 2 minutters flyving må han styrte flyet et sted der det ikke treffer noen eller noe, og selv hoppe ut i fallskjerm. Dersom han har nok drivstoff til å fly til det blir lyst må han fly i sirkel til neste morgen, for så å finne veien til en flyplass.

29 Konklusjon Vi forstår ikke oppgaven gjelder alle faser og nivåer Mandatet inneholder den viktigste feilen Dette er vårt eget ansvar, ingen andre kan ta det Skatteetaten tittel på presentasjonen