Når og i hvilken utstrekning tar vi hensyn til omgivelsene?

Transkript

1 Andre gang. Et utvalg fra fagets hjemmesider NB! Case osv. er ikke tatt med. Når og i hvilken utstrekning tar vi hensyn til omgivelsene? Påvirkning fra omgivelsene Omgivelsene påvirker oss helsemessig, psykisk, estetisk, virksomhetsmessig og tankemessig. Påvirkningen fra omgivelsene fører ofte til endringer i teknologi (aktiviteter og prosesser, artefakter, anvendte kunnskaper), struktur (fordeling av oppgaver, myndigheter og ressurser) og fysisk struktur (innredninger, geografisk spredning o.l.). Ryddig skille mellom politikk og administrasjon, god planlegging, bedre kontakt med fagforeninger, desentralisering, ryddig tjenesteyting osv forteller om hvordan organisasjonen tar hensyn til sine omgivelser. Nære omgivelser består blant annet av brukere, samarbeidspartnere, leverandører og konkurrenter. Fjerne omgivelser består av private og offentlige aktører på lokalt, nasjonalt og internasjonalt nivå. Politiske, juridiske, økonomiske, teknologiske, kulturelle og sosiale krefter agerer innenfor alle disse omgivelsene. Å utforme en politikk for vedlikehold av kommunale bygg og en visuell politikk for planlegging og utsmykking av det offentlige rom (parker, torg, møteplasser o.l.) hører til "omgivelseskulturen". En kommune med åpenhet og orientering mot innbyggerne, skal tenke god estetikk både internt og eksternt. "Estetiske hensyn skal ivaretas i alle plansaker, heter det i den reviderte plan- og bygningsloven" (Kommunal Rapport, 24. mai 1996).

2 Omgivelsene Oktografen deler omgivelsene rundt en organisasjon i fire hovedsegmenter: Verden, Staten, Regionen og Lokalsamfunnet der organisasjonen har sitt nære nettverk. (jfr. figuren).

3 Mintzbergs variabler om omgivelsene

4 Omorganisering av Televerket, Postverket, NSB og en del kraftselskaper i kommunene er blitt begrunnet i endrede omverdensbetingelser. Ved skifte av byråd i Oslo kommune, må sentraladministrasjonen i Rådhuset tilpasse seg en ny politisk situasjon. Kommunale

5 virksomheter kjennetegnes ved motstridende mål og ulike verdier og forventninger fra ledere, politikere og brukergrupper. Dynamiske omgivelser er uforutsigbare og stiller store krav til fleksibilitet og evne til rask omstilling. Hvor dynamisk er det private/offentlige arbeidsfelt og hvor byråkratisk er det offentlige/private arbeidsfelt? Sammenligne Mintzbergs typologi (Fivelsdal, 1994, s.81) med SWOT og MØVK. SWOT-metoden SWOT står for Strength, Weaknesses, Opportunities og Threats eller på norsk Styrke, Svakheter, Muligheter og Trusler: Hvilke styrke har vi? Hvilke svakheter har vi? Hvilke muligheter har vi? Hvilke trusler må vi ta hensyn til? SWOT er et produkt av 60-årenes Harvard Business School. Tilnærmingsmåten er fremtidsrettet. Den brukes av organisasjoner som står i et sterkt avhengighetsforhold til omgivelsene. Den er nyttig for å studere omgivelsene rundt organisasjonen, analysere organisasjonens fortid, finne fram til konkurransefordeler, profilere policyspørsmål, planlegge offensiv kvalitetsutvikling (TQM -Total Quality Management), identifisere behov og prioriteringer for store byer eller studere psykososiale problemstillinger. se også SWOT-strategier SWOT-analyse SWOT-eksempler SWOT-strategier Ute i kommunene har SWOT fått stor gjennomslagskraft, spesielt i forbindelse med strategisk planlegging. Man tolker SWOT slik at styrker og svakheter er noe som har utspring inne i organisasjonen, mens muligheter og trusler er noe som ligger i omgivelsene. En ser på "begge sider" av organisasjonen som et åpent system, et system som kan prege omverdenen, men også preges av den. Kunnskaper om egen styrke kan føre til offensive strategier for å vedlikeholde og prioritere de sterke sidene eller nyttiggjøre seg mulighetene i omgivelsene. Man utnytter de eventuelle komparative fortrinn man måtte ha. Analogt kan kunnskap om svakheter føre til defensive strategier for å redusere svakhetene eller motvirke trusler fra omgivelsene.

6 SWOT-analyser: SWOT-analyse hører til 1960-årene og miljøet rundt strategistudiene ved Harvard Business School. Opphavsmannen er Kenneth Andrews. SWOT er blitt anvende på ulike analyser og systemnivåer. For enkeltindividet er alt og alle en del av omverdenen. For en avdeling blir de øvrige avdelingene innenfor organisasjonen, etaten eller kommunen er del av avdelingens omgivelser. SWOT basere seg oftest på dugnadsmetoden. SWOT egner seg dårlig på egne ben. Metoden har en generalist preg. SWOT må brukes sammen med modeller og metoder som kan fange opp detaljene rundt den spesifikke situasjonen vi er interessert i (jfr. f. eks. Oktografen, Yukls Multiple Lincage Modell, MØVK, SOAS, LISAS EIE osv). Se fagets hjemmesider for eksempler på bruk av SWOT. Teoriveldet om omgivelsene: Institusjonsteorien Ifølge denne teorien er økonomi og økonomiske ressurser avgjørende for hvordan organisasjoner utvikler seg. Omgivelsene krever at organisasjonen skal produsere og bytte varer og tjenester på et reelt eller illusorisk marked. Dessuten må organisasjonen spille en bestemt rolle i samfunnet og etablere og opprettholde en viss ytre image. Tilhengerne av teorien understreker at den sosiale legitimiteten også er avgjørende for organisasjonens virksomhet og eksistens. Kunder med tekniske eller økonomiske krav verdsetter organisasjoner som effektivt forsyner dem med varer og tjenester. De med sosiale krav verdsetter organisasjoner som forholder seg til samfunnets verdier, normer, regler og allmenne oppfatninger. Men det som avgjør organisasjonens virksomhet og eksistens er først og fremst økonomien. Her er det snakk om institusjonaliserte organisasjoner som henter sin sosiale legitimitet fra omgivelsene.

7 Ressursavhengighet Ressursavhengighetsteorien mener at en organisasjon er avheng av sine omgivelser når det gjelder finansielle midler, samt menneskelige og materielle ressurser. Tilhengerne av denne teorien mener at organisasjonen må håndtere avhengighetsforholdene riktig dersom den skal lykkes med sin virksomhet. Makten tilskrives omgivelsene, men ikke dynamikken. Å analysere organisasjonens nettverk og interorganisatoriske relasjoner, kan hjelpe til å forstå de makt- og avhengighetsrelasjonene mellom aktørene i nettverket. Kunnskap fra forhold i omgivelsene gjør det mulig å forutse sannsynlige påvirkningskilder i omgivelsene og å finne fram til tiltak som kan nøytralisere noen av disse kreftene ved f. eks. å skape en motavhengighet. Populasjonsøkologi Teorien om populasjonsøkologi betrakter organisasjonen fra omgivelsenes perspektiv. Organisasjoner er avhengig av omgivelsene for å få tak i de ressursene de trenger for å kunne fungere. Tilhengerne mener at omgivelsene er i stand til å velge og opprettholde de vellykkede og levedyktige organisasjoner ut i fra hvor godt organisasjonen tilfredsstiller omgivelsene. Makten og dynamikken tilskrives omgivelsene. Det er omgivelsen som avsier dom i saken. Teorien har en darwinistiske undertone. Den grunnlegges på ideer om variasjon, seleksjon og opprettholdelse (retensjon). Situasjonsteori: omgivelsene Teorien hevder at det er store forskjeller mellom organisasjoner. Noen har mekaniske former og andre har organiske former, alt etter om de opererer i stabile eller rask omskiftelige omgivelser. Mekanistiske organisasjoner sammenlignes med en maskin sammensatt av mange spesialiserte deler. Disse fungerer sammen som et system. Analogt med dette, utfører organisasjonen mange spesialiserte oppgaver, og ledelsen må passe på at det hele skal fungerer effektivt. Eksempel på en slik organisasjon er postkontoret. Organiske organisasjoner sammenliknes med en levende organisme som er i stadig forandring. Her er det mindre spesialisering og formalisering. Kommunikasjonen er horisontal. Eksempel på en organisk organisasjon er akuttmottak på sykehus. Tilhengerne av denne teorien mener at stabile omgivelser tilsier spesialisering slik som i mekaniske organisasjoner. Omskiftelige omgivelser derimot krever fleksibilitet. Her vil organisasjoner med organisask form være levedyktige. Se også Mintzbergs organisasjonstyper. Isomorfi Begrepet "isomorfi" (av iso=samme & morf=form) uttrykker overensstemmelse eller samsvar mellom to ting. Med isomorfi refererer organisasjonsteoretikere til vellykkede organisasjoner som avpasser sine interne strukturer og ledelsessystemer etter kompleksiteten i omgivelsene. Det finnes sentraliserte og desentraliserte byråkratiske og organiske organisasjoner. Jfr. Mintzbergs tabell over typer omgivelser

8 Spørsmål: På hvilken måte påvirkes mennesker og organisasjoner av sine omgivelser og omvendt? Hva står teorien om populasjonsøkologi for når det gjelder omgivelsene rundt en organisasjon? Hva står ressursavhengighetsteoretikere for når det gjelder omgivelsene rundt en organisasjon? Hva står institusjonsteorien for når det gjelder omgivelsene rundt en organisasjon? Hva står institusjonsteorien for når det gjelder omgivelsene rundt en organisasjon? Mintzberg bruker omverdensfaktorene "stabile, dynamiske, komplekse og enkle" for å beskrive omgivelsene rundt en organisasjon. Hvor realistiske er bruk av disse omverdensfaktorer? Hvordan kan vi segmentere fjerne og nære omgivelser rundt organisasjonen, og hva kan en slik segmentering være nyttig for? Hva står bokstavene i SWOT for, og hvordan tolkes matrisen? Interne tilstandsvurderinger av styrke og svakhet, samt eksterne tilstandsvurderinger av muligheter og trusler brukes ofte i strategiutformingsprosessen: Hva er det som skiller SWOT-analysen fra en vanlig omgivelsesanalyse og hva kan SWOT kritiseres for? Begrepet "Isomorfi" refererer til organisasjoner som adapterer sine strukturer og systemer til kompleksiteten i omgivelsene. På hvilken måte kan endring av interne strukturer og ledelsessystemer bidra til en slik isomorfi? M. Al-Araki (Høgskolen i Oslo, sept. 2007) Kilder: