Budsjett tildeling, justering og rapportering - avregning regler for avregning 2013

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for barnehage og skole Rundskriv Rundskriv nr.: Dato: 20. februar 2013 Saksnr.: Saksbehandler: RLAR Emnekode: ESARK-20 Til skolene Kopi: Områdeledere Økonomirådgivere Budsjett tildeling, justering og rapportering - avregning regler for avregning 2013 Dette rundskrivet omhandler budsjettildeling for 2013 basert på fag- og timetildelingen for 2012/2013 videreføring av aktivitetsnivået høsten Det vises til rundskriv 25/2012 Satsen for Andre driftsutgifter, grunnskoleundervisning, skolelokaler og SFO er justert opp med 1,3 % prisstigning. Satsen for tilsynsvaktene er justert opp med kr.10 pr. time. I forbindelse med budsjettinnlesingen vil det også bli sendt ut egen melding om hvilke budsjettposter som er innlest. 1 Overordnede prinsipper Rammebudsjett Budsjettet tildeles som en ramme, og er fordelt på relativt få enkeltposter som består av Lønn og Kjøp av varer og tjenester (unntatt bygg). For SFO er det også innlest et inntektsbudsjett. Videre detaljering Skolene har selv anledning til å foreta en videre detaljering av budsjettet. Rammen kan sees under ett Skolene kan etter eget valg omdisponere innenfor nettorammen med visse begrensninger omtalt i punktene 5.1 og 6, og vil bare måles på avvik i forhold til denne. 2 Budsjettmodell For budsjettåret 2013 vil årsbudsjettet bli lagt ut i henhold til Ressurstildelingsmodell til skolene jfr. byrådssakene 1190/04 og 1191/06. Budsjett for kjøp av varer og tjenester bygger også på ovennevnte ressurstildelingsmodell. Skolelokaler og skyss er budsjettert med utgangspunkt i regnskapstall Det er utarbeidet egen tildelingsmal/spesifikasjon for skolene. Denne vil bli sendt i egen E-post.

2 3 Bruk av arts- og tjenestekontoplan Det er viktig at ny arts- og tjenestekontoplan følges, jfr. Økonominett. Gjennom KOSTRA (kommune, stat rapportering) måles og sammenlignes Bergen kommune med de øvrige kommunene i landet. Vær derfor nøye med å kontere utgiftene på rett art og tjeneste (gjelder også lønn). Da flere justeringer/korrigeringer vil bli foretatt med utgangspunkt i regnskapsførte beløp, jfr. punktene 5.1 og 6, forutsettes det at resultatenhetene har bokført utgiftene på riktig art og tjeneste. Det er resultatenhetenes regnskaper pr. justeringstidspunktet årsskifte 2013/2014 som vil bli lagt til grunn for de endelige korrigeringer. Det vil ikke bli tatt hensyn til eventuelle feilføringer. 4 Nærmere om budsjettildelingen Det tildeles årsbudsjett til Lønn, Sosiale utgifter (arbeidsgiveravgift og pensjon), Andre driftsutgifter og Inntekter. Lønnsbudsjettet er spesifisert på arter, mens driftsbudsjettene (kjøp av varer og tjenester), er innlest samlet på arten Andre driftsutgifter (112090). Regnskapsrelaterte budsjetter til husleie, kommunale avgifter eksklusiv renovasjon, energi og skyss blir også innlest på arter. Dette gjelder også for vaktmester og tilsyn. Tildelte stillinger er konvertert til kronebudsjett ut i fra skolenes individuelle lønnsnivå pr. november 2012, som er siste tilgjengelige måned med data på resultatenhetsnivå, etter mottatt lønnsfil fra LRS-lønnskontoret. I tillegg er lønnsoppgjør effektuert i desember 2012 budsjettjustert særskilt utenom snittlønn. Gjennomsnittslønn er beregnet ut fra alle stillinger i bruk pr. skole. Personlige tillegg er inkludert. Det er beregnet snittlønn for følgende grupper: o Pedagogisk personale ekskl. ledere o Assistenter og fagarbeidere o Merkantile o Renholdere (se under Skolelokaler og utearealer) 4.1 Tjeneste Vanlig grunnskoleundervisning Funksjonstillegg (art ) er budsjettert med et grunnbeløp og elevbeløp. Vikarutgifter 2,5 %. Pensjonssats Bergen kommunale pensjonskasse 17,3 % og Statens pensjonskasse 11,31 %. Driftsbudsjettet er lagt inn som en samlet ufordelt sum på art og tildelt etter faste satser. Budsjettet skal dekke alle driftsutgifter som gjelder undervisningen. I budsjettet inngår for eksempel utgifter til leirskoleopphold, utgifter til erkjentlighetsgaver og utgifter til elev/foresatte for reise til spesialskole i andre kommuner. 4.2 Tjeneste SFO Budsjettet for våren er beregnet etter antall barn i ordningene pr Det er budsjettert med inntekter for brukerbetaling SFO. Inntektskravet er for våren redusert med 12,5 % grunnet forventet nedgang i antall barn. 2 av 5

3 4.3 Tjeneste Skoleskyss For skoleskyss er det lagt inn et budsjett tilsvarende regnskapstall for Regler/retningslinjer for skoleskyss er omtalt i rundskriv 22/2008 fra Fagavdeling barnehage og skole. 4.4 Tjeneste Skolelokaler og utearealer Det er budsjettert med lønn til renholdere etter tilbakemelding fra skolene om antall årsverk. Internleie. Budsjett er utlagt på art etter oversikter fra Etat for eiendom, tidligere Bergen kommunale Bygg. Budsjett til eksternleie, energi og kommunale avgifter eksklusiv renovasjon er spesifisert på arter. Budsjett til diverse byggrelaterte utgifter er økt til pr. årsverk renholdsstilling og tildelt samlet på art Andre driftsutgifter under tjeneste I denne rammen ligger også kjøp av parktjenester. Budsjett til tilsynsvaktene vil bli lagt inn på lønnsartene / Tilsynsvakter/Arbeidsgiveravgift. Tjenesten forutsettes videreført på samme nivå og omfang som tidligere (29 uker). Timepris kr Budsjett til vaktmestertjenestene vil bli videreført med antall tildelte timer i 40 uker. Timeprisen kr. 380 etter melding fra Byggvedlikehold. Budsjettet er innlest på arten Ekstra driftsutgifter som utløses av ferdigstilte tilbygg/påbygninger Det er avsatt midler sentralt til skolebygg som er blitt utvidet/påbygget eller får utvidelser/påbygg i løpet av året. Disse midlene vil bli fordelt i egne budsjettjusteringer. 5 Justeringer av budsjettet 5.1 Justeringer av budsjettet innenfor tildelt nettoramme: I henhold til økonomireglement og budsjettfullmakter med administrative fullmakter og instrukser er resultatenhetsleder gitt anledning til å foreta budsjettjusteringer mellom arter og tjenester. Økonomiservice vil bistå med hjelp til de skolene som ønsker ytterligere arts- og tjenestedetaljering av rammebudsjettet, eller dersom en ønsker å omdisponere mellom arter og tjenester. Det er en forutsetning at enhetens nettoramme ikke påvirkes av justeringene. Regnskapsrelaterte budsjetter som det vil bli korrigert for ved årsavslutningen, jfr. punkt 6, kan ikke omdisponeres. 5.2 Justeringer som medfører endring av nettorammen: Justeringer som medfører endring av budsjettrammen for den enkelte skole kan bare gjøres av byrådsavdelingen, enten som følge av administrativt vedtak med hjemmel i administrative fullmakter og instrukser eller som følge av vedtak av byråd eller bystyre. Eksempel på slike justeringer kan være tariffoppgjør, endring av elevtall nytt skoleår og fordeling av statlige prosjektmidler. For flytting til midlertidige bygg/lokaler gjelder egne regler. 3 av 5

4 Hvis noen skoler har et forholdsvis stort avvik mellom elevtall innmeldt via Extens pr. 1. juli og GSI tellingen i oktober 2013, vil budsjettjustering bli foretatt i forhold til endring i/dobbeltregistrering av elever. Det vil bli gitt skriftlig melding om alle budsjettjusteringer. De vil dessuten fremkomme på egne rapporter i Agresso. Når det gjelder elevressurser vil det kun bli foretatt budsjettjustering etter skriftlig vedtak i Fagavdelingen. Det er kun Fagavdelingen som behandler søknader om elevressurser. Det vises til rundskrivene: Spesialundervisning Søknad om toppressurs Opptak til særskilt tilbud Gjesteelever I henhold til gjeldende praksis skal skolen, så langt det lar seg gjøre, selv finne budsjettdekning innenfor tildelt ramme. Fagavdelingen vil være til hjelp og kunne gi råd og veiledning. Det stilles strenge krav i saksbehandlingen for tildeling av ekstramidler. Omfanget av justeringene vil bli tilpasset de budsjettmidler som i hvert enkelt tilfelle blir stilt til disposisjon for byrådsavdelingen. 5.3 Avregning 2012 overføring/trekk til budsjettjustering Avregning 2012 overføring/trekk til 2013 vil bli foretatt med utgangspunkt i avsluttet regnskap i Agresso. Merforbruk (budsjett-trekk) og mindreforbruk (budsjettøkning) vil bli innlest på art Andre driftsutgifter. Det vil bli gitt skriftlig melding når budsjettjustering er gjennomført. 6 Økonomirapportering Skolene tar etter hver månedsavslutning ut egen statusrapport og sender kvalifisert prognose til Økonomiservice. Det er denne rapporten som vil bli lagt til grunn ved vurdering av skolens økonomi. Månedlige rapporteringsfrister finnes på Økonominett. Skoleskyss på tjeneste er budsjettert med foregående års regnskapstall. Det samme er gjort når det gjelder følgende utgifter til byggdrift på tjeneste 22210: Leie (intern og ekstern), energi og kommunale avgifter eksklusiv renovasjon. Ved årets slutt vil budsjettene bli korrigert i samsvar med bokførte utgifter. Dette betyr at skolene ikke skal melde avvik på disse postene gjennom året. 7 Avregning og overføring av mer-/mindreutgifter til 2014 Retningslinjene for avregning og overføring av mer-/mindreutgifter videreføres.. For 2013 vil følgende regler gjelde: Avsetning av ubrukte statlige prosjektmidler og elevpenger Ubrukte statlige midler og elevpenger til bruk for 2014 skal settes av til bundne driftsfond. Med henblikk på fremtidig rapportering og dokumentasjon i forbindelse med avsetning, må skolene ha en metode for å kunne identifisere bruken av henholdsvis kommunale og statlige midler. Avregning Med basis i eventuelle netto mer-/mindreutgifter som klarlegges etter årsavslutningen av regnskapet vil påfølgende års budsjett på de enkelte resultatenhetene bli styrket 4 av 5

5 eller avkortet med inntil 1,5 % av den justerte budsjettrammen. For oppveksttunene vil dette være summen av justert barnehage- og skoleramme. Anne-Marit Presterud kommunaldirektør Christian Fr. Hjemmen økonomisjef 5 av 5