Hattfjelldal kommune. Møtebok for. Utvalg: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Møtested: Møterom Unkervatn Dato: Tidspunkt: 09:00

Transkript

1 Hattfjelldal kommune Side 1 av 12 Møtebok for Utvalg: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Møtested: Møterom Unkervatn Dato: Tidspunkt: 09:00 Medlemmer: AP Lisbeth Krutnes (leder) SP Eivind A. Volden (representant) SP Kai Remi Johansen (representant) SV Hilde Bråten (representant) Forfall: SP Janne Sjelmo Nordås (representant) Vara: SP Kjetil Sjåvik (vararepresentant) Fra administrasjonen møtte: Avd. leder oppvekst og kultur Hogne Hjerpås Formannskapssekretær Marit Hatten Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 022/15 Oppgradering Hattfjelldal samfunnshus - trinn 3 023/15 Oppfordring om å kåre kommunens mest attraktive friluftsområde 024/15 Søknad om støtte - trykking Bokverk om handverkere i det nordenfjellske gjennom 1000 år. Underskrifter:

2 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler Dato: Side 2 av 12 FA-C03 10/244 15/7868 Hogne Hjerpås Oppgradering Hattfjelldal samfunnshus - trinn 3 Utvalg Møtedato Saksnummer Hovedutvalg for oppvekst og kultur /15 Kommunestyret /15 Rådmannens innstilling 1. Hattfjelldal kommunestyre vedtar gjennomføring av del 3 for prosjekt Oppgradering av Hattfjelldal Samfunnshus, med en samlet budsjettramme på kr ,- eks. mva. Prosjektet fullføres innen utgangen av Prosjektet finansieres med bruk av næringsfond og tilskudd fra Nordland fylkeskommune. Prosjektet gis følgende kontering: kr , kr ,- Finansiering: Fond: kr ,- Tilskudd: kr ,- Momskomp.: kr ,- 2. Kommunestyret ber rådmannen utrede eget forprosjekt for evt. anskaffelse av teleskoptribune til Kulturstua. Forprosjektet fremlegges for kommunestyret innen utgangen av 1.halvår Hovedutvalg for oppvekst og kultur Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. HOK-022/15 Innstilling: 1. Hattfjelldal kommunestyre vedtar gjennomføring av del 3 for prosjekt Oppgradering av Hattfjelldal Samfunnshus, med en samlet budsjettramme på kr ,- eks. mva. Prosjektet fullføres innen utgangen av Prosjektet finansieres med bruk av næringsfond og tilskudd fra Nordland fylkeskommune. Prosjektet gis følgende kontering: kr , kr ,- Finansiering: Fond: kr ,- Tilskudd: kr ,- Momskomp.: kr ,-

3 Side 3 av Kommunestyret ber rådmannen utrede eget forprosjekt for evt. anskaffelse av teleskoptribune til Kulturstua. Forprosjektet fremlegges for kommunestyret innen utgangen av 1.halvår 2016.

4 Habilitet i forvaltningen: Det er ingen kjent administrativ inhabilitet i saken. Side 4 av 12 Saksdokumenter i arkivsaken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 6 S Oppussing samfunnshus trinn S Oppussing samfunnshus trinn 2 36 X Protokoll anbudsåpning Oppsummering av saken: I forbindelse med kommunen 150-årsjubileum vedtok formannskapet i 2011 (FS 004/11) at samfunnshuset skulle pusses opp. Saken har etter det vært til politisk behandling i flere omganger. Totalkostnadene for hele prosjektet er beregnet til 7,86 millioner kroner, og Nordland fylkeskommune (NFK) har gitt tilsagn om 2,75 millioner i kulturbyggmidler(tilskudd) til prosjektet. Det utgjør ca.33% av totale kostnader. For å finne dekning for egenfinansieringen ble prosjektet etter hvert delt inn i tre deler. Trinn 1 og trinn 2 er nå ferdigstilt. Totalkostnaden for trinn 1 ble kr (herav finansiert med kr ,- i kulturbyggmidler fra NFK), og kommunestyret har bevilget 2,3 millioner til trinn 2. Når regnskapet for trinn 2 foreligger vil det bli søkt om delutbetaling av kulturbyggmidler som for trinn 1 i utbyggingen tilsvarende ca. 33% av nevnte kostnader. Gitt at trinn 2 i utbyggingen holder seg innenfor bevilget budsjettramme innebærer dette at det gjenstår ca 2,76 millioner av den omsøkte budsjettrammen for tildeling av kulturbyggmidler til trinn 3. Regnskapet for trinn 2 er ikke ferdigstilt, men så langt budsjettrammen på delprosjektet ikke vil bli benyttet. Egenfinansieringsbehovet for trinn 3 reduseres tilsvarende. Trinn 3 er oppgradering av scene og scene/lyd/lysutstyr samt teleskoptribune. I denne saken vil politikerne bli bedt om å ta stilling til delprosjekt på teleskoptribune, og i så fall å overføre teleskoptribune til et eget prosjekt i Saksopplysninger: Oppussing av samfunnshus/kulturstua trinn 3 omfatter i utgangspunktet innkjøp og montering av teleskoptribune, samt totalrenovering av scene og innkjøp/montering av lyd/lys-utstyr. Utstyr til scene, lyd og lys har vært ute på offentlig anbud med en total kostnadsramme på kr ,- eks mva. Innenfor denne økonomiske rammen er det fullt mulig å oppgradere scene, lyd og lys til en standard som forventes å ivareta ulike behov i mange år fremover. Dette innebærer et lydanlegg som er kalibrert etter rommets størrelse og gir meget god lyd til både konserter, fremføringer og teaterforestillinger. I anbudet på lydanlegg er det også satt som forutsetning at lydanlegget skal være egnet til et rom både med og uten teleskoptribune. Brukervennlighet er spesifisert, slik at det skal være mulig å betjene lydanlegget uten store tekniske kunnskaper. Lysriggen som er spesifisert i anbudet skal gi gode muligheter til lys med ulik styrke, spredning og farger, og i tillegg i stor grad bestå av ledlys og moderne lysteknologi. I anbudet ligger også nytt sceneteppe og nødvendige baktepper med gode betjeningsløsninger for å kunne rigge scenen til ulike forestillinger, samt dansematter som gjør scenen egnet til dansefremføringer. Det er også innhentet et uforpliktende tilbud (prisforespørsel) på teleskoptribune som kan ivareta dagens bruk av kulturstua i forhold til eksempelvis bygdekino. Prisantydningen er på kr ,- eks mva.

5 Side 5 av 12 Innkjøp av utstyr i denne størrelsesordenen er underlagt lov om offentlige anskaffelser, og må legges ut på en offentlig anbudskonkurranse før evt kontrakt om innkjøp kan underskrives. Kulturbyggmidlene er innvilget fra NFK med frist for bruk innen utgangen av Dvs at det kun er byggeprosjekter som er bekreftet ferdigstilt og regnskapsført i 2015 som vil nyte godt av disse midlene. Det innebærer at kostnadene til oppgradering av scene/lyd/lys kan utløse kulturbyggmidler, mens en evt telskoptribune, pga tidsaspektet (anbudsperioden bør være ca. 1 mnd.), ikke kan komme inn under de allerede bevilgede midlene fra NFK. Kulturstua brukes i dag til forestillinger av ulik karakter, med og uten bord og stoler satt ut i rommet. Kulturstua brukes til kino, teater og konserter og den leies ut til ulike private arrangement som bryllup, lokale fester og konfirmasjoner. I tillegg brukes kulturstua til tentamen og eksamensgjennomføring for grunnskolen. Vurdering: Det er ønskelig å få gjennomført den delen av trinn 3 som omfatter lyd/lys/scene i løpet av Denne delen har en kostnadsramme på ,- eks mva. Gitt at dette blir løst innenfor den økonomiske rammen vil det utløse kulturbyggmidler på kr ,- slik at den totale kostnaden for Hattfjelldal kommune vil være kr ,- eks mva. En oppgradering av lys/lyd/scene er en sårt tiltrengt oppgradering. Scenen vil etter oppussing være funksjonell og tilfredsstille kravene til mindre teateroppsetninger, konserter og lignede arrangementer. Styring av lyd og lys vil ha en helt annen funksjonalitet etter oppgradering, og det vil være mulighet til enkel bruk av både lyd og lys uten noen vesentlig opplæring i bruk av utstyret, samtidig som lys- og lydanlegg kan brukes profesjonelt og tilfredsstille kravet til profesjonelle framføringer/teater og konserter. Når det gjelder teleskoptribunen, så har forutsetningene endret seg vesentlig siden denne ble tatt med i det opprinnelige prosjektet. Vi har nå en bygdekino som gir et filmtilbud til Hattfjelldals befolkning et visst antall ganger pr år. For å få vist filmer er bygdekinoen pr i dag avhengig av lysåpning fra 1 m høyde i døren på lillesal og framover til hele lerretets høyde og bredde. Dette innebærer at en teleskoptribune må være delt i midten, og ikke dekke til lysfeltet fra filmfremviser til lerretets ytterkanter. Om dette fortsatt vil være et krav fra bygdekinoen i de kommende årene vites ikke, eller om det er mulighet for at bygdekinoens forestillinger kan bli digitalisert slik at filmene kan kjøres fra den takopphengte prosjektoren i fremtiden. Det er uansett mulig å løse utfordringene med filmfremvisning Dette er også ivaretatt i pristilbudet som er innhentet. Tilbudet på teleskoptribune gir 220 sitteplasser fordelt på to element (et på hver side av midtgangen) med totalt 9 høyderader i hvert element. Teleskoptribunen vil være motorstyrt, men betraktes som en fast installasjon. Utslått vil den ha en lengde på 17 m, og sammenslått vil den ha en lengde ut fra veggen på 2,3 m. Hvert element vil ha en bredde på 4,2 m, samt en høyde på 3,15m. I det mottatte tilbudet er det planlagt at tribunen i sammenslått tilstand skal stå bakerst i rommet, dvs ved inngangsdør og dør til lillesal. Det er imidlertid vesentlig å bemerke at dette kun gjelder den praktiske løsningen på det mottatte tilbudet, og at en anbudskonkurranse kanskje vil gi flere ulike løsningsforslag med andre plasseringer av en tribune. En montering av teleskoptribune vil gjøre noe med funksjonaliteten til kulturstua, på den positive siden bemerkes muligheten til å sitte bedre og se bedre ved ulike forestillinger, på den negative siden bemerkes plassbehovet når tribunen ikke er i bruk, samt at selve innkjøpet av en tribune er et relativt kostbart. Utover dette er ikke muligheter og begrensninger i forhold til teleskoptribune en del av denne saksfremstillingen. Et eventuelt nytt prosjekt vedrørende teleskoptribune vil på en mer utfyllende måte belyse alle sider vedrørende dette.

6 Ut fra dagens bruksmønster antas det at en teleskoptribune vil være i bruk for opp mot halvparten av arrangementene i salen. Side 6 av 12 Det er ikke mulig å gjennomføre en offentlig anbudskonkurranse for teleskoptribune og få kjøpt den inn i Saksbehandler ønsker at politikerne tar stilling til innkjøp av teleskoptribune med de endrede forutsetningene som ligger til grunn for dagens vurderinger. Hvis vedtaket blir at man ønsker dette, så må teleskoptribunen skilles ut som et eget prosjekt med egen søknad om delfinansiering via spillemidler i Administrative og økonomiske konsekvenser: Reduserer beholdningen av næringsfond. Anbudsrunden på lyd/lys/scene viser at laveste anbud ligger i størrelsesorden 1,2 millioner, og det bør derfor være mulig å komme i mål innenfor et totalbudsjett på 1,5 millioner. Utgifter utover lyd/lys/scene er elektrikerarbeid og evt uforutsette utgifter. Kostnader: Lyd/lys/scene (mottatt tilbud) kr.1,2 mill. Elektrikerarbeid kr.0,2 mill. Uforutsett kr.0,1 mill. Sum kr.1,5 mill. Kontering: Kontering: kr ,- Finansiering: kr , kr ,- Konklusjon/anbefaling: 1. Det anbefales en bevilgning på kr ,- for ferdigstillelse av lyd/lys/scene i kulturstua. 33% av kostandene vil i etterkant bli refundert av innvilgede kulturbyggmidler fra NFK. 2. Politikerne bes om å ta stilling til om det skal kjøpes inn teleskoptribune eller ikke. Saksbehandler mener at teleskoptribune bør overføres til et nytt prosjekt for 2016, slik at alle nye forutsetninger vedrørende denne installasjonen blir vurdert godt nok før politisk avgjørelse om et evt innkjøp. Alternativt at man allerede nå velger å ikke utrede/gå til anskaffelse av teleskoptribune. Hogne Hjerpås avdelingsleder for Oppvekst og kultur

7 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler Dato: Side 7 av 12 FA-K11 15/377 15/6930 Alf Schei Martinsen Oppfordring om å kåre kommunens mest attraktive friluftsområde Utvalg Møtedato Saksnummer Hovedutvalg for oppvekst og kultur /15 Kommunestyret /15 Rådmannens innstilling Ingen innstilling Hovedutvalg for oppvekst og kultur Møtebehandling: Forslag til vedtak lagt frem i møte: HOK anser kommunen under ett, som attraktiv for friluftsaktiviteter. HOK ønsker derfor ikke å ta stilling til ett enkelt område, da det er vanskelig å se, at der er noen som er utpreget mye brukt. Forslaget enstemmig vedtatt. HOK-023/15 Vedtak: HOK anser kommunen under ett, som attraktiv for friluftsaktiviteter. HOK ønsker derfor ikke å ta stilling til ett enkelt område, da det er vanskelig å se, at der er noen som er utpreget mye brukt.

8 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent inhabilitet Side 8 av 12 Oppsummering av saken: I forbindelse med at det er friluftslivets år har Det kongelige klima og miljødepartement ved statsråd Tine Sundtoft oppfordret kommunene om å kåre kommunens mest attraktive friluftsområde. Vi hadde en oppfordring på våre hjemmesider og på kommunens Facebook side om å komme med forslag før sommerferien. Saksopplysninger: I forbindelse med at denne utfordringen kom til kommunen kontaktet saksbehandler og avdelingsleder for oppvekst og kultur kommunens rådsmedlem i Polarsirkelen friluftsråd. Vi hadde ett møte om hvordan vi skulle gå frem og kom frem til at vi skulle oppfordre folk i Hattfjelldal kommune om å komme med forslag på områder. Samtidig skulle rådsmedlemmet komme med et forslag fra Polarsirkelen friluftsråd. I oppfordringen ble den offisielle definisjonen av friluftsliv lagt til grunn: «Friluftsliv er opphold og fysisk aktivitet i friluft i fritiden med sikte på miljøforandring og naturopplevelse.» En legger videre vekt på at det skal være ikke-konkurranseprega, ikke motorisert fritidsaktivitet som foregår i allment tilgjengelige, naturprega områder. Oppfordringen ble lagt ut på kommunens hjemmeside og på kommunens Facebook side. Saken ble også plukket opp av Helgelendingen både på nett og papir utgave. Slik at det ble en bredt opplyst oppfordring. Det kom inn to forslag fra innbyggere i Hattfjelldal i tillegg til Polarsirkelen friluftråd slik at vi har tre ulike forslag. Dvs. 2 av forlagene er i praksis det samme området. Det gjelder forslagene fra Sigrid S. Sætern og Polarsirkelen friluftsråd som er henholdsvis Nordtjønna og Garsmarka. I tillegg har Stein-Are Dahl foreslått Krutvatnet/Krutfjellet. Forslagstillerenes begrunnelser: Sigrid S. Sætern: «foreslår Nordtjønna som friluftsområde. Det er flere måter å komme seg på slik at både små barn og eldre har muligheten. Tilgjengelig for mange.» Stein-Are Dahl: «I forbindelse med den utlyste "konkurransen" om attraktiv friluftsområde vil jeg gi min stemme til Krutvatnet og Krutfjellet. Her er et lett tilgjengelig høyfjellsområde både sommer og vinter. Gode fiskevann, og meget variert terreng. Her kan alle finne seg et terreng som passer, enten det er turer på sommeren eller vinteren. I tillegg er området spennende for de som er interessert i geologien. Mange spesielle bergarter finnes i området.» Polarsirkelen friluftsråd v/ Rådsmedlem Aud Ringsø: «Forslag til friluftsområde i Hattfjelldal: Garsmarka Garsmarka er et fantastisk turområde både sommer og vinter. Det er mye brukt både av lokalbefolkning og tilreisende, og er lett tilgjengelig med både grusveier og stier. Varierende grad av tilrettelegging gir alle grupper mennesker en mulighet til å nyte friluftslivet. Garsmarka ligger der Elsvassveien slutter og opplevelsene fortsetter på grusveger og stier inn i fjellnaturen. Det går tydelige og merkede stier både nord-,sør- og østtover opp i fjellene. Nordlandsruta -Sørover passerer Garsmarka og går videre til Unkervatnet og Harvassdalen. Langs grusveien innover ligger Sørtjønna, som er et idyllisk fiskevatn. Godt tilrettelagt og universelt tilpasset, med bålplass, gapahuk og flytebrygge. Nordover tar Nordlandsruta deg opp og inn i fjellheimen, til et populært tur- og fiskeområde med flotte fiskevatn hele veien ned mot Krutvatnet. Østover går det sti opp mot Øvre Elsvatn. Et meget populært og mye brukt turområde som strekker seg helt inn til svenskegrensen. Tradisjonelt brukt både til jakt, fiske og friluftsliv.

9 Side 9 av 12 Skolen bruker også dette området til prosjektet Vinter i Nord. Det er også to utleiehytter i hver ende av vatnet. * Langs veien inn mot Garsmarka passerer man i tillegg både Elsvatnet, som er et populært fiske og badevatn og videre parkeringsplassen og utgangspunktet for løypen opp til Hatten. Polarsirkelen friluftsråd» Vurdering: Ingen vurdering Administrative og økonomiske konsekvenser: Ingen kjente kostnader Kontering: Konklusjon/anbefaling: Ingen anbefaling Alf Schei Martinsen konsulent oppvekst og kultur

10 Side 10 av 12 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler Søknad om støtte - trykking Bokverk om handverkere i det nordenfjellske gjennom 1000 år. Dato: FE-223, FA-C45 15/923 15/7893 Alf Schei Martinsen Utvalg Møtedato Saksnummer Hovedutvalg for oppvekst og kultur /15 Kommunestyret /15 Rådmannens innstilling Søknad om økonomisk støtte til trykking av bokverk om handverkere i det nordenfjellske gjennom 1000 år, avslås Hovedutvalg for oppvekst og kultur Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. HOK-024/15 Innstilling: Søknad om økonomisk støtte til trykking av bokverk om handverkere i det nordenfjellske gjennom 1000 år, avslås.

11 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent inhabilitet Side 11 av 12 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel SØKNAD HATTFJELLDAL KOMMUNE bokprosjekt.docx Oppsummering av saken: Foreningen for gammelt handverk i det nordenfjellske søker om støtte på kr til utgivelse av et bokverk om gammelt håndverk i Nordland. Boken er skrevet av Arkitekt Jon Suul som har samlet inn dokumentasjon om gammelt håndverk i løpet av de siste 25 år. Manuskriptet antas å være ferdig innen april Han har hatt støtte fra flere instanser i arbeidet med innsamlingen og skrivingen av manuskriptet. Det det nå søkes om er støtte til trykkingen av verket. Verket består av 5 bind på til sammen 2500 sider. Av disse vil vel 20 sider omhandle Hattfjelldal. Saksopplysninger: Foreningen for gammelt handverk i det nordenfjellske er en ideell forening som er opprettet med det formål å få utgitt bokverket til Jon Suul om gammelt håndverk i det Nordenfjellske. Foreningen søker om kr til dette formålet fra Hattfjelldal kommune. Det søkes til flere instanser både kommunale, fylkeskommune og statlige. De har mottatt støtte fra Rennebu kommune. Det søkes midler først på kommunalt nivå for å få lokal støtte til prosjektet før det søkes hos staten. Dersom de får inn mer midler enn de trenger for å finansiere trykkingen blir disse midlene og eventuelt overskudd fra salg gå til et stipend med samme formål som foreningen gjennom et legat. Bokverket handler om gamle håndverkere i det nordenfjellske som drev med tre,- maler- og metallarbeid. Med nordenfjellske menes området nord for Dovrefjell. Bokverket inneholder kommunevise tekster for området Nordmøre, Trøndelag og Nordland som setter kommunene inn i en sammenheng historisk og geografisk. Det viktigeste grunnlaget for boken er intervjuer og dokumentasjon av objekter. Prosjektets lengde gjør at mange informanter har gått bort. Å gjenta dette lar seg derfor ikke gjøre. Omtrent 20 sider i dette bokverket vil omhandle håndverkere og håndverk i Hattfjelldal. Han sier i sin søknad at Hattfjelldal er en viktig kommune m.h.t på gammelt håndverk. Bokverket er samlet på 5 bind og 2500 sider. Bokverket er planlagt utgitt i Jon Suul er en arkitekt som har arbeidet som forskningsstipendiat ved Vitenskapsmuseet i Trondheim, naturverninspektør i Sør-Trøndelag, avdelingsdirektør ved Direktoratet for naturforvaltning, assisterende direktør hos Riksantikvaren og direktør for Norsk Kulturminnefond. Han har blitt gitt anledning til å jobbe med dette prosjektet hos flere av sine tidligere arbeidsgivere sist i de to siste årene av sin åremålsperiode som direktør i kulturminnefondet. Prosjektet anbefales av flere institusjoner innenfor fagfeltet, bl. annet: Fortidsminneforeningen, Riksantikvaren og museene i Sør-Trøndelag som det går frem av et anbefalingsbrev. I anbefalingsbrevet kommer det frem at det kommer å bli et uvurderlig oppslagsverk for personer med interesse for feltet både fagfolk og lekfolk. Vurdering: Det er ingen tvil om at prosjektet er av historisk viktig betydning. Det setter lys på et lite kjent område og Hattfjelldal har sin plass i dette verket og denne historien. Bokverket er av nasjonal betydning og bør få sin realisasjon. Om dette er kommunenes ansvar eller om dette er et nasjonalt anliggende er jo noe som bør vurderes. Foreningen ønsker jo å bruke lokal støtte til å sette press på statlige finansieringskilder. Hvorvidt dette er en god fremgangsmåte vet jeg ikke. Det knyttes stor usikkerhet til om de klarer å finansiere trykkingen på dette viset siden søknaden til Hattfjelldal kommune kommer tidlig i søkeprosessen og det hittil bare er bevilget kr fra Rennebu kommune. Trykkingen ligger også noe frem i tid. Det er klart at muligheten til at dette verket blir realisert uten finansiell støtte fra andre er liten. Det er ikke et bestselgerverk men eller et viktig faglig verk. Saksbehandlers mening er at dette er et prosjekt som bør realiseres, men er i tvil om det er et kommunalt ansvar å sørge for at det blir realisert. Har det vært en endelig finansieringsplan der man kunne vært sikker på at pengene hadde gått til trykkingen av boken har jeg ikke vært så usikker. Her kan det fort være slik at det blir over finansiert og at pengene fra Hattfjelldal kommune da går til et legat som skal dele ut et stipend.

12 Side 12 av 12 Hvilke kriterier som blir for å få penger fra dette vet vi ikke. Vi vet jo heller ikke om et slikt stipend vil gå til noe som er til nytte for Hattfjelldal kommune. Kommunen har eller ikke satt av midler til slik støtte så dersom det skal gis støtte må det skje i form av en budsjettregulering eller som et tiltak på neste års budsjett. Administrative og økonomiske konsekvenser: Ingen administrative konsekvenser av betydning. Hvis det gis økonomisk støtte vil de økonomiske konsekvenser være at det må foretas en budsjettregulering for å dekke inn en eventuell støtte, eller det må innarbeides som et eget tiltak i neste års budsjett. Kontering: Ansvar: 518 Funksjon 385 Støtte konteres: kr D kr K Konklusjon/anbefaling: Saksbehandlers anbefaling er at det ikke gis støtte til prosjektet da finansieringen av prosjektet ikke nok avklart. Alf Schei Martinsen konsulent oppvekst og kultur