Ansvars- og oppgavebeskrivelser for verv og funksjoner i H.O.G. Arctic Chapter, oppdatert oktober 15

Transkript

1 Ansvars- og oppgavebeskrivelser for verv og funksjoner i H.O.G. Arctic Chapter, oppdatert oktober Generelt Disse ansvars- og oppgavebeskrivelser må ses i sammenheng med Arctic Chapters vedtekter. For alle verv gjelder at man skal opptre som gode ambassadører for Chapteret og bidra positivt for å ivareta Chapterets formål (Jfr. Vedtektenes Artikkel 4 og 5). Ethvert økonomisk utlegg som skal belastes Chapteret skal godkjennes på forhånd av Director (Assistant Director i dennes fravær). Krav om refusjon av utlegg skal gjøres skriftlig på eget skjema og dokumentasjon vedlegges. Utfylt og signert refusjonsskjema sendes Treasurer innen 14 dager for anvisning og utbetaling. Medlemsdata skal skjermes og ikke spres til uvedkommende. Ved utsendelse av felles-mail skal dette gjøres som blindkopi for å unngå misbruk av medlemmenes e- postadresser. Uttalelser til media på vegne av Chapteret skal forhånds-koordineres med Director (Assistant Director i dennes fravær). Director koordinerer videre med Dealer. Styret i Arctic Chapter består av: Sponsoring Dealer, Director, Assistant Directors, Secretary, Treasurer, Membership Officer og Head Road Captain. For å ivareta Arctic Chapters behov er det etablert enkelte spesielle funksjoner utover de som er beskrevet i H.O.G. Chapter Handbook. 2. Sponsoring Dealer Sponsoring Dealer har myndighet til å kreve at Chapteret utfører sine gjøremål og aktiviteter i tråd med Sponsoring Dealer`s standarder og skal påse at Chapteret opererer i henhold til H.O.G. Chapter Charter, Chapterets vedtekter samt H.O.G.`s policy. Sponsoring Dealer skal klargjøre sine forventninger til Chapteret og skal promotere H.O.G. og Arctic Chapter overfor potensielle medlemmer. Sponsoring Dealer inngår i Chapterets styre.

2 3. Primary Chapter Officers Director leder Chapteret og styrets arbeid og skal sørge for at H.O.G.`s formål og Chapterets vedtekter etterleves. Director representerer Chapteret utad og godkjenner med sin underskrift korrespondanse og dokumenter på vegne av Chapteret. Director leder Styremøter og Årsmøter (Generalforsamling). Director har innenfor Årsmøtets (Generalforsamlingens) rammevedtak, Styrets retningslinjer og med Treasurers underskrift eller aksept, fullmakt til å foreta eller godkjenne utbetalinger fra Chapterets kontoer. Assistant Director: Assistant Director skal assistere Director i ivaretakelsen av dennes oppgaver. Assistant Director vil kunne tildeles nærmere spesifiserte oppgaver og ansvar i, eller på vegne av, Chapteret. En av Assistant Directors erstatter Director i dennes fravær og har da samme oppgaver, plikter og fullmakter som Director. Secretary er ansvarlig for Chapterets administrative saker og utarbeider referat fra Styremøter og Årsmøter (Generalforsamling). Secretary utsteder sertifikater /godkjenninger/dokumenter på vegne av Styret, herunder pålagt rapportering til Brønnøysundregistret og H.O.G. internasjonalt. Secretary er ansvarlig for å oppbevare og systematisere alle relevante Chapterdokumenter. Secretary skal sende ut relevant informasjon til medlemmene. Dersom Editor ikke er etablert i Chapteret er Secretary i samarbeid med Styret også ansvarlig for å produsere Newsletter. Secretary skal følge opp og bistå Membership Officer for å sikre at medlemsregistret er oppdatert og at medlemskap i Chapteret og H.O.G. Internasjonalt er gyldige. Treasurer skal administrere Chapterets finanser, samle inn og oppbevare Chapterets økonomiske midler samt føre regnskap over løpende inntekter, utgifter og eiendeler, i tråd med god regnskapsskikk. Treasurer skal avgi regnskapsrapporter månedlig til Styret og utarbeide årsregnskap til Årsmøtet (Generalforsamlingen). Treasurer autoriserer med sin signatur eller aksept utbetalinger godkjent av Director (Assistant Director i Directors fravær). Treasurer skal påse at det foreligger godkjenning og tilfredsstillende dokumentasjon for beløp som kreves utbetalt/refundert. Hvis Treasurer, etter en selvstendig vurdering, ikke finner det riktig å autorisere en utbetaling skal han fremlegge saken for Styret for endelig godkjenning. 4. Discretionary Chapter Officers og øvrige funksjoner: Membership Officer inngår i Arctic Chapters styre og skal gjennom sitt virke bidra til en god medlemspleie. Membership Officer har ansvaret for medlemsregistret og at medlemsopplysningene er ajourførte og korrekte. Vedkommende skal påse at medlemmene har gyldig Internasjonalt H.O.G. medlemskap og at Chapterkontingent er innbetalt. Ved behov sendes det ut påminnelser til medlemmene om kontingentinnbetalinger. Membership Officer skal ha tilgang til Chapterets bankkonto for å kunne sjekke kontingentinnbetalinger. Vedkommende skal oppdatere medlemsoversikten på Membership Officer skal ved behov

3 være behjelpelig ved innmelding og fornyelse av Internasjonalt H.O.G. medlemskap. Vedkommende skal informere interesserte om H.O.G., Arctic Chapter, medlemstyper og medlemsfordeler. Membership Officer skal holde Styret og Activities Officers løpende orientert om endringer i medlemsmassen og medlemsopplysninger slik at disse kan ajourføre sine adresselister ved utsendelse av felles-mail og felles-sms. Activities Officer Coordinator skal holde en løpende kontakt med Activities Officers i de enkelte områder/regioner for å koordinere og utarbeide en helhetlig aktivitetsplan for Chapteret. Planen skal fremlegges for Styret for godkjenning. Activities Officer Coordinator skal ved behov oppdatere Chapterets aktivitetskalender basert på tilbakemeldinger fra Activities Officers i de enkelte områder/regioner. Vedkommende skal også være et koordinerende ledd for aktiviteter som berører flere områder/regioner og skal i denne sammenheng sørge for at informasjon blir gitt til medlemmene samt administrere påmeldinger til disse aktivitetene. Vervet er i utgangspunktet tenkt som tilleggsfunksjon til et Assistant Directorverv eller eventuelt annet styreverv. Activities Officer skal ta initiativ til aktiviteter og arrangementer i regi av Chapteret og utarbeide forslag til aktiviteter som ønskes tatt inn i Arctic Chapters helhetlige aktivitetsplan. Activities Officer skal ha hovedfokus på gjennomføring av aktiviteter i sitt område/region, men skal ved behov også bidra i planlegging og gjennomføring av Chapteraktiviteter generelt, herunder treff/rallies i regi av Arctic Chapter. Activities Officer koordinerer gjennomføring av felleskjøringer med Road Captains i sitt område og samarbeider med Activities Officer Coordinator vedrørende utarbeidelse av aktivitetsplan og endringer i planlagte aktiviteter. Activities Officer skal sørge for at tilfredsstillende informasjon blir gitt medlemmene om planlagte aktiviteter og eventuelle endringer til disse. I god tid før avholdelse av Årsmøte (Generalforsamling) skal Activities Officer sende en oversikt til Styret over gjennomførte aktiviteter siste år slik at dette kan inkluderes i Chapterets Årsberetning. Head Road Captain skal aktivt arbeide for at Chapterets Road Captains tilegner seg og opprettholder god kompetanse for å kunne utføre sine funksjoner på en tilfredsstillende måte. Ved innføring av autorisasjons-/godkjenningsordning for Road Captains i Arctic Chapter skal Head Road Captain administrere opplæringstiltak og forestå autorisasjon/ godkjenning av Road Captains. Head Road Captain skal i samarbeide med Safety Officer fastlegge og vedlikeholde Chapterets retningslinjer for felleskjøring/kolonnekjøring. Head Road Captain inngår i Chapterets styre. I god tid før avholdelse av Årsmøte (Generalforsamling) skal Head Road Captain innhente en oversikt fra de respektive Road Captains over gjennomførte aktiviteter siste år og formidle det til styret slik at dette kan inkluderes i Chapterets Årsberetning. Road Captain skal planlegge kjøreruter og kjøreteknisk opplegg for felleskjøringer i Chapterregi. Road Captain samarbeider med Activities Officer i sitt område/region vedrørende opplegg for kjøring i forbindelse med Chapteraktiviteter. Road Captain skal ha gjennomført førstehjelpskurs og inneha god kunnskap om Chapterets retningslinjer for felles-/kolonnekjøringer, herunder relevante håndsignaler. Road Captain skal før start på felleskjøringer briefe deltakerne om kjøreruter og kjøretekniske forhold slik at

4 deltakerne er best mulig forberedt og at forholdene dermed legges til rette for en betryggende og god kjøreopplevelse. Road Captain leder selve felleskjøringen. Safety Officer skal gjennom sitt arbeide fremme en positiv sikkerhetskultur i Arctic Chapter. Safety Officer har ansvar for å formidle informasjon og råd til medlemmene om risikofaktorer, kjøreteknikk, adferd og sikkerhetskritisk vedlikehold for å redusere mulighetene for ulykker i forbindelse med MC-kjøring. Safety Officer skal i samarbeid med Head Road Captain fastlegge og vedlikeholde Chapterets retningslinjer for felleskjøring/ kolonnekjøring. Vedkommende skal også bidra med innspill til Chapterets aktivitetsplan vedrørende kjøreferdighetskurs, førstehjelpskurs og sikkerhetsseminarer. I god tid før avholdelse av Årsmøte (Generalforsamling) skal Safety Officer sende en oversikt til Styret over gjennomførte aktiviteter siste år slik at dette kan inkluderes i Chapterets Årsberetning. Webmaster har ansvaret for Arctic Chapters offisielle hjemmeside og Chapter-websider på sosiale medier (Facebook, MySpace etc.) Webmaster skal legge ut nyheter og informasjon som er relevant for Chapterets medlemmer og det generelle publikum. Webmaster samarbeider som nødvendig med Sponsoring Dealer, Styret og Chapter Officers vedrørende informasjonsarbeidet og innhenting av tekst- og billedmateriale. Historian har ansvaret for å samle inn, strukturere og arkivere relevant materiale slik at dette gir en oversikt og et godt bilde av Chapterets historie. Materialet skal inkludere gjennomførte Chapteraktiviteter, herunder treff, Årsberetninger, oversikter over tidligere Chapter Officers, bilder, videoer, presseoppslag og trykksaker. Historian skal i sin funksjon formidle historien og kulturen i Arctic Chapter. Ladies of Harley Officer har ansvaret for å oppmuntre kvinnelige medlemmer til aktivt å delta i Chapteraktiviteter og basert på ønsker og behov legge til rette for spesielle aktiviteter for de kvinnelige medlemmene av Arctic Chapter. Ladies of Harley Officer kan gi innspill til aktiviteter som ønskes inntatt i Chapterets helhetlige aktivitetsplan. Photographer skal selv aktivt ta bilder som avspeiler Chapterets indre liv samt som foreviger aktiviteter og arrangementer i regi av Chapteret, eller hvor Chapteret deltar. Photographer skal formidle bilder til andre relevante Chapter Officers slik at disse kan brukes i Chapterets Newsletter, websider, informasjonshefter, historieoversikt etc. Rally Coordinator leder trefforganisasjonen og rapporter til Styret. Rally Coordinator tar fortløpende alle nødvendige beslutninger i planleggings- og gjennomføringsfasen. Saker av større betydning/omfang fremlegges for styret for beslutning. Funksjonen som Rally Coordinator er ikke en fast funksjon, men oppnevnes av Styret når det er besluttet å arrangere et treff/rally. Merchandise Officer forestår oppbevaring, salg og distribusjon av H.O.G.-effekter til medlemmene samt vedlikeholder en liste over varebeholdningen. Merchandise Officer informerer styret om behov for H.O.G.-effekter for å opprettholde varelageret, og foreslår nye produkter som kan være aktuelle å anskaffe. Merchandise Officer bestiller

5 H.O.G. effekter som besluttet av Styret. Vedkommende samarbeider med Webmaster i forbindelse med oppdatering av produktoversikten på Chapterets hjemmeside. Før utsendelse av effekter til medlemmene skal Merchandise Officer sjekke at korrekt beløp er innbetalt på Chapterets konto. Quartermaster har ansvar for forvaltningen av Chapterets eiendeler, herunder alt utstyr som er anskaffet over tid og som benyttes i forbindelse med ulike arrangement i Chapterets regi. Quartermaster skal utarbeide og vedlikeholde en oversikt over Chapterets eiendeler. Alt uttak av eiendeler og utstyr fra Chapterets hovedlager som skal brukes ved ulike arrangement skal gå gjennom Quartermaster. Quartermaster meddeler Styret behov for innkjøp av forbruksmateriell og fremmer forslag til eventuelle nyinvesteringer. Quartermaster samarbeider med Activities Officers med hensyn til å opprettholde en oversikt over materiell og effekter som er distribuert til disse. Chapter Chaplain kan gi medlemmene råd og støtte i situasjoner hvor dette er påkrevd og/eller ønskelig. Chapter Chaplain kan forestå minnemarkeringer, lysseremonier og lignende i forbindelse med Chapter-arrangementer. Editor er ansvarlig for å utarbeide Newsletter og eventuell annen nyhetsinformasjon, samt jevnlig å distribuere dette til medlemmene. Editor innhenter nødvendig informasjon/materiale til dette fra Styret og andre ved behov.